Institutionsinstruks vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse i kriminalforsorgens anstalter og personaleskole.
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Ikke selve loven: Cirkulære
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/circular/retsinfo/1985/11228@1985-05-31/da
Indhold
Indholdsfortegnelse
Forord
Indledning
1. Den regnskabsmæssige organisation
Almindelige del
2. Forvaltning af udgifter
2.1. Generelt
2.2. Ansvars- og kompetencefordelingen
2.3. Regelsæt vedrørende forvaltning af udgifter
2.3.1. Disponering
2.3.2. Godkendelse af eksterne bilag
2.3.3. Godkendelse af interne bilag
3. Forvaltning af indtægter
3.1. Generelt
3.1.1. Anstaltens indtægter
3.1.2. Salg på kredit
3.2. Ansvars- og kompetencefordelingen
3.3. Regelsæt vedrørende forvaltning af indtægter
4. Regnskabsmæssig registrering
4.1. Generelt
4.2. Ansvars- og kompetencefordelingen
4.3. Regelsæt vedrørende den regnskabsmæssige registrering
4.3.1. Registreringens tilrettelæggelse
4.3.1.1. Særligt om kontoen vedrørende indsattes tilgodehavende
4.3.2. Afstemninger, kontroller m.v.
5. Betalingsforretninger
5.1. Generelt
5.2. Ansvars- og kompetencefordelingen
5.3. Regelsæt vedrørende betalingsforretninger
6. Kontrol med værdipost
6.1. Generelt
6.2. Ansvars- og kompetencefordelingen
6.3. Regelsæt vedrørende kontrollen med værdipost
7. Aflæggelse af måneds- og årsregnskaber
7.1. Generelt
7.2. Ansvars- og kompetencefordelingen
7.3. Regelsæt vedrørende aflæggelse af måneds- og årsregnskaber
8. Opbevaring af regnskabsmateriale
8.1. Generelt
8.2. Ansvars- og kompetencefordelingen
8.3. Regelsæt vedrørende opbevaring af regnskabsmateriale
9. Kriminalforsorgens arbejdsdrift
9.1. Generelt
9.2. Ansvars- og kompetencefordelingen
9.3. Regnskabsmæssig registrering
9.4. Forvaltning af varebeholdninger og maskinpark m.v.
9.5. Prisfastsættelse af arbejdsdriftens produkter
12. Forvaltning af andre aktiver
12.1. Generelt
12.2. Ansvars- og kompetencefordelingen
12.3. Regelsæt vedrørende forvaltning af andre aktiver
13. Regelsæt vedrørende administration af kapitaler for andre (deposita)
Specielle del
Bilag 1
Bilag 2
Bilag 3
Bilag 4
Bilag 5
Bilag 6
Forord.
Denne instruks er udarbejdet i henhold til reglerne i finansministeriets cirkulære af 10. september 1984 om udarbejdelse af institutionsinstrukser vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse.
Instruksen gælder for samtlige kriminalforsorgens anstalter og for personaleskolen. Regnskabsførelsen m.v. skal være i nøje overensstemmelse med bestemmelserne i nærværende instruks. Afvigelse herfra må kun finde sted undtagelsesvis og kun med direktoratets forud indhentede tilladelse.
Instruksen indeholder en beskrivelse af den regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelse af anstaltens regnskabsopgaver, herunder oplysninger om ansvars- og kompetencefordelingen og de regelsæt, der skal følges af anstaltens medarbejdere ved udførelse af regnskabsopgaverne.
Instruksen indeholder en indledning, en almindelig del samt en speciel del. Instruksens almindelige del gælder for alle kriminalforsorgens anstalter og for personaleskolen. Instruksens indledning og specielle del er udarbejdet særskilt for det enkelte tjenestested.
Instruksen skal udleveres til de medarbejdere, der deltager i arbejdet med anstaltens regnskabsopgaver, og vedligeholdes efter behov gennem udsendelse af rettelsesblade.
Instruksen træder i kraft den 1. juli 1985. Samtidig ophæves regnskabsinstruks af 15. december 1953 for de under fængselsvæsenet hørende anstalter.
INDLEDNING
1. DEN REGNSKABSMÆSSIGE ORGANISATION.
1.1. Anstalten er en statsinstitution under direktoratet for kriminalforsorgen. Anstalten, der er beliggende ........................................... forestår straffuldbyrdelse m.v.
Anstalten ledes af en fængselsinspektør (anstaltsleder). I anstaltslederens fravær udpeges en stedfortræder for denne.
Anstaltens bevillinger er optaget på finanslovens under § 18.03.02. og 03.
1.2. Anstaltens regnskabsmæssige arbejdsopgaver er henlagt til anstaltens økonomikontor og bogholderi.
I instruksens specielle del er i bilag 1 udarbejdet en oversigt over de medarbejdere, der er tilknyttet den regnskabsmæssige organisation, og som må disponere og forestå godkendelsespåtegning efter de nærmere regler herom i denne instruks.
1.3. Regnskabsføringen og betalingsforretningerne varetages af anstaltens bogholderi og kasse.
Anstalten er knyttet direkte til SCR. Indrapporteringen til systemet sker ved anvendelse af terminaler og institutionsnumrene ............................
Indrapportering til SCL sker dels ved blanketindberetning til direktoratet, dels ved anvendelse af terminaler og institutionsnumrene .....................
1.4 Vedrørende regnskabsvæsenet bemærkes i øvrigt:
- anstalten er registreringspligtig i henhold til merværdiafgiftsloven for så vidt angår arbejdsdrift, kantine og butiksdrift.
INSTITUTIONSINSTRUKSENS ALMINDELIGE DEL.
2. FORVALTNING AF UDGIFTER.
2.1. GENERELT.
Forvaltningen af udgifterne omfatter dels disponering, dels godkendelse af udgiftsbilag.
a) Disponering.
Ved disponering forstås indgåelse af aftaler m.v. der medfører udgifter for anstalten. Som typiske eksempler herpå kan nævnes:
- ansættelse og afskedigelse af personale samt ændring af personalelønninger.
- aftaler om særlige ydelser
- iværksættelse af overarbejde/merarbejde og tjenesterejser
- aftaler om køb af varer, materiel, tjenesteydelser
- aftaler om reparations- og vedligeholdelsesarbejder samt bygge- og anlægsarbejder.
b) Godkendelse af udgiftsbilag.
Godkendelsen omfatter kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold, efterregning samt kontering af bilagene i overensstemmelse med anstaltens kontoplan.
2.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN.
I instruksens specielle del er i bilag 2 redegjort for ansvars- og kompetencefordelingen i anstalten for så vidt angår disponering og godkendelse af udgiftsbilag.
2.3. REGELSÆT VEDRØRENDE FORVALTNING AF UDGIFTER.
2.3.1. DISPONERING.
Disponeringen skal ske i overensstemmelse med de generelle og specielle forudsætninger, hvorunder anstaltens bevillinger er givet, samt under hensyntagen til de materielle og beløbsmæssige bestemmelser, der er omtalt i finansministeriets budgetvejledning og i direktoratets vejledning vedrørende centralindkøb samt kriminalforsorgens cirkulæresamling.
2.3.2. GODKENDELSE AF EKSTERNE BILAG.
Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesteydelser m.v. skal dokumenteres i form af regninger, fakturaer etc. fra leverandørerne.
Ved godkendelse af bilagenes materielle og økonomiske indhold skal der føres kontrol med:
a) at de i bilagene nævnte varer, tjenesteydelser m.v. er leveret
b) at leverancer/tjenesteydelser svarer til de afgivne bestillinger for så vidt angår kvantitet, kvalitet, pris og leveringsfrister
c) at det fremgår af bilaget, såfremt der undtagelsesvis er anvendt en kopi som bilag.
Ved godkendelse tages stilling til, hvornår betaling senest bør finde sted. Eventuelle kontantrabatter benyttes i det omfang, dette findes fordelagtig.
Bilagene skal forsynes med godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videre gives til registrering og betaling.
Udgiftsbilag vedrørende ydelser til medarbejdere skal godkendes af overordnede medarbejdere.
2.3.3. GODKENDELSE AF INTERNE BILAG.
En række udgifter dokumenteres ved internt udarbejdede bilag. Bilagene skal underskrives og dateres af de medarbejdere, der har udfærdiget bilagene.
Ved godkendelsen af bilagene skal der foretages følgende kontroller:
a) Bilag vedrørende udgifter, der ikke omfatter præsterede ydelser: Det påses, at betalingen er beordret af en person, der er bemyndiget til at disponere på de pågældende udgiftsområder.
b) Bilag vedrørende ansættelse/afskedigelse af personale, oprykninger, ændringer af arbejdstid, aftrapning af tillæg eller andre ændringer af tidligere indrapporterede oplysninger:
Det kontrolleres, at bilagenes oplysninger er korrekte ifølge personaleakter eller anden grunddokumentation.
c) Bilag vedrørende betaling af overarbejde/merarbejde og timelønninger samt lønindeholdelse:
Bilagene afstemmes med godkendte tjenestelister, vagtlister, ferielister, sygedaglister eller andre kontrolnoteringer.
d) Bilag vedrørende betaling af vederlag, særlige ydelser og a conto løn:
Bilagene afstemmes med foreliggende beslutninger om afholdelse af sådanne udgifter.
e) Bilag vedrørende tjenesterejser:
Bilagene afstemmes med oplysninger om udbetalte rejseforskud, afrejse- og ankomsttider, afholdte udgifter iflg. dokumentation samt oplysninger til brug ved fastsættelse af dagpengesats og eventuelle andre oplysninger, der har betydning for afregning.
Bilagene skal forsynes med godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling.
Udgiftsbilag vedrørende ydelser til medarbejdere skal godkendes af overordnede medarbejdere.
Udgifterne i forbindelse med udstationeringer skal afholdes af det tjenestested, hvorfra den pågældende er udstationeret.
Udgifter til rejser, der foretages på foranledning af udstationeringsstedet, afholdes af det tjenestested, hvortil den pågældende er udstationeret.
3. FORVALTNING AF INDTÆGTER.
3.1. GENERELT.
Forvaltningen af indtægter omfatter disponering, fakturaudskrivning, godkendelse af indtægtsbilag samt incasso.
3.1.1. ANSTALTENS INDTÆGTER fremkommer i det væsentlige i forbindelse med
- aftaler om leverancer af arbejdsdriftens produkter, jfr. afsnit 9
- aftaler vedrørende refusioner m.v. til indsatte
- kantinesalg
- ansættelse af langtidsledige med kommunal refusion
- betaling fra indsatte vedrørende ophold, rejser, erstatninger m.v.
- dagpengerefusioner.
3.1.2. Anstaltens SALG PÅ KREDIT er baseret på følgende principper:
- betaling 30 dage netto,
- beløbet opkræves ved udsendelse af faktura,
- opkrævning til statsinstitutioner, der er tilknyttet SCR, foretages dog ved tilinsposteringer og der fremsendes faktura.
3.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELING.
I instruksens specielle del er i bilag 3 redegjort for ansvar- og kompetencefordelingen i anstalten for så vidt angår følgende opgaver:
a) Disponering, dvs. indgåelse af aftaler, der medfører indtægter til anstalten.
b) Dokumentation af salg på kredit (i form af følgesedler, kopier af skrivelser m.v.).
c) Udskrivning og kontering af nummererede fakturaer til debitorerne.
d) Godkendelse af de udskrevne fakturaer, omfattende en kontrol med, at der udskrives fakturaer for alle tilgodehavender, samt efterregning af bilagene.
e) Godkendelse af indtægtsbilag vedrørende betaling fra indsatte m.v. omfattende en kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold samt efterregning og kontering.
f) Iværksættelse af incasso m.v.
3.3. REGELSÆT VEDRØRENDE FORVALTNING AF INDTÆGTER.
a) Disponeringen skal ske i overensstemmelse med de generelle og specielle forudsætninger, hvorunder anstaltens bevillinger er givet, samt i øvrigt under hensyntagen til de materielle og beløbsmæssige bestemmelser i finansministeriets budgetvejledning.
b) Forhold, der påregnes at medføre indbetalinger skal dokumenteres så tidligt som muligt.
c) De kontrollerede bilag skal forsynes med en godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registering og opkrævning.
d) Udlevering af varer, dokumenter m.v. på kredit må kun ske mod kvittering.
e) Ved forsinket betaling iværksættes incasso. Dette skal ske ved rykning af debitor 14 dage efter seneste betalingsdato. Samtidig gøres der notat herom på fakturakopien. Der rykkes yderligere 2 gange pr. faktura. Dette skal ske 3 uger efter henholdsvis 1. og 2. rykker. Såfremt fordringen ikke er afregnet efter de 3 rykkere, skal der inden 1 uge ske indberetning herom til direktoratet for kriminalforsorgen med indstilling om, hvorledes fordringen bør søges inddrevet. Indberetningen skal tillige indeholde indstilling om, hvorledes eventuelt fastsatte leveringer bør afvikles.
Opnås der i forbindelse med incasso ikke dækning af et tilgodehavende, skal der med passende mellemrum og inden forældelsesfristens udløb indhentes oplysninger om debitors økonomi med henblik på eventuel genoptagelse af incasso. Direktoratet for kriminalforsorgen skal løbende holdes underrettet herom. Dette gælder dog ikke, såfremt fordringen nedskrives som følge af konkurs, tvangsakkord eller lignende. Såfremt institutionen bliver opmærksom på, at debitor har standset sine betalinger skal direktoratet for kriminalforsorgen snarest underrettes med henblik på godkendelse af anmeldelse af sin fordring overfor skifteretten.
4. REGNSKABSMÆSSIG REGISTRERING.
4.1. GENERELT.
Anstaltens regnskabsmæssige registrering omfatter registrering i bevillingsregnskabet og i kreditor- og debitorregnskaberne samt i interne regnskaber (aktivitetsregnskaber).
Anstaltens kontoplan skal udformes og vedligeholdes i overensstemmelse med bevillingslovene og statens kontoplan med tilhørende vejledning og i øvrigt under hensyntagen til anstaltens egne behov for regnskabsoplysninger. Omfanget af og registreringen i de interne regnskaber skal fremgå af anstaltens kontoplan.
4.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN.
Anstaltens regnskabsmæssige registrering samt de på anstalten registrerede lønninger varetages således:
a) Regnskabsmæssig registrering. Registrering og de hertil knyttede afstemninger, fejlrettelser, kontroller m.v., samt vedligeholdelse af kontoplan og intern regnskabsrapportering varetages af bogholderiet.
b) Underskrivning af checks, girokort m.v. varetages af anstaltens kasse i samarbejde med bogholderiet, jfr. afsnit 5.2.
c) Administration af beholdningen af ubrugte betalingsordrer, dvs. checkblanketter, girokort m.v., varetages af anstaltens kasse i samarbejde med bogholderiet, jfr. afsnit 5.2.
d) Ændring af password i registreringsfunktionen (applikation 8) foretages af fængselsbogholderen, der endvidere opbevarer reservekort. På anstalter, hvor der ikke er ansat en fængselsbogholder, varetages denne arbejdsopgave af fængselsforvalteren.
I instruksens specielle del er som bilag 4 i hensigtsmæssigt omfang redegjort for, hvorledes bogholderiets og kassens arbejdsopgaver er fordelt på medarbejderne. Det bemærkes herved, at medarbejdere i bogholderiet af kontrolmæssige grunde ikke må varetage opgaver i anstaltens kasse eller omvendt.
4.3. REGELSÆT VEDRØRENDE DEN REGNSKABSMÆSSIGE REGISTRERING.
4.3.1. REGISTRERINGENS TILRETTELÆGGELSE.
a) Den regnskabsmæssige registrering omfatter bilag vedrørende bevillinger, udgifter og indtægter, herunder bilag fra anstaltens kasse, samt bilag vedrørende aktiver og passiver.
Registreringen kan herudover omfatte bilag vedrørende interne regnskaber.
b) Forud for iværksættelsen af registreringen skal der føres kontrol med, at regnskabsbilagene er godkendt af hertil bemyndigede personer, at konteringen er korrekt, og at bilagene indeholder de oplysninger, der ifølge SCRs brugervejledning m.v. er nødvendige for registreringen. Endvidere skal der føres nummerkontrol med samtlige bilag.
c) Den regnskabsmæssige registrering sker ved anvendelse af terminalen i bogholderiet.
Terminalindrapporteringen skal foretages ved anvendelse af særlige nøglekort med tilhørende personkoder. Der udleveres nøglekort til terminalen med løbenummer.
d) Registreringen skal ske løbende og i overensstemmelse med regler i SCRs brugervejledninger m.v.
e) Registreringen af udgifter og indtægter m.v. skal foretages under hensyntagen til nedennævnte regler:
Udgifter og indtægter, hidrørende fra levering af varer og tjenesteydelser til eller fra staten, skal registreres, når levering har fundet sted. I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, skal registrering ske, så snart beløbet kan opgøres og senest på betalingstidspunktet.
Ud- og indbetalinger - herunder forudbetalinger - der ikke straks kan henføres til en udgifts-/indtægtskonto, skal registreres på beholdningskonti, jfr. anstaltens kontoplan, indtil endelig registrering kan finde sted.
Såfremt størrelsen af et betydeligt krav mod staten, opstået i et finansår, ikke kan opgøres endeligt inden den afsluttende regnskabsaflæggelse, bør registreringen ske på en udgiftskonto i regnskabet for det pågældende finansår på grundlag af et skøn, og således at korrektion af beløbet foretages i det finansår, hvor kravet kan opgøres endeligt.
f) Senest i den regnskabsmæssige supplementsperiode foretages registrering på udgifts- og indtægtkonti vedrørende gammelt finansår, såfremt leveringen af en vare eller tjenesteydelse til eller fra staten har fundet sted, eller anden fordring er opstået inden finansårets udløb.
g) Af bilagene skal det fremgå, at registreringen er sket.
4.3.1.1. SÆRLIGT OM KONTOEN VEDRØRENDE INDSATTES TILGODEHAVENDE.
Regnskabet føres som et særligt regnskab (biregnskab) vedrørende de indsattes økonomiske forhold. Dette regnskab skal danne grundlag for månedlige afstemninger med statsregnskabet (SCR) samt udvise det til enhver tid eksisterende mellemværende mellem den indsatte og afsoningsstedet.
Regnskabet føres på grundlag af dusørsedler, kassebilag, købsfakturaer og omposteringsbilag.
Arbejdsugen er fra mandag til søndag.
Registreringen opdeles således:
Indsættelse:
Oprettelse af kontokort med indsattes identifikation.
Forskud:
Der kan ved indsættelsen udbetales et forskudsbeløb svarende til ca. 1 uges arbejdspenge, jfr. cirkulærskrivelse om arbejdspengesatser m.v.
Forskudsbeløbet påføres indsattes kontokort og debiteres på konto 0600.53.7 arbejdspenge.
Forskudsbeløbet modregnes ved løsladelsen.
For hæfteafsoneres vedkommende modregnes eventuelle forskudsbeløb ved førstkommende lønudbetaling.
Medbragte og tilsendte penge:
Eventuelt medbragte penge indregnes i forskudsbeløbet, således at der samlet kun udbetales forskudsbeløbets maximum. Det bemærkes endvidere, at forskudsbeløbet nedsættes med værdien af nydelsesmidler, der er medbragt ved indsættelsen og som udleveres.
BOGFØRING:
De indsattes mellemregning med afsoningsstedet bogføres på konto 95.50/51. Indsattes tilgodehavende.
ARBEJDSPENGE:
Dusørsedlerne, der modtages fra arbejdsstederne efterregnes og kontrolleres. Eventuelle fradrag påføres genpart af dusørsedlerne, der lægges i de udfyldte lønningsposer. Lønningsposer med tilhørende udbetalingsbilag, der konteres konto 95. Indsattes tilgodehavende, afleveres til kassereren. Kassereren udleverer lønningsposerne til afdelingspersonalet, der kvitterer for antallet af lønningsposer og forestår udbetaling til de indsatte. De kvitterede lønningsposer tilbageleveres kassereren, der kontrollerer, at de indsatte har kvitteret på posen for beløbets modtagelse.
Samtidig med udfærdigelse af kassebilaget udfærdiges omposteringsbilag vedrørende eventuelle fradrag i arbejdspengene.
Rekapitulation vedrørende arbejdspenge og arbejdstimer foretages i samme uge. Arbejdspengene debiteres konto 0600.53.7 vedrørende de forskellige fagområder og krediteres konto 95.50/51. Indsattes tilgodehavende.
Overførsel:
Ved overførsel til anden anstalt eller til arresthus overføres saldo på indsattes konto til det nye afsoningssted ved tilinspostering, for arresthusenes vedkommende til konto 9499.00.8.
Løsladelse:
Løsladelsesbeløbet beregnes og udbetales med fradrag af forskudsbeløb af seneste afsoningssted.
4.3.2. AFSTEMNINGER, KONTROLLER M.V.
a) Der skal løbende foretages afstemninger, kontroller og fejlrettelser af den regnskabsmæssige registrering i henhold til retningslinier i brugervejledninger m.v.
Endvidere foretages afstemning med kontoudtog fra pengeinstitutter og girokontoret samt kontrol med udligning af interimskonti og mellemregningskonti.
b) Der skal løbende føres kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser og tilgodehavender.
c) Ved udstedelse af checks, girokort m.v. skal føres kontrol med, at der foreligger udgiftsbilag, som er godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere, at checks, girokort m.v. er udfyldt i overensstemmelse med udgiftsbilagene, samt at de anvendes i nummerorden.
5. BETALINGSFORRETNINGER.
5.1. GENERELT.
I instruksens specielle del er i bilag 5 givet oplysning om:
a) Anstaltens maksimale beholdning af likvide midler (kasse, pengeinstitut og girobeholdninger), herunder den tilladte kontantbeholdning.
b) Anstaltens bankforbindelse, postgirokontoer m.v.
c) Eventuelle underkasser og forskudskasser under anstaltens kasse.
5.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN.
Anstaltens betalingsforretninger varetages af anstaltens kasse.
I instruksens specielle del er i bilag 5 redegjort for, hvem der har ansvaret for anstaltens kasse, og hvem der er dennes stedfortræder.
I bilaget er endvidere redegjort for, hvorledes de nedenfor i punkt c-f samt h nævnte arbejdsopgaver er fordelt på medarbejderne i anstaltens kasse og bogholderi. I den forbindelse bemærkes, at kassens medarbejdere af kontrolmæssige grunde ikke må varetage opgaver i bogholderiet eller omvendt.
a) Den daglige administration af kassen og kontrol med underkasser varetages af anstaltens kasserer.
b) Oprettelse og nedlæggelse af konti i pengeinstitutter og på postgirokontoret forestås af anstaltslederen og anstaltens kasserer.
c) Udstedelse af og underskrift på checks, girokort og andre udbetalingsordrer varetages af anstaltens kasse i samarbejde med bogholderiet.
d) Administration af beholdninger af ubrugte udbetalingsordrer (checkblanketter, girokort m.v.), omfattende: - rekvisition af udbetalingsordrer, - antals- og nummerkontrol med modtagne udbetalingsordrer, - udlevering af disse ( i nummerorden og mod kvittering). varetages i fællesskab af anstaltens kasse og bogholderi.
e) Kontrol med den regnskabsmæssige registrering af bilag, der indrapporteres til betaling via SCR/SCL efter regler, fastsat i SCRs brugervejledning for de pågældende systemer varetages af anstaltens kasse.
f) Betaling via SCR (»frigivelsesfunktionen«) varetages af anstaltens kasse efter regler fastsat i SCRs brugervejledning.
Af brugervejledningen fremgår bl.a., at frigivelsesfunktionen kræver anvendelse af et særligt ID-kort med tilhørende personkoder (»nøglekort«), der er personligt og skal opbevares på betryggende måde af den medarbejder, der varetager frigivelsesfunktionen.
Frigivelsesfunktionen skal varetages således:
Der skal foretages en kontrol af grundbilagene. Dette skal ske på grundlag af præ-frigivelseslisten der udskrives af SCR-systemet efter at registreringen af bilag i systemet er afsluttet.
I forbindelse hermed skal den pågældende medarbejder kontrollere at:
- grundbilag er godkendt - de på præ-frigivelsesjorunalen anførte oplysninger er i overensstemmelse med grundbilag og institutionens nummersystemer, herunder: - at beløbene er korrekte - at kreditorer respektiv debitorer er korrekte - at præ-frigivelseslisten er underskrevet af
fængselsbogholderen eller på anstalter, hvor der ikke er ansat en fængselsbogholder, fængselsforvalteren.
I tilfælde af uoverensstemmelse mellem grundbilag og præ-frigivelseslisten, skal listen annulleres, således at fejlagtige data kan rettes og en ny præ-frigivelsesliste udskrives.
Herefter sker den egentlige frigivelse, hvorefter der ikke længere kan ændres i de indrapporterede data.
Som kvittering for frigivelse udskrives en frigivelsesjournal, der indeholder optællinger af de indrapporterede beløb.
Efter at frigivelse har fundet sted, noteres dette ved anførsel af dato samt navn eller initialer ud for det (de) pågældende bundt(er) på frigivelsesjournalen.
g) Ændring af password i frigivelsesfunktionen (applikation 8) kan alene foretages af anstaltslederen der tillige skal opbevare et reservekort.
h) Kontrol med anviste lønninger m.v. i henhold til regler i SCRs brugervejledning, herunder kontrol med, at de anviste lønninger forekommer rimelige med hensyn til beløbsstørrelse og beløsmodtagere, varetages af medarbejdere i anstaltens kasse.
Der vil senere blive udsendt nærmere retningslinier vedrørende lønområdet.
5.3. REGELSÆT VEDRØRENDE BETALINGSFORRETNINGER.
a) Betalinger direkte over anstaltens kasser bør begrænses til alene at omfatte udgifter og indtægter, som det ikke vil være hensigtsmæssigt at ekspedere via SCR/SCL.
Ingen udgifter må afholdes af kassen uden at der foreligger bilag herfor.
Inden udbetaling finder sted, skal ethvert udgiftsbilag være godkendt af den medarbejder ved anstalten, som er ansvarlig for det pågældende tjenesteområde, og bilaget skal af bogholderiet være forsynet med checkbeskytterstempel.
b) Udenlandske betalinger, der ikke afvikles via SCR, skal fortrinsvis foretages gennem Danmarks Nationalbank eller postgirosystemet.
c) Der skal foretages en løbende registrering i kasserapporter om ind- og udbetalte beløb. Registreringen skal ske under den dato, hvor betalingen har fundet sted.
Registreringen i kasserapporterne skal daglig afstemmes med kassebeholdningen og lejlighedsvis med oplysninger fra pengeinstitutter/postgirokontoret i forbindelse med modtagelse af kontoudtog, dog mindst 1 gang om måneden, samt med de regnskabsmæssige registreringer.
d) Eventuelle kassedifferencer skal straks registreres i kasserapporterne og indberettes til anstaltslederen.
Kassedifferencer fra kr. 200,00 og indtil kr. 1.000,00 skal omgående indberettes til direktoratet, der underretter rigsrevisionen.
Kassedifferencer på kr. 1.000,00 og derover indberettes omgående til direktoratet og skal samtidig af anstalten indberettes til rigsrevisionen.
Ved tyverier - uanset beløbsstørrelse - foretages omgående indberetning til direktoratet, der underretter rigsrevisionen.
e) Kassebeholdningen må ikke sammenblandes med beløb, som er anstalten uvedkommende. Såfremt kassereren er kasserer for foreninger og lignende, skal dette anmeldes til anstaltslederen. Det bemærkes, at rigsrevisionen kan kræve at få disse kasser til revision.
Effekter, der er staten uvedkommende, må ikke forefindes i kassen/pengeskabet.
Forskudsbilag må ikke indgå i kassebeholdningen, men skal registreres i anstaltens regnskab.
Personalechecks må ikke indløses.
Modtagne checks, postgiroanvisninger m.v. skal straks eller senest den følgende dag indløses eller indsættes på anstaltens pengeinstitut eller girokonto.
f) Ved udbetalinger skal der føres kontrol med, at der foreligger bilag, som er godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere. Checks, girokort m.v. skal anvendes i nummerorden, og de udstedte checks skal krydses. Ved udbetalinger direkte fra kassen skal der afkræves kvittering.
Bilagene eller en udarbejdet oversigt over bilagene skal dateres og forsynes med en påtegning om, at den ovenfor nævnte kontrol er gennemført. Der skal endvidere foretages henvisning til anvendte checks, girokort eller andre udbetalingsordrer.
g) Der skal udstedes kvitteringer ved indbetalinger direkte til kassen.
Kvitteringer skal afgives på en måde, der sikrer en kontrol med indbetalingen. På kvitteringerne skal angives, på hvilken måde betalingen har fundet sted, medmindre betalingen er sket ved anvendelse af pengesedler eller skillemønt.
h) Indbetalinger direkte til kassen kan ske ved indlevering af følgende betalingsmidler: Danske pengesedler og skillemønt, checks trukket på danske pengeinstitutter, postanvisninger og giroudbetalingskort. Checks m.v. må ikke lyde på væsentligt større beløb end det, der skal indbetales. De må ikke være dateret tidligere end 8 dage før indbetalingsdagen og må ikke være fremdateret.
De modtagne checks skal krydses af udstederen eller af institutionen ved modtagelsen.
i) Det påhviler anstaltslederen ved kvartårlige uanmeldte kasseeftersyn at sikre sig, at midlerne i anstaltens kasser er til stede, og at kasseforretningerne udføres forsvarligt.
Det skal af kasserapporten fremgå, at eftersyn er foretaget.
j) Overskydende kassebeholdninger skal indsendes til Statens Regnskabsdirektorat i henhold til reglerne herom i brugervejledning for SCR.
k) Anstaltens hovedkasse skal efter kontortid anbringes i pengeskabet hos kasseren.
I pengeskabet opbevares tillige beholdningen af ubrugte udbetalingsordrer (checks, girokort m.v.).
l) Der må kun i strengt nødvendigt omfang og kun med anstaltslederens tilladelse i hvert enkelt tilfælde oprettes forskuds/underkasser. Forskuds/underkassen skal daglig afstemmes og mindst 1 gang ugentlig afregnes med hovedkassen.
Udgiftsbeløb vedrørende sådanne forskuds/underkasser føres på en interimskonto.
m) Ved oprettelse af konti i pengeinstitutter skal det sikres, at der til enhver tid opnås den højest mulige forrentning af indeståendet.
6. KONTROL MED VÆRDIPOST.
6.1. GENERELT.
Arbejdsopgaverne omfatter gennemførelse af en særlig kontrol og registrering af værdipost, dvs. checks, postanvisninger, værdipapirer, anbefalede breve, gældsbeviser o.l.
6.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELING.
I instruksens specielle del er i bilag 6 redegjort for, hvilke medarbejdere, der to og to i forening forestår poståbning, udtagning og registrering samt intern fordeling af værdiposten.
I bilaget er endvidere redegjort for, hvilke medarbejdere i anstaltens kasse og bogholderi, der medvirker ved gennemførelsen af kontrol og registrering af værdipost.
6.3. REGELSÆT VEDRØRENDE KONTROLLEN MED VÆRDIPOST.
a) I forbindelse med poståbningen forsynes værdiposten med modtagelsesstempel og registreres herefter i værdiindgangsbogen med oplysninger om ankomstdato, værdiens art og afsender.
Checks skal forsynes med endosseringsstempel på bagsiden.
b) Indkomne checks, postgiroanvisninger m.v. afleveres til kassen mod kvittering i værdiindgangsbogen.
Øvrig værdipost udleveres til modtager efter kvittering i værdiindgangsboen.
c) I bogholderiet udskrives indtægtsbilag til kassen, og bogholderiet skal efterfølgende føre kontrol med at de modtagne værdier bliver registreret i anstaltens regnskab.
7. AFLÆGGELSE AF MÅNEDS- OG ÅRSREGNSKABER.
7.1. GENERELT.
Anstaltens regnskabsaflæggelse omfatter følgende måneds- og årsregnskaber, der udarbejdes gennem SCR på grundlag af de indrapporterede regnskabsoplysninger: - 1 institutionsregnskab for anstalten, - 1 institutionsregnskab omfattende anstaltens arbejdsdriftsfag.
Det regnskab, der udarbejdes ved udløbet af den regnskabsmæssige supplementsperiode, er samtidig årsregnskab for anstalten.
I det omfang, der forefindes butik og/eller kantine, skal der udarbejdes regnskaber herfor.
For så vidt angår kantineregnskab henvises til finansministeriets cirkulære af 3. december 1982 om oprettelse og drift af personalekantiner m.v.
7.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN.
a) Kontrol med regnskaberne.
Kontrollen med regnskabernes udfærdigelse og opstilling varetages af fængselsbogholderen. På anstalter hvor der ikke er ansat en fængselsbogholder, varetages kontrollen af fængselsforvalteren.
b) Godkendelse af regnskaberne.
Regnskaberne godkendes og underskrives af anstaltslederen.
7.3. REGELSÆT VEDRØRENDE AFLÆGGELSE AF MÅNEDS - OG ÅRSREGNSKABER.
a) som led i godkendelse af regnskaberne foretages følgende: - en kontrol med, at de registrerede bevillingsbeløb er i overensstemmelse med de udmeldt bevillinger - en vurdering af, om forbruget af bevillingerne forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode - en kontrol med, at aktiver og passiver har en rimelig størrelse - en kontrol med, at betegnelserne på de anvendte bevillings- og standardkonti med tilhørende løbenumre er korrekte.
I forbindelse med godkendelsen af årsregnskabet påses, at alle tilgodehavender, forudbetalte og skyldige beløb m.v. er registreret i regnskabet, således at dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende finansår samt af aktiver og passiver ved finansårets udløb.
b) Institutionsregnskaber skal afgives til rigsrevisionen i henhold til lov nr. 321 af 26. juni 1975 om revisionen af statens regnsskaber m.m. Samtlige regnskaber skal være forsynet med en godkendelsespåtegning af anstaltslederen.
8. OPBEVARING AF REGNSKABSMATERIALE.
8.1. GENERELT.
Anstaltens regnskabsmateriale omfatter dels regnskabsbilag m.v., dels en række uddata, der fremgår af brugervejledning for SCR og SCL.
8.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN.
Fængselsbogholderen har ansvaret for opbevaring og kassation af materialet.
På anstalter, hvor der ikke er ansat en fængselsbogholder, varetages opgaven af fængselsforvalteren.
8.3. REGELSÆT VEDRØRENDE OPBEVARING AF REGNSKABSMATERIALE.
a) Måneds- og årsregnskaberne, jfr. afsnit 7, og de hertil knyttede specifikationer, bilag m.v. skal opbevares af anstalten i 5 år.
Opbevaringen af det øvrige regnskabsmateriale sker efter reglerne i brugervejledning fra SCR/SCL.
Der henvises i øvrigt til direktoratets skrivelse af 23. september 1982 (j.nr. 1 k. 181-78) om bevarings- og kassationsbestemmelser for anstalternes arkiver.
9. KRIMINALFORSORGENS ARBEJDSDRIFT.
9.1. GENERELT.
Anstaltens arbejdsdrift omfatter de indsattes beskæftigelse ved produktion af varer med videre salg for øje.
9.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN
Den daglige ledelse af anstaltens arbejdsdrift forestås af fængselsforvalteren eller dennes stedfortræder.
9.3. REGNSKABSMÆSSIG REGISTRERING.
a) Regnskabet for værkstedsdriften føres over et fabrikationsregnskab for hvert fag omfattende fagets indtægter og udgifter.
b) Regnskabet for landbrug, gartneri og skovbrug føres på grundlag af samtlige indtægter og udgifter.
c) Varer, der er leveret til andre anstalter eller til anstaltens eget brug, faktureres som varer til andre debitorer.
d) Fællesomkostninger ved arbejdsdriften skal ved udgiftens afholdelse registreres direkte på de enkelte fag. Fordeling af lønomkostninger (det gældende lønfaktortal for det enkelte fag) sker månedsvis.
9.4. FORVALTNING AF VAREBEHOLDNINGER OG MASKINPARK M.V.
a) Af hensyn til kontrollen med beholdningers tilstedeværelse og forvaltningen af beholdninger i øvrigt skal der på økonomikontoret føres et lagerregnskab, der udviser beholdningen af råstoffer og salgsvarer og tillige indeholder oplysninger om priser. På selve lageret føres et styktalsregnskab.
b) Varebeholdningerne bør ikke overstige, hvad der må anses for nødvendigt under hensyntagen til de enkelte fags uforstyrrede virksomhed samt til forsvarlig indkøbs- og lagerøkonomi.
c) Der skal ved regnskabsårets udgang og i øvrigt efter behov foretages optælling af de faktiske lagerbeholdninger og afstemning af disse optællinger med de kvantitative fortegnelser. I forbindelse hermed foretages kassation/nedskrivning af beholdningerne for så vidt angår ukurante varer. Endvidere foretages ned- og opskrivninger (beholdningsforskydninger) af beholdningerne som følge af differencer mellem de registrerede varemængder og de faktiske beholdninger. Væsentlige ned- og opskrivninger af værdien udover den almindelige prisudvikling skal godkendes af direktoratet for kriminalforsorgen, 3. ekspeditionskontor, og skal i øvrigt fremgå af regnskaberne.
Endvidere posteres på det enkelte fags konti beholdningsforskydningerne ved regnskabsårets afslutning.
d) På økonomikontoret føres et maskinregnskab over arbejdsdriftens maskinpark anskaffet af anlægsmidler. Regnskabet føres for hver maskine indeholdende oplysninger om: - anskaffelsestidspunkt - anskaffelsessum - leverandør - anbringelsessted (fag).
e) I forbindelse med årsafslutningen skal der som hidtil foretages afskrivning på maskiner anskaffet af anlægsmidler samt foretages forrentning på bygninger m.v.
f) Maskin- og inventaranskaffelser købt over anstaltens driftsbevillinger bogføres på driftsregnskabet, og der føres et regnskab for hver maskine, men dog kun hvor anskaffelsessummen overstiger kr. 5.000,00. Regnskabet skal indeholde samme oplysninger som foran anført.
Beholdningsregnskaber (råstoffer, salgsvarer og maskiner) kan registreres såvel manuelt som via edb.
9.5. PRISFASTSÆTTELSE AF ARBEJDSDRIFTENS PRODUKTER.
a) Ved fastsættelse af priser for arbejdsdriftens produkter bør det tilstræbes, at priserne så vidt muligt fastsættes i overensstemmelse med priserne i det frie erhverv for tilsvarende produkter.
b) For værkstedsdriftens vedkommende sker prisfastsættelsen på grundlag af en kalkulation over de medgåede direkte omkostninger samt en avance således at salgsprisen kan fastsættes som anført ovenfor i pkt. a).
c) Ved udarbejdelse af større/vigtigere kalkulationer skal disse med anstaltens forslag til prisansættelse indsendes til direktoratet for kriminalforsorgen 3. ekspeditionskontor, for kontrol og godkendelse.
12. FORVALTNING AF ANDRE AKTIVER.
12.1. GENERELT.
I overensstemmelse med § 16 i finansministeriets bekendtgørelse af 10. september 1984 om statens regnskabsvæsen m.v. føres der foretegnelser over anstaltens beholdninger af andre aktiver, dvs. aktiver der er anskaffet til varigt brug i anstalten.
Nærmere retningslinier vil senere blive udsendt.
12.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN.
Fængselsforvalteren varetager følgende arbejdsopgaver:
a) Føring af fortegnelser over aktivbeholdninger.
b) Periodisk kontrol med beholdningerne, herunder kontrol med, at værdierne er til stede, og at der sker en rimelig udnyttelse af disse.
12.3. REGELSÆT VEDRØRENDE FORVALTNING AF ANDRE AKTIVER.
a) Fortegnelserne over aktiverne føres på grundlag af regnskabsbilagene efter den regnskabsmæssige registrering af disse.
b) Fortegnelserne over aktiverne skal indeholde oplysninger om aktivernes art, placering evt. mærkning og anskaffelsesår.
c) Kassation af aktiver, der er anskaffet over anlægsbudgettet, skal forelægges direktoratet, såfremt det drejer sig om væsentlige beløb. Oplysninger om kassationen registreres i anstaltens fortegnelser over aktiver og optages endvidere i anstaltens regnskab i overensstemmelse med statens kontoplan med tilhørende vejledning.
d) Oplysninger om kassation af aktiver, anskaffet over driftsbudgettet, skal registreres i fortegnelserne over aktiverne.
Nærmere retningslinier om ovenstående vil snere blive udsendt.
13. REGELSÆT VEDRØRENDE ADMINISTRATION AF KAPITALER FOR ANDRE (DEPOSITA).
a) Overlevering af indsattes værdigenstande (bankbøger, feriekort m.v.) mellem indsatte og ansatte eller mellem ansatte må kun finde sted mod udstedelse af kvittering.
b) Det påhviler anstalten at føre fortegnelse over nævnte beholdninger.
c) Registrering af indsattes værdipost foretages i anstaltens bogholderi på beholdningskonto, jfr. kontoplanen. Ved registrering af hævekort, dankort, kontokort, checkhæfte m.v. værdisættes sådanne værdigenstande til kr. 1,00.
INSTITUTIONSINSTRUKSENS SPECIELLE DEL