Instruks vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse i kriminalforsorgen i frihed.
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Ikke selve loven: Cirkulære
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/circular/retsinfo/1986/51240@1986-08-31/da
Indhold
Indholdsfortegnelse
Forord
INDLEDNING
1. Den regnskabsmæssige organisation
ALMINDELIGE DEL
2. Forvaltning af udgifter
2.1. Generelt
2.2. Ansvars- og kompetencefordelingen
2.3. Regelsæt vedrørende forvaltning af udgifter
2.3.1. Disponering
2.3.2. Godkendelse af eksterne bilag
2.3.3. Godkendelse af interne bilag
2.3.4. Indsendelse af udgiftsbilag
3. Forvaltning af indtægter
3.1. Generelt
3.1.1. Afdelingens/pensionens indtægter
3.2. Ansvars- og kompetencefordelingen
3.3. Regelsæt vedrørende forvaltning af indtægter
4. Regnskabsmæssig registrering
4.1. Generelt
4.2. Ansvars- og kompetencefordelingen vedrørende
postgiro/checks
4.3 Regelsæt vedrørende den regnskabsmæssige registrering
4.3.1. Registreringens tilrettelæggelse
4.3.1.1. Særligt om overførsel/løsladelse
4.3.2. Afstemninger, kontroller m.v.
5. Betalingsforretninger
5.1. Generelt
5.2. Ansvars- og kompetencefordelingen
5.3. Regelsæt vedrørende betalingsforretninger
6. Kontrol med værdipost
6.1. Generelt
6.2. Ansvars- og kompetencefordelingen
6.3. Regelsæt vedrørende kontrollen med værdipost
7. Regelsæt vedrørende administration af kapitaler for andre (deposita)
SPECIELLE DEL
Bilag 1 (* 1)
Bilag 2
Bilag 3 (* 1)
Forord.
Denne instruks er udarbejdet i henhold til reglerne i finansministeriets cirkulære af 10. september 1984 om udarbejdelse af institutionsinstrukser vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse.
Instruksen gælder for samtlige afdelinger og pensioner inden for kriminalforsorgen i frihed. Regnskabsførelsen m.v. skal være i nøje overensstemmelse med bestemmelserne i instruksen. Afvigelse herfra må kun finde sted undtagelsesvis og kun med direktoratets forud indhentede tilladelse.
Instruksen indeholder en beskrivelse af den regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelse af afdelingens/pensionens regnskabsopgaver, herunder oplysninger om ansvars- og kompetencefordelingen og de regelsæt, der skal følges af afdelingens/pensionensmedarbejdere ved udførelse af regnskabsopgaverne.
Instruksen indeholder en indledning, en almindelig del samt en speciel del. Instruksens indledning og almindelige del gælder for alle kriminalforsorgens afdelinger og pensioner. Instruksens specielle del er udarbejdet som bilag særskilt for det enkelte tjenestested.
Instruksen skal være tilgængelig for de medarbejdere, der deltager i arbejdet med afdelingernes/pensionernes regnskabsopgaver, og vedligeholdes efter behov gennem udsendelse af rettelsesblade.
Instruksen træder i kraft straks.
INDLEDNING
1. DEN REGNSKABSMÆSSIGE ORGANISATION.
1.1. Afdelingen/pensionen er en statsinstitution under direktoratet for kriminalforsorgen. Afdelingen udfærdiger undersøgelser om sigtedes personlige forhold i tilfælde, hvor der kan blive spørgsmål om anvendelse af betinget dom m.v. og forestår kriminalforsorgens tilsynsvirksomhed med betinget dømte m.v. Pensionens hovedformål er at give et socialpædagogisk tilbud til de på institutionen optagne klienter.
Afdelingen/pensionen ledes af en afdelingsleder/forstander. I afdelingslederens/forstanderens fravær udpeges en stedfortræder for denne.
Afdelingens/pensionens bevillinger er optaget på finansloven under § 18.03.02.
1.2. Varetagelsen af regnskabsmæssige opgaver for afdelingen/pensionen er delt mellem afdelingen/pensionen og direktoratet for kriminalforsorgen.
1.2.1. Forvaltningen af udgifter og indtægter samt visse mindre betalingsforretninger varetages i almindelighed af afdelingen/pensionen efter generel eller særskilt bemyndigelse fra direktoratet for kriminalforsorgen og er normalt henlagt til afdelingslederen/forstanderen eller dennes stedfortræder.
I instruksens specielle del er i bilag 1 udarbejdet en oversigt over de medarbejdere, der er tilknyttet den regnskabsmæssige organisation i afdelingen/pensionen, og som må disponere og forestå godkendelsespåtegning efter de nærmere regler herom i denne instruks.
1.2.2. Regnskabsføringen og betalingsforretninger i øvrigt varetages af direktoratet for kriminalforsorgen og er henlagt til direktoratets løn- og regnskabskontor, der er knyttet direkte til Statens Centrale Regnskabssystem (SCR).
Indrapportering til Statens Centrale Lønanvisning (SCL) sker ved blanketindberetning til direktoratet.
INSTRUKSENS ALMINDELIGE DEL
2. FORVALTNING AF UDGIFTER.
2.1. GENERELT.
Forvaltningen af udgifter omfatter dels disponering, dels godkendelse af udgiftsbilag.
a) Disponering.
Ved disponering forstås indgåelse af aftaler m.v., der medfører udgifter for afdelingen/pensionen.
Som typiske eksempler herpå kan nævnes:
- iværksættelse af tjenesterejser.
- aftaler om køb af varer, materiel, tjenesteydelser
- aftaler om reparations- og vedligeholdelsesarbejder samt bygge- og anlægsarbejder.
Det bemærkes, at disponering vedrørende ovenstående fortrinsvis finder sted efter aftale med direktoratet.
b) Godkendelse af udgiftsbilag.
Godkendelsen omfatter kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold, efterregning samt kontering.
2.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN.
I instruksens specielle del er i bilag 1 redegjort for ansvars- og kompetencefordelingen i afdelingen/pensionen for så vidt angår disponering og godkendelse af udgiftsbilag.
2.3. REGELSÆT VEDRØRENDE FORVALTNING AF UDGIFTER.
2.3.1. DISPONERING.
Disponeringen skal ske i overensstemmelse med de generelle og specielle forudsætninger, hvorunder bemyndigelsen til afdelingen/pensionen er givet, samt under hensyntagen til materielle og beløbsmæssige bestemmelser, der er omtalt i direktoratets vejledning vedrørende centralindkøb samt kriminalforsorgens cirkulæresamling.
2.3.2. GODKENDELSE AF EKSTERNE BILAG.
Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesteydelser m.v. skal dokumenteres i form af regninger, fakturaer etc. fra leverandørerne.
Ved godkendelse af bilagenes materielle og økonomiske indhold skal der føres kontrol med:
a) at de i bilagene nævnte varer, tjenesteydelser m.v. er leveret
b) at leverencer/tjenesteydelser svarer til de afgivne bestillinger for så vidt angår kvantitet, kvalitet, pris og leveringsfrister
c) at det fremgår af bilaget, såfremt der undtagelsesvis er anvendt en kopi som bilag.
Eventuelle kontantrabatter benyttes i det omfang, dette findes fordelagtig.
Udgiftsbilag vedrørende ydelser til medarbejdere skal godkendes af overordnede bemyndigede medarbejdere.
Bilagene skal forsynes med godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling.
2.3.3. GODKENDELSE AF INTERNE BILAG.
En række udgifter dokumenteres ved internt udarbejdede bilag. Bilagene skal underskrives og dateres af de medarbejdere, der har udfærdiget bilagene.
Ved godkendelsen af bilagene skal følgende kontrolleres:
a) Bilag vedrørende udgifter, der ikke omfatter præsterede ydelser f. eks. lån fra forsorgsforanstaltningskontoen:
Det påses, at betalingen er beordret af en person, der er bemyndiget til at disponere på de pågældende udgiftsområder.
b) Bilag vedrørende ansættelse/afskedigelse af personale, oprykninger, ændringer af arbejdstid, aftrapning af tillæg eller andre ændringer af tidligere indrapporterede oplysninger:
Det kontrolleres, at bilagenes oplysninger er korrekte ifølge personaleakter eller anden grunddokumentation.
c) Bilag vedrørende betaling af overarbejde/merarbejde og timelønninger samt lønindeholdelse:
Bilagene afstemmes med godkendte tjenestelister, vagtlister, ferielister,sygedaglister eller andre kontrolnoteringer.
d) Bilag vedrørende betaling af vederlag og særlige ydelser:
Bilagene afstemmes med foreliggende beslutninger om afholdelse af sådanne udgifter.
e) Bilag vedrørende tjenesterejser:
Bilagene afstemmes med oplysninger om udbetalte rejseforskud, afrejse- og ankomsttider, afholdte udgifter iflg. dokumentation samt oplysninger til brug ved fastsættelse af dagpengesats og eventuelle andre oplysninger, der har betydning for afregning.
Bilagene skal forsynes med godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling. Har udbetaling af rejseforskud fundet sted, skal bilaget ved tilbagebetaling heraf, tillige være forsynet med medarbejderens underskrift.
Udgiftsbilag vedrørende ydelser til medarbejdere skal godkendes af overordnede bemyndigede medarbejdere.
Udgifterne i forbindelse med udstationeringer skal afholdes af det tjenestested, hvorfra den pågældende er udstationeret. Udgiftsbilagene udfærdiges og godkendes af det tjenestested, hvortil den pågældende er udstationeret og videresendes til det tjenestested, der skal afholde udgiften. Ved godkendelsen skal der foretages kontrol af den pågældendes ferie- og sygedage samt i øvrigt af forhold, der har betydning for godtgørelsen.
Udgifter til rejser, der foretages på foranledning af udstationeringsstedet, afholdes af det tjenestested, hvortil den pågældende er udstationeret.
2.3.4. INDSENDELSE AF UDGIFTSBILAG.
I de tilfælde, hvor betaling efter reglerne i afsnit 5.3. skal foretages af direktoratets løn- og regnskabskontor, skal udgiftsbilagene løbende indsendes til direktoratet.
3. FORVALTNING AF INDTÆGTER.
3.1. GENERELT.
Forvaltningen af indtægter omfatter disponering, udfærdigelse af refusionsbilag, godkendelse af indtægtsbilag samt incasso.
3.1.1. AFDELINGENS/PENSIONENS INDTÆGTER fremkommer i det væsentlige i forbindelse med
- aftaler vedrørende refusioner m.v. vedrørende klienter.
- betaling fra klienter vedrørende ophold, rejser, erstatninger m.v.
- dagpengerefusioner.
3.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN.
I instruksens specielle del er i bilag 1 redegjort for ansvars- og kompetencefordelingen i afdelingen/pensionen for så vidt angår disponering, dvs. indgåelse af aftaler, der medfører indtægter til kriminalforsorgen (afdelingen/pensionen).
Iøvrigt fastsættes følgende for så vidt angår ansvars- og kompetencefordelingen i afdelingen/pensionen:
a) Tilvejebringelse af dokumentation for refusioner vedrørende klienter (i form af kopier af skrivelser, notater om telefoniske godkendelser m.v.) samt udskrivning af nummerede formularsæt.
Opgaven varetages af de dertil bemyndigede sagsbehandlere.
b) Godkendelse af bilag vedrørende indbetalinger, herunder betaling fra klienter for ophold og forplejning omfattende en kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold.
Opgaven varetages af afdelingslederen/forstanderen eller dennes stedfortræder.
c) Iværksættelse af rykkerprocedure ved forsinket betaling af refusionsbeløb.
Opgaven varetages af afdelingslederen/forstanderen eller dennes stedfortræder i samarbejde med direktoratet for kriminalforsorgen.
3.3. REGELSÆT VEDRØRENDE FORVALTNING AF INDTÆGTER.
a) Disponering skal ske i overensstemmelse med de generelle og specielle forudsætninger, hvorunder bemyndigelsen er givet afdelingen/pensionen.
b) Forhold, der påregnes at medføre indbetalinger, skal dokumenteres så tidligt som muligt.
c) Godkendelse af indtægtsbilag vedrørende betaling fra klienter m.v. omfatter en kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold, efterregning samt kontering, jfr. i øvrigt instruksen af 1. oktober 1981 vedrørende refusionsansøgninger ved de under kriminalforsorgen i frihed hørende afdelinger og pensioner (bilag 2).
d) De kontrollerede bilag skal forsynes med en godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og opkrævning.
e) For så vidt angår forsinket betaling vedrørende refusionsbeløb henvises til den under pkt. c) nævnte instruks af 1. oktober 1981 (bilag 2).
f) Indsendelse af bilag til direktoratets løn- og regnskabskontor sker efter reglerne i afsnit 5.3. pkt. c.
4. REGNSKABSMÆSSIG REGISTRERING.
4.1. GENERELT.
Afdelingens/pensionens regnskabsmæssige registrering, der omfatter registrering i bevillingsregnskabet og i kreditor- og debitorregnskaberne samt i interne regnskaber (aktivitetsregnskaber) med dertil knyttede afstemninger, fejlrettelser m.v., foretages af direktoratets løn- og regnskabskontor.
Afdelingens/pensionens kontoplan skal udformes og vedligeholdes i overensstemmelse med bevillingslovene og statens kontoplan med tilhørende vejledning.
Dette arbejde varetages af direktoratets løn- og regnskabskontor.
4.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN VEDRØRENDE POSTGIRO/CHECKS.
a) Underskrivning af checks, girokort m.v. varetages af afdelingens/pensionens kasserer i samarbejde med afdelingslederen/forstanderen eller dennes stedfortræder, jf. afsnit 5.2.
b) Administration af beholdningen af ubrugte betalingsordrer, dvs. checkblanketter, girokort m.v., varetages efter afdelingslederens/forstanderens nærmere bestemmelser, jf. afsnit 5.2.
4.3. REGELSÆT VEDRØRENDE DEN REGNSKABSMÆSSIGE REGISTRERING.
4.3.1. RREGISTRRINGENS TILRETTELÆGGELSE.
Ved tilrettelæggelsen af den regnskabsmæssige registrering foretager direktoratets løn- og regnskabskontor følgende:
a) Den løbende regnskabsmæssige registrering sker ved anvendelse af terminalen i direktoratets løn- og regnskabskontor og omfatter bilag vedrørende udgifter og indtægter, herunder bilag fra afdelingens/pensionens kasse.
b) Forud for iværksættelsen af registreringen kontrollerer løn- og regnskabskontoret, at regnskabsbilagene er godkendt af hertil bemyndigede personer.
c) Løn- og regnskabskontoret registrerer udgifter og indtægter i SCR-systemet hurtigst muligt efter at bilagene er indsendt til direktoratet jfr, afsnit 2.3.4. og 3.3. pkt. h.
Senest i den regnskabsmæssige supplementsperiode foretages registrering på udgifts- og indtægtskonti vedrørende gammelt finansår, såfremt leveringen af en vare eller tjenesteydelse til eller fra staten har fundet sted, eller anden fordring er opstået inden finansårets udløb.
d) Løn- og regnskabskontoret giver bilagene påtegning om, at registreringen er sket.
4.3.1.1. SÆRLIGT OM OVERFØRSEL/LØSLADELSE.
a) Ved overførsel fra anstalt til pension overføres saldo på klientens konto til institutionen efter nærmere aftale mellem anstalten og pensionen.
b) Sker overførslen til fortsat afsoning i pensionen, sender anstalten opgørelse over løsladelsesbeløbet med fradrag af eventuelle forskudsbeløb.
4.3.2. AFSTEMNINGER, KONTROLLER M.V.
a) Der skal løbende foretages afstemning med kontoudtog fra pengeinstitut og postgiro.
b) Der skal løbende føres kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser og tilgodehavender, herunder at de dermed forbundne udgiftsbilag er godkendt af de relevante medarbejdere.
5. BETALINGSFORRETNINGER.
5.1. GENERELT.
I instruksens specielle del er i bilag 3 givet oplysning om:
a) Afdelingens/pensionens maksimale beholdning af likvide midler (kasse-, giro- og bankbeholdning), herunder den kontante kassebeholdning.
b) Afdelingens/pensionens bankforbindelse, postgirokontor m.v.
c) Eventuelle underkasser og forskudskasser under afdelingens/pensionens kasse.
5.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN.
a) Den daglige administration af kassen og kontrollen med underkasser varetages af afdelingens/pensionens kasserer.
b) Oprettelse og nedlæggelse af konti i bank/sparekasse (bog m/mærke) og af postgirokonti forestås af afdelingslederen/forstanderen og kassereren efter nærmere aftale med direktoratets løn- og regnskabskontor.
c) Udstedelse af og underskrift på checks, girokort og andre udbetalingsordrer varetages af afdelingens/pensionens kasserer i samarbejde med afdelingslederen/forstanderen eller dennes stedfortræder.
d) Administration/regnskab vedrørende checkblanketter, girokort, frimærker, billetrekvisitioner o.l. varetages efter afdelingslederens/forstanderens nærmere bestemmelser.
Der henvises iøvrigt til instruksens specielle del bilag 1.
5.3. REGELSÆT VEDRØRENDE BETALINGSFORRETNINGER.
a) Afdelingens/pensionens kontante midler og eventuelle værdipapirer skal altid opbevares forsvarligt i aflåst pengeskab eller andet sikkert opbevaringssted.
b) Betalinger direkte over afdelingens/pensionens kasser bør begrænses til alene at omfatte udgifter og indtægter, som det ikke vil være hensigtsmæssigt at ekspedere via direktoratets løn- og regnskabskontor (SCR/SCL).
Ingen udgifter må afholdes af kassen uden at der foreligger bilag herfor.
Inden udbetaling finder sted, skal ethvert udgiftsbilag være godkendt af den medarbejder ved afdelingen/pensionen, som er ansvarlig for det pågældende tjenesteområde.
c) Afdelingen/pensionen skal foretage en løbende registrering i kassekladden af ind- og udbetalte beløb. Registreringen skal ske under den dato, hvor betalingen har fundet sted.
Afstemning af kassen skal foretages dagligt i det omfang, der har fundet kasseforretninger sted, og lejlighedsvis med oplysninger fra pengeinstitut/postgirokontor i forbindelse med modtagelse af kontoudtog, dog mindst 1 gang om måneden.
Ved regnskabets afslutning indsendes klassekladde til direktoratets løn- og regnskabskontor.
d) Eventuelle kassedifferencer under 200,00 kr. skal straks registreres i kassekladden og indberettes til afdelingslederen/forstanderen.
Kassedifferencer på 200,00 kr. og mere skal omgående indberettes til direktoratets 1. kontor, der underretter rigsrevisionen. Der foretages tillige registrering af kassedifferencer i kassekladden.
Ved tyveri - uanset beløbsstørrelse - foretages omgående indberetning til direktoratets 1. kontor, der underretter rigsrevisionen.
e) Kassebeholdningen må ikke sammenblandes med beløb, som er afdelingen/pensionen uvedkommende. Såfremt kassereren er kasserer for foreninger og lignende, skal dette meddeles rigsrevisionen i forbindelse med rigsrevisionens besøg i afdelingen/pensionen.
Effekter, der er staten uvedkommende, må ikke forefindes i kassen/pengeskabet.
Forskudsbilag må ikke indgå i kassebeholdningen, men skal registreres i afdelingens/pensionens regnskab.
Personalechecks må ikke indløses.
Modtagne checks, postgiroanvisninger m.v. skal straks eller senest den følgende dag indløses eller indsættes på afdelingens/pensionens pengeinstitutkonto eller postgirokonto.
f) Ved udbetalinger skal der føres kontrol med, at der foreligger bilag, som er godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere. Checks, girokort m.v. skal anvendes i nummerorden og de udstedte checks skal krydses. Ved udbetalinger direkte fra kassen skal der afkræves kvittering.
Bilagene eller en udarbejdet oversigt over bilagene skal dateres og forsynes med en påtegning om, at den ovenfor nævnte kontrol er gennemført. Der skal endvidere foretages henvisning til anvendte checks, girokort eller andre udbetalingsordrer.
g) Der skal udstedes kvitteringer ved indbetalinger direkte til kassen.
Kvitteringerne skal afgives på en måde, der sikrer kontrol med indbetalingen. På kvitteringerne skal angives, på hvilken måde betalingen har fundet sted, medmindre betalingen er sket ved anvendelse af pengesedler eller skillemønt.
h) Indbetalinger direkte til kassen kan ske ved indlevering af følgende betalingsmidler: Danske pengesedler og skillemønt, checks trukket på danske pengeinstitutter, postanvissninger og giroudbetalingskort. Checks m.v. må ikke lyde på væsentligt større beløb end det, der skal indbetales. De må ikke være dateret tidligere end 8 dage før indbetalingsdagen og må ikke være fremdateret.
De modtagne checks skal krydses af udstederen eller af afdelingen/pensionen ved modtagelsen. Såfremt den kontante kassebeholdning overstiger 5.000 kr., skal det overskydende beløb snarest indsættes på afdelingens/pensionens bank-, sparekasse- eller postgirokonto.
i) Det påhviler afdelingslederen/forstanderen ved kvartårlige uanmeldte kasseeftersyn at sikre sig, at midlerne i kasserne er til stede, og at kasseforretningerne udføres forsvarligt.
Der skal noteres i kassekladden, at eftersyn er foretaget.
j) Afdelingen/pensionen må kun i strengt nødvendigt omfang og kun med afdelingens/forstanderens godkendelse oprette forskuds/underkassen. Forskuds/underkasser skal daglig afstemmes i det omfang, der har fundet kasseforretninger sted.
k) Ved oprettelse af konti i pengeinstitutter skal det sikres, at der til enhver tid opnås den højest mulige forrentning af indeståendet.
Rentetilskrivning også vedrørende postgirokonto skal indføres i kassekladden.
6. KONTROL MED VÆRDIPOST.
6.1. GENERELT.
Arbejdsopgaverne omfatter gennemførelse af en særlig kontrol og registrering af værdipost, dvs. checks, postanvisninger, værdipapirer, anbefalede breve o.l.
6.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELING.
Poståbning og registrering skal altid foretages af 2 medarbejdere i forening.
Der henvises til instruksens specielle del bilag 1.
6.3. REGELSÆT VEDRØRENDE KONTROLLEN MED VÆRDIPOST.
a) I forbindelse med poståbningen forsynes værdiposten med modtagelsesstempel og registreres herefter i værdiindgangsbogen med oplysninger om ankomstdato, værdiens art og afsender.
b) Indkomne checks, postgiroanvisninger m.v. afleveres til kassereren mod kvittering i værdiindgangsbogen.
Øvrigt værdipost udleveres til modtager efter kvittering i værdiindgangsbogen.
c) Kassereren udskriver indtægtsbilag og indfører straks værdipost vedrørende afdelingen/pensionen i kassekladden.
7. REGELSÆT VEDRØRENDE ADMINISTRATION AF KAPITALER FOR ANDRE (DEPOSITA).
a) Kontante beløb/værdipapirer (kontanter, herunder også penge, der tilsendes klienten, f.eks. løsladelsesbeløb, invalide- eller folkepension, feriemærkebøger, bank- eller sparekassebøger, værdipapirer, f.eks. præmieobligationer) der afleveres af klienterne til opbevaring i afdelingen/pensionen indføres i en særlig gennemskrivningskassebog. Kontante beløb/værdipapirer holdes adskilt fra hovedkassens beholdning, enten i en særlig kasse eller i en kuvert, mærket »Klienters egne penge«, der opbevares i hovedkassen.
En gang om måneden indsendes originalsiden af kassebogen med tilhørende bilag til direktoratets løn- og regnskabskontor, der foretager bogføring på kontoen for »Deposita« i statsregnskabet.
Afdelingen/pensionen skal ved kasseforretninger vedrørende klienternes egne penge anvende et særligt kassebilag.
Ved udbetalinger af klienters egne penge og ved udleving af opbevarede værdipapirer (bank-/sparekassebøger, feriemærkebøger m.v.) anvendes kassebilaget som udgiftsbilag og indføres på et regnskabsblad.
Ved indbetalinger af klienters egne penge og værdipapirer (bank- /sparekassebøger, feriemærkebøger m.v.) til opbevaring anvendes kassebilaget som indtægtsbilag og indføres på et regnskabsblad.
Regnskabsbladet skal til enhver tid være a jourført.
b) Ved registrering af hævekort, dankort, kontokort, checkhæfte m.v. værdisættes sådanne værdigenstande til kr. 1,00.
INSTRUKSENS SPECIELLE DEL
Bilag 2
Instruks vedrørende refusionsansøgninger ved de under kriminalforsorgen i frihed hørende afdelinger og pensioner.
1. I forbindelse med udbetalinger vedrørende klienter udfylder sagsbehandleren et blanketsæt (form. F. 155). Blanketsættene er nummereret fortløbnede og består af udgiftsbilag, 2 genparter og indtægtsbilag.
2. Originalbilaget og indtægtsbilaget afleveres til kassereren. En kopi afleveres til den medarbejder, der har ansvaret for, at der søges refusion for det udlagte beløb. Originalbilaget indføres i kassebogen - blanketnummer anføres i tekstrubrikken - og indtægtsbilaget anbringes i en særlig samlemappe vedrørende refusionsbilag.
3. Sidste kopi af udgiftsbilaget henlægges på klientsagen, og beløbet registreres i et journalnotat. Der foretages endvidere notering på det blå regnskabsblad (form. F. 14) under rubrikken »lån«.
4. Så ofte det findes påkrævet, men mindst een gang om måneden, søges refusion for udlagte beløb. Genpart af ansøgningen anbringes i samlemappen vedrørende refusionsbilag sammen med indtægtsbilaget.
5. Når refusionsbeløbet modtages, udtages indtægtsbilaget og genparten af refusionsansøgningen af samlemappen, og beløbets rigtighed kontrolleres. Indtægtsbilaget indføres i kassebogen - blanketnummer anføres i tekstrubrikken, og genparten af refusionsansøgningen afleveres til den under pkt. 2 nævnte sagsbehandler.
6. Refusionsbeløbet registreres i journal og på det blå regnskabsblad.
7. Såfremt der meddeles afslag på en refusionsansøgning, anføres årsagen til afslaget i journalen og på indtægtsbilaget.
8. Afdelingslederen/forstanderen kontrollerer refusionsregnskabet mindst een gang månedligt.
9. Refusioner bør så vidt muligt søges modtaget pr. postgiro.
10. Eventuelt anullerede blanketsæt samt indtægtsbilag, hvor der er meddelt afslag på refusion af beløbet, indsendes til løn- og regnskabskontoret sammen med regnskabet, idet blanketnumrene anføres som fodnote i kassebogen.
Efter anmodning fra rigsrevisionen tilføjes som nyt afsnit.
11. Er refusionsbeløbet ikke indgået efter en måneds forløb rykkes for beløbet. Samtidig gøres notat herom på sagen. Der rykkes yderligere 2 gange. Dette skal ske 3 uger efter henholdsvis 1. og 2. rykker. Såfremt refusionen ikke er indgået efter de 3 rykkere, skal der inden 1 uge ske indberetning herom til direktoratets 5. kontor med indstilling om, hvorledes fordringen bør søges inddrevet.