Ikke selve loven: Lovforslag

Adresse https://gelex.eu/eli/DK/bill/ft/200212L00018@2002-10-02/da

Indhold

1. Indledning

§ 1. Lovens bestemmelser om offentlige arkivalier gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning og domstolene.

Stk. 2. Loven gælder endvidere for anerkendte trossamfunds ministerialbogførelse.

Stk. 3. Kulturministeren kan bestemme, at reglerne i kapitel 3-10 helt eller delvis skal gælde for nærmere angivne selskaber, institutioner, foreninger m.v., som ikke kan henregnes til den offentlige forvaltning. Det gælder dog kun,

1) hvis udgifter ved deres virksomhed overvejende dækkes af statslige eller kommunale midler, eller

2) i det omfang, de ved eller i henhold til lov har fået tillagt beføjelse til at træffe afgørelser på statens eller en kommunes vegne.

Stk. 4. Kulturministeren kan bestemme, at reglerne i kapitel 3-10 helt eller delvis skal gælde for privatretligt organiserede selskaber eller institutioner, hvori staten eller kommunerne indgår som ejere, hvis en bevaring af de pågældende selskabers og institutioners arkivalier må anses for væsentlig under hensyn til de formål, der er nævnt i § 4, nr. 1.

Stk. 5. Loven gælder endvidere for offentlige arkivers virksomhed med hensyn til private arkivalier.

§ 2. De offentlige arkiver består af Statens Arkiver samt af kommunale arkiver.

§ 3. Statens Arkiver består af Rigsarkivet samt tilknyttede institutioner.

Stk. 2. Statens Arkiver ledes af rigsarkivaren. Rigsarkivaren udpeges af kulturministeren.

§ 4. Statens Arkiver har til formål

1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder,

2) at sikre muligheden for kassation af ikke-bevaringsværdige offentlige arkivalier i samarbejde med de myndigheder, der er omfattet af denne lov,

3) at stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål,

4) at vejlede borgere og myndigheder i benyttelse af arkivalier,

5) at udøve forskning og udbrede kendskabet til forskningens resultater.

§ 5. Statens Arkiver behandler sager vedrørende brug af rigsvåbenet og er rådgivende for offentlige myndigheder i spørgsmål vedrørende offentlige våbener, segl og emblemer.

§ 6. Statens Arkiver bistår de myndigheder, der er omfattet af denne lov, i arkivmæssig henseende. Statens Arkiver kan herunder udføre arkivundersøgelser samt opgaver af arkivteknisk karakter m.v.

Stk. 2. Statens Arkiver kan opkræve vederlag for sin bistand, jf. stk. 1.

Stk. 3. Statens Arkiver kan opkræve vederlag for opbevaring af ikke afleveringspligtige arkivalier, der afleveres til Statens Arkiver.

Stk. 4. Statens Arkiver kan opkræve gebyr for udfærdigelse af udskrifter.

§ 7. Kommunerne kan oprette arkiver med det formål

1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder,

2) at sikre muligheden for kassation af ikke-bevaringsværdige offentlige arkivalier,

3) at stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål, samt

4) at vejlede borgere og myndigheder i benyttelse af arkivalier.

Stk. 2. Statens Arkiver samarbejder med de kommunale arkiver.

§ 8. Myndighederne skal drage omsorg for varetagelse af arkivmæssige hensyn, herunder at arkivalier opbevares på betryggende måde.

Stk. 2. Myndighederne skal drage omsorg for, at arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, bevares således, at de kan afleveres til offentlige arkiver.

Stk. 3. Ved aflevering af arkivalierne til offentlige arkiver overgår ansvaret for arkivaliernes fremtidige bevaring til disse.

§ 9. Kulturministeren kan efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet fastsætte nærmere regler om offentlige arkivers opbevaring af materiale af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

§ 10. Kulturministeren fastsætter til varetagelse af arkivmæssige hensyn regler om behandling, bevaring og kassation af statslige myndigheders arkivalier.

Stk. 2. Kulturministeren fastsætter til varetagelse af arkivmæssige hensyn regler om bevaring og kassation af kommunernes arkivalier.

Stk. 3. Kulturministeren kan bemyndige rigsarkivaren til at foretage den mere detaljerede regelfastsættelse om bevaring og kassation af offentlige arkivalier.

Stk. 4. Statens Arkiver fører tilsyn med reglernes overholdelse.

§ 11. Kulturministeren kan efter forhandling med ministeren for videnskab, teknologi og udvikling fastsætte bestemmelser om, at statslige myndigheder, der inden en nærmere fastsat dato ikke er overgået til elektronisk arkivering, skal betale for omkostningerne ved bevaring i Statens Arkiver af arkivalier, der efter den nævnte dato dannes på papir.

§ 12. Statens myndigheder og institutioner, folkekirken samt anerkendte trossamfund kan kun aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver, jf. § 3.

Stk. 2. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om aflevering til Statens Arkiver.

§ 13. De myndigheder m.v., der er nævnt i § 12, stk.1, afleverer, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, deres arkivalier til Statens Arkiver, inden arkivalierne er 30 år gamle, jf. dog stk. 2-3.

Stk. 2. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tidspunktet for aflevering, herunder om de tilfælde, hvor en udskydelse af afleveringstidspunktet kan finde sted.

Stk. 3. Kulturministeren kan fastsætte nærmere regler om tidspunktet for aflevering af arkivalier, der er lagret på elektronisk medium. Det kan herunder fastsættes, at aflevering skal finde sted på et tidligere tidspunkt end efter stk. 1.

§ 14. Kulturministeren kan bemyndige rigsarkivaren til at foretage den mere detaljerede regelfastsættelse om aflevering til Statens Arkiver og om afleveringstidspunkt.

§ 15. Enhver offentlig myndighed, som har modtaget eller erhvervet arkivalier hidrørende fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, skal underrette Statens Arkiver herom. Tilbydes myndighederne sådanne arkivalier, eller bliver de på anden måde bekendt med arkivaliernes eksistens, skal de ligeledes underrette Statens Arkiver herom.

Stk. 2. Statens Arkiver kan bestemme, at arkivalier, der er nævnt i stk. 1, afleveres til Statens Arkiver.

§ 16. Private personer, virksomheder eller institutioner, som er i besiddelse af arkivalier hidrørende fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, skal aflevere arkivalierne til Statens Arkiver.

§ 17. Hvis arkivalier tilhørende staten søges solgt på offentlig auktion, skal auktionslederen underrette Statens Arkiver herom.

§ 18. Statens ret til arkivalier kan ikke ophøre ved ekstinktion eller hævd.

§ 19. Kommunerne kan aflevere deres arkivalier til kommunale arkiver, jf. § 7, stk. 1.

Stk. 2. Kommunerne kan aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver.

§ 20. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om aflevering af kommunale arkivalier til Statens Arkiver.

§ 21. Kommunale arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som skal bevares, skal afleveres til et offentligt arkiv. Afleveringen skal finde sted senest på det tidspunkt, hvor de pågældende oplysninger ellers skulle slettes af den dataansvarlige myndighed.

Stk. 2. Kulturministeren fastsætter efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet nærmere regler om aflevering af sådanne kommunale arkivalier, som er nævnt i stk. 1.

§ 22. Arkivenheder, der er skabt eller tilvejebragt af den offentlige forvaltning og domstolene, og som er afleveret til offentligt arkiv, er tilgængelige, når arkivenhederne er 20 år gamle, jf. dog §§ 23-28.

Stk. 2. Vedkommende myndighed træffer afgørelse i forbindelse med ansøgning om adgang til arkivalier, der er over 20 år gamle, men som ikke er afleveret til offentligt arkiv. Ansøgningen imødekommes, medmindre de hensyn, der er omtalt i §§ 23-27, foreligger.

§ 23. Arkivenheder, som indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold, er tilgængelige, når de er 75 år gamle.

Stk. 2. Den afleverende myndighed kan, hvor forholdene taler herfor, efter drøftelse med det modtagende arkiv, fastsætte en kortere eller længere tilgængelighedsfrist for arkivenheder, der er omfattet af stk. 1. Fastsættelse af kortere tilgængelighedsfrist end 75 år for materiale af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, kan dog kun finde sted efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet, hvis materialet er afleveret fra myndigheder inden for den offentlige forvaltning, eller fra Domstolsstyrelsen, hvis materialet er afleveret fra retterne.

§ 24. Arkivenheder, som omfatter sager inden for strafferetsplejen, er tilgængelige, når de er 75 år gamle.

§ 25. Arkivenheder, som indeholder myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres, er tilgængelige, når de er 50 år gamle, jf. dog § 23.

§ 26. Arkivenheder, som omfatter materiale, der er tilvejebragt som grundlag for udarbejdelsen af offentlig statistik, er tilgængelige, når de er 50 år gamle, jf. dog § 23.

§ 27. Den afleverende myndighed kan efter drøftelse med det modtagende arkiv fastsætte en længere tilgængelighedsfrist på højst 60 år for dokumenter omfattet af § 22 og §§ 25 og 26, hvor dette er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til

1) statens sikkerhed eller rigets forsvar,

2) rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige organisationer,

3) beskyttelse af vidner, sigtede eller andre i sager om strafferetslig eller disciplinær forfølgning,

4) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelse af det offentliges forretningsvirksomhed,

5) enkeltpersoners eller private selskabers interesser i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende eller

6) private eller offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

Stk. 2. Længere frist end 60 år kan, for så vidt angår statslige arkivalier, fastsættes af vedkommende minister efter forhandling med kulturministeren.

Stk. 3. Længere frist end 60 år kan, for så vidt angår kommunale arkivalier, fastsættes af vedkommende kommunalbestyrelse eller amtsråd efter forhandling med kulturministeren.

Stk. 4. Hvor særlige grunde, herunder ressourcemæssige forhold, taler herfor, kan fristforlængelse ske for arkivenheder eller grupper af arkivenheder.

§ 28. Folkekirkens og de anerkendte trossamfunds ministerialbøger, sønderjyske personregistre og borgerlige ægteskabsbøger, som er afleveret til Statens Arkiver, er tilgængelige, når de er 50 år gamle.

Stk. 2. Døds- og begravelsesregistre, som er afleveret til Statens Arkiver, er tilgængelige, når de er 10 år gamle,

§ 29. Tilgængelighedsfristen for en arkivenhed, jf. § 22, § 23, § 24, § 25, § 26 og § 27, stk. 4, regnes fra en arkivenheds slutningsår. Tilgængelighedsfristen for et dokument, jf. § 27, stk. 1-3, regnes fra dokumentets dato.

§ 30. Enhver kan søge om tilladelse til benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier, jf. kapitel 6.

Stk. 2. I forbindelse med ansøgning om tilladelse efter stk. 1 skal formålet med den tilsigtede benyttelse af de oplysninger, der søges om adgang til, oplyses.

Stk. 3. Ved afgørelse af ansøgninger om benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier kan der tages særligt hensyn til, om ansøgeren er part i den sag eller har en særlig individuel interesse i de oplysninger, der søges adgang til.

§ 31. Rigsarkivaren eller den, der af rigsarkivaren bemyndiges hertil, kan i konkrete tilfælde meddele tilladelse til benyttelse af dokumenter, arkivenheder eller grupper af arkivenheder, som er afleveret til Statens Arkiver, inden udløbet af tilgængelighedsfristerne, jf. dog §§ 33-35.

§ 32. Kommunalbestyrelsen eller amtsrådet kan i konkrete tilfælde meddele tilladelse til benyttelse inden udløbet af tilgængelighedsfristerne af dokumenter, arkivenheder eller grupper af arkivenheder, som er afleveret til et kommunalt arkiv, jf. dog § 34.

§ 33. Tilladelse efter § 31 kræver samtykke fra den afleverende myndighed, hvis

1) der for et dokument eller en arkivenhed er fastsat en længere tilgængelighedsfrist efter § 27,

2) en arkivenhed indeholder materiale af den karakter, der er nævnt i §§ 24-26 og § 28, og tilgængelighedsfristen efter de nævnte bestemmelser ikke er udløbet, eller

3) en arkivenhed eller et dokument er yngre end 20 år.

§ 34. Tilladelse efter §§ 31-32 kræver samtykke fra Datatilsynet, hvis arkivenheden er afleveret fra en myndighed inden for den offentlige forvaltning og indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold og

1) tidligere behandling af oplysningerne har været omfattet af lov om behandling af personoplysninger eller

2) oplysningerne stammer fra et edb-register, der har været ført for den offentlige forvaltning.

§ 35. Tilladelse efter § 31 kræver samtykke fra Domstolsstyrelsen, hvis arkivenheden er afleveret fra retterne og indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, og tidligere behandling af oplysningerne har været omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

§ 36. Er en ansøgning om benyttelse af ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale, der er afleveret til offentlige arkiver, ikke imødekommet eller afslået inden 15 dage efter, at den er modtaget, skal det offentlige arkiv underrette ansøgeren om grunden hertil.

§ 37. De myndigheder, der er nævnt i §§ 33-35, afgør så vidt muligt inden 30 dage efter, at spørgsmål om imødekommelse af en ansøgning om arkivadgang er forelagt den pågældende myndighed fra vedkommende offentlige arkiv, om samtykke kan meddeles. Foreligger en afgørelse ikke inden 30 dage, skal myndigheden underrette det offentlige arkiv om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse forventes at foreligge. Det offentlige arkiv underretter herefter ansøgeren herom.

§ 38. Vedkommende myndighed træffer så vidt muligt inden 30 dage afgørelse i forbindelse med ansøgninger om adgang til arkivalier, der er over 20 år gamle, men som ikke er afleveret til offentlige arkiver. Er en begæring om arkivadgang ikke imødekommet eller afslået inden 30 dage efter, at den er modtaget af vedkommende myndighed, skal myndigheden underrette ansøgeren om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.

§ 39. Kulturministeren nedsætter et udvalg, der skal vurdere de offentlige arkivers og myndighedernes praksis på tilgængelighedsområdet.

Stk. 2. Udvalget består af en formand, som skal være dommer, to repræsentanter for forskningen, to repræsentanter for pressen og tre repræsentanter for den offentlige forvaltning.

Stk. 3. Udvalget udøver sin virksomhed på grundlag af en årlig rapport om tilgængelighedspraksis. Rapporten udarbejdes af rigsarkivaren, der kan indhente oplysninger om tilgængelighedspraksis fra de myndigheder, der er omfattet af denne lov.

Stk. 4. Kulturministeren kan fastsætte nærmere regler om udvalgets virksomhed og om myndighedernes afgivelse af oplysninger hertil.

§ 40. Den, der får adgang til benyttelse af arkivalier, som ikke er umiddelbart tilgængelige, må ikke uberettiget offentliggøre, videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, hvortil den pågældende i den forbindelse har fået kendskab. En oplysning er fortrolig, når den ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som sådan, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til private eller offentlige interesser.

§ 41. Kulturministeren fastsætter efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet regler om vilkår for brugen af oplysninger af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

Stk. 2. De myndigheder, der er nævnt i §§ 31-32 eller §§ 33-35, kan i forbindelse med imødekommelse af ansøgninger om arkivadgang fastsætte særlige vilkår for benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier.

Stk. 3. Vilkår fastsættes på grundlag af

1) karakteren af de oplysninger, der gives adgang til, samt

2) det formål der angives for benyttelsen, jf. § 30, stk. 2.

Stk. 4. Som vilkår kan bl.a. fastsættes,

1) at oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold ikke viderebringes,

2) at der ikke rettes henvendelse til personer, der er nævnt i det materiale, der gives adgang til, eller til disses pårørende,

3) at dokumenter m.v. ikke gengives i deres helhed, samt

4) at der ikke foretages kopiering.

Stk. 5. I tilfælde, hvor karakteren af de oplysninger, der gives adgang til, og det formål, der tilsigtes, tilsiger dette, kan der fastsættes andre vilkår.

Stk. 6. I tilfælde, hvor der fastsættes særlige vilkår, jf. stk. 2, skal benytteren afgive erklæring om at ville overholde de fastsatte vilkår.

Stk. 7. Kulturministeren kan fastsætte nærmere regler om benyttelse af offentlige arkivalier.

§ 42. En person kan over for et offentligt arkiv fremsætte begæring om indsigt i oplysninger om den pågældende af den art, som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som er overført til opbevaring i det pågældende offentlige arkiv.

Stk. 2. Begæring efter stk. 1 skal angive den myndighed, der oprindelig har behandlet de pågældende oplysninger.

Stk. 3. Begæring om indsigt videresendes af det pågældende arkiv til vedkommende myndighed, der træffer afgørelse efter bestemmelserne herom i lov om behandling af personoplysninger.

Stk. 4. For så vidt angår begæring om indsigt i private arkivalier, som er afleveret til et offentligt arkiv, og som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, træffer det pågældende arkiv afgørelse efter bestemmelserne i den nævnte lov. Begæringen skal angive den dataansvarlige, der oprindelig har behandlet de pågældende oplysninger.

§ 43. Rigsarkivarens afgørelse om tilgængelighed efter § 31 kan påklages til vedkommende ressortmyndighed.

Stk. 2. Kulturministeren kan fastsætte regler om, at de afgørelser, rigsarkivaren træffer efter regler udstedt i medfør af bestemmelserne i kapitel 3-4, ikke kan indbringes for kulturministeren.

§ 44. Offentlige arkiver kan indsamle, modtage og bevare private arkivalier, som hidrører fra enkeltpersoner, foreninger, organisationer m.v., herunder arkivalier af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

§ 45. Statens Arkiver samarbejder med og er i arkivmæssig henseende rådgivende over for andre kulturelle eller videnskabelige institutioner, der indsamler og bevarer private arkivalier som led i deres virksomhed.

Stk. 2. Kulturministeren nedsætter et udvalg til fremme af det samarbejde, der er nævnt i stk. 1.

§ 46. Ved aflevering af private arkivalier til offentlige arkiver træffes der aftale mellem den afleverende part og det modtagende arkiv om tilgængelighed.

Stk. 2. Kulturministeren kan efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet fastsætte nærmere regler om tilgængelighed til materiale af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

§ 47. Kulturministeren kan godkende, at institutioner, der uden at være offentlige arkiver indsamler og bevarer private arkivalier som led i deres virksomhed, kan modtage arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger. Godkendelsen forudsætter, at institutionen opfylder de krav vedrørende opbevaring og tilgængelighed, der fastsættes i medfør af § 9 og § 46, stk. 2.

§ 48. Den, der ejer private arkivalier af væsentlig forskningsmæssig eller almenkulturel betydning, skal, inden arkivalierne udføres af landet, give Statens Arkiver adgang til kopiering af arkivalierne.

§ 49. Hvis et bo, der tilfalder staten ved arv, rummer arkivalier, skal disse afleveres til Statens Arkiver.

§ 50. Private arkivalier, hvortil ingen kan godtgøre sin ret som ejer, tilhører staten. Finderen af sådanne arkivalier eller den, der får dem i sin besiddelse, skal straks aflevere dem til Statens Arkiver.

§ 51. Med bøde eller fængsel i indtil 6 måneder straffes den, der overtræder § 40 eller vilkår fastsat i medfør af § 41.

Stk. 2. Med bøde straffes den, der overtræder bestemmelserne i §§ 16-17, § 48 samt § 50.

Stk. 3. I forskrifter, der udfærdiges efter loven, kan der fastsættes straf af bøde for overtrædelse af bestemmelser i forskrifterne.

Stk. 4. Der kan pålægges selskaber m.v. (juridiske personer) strafansvar efter reglerne i straffelovens 5. kapitel.

§ 52. Loven træder i kraft den 1. juli 2003. Loven gælder også for arkivalier, der er udfærdiget af en myndighed eller er kommet i en myndigheds besiddelse før lovens ikrafttræden.

§ 53. Lov nr. 337 af 14. maj 1992 om offentlige arkiver m.v., som ændret ved lov nr. 421 af 10. juni 1997 og lov nr. 445 af 31. maj 2000, ophæves.

§ 54. I lov om folkeskolen, jf. lovbekendtgørelse nr. 730 af 21. juli 2000, affattes § 52, 2. pkt. , således:

»Undervisningsministeren kan endvidere fastsætte regler om skolernes tilsyn med eleverne i skoletiden .«

§ 55. Følgende bekendtgørelser forbliver i kraft, indtil de ophæves eller afløses af forskrifter udstedt i medfør af denne lov:

1) Bekendtgørelse nr. 152 af 18. april 1985 om kassation af Københavns Kommunes arkivalier

2) Bekendtgørelse nr. 65 af 31. januar 1990 om kassation i amtskommunernes arkivalier

3) Bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed.

§ 56. Loven gælder ikke for Færøerne og Grønland. Loven kan med de afvigelser, som de særlige færøske og grønlandske forhold tilsiger, ved kgl. anordning sættes i kraft for sager, der er eller har været under behandling af rigsmyndighederne.

Det foreliggende lovforslag er en uændret genfremsættelse af forslag til arkivlov (L 200), som blev fremsat den 17. april 2002. Lovforslaget blev førstebehandlet den 7. maj 2002, men nåede ikke at blive behandlet færdigt i folketingsåret 2001-2002.

De offentlige arkiver har som deres hovedformål at bevare historisk værdifulde arkivalier og at stille arkivalierne til rådighed for borgere og myndigheder som dokumentation eller til almenkulturelle eller forskningsmæssige formål.

De offentlige arkiver, som består af Statens Arkiver samt af arkiver, der er oprettet og drevet af kommuner, varetager denne opgave først og fremmest ved modtagelse af arkivalier fra offentlige myndigheder og institutioner, men derudover sammen med en række andre institutioner uden for de offentlige arkiver gennem indsamling og bevaring af private arkivalier.

Bevaringen af de offentlige myndigheders arkivalier stiller i disse år store krav til de offentlige arkiver. Udviklingen inden for den offentlige forvaltning, herunder især den stigende anvendelse af informationsteknologi, kræver en stadig arkivfaglig udvikling. Digitalt lagrede arkivalier stiller andre krav såvel til bevaringsindsatsen som i forbindelse med, at arkivalierne stilles til rådighed for benyttelse. Imødekommelse af disse krav er en forudsætning for, at den moderne forvaltnings elektroniske arkivalier kan bevares og stilles til rådighed for benyttelse som autentisk dokumentation for samfundsudviklingen nu og i fremtiden.

Overgangen til digital forvaltning betyder imidlertid ikke, at den traditionelle bevaringsindsats, der retter sig mod papirarkivalier, kan nedprioriteres eller i den forudseelige fremtid vil gøre sig gældende med mindre vægt. Flertallet af offentlige myndigheder arkiverer stadig dokumentationen for deres sagsbehandling m.v. på papir, og de papirarkivalier, der skabes i dag, vil først skulle afleveres i løbet af 20-30 år.

Arkivlovens formål kan siges at være dobbelt i den forstand, at arkivloven udgør såvel en del af kulturbevaringslovgivningen som en del af forvaltnings- eller offentlighedslovgivningen.

Lovforslaget sigter dels mod at tilvejebringe den størst mulige sikkerhed for bevaringen af den arkivalske dokumentation, der vurderes at være af størst betydning for den fremtidige benyttelse, dels mod at tilvejebringe den størst mulige åbenhed i adgangen til at benytte arkivalier uden derved at prisgive oplysninger, der for en kortere eller længere periode fordrer fortrolighed.

De væsentligste ændringer i lovforslaget i forhold til den gældende lov er

størst mulig ligestilling mellem statslige og kommunale arkivalier

afleveringspligt til offentligt arkiv for kommunale arkivalier, der er omfattet af lov om personoplysninger

større åbenhed i adgangen til offentlige arkivalier, herunder

nedsættelse af den generelle tilgængelighedsfrist fra 30 til 20 år

adgang efter lovens almindelige bestemmelser til kommunale arkivalier, der ikke er afleveret til et offentligt arkiv

fastsættelse af overgrænse på 60 år for fristforlængelser, for så vidt angår arkivalier, der ikke indeholder personoplysninger

nedsættelse af 80-års tilgængelighedsfristen til 75 år for sager vedrørende enkeltpersoners private og økonomiske forhold, samt sager inden for strafferetsplejen

nedsættelse af 80-års tilgængelighedsfristen til 50 år for sager vedrørende myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager m.v. samt statistisk grundmateriale

udvidelse af Tilgængelighedsudvalgets virkeområde til at omfatte kommunale arkivinstitutioners og myndigheders tilgængelighedspraksis

mulighed for kulturministeren til at godkende, at institutioner, der ikke er offentlige arkiver, kan modtage og opbevare arkivalier, som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

Det gældende lovgrundlag er lov nr. 337 af 14. maj 1992 om offentlige arkiver m.v., med de ændringer, der følger af lov nr. 421 af 10. juni 1997 og lov nr. 445 af 31. maj 2000, jf. lovbekendtgørelse nr. 740 af 17. juli 2000.

I henhold til loven er udstedt bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed.

Regeludstedelsen på en række områder af arkivteknisk karakter, herunder fastsættelsen af detaljerede bestemmelser om bevaring og kassation, er delegeret til rigsarkivaren.

Rigsarkivaren har udstedt bekendtgørelse nr. 639 af 27. juni 2001 om kassation af visse arkivalier hos statslige myndigheder. For det kommunale område er udstedt bekendtgørelse nr. 640 af 27. juni 2001 om bevaring og kassation af primærkommunernes arkivalier og bekendtgørelse nr. 647 af 27. juni 2001 om bevaring og kassation af arkivalier i de amtskommunale sygehuse samt i sygehusene under Hovedstadens Sygehusfællesskab.

Kassationsbestemmelser, der kun retter sig mod en enkelt myndighed, f.eks. et departement, publiceres siden 1. januar 2001 løbende på Statens Arkivers hjemmeside.

Dertil føjer sig en række cirkulærer om statslige myndigheders varetagelse af arkivmæssige hensyn. Her kan nævnes cirkulære nr. 31 af 23. marts 2001 om bevaring og kassation samt aflevering af statslige myndigheders konventionelle arkivalier i årene 2002-2004 (Statens Arkivers aktivitetsplan), cirkulære nr. 194 af 20. november 2001 om aflevering af statslige myndigheders papirarkivalier til Statens Arkiver, cirkulære nr. 195 af 20. november 2001 om myndighedernes indberetning til Statens Arkiver m.v., cirkulære nr. 217 af 19. december 2001 om undtagelse fra aflevering til Statens Arkiver af videnskabelige samlinger, cirkulære nr. 23 af 8. marts 2002 om anmeldelse af statslige myndigheders elektroniske registre (databaser), cirkulære nr. 24 af 8. marts 2002 om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer, cirkulære nr. 25 af 8. marts 2002 om statslige myndigheders aflevering af elektroniske arkivsystemer til Statens Arkiver.

Det følger af § 41 i lov nr. 445 af 31. maj 2000 om offentlige arkiver m.v., at forslag til revision af loven fremsættes senest i folketingsåret 2001-2002.

Kulturministeren nedsatte i efteråret 2000 en arbejdsgruppe, som fik til opgave at udarbejde en rapport om revision af arkivloven. Arbejdet har omfattet hele arkivloven og spørgsmål som formål, gyldighedsområde, bevaring og kassation, aflevering, tilgængelighed, private arkivalier mm. er blevet behandlet.

Arbejdsgruppen skulle især komme med forslag til fremme af målsætningen om større åbenhed til de offentlige arkiver og herunder vurdere følgende spørgsmål:

en nedsættelse af den almindelige 30-års tilgængelighedsfrist

en nedsættelse af 80-års tilgængelighedsfristen for beskyttelse af oplysninger om enkeltpersoners private forhold, og hvorledes man i givet fald kan tage rimelige beskyttelseshensyn

ændring af proceduren for at fastsætte særlige tilgængelighedsfrister i forbindelse med aflevering af materiale

en tydeliggørelse af myndighedernes og fagministrenes ansvar for den praktiske efterlevelse af arkivlovens formålsbestemmelse

tilgængeligheden til kommunale arkivalier.

Arbejdsgruppen skulle inddrage resultaterne af arbejdet i det udvalg, der er nedsat i henhold til arkivlovens § 26 (Tilgængelighedsudvalget) og ligeledes inddrage internationale erfaringer i arbejdet.

Arbejdsgruppen skulle derudover belyse den teknologiske udviklings betydning for de offentlige arkivers virksomhed og herunder

vurdere spørgsmål som f.eks. nye krav til sikkerhed, aflevering og opbevaring

fremme af tilgængeligheden til offentlige arkivalier og eventuelle rationaliseringsgevinster.

Arbejdsgruppen skulle i den forbindelse følge Forskningsministeriets udredningsarbejde om den offentlige administrations overgang til elektronisk forvaltning, som afsluttedes i foråret 2001.

Arbejdsgruppen skulle endvidere overveje privatarkivområdet, herunder forholdet til de institutioner m.v., der indsamler private arkiver.

Arbejdsgruppen kunne også drøfte og vurdere andre emner, der kunne være relevante i forbindelse med en ændring af arkivloven. Arbejdsgruppen var ikke anmodet om at udarbejde et udkast til lovforslag.

Arbejdsgruppen afgav sin betænkning (nr. 1404) den 13. juni 2001.

Arbejdsgruppen stillede i enighed en række forslag til yderligere sikring af bevaringen af arkivalier, herunder bl.a.

at bevaringsværdien af offentligt ejede selskabers arkivalier indgår som en selvstændig kvalifikation i bedømmelsen af, hvorvidt arkivloven bør gøres gældende for sådanne selskaber

at der indføres en afleveringspligt for kommunale it-arkivalier, som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

Arbejdsgruppen anbefalede derudover, at der gennemføres en ordning, hvorefter institutioner, der ikke er offentlige arkiver i lovens forstand, kan sidestilles med offentlige arkiver i forhold til persondataloven og ophavsretsloven.

I en række spørgsmål på tilgængelighedsområdet afgav arbejdsgruppen delte indstillinger. På den ene side stod en gruppe, der bestod af repræsentanter for forskning og presse, herefter kaldet brugerrepræsentanterne, der argumenterede for mere vidtgående reformer, og på den anden side en gruppe, bestående af repræsentanter for ministerierne samt for de kommunale organisationer, herefter kaldet forvaltningsrepræsentanterne, der anbefalede mere moderate reformer. Der henvises herom til afsnittet om tilgængelighed.

Arbejdsgruppens betænkning nr. 1404 om revision af arkivloven blev i august 2001 sendt til høring hos en bred kreds af myndigheder, institutioner, organisationer og foreninger.

Under hensyn til, at der på en række områder fremsættes forslag til ændring af den gældende lovgivning, har Kulturministeriet fundet det mest hensigtsmæssigt at fremsætte en ny, samlet lov om offentlige arkiver m.v. i stedet for at fremsætte en ændringslov til den gældende lovgivning. I den forbindelse er der foretaget redaktionelle ændringer, og systematikken i loven er ændret.

Hovedformålet med lovforslaget er at fremme en større åbenhed for adgangen til de offentlige arkivalier, herunder en nedsættelse af tilgængelighedsfristerne. I lovbemærkningerne til revisionen af arkivloven i 1997, lov nr. 421 af 10. juni 1997, fremgår det, at regeringen vil se positivt på, om det er muligt at nedsætte den almindelige tilgængelighedsfrist fra 30 år til 25 år i et 4-årigt perspektiv.

Arkivlovens bestemmelser om tilgængelighed knytter sig til den øvrige regulering af offentlighedens adgang til de oplysninger, der indsamles eller tilvejebringes af offentlige myndigheder som led i deres virksomhed, især til offentlighedsloven og persondataloven.

Det bemærkes, at arkivloven ikke indskrænker eller ændrer den adgang til aktindsigt, der er hjemlet ved anden lovgivning. Arkivloven fungerer således parallelt med den øvrige aktindsigtslovgivning, herunder offentlighedsloven, lov om aktindsigt i miljøoplysninger, reglerne om parters aktindsigt i forvaltningsloven, lov om patienters retsstilling og retsplejeloven.

Kulturministeriet anmodede i efteråret 2000 Tilgængelighedsudvalget, der er nedsat i henhold til den gældende arkivlovs § 26, om at sammenfatte de erfaringer og forslag, som den tilgængelighedspraksis, der har udviklet sig efter ændringen af arkivloven i 1997, måtte give anledning til.

Tilgængelighedsudvalget har i sin sammenfattende beretning udtalt sig om

Praksis for myndighedernes aflevering af arkivalier. Udvalget fremhæver afleveringens afgørende betydning for størst mulig åbenhed og bemærker, at en ændring af tilgængelighedsfristen i henhold til § 20, stk. 1, i den gældende lov bør føre til en ændring af afleveringsfristen. Der henvises herom til bemærkningerne til § 13.

Nedsættelse af 30-års tilgængelighedsfristen. Udvalget udtaler, at en nedsættelse af den almindelige tilgængelighedsfrist på 30 år vil have afgørende betydning for en øget åbenhed. Udvalgets flertal har indstillet, at tilgængelighedsfristen ved den kommende lovrevision nedsættes til 25 år. Der henvises herom til bemærkningerne til § 22.

Forlængelse af tilgængelighedsfrister. Udvalget finder, at det vil være vanskeligt at fastsætte en egentlig procedure for fastsættelsen af særlige frister, men understreger, at der ved fristforlængelser er behov for, at den arkivskabende myndighed og rigsarkivaren præciserer årsagen til den meddelte fristforlængelse. Udvalget anbefaler, at det overvejes, om det bør pålægges alle arkivskabende myndigheder at udgive et katalog over fristforlængelser. Der henvises herom til bemærkningerne til § 27.

80-års tilgængelighedsfristen. Udvalget udtaler, at den dispensationspraksis, der har udviklet sig på området, i vidt omfang eliminerer risikoen for, at fristen på 80 år kan virke urimelig lang. På baggrund heraf er det udvalgets opfattelse, at der ikke er grundlag for at foretage ændringer af den del af bestemmelsen, der vedrører hensynet til beskyttelsen af enkeltpersoner. Derimod finder udvalget, at det på andre områder, som for eksempel myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager m.v., er ubegrundet at opretholde en 80-års tilgængelighedsfrist. Der henvises herom til bemærkningerne til §§ 24-26.

Svarfrister i forbindelse med behandling af dispensationsansøgninger. Udvalget finder, at de eksisterende svarfrister er tilstrækkelige, og at der ikke på nuværende tidspunkt er behov for ændringer på dette område.

Screening. Udvalget understreger den betydning, screening har for størst mulig åbenhed. Udvalget opfordrer til, at der fortsat afsættes de fornødne midler til screening. Der henvises herom til de almindelige bemærkninger om lovforslagets økonomiske konsekvenser samt til bemærkningerne til § 22 samt § 27.

Kompetence vedrørende klagesagers behandling. Udvalget har været enig om, at der er grund til at overveje behovet for oprettelsen af et ankenævn. Udvalgets flertal har anbefalet, at der ikke oprettes et sådant.

Kommunale arkiver. Udvalget finder, at den øgede decentralisering øger behovet for centralt reguleret adgang til de kommunale arkiver, og at det vil være ønskværdigt, at der i videst muligt omfang sker en tilpasning, således at der gælder de samme regler for statslige og kommunale arkiver, hvad tilgængelighed angår. Der henvises herom til bemærkningerne til § 22.

Tydeliggørelse af fagministrenes ansvar. Udvalget finder ikke behov for lovrevision på dette område. Der henvises herom til bemærkningerne til § 27, stk. 2.

Forholdet til offentlighedsloven. Et medlem af udvalget har peget på behovet for at ensrette regelsættene.

Tilgængelighedsudvalgets fremtid. Udvalget finder, at det bør fortsætte arbejdet også efter en lovrevision. Der henvises herom til bemærkningerne til § 39.

Arbejdsgruppen til revision af arkivloven indstillede på tilgængelighedsområdet i enighed,

at der bør gælde samme regler om arkivadgang til kommunale arkivalier som til statslige

at muligheden for at foretage forlængelse af den almindelige tilgængelighedsfrist opretholdes, men at der indføres en overgrænse på 60 år, som kun kan fraviges i ganske særlige tilfælde

at det overvejes at nedsætte 80-års tilgængelighedsfristen efter den gældende lovs § 22, stk. 1, nr. 2-4, der vedrører sager inden for strafferetsplejen, myndigheders brevveksling til brug i retssager m.v. samt statistisk grundmateriale

at der ved afgørelser om dispensation fra tilgængelighedsfristerne tages særligt hensyn til, om ansøger er part i sagen eller i øvrigt har en væsentlig individuel interesse i den sag, der søges adgang til.

Brugerrepræsentanterne indstillede bl.a.,

at den almindelige tilgængelighedsfrist nedsættes til 20 år

at forlængelse af denne almindelige tilgængelighedsfrist kun vil kunne ske dokument for dokument, men ikke for hele arkivenheder eller grupper af arkivenheder

at der oprettes et særligt nævn med den opgave at overvåge og efterprøve myndighedernes afgørelser om afklassificering og fristforlængelser (screeningsnævn)

at arkivlovens 80-års tilgængelighedsfrist for personoplysninger ændres fra at omfatte hele arkivenheder til alene at omfatte konkrete oplysninger om enkeltpersoners private forhold, subsidiært at fristen nedsættes til 55 år

at der oprettes et særligt ankenævn til behandling af klagesager over afslag på arkivadgang, subsidiært at Tilgængelighedsudvalgets beføjelser udvides.

Forvaltningsrepræsentanterne indstillede derimod bl.a.,

at den almindelige tilgængelighedsfrist nedsættes til 25 år

at muligheden for at forlænge denne frist for arkivenheder og grupper af arkivenheder opretholdes

at der ikke oprettes et særligt nævn til efterprøvelse af fristforlængelser m.v.

at 80-års tilgængelighedsfristen for personoplysninger opretholdes som hovedregel

at der ikke oprettes et særligt ankenævn til behandling af klager over afslag på arkivadgang.

Ved udarbejdelsen af lovforslaget er der som hovedregel lagt vægt på arbejdsgruppens enige indstillinger og på de indstillinger, der er afgivet af forvaltningsrepræsentanterne.

Arkivloven supplerer bestemmelserne om aktindsigt i anden lovgivning, herunder især offentlighedsloven.

Det blev i arbejdsgruppen drøftet, om det burde foreslås at lade adgangen til arkivalier regulere gennem offentlighedslovgivningen, som det er tilfældet i en række andre lande, jf. nedenfor. Arbejdsgruppen var enig om at opfatte forholdet mellem offentlighedsloven og arkivlovens tilgængelighedsbestemmelser således, at arkivlovens tilgængelighedsbestemmelser regulerer, hvornår offentlighedslovens undtagelsesbestemmelser ophører, for så vidt angår materiale, der er omfattet af begge lovgivninger.

Om forholdet mellem arkivloven og den øvrige aktindsigtslovgivning bemærkes i øvrigt, at arkivloven ikke ændrer de bestemmelser om adgangen til aktindsigt, der er fastsat ved anden lovgivning. Også efter aflevering til offentlige arkiver vil dokumenter m.v. være omfattet af retten til aktindsigt efter offentlighedsloven eller af parters ret til indsigt efter forvaltningsloven, retsplejeloven m.v.

Retten til aktindsigt efter offentlighedsloven omfatter som udgangspunkt kun dokumenter, der er udfærdiget af en myndighed eller kommet i en myndigheds besiddelse efter den 1. januar 1971. Offentlighedsloven omfatter derudover kun den virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning samt af en række energiforsyningsvirksomheder, men derimod ikke domstolene. Offentlighedsloven gælder ikke for sager inden for strafferetsplejen.

Arkivlovens virkeområde er bredere end de øvrige loves, herunder offentlighedslovens, forvaltningslovens og retsplejelovens respektive områder, idet arkivloven omfatter al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning samt domstolene. Arkivloven omfatter herunder personoplysninger, der behandles for den offentlige forvaltning og domstolene.

Sammenfattende finder Kulturministeriet det fortsat hensigtsmæssigt, at en arkivlov, udover bestemmelser om bevaring og aflevering af arkivalier, indeholder bestemmelser om tilgængelighed til materiale over en vis alder, der som hovedregel vil være afleveret til offentlige arkiver.

Arbejdsgruppen har drøftet, hvorvidt der bør oprettes en særlig myndighed, der kan efterprøve og omgøre afgørelser i tilgængelighedssager, der går ansøgeren imod. Der blev ikke opnået enighed om spørgsmålet.

Brugerrepræsentanterne har indstillet, at der i forbindelse med lovrevisionen etableres et uvildigt nævn, der vil kunne efterprøve og eventuelt omgøre afgørelser om tilgængelighed, der træffes af Statens Arkiver eller af vedkommende ressortmyndighed. Brugerrepræsentanterne har i den forbindelse anført, at en række af arkivlovens bestemmelser er bredt formuleret og giver en vid ramme for myndighedernes skøn. Det er på den baggrund af væsentlig betydning for borgernes retssikkerhed, at myndighedernes skøn kan efterprøves. Den ordning, der er etableret ved § 33, stk. 1, i den gældende lov, og hvorefter en myndighed kan anmodes om at genoverveje et afslag, er i den henseende ikke tilfredsstillende.

Forvaltningens repræsentanter har indstillet, at der ikke indføres et særligt ankenævn, men at de gældende ankemuligheder opretholdes. Denne del af arbejdsgruppen finder ikke, at der har vist sig noget særligt behov for et ankenævn, og henholder sig endvidere til en udtalelse fra Tilgængelighedsudvalgets flertal i forbindelse med 1997-lovrevisionen: »Efter en nøje gennemdrøftelse af synspunkterne for og imod finder udvalget efter en samlet afvejning, at det - under den udtrykkelige forudsætning, at ressortmyndigheden vil lægge vægt på størst mulig åbenhed - er bedst stemmende med den parlamentariske tradition, at de væsentlige afgørelser, der blandt andet vedrører hensynet til rigets sikkerhed og forsvar, træffes af vedkommende ressortminister, der i sin administration er ansvarlig over for Folketinget.«

Kulturministeriet finder, at etableringen af et ankenævn ikke vil være hensigtsmæssig. Den hidtidige tilgængelighedspraksis, som den foreligger oplyst ved rigsarkivarens årlige rapporter og Tilgængelighedsudvalgets beretninger, giver ikke anledning til at antage, at borgernes retssikkerhed i denne forbindelse ikke varetages tilfredsstillende.

Endvidere bemærkes, at det er et hovedpunkt i lovforslaget, at der skal gælde samme regler for tilgængelighed efter arkivloven for alle offentlige arkivalier, hvad enten det drejer sig om statslige eller kommunale, afleverede eller ikke-afleverede arkivalier, jf. forslagets § 22. Det er i denne forbindelse Kulturministeriets opfattelse, at Tilgængelighedsudvalgets kompetence til at følge udviklingen med hensyn til tilgængelighed til offentlige arkivalier bør udstrækkes til det kommunale område.

Kulturministeriet kan i øvrigt tilslutte sig de principielle synspunkter, som Tilgængelighedsudvalgets flertal og forvaltningsrepræsentanterne i Arbejdsgruppen har givet udtryk for.

På den baggrund finder Kulturministeriet ikke anledning til at foreslå nye bestemmelser om behandling af klager over afslag på tilgængelighedsansøgninger.

Arbejdsgruppen til revision af arkivloven havde bl.a. til opgave at inddrage internationale erfaringer på tilgængelighedsområdet. Betænkningen indeholder en redegørelse for lovgrundlag og praksis i en række lande.

I de øvrige nordiske lande og i USA danner offentlighedslovene grundlag for afgørelser om arkivadgang. I princippet findes der her ingen generelle frister for, hvornår undtagelserne i offentlighedslovene bortfalder under hensyn til arkivaliernes alder. Der er mellem landene forskelle, når det drejer sig om de myndigheder, der træffer afgørelse om aktindsigt efter offentlighedslovene.

I Sverige og Norge er det den myndighed, som opbevarer et givet dokument, der træffer afgørelse om aktindsigt eller tilgængelighed. I praksis vil det sige, at også de statslige arkiver kommer til at træffe afgørelser på dette grundlag, når dokumenterne til sin tid er afleveret fra myndighederne.

I Danmark træffer de myndigheder afgørelse om aktindsigt efter offentlighedsloven, som har de sager til afgørelse, dokumenterne hører til. Statens Arkiver kommer derfor ikke til at tage stilling til aktindsigt efter offentlighedsloven, for så vidt angår afleverede arkivalier, men behandler udelukkende ansøgninger om tilgængelighed efter arkivloven.

Lovgrundlagenes forskellighed gør derfor sammenligninger vanskelige.

De undersøgelser, som er foretaget af Arbejdsgruppen, kan ikke understøtte den opfattelse, at den danske lovgivning og praksis som helhed betragtet skulle være mere restriktiv end i øvrige lande.

Nogle af de mellemfolkelige organisationer, Danmark er medlem af, har i de senere år arbejdet på større åbenhed i adgang til deres arkiver. Det gælder således NATO, der har igangsat et screenings- og afklassificeringsarbejde med henblik på at gøre organisationens dokumenter tilgængelige for offentlighed og forskning og tillige oprettet en egentlig arkivfunktion. Dette arbejde styres af NATO Archives Committee, hvor fra dansk side Udenrigsministeriet og Statens Arkiver er repræsenteret.

Overgangen til elektronisk sagsbehandling hos offentlige myndigheder og institutioner har været et vigtigt element i regeringens it-politiske handlingsplan. Formålet er bl.a. at opnå ressourcemæssige besparelser, effektiviseringsgevinster samt et højere serviceniveau over for borgere og virksomheder.

Det må dog understreges, at ressourcemæssige besparelser i forbindelse med indførelse af digital forvaltning ikke umiddelbart vil kunne opnås på arkivområdet, men først på et forholdsvis sent tidspunkt vil kunne gøre sig gældende.

Bevaringen af den del af kulturarven, der består af elektronisk lagrede eller digitale arkivalier, stiller en række andre krav end bevaringen af traditionelle papirarkivalier. Også for så vidt angår benyttelsen af arkivalierne, er kravene andre end ved benyttelsen af papirarkivalier. Selv om også arkiverne på sigt kan opnå ressourcemæssige besparelser ved overgangen til elektronisk arkivering, vil der i en periode være tale om ekstra ressourceanvendelse, dels fordi de offentlige arkiver fortsat modtager store mængder papirarkivalier fra myndighederne, dels fordi elektronisk arkivering kræver godkendelse og test af systemer, øget vejledningsindsats samt en løbende tilpasning til udviklingen på it-markedet.

De hensyn til forvaltningens uhindrede gang, der for papirarkivaliers vedkommende betinger et forholdsvis sent afleveringstidspunkt, gør sig ikke gældende, når talen er om aflevering af digitale arkivalier. Afleveringen finder sted i form af et kopiudtræk fra den afleverende myndigheds system, og myndigheden har således efter aflevering til de offentlige arkiver fortsat umiddelbar adgang til de oplysninger, der er omfattet af en aflevering.

Det elektronisk bevarede og afleverede materiale skal med jævne og forholdsvis korte mellemrum fra 5 til 10 år overføres til nye lagringsmedier og eventuelt undergå konvertering til nyt opbevaringsformat. Den løbende konvertering skal sikre det bevarede materiale dels mod henfald af de elektroniske medier, dels mod teknologisk forældelse. Digitale arkivalier kræver således en aktiv og løbende vedligeholdelse, der langt overstiger de krav, bevaringen af papirarkivalier stiller. Denne vedligeholdelse medfører en række omkostninger, der ikke er forbundet med bevaring af papirarkivalier. Derimod er omkostningerne ved magasinering af elektroniske arkivalier marginale i forhold til omkostningerne ved magasinering af papirarkivalier.

Den stigende overgang til digital forvaltning vil i en periode samlet øge de omkostninger, der er forbundet med bevaringen af arkivalier. Der vil derfor ikke på arkivområdet umiddelbart være tale om en besparelse i forbindelse med overgangen til digital forvaltning, men derimod om en forøgelse i omkostningerne, der først udlignes, når bevaring og aflevering af papirarkivalier udviser en faldende tendens.

Statens Arkiver har i de senere år gennemført en betydelig udvikling af metoder og standarder i forbindelse med digital bevaring. Samtidig er der for den statslige forvaltning løbende foretaget en regulering af myndighedernes varetagelse af arkivmæssige hensyn i forbindelse med elektroniske arkivalier, ligesom Statens Arkiver i vidt omfang har vejledt såvel statslige som kommunale myndigheder i spørgsmål om elektronisk arkivering.

Det må imidlertid forudses, at Statens Arkivers opgaver på dette felt vil blive stærkt udvidet i de kommende år som følge af gennemførelse af digital forvaltning. Også udviklingen på det kommunale område har medført et øget behov for vejledning, såvel af forvaltningsmyndigheder som af kommunale arkivinstitutioner.

Den offentlige forvaltnings og domstolenes stigende anvendelse af elektronisk sagsbehandling medfører, at et stadig større område bliver omfattet af lovgivningen om behandling af personoplysninger.

Ifølge persondatalovens § 14 kan oplysninger, der er omfattet af persondataloven, overføres til opbevaring i offentlige arkiver efter arkivlovgivningens bestemmelser herom.

Den seneste revision af arkivloven, lov nr. 445 af 31. maj 2000, skete som konsekvens af ny lovgivning om behandling af personoplysninger. Hovedpunkterne i revisionen af arkivloven i denne forbindelse var; 1) Der skelnes ikke mellem papirarkivalier og elektroniske arkivalier ved beslutning om bevaring af materiale med personoplysninger, 2) Hensynet til beskyttelse af den personlige integritet hos de personer, om hvem der bevares oplysninger i offentlige arkiver, varetages ved inddragelse af Datatilsynet ved fastsættelse af generelle regler om offentlige arkivers behandling af personoplysninger, 3) Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen inddrages i afgørelsen af konkrete spørgsmål, der angår fastsættelse af kortere tilgængelighedsfrist end 80 år for arkivalier, som er omfattet af persondataloven.

I betænkningen indstilles det, at bevaringspligten for kommunale myndigheders elektroniske arkivalier, som er omfattet af persondataloven, præciseres, således at kommunerne pålægges at aflevere sådanne arkivalier til et offentligt arkiv. Der henvises herom til bemærkningerne til § 21.

I bemærkningerne til forslag til lov om offentlige arkiver fra 1992 anførtes bl.a., at arkivernes formål er at sikre bevaring af dækkende dokumentation for beskrivelse og analyse af det danske samfund og dets udvikling i flest mulig aspekter.

Den primære genstand for denne målsætning er den statslige forvaltnings arkivalier. Dette har historiske årsager og skyldes navnlig statsforvaltningens centrale placering i samfundslivet. Imidlertid er det statslige område ikke tilstrækkeligt til at formidle et fuldstændigt billede af det danske samfunds tilstand og udvikling gennem tiderne. Det indgår derfor også som led i arkivernes målsætning at bidrage til at sikre bevaringen af primær- og amtskommunale arkivalier. Der skal i den forbindelse peges på decentraliseringen af en række offentlige opgaver til kommuner og amtskommuner. Hertil kommer udviklingen i forbindelse med oprettelse af privatretligt organiserede, offentligt ejede selskaber. Endelig må de offentlige arkivalier suppleres med private arkivalier af historisk værdi.

På de private arkivers område opfylder arkiverne deres målsætning ved en systematisk indsamling af arkiver fra fremtrædende personer og virksomheder i det danske samfund. Erhvervsarkivet har som sin vigtigste funktion at indsamle arkiver fra erhvervsvirksomheder og erhvervslivets organisationer. Rigsarkivet og landsarkiverne indsamler arkivalier fra foreninger og privatpersoner, navnlig sådanne, som har spillet en fremtrædende rolle i det politisk-administrative liv.

I 1992-loven blev Statens Arkivers indsamling og bevaring af private arkivalier reguleret. Ved loven etableredes et udvalg til fremme af samarbejdet mellem Statens Arkiver og andre institutioner, der foretager indsamling og bevaring af private arkivalier (Privatarkivudvalget). Ved lovrevisionen i 1997 blev dette udvalg gjort permanent.

Arbejdsgruppen til revision af arkivloven har i sin betænkning, for så vidt angår privatarkivområdet, bl.a. bemærket: »Bevaringen af private arkivalier er ikke, som tilfældet er for offentlige arkivalier, reguleret indgående i arkivloven med underliggende regelsæt. Den virksomhed på privatarkivområdet, som udfolder sig i kommunale offentlige arkiver, er kun reguleret i begrænset omfang, for så vidt angår materiale, der er omfattet af persondataloven. Den indsamling, modtagelse og bevaring af privatarkiver, der foregår i institutioner uden for de offentlige arkiver, er ikke reguleret i lov. Spørgsmålet er derfor, om det bør søges i lovgivningen at tilvejebringe et stærkere grundlag til sikring af offentlige arkivers indsamling og bevaring af private personers, foreningers, erhvervsvirksomheders og selskabers arkivalier. Arkivlovgivningen ville derved få stærkere karakter af en overordnet kulturbevaringslovgivning på sit område.«

Det bemærkes i denne forbindelse, at Sammenslutningen af Lokalarkiver i en henvendelse til arbejdsgruppen har udtrykt ønske om, at såvel de kommunale offentlige arkivers som lokalarkivernes bevaring af private arkivalier reguleres i arkivloven.

Som nævnt er kun de offentlige arkivers virksomhed på privatarkivområdet direkte reguleret i arkivloven. Loven omfatter ikke den virksomhed på området, der finder sted i institutioner uden for de offentlige arkiver, det være sig statslige institutioner som f.eks. Det Kongelige Bibliotek, Statsbiblioteket, Nationalmuseet og Dansk Folkemindesamling, eller private institutioner som f.eks. Arbejderbevægelsens Bibliotek og Arkiv. Lokalarkiverne, for så vidt de ikke er en del af de offentlige arkiver, er uanset deres organisationsform eller finansiering heller ikke omfattet af den gældende lovgivning.

Kulturministeriet finder ikke behov for i arkivloven at regulere den indsamlingsvirksomhed m.v. på privatarkivområdet, der finder sted i offentlige eller private institutioner uden for de offentlige arkiver. For så vidt angår statslige institutioner, vil regulering om nødvendigt kunne finde sted administrativt.

For så vidt angår kommunale eller private institutioner, der udfører opgaver på privatarkivområdet, er Kulturministeriet opmærksom på det værdifulde arbejde, der finder sted i disse institutioner, men finder, at den lokale styring og finansiering må være afgørende. Samtidig bemærkes, at der gennem Privatarkivudvalget udfoldes en betydelig samarbejds- og koordinationsvirksomhed på området, der som resultat bl.a. har haft etablering af en landsdækkende database over private arkivalier, der er afleveret såvel til offentlige arkiver som til andre institutioner.

Arbejdsgruppen til revision af arkivloven har som led i sine overvejelser om styrkelse af bevaringsindsatsen indhentet oplysninger om lovgivningen om bevaring af privatarkiver i de øvrige nordiske lande og har særligt hæftet sig ved den norske lovgivning til sikring af bevaringen af værdifulde private arkivalier.

På baggrund af den norske lovgivning har arbejdsgruppen indstillet, at der etableres et register over særligt bevaringsværdige private arkivalier, og at optagelse af et privatarkiv i dette register over for ejeren af arkivalierne skal have den retsvirkning, at ejeren forpligtes til at give oplysning til registret om ændring i ejerforholdet. Kulturministeriet finder imidlertid ikke, at der i Danmark er behov for at lovgive på området, idet der allerede eksisterer et godt og konstruktivt samarbejde mellem på den ene side Statens Arkiver, herunder Erhvervsarkivet, og andre arkiver og på den anden side private virksomheder, organisationer, selskaber m.fl. om bevarelsen af værdifulde private arkiver. En styrkelse af indsatsen på området bør naturligt udspringe af det samarbejde, der foregår i Privatarkivudvalget, hvor rigsarkivaren er formand.

I betænkningen indstilles, at der skabes mulighed for, at institutioner, som ikke er offentlige arkiver, kan modtage og opbevare materiale, som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

Datatilsynet har i den forbindelse udtalt, at spørgsmålet om, hvilke oplysninger, der kan/skal afleveres i arkiv, samt til hvilke arkivtyper aflevering kan ske, afgøres efter arkivlovgivningen og ikke persondataloven. Datatilsynet har således ikke indvendinger imod, at der indføres en bestemmelse som indstillet af arbejdsgruppen. Der henvises herom til bemærkningerne til § 47.

Arbejdsgruppen har henledt opmærksomheden på, at regler i ophavsretsloven kan vanskeliggøre adgangen til private arkivalier, der er afleveret til institutioner uden for de offentlige arkiver. Arbejdsgruppen har i den forbindelse indstillet, at det i forbindelse med den kommende lovrevision overvejes, hvordan arkivinstitutioner, der ikke efter den gældende lov er offentlige arkiver, men som opfylder bestemte standarder for bevaring, arkivbeskrivelse og formidling, kan stille ophavsretsligt beskyttede arkivalier til rådighed for benyttelse på samme vilkår, som i dag gælder for offentlige arkiver.

Ophavsretlovens § 2 giver ophavsmanden eneret til at råde over sit værk, blandt andet ved »at gøre det tilgængeligt for almenheden«. Når et beskyttet værk stilles til rådighed for en bruger til gennemsyn på en læsesal, er der tale om en handling, der falder ind under dette begreb.

Ophavsretsloven § 27, stk. 2, er en undtagelse fra eneretten i § 2, som gør det muligt for offentlige arkiver at give brugere adgang til at gennemse private arkivalier, som måtte være ophavsretligt beskyttede, uden at der først skal indhentes samtykke fra indehaveren af ophavsretten. Bestemmelsen åbner ikke mulighed for, at der foretages kopiering eller udleveres afskrifter af materialet.

Da bestemmelsen i ophavsretslovens § 27, stk. 2, udelukkende omfatter offentlige arkiver, er det således ikke muligt for andre institutioner at stille ophavsretsligt beskyttede arkivalier til rådighed for gennemsyn, medmindre der foreligger samtykke fra indehaverne af ophavsretten.

Kulturministeriet er enig i, at der med hensyn til tilgængeligheden af private arkivalier i ophavsretlig henseende bør være ligestilling mellem offentlige arkiver og andre institutioner, som opfylder bestemte standarder for bevaring, arkivbeskrivelse og formidling. Ministeriet finder, at dette spørgsmål bør løses i forbindelse med den førstkommende ændring af ophavsretloven. Der er derfor ikke i nærværende lovforslag optaget bestemmelser herom.

Med lovforslaget indføres en pligt for kommunerne til at aflevere bevaringsværdige it-arkivalier, der indeholder personoplysninger, til et offentligt arkiv. Af bevaringsmæssige hensyn skal disse arkivalier afleveres i en systemuafhængig arkiveringsversion, og produktion og test af sådanne er forbundet med udgifter for de afleverende myndigheder. Kulturministeriet har ført drøftelser herom med de kommunale parter. Der er enighed om, at de offentlige myndigheder allerede efter § 9 i den gældende lov har en pligt til at bevare it-arkivalier på en sådan måde, at de kan afleveres til et offentligt arkiv. Indførelse af afleveringspligt indebærer derfor ikke i sig selv merudgifter i forhold til den nuværende situation, men indførelsen aktualiserer de opgaver af teknisk karakter, som overgangen til digital forvaltning generelt medfører for de offentlige myndigheder. Kulturministeriet og de kommunale parter er derfor blevet enige om at etablere det tættest mulige samarbejde om at udvikle rationelle metoder til bevaring og aflevering af it-arkivalier. Der er også enighed om, at de kommunale parter skal inddrages i udformningen af de nærmere regler for bevaring og aflevering af kommunale it-arkivalier.

Lovforslaget medfører ikke statslige merudgifter, jf. nedenfor om forslagets administrative konsekvenser.

Nedsættelse af de almindelige tilgængelighedsfrister vil som udgangspunkt betyde en lettelse for forvaltningen for så vidt angår adgang til materiale, der er over 20/75 år gammelt. For visse myndigheder med sagsmateriale af særlig karakter er der en forventning om, at nedsættelsen af den almindelige tilgængelighedsfrist fra 30 til 20 år kan medføre behov for øgede administrative ressourcer til screening/afklassificering. Denne indsats forudsættes indpasset i myndighedernes almindelige screeningsindsats. Ressourcesituationen vil i en periode kunne medføre, at forlængelse af tilgængelighedsfrist vil finde sted for arkivenheder eller grupper af arkivenheder. Kulturministeriet vil, bl.a. gennem rigsarkivarens rapporter og Tilgængelighedsudvalgets beretninger, følge udviklingen på området.

Lovforslaget indeholder ikke bestemmelser med erhvervsøkonomiske/-administrative konsekvenser.

Lovforslaget indeholder ikke bestemmelser med miljømæssige konsekvenser.

Lovforslaget indeholder ikke EU-retlige aspekter.

Samtlige ministerier samt Kabinetssekretariatet, Universiteternes historiske institutter, Universiteternes samfundsfaglige institutter, forskningsrådene, Kommunernes Landsforening, Amtsrådsforeningen, Københavns og Frederiksberg Kommuner, Danske Dagblades Forening, Dansk Journalistforbund, Dansk Fagpresse, Danmarks Radio, TV 2/Danmark, Datatilsynet, Domstolsstyrelsen, Danmarks Statistik, Rigsrevisionen, Danmarks Nationalbank, ATP, Værdipapircentralen, Advokatrådet, Privatarkivudvalget, Tilgængelighedsudvalget, Sammenslutningen af Lokalarkiver, Dansk Industri, Danmarks Rederiforening, Selskabet for Samtidshistorisk Forskning, Hovedstadens Udviklings Råd og Hovedstadens Sygehusfællesskab.

Lovforslagets hovedsigte er en øget åbenhed til de offentlige arkiver, også for private borgere. Dette sigte søges opnået bl.a. ved en nedsættelse af tilgængelighedsfristerne.

Lovforslaget indeholder en ny bestemmelse om, at der ved bedømmelsen af adgangssager kan tages særligt hensyn til, om ansøger er part i sagen eller har en væsentlig individuel interesse i de oplysninger, der søges adgang til.

Lovforslaget viderefører de gældende bestemmelse om registrerede personers ret til indsigt i personoplysninger om de pågældende, der er arkiveret i offentlige arkiver.

Lovforslaget viderefører de gældende bestemmelser om at den, der ejer private arkivalier af væsentlig forskningsmæssig eller almenkulturel betydning, inden arkivalierne udføres af landet, skal give Statens Arkiver adgang til kopiering af arkivalierne, og at finderen af private arkivalier, hvortil ingen kan godtgøre sin ret som ejer, straks skal aflevere dem til Statens Arkiver.

Lovforslaget er omfattet af regeringens lovovervågningsprogram. Kulturministeriet mener, at tilgængelighedsområdet vil være egnet til lovovervågning. Kulturministeriet vil efter en 3-årig periode anmode Tilgængelighedsudvalget om en vurdering af, om de politiske intentioner med loven er opfyldt.

Positive konsekvenser/mindreudgifter Negative konsekvenser/merudgifter

Økonomiske konsekvenser for stat, kommuner og amtskommuner Ingen. Udgifterne til den offentlige forvaltnings overgang til digital sagsbehandling og arkivering aktualiserer dog behov for samarbejde om udvikling af rationelle metoder til bevaring og aflevering af it-arkivalier.

Administrative konsekvenser for stat, kommuner og amtskommuner Forslaget om nedsættelse af de almindelige tilgængelighedsfrister vil på visse områder medføre bortfald af behov for behandling af dispensationssager. Der kan på andre områder opstå et behov for en øget screeningsindsats hos offentlige myndigheder i forbindelse med nedsættelsen af den almindelige tilgængelighedsfrist fra 30 til 20 år. Denne indsats forudsættes indpasset i myndighedernes almindelige screeningsvirksomhed.

Økonomiske konsekvenser for erhvervslivet Ingen Ingen

Administrative konsekvenser for erhvervslivet Ingen Ingen

Miljømæssige konsekvenser Ingen Ingen

Administrative konsekvenser for borgerne Ved nedsættelse af den generelle tilgængelighedsfrist m.v. og en forøget vejledningsindsats fra arkivernes side forventes borgernes adgang til at søge i offentlige arkiver at blive lettere. Ingen

Forholdet til EU-retten Lovforslaget indeholder ikke EU-retlige aspekter.

Til stk. 1 - 3

Bestemmelserne svarer med en redaktionel ændring til de gældende bestemmelse i § 7 og § 8. Der tilsigtes ingen indholdsmæssige ændringer.

Til stk. 4

Bestemmelsen er ny. Kulturministeriet har fulgt samme principper som for offentlighedsloven og forvaltningsloven for så vidt angår afgrænsningen af lovens anvendelsesområde. Når det drejer sig om offentligt ejede selskaber, er det dog spørgsmålet, om det er hensigtsmæssigt at opretholde paralleliteten mellem offentlighedsloven og forvaltningsloven på den ene side og arkivloven på den anden side. Med arkivloven forfølges andre målsætninger end ved henholdsvis offentligheds- og forvaltningsloven. Formålet er at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder og at stille arkivalierne til rådighed for myndigheder og offentlighed, herunder til forskningsformål.

I betænkningen indstilles det derfor i enighed, at bevaringsværdien af offentligt ejede selskabers arkivalier kommer til at indgå som en selvstændig kvalifikation, idet der knytter sig en betydelig bevaringsinteresse til en række offentligt ejede selskabers arkivalier. Som eksempler nævnes i betænkningen DONG, Ørestadsselskabet, broselskaberne, Københavns Havn m.fl. Kulturministeriet er enig i arbejdsgruppens indstilling.

Spørgsmålet om hvorvidt kongehusets arkivalier skal indgå under arkivlovens anvendelsesområde, er også behandlet i betænkningen. Arbejdsgruppen er delt på dette spørgsmål, idet forvaltningsrepræsentanterne ikke mener, at der er behov for at regulere forhold vedrørende kongehusets arkivalier i arkivloven, mens brugerrepræsentanterne mener, at kongehusets arkivalier, for så vidt de knytter sig til kongens funktion som statsoverhoved, bør betragtes som offentlige arkivalier og være tilgængelige efter arkivlovens bestemmelser herom.

Kulturministeriet kan tilslutte sig forvaltningsrepræsentanternes indstilling i betænkningen og finder således ikke, at der er anledning til at ændre ved de gældende forhold vedrørende kongehuset. For så vidt der er tale om arkivalier, der belyser regentens funktioner som statsoverhoved, dvs. funktioner, som regenten ifølge grundloven udøver gennem ministrene, vil disse arkivalier befinde sig i det pågældende ministeriums arkiv.

Til stk. 5

Bestemmelsen er ny. Det præciseres, at loven gælder for offentlige arkivers virksomhed med hensyn til private arkivalier. Denne virksomhed er nærmere reguleret i lovforslagets kapitel 11 (§§ 44-50). Der henvises til bemærkningerne hertil.

Bestemmelsen er ny. Formålet med bestemmelsen er en præcisering af, at de offentlige arkiver består af Statens Arkiver samt af kommunale arkivinstitutioner. Statens Arkiver samarbejder med kommunerne om arkivmæssige spørgsmål.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 1. Bestemmelsen fastlægger, at Statens Arkiver udgør en organisatorisk helhed under rigsarkivarens ledelse. Under hensyn til at Rigsarkivet er omtalt i grundlovens § 8, findes det hensigtsmæssigt fortsat udtrykkeligt at omtale Rigsarkivet i bestemmelsen.

Statens Arkiver omfatter følgende institutioner: Rigsarkivet, Landsarkivet for Sjælland, Lolland-Falster og Bornholm, Landsarkivet for Fyn, Landsarkivet for Nørrejylland, Landsarkivet for Sønderjylland, Erhversarkivet og Dansk Data Arkiv.

Rigsarkivet modtager arkivalier, der afleveres fra centraladministrationen, samt landsdækkende statslige institutioner. Landsarkiverne modtager arkivalier, der afleveres af lokale statslige myndigheder og institutioner, samt anerkendte trossamfund. Landsarkiverne modtager endvidere arkivalier, der afleveres fra kommunale myndigheder og institutioner. Såvel Rigsarkivet som landsarkiverne indsamler og bevarer derudover private arkivalier fra enkeltpersoner, foreninger og institutioner. Erhversarkivet indsamler og bevarer arkivalier af væsentlig betydning fra erhvervslivets organisationer og virksomheder. Dansk Data Arkiv indsamler og bevarer forskningsregistre især inden for de samfundsvidenskabelige og sundhedsvidenskabelige områder.

En række funktioner udføres af alle institutioner, f.eks. er der læsesals- eller formidlingsfunktioner ved samtlige institutioner under Statens Arkiver. Andre fælles funktioner inden for arkivernes virksomhed er derimod henlagt til centre, der er placeret i enkelte institutioner. Ved Landsarkivet for Sjælland m.m. er placeret et konserveringscenter, ved Landsarkivet for Nørrejylland et filmningscenter og ved Rigsarkivet er placeret et it-center.

Bestemmelsen svarer med en redaktionel ændring til den gældende bestemmelse i § 2, idet der dog som nr. 4 er tilføjet en ny bestemmelse om, at det indgår i Statens Arkivers formål at vejlede borgere og myndigheder i benyttelsen af arkivalier.

Arbejdsgruppen har i betænkningen gjort sig overvejelser om, hvorvidt der i loven bør fastsættes bestemmelser, der klarere forpligter offentlige arkiver til aktivt at virke for en mere intensiv udnyttelse af arkiverne. Bestemmelserne om tilgængelighed kunne således suppleres med lovfæstede forpligtelser for offentlige arkiver til at bistå offentligheden med adgang til arkiverne og til at anvende ny informationsteknologi til at fremme denne adgang . Der vil for Statens Arkiver i betydeligt omfang være tale om en lovfæstelse af allerede etableret praksis.

Bestemmelsen svarer med en redaktionel ændring til den gældende bestemmelse i § 6. Der tilsigtes ingen indholdsmæssige ændringer. Bestemmelsen fastslår, at Statens Arkiver behandler sager vedrørende brug af rigsvåbenet og er rådgivende for offentlige myndigheder i spørgsmål vedrørende offentlige våbener, segl og emblemer.

Til stk. 1

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 3, dog med en præcisering af, at Statens Arkivers bistand til de myndigheder, der er omfattet af loven, også kan indebære udførelsen af arkivtekniske undersøgelser og opgaver af arkivteknisk karakter.

Til stk. 2

Bestemmelsen er ny. Statens Arkiver har på finansloven hjemmel til at udføre indtægtsdækket virksomhed, som bl.a. omfatter opgaver af arkivteknisk karakter. Der tilsigtes med bestemmelsen ingen umiddelbar ændring i Statens Arkivers nuværende virksomhed på området, men hjemlen til opkrævning af vederlag for disse ydelser bør fastsættes direkte i loven. Vederlaget fastsættes således, at det dækker de omkostninger, der er forbundet med udførelsen af opgaverne.

Til stk. 3

Bestemmelsen er ny. Statens Arkiver har hidtil haft hjemmel i tekstanmærkning på finansloven til opkrævning af vederlag for opbevaring af ikke afleveringspligtige arkivalier, der afleveres til Statens Arkiver. Bestemmelsen finder anvendelse ved primær- og amtskommuners aflevering af arkivalier til Statens Arkiver. Hvis en kommune vælger at aflevere sine arkivalier til Statens Arkiver, opkræves et vederlag, der beregnes pr. hyldemeter afleverede arkivalier, og som skal bidrage til at dække de omkostninger, herunder drifts- og administrationsomkostninger, der er forbundet med opbevaringen. Fastsættelsen af vederlaget sker efter drøftelse med de kommunale parter.

Til stk. 4

Bestemmelsen er ny. Statens Arkiver har hidtil haft hjemmel i tekstanmærkning på finansloven til at opkræve gebyr for udfærdigelse af udskrifter af f.eks. eksamensprotokoller, ministerialbøger, sønderjyske personregistre m.v. Gebyret fastsættes således, at det dækker de gennemsnitlige administrationsudgifter i forbindelse med udfærdigelsen.

Til stk. 1

Bestemmelsen er ny. Det fastsættes i lighed med bestemmelsen i § 4, stk. 1, i den gældende lov, at kommunerne kan oprette offentlige arkiver. De kommunale arkivers hovedopgaver karakteriseres, nemlig at bevare historisk værdifulde arkivalier, sikre muligheden for kassation af ikke bevaringsværdige arkivalier, stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder samt vejlede i benyttelsen af offentlige arkivalier.

Allerede før ikrafttrædelse af arkivloven i 1992 havde en række kommuner oprettet arkivinstitutioner eller stadsarkiver, og siden 1992 er der ligeledes oprettet kommunale arkiver. Der er ikke oprettet amtskommunale eller fælleskommunale arkivinstitutioner. De kommunale arkivinstitutioner udgør en integreret del af det offentlige arkivsystem.

De kommunale arkiver foretager som hovedregel tillige indsamling af private arkivalier med tilknytning til den pågældende kommune eller lokalområde.

De kommunale arkiver yder også en stor indsats på formidlingsområdet.

Arbejdsgruppen til revision af arkivloven har overvejet, om det vil være hensigtsmæssigt i arkivloven at præcisere, at de kommunale arkivinstitutioners opgaver tillige omfatter tilgængeliggørelse samt forskning, jf. beskrivelsen af Statens Arkivers formål i § 2 i den gældende lov. Arbejdsgruppen er enig om, at en sådan lovfæstelse ville fremme bedre borgerservice på området, men at det kommunale selvstyre tilsiger, at spørgsmålet afgøres af den enkelte kommune i de vedtægter eller instrukser, der fastsættes for et kommunalt arkiv. Arbejdsgruppen har på den baggrund frarådet, at der ved lov pålægges kommunerne særlige formidlingsforpligtelser på arkivområdet.

Kulturministeriet kan tilslutte sig dette synspunkt.

Til stk. 2

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 4, stk. 2. Statens Arkiver samarbejder med de kommunale arkivinstitutioner vedrørende bl.a. udformning og gennemførelse af overordnede målsætninger på arkivområdet, men yder derudover også rådgivning og vejledning om gennemførelse af den bevaringspolitik, den enkelte kommune måtte vedtage.

Den hastige udvikling inden for digital forvaltning tilsiger et stadigt tættere samarbejde mellem Statens Arkiver og de kommunale arkivinstitutioner om bevaringen af it-arkivalier.

Bestemmelsen svarer med en redaktionel ændring til den gældende bestemmelse i § 9, stk. 1-2.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 15 a. Bestemmelsen bemyndiger kulturministeren til, efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet, at fastsætte regler om offentlige arkivers opbevaring af materiale af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

Bemyndigelsen er endnu ikke udnyttet, hvoraf følger, at reglerne i lov om behandling af personoplysninger og de bestemmelser, der er fastsat i medfør heraf, gælder for offentlige arkivers behandling af personoplysninger.

Bestemmelsen tilsigtes bl.a. udnyttet til at fastsætte regler om den afleverende myndigheds adgang til fornyet anvendelse af arkiverede oplysninger, som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

Til stk. 1-2

Bestemmelserne svarer til de gældende bestemmelser i § 10, stk. 1-2. Bestemmelserne bemyndiger kulturministeren til af fastsætte nærmere bestemmelser til varetagelse af arkivmæssige hensyn om statslige myndigheders behandling, bevaring og kassation af arkivalier og om kommunale myndigheders bevaring og kassation af arkivalier.

Den gældende bemyndigelse er bl.a. udnyttet til udstedelse af bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001, der nærmere regulerer myndighedernes varetagelse af arkivmæssige hensyn. Det fastsættes her, at ved varetagelse af arkivmæssige hensyn forstås

1) at der træffes forholdsregler til sikring af, at arkivalier kan bevares således, at arkivalierne efter aflevering til offentlige arkiver kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed samt anvendes til forskningsformål, samt

2) at der træffes forholdsregler til sikring af mulighed for, at kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier kan foretages.

Til stk. 3

Ved lov nr. 445 af 31. maj 2000 blev der som § 33 a i arkivloven indsat en bestemmelse, der bemyndiger kulturministeren til at delegere den mere detaljerede regelfastsættelse om bl.a bevaring og kassation til rigsarkivaren.

Af bemærkningerne til loven fremgår det, at der under hensyn til arkivområdets karakter bør være en mulighed for, at ministeren kan delegere kompetencen til nærmere regelfastsættelse til rigsarkivaren. Det drejer sig om den mere detaljerede regelfastsættelse vedrørende bevaring og kassation af såvel statslige som kommunale arkivalier samt om offentlige myndigheders aflevering af arkivalier til Statens Arkiver. Det forudsættes, at rigsarkivarens regelfastsættelse over for kommunerne finder sted efter drøftelse med de berørte parter. Bemyndigelsen er udnyttet i § 7, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001.

Til stk. 4

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 10, stk. 3. Der tilsigtes ingen indholdsmæssige ændringer. Det fastslås, at Statens Arkiver skal føre tilsyn med reglernes overholdelse.

Nærmere bestemmelser om Statens Arkivers tilsyn med overholdelsen af de bestemmelser, der er fastsat til varetagelse af arkivmæssige hensyn, er fastsat i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed. Det fastsættes her, at Statens Arkiver tilrettelægger tilsynet, og at myndighederne skal afgive sådanne oplysninger til Statens Arkiver, som er af betydning for udførelsen af tilsynet. Hvor en kommune har oprettet et offentligt arkiv, tilrettelægger Statens Arkiver tilsynet i samråd med vedkommende kommunale arkiv. I tilfælde af, at det konstateres, at myndigheder har tilsidesat arkivmæssige hensyn, kan Statens Arkiver foreskrive myndigheden foranstaltninger til varetagelse af arkivmæssige hensyn.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 9, stk. 3. Bestemmelsen blev indsat ved lov nr. 445 af 31. maj 2000. I bemærkningerne til bestemmelsen blev det anført, at myndighedernes betaling skal dække de meromkostninger, der er forbundet med bevaring af papirarkivalier i forhold til elektroniske arkivalier. Der forudsattes, at bemyndigelsen først udnyttedes i lyset af resultaterne af en udredning, der skulle iværksættes af forskningsministeren med henblik på at afklare, hvornår det ville være teknisk, økonomisk og organisationsmæssigt forsvarligt at fastsætte en frist for overgang til elektronisk arkivering.

I udredningen, der fandt sted i en arbejdsgruppe, der var nedsat af Forskningsministeriet, og som afsluttedes i april 2001, var konklusionen, at det på nuværende tidspunkt ikke vil være hensigtsmæssigt at fastsætte en frist for betaling for bevaring af papirarkivalier i Statens Arkiver. At forcere udviklingen henimod elektronisk arkivering ved hjælp af sanktioner kan bevirke, at ESDH-projekterne (dvs. projekter vedrørende elektronisk sags- og dokumenthåndtering) behæftes med betydelige risici. Teknologien er ikke tilstrækkelig moden, hvortil kommer, at der heller ikke hos alle statslige myndigheder kan forventes at være den fornødne organisatoriske modenhed. Arbejdsgruppen støttede dog principielt tanken om at udnytte hjemlen i arkivlovens § 9, stk. 3.

Arbejdsgruppen til revision af arkivloven har tiltrådt denne konklusion. Kulturministeriet finder ligeledes, at bestemmelsen bør opretholdes.

Det bemærkes, at Den Digitale Taskforce under Finansministeriet under høringen har påpeget, at der siden afslutningen af Forskningsministeriets udredning er foregået en markedsmæssig udvikling i retning af mere modne elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer, og at en frist for overgang til betaling for omkostninger ved bevaring i Statens Arkiver af arkivalier, der efter fristen dannes på papir, vil kunne fastsættes tidligere end hidtil forudset.

Til stk. 1

Bestemmelsen er ny. Det præciseres, at statens myndigheder kun kan aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver, jf. også bemærkningerne til § 3 i lovforslaget.

Til stk. 2

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 12, stk. 2.

Til stk. 1

Bestemmelsen svarer med en redaktionel ændring til den gældende bestemmelse i § 13. Det fastsættes, at statens myndigheder, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, afleverer deres arkivalier til Statens Arkiver, inden arkivalierne er 30 år gamle.

Ved lov nr. 421 af 10. juni 1997 om ændring af lov om offentlige arkiver m.v. fastsattes, at myndighederne, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, skal aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver, inden arkivalierne er 30 år gamle. Ved samme lov fastsattes i § 20, stk. 2, at statslige myndigheders arkivalier, der efter 30 års forløb ikke er afleveret til Statens Arkiver, er tilgængelige efter arkivlovgivningens bestemmelser. Dermed ophævedes den sammenhæng mellem aflevering og tilgængelighed, der fulgte af bestemmelserne i § 13 og § 20 i arkivloven af 1992.

Det har i arbejdsgruppen vedrørende arkivlovens revision været overvejet, om en nedsættelse af den almindelige tilgængelighedsfrist bør medføre en tilsvarende nedsættelse af afleveringsfristen. Brugerrepræsentanterne har indstillet, at det tilstræbes at nedsætte afleveringsfristen, således at den modsvarer tilgængelighedsfristen. Forvaltningsrepræsentanterne har indstillet, at afleveringsfristen på 30 år af ressourcemæssige årsager opretholdes. Det bemærkes, at Tilgængelighedsudvalget i sin Beretning 5 ligeledes har givet udtryk for, at afleveringsfristen bør modsvare den almindelige tilgængelighedsfrist.

I 1995-96 konstaterede Statens Arkiver et afleveringsefterslæb, dvs. at adskillige myndigheder ikke havde afleveret arkivalierne efter den gældende 30 års frist. Statens Arkiver udarbejdede derefter en afleveringsplan, der vil sikre, at alle arkivalier, der er over ca. 25 år gamle, og for hvilke der ikke gør sig modstående hensyn gældende, vil være afleveret i 2006.

For de afleverende statslige myndigheders vedkommende må det antages, at en forcering af den nu etablerede afleveringsrytme vil kræve en betydelig ressourcemæssig indsats.

På denne baggrund samt på baggrund af den i 1997 gennemførte lovændring, hvorved den direkte tilknytning mellem afleveringsfristen og den almindelige tilgængelighedsfrist ophævedes, finder Kulturministeriet at måtte følge forvaltningsrepræsentanternes indstilling.

Til stk. 2

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 13.

De hensyn, der kan betinge en udskydelse af afleveringstidspunktet ud over 30 år, er nærmere beskrevet i § 11 i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed. Det er her fastsat, at arkivalier, som er en del af en myndigheds videnskabelige samlinger, kan undtages fra aflevering, at afleveringstidspunktet for arkivalier, der er i stadig administrativ brug, kan udskydes, samt at der kan fastsættes en særlig afleveringsfrist for arkivalier, der i henhold til særlige bestemmelser er klassificeret »fortroligt« eller højere.

Bestemmelsen i § 13 i den gældende arkivlov er endvidere central for de særlige ordninger, der er fastlagt for opbevaring og aflevering m.v. af arkivalier, herunder klassificerede materialer, i efterretningssager, dvs. navnlig Politiets Efterretningstjeneste og Forsvarets Efterretningstjeneste.

Det bemærkes i den forbindelse, at den ordning, hvorefter Forsvarsministeriet og forsvarets myndigheder først afleverer klassificeret materiale efter 60 år, såvel af brugerrepræsentanterne i arbejdsgruppen som af Tilgængelighedsudvalget er foreslået ophævet. Forvaltningsrepræsentanterne i arbejdsgruppen har heroverfor anført, at bestemmelsen må anses for nødvendig af ressourcemæssige og praktiske grunde, herunder for så vidt angår såvel de ressourcer, der medgår ved ned- og afklassificering, som de krav til særligt sikrede magasiner i Statens Arkiver, der stilles til opbevaring af klassificerede arkivalier. Forsvarsministeriet har oplyst, at man med den iværksatte screening på Forsvarsministeriets område delvis har gjort op med den automatiske fristforlængelse til 60 år. I forbindelse med screeningen vil der blive taget stilling til - og givetvis afklassificeret en stor mængde arkivalier, i god tid inden de er blevet 60 år.

Det bemærkes endelig, at Justitsministeriet har nedsat et udvalg vedrørende Politiets og Forsvarets Efterretningstjenester. Ifølge udvalgets kommissorium skal det bl.a. komme med forslag til en mere samlet regulering af Politiets Efterretningstjenestes virksomhed. Justitsministeriet har over for Kulturministeriet oplyst, at udvalget i den forbindelse bl.a. vil kunne stille forslag om nærmere regler for behandling, aflevering og kassation af arkivalier hos Politiets Efterretningstjeneste.

Til stk. 3

Bestemmelsen er ny. Bestemmelsen bemyndiger kulturministeren til at fastsætte nærmere regler om tidspunktet for aflevering af arkivalier, der er lagret på elektronisk medium. Det kan herunder fastsættes, at aflevering skal finde sted på et tidligere tidspunkt end inden 30 år.

Spørgsmålet om afleveringsfrist for it-arkivalier kan i princippet afgøres uden hensyn til de pågældende arkivaliers administrative aktualitet. Derimod spiller en lang række andre hensyn ind, først og fremmest hensynet til bevaringen. Bevaringsøkonomiske hensyn tilsiger, at it-arkivalier overføres til arkiveringsversion på et så tidligt tidspunkt, at den anvendte teknologi stadig er udbredt og understøttes af markedet. Af hensyn til det hensigtsmæssige i, at dette område løbende tilpasses den teknologiske udvikling anbefales det i betænkningen, at bestemmelser om aflevering af it-arkivalier bør fastsættes administrativt. Kulturministeriet er enig i denne betragtning, og der forslås derfor indsat en hjemmel til, at kulturministeren kan fastsætte nærmere regler om tidspunktet for aflevering af arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, herunder at aflevering skal finde sted på et tidligere tidspunkt end efter stk. 1.

Bestemmelsen giver kulturministeren hjemmel til at delegere den detaljerede regelfastsættelse om aflevering og afleveringstidspunkt til rigsarkivaren, for så vidt angår statslige myndigheder.

Ved lov nr. 445 af 31. maj 2000 blev der som § 33 a i arkivloven indsat en bestemmelse, der bemyndiger kulturministeren til at delegere den mere detaljerede regelfastsættelse om bl.a. aflevering af arkivalier til Statens Arkiver til rigsarkivaren, jf. bemærkningerne til lovforslagets § 10, stk. 3. Delegationen har fundet sted ved §§ 10-13 i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 16. Der tilsigtes ingen indholdsmæssige ændringer.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 17. Der tilsigtes ingen indholdsmæssige ændringer.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 18. Der tilsigtes ingen indholdsmæssige ændringer.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 19. Der tilsigtes ingen indholdsmæssige ændringer.

Bestemmelsen svarer med en redaktionel ændring til den gældende bestemmelse i § 15. Det fastslås, at kommunerne kan aflevere deres arkivalier til kommunale arkiver. Kommunerne kan også aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver efter regler fastsat af kulturministeren.

Bestemmelsen svarer med en redaktionel ændring til den gældende bestemmelse i § 15, stk. 2. Kulturministeren har ved § 13 i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed delegeret regelfastsættelsen til rigsarkivaren.

Bestemmelsen tilsigtes udnyttet til at fastsætte nærmere regler om formen for aflevering af kommunale arkivalier, for hvilke der ikke er afleveringspligt, til Statens Arkiver.

Til stk. 1

Bestemmelsen er ny. Med bestemmelsen indføres en afleveringspligt for kommunale arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som skal bevares.

Kommunerne har siden arkivloven af 1889 kunnet vælge, om de vil aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver, til en kommunalt oprettet og drevet arkivinstitution eller helt undlade aflevering, således at den pågældende kommune selv varetager opbevaringen af kommunens arkivalier.

Med gennemførelsen af lov om offentlige myndigheders registre i 1979 og lov om behandling af personoplysninger i 2000 ændredes denne situation.

Lov om offentlige myndigheders registre, der gjaldt for edb-registre, som førtes for den offentlige forvaltning, indførte som hovedregel en sletningspligt for oplysninger, der havde mistet deres administrative aktualitet. Arkivering kunne finde sted, hvis sletning af den afleverende myndighed eller af Statens Arkiver vurderedes at ville medføre ubodelig skade for planlægning og forskning. Arkivering var i så fald betinget af samtykke eller arkiveringstilladelse fra Registertilsynet. I forbindelse med arkiveringen fastsattes en række vilkår, herunder bl.a. om fremtidig anvendelse af de arkiverede oplysninger, således at arkiveringen i datasikkerhedsmæssig henseende udgjorde et alternativ til sletning.

Den ændring af arkivloven, der fandt sted ved lov nr. 445 af 31. maj 2000, og som var en følge af gennemførelsen af lov om behandling af personoplysninger, henlagde spørgsmålet om bevaring af personoplysninger til arkivloven. Ved den nævnte ændring af arkivloven ophævedes den forskel, som med lov om offentlige myndigheders registre var indført med hensyn til bevaringen af personoplysninger, der indgik i et edb-register, og personoplysninger i andre arkivalier. Lov om behandling af personoplysninger bygger således på den forudsætning, at arkivloven regulerer den arkivmæssige behandling af personoplysninger, som er omfattet af persondataloven, herunder aflevering, opbevaring og tilgængelighed. For så vidt de databeskyttelsesretlige spørgsmål i den forbindelse ikke er reguleret i arkivlovgivningen, finder de øvrige generelle regler i lov om behandling af personoplysninger anvendelse.

I § 5, stk. 2, 1. pkt., i persondataloven fastsættes, at det påhviler den datansvarlige at sikre, at indsamling af personoplysninger sker til udtrykkeligt angivne og saglige formål, og at senere behandling ikke er uforenelig med disse formål. Bestemmelsen indebærer, at de oplysninger, der indsamles, ikke frit vil kunne genbruges, videregives m.v. Af § 5, stk. 2, 2. pkt., fremgår, at senere behandling af oplysninger, der alene sker i historisk, statistisk eller videnskabeligt øjemed, altid er forenelig med de oprindelige formål. Forudsætningen er, at den senere behandling sker alene til disse formål. Behandling, der sker både til de nævnte formål samt til andre formål, f.eks. administrative formål, er således ikke omfattet af bestemmelsen i § 5, stk. 2, 2. pkt. i persondataloven.

I § 5, stk. 5, i persondataloven, fastsættes, at de indsamlede oplysninger ikke må opbevares på en måde, der giver mulighed for at identificere den registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne behandles. Det er ikke muligt generelt at beskrive, for hvilket tidsrum opbevaring af identificerbare oplysninger vil kunne ske. Dette må afgøres i den enkelte situation. I den forbindelse bemærkes, at det påhviler den dataansvarlige i forbindelse med anmeldelse af behandlinger til Datatilsynet at give oplysning om tidspunktet for sletning.

En offentlig myndighed vil således kun kunne opbevare identificerbare personoplysninger, der er indsamlet og behandlet til administrative formål, i en vis begrænset periode. Når oplysningerne ikke længere er aktuelle i forhold til det administrative formål, hvortil de er indsamlet og behandlet, vil de skulle slettes, medmindre det vurderes, at oplysningerne skal bevares til senere behandling i historisk eller videnskabeligt øjemed.

Arbejdsgruppen til revision af arkivloven har på denne baggrund fundet, at kun ved aflevering til et offentligt arkiv kan bevaringsværdige oplysninger sikres, og har indstillet, at der af hensyn til persondataloven indføres en afleveringspligt til offentligt arkiv for kommunale it-arkivalier med personoplysninger, og at kulturministeren bemyndiges til administrativt at fastsætte regler om afleveringstidspunkt.

Der var i arbejdsgruppen enighed om, at det kommunale selvstyre tilsiger, at det ikke gøres til en pligt for kommunerne at oprette arkivinstitutioner. Vælger en kommune ikke at oprette en arkivinstitution, må der derimod fastsættes en afleveringspligt til Statens Arkiver for bevaringsværdige arkivalier, der er omfattet af persondataloven. Kulturministeriet har under lovforberedelsen haft drøftelser med Kommunernes Landsforening og Amtsrådsforeningen om konsekvenserne af indførelsen af en kommunal afleveringspligt for it-arkivalier, der er omfattet af persondataloven og Kommunernes Landsforening og Københavns Kommune har i deres høringssvar til betænkningen tilsluttet sig forslaget om indførelsen af en afleveringspligt til offentligt arkiv for kommunale it-arkivalier, som er omfattet af persondataloven.

Kulturministeriet er enig i, at bevaringen af kommunale it-arkivalier, som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, bedst vil kunne sikres ved aflevering til offentligt arkiv. Opbevaringen i offentligt arkiv vil således i databeskyttelsesmæssig henseende udgøre et alternativ til sletning af oplysninger.

Ved en overførsel af bevaringsværdige personoplysninger til offentligt arkiv vil det kunne opnås, at bevaringen gennemføres under betryggende forhold i databeskyttelsesmæssig, bevaringsteknisk og -økonomisk henseende.

Der henvises i øvrigt til bemærkningerne til § 46, stk. 2, og § 47, for så vidt angår private arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.

Til stk. 2

Bestemmelsen er ny. Bestemmelsen bemyndiger kulturministeren til efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet at fastsætte nærmere regler om aflevering af kommunale arkivalier, der er omfattet af lov om personoplysninger, og som skal bevares.

Bestemmelsen tilsigtes udnyttet til at fastsætte regler om formen for aflevering, herunder fremstilling af arkiveringsversion og om afleveringstidspunkt. Reglerne skal bl.a. sikre, at overholdelsen af reglerne i lovforslagets § 42 om registrerede personers ret til indsigt i arkiverede oplysninger kan finde sted på den administrativt og økonomisk mest hensigtsmæssige måde. Den nærmere regelfastsættelse vil blive drøftet med de kommunale parter.

Bestemmelsen er ny. Bestemmelsen fastsætter en almindelig 20-års tilgængelighedsfrist for såvel statslige som kommunale arkivalier. Der er tale om en nedsættelse af den gældende almindelige tilgængelighedsfrist på 30 år, jf. den gældende bestemmelse i § 20.

For kommunale arkivalier har det været fastsat administrativt (jf. § 16 i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed), at arkivalierne, under forudsætning af at de er afleveret til et offentligt, statsligt eller kommunalt arkiv, har været tilgængelige efter arkivlovens bestemmelser. Arkivlovens tilgængelighedsregler fandt derimod ikke anvendelse, for så vidt angik kommunale arkivalier, der ikke er afleveret.

Såvel arbejdsgruppen til revision af arkivloven som Tilgængelighedsudvalget har afgivet enige indstillinger om, at der bør gælde samme regler om tilgængelighed for kommunale som for statslige arkivalier. Kulturministeriet kan tiltræde dette synspunkt.

Om relationen til offentlighedslovgivningen bemærkes: Bestemmelsen fastsætter, hvornår en række af de hensyn, der kan betinge, at et dokument undtages fra adgangen til aktindsigt, bortfalder. Det drejer sig om

sager om lovgivning, så længe lovforslag ikke er fremsat for Folketinget

interne arbejdsdokumenter

statsrådsprotokoller, referater af møder mellem ministre og dokumenter, der udarbejdes til brug for sådanne møder

brevveksling mellem ministerier om lovgivning

dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed.

For så vidt angår sådanne dokumenter, vil de som udgangspunkt være omfattet af den almindelige 20-års tilgængelighedsfrist. Hvis sådanne dokumenter indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold, vil de være omfattet af 75-års tilgængelighedsfristen, og hvis de indeholder oplysninger, der af andre hensyn måtte kræve en længere tilgængelighedsfrist end 20 år, vil en særlig længere frist kunne fastsættes efter bestemmelserne i lovforslagets § 27.

Undtagelsen af de ovennævnte dokumenttyper fra den almindelige adgang til aktindsigt efter offentlighedsloven var begrundet af hensynet til den politisk-administrative proces. Udgangspunktet var i arkivloven af 1992, at en 30-års-frist måtte anses at yde den fornødne beskyttelse af denne proces, herunder behovet for at kunne hemmeligholde dokumenter af mere foreløbig karakter, politiske overvejelser m.v.

Fristen på 30 år blev imidlertid ikke fastsat ud fra principielle overvejelser om dette eller andre beskyttelseshensyn, men derimod med den begrundelse, at administrationens dokumenter efter 30 års forløb har mistet deres aktualitet i et sådant omfang, at de uden vanskeligheder for forvaltningens virksomhed ville kunne afleveres til arkiv.

Ved arkivlovsændringen i 1997 ophævedes forbindelsen mellem aflevering til Statens Arkiver og tilgængelighed efter arkivloven. I § 20, stk. 2, fastsattes, at statslige myndigheders arkivalier, der efter 30 år endnu ikke var afleveret, er tilgængelige efter arkivlovens bestemmelser. Det blev derved synliggjort, at tilgængelighedsfristen på 30 år har en central funktion i offentlighedslovgivningen som helhed, idet den for statslige myndigheders vedkommende generelt ophævede de undtagelsesbestemmelser i offentlighedsloven, der knytter sig til dokumenttypen. Efter 30 år kan en myndighed således ikke nægte indsigt i interne arbejdsdokumenter blot under henvisning til dokumentets interne karakter, jf. offentlighedslovens § 7. Hemmeligholdelse vil derefter kun være mulig på grund af dokumentets oplysningsindhold.

Arbejdsgruppen har ikke afgivet en enig indstilling om nedsættelse af 30-års fristen. Brugerrepræsentanterne i arbejdsgruppen har indstillet, at fristen ved denne lovrevision sættes til 20 år. Et mindretal i Tilgængelighedsudvalget har ligeledes anbefalet 20 år, mens et enkelt medlem har anbefalet en 10-års tilgængelighedsfrist.

Forvaltningens repræsentanter i arbejdsgruppen finder, at hensynet til en velfungerende forvaltning samt ressourcemæssige hensyn tilsiger, at den generelle tilgængelighedsfrist ikke nedsættes til under 25 år. Tilgængelighedsudvalgets flertal har ligeledes anbefalet, at den generelle tilgængelighedsfrist fastsættes til 25 år.

Det var forvaltningsrepræsentanternes opfattelse, at en yderligere nedsættelse af tilgængelighedsfristen sandsynligvis kun ville betyde en mindre forøgelse af, hvad der i forvejen er tilgængeligt ifølge offentlighedsloven. Når det drejer sig om arkivalier, der er under 25 år gamle, bør offentlighedsloven (inkl. meroffentlighedsbestemmelsen) kunne dække behovet for tilgængelighed.

En nedsættelse af den gældende almindelige tilgængelighedsfrist vil kunne medføre et øget ressourceforbrug til screening m.v. hos offentlige myndigheder. Skal nedsættelsen af tilgængelighedsfristen have gennemslag i praksis, vil det screeningsarbejde, der udføres i dag skulle intensiveres i ikke ubetydelig grad. Erfaringerne fra det screeningsarbejde, der er udført siden arkivlovændringen i 1997, viser, at dette arbejde kræver indsats af betydelige ressourcer fra de afleverende myndigheders side. Ved screening tages bl.a. stilling til behovet for fastsættelse af særlige længere frister. Jo lavere tilgængelighedsfristen sættes, jo mere vil antallet af dokumenter, der systematisk skal screenes, stige.

Ud fra hensynet til opnåelse af størst mulig åbenhed finder Kulturministeriet, at den nødvendige beskyttelse af vitale interesser ikke tilsiger, at den almindelige tilgængelighedsfrist fastsættes til et tidsrum, der er længere end 20 år.

Det bemærkes, at en nedsættelse til 20 år kan medføre en udvidet anvendelse af fristforlængelser, ligesom ressourceanvendelsen i forbindelse med screening i en overgangsperiode kan forventes at blive noget større.

Fristforlængelserne kan i sagens natur kun omfatte dokumenter, der efter offentlighedslovens bestemmelser herom kan undtages fra retten til aktindsigt. I den forbindelse må det understreges, at muligheden for fristforlængelse, jf. § 27, ikke bør udnyttes i andre tilfælde end dem, hvor det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. De beskyttelseshensyn, der varetages ved offentlighedslovens bestemmelser om begrænsninger i retten til aktindsigt, vil i langt de fleste tilfælde gøre sig gældende med mindre vægt efter 20 års forløb.

Til stk. 1

Bestemmelsen er ny. Der fastsættes en tilgængelighedsfrist på 75 år for arkivenheder, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold. Den gældende bestemmelse i § 22, stk. 1, nr. 1, fastsætter en 80-års tilgængelighedsfrist for umiddelbar adgang til sådanne oplysninger.

Spørgsmålet om en eventuel nedsættelse af 80-års tilgængelighedsfristen er drøftet i arbejdsgruppen til revision af arkivloven. Gruppen har ikke kunnet opnå enighed om en ændring af grundlaget for en nedsættelse af 80-års tilgængelighedsfristen efter den gældende § 22, stk.1.

Brugerrepræsentanterne har indstillet, at 80-års tilgængelighedsfristen vedrørende enkeltpersoners private forhold ændres fra at omfatte hele arkivenheder til alene at omfatte oplysninger om enkeltpersoners private forhold. Det vil sige, at tilgængelighedsfristen skal bedømmes på dokumentniveau.

Alternativt har brugerrepræsentanterne indstillet, at fristen sænkes til 55 år (70 års pensionsalder fradraget 15 år for kriminel lavalder), dog med mulighed for fristforlængelser på op til 80 år af dokumenter, der indeholder særligt personfølsomme oplysninger.

Forvaltningens repræsentanter har indstillet, at den gældende bestemmelse om 80-års tilgængelighedsfristen for arkivenheder med oplysninger om enkeltpersoners private forhold opretholdes. I afvejningen af argumenter har man fundet, at hensynet til beskyttelsen af privatlivets fred og den personlige integritet må tillægges overvægt i forhold til en åbenhedshensynet. Denne del af arbejdsgruppen har derudover henvist til praksis med hensyn til dispensationer på området. I langt de fleste tilfælde gives der adgang til materiale, der indeholder personoplysninger, men på vilkår, som sikrer beskyttelsen af privatlivets fred.

Tilgængelighedsudvalget har tilsvarende udtalt, at fristen på 80 år er fastsat under hensyn til, at der generelt er tale om så personfølsomme oplysninger, at det af lovgiver vurderes som rimeligt, at fristen er 80 år. En kortere frist vil kunne føre til, at sådanne følsomme oplysninger bliver fri inden for de berørtes levetid. Tilgængelighedsudvalget føjer dertil, at det er dets opfattelse, at den dispensationspraksis, der med hjemmel i arkivlovens § 24 har udviklet sig på området, i vidt omfang eliminerer risikoen for, at fristen på 80 år kan virke urimeligt lang. På denne baggrund er det udvalgets opfattelse, at der ikke er grundlag for at foretage ændringer, for så vidt angår den del af bestemmelsen, der vedrører hensynet til beskyttelsen af personer.

For så vidt angår brugerrepræsentanternes forslag om, at tilgængelighedsfristen på 80 år opretholdes, men beregnes på dokument- og ikke som hidtil på arkivenhedsniveau, er der herom i betænkningen anført, at beregningen af fristen for arkivenheder og ikke for dokumenter eller dele af dokumenter først og fremmest er begrundet i praktiske og ressourcemæssige hensyn. Udtagelse af oplysninger eller dokumenter, der indgår i arkivenheder, der indeholder personoplysninger, kan stille sådanne krav til ressourceanvendelse, at det kan forekomme meget uhensigtsmæsigt.

Kulturministeriet må lægge stor vægt på, at lovens bestemmelser på dette område giver en så fuldstændig beskyttelse af borgernes privatliv og personlige integritet som muligt. Samtidig bør fristen ikke fastsættes til et tidsrum, der er længere end nødvendigt. Det er Kulturministeriets vurdering, at de nødvendige beskyttelseshensyn vil kunne varetages ved fastsættelsen af fristen til 75 år. Herved vil det sikres, at oplysninger om den enkelte borgers private forhold som altovervejende hovedregel ikke vil være frit tilgængelige for andre inden for den pågældendes levetid, samtidig med at der skabes den størst mulige åbenhed.

En nedsættelse af fristen til 55 år, som foreslået af brugerrepræsentanterne i arbejdsgruppen, må forventes at medføre, at der skal fastsættes særlige, længere frister for adgang til en lang række oplysninger, der vedrører enkeltpersoners private forhold. Under den gældende lov er det kun i et enkelt tilfælde fundet nødvendigt at fastsætte en særlig, længere frist end 80 år på dette område.

En nedsættelse af fristen til 75 år vurderes ikke at ville medføre et stigende behov for at fastsætte særlige, længere frister end under den gældende bestemmelse.

Til stk. 2

Bestemmelsen svarer til principperne i § 22, stk. 2, i den gældende lov.

Bestemmelsen er ny. Der fastsættes en tilgængelighedsfrist på 75 år for sager inden for strafferetsplejen. Den gældende bestemmelse i § 22, stk. 1, nr. 2, fastsætter en 80-års frist for umiddelbar adgang til sådanne sager.

Sager inden for strafferetsplejen er som helhed undtaget fra offentlighedslovens virkeområde, jf. § 2, 1. pkt., i offentlighedsloven. Det fremgår af offentlighedskommissionens betænkning, 1978, at undtagelsen er begrundet i hensynene til retshåndhævelsens effektivitet og til privatlivets fred.

Da stort set alle sager inden for strafferetsplejen indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold, finder Kulturministeriet, at der fortsat bør gælde samme tilgængelighedsfrist for straffesager som for sager omfattet af § 23.

Bestemmelsen er ny. Tilgængelighedsfristen i den gældende bestemmelse i § 22, stk. 1., pkt. 3, nedsættes fra 80 til 50 år.

Hensigten med bestemmelsen, der svarer til offentlighedslovens § 10, nr. 4, er at beskytte de oplysninger om enkeltpersoner, der måtte fremgå i forbindelse med en myndigheds overvejelse af, om en retssag bør føres.

Den tilsvarende bestemmelse i offentlighedsloven har et videre formål, nemlig at beskytte en myndigheds brevveksling med sagkyndige om juridiske tvivlsspørgsmål og om anden konkret rådgivning, f.eks. af regnskabsmæssig, lægelig eller teknisk art, når brevvekslingen finder sted i forbindelse med konkrete retssager eller overvejelser om, hvorvidt en sådan bør føres. Det er uden betydning, om der er tale om civile sager eller sager inden for strafferetsplejen.

Tilgængelighedsudvalget har udtalt, at det er ubegrundet at opretholde en 80-års tilgængelighedsfrist på dette område.

Kulturministeriet finder, at de særlige hensyn, som måtte gøre sig gældende på området, vil kunne varetages forsvarligt ved fastsættelse af en frist på 50 år.

Bestemmelsen er ny. Tilgængelighedsfristen i den gældende bestemmelse i § 22, stk. 1, nr. 4, nedsættes fra 80 til 50 år.

§ 30 i forvaltningsloven fastsætter, at »fortrolige oplysninger, der udelukkende er indhentet med henblik på statistiske uddrag eller som led i en videnskabelig undersøgelse, må ikke videregives til en forvaltningsmyndighed til anden anvendelse«.

Forvaltningslovens bestemmelse indebærer, at myndigheder eller private virksomheder, der videregiver fortrolige oplysninger med henblik på statistik eller videnskabelige undersøgelser, er sikret mod, at oplysningerne bliver videregivet til administrativ brug, f.eks. kontrol med overholdelse af lovgivning.

Persondataloven indeholder ligeledes bestemmelser, der sikrer, at oplysninger om fysiske personer, der af myndigheder indsamles til udelukkende videnskabelig eller statistisk brug, ikke anvendes til andet formål.

For så vidt angår den tillid til fortrolig behandling af oplysninger til brug for udarbejdelse af offentlig statistik, der er nødvendig for at sikre, at korrekte oplysninger afgives, vil denne formentlig kunne sikres ved en lavere frist end den gældende 80-års tilgængelighedsfrist.

Arbejdsgruppen og Tilgængelighedsudvalget er ikke fremkommet med en konkret indstilling på dette område.

Kulturministeriet finder, at de særlige hensyn, som måtte gøre sig gældende på området, vil kunne varetages forsvarligt ved fastsættelse af en frist på 50 år.

For så vidt angår beskyttelsen af privatlivets fred i forbindelse med personstatistik, vil denne kunne varetages ved den almindelige bestemmelse i lovforslagets § 23, stk. 1.

Til stk. 1

Bestemmelsen ændrer den gældende bestemmelse i § 21. Der fastsættes en øvre grænse på 60 år for forlængelse af tilgængelighedsfristen for dokumenter, jf. § 22 og §§ 25-26, hvor dette er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn.

Efter den gældende bestemmelse i § 21, stk. 1, træffer den afleverende myndighed afgørelse om fristforlængelser efter drøftelse med det modtagende arkiv. I arbejdsgruppen har der været enighed om at opretholde en bestemmelse, der giver mulighed for at foretage forlængelse af den almindelige tilgængelighedsfrist.

Det er under drøftelserne i arbejdsgruppen foreslået, at det præciseres, at det er ministrene, der træffer afgørelse om fristforlængelser. Da den pågældende minister under alle omstændigheder bærer såvel det administrative som det politiske ansvar for fristforlængelser, der foretages af myndigheder inden for den statslige forvaltning, kan en sådan præcisering forekomme overflødig.

På baggrund af, at der i praksis normalt ikke fastsættes særlige frister af længere varighed end 60 år, har arbejdsgruppen i enighed indstillet, at der indføres en overgrænse på 60 år for fristforlængelser, som kun kan fraviges, når dokumenter er udstedt af fremmede magter eller internationale organisationer eller i andre helt særlige tilfælde.

Kulturministeriet er enig i, at muligheden for fristforlængelser bør opretholdes, dog således, at længere frister end 60 år kun fastsættes i særlige tilfælde.

Herunder kan nævnes de tilfælde, hvor et dokument eller en oplysning, der er klassificeret »fortroligt« eller højere, er modtaget fra en dansk myndighed, en fremmed magt eller en mellemfolkelig organisation. Sådanne dokumenter eller dokumenter, der gengiver sådanne oplysninger, vil - ifølge det såkaldte udstederprincip - først kunne frigives til benyttelse efter samtykke fra de danske, udenlandske eller mellemfolkelige myndigheder, der oprindeligt har foretaget klassifikationen, eller når den pågældende myndighed har givet meddelelse om, at afklassificering har fundet sted.

Arbejdsgruppen har drøftet de tilfælde, hvor fristforlængelse kan finde sted.

Brugerrepræsentanterne i arbejdsgruppen har indstillet, at sætningen i arkivlovens § 21, stk. 1, »hvis dette er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til:« erstattes med: »hvis frigivelse med stor sandsynlighed skønnes at føre til alvorlig skade for:«, samt at arkivlovens § 21, stk. 1, nr. 6, ophæves. Forvaltningsrepræsentanterne har ikke kunnet tilslutte sig disse synspunkter.

Formuleringen af bestemmelsen i den gældende lov svarer til den tilsvarende bestemmelse i offentlighedslovens § 13. Det bemærkes i den forbindelse, at det i bemærkningerne til bestemmelsen i arkivloven af 1992 blev understreget, at bestemmelsen kun kunne anvendes, hvor det var nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til de i bestemmelsen nævnte interesser.

For så vidt angår bestemmelsen i § 21, stk. 1, nr. 6, i den gældende lov, har brugerrepræsentanterne i arbejdsgruppen anført, at denne bestemmelse kan opfattes som en adgang til at fristforlænge i tilfælde, hvor det strengt taget ikke har været forudset i lovgivningen. Bestemmelsen kan derfor skabe et indtryk af, at arkivadgang kan begrænses vilkårligt.

Forvaltningsrepræsentanterne i arbejdsgruppen har heroverfor anført, at der findes en tilsvarende bestemmelse i offentlighedslovens § 13. Begrundelsen for, at denne bestemmelse tillige er optaget i arkivloven, er, at det principielt ikke er muligt at specificere alle de forhold, som kan kræve hemmeligholdelse.

Kulturministeriet er enig i denne betragtning. Bestemmelsen i § 21, stk. 1, nr. 6, er kun anvendt i ganske få tilfælde, bl.a. af Statsministeriet for sager vedrørende kongehuset og af Justitsministeriet for tegninger m.v. til fængsels- og retsbygninger.

Brugerrepræsentanterne har derudover indstillet, at der oprettes et særligt screeningsnævn med den opgave at overvåge og efterprøve myndighedernes afgørelser om afklassificering og fristforlængelser.

Forvaltningsrepræsentanterne finder ikke behov for oprettelse af et særligt nævn på dette område, men har bemærket, at Tilgængelighedsudvalget allerede i dag i vid udstrækning udfører den overvågnings- og kontrolopgave, som af brugerrepræsentanterne er tiltænkt screeningsnævnet.

Kulturministeriet finder heller ikke, at det vil være påkrævet at oprette et særligt screeningsnævn.

Brugerrepræsentanterne har endelig indstillet, at myndighederne til offentliggørelse ved Statens Arkiver skal udarbejde en redegørelse for fristforlængelser.

Forvaltningsrepræsentanterne har heroverfor anført, at sådanne redegørelser principielt måtte udarbejdes på dokumentniveau, og at dette må anses for at være yderst ressourcekrævende. De har på den baggrund ikke tilsluttet sig indstillingen.

Kulturministeriet er enig i dette synspunkt. Det bemærkes i denne forbindelse, at rigsarkivarens årlige rapport om praksis på tilgængelighedsområdet indeholder oplysning om de foretagne fristforlængelser. Rapporten publiceres på Statens Arkivers hjemmeside.

Til stk. 2

Bestemmelsen er ny. Det fastsættes, at længere frist end 60 år kan fastsættes af vedkommende minister efter forhandling med kulturministeren.

Som nævnt i bemærkningerne til stk. 1 har det i arbejdsgruppen været drøftet, om det bør fastsættes, at afgørelser om fristforlængelser træffes af den pågældende minister. Som nævnt ovenfor har arbejdsgruppen fundet, at en bestemmelse herom må anses for overflødig.

Kulturministeriet finder imidlertid, at det vil være hensigtsmæssigt at fastsætte en særlig procedure for de tilfælde, hvor en fristforlængelse på over 60 år bør fastsættes. Det vil herved kunne sikres, at sådanne længere frister udelukkende fastsættes i tilfælde, hvor det konkrete beskyttelseshensyn af den pågældende minister vurderes at måtte kræve dette.

Til stk. 3

Bestemmelsen er ny. Det fastsættes for det kommunale område, at en længere frist end 60 år kan fastsættes af vedkommende kommunalbestyrelse eller amtsråd efter forhandling med kulturministeren. Bestemmelsen tilsigter parallelisering af det statslige og det kommunale arkivområde.

Til stk. 4

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 21, stk. 2, hvorefter det er muligt at fristforlænge hele arkivenheder eller grupper af arkivenheder. Denne bestemmelse udgør en undtagelse fra hovedreglen om, at længere tilgængelighedsfrist fastsættes dokument for dokument. Begrundelsen for bibeholdelsen ligger i myndighedernes begrænsede ressourcer til at foretage den omfattende gennemgang af akter m.v., som tilgængelighedsfrister på dokumentniveau kræver.

Brugerrepræsentanterne i arbejdsgruppen har indstillet, at denne bestemmelse ophæves, og har gjort gældende, at tiden må være inde til at ophæve muligheden for fristforlængelser på arkivenhedsniveau eller højere. Det forekommer efter denne opfattelse ikke indlysende, at den politisk tilkendegivne vilje til størst mulig åbenhed begrænses af praktiske hensyn. For så vidt det medfører større udgifter, bør der efter dette synspunkt bevilges de nødvendige midler.

Forvaltningens repræsentanter i arbejdsgruppen har gjort det principielle modsynspunkt gældende, at tempoet i de nødvendige dokumentscreeninger ikke blot sættes af de økonomiske ressourcer, der kan afsættes til formålet, men også af rådigheden over den ekspertise, opgavens løsning forudsætter. Selv om der måtte blive bevilget flere midler til formålet, vil der kunne herske en sådan mangel på tilstrækkeligt kyndige medarbejdere, at aktgennemgangen til en vis grad må begrænses. En nedsættelse af 30-års tilgængelighedsfristen vil skærpe dette problem. Det er ikke nu tilrådeligt at ophæve muligheden for at fristforlænge hele arkivenheder eller grupper af arkivenheder.

Det bemærkes i denne forbindelse, at Udenrigsministeriet og Forsvarsministeriet siden 1997 har iværksat omfattende screeninger på dokumentniveau. For de fristforlængede arkivenheder eller grupper af arkivenheder gælder, at begge de nævnte ministerier altid foretager screeninger, når der modtages specificerede ansøgninger om arkivadgang. Derved sikres det i praksis, at fristforlængelser af hele arkivenheder eller grupper af arkivenheder ikke hindrer publikums eller forskningens adgang til oplysninger, som ikke ville være fristforlænget, hvis gennemgangen oprindelig havde fundet sted på dokumentniveau.

Kulturministeriet finder det på denne baggrund hensigsmæssigt at bibeholde en bestemmelse svarende til den gældende lovs § 21, stk. 2.

Til stk. 1-2

Bestemmelsen er ny. Tidligere er administrativt - i cirkulære nr. 47 af 10. marts 1976 - fastsat bestemmelser om tilgængeligheden til de til landsarkiverne afleverede ministerialbøger m.v. (kirkebøger).

Der er ikke foretaget ændringer i de i det nævnte cirkulære fastsatte bestemmelser om tilgængelighedsfrister. Kulturministeriet finder af principielle grunde, at fastsættelse af tilgængelighedsfristerne på dette område bør ske i arkivloven.

Kirkebøger udfærdiges i to eksemplarer, en hovedministerialbog og en kontraministerialbog.

Efter de derom gældende regler Kirkeministeriets cirkulære nr. 123 af 14. august 1987 - afleveres folkekirkens kontraministerialbøger til Statens Arkiver, når der er forløbet 30 år, efter at de blev udskrevet. Hovedministerialbogen opbevares derimod hos den pågældende ministerialbogsfører, indtil der er forløbet 100 år, efter at den blev udskrevet.

Den benyttelse af kirkebøger, der er under 100 år gamle, og som finder sted i Statens Arkiver, baserer sig således på kontraministerialbøgerne.

Til stk. 2

Bestemmelsen svarer til bestemmelsen i ovennævnte cirkulære, hvorefter tilgængelighedsfristen til døds- og begravelsesregistre er 10 år.

Til stk. 1

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 23.

Til stk. 1

Bestemmelsen er ny. Formålet er at præcisere, at enhver kan søge om tilladelse til benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier.

Der vil således som hovedregel ikke være tale om, at enkelte grupper af ansøgere har en særlig stilling, når der er tale om afgørelse af spørgsmål om dispensation fra tilgængelighedsfristerne, jf. dog bemærkningerne til stk. 3.

Til stk. 2

Bestemmelsen svarer til den administrativt fastsatte bestemmelse i § 18 i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed. Kulturministeriet finder, at denne bestemmelse bør optages i arkivloven.

I bemærkningerne til § 24 i forslag til arkivloven af 1992 beskrives behandlingen af ansøgninger om adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier således: »I praksis vurderes i forbindelse med dispensationsansøgninger dels karakteren af de oplysninger, der ønskes indsigt i, dels formålet med benyttelsen af oplysningerne. Afgørelsen baserer sig på et skøn over, hvorvidt de betingelser, der måtte være knyttet til dispensationen, og som fastsættes ud fra karakteren af de oplysninger, der gives adgang til, kan overholdes under hensyn til formålet.«

Der tilsigtes med bestemmelsen således ikke en bedømmelse af en ansøgers formål i sig selv, men derimod af, hvorvidt en ansøgers forfølgelse af sit formål kan finde sted uden at krænke offentlige eller private interesser i beskyttelsen af oplysninger. Er det f.eks. formålet at foretage en udgivelse af dokumenter i deres helhed, må det sikres, at dokumenterne ikke indeholder oplysninger, der ville krænke sådanne interesser. Omfatter en ansøgning stærkt følsomme personoplysninger, der tilsigtes benyttet til en statistisk undersøgelse, vil der som hovedregel kunne fastsættes vilkår, der sikrer den personlige integritet hos den personkreds, der måtte blive indsamlet oplysninger om; er formålet derimod at viderebringe oplysninger om enkeltpersoner, f.eks. i form af en biografi, kan der forekomme tilfælde, hvor en ansøgning om indsigt i stærkt følsomme oplysninger ikke kan imødekommes.

Til stk. 3

Bestemmelsen er ny. Arbejdsgruppen har i betænkningen indstillet, at det præciseres, at der ved afgørelser om dispensation kan tages selvstændigt hensyn til, om ansøger er part eller har en særlig individuel interesse i den sag, til hvis akter der søges adgang. Kulturministeriet kan følge denne indstilling.

Parters ret til aktindsigt fremgår af forvaltningslovens kapitel 4 og af retsplejelovens § 41. Disse giver henholdsvis den, der er part i en sag, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, og den, der er part i en retssag, eller som i øvrigt har en retlig interesse, en adgang til aktindsigt, der går ud over den almindelige adgang til aktindsigt efter forvaltningsloven.

Den gældende arkivlov giver i sig selv ikke dem, der måtte opfylde betingelserne for partsoffentlighed i de to love, noget krav på adgang ud over den, der i øvrigt måtte følge af arkivlovens bestemmelser. Statens Arkiver har i sin hidtidige praksis på dispensationsområdet i visse tilfælde lagt til grund for imødekommelse af en ansøgning, at ansøgeren efter anden lovgivning kunne have et retskrav på indsigt i de pågældende arkivalier.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 24, stk. 1.

Bestemmelsen svarer til bestemmelsen i § 16, stk. 2, i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed, der er fastsat med hjemmel i § 27 i den gældende lov.

Det fastsættes, at kommunalbestyrelsen eller amtsrådet i konkrete tilfælde kan meddele tilladelse til benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier, der fra den pågældende kommune er afleveret til en kommunal arkivinstitution.

Under hensyn til, at tilgængelighedsreglerne omfatter den offentlige forvaltnings, altså såvel statslige som kommunale myndigheders arkivalier, findes det hensigtsmæssigt i loven at optage en bestemmelse om dispensationskompetencen, for så vidt angår offentlige arkivalier, der er afleveret til kommunale arkiv-institutioner.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 24, stk. 2. Der tilsigtes ingen indholdsmæssige ændringer.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 24, stk. 3. Det præciseres, at Datatilsynets samtykke også kræves i de tilfælde, hvor en dispensation fra tilgængelighedsfristen for det i bestemmelsen omtalte materiale gives af en kommunalbestyrelse.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 24, stk. 4. Der tilsigtes inden indholdsmæssige ændringer.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 24, stk. 5, idet dog den foreslåede bestemmelse ud over Statens Arkiver tillige vil omfatte de kommunale arkivinstitutioner.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 24, stk. 6, idet dog den foreslåede bestemmelse udover Statens Arkiver tillige vil omfatte kommunale arkivinstitutioner.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 20, stk. 3. Der tilsigtes inden indholdsmæssige ændringer.

Til stk. 1-2

Bestemmelserne i stk. 1-2 svarer til de gældende bestemmelser i § 26, stk. 1-2, idet det dog præciseres, at kompetencen også gælder de kommunale arkivinstitutioners praksis på tilgængelighedsområdet.

Tilgængelighedsudvalget har i sin Beretning 5 overvejet udvalgets fremtid i forbindelse med en revision af arkivloven. Det er udvalgets opfattelse, at udvalget gennem den løbende vurdering af rigsarkivarens rapporter, dialogen med rigsarkivaren og udfærdigelsen af beretninger i betydelig grad er medvirkende til at sikre, at arkivloven i videst muligt omfang forvaltes efter intentionen om størst mulig åbenhed. Udvalget finder, at der også efter en lovrevision må forventes at være behov for løbende justeringer, og finder derfor, at Tilgængelighedsudvalgets arbejde bør fortsætte også efter en lovrevision.

Kulturministeriet er enig i, at Tilgængelighedsudvalget i betydelig grad har medvirket til at sikre, at loven forvaltes efter intentionen om størst mulig åbenhed. Udvalgets sammensætning med repræsentanter for forskellige interesser og med en dommer, som er uvildig og besidder juridisk kompetence, som formand, har vist sig hensigtsmæssig i forhold til udvalgets opgaver.

Til stk. 3

Bestemmelsen er ny. Det fastsættes, at Tilgængelighedsudvalget udøver sin virksomhed på grundlag af rigsarkivarens årlige rapport om tilgængelighedspraksis. Bestemmelsen giver derudover rigsarkivaren hjemmel til at indhente oplysninger fra myndighederne i forbindelse med udarbejdelsen af rapporten.

Til stk. 4

Tilgængelighedsudvalget har i Beretning 5 bemærket, at det bør overvejes, om det bør sikres, at udvalget, hvor der findes behov derfor, på anmodning får adgang til udlevering af det fuldstændige aktmateriale vedrørende en ansøgning om arkivadgang. Kulturministeriet finder, at de nærmere bestemmelser om udvalgets virksomhed, herunder om udvalgets adgang til at indhente oplysninger fra myndighederne, mest hensigtsmæssigt vil kunne fastsættes administrativt. Det foreslås på denne baggrund, at kulturministeren bemyndiges til at fastsætte nærmere regler herom.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 25. Der tilsigtes ingen indholdsmæssige ændringer.

Til stk. 1

Bestemmelsen svarer med en redaktionel ændring til den gældende bestemmelse i § 24, stk. 7, 2. pkt.

Til stk. 2

I den gældende bestemmelse i § 24, stk. 7, bemyndiges kulturministeren til at fastsætte nærmere regler om vilkår. Denne bemyndigelse er udnyttet i § 19 i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed.

I forbindelse med imødekommelse af tilgængelighedssager i Statens Arkiver fastsættes som hovedregel i medfør af § 19 i den nævnte bekendtgørelse en række særlige vilkår. Disse vilkår er i vidt omfang standardiserede efter formålet.

Arbejdsgruppen har i enighed indstillet, at Statens Arkivers formålsspecifikke standardvilkår optages i loven, men således at der åbnes mulighed for fastsættelse af andre vilkår for andre formål.

Bestemmelsen fastsætter, at de myndigheder, der er nævnt i §§ 31-32 eller §§ 33-35, kan fastsætte vilkår for benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier. Vilkårene bør fastsættes således, at intentionerne om størst mulig åbenhed fremmes. Vilkår skal præciseres så nøje som muligt.

Til stk. 3

Bestemmelsen er ny. Det præciseres, at vilkårene, jf. stk. 2, fastsættes på grundlag af en vurdering af karakteren af de oplysninger, der gives adgang til, samt af formålet med benyttelsen.

Til stk. 4

Bestemmelsen er ny. I bestemmelsen opregnes en række standardvilkår, der knytter sig til beskyttelse af privatlivets fred hos personer, hvorom de offentlige arkivalier indeholder oplysninger samt til udnyttelse af de dokumenter, der gives adgang til.

Opregningen af vilkår er ikke udtømmende, jf. bemærkningerne til stk. 5.

Det bemærkes, at det i § 20 i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed er fastsat, at »Den, der får tilladelse til benyttelse af ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale, kan lade materialet kopiere, medmindre det i det konkrete tilfælde fastsættes, at kopiering ikke må finde sted. Kopier af ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale må ikke videregives uden særlig tilladelse.« Der tilsigtes med den foreslåede bestemmelse ikke ændringer heri.

Til stk. 5

Bestemmelsen er ny. Det præciseres, at myndighederne kan fastsætte andre vilkår end dem, der er nævnt i stk. 4. Bestemmelsen vil først og fremmest have betydning i tilfælde, hvor der gives adgang til arkivalier, for hvilke der i medfør af §§ 23 - 27 gælder en længere tilgængelighedsfrist.

Til stk. 6

Bestemmelsen er ny. I § 21 i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed er fastsat, at »Den, der får tilladelse til at benytte ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale, skal før benyttelsen påbegyndes afgive erklæring om at være bekendt med og at ville overholde de vilkår, der er fastsat for benyttelse af sådant materiale.«

Den foreslåede bestemmelse i stk. 6 tilsigter ikke ændringer heri.

Til stk. 7

Bestemmelsen bemyndiger kulturministeren til at fastsætte nærmere regler om benyttelse af offentlige arkiver. Bestemmelsen tilsigtes bl.a. udnyttet til fastsættelse af regler om adgang til kopiering af offentlige arkivalier, herunder arkivalier, der indeholder fortrolige oplysninger.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 32 a. Der tilsigtes inden indholdsmæssige ændringer.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 33. Der tilsigtes ingen indholdsmæssige ændringer. Der henvises til afsnittet om forslag om oprettelse af ankenævn under de almindelige bemærkninger.

Bestemmelsen er ny, men svarer til bestemmelserne i § 28, 1. pkt., og § 28 a i den gældende lov. Det præciseres, at bestemmelsen gælder for offentlige arkiver, jf. forslagets § 2.

I § 28, 2. pkt., i den gældende lov præciseres, at de private arkivalier, der indsamles, modtages og bevares af Statens Arkiver, skal være af væsentlig forskningsmæssig eller almenkulturel betydning og navnlig belyse forhold af samfundsmæssig karakter. Denne bestemmelse opretholdes ikke, men der tilsigtes for Statens Arkivers vedkommende ingen ændring i principperne for opgavevaretagelsen.

Til stk. 1-2

Bestemmelserne svarer til den gældende bestemmelse i § 5. Som det følger af bestemmelserne i § 12, stk. 2, og § 19, kan offentlige arkivalier kun afleveres til offentlige arkiver. Det samarbejde, der omhandles i bestemmelsen, retter sig således udelukkende om bevaring mv. af private arkivalier. Bestemmelserne er på den baggrund optaget i kapitlet om private arkivalier.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 31, idet der dog er sket en udvidelse af anvendelsesområdet til at omfatte også det kommunale område.

Bestemmelsen er ny. Det fastsættes, at kulturministeren kan godkende, at institutioner, der ikke er offentlige arkiver, jf. § 2, kan modtage arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger. Godkendelsen forudsætter, at de pågældende institutioner opfylder de krav, der gælder for opbevaring af og tilgængelighed til materiale af denne karakter i offentlige arkiver.

Det fremgår af persondatalovens § 14, at »Oplysninger, der er omfattet af denne lov, kan overføres til opbevaring i arkiv efter reglerne i arkivlovgivningen.«

I den gældende lovs § 28 a, der indsattes i forbindelse med den revision af arkivloven, der fandt sted i forbindelse med ikrafttrædelse af persondataloven, fastsattes, at private arkivalier af den art, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, kan afleveres til offentlige arkiver. Formålet var at sikre, at der kan ske den fornødne varetagelse af beskyttelseshensyn i forhold til den enkelte borger.

Arbejdsgruppen til revision af arkivloven har på baggrund af en indstilling fra Privatarkivarkivudvalget anbefalet, at det i forbindelse med den kommende lovrevision overvejes, hvordan arkivinstitutioner, der ikke efter den gældende lovgivning er offentlige arkiver, men som opfylder bestemte standarder for bevaring, arkivbeskrivelse og formidling, kan modtage private arkivalier, som er omfattet af persondataloven. Kulturministeriet kan følge dette forslag, jf. ovenfor.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 32. Der tilsigtes ingen indholdsmæssig ændring.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 29. Der tilsigtes ingen indholdsmæssig ændring.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 30. Der tilsigtes ingen indholdsmæssig ændring.

Bestemmelsen svarer til den gældende bestemmelse i § 34, idet dog tilsidesættelse af vilkår efter den foreslåede ændring, jf. § 41, ligeledes vil kunne medføre straf af bøde eller fængsel i indtil 6 måneder.

Den foreslåede udvidelse af bestemmelsen i forhold til den gældende lov er begrundet derved, at vilkår ofte fastsættes som præcisering af, hvilke oplysninger der skal behandles som fortrolige.

Herudover udgår hæfte, da denne form for straf er ophævet med virkning fra 1. juli 2001.

Det foreslås, at loven træder i kraft 1. juli 2003.

Lov om offentlige arkiver m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 740 af 17. juli 2000, ophæves.

Bestemmelsen ændrer bestemmelsen i § 52, 2. pkt., i folkeskoleloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 730 af 21. juli 2000. Bestemmelsen lyder:

»Undervisningsministeren kan endvidere fastsætte regler om skolernes tilsyn med eleverne i skoletiden samt om opbevaring og kassation af oplysninger om elever, der er udskrevet af folkeskolen.«

Arbejdsgruppen til revision af arkivloven har anset det som det mest hensigtsmæssige, at kompetencen til fastsættelse af regler om bevaring og kassation af offentlige arkivalier er samlet hos kulturministeren.

Kulturministeriet er enig i denne betragtning. Kun derved vil det kunne sikres, at der ved fastsættelse af bestemmelser om bevaring og kassation tages de fornødne hensyn til såvel de pågældende arkivaliers historiske værdi som til deres administrative og retlige betydning for borgere og myndigheder.

Undervisningsministeriet har i sit høringssvar til betænkningen om revision af arkivloven umiddelbart tilsluttet sig synspunktet om det fornuftige i, at samtlige regler om arkivalier og kassation m.v. samles i én lov, nemlig arkivloven, men har gjort opmærksom på, at skolepsykologiske rapporter er et meget følsomt område.

På den baggrund foreslås bestemmelsen ændret således:

»Undervisningsministeren kan endvidere fastsætte regler om skolernes tilsyn med eleverne i skoletiden.«

Bestemmelser om bevaring og kassation af oplysninger om elever, der er udskrevet af folkeskolen, vil derefter skulle fastsættes med hjemmel i lovforslagets § 10, stk. 2.

Bestemmelsen ikraftholder bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001, der er udstedt med hjemmel i lov om offentlige arkiver m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 740 af 17. juli 2000, der ophæves, jf. forslagets § 54.

Bestemmelsen svarer til bestemmelsen i § 42 i den gældende lov.

Versioner

1. 2002-10-02