Ikke selve loven: Cirkulære

Adresse https://gelex.eu/eli/DK/circular/retsinfo/1985/25070@1985-10-21/da

Indhold

1. Indledning
2. Underskrift 1
3. Underskrift 2

Indholdsfortegnelse

Side nr. Forord..................................... 3 I Den regnskabsmæssige organisation........ 4 II Institutionens regnskabsopgaver......... 6 1. Generelt om opgaverne .................. 6 2. Forvaltning af udgifter................. 7 3. Forvaltning af indtægter............... 12 4. Regnskabsmæssig registrering........... 16 5. Betalingsforretninger.................. 22 6. Kontrol med værdipost.................. 30 7. Aflæggelse af månedsregnskaber......... 32 8. Opbevaring af regnskabsmateriale ...... 34 9. Forvaltning af varebeholdninger........ 35 10. Værdipapirforvaltning.................. 38 11. Legatforvaltning ...................... 38 12. Forvaltning af andre aktiver........... 39 13. Andre regnskabsopgaver................. 41 Bilagsfortegnelse: 1. Institutionens organisation 2. Oversigt over hvilke navngivne medarbejdere, der beklæder de i instruksen nævnte stillinger. 3. Oversigt over medarbejdere, der er bemyndiget til at disponere på udgiftsområder. 4. Oversigt over medarbejdere, der er bemyndiget til at disponere på indtægtsområder.

Forord.

Nærværende instruks er udarbejdet i overensstemmelse med reglerne i Finansministeriets cirkulære af 10. september 1984 om udarbejdelse af institutionsinstrukser vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse.

Instruksen indeholder en beskrivelse af Forsvarets Bygningstjenestes regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelsen af regnskabsopgaverne, herunder oplysninger om ansvars- og kompetencefordelingen og de regelsæt, der skal tilgodeses af personellet ved udførelsen af regnskabsopgaverne. Instruksen tilstilles det personel, der deltager i arbejdet med regnskabsopgaverne, og vedligeholdes efter behov gennem udsendelse af rettelsesblade.

Instruksen er gyldig fra den 21/10 1985.

Underskrift 1

København, den 21. oktober 1985. G. Fælt-Jensen (sign) Nr. 8.kt. 542. 37/0114A Nærværende instruks godkendes.

Underskrift 2

FORSVARSMINISTERIET, den 10.JAN. 1986 P.M.V. E.B. E. Henriksen I. Den regnskabsmæssige organisation. 1. Forsvarets Bygningstjeneste er en statsinstitution under Forsvarsministeriet. Institutionens bevillinger er optaget på finansloven under § 22.1.08. 2. Institutionen består af et Direktorat, omfattende ADA og TA, med decentrale enheder: ØBA, VBA og POA. I direktørens fravær udpeges en stedfortræder for denne. Chefen for ADA har ledelsen af regnskabsvæsenet med lederen af bogholderisektionen som stedfortræder. I bilag 1 er givet en oversigt over organisationen. 3. I regnskabet indgår regnskabsaflæggelse for følgende institutioner og enheder, der ikke indgår i den regnskabspligtige institutions organisation: Ingen Endvidere indgår i regnskabet forvaltningen af nedennævnte legater: Ingen 4. Regnskabsføringen og betalingsforretningerne varetages af bogholderiet og kassen. Institutionen er tilknyttet Forsvarsministeriets centrale EDB- regnskabssystem og Forsvarsministeriets centrale EDB-lønsystem. Indrapportering til systemerne sker ved anvendelse af månedsbalance og lønrapportering efter de herfor af Forsvarsministeriet fastsatte bestemmelser. 5. Det bemærkes i øvrigt, at institutionen - er registreringspligtig i henhold til merværdiafgiftsloven (nr. 158552-5-02, fælles for Direktoratet, ØBA og VBA og nr. 455322-5-29 for POA). - foretager registrering af indtægter og udgifter på -- 3, 4 og 26. II. Institutionens regnskabsopgaver. 1.Generelt om opgaverne. I hovedafsnit II er givet en beskrivelse af institutionens regnskabsopgaver. Beskrivelsen af den enkelte opgave omfatter normalt: a. En indledende - kortfattet - beskrivelse af opgaven. b. Ansvars- og kompetencefordelingen med oplysninger om: - hvem der har ansvaret for opgaven - hvem der eventuelt er stedfortræder for den pågældende - hvilket personel der i øvrigt har fået tillagt særlige beføjelser - eventuelle beløbsmæssige eller andre begrænsninger i personellets ansvar og kompetence. Ovennævnte personel er identificeret ved stillingsbetegnelse og organisatorisk placering. I bilag 2 er oplyst hvilke navngivne personer, der beklæder stillingerne. Endvidere er anført underskrifter og initialer for disse. c. Regelsæt, der skal følges ved udførelsen af regnskabsopgaven. 2. Forvaltning af udgifter. 2.1. Generelt. Forvaltningen af udgifter omfatter dels disponering, dels godkendelse af udgiftsbilag, jfr. afsnit 2.2. Den regnskabsmæssige registrering og proceduren ved betalingen af udgifterne omtales senere i instruksen. 2.2. Ansvars- og kompetencefordelingen. a. Disponering. Ved disponering forstås indgåelse af aftaler m.v., der medfører udgifter for institutionen. Disponering med bindende virkning kan alene foretages af chefen eller en af de personer, som han har bemyndiget hertil. I bilag 3 er givet en oversigt over, hvilket personel, der kan disponere på særlige udgiftsområder. b. Godkendelse af udgiftsbilag. Godkendelsen omfatter kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold samt kontering af bilagene i overensstemmelse med Forsvarsministeriets Kontoplan. Udgiftsbilag vedrørende ydelser til personel skal godkendes af overordnede medarbejdere. Chefen godkender dog også udgiftsbilag vedrørende egne ydelser. Godkendelse af øvrige bilag foretages af de dispositionsansvarlige eller deres stedfortrædere. 2.3. Regelsæt vedrørende forvaltning af udgifter. 2.3.1. Disponering. Disponering skal ske i overensstemmelse med de generelle og specielle forudsætninger, hvorunder institutioners bevillinger (rådighedsbeløb) er givet, samt under hensyntagen til de materielle og beløbsmæssige bestemmelser, der er omtalt i Finansministeriets Budgetvejledning og de af forsvaret udgivne bestemmelser m.v. 2.3.2. Godkendelse af eksterne bilag. Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesteydelser m.v. skal dokumenteres i form af regninger, fakturaer etc. fra leverandørerne. Ved godkendelse af bilagenes materielle- og økonomiske indhold skal der føres kontrol med.: - at de i bilagene nævnte varer, tjenesteydelser m.v. er leveret, - at leverancer/tjenesteydelser svarer til de afgivne bestillinger for så vidt angår kvantitet, kvalitet, pris og leveringsfrister, - at det fremgår af bilaget, såfremt der undtagelsesvis er anvendt en kopi som bilag. Ved godkendelsen tages stilling til, hvornår betaling senest bør finde sted. Eventuelle kontantrabatter skal udnyttes. Bilagene skal forsynes med godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling. 2.3.3. Godkendelse af interne bilag. En række udgifter dokumenteres ved internt udarbejdede bilag. Bilagene skal underskrives og dateres af den, der har foranlediget bilagene udfærdiget. Ved godkendelse af bilagene skal der foretages følgende kontrol: a. Bilag vedrørende udgifter, der ikke omfatter præsterede ydelser: Det påses, at betalingen er beordret af personel, der er bemyndiget til at disponere på de pågældende udgiftsområder. b. Bilag vedrørende ansættelser/afskedigelser, oprykninger, ændringer af arbejdstid, aftrapning af tillæg eller andre ændringer af tidligere indrapporterede oplysninger: Det kontrolleres, at bilagenes oplysninger er korrekte ifølge personaleakter eller anden grunddokumentation. c. Bilag vedrørende betaling af overarbejde/merarbejde og timelønninger samt lønindeholdelser: Bilagene afstemmes med godkendte tjenestelister, vagtlister, ferielister, sygedagslister eller andre kontrolnoteringer. d. Bilag vedrørende betaling af vederlag, særlige ydelser og a contoløn: Bilagene afstemmes med foreliggende beslutninger om afholdelse af sådanne udgifter. e. Bilag vedrørende tjenesterejser: Bilagene afstemmes med oplysninger om udbetalte rejseforskud, afrejse og ankomsttider, afholdte udgifter ifølge dokumentation samt oplysninger til brug ved fastsættelse af dagpengesats og eventuelle andre oplysninger, der har betydning for afregningen. Endvidere påses. at bilagene er underskrevet af de pågældende rejsedeltagere. Såfremt der i forbindelse med tjenesterejser er udstedt rejseordre, tjener denne samtidig som godkendelsespåtegning, såfremt rejseordren er underskrevet af en dertil dispositionsberettiget. Eventuelle afvigelser fra rejseordren skal underskrives af den, der har beordret afvigelsen, og god kendes af den dispositionsberettigede. Bilagene skal forsynes med godkendelsespåtegning, jfr. dog det under »e« anførte om rejseordrer, som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling. 3. Forvaltning af indtægter. 3.1. Generelt. Forvaltningen af indtægter omfatter disponering, regningsudskrivning, godkendelse af indtægtsbilag samt incasso, jfr. 3.2. Den regnskabsmæssige registrering og proceduren ved betalingen af indtægterne beskrives senere i instruksen. Institutionen oppebærer indtægter i forbindelse med - Bygge- og anlægsarbejder (administrations bidrag). - Skov- og plantagedrift. - Udleje. - Salg af brugt materiel og inventar. - Div. statslige overførsler. Der skal føres kontrol med, at de beregnede takster og priser dækker de faktiske udgifter, herunder tillæg for indirekte omkostninger (overhead-tillæg), hvor dette ikke er i modstrid med bestemmelser fastsat af overordnede myndigheder eller Forsvarsministeriet. Salg på kredit skal begrænses til det mindst mulige og bør ikke ske til personer m. fl., som er institutionen ubekendt. Institutionens salg på kredit baseres på følgende principper: - betaling 30 dage netto - beløbet opkræves gennem udsendelse af faktura/regning bilagt giroindbetalingskort - ved forsinket betaling udsendes en rykker uden beregning af morarenter. Såfremt der herefter ikke modtages betaling, tages stilling til eventuel iværksættelse af retslig incasso af beløbet. 3.2. Ansvars-og kompetencefordelingen. a. Disponering. Ved disponering forstås indgåelse af aftaler m.v., der medfører indtægter for institutionen. Disponering med bindende virkning for institutionen kan alene foretages af chefen eller en af de personer, som han har bemyndiget hertil. I bilag 4 er givet en oversigt over hvilket personel, der kan disponere på særlige indtægtsområder. b. Dokumentation af salg på kredit udfærdiges i form af følgesedler, kopier af skrivelser m.v. Dokumentationen udfærdiges af den, der er bemyndiget til at foretage disponeringen. c. Fremsættelse af krav, udskrivning af forudnummerede fakturaer m.v. foretages på grundlag af ovennævnte oplysninger. d. Godkendelse af de udskrevne fakturaer, fremsatte krav m.v., herunder kontrol med at der fremsættes krav på alle tilgodehavender, samt efterregning og kontering af bilag m.v. varetages af den dispositionsberettigede. e. Godkendelse af andre indtægtsbilag f.eks. lejeindtægter, foretages af den for regnskabsaflæggelsen ansvarlige eller dennes stedfortræder på grundlag af foreliggende dokumentation i form af aftaler, kontrakter m.v. f. Iværksættelse af incasso samt nedskrivning eller afskrivning af tilgodehavender foretages efter de i K.f.F. B. 8-1968 med senere ændringer fastsatte regler. 3.3. Regelsæt vedrørende forvaltning af indtægter. a. Disponering skal ske i overensstemmelse med de generelle og specielle forudsætninger, hvorunder bevillingerne er givet, samt under hensyntagen til de materielle og beløbsmæssige bestemmelser, der er omtalt i Finansministeriets Budgetvejledning og de af forsvaret udgivne bestemmelser m.v. b. Forhold, der påregnes at medføre indbetalinger, skal dokumenteres så tidligt som muligt. c. De kontrollerede bilag skal forsynes med en godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og opkrævning. d. Udlevering af varer eller udførelse af tjenesteydelser m.v. på kredit, må kun ske mod kvittering. e. Såfremt institutionen i forbindelse med incasso ikke opnår dækning af et tilgodehavende, skal der mindst hvert andet år og inden forældelsesfristens udløb indhentes oplysning om debitors økonomi med henblik på en eventuel genoptagelse af incasso. Dette gælder dog ikke, såfremt fordringen nedskrives som følge af konkurs, tvangsakkord eller lignende. Afskrivning eller nedskrivning af en fordring kan foretages, når det ved en retsforfølgning er konstateret, at inddrivelse helt eller delvis er udelukket. I andre tilfælde forholdes som under 3.2.f. anført, idet afskrivning af væsentlige beløb ikke kan finde sted uden efter forud indhentet bemyndigelse fra Forsvarsministeriet. Såfremt institutionen bliver opmærksom på, at en debitor har standset sine betalinger, skal institutionen anmelde sin fordring over for skifteretten. Der henvises i øvrigt til Kundgørelse for Forsvaret B 8-68 med senere rettelser og Kundgørelse for Forsvaret B 16-78, punkt 1. 4. Regnskabsmæssig registrering. 4.1. Generelt. Institutionens regnskabsmæssige registrering omfatter det eksterne regnskab (bevillingsregnskabet, kreditor- og debitorregnskabet) samt dispositionsregnskabet og interne regnskaber. Som grundlag for registreringen anvendes »Forsvarsministeriets Kontoplan« med tilhørende konteringsbestemmelser m.v. Såfremt der til planlægning, styring og kontrol er behov for registreringer i interne regnskaber udover de, der er fastsat gennem »Forsvarsministeriets Kontoplan« m.v., og disse skal indgå i Forsvarsministeriets centrale EDB-regnskabssystem, må sådanne registreringer først foretages efter indhentet bemyndigelse fra Forsvarsministeriet. 4.2. Ansvars- og kompetencefordelingen. Den regnskabsmæssige registrering varetages af bogholderen samt af lønrapportøren for så vidt angår registrering af lønninger m.v. Bogholderen har over for lederen af regnskabsvæsenet ansvaret for bogføringen med assistenten i bogholderiet som stedfortræder. Lønrapportøren har over for lederen af regnskabsvæsenet ansvaret for rapporteringen til lønsystemerne med assistenten i lønningssektionen som stedfortræder. Arbejdsopgaverne er fordelt således: a. Regnskabsmæssig registrering og de hertil knyttede afstemninger, fejlrettelser, kontrol m.v. foretages af bogholderen og det til denne knyttede personel. b. Underskrivning af checks, girokort m.v. varetages af bogholderen eller dennes stedfortræder i fællesskab med kassen. c. Administrationen af beholdningen af ubrugte betalingsordrer, d.v.s. checkblanketter, girokort m.v. foretages af bogholderen eller dennes stedfortræder i fællesskab med kassen. d. Rapportering til lønsystemerne foretages af lønrapportøren og det til denne knyttede personel. Den regnskabsmæssige registrering foretages under anvendelse af månedsbalance. For følgende enheder: ingen foretages den regnskabsmæssige registrering under anvendelse af kassebog B, der optages i regnskabet med et samlet beløb (balancebeløb) pr. enhed pr. afregningsperiode. Forinden balancebeløb optages i regnskabet kontrolleres: - at de i kassebog B foretagne posteringer er i overensstemmelse med foreliggende bilag m.v., - at bilag m.v. er godkendt af en dertil bemyndiget - at bilagene er efterregnet og - at konteringen er i overensstemmelse med »Forsvarsministeriets Kontoplan«. Bogholderen anfører øverst på hver enkelt kassebogside sin signatur som attestation for, at ovennævnte kontrolfunktioner er foretaget. Den lønmæssige rapportering foretages ved indsendelse af rapporteringsbilag. Den for regnskabsvæsenet ansvarlige leder og fordeler arbejdet på regnskabskontoret og foretager den nødvendige kontrol af arbejdets rette udførelse. Af kontrolmæssige årsager må bogholderen og det til denne knyttede personel ikke varetage opgaver i kassen. 4.3. Regelsæt vedrørende den regnskabsmæssige registrering. 4.3.1. Registreringens tilrettelæggelse. a. Den regnskabsmæssige registrering omfatter bilag vedrørende bevillinger (rådighedsbeløb), udgifter og indtægter samt bilag vedrørende aktiver og passiver. Registreringen kan herudover omfatte bilag vedrørende dispositioner og interne regnskaber. b. Forud for iværksættelsen af registreringen skal der føres kontrol med, at regnskabsbilagene er godkendt af hertil bemyndigede personer, at konteringen er korrekt, og at bilagene indeholder de for registreringen nødvendige oplysninger. Endvidere skal der føres nummerkontrol med samtlige bilag. c. Registreringen skal ske løbende. For bilag, der fremkommer fra kassen, skal registreringen ske senest dagen efter registreringen ved kassen. d. Registreringen af udgifter og indtægter m.v. skal foretages under hensyntagen til nedennævnte regler: Udgifter og indtægter, hidrørende fra levering af varer og tjenesteydelser til eller fra staten, skal registreres, når levering har fundet sted. I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, skal registreringen ske, så snart beløbet kan opgøres og senest på betalingstidspunktet. Ud- og indbetalinger - herunder forudbetalinger - der ikke straks kan henføres til en udgifts-/indtægtskonto, skal registreres på en beholdningskonto, indtil endelig registrering kan finde sted. Såfremt størrelsen af betydelige krav mod staten, opstået i et finansår, ikke kan opgøres endeligt inden den afsluttende regnskabsaflæggelse, bør registreringen ske på en udgiftskonto i regnskabet for det pågældende finansår på grundlag af et skøn, og således at korrektion af beløbet foretages i det finansår, hvor kravet opgøres endeligt. e. Senest i den regnskabsmæssige supplementsperiode foretages registrering på udgifts- og indtægtskonto vedrørende gammelt finansår, såfremt leveringen af en vare eller tjenesteydelse til eller fra staten har fundet sted, eller anden fordring er opstået inden finansårets udløb. f. Af bilagene skal fremgå, at registreringen er sket. 4.3.2. Afstemninger kontrol m v. a. Der skal løbende foretages afstemninger, kontrol og fejlrettelser af den regnskabsmæssige registrering. End videre foretages afstemning med kontoudtog fra pengeinstitutter og girokontoret samt kontrol med udligning af beholdningskonti. b. Der skal løbende føres kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser og tilgodehavender. c. Ved udstedelse af checks, girokort m.v. skal føres kontrol med, at der foreligger udgiftsbilag, som er godkendt af hertil bemyndigede personer, at checks, girokort m.v. er udfyldt i overensstemmelse med udgiftsbilagene, samt at de anvendes i nummerorden. d. Kontrol med anviste lønninger m.v. i henhold til regler i lønrapporteringsbestemmelser, herunder kontrol med at de anviste lønninger forekommer rimelige med hensyn til beløbsstørrelse og beløbsmodtagere, foretages af den for regnskabsvæsenet ansvarlige eller den han bemyndiger hertil. Denne bemyndigelse må dog ikke meddeles til personel, der medvirker ved lønrapporteringen. 4.3.3. Overførsel af anlægs- og kapitalaktiver og passiver. Overførslerne foretages ved Forsvarsministeriets foranstaltning. 5. Betalingsforretninger. 5.1.Generelt. a. Beholdningen af likvide midler (kasse-, pengeinstitut- og girokonto) må ikke overstige det forventede forbrug af midler indtil tirsdag i den følgende uge. b. Institutionen har checkkonto i Danmarks Nationalbank (jfr. særlig instruks) (konto nr. 8081-3) og en postgirokonto (konto nr. 2 06 00 00). c. Overskydende kassebeholdning ud over det under »a« nævnte indsendes til den i »b« omtalte bankkonto. d. Den kontante kassebeholdning skal tillige med ubrugte checks og girokort opbevares i kassererens pengeskab uden for kassens åbningstid. e. Der er oprettet underkasser ved følgende enheder, der aflægger regnskab under anvendelse af kassebog B: Ingen Ved enheder med kassebog B må der kun foretages betalinger i det omfang, disse ikke uden væsentlige ulemper kan foretages ved den regnskabspligtige institution. Betaling af regninger for leverancer, der ikke finder sted mod kontant betaling, skal altid foretages af den regnskabspligtige institution. f. VBA har konto i Østjysk Bank A/S, Viborg, (konto nr. 419323-7). POA har konto i A/S Egnsbank Nord, Sæby, (konto 404700). g. Der er oprettet underkasse (fast forskudssum): ØBA med fast forskudssum 50.000 kr. VBA med fast forskudssum 150.000 kr. POA med fast forskudssum 75.000 kr. VBA OMRÅDE 5, Aalborg med 5.000 kr 6, Karup med 5.000 kr. 7, Tirstrup med 1.000 kr. 8, Vandel med 1.000 kr. 9, Skrydstrup med 2.500 kr. 10, Oksbøl med 2.500 kr. 11- 13, Kolding med 12.500 kr. POA Tankområde Vestbjerg med 1.000 kr. Durup med 500 kr. Karup med 500 kr. Vandel med 500 kr. Guldager med 500 kr. Skrydstrup med 500 kr. Handrup med 500 kr. Hundested med 1.000 kr. Rettelsesblad godkendt ved Forsvarsministeriets skrivelse nr. 8.kt. 542-37/4756 af 26/8-87 De faste forskudssummer anvendes af enhederne til afregning af mindre beløb, småindkøb, udbetaling af mindre forskudsbeløb m.v. h. Underkasserne skal afregne mindst an gang om måneden til hovedkassen. Afregning skal i alle tilfælde ske så nær månedsafslutningen som praktisk muligt. 5.2. Ansvars- og kompetencefordelingen. Kassereren har ansvaret for kassebeholdningens rette tilstedeværelse. Som stedfortræder for kassereren virker: Sagsbehandler vedrørende bilagsgennemgang. Kassereren varetager følgende opgaver: a. Den daglige administration af kassen. b. Indstiller om oprettelse/nedlæggelse af konti i pengeinstituttet og girokontoret. c. Udstedelse af checks og girokort. Opgaverne skal løses i fællesskab mellem bogholderi og kasse. d. Administration af beholdninger af ubrugte checkblanketter, girokort m.v. omfattende: - rekvisition af check- og giroblanketter - antals- og nummerkontrol med modtagne checks og giroblanketter - udlevering af disse (i nummerorden og mod kvittering) Opgaverne skal løses i fællesskab mellem bogholderi og kasse. e. Udfører efterkontrol af de af lønrapportøren udfyldte lønrapporteringsbilag forud for indsendelsen. Af kontrolmæssige årsager må kassereren og det til denne knyttede personel ikke varetage opgaver i bogholderiet. 5.3. Regelsæt vedrørende betalingsforretninger. a. Betalinger skal altid - hvor afgørende hensyn ikke taler herimod - ske under anvendelse af postgirokonto. b. Betalinger til udlandet, der ikke afvikles via Forsvarsministeriet, foretages under anvendelse af postgirosystemet eller Danmarks Nationalbank. c. Der foretages løbende registrering i kassekladde af alle ind- o g udbetalte beløb. Registreringen skal foretages under den dato, hvor betalingen har fundet sted. Registreringen i kassekladden skal daglig afstemmes med såvel kassebeholdningen som bogholderiets noteringer. De på kassekladden opførte beholdninger afstemmes daglig af bogholderiet med de ifølge regnskabet registrerede beholdninger. d. Eventuelle kassedifferencer skal straks registreres i kassekladden. Enhver konstateret kassedifference rapporteres til den for regnskabsvæsenet ansvarlige, der for større beløbs vedkommende indberetter til institutionens chef. Denne tager stilling til om Forsvarsministeriet og Rigsrevisionen skal orienteres. e. Kassebeholdningen må ikke sammenblandes med kassen uvedkommende midler. Forskudsbilag m.v. må ikke indgå i kassebeholdningen, men skal straks registreres i regnskabet. Private checks må kun omveksles efter de i Kundgørelse for Forsvaret, B. 1-79 fastsatte regler. Modtagne checks, postgiroanvisninger m.v. skal straks eller senest den følgende dag indløses eller indsættes på pengeinstitut-eller postgirokonto. f. Ved udbetalinger skal der føres kontrol med, at der foreligger bilag, der er godkendt af hertil bemyndigede personer. Checks, girokort m.v. skal anvendes i nummerorden, og de udstedte checks skal krydses. Kontante udbetalinger må kun finde sted mod kvittering. Bilagene eller en udarbejdet oversigt over bilagene skal dateres og forsynes med påtegning om, at den ovenfor nævnte kontrol er gennemført. Det skal endvidere anføres, såfremt udbetalingen er foretaget pr.giro eller under anvendelse af checks. I sidstnævnte tilfælde anføres tillige checknummeret. g. Ved indbetalinger direkte til kassen skal udstedes kvittering. Sådan kvittering skal for at være gyldig være noteret i bogholderiet. De anvendte kvitteringsformularer skal være påtrykt oplysning herom, ligesom der ved kassen skal forefindes opslag herom. Kvitteringen skal af kontrolmæssige grunde udskrives på forudnummererede blanketter med kopi. Kopien opbevares i kassen. På kvitteringen skal angives, på hvilken måde indbetalingen har fundet sted, med mindre denne er sket ved anvendelse af pengesedler eller skillemønt. h. Indbetalinger direkte til kassen kan ske ved indlevering af følgende betalingsmidler: Danske pengesedler og skillemønt, checks trukket på danske pengeinstitutter, postanvisninger og giroudbetalingskort. Indbetalinger fra udlandet kan endvidere modtages i checks, trukket på udenlandske pengeinstitutter og udstedt enten i danske kroner eller i den møntsort, der anvendes i pengeinstuttets hjemland. Afvikling af forskud, der er udbetalt i udenlandsk valuta, eksempelvis i forbindelse med tjenesterejser til udlandet, vil ligeledes kunne finde sted under anvendelse af udenlandske mønter, pengesedler eller checks. Såfremt indbetalinger direkte til kassen giver ret til at kræve udleveret effekter, som tjener kassen som sikkerhed for beløbets betaling, bør der kun accepteres betalingsmidler, for hvilke der er sikkerhed for dækning af beløbene. Checks m.v. må ikke lyde på væsentligt større beløb end det, der skal indbetales. De må ikke være dateret tidligere end 8 dage før indbetalingsdagen og må ikke være fremdateret. De modtagne checks skal krydses af udstederen eller af kassen straks ved modtagelsen. i. Det påhviler chefen eller den, han har bemyndiget hertil, ved uanmeldte kasseeftersyn at sikre sig, at midlerne ifølge foreliggende regnskaber m.v. er til stede i kassen og at kasseforretningerne udføres forsvarligt, jfr. Kundgørelse for Forsvaret, B. 23-1978. 6. Kontrol med værdipost. 6.1. Generelt. Som et led i poståbningen skal der gennemføres en særskilt kontrol med og registrering af modtagne checks, postgiroanvisninger, værdipapirer og eventuel anden værdipost. Ikke krydsede checks forsynes med krydsningspåtegning. Tjenstlig post må ikke stiles (adresseres) til enkeltpersoner. 6.2. Ansvars- og kompetencefordelingen. a. Poståbning, udtagning og registrering samt intern fordeling af værdi posten varetages af lederen af ekspeditionen og kontorbetjent i forening. b. Indkomne checks. postgiroanvisninger m.v. afleveres til kassen mod kvittering. Øvrig værdipost afleveres - ligeledes mod kvittering - til den for regnskabsvæsenet ansvarlige. c. Bogholderen skal føre kontrol med, at de modtagne værdier bliver registreret i regnskabet. 6.3. Regelsæt vedrørende kontrollen med værdipost. Værdiposten forsynes med modtagelsesstempel og registreres herefter på forudnummererede blanketter (med kopi) med oplysninger om ind gangsdato,værdiens art og afsender. På blanketten skal være afsat plads til anførelse af kvitteringspåtegning, jfr. ovenfor. Kopien af blanketten afleveres til bogholderen til brug for kontrollen med den regnskabsmæssige registrering af de modtagne værdier. 7. Aflæggelse af månedsregnskaber. 7. 1. Generelt. Regnskabsaflæggelse omfatter følgende månedlige regnskaber, der udarbejdes gennem Forsvarsministeriets centrale EDB-regnskabssystem på grundlag af indrapporterede regnskabsoplysninger: - kontooversigt - enhedsoversigter Udover disse månedlige regnskaber udarbejdes ved finansårets slutning de tilsvarende regnskaber for supplementsperioden. 7.2. Ansvars- og kompetencefordelingen. Kontrol og godkendelse af regnskaberne foretages af den for regnskabsvæsenet ansvarlige. 7.3. Regelsæt vedrørende aflæggelse af månedsregnskaber. a. Som led i godkendelse af kontooversigten foretages følgende: - en vurdering af, om forbruget forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode. - en afstemning af omsætningstallene - en afstemning af beholdningskontiene - en vurdering af om de på debitorer og kreditorer forekommende beløb er rimelige. - udarbejdelse af specifikation over debitorer og kreditorer, der forsynes med godkendelsespåtegning og underskrives af institutionens chef. I forbindelse med afslutningen af regnskabet for finansåret påses, at alle tilgodehavender, forudbetalte og skyldige beløb m.v. er registreret i regnskabet, således at dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende finansår. b. Godkendelsesbilag med eventuelle bemærkninger indsendes til Forsvarsministeriet. 8. Opbevaring af regnskabsmateriale. 8.1. Generelt. Regnskabsmateriale omfatter bl.a. regnskabsbilag, kopi af kassebøger/månedsbalancer, kontooversigt, enhedsrapporter, rescontrokort, kopi af kasserapporter, kopi af kasseafstemningshæfte, kopi af afgivne kvitteringer samt kontoudtog fra postgirokontoret og pengeinstitutter. 8.2. Ansvars- og kompetencefordelingen. Lederen af regnskabsvæsenet har ansvaret for opbevaring og kassation af det regnskabsmateriale, som ifølge bestemmelserne ikke indsendes til Forsvarsministeriet eller Rigsrevisionen. 8.3. Regelsæt vedrørende opbevaring af regnskabsmateriale. a. Regnskabsmateriale skal opbevares på betryggende måde i 5 år. b. Regnskabsmateriale for løbende og foregående år opbevares i nærarkiv, medens materiale vedrørende tidligere år kan opbevares på fjernarkiv. c. Aflevering af arkivalier til rigsarkivet skal foretages i overensstemmelse med de herom til enhver tid fastsatte regler. d. Uddata fra lønsystemerne opbevares, arkiveres og tilintetgøres i overensstemmelse med de i lønrapporteringsbestemmelserne, fastsatte regler. 9. Forvaltning af varebeholdninger. 9.1. Generelt. a. Der skal føres kvantitative fortegnelser over følgende beholdninger, der er anskaffet over driftsbudgettet med henblik på videresalg eller eget løbende forbrug: Materialer til brug for egne håndværkere, brandmateriel, brændstofbeholdninger og andre beholdninger, kontorrekvisitter m.v. b. Værdien af varebeholdningerne må ikke optages i bevillingsregnskabet. 9.2. Ansvars- og kompetencefordelingen. a. Følgende har ansvaret for den løbende forvaltning af beholdningerne: Hovedbogholder ) Leder af SEKA ØBA ) inden for de Leder af SEKA VBA ) pågældende Leder sekr.sekt., ) forvaltningsområder POA ) b. Følgende fører fortegnelse over beholdningerne: - de under »b« nævnte c. Periodisk kontrol med beholdningernes tilstedeværelse og størrelse, herunder optælling af beholdningerne samt kassation, nedskrivning m.v. af varer, foretages af institutionens chef eller den han bemyndiger hertil. Opgaven skal varetages af 2 personer i forening, hvoraf den ene ikke må være beskæftiget med forvaltningen. d. Godkendelse af bilag vedrørende kassation, nedskrivning og eventuel opskrivning af varer samt bilag vedrørende differencer mellem de registrerede varer og de faktiske beholdninger. Godkendelse foretages af institutionens chef, eller den han har bemyndiget hertil. 9.3. Regelsæt vedrørende forvaltningen af varebeholdningerne. 9.3.1. Varebeholdningernes størrelse. Beholdningerne må ikke overstige, hvad der må anses for nødvendig under hensyntagen til institutionens virksomhed samt til forsvarlig indkøbs- og lagerøkonomi. 9.3.2. Kvantitative fortegnelser over varebeholdningerne. a. Fortegnelserne skal indeholde oplysninger om - varens art - fabrikat/mærke - placering - til- og afgang (herunder kassation) - beholdningens størrelse samt andre oplysninger, der er relevante for kontrollen med beholdningernes tilstedeværelse og for forvaltningen i øvrigt. b. Registreringen af tilgang til og afgang fra lager skal ske løbende. Registreringen bør så vidt muligt baseres på godkendte grundbilag såsom købsfakturaer og udleverings/salgsbilag eller genparter af sidstnævnte. 9.3.3. Optælling og afstemning af varebeholdninger. a. Der skal ved årets udgang og i øvrigt efter behov foretages optælling af de faktiske lagerbeholdninger og afstemning af disse optællinger med de kvantitative fortegnelser. b. I forbindelse hermed foretages kassation/nedskrivning af beholdningerne for så vidt angår ukurante varer, d.v.s. varer, der lider af fysiske mangler eller ikke kan afsættes på grund af faldende efterspørgsel. Endvidere foretages nedskrivning (opskrivning) af beholdningerne som følge af differencer mellem de registrerede varemængder og de faktiske beholdninger. 10. Værdipapirforvaltning. Ingen 11. Legatforvaltning. Ingen 12. Forvaltning af andre aktiver. 12.1. Generelt. I overensstemmelse med - 16 i Finansministeriets bekendtgørelse af 10. september 1984 om statens regnskabsvæsen m.v. føres der nedennævnte fortegnelser over beholdninger af andre aktiver, d.v.s. aktiver der er anskaffet til varigt brug. a. Fortegnelser over aktiver, der er anskaffet over anlægs- og udlånsbudgettet eller overført fra andre statsinstitutioner. b. Fortegnelser over inventar, kontormaskiner m.v. som er anskaffet over driftsbudgettet eller stillet tilrådighed af andre statsinstitutioner 12.2. Ansvars- og kompetencefordelingen. a. Føring af fortegnelserne foretages af: 12.1.a. Chefen for administrationsafdelingen. 12.1.b. Leder af bogholderisektionen . b. Periodisk kontrol med beholdningerne, herunder med at værdierne er til stede, og at der sker en rimelig udnyttelse af disse påhviler institutionens chef, eller den han har bemyndiget hertil. Institutionens chef, eller den han har bemyndiget hertil, tager tillige stilling til eventuel kassation af aktiver. 12.3. regelsæt vedrørende forvaltningen af andre aktiver. a. Fortegnelse over aktiverne føres på grundlag af regnskabsbilagene efter den regnskabsmæssige registrering af disse. b. Anlægsaktiverne registreres til anskaffelsesværdi i Forsvarsministeriets samlede regnskab. c. Fortegnelserne over aktiverne skal indeholde oplysninger om aktivernes art, placering, evt- mærkning og anskaffelsesår. d. Oplysninger om kassation af aktiver anskaffet over anlægs- og udlånsbudgettet, skal registreres i fortegnelserne over aktiverne. e. Oplysninger om kassation af aktiver, anskaffet over driftsbudgettet, skal registreres i fortegnelserne over aktiverne. 13. Andre regnskabsopgaver. D Der indgår ikke andre regnskabsopgaver institutionens regnskab end forannævnte.

Versioner

1. 1985-10-21