Ikke selve loven: Lovforslag

Adresse https://gelex.eu/eli/DK/bill/ft/199712K00145@1997-12-17/da

Indhold

1. Indledning

Kapitel 1

Bogføringspligt

§ 1. Loven gælder for danske erhvervsdrivende virksomheder af enhver art uanset ejer- eller hæftelsesforhold samt erhvervsaktiviteter, der udøves her i landet af virksomheder, som er hjemmehørende i udlandet.

Stk. 2 . Loven gælder endvidere for følgende virksomheder, organisationer og sammenslutninger m.v. (virksomheder m.v.):

1) Virksomheder m.v., der er afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtige her til landet i det omfang, de ikke er omfattet af stk. 1. De statslige told- og skattemyndigheder kan helt eller delvist fritage enkelte virksomheder m.v. fra loven. Er virksomheden m.v. tillige omfattet af nr. 2, kan fritagelse dog kun ske efter aftale med vedkommende myndighed.

2) Virksomheder m.v., der som betingelse for tildeling af direkte tilskud fra den danske stat eller Den Europæiske Union skal afgive regnskabsmæssige oplysninger i det omfang, de ikke er omfattet af stk. 1. Den bevilgende myndighed kan helt eller delvist fritage enkelte virksomheder m.v. fra loven. Er virksomheden m.v. tillige omfattet af nr. 1, kan fritagelse dog kun ske efter aftale med Told- og Skattestyrelsen.

Stk. 3 . Loven gælder ikke for følgende virksomheder, organisationer og sammenslutninger m.v.:

1) Virksomheder m.v., som er omfattet af lov om statens regnskabsvæsen.

2) Virksomheder m.v., som udelukkende er omfattet af regnskabsregler fastsat ved eller i henhold til lov om kommunernes styrelse.

Kapitel 2

Definitioner

§ 2. En virksomhed er erhvervsdrivende eller udøver erhvervsaktiviteter, når den yder varer, rettigheder, pengemidler, tjenester eller lignende, for hvilke den normalt modtager vederlag.

Stk. 2. Uanset stk. 1 anses en virksomhed for at være erhvervsdrivende eller udøve erhvervsaktiviteter, hvis den er omfattet af lov om aktieselskaber, lov om anpartsselskaber, lov om erhvervsdrivende fonde, lov om erhvervsdrivende virksomheder eller i øvrigt er erhvervsdrivende i henhold til lov. Dette gælder uanset om virksomhederne helt eller delvist er undtaget for kravene i de nævnte love.

§ 3. Som regnskabsmateriale anses

1) registreringer, herunder transaktionssporet, jf. § 4, stk. 1.

2) beskrivelser af bogføringen, herunder aftaler om elektronisk dataudveksling, jf. § 14, stk. 2,

3) beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde opbevaret regnskabsmateriale, jf. § 14, stk. 3,

4) bilag og anden dokumentation, jf. § 5,

5) oplysninger i øvrigt som er nødvendige for kontrolsporet, jf. § 4, stk. 2,

6) regnskaber som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og

7) revisionsprotokoller.

Stk. 2. Medmindre andet fremgår af lovgivningen i øvrigt, omfatter et regnskab, jf. stk. 1, nr. 6, også eventuelle årsberetninger og lignende, der er knyttet til regnskabet.

§ 4. Ved transaktionssporet forstås den sammenhæng, der er mellem de enkelte registreringer og den bogføringspligtiges årsregnskab, skatte- eller afgiftsopgørelse, tilskudsregnskab eller tilsvarende regnskabsopstilling, der skal udarbejdes i henhold til lovgivning.

Stk. 2. Ved kontrolsporet forstås de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed.

§ 5. Ved bilag forstås enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen, uanset dokumentationen er på elektronisk medie, mikrofilm, papir eller andet medie. Ved eksterne bilag forstås dokumentation, der hidrører fra andre end den bogføringspligtige. Øvrige bilag anses som interne.

Kapitel 3

Generelle krav til bogføring

§ 6. Bogføringen skal tilrettelægges og udføres i overensstemmelse med god bogføringsskik under hensyn til virksomhedens art og omfang. Desuden skal bogføringen tilrettelægges og udføres, således at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug.

Stk. 2. Rettes regnskabsmaterialet, skal såvel det oprindelige indhold som indholdet af ændringen tydeligt fremgå af materialet.

Kapitel 4

Registreringer og dokumentation

§ 7. Alle transaktioner skal registreres nøjagtigt under hensyn til virksomhedens art og omfang. Herunder skal transaktionerne registreres snarest muligt efter, at de forhold foreligger, der er grund til registreringerne. En virksomhed, der på grund af art og omfang ikke er i stand til at registrere køb eller salg, kan i stedet registrere på grundlag af daglige kasseopgørelser.

Stk. 2. Registreringerne skal så vidt muligt foretages i den rækkefølge, som transaktionerne er foretaget i. Registreringerne skal henvise til de tilhørende bilag og indeholde oplysninger, der gør det muligt at bestemme den enkelte registrerings tidsmæssige placering i bogføringen.

Stk. 3. Registreringerne skal i det omfang, det er nødvendigt efter virksomhedens art og omfang, afstemmes med beholdningerne, herunder kasse- og likvidbeholdninger.

Stk. 4. Registreringerne skal foretages i danske kroner eller i relevant fremmed valuta. Registreres i fremmed valuta, skal regnskabsmaterialet indeholde oplysninger, herunder om transaktionsdagens kurs eller lignende omregningsfaktorer, som til enhver tid gør det muligt at omregne til danske kroner.

§ 8. Alle registreringer skal kunne følges til det i § 4, stk. 1, omhandlede regnskab, opgørelse eller opstilling. Tallene heri skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf de er sammensat.

§ 9. Enhver registrering skal dokumenteres ved bilag. Er der udstedt eksternt bilag, skal dette så vidt muligt benyttes. Bilag skal oplyse, hvad der er nødvendigt for at identificere kontrolsporet, herunder tydeligt angive transaktionsdato og beløb.

Stk. 2. Registreres på baggrund af elektronisk overførte data, skal den bogføringspligtige desuden dokumentere den enkelte overførsel og dennes tidsmæssige placering.

Kapitel 5

Opbevaring af regnskabsmateriale

§ 10. Den bogføringspligtige skal opbevare regnskabsmaterialet på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Opbevaringen skal ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden muliggør en selvstændig og eentydig fremfinding af det pågældende regnskabsmateriale.

Stk. 2. Opbevares regnskabsmaterialet på elektronisk medie, mikrofilm eller anden lignende måde, skal det uden bearbejdning, beregninger eller tilpasninger kunne udskrives i klarskrift.

Stk. 3. Beskrivelsen af systemer til at fremfinde og udskrive regnskabsmaterialet i klarskrift, jf. § 14, stk. 3, nr. 2, skal opbevares i klarskrift.

§ 11 . Uanset § 10 kan detailhandelsvirksomheder nøjes med at opbevare kassestrimler og tilsvarende interne bilag i eet år fra tidspunktet for underskrivelsen af årsregnskabet.

§ 12. Regnskabsmaterialet skal opbevares her i landet, jf. dog stk. 2-4.

Stk. 2. Regnskabsmaterialet for indeværende og forrige måned kan opbevares i udlandet såfremt den bogføringspligtige

1) sørger for at opbevare materialet i overensstemmelse med denne lov,

2) til enhver tid kan fremskaffe materialet, og

3) opbevarer beskrivelser af benyttede systemer m.v. og eventuelle nødvendige adgangskoder m.v. i Danmark, således at offentlige myndigheder til enhver tid er i stand til at skaffe sig adgang til materialet, jf. § 15.

Stk. 3. Interne og eksterne bilag for den bogføringspligtiges aktiviteter i udlandet kan opbevares i det pågældende udland i hele opbevaringsperioden, jf. § 10. Øvrigt regnskabsmateriale for den bogføringspligtiges aktiviteter i udlandet kan under de samme betingelser opbevares i det pågældende udland for indeværende og de foregående tre måneder. Bestemmelserne i stk. 2, nr. 1-3, finder tilsvarende anvendelse.

Stk. 4. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan i særlige tilfælde tillade, at bestemmelserne i stk. 1-3 helt eller delvist fraviges. Erhvervs- og Selskabsstyrelsens afgørelser herom kan indbringes for Erhvervsankenævnet senest 4 uger efter, at afgørelsen er meddelt den pågældende.

§ 13. Ophører bogføringspligten, skal den senest fungerende ledelse sørge for, at regnskabsmaterialet fortsat opbevares i overensstemmelse med denne lov. Opløses en virksomhed ved skifterettens mellemkomst, kan skifteretten beslutte, at andre end den senest fungerende ledelse skal opbevare regnskabsmaterialet.

Stk. 2. I andre tilfælde hvor ledelsen fratræder, skal medlemmerne af den fratrædende ledelse sikre, at regnskabsmaterialet for perioden frem til fratrædelsestidspunktet bliver opbevaret i overensstemmelse med denne lov. Når en ny ledelse afløser en fratrædende ledelse, skal medlemmerne af denne videregive regnskabsmaterialet til den ny ledelse.

Kapitel 6

Beskrivelse af systemer til registrering og opbevaring af regnskabsmateriale m.v.

§ 14. Den bogføringspligtige skal udarbejde en efter aktiviteternes art og omfang afpasset beskrivelse af registreringen af transaktioner og af opbevaringen af regnskabsmateriale. Beskrivelsen skal gøre det muligt for en person udefra med en rimelig viden om regnskab og den anvendte teknologi til enhver tid at følge, hvorledes registreringerne foretages og hvorledes regnskabsmateriale fremfindes og udskrives i klarskrift. Beskrivelsen skal affattes på et sprog, som er naturligt for offentlige myndigheder og med anvendelse af almindelig sprogbrug og sædvanlige fagudtryk på området.

Stk. 2. Beskrivelsen af registreringen af transaktioner skal i det mindste indeholde tilstrækkelige oplysninger om

1) hvorledes systemerne sikrer fuldstændighed og nøjagtighed af det materiale, der danner grundlag for registreringer, herunder aftaler i forbindelse med elektronisk udveksling af data, der danner grundlag for registreringer,

2) hvorledes systemerne sikrer en fuldstændig og nøjagtig registrering af transaktioner, herunder konteringsinstruks, benyttede edb-systemer, manuelle rutiner m.v. og

3) hvorledes automatisk genererede registreringer foretages, herunder beregningsgrundlag og beregningsformel.

Stk. 3. Beskrivelsen af opbevaringen af regnskabsmateriale skal i det mindste indeholde tilstrækkelige oplysninger om

1) de metoder der benyttes ved opbevaring af regnskabsmateriale,

2) hvorledes regnskabsmateriale fremfindes og udskrives i klarskrift, herunder oplysning om adgangskoder m.v., og om hvorledes krypterede data oversættes og

3) hvorledes registreringer i fremmed valuta omregnes til danske kroner.

Kapitel 7

Offentlige myndigheders adgang til regnskabsmateriale

§ 15. En offentlig myndighed kan, i det omfang den i henhold til anden lovgivning er berettiget til at kræve indsigt i den bogføringspligtiges regnskabsmateriale, forlange, at den bogføringspligtige vederlagsfrit stiller alt, hvad der er nødvendigt til fremfinding og læsning af regnskabsmaterialet, til disposition. Endvidere kan myndigheden forlange, at regnskabsmaterialet uden vederlag udskrives i klarskrift, herunder at registreringer i fremmed valuta omregnes til danske kroner. Er regnskabsmaterialet, bortset fra eksterne bilag, affattet på andre sprog end dansk, kan myndighederne kræve, at den bogføringspligtige vederlagsfrit oversætter dette til dansk.

Stk. 2. Den bogføringspligtige skal efterkomme en myndigheds anmodning efter stk. 1 hurtigst muligt. Vedrører anmodningen regnskabsmateriale for aktiviteter i udlandet, skal den bogføringspligtige efterkomme anmodningen senest en måned efter, at den pågældende myndighed anmoder herom.

Kapitel 8

Bestemmelser om straf og om ikrafttrædelse

§ 16. Medmindre strengere straf er forskyldt efter anden lovgivning, straffes overtrædelse af §§ 6-10, §12, stk. 1-3, og §§ 13-15 med bøde.

Stk. 2. I forskrifter, der udfærdiges i henhold til loven, kan der fastsættes straf af bøde for overtrædelse af bestemmelser i forskrifterne.

Stk. 3. Der kan pålægges selskaber m.v. (juridiske personer) strafansvar efter reglerne i straffelovens 5. kapitel.

Stk. 4. Forældelsesfristen for strafansvaret er 5 år.

§ 17. Opbevares regnskabsmaterialet ikke som foreskrevet i § 12, jf. § 15, og begrunder det udviste forhold en fare for misbrug, kan den bogføringspligtige ved dom for strafbart forhold frakendes retten til at opbevare regnskabsmateriale i udlandet. Frakendelsen sker på tid fra 1 til 5 år regnet fra endelig dom. Retten kan under behandlingen af sagen ved kendelse udelukke den bogføringspligtige fra at opbevare regnskabsmaterialet i udlandet, indtil sagen er endeligt afgjort. Det kan ved dommen i sagen bestemmes, at anke ikke har opsættende virkning.

§ 18 . Erhvervs- og Selskabsstyrelsen fastsætter bestemmelser om åbningsbalance og årsregnskab for de af denne lov omfattede erhvervsdrivende virksomheder, der ikke i forvejen er underlagt regler herom i eller i henhold til anden lovgivning.

§ 19. Loven træder i kraft den 1. juli 1998.

Stk. 2 . Samtidig ophæves bogføringsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 60 af 19. februar 1986.

Stk. 3. Loven har virkning for regnskabsår, der påbegyndes den 1. juli 1998 eller senere. For regnskabsår, der er påbegyndt før den 1. juli 1998, finder de hidtil gældende regler anvendelse.

Stk. 4 . Bilag, der vedrører registreringer fra før den 1. juli 1998, kan opbevares efter reglerne i § 21 i bekendtgørelse nr. 598 af 21. august 1990 om erhvervsdrivende virksomheders bogføring, årsregnskaber og opbevaring af regnskabsmateriale. Overtrædelse af reglerne straffes efter de hidtil gældende regler.

Stk. 5. For virksomheder m.v., som den 1. juli 1998 ikke var bogføringspligtige efter de hidtil gældende regler, har § 1, stk. 1, virkning for regnskabsår, der påbegyndes den 1. januar 2000 eller senere. Indtil den 1. januar 2000 finder de hidtil gældende regler tilsvarende anvendelse.

Stk. 6. § 1, stk. 1, finder ikke anvendelse på personer, der inden 1. juli 1998 har påbegyndt en virksomhed, der efter den hidtil gældende bogføringslovs § 1, litra C, nr. 35), 36) og 37), jf. stk. 2 og 3, ikke var bogføringspligtig, og som ikke driver anden erhvervsmæssig aktivitet. Hvis virksomheden overgår til anden ejer finder § 1, stk. 1, anvendelse.

§ 20. Loven gælder ikke for Færøerne og Grønland, men kan ved kongelig anordning sættes i kraft for Grønland med de afvigelser, som de særlige grønlandske forhold tilsiger.

Bemærkninger til lovforslaget

Indledende bemærkninger

1. Indledning

Der foreslås en ny lov om bogføring, som moderniserer den eksisterende bogføringslov og tilhørende bekendtgørelse. Baggrunden for at udarbejde en ny lov er, at nye virksomhedsformer, virksomhedernes internationalisering og anvendelse af ny teknologi på en række områder har givet problemer i forhold til den eksisterende lovgivning, hvoraf dele i realiteten stammer tilbage fra 1959.

Den nugældende bogføringslov indeholder kun få bestemmelser og en hjemmel til udstedelse af bekendtgørelse. Denne hjemmel er udnyttet af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ved bekendtgørelse nr. 598 af 21. august 1990 om erhvervsdrivende virksomheders bogføring, årsregnskaber og opbevaring af regnskabsmateriale. Bekendtgørelsen indeholder et betragteligt sæt af detaljebestemmelser og suppleres af en vejledning om bogføring fra april 1991. Bekendtgørelsen blev udstedt på baggrund af forslag i Betænkning nr. 1140 af april 1988. Betænkningen var resultatet af et udvalgsarbejde, som indledtes på Industriministeriets foranledning i 1983.

Lovforslaget bygger på et oplæg fra Regnskabsrådet. Oplægget er lavet i samarbejde med Finanstilsynet, Økonomistyrelsen, Told & Skat, Statsadvokaturen for Særlig Økonomisk Kriminalitet og Erhvervsministeriet, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.

Den brede repræsentation af myndigheder i Regnskabsrådets arbejde indebærer, at lovforslaget i stort omfang koordinerer skatte- og afgiftslovgivningens regler om bogføring. Behovet for at fastsætte generelle bestemmelser om bogføring og bogføringspligt i skattelovgivningen reduceres. Det forudsættes herefter, at Erhvervsministeriet, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, samarbejder snævert med Skatteministeriet med henblik på fortolkning og eventuelle fremtidige ændringer i lovgivningen.

Forslaget gør det lettere at afgøre, om man er omfattet af bogføringspligten. Det må forventes, at andre myndigheder - også skattemyndighederne - i deres lovgivning ophæver eventuelle generelle krav til bogføringen eller i enkelte tilfælde tilpasser skatte-, told- og afgiftslovgivningen. I forbindelse med høringen af ministerierne har Erhvervs- og Selskabsstyrelsen gjort særskilt opmærksom på mulighederne for forenkling af reglerne om bogføring.

Lovforslaget forudsætter, at reglerne om udarbejdelse af årsregnskaber er uændrede i forhold til den nugældende bogføringslov og navnlig den hertil knyttede bogføringsbekendtgørelses kapitel 2. Regnskabsrådet vurderede, at disse regler måtte behandles i sammenhæng med reglerne om regnskabsaflæggelse for små virksomheder i årsregnskabsloven. Denne skal revideres i umiddelbar forlængelse af arbejdet med bogføringsloven. Drøftelserne af regler om årsregnskaber for de pågældende virksomheder udskydes til den tid.

Lovforslaget skal ses i sammenhæng med, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen planlægger at udstede en ny bogføringsvejledning, hvori lovforslagets rammebestemmelser bliver uddybet og beskrevet nærmere. Det er hensigten, at mange af de detailbestemmelser, som kun findes i den nuværende bogføringsbekendtgørelse, skal behandles i vejledningen.

2. Lovforslagets indhold

a. Bogføringspligten

Lovforslaget indebærer, at alle erhvervsdrivende virksomheder bliver bogføringspligtige. Desuden bliver organisationer og sammenslutninger, der modtager direkte støtte fra den danske stat eller EU omfattet af bogføringspligten. Endvidere bliver alle fuldt og begrænsede skattepligtige eller afgiftspligtige organisationer og sammenslutninger omfattet.

Der er ikke tale om en væsentlig udvidelse af antallet af virksomheder m.v., som skal bogføre. Langt de fleste virksomheder, der ikke er direkte omfattet af den nugældende bogføringslov, skal alligevel bogføre efter bogføringsloven som følge af § 2 i bekendtgørelsen om skattemæssige krav til regnskabsgrundlaget og årsregnskabet (»Mindstekravsbekendtgørelsen«).

For at sikre at alle de virksomheder m.v., som modtager direkte støtte fra den danske stat og EU, er i stand til at aflægge regnskaber for de støtteberettigede aktiviteter, omfattes disse også af bogføringspligten. I dag omfattes de fleste af disse som følge af en henvisning til bogføringsloven.

b. Regler om bogføring

Reglerne om bogføring, dvs. registrering af transaktioner, er i det store hele uændrede. Dog er visse regler præciseret af hensyn til brug af edb. Det gælder også reglerne om registrering af transaktioner på baggrund af elektroniske overførsler. Som udgangspunkt stilles samme kvalitetskrav overalt til bogføringen, hvad enten denne foretages ved hjælp af edb eller på papir.

Der skal bogføres i overensstemmelse med god bogføringsskik. God bogføringsskik er, hvad der til enhver tid anses for god skik og brug blandt kyndige og ansvarsbevidste fagfolk. Detailbestemmelserne i lovforslaget er udtryk for, hvad der i det mindste er god bogføringsskik. God bogføringsskik indebærer imidlertid, at kravene til bogføringen kan udfyldes og eventuelt skærpes over tid, uden at loven nødvendigvis skal tilpasses. God bogføringsskik kan derimod ikke lempe lovens detailbestemmelser. Det er dog forudsat, at kravene til ganske små virksomheder kan tilpasses efter aktiviteternes art og omfang, hvilket for disse kan føre til meget lempelige normer.

Forslaget præciserer reglerne om bogføring i fremmed valuta. Forslaget svarer her til den fortolkning, som hidtil har været anvendt for den eksisterende lovgivning.

For at gøre lovgivningen mere tidssvarende er detailreglerne om indholdet i dokumentation for registreringer, jf. den nuværende bogføringsbekendtgørelses § 11, reduceret til helt generelle indholdskrav.

c. Opbevaring af regnskabsmateriale

Reglerne om opbevaring af regnskabsmateriale er moderniseret blandt andet for at give bedre muligheder for at opbevare materialet uden for landets grænser. Her tager forslaget dog hensyn til, at politiet har et særligt behov for at kunne få adgang til regnskabsmaterialet indenfor landets grænser.

Regnskabsmaterialet skal fortsat opbevares betryggende i 5 år, uanset det opbevares elektronisk, på mikrofilm, på papir eller på andre medier. Forslaget opstiller derfor kvalitetskrav til opbevaringen. Den bogføringspligtige må således selv om, på hvilket medium materialet opbevares, hvis blot kvalitetskravene overholdes.

Forslaget giver nu mulighed for at opbevare regnskabsmateriale, der hidrører fra danske aktiviteter i udlandet i 1-2 måneder. Dette er en praktisk regel for virksomheder, som indgår i udenlandske eller i transnationale danske koncerner.

Driver virksomheden aktivitet i udlandet, kan bilag for disse aktiviteter opbevares i udlandet i hele opbevaringsperioden på 5 år. Det øvrige regnskabsmateriale skal hjemtages efter 3-4 måneder.

Lovforslaget indeholder regler om pligten til at opbevare regnskabsmaterialet i tilfælde af ledelsesskift, hvor der kan forekomme en »ledelsesfri« periode. Efter forslaget skal den fratrædende ledelse sikre opbevaring af regnskabsmaterialet i den »ledelsesfrie« mellemperiode og herefter videregive materialet til den ny ledelse. Endvidere skal den seneste ledelse i tilfælde af ophør af bogføringspligten sørge for, at regnskabsmaterialet opbevares korrekt. Retsstillingen på disse områder har tidligere været uklar.

d. Beskrivelser af bogføringen

I lighed med tidligere skal den bogføringspligtige beskrive det benyttede bogføringssystem, hvad enten dette foregår manuelt eller ved hjælp af edb. Dette er nødvendigt, fordi den bogføringspligtige frit kan vælge bogføringssystem.

Beskrivelsen skal omfatte de systemer, som benyttes i den daglige bogføring og dem, som benyttes til at fremfinde og udskrive regnskabsmaterialet. Helt små virksomheder vil have mulighed for at udarbejde en meget begrænset beskrivelse, da denne skal udformes efter virksomhedens art og omfang.

3. Regnskabsrådet

Regnskabsrådet har i samarbejde med udvalgte relevante myndigheder udarbejdet oplægget til lovforslaget. Rådet er et rådgivende organ for Erhvervsministeriet, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, med henblik på regnskabsmæssige emner.

Rådet er nedsat med hjemmel i årsregnskabslovens § 63 c og består af 14 medlemmer.

Medlemmerne er udpeget af Advokatrådet, AMP-samarbejdet, Arbejderbevægelsens Erhvervsråd, Arbejdsmarkedets Tillægspension, Danmarks Rederiforening, Dansk Arbejdsgiverforening, Danske Andelsselskaber, Dansk Handel & Service, Dansk Industri, Det Danske Handelskammer, Entreprenørforeningen, Finansrådet, Foreningen af Finansanalytikere, Foreningen af Firmapensionskasser, Foreningen af Registrerede Revisorer, Foreningen af Statsautoriserede Revisorer, Håndværksrådet, Landsorganisationen i Danmark, Lønmodtagernes Dyrtidsfond, Realkreditrådet, Rådet for Dansk Forsikring og Pension, Erhvervsministeriets Departement og Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.

4. Høring

Lovforslaget har været sendt i høring hos Advokatrådet, Amtsrådsforeningen, Arbejderbevægelsens Erhvervsråd, Arbejdsmarkedets Tillægspension, Arbejdsmarkedspensionsrådet, Arbejdsministeriet, Boligministeriet, Byggeriets Arbejdsgivere, Byggeriets Firkant, Centralorganisation af industriansatte i Danmark, Danmarks Nationalbank, Danmarks Rederiforening, Danmarks Skibsmæglerforening, Danmarks Skibskreditfond, Dansk Arbejdsgiverforening, Dansk Dataforening, Dansk EDI-Råd, Dansk Ejendomsmæglerforening, Dansk Handel og Service, Dansk Industri, Dansk Ingeniørforening, Dansk Standard, Danske Andelsselskaber, Danske Investeringsforeningers Fællesrepræsentation, De Danske Landboforeninger, Den Danske Finansanalytikerforening, Det Danske Handelskammer, Det kooperative Fællesforbund, Det Økonomiske Råds Sekretariat, Entreprenørforeningen, Erhvervenes Eksportfremme Sekretariat, Finansministeriet, Finansrådet, Finanstilsynet, Foreningen af Danske Børsmæglere, Foreningen af Firmapensionskasser, Foreningen af JAK-Andelskasser, Foreningen af Lokale Pengeinstitutter, Foreningen af Registrerede Revisorer, Foreningen af Statsautoriserede Revisorer, Foreningen af Yngre Revisorer, Foreningen Danske Revisorer, Forskningsministeriet, Forsvarsministeriet, Funktionærernes og Tjenestemændenes Fællesråd, Færøernes Landsstyre, Fødevareministeriet, Garantifonden for Danske Optioner og Futures, Grønlands Hjemmestyre, Håndværksrådet, Indenrigsministeriet, Ingeniørsammenslutningen, IT-Brancheforeningen, Justitsministeriet, Kirkeministeriet, Kommunernes Landsforening, Kulturministeriet, Københavns Fondsbørs, Landbrugsrådet, Landsorganisationen i Danmark, Liberale Erhvervs Råd, Lønmodtagernes Dyrtidsfond, Miljø- og Energiministeriet, Ministeriet for Udviklingsbistand, Realkreditrådet, Revisorkommissionen, Rigsadvokaten, Rigspolitichefen, Rigsrevisionen, Rådet for Dansk Forsikring og Pension, Sammenslutningen af danske Andelskasser, Skatteministeriet, Skibsværftsforeningen, Socialministeriet, Statsadvokaten for Særlig Økonomisk Kriminalitet, Statsministeriet, Sundhedsministeriet, Trafikministeriet, Udenrigsministeriet, Undervisningsministeriet, Værdipapircentralen, Økonomiministeriet, Økonomistyrelsen.

5. Økonomiske og administrative konsekvenser af lovforslaget

Lovforslaget forventes som helhed ikke at få økonomiske eller administrative konsekvenser for staten eller kommunerne. Bestemmelsen i forslagets § 12 om muligheden for at opbevare regnskabsmateriale i udlandet kan i enkelte tilfælde medføre en lidt dyrere skattekontrol. På den anden side vil bestemmelsen i forslagets § 13 medføre, at såvel politiet som skattemyndighederne får lettere ved at fremskaffe regnskabsmaterialet efter virksomhedsophør.

6. Konsekvenser for erhvervslivet

Lovforslaget forventes at have en gunstig betydning for erhvervslivet, da reglerne om bogføring generelt bliver mere tilgængelige. Forslaget vil også i et vist omfang tilgodese virksomhedernes muligheder for at spare omkostninger ved at udlicitere bogføringen til en bogføringscentral eller en koncernvirksomhed i udlandet. Desuden vil forslaget gøre det mere fordelagtigt for virksomhederne at benytte informationsteknologi i bogføringen som følge af, at stort set alt regnskabsmateriale kan opbevares på edb-medie.

Lovforslaget indebærer, at flere virksomheder bliver bogføringspligtige direkte efter bogføringsloven. Dette skønnes ikke at indebære væsentlige ulemper. Langt de fleste virksomheder, der ikke lige nu er direkte omfattet af bogføringsloven, skal alligevel bogføre efter bogføringslovgivningen som følge af krav herom i bekendtgørelsen om skattemæssige krav til regnskabsgrundlaget og årsregnskabet (Mindstekravsbekendtgørelsen) eller udfra anden lovgivning, som henviser til bogføringsloven. Endvidere mindskes problemet, fordi fysiske personer, der er undtaget særskilt efter den nugældende lov, kan fortsætte hermed, hvis skattemyndighederne eller tilskudsmyndighederne tillader det.

Man skal i den sammenhæng være opmærksom på, at alle virksomheder af en vis størrelse altid vil have brug for en bogføring som led i et nødvendigt økonomistyringssystem.

Lovforslaget har været forelagt for Erhvervsministeriets Testpanel med henblik på at undersøge betydningen for virksomhedernes administrative byrder. Testpanelet er et panel af virksomheder, der skal vurdere lovforslags betydning for administrative byrder. Resultatet af undersøgelsen var, at mange af Testpanelets virksomheder har vurderet, at de ikke bliver berørt af ændringerne i bogføringsloven.

For de virksomheder, der berøres af ændringerne i bogføringsloven, er der en klar tendens til, at de anser de tydeligere krav til beskrivelsen af bogføringen som en byrde, mens de anser muligheden for elektronisk opbevaring af regnskabsmateriale som en klar lettelse.

Muligheden for kun at opbevare det elektroniske eksemplar af regnskabsmaterialet modsvares netop af et krav om en så udførlig beskrivelse af bogføringssystemet, at det er muligt at følge, hvordan bogføringen fungerer samt hvordan materialet fremfindes.

Lovforslaget vurderes at medføre en samlet lettelse på 81 mio. kr. årligt i form af virksomhedernes besparelser ved elektronisk opbevaring af regnskabsmateriale.

Lovforslaget vurderes samtidig at ville øge virksomhedernes omkostninger til rådgivning og service med en samlet engangsudgift på 34 mio. kr.

Disse tal giver dog blot et fingerpeg om, hvilke administrative konsekvenser, lovforslaget forventes at medføre, da de er beregnet ud fra et meget lille antal af de berørte virksomheder i Testpanelet.

7. Konsekvenser for miljøet

Lovforslaget forventes ikke at få konsekvenser for miljøet.

8. Forholdet til EU-retten

Lovforslaget vurderes ikke at indeholde EU-retlige aspekter.

Bemærkninger til lovforslagets enkelte bestemmelser

Til § 1

Den nugældende bogføringslov opregner i § 1 de virksomheder, der er bogføringspligtige. Virksomhederne opregnes ud fra dagældende opfattelse af erhvervsbegrebet (1959). Dette er imidlertid udvidet betydeligt siden da, som det kan ses af definitionerne i lov om erhvervsdrivende fonde fra 1984 og lov om erhvervsdrivende virksomheder fra 1995. Nye organisationsformer er kommet til, og den omfangsrige opregning i den gældende § 1 er ikke længere hensigtsmæssig. Endvidere skal de fleste virksomheder, der ikke lige nu er direkte omfattet af bogføringsloven, alligevel bogføre efter bogføringsloven som følge af § 2 i bekendtgørelsen om skattemæssige krav til regnskabsgrundlaget og årsregnskabet (Mindstekravsbekendtgørelsen).

Forslaget tilsigter at samle regler om bogføringspligt i bogføringsloven. Dette indebærer, at de virksomheder m.v., der tidligere kun omfattedes af bogføringsreglerne via henvisningen fra Mindstekravsbekendtgørelsen, fremover omfattes direkte af loven. Derved bliver det lettere at afgøre, om man skal bogføre. Der er derfor tale om en forenkling af lovgrundlaget, snarere end en reel udvidelse af antallet af bogføringspligtige.

Forslaget omfatter alle erhvervsdrivende virksomheder, jf. forslagets § 1, stk. 1, 1. pkt. Erhvervsdriften er defineret i forslagets § 2. Anvendelse af ordet »virksomheder« skal sammenholdes med årsregnskabsloven, der anvender dette udtryk med baggrund i de europæiske regnskabsdirektiver.

Udtrykket virksomhed (engelsk undertaking, fransk entreprise, osv.) betegner i overensstemmelse med almindelig sprogbrug i EU-reglerne en såvel juridisk som økonomisk afgrænset enhed. Der vil være tale om aktieselskaber, anpartsselskaber, partnerselskaber (kommanditaktieselskaber), andre selskaber med begrænset hæftelse, interessentskaber og kommanditselskaber, partsrederier o.lign.. Desuden omfattes andels- eller kooperative virksomheder med eller uden begrænset hæftelse, økonomiske foreninger, brugsforeninger o.lign., gensidige forsikringsselskaber, pensionskasser, andelskasser, investeringsforeninger, realkreditforeninger, korporationer og lignende. Erhvervsdrivende fonde er også omfattet - i princippet også selvom om de måtte være undtaget fra lov om erhvervsdrivende fonde efter denne lovs § 1, stk. 4 eller 5. Enkeltmandsvirksomheder er ligeledes omfattet af virksomhedsbegrebet. Det kan nævnes, at også ATP, LD og Arbejdsgivernes Elevrefusion (AER) anses som omfattet.

Det er uden betydning, om der er tale om en »juridisk person«, eller om deltagerne hæfter begrænset eller personligt og solidarisk (ubegrænset). Det er heller ikke af betydning, om der er indskudt kapital i virksomheden, hvilket formål overskud skal anvendes til, eller hvorledes overskud - og underskud - samt ikke-økonomiske rettigheder fordeles på deltagerne. Endelig er det uden betydning, om der er udpeget en særskilt ledelse. Se om erhvervsdrift under bemærkningerne til forslagets § 2.

Det skal bemærkes, at udtrykket erhvervsdrivende virksomhed i forslaget går videre end i lov om erhvervsdrivende virksomheder, der af særlige afgrænsningsgrunde ikke medregner aktieselskaber, anpartsselskaber og erhvervsdrivende fonde under begrebet erhvervsdrivende virksomheder.

Forslaget præciserer, at den måde ejer- og hæftelsesforholdene er indrettet på, ikke har betydning for bogføringspligten.

Forslaget beskæftiger sig ikke med, hvorledes den enkelte virksomhed har indrettet sin regnskabsmæssige organisation. For nogle af virksomhedsformerne, f.eks. aktie- og anpartsselskaberne, indeholder lovgivningen regler om dette, f.eks. aktieselskabslovens § 54. Virksomhederne må selv finde den organisation, der passer til deres forhold. Man må dog som udgangspunkt antage, at den øverste ledelse har det overordnede ansvar og eventuelt kan udpege en direktion eller et tilsvarende organ, som har underordnet ansvar for udførelsen af bogføring m.v. og regnskabsrapportering i virksomheden.

Som følge af den stigende internationalisering foreslås, at aktiviteter, der foregår i Danmark, men indenfor en virksomhed, der har hjemsted i udlandet, skal bogføres efter de danske regler, jf. forslagets stk. 1, 2. led. Et sådant krav har hidtil kun eksisteret i Mindstekravsbekendtgørelsen. Her kan være tale om udenlandske filialer, faste driftssteder eller repræsentationskontorer for udenlandske virksomheder, der har etableret sig i Danmark og driver aktiviteter på denne måde. Betegnelsen spiller ingen rolle. Disse aktiviteter kan ikke betegnes som »virksomheder«, da de er uselvstændige enheder indenfor en virksomheds rammer. Regnskaber for sådanne aktiviteter kan kun være dele af det samlede regnskab for den udenlandske virksomhed og bogføringen vil typisk kun omhandle de i Danmark udøvede aktiviteter.

Efter forslagets stk. 2, nr. 1, 1. pkt., omfatter bogføringspligten desuden de virksomheder, organisationer og sammenslutninger m.v., som uden at være danske erhvervsdrivende virksomheder eller udenlandske virksomheder med danske erhvervsaktiviteter efter stk. 1 er afgiftspligtige, eller som er fuldt eller begrænset skattepligtige, typisk efter Selskabsskattelovens §§ 1 og 2 eller Fondsbeskatningslovens § 1. Er en virksomhed omfattet af såvel stk. 1 som stk. 2, behandles den efter stk. 1, således at der ikke er mulighed for dispensation efter f.eks. stk. 2, nr. 1, 2. pkt. Efter denne bestemmelse kan de statslige told-og skattemyndigheder som hidtil helt eller delvist fritage fra bogføringspligten. Det vil typisk være meget små enheder.

Hvis en virksomhed m.v. er skattepligtig og samtidig modtager tilskud, skal den tillige behandles efter forslagets stk. 2, nr. 2. Har den bevilgende myndighed behov for regnskabsmæssige oplysninger med et grundlag, der gør bogføring nødvendig, behandles forholdet efter nr. 2. På tilsvarende måde som i nr. 1 for told- og skattemyndighederne kan den myndighed, der bevilger tilskuddet, fritage fra hele bogføringspligten eller blot for nogle af bestemmelserne. Told- og skattemyndighederne vil dog kunne have behov for et regnskabsgrundlag for den regnskabsmæssige dokumentation, selvom den bevilgende myndighed ikke har dette behov.

Ved »direkte tilskud« forstås kontante tilskud, som ydes efter ansøgning fra den enkelte virksomhed, organisation eller sammenslutning eller på anden måde tildeles denne, f.eks. underskudsdækning. Her kan f.eks. være tale om modtagelse af tipsmidler. Tilskud til en lokal forening fra en landsforening (f.eks. DIF) via tipsmidlerne er dog ikke »direkte tilskud«. Generelle ordninger såsom ydelse af lavtforrentede lån, skattebegunstigelser m.v. indebærer ikke, at man omfattes af loven. Her er kun tale om indirekte tilskud. Stiller den danske stat eller EU vederlagsfrit lokaler eller lign. til rådighed for virksomheden eller foreningen, er der heller ikke tale om direkte tilskud.

Modtager en virksomhed, organisation eller sammenslutning vederlag fra den danske stat eller EU som modydelse i et forretningsmæssigt forhold, anses den pågældende ikke af den grund for at modtage tilskud.

Modtages tilskud i en kortere periode, kan man risikere at være bogføringspligtig for denne periode. Bemærk her forslagets § 13, hvorefter organisationen eller sammenslutningen, efter at bogføringspligten er ophørt, fortsat skal opbevare regnskabsmaterialet for den pågældende periode efter reglerne i forslaget.

Modtager virksomheden m.v. tilskud fra kommuner eller amtskommuner, omfattes den ikke af den grund af lovforslaget. Disse enheder foreslås ikke omfattet af bogføringspligten, da de som oftest er af begrænset økonomisk omfang. Er den pågældende organisation eller sammenslutning erhvervsdrivende, f.eks. et anpartsselskab, eller skattepligtig til Danmark indtræder bogføringspligten imidlertid altid efter forslagets stk. 1 eller stk. 2, nr. 1.

Nogle af de tilskudsmodtagende har ikke tidligere været omfattet af lovmæssig bogføringspligt. I realiteten ville de pågældende normalt alligevel skulle have bogført for at kunne opfylde dokumentationspligt i forhold til en bevilgende myndighed.

Mange af de virksomheder m.v., der omfattes af forslaget, er ubetydelige og må anses for så uformuende, at bogføring i fuldt omfang kan virke uforholdsmæssigt belastende i forhold til nyttevirkningen. Men skattemyndigheder eller tilskudsbevilgende myndigheder kan efter forslaget fritage den skattepligtige eller tilskudsansøgeren for unødig belastning, hvis bogføringspligten alene følger af § 1, stk. 2. Hertil kommer, at bogføringen altid skal indrettes efter virksomhedens art og omfang, jf. forslagets § 6, hvorfor den i mange af disse virksomheder kan indrettes til et absolut minimum, der næppe kan blive nogen væsentlig belastning.

F.eks. indenfor Undervisningsministeriets område findes en række selvejende undervisnings- og uddannelsesinstitutioner, der ikke er omfattet af § 1, stk. 1. Disse institutioner kan henføres til § 1, stk. 2, nr. 2, og er ikke omfattet af lov om statens regnskabsvæsen m.v. For disse institutioner gælder detaljerede bogføringsmæssige regler med hjemmel i den pågældende institutionslovgivning, hvorfor der efter Undervisningsministeriets opfattelse normalt ikke vil være behov for at lade disse institutioner være omfattet af denne bogføringslov.

Skattestyrelseslovens § 38 finder anvendelse i tilfælde af klager. Her kan skatteministeren bestemme hvilke told og skattemyndigheder, der skal træffe bestemmelse efter forslagets § 1, stk. 2, nr. 1, og hvilken adgang, der skal være til klage over en sådan afgørelse. Regler herfor vil blive fastsat ved en ændring af »Sagsudlægningsbekendtgørelsen« som senest affattet ved bkg. nr. 653 af 14. august 1997. Er en virksomhed omfattet af såvel nr. 1 som nr. 2, træffer enten en statslig told- og skattemyndighed eller den bevilgende myndighed afgørelse om dispensation efter aftale med den anden myndighed, således at der ikke skal ske dobbeltbehandling.

Loven omfatter også danske virksomheders filialer og aktiviteter i det hele taget i udlandet, fordi disse er en del af den danske virksomhed. Her indeholder forslagets § 12, stk. 3, dog særligt lempelige opbevaringsregler for regnskabsmateriale, der stammer fra disse aktiviteter.

Statslige aktieselskaber er omfattet af loven på lige fod med øvrige aktieselskaber. Den øvrige del af den offentlige forvaltning, herunder statsinstitutioner, kommuner og amtskommuner, er ikke omfattet af loven. Statsinstitutioner er derimod omfattet af lov om statens regnskabsvæsen m.v. Herunder hører bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen m.v., som på mange måder svarer til bestemmelserne i lovforslaget.

Forslagets stk. 3, nr. 1, er indsat for at forhindre eventuelle sammenstød mellem bogføringslovens regler og lov om statens regnskabsvæsen m.v. samt tilhørende bekendtgørelser. Reglen har primært betydning for visse selvejende institutioner, som modtager tilskud fra den danske stat.

Forslagets stk. 3, nr. 2, er indsat for at forhindre sammenstød mellem bogføringslovens regler og de bestemmelser, der er fastsat for kommuner, amtskommuner, kommunale fællesskaber og andre enheder, der er underlagt kommunernes budget og økonomi og som er underlagt kommunale regnskabsregler, navnlig med hjemmel i lov om kommunernes styrelse §§ 43 og 46. Der kan også være tale om hjemmel i særlig lovgivning for den enkelte enhed. Blandt andet vil kommunale fællesskaber, Hovedstadens Trafikselskab og Hovedstadens Sygehusfællesskab og visse selvejende institutioner være omfattet af undtagelsen. Undtagelsen omfatter ikke enheder, der kun regnskabsfører i overensstemmelse med den kommunale regnskabslovgivning for en aktivitet, der drives i fællesskab - driftsoverenskomst - med en kommune eller amtskommune, men følger bogføringsloven for den samlede virksomheds vedkommende.

Til § 2

I forslagets stk. 1 er opstillet en definition, der er affattet noget bredere end definitionerne på erhvervsdrift i lov om erhvervsdrivende fonde og lov om erhvervsdrivende virksomheder. Dette skyldes, at bogføringspligten omfatter en meget bred kreds af virksomheder. På samme måde som i de to love bestemmes erhvervsdriften af, at virksomheden normalt modtager vederlag for sine ydelser. Er der kun tale om en eengangsforeteelse uden hensigt til at drive egentlig erhvervsaktivitet fremover, vil forholdet ikke være omfattet. Det forhold, at en virksomhed er oprettet med henblik på at fremstille eet stort aktiv, f.eks. fast ejendom eller et skib, fratager imidlertid ikke virksomheden dens erhvervsmæssige karakter, selvom den opløses umiddelbart efter arbejdets gennemførelse.

Virksomheden kan yde varen selv eller retten til at bruge den, eller den kan yde tjenester. Det kan være en vare i gængs forstand eller ydelse af energi, f.eks. elektricitet, eller det kan f.eks. være fast ejendom. Udlejning er også omfattet. Der kan være tale om ydelse af pengemidler som lån, hvad enten der er tale om bankvirksomhed eller mere enkeltstående lånetransaktioner. Tjenesteydelser er enhver præstation af tjenester som f.eks. reparationer, service eller rådgivning.

Rettigheder kan omfatte immaterialrettigheder, f.eks. edb-programmer, filmrettigheder og lignende.

Den nuværende bogføringslovs § 1 foreskriver bogføringspligt for andelsboligforeninger. Disse anses for erhvervsdrivende som forudsat i Erhvervs- og Selskabsstyrelsens bekendtgørelse nr. 342 af 1. juni 1995, som ændret ved bkg. nr. 1093 af 12. december 1996.

En grundejerforening, der yder særlige tjenester for sine medlemmer og indkræver betaling herfor, må anses som erhvervsdrivende efter lovforslagets § 1. Ved særlige tjenester forstås betaling for ydelser, der ligger udover ejerforeningers sædvanlige aktiviteter, der normalt består i kontingentbetaling for udgifter til renovation, snerydning, fællesantenne o.lign. Endvidere kan grundejerforeninger være omfattet af forslaget alene som følge af, at foreningerne er skattepligtige eller modtager tilskud.

Foreninger, der udelukkende har et socialt, kulturelt, politisk eller humanitært formål og ikke tjener pengene hertil ved erhvervsdrift, vil falde udenfor definitionen i stk. 1. Herunder hører f.eks. idrætsforeninger, i det omfang disse ikke opererer professionelt.

En organisation, der ikke direkte udøver erhvervsaktivitet, men som ejer visse kapitalandele i en erhvervsvirksomhed, er ikke af den grund omfattet af erhvervsbegrebet.

Forslagets stk. 2 opregner en række virksomheder, der uden nærmere prøvelse anses for erhvervsdrivende, hvis de er omfattet af en bestemt lov, f.eks. aktieselskabsloven. Det fremgår, at aktie- og anpartsselskaber altid er erhvervsdrivende, jf. § 1 i aktieselskabsloven henholdsvis anpartsselskabsloven. Også erhvervsdrivende fonde anses uden videre som erhvervsdrivende, jf. lov om erhvervsdrivende fonde § 1.

Hvis en virksomhed særskilt anses for erhvervsdrivende i henhold til en lov, f.eks. Post Danmark, vil den også uden en undersøgelse af forholdet til § 2, stk. 1, være omfattet af lovforslaget som erhvervsdrivende.

Til § 3

Definitionen af regnskabsmateriale svarer reelt til den nugældende bekendtgørelses § 2. Bestemmelsen præciserer, at udvekslingsaftaler, som en virksomhed indgår med kunder og leverandører i forbindelse med elektronisk dataudveksling, også er en del af dokumentationen for den del af bogføringen, som er baseret på elektronisk udveksling af data. Desuden er revisionsprotokoller som noget nyt også omfattet.

I stk. 1, nr. 5, er som regnskabsmateriale opregnet de oplysninger, der uden at være omfattet af nr. 1-4 alligevel indeholder oplysninger, der er nødvendige af hensyn til kontrolsporet.

Forslagets stk. 1, nr. 6, omfatter alle regnskaber, der kræves udarbejdet eller kan kræves udarbejdet i henhold til lovgivningen, f.eks. årsregnskabsloven. Ved regnskab forstås her et årsregnskab, et andet regnskab eller en tilsvarende regnskabsopstilling, når blot det er krævet i lovgivningen.

Et årsregnskab i henhold til årsregnskabsloven er derfor omfattet ligesom en skatteopgørelse m.v., der er udarbejdet efter skattelovgivningen. Perioderegnskaber og andre regnskaber, som virksomheder udarbejder til intern brug, vil derimod ikke normalt være omfattet, fordi de ikke skal udarbejdes i henhold til en lovgivning. Et særskilt tilskudsregnskab er omfattet, hvis det i henhold til lovgivningen kan kræves udarbejdet som betingelse for udbetaling af tilskud. Udarbejdes alene en resultatopgørelse eller en balance, anses dette også for et regnskab i forslagets forstand.

Grønne regnskaber udarbejdet i henhold til miljøbeskyttelsesloven er ikke omfattet af nr. 6, fordi et sådant regnskab dels ikke har de samme indre sammenhænge som karakteriserer et regnskab dels ikke anvender finansielle størrelser som møntenhed. Etiske regnskaber eller videnregnskaber vil heller ikke på det nuværende stade være et regnskab i forslagets forstand. Dertil kommer, at der ikke er lovgivning for udarbejdelse af sådanne regnskabsrapporter.

Som noget nyt indgår revisionsprotokoller som en del af regnskabsmaterialet. Dette skyldes, at revisionsprotokollen ofte indeholder væsentlig information for forståelsen af selskabets årsregnskab. Det er derfor fundet rigtigst at kræve revisionsprotokoller opbevaret på samme måde som øvrigt regnskabsmateriale. Hidtil findes ingen regler for opbevaring af revisionsprotokoller.

Efter forslagets stk. 2 omfatter et regnskab også årsberetningen og lignende beretninger, som er knyttet til regnskabet. Dette er i overensstemmelse med definitionen af et regnskab i erklæringsbekendtgørelsens § 2.

Afgrænsningen af regnskabsmateriale har bl.a. betydning for, hvilket materiale der skal opbevares af virksomheden i hele opbevaringsperioden på 5 år, jf. forslagets § 10.

Til § 4

Transaktionssporet er et samleudtryk for de oplysninger, der efter § 4, stk. 1, skal sikre, at det altid er muligt at kontrollere, om alle registreringer er medtaget i regnskabet og hvilke registreringer regnskabets poster er sammensat af. Det er derfor bestemt i forslagets § 8, stk. 1, at det skal være muligt udfra f.eks. årsregnskabets eller skatteopgørelsens enkeltposter at kunne fremfinde alle de registreringer, som danner grundlag for den pågældende enkeltpost. Ligeledes skal det være muligt fra en registrering at følge denne til årsregnskabet eller skatteopgørelsen.

Virksomheden skal derfor nøje dokumentere, hvorledes de enkelte konti i bogføringen samles til poster i regnskabet eller opgørelsen. Her er det væsentligt, at den bogføringspligtige dokumenterer de efterposteringer, som foretages i forbindelse med udarbejdelsen af regnskabet eller opgørelsen.

Udover årsregnskaber er andre lovpligtige regnskaber, f.eks. skatteopgørelser og andre regnskabsopstillinger omfattet af bestemmelsen. Dette indebærer, at også de enkelte poster i et regnskab, der f.eks. kræves som betingelse for opnåelse af tilskud m.v. fra den danske stat eller EU, skal kunne opløses i registreringer i bogføringen. Se her bemærkningerne til forslagets § 3, stk. 1, nr. 5, hvor regnskabsbegrebet er afgrænset.

Kontrolsporet er et samleudtryk for de oplysninger, der efter § 4, stk. 2, skal sikre, at det altid er muligt at verificere grundlaget for registreringerne. Forslagets § 9 kræver i den forbindelse, at alle registreringer skal dokumenteres ved et bilag. Udover bilag vil systembeskrivelsens omtale af kontroller og rutiner i bogføringen også være en del af kontrolsporet. Se i øvrigt forslagets § 5, som definerer interne og eksterne bilag og hvor bemærkningerne indeholder eksempler på bilag.

Det følger af forslaget, at den bogføringspligtige i forbindelse med registreringerne i bogføringen samtidig skal registrere oplysninger, som muliggør fremfinding af den nødvendige dokumentation for registreringen. Tilsvarende skal de enkelte bilag forsynes med en tydelig og entydig identifikation. Se her forslagets § 7, stk. 2, 2. pkt., og § 9, stk. 1, 3. pkt.

I mange bogføringssystemer opsamles dagens transaktioner i en journal. Summen af dagens transaktioner registreres herefter i virksomhedens finansmodul eller hovedbog. Kravet om kontrolspor indebærer, at journalen skal indeholde tilstrækkelige oplysninger til, at sammenhængen mellem registreringerne og de underliggende bilag ikke brydes. Registreringen i virksomhedens finansmodul eller hovedbog skal desuden indeholde oplysninger, der henviser eentydigt til den pågældende journal.

Tilsvarende opsamler virksomheder ofte enkelttransaktioner på virksomhedens likvider i kassejournaler, der er grundlag for bogføringen i hovedbogen. Her vil det også være nødvendigt at forsyne kassejournalen med oplysninger, der eentydigt kan identificere de underliggende bilag. Endvidere er det nødvendigt, at der er en korrekt henvisning fra hovedbogen til kassejournalen.

Tilstedeværelsen af transaktionssporet og kontrolsporet efter forslagets § 4 indebærer, at alle regnskabets poster kan følges fra regnskabet over bogføringen og ned til enkeltbilag. Indretningen af bogføringen vil ofte indebære, at bilag kan følges over bogføringen og helt frem til regnskabet. Transaktions- og kontrolsporet er en del af regnskabsmaterialet, jf. forslagets § 3, og skal være tilstede i hele opbevaringsperioden på 5 år, jf. forslagets § 10.

Til § 5

Forslagets § 5 definerer et bilag og foretager en afgrænsning mellem interne og eksterne bilag. Afgrænsningen mellem interne og eksterne bilag er overtaget fra den nuværende bekendtgørelses § 11.

Ordet »bilag« er benyttet i forslaget i stedet for »grundbilag«, som findes i den nuværende bekendtgørelses § 11. Dette skyldes, at mange er vant til at opfatte grundbilag som papirbaseret dokumentation for registreringer. Lovforslaget lægger imidlertid som helhed op til en betydelig bredere opfattelse, hvor også oplysninger, der f.eks. er opbevaret elektronisk, anses som bilag, altså dokumentationsmateriale.

Definitionen af et bilag omfatter papirdokumentation, mikrofilm, elektronisk lagrede data, herunder elektronisk afsendte eller modtagne data (f.eks. i forbindelse med elektronisk dataudveksling, EDI) eller anden form for dokumentation.

Bilag kan f.eks. være fakturaer, kreditnotaer, følgesedler, arbejdskort og kartotekskort, i det omfang disse beviser foretagne registreringer - uanset hvilket medium, de opbevares på. Desuden er dokumentation af foretagne efterposteringer i forbindelse med årsafslutningen (f.eks. af-, op- og nedskrivninger) samt for optagelse af lån og ind- og udbetalinger også bilag. Se forslagets § 10, som angiver indholdskravene til bilag.

Bilag, der baseres på dokumentation fra andre end den bogføringspligtige, er eksterne. Heraf følger, at papirfakturaer, som den bogføringspligtige modtager i forbindelse med køb af varer, anses som eksterne bilag. Modtager virksomheden en elektronisk faktura (f.eks. ved EDI), anses denne som et eksternt bilag, selvom virksomheden selv forestår en efterfølgende udskrivning på papir. Det afgørende er derfor, at de oplysninger, der ligger til grund for fakturaen, kommer fra andre end virksomheden selv.

En faktura, der modtages via telefax, anses også som et eksternt bilag.

Modtagelse af elektroniske fakturaer og telefax forudsætter, at virksomhedens systemer er i stand til at håndtere disse data på en troværdig måde som sikrer autenciteten, fuldstændigheden og nøjagtigheden i modtagne data, jf. kravet herom i forslagets § 6.

Bilag, der indeholder oplysninger fra den bogføringspligtige selv, anses som interne. Herunder hører også bilag, som dokumenterer automatisk genererede registreringer, f.eks. rentetilskrivning på virksomhedens debitorer, momsberegning og beregning af andre afgifter. Automatisk genererede registreringer kan efter omstændighederne dokumenteres af en tilstrækkelig beskrivelse af de systemer, som danner de automatisk genererede registreringer, f.eks. et edb-system eller et manuelt system, jf. forslagets § 14, stk. 2, nr. 3.

Uanset om virksomheden udsteder en papirfaktura, en EDI-faktura eller danner en elektronisk telefax af en faktura i forbindelse med varesalg, anses disse som interne bilag.

Til § 6

Forslaget overtager i stk. 1, 1. pkt., den hidtidige bekendtgørelses krav om at tilrettelægge og udføre bogføringen efter god bogføringsskik. God bogføringsskik er, hvad der til enhver tid anses for god skik og brug blandt kyndige og ansvarsbevidste fagfolk. Detailbestemmelserne i loven er udtryk for, hvad der i det mindste er god bogføringsskik, men kravet om god bogføringsskik indebærer, at kravene til virksomheders bogføring kan udfyldes og eventuelt skærpes over tid, uden at loven nødvendigvis skal tilpasses. God bogføringsskik kan ikke medføre, at lovens detailbestemmelser skal fortolkes lempeligere.

Der findes tilsvarende »gode skikke« indenfor andre love, som regulerer forhold, der løbende udvikler sig. Som eksempel kan nævnes »god revisorskik« i revisorlovgivningen, »god revisionsskik« i årsregnskabsloven og »god advokatskik« i retsplejeloven.

Kravet om at tilrettelægge og udføre bogføringen under hensyn til virksomhedens omfang og art indebærer, at kravene til den bogføringspligtige afhænger af virksomhedens størrelse, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Også andre forhold kan være af betydning. Heraf følger, at meget små virksomheder ikke er forpligtet til at tilrettelægge deres bogføring på helt samme systematiske måde som større virksomheder. F.eks. behøver den lille virksomhed ikke nødvendigvis samme omfang af interne kontroller, ligesom beskrivelser af bogføringen som følge af et forholdsvist enkelt system ofte kan holdes på et absolut minimum.

For meget små virksomheder kræves derfor på baggrund af art og omfang ofte ikke mere end, hvad der er nødvendigt for at kunne opstille og dokumentere skatteopgørelsen og momsregnskabet. For disse virksomheder, hvoraf enkelte ikke tidligere har været omfattet af bogføringslovgivningen, vil forslaget derfor normalt ikke medføre væsentlig øgede krav.

Forslagets § 6, stk. 1, 2. pkt., indebærer, at den bogføringspligtige skal etablere et tilfredsstillende bogføringsmiljø med nødvendige interne kontroller til sikring mod, at regnskabsmaterialet bevidst eller ubevidst forsvinder.

I forslagets § 6, stk. 2, som er overtaget fra den nugældende bekendtgørelse, bestemmes, at rettelser i regnskabsmaterialet skal dokumenteres. Rettes allerede foretagne registreringer, skal det ske ved særskilte rettelsesposteringer. Dette er allerede i dag praksis i langt de fleste velindrettede edb-bogføringssystemer. Rettelsesposteringen skal dokumenteres ved et internt bilag, der som minimum henviser til den oprindelige fejlpostering med angivelse af fejlårsag og type.

Foretages rettelser i systembeskrivelser, f.eks. i forbindelse med omlægning af forretningsgange m.v., skal det være muligt at se, hvilke ændringer der konkret er foretaget og på hvilket tidspunkt de pågældende ændringer er foretaget.

Forslaget hindrer principielt ikke, at interne bilag og beskrivelser af bogføringen føres på et andet sprog end dansk. Kravet om god bogføringsskik tilsiger imidlertid, at den bogføringspligtige og de daglige brugere af bogføringssystemerne skal kunne forstå og benytte beskrivelserne. Desuden er det et krav, at myndighederne uden nævneværdige vanskeligheder skal kunne forstå det sprog, der benyttes. Der henvises her til forslagets § 14.

Til § 7

Forslagets § 7, stk. 1, 1. pkt., kræver, at alle transaktioner registreres nøjagtigt i bogføringen. Ordet »transaktion« skal forstås bredt. Ved en sådan forstås såvel en handling som et forhold af økonomisk betydning for virksomheden. Også rent regnskabsmæssige dispositioner, som f.eks. af-, ned- og opskrivninger af aktiver samt renteberegninger, anses som transaktioner. Andre eksempler på transaktioner er køb og salg, lønafregninger, konstaterede tab på debitorer, likvide bevægelser, optagelse af lån og indfrielse af gæld. Også skattemæssige dispositioner kan være transaktioner. Bestemmelsen må ses i lyset af kravet om transaktionsspor i forslagets § 8, stk. 1, hvorefter alle regnskabets poster skal kunne opløses i registreringer, der skal kunne følges til regnskabet.

Ændringer i stamdata, f.eks. ansættelsesforhold for ansatte, kreditoroplysninger m.v., anses ikke i sig selv for transaktioner, der skal registreres. Imidlertid kan ændringer i disse oplysninger indebære, at den bogføringspligtige skal ændre sin systembeskrivelse efter § 14.

Forslaget hindrer ikke, at registreringerne foretages fra en terminal i udlandet, blot regnskabsmaterialet - herunder beskrivelser af registreringssystemet - opbevares i Danmark og er tilgængeligt her. Se dog forslagets § 12, som tillader opbevaring af dele af regnskabsmaterialet i udlandet.

Transaktioner skal registreres i bogføringen snarest muligt, efter at de forhold, der er grund til registreringerne, foreligger, jf. forslagets stk. 1, 2. pkt.

Forslagets stk. 1, 3. pkt., giver mulighed for, at f.eks. mindre torvesalgspladser ikke skal registrere hver eneste salgstransaktion, men kan opgøre salget indirekte, når dagen er omme. Denne særregel er derfor en præcisering af, at registreringer skal foretages under hensyn til virksomhedens art og omfang, jf. også forslagets § 6.

På tilsvarende måde tilsiger udtrykket »art og omfang« i forslagets § 6, at f.eks. købs- og salgstransaktioner i visse tilfælde kan registreres på betalingstidspunktet, jf. også den nugældende bogføringsbekendtgørelses § 6, stk. 2. Dette er især aktuelt i virksomheder, hvor der er kort tid mellem køb/salg og selve betalingen. Vælger den bogføringspligtige denne metode for registrering af købs- og salgstransaktioner, skal metoden benyttes konsekvent, så det sikres, at alle transaktioner af samme art registreres efter samme mønster.

Registreringsmetoden skal efter forslagets § 7, stk. 2, sikre den tidsmæssigt kronologiske rækkefølge i registreringerne. Disse skal henvise til de tilhørende bilag og indeholde oplysninger om f.eks. registreringsdatoen, der i mange situationer - typisk ved varesalg - vil svare til transaktionsdatoen. Denne skal altid fremgå af bilaget, jf. forslagets § 9.

Registreringer kan foregå alene på baggrund af elektronisk overførte data, f.eks. hvis virksomheden benytter EDI (Electronic Data Interchange: elektronisk data udveksling). Desuden kan registreringer foregå automatisk, f.eks. ved rentetilskrivning og momsberegning. Her stilles dog store krav til virksomhedens datasikkerhed, fordi der skal være sikkerhed for, at kun transaktioner med baggrund i virkeligheden registreres. Herunder må det sikres, at uvedkommende ikke kan tilføre systemerne data, som fører til ukorrekte registreringer. Dette vil navnlig være nødvendigt i åbne netværk, hvor virksomhedens bogføringssystemer f.eks. er tilsluttet internettet.

Kravet i § 14 om beskrivelse af bogføringssystemerne skal sikre, at f.eks. revisor, offentlige myndigheder og naturligvis virksomhedens ledelse uden vanskeligheder kan danne sig et indtryk af systemernes funktionalitet, kontrolsystemer m.v. Herudfra kan revisor tilrettelægge sin revision på en hensigtsmæssig måde.

Virksomheden skal efter forslagets § 7, stk. 3, løbende foretage afstemninger af f.eks. likvide beholdninger for at sikre sig, at bogføringen er aktuel og at der ikke foreligger transaktioner, som endnu ikke er registreret. Kravet om at tilrettelægge og udføre bogføringen i overensstemmelse med virksomhedens art og omfang indebærer, at hyppigheden i beholdningsafstemningerne vil variere fra virksomhed til virksomhed.

Forslagets § 7, stk. 4, foreskriver, at registreringer kan foretages i danske kroner eller i fremmed valuta. Af hensyn til årsregnskabslovens § 5a, hvorefter årsregnskabet skal aflægges i danske kroner, vil langt de fleste virksomheder nok vælge at bogføre i danske kroner.

Bogføring i fremmed valuta kan navnlig være relevant for luftfartsselskaber, olieraffinaderier og lignende eller virksomheder, der indgår i udenlandske koncerner. Dette skyldes, at disse virksomheder ofte afholder omkostninger og opnår indtægter i udenlandsk valuta. Afhængigt af hvilket regnskab eller opgørelse bogføringsregistreringerne skal tilgodese på grund af transaktionssporet, skal virksomheden sikre, at kursen for valutaomregning for transaktionsdatoen fremgår eentydigt af bogføringen, således at denne til enhver tid kan udregnes. Det forudsættes, at virksomhederne bogfører i en valuta, som er relevant for virksomheden, f.eks. fordi virksomheden handler i den pågældende valuta. Efter omstændighederne kan der bogføres i flere valutaer.

Med henblik på at sikre en korrekt omregning af transaktioner i fremmed valuta til danske kroner skal virksomhedens dokumentationsmateriale indeholde oplysning om transaktionsdagens kurs. Det er dog muligt at benytte en standardkurs/gennemsnitskurs, hvis denne kun afviger ubetydeligt fra transaktionsdagens kurs. Her forudsættes, at den bogføringspligtige tilrettelægger sin bogføring, så det sikres, at standardkursen løbende ajourføres.

Som følge af definitionen af transaktionssporet i § 4, stk. 1, skal den bogføringspligtige naturligvis kunne dokumentere de for skatteopgørelsen nødvendige valutakursomregninger. Skatteregler kan medføre, at den nøjagtige dagskurs skal kunne udledes af bogføringen.

Registreres transaktioner i fremmed valuta skal alle nødvendige kursoplysninger registreres, så det sikres, at virksomheden kan omregne de enkelte registreringer til danske kroner. Foretages en transaktion i dollars og er det relevant at bogføre denne i D-Mark, skal virksomheden registrere omregningskursen mellem både dollars og D-Mark og mellem D-Mark og danske kroner. Derved sikres, at den pågældende transaktion behandles, som om den var foretaget i danske kroner. Den relevante bogføringsvaluta - i det nævnte tilfælde D-Mark - må ikke ændres til en anden fremmed valuta, medmindre alle foretagne registreringer samtidig omregnes til denne anden fremmede valuta.

Er det relevant for virksomheden at bogføre transaktioner i fremmed valuta, kan også transaktioner i danske kroner omregnes til denne fremmede valuta. Omregningskursen skal dog samtidig registreres.

Forslagets regler om registrering af transaktioner i fremmed valuta harmonerer med de regler, som er fastsat i den internationale regnskabsstandard IAS No. 21 og i Foreningen af Statsautoriserede Revisorers Regnskabsvejledning nr. 9 om den regnskabsmæssige behandling af transaktioner i fremmed valuta i årsregnskabet. Pengeinstitutter skal dog ikke følge regnskabsvejledningen, da bank- og sparekasseloven foreskriver særlige regler for valutaomregninger.

Der henvises i øvrigt til § 15, som kræver, at virksomheden vederlagsfrit skal stille et eksemplar af bogføringen til rådighed, omregnet til danske kroner, såfremt myndigheden kræver dette. Reglen i § 15, hvorefter myndighederne indenfor en rimelig frist kan kræve registreringerne omregnet til danske kroner, indebærer i praksis, at det kun vil være muligt at bogføre i fremmed valuta, såfremt bogføringen og omregningen kan foretages automatisk ved hjælp af edb.

Til § 8

Forslagets § 8 bestemmer for transaktionssporet, at det skal være muligt udfra f.eks. årsregnskabets eller skatteopgørelsens enkeltposter at kunne fremfinde alle de registreringer, som danner grundlag for den pågældende enkeltpost. Ligeledes skal det være muligt at fremfinde en registrering og følge denne til årsregnskabet eller skatteopgørelsen. Et særskilt udslag heraf er forslagets § 7, stk. 4, hvorefter bogføringen skal kunne sikre de oplysninger om valutakurs, herunder transaktionskursen, der er nødvendige af hensyn til et korrekt årsregnskab. Se om definitionen af transaktionssporet ovenfor ad forslagets § 4, stk. 1.

Til § 9

Forslagets § 9, stk. 1, kræver, at alle registreringer skal dokumenteres ved bilag. Dette er nødvendigt for, at offentlige myndigheder og revisor skal kunne foretage en efterfølgende kontrol af de foretagne registreringer. Se forslagets § 5, som definerer bilag.

Registreringer skal efter forslaget såvidt muligt dokumenteres ved eksterne bilag. Dette skyldes, at eksterne bilag naturligt anses for mere pålidelige end bilag, der udstedes af den bogføringspligtige selv. Der kan dog være situationer, hvor der ikke udstedes et eksternt bilag, fordi den bogføringspligtige selv udsteder et bilag til f.eks. leverandøren i forbindelse med modtagelse af varene. Dette er f.eks. ofte tilfældet i landbruget, hvor et slagteri normalt ikke modtager en faktura fra landmanden, men i stedet udsteder en afregningsmeddelelse, som sendes til landmanden. Desuden kan det i ganske særlige tilfælde, f.eks. i forbindelse med vareimport, være meget vanskeligt og omkostningstungt at fremskaffe en egentlig købsfaktura.

Bilag - såvel eksterne som interne - skal indeholde oplysninger, der gør det muligt at identificere kontrolsporet, jf. forslagets § 4, stk. 2. Derfor skal bilagene forsynes med en eentydig identifikation, som muliggør en fremfinding af bilaget udfra registreringerne i bogføringen.

Bilagene skal gøre det muligt at konstatere, om alle transaktionerne registreres i den rigtige periode og med det rigtige beløb. Dette indebærer desuden, at de udstedte eller modtagne bilag ofte skal forsynes med attestationer, som hidrører fra interne kontroller i virksomheden.

Bilag er efter § 5 ikke længere nødvendigvis papirbilag, men er uanset mediet enhver form for dokumentation, der er nødvendig af hensyn til transaktions- eller kontrolsporet. Det er derfor ikke længere nødvendigt i lovteksten at tillade anvendelse af systembeskrivelsen som bilag. Indeholder beskrivelsen de nødvendige oplysninger, er den uden videre at regne som et bilag. I den forbindelse er det væsentligt, at den bogføringspligtige udførligt beskriver periodens ændringer i de variable, som indgår i de automatisk genererede registreringer, f.eks. ændringer i momssatser, renteprocenter m.v. Det skal fremgå af beskrivelsen, fra hvornår de pågældende ændringer har fået virkning.

Efter forslagets § 7 er det muligt at registrere alene på baggrund af elektronisk overførte data, f.eks. EDI-overførsler. Dette kræver dog, at den enkelte overførsel dokumenteres, f.eks. ved at opbevare et eksemplar af de overførte data, jf. forslagets § 9, stk. 2. Desuden vil det ofte være nødvendigt at opbevare en log-fil over ind- og udgående datatrafik til og fra bogføringen for at dokumentere den tidsmæssige placering i bogføringen.

Foruden dokumentation af den enkelte overførsel skal registreringen dokumenteres ved hjælp af et bilag. Kravet om bilag kan dog ofte opfyldes ved kun at opbevare den enkelte overførsel, hvis et bilag kan dannes på baggrund af overførslen uden at foretage bearbejdninger m.v. af data, jf. forslagets § 10, stk. 2.

Forudsætningen for at registrere alene på baggrund af elektronisk overførte data er, at den bogføringspligtige har en tilstrækkelig datasikkerhed til at sikre fuldstændige og nøjagtige registreringer, jf. forslagets § 7. Denne datasikkerhed skal beskrives efter forslagets § 14.

Til § 10

I forslagets § 10 opstilles kvalitetskravene til den bogføringspligtiges opbevaring af regnskabsmateriale. Den bogføringspligtige skal opbevare regnskabsmaterialet på betryggende vis, således at regnskabsmaterialet i rimeligt omfang beskyttes mod tyveri, brand og anden tilsigtet eller utilsigtet ødelæggelse eller bortskaffelse, jf. forslagets § 6. Den bogføringspligtige skal løbende kontrollere opbevaringen, så det sikres, at bl.a. elektronisk opbevaret regnskabsmateriale til enhver tid kan fremfindes og udskrives i klarskrift. Opbevares regnskabsmaterialet elektronisk, må det kræves, at der løbende tages backups af materialet, og at disse backups regelmæssigt kontrolleres for læsbarhed. Bestemmelsen udelukker ikke, at regnskabsmaterialet opbevares hos andre end den bogføringspligtige. Det forudsættes dog, at den bogføringspligtige sørger for, at regnskabsmaterialet til enhver tid og uden problemer kan fremskaffes på begæring fra revisor, offentlige myndigheder m.v. Desuden skal kravene til opbevaring i Danmark eller i udlandet overholdes, jf. forslagets § 12.

Regnskabsmaterialet skal opbevares i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. For eksempel skal regnskabsmateriale for regnskabsåret 1997 opbevares til og med år 2002. 5-årskravet er videreført fra den nugældende lov og bekendtgørelse og skyldes, at retstvister, skattespørgsmål, straffesager m.v. i langt de fleste tilfælde er indledt inden udløbet af denne frist. 5-års fristen i den nugældende bogføringsbekendtgørelse synes ikke at have givet anledning til problemer i den henseende.

Skattelovgivningen kræver i enkelte, særlige tilfælde, at bestemte dele af regnskabsmaterialet opbevares over en længere periode end 5 år.

Opbevares regnskabsmaterialet elektronisk - f.eks. ved at det scannes elektronisk - skal dette uden bearbejdning kunne udskrives i klarskrift i hele opbevaringsperioden. Bestemmelsen forbyder ikke opbevaring af regnskabsmateriale i krypteret form, da en dekryptering i forbindelse med udskrivningen ikke anses som »bearbejdning, beregninger eller tilpasninger«. Derimod forbyder bestemmelsen omberegninger af sumtotaler på samlebilag, momsberegninger og rabatberegninger m.v. Ændringer af kundeadresser m.v., anses ikke for bearbejdning, beregninger eller tilpasninger i forslagets forstand, medmindre de har betydning for registreringerne samt transaktions- og kontrolsporet. Såfremt der kræves en tidligere programversion for at kunne udskrive elektronisk lagret regnskabsmateriale i klarskrift, skal en sådan programversion også gemmes.

Benytter virksomheden et relationsdatabasesystem, kræves det, at de data, som indgår i registreringerne, fastlåses i den form, de har på registreringstidspunktet. Alternativt skal virksomheden opbevare et særskilt eksemplar af de data, som ligger til grund for registreringerne. Også her kan der ses bort fra oplysninger, som ikke har betydning for registreringerne samt transaktions- og kontrolsporet.

Ved udskrivning i klarskrift forstås en udskrivning på papir eller mikrofilm i et læsbart format, f.eks. fakturaformat eller tilsvarende struktureret, overskueligt og entydigt forståeligt format. Kan regnskabsmaterialet alene udskrives på en edb-skærm eller til en edb-fil, er dette ikke tilstrækkeligt til at kunne opfylde kravet om klarskrift, da det herved vil være nødvendigt at være i besiddelse af et edb-system for at kunne læse materialet. Kravet i forslagets stk. 3 indebærer således, at systembeskrivelsen efter § 14, stk. 3, nr. 2, altid skal foreligge på papir eller mikrofilm.

Bestemmelsen stiller ikke krav om, at materialet for alle 5 år nødvendigvis skal opbevares på samme medie. Dele af materialet kan f.eks. opbevares på papir, medens andet materiale kan opbevares elektronisk - dog ikke den del af systembeskrivelsen, der altid skal foreligge på papir. Det er også tilladt at udskrive elektronisk opbevaret materiale på papir og herefter slette den elektroniske udgave, såfremt det er nødvendigt, f.eks. i forbindelse med udskiftning af edb-systemer. Det må dog forudsættes, at man ikke går væk fra elektronisk opbevaring, hvis ikke der er tvingende grunde.

Efter de eksisterende regler skal eksterne bilag, der overføres til elektronisk medium eller lign., opbevares i 1 år efter ledelsens underskrivelse af det regnskab, som bilagene vedrører. Denne opbevaring af fysiske bilag skal efter de nugældende regler ske sideløbende med den elektroniske opbevaring. Kravet foreslås ophævet, da det er unødvendigt.

Der henvises til forslagets § 14, hvor det kræves, at virksomheden skal udarbejde en beskrivelse, som muliggør en fremfinding og udskrivning i klarskrift af regnskabsmaterialet.

Til § 11

Forslagets § 11 viderefører undtagelsen for detailhandlens opbevaring af kassestrimler. Da kassestrimler kan have meget forskelligt indhold og kan være svære at afgrænse, omtaler forslaget også tilsvarende interne bilag for salg, således at det ikke omhandler egentlige kassestrimler alene.

Undtagelsen vedrører alene interne bilag, der ligesom kassestrimler dokumenterer varesalgsregistreringer. De behøver i overensstemmelse med forslagets § 5 ikke at være på papir. Registreringerne skal naturligvis fortsat indgå i virksomhedens bogføring. Kravet om transaktionsspor i § 8, jf. § 4, stk. 1, indebærer, at registreringerne også skal kunne følges til regnskabet.

Forslaget omfatter ikke interne bilag vedrørende salg af virksomhedens anlægsaktiver eller andre aktiver, der ikke er varebeholdninger eller lign., fordi dette ikke er varesalg.

Til § 12

Forslaget til § 12, stk. 1, svarer til den nuværende bogføringsbekendtgørelses § 21, stk. 1. Baggrunden for kravet om opbevaring her i landet skal ses i lyset af mulighederne for offentlige myndigheder - herunder Told & Skat - til at få udleveret materiale i forbindelse med løbende kontrol.

At regnskabsmaterialet skal opbevares i Danmark, betyder imidlertid ikke, at bogføringen skal ske i Danmark, hvis blot den bogføringspligtige overholder opbevaringskravet til regnskabsmaterialet.

For at lette virksomhedernes mulighed for at få foretaget bogføring i udlandet, f.eks. hos en udenlandsk modervirksomhed, i forbindelse med udlicitering af bogføringsaktiviteter eller ved lignende hensigtsmæssige og naturlige foranstaltninger, indeholder stk. 2 en særlig undtagelsesregel for indeværende og forrige kalendermåneds regnskabsmateriale. Beregningen af indeværende og forrige kalendermåned skal ske i forhold til transaktionstidspunktet. Grønland og Færøerne betragtes i denne forbindelse som udland.

Opbevaringen i udlandet tillades, uanset stk. 1 under forudsætning af, at virksomheden sørger for fuldstændige beskrivelser af, hvorledes regnskabsmaterialet fremskaffes, hvad enten det foreligger på papir eller i elektronisk form. Reglen omfatter regnskabsmateriale for danske aktiviteter i modsætning til forslagets stk. 3, som er en særregel vedrørende regnskabsmateriale for udenlandske aktiviteter. Opbevares regnskabsmaterialet i udlandet, skal det opbevares i overensstemmelse med forslaget. Det regnskabsmateriale, som løbende sendes hjem til Danmark, skal kunne udskrives i klarskrift, såfremt det er opbevaret elektronisk. Dette indebærer, at virksomheden skal være i besiddelse af det nødvendige udstyr hertil, herunder en beskrivelse af, hvorledes materialet udskrives i klarskrift, jf. også forslagets § 14, stk. 3.

Opbevaring i udlandet efter stk. 2 forudsætter, at den bogføringspligtige til enhver tid kan fremskaffe materialet, jf. også forslagets § 15, stk. 2. Desuden skal systembeskrivelser, adgangskoder m.v. forefindes i virksomheden, så f.eks. politiet ved ransagning - evt. i udlandet eller on-line fra Danmark - kan skaffe sig adgang til det materiale, som er opbevaret i udlandet. Der henvises her til forslagets § 15, hvorefter den bogføringspligtige skal stille alt, hvad der er nødvendigt for fremfindingen, til rådighed for offentlige myndigheder.

Forslagets stk. 3 er en særlig undtagelsesmulighed for det regnskabsmateriale, der hidrører fra udenlandske aktiviteter. Bestemmelsen er resultatet af nøje overvejelser over fordele og ulemper. Virksomhederne ønsker naturligvis at kunne have så fleksible opbevaringsvilkår som muligt og at kunne udnytte den moderne teknologi mest muligt. På den anden side er der stærke og berettigede behov hos politi- og skattemyndigheder for at kunne have regnskabsmaterialet, der ofte er bevismateriale, indenfor rækkevidde.

Begrebet »udenlandske aktiviteter« er uændret i forhold til den hidtidige bogføringsbekendtgørelses § 21. Udenlandske aktiviteter er således aktiviteter, der foregår i udlandet. Den pågældende aktivitet behøver ikke nødvendigvis være selvstændig, dvs. med ret til at disponere på den danske virksomheds vegne og indgå bindende aftaler. Dette indebærer, at f.eks. filialer i udlandet, joint-ventures, repræsentationskontorer, salgskontorer, agenturer eller kontorer, der udøver reklameaktiviteter i udlandet, efter forslaget vil være udenlandsk aktivitet. I forbindelse med virksomhedens konkurs kan konkursboet - i formentlig få tilfælde - risikere at blive belastet med forøgede omkostninger til at fremskaffe materialet fra udlandet.

Undtagelsen for regnskabsmateriale fra udenlandsk aktivitet efter forslagets stk. 3 ændrer de eksisterende muligheder for opbevaring af regnskabsmateriale for udenlandske aktiviteter. Forslaget indebærer således, at man fremover kan opbevare alt regnskabsmaterialet for udenlandske aktiviteter i det pågældende udland for indeværende og de seneste tre kalendermåneder. Interne og eksterne bilag for de pågældende aktiviteter kan dog opbevares i det pågældende udland i hele opbevaringsperioden på 5 år uanset, om bilagene er en del af kontrolsporet.

Den eneste stramning er derfor i de situationer, hvor udlandet stiller krav om det originale regnskabsmateriale, fordi man tidligere kunne opbevare alt regnskabsmaterialet for de udenlandske aktiviteter i det pågældende udland i hele opbevaringsperioden. Fremover kan kun bilag opbevares i udlandet i hele opbevaringsperioden, men til gengæld kan det ske, uanset udlandet stiller krav om det originale regnskabsmateriale eller ej. Herudover kan andet regnskabsmateriale - herunder registreringer, systembeskrivelser og regnskaber - for de pågældende aktiviteter opbevares i udlandet i 3-4 måneder.

Hvor både udlandet og Danmark stiller krav om opbevaring af det samme originale regnskabsmateriale, er det tilstrækkeligt at opbevare kopier af regnskabsmaterialet i Danmark. Derved undgås, at virksomhederne stilles i en umulig situation.

Nedenstående skema viser ændringen i reglerne i forhold til den eksisterende lov:

--------------------------------------------------------------------- Nuværende regel Forslag til ny regel --------------------------------------------------------------------- Regnskabsmateriale Alt regnskabsmateriale De seneste 1-2 måne- som hidrører fra skal opbevares i Danmark ders regnskabsmate- danske aktiviteter riale kan opbevares i udlandet. Mulighed for dispensation, hvis særlige forhold til- siger det. --------------------------------------------------------------------- Regnskabsmateriale Alt regnskabsmateriale De seneste 3-4 måne- fra udenlandsk skal opbevares i Danmark ders materiale kan op- aktivitet, hvor bevares i det pågæl- udlandet ikke dende land. Bilag kan stiller krav om det dog opbevares i det originale materiale pågældende land i hele opbevaringsperioden. Mulighed for dispensa- tion, hvis særlige forhold tilsiger det. --------------------------------------------------------------------- Regnskabsmateriale Alt regnskabsmateriale fra udenlandsk skal opbevares i kopi i aktivitet , hvor Danmark eller skal udlandet stiller kunne fremskaffes på krav om det origi- begæring nale materiale ---------------------------------------------------------------------

I forbindelse med opbevaring af regnskabsmateriale i udlandet lægger lov om private registre visse begrænsninger i muligheden for at opbevare oplysninger om enkeltpersoners forhold i udlandet. Det nu vedtagne EU-direktiv, 94/46/EF om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger, vil desuden påvirke virksomhedernes muligheder for at opbevare oplysninger i udlandet.

Efter forslagets stk. 4, 1. pkt. kan Erhvervs- og Selskabsstyrelsen dispensere fra kravene i forslagets stk. 1-3. Denne dispensation kan kun meddeles i de særlige tilfælde, hvor formålet med lovens bestemmelser - især hensynet til offentlige myndigheders kontrolmulighed og politiets mulighed for at efterforske - fuldt ud kan tilgodeses på anden måde.

For at kunne meddele dispensation er det forudsat - både i relation til regnskabsmateriale for danske og udenlandske aktiviteter - at såvel Danmark som det aktuelle land tillader, at offentlige myndigheder, herunder fiskale myndigheder og politiet, efter indhentet retskendelse benytter en direkte terminaladgang i samme omfang som den bogføringspligtige selv. Dette forudsættes også, hvor der er adgangsbeskyttelse med passwords, krypteret indhold og lign., jf. forslagets § 15. Også andre relevante forhold kan tages med i betragtning i den konkrete situation.

Derudover tænkes bestemmelsen anvendt til at tillade en længere frist for hjemtagelse i enkelte, særlige tilfælde - især ved kortvarige udenlandske aktiviteter eller ved udenlandske aktiviteter, hvor tidsfristerne på grund af ekstraordinære omstændigheder er særligt vanskelige at overholde (eller ved danske aktiviteter i f.eks. en filial af en udenlandsk virksomhed, hvor fristen i stk. 2 af særlige grunde er vanskelig at overholde).

Det er forudsat, at der ikke meddeles tilladelse til virksomheder, hvor der konkret er behov for, at de almindelige regler følges. Dette gælder f.eks., hvor virksomheden er genstand for verserende kontrolsager eller politimæssig efterforskning. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen skal indhente oplysninger herom hos de relevante myndigheder til brug for afgørelsen af, om tilladelsen kan meddeles. Her vil Told & Skat altid blive hørt. Er der tale om en finansiel virksomhed, indhenter styrelsen desuden en udtalelse fra Finanstilsynet. For så vidt angår bogføringspligtige, der modtager tilskud m.v., jf. forslagets § 1, stk. 2, nr. 2, forudsætter en dispensation, at den tilskudsbevilgende myndighed er indforstået med, at dispensationen omfatter den del af regnskabsmaterialet, der er relevant for den tilskudsgivende myndighed.

En meddelt dispensation forudsættes at bortfalde, hvis de forudsætninger, som ligger til grund herfor, ikke længere er opfyldt.

Det bemærkes, at hjemtagelse af registreringerne for udenlandske aktiviteter i visse tilfælde, især for finansielle institutioner, vil være undergivet en begrænsning på grund af det aktuelle lands lovgivning om oplysningernes fortrolighed. I disse situationer kræves ikke tilladelse fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, da det er en forudsætning for hjemtagelsen i stk. 3, at hjemtagelsen er forenelig med lovgivningen i det land, hvor den udenlandske aktivitet udøves.

Efter forslagets § 12, stk. 4, 2. pkt., kan Erhvervs- og Selskabsstyrelsens afslag på ansøgning om tilladelse til at opbevare alt regnskabsmateriale i udlandet indbringes for Erhvervsankenævnet.

Til § 13

Efter den eksisterende bekendtgørelse har der vist sig tvivl om pligten til at opbevare regnskabsmateriale for de seneste 5 år i tilfælde af, at den bogføringspligtige som følge af virksomhedsophør ikke længere omfattes af loven. Dette har navnlig voldt problemer ved efterforskning af økonomisk kriminalitet. Denne tvivl fjernes ved at præcisere og udvide den i praksis hidtil gældende retsstilling i loven.

Bestemmelsen præciserer, at regnskabsmaterialet skal opbevares, efter at den bogføringspligtige ikke længere opfylder forslagets § 1. Dette er f.eks. tilfældet, hvis virksomheden ophører, hvis den ikke længere er skattepligtig til Danmark, eller hvis der ikke længere modtages tilskud fra den danske stat eller EU.

I virksomheder med personligt ansvar påhviler pligten til at opbevare regnskabsmaterialet de personlige deltagere i fællesskab. I et interessentskab ligger ansvaret hos interessenterne. I et kommanditselskab hos komplementaren. I aktie- og anpartsselskaber påhviler pligten ledelsen, dvs. bestyrelse og direktion, jf. aktieselskabslovens § 54, stk. 3, og anpartsselskabslovens § 20, stk. 1.

Sælges en enkeltmandsvirksomhed, betragtes dette som afhændelse af aktiviteter, hvorfor den sælgende person også efter salget har pligt til at opbevare regnskabsmaterialet fra de frasolgte aktiviteter. Det samme gør sig gældende, hvis en juridisk person afhænder alle eller dele af sine aktiviteter.

I et interessentskab vil der ofte være en faktisk fungerende ledelse eller administrator. Opbevaringspligten udøves derfor af denne. Dette gælder også, hvor der udskiftes interessenter. I forbindelse med opløsning af interessentskabet vil den sidst fungerende ledelse eller administrator have ansvaret for, at regnskabsmaterialet opbevares i overensstemmelse med bogføringsloven.

I forbindelse med dødsfald vedrørende enkeltmandsvirksomheder vil skifteretten overtage opbevaringsansvaret ved offentligt skifte. Ved privat skifte overtager arvingerne opbevaringspligten.

Opløses aktie- og anpartsselskaber, påhviler pligten til at opbevare regnskabsmaterialet den senest fungerende ledelse. I selskaber, der opløses ved likvidation, tvangsopløsning eller konkurs, er den senest fungerende ledelse likvidator henholdsvis kurator. Såfremt skifteretten konstaterer, at selskabet er insolvent og der ikke er aktiver af en vis størrelse, opløses selskabet efter konkurslovens § 143. I disse tilfælde påhviler pligten til at opbevare regnskabsmaterialet for de seneste 5 år den sidst registrerede ansvarlige ledelse, som oftest består af bestyrelse, direktion, eller de personer, som har overtaget den faktiske ledelse af selskabet. Har selskabet været under bobehandling forud for opløsningen efter konkurslovens § 143, påhviler pligten dog kurator eller likvidator.

Overtager en aktionær eller anpartshaver det faktiske ledelsesansvar, vil denne uden videre anses for at være tiltrådt som ledelse, uanset forholdet endnu ikke er anmeldt til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Det er således ikke afgørende, hvornår forholdet anmeldes overfor styrelsen, men hvornår de faktiske ledelsesfunktioner overtages. Også andre end virksomhedsdeltagere kan indtræde som faktisk ledelse i et selskab.

At ansvaret påhviler den senest fungerende ledelse kan indebære, at denne vælger at lade f.eks. revisor eller en advokat forestå den faktiske opbevaring af regnskabsmaterialet. Dette fratager dog ikke den pågældende ledelse ansvaret for opbevaringen.

Såfremt virksomheden opløses af skifteretten, kan denne altid træffe beslutning om, at opbevaringen af regnskabsmaterialet skal påhvile andre end den tidligere ledelse, f.eks. en eneaktionær. Den, som overtager den efterfølgende opbevaring, forudsættes helt eller delvist at kunne få omkostningerne hertil dækket af selskabet.

Fratræder eller afsættes ledelsen i f.eks. et aktie- eller anpartsselskab, har denne ledelse pligt til at sikre, at regnskabsmaterialet for perioden frem til fratrædelsestidspunktet fortsat opbevares betryggende. Denne pligt vedvarer, til en ny ledelse indtræder eller til skifteretten træffer anden beslutning. Opbevaringspligten kan ofte opfyldes ved at sikre, at regnskabsmaterialet er forsvarligt opbevaret i virksomheden, f.eks. ved at placere regnskabsmaterialet i et aflåst rum, hvor kun den tidligere ledelse har adgang. Desuden skal ledelsen i den forbindelse sørge for, at der er etableret de nødvendige rutiner og kontroller. Opbevares regnskabsmaterialet på edb-medium, må den tidligere ledelse sørge for, at der i edb-systemet er etableret de nødvendige adgangskontroller. Når en ny ledelse tiltræder, har den tidligere ledelse pligt til at overgive regnskabsmaterialet til den nye ledelse.

Til § 14

Bestemmelsen skal sikre, at en person udefra med en rimelig eller almindelig viden om bogføring og edb - en »gennemsnitsperson« - vil være i stand til at følge, hvorledes bogføringssystemet fungerer i detaljer. Kravet om rimelighed indebærer, at beskrivelsen ikke nødvendigvis skal udformes, så alle og enhver kan benytte den. Beskrivelsen skal derimod udformes, så de grupper, der har en naturlig interesse i bogføringen, uden besvær kan overskue og benytte systemerne.

Beskrivelsen skal omhandle virksomhedens systemer vedrørende registreringer og de systemer, der benyttes til fremfinding og udskrivning af regnskabsmateriale. Her forstås såvel manuelle systemer som edb-systemer, herunder systemernes interne kontroller.

Beskrivelsen skal sikre, at virksomheden selv, revisor, skattemyndigheder, politimyndigheder og andre relevante myndigheder skal kunne følge, hvorledes bogføringen fungerer. Dette har navnlig vist sig at være vanskeligt i sager om økonomisk kriminalitet. Også i andre sammenhænge har det vist sig vanskeligt for udefra kommende at overskue virksomheders bogføring. Derfor stiller forslaget også krav om, at beskrivelsen skal affattes på et sprog, som er naturligt for de offentlige myndigheder. De sprog, som for tiden er naturlige for offentlige myndigheder, er dansk, svensk, norsk og engelsk. Kravet skal ses i lyset af forslagets § 15, som også tilgodeser offentlige myndigheders kontrolbehov.

Beskrivelsen af bogføringen skal laves udfra virksomhedens art og omfang, således at mindre virksomheder ofte ikke behøver at lave beskrivelser af samme omfang som større og mere komplekse virksomheder. Såvel virksomhedens størrelse, branche og kompleksitet kan her være af betydning. Kan en udefra kommende med en rimelig viden om bogføring og edb indenfor rimelig tid overskue virksomhedens bogføring, f.eks. hvis der er ganske få transaktioner i løbet af perioden, følger det af kravet om art og omfang i stk. 1, at den bogføringspligtige ikke nødvendigvis skal lave en særskilt beskrivelse af bogføringen.

Beskrivelsen af systemerne, som efter § 3 er en del af regnskabsmaterialet, skal opbevares i 5 år, jf. forslagets § 10. Skifter virksomheden systemer, skal den gamle systembeskrivelse gemmes af hensyn til dokumentationen af tidligere foretagne registreringer.

Beskrivelsen kan opbevares elektronisk, når bortses fra beskrivelsen af, hvorledes regnskabsmateriale fremfindes og udskrives i klarskrift, som skal opbevares på papir i et klart, forståeligt og læsbart format, jf. forslagets § 10, stk. 3. Denne beskrivelse skal blandt andet indeholde oplysning om adgangskoder m.v., og om hvorledes krypterede data oversættes, det vil sige at selve dekrypteringsnøglen skal forefindes som en del af beskrivelsen.

Bekendtgørelsen om statsautoriserede og registrerede revisorers erklæringer m.v. forudsætter i § 4, stk. 4, at revisor oplyser i konklusionen, hvis virksomhedens beskrivelse af bogføringssystemet i henhold til forslagets § 14 er mangelfuld eller helt mangler.

Til § 15

Bestemmelsen er overført fra den nugældende bekendtgørelses § 20. I forhold til den eksisterende bestemmelse er forslaget dog udvidet, således at myndighedernes adgang til regnskabsmaterialet også omfatter adgangen til vederlagsfrit at få omregnet transaktioner i fremmed valuta til danske kroner samt oversættelse af interne bilag og systembeskrivelser til dansk. Bestemmelsen giver ikke ret til at kræve oversættelse af eksterne bilag.

Den tidligere bestemmelse var desuden afgrænset til at gælde de situationer, hvor regnskabsmaterialet var opbevaret på elektronisk medium eller lignende. Forslaget er udstrakt til at gælde uanset opbevaringsmedium, selvom det må forventes, at bestemmelsen nok fortrinsvis vil blive benyttet i de tilfælde, hvor den bogføringspligtige opbevarer regnskabsmaterialet på edb-medium.

Kravet om udskrivning i klarskrift medfører, at offentlige myndigheder kan kræve en udskrivning på papir eller mikrofilm. Er den bogføringspligtige og den offentlige myndighed enige herom, kan kravet dog opfyldes ved, at den bogføringspligtige udleverer en elektronisk kopi af materialet til myndighederne.

Bestemmelsen forudsættes i et vist omfang anvendt i forbindelse med efterforskning af økonomisk kriminalitet, skatteansættelser og andre situationer, hvor myndighederne - eventuelt efter retskendelse - har en ret til at kræve indsigt i virksomhedens regnskabsmateriale. Hjemlen til at kræve indsigt i en virksomheds regnskabsmateriale vil ikke skulle benyttes af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i forbindelse med styrelsens konstatering af overtrædelser af bogføringsloven, fordi årsregnskabslovens § 64, stk. 2, allerede indeholder hjemmel til at indkræve sådanne oplysninger.

Forslaget indeholder ikke en selvstændig ret for myndighederne til at få adgang til regnskabsmaterialet. Bestemmelsen har således kun virkning, hvis myndighederne i henhold til anden lovgivning eller ved retskendelse har ret til regnskabsmaterialet. Forslaget giver derfor i sig selv ikke ret til f.eks. at fjerne regnskabsmaterialet fra virksomheden.

Den bogføringspligtige er efter bestemmelsen forpligtet til at efterkomme ønsket fra offentlige myndigheder, såfremt myndighederne i øvrigt er berettiget til at kræve indsigt i virksomhedens regnskabsmateriale. Det foreslås lovfæstet, at den bogføringspligtige skal kunne opfylde en sådan anmodning hurtigst muligt og med hensyn til materiale fra udenlandske aktiviteter senest indenfor 1 måned. Dette indebærer, at bogføringen skal tilrettelægges, så denne frist normalt kan overholdes. I den konkrete situation kan en berettiget myndighed naturligvis altid fastsætte en længere frist til at efterkomme anmodningen.

Til § 16

Forslaget bestemmer i stk. 1, at overtrædelse af loven kan straffes med bøde. Bemyndigelse til at straffe overtrædelser af årsregnskabsreglerne i den bekendtgørelse, der bemyndiges i § 18, findes i stk. 2.

Eventuelle overtrædelser af reglerne kan navnligt konstateres af told- og skattemyndighederne i ligningsarbejdet. De kan i disse tilfælde anmelde overtrædelse til politiet.

I forhold til overtrædelser af den nugældende bekendtgørelse kan simpelt uagtsomme overtrædelser af loven også straffes, jf. her straffelovens § 19. Tidligere var grænsen grov uagtsomhed.

Endvidere er det i stk. 3 bestemt, at også juridiske personer såsom selskaber m.v. kan straffes.

Efter stk. 4 udvides forældelsesfristen vedrørende strafansvaret til 5 år. Denne udvidelse i forhold til hovedreglen på 2 år, jf. straffelovens § 93, skyldes, at overtrædelser af bogføringsloven ofte først vil kunne opdages flere år efter regnskabsperiodens udløb.

Til § 17

Forslagets § 17 åbner mulighed for domstolene til i forbindelse med en straffesag at bestemme, at den virksomhed, der har forsyndet sig, slet ikke må opbevare regnskabsmateriale i udlandet. Denne adgang er givet for at give domstolene et sanktionsmiddel, f.eks. hvor andre midler anses for at være for indgribende ud fra proportionalitetshensyn. Det er til en vis grad en nydannelse, fordi sådanne beføjelser ikke er almindeligt anvendt her i landet. Der vurderes imidlertid generelt at være et behov for en bred vifte af sanktionsmuligheder i forhold til forskelligartede økonomiske forbrydelser. Forslaget skal i øvrigt ikke udelukke, at overtrædelse af opbevaringsreglerne kan føre til egentlig straf, hvis den er tilstrækkelig grov eller der er tale om gentagelsestilfælde.

Forslaget indeholder regler om og vil komme på tale i situationer, hvor den bogføringspligtige på grund af overtrædelse af opbevaringskravene i § 12, herunder begrænsningerne for opbevaring i udlandet, ikke kan - og måske ikke vil - opfylde sin pligt til at opfylde myndighedernes adgang til regnskabsmateriale, jf. forslagets § 15. Her vil en frakendelse af retten til at opbevare i udlandet i en årrække kunne være både passende og nyttig. Domstolene kan forbyde den pågældende virksomhed at opbevare i udlandet, medens sagen står på, og kan bestemme, at anke ikke har opsættende virkning.

Disse frakendelser minder om frakendelse af rettigheder efter straffelovens §§ 78 og 79.

Til § 18

Forslagets § 18 indebærer, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen fastsætter regler om visse virksomheders aflæggelse af årsregnskab. Bestemmelsen skal udnyttes til at videreføre de nugældende regler om regnskabsaflæggelse indenfor bogføringslovgivningen, således at kun de virksomheder, som på nuværende tidspunkt er omfattet af pligten til at aflægge årsregnskab efter bogføringslovgivningen og via Mindstekravsbekendtgørelsen, skal pålægges regnskabspligt. Reglerne i bogføringsbekendtgørelsens kapitel 2 om opstilling og udarbejdelse af åbningsbalance og årsregnskab vil derfor i al væsentlighed blive overført til en ny bekendtgørelse. Bekendtgørelsen vil blive udstedt straks efter lovforslagets vedtagelse.

Dette betyder, at bekendtgørelsen udover bestemmelse af pligten til regnskabsaflæggelse vil komme til at indeholde regler om regnskabsår, om åbningsbalancen og om årsregnskabets oplysninger og værdiansættelse. Desuden vil der særligt blive bestemmelser om private aktiver hos enkeltpersoner, der udøver erhvervsaktiviteter. Endvidere tages spørgsmålet om udarbejdelse af årsregnskab og underskrifter op.

Reglerne om udarbejdelse af årsregnskaber indenfor bogføringslovgivningen vil dermed fortsætte i reelt uændret form, indtil der ved den kommende revision af årsregnskabsloven er taget stilling til, hvordan de fremover skal reguleres. Drøftelserne om nye regler for regnskabsaflæggelse kan derved behandles i sammenhæng med reglerne om regnskabsaflæggelse for små virksomheder i årsregnskabsloven. Revisionsarbejdet er påbegyndt og forventes afsluttet i 1999 i takt med afslutningen af bestræbelserne for at modernisere og globalisere årsregnskabsaflæggelsen på internationalt niveau.

Til § 19

Ikrafttrædelsestidspunktet er i stk. 1 fastsat til 1. juli 1998. Stk. 2 ophæver den nugældende bogføringslov. Det forudsættes, at de i henhold til den nugældende lov udstedte administrative forskrifter ophæves i forbindelse med udstedelse af bekendtgørelse efter § 18.

I stk. 3 er denne bestemmelse suppleret med en bestemmelse, der er gjort afhængig af tidspunktet for starten af virksomhedernes regnskabsår. Derved får virksomhederne tid til at indrette sig på de nye krav lige fra regnskabsårets begyndelse.

Som følge af de problemer, der kan opstå ved den skærpelse, der delvist ligger i forslagets § 12 for regnskabsmateriale vedrørende aktiviteter i udlandet, foreslås det i stk. 4, at materiale, der stammer fra før lovens ikrafttræden, stadig kan opbevares efter de hidtidige regler. Overtrædelser af disse regler straffes efter de dagældende straffebestemmelser, det vil sige efter den nugældende bekendtgørelses § 22, stk. 1, jf. nugældende bogføringslovs § 3, stk. 1.

Som anført foran til forslagets § 1 vil nogle virksomheder, der ikke hidtil har været omfattet af bogføringspligt efter bogføringsloven, blive bogføringspligtige efter lovforslaget. Der gives i stk. 5 disse virksomheder tid til at tilpasse sig, således at reglen i § 1, stk. 1, om bogføringspligt for alle erhvervsdrivende virksomheder først skal virke på disse virksomheder fra 1. januar 2000. Dette vil også omfatte de aktiviteter hos udenlandske virksomheder, der bliver bogføringspligtige efter dansk bogføringslov for første gang.

Bestemmelsen i stk. 6 sikrer, at personer, der ejer virksomheder, der hidtil har været undtaget efter den nugældende lovs § 1, stk. 1, litra C, nr. 35, 36 og 37, fortsat ikke er omfattet af bogføringspligten. Der er først og fremmest tale om smålandbrug under 15 ha. og en ejendomsvurdering i 1970 på 175.000 kr., eller gartnerier, planteskoler m.v. for en ejendomsvurdering i 1970 på 125.000 kr. Det forudsættes dog, at virksomheden er påbegyndt inden lovens ikrafttræden 1. juli 1998. De nævnte bestemmelser indeholder nogle størrelsesgrænser, der er vanskelige at sammenligne med vurderingssystemerne nu til dags. Det skønnes, at en bestemmelse efter de nu gældende metoder ville føre til et sæt af komplicerede beregningsregler, der vil være unødvendige i langt de fleste tilfælde. Der vil efter de hidtidige regler være tale om virksomheder af ubetydelig størrelse, der ofte alligevel er bogføringspligtige efter skattereglerne.

Bestemmelsen retter sig mod de fysiske personer, der ejer de pågældende virksomheder. Dør en sådan person, eller går virksomheden over på andre hænder, gælder bogføringspligten efter § 1, stk. 1, straks for den pågældende virksomhed. Denne regel tager sit udgangspunkt i et forslag, som blev givet til en bestemmelse om ikrafttrædelse i betænkning nr. 1140 fra august 1988 om revision af bogføringslovgivningen. Se betænkningens s. 180 (udkast til § 34, stk. 2).

Til § 20

Det er hensigten snarest at søge de grønlandske myndigheders tilslutning til, at loven sættes i kraft for denne landsdel. For Færøernes vedkommende er bogføringslovgningen et hjemmestyreanliggende.

Skriftlig fremsættelse (17. december 1997)

Erhvervsministeren (Jan Trøjborg):

Hermed tillader jeg mig for Folketinget at fremsætte:

Forslag til bogføringslov.

(Lovforslag nr. L 145).

Lovforslaget imødekommer behovet for en modernisering af den eksisterende bogføringslovgivning, således at der tages højde for virksomhedernes stigende internationalisering og anvendelse af ny teknologi.

Ved lovforslaget sker der ikke alene en generel modernisering af bogføringslovgivningen, men også en regelforenkling, idet der i stort omfang sker koordination med skatte- og afgiftslovgivningens regler om bogføring. Herved reduceres behovet for at fastsætte generelle bestemmelser om bogføring og bogføringspligt i skattelovgivningen.

Samtidig medfører lovforslaget en generel lettelse af de administrative byrder, idet adgangen til at anvende moderne teknologi lettes. Endvidere fjernes en række krav, der bunder i papirbogføring. Dog fjernes muligheden for fortsat at bogføre på papir naturligvis ikke.

Hovedpunkterne i lovforslaget er herudover:

- Tydeliggørelse af mulighederne og betingelserne for at bogføre i udenlandsk valuta, herunder EURO.

- Indførelse af mulighed for på nærmere betingelser at bogføre og opbevare regnskabsmateriale i udlandet.

- Præcisering af ansvaret for opbevaring af regnskabsmateriale ved virksomhedens ophør eller ledelsens fratræden.

Med disse bemærkninger, og idet jeg i øvrigt henviser til lovforslaget og bemærkningerne til dette, skal jeg anbefale forslaget til Folketingets velvillige behandling.

Versioner

1. 1997-12-17