Ikke selve loven: Lovforslag

Adresse https://gelex.eu/eli/DK/bill/ft/199612K00183@1997-06-13/da

Indhold

1. Indledning

§ 1

I lov nr. 337 af 14. maj 1992 om offentlige arkiver m.v. foretages følgende ændringer:

1. Overalt i loven ændres »statens arkiver« til: »Statens Arkiver«.

2. § 1, stk. 1, affattes således:

»Statens Arkiver består af Rigsarkivet samt tilknyttede institutioner.«

3. § 4, stk. 1, affattes således:

»Kommunerne kan oprette arkiver til behandling og bevaring af en eller flere kommuners arkivalier.«

4. § 5, stk. 2, affattes således:

»Stk. 2. Kulturministeren nedsætter et udvalg til fremme af det samarbejde, som er nævnt i stk. 1.«

5. I § 6, stk. 1 og 2, § 14, stk. 1, 1. og 2. pkt., § 14, stk. 4, og § 32 ændres »Rigsarkivet« til: »Statens Arkiver«.

6. I § 9, stk. 1, indsættes som 2. pkt.:

»Myndighederne skal herunder sikre, at arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, bevares således, at de kan afleveres til offentlige arkiver.«

7. § 12 affattes således:

Ȥ 12. Statens Arkiver modtager arkivalier, der afleveres af statslige myndigheder og institutioner, folkekirken samt anerkendte trossamfund.

Stk. 2. Kulturministeren kan fastsætte nærmere regler om aflevering til Statens Arkiver.«

8. § 13 affattes således:

»§ 13. De myndigheder, der er nævnt i § 12, afleverer, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, deres arkivalier til Statens Arkiver, inden de er 30 år gamle, jf. dog § 14. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tidspunktet for aflevering, herunder om de tilfælde, hvor en fravigelse af den i 1. pkt. nævnte hovedregel kan finde sted.«

9. I § 15, stk. 2, 1. pkt., ændres »landsarkiverne« til: »Statens Arkiver«.

10. I § 20 indsættes som stk. 2 og 3:

»Stk. 2. Vedkommende myndighed træffer efter drøftelse med Statens Arkiver afgørelse i forbindelse med ansøgning om adgang til arkivalier, der er over 30 år gamle, men som endnu ikke er afleveret til Statens Arkiver. Ansøgningen imødekommes, medmindre de hensyn, der er nævnt i § 21, stk. 1, nr. 1-6, og § 22, stk. 1, nr. 1-5, foreligger. § 24, stk. 3, og § 25 finder tilsvarende anvendelse.

Stk. 3. Myndigheden afgør så vidt muligt inden 30 dage, om en ansøgning i henhold til stk. 2 kan imødekommes, og på hvilken måde der kan gives adgang til arkivalierne. Er en ansøgning i henhold til stk. 2 ikke imødekommet eller afslået inden 30 dage, skal myndigheden underrette ansøgeren om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.«

11. I § 21 ændres »arkivenheder eller grupper af arkivenheder« til: »dokumenter«.

12. I § 21 indsættes som stk. 2:

»Stk. 2. Hvis særlige grunde, herunder ressourcemæssige forhold, taler herfor, kan fristforlængelser efter stk. 1 ske for arkivenheder eller grupper af arkivenheder.«

13. § 23 affattes således:

»§ 23. Tilgængelighedsfristen for en arkivenhed, jf. § 20, § 21, stk. 2, og § 22, regnes fra en arkivenheds slutningsår. Tilgængelighedsfristen for et dokument, jf. § 21, stk. 1, regnes fra dokumentets dato.«

14. § 24, stk. 1, affattes således:

»Rigsarkivaren eller den, rigsarkivaren bemyndiger hertil, kan i konkrete tilfælde meddele tilladelse til benyttelse af dokumenter, arkivenheder eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen, jf. dog stk. 2, 3 og 6.«

15. § 24, stk. 2, nr. 3, affattes således:

»3) et dokument eller en arkivenhed er yngre end 30 år.«

16. I § 24 indsættes efter stk. 3 som nye stykker:

»Stk. 4. Er en ansøgning om benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier ikke imødekommet eller afslået inden 15 dage efter, at den er modtaget i Statens Arkiver, skal Statens Arkiver underrette ansøgeren om grunden hertil.

Stk. 5. De myndigheder, der er nævnt i stk. 2, afgør så vidt muligt inden 30 dage efter, at spørgsmål om samtykke til imødekommelse af en ansøgning om arkivadgang er forelagt den pågældende myndighed fra Statens Arkiver, om samtykke kan meddeles. Foreligger en afgørelse ikke inden 30 dage, skal myndigheden underrette Statens Arkiver om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse forventes at foreligge. Statens Arkiver underretter herefter ansøgeren herom.«

Stk. 4 bliver herefter stk. 6.

17. § 26, stk. 2, affattes således:

»Stk. 2. Udvalget består af en formand, som skal være dommer, to repræsentanter for forskningen, to repræsentanter for pressen og tre repræsentanter for den offentlige forvaltning.«

18. § 28, stk. 2, ophæves.

19. § 34, stk. 4, affattes således:

»Stk. 4. Der kan pålægges selskaber m.v. (juridiske personer) strafansvar efter reglerne i straffelovens 5. kapitel.«

20. § 34, stk. 5, ophæves.

21. § 41 affattes således:

»§ 41. Forslag til revision af loven fremsættes for Folketinget senest i folketingsåret 2001-02.«

§ 2

Loven træder i kraft den 1. juli 1997.

Oprindeligt fremsat forslag

§ 1 I lov nr. 337 af 14. maj 1992 om offentlige arkiver m.v.

foretages følgende ændringer:

1. Overalt i loven ændres »statens arkiver« til: »Statens Arkiver«.

2. § 1, stk. 1 , affattes således:

»Statens Arkiver består af Rigsarkivet samt tilknyttede institutioner.«

3. § 4, stk. 1, affattes således:

»Kommunerne kan oprette arkiver til behandling og bevaring af en eller flere kommuners arkivalier.«

4. § 5, stk. 2, affattes således:

» Stk. 2. Kulturministeren nedsætter et udvalg til fremme af det samarbejde, som er nævnt i stk. 1.«

5. I § 6, stk. 1, § 6, stk. 2, § 14, stk. 1, 1. pkt., § 14, stk. 1, 2. pkt., § 14, stk. 4, og § 32 ændres »Rigsarkivet« til: »Statens Arkiver«.

6. I § 9, stk. 1, indsættes som 2. pkt.:

»Myndighederne skal herunder sikre, at arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, bevares således, at de kan afleveres til offentlige arkiver.«

7. § 12 affattes således:

» § 12. Statens Arkiver modtager arkivalier, der afleveres af statslige myndigheder og institutioner, folkekirken samt anerkendte trossamfund.

Stk. 2. Kulturministeren kan fastsætte nærmere regler om aflevering til Statens Arkiver.«

8. § 13 affattes således:

»§ 13. De myndigheder, der er nævnt i § 12, afleverer, med mindre modstående hensyn gør sig gældende, deres arkivalier til Statens Arkiver, inden de er 30 år gamle, jf. dog § 14. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tidspunktet for aflevering, herunder om de tilfælde, hvor en fravigelse af den i 1. pkt. nævnte hovedregel kan finde sted.«

9. I § 15, stk. 2, 1. pkt., ændres »landsarkiverne« til: »Statens Arkiver«.

10. I § 20 indsættes som stk. 2 og 3:

»Stk. 2. Vedkommende myndighed træffer efter drøftelse med Statens Arkiver afgørelse i forbindelse med ansøgning om adgang til arkivalier, der er over 30 år gamle, men som endnu ikke er afleveret til Statens Arkiver. Ansøgningen imødekommes, med mindre de hensyn, der er nævnt i § 21, stk. 1, nr. 1-6, og § 22, stk. 1, nr. 1-5, foreligger. § 24, stk. 3, og § 25 finder tilsvarende anvendelse.

Stk. 3. Myndigheden afgør så vidt muligt inden 30 dage om en ansøgning i henhold til stk. 2 kan imødekommes og på hvilken måde, der kan gives adgang til arkivalierne. Er en ansøgning i henhold til stk. 2 ikke imødekommet eller afslået inden 30 dage, skal myndigheden underrette ansøgeren om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.«

11. I § 21 ændres »arkivenheder eller grupper af arkivenheder« til: »dokumenter«.

12. I § 21 indsættes som stk. 2:

»Stk. 2. Hvis særlige grunde, herunder ressourcemæssige forhold, taler herfor, kan fristforlængelser efter stk. 1. ske for arkivenheder eller grupper af arkivenheder.«

13. § 23 affattes således:

» § 23. Tilgængelighedsfristen for en arkivenhed, jf. § 20, § 21, stk. 2, og § 22, regnes fra en arkivenheds slutningsår. Tilgængelighedsfristen for et dokument, jf. § 21, stk. 1, regnes fra dokumentets dato.«

14. § 24, stk. 1, affattes således:

»Rigsarkivaren eller den, rigsarkivaren bemyndiger hertil, kan i konkrete tilfælde meddele tilladelse til benyttelse af dokumenter, arkivenheder eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen, jf. dog stk. 2-3 samt stk. 6.«

15. § 24, stk. 2, nr. 3, affattes således:

»3) et dokument eller en arkivenhed er yngre end 30 år.«

16. I § 24 indsættes efter stk. 3 som nye stykker:

» Stk. 4. Er en ansøgning om benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier ikke imødekommet eller afslået inden 15 dage efter, at den er modtaget i Statens Arkiver, skal Statens Arkiver underrette ansøgeren om grunden hertil.

Stk. 5. De myndigheder, der er nævnt i stk. 2, afgør så vidt muligt inden 30 dage efter, at spørgsmål om samtykke til imødekommelse af en ansøgning om arkivadgang er forelagt den pågældende myndighed fra Statens Arkiver, om samtykke kan meddeles. Foreligger en afgørelse ikke inden 30 dage, skal myndigheden underrette Statens Arkiver om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse forventes at foreligge. Statens Arkiver underretter herefter ansøgeren herom.«

Stk. 4 bliver herefter stk. 6.

17. § 26, stk. 2, affattes således:

»Stk. 2. Udvalget består af en formand, som skal være dommer, to repræsentanter for forskningen, to repræsentanter for pressen og tre repræsentanter for den offentlige forvaltning.«

18. § 28, stk. 2, ophæves.

19. § 34, stk. 4, affattes således:

»Stk. 4. Der kan pålægges selskaber m.v. (juridiske personer) strafansvar efter reglerne i straffelovens 5. kapitel.«

20. § 34, stk. 5, ophæves.

21. § 41 affattes således:

» § 41. Forslag til revision af loven fremsættes for Folketinget senest i folketingsåret 2001-2002.«

§ 2 Loven træder i kraft den 1. juli 1997.

Bemærkninger til lovforslaget

Almindelige bemærkninger

Det følger af § 41 i lov nr. 337 af 14. maj 1992 om offentlige

arkiver m.v., at forslag til revision af loven skal fremsættes for

Folketinget senest i folketingsåret 1996-97.

Lovforslaget tilsigter i lys af indhøstede erfaringer primært at styrke den udvikling, som blev igangsat med arkivloven af 1992, med hensyn dels til fremme af større åbenhed til de offentlige arkivers samlinger dels til sikring af en bevarings- og kassationspolitik vedrørende offentlige arkivalier.

For så vidt angår fremme af størst mulig åbenhed indeholder forslaget bestemmelser om, at myndighederne skal bestræbe sig på ved fastsættelse af særlige tilgængelighedsfrister og ved behandling af dispensationsansøgninger at foretage afvejningen mellem åbenhedshensyn og beskyttelseshensyn i forhold til det enkelte dokument (i modsætning til hele arkivenheder, d.v.s. sagslæg o.lign.). Der fastsættes endvidere tidsfrister for behandlingen af anmodninger om arkivadgang.

Statens Arkiver har ved en undersøgelse i 1995/96 konstateret et betydeligt afleveringsefterslæb. Navnlig med henblik på de tilfælde, hvor der ansøges om adgang til arkivalier, der burde være afleveret til Statens Arkiver, men hvor dokumenterne stadig opbevares af myndighederne, fastsættes det, at sådanne ansøgninger skal imødekommes, med mindre de beskyttelseshensyn, der i øvrigt gælder for arkivalier, der er afleveret til Statens Arkiver, foreligger. Der fastsættes en frist for sagens afgørelse.

Parallelt hermed iværksætter Statens Arkiver en afleveringsplan med henblik på at afhjælpe det konstaterede efterslæb samt forebygge, at nyt efterslæb opstår. Det fastsættes i denne forbindelse, at myndighederne skal aflevere deres arkivalier inden de er 30 år gamle. Samtidig fastsættes det, at tilladelse til benyttelse af arkivalier, der er yngre end 30 år og som er afleveret til Statens Arkiver, altid forudsætter den afleverende myndigheds samtykke.

Der foreslås opretholdt et følgeudvalg, der løbende skal vurdere praksis på tilgængelighedsområdet. Udvalget sammensætning foreslås ændret, således at udvalget kan repræsentere flere sider inden for de respektive interesseområder.

Med henblik på en yderligere indsats for at fremme en større åbenhed for adgangen til de offentlige arkivalier vil regeringen positivt se på, om det er muligt at nedsætte den almindelige tilgængelighedsfrist fra 30 år til 25 år i et 4-årigt perspektiv. Lovforslaget indeholder derfor en bestemmelse om revision af lovgivningen i Folketingsåret 2001-2002. Ved stillingtagen til den tid må der tages hensyn til en række forhold, herunder den internationale udvikling, bl.a. vedrørende standarder i organisationer som NATO og EU og de erfaringer, der indhøstes med hensyn til lovforslagets nyordninger, bl.a. vedrørende ressourceanvendelsen til nedklassificering m.v.

For så vidt angår de bevaringsopgaver, der er forbundet med det stigende antal arkivalier, der er lagret elektronisk, foreslås det, at det præciseres, at myndighederne har ansvar for, at elektroniske arkivalier behandles således, at bevaring er teknisk mulig.

Endelig foreslås det, at man som en permanent ordning viderefører udvalget til fremme af samarbejdet mellem Statens Arkiver og andre institutioner m.v., der arbejder med indsamling af private arkivalier og formidling af kendskab hertil.

Gældende lovgivning m.v. på arkivområdet

Lov nr. 337 af 14. maj 1992 om offentlige arkiver m.v., der trådte i kraft den 1. oktober 1992, lagde et nyt grundlag for de offentlige arkivers virke. Formålet med lovgivningen var at understrege de offentlige arkivers rolle ved udformningen af en overordnet bevarings- og kassationspolitik for offentlige arkivalier, at understrege myndighedernes ansvar for behandlingen af deres arkivalier, samt at skabe størst mulig åbenhed med hensyn til adgangen til de offentlige arkivers samlinger for offentlighed og forskning.

Om behandlingen af 1992-loven henvises til Folketingstidende 1991-92 sp. 5399, tillæg A, sp. 4051, sp. 5950, tillæg B, sp. 1217, sp. 9671, sp. 9816 og tillæg C, sp. 895.

På samtlige de områder, der ifølge loven udgør de offentlige arkivers arbejdsfelt, er der opnået resultater. Dette gælder områderne

- myndighedernes behandling, bevaring og kassation af arkivalier

- myndighedernes aflevering og Statens Arkivers modtagelse af arkivalier, herunder elektronisk lagret materiale

- samarbejdet mellem de offentlige - statslige og kommunale - arkivinstitutioner

- tilgængelighed til afleverede arkivalier

- samarbejdet mellem arkivinstitutioner på privatarkivområdet

- heraldisk rådgivning, herunder sager om benyttelse af rigsvåbenet.

Det bemærkes, at de forskningsaktiviteter, der udføres af Statens Arkivers personale, er nærmere reguleret i lov nr. 224 af 27. marts 1996 om forskning ved arkiver, biblioteker, museer m.v.

Koordineret bevarings- og kassationspolitik

Myndighedernes behandling, bevaring og kassation af arkivalier er blevet genstand for en mere detaljeret regulering ved

- Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 857 af 21. oktober 1992 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed,

- Statens Arkivers cirkulære nr. 180 af 23. november 1995 om elektronisk arkivering hos statslige myndigheder

- Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 13 af 17. januar 1996 om bevaring og kassation af kommunernes og amtskommunernes arkivalier

- Statens Arkivers cirkulære nr. 16 af 25. januar 1996 om bevaring og kassation af arkivalier i de amtskommunale sygehuse samt i sygehusene under Hovedstadens Sygehusfællesskab og

- Statens Arkivers cirkulære nr. 17 af 25. januar 1996 om bevaring af primærkommunernes arkivalier.

Der er således taget betydelige skridt i retning af gennemførelse af den koordinerede offentlige arkivpolitik med hensyn til bevaring, kassation og tilgængeliggørelse af offentlige arkivalier, der blev lagt op til med arkivloven af 1992.

Gennemførelsen af den koordinerede bevarings- og kassationspolitik kræver som udgangspunkt et overblik over mængden og fordelingen af offentlige arkivalier.

Statens Arkiver gennemførte i 1995 en undersøgelse af den statslige forvaltnings arkivalier. Denne undersøgelse viser, at der i den statslige sektor er opbevaret ca. 400 hyldekilometer arkivalier for perioden indtil 1994, hvoraf ca. 13 % er ældre end 30 år.

I 1993-94 har Statens Arkiver endvidere i samarbejde med Kommunernes Landsforening gennemført en undersøgelse af primærkommunernes arkivalieproduktion. På grundlag af undersøgelsen beregnedes omfanget af de arkivalier, der opbevares hos kommunale myndigheder, til ca. 350 hyldekilometer.

Samtidig er omfanget af amtskommunernes, herunder de amtskommunale sygehuses, arkivalier beregnet til ca. 200 hyldekilometer.

Det bemærkes, at kommunale myndigheder kan foretage aflevering af deres arkivalier til Statens Arkiver, men at de ikke som statslige myndigheder er forpligtet til at aflevere arkivalier, der er 30 år gamle.

Der foreligger således for første gang et overblik over omfanget af den offentlige arkivaliebestand, omkring 1.000 hyldekilometer, der opbevares hos myndighederne.

Dette overblik indgår i grundlaget for den planlægning af Statens Arkivers aktiviteter i de kommende år, der nedenfor nærmere skal omtales.

Udviklingen inden for Statens Arkiver

Ønsket om gennemførelsen af en overordnet arkivpolitik har sat fokus på Statens Arkiver. Da Kulturministeriet i efteråret 1990 iværksatte et projekt med det formål at indføre aktivitets- og økonomistyringssystemer i ministeriets institutioner, var Statens Arkiver blandt de første områder, der blev involveret i projektet. Som resultat af dette projekt udsendte Kulturministeriet i februar 1992 »Statens Arkiver. En forundersøgelse til indføring af aktivitets- og økonomistyring.« I denne såkaldte SØS-rapport anbefaledes iværksættelsen af overvejelser om, hvilke mål og strategier, Rigsarkivet og landsarkiverne skulle prioritere for at imødekomme fremtidige krav og vilkår. Samme år nedsatte rigsarkivaren et handlingsplanudvalg, der i efteråret 1993 fremlagde rapporten »Statens Arkiver. Handlingsplan 1994-98«. I Handlingsplanen påpegedes bl.a. et misforhold mellem de opgaver, der skulle løses inden for den overordnede arkivpolitik, og de ressourcer, der stod til rådighed for Statens Arkiver.

På baggrund af Handlingsplanen indgik Kulturministeriet og Statens Arkiver i 1994 en to-årig resultatkontrakt (1995-96), der sikrede det ressourcemæssige grundlag for udarbejdelsen af en egentlig planlægning af den indsats, Statens Arkiver skal yde i de kommende år. De undersøgelser af myndighedernes arkivforhold, der i den forbindelse har været foretaget, og de udfordringer, gennemførelsen af regeringens IT-politiske handlingsplan rummer for Statens Arkiver (jf. nedenfor), har yderligere understreget ressourcespørgsmålet samt nødvendigheden af en prioritering af arkivernes indsats.

På denne baggrund er der indgået en ny resultatkontrakt mellem Kulturministeriet og Statens Arkiver for perioden 1997-2000. Herom henvises der til det nedenfor anførte i afsnittet om lovforslagets økonomiske og administrative konsekvenser.

Som et led i Statens Arkivers rationaliseringsbestræbelser er der siden 1992 gennemført en koncentration af en række fællesfunktioner, herunder filmnings- og kopispredningsaktiviteter, konservering samt IT-udvikling og -drift. Grundlæggende for denne reorganisering og for det fortsatte effektiviseringsarbejde er, at Statens Arkiver fremstår som en organisatorisk helhed. Der henvises i denne forbindelse til bemærkningerne til § 1, nr. 2 (ad § 1, stk. 1).

Indsatsen på det kommunale område

Målsætningen for arkivloven af 1992 var bl.a. at fastlægge og gennemføre en koordineret offentlig arkivpolitik for bevaring, kassation og tilgængeliggørelse af offentlige arkivalier, det være sig statslige eller kommunale.

På dette område er der siden lovens ikrafttræden sket en betydelig udvikling i samarbejdet mellem Statens Arkiver og de kommunale parter. Her kan nævnes, at der i det samarbejde, der er etableret mellem Kommunernes Landsforening og Statens Arkiver, er udarbejdet vejledninger om arkivlovgivningen og om bevaring og kassation.

I 1993 nedsatte rigsarkivaren et udvalg, der skulle fremkomme med forslag til revision af bevarings- og kassationsbestemmelserne med hensyn til primærkommunernes arkivalier, jf. arkivlovens § 10, stk. 2. På baggrund af udvalgets anbefalinger blev udstedt Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 13 af 17. januar 1996 om bevaring og kassation af kommunernes og amtskommunernes arkivalier. I bekendtgørelsens § 2, stk. 1, bemyndiges rigsarkivaren til efter drøftelse med de berørte parter at fastsætte nærmere bestemmelser om, hvilke arkivalier der skal bevares.

Gennemførelsen af bestemmelserne i den nævnte bekendtgørelse formaliserer samarbejdet mellem Statens Arkiver og de kommunale parter på bevarings- og kassationsområdet således, at bestemmelser på dette område udformes efter drøftelse mellem Statens Arkiver og de kommunale parter.

I medfør af bekendtgørelsen har Statens Arkiver udstedt cirkulære nr. 16 af 25. januar 1996 om bevaring og kassation af arkivalier i de amtskommunale sygehuse samt i sygehusene under Hovedstadens Sygehusfællesskab og cirkulære nr. 17 af 25. januar 1996 om bevaring af primærkommunernes arkivalier.

Elektronisk arkivering

Overgangen til elektronisk sagsbehandling hos offentlige myndigheder og institutioner er et vigtig element i regeringens IT-politiske handlingsplan fra 1995. Elektronisk sagsbehandling og arkivering stiller en række nye krav, hvis de offentlige arkiver fortsat skal kunne anvendes som historiske dokumentationscentre. Den hidtidige udvikling har ikke i sig selv tilsagt eller nødvendiggjort ændringer i arkivloven af 1992, men det må dog anses for hensigtsmæssigt i loven at optage bestemmelser, der præciserer de offentlige arkivers rolle i informationssamfundet.

Udviklingen på dette felt må antages at accelerere voldsomt inden for de nærmeste år. Kravene er hovedsagelig af bevaringsteknisk karakter, og det må her sikres, at lovgivningen giver mulighed for løbende at tilpasse de krav, der stilles til forvaltningens behandling af elektroniske arkivalier, til udviklingen på det informationsteknologiske område.

Forskningsministeriet og Kulturministeriet udsendte i fællesskab publikationen »Elektronisk arkivering - Aktuelle muligheder og anbefalinger« i november 1995. Her beskrives nøjere de krav, der i øjeblikket må stilles til myndigheder, der overgår til elektronisk arkivering.

I bekendtgørelse nr. 857 af 21. oktober 1992 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed samt i cirkulære nr. 180 af 23. november 1995 om elektronisk arkivering hos statslige myndigheder er der fastsat bestemmelser med det formål, at statslige myndigheder træffer de fornødne foranstaltninger til at sikre, at bevaring af elektroniske arkivalier kan finde sted på såvel den ressource- som den arkivmæssige mest hensigtsmæssige måde. For på tilstrækkelig højt niveau at kunne samarbejde med forvaltningen om udviklingen af elektroniske arkivsystemer og løbende at kunne følge og bidrage til udviklingen af metoder for elektronisk bevaring må Statens Arkiver råde over kvalificeret datalogisk ekspertise.

Det bemærkes, at det i det ovennævnte cirkulære om bevaring af primærkommunernes arkivalier er fastsat, at kommunale arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, og som skal bevares, skal konverteres til systemuafhængig arkiveringsversion, såfremt de ikke længere skal anvendes til administrativt formål.

Forholdet til registerloven

Ifølge artikel 6, 1 e), i EU-direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger skal medlemsstaterne fastsætte bestemmelser om, at personoplysninger ikke må opbevares på en måde, der giver mulighed for at identificere de registrerede i et længere tidsrum end nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil de indsamles eller i forbindelse med hvilke de behandles på et senere tidspunkt. Medlemsstaterne skal fastsætte de fornødne garantier for personoplysninger, der i historisk, statistisk eller videnskabeligt øjemed opbevares længere end i ovennævnte periode.

Denne opbevaring af registre med personoplysninger med især historisk formål finder under den gældende danske lovgivning sted i offentlige arkiver. En række af de spørgsmål, der bliver aktuelle i denne forbindelse, herunder forholdet mellem registerloven og arkivloven, er omtalt i Forskningsministeriets publikation »Elektronisk dokumenthåndtering og forvaltningsregler«, juni 1996.

Justitsministeriet har i 1996 nedsat et udvalg, der skal fremkomme med forslag til en revision af registerlovgivningen under hensyn til det ovennævnte EU-direktiv samt regeringens IT-politiske handlingsplan. Herunder skal udvalget bl.a. overveje grænsefladerne mellem arkivloven og registerloven. Det indgår i udvalgets kommissorium, at der skal fremlægges forslag til ny lovgivning på området i folketingssamlingen 1997-98. Kulturministeriet finder det på denne baggrund mest hensigtsmæssigt, at afslutningen af dette udvalgsarbejde afventes, før der fremsættes forslag til revision af de bestemmelser i arkivloven, der nærmere regulerer aflevering og tilgængelighed for arkivalier, der er lagret på elektronisk medium.

Tilgængelighed

Tilgængelighedsudvalget

I henhold til § 26, stk. 1, i den gældende arkivlov nedsatte kulturministeren i 1993 et udvalg, der løbende skulle vurdere praksis på tilgængelighedsområdet. I udvalgets kommissorium indgår, at udvalget ud over at vurdere praksis også skal udtale sig om, hvorvidt der bør gennemføres ændringer på dette område, og at udvalgets udtalelser vil indgå i vurderingen af behovet for ændringer i lovgivningen på tilgængelighedsområdet. Det fastsattes i kommissoriet, at udvalget ikke skal træffe afgørelser i enkeltsager og således ikke er ankeinstans i forhold til afgørelser truffet i tilgængelighedssager.

Udvalget har på basis af rigsarkivarens årlige rapporter afgivet tre beretninger til kulturministeren om udviklingen på tilgængelighedsområdet. Rigsarkivarens rapporter redegør for udviklingen på følgende punkter

- afleveringspraksis

- praksis vedrørende tilgængelighedsfrister samt

- praksis vedrørende dispensationer.

Det bemærkes, at tilgængelighedsudvalgets egen virksomhed må antages at have været af væsentlig betydning for indarbejdelsen af den gældende arkivlov. Udvalget er i sine beretninger fremkommet med en række konstruktive anbefalinger med henblik på at sikre størst mulig åbenhed.

Tilgængelighedsudvalget giver i sin 3. beretning udtryk for, at arkivlovens tilgængelighedsbestemmelser generelt betragtet har givet et godt grundlag for etableringen af en åben tilgængelighedspraksis på arkivområdet. Det samlede udvalg har således bemærket, at der tegner sig ». . . en fornuftig balance mellem relevante beskyttelseshensyn og hensyn til størst mulig indsigt fra offentlighedens side . . .«, ligesom udvalget finder ». . . udviklingen vedrørende dispensationsansøgninger positiv: Der er et stigende antal ansøgninger, men antallet af afslag er nærmest konstant . . .«

Aflevering og tilgængelighed

Udvalget har dog peget på det forhold, at arkivlovens afleveringsbestemmelser ikke i fuldt omfang er blevet efterlevet og har henstillet, at de ressourcer, der er nødvendige til sikring af rettidig aflevering, bliver tilvejebragt.

Som betingelse for, at statslige arkivalier er tilgængelige efter bestemmelserne i arkivlovens kapitel 5, forudsætter lovens § 20, at arkivalierne skal være afleveret til Statens Arkiver. Ifølge lovens § 13 skal arkivalier som hovedregel afleveres når de er 30 år, idet kulturministeren kan fastsætte nærmere regler om de tilfælde, hvor en fravigelse af afleveringsfristen kan finde sted på grund af modstående hensyn. Disse regler er optaget i bekendtgørelse nr. 857 af 21. oktober 1992 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed, § 9. Det bemærkes, at reglen om 30 års afleveringsfrist fastsattes første gang i arkivbekendtgørelsen af 20. februar 1976, men at afleveringsfristen først ved arkivloven af 1992 knyttedes sammen med den almindelige tilgængelighedsfrist. Den almindelige tilgængelighedsfrist var indtil ikrafttrædelsen af arkivloven af 1992 50 år.

Ved den ovenfor omtalte undersøgelse af arkivbestanden hos statslige myndigheder konstateredes, at der hos den statslige forvaltnings myndigheder opbevares ca. 53 hyldekilometer ikke endeligt kassationsbehandlede arkivalier, der er ældre end 30 år. Af disse 53 hyldekilometer er hovedparten, nemlig ca. 40 hyldekilometer ældre end 35 år. Kun en del af disse 40 hyldekilometre kan forklares med henvisning til de regler, der er fastsat om fravigelse af afleveringsfristen under hensyn til klassificering eller administrativ hensigtsmæssighed. Resten må betragtes som et afleveringsefterslæb, der er opstået på grund af de betydelige ressourcer, der skal indsættes ved en afleverings/modtagelsesforretning fra såvel den afleverende myndigheds som det modtagende arkivs side.

Det opståede afleveringsefterslæb har et omfang, der var uforudset ved gennemførelsen af arkivloven i 1992. Det er Statens Arkivers mål, at afleveringsefterslæbet vil være indhentet inden for en kortere årrække, samtidig med at det sikres, at der ikke opstår nye efterslæb. Det indgår i Statens Arkivers planlægning på dette område, at de enkelte myndigheder hvert tiende år afleverer arkivalier, der er over 20 år gamle, jf. bemærkningerne nedenfor til § 1, nr. 8 ( ad § 13). Ved gennemførelse af en fremrykket afleveringsturnus søges derudover opnået en rationaliseringsgevinst såvel for de afleverende myndigheder som for de modtagende arkiver. Dette forhold indgår i resultatkontrakten mellem Kulturministeriet og Statens Arkiver for perioden 1997-2000.

Under hensyn til omfanget af de arkivalier, der ifølge lovgivningen skulle være omfattet af arkivlovens tilgængelighedsbestemmelser, må ministeriet imidlertid lægge vægt på at afhjælpe de problemer, der eventuelt opstår i det tidsrum, der vil forløbe inden afleveringsefterslæbet er indhentet.

Dette vil kunne ske ved, at der gennemføres en ordning, hvorefter vedkommende myndighed efter drøftelse med Statens Arkiver træffer afgørelse i sager, der drejer sig om benyttelse af arkivalier, der er over 30 år gamle, men som endnu ikke er afleveret, jf. bemærkningerne nedenfor til § 1, nr. 10 (ad § 20, nyt stk. 2.) Endvidere vil de arkivalier, der er genstand for den største benytterinteresse, skulle prioriteres i gennemførelsen af det forestående afleveringsprogram.

Tilgængelighedsudvalgets øvrige anbefalinger

Udvalget har i sin 3. beretning bl.a. henstillet, at det søges afklaret, hvad ordet »arkivenhed« dækker og har anbefalet, at begrebet »screening« søges afklaret og beskrevet præcist i forbindelse med lovrevisionen.

Den nugældende lovs § 23 lyder: »Tilgængelighedsfristen regnes fra en arkivenheds slutningsår.«

I bilag 4 til Forslag til lov om offentlige arkiver m.v. (L 182/1991-92) defineredes »arkivenhed« således: »Ved en arkivenhed forstås en fysisk enhed f.eks. en protokol, et sagslæg, et magnetbånd, mikrofilm/kort eller en enhed frembragt ved arkivdannelsen.«

Tilgængelighedsudvalget har i sin 3. beretning bemærket, at det er udvalgets opfattelse, at ordet i praksis opfattes som hele lægget/aktpakken.

Supplerende kan bemærkes, at ordet »arkivenhed« er et udtryk for den sammenhæng, der ved arkivdannelsen eller henlæggelsen tilvejebringes mellem de enkelte dokumenter eller indførsler i en sag derved, at dokumenterne/oplysningerne placeres i samme sagsomslag, pakke eller bind og dermed er søgbare efter samme kriterie(r). En arkivenhed kan fremsøges ved at udnytte de søgefaciliteter, der er etableret ved arkivdannelsen eller gennem den i arkiverne foretagne tilgængeliggørelse. Arkivenheden kan ekspederes uden at ændre den orden, der er etableret ved arkivdannelsen og henlæggelsen hos myndigheden eller ved den ordning af et arkiv, der har fundet sted i arkiverne.

Det er Statens Arkivers vurdering, at det er ønskeligt fortsat i arkivlovgivningen at arbejde med dette begreb, som er karakteristisk for arkivadgangen, der ikke nødvendigvis - som aktindsigten efter offentlighedsloven - retter sig mod bestemte dokumenter eller en bestemt sag. Ministeriet kan tilslutte sig denne vurdering.

Ministeriet er opmærksom på, at denne vurdering må basere sig på konstateringen af, at langt den største del af offentlige myndigheders arkivalier idag foreligger i papirform. Det er på nuværende tidspunkt ikke konkretiseret, på hvilke tekniske betingelser elektroniske arkivalier i fremtiden vil blive stillet til rådighed til benyttelse.

Tilgængelighedsudvalget har i sin 3. beretning påpeget behovet for, at begrebet »screening« søges nærmere præciseret.

Det kan oplyses, at begrebet screening i forbindelse med arkivadgang er nærmere vurderet i en beretning, der i marts 1996 er afgivet af en arbejdsgruppe, nedsat af Udenrigsministeriet, til gennemgang af Udenrigsministeriets hidtidige praksis og erfaringer med hensyn til ministeriets administration af arkivlovens bestemmelser.

Arbejdsgruppen konstaterer i sin beretning, at begrebet screening langt fra er entydigt, men bruges i en række forskellige betydninger, herunder om

- identifikation af sensitive dokumenter i arkivmateriale på basis af kriterier såsom klassifikation, udsteder eller indhold,

- vurdering af enkeltdokumenter, f.eks. hvorvidt adgang til dokumentet kunne have skadevirkning for statens sikkerhed eller forholdet til fremmede magter,

- forbehold over for gengivelse og omtale af specificerede enkeltdokumenter,

- udlevering af kopier af udvalgte dokumenter,

- udtagning/maskering af enkeltdokumenter eller dele deraf før aflevering til offentligt arkiv eller før udlån til publikum.

Efter Kulturministeriets opfattelse kan en sammenfattende definition af begrebet gå ud på, at man ved screening forstår, at den enkelte arkivenhed gennemgås med henblik på dels identificering af dokumenter indeholdende særlig fortrolige oplysninger, dels vurdering af, om sådanne dokumenter kan gøres tilgængelige.

Når screening har fundet sted, må der tages stilling til konsekvenserne af den eventuelle tilstedeværelse af fortroligt materiale, f.eks. udtagning af dokumenter inden arkivadgang eller arkivadgang på særlige vilkår. Herved opnås, at hele arkivenheder ikke forbliver utilgængelige, fordi et enkelt eller nogle få dokumenter heri indeholder oplysninger, der stadig må hemmeligholdes.

Screening forudses gennemført i forbindelse med fastsættelse af særlige tilgængelighedsfrister. Særlige tilgængelighedsfrister fastsættes i forbindelse med aflevering af vedkommende myndighed efter drøftelse med det modtagende arkiv. Hvor screening ikke har fundet sted i forbindelse med aflevering, f.eks. af ressourcemæssige grunde, eller fordi materialet er afleveret forud for arkivloven af 1992 og senere er blevet fristforlænget, vil en efterfølgende screening og afklassificering kunne finde sted, f.eks. i forbindelse med konkrete dispensationsansøgninger.

Ressource- eller tidsforbruget ved screening er bl.a. afhængig af, hvor tæt stadig fortrolige dokumenter forekommer i arkivenhederne, og hvilken ekspertise, der kan stilles til rådighed. Det vil derfor være vanskeligt at opstille en standard for tidsforbruget ved f.eks. 1 hyldemeter arkivalier. De forøgede ressourcer, der i givet fald kan sættes ind på screening, bør formentlig målrettes på arkivalier, som har høj prioritet hos brugerne.

Der henvises iøvrigt til bemærkningerne nedenfor til § 1, nr. 11 og 12. (ad § 21, stk. 1 og stk. 2).

Udvalget har derudover anbefalet, at en række forhold overvejes i forbindelse med revision af lovens enkelte bestemmelser.

I forbindelse med § 21 har udvalget ønsket overvejet, om der kan gennemføres fristforlængelser for enkelte dokumenter og kun hvis særlige grunde taler herfor, arkivenheder eller grupper af arkivenheder. Dette forhold har sammenhæng med spørgsmålet om screening, og der henvises til bemærkningerne til § 1, nr. 11 og 12 (ad § 21, stk. 1 og stk. 2).

I forbindelse med § 24, stk. 1, har udvalget anbefalet, at det overvejes, om rigsarkivaren fortsat bør afgøre dispensationsspørgsmål efter § 22, stk. 1, nr. 1, (enkeltpersoners private forhold) uden samtykke fra den afleverende myndighed. Ministeriet skal hertil bemærke, at baggrunden for bestemmelsen i den gældende lov er ønsket om at fremme en smidig og hurtig behandling af ansøgninger om dispensation fra de fastsatte tilgængelighedsfrister. Bedømmelsen af sådanne oplysningers mere eller mindre følsomme karakter giver erfaringsmæssigt ikke ofte anledning til tvivl.

Skulle en afgørelse i en konkret dispensationssag vedrørende arkivenheder, der er omfattet af § 22, stk. 1, nr. 1, give anledning til tvivl, høres ressortmyndigheden.

Ministeriet finder på denne baggrund ikke, at bestemmelsen i § 24, stk. 1, bør ændres.

I forbindelse med § 24, stk. 4, har udvalget henstillet til overvejelse, om der til dispensationer fortsat skal kunne knyttes nærmere vilkår for benyttelsen af det pågældende materiale, herunder, om der bør indføres bestemmelse om, at dispensationer i videst muligt omfang medfører fuld adgang til benyttelse af materialet, og at indskrænkninger i denne adgang skal angives klart og utvetydigt i den meddelte dispensation.

Hovedparten af de ansøgninger om dispensation, der behandles af Statens Arkiver, drejer sig dispensation fra 80-års tilgængelighedsfristen efter lovens § 22, stk. 1, nr. 1, (enkeltpersoners private og økonomiske forhold).

For meget materiale gælder, at det indeholder såvel oplysninger om enkeltpersoners private og økonomiske forhold som oplysninger, hvor beskyttelseshensyn ikke gør sig gældende. Af hensyn til beskyttelsen af privatlivets fred hos de personer, om hvem der måtte findes oplysninger i materiale, der er omfattet af bestemmelsen i § 22, stk. 1, nr. 1, kan det fastsættes som vilkår, at der ikke må viderebringes oplysninger fra materialet, der kan lede til identifikation af de pågældende. Herved sikres den størst mulige åbenhed derved, at oplysninger om forskellige sagsforhold vil kunne udnyttes i forskningsmæssig og almenkulturel sammenhæng, samtidig med at der tages hensyn til privatlivets fred.

En del ansøgninger angår dispensationer fra de frister, der er fastsat i henhold til § 21 (statens sikkerhed, rigets udenrigspolitiske interesser m.v.). Disse ansøgninger, der ofte vedrører Udenrigsministeriets akter, frembyder et problem derved, at såvel den særlige aktdannelse i Udenrigsministeriet (dossiersystemet) som aktmængden betyder, at der må ske en omfattende, kvalificeret screening med det deraf afledte behov for ressourcer.

Statens Arkiver søger i forbindelse med indhentning af ressortmyndighedens samtykke til en dispensation så nøje som muligt at få præciseret, hvilke begrænsninger i udnyttelsen af oplysninger, den konkrete sag måtte give anledning til.

En fastsættelse af vilkår for brugen af de oplysninger, der gives adgang til ved en dispensation, sker med henblik på at opnå størst mulig åbenhed uden at tilsidesætte de hensyn, der har betinget en særlig, længere tilgængelighedsfrist end 30 år.

Alternativet måtte i givet fald være, at adgang til den pågældende arkivenhed eller det pågældende dokument blev nægtet.

Ministeriet finder på dette grundlag ikke anledning til at fremkomme med forslag til ændring i § 24, stk. 4, men problemstillingen må føre til, at Statens Arkiver og ressortmyndigheden nøje overvejer rækkevidden af de vilkår, der fastsættes i forbindelse med adgang til fortroligt materiale.

I forbindelse med § 25 har tilgængelighedsudvalget anmodet om overvejelse af, om det bør være en forudsætning for strafansvar efter § 25, at brugeren er pålagt tavshedspligt vedrørende konkrete forhold.

Det bemærkes hertil, at det ville kræve en detaljeret gennemgang af det materiale, der søges adgang til, hvis det skulle opregnes, hvilke konkrete oplysninger i materialet, der er omfattet af tavshedspligten. En sådan gennemgang vil være uhyre tidkrævende og må anses for at være i modstrid med hensigten med bestemmelsen i § 25, nemlig at bane vej for en smidigere behandling af ansøgninger om adgang til ikke umiddelbart tilgængeligt materiale. Det bemærkes i denne forbindelse, at § 25 primært tager sigte på den situation, at der uden forudgående screening er givet adgang til en eller flere arkivenheder, der kan indeholde oplysninger af fortrolig karakter.

I de tilfælde, hvor der foretages screening på dokumentniveau, jf. ændringsforslagets § 1, nr. 11 (ad § 21, stk. 1), og der gives adgang til dokumentet, bør denne adgang i videst muligt omfang ske uden begrænsninger.

Hvor en generel henvisning måtte formodes at kunne give anledning til tvivl, søger Statens Arkiver i forbindelse med dispensationen at præcisere, hvilke forhold tavshedspligten omfatter.

Ministeriet finder således ikke anledning til at fremkomme med forslag til ændring i § 25.

I forbindelse med § 26 henstiller udvalget til overvejelse, om udvalget skal nedlægges, eller om det skal bibeholdes med en udvidet kompetence således, at det kan udtale sig i konkrete dispensationssager, som indbringes for det.

Tilgængelighedsudvalget bemærker i denne forbindelse, at udvalget ikke bør tillægges kompetence til at træffe afgørelse i de sager, der måtte indbringes for det. Det er her udvalgets opfattelse, at det - under den forudsætning, at ressortmyndigheden vil lægge vægt på størst mulig åbenhed - er bedst stemmende med den parlamentariske tradition, at de væsentlige afgørelser, der blandt andet vedrører hensyn til rigets sikkerhed og forsvar, træffes af vedkommende ressortminister, der i sin administration er ansvarlig over for Folketinget. Udvalgets flertal foreslår imidlertid, at der tillægges udvalget kompetence til i konkrete sager at henstille til en afleverende myndighed at ændre en afgørelse, som udvalget ikke måtte være enig i.

Ministeriet er enig med udvalget i, at der ikke bør etableres en særlig ankeinstans med afgørende kompetence i dispensationsspørgsmål, jf. bemærkningerne til § 24 i det forslag til lov om offentlige arkiver m.v., der blev fremsat i 1992.

Med hensyn til udvalgets forslag om en rådgivende kompetence til at udtale sig i konkrete dispensationssager, herunder at henstille at afgørelser, der er truffet af rigsarkivaren eller af ressortmyndighederne, ændres, skal ministeriet bemærke, at ministeriet ikke finder det rigtigt, at tillægge udvalget kompetence til løbende at afgive udtalelse i sager, hvor en dispensationsansøgning ikke har kunnet imødekommes af rigsarkivaren eller af vedkommende ressortmyndighed. Den nugældende ordning, hvorefter udvalget på baggrund af konkrete sager kan foretage en årlig vurdering af praksis på tilgængelighedsområdet og derved yde en generel rådgivning for såvel offentlige arkiver som ressortmyndighederne, har i praksis medvirket til at fremme den størst mulige åbenhed ved behandlingen af dispensationsansøgninger.

Den af udvalgets flertal foreslåede ordning ville medføre en ændring af udvalgets karakter og nødvendiggøre en nøjere regulering af udvalgets sammensætning og forretningsorden, bl.a. under hensyn til medlemmernes habilitet.

Ministeriet finder således ikke at kunne foreslå, at udvalgets kompetence udvides således, at det løbende kan afgive udtalelser om konkrete dispensationssager, der måtte blive forelagt for det.

Udvalget vil derimod fortsat som led i den årlige rapportering kunne kommentere enkeltsager af principiel interesse.

Om rigsarkivarens årlige rapport om udviklingen på tilgængelighedsområdet bemærker udvalget, at denne ordning har medført en betydelig grad af gennemsigtighed og klarhed over praksis og derved i meget høj grad medvirket til at skabe overblik over behovet for eventuelle justeringer med henblik på at opnå en ensartet praksis. Denne virkning har været af væsentlig betydning for administrationen af arkivloven og for brugernes forståelse af administrationen.

Det er derfor udvalgets opfattelse, at der også efter den fremtidige arkivlovgivning bør være en pligt for rigsarkivaren til at afgive en årlig rapport om praksis på tilgængelighedsområdet. Ministeriet kan tiltræde denne opfattelse.

Det forudsættes i denne forbindelse, at der gives afleverende myndigheder lejlighed til at fremkomme med bemærkninger om spørgsmål i forbindelse med arkivloven samt til rigsarkivarens årlige rapport.

Udvalget finder det hensigtsmæssigt, at rigsarkivarens rapport passerer udvalget, mens der - under forudsætning af, at rapporten gøres offentlig tilgængelig - ikke findes behov for, at udvalget fortsat udarbejder en årlig beretning på grundlag af rigsarkivarens rapport.

Ministeriet finder imidlertid, at der fortsat er behov for en samlet vurdering af hensynet til ønsket om åbenhed og de i lovens §§ 21 og 22 nævnte beskyttelseshensyn. Ministeriet kan på denne baggrund tiltræde, at der opretholdes et følgeudvalg, og finder herudover, at udvalget indtil videre fortsat bør afgive en årlig beretning om situationen. Det foreslås at udvalgets sammensætning ændres, jf. bemærkningerne til forslagets § 1, nr. 17 (ad § 26, stk. 2).

Udvalget har endelig anmodet om overvejelse af, at der indsættes en bestemmelse i arkivloven, der fastsætter svarfrist i dispensationssager, svarende til bestemmelsen i offentlighedslovens § 16, stk. 2. Der henvises herom til bemærkningerne til § 1, nr. 16 (ad § 24, stk. 4 og stk. 5).

Private arkivalier

I medfør af § 5, stk. 2, i lov om offentlige arkiver m.v. nedsatte kulturministeren i 1992 et udvalg til fremme af samarbejdet mellem Statens Arkiver og andre kulturelle eller videnskabelige institutioner i arkivmæssig henseende. Udvalget havde ifølge dets kommissorium til hovedopgave »at fremme og lægge rammer for samarbejdet mellem statens arkiver og de offentlige og private institutioner, der indsamler og tilgængeliggør private arkivalier«. Udvalget har i juli 1996 aflagt en rapport til kulturministeren. Udvalget har aftalt arbejdsdelinger for indsamling samt koordineret kopispredningsprojekter på privatarkivområdet og har iværksat forsøg med fælles, elektronisk tilgængeliggørelse. Der henvises til bemærkningerne nedenfor til § 1, nr. 4 (ad § 5, stk. 2).

Heraldisk rådgivning

Rigsarkivet behandler sager vedrørende brug af rigsvåbenet og har herunder til opgave at vejlede statslige myndigheder om heraldiske spørgsmål, herunder om den korrekte anvendelse af statskendetegnene. Som et led i dette arbejde er der i 1995 udgivet publikationen »Danmarks Våben og Krone«, der indeholder oplysninger om statskendetegnenes historiske baggrund samt retningslinier for deres brug i nutiden.

Lovforslagets statsfinansielle konsekvenser

Lovforslaget har ikke direkte statsfinansielle konsekvenser, men en række af de arkivmæssige forhold, der berøres af forslaget har ressourcemæssige konsekvenser for de involverede myndigheder, herunder for Statens Arkiver. Dette gælder således gennemførelsen af en afleveringsplan for statslige arkivalier, udviklingen på IT-området samt forslaget om på tilgængelighedsområdet i videst muligt omfang at træffe afgørelser vedrørende enkelte dokumenter (screening) jf. nedenfor.

Plan for afhjælpning af efterslæb

Statens Arkiver har i forbindelse med en resultatkontrakt for perioden 1997-2000 udarbejdet en plan for indhentning af efterslæbet. Planen skal sikre, at efterslæbet i alt væsentligt er indhentet i løbet af 2 kontraktperioder (2 x 4 år) samtidig med at det forebygges, at der opstår et nyt. Det indgår, at der til dette formål afsættes ca. 5 mio.kr. årligt i perioden 1997-2000.

IT-program for Statens Arkiver

IT-programmet skal sætte Statens Arkiver i stand til at fastsætte normer og krav for myndighedernes arkivdannelse med henblik på sikring af, at myndighedernes elektroniske arkivalier bevares betryggende for eftertiden og kan tilgængeliggøres for publikum med moderne søgefaciliteter.

Det indgår i resultatkontrakten for Statens Arkiver, at der til dette formål afsættes 10 mio. kr. årligt i perioden 1997-2000.

Dokumentgennemgang (screening)

Øget anvendelse af screening vil være ressourcekrævende for berørte myndigheder, jf. det ovenfor anførte vedrørende screening. Det er således en forudsætning for, at loven kan fungere efter sin hensigt, at såvel Statens Arkiver som de berørte myndigheder får tilført ressourcer. Det er vanskeligt at foretage et generelt skøn over behovet, og der bør formentlig lægges op til, at indsatsen målrettes på opgaver, der har høj prioritet hos brugerne. Der påregnes afsat 5 mio. kr. til formålet på FFL 1998.

Lovforslagets administrative konsekvenser

Det indgår i forslaget, at det eksisterende udvalg på privatarkivområdet gøres permanent. Dette forventes ikke at få væsentlige administrative konsekvenser.

Lovforslagets øvrige konsekvenser

Lovforslaget forventes ikke at medføre væsentlige finansielle eller administrative konsekvenser for kommunerne.

Lovforslaget forventes ikke at få erhvervsøkonomiske eller miljømæssige konsekvenser, og det indeholder ikke EU-retlige aspekter.

Bemærkninger til lovforslagets enkelte bestemmelser

Til § 1 Til nr. 1

Ændringen foreslås som konsekvens af ændringsforslaget til § 1, stk. 1.

Til nr. 2

ad § 1, stk. 1

Ændringen skal understrege, at Statens Arkiver udgør en organisatorisk helhed under rigsarkivarens ledelse.

Statens Arkiver omfatter følgende institutioner: Rigsarkivet, Landsarkivet for Sjælland, Lolland-Falster og Bornholm, Landsarkivet for Fyn, Landsarkivet for Nørrejylland, Landsarkivet for de Sønderjyske Landsdele, Erhvervsarkivet samt Dansk Data Arkiv.

Under hensyn til at Rigsarkivet er omtalt i Grundlovens § 8, findes det hensigtsmæssigt fortsat udtrykkeligt at omtale Rigsarkivet i bestemmelsen.

Rigsarkivet modtager arkivalier, der afleveres fra centraladministrationen samt landsdækkende statslige institutioner. Landsarkiverne modtager arkivalier, der afleveres af lokale statslige myndigheder og institutioner, folkekirken samt anerkendte trossamfund. Landsarkiverne modtager endvidere arkivalier, der afleveres fra kommunale myndigheder og institutioner.

Såvel Rigsarkivet som landsarkiverne indsamler og bevarer derudover private arkivalier fra enkeltpersoner, foreninger og institutioner.

Erhvervsarkivet er statens erhvervshistoriske arkiv. Erhvervsarkivet indsamler og bevarer arkivalier af væsentlig betydning fra erhvervslivets organisationer og virksomheder.

Dansk Data Arkiv blev ved kgl. resolution af 23. oktober 1992 (bkg. nr. 891 af 23. oktober 1992) henlagt fra det daværende Undervisnings- og Forskningsministerium til Kulturministeriet med virkning fra 1. januar 1993. Dansk Data Arkiv indsamler og bevarer forskningsregistre især inden for de samfundsvidenskabelige og sundhedsvidenskabelige områder.

En række funktioner udføres af alle institutioner, således udføres f.eks. læsesals- eller formidlingsfunktioner ved samtlige institutioner under Statens Arkiver. Andre fællesfunktioner inden for arkivernes virksomhed er derimod henlagt til centre, der er placeret i enkelte institutioner. Ved Landsarkivet for Sjælland m.m. er således oprettet Statens Arkivers Konserveringscenter og ved Landsarkivet for Nørrejylland Statens Arkivers Filmningscenter. Statens Arkivers IT-center oprettes i foråret 1997 ved Rigsarkivet.

Til nr. 3

ad § 4, stk. 1

Ændringen er af redaktionel karakter. De offentlige arkivers hovedopgave er at sikre bevaring af arkivalier. Det findes derfor hensigtsmæssigt også at nævne »bevaring« som opgave for de kommunale arkivinstitutioner, jf. § 2, nr. 1.

Med hensyn til definitionen af de kommunale arkivers opgaver kan der henvises til Vejledning om arkivlovgivningen (1993), der er udarbejdet af Statens Arkiver, Stadsarkivarforeningen og Kommunernes Landsforening i fællesskab. Oprettelse af et kommunalt arkiv antages at forudsætte en politisk beslutning, hvorom det hedder: »I beslutningsgrundlaget bør der tages stilling til eksempelvis arkivets organisatoriske placering, krav til lederens uddannelse, baggrund og forudsætninger, omsorgen for og behandlingen af arkivalierne, herunder evt. indskærpelse af tavshedspligten, arkivets kompetence og forpligtelser i forhold til forvaltningerne, borgernes adgang til at benytte arkivalierne, herunder administrationen af tilgængelighedsreglerne, og arkivets eventuelle øvrige arbejdsopgaver og funktioner.«

Stadsarkivarforeningen har fremsat forslag om etablering af et centralt nævn til godkendelse af og tilsyn med de kommunale arkivinstitutioner.

Statens Arkiver finder ikke en sådan regulering hensigtsmæssig på nuværende tidspunkt, og ministeriet kan tilslutte sig denne vurdering.

Til nr. 4

ad § 5, stk. 2

I 1992 nedsatte kulturministeren i henhold til bemyndigelsen i § 5, stk. 2, i den gældende lov et udvalg til fremme af samarbejdet mellem Statens Arkiver og andre institutioner, der varetager opgaver på privatarkivområdet. Medlemmerne af udvalget beskikkedes for perioden 1. januar 1993 - 31. december 1996.

I udvalgets kommissorium hedder det bl.a.:

»Udvalget har til opgave at fremme og lægge rammer for samarbejdet mellem Statens Arkiver og de offentlige og private institutioner, der indsamler og tilgængeliggør private arkivalier.

Det kan herunder drøfte

- bevaringsplanlægning på privatarkivområdet, herunder koordinering af arkivernes saglige og geografiske dækningsområde,

- samordning af tilgængeliggørelsesarbejder, herunder af arkivdatabaser og

- kopispredning mellem arkiverne.«

Udvalget har i overensstemmelse med sit kommissorium afgivet en rapport til kulturministeren med en redegørelse for udvalgets arbejde og med en plan for dets fortsættelse.

Udvalget har i den nævnte rapport anbefalet, at udvalget gøres til et permanent organ til koordinering af arbejdet på privatarkivområdet, idet det har anført, at en koordinerende indsats vil have en betydelig effekt med hensyn til den mest hensigtsmæssige udnyttelse af de ressourcer, der anvendes i forbindelse med indsamling, registrering og tilgængeliggørelse af private arkivalier. Udvalget har derudover anbefalet, at der afsættes særlige midler til varetagelse af sekretariatsforretninger, udvikling af en fælles privatarkivdatabase m.v. i forbindelse med udvalgets arbejde.

Ministeriet tillægger det betydning, at den indsats, udvalget har ydet, kan fortsætte. Det foreslås på den baggrund at opretholde udvalget, idet det bemærkes, at udgifterne til udvalgets sekretariatsforretninger m.v. mest hensigtsmæssigt vil kunne afholdes af Statens Arkivers rammebevilling. Udvalget vil herudover kunne søge særlig finansiering af udviklingsprojekter m.v.

Til nr. 5

ad § 6, stk. 1, § 6, stk. 2, § 14, stk. 1, 1. pkt., § 14, stk. 1, 2. pkt., § 14, stk. 4 og § 32

Ændringerne foreslås som konsekvens af ændringsforslaget til § 1, stk. 1.

Til nr. 6

ad § 9, stk. 1

I regeringens IT-politiske handlingsplan fra 1996 indgår, at Statens Arkiver i samarbejde med »spydspids«-institutioner udarbejder standarder for afleveringer af elektroniske arkivalier.

Selvom disse forhold allerede er genstand for regulering i henhold til den gældende lovgivning, må det principielt anses for ønskeligt, at det i loven præciseres, at myndighederne skal varetage de særlige hensyn, der knytter sig til bevaringen af elektroniske arkivalier.

Den nærmere procedure med hensyn til sikring af bevaring af statslige myndigheders elektroniske arkivalier er beskrevet i Statens Arkivers cirkulære nr. 180 af 23. november 1995 om elektronisk arkivering hos statslige myndigheder.

Primærkommunerne skal ifølge cirkulære nr. 17 af 25. januar 1996 om bevaring af primærkommunernes arkivalier overføre sådanne elektroniske arkivalier, som skal bevares, til systemuafhængige arkiveringsversioner, såfremt arkivalierne ikke længere skal anvendes til administrative formål.

Der påregnes gennemført en tilsvarende regulering på det amtskommunale område.

Det bemærkes, at kommunerne ikke er forpligtet til at foretage aflevering af deres arkivalier til offentlige arkiver. Kommuner, der ikke foretager aflevering til offentlige arkiver, er forpligtet til på anden måde at sikre bevaringen af arkiveringsversioner af elektroniske arkivalier.

Det må i denne forbindelse anses for uhensigtsmæssigt, hvis hver kommune selvstændigt skal løse denne opgave, der forudsætter teknisk ajourføring. Det er derfor Statens Arkivers hensigt at søge etableret en ordning, hvorefter en kopi af arkiveringsversionen afleveres til Statens Arkiver, der vil kunne forestå de konverteringer, der af bevaringstekniske grunde måtte blive nødvendige.

Til nr. 7

ad § 12

Ændringen foreslås som konsekvens af ændringsforslaget til § 1, stk. 1.

Til nr. 8

ad § 13

Hovedsigtet med ændringen, der foreslås til bestemmelserne i lovens kapitel 4, er at sikre, at aflevering af statslige arkivalier til Statens Arkiver finder sted således, at formålet med bestemmelserne i lovens kapitel 5 om tilgængelighed tilgodeses i videst muligt omfang.

De hensyn, der kan betinge en udskydelse af afleveringstidspunktet ud over 30 år, er nærmere beskrevet i § 9 i bekendtgørelse nr. 857 af 21. oktober 1992 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed. Disse hensyn påregnes opretholdt ved revision af bekendtgørelsen.

Som der tidligere er redegjort for, er der konstateret et betydeligt afleveringsefterslæb, der er opstået af ressourcemæssige årsager. Da dette efterslæb først kan forventes afhjulpet over en årrække, bør det ved ændring af bekendtgørelsen præciseres, at ressourcemæssige forhold kan indgå blandt de modstående hensyn, der kan medføre senere aflevering. Som ovenfor nævnt forudsættes det, at afleveringsefterslæbet vil være fuldt ud indhentet i løbet af en 10-års periode.

Under hensyn til formuleringen i § 20 om tilgængelighed til afleverede arkivalier (» når de er 30 år gamle«) findes det hensigtsmæssigt, at det i bestemmelsens 1. pkt. fastslås, at aflevering som hovedregel skal finde sted, inden arkivalierne er 30 år gamle. I denne forbindelse bemærkes, at praktiske og ressourcemæssige hensyn tilsiger, at afleveringer af arkivalier fra de enkelte myndigheder til Statens Arkiver sker med afleveringsterminer af flere års varighed. Skal det således ved den praktiske tilrettelæggelse sikres, at myndighedernes arkivalier er tilgængelige i Statens Arkiver, når de er 30 år gamle, bør aflevering ske, inden arkivalierne er 30 år gamle, jf. i øvrigt omtalen ovenfor af Statens Arkivers afleveringsplan.

Til nr. 9

ad § 15, stk. 2

Ændringen foreslås som konsekvens af ændringsforslaget til § 1, stk. 1.

Til nr. 10

ad § 20, stk. 2 og 3

Navnlig under hensyn til det afleveringsefterslæb, der tidligere er omtalt, foreslås det, at vedkommende myndighed efter drøftelse med Statens Arkiver træffer afgørelse om tilgængelighed i forbindelse med ansøgning om adgang til materiale, der er 30 år gammelt, men som ikke er afleveret til Statens Arkiver.

Det foreslås, at der fastsættes, at afgørelse af, hvorvidt og på hvilken måde ansøgningen kan imødekommes, så vidt muligt skal ske inden for en frist på 30 dage.

De måder, hvorpå ansøgningen kan imødekommes, kan omfatte, at materialet enten rykkes frem i afleveringsplanen, udlånes til benyttelse på læsesal i Statens Arkiver eller stilles til rådighed hos myndigheden.

Det fastsættes, at der kun kan nægtes adgang i de tilfælde, hvor de hensyn, der er omtalt i § 21, stk. 1, nr. 1-6, og § 22, stk. 1, nr. 1-5, foreligger. Det bemærkes, at situationen ikke kan sammenlignes med adgangen til arkivalier, der er afleveret til Statens Arkiver. Myndighedernes varetagelse af ældre dokumenter vil normalt ikke være indrettet på at håndtere henvendelser om en sådan adgang til dokumenter, der kan sammenlignes med arkivadgang, der ofte vil omfatte adgang til en længere række sager inden for et givet emneområde.

Det kan derfor ikke udelukkes, at der kan opstå tilfælde, hvor adgang til ældre dokumenter m.v. i hvert fald for en periode kan være vanskelig, fordi de relevante sager ikke er i en tilstand, der gør en umiddelbar benyttelse mulig.

Rigsarkivaren bør i sine årlige rapporter om praksis på tilgængelighedsområdet redegøre for udfaldet af de sager, der vedrører adgang til ikke afleveret materiale.

Hvis adgang gives til materiale, der er omfattet af registerloven, må samtykke indhentes hos Registertilsynet, jf. § 24, stk. 3.

Det må endvidere præciseres, at § 25 om tavshedspligt i visse tilfælde også gælder for adgang til dokumenter, der ikke er afleveret.

Til nr. 11

ad § 21, stk. 1

Tilgængelighedsudvalget har i sin 3. beretning henstillet til overvejelse, at der skabes hjemmel for at fastsætte fristforlængelser for enkelte dokumenter og kun hvis særlige grunde taler herfor - for arkivenheder eller grupper af arkivenheder. Udvalget finder, at det herved understreges, at det i princippet burde være det enkelte dokument, der fristforlænges, men at der kan være praktiske, for eksempel ressourcemæssige, grunde til at bevare muligheden for at fristforlænge hele arkivenheder eller grupper heraf.

Idet der iøvrigt henvises til bemærkningerne ovenfor om begrebet screening skal bemærkes, at ministeriet kan tiltræde den målsætning, at fristforlængelse i videst muligt omfang finder sted på dokumentniveau.

Ministeriet kan i denne forbindelse tiltræde udvalgets anbefaling af, at nedklassificeringsrutiner tages op til overvejelse med henblik på at fremme hurtigere nedklassificering. Dette vil svare til den udvikling, der internationalt finder sted på dette område.

Det bemærkes, at dette forhold også er behandlet i Udenrigsministeriets ovennævnte beretning om ministeriets administration af arkivloven. I beretningen understreges det generelt gældende internationale princip, at ned- eller afklassificering kun kan foretages af den myndighed (dansk, udenlandsk eller mellemfolkelig), der har foretaget den oprindelige klassificering (udstederprincippet).

Det må understreges, at der således kun kan gives adgang til klassificerede udenlandske dokumenter, for så vidt den relevante udenlandske myndighed har foretaget afklassificering eller meddelt samtykke til adgangen.

Til nr. 12

ad § 21, stk. 2

Ministeriet kan tiltræde Tilgængelighedsudvalgets bemærkning om, at der kan være praktiske grunde, for eksempel ressourcemæssige, til at bevare muligheden for at fristforlænge hele arkivenheder eller grupper af arkivenheder. Det foreslås, at det udtrykkeligt af lovteksten fremgår, at disse grunde kan være ressourcemæssige forhold.

Som det tidligere er påpeget, kan ressourcemæssige betragtninger føre til, at screening målrettes på arkivalier, som har høj prioritet hos brugerne.

Til nr. 13

ad § 23

Ændringen foreslås som konsekvens af ændringsforslaget til § 21, stk. 1.

Til nr. 14

ad § 24, stk. 1

Ændringen foreslås som konsekvens af ændringsforslaget til § 21, stk. 1.

Til nr. 15

ad § 24, stk. 2, nr. 3

Ændringen foreslås som konsekvens af ændringsforslagene til dels § 13 og dels § 21. For så vidt angår førstnævnte forhold bemærkes, at ændringen vil medføre, at rigsarkivaren ikke som under den nugældende ordning skal foretage en vurdering af, hvorvidt oplysninger i arkivmateriale, der er yngre end 30 år og som er afleveret til Statens Arkiver, kan være omfattet af beskyttelseshensyn ifølge § 21, stk. 1. Ændringen medfører således, at dispensation til benyttelse af arkivalier, der er yngre end 30 år og som er afleveret til Statens Arkiver, altid forudsætter den afleverende myndigheds samtykke. Herved undgås, at man for at respektere international praksis eller overholde internationale forpligtelser må foretage omfattende fristforlængelser.

Til nr. 16

ad § 24, stk. 4 og 5

Tilgængelighedsudvalget har i sin 3. beretning givet udtryk for, at udvalget opfatter det som et problem, at der ofte forløber alt for lang tid med behandlingen af en ansøgning om dispensation, jf. § 24, stk. 1, og påpeget, at den nugældende arkivlov ikke indeholder regler, der regulerer dette forhold.

Udvalget har foreslået, at der i arkivloven indsættes en bestemmelse, der i sit indhold svarer til bestemmelserne i forvaltningsloven § 16, stk. 2, og offentlighedslovens § 16, stk. 2.

Fristen for underretning af en ansøger om årsagen til, at en aktindsigtssag ikke er afgjort, samt om det forventede afgørelsestidspunkt, er i forvaltnings- og offentlighedslovene sat til 10 dage. Det bemærkes, at afgørelse om aktindsigt i henhold til de to nævnte love træffes af den myndighed, der har de pågældende dokumenter i sin besiddelse, eller som i øvrigt har afgørelsen af sager på det pågældende område, samt at en anmodning om aktindsigt skal angive den eller de sager, der ønskes indsigt i.

Situationen er væsentlig anderledes, når Statens Arkiver skal tage stilling til dispensation fra arkivlovens tilgængelighedsfrister. Dispensationssager kræver således ofte identifikation og gennemgang af en eller flere arkivenheder og er derfor i sig selv mere tidkrævende end behandling af aktindsigtsager.

Det skal her bemærkes, at der siden arkivlovens ikrafttræden er gjort en betydelig indsats fra Statens Arkivers side for at behandle dispensationssager så hurtigt som muligt, og at der i de dispensationsspørgsmål, der alene afgøres af rigsarkivaren efter § 24, stk. 1, altovervejende træffes afgørelse inden for 15 dage. Hvor denne tidsfrist ikke kan overholdes, får ansøgeren inden 15 dage meddelelse om grunden hertil. Lang sagsbehandlingstid forekommer så godt som udelukkende i de tilfælde, hvor ressortmyndighedens samtykke skal indhentes, jf. § 24, stk. 2, før der kan meddeles dispensation.

Det foreslås på den baggrund, at der som nyt stk. 4 indsættes en bestemmelse om, at det i de tilfælde, hvor der ikke er truffet afgørelse i en dispensationssag inden 15 dage, pålægges Statens Arkiver at underrette ansøgeren om grunden hertil (f.eks. at samtykke skal indhentes).

Statens Arkiver vil som hidtil kunne sende anmodning om samtykke til afleverende myndigheder, hvor det er påkrævet, inden der er gået 15 dage, efter at ansøgningen er modtaget.

Det foreslås i denne forbindelse at pålægge de myndigheder, der får forelagt spørgsmål om samtykke til dispensationer, at afgøre sådanne sager såvidt muligt inden 30 dage, efter at den pågældende myndighed har fået spørgsmålet om samtykke forelagt fra Statens Arkiver. En frist af denne længde må anses for velbegrundet under hensyn til, at afgørelsen kan indebære screening og en vanskelig afvejning af hensyn til åbenhed overfor beskyttelseshensyn.

Til nr. 17

ad § 26, stk. 2

Det foreslås, at der sker en udvidelse af udvalget fra 4 til 8 medlemmer, således at udvalget kan repræsentere flere sider indenfor de respektive interesseområder. De foreslåede forskningsrepræsentanter udpeges efter indhentet udtalelse fra Forskningsrådenes formandskollegium. De foreslåede repræsentanter for pressen udpeges efter indhentet udtalelse fra Danske Dagblades Forening og Dansk Journalistforbund, og den foreslåede dommer udpeges efter indhentet udtalelse fra Justitsministeriet. Repræsentanterne for den offentlige forvaltning udpeges af kulturministeren i samråd med de berørte ministre.

Til nr. 18

ad § 28, stk. 2

Ændringen foreslås som konsekvens af ændringsforslaget til § 1, stk. 1.

Til nr. 19

ad § 34, stk. 4

Ændringen er en konsekvens af L 474 12/6 1996 om ændring af straffeloven (strafansvar for juridiske personer).

Til nr. 20

ad § 34, stk. 5

Ændringen er en konsekvens af L 385 20/5 1992 om ændring af retsplejeloven, straffeloven, færdselsloven og udlændingeloven, hvorefter det er den konkrete strafpåstand, der afgør, efter hvilke regler sagen behandles. Endvidere følger ændringen af ændrede regler om politiransagning, jf. L 469 30/6 1993 om ændring af retsplejeloven og færdselsloven, hvorefter det afgørende for ransagningsmulighederne er, at der foreligger en forbrydelse, der efter loven kan medføre frihedsstraf. Ændringen medfører ingen indskrænkning af ransagningsmulighederne.

Til nr. 21

ad § 41

Der sigtes til overvejelser med hensyn til en eventuel nedsættelse af den almindelige tilgængelighedsfrist, jf. de almindelige bemærkninger. Revision af andre bestemmelser kan vise sig nødvendig på et tidligere tidspunkt, jf. ovenfor om de igangværende overvejelser på registerområdet.

Til § 2 Det foreslås, at loven træder i kraft den 1. juli 1997.

Skriftlig fremsættelse

Kulturministeren (Ebbe Lundgaard):

Jeg skal hermed tillade mig for det høje Ting af fremsætte:

Forslag til lov om ændring af lov om offentlige arkiver m.v. (Yderligere åbenhed i arkivadgang m.v.).

(Lovforslag nr. L 183).

Hovedformålet med de foreslåede ændringer er at videreføre og sikre den udvikling hen imod større åbenhed for adgangen til offentlige arkivalier, som blev igangsat med arkivloven i 1992.

I medfør af den gældende arkivlov har der været nedsat et udvalg med den opgave at følge udviklingen på tilgængelighedsområdet. På grundlag af udvalgets overvejelser indeholder lovforslaget bestemmelser, der gennem nærmere regulering af myndighedernes behandling af tilgængelighedsspørgsmål skal fremme offentlighedens adgang til statslige arkivalier.

Det indgår således i forslaget, at myndighederne skal bestræbe sig på ved stillingtagen til særlige tilgængelighedsfrister og ved afgørelse af sager om dispensation fra sådanne frister at foretage afvejningen mellem åbenhedshensyn og beskyttelseshensyn i forhold til de enkelte dokumenter i sagsmaterialet. Herved understreges, at det i princippet bør være det enkelte dokument, der fristforlænges. Hvis der konstateres et eller flere fortrolige dokumenter i en aktpakke, kan det ved f.eks. udtagning af disse dokumenter undgås, at hele aktpakken gøres utilgængelig. Der lægges herved op til en øget indsats af ressourcer i forvaltningen til behandlingen af sager om arkivadgang, primært på områder, der i særlig grad har interesse for offentligheden, herunder forskningen. Regeringen er indstillet på at afsætte midler til en sådan indsats med henblik på en intensiveret nedklassificering.

Det er også i lys af de indhøstede erfaringer fundet rimeligt at foreslå indførelsen af frister for varigheden af den sagsbehandling, der i forbindelse med anmodninger om arkivadgang skal finde sted hos Statens Arkiver eller hos de myndigheder, der skal tage stilling til samtykke til arkivadgang.

Lovforslaget indebærer, at der fortsat skal være et Tilgængelighedsudvalg, idet ministeriet bl.a. i lys af de foreslåede skridt til styrkelse af åbenheden finder det væsentligt, at der er et organ, der kan følge udviklingen på området på baggrund af rigsarkivarens årlige rapporter. Der foreslås en ændret sammensætning af udvalget med bredere repræsentation af de berørte kredse.

Statens Arkiver har i 1995-96 gennemført en undersøgelse af den aktuelle situation med hensyn til statslige arkivalier, der er 30 år gamle eller derover, og som derfor efter arkivlovens hovedregel burde være afleveret til arkiverne. Det er herved konstateret, at ressourcemæssige forhold har medført et betydeligt afleveringsefterslæb, der først kan forventes afhjulpet over en årrække. Det er derfor vigtigt - udover iværksættelse af en intensiveret afleveringsindsats - i videst muligt omfang at sikre, at dette efterslæb ikke hindrer offentlighedens, herunder forskningens, adgang til relevante arkivalier. Forslaget indeholder derfor en bestemmelse om, at myndighederne efter drøftelse med Statens Arkiver skal give adgang til disse arkivalier medmindre de i loven angivne beskyttelseshensyn foreligger. Der vil i forbindelse med rigsarkivarens og Tilgængelighedsudvalgets årlige rapportering ske en bedømmelse af, om den foreslåede ordning på betryggende måde afhjælper uheldige konsekvenser af efterslæbssituationen.

Med henblik på en yderligere indsats for at fremme en større åbenhed for adgangen til de offentlige arkivalier vil regeringen positivt se på om det er muligt at nedsætte den almindelige tilgængelighedsfrist fra 30 år til 25 år i et 4-årigt perspektiv. Lovforslaget indeholder derfor en bestemmelse om revision af lovgivningen i Folketingsåret 2001-2002. Ved stillingtagen til den tid må der tages hensyn til en række forhold, herunder den internationale udvikling bl.a. vedrørende standarder i organisationer som NATO og EU og de erfaringer, der indhøstes med hensyn til lovforslagets nyordninger, bl.a. vedrørende ressourceanvendelsen til nedklassificering m.v.

Anvendelsen af informationsteknologien i forvaltningen har allerede sat sit præg på arkivvæsenets opgaver, og regeringens IT-handlingsplan i forhold til den statslige forvaltning vil styrke denne udvikling.

Dette stiller krav om stor opmærksomhed med hensyn til de bevaringsopgaver, som den nye teknologi medfører.

Lovforslaget indeholder derfor en bestemmelse, der understreger myndighedernes ansvar for at sikre muligheden for bevaring af edb-arkivalier.

Statens Arkiver og en række andre institutioner, herunder lokalarkiver, beskæftiger sig med indsamling af private arkivalier og formidlingen af kendskabet hertil.

I medfør af den gældende arkivlov har der været nedsat et udvalg til fremme af samarbejdet på dette område. Dette udvalg har afgivet en rapport om sit arbejde og har fremlagt planer for den fremtidige virksomhed. Ministeriet finder, at det vil være vigtigt fortsat af fremme samarbejdet mellem Statens Arkiver og de andre institutioner m.v. der arbejder med private arkivalier.

Lovforslaget indeholder derfor en bestemmelse om, at udvalget gøres permanent.

Med disse bemærkninger skal jeg anbefale lovforslaget til Folketingets velvillige behandling.

Bilag

I dette bilag er (med mindre skrift)

indsat den gældende formulering af de bestemmelser,

der berøres af lovforslaget

§ 1 I lov nr. 337 af 14. maj 1992 om offentlige arkiver m.v. foretages følgende ændringer:

1. Overalt i loven ændres »statens arkiver« til: »Statens Arkiver«.

2. § 1, stk. 1 , affattes således:

»Statens Arkiver består af Rigsarkivet samt tilknyttede institutioner.«

§ 1. Statens arkiver består af Rigsarkivet, landsarkiverne og Erhvervsarkivet.

Stk. 2. Statens arkiver ledes af rigsarkivaren. Rigsarkivaren udpeges af kulturministeren.

3. § 4, stk. 1, affattes således:

»Kommunerne kan oprette arkiver til behandling og bevaring af en eller flere kommuners arkivalier.«

§ 4. Kommunerne kan oprette arkiver til behandling af en eller flere kommuners arkivalier.

Stk 2. Statens arkiver samarbejder med de kommunale arkiver.

4. § 5, stk. 2, affattes således:

» Stk. 2. Kulturministeren nedsætter et udvalg til fremme af det samarbejde, som er nævnt i stk. 1.«

§ 5. Statens arkiver samarbejder med og er rådgivende over for andre kulturelle eller videnskabelige institutioner i arkivmæssig henseende.

Stk. 2. Kulturministeren kan nedsætte udvalg til fremme af det samarbejde, som er nævnt i stk. 1.

5. I § 6, stk. 1, § 6, stk. 2, § 14, stk. 1, 1. pkt., § 14, stk. 1, 2. pkt., § 14, stk. 4, og § 32 ændres »Rigsarkivet« til: »Statens Arkiver«.

§ 6. Rigsarkivet behandler sager vedrørende brug af rigsvåbenet.

Stk. 2. Rigsarkivet er rådgivende for statslige og kommunale myndigheder i spørgsmål vedrørende offentlige våbener, segl og emblemer samt flag.

§ 14. Journalregistre, der føres for statslige myndigheder, og som er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, skal afleveres til Rigsarkivet, når de ikke længere skal anvendes til administrativt formål hos myndigheden. Andre statslige registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, afleveres til opbevaring i Rigsarkivet, hvis det findes nødvendigt for udførelsen af videnskabelige eller statistiske undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig interesse.

Stk. 2. Registertilsynet træffer efter indhentet udtalelse fra rigsarkivaren afgørelse om aflevering af de i stk. 1, 2. pkt., nævnte registre.

Stk. 3. Arkivering af de i stk. 1 nævnte registre sker i henhold til nærmere angivne vilkår. Kulturministeren fastsætter efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet nærmere regler om afleveringen, herunder i hvilken form afleveringen skal ske, og om fastsættelse af vilkår.

Stk. 4. Kommunerne kan aflevere kommunale registre til Rigsarkivet, jf. § 37, efter regler, der fastsættes af kulturministeren efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet.

§ 32. Den, som ejer private arkivalier af forskningsmæssig eller almenkulturel betydning, skal, inden de udføres af landet, give Rigsarkivet adgang til kopiering af arkivalierne.

6. I § 9, stk. 1, indsættes som 2. pkt.:

»Myndighederne skal herunder sikre, at arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, bevares således, at de kan afleveres til offentlige arkiver.«

§ 9. Myndighederne skal drage omsorg for, at deres arkivalier opbevares på betryggende måde.

Stk. 2. Ved aflevering af arkivalierne til offentlige arkiver overgår ansvaret for arkivaliernes fremtidige bevaring til disse.

7. § 12 affattes således:

» § 12. Statens Arkiver modtager arkivalier, der afleveres af statslige myndigheder og institutioner, folkekirken samt anerkendte trossamfund.

Stk. 2. Kulturministeren kan fastsætte nærmere regler om aflevering til Statens Arkiver.«

§ 12. Rigsarkivet modtager arkivalier, der afleveres af landsdækkende statslige myndigheder og institutioner.

Stk. 2. Landsarkiverne modtager arkivalier, der afleveres af lokale statslige myndigheder og institutioner, folkekirken samt anerkendte trossamfund.

8. § 13 affattes således:

»§ 13. De myndigheder, der er nævnt i § 12, afleverer, med mindre modstående hensyn gør sig gældende, deres arkivalier til Statens Arkiver, inden de er 30 år gamle, jf. dog § 14. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tidspunktet for aflevering, herunder om de tilfælde, hvor en fravigelse af den i 1. pkt. nævnte hovedregel kan finde sted.«

§ 13. De myndigheder, der er nævnt i § 12, stk. 1 og 2, afleverer, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, deres arkivalier til Rigsarkivet eller landsarkiverne, når de er 30 år gamle, jf. dog § 14. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om aflevering, herunder om de tilfælde, hvor en fravigelse af den i 1. pkt. nævnte hovedregel kan finde sted.

9. I § 15, stk. 2, 1. pkt., ændres »landsarkiverne« til »Statens Arkiver«.

§ 15. Kommunerne kan aflevere deres arkivalier til kommunale arkiver, jf. § 4, stk. 1.

Stk. 2. Kommunerne kan aflevere deres arkivalier til landsarkiverne. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om aflevering.

10. I § 20 indsættes som stk. 2 og 3:

» Stk. 2. Vedkommende myndighed træffer efter drøftelse med Statens Arkiver afgørelse i forbindelse med ansøgning om adgang til arkivalier, der er over 30 år gamle, men som endnu ikke er afleveret til Statens Arkiver. Ansøgningen imødekommes, med mindre de hensyn, der er nævnt i § 21, stk. 1, nr. 1-6, og § 22, stk. 1, nr. 1-5, foreligger. § 24, stk. 3, og § 25 finder tilsvarende anvendelse.

Stk. 3. Myndigheden afgør så vidt muligt inden 30 dage om en ansøgning i henhold til stk. 2 kan imødekommes og på hvilken måde, der kan gives adgang til arkivalierne. Er en ansøgning i henhold til stk. 2 ikke imødekommet eller afslået inden 30 dage, skal myndigheden underrette ansøgeren om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.«

§ 20. Arkivenheder, der hidrører fra myndighederne, og som er afleveret til statens arkiver, er tilgængelige for enhver, når de er 30 år gamle, jf. dog § 21 og § 22.

11. I § 21 ændres »arkivenheder eller grupper af arkivenheder« til: »dokumenter«.

12. I § 21 indsættes som stk. 2:

»Stk. 2. Hvis særlige grunde, herunder ressourcemæssige forhold, taler herfor, kan fristforlængelser efter stk. 1. ske for arkivenheder eller grupper af arkivenheder.«

§ 21. Den afleverende myndighed kan efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en længere tilgængelighedsfrist end 30 år for arkivenheder eller grupper af arkivenheder, hvis dette er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til

1) statens sikkerhed eller rigets forsvar,

2) rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige institutioner,

3) beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning,

4) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed,

5) enkeltpersoners eller private selskabers økonomiske interesse i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende eller

6) private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

13. § 23 affattes således:

» § 23. Tilgængelighedsfristen for en arkivenhed, jf. § 20, § 21, stk. 2, og § 22, regnes fra en arkivenheds slutningsår. Tilgængelighedsfristen for et dokument, jf. § 21, stk. 1, regnes fra dokumentets dato.«

§ 23. Tilgængelighedsfristen regnes fra en arkivenheds slutningsår.

14. § 24, stk. 1, affattes således:

»Rigsarkivaren eller den, rigsarkivaren bemyndiger hertil, kan i konkrete tilfælde meddele tilladelse til benyttelse af dokumenter, arkivenheder eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen, jf. dog stk. 2-3 samt stk. 6.«

15. § 24, stk. 2, nr. 3, affattes således:

»3) et dokument eller en arkivenhed er yngre end 30 år.«

16. I § 24 indsættes efter stk. 3 som nye stykker:

»Stk. 4. Er en ansøgning om benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier ikke imødekommet eller afslået inden 15 dage efter, at den er modtaget i Statens Arkiver, skal Statens Arkiver underrette ansøgeren om grunden hertil.

Stk. 5. De myndigheder, der er nævnt i stk. 2, afgør så vidt muligt inden 30 dage efter, at spørgsmål om samtykke til imødekommelse af en ansøgning om arkivadgang er forelagt den pågældende myndighed fra Statens Arkiver, om samtykke kan meddeles. Foreligger en afgørelse ikke inden 30 dage, skal myndigheden underrette Statens Arkiver om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse forventes at foreligge. Statens Arkiver underretter herefter ansøgeren herom.«

Stk. 4 bliver herefter stk. 6.

§ 24. Rigsarkivaren eller den, rigsarkivaren bemyndiger hertil, kan i konkrete tilfælde meddele tilladelse til benyttelse af en arkivenhed eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen, jf. dog stk. 2-4.

Stk. 2. Det er en betingelse for at meddele tilladelse efter stk. 1, at vedkommende ressortmyndighed har givet sit samtykke hertil, når

1) den afleverende myndighed har fastsat en længere tilgængelighedsfrist efter § 21,

2) en arkivenhed indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 22, stk. 1, nr. 2-5, eller

3) en arkivenhed er afleveret til statens arkiver, inden den er 30 år gammel, og den indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 21.

Stk. 3. Tilladelse efter stk. 1 kræver endvidere samtykke fra Registertilsynet, hvis arkivenheden indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i § 22, stk. 1, nr. 2.

Stk. 4. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tilgængelighed og om vilkår for brugen af de oplysninger, der gives adgang til.

17. § 26, stk. 2, affattes således:

» Stk. 2. Udvalget består af en formand, som skal være dommer, to repræsentanter for forskningen, to repræsentanter for pressen og tre repræsentanter for den offentlige forvaltning.«

§ 26. Kulturministeren nedsætter et udvalg, der skal vurdere praksis på tilgængelighedsområdet.

Stk. 2. Udvalget består af en repræsentant for forskningen, en repræsentant for pressen, en dommer og en departementschef.

18. § 28, stk. 2, ophæves.

§ 28. Statens arkiver kan indsamle, modtage og bevare private arkivalier, som hidrører fra enkeltpersoner, foreninger, organisationer m.v. Arkivalierne skal være af væsentlig forskningsmæssig eller almenkulturel betydning og navnlig berøre forhold af samfundsmæssig karakter.

Stk. 2. Erhvervsarkivet er statens erhvervshistoriske arkiv. Erhvervsarkivet kan indsamle, modtage og bevare arkivalier af væsentlig forskningsmæssig betydning fra erhvervslivets organisationer og virksomheder.

19. § 34, stk. 4, affattes således:

» Stk. 4. Der kan pålægges selskaber m.v. (juridiske personer) strafansvar efter reglerne i straffelovens 5. kapitel.«

20. § 34, stk. 5, ophæves.

§ 34. Med bøde, hæfte eller fængsel indtil 6 måneder straffes den, der overtræder § 25.

Stk. 2. Med bøde straffes den, der overtræder bestemmelserne i §§ 17, 18, 30 og 32.

Stk. 3. I forskrifter, der udfærdiges efter loven, kan der fastsættes straf af bøde for overtrædelse af bestemmelser i forskrifterne.

Stk. 4. Er overtrædelsen begået af et aktieselskab, anpartsselskab, andelsselskab eller lignende, kan der pålægges selskabet som sådant bødeansvar.

Stk. 5. Sagerne behandles som politisager. Retsmidlerne i retsplejelovens kapitel 73 kan anvendes i samme omfang som i statsadvokatsager.

21. § 41 affattes således:

» § 41. Forslag til revision af loven fremsættes for Folketinget senest i folketingsåret 2001-2002.«

§ 41. Forslag til revision af loven fremsættes for Folketinget senest i folketingsåret 1996-97.

§ 2 Loven træder i kraft den 1. juli 1997.

Versioner

1. 1997-06-13