Instruks for Udenrigstjenesten, Bind 3

OphævetVersion 1997-07-01fra 1998-03-15 til 2005-06-02

Karakter C

genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.

Ikke selve loven: Cirkulære

Spørg Gelex om denne lov

Adresse https://gelex.eu/eli/DK/circular/retsinfo/1997/21003@1997-07-01/da

Indhold

Indledning
KAPITEL I Lov nr. 150 af 13. april 1983 om udenrigstjenesten indeholder følgende bestemmelser:
KAPITEL VIII Hvis repræsentationen har spørgsmål i forbindelse med en konkret sag, bedes henvendelse rettet til Udenrigsministeriet (F.2).

Bind 3

Indhold, og stikordsregister

statsmøblering, kontorinventar, -artikler og -maskiner samt tjenestebiler

forhold og dermed beslægtede emner

opholdslandet

Accessoriske flytteudgifter ........................ IV A 6 Adoption ........................................... II F 4 Adsyk .............................................. VIII I 1.2 Agrement for dekorering af udlændinge ...................................... XVI D Akkreditiv bank .................................... VIII H Aktindsigt ......................................... XII D »Ambassadeerklæringer« (om landbrugsvarer) ................................ XIX B 2 d Anbringelse af dekorationer ........................ XVI E Arbejdsskadeforsikring ............................. III K Arbejdsgruppe, den lille ........................... XIX A 3 b Audiens ............................................ XIV A Arkiv .............................................. XII Automobillån ....................................... IV D Bankakkreditiv ..................................... VIII H Bankoplysninger .................................... XIX B 2 b Barsel ............................................. II F 4 Befolkningspolitik ................................. XVIII E Belønningsmedaljen ................................. XVI B 6 Besøg af udenlandske delegationer .................. XIV F Bevillingskontrol .................................. VII C Bilateral bistand .................................. XVIII E Bolignormer ........................................ IX A 2 Bonuspoint ......................................... VI C 2 b Bordsætning ........................................ XIV I Bosættelsespenge ................................... IV E Brevpapir .......................................... XIII E Brevi manu ......................................... XIII D 7 Budget ............................................. VII Bæretilladelse ..................................... XVI G Børnebesøgsrejser .................................. III N Børnetillæg ........................................ III B 2 Chiffer (telekommunikation) ........................ X C 3 Civilstandsattester, registrering af ............... II D Controllerfunktionen ............................... I E Danish Exporters ................................... XIX A 5 Danske dekorationer tildeling ...................... XVI A Dekorationer ....................................... XVI Dekorering af diplomater ........................... XVI B 3 Dekorering af honorære konsuler .................... XVI B 4 Demokratisering, fremme af ......................... XVIII E Depecher ........................................... XIII D 2 og XVII D Depoter ............................................ VIII G 1 D I P- bag og D I P cargo .......................... X B Diplomatpas ........................................ XV A Doyen'ens ekstra udgifter ......................... III D 4 Driftsramme, øvrige ................................ VII A 2 Edb ................................................ X D Edb-baserede registre .............................. XI Ejendomsnævn ....................................... IX A 1 Eksportassistenter ................................. I B 4 Eksportbibliotek ................................... XIX A 8 Eksportfremmeservice ............................... VII E og XIX Eksportstipendiater ................................ XIX A 3 d Ekstraordinære repræsentationsudgifter ............................ III D Ekstraordinær tjenestefrihed ....................... V C Epos ............................................... II C Erhvervsbistand .................................... XIX Erindringstegn ..................................... XVI A 5 Etableringslån ..................................... IV D EU-borgere bistand til ............................. XXII B EU-samarbejde politisk ............................. XXII EU-samarbejde økonomisk ............................ XVIII D 2 Evakuering ......................................... XX A 2 c Export ............................................. XIX A 7 EØS-landene ........................................ XXII B Fattigdomsbekæmpelse ............................... XVIII E Ferie .............................................. V A Film ............................................... XVIII E 4 Flyttegodtgørelse .................................. IV A Flytteregnskab ..................................... IV A 7 Flytteudgifter, accessoriske ....................... IV A 6 FN's underorganisationer .......................... XVIII D 4 Forbrugsskøn ....................................... VII A 7 og VII D Forflyttelsespligt ................................. II G 3 Forkyndelser ....................................... II E 2 Forlængelse af diplomatpas ......................... XV A 3 Forlængelse af tjenestepas ......................... XV B 3 Forsendelser ....................................... X B Forsikring, arbejdsskade ........................... III K Forsikring, børnebesøgsrejser ...................... III N 5 Forsikring, rejsegods .............................. VI E Forsikring, syge- .................................. III J Forsikring, transport .............................. IV A 4 Forsikring, ulykkes- ............................... VI E Fortjenstmedaljen .................................. XVI B 5 Fremmedpas ......................................... XV C Funktionstillæg .................................... III C Fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik .............. XXII Gaveudveksling ..................................... XIV G Gebyr i eksportarbejdet ............................ XIX B 1 Gebyrregnskab ...................................... VIII B 8 Glaskort ........................................... XIV H Globusregnskab ..................................... VIII F 9 Graviditet ......................................... II F 4 Gældsproblematikken ................................ XVIII E Habilitet .......................................... VIII A 6 Handel i bistandspolitikken ........................ XVIII E Handelspolitiske foranstaltninger .................. XIX A 2 Hastighedsmærkninger af telemeddelelser ................................. X C 4 Helbredsundersøgelse ............................... IV B 4 Hjemflytningstillæg ............................... IV F Hjemsendelse af arkivalia .......................... XII B Hofsorg ............................................ XIV D Honorære konsuler .................................. I B 7 Honorære konsulers dekorering ...................... XVI B 3 Honorær konsulers død .............................. XIV E Hushjælp, rejseudgifter ............................ IV B 1 b Huslejetab ......................................... IV C Hæderspriser ....................................... XIX A 15 Hæderstegn ......................................... XVI A 4 Immunitet .......................................... I F Importører, bistand til danske ..................... XIX B 4 Indberetninger ..................................... XIII D 3 Indberetningsvirksomhed om politiske forhold ............................... XVII Indberetningsvirksomhed om økonomiske forhold .............................. XVIII Indbydelseskort .................................... XIV H Indstilling om dekorering .......................... XVI C Indtægtsramme ...................................... VII A 2 Inhabilitet ........................................ VIII A 6 Installeringsudgifter .............................. IV A 6 Internationalt udviklingssamarbejde ............................... XVIII E Investeringsfremme ................................. XIX A 14 Jubilæumsgratiale .................................. III I 1 Jubilæumsmarkering ................................. III I 2 og VII A 5 Kassedifference .................................... VIII B 9 Kasseeftersyn ...................................... VIII A 4 Kasserapport ...................................... VIII B 3 Klager over danske firmaer ......................... XIX B 6 Kollektiv privat ulykkesforsikring ................. III K 5 Kollektive eksportfremstød ......................... XIX 3 c Kommercielle fordringer, inddrivelse af ..................................... XIX B 2 c Kommunikation ...................................... X Kondolencelister ................................... XIV D Kondolencer ........................................ XIV C Kontoplan .......................................... VIII L Kontorartikler ..................................... IX D Kontorinventar ..................................... IX C Kontormaskiner ..................................... IX D Kriser ............................................. XX Kronikindberetninger ............................... XVII C 2 Kulturelle anliggender ............................. XVII F Kulturelt samarbejde ............................... XVIII F Kurerattester ...................................... X B 2 Kvalitetshåndbog ................................... XIX A 12 Kvinder i udviklingssamarbejdet ................... XVIII E Kørsel, tjenstlig .................................. III G Laissez-passer ..................................... XV D Landbrugsvarer (»ambassadeerklæringer«) ........................... XIX B 2 d Ledige stillinger .................................. II G 2 Lejemål ............................................ IX A 4 a Levevilkår, oplysninger om ......................... IV G Licitationer ....................................... XIX A 12 Lille arbejdsgruppe ................................ XIX A 3 b Lokalt ansatte ..................................... I B 5 og III LOTUS regneark ..................................... VII Lov om udenrigstjenesten ........................... I A Lægeattest ......................................... II F 2 Løfteerklæring ..................................... II B Løn ................................................ III A Lønsumsramme ....................................... VII A 2 Markedsorientering og markedsprofil ................................... XIX A 6 Medaljer ........................................... XVI A 4 Medarbejdersamtaler ................................ II Memoranda .......................................... XIII D 1 c Menneskerettigheder, fremme af ..................... XVIII E Menukort ........................................... XIV H MIKA ............................................... XVIII E Miljø og udvikling ................................. XVIII E Moneringssystemet .................................. XIII B MRD-ramme .......................................... XVIII E Multilateral bistand ............................... XVIII E Multilateralt samarbejde ........................... XVIII D Multilateralt finansierede projekter ............................. XIX A 12 Månedsregnskab ..................................... VIII F NGO-er, samarbejdet med ............................ XVIII E Nordiske borgere bistand til ....................... XXI B Nordisk samarbejde ................................. XXI Noter .............................................. XIII D 1 Nøddepot ........................................... VIII G 2 Offentlighedsprincippet, ...................... se aktindsigt Omsorgsdage ........................................ II F 4 Oplysningsskema .................................... II A Opmagasinering af bohave ........................... IV A 5 Oprindelige folk, støtte til ....................... XVIII E Opslag af ledige stillinger ........................ II G 2 Ordener ............................................ XVI Ordensbidrag ....................................... XVI B 9 Organisation, udenrigsministeriets ................. I Orientering om fastsættelsen af udetillæg ....................... (Bilaget til III og IV) Orlov, barsel ...................................... II F 4 Orlovsrejser ....................................... V B Overarbejde ........................................ III E Pension ............................................ III A Personalesamarbejdet ............................... II J Personalesamtaler .................................. II I Personlige data .................................... II C Placering .......................................... XIV I Politisk samarbejde, europæisk ..................... XXII Politiske indberetninger ........................... XVII Postliste ............................... VIII A 3 og XII Praktikanter ....................................... I B 6 Presseomtale ....................................... XVII E 1 Presseudklip ....................................... XVII E 2 Private u-landsorganisationer Programsamarbejdslande ............................. XVIII E Protokol ........................................... XIV Påtegninger ........................................ XIII D 6 Rang ............................................... XIV I Recepisse .......................................... XVI B 7 Registerloven ...................................... XI Registrering af civilstandsattester ................ II D Registrering af personlige data .................... II C Regnskab ........................................... VIII Rejseforskud ....................................... VI C 1 Rejsegods og ulykkesforsikring .................................. IV B 1 c og VI E Rejsegodtgørelse ................................... IV B og VI Rejseinspektør ..................................... I D Rejseregnskab ..................................... IV B 3 og VI D Rejseudgifter ...................................... VI C Repræsentation ..................................... XIV H Repræsentationsudgifter ............................ III B 4 Repræsentationsudgifter, ekstraordinære ..................................... III D Reskontro .......................................... VIII B 4 Retsstilling, udsendte medarbejderes ............... I F Retsstilling, repræsentationernes .................. I F Revision ........................................... VIII I Sikkerhedsvejledning ............................... X og XIII C 1 a Skattepligt ........................................ III P Skoleudgifter ...................................... III M Skriftlige ekspeditioner ........................... XIII Skrivelser ......................................... XIII D 4 Soliditetsoplysninger .............................. XIX B 2 b og XIX B 5 b Sprogundervisning .................................. III L Statsejendom ....................................... IX A Statshandelslande tidligere ........................ XIX A 16 Statsmøblering ..................................... IX B Stillingsbetegnelser ............................... XIV B 2 Struktur i Udenrigsministeriet ..................... I C Supplementsunderstøttelse .......................... III A 3 c Swift akkreditivordning ............................ VIII H 3 Sygdom ............................................. II F Sygejournal ........................................ II F 1 Sygeudgifter ....................................... III J Søgsmål mod staten, repræsentationen og medarbejderne ...................................... I F Syn og skøn ........................................ XIX B 6 b Tavshedspligt ...................................... II B Telefax ............................................ X C 11 Telefon (tjeneste-) ................................ III F og IV A 6 c Telekommunikation .................................. X C Thesaurus .......................................... XVIII E Tidsfrister for årlige indberetninger .............. XIII A Tidsskrifter, udenrigsministeriets ................. XIX A 7 Tilbagelevering af danske dekorationer ................................ XVI F Tjenestebiler ...................................... IX E Tjenesteboliger .................................... IX Tjenestepas XV ..................................... B Tjenesterejser ..................................... VI Tjenestetelefon .................................... III F og IV A 6 c Tjenstlig kørsel ................................... III G Toldmæssigt laisser-passer ......................... XV D Transportforsikring ................................ IV A 4 Typografi .......................................... XIII E 3 Uddannelse ......................................... III L Udenlandske dekorationer ........................... XVI E og G Udenrigsministeriets tidsskrifter .................. XIX A 7 Udenrigspolitisk samarbejde ........................ XXII Udetillæg .......................................... III B og (Bilaget til III og IV) Udlændinges besøg i Danmark ........................ XIV F Udstillinger ....................................... XIX A 13 Udtalelser ......................................... II H Ulykkesforsikring .................................. III K 5 og VI E. Se også arb.sskadefors. Underhåndsbreve .................................... XIII D 5 Understøttelse ..................................... III A 3 c Uniform ............................................ III H Union, den europæiske .............................. XXII Uroligheder, opgaver under ......................... XX Vagtmestre, uniform ................................ III H 2 Verbalnoter ........................................ XIII D 1 b Vidnepligt ......................................... I F Visitkort .......................................... XIV B Voldgift ........................................... XIX B 6 b Værneting .......................................... II E 1 Våbeneksport ....................................... XIX B 7 Wienerdiplomatkonventionen ......................... I F og X A Wienerkonsularkonventionen ......................... X A, XIII C og XXI B Ægtefællebesøgsrejser .............................. III O Økonomiske indberetninger .......................... XVIII Østnyt ............................................. XIX A 7 Årlige indberetninger .............................. XIII A Årsafslutning ...................................... VIII G Kapitel I Udenrigstjenestens organisation A. Lov om udenrigstjenesten B. Udenrigstjenestens medarbejdere 1. Tjenestemænd 2. Overenskomstansatte medarbejdere af den almindelige tjeneste, specialmedarbejdere og kontorfunktionærer 3. Andet personale 4. Udsendte eksportassistenter 5. Lokalt ansatte 6. Praktikanter 7. Honorære konsuler C. Udenrigsministeriets struktur D. Rejseinspektionsordningen E. Controllerfunktionen F. Udsendte repræsentationers og udsendte medarbejderes retsstilling

KAPITEL I Lov nr. 150 af 13. april 1983 om udenrigstjenesten indeholder følgende bestemmelser:

§ 1, stk.

Stk. 1. 1. Udenrigstjenesten har til formål at varetage rigets mellemfolkelige anliggender.

Stk. 1. § 2 Udenrigstjenestens 3 grene, Udenrigsministeriet, de diplomatiske og de konsulære repræsentationer, udgør en fælles tjeneste.

§ 3, stk.

Stk. 1. 1. Udenrigsrepræsentationerne er organer under Udenrigsministeriet og opretholdes på de steder i udlandet, hvor varetagelsen af danske interesser gør det påkrævet. De oprettes og nedlægges af Kongen, vicekonsulater dog af udenrigsministeren.

Stk. 1. § 4 Ud over ansættelse i henhold til lov nr. 291 af 18. juni 1969 om tjenestemænd i staten, folkeskolen og folkekirken og de af staten med lønmodtagerorganisationer indgåede generelle overenskomster kan ansættelse af medarbejdere i udenrigstjenesten ske ved kontrakt.

§ 5, stk.

Stk. 1. 1. Udnævnelse af tjenestemænd i lønramme 16, med mulighed for oprykning til lønramme 21, 29, 31 og 34, lønramme 36 og højere lønramme sker til tjenestemænd i vedkommende lønramme i udenrigstjenesten uden angivelse af stilling eller tjenestested. Udenrigsministeren fastsætter fordelingen af de i 1. pkt. nævnte tjenestemænd mellem Udenrigsministeriet og repræsentationerne i udlandet.

§ 6, stk.

Stk. 1. 1. Handels- og industrikyndige specialmedarbejdere ansættes efter forhandling med et under Udenrigsministeriet med henblik på behandling af spørgsmål om Danmarks erhvervsmæssige forbindelse med andre lande mv. nedsat rådgivende udvalg, hvori de interesserede myndigheder og erhvervsorganisationer skal være repræsenteret. Udenrigsministeren kan træffe bestemmelse om nedsættelse af andre rådgivende udvalg.

Stk. 1. § 7 Under tjeneste ved repræsentationerne i udlandet oppebærer de udsendte medarbejdere udetillæg efter reglerne i § 9 i lov nr. 5 (B) af 7. juni 1958 om normering og klassificering af statstjenestemandsstillinger.

§ 8, stk.

Stk. 1. 1. Når særlige grunde taler derfor, kan det ved kongelig resolution bestemmes, at en tjenestemand i udenrigstjenesten i lønramme 36 eller højere lønramme stilles til rådighed. Tjenestemænd til rådighed er pligtige til efter udenrigsministerens anvisninger at påtage sig arbejdsopgaver. De lønnes på samme måde som tjenestemænd af samme lønramme i Udenrigsministeriet, dog kan tjenestemænd til rådighed ikke oppebære repræsentationstillæg. En tjenestemand kan ikke stå til rådighed i et længere tidsrum end 3 år: dog kan denne periode forlænges til 5 år, hvor ganske særlige forhold gør sig gældende. Hvis der ved den pågældende periodes udløb ikke anvises denne nogen post, afskediges medarbejderen efter tjenestemandslovgivningens almindelige regler.

§ 9, stk.

Stk. 1. 1. Når det findes tjenstligt ønskeligt, kan der gives udenrigstjenestemænd stillingsbetegnelser og rang, der svarer til en højere stilling end den, hvortil de er udnævnt, eller gives dem andre internationalt anvendte betegnelser for udenrigstjenestemænd, dog at dette ikke får indflydelse på størrelsen af nogen af de lønningsbeløb, der tilkommer de pågældende tjenestemænd.

§ 10, stk.

Stk. 1. 1. Valgte konsularembedsmænd er ulønnede og vælges blandt egnede personer på repræsentationsstedet. Fremmede statsborgere kan vælges, men under i øvrigt lige forhold skal danske foretrækkes.

§ 11, stk.

Stk. 1. 1. Der nedsættes under Udenrigsministeriet et ejendomsnævn, hvis formand udpeges af boligministeren. Finansministeren udpeger 1 medlem, og udenrigsministeren udnævner 2 medlemmer. Til bistand for nævnets sekretariat udpeger boligministeren en bygningssagkyndig rådgiver.

§ 12, stk.

Stk. 1. 1. Udenrigsministeren kan i særlige tilfælde yde valgte konsularembedsmænd et fast årligt beløb til kontorhold. Beløbets størrelse fastsættes efter forhandling med finansministeren og under hensyntagen til, om der drages omsorg for, at brevveksling med konsulatet kan ske på dansk.

§ 13, stk.

Stk. 1. 1. Udsendte medarbejdere, der indtager chefstillinger, er bemyndiget til, hver for sit embede, at udføre sådanne forretninger, som i Danmark påhviler en notarius publicus med hensyn til danske statsborgeres retshandler, herunder retshandler, der indgås med fremmede. De herom behørigt udfærdigede akter skal i Danmark have samme retsvirkning som her i landet udstedte notarialakter.

§ 14, stk.

Stk. 1. 1. For tjenestehandlinger i udenrigstjenesten erlægges gebyr efter regler, der fastsættes af udenrigsministeren.

Stk. 1. § 15 Nærmere regler vedrørende udenrigstjenestens personel og drift mv. fastsættes i Instruks for Udenrigstjenesten, der udfærdiges af udenrigsministeren.

§ 16, stk.

Stk. 1. 1. Loven træder i kraft den 1. juli 1983.

1. lov nr. 109 af 26. april 1961 om udenrigstjenesten,

2. lov nr. 5 (B) af 7. juni 1958 om normering og klassificering af statstjenestemandsstillinger, som ændret senest ved lov nr. 6 af 29. marts 1969 (B), § 6, stk. 2, og § 7, stk. 1-3.

B. Udenrigstjenestens medarbejdere

For medarbejdere i udenrigstjenesten gælder lovbestemmelser om personer i offentlig tjeneste, herunder bestemmelserne i straffelovens kap. 16, forvaltningslovens § 21 om tavshedspligt samt lovbestemmelser, der særligt vedrører medarbejdere i udenrigstjenesten, fx retsplejelovens § 237 om udsendte medarbejderes værneting.

1. Tjenestemænd

Hovedlovene er tjenestemandsloven TL (lovbekendtgørelse nr. 572 af 5. august 1991, med senere ændringer), tjenestemandspensionsloven TPL (lovbekendtgørelse nr. 724 af 9. september 1993) og lønnings- og klassificeringsloven LKL (lov nr. 13 B af 18. juni 1969).

2. Overenskomstansatte medarbejdere af den almindelige tjeneste, specialmedarbejdere og kontorfunktionærer

Overenskomsterne indeholder bestemmelser om løn, opsigelse, efterløn mv. Hvis intet andet er angivet, gælder funktionærlovens regler. Størstedelen af de overenskomstansatte medarbejdere er ansat med forflyttelsespligt. I det omfang overenskomsten ikke indeholder særlige bestemmelser, er disse sidestillet med tjenestemænd i den tilsvarende lønramme, både hvad rettigheder og pligter angår.

3. Andet personale

Ifølge gældende lovgivning beskæftiger Udenrigsministeriet elever, som uddannes over en periode af 2 år. Endvidere ansættes studentermedhjælpere, der aflønnes som kontorfunktionærer og højst må arbejde 19 timer pr. uge. I medfør af lov om arbejdstilbud til ledige ansættes der et skiftende antal ledige i jobtræning efter Lov om en aktiv arbejdsmarkedspolitik.

4. Udsendte eksportassistenter

Med henblik på udsendelse til tjeneste i udlandet ansætter Udenrigsministeriet løbende et vist antal yngre handelsuddannede eksportassistenter. Efter gennemgang af et kortvarigt kursus i Udenrigsministeriet udsendes de til repræsentationerne med uddannelsesformål for øje og for at deltage fortrinsvis i det eksportfremmende arbejde.

Eksportassistenterne ansættes for en periode af 2 år. Ansættelsesaftalen vil kunne forlænges med 1 år, hvis både eksportassistenten og repræsentationen er interesseret i det. Der er principielt ingen mulighed for yderligere forlængelse af ansættelsen eller for genansættelse på en anden post. Betingelser og vilkår for deres ansættelse er angivet i det ansættelsesbrev, eksportassistenten modtager fra Udenrigsministeriet.

5. Lokalt ansatte

Både danske og udenlandske statsborgere kan ansættes lokalt ved danske repræsentationer i udlandet.

Lokalt ansatte medarbejdere er i princippet ansat af repræsentationerne, ikke af Udenrigsministeriet. Deres ansættelsesforhold bør i overensstemmelse hermed følge de gældende bestemmelser og sædvaner på tjenestestedet, medmindre medarbejderen derved stilles urimeligt ringe efter dansk opfattelse eller lokal ret bestemmer, at dansk lovgivning skal anvendes. I så tilfælde bør spørgsmålet forelægges Udenrigsministeriet med repræsentationens indstilling.

Ansættelse og afskedigelse samt omklassificering af stillinger kan ske uden forudgående bemyndigelse fra Udenrigsministeriet, hvis dette kan holdes inden for den budgetterede og gældende lønsum. Er dette ikke muligt, skal den ønskede personaledisposition forelægges Udenrigsministeriet. Omklassificering af sagsbehandlerstillinger til medarbejdere, der varetager støttefunktion, skal forelægges Udenrigsministeriet.

Nyansættelser skal ske med det sædvanlige forbehold for sikkerhedsgodkendelse. Det anbefales repræsentationerne, så vidt muligt i god tid inden ansættelsesdatoen, at indhente og indsende oplysningsskema for den nye medarbejder. Herved undgås penible situationer, hvor en netop tiltrådt medarbejder må afskediges på grund af manglende sikkerhedsgodkendelse.

Ved ansættelsen af lokale medarbejdere skal der udarbejdes en skriftlig arbejdsaftale, der som et minimum regulerer følgende forhold:

(1) arbejdstid, herunder merarbejde (Kap. III, afsnit E, pkt. 2b) og ferie (Kap. V, afsnit A, pkt. 1 og 4), (2) løn, herunder skatteforhold (Kap. III, afsnit A, pkt. 3a og 3b samt afsnit Q, pkt. 2), (3) socialsikringssystem, herunder evt. bidrag til sygesikring (Kap. III, afsnit J), arbejdsskadeforsikring (Kap. III, afsnit K) og pension (Kap. III, afsnit A, pkt. 3c), (4) fravær på grund af sygdom (Kap. II, afsnit F, pkt. 1-3), (5) barselsorlov (Kap. II, afsnit F, pkt. 4b), (6) prøvetid samt (7) opsigelse.

Så vidt muligt bør der henvises til de relevante retsregler, så der ikke senere opstår tvivl om, at ændringer i reglerne også vil gælde for ansættelsesforholdet. Det vil i mange tilfælde være hensigtsmæssigt at forelægge udkast til ansættelseskontrakt for en lokal arbejdsretlig rådgiver.

Repræsentationen skal opbevare en kopi af arbejdsaftalen med såvel repræsentationschefens som medarbejderens underskrift og indsende en kopi heraf til Udenrigsministeriet.

Om indsendelse af oplysningsskema og afgivelse af løfteerklæring gælder de anførte regler i kapitel II i afsnit A, B og C. Herudover skal der indsendes lønudgiftsskema.

6. Praktikanter

Hvis repræsentationerne mener, at det kan indpasses i den daglige virksomhed, kan de modtage ulønnede praktikanter. Det vil typisk være studerende eller yngre handelsuddannede, der for en kortere periode har gavn af at følge arbejdet på en repræsentation til brug i deres videre uddannelsesforløb. Repræsentationen afgør selv, om praktikanten kan modtages, ligesom alle øvrige praktiske spørgsmål vedrørende praktikantopholdet forudses afklaret direkte mellem repræsentationen og praktikanten. Indberetning herom indsendes til Udenrigsministeriet bilagt tre oplysningsskemaer (kap. II.A). Tiltrædelse kan ikke ske, før ministeriets sikkerhedsgodkendelse foreligger. Når praktikanten er tiltrådt, indsendes en løfteerklæring (kap. II.B). Ved praktikopholdets ophør indberettes kort om fratrædelsesdato.

7. Honorære konsuler

Honorære konsularembedsmænd er ulønnede og vælges blandt egnede personer på repræsentationsstedet. Fremmede statsborgere kan vælges, men under i øvrigt lige forhold skal danske foretrækkes.

Honorære generalkonsuler og konsuler udnævnes af dronningen, honorære vicekonsuler af udenrigsministeren.

Der kan i særlige tilfælde tilstås honorære konsularembedsmænd en fast årlig sum til kontorhold til dækning af udgifter til løn og kontorleje.

Reglerne om refusion af honorære konsularembedsmænds tjenstlige udlæg findes i Instruksens Bind I, kapitel III, afsnit K, og gebyrreglerne indeholdes i den udsendte særlige vejledning om Udenrigstjenestens betalingsordning.

Om honorære konsulers forhold henvises i øvrigt til Instruksens Bind 1, kapitel I.

C. Udenrigsministeriets struktur

Udenrigsministeriet er opdelt i 2 søjler: Nordgruppen og Sydgruppen, samt 2 tværgående sekretariater: Udenrigshandelssekretariatet og Fællessekretariatet.

Sagsfordelingen mellem grupperne er som følger:

Nordgruppen varetager spørgsmål, der er knyttet til EU-samarbejdet og sikkerhedspolitikken, Øststøtten samt Danmarks bilaterale relationer til de industrialiserede lande (inklusive Japan, Australien og New Zealand). Til Nordgruppen hører endvidere Udenrigsministeriets juridiske tjeneste.

Sydgruppen varetager i det væsentligste udviklingssamarbejdet, det internationale samarbejde omkring FN og dets særorganisationer og de bilaterale forbindelser til udviklingslandene.

Udenrigshandelssekretariatet varetager eksportfremmearbejdet på tværs af den geografiske opdeling af søjlerne.

Fællessekretariatet varetager administrative opgaver, hjælpefunktioner samt visse udadrettede opgaver såsom konsulære sager, protokol og presse- og kultursager.

Udenrigsministeriets øverste embedsmand er direktøren, som forestår koordineringen og den administrative samordning inden for hele udenrigstjenestens område.

De to søjler ledes hver af en udenrigsråd, og de 2 tværgående sekretariater hver af en viceudenrigsråd.

D. Rejseinspektionsordningen

Udenrigsministeriets rejseinspektionsordning forestås af rejseinspektøren, der i samråd med direktøren foretager inspektionsbesøg ved repræsentationerne.

Besøgene har til formål at føre tilsyn med repræsentationernes organisation og virksomhed samt medarbejdernes boliger, arbejdsforhold og levevilkår.

Besøgene forberedes gennem høringer af de respektive afdelinger og kontorer i Udenrigsministeriet og i fornødent omfang andre myndigheder mv.

Før et inspektionsbesøg får repræsentationen meddelelse om, hvilke forberedelser der ønskes truffet. Samtidig anmodes repræsentationen om inden en nærmere angiven dato at indberette det, hvis repræsentationschefen eller dennes medarbejdere har spørgsmål, der ønskes drøftet under besøget.

Rejseinspektøren kan tage ethvert spørgsmål om repræsentationens organisation og virksomhed og om stabens tjenstlige forhold op til undersøgelse og drøftelse. Rejseinspektøren bør forsynes med alle nødvendige oplysninger til løsning af disse opgaver.

Rejseinspektøren har under opholdet samtaler med repræsentationschefen og medarbejderne, som herved får lejlighed til at redegøre for spørgsmål, som måtte ønskes drøftet.

Rejseinspektøren aflægger en rapport om inspektionsbesøget til direktøren og en kopi sendes til repræsentationen og afdelinger og kontorer i ministeriet samt til tillidsrepræsentanterne.

E. Controllerfunktionen

Udenrigstjenestens controllerfunktion omfatter både driftsområdet og tilskudsområdet (udviklingsbistanden).

Driftsområdet

Udenrigstjenestens controllerfunktion på driftsområdet har til formål at foretage analyser - herunder tværgående - af hjemmetjenestens og repræsentationernes økonomi og foreslå forbedring af deres arbejdsgange og økonomistyring.

Repræsentationerne kan anmode controlleren om hjælp til fortolkning af eller undervisning i gældende regelsæt på driftsområdet.

Controllerbesøg finder sted efter ministeriets eller repræsentationernes ønske.

Før et controllerbesøg gennemgås de pågældende repræsentationers regnskab med henblik på afhjælpning af eventuelle bevillings- og regnskabsmæssige problemer.

Repræsentationerne får meddelelse om controllerbesøg med angivelse af, hvilke forberedelser der ønskes truffet. Samtidig anmodes repræsentationerne om at indberette det, hvis repræsentationschefen eller medarbejderne har spørgsmål, der ønskes drøftet under besøget.

Controlleren har under opholdet samtaler med repræsentationschefen og de medarbejdere, der deltager i økonomistyringen, samt andre medarbejdere, der måtte ønske spørgsmål drøftet.

Om controllerbesøget aflægges der en rapport til ministeriets ledelse. Kopi sendes til de pågældende repræsentationer og relevante afdelinger og kontorer i ministeriet.

Tilskudsområdet

På tilskudsområdet (udviklingsbistanden) er det controllerfunktionens formål at sikre en betryggende tilskudsforvaltning og økonomistyring, herunder velbeskrevne forretningsgange i alle led. Controlleren påser, at der foreligger regelsæt for bevillings- og budgetprocedurer, indkrævning af tilskudsregnskaber samt tilstedeværelsen af tilfredsstillende regnskabs-, revisions- og kontrolordninger ved projekter og andre bistandsaktiviteter.

Controlleren på tilskudsområdet varetager disse opgaver i relation til både Sydgruppens ressortkontorer og repræsentationer i programsamarbejdslandene.

F. Udsendte repræsentationers og udsendte medarbejderes retsstilling (sagsanlæg, vidneforklaring).

Wienerkonventionen af 18. april 1961 om diplomatiske forbindelser og Wienerkonventionen af 24. april 1963 om konsulære forbindelser.

A). Søgsmål mod staten (den udsendte repræsentation)

Ifølge folkeretlig sædvaneret kan en stat, og dermed en udsendt repræsentation, ikke sagsøges ved domstolene i en anden stat, og ingen tvangsfuldbyrdelse kan foretages i dens ejendele. Dette princip er dog underkastet visse begrænsninger, og staten kan give afkald på immuniteten. I tilfælde af søgsmål mod en udsendt dansk repræsentation vil repræsentationen kunne gøre immuniteten gældende (formalitetsanbringende) samtidig med at varetage sine interesser i forbindelse med sagens realitet.

Den danske stat kan sagsøges ved en dansk domstol. I henhold til retsplejelovens § 240 har staten hjemting i den retskreds, hvor den myndighed, som stævnes på statens vegne, har kontor.

B). Søgsmål mod udsendte medarbejdere

1. I modtagerstaten

a. Diplomatiske repræsentationer

I henhold til Wienerkonventionen om diplomatiske forbindelser, artikel 31, nyder en diplomatisk repræsentant samt familiemedlemmer, der tilhører husstanden, strafferetlig immunitet. Samme persongruppe nyder ligeledes immunitet i sager, der hører under modtagerstatens borgerlige retspleje eller dens administrative myndighedsområde, med visse begrænsninger (privat fast ejendom, visse arvesager, udøvelse af erhverv uden for officielle opgaver).

Andre udsendte medarbejdere (administrativt og teknisk personale) samt de familiemedlemmer, der tilhører deres husstand, nyder ligeledes strafferetlig immunitet. Deres civilretlige immunitet er begrænset i forhold til den, der gælder for diplomater. Den gælder ikke handlinger foretaget uden for de pågældendes tjeneste, Wienerkonventionens artikel 37, stk. 2.

Det skal understreges, at disse immunitetsregler ikke betyder, at de pågældende er hævet over loven i opholdslandet. Der består således pligt til at overholde modtagerstatens love og bestemmelser.

b. Konsulære repræsentationer

I henhold til Wienerkonventionen om konsulære forbindelser, artikel 43, er konsulatsembedsmænd og -funktionærer ikke underkastet modtagerstatens judicielle eller administrative myndigheders jurisdiktion for så vidt angår handlinger udført under varetagelsen af konsulære opgaver.

Denne immunitet gælder dog ikke civile søgsmål, der hidrører fra en kontrakt, som er indgået af en konsulatsembedsmand eller -funktionær, hvor den pågældende ikke udtrykkeligt eller stiltiende handlede på udsenderstatens vegne. Den gælder heller ikke ved søgsmål, der anlægges af en trediemand for skade forvoldt ved et ulykkestilfælde i modtagerstaten af et køretøj, skib eller luftfartøj.

c. Repræsentationer ved internationale organisationer

Værtsstater for internationale organisationer giver typisk privilegier og immuniteter til permanente repræsentationer ved en international organisation svarende til, hvad der gælder for diplomatiske repræsentationer. Retsgrundlaget varierer, hvorfor det i givet fald må undersøges konkret, hvilke privilegier og immuniteter der tilkommer repræsentationen og dens personale i opholdsstaten.

d. Afkald på immunitet

Kun udsenderstaten kan give afkald på den immunitet, som tilkommer udsendte medarbejdere samt familiemedlemmer. Hvis situationen opstår, bør Udenrigsministeriets bemærkninger indhentes.

2. I Danmark

Udsendte medarbejdere kan sagsøges ved en dansk domstol, Retsplejelovens § 236.

C). Vidneforklaring, udsendte medarbejdere

1. I modtagerstaten

a. Diplomatiske repræsentationer

I henhold til Wienerkonventionen af 18. april 1961 om diplomatiske forbindelser, artikel 31, stk. 2, er en diplomatisk repræsentant samt familiemedlemmer ikke forpligtet til at afgive vidneforklaring. Det samme gælder andre udsendte medarbejdere (administrativt og teknisk personale) samt familiemedlemmer, Wienerkonventionens artikel 37, stk. 2.

b. Konsulære repræsentationer

Retsstillingen er noget anderledes i henhold til Wienerkonventionen af 24. april 1963 om konsulære forbindelser. Artikel 44 har følgende ordlyd:

1. Det kan pålægges konsulatsmedlemmer at give møde som vidner under retssager eller i administrative sager. Konsulatsfunktionærer (dvs. personer beskæftiget med administrative eller tekniske opgaver ved en konsulær repræsentation) eller private tjenestefolk kan kun i de i denne artikels stk. 3 anførte tilfælde nægte at afgive vidneforklaring. Hvis en konsulatsembedsmand nægter dette, kan der ikke anvendes tvangs- eller strafforanstaltninger mod ham.

2. Den myndighed, som begærer vidneforklaring af en konsulatsembedsmand, skal undgå at gribe forstyrrende ind i varetagelsen af hans opgaver. Den kan, når det er muligt, optage en sådan vidneforklaring på hans bopæl eller på den konsulære repræsentation eller modtage en skriftlig udtalelse fra ham.

3. Konsulatsmedlemmer har ingen pligt til at afgive vidneforklaring om anliggender, der står i forbindelse med varetagelsen af deres opgaver, eller til at fremlægge tjenstlig korrespondance og akter herom. De har endvidere ret til at nægte at afgive vidneforklaring som sagkyndige vedrørende udsenderstatens lovgivning.'

c. Repræsentationer ved internationale organisationer

Hvis spørgsmålet om vidnepligt bliver aktuelt, må det undersøges, hvilken status der i det konkrete tilfælde tilkommer repræsentationens personale.

d. Afkald på immunitet

Kun udsenderstaten kan give afkald på den immunitet, der som udgangspunkt tilkommer udsendte medarbejdere. I givet fald bør Udenrigsministeriets bemærkninger indhentes. Det kan endvidere tænkes, at de danske myndigheder vil henstille til modtagerstaten at anmode om vidneafhøring ved en dansk domstol.

2. I Danmark

For vidneforklaringer i Danmark gælder retsplejelovens § 169:

»Tjenestemænd eller andre, der handler i offentligt eller dermed ligestillet hverv, må ikke uden samtykke af vedkommende myndighed afkræves vidneforklaring om forhold, med hensyn til hvilke der i henhold til det offentliges interesse påhviler dem tavshedspligt. ...

Stk. 2. Nægtes samtykke, kan retten, såfremt forklaringens afgivelse findes at være af afgørende betydning for sagens udfald, pålægge vedkommende myndighed over for retten at redegøre for grundene til nægtelsen. Finder retten herefter, at hensynet til hemmeligholdelse bør vige for hensynet til sagens oplysning, kan den bestemme, at vidneforklaring skal afgives. Dette gælder dog ikke, hvis nægtelsen er begrundet med hensynet til statens sikkerhed eller dens forhold til fremmede magter.«

Udenrigsministeriet vil kunne gøre en tilladelse afhængig af, at retsmødet finder sted for lukkede døre, at vidneforklaringen begrænses til faktiske oplysninger, og at den fremmede domstol på forhånd forpligter sig til at behandle de fremkomne oplysninger som givet i et lukket retsmøde.

I henhold til retsplejelovens § 347 kan fremmede retter anmode om bevisoptagelse ved danske retter i henhold til retsplejelovens regler.

1. Danske medarbejdere

Danske statsborgere, der ansættes i udenrigstjenesten, skal underskrive en løfteerklæring, når tjenesten tiltrædes. Tiltræder den pågældende tjenesten i udlandet, skal erklæringen afgives over for repræsentationens chef eller dennes stedfortræder, der attesterer, at erklæringen er afgivet over for ham/hende.

Blanketten til løfteerklæringen rekvireres fra Udenrigsministeriet og har i overensstemmelse med forvaltningslovens bestemmelser følgende ordlyd:

LØFTERKLÆRING

Undertegnede ................................ født den .............. lover herved, at jeg samvittighedsfuldt vil opfylde de pligter, som påhviler mig i min stilling i den danske udenrigstjeneste.

Jeg er klar over, at der påhviler mig tavshedspligt vedrørende tjenstlige oplysninger, som ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolige, på anden måde er klassificerede, eller som det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde af væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

Jeg er ligeledes klar over, at tavshedspligten består også efter ophør af min ansættelse i udenrigstjenesten. Tavshedspligten indebærer, at jeg ikke må videregive eller på anden måde bevirke, at heraf omfattede oplysninger kan udnyttes af uvedkommende.

Jeg er opmærksom på, at akter, dokumenter, bøger og andet tjenstligt materiale, som jeg måtte have fået i min varetægt i forbindelse med udførelsen af mine arbejdsopgaver, skal tilbageleveres til ministeriet.

Jeg er mig bevidst, at en overtrædelse af mine tjenestepligter, herunder af min tavshedspligt, foruden eventuelle andre følger efter omstændighederne kan medføre min afsked fra udenrigstjenesten.

Denne erklæring, hvoraf jeg har modtaget en genpart, afgives på ære og samvittighed. ................, den ............... ......................

Ovenstående erklæring er afgivet over for undertegnede

Navn: ................................

Stilling: ............................

---------------------------------------------------------------------

2. Udenlandske medarbejdere

Udenlandske statsborgere, der ansættes ved repræsentationen, skal inden de tiltræder tjenesten over for repræsentationens chef afgive en erklæring i overensstemmelse med nedenstående formular:

Erklæring

Undertegnede (fulde navn) født den (dato), der er ansat ved (repræsentationen) i (sted) som (stilling), lover at iagttage tavshed med hensyn til alt, hvad jeg måtte få kendskab til eller bringe i erfaring under min tjeneste, ikke blot så længe jeg er ansat i den danske udenrigstjeneste, men også efter min fratræden. Jeg er mig bevidst, at brud på min tavshedspligt kan medføre min øjeblikkelige afsked fra tjenesten.

Jeg afgiver denne erklæring, hvoraf jeg har modtaget en genpart, på ære og samvittighed.

(sted), den (dato)

underskrift

Foranstående erklæring er afgivet over for undertegnede:

(repræsentationschefens navn)

---------------------------------------------------------------------

3. Honorære konsuler

Som anført i Instruksens Bind 1, kapitel I, afsnit E. skal honorære generalkonsuler og konsuler, men ikke vicekonsuler, ved ansættelsen afgive en løfteerklæring. Erklæringen afgives på en særlig formular, som Udenrigsministeriet sender til den overordnede repræsentation, når konsulen er udnævnt. Formularen findes på dansk, engelsk, tysk og fransk: den danske formular har følgende ordlyd:

Jeg undertegnede, der af Hendes Majestæt Dronningen af Danmark er udnævnt til dansk ...................... i ................, lover herved på ære og samvittighed, at jeg med troskab og nidkærhed vil opfylde de pligter, som ifølge denne stilling påhviler mig, samt nøje efterkomme de tjenstlige ordrer og befalinger, som af Hendes Majestæt Dronningen eller af Udenrigsministeriet måtte blive mig givet.

C. Udenrigsministeriets registrering af personlge data

Udenrigsministeriets personalekontor registrerer alle personlige data i EPOS.

Alle medarbejdere har pligt til straks at underrette personalekontoret/repræsentationen om enhver forandring for så vidt angår 1) navn, 2) civilstand/samlivsforhold, 3) antallet af børn med angivelse af navn og data, 4) statsborgerforhold, 5) bopæl, 6) telefonnummer, 7) bankkonto samt 8) nærmeste pårørendes navn, adresse samt telefonnummer. Oplysningerne bør dokumenteres ved forevisning af vielsesattest, fødselsattest etc. og skal for udeværende straks indberettes til Udenrigsministeriet.

Repræsentationen skal en gang om året sikre sig, at ændringer i de nævnte forhold for de enkelte medarbejdere er indberettet til Udenrigsministeriet.

Når repræsentationen ansætter lokale medarbejdere, skal den snarest til ministeriet indsende oplysningsskemaer i 3 eksemplarer med fotos samt lønudgiftsskema for den pågældende. Danske statsborgere i EØS-landene kan tilmeldes ATP, hvis det ikke allerede er sket. Endelig skal lokalt ansatte, der er anset for skattepligtige i Danmark, indsende deres skattekort med angivelse af skattepligtens varighed.

D. Registrering i Udenrigsministeriet af civilstandsattester

Udsendte medarbejdere kan i Udenrigsministeriet få registreret attester, der er udfærdiget i udlandet vedrørende deres eller deres husstands familiemedlemmer, for så vidt attesterne angår forhold, som i Danmark er genstand for indførsel i kirkebøgerne (fødsel, navngivne, dåb, vielse og død).

Attester, der ønskes registreret, indsendes i legaliseret stand til Udenrigsministeriet. Attester, der ikke er affattet på et nordisk sprog eller på et af hovedsprogene, skal være ledsaget af en bekræftet oversættelse til et af de nævnte sprog.

Registreringen sker ved, at attesten eller den bekræftede oversættelse af Udenrigsministeriet indføres i en særlig protokol. En udskrift af protokollen har efter dansk ret samme gyldighed som den originale attest.

E. Værneting og forkyndelser

1. Værneting

Udsendte medarbejdere, der ikke er undergivet opholdslandets domsmyndighed, kan ifølge retsplejelovens § 236 altid sagsøges i Danmark og anses at have hjemting i København. Bevarer en udsendt medarbejder bopæl i Danmark uden for København, har denne dog hjemting i den retskreds, hvor bopælen ligger.

Udsendte medarbejdere, der ikke har diplomatisk status og dermed i ikke-tjenstlige forhold er undergivet opholdslandets domsmyndighed, kan som hovedregel kun sagsøges i Danmark, hvis de har bevaret bopæl i landet.

For visse kategorier af sager har retsplejeloven dog fastsat særlige værnetingsregler. Her vil også udsendte medarbejdere, der er undergivet opholdslandets domsmyndighed, kunne sagsøges i Danmark. Dette gælder således ægteskabssager (RPL. 448 c, jf. Instruksens Bind 1, kapitel IX, afsnit E. pkt. 3), faderskabssager (RPL. 456 c), sager angående rettigheder over fast ejendom (RPL. 241) og sager om straf, erstatning eller oprejsning i anledning af retsstridige retskrænkelser (RPL. 243).

2. Forkyndelse af retslige dokumenter

Dokumentet sendes enten direkte eller gennem Udenrigsministeriet til vedkommende repræsentation, der foretager forkyndelsen under iagttagelse af fremgangsmåden i Instruksens Bind 1, kapitel VIII, afsnit B.

Forkyndelse kan ifølge retsplejelovens § 157 dog også iværksættes for medarbejderen under et midlertidigt ophold i Danmark eller på dennes bopæl eller opholdssted her i landet. Der kan også forkyndes for personer over 18 år, der hører til husstanden, eller for udlejeren eller dennes ægtefælle, hvor den pågældende bor til leje.

F. Sygdom, graviditet, barsel, adoption og omsorgsdage

1. Sygejournal

a. I hjemmetjenesten skal medarbejderen aflevere en sygemelding til kontorets sygelistefører, der skal sende en sygeliste til F.1 den første hverdag i hver måned. Kontoret skal opbevare sygemeldingerne. Blanketterne sendes til kontoret af F.1.

b. I udetjenesten skal den udsendte medarbejder aflevere en sygemelding til repræsentationens sygelistefører, der skal indsende en sygeliste til F.1 den første hverdag i månederne april, juli, oktober og januar. Repræsentationen skal opbevare sygemeldingerne. Blanketterne sendes til repræsentationen af F.1. Ved en udsendt medarbejders fratræden eller forflyttelse til andet tjenestested bedes kopi af den pågældendes sygejournal dog indsendt snarest muligt efter fratrædelsesdatoen.

Sygelisterne skal indsendes uanset, om der har været registeret fravær på grund af sygdom.

c. For lokalt ansatte indberettes sygefravær i forbindelse med de årlige indsendelser af oversigtsskemaer, som modtages fra Udenrigsministeriet.

Når en udsendt medarbejder eller en lokalt ansat medarbejder, der er skattepligtig til den danske stat eller tilmeldt en dansk kommune i henhold til EU-forordning 1408/71, har været syg i mere end 6 uger, skal dette indberettes pr. telex. Når den pågældende meldes rask, skal repræsentationen på ny indberette pr. telex.

2. Lægeattest

Under sygdom af mere end 2 ugers varighed kan Udenrigsministeriet/repræsentationen pålægge medarbejderen at fremskaffe nærmere oplysning fra en læge om sygdommens art og varighed. Lægeattesten betales af Udenrigsministeriet/repræsentationen.

3. Afskedigelse på grund af sygdom

Det kan være, at en medarbejder hyppigt er sygemeldt, eller at hans eller hendes tilstand i øvrigt giver anledning til tvivl om den helbredsmæssige egnethed for stillingen. I så fald bør den pågældendes chef eller dennes stedfortræder underrette F.1. om sygdommens art og varighed og om andre forhold af betydning for Udenrigsministeriets bedømmelse af sagen. Udenrigsministeriet kan pålægge medarbejderen at fremskaffe supplerende helbredsoplysninger. Udgiften hertil afholdes af Udenrigsministeriet.

a. Hvis en tjenestemand har fået løn under fravær som følge af sygdom i i alt 120 dage inden for 12 på hinanden følgende måneder, skal F.1. underrettes samtidig med, at der indhentes lægeerklæring. Lægeerklæringen skal indeholde en udførlig beskrivelse af samtlige subjektive og objektive sygdomsfænomener, diagnose samt en udtalelse om udsigterne til, at arbejdet varigt kan forventes genoptaget. Endvidere skal tjenestemandens læge anmodes om at skaffe relevante oplysninger om den almindelige helbredstilstand. Alle akter kan indsendes af lægen direkte til Finansministeriets lægelige konsulent eventuelt via Udenrigsministeriet i lukket kuvert mærket personligt til chefen for F.1. Udgifterne ved undersøgelsen afholdes af Udenrigsministeriet.

Fremgår det af lægeerklæringen, at tjenesten kan forventes genoptaget varigt, kan spørgsmålet om afskedigelse udsættes i et tidsrum fastsat af Finansministeriet. Attesteres det derimod, at tjenesten ikke kan forventes genoptaget med varighed, eller er tjenesten ikke genoptaget inden den fastsatte frist, kan Udenrigsministeriet tage skridt til afskedigelse af tjenestemanden med 3 måneders varsel.

Ansøger en tjenestemand om afsked som følge af helbredsbetinget tjenstudygtighed, skal ansøgningen være vedlagt en lægeerklæring, der som hovedregel betales af tjenestemanden.

b. Overenskomstansatte medarbejdere, som inden for en sammenhængende periode af 12 måneder har fået løn under i alt 120 dages sygdom, kan opsiges med en måneds varsel til fratræden ved en måneds udgang, således som det vil være bestemt i medarbejderens ansættelsesbrev. Opsigelsesvarslet er dog tre måneder, når medarbejderen har været ansat i statens tjeneste i over 6 år, og fire måneder, når medarbejderen har været ansat i over 9 år, forudsat dette er aftalt ved ansættelsen.

Opsigelsen skal ske i umiddelbar tilknytning til udløbet af de 120 dage, og medens medarbejderen endnu er syg.

c. Lokalt ansatte medarbejdere kan uden bemyndigelse opsiges på grund af sygdom efter de lokalt gældende regler og procedurer, medmindre disse regler må anses for at stille medarbejderen urimeligt ringe efter dansk opfattelse.

4. Graviditet, barsel, adoption og omsorgsdage

En ansat, der er gravid, skal give tjenestestedet meddelelse om det senest tre måneder før den forventede fødsel. Samtidig skal hun oplyse, hvornår hun regner med at begynde sin barselsorlov. Endvidere skal den ansatte inden 8 uger efter fødslen underrette tjenestestedet om, hvornår arbejdet vil blive genoptaget. Meddelelse om barselsorlov samt fravær på grund af graviditet og adoption (der ligeledes skal dokumenteres) skal indberettes til Udenrigsministeriet (F.1.). Det gælder for udsendte medarbejdere og lokalt ansatte med skattepligt til Danmark samt medarbejdere, der er tilmeldt en dansk kommune i henhold til EU-forordning 1408/71. Udenrigsministeriet fører en særskilt liste over disse fravær med henblik på eventuel dagpengerefusion.

a. Medarbejdere i Udenrigsministeriet samt udsendte medarbejdere

Som resultat af overenskomstforhandlingerne er der pr. 26. juni 1995 indgået aftale mellem Finansministeriet og Centralorganisationernes Fælles Udvalg (CFU) om fravær fra arbejdet på grund af graviditet, barsel, adoption og omsorgsdage. Tilsvarende regler er indgået i de enkelte overenskomster vedrørende de overenskomstansatte akademikere, således at alle Udenrigsministeriets medarbejdere samt de udsendte medarbejdere i praksis vil være omfattet af disse regler. Der må dog tages forbehold for mulige ændringer som følge af senere overenskomstfornyelser. Disse aftalte bestemmelser supplerer lovreglerne om fravær på grund af graviditet, barsel og adoption.

De aftalte regler betyder i hovedtræk , at en kvindelig ansat, der er omfattet af disse regler, har ret til barselsorlov med fuld løn fra det tidspunkt, hvor der skønnes at være 6 uger til fødslen samt efter fødslen i indtil 24 uger. Heraf kan de sidste 10 uger helt eller delvis benyttes af faderen, forudsat at begge forældre har dagpengegivende indtægt. Retten kan kun benyttes af en af forældrene ad gangen. Faderen har ret til løn under fravær i indtil 2 uger efter fødslen eller barnets modtagelse i hjemmet.

Både moderen og faderen har herudover ret til 10 omsorgsdage hver (fraværsdage med fuld løn og optjening af sædvanlig anciennitet) i forbindelse med barsel og adoption. Omsorgdagene kan anvendes som graviditetsorlov i 7. og evt. 8. uge før forventet fødsel eller som forlænget barsels-, fader-, forældre- eller adoptionsorlov efter udløbet af den lovbestemte orlovsperiode: eventuelt i form af gradvis genoptagelse af arbejdet på nedsat tid. I så fald skal den ansatte meddele dette senest samtidig med den pligtmæssige varsling af orloven. Omsorgsdage kan endvidere afvikles på et senere tidspunkt, dvs. uden tilknytning til orlov, som hele eller halve arbejdsdage, enkeltvis eller i sammenhæng. Anmodning om afvikling bør i så fald fremsættes tidligst muligt.

Endelig har den ansatte ret til løn under fravær i forbindelse med graviditetsundersøgelser, hvis disse skal foregå i arbejdstiden.

Nærmere oplysninger om reglerne om fravær på grund af graviditet, barsel, adoption og omsorg vil kunne fås ved henvendelse til Udenrigsministeriet (F.1.).

b. Lokalt ansatte medarbejdere

1. Lokalt ansatte medarbejdere generelt

Adgang til betalt barselsorlov mv. for lokalt ansatte medarbejdere følger som udgangspunkt lokale regler. Hvis disse regler stiller medarbejderen urimeligt ringe efter dansk opfattelse, forelægges spørgsmålet for Udenrigsministeriet (F.1).

2. Lokalt ansatte danske medarbejdere ved repræsentationer i EU-lande

Lokalt ansatte danske medarbejdere, som - i medfør af EU-forordning 1408/71 - har valgt at være omfattet af dansk sociallovgivning, er, ud over de arbejdsretlige lokale regler om adgang til betalt barselsorlov, omfattet af de danske regler om dagpenge i forbindelse med graviditet og barsel (lovbkg. nr. 549 af 23. juni 1994 med senere ændringer samt bkg. nr. 701 af 22. juli 1994).

Reglerne betyder i hovedtræk, at en kvindelig lønmodtager har ret til fravær med dagpenge i forbindelse med graviditet og fødsel fra det tidspunkt, hvor der skønnes at være 4 uger til fødslen og i 24 uger efter fødslen.

I praksis betyder dette, at medarbejdere, som har valgt dansk sociallovgivning, har ret til barselsorlov efter reglerne i opholdslandet, men mulighed for at opnå dagpenge i forbindelse med graviditet efter danske regler. Hvis barselsorloven i det pågældende EU-land er af kortere varighed end den periode, hvor der kan ydes dagpenge i henhold til danske regler, har medarbejderen således mulighed for at opnå yderligere orlov med dagpenge i den resterende periode.

Den enkelte medarbejder skal selv søge dagpenge i seneste bopælskommune.

Ovenstående må ligeledes antages at være tilfældet for lokalt ansatte danskere, der i medfør af en socialsikringsoverenskomst mellem Danmark og opholdslandet har valgt danske sociale regler.

G. Fremsættelse af forflyttelsesønsker, opslag af ledige stillinger, forflyttelsespligt

1. Fremsættelse af forflyttelsesønsker

Udenrigsministeriet søger, så vidt det er foreneligt med tjenestens interesser, at imødekomme medarbejdernes motiverede ønsker om deres placering i ude- eller hjemmetjenesten. Ønskerne kan fremsættes mundtligt eller i kortfattet skriftlig form over for Fællessekretariatet.

Opslag af ledige stillinger i udetjenesten og visse stillinger i ministeriet udsendes i overensstemmelse med gældende retningslinier til alle medarbejdere. Det påhviler repræsentationen at videregive opslaget til medarbejdere, der kan have interesse i den, selv om de måtte være fraværende på grund af sygdom eller ferie.

Ved ansøgning om ledige poster benyttes det skema, som følger med opslaget. Det indsendes til F.1. inden udløbet af den angivne frist. Beslutning om besættelse af ledige poster træffes på et personalemøde efter gældende retningslinier for de forskellige personalekategorier.

2. Opslag af ledige tjenestemandsstillinger

Tjenestemandsstillinger i udenrigstjenesten besættes efter opslag.

Ledige stillinger opslås i Statstidende. Samtidig med offentliggørelsen modtager alle medarbejdere i Udenrigsministeriet og alle repræsentationer med udsendte medarbejdere en meddelelse om opslagets ordlyd. Det påhviler repræsentationerne at videregive meddelelsen til medarbejdere, som måtte være fraværende på grund af sygdom eller ferie.

Ansøgninger indsendes til Udenrigsministeriet, om fornødent telegrafisk. Ansøgninger om stillinger i lønramme 35-42 stiles >>Til dronningen<<.

3. Forflyttelsespligt

Tjenestemænd i lønramme 37-42 og i det fællesakademiske lønrammesystem er forpligtet til at gøre tjeneste også ved repræsentationerne, jf. udenrigslovens § 5, stk. 2. Dette gælder også for hovedparten af de overenskomstansatte medarbejdere.

Tjenestemænd, der er fyldt 60 år, kan i stedet for at lade sig forflytte kræve deres afsked med pension. Dog gælder dette ikke i tilfælde, hvor tjenestemanden beordres til tjeneste i en stilling i Udenrigsministeriet, der er normeret for denne lønramme (udenrigslovens § 5, stk. 4). For overenskomstansatte kontorfunktionærer er der fastsat særlige regler ved aftale.

H. Udtalelser

1. Medarbejdere under chefsniveau

Pligten til at afgive udtalelse har vedkommende medarbejders kontorchef eller repræsentationschef.

Udtalelse skal afgives i følgende tilfælde:

- ved afslutningen af prøvetiden

- hvert halve år under uddannelsestiden

- ved en medarbejders udsendelse indtil 15 års ansættelse

- når en repræsentationschef forlader sin post, eller når medarbejderen forlader udeposten - ligeledes indtil 15 års ansættelse.

Udtalelserne gives til medarbejderen ved en personalesamtale med tjenestestedets chef. Sådanne samtaler tilsigter, at chefen mundtligt kan uddybe sin vurdering af medarbejderen og give denne råd og vejledning: medarbejderen kan kommentere vurderingen, ligesom vedkommende skriftligt kan give Fællessekretariatet sine bemærkninger til udtalelsen.

Herudover kan og bør chefer altid afgive udtalelser om deres medarbejdere, når de mener, at situationen er til det, ligesom Fællessekretariatet kan anmode om udtalelser uden for de nævnte situationer. Udtalelser skal gives senest 14 dage, efter at anmodningen er modtaget eller efter at medarbejderen/chefen har forladt sin post. Medarbejderen skal have kopi af udtalelsen.

Udtalelser mærket FORTROLIGT indsendes til chefen for F.1. i lukket kuvert mærket PERSONLIGT.

For at sikre, at kun bemyndigede personer får adgang til de udtalelser, der afgives, bør der ikke på repræsentationen opbevares kopi af disse. Hvis en repræsentationschef på et senere tidspunkt - fx i forbindelse med udarbejdelse af en ny udtalelse om samme medarbejder - ønsker at se en udtalelse, som repræsentationschefen tidligere har afgivet, kan kopi rekvireres fra Fællessekretariatet.

2. Lokalt ansatte medarbejdere

Når en repræsentationschef forlader sin post, bør han eller hun også afgive en udtalelse om de lokalt ansatte kontormedhjælpere ved repræsentationen. Udtalelserne kan enten gives på spørgeskemaerne for udsendte kontorfunktionærer eller individuelt med angivelse af de relevante oplysninger.

Der bør gives vedkommende medarbejder kopi af udtalelsen. Originalen gemmes på fortrolige akter til brug for repræsentationschefens afløser. Underretning af Udenrigsministeriet er ikke nødvendig.

I. Personalesamtaler

Personalesamtaler føres i udenrigstjenesten, dels med Fællessekretariatet, dels med nærmeste chef. Samtalerne med Fællessekretariatet er obligatoriske, mens samtalerne med chefen for den konkrete arbejdsenhed er valgfrie for medarbejderne, men samtalerne skal tilbydes. Alle chefer skal en gang årligt indberette til F.1., hvilke samtaler der har fundet sted. Der skal ikke indberettes om indholdet af samtalerne, medmindre en medarbejder beder om, at tilkendegivelser vedrørende uddannelse, fremtidig placering o.l. videregives til F.1.

1. Personalesamtaler i Fællessekretariatet

Med F-chefen

Ved

- udløbet af uddannelsestiden

- hjemkomst fra den første udepost

har hver medarbejder en samtale med chefen for Fællessekretariatet om uddannelsestidens forløb samt medarbejderens og Fællessekretariatets vurdering, råd, planer og ønsker. Der udfærdiges referat af samtalen med kopi til medarbejderen.

Med personalechefen

Ved

- udløbet af prøvetiden og efter

- hver udepost har hver medarbejder en samtale med chefen for personalekontoret.

Enhver medarbejder kan til enhver tid anmode personalechefen eller chefen for Fællessekretariatet om en samtale.

2. Personaleudviklingssamtaler med chefen for den konkrete arbejdsenhed (kontorchef, repræsentationschef)

- en gang årligt (tidspunktet valgfrit) (for alle medarbejderkategorier).

Formålet med samtalerne er at give chef og medarbejdere mulighed for at drøfte medarbejderens rolle i arbejdsenheden, arbejdsindsats og forventningerne - såvel chefens som medarbejderens - til arbejdet i det kommende år. Desuden bør drøftes spørgsmål som arbejdsklima, medarbejderens ønsker og behov for efteruddannelse og medarbejderens fortsatte karriereønsker.

Fra hver samtale tages der et referat, hvis blot en af parterne ønsker det. Det skal i givet fald godkendes af begge parter, som hver bevarer en kopi. Referatet videregives til Fællessekretariatet, hvis blot en af parterne ønsker det.

På grund af udenrigstjenestens struktur, forflyttelsespligten og de interne rokeringer er det vigtigt, at ønsker/spørgsmål om udsendelser, rokeringer og forfremmelser tages op med Fællessekretariatet, uanset om de også måtte være taget op med chefen for den enhed, hvor medarbejderen gør tjeneste.

En nærmere beskrivelse af, hvad der forstås ved en medarbejdersamtale, og hvordan denne kan forberedes, fremgår af bilaget, der også indeholder et skema til evt. fælles referat af samtalen.

Enhver medarbejder kan til enhver tid anmode sin chef om en samtale.

J. Personalesamarbejdet

De forskellige personalekategorier vælger tillidsrepræsentanter , som varetager medarbejdernes interesser over for ledelsen. Tillidsrepræsentanterne har et snævert samarbejde med Fællessekretariatet og deltager bl.a. i personalemøder for de forskellige personalekategorier. Navne på repræsentanterne fremgår af telefonbogen.

I henhold til Finansministeriets cirkulære nr. 132 af 29. november 1990 er der på enkelte større repræsentationer etableret samarbejdsudvalg.

Hvor dette ikke er krævet i cirkulæret, opfordres repræsentationschefen til at holde regelmæssige møder med personalet om samarbejdet. Ved møderne orienteres der om forestående begivenheder og ændringer, der vil have betydning for medarbejderne.

BILAG:

MEDARBEJDERSAMTALER

I. Medarbejdersamtaler

Medarbejdersamtaler i Udenrigsministeriet skal ses som et redskab i ministeriets personalepolitik, jvf. Det Personalepolitiske Grundpapir.

Medarbejdere såvel som tjenesten har et fælles personalepolitisk mål - at udvikle de menneskelige ressourcer i bred forstand.

Formålet med medarbejdersamtalen er

- at give den enkelte medarbejder og dennes chef lejlighed til at drøfte arbejdsopgaver og samarbejdsforhold og

- endvidere at give medarbejderen mulighed for at tilkendegive ønsker og behov for udvikling eller ændringer.

II. Hvad er medarbejdersamtaler?

Medarbejdersamtaler er planlagte, systematiske samtaler mellem den enkelte medarbejder og dennes chef.

Under samtalen drøftes medarbejderens arbejdsopgaver og arbejdsindsats, behov og ønsker for efteruddannelse i relation til såvel kontorets behov som medarbejderens eget behov samt andre forhold, der opleves som væsentlige i det daglige arbejde.

Der findes flere typer af medarbejdersamtaler:

- BEDØMMELSESSAMTALEN, der er en bagudrettet vurdering af medarbejderens arbejdsindsats.

- BEDØMMELSES- og PLANLÆGNINGSSAMTALEN, der er såvel bagudrettet som fremadrettet.

- PLANLÆGNINGS- og UDVIKLINGSSAMTALEN, der primært er fremadrettet ved at aftale kommende arbejdsopgaver samt afdække behov for efteruddannelse og drøfte eventuelle ønsker om kommende placering.

Det er den enkelte kontorchef og medarbejder, der sætter rammerne for samtalen.

Kontorchefen skulle gerne kunne

- give medarbejderen en tilbagemelding om dennes arbejdsindsats,

- drøfte kommende arbejdsopgaver,

- diskutere problemer/mangler i løsningen af arbejdsopgaverne, afdække behov for efteruddannelse, vejledning, etc.,

- spørge om evt. karriereplaner og

- drøfte andre forhold.

Medarbejderen skulle gerne kunne

- få en klar melding om vurdering af arbejdsindsatsen,

- drøfte evt. ønsker om ændrede arbejdsopgaver,

- diskutere mulighederne for efteruddannelse, vejledning, etc.,

- diskutere evt. karriereplanlægning og

- drøfte andre forhold.

III. Resultat af samtalen

Hvis resultatet efter samtalen er,

- at medarbejderen er klar over, hvordan arbejdsindsatsen og det daglige samarbejde bliver vurderet,

- at chefen har en større indsigt i, hvordan medarbejderen opfatter sin egen rolle og placering m.m. og

- at begge har større overblik angående det fremtidige samarbejde og en fælles forståelse for mål og midler samt ønsker om efteruddannelse og rokering

har medarbejdersamtalen tjent sit formål.

IV. Forberedelse og gennemførelse af samtalen

Indholdet af en samtalen er væsentlig, men den form, der bruges, er ligeså vigtig og ofte afgørende for, om samtalen lykkes. Så derfor:

- sæt god tid af til samtalen og sørg for uforstyrrethed,

- brug tid til at tænke grundigt over, hvad du vil sige,

- undgå ensidighed,

- en god dialog består ikke kun af spørgsmål og svar og

- skriv evt. et kort referat, der er godkendt af begge.

Nogle stikord til forberedelse:

De vigtigste faglige opgaver

- prioritering/tidsforbrug,

- planlægning/uforudsete opgaver,

- hvordan er opgaverne blevet løst og

- hvorfor gik det, som det gik.

Eventuelle ledelsesmæssige opgaver

- dit samarbejde internt i sektionen/kontoret,

- dit samarbejde med andre kontorer,

- udvikling af egne medarbejdere,

- rokering af medarbejdere (ændrede arbejdsopgaver) og

- generelt om klimaet i sektionen/kontoret.

Helhedsansvar

- dit samarbejde med kolleger,

- din villighed til at påtage dig f.eks.: mentorfunktion, undervisning, oplæring af nyansatte, uddelegering, samarbejde, service over for andre kontorer, etc.

Forhold i øvrigt

- forholdet mellem ansvar og kompetence,

- samarbejdsform mellem dig og din chef,

- efteruddannelse m.m. og

- evt. karriereplanlægning.

HUSK at det at vurdere en persons indsats, såvel resultater som arbejdsform IKKE må forveksles med en vurdering af personen. En chef har ret og pligt til at vurdere en medarbejders indsats, men ikke til at gøre det på en overlegen, bedrevidende facon, der nedgør medarbejderen.

Kontorchefens vurdering bør være afgrænset til forhold, der direkte relateres til arbejdssituationen: Konkrete opgaver, initiativ, samarbejde etc.

Det gælder naturligvis også den anden vej rundt. Kontorchefen skal behandles på samme måde.

--------------------------------------------------------------------- V. Det nedenstående skema kan evt. bruges som fælles referat --------------------------------------------------------------------- SKEMA Fælles referat af medarbejdersamtale mellem --------------------------------------------------------------------- Navn: Underskrift --------------------------------------------------------------------- Navn: Underskrift --------------------------------------------------------------------- Kontor: Dato: De vigtigste faglige opgaver og resultater i det forløbne år: --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- Hvilke arbejdsopgaver mangler du tilstrækkelig forudsætninger for: --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- Mener du, at din uddannelse og erfaring kunne bruges bedre: --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- Hvad kunne du tænke dig at ændre for at få et bedre jobindhold: --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- Er der særlige problemer i forhold til løsningen af dine arbejdsopgaver, der vedrører forholdet til kolleger, ledelse eller private forhold: --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- Har du specielle karriereønsker: --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- Har du specielle ønsker for det kommende år i relation til arbejdsopgaver, uddannelse, rokering m.m.: --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- Andet: --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- Hvad skal der gøres af hvem og hvornår: --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- Kapitel III Økonomiske vilkår for repræsentationernes personale A. Løn og pension 1. Tjenestemænd a. Løn b. Lønnens udbetaling c. Pension 2. Overenskomstansatte medarbejdere a. Løn b. Lønnens udbetaling, overførsel og omveksling c. Pension 3. Lokalt ansat personale a. Løn b. Lønnens udbetaling c. Pension B. Udetillæg for udsendte medarbejdere 1. Personkredsen 2. Børnetillæg 3. Ændringer i medarbejderens individuelle forhold 4. Repræsentationsudgifter C. Funktionstillæg for chefens stedfortræder 1. Betingelserne for at opnå funktionstillæg 2. Funktionstillæggets størrelse 3. Funktionstillæggets udbetaling D. Refusion af ekstraordinære repræsentationsudgifter 1. Generelle bestemmelser 2. Repræsentationsudgifter afholdt af den fungerende chef 3. Repræsentationsudgifter i sideakkrediteringslande 4. Doyen'ens ekstra udgifter E. Honorering af overarbejde 1. Generelle regler 2. Vederlag for overarbejde a. Udsendt kontorpersonale og udsendte vagtmestre b. Lokalt ansat personale F. Tjenestetelefon G. Godtgørelse for tjenstlig kørsel i egen bil 1. Generelt 2. Godtgørelsens størrelse 3. Afregning H. Udgifter til uniform 1. Embedsmænd 2. Vagtmestre, bude, portnere, chauffører mfl. I. Jubilæumsgratialer. Markering af jubilæer og alderspensionering. 1. Jubilæumsgratialer 2. Markering af jubilæer og alderspensionering. J. Refusion af sygeudgifter 1. Udenrigstjenestens sygeforsikring a. Personkredsen b. Bidrag c. Refusionens omfang d. Repræsentationens udbetaling af forsikringssummer e. Anvisning af forsikringssummer til dansk bank eller sparekasse f. Forskud 2. Sygeforsikring i opholdslandet 3. Refusion af sygeudgifter, der ikke dækkes af sygeforsikring K. Arbejdsskadeforsikring og kollektiv privat ulykkesforsikring 1. Udsendte medarbejdere 2. Lokalt ansatte 3. Private medhjælpere 4. Praktikanter/volontører 5. Kollektiv privat ulykkesforsikring L. Uddannelse og sprogundervisning 1. Uddannelse 2. Sprogundervisning M. Refusion af skoleudgifter 1. Generelle regler 2. Skolegang i opholdslandet 3. Skolegang i Danmark 4. Skolegang uden for Danmark og opholdslandet 5. Sprog- og anden ekstraundervisning N. Børnebesøgsrejser 1. Adgang til besøgsrejser 2. Befordringsudgifter 3. Opholdsudgifter 4. Indberetning om besøgsrejser 5. Forsikring O. Ægtefællebesøgsrejser P. Skattepligt 1. Udsendt personale 2. Lokalt ansat personale

1. Tjenestemænd

a. Løn

Under tjeneste i udlandet får en tjenestemand i princippet samme løn som under tjeneste i Udenrigsministeriet, det vil sige den fastsatte skalaløn i lønnings- og klassificeringsloven (lov nr. 13 B af 18. juni 1969) inkl. generelle tillæg samt procentregulering. Hjemmetillæg og særlige tillæg ydes ikke under tjeneste i udlandet.

Udenrigsministeriet informerer medarbejderne om generelle ændringer i de gældende lønninger og om ændringer i den individuelle løn.

b. Lønnens udbetaling, overførsel og omveksling

Efter fradrag af kildeskat, arbejdsmarkedsbidrag og bidrag til ATP (Arbejdsmarkedets Tillægspension) anvises medarbejderens løn og udetillæg (jf. afsnit B) hver måned af Udenrigsministeriet via SCL (Statens Centrale Lønanvisning) til medarbejderens sædvanlige lønkonto i Danmark. Medarbejderen må som hovedregel selv sørge for at få overført de fornødne beløb til opholdslandet. Der kan kun refunderes bankomkostninger ved en lønoverførsel pr. måned, og kun hvis disse overstiger 2 promille af det overførte beløb. Overførsel skal ske på billigst mulige måde. Fx kan omkostninger ved telegrafisk overførsel ikke refunderes.

Valutaomvekslingen skal finde sted i overensstemmelse med opholdslandets love og bestemmelser om ind- og udførsel samt omveksling af valuta. I langt de fleste lande eksisterer der kun en officiel kurs, som også er grundlaget for udetillægsberegningen. Hvis der undtagelsesvis er adgang til lovlig omveksling til præferencekurser, skal det indberettes, hvis denne adgang benyttes. Kurssvingninger inden for den gældende margen på 1,5% i forhold til paritetskursen (for dollar 0,75%) kommer ikke i betragtning.

c. Pension

Tjenestemanden har ret til:

1) Tjenestemandspension i henhold til lovbekendtgørelse nr. 724 af 9. september 1993 om tjenestemandspension. For tjenestemænd, der har gjort tjeneste på poster, der i denne henseende er klassificeret som usunde eller på anden måde særlig belastende, kan der ske nedsættelse af fradrag i egenpensionen ved førtidspensionering. Udover egenpension er tjenestemanden berettiget til børnepensionstillæg for sine børn, herunder stedbørn. Ved medarbejderens død ydes der ægtefællepension og børnepension efter nærmere regler i loven.

2) Arbejdsmarkedets Tillægspension i henhold til lov nr. 46 af 7. marts 1964.

3) Social pension i henhold til lov nr. 217 af 16. maj 1984, samt senere lovbekendtgørelser.

2. Overenskomstansatte medarbejdere

a. Løn

De forskellige kategorier af overenskomstansatte medarbejdere aflønnes på følgende måde:

Overenskomstansatte medarbejdere i den almindelige tjeneste, specialmedarbejdere og kontorfunktionærer får løn efter overenskomst mellem staten og vedkommende organisation.

Udenrigsministeriet informerer medarbejderne om generelle ændringer i de gældende lønninger for overenskomstansatte medarbejdere og om ændringer i den individuelle løn.

b. Lønnens udbetaling

Om udbetaling af lønninger, inklusive udetillæg, til overenskomstansatte medarbejdere gælder samme regler som anført under pkt. 1.b. om udbetaling af lønninger mv. til tjenestemænd.

c. Pension

Tjeneste i udlandet har ingen indflydelse på overenskomstansatte medarbejderes pensionsmæssige stilling.

De har ret til:

1) Pension i henhold til pensionsordningen under den faglige overenskomst, de er ansat efter.

2) Arbejdsmarkedets Tillægspension i henhold til lov nr. 46 af 7. marts 1964.

3) Socialpension. I henhold til lov nr. 217 af 16. maj 1984.

Medarbejdere, der ikke har ret til pension i henhold til en pensionsordning under en faglig overenskomst, er berettigede til en supplementsunderstøttelse i henhold til Økonomi- og Budgetministeriets cirkulære af 26. januar 1972, eller opsat understøttelse i henhold til Finansministeriets cirkulære af 27. april 1979.

For at opnå en af de nævnte understøttelser er det en betingelse, at medarbejderen har været heldagsbeskæftiget i statens tjeneste i mindst 15 år efter det fyldte 30. år og fratræder enten efter det fyldte 67. år eller på grund af svagelighed (som skal dokumenteres med en lægeattest).

For deltids- eller sæsonbeskæftigede medarbejdere skal beskæftigelsen efter det fyldte 30. år svare til mindst 7 års fuld tjeneste inden for en sammenhængende periode af 15 år. Medarbejdere, der går på efterløn, det vil sige mellem det 60. og 67. år, er berettigede til opsat understøttelse, der kommer til udbetaling fra det fyldte 67. år.

3. Lokalt ansat personale

a. Løn

Lønninger for lokalt ansatte medarbejdere fastsættes af repræsentationen på grundlag af 1) lokale lønninger til stillinger, der med hensyn til arbejdets art og omfang og den ansattes uddannelse og anciennitet kan sammenlignes med repræsentationens, 2) de lønninger, der betales af andre vestlige og navnlig skandinaviske repræsentationer på stedet, samt 3) eventuelle skattemæssige fordele ved ansættelse i en udenlandsk repræsentation.

Skattekompensation

For så vidt angår pkt. 3 skal det i ansættelseskontrakten fremhæves, at medarbejderens løn til enhver tid fastsættes under hensyntagen til skattepligtsforhold som uddybet nedenfor. Det skal m.a.o. fremgå, at ændringer i skattepligtsforholdene m.m. vil medføre en ændret lønfastsættelse.

Ved mange repræsentationer findes både skattepligtige og ikke-skattepligtige lokalt ansatte. I sådanne tilfælde skal der, med henblik på at opnå at lokalt ansatte med ens arbejde på en given repræsentation opnår ens nettoløn, ske regulering i lønnen for skattepligtsforhold.

1. For lokalt ansatte med skattepligt i opholdslandet fastsættes lønnen som bruttoløn. Den pågældende skal dokumentere, at der betales skat.

2. For lokalt ansatte, der ikke er skattepligtige i opholdslandet (eller som er skattepligtige, men hvor opholdslandet ikke udøver beskatningsretten), fastsættes lønnen som nettoløn, dvs. der skal foretages fradrag svarende til den skat, der skulle have været betalt i forhold til de lokale skatteregler. Ved beregningen indgår der kun standardtakster/fradrag, mens der ikke tages hensyn til individuelle skatteforhold.

3. For lokalt ansatte, der er fastholdt af skattepligt til Danmark , fastsættes lønnen som nettoløn med kompensation for dansk skat og arbejdsmarkedsbidrag efter de aktuelle danske skatteregler for den lokalt ansatte medarbejder. I beregningen indgår kun standardtakster/fradrag, mens der ikke tages hensyn til individuelle skatteforhold. Det følger heraf, at bruttolønnen kan variere, idet den beror på den skattebetaling (kompensation) som de aktuelle skatteregler måtte føre til.

Lønregulering

Inden for rammerne af repræsentationens budget (konto 11.58.XX) kan lønningerne til lokalt ansat personale uden særskilt bemyndigelse forhøjes i takt med et lokalt officielt eller halvofficielt prisindeks eller lønningssystem. Lønforhøjelser skal straks indberettes. Under hensyn til evt. lønsystemer kan repræsentationen fordele de dokumenterbare lønstigninger, som de lokalt ansatte, ifølge relevante lønindeks mv., skal have fra budgetteringstidspunktet til forbrugstidspunktet. Hvis lønsumsrammen overskrides udover det beløb, som efterfølgende bliver godkendt som lønstigning, er repræsentationen ansvarlig for, at der ubetinget sker en tilsvarende kompenserende besparelse på lønsumsrammen det følgende år. Dokumentation for lønstigninger indsendes i forbindelse med det årlige forbrugsskøn.

Gratialer

Udbetaling af gratialer og andre engangsbeløb i overensstemmelse med lokale regler eller sædvane på stedet kan uden særlig bemyndigelse finde sted inden for rammerne af repræsentationens budget.

b. Lønnens udbetaling

Medmindre anden ordning er truffet i det enkelte tilfælde udbetales lønnen til lokalt ansatte i lokal mønt ved repræsentationens kasse. Udgiften debiteres konto 11.58.01.

Hvis en lokalt ansat dansk statsborger er skattepligtig til Danmark, anvises lønnen af Udenrigsministeriet. Repræsentationen skal indberette de tilfælde, hvor der er skattepligt til Danmark (Kap. III, afsnit P).

c. Pension

1. Lokalt ansatte danske medarbejdere har ret til:

A. Socialpension , hvis de opfylder betingelserne anført i lov nr. 217 af 16. maj 1984.

Med virkning fra 1. oktober 1984 skete der en ændring vedrørende tillæggelse af dansk socialpension til danske statsborgere, der er bosat i udlandet.

1) Personer med dansk indfødsret, som er fyldt 67 år, og som har optjent fuld socialpension eller delpension på baggrund af mindst 30 års bopælstid i Danmark, har herefter ret til at få tillagt pension overalt i udlandet.

Ved opgørelse af bopælstid i Danmark - der optjenes mellem det fyldte 15. år og det fyldte 67. år - sidestilles:

a) forhyring med dansk skib

b) ophold i udlandet som udsendt repræsentant for en dansk offentlig myndighed

c) ophold i udlandet i øvrigt som beskæftiget i offentlig dansk interesse

d) ophold i udlandet som ansat i dansk firmas filial eller datterselskab

e) ophold i udlandet med henblik på uddannelse.

Ansøgning om socialpension sendes til den seneste bopælskommune i Danmark. Ansøgere, der ikke har haft bopæl i Danmark, skal sende ansøgningen til Sikringsstyrelsen.

2) For personer, der ikke opfylder betingelserne om mindst 30 års bopælstid i Danmark, er det - som hidtil - en betingelse for tillæggelse af dansk socialpension, at der tages fast ophold i Danmark. Socialpensionen tillægges med omgående virkning efter hjemflytningen til Danmark, men kan herefter kun medtages til udlandet efter dispensation.

3) Personer med dansk indfødsret kan derimod medtage en allerede tillagt pension overalt i udlandet, hvis de har haft mindst 10 års bopæl i Danmark i optjeningstiden umiddelbart inden det tidspunkt, hvorfra pensionen ydes.

4) Særlige regler gælder, for så vidt angår personer med fast bopæl i en anden EU-medlemsstat, et andet nordisk land eller et land, med hvilket man efter overenskomst har fraveget kravet om bopæl i Danmark.

Tvivlsspørgsmål om anvendelsen af de nye regler bør forelægges for den berørte persons seneste opholdskommune eller eventuelt Sikringsstyrelsen.

B. Supplementsunderstøttelse . Medarbejdere, der ikke har ret til pension i henhold til en pensionsordning under en faglig overenskomst, er berettiget til en supplementsunderstøttelse i henhold til Økonomi- og Budgetministeriets cirkulære af 26. januar 1972, eller en opsat understøttelse i henhold til Finansministeriets cirkulære af 27. april 1979.

For at opnå en af disse to understøttelser er det en betingelse, at medarbejderen har været heldagsbeskæftiget i statens tjeneste i mindst 15 år efter det fyldte 30. år, og fratræder enten efter det fyldte 67. år eller på grund af helbredsforårsaget u-tjenstdygtighed (som skal dokumenteres med en lægeattest). For deltids- eller sæsonbeskæftigede medarbejdere skal beskæftigelsen efter det fyldte 30. år svare til mindst 7 års fuld tjeneste inden for en sammenhængende periode på 15 år.

Medarbejdere, der går på efterløn, dvs. mellem det 60. og 67. år, er berettiget til opsat understøttelse, der kommer til udbetaling fra det fyldte 67. år.

C. Understøttelse efter trangskriteriet . Hvis medarbejderen ikke er berettiget til de nævnte pensioner eller understøttelser, eller hvis det tildelte beløb vil være utilstrækkeligt som eksistensgrundlag, kan der efter ansøgning tildeles den pågældende en understøttelse, som inden for en beløbsmæssig afgrænsning er tilpasset forholdene i den konkrete situation. For at opnå understøttelsen er det en betingelse, at medarbejderen har været heldagsbeskæftiget i statens tjeneste i mindst 15 år efter det fyldte 30. år og fratræder efter det fyldte 67. år (eller den gældende pensionsalder i opholdslandet) eller på grund af helbredsforårsaget utjenstdygtighed, som skal dokumenteres med en lægeattest . Indstilling til Udenrigsministeriet om tildeling af understøttelsen skal indeholde følgende oplysninger:

Ansøgerens navn, fødselsdato, bopæl, ægteskabelige stilling (for gifte, dato for ægteskabets indgåelse), forsørgerpligt over for børn under 18 år, stilling ved ansættelsens ophør, ansættelsestid i dansk statstjeneste, slutløn i lokal valuta (og omregnet til D.kr.). Endvidere skal der oplyses om ansøgerens indtægts- og formueforhold og om, hvorvidt den pågældende modtager ydelser efter et socialt sikringssystem og i bekræftende fald med hvilket beløb.

Understøttelsen tildeles for 2 år ad gangen. Ca. 4 måneder inden en bevilget understøttelse udløber, indberetter repræsentationen om eventuelle ændringer i ansøgerens indtægts- og formueforhold samt om pris- og kursudviklingen de forudgående to år. Det sker med henblik på forlængelse og eventuel nyberegning af understøttelsen for en ny 2-årig periode.

Den tillagte understøttelse udbetales ved repræsentationens foranstaltning og konteres på 1410.8140(SCR), kontonr. 52.30.02.

Repræsentationen skal indberette, når en modtager af understøttelse er afgået ved døden.

2. Lokalt ansatte medarbejdere af udenlandsk nationalitet har ret til:

A. Supplementsunderstøttelse , hvis de opfylder betingelserne for lokalt ansatte danske medarbejdere (pkt. c.1.B).

B. Understøttelse efter trangskriteriet . Hvis medarbejderen ikke er pensionsberettiget i opholdslandet kan der efter ansøgning tillægges en pensionslignende understøttelse fra den danske stat, jf. pkt. c.1.C anførte vedrørende lokalt ansatte danske medarbejdere.

B. Udetillæg for udsendte medarbejdere

1. Personkredsen

Under tjeneste i udlandet modtager de udsendte medarbejdere udetillæg efter reglerne i § 9 i lov nr. 5 (B) af 7. juni 1958 om normering og klassificering af statstjenestemandsstillinger.

Udetillægget ydes til dækning af merudgifter som følge af tjenesten i udlandet, og medregnes ikke til den skattepligtige indkomst, jf. Ligningslovens § 7, litra r, jf. punkt P.

Medarbejdere, der udsendes af andre ministerier end Udenrigsministeriet, modtager udetillæg, der fastsættes efter de retningslinier, som gælder for udenrigstjenesten.

Vedrørende fastsættelse af udetillægget henvises til særskilt publikation »Orientering om fastsættelsen af udetillæg«.

2. Børnetillæg

En række udgifter for børn refunderes særskilt, jf. afsnit J, M og N om henholdsvis sygeudgifter, skoleudgifter og børnebesøgsrejser. Endvidere modtager medarbejderen under udetjeneste et børnetillæg. Der henvises til »Orientering om fastsættelsen af udetillæg«.

3. Ændringer i medarbejderens personlige forhold

Ændringer i medarbejderens personlige forhold, som har indflydelse på udetillæggets størrelse, skal straks indberettes af repræsentationen. Det vil bl.a. sige ændring af medarbejderens civilstand, herunder ophør af ægteskab/samlivsforhold under tjenesten, ændringer i børnenes antal og opholdssted. Endvidere ændring i forhold, som influerer på børnetillæggets størrelse, herunder ændrede indtægtsforhold for børn over 18 år, fx ved modtagelse af Statens Uddannelsesstøtte, samt ved skift af bolig. Se endvidere »Orientering om fastsættelsen af udetillæg«, punkt I, F.

4. Repræsentationsudgifter

Medarbejderens udgifter til normal repræsentation i opholdslandet refunderes inden for et fastlagt budget, »repræsentationsramme«, en gang om måneden. Repræsentationsrammen samt kuvertpriser for de forskellige former for repræsentation fastsættes hvert finansår på grundlag af et budget opstillet af medarbejderen. Det sammenholdes med det forudgående års afholdte repræsentation og Udetillægsnævnets og Udenrigsministeriets skøn over det ønskelige omfang af tjenstlig repræsentation på posten.

Medarbejdere hæver en gang om måneden udgifter til de allerede afholdte repræsentationsudgifter i måneden beregnet efter den fastsatte kuvertpris. De fastsatte kuvertpriser falder alt efter repræsentationsart (middag, frokost etc.) i kategorierne med og uden fremmed hjælp. I beregningen af kuvertpriser indgår udgifter til mad, drikkevarer, blomster, lys mv. For så vidt angår restaurantrepræsentation, refunderes den faktiske udgift efter regning, men inden for kuvertmaksimum.

Herudover kan der hæves udgifter til trykning af visitkort, indbydelseskort, velgørenhed, udgifter til blomster og gaver mv. Denne såkaldte »anden repræsentation« kan dog kun maksimalt udgøre 10% af repræsentationsrammen.

Repræsentationsrammen fastsættes for hvert finansår. Skema med oplysning om repræsentationsrammer og kuvertpriser sendes til repræsentationen efter Udetillægsnævnets godkendelse.

Medarbejdere under chefsniveau kan selv disponere inden for 75% af den godkendte repræsentationsramme for hvert finansår. De resterende 25% indgår i en pulje på repræsentationen. Udover de nævnte 25% tildeles repræsentationen ekstra repræsentationsmidler, hvis størrelse afhænger af den samlede udmeldte repræsentationsramme. Den samlede pulje anvendes som et supplement til medarbejdernes individuelle repræsentationskonti, og er i øvrigt til rådighed for alle medarbejdere under chefsniveau, såvel udsendte som lokalt ansatte, der ikke har fast tillagt repræsentationsramme.

Anvendelsen af puljen fastlægges lokalt og under repræsentationschefens ansvar.

Repræsentationen kan disponere inden for den samlede udmeldte repræsentationsramme, herunder omfordele ved repræsentationsårets afslutning i tilfælde af merforbrug / mindreforbrug for alle udsendte. Repræsentationschefen kan kun undtagelsesvis få del i disse puljemidler.

Kopier af de månedlige opgørelser over en medarbejders repræsentationsudgifter og repræsentationens forbrug af puljemidler indsendes til F.1. ved årets afslutning (eller ved fratrædelse fra posten) påført eventuelt mindre- eller merforbrug og overført eller modtaget beløb ved omfordeling.

Nyudsendte medarbejdere overtager som hovedregel forgængerens repræsentationsramme.

I forbindelse med stillingsskift kan der kun disponeres over den del af den udmeldte repræsentationsramme, der svarer til antallet af udsendte måneder i kalenderåret. Fx kan en medarbejder, der hjemkaldes 1. september disponere over 8/12 af rammen og en efterfølger, der tiltræder, over 4/12 af rammen.

C. Funktionstillæg for chefens stedfortræder

1. Betingelserne for at opnå funktionstillæg

Funktionstillæg ydes kun til medarbejdere, der har varetaget repræsentationens ledelse i forhold til Udenrigsministeriet i en sammenhængende periode på over 6 uger.

En repræsentationschef anses for at varetage ledelsen af repræsentationen fra sin ankomst til posten, og så længe han eller hun er til stede i opholdslandet, medmindre det indberettes, at repræsentationschefen på grund af sygdom, ferie eller tjenesterejse har overgivet ledelsen til souschefen.

Hvis flere medarbejdere successivt har fungeret i chefens sted i en sammenhængende periode på over 6 uger, tilkommer der hver enkelt funktionstillæg for det antal dage, denne har fungeret.

2. Funktionstillæggets størrelse

Størrelsen af funktionstillægget udgør l promille af differencen mellem standardrepræsentationsrammen for en repræsentationschef og en ministerråd, jf. »Orientering om fastsættelsen af udetillæg«, punkt III, B.

Hvis en funktionsperiode strækker sig over mere end 90 dage, udgør funktionstillægget det dobbelte af satsen. Det højere funktionstillæg anvendes på hele funktionsperioden, uanset om stedfortræderen allerede for en del af perioden måtte have fået funktionstillæg udbetalt efter den normale sats.

3. Funktionstillæggets udbetaling

Funktionstillæg kan uden særlig bemyndigelse fra Udenrigsministeriet udbetales ved funktionsperiodens udløb eller månedligt, hvis stedfortræderen ønsker det.

Funktionstillæg posteres på konto 95.71.01 og indberettes samtidig til Udenrigsministeriet.

D. Refusion af ekstraordinær repræsentationsudgifter

1. Generelle bestemmelser

Udsendte medarbejdere vil efter indstilling fra repræsentationen helt eller delvist kunne få refunderet udgifter til repræsentation, der går væsentligt ud over, hvad der var forudsat ved repræsentationsrammens fastsættelse. Inden sådanne udgifter afholdes, skal Udenrigsministeriets bemyndigelse indhentes, og for udgifterne skal der aflægges dokumenteret regnskab. Evt. medfinansiering af ekstraordinær repræsentation skal aftales i god tid i forberedelsesfasen med de tilrejsende.

Refusion gives eksempelvis ved ekstraordinære udgifter i anledning af officielle besøg af Kongehusets medlemmer, af regeringen og gæsteoptræden af Den kgl. Ballet.

For så vidt angår repræsentation til gavn for dansk erhvervsliv, er der mulighed for refusion af ekstraordinære udgifter afholdt i forbindelse med større erhvervsfremstød, som fx udstillinger, danske uger, forevisning af erhvervsfilm og besøg af erhvervsdelegationer. Det er en betingelse for refusion fra Udenrigsministeriet, at udgifterne ikke kan søges refunderet hos andre instanser, og at de naturligt kan siges at vedrøre Udenrigsministeriets budget. Repræsentation i anledning af danske forretningsfolks besøg eller til fremme af konkrete handelssager bør afholdes af medarbejderens repræsentationsramme.

Når det af tjenstlige grunde må anses for ønskeligt, at en medarbejder er medlem af en stedlig klub, kan Udenrigsministeriet efter indstilling fra repræsentationschefen yde hel eller delvis refusion af indmeldelsesgebyret, hvis gebyret udgør en uforholdsmæssig stor udgift i forhold til udetillægget. Kontingentet betales derimod af medarbejderen selv.

Udenrigsministeriets bemyndigelse til ekstraordinær repræsentation skal indhentes, inden udgiften afholdes.

2. Repræsentationsudgifter afholdt af den fungerende chef

Når en medarbejder fungerer i repræsentationschefens sted i over 14 dage, men i mindre end de 43 dage, der er betingelsen for at opnå funktionstillæg (jf. afsnit C), kan Udenrigsministeriet efter indstilling refundere ekstraudgifter til repræsentation, hvis repræsentationschefen bekræfter, at de pågældende udgifter ellers ville være blevet afholdt af ham.

Refusion bør kun søges for udgifter af en sådan størrelsesorden, at det i betragtning af størrelsen af stedfortræderens repræsentationsramme skønnes rimeligt, at de refunderes ham. På den anden side er det ingen betingelse for at opnå refusion, at det drejer sig om sådanne ekstraordinære repræsentationsudgifter, som er beskrevet under punkt 1.

3. Repræsentationsudgifter i sideakkrediteringslande

Under rejser i lande, hvor repræsentationschefen er sideakkrediteret, kan denne inden for rimelige rammer opføre udgifter til repræsentation på sit rejseregnskab. Hvis repræsentationschefen anser det for nødvendigt at udvise en mere omfattende gæstfrihed i et sideakkrediteringsland, bør Udenrigsministeriets bemyndigelse til at afholde udgifterne så vidt muligt indhentes på forhånd.

4. Doyen'ens ekstra udgifter

Hvis en repræsentationschef er doyen for det diplomatiske korps på stedet, kan Udenrigsministeriet bevilge ekstraordinære repræsentationsmidler til dækning af de ekstra udgifter. Udenrigsministeriets bemyndigelse skal indhentes, inden udgiften afholdes.

E. Honorering af overarbejde

Følgende regler gælder for medarbejdere, som ifølge deres overenskomst honoreres for overarbejde (dvs. reglerne gælder ikke for medarbejdere, der honoreres for merarbejde).

1. Generelle regler

Overarbejde skal så vidt muligt undgås og skal som hovedregel kompenseres ved afspadsering.

Afspadsering finder sted efter formlen 1 times overarbejde = 1 1/2 times afspadsering for de første 3 timers overarbejde og med 2 timers afspadsering for hver følgende overarbejdstime samt for arbejde på søn- og helligdage.

Kun når særlige forhold (ikke afviklingen af medarbejdernes normale ferier) nødvendiggør overarbejde gennem en længere periode og i sådant omfang, at overarbejdet ikke inden for en rimelig tid fuldt ud vil kunne kompenseres ved ekstra fritid, bør repræsentationen søge om Udenrigsministeriets bemyndigelse til i stedet at betale den pågældende medarbejder vederlag efter reglerne under pkt.2.

2. Vederlag for overarbejde

Overarbejdsvederlag kan kun gives for arbejde ud over den fastsatte norm for det ugentlige antal arbejdstimer for udenrigstjenesten. Dette gælder, selv om repræsentationens arbejdstid er fastsat til mindre end denne norm.

En deltidsansat medarbejders overarbejde inden for den fastsatte daglige arbejdstid for fuldtidsansatte honoreres til sædvanlig timetakst eller afspadseres med 1 time for hver times overarbejde.

a. Udsendt kontorpersonale og udsendte vagtmestre

For overarbejde modtages:

Samme timesatser, som gælder under tjeneste i Danmark.

Ved månedens udgang indsendes overarbejdssedler til Udenrigsministeriets lønanvisning, som anviser beløbet efter fradrag af sædvanlig skat. De skal være attesteret af repræsentationen og angive årsagen til overarbejdet.

b. Lokalt ansat personale

For lokalt ansat personale udgør vederlaget pr. overarbejdstime 150% af medarbejderens gennemsnitlige timeløn. For arbejde på søn- og helligdage udgør vederlaget 200%. Vederlaget udbetales af repræsentationen og posteres på konto 11.58.02.

F. Tjenestetelefon

For repræsentationschefens vedkommende afholdes udgifterne til installation af telefon samt til abonnements- og samtaleafgifter af statskassen: dog refunderer vedkommende chef eventuelle samtaleafgifter for private udenbys samtaler.

Udgifterne ved installering af telefon i andre udetillægslønnede medarbejderes boliger afholdes af statskassen efter reglerne i kapitel IV, afsnit A, pkt. 6.c. Samtaleafgifterne afholdes af medarbejderen selv. Tjenstlige samtaler refunderes ved repræsentationens kasse.

For lokalt ansatte medarbejdere kan repræsentationen indstille til Udenrigsministeriet, at der for statskassens regning installeres en telefon i deres bolig, når dette er tjenstligt påkrævet. Hvis telefonen bevilges, afholder statskassen udgifterne til både installation og abonnement og tjenstlige udenbys samtaler. Derimod må medarbejderen selv afholde andre samtaleafgifter.

G. Godtgørelse for tjenstlig kørsel i egen bil

1. Generelt

I henhold til Finansministeriets cirkulære om tjenesterejseaftalen nr. 25/95 af 30. maj 1995 kan der ydes repræsentationens medarbejdere godtgørelse for tjenstlig kørsel i egen bil.

Godtgørelsen ydes kun for tjenstlig kørsel uden for pladsens grænser. Udgifter til kørsel inden for pladsens grænser må afholdes af udetillægget, hvor der er indregnet midler til dækning af transportudgifter svarende til en årlig, tjenstlig og privat bilkørsel på 10.000 km.

Hvis der undtagelsesvis gives en medarbejder tilladelse til at leje en bil uden fører til tjenstlig kørsel, beregnes godtgørelsen efter samme regler som godtgørelse for kørsel med egen bil. Den kan dog aldrig overstige medarbejderens faktiske udgifter.

Ved tjenesterejser i egen bil, som lige så godt kunne være foretaget med tog, kan den samlede rejsegodtgørelse, som omtalt i kapitel VI, afsnit C, pkt. 2.d., ikke overstige prisen for togrejsen.

Hvis repræsentationen råder over en tjenestebil, skal denne så vidt muligt anvendes ved tjenstlig kørsel.

2. Godtgørelsens størrelse

Godtgørelsen udgør for tiden (1997) 130 øre pr. kilometer.

Hvis en medarbejder regelmæssigt og i større omfang benytter egen bil til tjenstlig kørsel, kan der dog ydes ham en godtgørelse på 233 øre pr. kilometer for de første 12.000 km inden for et år. Herudover godtgøres der kun de normale 130 øre pr. kilometer. Den højere godtgørelse forudsætter, at repræsentationen fra Udenrigsministeriet har indhentet en særlig bemyndigelse, som vil indeholde en afgrænsning af den kørsel, medarbejderen kan foretage til den højere takst.

Hvis omkostningerne ved bilkørsel i opholdslandet afviger væsentlig fra omkostningerne ved kørsel i Danmark, kan Udenrigsministeriet efter indstilling fra repræsentationen fastsætte andre kilometertakster end de angivne.

3. Afregning

Tjenstlig kørsel i egen bil afregnes på særlige blanketter, der rekvireres fra Udenrigsministeriet.

Når godtgørelse gives efter den højere takst i henhold til særlig bemyndigelse fra Udenrigsministeriet, jf. ovenfor under pkt. 2., 2. afsnit, skal det i hver enkelt afregning anføres, hvor mange kilometer medarbejderen i den forløbne del af kalenderåret i alt har kørt i henhold til bemyndigelsen.

Afregninger for kørsel i egen bil under tjenesterejser vedlægges som udgiftsbilag til det rejseregnskab, medarbejderen i henhold til kapitel VI, afsnit D., skal aflægge for repræsentationen senest 14 dage efter rejsens afslutning.

Godtgørelser for anden tjenstlig kørsel, som udbetales af repræsentationen, føres til udgift for konto 14.10.11. Medarbejderens afregninger, der skal attesteres af repræsentationens chef, indsendes som bilag til repræsentationens månedsregnskab.

H. Udgifter til uniform

1. Embedsmænd

Embedsmænd i udenrigstjenesten, der har pligt til at gå med uniform, kan få et tilskud af staten til den første anskaffelse af uniform, hvad enten embedsmanden anskaffer sig en uniform i overensstemmelse med den foreskrevne model i uniformsreglementet for udenrigstjenesten af 9. februar 1963 eller en brugt blå uniform af den model, der anvendtes, før uniformsreglementet trådte i kraft. Beregningen af tilskuddet fremgår af uniformsreglementet.

Embedsmænd, som ikke har pligt til at gå med uniform kan ikke få tilskud af staten, hvis de måtte ønske at anskaffe sig en ny uniform eller en brugt uniform af ny eller ældre model.

2. Vagtmestre, bude, portnere, chauffører mfl.

I det omfang repræsentationens chef anser det for ønskeligt, at vagtmestre, bude, portnere, chauffører og andre medarbejdere i lignende stillinger bærer uniform under tjenesten, forsynes de med uniform finansieret over repræsentationens budget. Nyansat personale kan først få udleveret uniform efter en prøvetid på 3 måneder.

Personalet ved samme repræsentation skal bære uniformer af samme farve.

Personalet er forpligtet til på egen bekostning at vedligeholde deres uniform.

Eventuelle mangler skal reklameres straks ved modtagelsen.

I. Jubilæumsgratialer. Markering af jubilæer og alderspensionering

1. Jubilæumsgratialer

Enhver, der er ansat i statens tjeneste, modtager efter god tjeneste ved sit 25, 40 og 50 års jubilæum et gratiale samt et jubilæumsdiplom. Gratialet er pr. 1. april 1997 fastsat til henholdsvis 4.600 kr., 5.700 kr. og 6.900 kr.

Jubilæumsdagen regnes fra den dag, den pågældende først blev ansat i den danske stats tjeneste.

For lokalt ansatte medarbejdere gælder, at disses anciennitet ved repræsentationen beregnes af vedkommende repræsentation. I god tid inden jubilæumsdagen indberettes det til Udenrigsministeriet for at få udfærdiget et diplom, som underskrives af direktøren, samt bemyndigelse til udbetaling af gratiale. For lokalt ansatte medarbejdere udgør gratialet en måneds løn, dog maksimalt modværdien af de ovenfor fastsatte gratialer.

Jubilaren kan holde fri på jubilæumsdagen.

2. Markering af jubilæer og alderspensionering

For medarbejdere i hjemmetjenesten og for udsendte ved repræsentationerne vil der kunne refunderes op til 1.000 kr. til et arrangement for familie og kolleger med tilknytning til arbejdspladsen. Markeringen kan gennemføres efter vedkommendes eget ønske og efter regning. Tilsvarende gælder lokalt ansatte, hvor et evt. arrangement skal gennemføres ved repræsentationens foranstaltning.

Det understreges, at beløbet ikke kan udbetales som et yderligere jubilæumsgratiale eller løntillæg.

Medarbejdere i hjemmetjenesten vil inden for nævnte overgrænse få beløbet refunderet efter fremsendelse af notits til F.1 bilagt dokumentation for udgiftens afholdelse. For udetjenesten vil beløbet uden forudgående bemyndigelse kunne hjemposteres over mellemregnskabet med Udenrigsministeriet.

J. Refusion af sygeudgifter

1. Udenrigstjenestens sygeforsikring.

a. Personkredsen

Automatisk forsikrede er alle udsendte medarbejdere, herunder medarbejdere, der som stipendiater opholder sig i udlandet, hjemmeboende børn under 21 år, som de forsørger, og samlevende ægtefæller. Ægtefæller, der ikke har fast ophold på tjenestestedet, omfattes af sygeforsikringsordningen under midlertidigt ophold på medarbejderens opholdssted. Det samme gælder børn under 21 år, der fortsat modtager bidrag til deres underhold fra medarbejderen.

Husmedhjælp og andre, der er ansat privat i udsendte medarbejderes husholdning og er af nordisk nationalitet, kan tilmeldes ordningen ved indberetning fra repræsentationen med oplysning om navn og CPR-nr. Inden for EØS-området stilles som betingelse for optagelse i Udenrigstjenestens sygeforsikring, at den pågældende hushjælp har valgt (E 103) at være omfattet af dansk sociallovgivning. Privat ansatte af anden nationalitet kan kun optages i sygeforsikringen, når en betryggende sygeforsikring ikke kan tegnes i opholdslandet eller andre særlige grunde taler for det. Husmedhjælperes og andre privat ansattes familiemedlemmer kan normalt ikke optages i Udenrigstjenestens sygeforsikring.

Efter indstilling fra repræsentationen kan følgende personer blive forsikret mod betaling af det fastsatte bidrag:

Lokalt ansatte medarbejdere af nordisk nationalitet samt deres hjemmeboende børn under 21 år og samlevende ægtefæller, som de forsørger.

b. Bidrag

Udenrigstjenestens sygeforsikring finansieres gennem de forsikredes bidrag suppleret med statstilskud.

Bidrag for udsendte medarbejdere og bidrag for privat ansat hushjælp mfl., der omfattes af Udenrigstjenestens sygeforsikring, er generelt blevet afkortet i udetillægget.

Årsbidraget for lokalt ansatte nordiske medarbejdere, der er optaget i sygeforsikringen, er på 1.800 kroner for gifte og 1.200 kroner for ugifte og opkræves af repræsentationerne i månedlige rater.

c. Refusionens omfang

Udenrigstjenestens sygeforsikring refunderer 80% af udgifterne ved følgende former for sygdomsbehandling mv. Enkelte forsikringsselskaber (p.t. Tryg-Baltica og Danmark Sygeforsikring) kan evt. tilbyde forsikring for de resterende 20%. Overstiger de 20%, som den forsikrede selv må bære, medarbejderens økonomiske evne, kan Udenrigsministeriet dog efter ansøgning yde et tilskud.

1. Sygdomsbehandling, som fx lægebehandling, hospitalsophold og andre lægeordinerede sygdomsbehandlinger samt fødsler. Udgifter til rekreation betales som hovedregel ikke: drejer det sig om klart medicinsk indiceret rekreation, som overstiger den forsikredes økonomiske evne, kan Udenrigsministeriet dog efter ansøgning yde tilskud.

2. Lægeordineret specialmedicin, som fx antibiotika og hjertemedicin. Derimod betaler forsikringen ikke gængse medicinske præparater og styrkende midler, som også anvendes uden lægeordination, som bl.a. hovedpinetabletter, sovepiller, vitaminpræparater, hostesaft, jod og andre sårrensemidler. Forsikringen betaler heller ikke udgifter til termometre, høreapparater, forbindsstoffer, skoindlæg, elektromedicinske apparater, stokke, briller og brilleglas samt sygeplejeartikler af glas, gummi og bakelit m.m.

3. Vaccinationer

4. Kæbekirurgi, behandling af paradentose og børns tandretning. Derimod betaler forsikringen ikke anden tandlægebehandling, som fx tandrensning, plombering, tandudtrækning, stifttænder, broer etc. Til mere omfattende tandbehandlinger, der overstiger den forsikredes økonomiske evne, kan Udenrigsministeriet dog efter ansøgning yde tilskud.

Endvidere refunderes:

Rejser med henblik på sygdomsbehandling, hvis udgifterne til lokal behandling overstiger de samlede udgifter til rejsen og behandling i Danmark eller andetsteds, hvor passende behandling kan opnås. Endvidere vil rejseudgifter undtagelsesvis kunne refunderes, hvis rejsen er nødvendig, fordi forsvarlig behandling ikke kan opnås på stedet. Disse rejseudgifter kan refunderes med op til 100%. Det er en forudsætning, at der er tale om sygdom af så akut karakter, at behandlingen ikke kan udskydes, til hjemrejse finder sted i anden anledning.

Støtte til hjemrejse til Danmark i forbindelse med sygdom og død i den nærmeste familie (ægtefælle, børn, forældre). Udenrigsministeriet kan efter en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde give støtte til hjemrejse for en udsendt medarbejder eller dennes ægtefælle i forbindelse med alvorlig sygdom og død i den nærmeste familie: støtte til hjemrejse kan normalt kun gives en gang under et sygdomsforløb. Ved afgørelsen om, hvorvidt tilskud til rejse kan bevilges, lægges der vægt på rejseomkostningernes størrelse samt mulighederne for at udnytte sommerferierejser o.l. til formålet. Der kan maksimalt refunderes 80% af billetprisen fra tjenestestedet til Danmark.

Repræsentationen er bemyndiget til at udbetale et rejseforskud til enten medarbejderens eller ægtefællens rejse til Danmark. Beløbet afpasses efter det mest økonomiske og hensigtsmæssige befordringsmiddel i den givne situation.

Begravelseshjælp. Udenrigstjenestens sygeforsikring yder samme begravelseshjælp som den offentlige sygesikring.

For udgifter, der også omfattes af offentlig sygesikring gennem EØS-ordningen eller på anden måde, skal adgangen til offentlig refusion udnyttes så vidt muligt. Hvis den offentlige refusion er mindre end 80% af udgiften, kan repræsentationen supplere med refusion fra udenrigstjenestens sygeforsikring, men den samlede refusion kan maksimalt udgøre 80% af regningen.

Udgifter, der også omfattes af anden privat tegnet syge- eller ulykkesforsikring eller af en erstatning, medtages med det fulde beløb i refusionsopgørelsen. Overstiger det fra anden side modtagne beløb plus ydelsen fra udenrigstjenestens sygeforsikring den faktiske udgift, reduceres udenrigstjenestens ydelse med det overskydende beløb.

d. Repræsentationens udbetaling af forsikringssummer

Repræsentationen er bemyndiget til løbende at udbetale de forsikrede personer 80% af sådanne sygeudgifter, som efter de anførte regler under c. kan refunderes. Medmindre det drejer sig om større udgiftsposter, som det er af betydning for den pågældende medarbejder at få refunderet straks, bør der afregnes kvartalsvis. Udbetaling må kun finde sted mod behørig dokumentation. Hvor det ikke fremgår klart, skal den forsikrede selv påføre navnet på det medicinske præparat, gerne med oplysning om karakteren af den sygdom, der behandles. Hvis kvittering for en enkelt udgiftspost undtagelsesvis ikke kan fremskaffes, vedlægges som regnskabsbilag en erklæring fra den forsikrede om, at denne har afholdt den pågældende udgift.

Er der tvivl om, hvorvidt en udgift kan refunderes, skal repræsentationen forelægge spørgsmålet for Udenrigsministeriet.

Udbetalte forsikringssummer posteres på konto 19.30.04.

Den dokumentation, som har dannet grundlag for udbetalingen, indsendes til Udenrigsministeriet sammen med repræsentationens regnskab. Bilag, der er affattet på et andet sprog end engelsk, fransk og tysk, bør af hensyn til forståelsen påføres de nødvendige oplysninger.

e. Anvisning af forsikringssummer til dansk bank eller sparekasse

Hvis forsikringssummen ønskes udbetalt i dansk mønt, skal repræsentationen indsende den forsikredes opgørelse med behørig dokumentation til Udenrigsministeriet med angivelse af kontonummer i den bank eller sparekasse, hvor beløbet ønskes indbetalt.

f. Forskud

Når omstændighederne taler for det, fx hvis et hospital kræver et større depositum ved indlæggelse, er repræsentationens chef bemyndiget til at yde forskud over konto 95.50.01 inden for rammerne af det beløb, som kan forventes at ville blive refunderet. Hvis det ydede forskud senere viser sig at overstige det beløb, den forsikrede kan kræve refunderet, skal differencen snarest muligt indbetales til repræsentationens kasse.

2. Sygeforsikring i opholdslandet

Repræsentationen er bemyndiget til at refundere lokalt ansatte medarbejdere, der ikke omfattes af udenrigstjenestens sygeforsikring, udgifter til sygeforsikring i opholdslandet for dem selv og deres samlevende ægtefæller og børn under 21 år, hvis det er kutyme på stedet at afholde disse udgifter. Udgiften posteres på konto 19.30.05.

Hvis en udsendt medarbejders bidrag til sygeforsikring i opholdslandet for hushjælp, der ikke kan optages i udenrigstjenestens sygeforsikring, sammen med den udbetalte nettoløn til hushjælpen overstiger det medhjælpselement, der anvises den udsendte medarbejder, kan han eller hun få differencen refunderet i form af et tilskud til udetillægget.

Ved beregningen af hushjælpens nettoløn tages udgangspunkt i det maksimale antal timer, der er fastsat som andel af hushjælpselementet for den pågældende personalegruppe.

3. Refusion af sygeudgifter, der ikke dækkes af sygeforsikring

Sygeudgifter afholdt af lokalt ansatte medarbejdere og deres samlevende ægtefæller og børn under 21 år, der hverken omfattes af udenrigstjenestens sygeforsikring eller af anden sygeforsikring, kan refunderes af repræsentationen i det omfang, det er sædvane på stedet. De udbetalte beløb posteres på konto 19.30.05.

K. Arbejdsskadeforsikring og kollektiv privat ulykkesforsikring

1. Udsendte medarbejdere

Udsendte medarbejdere er omfattet af de danske regler om arbejdsskadeforsikring og dermed statens selvforsikringsordning. Der skal derfor ikke tegnes særskilt forsikring for disse personer.

2. Lokalt ansatte

a. Danske statsborgere

1) Inden for EU/EØS-området

Lokalt ansatte inden for EU/EØS-området er som udgangspunkt omfattet af den sociale lovgivning i opholdslandet. Hvis arbejdsgiveren ifølge opholdslandets regler har pligt til at holde medarbejdere forsikret mod arbejdsskader, eller hvis det er i overensstemmelse med sædvane på stedet, skal repræsentationerne uden særlig bemyndigelse fra Udenrigsministeriet tegne arbejdsskadeforsikring for sine lokalt ansatte medarbejdere. Præmien kan afholdes inden for repræsentationernes sædvanlige budget.

Har medarbejderen i medfør af EU-forordning 1408/71 valgt at være omfattet af de danske regler om socialsikring, anvendes lov om dansk arbejdsskadeforsikring. Medarbejderen er som statsansat omfattet af statens selvforsikringsordning, hvorfor der ikke skal tegnes særskilt forsikring for denne. Retten til dansk socialsikring kan vælges hvert år ved udgangen af kalenderåret og har ikke tilbagevirkende kraft.

2) Uden for EU/EØS-området

Lokalt ansatte danskere med fast bopæl i et land uden for EU/EØS-området er underlagt opholdslandets regler med mindre de i kraft af en bilateral aftale om social sikring mellem Danmark og det pågældende land, jf. nedenfor, har valgt at være socialsikret i Danmark.

Hvis arbejdsgiveren ifølge disse regler har pligt til at holde medarbejdere forsikret mod arbejdsskader, eller hvis det er i overensstemmelse med sædvane på stedet, skal repræsentationerne uden særlig bemyndigelse fra Udenrigsministeriet tegne arbejdsskadeforsikring for sine lokalt ansatte medarbejdere. Præmien kan afholdes inden for repræsentationernes sædvanlige budget.

Har medarbejderen udnyttet en eventuel ret i en bilateral aftale til at være socialsikret i Danmark, vil han eller hun være omfattet af statens selvforsikringsordning. Der skal derfor ikke tegnes særskilt arbejdsskadeforsikring.

Bilaterale aftaler om valg af dansk socialsikring, der omfatter arbejdsskader, er indgået med følgende lande:

- Konvention om social sikring mellem Tyrkiet og Danmark , jf. bekendtgørelse af konventionen af 22. januar 1976.

- Konvention om social sikring mellem Pakistan og Danmark , jf. bekendtgørelse af konventionen af 1. marts 1982.

- Konvention om social sikring mellem Schweiz og Danmark , jf. bekendtgørelse af konventionen af 5. januar 1983.

- Konvention om social sikring mellem Marokko og Danmark , jf. bekendtgørelse af konventionen af 26. april 1982, som ændret ved tillægskonvention af 15. februar 1988.

- Konvention om social sikring mellem Det tidligere Jugoslavien og Danmark , jf. bekendtgørelse af konventionen af 22. juni 1977. I henhold til et notat af 17. december 1992 udarbejdet af Direktoratet for Social Sikring og Bistand har Danmark anerkendt, at Slovenien og Kroatien har statssuccederet i aftalen. Det tilsvarende antages at være tilfældet for Makedonien.

b. Ikke-danske statsborgere

Ikke-danske statsborgere er underlagt opholdslandets regler. Hvis der ifølge disse påhviler arbejdsgiveren en pligt til at holde medarbejdere forsikret mod arbejdsskader, eller hvis det er i overensstemmelse med sædvane på stedet, skal repræsentationerne uden særlig bemyndigelse fra Udenrigsministeriet tegne arbejdsskadeforsikring for sine lokalt ansatte medarbejdere. Præmien kan afholdes inden for repræsentationernes sædvanlige budget.

3. Private medhjælpere

For husmedhjælpere, chauffører og andre, der er ansat af repræsentationens medarbejdere i privat tjeneste, har Udenrigsministeriet intet ansvar. Det forventes imidlertid, at repræsentationens medarbejdere handler i overensstemmelse med gældende regler vedrørende ansættelse af private medhjælpere. Til vejledning kan følgende oplyses:

a. Danske statsborgere

1) Inden for EU/EØS-området

Tjenestefolk ansat i privat tjeneste for de udsendte medarbejdere i stater inden for EU/EØS-området er som udgangspunkt omfattet af den sociale lovgivning i opholdslandet.

Har medarbejderen udnyttet retten til i medfør af EU-forordning 1408/71 at være omfattet af danske regler, anvendes lov om dansk arbejdsskadeforsikring. Da medarbejderen ikke som privatansat vil være omfattet af statens selvforsikrings-ordning, har den private arbejdsgiver pligt til at tegne en særskilt arbejdsskadeforsikring i et godkendt dansk forsikringsselskab. Fra 1. januar 1999, hvor det tredje skadesforsikringsdirektiv træder i kraft, vil det være muligt at tegne arbejdsskadeforsikring hvor som helst inden for EU - forudsat dog, at den tegnede forsikring opfylder kravene i den danske arbejdsskadeforsikringslov.

2) Uden for EU/EØS-området

Tjenestefolk ansat i privat tjeneste i stater uden for EU/EØS-området er som udgangspunkt omfattet af opholdslandets regler om arbejdsskadeforsikring, hvis de har fast bopæl i den pågældende stat.

Den danske lov om arbejdsskadeforsikring anvendes, hvor medarbejderen i henhold til en bilateral aftale om social sikring mellem Danmark og opholdslandet, jf. ovenfor, har valgt at være socialsikret i Danmark. Da medarbejderen ikke som privatansat vil være omfattet af statens selvforsikringsordning, skal den private arbejdsgiver tegne en særskilt arbejdsskadeforsikring for medarbejderen i et godkendt dansk forsikringsselskab.

b. Ikke-danske statsborgere

Ikke-danske statsborgere er ikke omfattet af dansk lovgivning vedrørende arbejdsskadeforsikring. Derfor skal den private arbejdsgiver følge lovgivningen i opholdslandet.

4. Praktikanter/volontører

Hvis praktikanten/volontøren er dansk statsborger vil et eventuelt skadestilfælde som hovedregel være omfattet af arbejdsskadeforsikringsloven. Det gælder også, selv om der ikke foreligger et egentligt ansættelsesforhold mellem repræsentationen og den pågældende praktikant/volontør. Dette skyldes, at forholdet som oftest henføres under det såkaldte nyttekriterium. Herved forstås en praksis, hvorefter virksomhedens arbejdsskadeforsikring anvendes, hvis praktikanten/volontøren enten direkte erstatter anden nødvendig arbejdskraft eller rent faktisk bidrager til virksomhedens produktion i et ikke uvæsentligt omfang. Hvis dette ikke kan siges at være tilfældet, skal den enkelte repræsentation sørge for, at der tegnes særskilt forsikring for de tilknyttede praktikanter/volontører til repræsentationen.

5. Kollektiv privat ulykkesforsikring

Mellem Udenrigsministeriet og Tryg-Baltica er der truffet aftale om kollektiv privat ulykkesforsikring, der dækker alle i den danske udenrigstjeneste udsendte medarbejdere, disses ægtefæller/samlevere og børn under 21 år samt registrerede partnere under forudsætning af, at nævnte personer bor hos den udsendte. Desuden dækkes lokalt fastansatte medarbejdere (ved kontor o.l.), men ikke disses ægtefæller.

Forsikringen yder erstatning ved invaliditet eller død ved ulykkestilfælde sket i både arbejdstid og fritid og inkluderer ulykkestilfælde som følge af terrorhandlinger. Forsikringen har følgende dækningsomfang:

forsørgere:

kr. 400.000 ved invaliditet 53 dog max. 2 x årslønnen

kr. 400.000 ved død - dog max. 2 x årslønnen

ikke forsørgere:

kr. 400.000 ved invaliditet

kr. 20.000 ved død (tyve tusinde)

Der kan for egen regning tegnes supplerende dækning.

1. Uddannelse og sprogundervisning

1. Uddannelse

a. Generelt

Alle medarbejdere (undtagen studenter, vikarer og elever) har mulighed for at deltage i efteruddannelse. Se »Kompenceudvikling i Udenrigsministeriet, Strategisk Uddannelsesplan frem mod år 2000«.

Nogle kurser er obligatoriske: Orientering og introduktion for nyansatte, samt grunduddannelse for betjentkorpset, kontorfunktionærer og AC'ere samt Sydgruppens introduktionsuddannelse. Kursustilbuddene fremgår af uddannelsesprogrammet, som udkommer hvert år i januar måned.

Uddannelsesaktiviteterne er inddelt i hovedområderne:

- Grunduddannelse, herunder introduktionsuddannelse

- Videreuddannelse, herunder kurser i udlandet

- Eksportuddannelse

- Lederuddannelse

- Førudsendelseskurser

Uddannelse er altid en aftalt aktivitet mellem medarbejderen og dennes chef og indgår i den årlige medarbejdersamtale.

b. Godtgørelse af kursusudgifter, litteratur m.m.

Der er mulighed for individuel efteruddannelse inden for de givne ressourcer. Begrundet ansøgning - påtegnet af kontorets chef - skal sendes til F.1. til godkendelse.

Dette kan drøftes under de årlige medarbejdersamtaler. Ministeriet giver i almindelighed ikke tilskud til kompetencegivende uddannelse, dvs. længerevarende uddannelser på handelsskoler, handelshøjskoler, universiteter og andre højere læreanstalter.

UM's stipendium for kontorfunktionærer og adgang til orlov, herunder uddannelsesorlov, bliver meddelt som Meddelelser fra Fællessekretariatet.

c. Førudsendelseskurser

Inden udstationering kan medarbejderne deltage i en række førudsendelseskurser. Det er vigtigt, at medarbejderen selv er opmærksom på, hvilke kurser der er relevante for at kunne varetage de kommende arbejdsopgaver på en repræsentation. Kurset i Sikkerhed og Kommunikation er obligatorisk for alle, der skal udsendes.

For medarbejdere til Programsamarbejdslandene er der særlige kurser på Danidas kursuscenter Hornbækhus. Yderligere oplysninger fås i uddannelsessektionen.

Med hensyn til sprogundervisning - se særskilt afsnit.

d. Lokalt ansatte medarbejdere

Uddannelse af lokalt ansatte må af økonomiske grunde hovedsageligt varetages decentralt. Det forventes, at det udsendte personale underviser og vejleder de lokalt ansatte. Hvis dette ikke er muligt, kan dansktalende lokalt ansatte medarbejdere efter indstilling deltage i førudsendelseskurser. Udenrigsministeriet dækker udgifterne til hotel, medens udgifter til rejse og dagpenge dækkes af repræsentationen. Det bestræbes hvert år at holde et sommerkursus for lokalt ansatte.

e. Under udstationering

Udsendte medarbejdere, der har haft mulighed for (tilbud om) at deltage i de obligatoriske førudsendelseskurser, kan kun i ganske særlige tilfælde i udsendelsesperioden modtage undervisning i Danmark. Anmodning om deltagelse i særlige kurser skal godkendes af F.1, og repræsentationen dækker alle udgifter. Anden uddannelse aftales med repræsentationen, der hvert år afsætter et tilstrækkeligt beløb. Uddannelsessektionen kan tilbyde hjælp til planlægning m.m.

Hvis kurset afholdes i forbindelse med ferieophold i Danmark, medregnes kursustiden ikke i ferieperioden.

2. Sprogundervisning

a. Inden udsendelse

1) Inden en medarbejders udsendelse kan Udenrigsministeriet dække udgifter til nødvendig sprogundervisning på grundlag af en behovsvurdering. Ved vurderingen sammenholdes medarbejderens forkundskaber i sproget med behovet for beherskelse af det pågældende sprog i den pågældende stilling og på den pågældende post.

Vurderingen foretages af F.1 i samarbejde med Sprogskolen på grundlag af en sprogtest. Herefter aftales undervisningsforløbet mellem F.1 og medarbejderen. Medarbejderen forudsættes frigjort fra ordinære arbejdsopgaver under undervisningen. Det tidsmæssige forløb af uddannelsen aftales derfor endvidere med det kontor, der afgiver medarbejderen. Ved længerevarende kursusforløb i udlandet, jf. stk. b nedenfor, vil vakancen som udgangspunkt blive fordelt ligeligt mellem kontoret og den modtagende repræsentation.

Medarbejdere i den almindelige tjeneste forudsættes at have bestået Sprogskolens obligatoriske prøver i engelsk og fransk inden første udsendelse, så der ikke vil være behov for grundlæggende undervisning i disse sprog for denne gruppe medarbejdere. Dette udelukker dog ikke genopfrisknings- eller kompetencestyrkende undervisning efter behov.

2) Som hovedregel vil der ud over evt. relevant holdundervisning kunne tilbydes undervisning i op til 60 enetimer, for mindre sprog dog typisk 25 enetimer.

I visse sprog kan der yderligere ydes et intensivt uddannelsesforløb i udlandet i forbindelse med forflyttelsesrejsen efter muligheder og behov, typisk i spansk og portugisisk. Medarbejderen forventes selv at bidrage med ferie/afspadsering til uddannelsen, som kan strække sig over 4-6 uger.

3) Medarbejderens evt. medfølgende ægtefælle og børn vil inden udsendelsen efter aftale med F.1 kunne tilbydes undervisning i det relevante fremmedsprog i form af holdundervisning og/eller deltagelse i medarbejderens enetimer forudsat samme niveau. Hvor fælles enetimer ikke kan tilrettelægges, vil ægtefælle og børn hver kunne tilbydes op til 25 enetimer.

b. Under udsendelsen

1) Efter tiltrædelse af udeposten har medarbejderen adgang til refusion fra repræsentationen af udgifter til undervisning i opholdslandets sprog efter behov, svarende til kriterierne for behovsvurdering vedr. sprogundervisning inden udsendelsen i stk. 1 a ovenfor.

Budget og beslutning på området er udlagt til repræsentationernes egen decentrale kompetence inden for følgende retningslinier:

Udgifterne afholdes over konto 14.90.05. I forbindelse med repræsentationens øvrige budgetlægning udarbejdes hvert år et budget for sprogundervisning i lyset af de forudsete personaleudskiftninger på posten. Når rammerne er godkendt af Udenrigsministeriet, kan repræsentationen disponere selvstændigt. Kontoen er ikke limiteret og forekommer der i løbet af budgetåret behov for justeringer, vil repræsentationen selv kunne foretage disse ved tilsvarende modregning på repræsentationens øvrige ikke-limiterede konti. De pågældende justeringer indberettes til Udenrigsministeriet til underretning.

For at opnå størst og længst mulig nytte af sprogundervisningen bør den begyndes snarest efter ankomsten til posten og herefter så vidt muligt gennemføres regelmæssigt og uden afbrydelser indtil forventet afslutning inden for de første 6 - 12 mdr. svarende til i alt ca. 25 - 50 timer. Undervisningsperioden kan dog forlænges, hvis repræsentationens chef skønner, at der er behov for det. Når en medarbejder forflyttes fra posten, skal repræsentationens chef i sin udtalelse om medarbejderen indberette sin bedømmelse af de sprogkundskaber, som medarbejderen har opnået gennem undervisningen og sit arbejde på posten.

Repræsentationens chef skal påse, at betingelserne for refusion overholdes, at honorarerne til sprogundervisningen holdes inden for rimelige rammer, og at undervisningen også i øvrigt tilrettelægges på den mest økonomiske måde. Undervisningen bør så vidt muligt placeres uden for kontortiden. Medarbejderen modtager ikke merarbejdsbetaling for undervisningstiden.

2) Repræsentationen kan endvidere dække udgifter til undervisning for medfølgende ægtefæller i opholdslandets sprog eller et andet relevant arbejdssprog, som støtter den medfølgendes funktionsdygtighed i landet.

Undervisningen forudsættes afviklet inden for de første 6-12 mdr. på posten.

Udgifterne budgetteres af repræsentationen på samme måde som angivet for medarbejdernes sprogundervisning ovenfor. Ægtefæller bør så vidt muligt tage undervisning sammen. Kan dette ikke tilrettelægges, dækkes ægtefællens individuelle undervisning inden for et loft af 25 enetimer.

Med hensyn til sprogundervisning for børn under udsendelsen henvises til afsnittet om refusion af skoleudgifter, Bind 3, Kap. III M, stk. 5.

c. Norsk og svensk

Der ydes ikke dækning for udgifter til undervisning i norsk og svensk.

d. Specialattacheer

For specialattacheer fra andre ministerier og styrelser ydes sprogundervisning efter følgende retningslinier:

Før attacheens udsendelse hjælper Udenrigsministeriet (F.1/Sprogskolen) gerne med tilrettelæggelse af og evt. tilbud om forberedende undervisning. Udgifter til sprogtest og undervisning dækkes imidlertid af attacheens eget ministerium/styrelse.

Efter attacheens udsendelse dækkes sprogundervisning for attacheen og dennes medfølgende ægtefælle og børn efter samme retningslinier som for Udenrigsministeriets udsendte, jf. pkt. 1 og 2 ovenfor.

M. Refusion af skoleudgifter

1. Generelle regler

Udenrigsministeriet yder udsendte medarbejdere refusion af udgifter til deres børns skolegang, dog ikke ud over udgangen af det skoleår, hvor barnet fylder 21 år.

Kun udgifter til egentlig skolegang og kun til og med opnåelse af dansk studentereksamen eller tilsvarende niveau (fx 2. collegeår) kan refunderes. Med dansk studentereksamen sidestilles anden forberedelse til videregående uddannelse i Danmark. Udgifter til faglig uddannelse, højskoleophold eller anden videreuddannelse refunderes ikke.

Budgetskemaer for medarbejdernes skoleudgifter i det kommende finansår indsendes til ministeriet sammen med budgetforslaget. Udgifter til skolegang i opholdslandet eller i tredjeland skal afholdes over repræsentationens budget. Udgifter til skolegang i Danmark afholdes direkte af Udenrigsministeriet, men posteres efterfølgende i repræsentationens regnskab.

Hvis der ydes Statens Uddannelsesstøtte (SU) eller anden støtte til barnets skolegang, skal denne meddeles til Udenrigsministeriet.

2. Skolegang i opholdslandet.

Ved sædvanlig skolegang i opholdslandet refunderes:

Indmeldelsesgebyr, undervisningsgebyrer og skoleafgifter: køb eller leje af skolebøger: halvdelen af udgifterne til anskaffelse og årlig fornyelse af obligatorisk skoleuniform: udgifter til befordring til og fra skole, dog kun de faktiske udgifter til benzin, hvis befordringen sker i privat bil.

Andre udgifter refunderes ikke. Der ydes således ikke refusion af udgifter til anskaffelse af skolematerialer (stilebøger, skoletaske, bestik etc.), gymnastikdragt eller sportsudstyr, undervisning i særlige færdigheder (dans, boldspil, svømning, fægtning, tennis, etc.), skolebespisning, lejrskole, herunder sommerskole, skoleudflugter, skolefester eller andre arrangementer. Endvidere er udgifter til depositum ikke refusionsberettiget, da sådanne beløb sædvanligvis tilbagebetales efter endt skolegang.

Med sædvanlig skolegang i opholdslandet sidestilles forskole og børnehave i det sidste år, før den egentlige skolegang begynder. Hvor særlige forhold taler for det, kan refusion også gives ved endnu tidligere forskole eller børnehave, dog tidligst fra den dag barnet fylder 4 år.

Hvis barnet anbringes på kostskole i opholdslandet, refunderer Udenrigsministeriet ikke de dermed forbundne ekstra udgifter.

Udgifter, som efter de nævnte regler kan refunderes, udbetales normalt kvartalsvis af repræsentationens kasse mod dokumentation for de enkelte udgiftsposter. For benzinforbrug til privat skolekørsel kan den bestå i en underskreven erklæring fra medarbejderen.

De beløb, der refunderes for skoleudgifter, debiteres konto 19.30.02.

3. Skolegang i Danmark

Når barnet går i skole i Danmark, betaler Udenrigsministeriet på grundlag af repræsentationens indsendte budget indmeldelsesgebyr og skolepenge direkte til skolen og, når barnet er anbragt på kostskole, også ophold og forplejning. Andre udgifter refunderes ikke. Udgiften posteres efterfølgende i repræsentationens regnskab.

Kostskoleudgifter refunderes med virkning fra skoleårets begyndelse, selvom medarbejderen udsendes efter dette tidspunkt, og til skoleårets afslutning, selvom medarbejderen hjemkaldes før dette tidspunkt. Dog fratrækkes de udgifter, der spares i hjemmeforbruget, for den del af skoleåret, hvor medarbejderen har hjemmetjeneste. Fradraget er for tiden (1997) 1.500 kr. månedligt pr. barn.

4. Skolegang uden for Danmark og opholdslandet

Efter ansøgning kan Udenrigsministeriet refundere udgifter til skolegang i et andet land end Danmark eller opholdslandet, dog kun inden for det beløb, der ville blive refunderet ved barnets skolegang i Danmark eller i opholdslandet.

5. Sprog- og anden ekstraundervisning

a. Udover sprogundervisning inden udsendelsen, jf. kap. III, L, kan der efter udsendelsen ydes refusion af udgifter med maksimalt 5.000 kr. pr. år (1997) til påkrævet ekstraundervisning i sprog eller andre fag, som sætter barnet i stand til at følge undervisningen.

b. Det sidste år inden hjemsendelsen kan der ydes refusion af udgifter til dansk- eller anden sprogundervisning, som er påkrævet for at kunne blive optaget på et passende niveau i en dansk skole. Refusionen udgør maksimalt 5.000 kr. (1997).

Refusion af udgifterne under punkt a. og b. kan kun ydes efter forudgående bemyndigelse.

N. Børnebesøgsrejser

1. Adgang til besøgsrejser

Udsendte medarbejdere, hvis børn bor i et andet land, kan få betalt eller refunderet befordringsudgifterne ved to årlige besøg af hvert barn indtil udgangen af det kalenderår, hvor barnet fylder 21 år. Bor barnet ikke i Danmark, kan refusionsbeløbet dog ikke overstige, hvad barnets rejse fra Danmark til medarbejderens tjenestested ville have kostet.

Foretrækker forældrene eller en af forældrene i stedet at besøge barnet eller børnene, kan Udenrigsministeriet efter ansøgning bevilge et tilskud til rejsen. Det kan dog ikke overstige befordringsudgifterne ved barnets eller børnenes besøg hos forældrene. Ved en konverteret besøgsrejse afskrives rejsen til Danmark som alle herboende børns besøgsrejse.

Hvis medarbejderen og ægtefællen tilbringer deres ferie uden for Danmark, vil børnenes rejse til forældrenes feriested efter ansøgning kunne godtgøres. Refusionsbeløbet kan dog ikke overstige, hvad barnets rejse fra Danmark til medarbejderens tjenstested ville have kostet.

En medarbejder, hvis udsendelsesdato ligger før 1. april, er berettiget til to besøgsrejser samme år, mens en medarbejder, som er udsendt pr. eller efter 1. april, kun er berettiget til en besøgsrejse.

Tilsvarende er en medarbejder, som er hjemkaldt før 1. oktober, berettiget til en besøgsrejse, mens en medarbejder, som er hjemkaldt pr. eller efter 1. oktober, er berettiget til to besøgsrejser.

I de år, medarbejderen og eventuelt dennes ægtefælle tiltræder betalt orlovsrejse, kan børnene kun foretage en betalt besøgsrejse. Hvis medarbejderen og eventuelt dennes ægtefælle tilbringer deres betalte orlov uden for Danmark, vil børnenes rejse til forældrenes feriested kunne godtgøres i det omfang, de samlede rejseudgifter for forældre og børn ikke kommer til at overstige det beløb, forældrenes rejse fra tjenestestedet til Danmark og retur ville have kostet.

Adgang til betalte besøgsrejser bortfalder som hovedregel fra det tidspunkt, medarbejderen har fået meddelelse om sin forflyttelse.

2. Befordringsudgifter

Udenrigsministeriet afholder udgifterne til en billet tur/retur for barnets befordring på økonomiklasse med fly, tog eller skib. De aktuelt gældende specialpriser skal udnyttes. Der ydes ved besøgsrejser kun refusion - mod dokumentation - af offentlige transportmidler til og fra lufthavn. Den brugte billet skal efterfølgende indsendes til F.2., Rejseafregningen.

Besøgsrejser bør bestilles så tidligt som muligt, og normalt senest en måned før rejsen, for at opnå de bedst mulige rabatter. Samtidig indberettes der om den planlagte rejse, jf. pkt. 4.

Billetten bør, hvor særlige hensyn ikke taler imod det, bestilles gennem Udenrigsministeriets rejsebureau: DSB Erhvervsrejser i Udenrigsministeriet, Asiatisk Plads 2, 1448 København K, telefon 33 92 11 70, telefax 33 92 18 01 - evt. P.T.A. (Prepaid Ticket Advice) direkte hos selskabets lokale repræsentant til betaling gennem DSB.

Hvis medarbejderen betaler billetten, er repræsentationen bemyndiget til at refundere udgiften mod behørig dokumentation (dog max. den pris på økonomiklasse som DSB har oplyst). Dokumentationen indsendes til ministeriet.

Udgiften til konverterede besøgsrejser skal forud godkendes af Udenrigsministeriet, da det er billetprisen fra København til tjenestestedet, der danner grundlag for tilskud til billetten.

Udenrigsministeriet dækker ikke fx taxa-udgifter eller vaccinationsudgifter mv.

3. Opholdsudgifter

Hvis den udsendte medarbejder ikke har forsørgerpligten for barnet og dermed ikke modtager børnetillæg fra Udenrigsministeriet, kan opholdsudgifter i forbindelse med børnebesøgsrejse refunderes med et beløb svarende til 40% af den gældende daglige husholdningssats for en gift medarbejder. Den dagpengelignende ydelse kan udbetales ved besøgets ophør uden særlig bemyndigelse fra Udenrigsministeriet.

Der må højst anvises opholdsudgifter for 3 måneder årligt. Udgiften må ikke overstige børnetillægget i udetillægget. Størrelsen af børnetillægget kan oplyses af F.1., udetillægssektionen.

Udgiften posteres på konto 95.71.01 og indberettes samtidig med angivelse af dato for besøgets start og ophør.

4. Indberetning om besøgsrejser

Repræsentationen skal i så god tid som muligt indberette om enhver besøgsrejse, som børn eller forældre har adgang til at få betalt. Indberetningen skal oplyse:

a. barnets navn, fødselsdato og opholdssted,

b. den nøjagtige rejserute med angivelse af befordringsmidler samt afrejse- og ankomstdato både for ud- og hjemrejsen,

c. billetprisen og om billetten er bestilt gennem DSB eller indkøbes lokalt.

5. Forsikring

I forbindelse med besøgsrejserne er børn eller forældre automatisk dækket under selve rejsen gennem den kollektive statslige rejseforsikringsordning, jf. kapitel VI, E og Udenrigsministeriets sygeforsikringsordning, jf. kap. III, J.

O. Ægtefællebesøgsrejser

Hvis ægtefællen ikke medfølger på posten, og den udsendte er udetillægsberegnet som adskilt, er der mulighed for to årlige besøgsrejser, som efter eget ønske kan benyttes af den udsendte eller ægtefællen. Vedrørende adgangen til besøgsrejser og befordringsudgifternes omfang gælder samme regler som nævnt under afsnit N. vedrørende børnebesøgsrejser. Opholdsudgifterne indgår i den daglige husholdningssats i udetillægget, jf. særskilt publikation »Orientering om fastsættelse af udetillæg«, punkt IV, B.

P. Skattepligt

1. Udsendt personale

I henhold til kildeskattelovens § 1, nr. 5, er danske statsborgere, som af den danske stat er udsendt til tjeneste uden for riget, samt de samlevende ægtefæller og hjemmeværende børn, der ikke er fyldt 18 år ved indkomstårets begyndelse, fuldt skattepligtige til Danmark.

Ifølge Ligningslovens § 7, litra r, medregnes til den skattepligtige indtægt ikke udetillæg, hjemflytningstillæg og bosættelsespenge, som modtages af danske statsborgere, der af den danske stat er udsendt til tjeneste uden for riget, samt andre lignende ydelser, der tjener til dækning af merudgifter som følge af tjenesten i udlandet.

2. Lokalt ansat personale

Lokalt ansat personale af dansk nationalitet er fritaget for skattepligten til Danmark, medmindre medarbejderen enten:

- bevarer sin bopæl i Danmark under udlandsopholdet, eller

- opholder sig her i landet i sammenhængende perioder af mindst seks måneders varighed, eller

- er medfølgende ægtefælle til en udsendt medarbejder eller er udsendtes medfølgende børn under 18 år.

Den lokalt ansatte skal til brug for repræsentationen indhente attestation om skattepligtsforholdet fra seneste opholdskommune. Repræsentationen skal indberette tilfælde, hvor der er skattepligt til Danmark, og hvor lønnen følgelig anvises af Udenrigsministeriet.

Hvis en lokalt ansat medarbejder ikke opfylder betingelserne for at ophæve den fulde danske skattepligt, er der mulighed for at anvende bestemmelserne i Ligningslovens § 33A. Disse bestemmelser giver mulighed for at opnå helt eller delvist nedslag i den danske skat på løn, som er indtjent under delarbejde i udlandet.

A. Flyttegodtgørelse 1. Generelt 2. Flytningens tilrettelæggelse 3. Flyttegodsets art og omfang a. Flyttegodsets art b. Flyttegodsets omfang 4. Transportforsikring a. Tegning af forsikring b. Forsikringens omfang c. Fremgangsmåde og forholdsregler i skadetilfælde 5. Opmagasinering af bohave 6. Godtgørelse af accessoriske flytteudgifter a. Midlertidigt hotelophold b. Installeringsudgifter c. Telefon d. Andre udgifter 7. Flytteregnskab B. Rejsegodtgørelse for medarbejderen og husstanden 1. Befordring a. Repræsentationschefer b. Ægtefælle og børn c. Husmedhjælp d. Rejsegods e. Husdyr 2. Dagpenge og hoteldispositionsbeløb 3. Rejseregnskab 4. Helbredsundersøgelse 5. Hjemtransport af båre C. Erstatning af huslejetab D. Etablerings- og billån E. Bosættelsespenge til repræsentationschefer F. Hjemflytningstillæg G. Oplysninger om levevilkårene mv. på posterne i udlandet, stedrapporter 1. Udenrigsministeriets oplysningsmateriale 2. Fortegnelse over nyttige kontakter i opholdslandet 3. Oplysninger om boligforhold m.v.

1. Generelt

Udenrigsministeriet yder flyttegodtgørelse i følgende tilfælde:

a. når en medarbejder forflyttes til fast tjeneste andetsteds:

b. når en medarbejder under tjeneste i udlandet fratræder uden at tiltræde anden statstjeneste (medmindre medarbejderen kontraktmæssigt er forpligtet til selv at afholde flytteudgifterne):

c. når en medarbejder afskediges på grund af alder eller afgår ved døden under tjeneste i udlandet.

Flyttegodtgørelsen omfatter alle udgifter til emballage og indpakning, udklarering, transport, indklarering, udpakning og udgifterne til Udenrigsministeriets transportforsikring, jf. pkt. 4, samt eventuel opmagasinering jf. dog forudsætninger og begrænsninger i henholdsvis pkt. 2 og 3.

Flyttegodtgørelse ydes kun ved flytning til første bolig på det nye tjenestested, selv om boligen er midlertidig - medmindre flytningen er en følge af ministeriets dispositioner.

Udover selve udgifterne ved flytningen refunderer Udenrigsministeriet de anførte accessoriske udgifter under pkt. 6 i forbindelse med flytningen.

2. Flytningens tilrettelæggelse

Der bør så vidt muligt opnås faste tilbud på flytning fra bolig til bolig, i givet fald via magasin.

Flyttegodset skal sendes samlet, medmindre der er truffet anden aftale med Udenrigsministeriet. Hvis en medarbejder ønsker at sende dele af flyttegodset før eller efter den egentlige flytning, kan de deraf følgende merudgifter som hovedregel ikke godtgøres.

Ved flytning fra Danmark skal medarbejderen selv indhente tilbud fra tre flyttefirmaer. Disse tilbud sendes direkte til Udenrigsministeriet, som derefter træffer sit valg og til sin tid betaler flyttefirmaet direkte.

Både ved hjemflytning og ved udsendelse bør der i videst muligt omfang flyttes i kombination med forgængeren/afløseren på posten. Endvidere sker flytningen normalt med samleforsendelse, da der kun i særlige tilfælde vil være mulighed for at udnytte en flyttebil/containers kapacitet.

Ved flytning til Danmark eller mellem to poster i udlandet skal repræsentationen så vidt muligt indhente tilbud fra mindst to og helst tre flyttefirmaer på stedet og antage det bedste tilbud. Fra poster, hvor det overhovedet er muligt, bør mindst et af tilbudene på flytningen i stedet indhentes fra et dansk flyttefirma. Flyttefirmaets regning betales af repræsentationen direkte til flyttefirmaet og føres til udgift for konto 95.71.01. Ved anvendelse af et dansk flyttefirma kan regningen betales af Udenrigsministeriet. I begge tilfælde skal kopi af det accepterede flyttetilbud indsendes til ministeriet.

3. Flyttegodsets art og omfang

a. Flyttegodsets art

Flyttegodtgørelsen omfatter flytning af medarbejderens og husstandens bohave, dvs. møbler, tæpper, billeder, bøger, linned, klæder, barnevogne, cykler og motorcykler samt andre effekter, som kan anses for normalt udstyr.

For flytning af biler gælder følgende regler:

Efter ansøgning kan en medarbejder ved forflyttelse mellem nedenstående poster få godtgjort transportudgiften (dog max. 75%) for en bil:

Fra post: Til Post:

uden for Europa i Europa

uden for Europa DK el. fratræden

Ved andre forflyttelser indgår fragtomkostningerne i udetillægget eller dækkes som rejseudgifter ved kørsel i egen bil inden for rådighedsbeløbet svarende til maksimum flyudgifter ved forflyttelse.

Det er en betingelse, at bilen var i medarbejderens besiddelse på tidspunktet for meddelelsen om forflyttelsen, og at bilens handelsværdi står i rimeligt forhold til transportomkostningerne. Ansøgningen skal indeholde oplysning om bilens mærke og alder, anskaffelses- og salgsværdi samt transportomkostningernes størrelse.

Udgifterne skal altid forud godkendes af Udenrigsministeriet.

b. Flyttegodsets omfang

Udenrigsministeriet godtgør kun flytning af indbo inden for følgende nettogrænser (eksklusiv bil):

Repræsentationschef i LR 37 og derover: 100 (m3)

Repræsentationschef under LR 37, souschef i LR 36 og derover og ministerråd og specialattache i LR 36 og derover: 40 (m3)

Ambassaderåd, 1. ambassadesekretær, ambassadesekretær, specialattache, afdelingsleder, ekspeditionssekretær og kontorfuldmægtig på skalatrin 32 og derover: 35 (m3)

Attache, korrespondent, vagtmester, arkivleder, mv.: 25 (m3) Eksportassistent (med møbleret bolig): 3 (m3).

De angivne kvoter forhøjes med 5 (m3) for hvert barn, som medarbejderen får rejsegodtgørelse for i forbindelse med forflyttelsen, jf. afsnit B, pkt.1.b.

Medarbejderen kan få forhøjet flyttekvoten med 5 (m3) til etablering af værelse til husmedhjælp, som medarbejderen får rejsegodtgørelse for i forbindelse med forflyttelsen, jf. afsnit B, pkt. 1.c.

Ovennævnte kvoter er gældende ved flytning til eller fra en 100% egenmøbleret bolig. Ved andre grader af egenmøblering gælder følgende kvoter: 75% egenmøblering: 4/5 af kvoten, 50% egenmøblering: 3/5 af kvoten, 25% egenmøblering: 2/5 af kvoten,

100% statsmøblering: 1/5 af kvoten.

4. Transportforsikring

a. Tegning af forsikring

Bohave og evt. biler, der flyttes for Udenrigsministeriets regning, er dækket af ministeriets samlepolice for transportforsikring hos Tryg-Baltica.

Forsikringsdækningen sker automatisk og træder i kraft uden nogen form for meddelelse til Udenrigsministeriet eller Tryg-Baltica.

Private ejendele, bohave og varebestillinger, der medtages i kollegers flyttelæs, sker derimod for egen regning og risiko. Selvom varerne medtages inden for kollegaens flyttekvote, er medtaget på dennes pakkeliste og sendes uden beregning fra transportfirmaet skal medarbejderen således selv sørge for, at der tegnes transportforsikring enten i eget forsikringsselskab, hos transportfirmaet eller af leverandøren.

b. Forsikringens omfang

Forsikringen dækker forsendelse af biler, indbogenstande og personlige effekter (ekskl. smykker, ordener og andre værdigenstande af ædle metaller) til en værdi af maksimalt 1.500.000 kr. pr. forsendelse.

Sølvbestik og andet sølvtøj kan meddækkes under forsikringen, hvis der er taget følgende forholdsregler for at mindske tyveririsikoen:

1) En specifikation med værdiangivelse af de enkelte genstande indsendes til Tryg-Baltica inden flytningen begyndes.

2) Sølvtøjet afleveres særskilt til nedpakning hos flyttefirmaet.

3) Ved modtagelsen på bestemmelsesstedet skal der i tilfælde af reklamation gøres anmærkning på fragtbrevet, og det anmeldes umiddelbart derefter til Tryg-Baltica.

Forsikringen er tegnet i henhold til »all risks« betingelser dækkende imod totaltab, brand, tyveri og beskadigelse fra »hus til hus« og dækker også skader ved ind- og udpakningen foretaget af professionelle flyttefolk .

I de tilfælde hvor bohavet indgår på magasin, forlænges forsikringsdækningen i indtil 3 måneder efter bohavets ankomst. Hvis indboet skal opmagasineres ud over 3 måneder, skal det anmeldes til Tryg-Baltica.

For biler gælder en selvrisiko på 2.000 kr. pr. bil.

c. Fremgangsmåde og forholdsregler i skadetilfælde

Hvis der i forbindelse med flytning sker skader, skal både Tryg-Baltica Transportskade og transportøren underrettes omgående og skriftligt om skadens art og omfang.

Hvis skaden skønnes at overstige 5.000 kr., kontaktes yderligere enten nærmeste Lloyd's agent (i udlandet) eller Tryg-Baltica Transportskade afd. (i Danmark).

Derefter indsendes følgende til:

Tryg-Baltica A/S,

Transportskade afd.

Klausdalsbrovej 601,

DK-2750 Ballerup

Telefon 44 20 61 08 - Telefax 44 20 66 77

- specificeret opgørelse over savnede eller beskadigede effekter

- kopi af fragtbrev (Bill of Lading, Waybill, Airway Bill eller CMR-fragtbrev)

- kopi af pakkelisten

- kopi af brevet til transportøren, hvoraf det fremgår, at denne holdes ansvarlig for de opståede skader/mangler.

5. Opmagasinering af bohave

Ved forflyttelse til tjeneste i udlandet kan en medarbejder få godtgjort udgifter ved opmagasinering af bohave i Danmark. Der kan vælges mellem en af følgende to muligheder:

a. Opmagasinering af bohavet hos et flyttefirma. Godtgørelsen omfatter foruden udgifterne ved selve opmagasineringen udgifter til bohavets beskyttelse mod møl og til periodisk tilsyn.

Ved hjemkaldelse til tjeneste i Danmark kan en medarbejder få godtgjort udgifterne til bohavets opmagasinering i Danmark i tiden, indtil medarbejderen kan flytte i bolig, dog højst i 3 måneder regnet fra bohavets ankomst til landet. Der betales kun for en transport fra magasin til bopæl.

Hvis en medarbejder i stedet ønsker at lade sit bohave opmagasinere på fraflytningsstedet, kan udgifterne ligeledes godtgøres: godtgørelsen kan dog som hovedregel ikke overstige, hvad det ville koste at opmagasinere bohavet i Danmark i 3 måneder.

Forsikring. For bohave, der er opmagasineret for statskassens regning, refunderes det beløb, hvormed præmieudgiften til forsikring af bohavet på magasin overstiger præmieudgiften til forsikring af bohavet på privat bopæl.

b. Opmagasinering af bohavet i egen bolig. Det er en betingelse, at medarbejderen årligt afgiver en erklæring om, at boligen i det forløbne år har været uudlejet. Dog må boligen være beboet af medarbejderens børn under uddannelse, hvis de er alene og ikke betaler husleje. Godtgørelsen udbetales årligt bagud.

Ved ansøgning om egen opmagasinering skal medarbejderen til F.1/3 opgive antallet af værelser i boligen (ekskl. badeværelse og køkken) samt boligens beboelsesareal. Der beregnes 7 (m3) møbler pr. værelse, dog maksimalt 50 m3. Godtgørelsen fastsættes til den aktuelle kommercielle rate og gælder under hele udsendelsen.

Ved egen opmagasinering vil der ikke ved hjemkaldelse kunne udbetales accessoriske flytteudgifter som nævnt i kapitel IV.A.6., ligesom det påhviler medarbejderen selv at afholde alle udgifter til forsikring.

6. Godtgørelse af accessoriske flytteudgifter

Foruden selve flytningen godtgør Udenrigsministeriet en række udgifter, der er en følge af flytningen. Det drejer sig om følgende udgifter, der mod behørig dokumentation godtgøres efter regning i den nævnte udstrækning.

a. Midlertidigt hotelophold

I den tid, hvor medarbejderen og husstanden på grund af bohavets flytning end ikke interimistisk kan bebo deres bolig på fraflytningsstedet eller indflytte i en bolig på tilflytningsstedet, refunderer Udenrigsministeriet udgifterne til passende logi, i det omfang hotelopholdet ikke kan tilskrives en uhensigtsmæssig tilrettelæggelse af flytningen.

Udsendte medarbejdere, som i en længere periode må opholde sig på hotel i afventen af en bolig, kan få refunderet de faktisk afholdte udgifter til daglige leveomkostninger og vask og rensning af tøj. Men kun, hvis det kan dokumenteres, at disse udgifter overstiger posten daglig husholdning og medhjælp i udetillægget.

b. Installeringsudgifter

Udgifter, som stammer fra en egentlig boligforbedring eller udvidelse og modernisering af installationer i boligen, kan ikke refunderes.

Installeringsudgifter refunderes i et omfang svarende til arbejder udført med materialer og forarbejdningsmetoder af standardtype, dvs. uden luksuskarakter eller andet særpræg.

1. Gardiner

Udgifter til syning, omsyning og ophængning af gardiner, til gardinstænger og snore. Opsætning af persienner og ekstraudgifter som følge af syning og ophængning af særlige gardintyper, som fx foldegardiner mv. refunderes ikke.

2. Tæpper

Udgifter til pålægning af faste tæpper og tilretning og sammensyning af tæpper og tæppeløbere. Anden gulvbelægning refunderes ikke.

3. Elektriske installationer

Udgifter til ophængning og tilslutning af lysekroner og lamper og tilslutning til bestående el-installationer af andre elektriske installationer: omstilling til anden slags strøm af sædvanlige elektriske apparater, medmindre udgiften står i misforhold til apparatets værdi.

4. Andre installationer

Udgifter til ophængning af spejle og billeder, samling af skabe og andre møbler, der har været adskilt under bohavets flytning eller opmagasinering.

c. Telefon

Udgifter til installation af telefon, hvis medarbejderen tidligere selv har betalt installation af telefon i egen bolig samt et stk. standardapparat (sv. til Beocom 600).

d. Andre udgifter

Udgifter til sædvanlige drikkepenge mv. til flyttefolkene og til rengøring af bolig, trapper og fortov, der er nødvendiggjort af flytningen. Vinduespudsning refunderes ikke.

7. Flytteregnskab

Senest tre måneder efter forflyttelsen afgiver medarbejderen til Udenrigsministeriet regnskab i to underskrevne og daterede eksemplarer over de udgifter, han eller hun selv har afholdt i forbindelse med flytningen. Disse flytteudgifter må ikke refunderes over repræsentationens kasse.

Udgifterne skal så vidt muligt dokumenteres ved kvitterede, originale regninger, der nummereres og vedlægges som bilag i den rækkefølge, hvori de er opført i regnskabet.

Hvis flytteregnskab ikke kan afleveres inden tre måneder efter forflyttelsen, skal medarbejderen underrette Udenrigsministeriet om årsagen til det.

B. Rejsegodtgørelse for medarbejderen og husstanden

Med de følgende modifikationer og tilføjelser anvendes bestemmelserne i kapitel VI om tjenesterejser tilsvarende på medarbejderens og husstandens rejse til det nye tjenestested.

1. Befordring

a. Repræsentationschefer

Repræsentationschefer (både over og under LR 37) kan foretage forflyttelsesrejse via København med henblik på samtaler i Udenrigsministeriet, hos organisationer, erhvervsvirksomheder mv. før tiltrædelse af ny chefspost i udetjenesten.

Rejsen via København foretages som almindelig tjenesterejse og tilrettelægges efter de sædvanlige regler for forflyttelsesrejser.

Hvis der måtte blive tale om hoteludgifter under opholdet i København, refunderer Udenrigsministeriet hotel og dagpenge for maksimalt 5 arbejdsdage.

Merudgifter i forbindelse med ægtefælles og børns forflyttelsesrejse via København til den nye post refunderes ikke.

b. Ægtefælle og børn

Udenrigsministeriet godtgør befordringsudgifterne for medarbejderens ægtefælle og hjemmeværende børn - herunder adoptivbørn og stedbørn - under 21 år, som han eller hun forsørger. Hvis et hjemmeværende barn fylder 21 år, medens medarbejderen gør tjeneste i udlandet, betaler ministeriet udgifterne ved barnets hjemrejse til Danmark eller, hvis medarbejderen forflyttes til anden udepost, udgifterne ved barnets rejse til det nye tjenestested, i det omfang udgifterne ikke overstiger udgifterne ved tilbagerejse til Danmark. Herefter godtgøres ingen yderligere rejseudgifter for barnet.

Ægtefællen og børnene rejser på samme klasse som medarbejderen. Merudgifter, der er en følge af, at familien ikke rejser samlet, godtgøres kun, hvis Udenrigsministeriet har givet tilladelse til det. For børn, der rejser alene, ydes der kun godtgørelse for befordring på økonomiklasse.

Rejser et medlem af familien som gæst i en privatbil, godtgøres kun de faktiske rejseudgifter.

c. Husmedhjælp

I forbindelse med deres forflyttelse kan følgende få godtgjort befordringsudgifter for en husmedhjælper:

Repræsentationschef i LR 37 og derover (2 husmedhjælpere)

Repræsentationschef under LR 37, souschef i LR 37 og derover og ministerråd i LR 37 og derover, ambassaderåd, 1. ambassadesekretær, ambassadesekretær og attache (afdelingsleder, ekspeditionssekretær og kontorfuldmægtig på skalatrin 32 og derover).

Andre medarbejdere kan få godtgjort rejseudgifterne for husmedhjælp efter ansøgning, når særlige grunde taler for det.

For husmedhjælperen godtgøres befordring på økonomiklasse samt 10 kg overvægt.

Udenrigsministeriet kan desuden efter ansøgning helt eller delvis refundere rejseudgifter, som en medarbejder er forpligtet til at afholde i forbindelse med udskiftning eller genansættelse af husmedhjælp. Refusionsbeløbet kan ikke overstige prisen for en flyrejse på økonomiklasse til eller fra Danmark. Refusion kan tidligst ydes 12 måneder efter, at medarbejderen har tiltrådt posten, og kun en gang om året for en enkelt husmedhjælper: dog kan repræsentationschefer normalt få refunderet rejseudgifter ved årlig udskiftning eller genansættelse af to husmedhjælpere.

Der vil normalt ikke kunne ydes refusion af rejseudgifter for nære slægtninge, der ansættes som hushjælp.

Før rejsen skal Udenrigsministeriets bemyndigelse indhentes. Udgiften hjemposteres over mellemregnskabet med Udenrigsministeriet bilagt originale kvitteringer samt billetomslag. I tilfælde, hvor der er udstedt en returbillet med et års gyldighed, indsendes der kopi af hele billetten: efter returrejsen indsendes den brugte billet.

d. Rejsegods

Hvis det er nødvendigt for medarbejderen eller hans husstand at medføre rejsegods ud over den fribagage, billetten giver ret til, refunderer Udenrigsministeriet udgifterne efter regning - dog maksimum 10 kg overvægt pr. person og for børn under 2 år 25 kg overvægt pr. barn. Sådant rejsegods bør så vidt muligt sendes som fragt, hvis det betyder en besparelse.

Endvidere godtgøres andre udgifter ved rejsegodsets transport, fx udgifter til drager.

e. Husdyr

Udgifter til befordring på den mest hensigtsmæssige måde af et stk. stuehusdyr, som tilhører medarbejderen, samt udgifter til eventuelt krævet vaccination, dyrlægekontrol og karantæne godtgøres med de fulde beløb.

2. Dagpenge og hoteldispositionsbeløb

Medarbejderens ægtefælle og børn modtager samme dagpenge og hoteldispositionsbeløb, som medarbejderen selv.

3. Rejseregnskab

Senest 14 dage efter rejsens afslutning skal medarbejderen aflægge regnskab til Udenrigsministeriet i to daterede og underskrevne eksemplarer over de udgifter, medarbejderen personligt har afholdt under eller i forbindelse med rejsen for sig selv og sin husstand.

4. Helbredsundersøgelse

Udgifter til en almindelig helbredsundersøgelse hos praktiserende læge i Danmark inden udsendelse til og umiddelbart efter hjemkomsten fra tjeneste i udlandet refunderes i det omfang, godtgørelse ikke modtages fra sygeforsikring.

Ved hjemvenden fra poster i lande uden for Europa og Nordamerika godtgøres endvidere udgifter til en undersøgelse på Rigshospitalets tropemedicinske afdeling.

5. Hjemtransport af båre

Hvis en medarbejder afgår ved døden under tjeneste i udlandet, eller hvis et medlem af husstanden dør, afholder Udenrigsministeriet udgifterne i forbindelse med hjemtransport af båren.

C. Erstatning af huslejetab

Udenrigsministeriet yder erstatning af huslejetab, der opstår:

1. Når en medarbejder forflyttes til eller fra tjeneste i udlandet.

2. Når en medarbejder under tjeneste i udlandet afskediges på grund af alder eller svagelighed eller anden ham utilregnelig årsag, eller stilles på ventepenge.

3. Når en medarbejder afgår ved døden under tjeneste i udlandet.

Erstatningen ydes for huslejetab, der opstår i forbindelse med dispositioner, som kan tilskrives Udenrigsministeriet, og medarbejderen derved ikke i henhold til sin lejekontrakt eller ved aftale med boligens ejer har haft mulighed for at frigøre sig fra et løbende lejemål til forflyttelsesdatoen.

Som huslejetab erstattes også tab af lejeindtægt for eget hus i indtil tre måneder fra tidspunktet for den officielle meddelelse om udsendelsen, hvis det ikke har vist sig muligt at udleje huset. Erstatningen kan højst udbetales med et beløb, der svarer til den godkendte leje for huset uden inventar.

D. Etablerings- og billån

I forbindelse med udsendelse til tjeneste i udlandet kan der gives medarbejderne garanti for lån ydet af banker og sparekasser til dækning af finansieringsbehovet ved udsendelsen. Garantien begrænses til lån, som afdrages over en periode på højst 3 år, og som i det enkelte tilfælde ikke overstiger 80.000 kr. med eventuelt tillægslån på indtil 60.000 kr. til anskaffelse af bil.

Garanti kan også gives ved forflyttelse fra en udepost til en anden. Det er en forudsætning, at eventuel tidligere lånegaranti er afviklet.

Afgår låntageren ved døden eller fratræder han statstjenesten, forfalder restgælden til betaling straks.

Formularer til ansøgning om garanti for etableringslån kan rekvireres fra F.1/3. Når garantien er bevilget, sender Udenrigsministeriet medarbejderen en meddelelse ledsaget af en garantierklæring til videregivelse til egen bank eller sparekasse.

E. Bosættelsespenge til repræsentationschefer

Hvis der stilles fuldt møbleret tjenestebolig til rådighed for repræsentationschefen, kan der ydes tilskud til bosættelsesomkostningerne: dette tilskud kan dog ikke overstige 10.000 kr. (lønnings- og pensionsloven af 1958, § 107, stk. 1).

Hvis der ikke findes en møbleret tjenestebolig, får repræsentationschefen ved sin udnævnelse udbetalt henholdsvis 30.000 kr., 21.600 kr. og 15.600 kr. i bosættelsespenge, alt efter om vedkommende er i lønramme 40 eller derover, LR 38 eller LR 37. Tidligere modtagne beløb i bosættelsespenge trækkes dog fra (lønnings- og pensionsloven af 1958, § 107, stk. 2). Ved delvis møblering af tjenesteboligen nedsættes beløbet svarende til møbleringsgraden.

F. Hjemflytningstillæg

Se særskilt publikation »Orientering om fastsættelsen af udetillæg«.

G. Oplysninger om levevilkårene mv. på posterne i udlandet, stedrapporter

1. Udenrigsministeriets oplysningsmateriale

For at kunne give medarbejdere, der udsendes til tjeneste i udlandet, oplysninger om forholdene på posten, har Udenrigsministeriet oplysningsmateriale (stedrapporter) om alle poster i udlandet med udsendte medarbejdere.

Materialet består dels af en række standardoplysninger om levevilkårene på posten, dels af en fortegnelse over litteratur, der skønnes af særlig interesse.

Der kan endvidere rekvireres landerapporter udarbejdet af firmaet Employment Conditions Abroad for særligt udvalgte poster.

Materialet kan rekvireres fra Udenrigsministeriets bibliotek.

2. Fortegnelse over nyttige kontakter i opholdslandet

Når en udsendt medarbejder fratræder sin post, bør han efterlade en fortegnelse over personer i opholdslandets, administration, erhvervsliv, kulturelle kredse mv., der vil kunne være efterfølgeren til nytte i hans arbejde. Også oplysning om andre kontakter, fx inden for det diplomatiske korps, vil kunne være af interesse.

3. Oplysning om boligforhold m.v.

Relevant oplysningsmateriale om boligen, dens beliggenhed, inventar mv. kan fås ved henvendelse til boligsektionen.

Såfremt efterfølgeren aflægger besøg på stedet før tiltrædelsen, skal denne naturligvis have mulighed for at besigtige tjenesteboligen mv. med henblik på planlægning af flyttegodsets sammensætning samt evt. udskiftninger og nyanskaffelser, jf. kap. IX, afsnit B, pkt. 1. og 2.

1. Generelle bestemmelser

a. Den årlige ferie opnås i løbet af kalenderåret (»optjeningsåret«) og udnyttes i løbet af ferieåret efter optjeningsårets udløb. Ferieåret regnes fra 2. maj - 1. maj. Udenrigsministeriet lægger vægt på, at både ministeriets personale og repræsentationernes personale holder den ferie, der tilkommer dem inden for ferieåret.

b. Retten til ferie forældes i princippet ved ferieårets udløb. Medarbejdere ved repræsentationer uden for Europa vil dog som hovedregel kunne regne med at opnå Udenrigsministeriets tilladelse til sammenlægning af to års ferie i et nærmere bestemt omfang. Ansøgning om ferieoverførsel skal indsendes inden 1. april (jf. pkt. 2.b.) i det ferieår, fra hvilket ferie ønskes overført til det følgende år. Ansøgningen skal være ledsaget af repræsentationschefens bemærkninger. Når tilladelse til ferieoverførsel er opnået, skal den overførte ferie afholdes først. Tilladelse til sammenlægning gives under den forudsætning, at ferien som helhed bæres af vedkommende repræsentation. I alle tilfælde vil der kun kunne overføres ferietilgodehavende fra ferieåret umiddelbart forud for det løbende ferieår. Eventuel ikke afholdt ferie fra tidligere år vil være tabt.

For medarbejdere med adgang til lokalferie gælder det, at restferie og normalferie går forud for lokalferie. Ved anmodning om overførsel skal det oplyses, om der i det forløbne år er holdt lokalferie.

c. Hvis særlige tjenstlige forhold gør det påkrævet, kan Udenrigsministeriet beordre en tjenestemandsansat medarbejder til at udskyde sin ferie i et enkelt ferieår til det følgende ferieår.

d. Udenrigsministeriet respektive repræsentationscheferne kan beordre medarbejdere til at afbryde en allerede begyndt ferie, når tjenstlige hensyn kræver det. Når ferien afbrydes, inden medarbejderen har holdt en væsentlig del af den fastsatte ferie, refunderer Udenrigsministeriet de ekstra udgifter, som afbrydelsen måtte have forvoldt.

e. Under en medarbejders ferie skal dennes arbejde udføres af det øvrige personale uden særligt vederlag. Repræsentationerne vil kun ganske undtagelsesvis kunne få udsendt en stedfortræder.

f. Hvis en medarbejder ikke har været ansat i statens tjeneste i hele det foregående kalenderår (»optjeningsåret«), nedsættes længden af ferie med løn forholdsmæssigt.

g. Når særlige hensyn taler for det, kan der undtagelsesvis bevilges en forlængelse af den normale ferie.

h. Sygedage under ferien giver - normalt - ikke medarbejderen ret til ekstra ferie. Hvis medarbejderen er uarbejdsdygtig ved feriens begyndelse, kan ferien dog forlanges udsat.

i. Ferie kan ikke afvikles under barsels- eller adoptionsorlov.

2. Udenrigsministeriets personale

For personale, der gør tjeneste i Udenrigsministeriet, gælder de fastsatte regler for centraladministrationen i øvrigt med hensyn til feriens længde mv.

3. Udenrigsministeriets udsendte personale

Efter ferieloven og reglement om ferie og tjenestefrihed i udenrigstjenesten (fastsat i 1961) gælder følgende bestemmelser for ferie for det udsendte personale ved repræsentationerne:

a. Længden af det udsendte personales årlige ferie fastlægges således:

1) Repræsentationschefer i lønramme 37 og derover:.

a) På poster uden for Europa, der er klassificeret som hardshipposter: Hverdage Arbejdsdage Repræsentationschefer over 50 år 48 40 Repræsentationschefer under 50 år 42 35 b) På øvrige poster uden for Europa: Repræsentationschefer over 50 år 42 35 Repræsentationschefer under 50 år 36 30 c) På poster i Europa: 36 30

2) Repræsentationschef under LR 37, souschef i LR 37 og derover, ministerråd i LR 37 og derover, ambassaderåd, 1. ambassadesekretær, ambassadesekretær og attache (afdelingsleder og ekspeditionssekretær):

a) På poster uden for Europa, der er klassificeret som hardshipposter: Hverdage Arbejdsdage Medarbejdere over 50 år 42 35 Medarbejdere under 50 år 36 30 b) På øvrige poster i og uden for Europa: 36 30 3) Attache, korrespondent, vagtmester, arkivleder, eksportassistent mv.: På alle poster: 30 25

Aldersbetingelsen er opfyldt, hvis den pågældende blot er fyldt 50 år inden udgangen af ferieåret.

Medarbejdere, der udsendes til tjeneste i udlandet ved kalenderårets begyndelse, er berettiget til den fastsatte ferie fra udsendelsestidspunktet og har på tilsvarende måde ved hjemsendelse pr. 1. januar kun ret til ferie efter de regler, der gælder for Udenrigsministeriets personale.

Hvor udsendelse og hjemkaldelse sker til andre tidspunkter, foretages en forholdsmæssig beregning baseret på differencen mellem feriens længde ude og hjemme. Er ferien på udeposten eksempelvis 36 dage, men medarbejderen først udsendes 1. maj, fratrækkes der 2 dage i ferien, nemlig 1/2 dag (36 minus 30 divideret med 12 = 1/2) for hver måned inden udsendelsen. Ved hjemkaldelse fra en udepost med 36 dages ferie lægges der omvendt en halv dag for hver måned af året inden hjemkaldelsen til hjemmeferiens 30 dage.

b. Lokalferie . På poster, der er klassificeret som usunde eller på anden måde særlig belastende, kan repræsentationschefen to gange årligt bevilge sine udsendte medarbejdere en uges ekstra ferie inden for repræsentationens distrikt. Repræsentationschefen kan ligeledes selv to gange årligt holde en uges ekstra ferie inden for repræsentationens distrikt: strækker dennes fravær sig ud over tre hverdage, skal Udenrigsministeriet eller den overordnede repræsentation underrettes om tidspunkterne for dennes afrejse og tilbagekomst.

Kan ferie ikke holdes med udbytte inden for repræsentationens distrikt, kan Udenrigsministeriet give tilladelse til, at ekstra ferie holdes i et andet land med bedre rekreative muligheder. De to ugers lokalferie, der ikke kan sammenlægges, kan heller ikke afholdes i tilslutning til ordinær ferie.

c. Ferielisteskemaer . Repræsentationen skal føre de særlige ferielisteskemaer med oplysning om feriedage med løn, som den enkelte medarbejder har optjent i udenrigstjenesten i optjeningsåret. Medarbejderens CPR-nr. skal påføres dette. Afspadsering af udført overarbejde er ferielisterne uvedkommende og må ikke registreres på ferielisterne.

Meddelelse om overførsel af restferie i forbindelse med tjenesteskift i udetjenesten eller til hjemmetjeneste skal sendes i attesteret form til det nye tjenestested med kopi til F.1. Ved fratræden sendes en attesteret ferieopgørelse til F.1. Blanket til registrering af de enkelte medarbejderes ferieafholdelse findes hos ferielisteføreren. Blanketten kan også bruges som meddelelse om overførsel af ferie til nyt tjenestested.

Den 1. april hvert år skal ferielisten for de udsendte medarbejdere for det forløbne ferieår sendes til F.1. attesteret af repræsentationens chef. Ferielisten skal indeholde en opgørelse over eventuelle ferier, der af tjenstlige grunde ikke har kunnet afvikles i det løbende ferieår, og som i overensstemmelse med denne Instruks søges overført til det kommende ferieår.

d. Ferie for repræsentationschefer meddeles Udenrigsministeriet efter retningslinierne i kapitel VI, afsnit B.

e. Ferie for repræsentationens medarbejdere bevilges af repræsentationschefen.

f. Under ferie skal repræsentationschefen og de udsendte medarbejdere til enhver tid holde repræsentationen underrettet om deres adresse. Ved besøg i Danmark skal Udenrigsministeriet også underrettes om ankomsten, adressen i Danmark og opholdets varighed.

g. Under ferie i Danmark har repræsentationschefer og udsendte medarbejdere pligt til at stille sig til rådighed for Udenrigsministeriet, andre offentlige myndigheder, erhvervsorganisationer og private efter ministeriets nærmere bestemmelse: den tid, der bruges, medregnes ikke til ferien.

4. Lokalt ansat personale

Ferier for lokalt ansat personale fastsættes af repræsentationschefen, der som hovedregel bør følge de gældende bestemmelser og sædvaner på stedet.

B. Betalte orlovsrejser

1. Formålet med betalt orlovsrejse er at give udsendte medarbejdere mulighed for regelmæssig kontakt med hjemlandet for deres egen og for tjenestens skyld.

Bevilling af en sådan rejse forudsætter derfor, at medarbejderen fortsætter på samme eller anden udepost en vis længere tid efter orlovsrejsen.

En betalt orlovsrejse kan derfor normalt ikke forventes bevilget, hvis den pågældende medarbejder er hjemkaldt til tjeneste i ministeriet til et tidspunkt, som ligger et halvt år eller derunder efter orlovsrejsens indtjeningstidspunkt.

2. Udsendte forflyttelsespligtige medarbejdere af den almindelige tjeneste, specialmedarbejdere samt sagsbehandlende kontorfunktionærer, der gør tjeneste på poster, som ligger uden for Europa og er klassificeret som usunde eller på anden måde særlig belastende, får efter to års ophold betalt rejse til Danmark og tilbage for sig selv, deres ægtefælle og børn under 21 år. På andre poster uden for Europa får disse medarbejdere efter tre års ophold betalt rejse til Danmark og tilbage for sig selv, deres ægtefælle og børn under 21 år.

3. Andre udsendte kontorfunktionærer, der gør tjeneste på poster uden for Europa, har efter udløbet af den fastsatte mindste udsendelsesperiode for vedkommende post ret til en betalt rejse til Danmark og tilbage til tjenestestedet, hvis tjenesten fortsættes på den pågældende post i en periode af samme længde. Fortsættes tjenesten kun i halvdelen af perioden, skal medarbejderen betale halvdelen af rejseudgifterne.

4. Det er en forudsætning for at opnå betalt orlovsrejse, at medarbejderen i forbindelse med den bevilgede rejse opholder sig i Danmark og evt. andet europæisk land i størstedelen af den årlige ordinære ferie. Ophold (ferieophold) i Danmark i tilslutning til tjenesterejse eller forflyttelsesrejse kan af Udenrigsministeriet betragtes som betalt orlovsrejse. Meddelelse om betalt orlovsrejse indsendes efter retningslinierne i kapitel VI, afsnit B.

5. Under betalte orlovsrejser medregnes den normale rejsetid ikke i ferien.

6. For betalte orlovsrejser gælder reglerne i kapitel VI om tjenesterejser med følgende modifikation:

a. Alle orlovsrejser foretages med fly på businessclass/ økonomiklasse eller afregnes inden for samme beløb.

b. Dagpenge modtages ikke under betalte orlovsrejser.

C. Ekstraordinær tjenestefrihed

1. Efter Udenrigsministeriets skøn kan der i medfør af tjenestemandslovens § 58, stk. 1, gives en tjenestemand tjenestefrihed uden løn i en på forhånd fastsat periode af mindst en måneds varighed. Bestemmelse om hel eller delvis bevarelse af lønanciennitet under tjenestefrihed fastsættes af finansministeren efter indhentet udtalelse fra lønningsrådet (TL § 58, stk. 4). Finansministeren træffer efter indhentet udtalelse fra lønningsrådet bestemmelse om, hvorvidt perioden kan indgå i pensionsalderen (pensionslovens § 4, stk. 5).

2. Tjenestefrihed uden løn kan gives overenskomstansatte medarbejdere, når det ikke strider mod ministeriets interesser. Der henvises til vedkommende overenskomsts bestemmelser.

3. En medarbejder vil i umiddelbar forbindelse med sin udsendelse eller hjemkaldelse være berettiget til at holde ekstraordinært fri i i alt tre dage med henblik på gennemførelse af flytningen på afrejse- og bestemmelsesstedet. Fridagene kan ikke flyttes til andre tidspunkter.

A. Bemyndigelse til tjenesterejser 1. Tjenesterejser til Danmark og andre lande 2. Tjenesterejser i opholdslandet 3. Tjenesterejser til sideakkrediteringslande 4. Tjenesterejser til lande, hvor repræsentationen har tilsyn med konsulære repræsentationer B. Indberetning til Udenrigsministeriet om rejseplan og adresser C. Rejseudgifter 1. Billetbestilling og rejseforskud 2. Befordring a. Transportmiddel og rejseklasse b. Bonuspoint mv. c. Firmaaftaler d. Egen bil 3. Opholdsudgifter i udlandet a. Dagpenge og Hoteldispositionsbeløb b. Refusion efter regning 4. Opholdsudgifter i Danmark a. Time- og dagpenge samt nattillæg b. Refusion efter regning 5. Andre udgifter a. Udgifter til vaccinationer b. Lokale transportudgifter c. Rejsegods d. Tjenesteudlæg e. Repræsentationsudgifter f. Chauffør D. Rejseregnskab 1. Medarbejderens rejseregnskab til repræsentationen 2. Repræsentationens afregning og postering af de samlede rejseudgifter E. Rejsegods- og ulykkesforsikring 1. Hjemmeværende medarbejdere under tjenesterejse og tjenstlige ophold i udlandet: a. Forsikringstegning b. Forsikringens omfang 2. Udenrigsministeriets udsendte og lokalt ansatte medarbejdere 3. Anmeldelse af skader

1. Tjenesterejser til Danmark og andre lande

Tjenesterejser til Danmark eller andre lande, der ikke er omfattet af punkt A.2, 3, 4, kan kun foretages efter Udenrigsministeriets bemyndigelse eller ordre. Tjenesterejser til deltagelse i det årlige repræsentationschefsmøde kan dog foretages uden særlig bemyndigelse.

2. Tjenesterejser i opholdslandet

Repræsentationschefen kan uden særlig bemyndigelse foretage tjenesterejser i opholdslandet. Han kan på sit første besøg i en region eller lignende lade sin ægtefælle omfatte af tjenesterejsen , når det efter rejsens karakter og stedlig sædvane skønnes hensigtsmæssigt. Ved efterfølgende besøg i samme region kan repræsentationschefen kun medtage sin ægtefælle, hvis ganske særlige forhold gør sig gældende. I tvivlstilfælde bør spørgsmålet forelægges Udenrigsministeriet.

Repræsentationschefen kan endvidere på egen hånd bemyndige eller beordre medarbejdere ved repræsentationen til at foretage tjenesterejser i opholdslandet i fornødent omfang.

3. Tjenesterejser til sideakkrediteringslande

Repræsentationschefen kan - medmindre der er tale om »stand-by« basis - uden særlig bemyndigelse foretage en årlig rejse til lande, hvor han er sideakkrediteret, jf. dog fjerde afsnit. Han kan på disse årlige rejser medtage sin ægtefælle. Repræsentationschefen vil ved henvendelse til F.2. kunne anmode om, at »stand-by« forbeholdet for besøgsvirksomhed ophæves for så vidt angår sideakkrediterede lande, hvor der er behov for hyppige/tilbagevendende tjenesterejser. Det skal også anføres, for hvilke sideakkrediterede lande, der særligt er behov for ophævelse af »stand-by«-arrangementet.

Rejseudgifterne skal afholdes inden for repræsentationens godkendte budgetmæssige rammer.

Er repræsentationschefen forhindret i selv at foretage den årlige rejse, kan han eller hun i stedet sende en af sine medarbejdere, men medarbejderen kan ikke uden ministeriets bemyndigelse medtage sin ægtefælle for udenrigstjenestens regning.

Tjenesterejser til sideakkrediterede lande, hvortil der er udsendt en charge d'affaires, kan kun foretages efter Udenrigsministeriets bemyndigelse eller ordre.

4. Tjenesterejser til lande, hvor repræsentationen har tilsyn med konsulære repræsentationer

Tjenesterejser til lande, hvor repræsentationschefen ikke er sideakkrediteret, men har tilsyn med de konsulære repræsentationer, kan kun foretages efter Udenrigsministeriets bemyndigelse eller ordre.

B. Indberetning til Uderigsministeriet om rejseplan og adresser

Repræsentationschefen har den fulde kompetence og ansvaret med hensyn til bevilling af tjenesterejser. Repræsentationschefen skal ikke anmode om tilladelse til fravær i forbindelse med ferie og tjenesterejser. F.1. ønsker dog meddelelse om fravær så tidligt, at der er realistisk mulighed for at give modsat instruktion, hvis der skulle være ekstraordinære tjenstlige grunde til det.

Meddelelsen om fravær skal gives pr. telex så vidt muligt senest 14 dage før afrejse og skal indeholde oplysning om fraværsperiodens længde, opholdsadresse og navn på charge d'affaires'en. Der skal kun indberettes om en chefs tilbagevenden til sin post efter endt ferie, når denne ikke svarer til det forud meddelte.

Indberetning om ferieadresse i Danmark mv. skal ske i henhold til Instruksens Bind 3, kap. V, afsnit A.3.f.

Når en tjenesterejse, hvad enten den foretages af repræsentationens chef eller af en medarbejder, skønnes af interesse for andre end Udenrigsministeriet - fx rejser for at varetage danske erhvervsinteresser, rejser i forbindelse med teknisk bistand til udviklingslande eller inspektionsrejser til distriktets konsulater - bør en særskilt indberetning om den planlagte rejserute indsendes, så vidt muligt en måned før rejsen begyndes, således at Udenrigsministeriet kan underrette eventuelt interesserede myndigheder, erhvervsorganisationer og andre.

C. Rejseudgifter

1. Billetbestilling og rejseforskud

Billetter til tjenesterejser betales som hovedregel af repræsentationens kasse. Ved tjenesterejser til eller fra Danmark med fly bør billetter, hvor særlige hensyn ikke taler imod det, bestilles p.t.a. (prepaid ticket advice) hos vedkommende luftfartsselskabs lokale repræsentant. Udenrigsministeriet betaler derefter billetten gennem DSB Rejsebureau. Billetbestillinger i København skal principielt foretages gennem DSB Rejsebureau.

I forbindelse med tjenesterejsen kan et passende rejseforskud udbetales af repræsentationens kasse.

2. Befordring

Rejsen skal foretages ad den korteste og, når alle forhold tages i betragtning, billigste rute, medmindre særlige forhold gør sig gældende. Overstiger rejsetiden 24 timer, uden at der er mulighed for at reservere soveplads, har medarbejderen ret til et hviledøgn undervejs.

a. Transportmiddel og rejseklasse

Ved valg af transportmiddel og rejseklasse skal der lægges vægt på, hvad der i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for Udenrigsministeriet. I denne forbindelse skal man gøre opmærksom på muligheden for at rejse på økonomiklasse (apex mv.), såfremt der ikke er protokollære eller arbejdsmæssige forhold, der gør sig gældende.

Det er kun de faktisk afholdte befordringsudgifter, der kan godtgøres. Hvis en tjenesterejsende fx får kørelejlighed, kan udgifter til den sparede billet ikke refunderes, selv om Udenrigsministeriet har sparet beløbet.

b. Bonuspoint mv.

Hvis der i forbindelse med flyrejser mv. optjenes bonuspoint eller lignende, skal disse udnyttes til tjenstlige formål (flybillet, hotelovernatning mv. i forbindelse med tjenesterejser). Medarbejdere, der har et vist rejseomfang, bør tilmelde sig relevante bonusordninger (fx SAS' Eurobonus), så repræsentationen (eller Udenrigsministeriet) sikres rabatmuligheden.

c. Firmaaftaler

Udenrigsministeriet har i øjeblikket fordelagtige firmaaftaler med større luftfartsselskaber. Udenrigsministeriets rejsebureau er bekendt med den til enhver tid gældende rejsestrategi for så vidt angår valg af selskab på forskellige destinationer. Disse aftaler omfatter principielt kun billetter indkøbt og udstedt i Danmark - inkl. p.t.a.'er, jf. punkt C.1. ovenfor. På grund af de besparelsesmuligheder, som aftalerne indebærer, skal de tjenesterejsende i så stor udstrækning som muligt benytte de pågældende selskaber i forbindelse med tjenesterejser, som foretages for Udenrigsministeriets regning.

I forbindelse med tjenesterejser i Europa af kortere varighed (1-4 dage), opfordres de tjenesterejsende til at være opmærksom på muligheden for at rejse på fx »Euro Ticket« (ud- og hjemrejse med samme selskab). Eventuelle udgifter, som den tjenesterejsende har haft på grund af uforudset hjemrejse med andet selskab i forbindelse med en rejse foretaget på Euro Ticket, vil blive dækket over rejseregnskabet.

Det henstilles samtidig til de tjenesterejsende at følge de anvisninger, som løbende bliver udsendt fra F-afdelingen.

d. Egen bil

Foretages tjenesterejsen i egen bil, ydes der kilometergodtgørelse efter reglerne i kapitel III, afsnit G, pkt. 2, medens udgifter til garage og parkering godtgøres efter regning. Kunne rejsen lige så godt være foretaget med fly, kan den samlede rejsegodtgørelse dog ikke overstige udgifterne ved en flyrejse.

Om godtgørelse af udgifter til chauffør, henvises til pkt. 5.f.

3. Opholdsudgifter i udlandet

Udgifter i udlandet til fortæring og hotel mv. kan efter de følgende regler enten godtgøres i form af faste dagpenge og hoteldispositionsbeløb eller refunderes efter regning.

a. Dagpenge og hoteldispositionsbeløb

Under tjenesterejsen modtager en medarbejder (eventuelt også dennes ægtefælle, jf. afsnit A.) dagpenge med det fastsatte beløb for landet. Dagpengene udbetales for hver fulde 24 timer, tjenesterejsen varer. Derudover udbetales timepenge pr. begyndt time. Timepengene udgør 1/24 af dagpengebeløbet.

Hvis der i billetprisen er inkluderet udgift til fortæring, skal det almindelige måltidsfradrag benyttes. Dog ikke på korte flyrejser under 2 timer. På længerevarende flyrejser på 2 timer og derover, foretages fradrag for morgenmad med 15% og for frokost og middag med 30% af det fulde dagpengebeløb, når serveringen er foretaget i tidsrummet kl. 07.00 - 09.00, kl. 11.00 - 14.00 eller kl. 17.00 - 20.00.

Dokumenterede udgifter til hotelværelse inklusive drikkepenge godtgøres inden for det fastsatte dispositionsbeløb for landet. Overskridelser af dispositionsbeløbet kan ikke forventes godtgjort, medmindre der i rejseregnskabet er anført en særlig begrundelse, for eksempel at det på grund af højere priser i turistsæsonen ikke har været muligt at skaffe et passende hotelværelse inden for dispositionsbeløbet.

Inkluderer værelsesprisen betaling for morgenmad - der indgår i beregningen af dagpengene - skal beløbet fratrækkes, inden regningsbeløbet optages i rejseregnskabet. Er medarbejderen gæst hos en fremmed regering, en officiel institution eller en privatperson, så opholdet ikke medfører udgifter til fortæring eller hotel, bortfalder hoteldispositionsbeløbet. Til dækning af øvrige udgifter i forbindelse med opholdet, udbetales et reduceret dagpengebeløb, svarende til 25% af dagpengene.

Hvis en medarbejder vælger ikke at forelægge dokumentation for afholdte overnatningsudgifter, ydes et nattillæg, der udgør 1/3 af hoteldispositionsbeløbet for det pågældende land. For lande, hvor der ikke er fastsat et hoteldispositionsbeløb ydes nattillægget af dagpengebeløbet for det pågældende land.

Udenrigsministeriet informerer løbende repræsentationerne om ændringer i dagpenge og hoteldispositionsbeløb for de enkelte lande.

b. Refusion efter regning

Under rejser i lande uden fastsatte dagpenge, anvendes »Fællessatsen«. Er der heller ikke fastsat hoteldispositionsbeløb, godtgøres rimelige udgifter til hotelværelse med bad efter regning (ikke luksushotel).

4. Opholdsudgifter i Danmark

a. Time- og dagpenge samt nattillæg

Under tjenesteophold og tjenesterejser i Danmark ydes time- og dagpenge samt nattillæg efter de satser, som gælder for statens tjenestemænd.

b. Refusion efter regning

I stedet for godtgørelse efter reglerne under a. er medarbejdere i udenrigstjenesten i lønramme 37-42 og repræsentationschefer i lønramme 36 berettiget til at få rimelige merudgifter under tjenesteophold eller tjenesterejser i Danmark og på Færøerne godtgjort efter regning. I så fald skal også alle fremtidige tjenesteophold og tjenesterejser i Danmark finde sted efter regning.

5. Andre udgifter

Blandt de øvrige almindeligt forekommende udgifter, som kan kræves refunderet efter regning, skal nævnes følgende:

a. Udgifter til nødvendige eller tilrådelige vaccinationer i anledning af tjenesterejsen

Begyndes tjenesterejsen i Danmark, bør adgangen til gratis vaccination på Statens Seruminstitut benyttes.

Denne ordning gælder dog kun for medarbejdere umiddelbart før en udsendelse. Udeværende, der i forbindelse med ophold i Danmark ønsker revaccination, må selv afholde udgiften i forbindelse hermed (vedr. refusion henvises til Kapitel III, afsnit J, punkt 1 c).

b. Lokale transportudgifter

Udgifter til taxa og drager ved afrejse og ankomst både på tjenestestedet og på bestemmelsesstedet og på stationer undervejs kan opføres på rejseregnskabet. Udgifter til lokal befordring i øvrigt skal afholdes af dagpengene og kan kun refunderes, hvis den pågældende rejser efter regning.

c. Rejsegods

Udgifter til befordring af sædvanligt rejsegods, herunder betaling for rimelig overvægt ved flyverejser, kan opføres i rejseregnskabet.

d. Tjenesteudlæg

Tjenstlige telefon-, telegram- og forsendelsudgifter mv.

e. Repræsentationsudgifter

Repræsentationsudgifter bør som hovedregel afholdes af dagpengene. Hvis ekstraordinært store repræsentationsudgifter skønnes påkrævet, bør spørgsmålet om refusion forelægges Udenrigsministeriet, så vidt muligt inden udgiften afholdes.

f. Chauffør

Repræsentationschefer er berettiget til at medtage chauffør på tjenesterejser, der af tjenstlige grunde foretages i tjenestevogn eller egen bil. Andre medarbejdere kan kun medtage chauffør på sådanne rejser, hvis det er påkrævet af sikkerhedsmæssige, sproglige eller andre grunde.

For chaufføren beregnes dagpenge og hoteldispositionsbeløb efter de almindelige regler jf. punkt 3.

D. Rejseregnskab

1. Medarbejderens rejseregnskab til repræsentationen

Senest 14 dage efter rejsens afslutning afleverer medarbejderen til repræsentationen et dokumenteret regnskab i tre underskrevne og daterede eksemplarer over de udgifter, som han personlig har afholdt under eller i forbindelse med tjenesterejsen. Regnskabet opstilles kronologisk som i følgende eksempel:

Rejseregnskab Navn: ambassadør N.N., Buenos Aires Tjenesterejse til: Cordoba, Argentina og Montevideo, Uruguay I tiden: 3.2. - 7.2.1996 I anledning af: forberedelse af udenrigsministerens besøg Befordringsmåde: fly Rejsetider døgn timer min. Afrejse Buenos Aires 3/2 kl. 12.25 Ankomst Cordoba 3/2 kl. 14.00 Afrejse Cordoba 5/2 kl. 15.30 2 3 5 Ankomst Montevideo 5/2 kl. 17.45 Afrejse Montevideo 7/2 kl. 20.15 2 4 35 Ankomst Buenos Aires 7/2 kl. 21.00 Alle tider er lokaltider. Dato bilag nr. tekst lokal mønt USD Buenos Aires Peso 3/2 1 Lufthavnsudgift 30,00 Drager 5,00 Cordoba 3/2 Lufthavn, drager 10,00 Hotelkarl 10,00 Hotelstuepige 40,00 4/2 Reception for guvernøren (udenrigsministeren bor under besøget i gæsteboligen) 660,00 5/2 3 Hotelregning 2 døgn a USD 210,- 420,00 Hotelkarl + reception ved afrejse 50,00 Taxa hotel/ lufthavn 175,00 Drager 25,00 Dagpenge 2 4/24 døgn a USD 65,- 140,83 -------- 345,00 = a kurs 0,986 (1 USD = Peso 0,986) 349,90 Montevideo Uruguay pesos 5/2 4 Taxa lufthavn/ hotel 174,00 Telegram, Buenos Aires 85,00 7/2 5 Hotelregning 2 nætter inkl. 12% moms 399,97 ------ 658,97 a kurs (1 USD = U.pesos 6,50,-) 101,38 Dagpenge 2 5/24 døgn a DKK 350,- = DKK 772,92 a kurs 593,39 130,25 Udgifter ialt 1.802,36 -------- Af ambassaden i Buenos Aires modtog jeg den 1. februar et rejseforskud på 2.000,00 Når herfra trækkes ovennævnte udgifter 1.802,36 fremkommer en saldo på 197,64 hvis modværdi Peso 194,87 jeg i dag har indbetalt til ambassaden. Buenos Aires, den 14. februar 1996 (underskrift) ---------------------------------------------------------------------

Udgifter, der refunderes efter regning, skal principielt være dokumenteret ved kvitterede regninger, der nummereres og vedlægges som bilag i den rækkefølge, hvori de er opført i regnskabet.

Dagpenge i udlandet beregnes pr. begyndt time af rejsens samlede varighed (henrejse, ophold, tilbagerejse) og udgør 1/24 af den anførte sats for bestemmelseslandet: varer en rejse således 1 døgn, 11 timer og 50 minutter, beregnes dagpenge for 1 døgn, 12 timer, det vil sige 1 12/24. Hvor det tjenstlige ophold i et land fortsætter med et tjenstligt ophold i et andet land, anvendes satsen for det andet land fra udløbet af den time, der er begyndt i det første land.

Dagpenge efter de gældende regler for tjenesterejser i Danmark beregnes pr. hele døgn. For overskydende del af et døgn såvel som for tjenesterejser under 24 timers varighed beregnes timepenge pr. begyndt time, der dog sammenlagt ikke kan overstige dagpengene for et døgn.

Udgangspunktet for beregningen er i begge tilfælde den faktiske rejsetid. Hvis tjenesterejsen foretages i egen bil, uden at dette er begrundet i tjenstlige hensyn, beregnes rejsetiden dog på grundlag af tiden for den tilsvarende togrejse.

2. Repræsentationens afregning og postering af de samlede rejseudgifter

Alle udgifter i forbindelse med tjenesterejsen føres midlertidigt til udgift for konto 95.50 i kassejournalen. Samtidig posteres udgifterne på et særskilt blad for den pågældende tjenesterejse i reskontroen.

Når medarbejderen efter tjenesterejsens afslutning har afleveret sit rejseregnskab og afregnet med repræsentationens kasse, og alle udgifter i øvrigt i forbindelse med tjenesterejsen er betalt, opgøres saldoen på grundlag af reskontroen. Udviser kontoen (fx på grund af utilstrækkeligt rejseforskud) en saldo i medarbejderens favør, udbetales saldoen til den pågældende og føres til udgift for konto 95.50 under samtidig postering i reskontroen: på tilsvarende måde skal medarbejderens indbetale en eventuel saldo i repræsentationens favør, og det indbetalte beløb føres til indtægt i kassejournalen og reskontroen.

Når regnskabet er afsluttet, omposteres saldoen fra konto 95.50 til udgift for konto 14.10.11 , da udgifterne til sådanne tjenesterejser omfattes af repræsentationens driftsbudget, jf. kap. VII og kap. VIII, afsnit B., pkt. 2. Udgifter til repræsentation føres til udgift for konto 14.20.10. Drejer det sig om andre tjenesterejser, orlovsrejser, børnebesøgsrejser eller rejser i forbindelse med forflyttelse, omposteres saldoen fra konto 95.50 til udgift for konto 95.71 under samtidig posteringsindberetning til Udenrigsministeriet.

Med posteringsindberetningen indsendes en fuldstændig udskrift af reskontroen for den pågældende tjenesterejse bilagt medarbejderens dokumenterede regnskab sammen med dokumentation for udgifterne afholdt af repræsentationen: i det omfang dokumentation for repræsentationens udgifter allerede er indsendt som bilag til et forudgående månedsregnskab, vedlægges genpart eller fotokopi af de pågældende bilag, jf. kap. VIII, afsnit A, pkt. 6.b.

Nedenfor gives et eksempel på postering og afregning i kassejournalen og reskontroen i forbindelse med en tjenesterejse i opholdslandet:

Kassejournalen Dato Tekst Kontering Debet Kredit 29/7 Amb. tj.rejse billet 95.50 500,00 30/7 Amb. rejseforskud 95.50 1.000,00 12/8 Amb. rejseregnsk. saldo 95.50 165,00 13/8 Amb. rejseafregning 95.50 1.335,00 13/8 Amb. rejseafregning 14.10.11 1.335,00 Reskontro Dato Tekst Kontering Debet Kredit Ambassadør N.N. 29/7 Billet 500,00 30/7 Rejseforskud 1.000,00 12/8 Udligning af saldo i.h.t. rejseregnskab 165,00 13/8 Totale rejseudgifter i.h.t. opgørelse. Ompost.t. 14.10.12 1.335,00 1.500,00 1.500,00

Dette eksempel gælder i øvrigt også for andre tjenesterejser, orlovsrejser og børnebesøgsrejser mv. blot med den forskel, at saldoen skal omposteres til udgift for konto 95.71, og at der samtidig med omposteringen skal indsendes en posteringsindberetning som omtalt ovenfor.

E. Rejsegods- og ulykkesforsikring

1. Hjemmeværende medarbejdere under tjenesterejse og tjenstlige ophold i udlandet

Hjemmeværende medarbejdere er under tjenesterejser og tjenstlige ophold i udlandet dækket af en kollektiv statslig forsikringsordning for tjenesterejser i udlandet, der er etableret på grundlag af en aftale mellem Statens Indkøbs Service og Europæiske Rejseforsikring A/S.

a. Forsikringstegning

Der udstedes ikke noget forsikringsbevis ved hver enkelt rejse, men medarbejdere, der ønsker det, kan ved første tjenesterejse få udleveret et »forsikringsgarantikort« samt forsikringsbetingelser og vejledning i forbindelse med skadestilfælde. Kortet udleveres mod kvittering ved personlig henvendelse i F.1, 3. sektion.

b. Forsikringens omfang

Ulykkesforsikring:

Forsørger ved død kr. 400.000,- Forsørger ved invaliditet kr. 800.000,- Ikke-forsørger ved død kr. 20.000,- Ikke-forsørger ved invaliditet kr. 800.000,-

Ulykkesforsikringens dækning kan forhøjes til 1 mio. kr. ved død/2 mio. kr. ved invaliditet mod en præmie på kr. 10 pr. dag for medarbejderens egen regning.

Henvendelse herom til DSB Rejsebureau i Udenrigsministeriet, tlf. nr. 33 92 11 70, fax nr. 33 92 18 01.

Rejsegodsforsikring:

Ved tyveri mv.

under rejser indtil 3 mdr. kr. 15.000,- Under rejser over 3 mdr. kr. 30.000,-

Endvidere omfatter forsikringen en syge- og hjemtransport .

Sygdom og hjemtransport dækkes ubegrænset.

Ikke-lægeordineret sygeledsagelse:

Forsikringen dækker dokumenterede rimelige, ekstra udgifter til 1 person, der bliver hos og/eller følger forsikrede hjem.

Rejsechecks, rejsebilletter, pas samt rede penge dækkes med max. kr. 10.000. Ved bagageforsinkelse dækkes max. kr. 3.000.

2. Udenrigsministeriets udsendte og lokalt ansatte medarbejdere

Under tjenesterejser er Udenrigsministeriets udsendte og lokalt ansatte medarbejdere dækket tilsvarende af den kollektive statslige forsikringsordning, således at der ikke skal ske anmeldelse af tjenesterejsen til forsikringsselskabet.

Forsikringssummerne er som nævnt ovenfor kr. 400.000 for rejseulykkesforsikringer ved død og kr. 800.000 ved invaliditet og kr. 15.000 for rejsegodsforsikringen.

Rejsegodsforsikringens dækning på kr. 15.000 kan udvides op til kr. 100.000 efter begrundet anmodning til F.1., 3. sektion, når tjenstlige grunde taler for det, fx ved forflyttelsesrejser, akkrediteringsrejser eller andet.

Herudover kan der for medarbejderens egen regning tegnes:

- forsikring på supplerende feriedage i forbindelse med tjenesterejse og

- forsikring for medrejsende ægtefælle og/eller børn til følgende præmie:

pr. dag pr. måned Norden, inkl. Grønland og Færøerne kr. 4 kr. 100 Europa i øvrigt kr. 6 kr. 150 USA kr. 11 kr. 275 Resten af verden kr. 9 kr. 225

Henvendelse herom til DSB Rejsebureau i Udenrigsministeriet, tlf. nr. 33 92 11 70, fax nr. 33 92 18 01.

3. Anmeldelse af skader

Skader anmeldes direkte til forsikringsselskabet.

Ved tingskader bør de tabte eller beskadigede genstande specificeres med angivelse af deres værdi og skadens art og omfang. Anmeldelse af personskader skal vedlægges lægeattest.

Enhver henvendelse skal ske til

Europæiske Rejseforsikring A/S

Vesterbrogade 84

DK-1790 Copenhagen V

Denmark

Police nr. 002180540

Tlf.: + 45 33 27 82 55

Alarmcentralen: + 45 33 25 25 25

Telefax: + 45 33 25 25 00

A.1 Generelle bestemmelser A.2 Budgetteringsrammer A.3 Beregning af budgetteringsramme A.4 Udarbejdelse af budgetforslag A.5 Budgettering på de enkelte konti A.6 Beregning af rammeoverholdelse B Repræsentationens bemyndigelse til at afholde udgifter C Bevillingskontrol D Forbrugsskøn E Eksportfremmeservice E.1 Eksportfremmeydelser F Budget- og forbrugsskønsparadigmaer F.1. Forbrugsskøn 19XX og budgetforslag 19YY F.2. Specifikationsskemaer F.2.1 Udgiftskonti F.2.2 Indtægtskonti F.3. Beregning af repræsentationens forventede opsparing i 19XX F.4 Rammeoversigt 19YY F.4.1 Lønsumsramme F.4.2 Øvrig drift og indtægter F.5 Specifikation til lønsumsrammen F.6 Specifikation til skoleudgifter F.7 Boligskema 19YY

Bilag 1: Eksempel: Budgetrammeskema

a) Senest modtagne regnskab/kontoudtog

b) Posteringer der siden er foretaget i kassejournalen

c) Udgifter/indtægter som repræsentationen selv forventer at afholde i resten af året

d) Udgifter/indtægter som effektueres via Udenrigsministeriet (Til.ins-posteringer), men som vedrører repræsentationens bevillinger

e) Eventuelle posteringer på konto 95.50.01, som repræsentationen omposterer til egne udgifts-/indtægtskonti inden finansårets udgang.

A. Det regnskabsmæssige ansvar og tilsyn A.1 Statsregnskabsloven A.2 Beholdningers opbevaring og størrelse A.3 Postliste A.4 Interne kasseeftersyn A.5 Overlevering ved chefskifte A.6 Regler om habilitet A.7 Instruks for konti i pengeinstitutter m.m. B. Den daglige regnskabsførelse B.1 Almindelige regnskabsbestemmelser B.2 Kasserapporten B.3 Regnskabsbilag B.3.1 Dokumentation B.3.2 Bilagsnummer B.3.3 Oversættelse B.3.4 Attestation B.3.5 Efterregning B.3.6 Inventarliste B.3.7 Eget motorkøretøj B.3.8 Lønningsliste B.3.9 Moms- og afgiftsrefusion B.3.10 Eksportfremmeydelser B.3.11 Eksportservicecentre B.4 Reskontroen B.5 Forudbetalte kontor- og huslejer samt deposita B.6 Rejseaktiviteter for visse specialattacheer B.7 Undervisning B.7.1 Sprogundervisning B.7.2 Undervisning i anvendelse af ny teknologi B.7.3 Anden undervisning B.8 Gebyrregnskab B.8.1 Almindelig vejledning B.8.2 Gebyrregnskabet B.8.3 Pas- og visabeholdningens opbevaring mv. B.8.4 Udstedelse og annullering af pas og viseringer B.8.5 Opkrævning i viseringssager B.9 Afstemning af kassen og eventuelle kassedifferencer C. Kontogrupper D. Særligt om mellemværender med andre D.1 Konto 95.50/8201-8999 D.1.1 Midlertidige posteringer D.1.2 Løbende mellemværender D.1.3 Kontante depoter og deposita D.1.4 Forskudskasser D.2 Konto 14.20.10 - repræsentation D.3 Konto 21.90.01 Porto- og teleindtægter E. Særligt om mellemværender over konto 95.71 E.1 Mellemværender med Udenrigsministeriet E.1.1 Posteringsindberetning E.2 Mellemværender med andre SCR-institutioner E.3 Mellemværender repræsentationerne imellem F. Månedsregnskabet F.1 Afslutning i kasserapporten F.2 Afstemning af kassetilsvaret F.3 Afstemning af banktilsvaret F.4 Afstemning af reskontrotilsvaret F.5 Beholdningsspecifikation F.6 Regnskabsbilag F.7 Repræsentationschefens gennemgang af regnskabet. Attestation og underskrift F.8 Indsendelse til Udenrigsministeriet F.9 Globus-regnskabet og den efterfølgende kontrol G. Årsafslutningen G.1 Depoter in specie G.2 Kursregulering af nøddepoter og andre valutabeholdninger H. Repræsentationens finansiering Ændring H.1 Etablering af bankakkreditiv Ændring H.2 Træk på bankakkreditivet Ændring H.3 Pengeoverførsler fra Udenrigsministeriet I. Revision I.1 Generelt I.2 Telegrafisk kasseeftersyn K. Paradigmaer K.1 Kasserapporter K.1.1 Indhold (UM kasserapport) K.1.2 Månedsafslutning (UM kasserapport) K.1.3 Indhold (FMS-kasserapport) K.1.4 Månedsafslutning (FMS-kasserapport) K.2 Beholdningsspecifikation K.3 Perioderegnskab og kontokort K.4 Reskontroblad og reskontrooversigt K.4.1 Reskontroregistreringen K.4.2 Reskontrooversigt og afstemning K.5 Repræsentation K.6 Posteringsindberetning og posteringsbilag K.7 Indberetning om træk på akkreditivet K.8 Kasseeftersynsrapport K.9 Standardinstruks for konti i pengeinstitutter mv. K.10 Blanketsæt til betaling for tjenestehandlinger K.11 Gebyrbog K.12 Kørsel i eget motorkøretøj K.13 Forudbetalte lejebeløb og deposita K.14 Indberetning til fremsendelse af regnskab K.15 Konteringsstempel Tilføjelse K.16 Fakturaforside L. Kontoplanen Standardkonto og nummerstruktur Ændring Udgiftskonti Indtægtskonti Tilskudskonti Beholdningskonti Mellemregningskonti EDB-tekniske konti Bilag Stikordsregister Aktivitetsoversigt Oversigt over SCR-regnskabsnumre

(a) En specifikation af den kontante beholdning

(b) En specifikation af bank- og girobeholdninger samt restsaldoen på rådighedsbeløbet (SWIFT). Hvis repræsentationen finansieres via akkreditiv, jf. afsnit H.2., angives restbeløbet på dette

(c) En opgørelse over repræsentationens mellemværender med andre pr. overleveringsdatoen, dvs. en reskontrooversigt med en nærmere beskrivelse af det enkelte mellemværende, herunder datoen for dets opståen, samt bemærkning om, hvornår afvikling kan finde sted, og hvorpå afvikling beror

(d) En specifikation af repræsentationens pasbeholdning, viseringsmærker samt en opgørelse over gebyrkasse, hvis en sådan findes

(e) En specifikation over depoter in specie, jf. Instruksen bind I, kap. IV, afsnit E.2

(f) En fortegnelse over det regnskabsmateriale, overleveringen omfatter, som fx kasserapport, reskontro, eventuelt gebyrregnskab, postliste

(g) En opgørelse af lagerregnskab for benzin- og soliditetsoplysningskuponer

(h) Ajourført inventarliste for kancellilokalerne

(i) Petty cash og gebyrkasse opgøres og afregnes til hovedkassen pr. overleveringsdatoen

KAPITEL VIII Hvis repræsentationen har spørgsmål i forbindelse med en konkret sag, bedes henvendelse rettet til Udenrigsministeriet (F.2).

Stk. 1. »§ 3 Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, er inhabil i forhold til en bestemt sag, hvis 1) vedkommende selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald, eller er eller tidligere i samme sag har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse 2) vedkommendes ægtefælle, beslægtede eller besvogrede i op- eller nedstigende linie eller i sidelinien så nær som søskendebørn eller andre nærtstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er repræsentant for nogen, der har en særlig interesse 3) vedkommende deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær tilknytning til et selskab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig interesse i sagens udfald 4) sagen vedrører klage over eller udøvelse af kontrol- eller tilsynsvirksomhed over for en anden offentlig myndighed, og vedkommende tidligere hos denne myndighed har medvirket ved den afgørelse eller ved gennemførelsen af de foranstaltninger, sagen angår, eller 5) der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed

Stk. 2. Inhabilitet foreligger dog ikke, hvis der som følge af interessens karakter eller styrke, sagens karakter eller den pågældendes funktioner i forbindelse med sagsbehandlingen ikke kan antages at være fare for, at afgørelsen i sagen vil kunne blive påvirket af uvedkommende hensyn.

Stk. 3. Den, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag.

Stk. 1. § 4 Bestemmelserne i § 3 gælder ikke, hvis det ville være umuligt eller forbundet med væsentlige vanskeligheder eller betænkelighed at lade en anden træde i den pågældendes sted under sagens behandling.

Stk. 2. For medlemmer af en kollegial forvaltningsmyndighed gælder bestemmelserne i § 3, selv om en stedfortræder ikke kan indkaldes. Bestemmelserne gælder dog ikke, hvis myndigheden ville miste sin beslutningsdygtighed eller det af hensyn til myndighedens sammensætning ville give anledning til væsentlig betænkelighed, dersom medlemmet ikke kunne deltage i sagens behandling, og behandlingen ikke kan udsættes uden væsentlig skade for offentlige eller private interesser.

Stk. 3. Ved kollegiale forvaltningsmyndigheders valg af medlemmer til hverv kan et medlem uanset bestemmelserne i § 3 deltage, selv om medlemmet er bragt i forslag. Bestemmelserne i § 3 gælder ikke for kommunalbestyrelsers beslutninger om vederlag mv. til medlemmer.

Stk. 1. § 5 Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren for bestemte områder fastsætte regler, der fastlægger den nærmere rækkevidde af bestemmelserne i §§ 3 og 4.

Stk. 1. § 6 Den, der er bekendt med, at der for den pågældendes vedkommende foreligger forhold, som er nævnt i § 3, stk. 1, skal snarest underrette sin foresatte inden for myndigheden herom, medmindre det er åbenbart, at forholdet er uden betydning. For så vidt angår medlemmer af en kollegial forvaltningsmyndighed gives underretningen til myndigheden.

Stk. 2. Spørgsmålet om, hvorvidt en person er inhabil, afgøres af den i stk. 1 nævnte myndighed.

Stk. 3. Vedkommende må ikke selv deltage i behandlingen og afgørelsen af spørgsmålet om inhabilitet, jf. dog § 4, stk. 1 og 2. Dette gælder dog ikke på områder, hvor andet er fastsat i henhold til lov.« A.7 Instruks for konti i pengeinstitutter m.m. Repræsentationer, som har en bank-, check- eller girokonto i et pengeinstitut, skal være i besiddelse af en ajourført instruks om check- og giroblanketter og andre betalingsblanketters betryggende opbevaring, underskriftsforholdene mv. Ved flere konti med afvigende sammensætning af underskriftsberettigede skal der udarbejdes særskilt instruks pr. konto. Paradigma for en instruks er vist i afsnit K.9. Et eksemplar af den ajourførte checkinstruks indsendes i underskrevet stand til Udenrigsministeriet. Det andet eksemplar skal findes på repræsentationen og i givet fald forevises Rigsrevisionen ved kasseeftersyn. Pengeinstitutterne skal straks underrettes om ændringer i underskriftsforholdene. Som hovedregel skal enhver giro-, check- eller anden bankudbetalingsordre være underskrevet af 2 dertil bemyndigede personer. Udenrigsministeriet er dog indstillet på at godkende afvigelse fra kravet for repræsentationer med 4 eller færre udsendte medarbejdere. De personer, der er nævnt under pkt. 3 i paradigmaet, bør - hvor forholdene tillader det - være forskellige fra de nævnte underskriftsberettigede personer i pkt. 4. Den, der foretager registreringen af og kontrollen med blanketterne, kan også rekvirere blanketterne, jf. instruksens pkt. 1. Ved opdelingen af underskriftsberettigede i grupper henføres personer, der intet har med kasseforretninger at gøre, til gruppe A, og personer, der især er beskæftiget hermed, til gruppe B. B. Den daglige regnskabsførelse B.1 Almindelige regnskabsbestemmelser Kassebeholdningen må ikke sammenblandes med beløb, som er repræsentationen uvedkommende, eller opbevares sammen med sådanne beløb, hvis de er umiddelbart tilgængelige. Forskudsbilag må ikke indgå i kassebeholdningen, men skal registreres i repræsentationens kasserapport. Personalechecks må kun indløses af repræsentationen, hvor helt specielle forhold begrunder dette og i så fald kun til almindeligt forbrug. Personalechecks udskrives i favør Udenrigsministeriet og indsendes til Udenrigsministeriet hver den 15. og ved månedens udgang, se iøvrigt afsnit B.3.1 nedenfor. Modtagne checks, postgiroanvisninger mv. skal straks eller senest den følgende dag indsættes på repræsentationens bank- eller girokonto. Enhver indbetaling og enhver udbetaling skal straks eller senest samme dag bogføres, og der må ikke føres foreløbig kassekladde for senere indføring i den autoriserede kasserapport. Forfaldne, men endnu ikke udbetalte beløb, fx løn under ferie, må ikke bogføres, før den faktiske udbetaling til modtageren har fundet sted. Indtægter på repræsentationens bank- eller girokonto bogføres samme dag, advis modtages fra bank eller girokontor. Checks o.l., der trækkes på bank- eller girokonto, bogføres samme dag, de udstedes. Eventuelle annullerede checks påtegnes og indsendes sammen med månedsregnskabet. Rettelser i kasserapporten må ikke foretages ved radering eller udviskning, men skal ske ved overstregning af det fejlagtigt bogførte og på en sådan måde, at det overstregede stadig kan læses. Hvis en hel side af kasserapporten må annulleres, skal den påtegnes og indsendes med månedsregnskabet. I forbindelse med overdragelse af regnskabsførelsen til en anden medarbejder, fx i forbindelse med ferie- eller sygdomsfravær, forflyttelser mv., skal kasserapporten påtegnes om overdragelsen, så det heraf fremgår, hvem overdragelsen sker fra, hvem overdragelsen sker til, samt kassebeholdningens størrelse på overdragelsestidspunktet. Både den medarbejder, der overdrager regnskabsførelsen, og den medarbejder, der overtager regnskabsførelsen, kvitterer i kasserapporten. Der henvises i øvrigt til paradigmaet i afsnit K.1. B.2 Kasserapporten Repræsentationen skal bogføre alle sine indtægter og udgifter i en kasserapport, som repræsentationen rekvirerer fra Udenrigsministeriet. Rapporten, hvis blade er fortløbende nummereret, føres efter gennemskrivningsprincippet med kuglepen og med blokbogstaver. Som posteringstekst bør anføres en beskrivende tekst til tydelig identifikation af posteringen. Posteringsteksten bør ikke være en gentagelse af kontonavnet eller dele heraf. Eksempel: En postering på huslejekontoen bør ikke forsynes med teksten: »Husleje«, men i stedet med angivelse af fx bolig eller medarbejder samt den periode det dækker. Der må ikke posteres to beløb på samme linie. Hvis repræsentationen over sit regnskab foretager bistandsrelaterede ind- og udbetalinger, og der således er etableret et fælles regnskab til registrering heraf samt af repræsentationens øvrige udgifter og indtægter, skal repræsentationen anvende en særlig kasserapport, der også fås fra Udenrigsministeriet. I afsnit K.1 er vist en udfyldt side af kasserapporterne med udførlig forklaring på udfyldelsen. Omposteringer fra een konto til en anden posteres i to linjer, så der i første linje bogføres på den konto, hvorfra beløbet omposteres, mens der i anden linje bogføres på den konto, beløbet omposteres til. I den anden linje skal det næste nummer i bilagsrækken noteres, mens felterne for dato og posteringstekst eventuelt kan udfyldes med gentagelsestegn. De to bilagsnumre anføres på omposteringsbilaget. Omposteringer, der berører repræsentationens driftskonti, foretages altid af repræsentationen selv. Opdages posteringsfejl i regnskabsåret efter årets udløb, skal ompostering ikke foretages. Istedet underrettes Udenrigsministeriet om posteringsfejlen. B.3 Regnskabsbilag B.3.1 Dokumentation Enhver postering skal dokumenteres ved det originale regnskabsbilag (jf. dog nedenfor), som skal stemples med konteringsstempel, jf. afsnit K.15. Dokumentation for udgifter kan bestå i original faktura eller original kvitteret regning. Beløb, der ikke kan opnås kvittering for, fx småudgifter til lokal befordring eller til drikkepenge, dokumenteres ved en kvittering underskrevet af den pågældende medarbejder med angivelse af dato, beløb og formål. Udgifter, hvor den oprindelige betaling er sket med medarbejderens betalingskort, skal ud over betalingstalonen, som medarbejderen har modtaget, være dokumenteret ved den faktura, nota o.l., som har dannet grundlag for betalingen. Hvis medarbejderen i særlige tilfælde ikke kan få udleveret den nævnte dokumentation, bør vedkommende i notitsform bekræfte, hvad betalingen har omfattet. Er der tale om repræsentationsudgifter, skal notitsen indeholde oplysning om fortæringen samt oplysning om gæsterne. Indtægter skal dokumenteres ved originalbilag og kan fx bestå i den skrivelse til repræsentationen, som ledsager betalingen, i postanvisningsbon eller en gennemskrivningskopi af repræsentationens kvittering. Eventuel sagsdokumentation kan ske ved kopi eller afskrift. Er det undtagelsesvist nødvendigt, at repræsentationen indtil videre er i besiddelse af en originaldokumentation, vedlægges regnskabet en bekræftet afskrift eller kopi med bemærkning om, hvorfor dokumentationen ikke nu kan indsendes. Originaldokumentationen skal under alle omstændigheder eftersendes, når repræsentationen ikke længere har behov for at være i besiddelse af den. Ved veksling af personalechecks, jf. herved afsnit B.1, vedlægges til regnskabsbilaget kopi af den (de) udstedte checks. På regnskabsbilaget anføres den anvendte vekselkurs. B.3.2 Bilagsnummer Regnskabsbilag nummereres fortløbende gennem hele regnskabsåret og påføres oplysning om check-/giro-/bankudbetalingsblankettens dato og nummer. For repræsentationer, der fører et fælles regnskab til registrering af bistandsrelaterede ind- og udbetalinger samt øvrige udgifter og indtægter, jf. herved afsnit B.3, skal regnskabsbilagene dog kun nummereres fortløbende inden for måneden, dvs. der startes forfra hver måned. B.3.3 Oversættelse

Bilag, der ikke er affattet på et skandinavisk sprog eller et af hovedsprogene (engelsk, tysk og fransk), og bilag med usædvanlig eller utydelig typografi, skal påføres nødvendige oplysninger til forståelsen af bilagets tekst og talangivelser, fx ved oversættelse af nøgleord i teksten og omskrivning af ikke-arabiske tal.

B.3.4 Attestation

Alle regnskabsbilag forsynes med konteringsstempel, jf. afsnit K.15, og skal forud for betalingen attesteres af repræsentationschefen eller den medarbejder, chefen på sit ansvar har bemyndiget til det. Bilagene påtegnes med den pågældendes underskrift eller initialer og navnestempel.

Den, der attesterer bilagene, skal sikre sig, at indbetalinger er i overensstemmelse med opkrævning eller på anden måde er forventet. Endvidere kontrolleres, at udbetalinger er korrekte og forsvarlige, dvs. at prisen er rimelig, at varen eller tjenesteydelsen faktisk er modtaget, at varens art og kvantum står i et rimeligt forhold til repræsentationens behov, og at antallet af arbejdstimer er rimeligt i forhold til arbejdets omfang.

B.3.5 Efterregning

Indeholder et bilag udregninger og sammentællinger, skal disse kontrolleres og bilaget påtegnes herom med en underskrift eller initialer og navnestempel af den, der har foretaget efterregningen, jf. Konteringsstempel afsnit K.15.

B.3.6 Inventarliste

Regnskabsbilag for anskaffelser af inventar skal forsynes med påtegning om, at det pågældende inventar er indført på inventarlisten.

B.3.7 Eget motorkøretøj

Som dokumentation for godtgørelse af tjenstlig kørsel i egen bil benyttes en særlig blanket, som rekvireres fra Udenrigsministeriet. Et eksempel på blanketten findes i afsnit K.12.

B.3.8 Lønningsliste

Udbetaling af lønninger til det lokalt ansatte personale bør bogføres med et samlet beløb for hele måneden. Som dokumentation for posteringen vedlægges en liste, hvoraf størrelsen af lønning og eventuelle sociale udgifter fremgår for hver enkelt ansat. Endvidere bør den periode fremgå, som udbetalingen vedrører. Medarbejderens kvittering for modtagelsen skal fremgå af listen eller være vedhæftet denne. Hvis lønningerne anvises gennem bank eller postgirokontor, kan repræsentationens udbetalingsanmodning anvendes som dokumentation.

Ved timebaseret løn- og/eller overarbejdsbetaling skal det endvidere, eventuelt af underliggende dokumentation, fremgå, hvornår arbejdet er udført, og hvilken løn- eller timesats der er anvendt.

Medarbejderes bidrag til Udenrigsministeriets sygesikringsordning, jf. herved Instruksen bind 3, kap. III, afsnit J, skal føres til indtægt for konto 19.30.99. Bidraget må således ikke i forbindelse med posteringen af lønudgiften modregnes heri, men skal særskilt posteres som anført ovenfor.

Lønudgifter til vikarer ved lokalt ansat personales barsel eller sygdom afholdes over repræsentationens lønkonto. Eventuelle refusioner fra lokale sociale myndigheder eller fra danske myndigheder posteres som indtægt på konto 12.98.01 vedrørende refusioner i anledning af barsel og sygdom eller anden godkendt refusion.

B.3.9 Moms- og afgiftsrefusion

Repræsentationens udgifter er budgetteret inkl. moms og afgifter, jf. Instruksen bind 3, kap. VII, afsnit A. Når repræsentationen afholder udgifter, der er pålagt moms eller afgifter, konteres udgiften, inkl. moms og afgifter, på den relevante udgiftskonto.

Hvis det i henhold til opholdslandets regler er muligt for repræsentationen at søge refusion for afholdte moms- og afgiftsbeløb, føres refusionen ved modtagelsen fra myndighederne til indtægt for konto 29.90.99, ekstraordinære indtægter.

Hvis der i moms- og afgiftsrefusionen er indeholdt beløb, der vedrører personalets private indkøb, posteres dette beløb på en dertil oprettet konto 95.50-aktivitet, jf. afsnit B.4. Den del af refusionen, der vedrører repræsentationen, føres direkte til indtægt for konto 29.90.99. Afregning af beløb, der tilkommer personalet, skal ske umiddelbart efter modtagelsen ved udligning af den anvendte konto 95.50-aktivitet.

B.3.10 Eksportfremmeydelser

I forbindelse med indførelsen af nettorammestyringen i Udenrigsministeriet, dvs. såvel hjemme- som udetjenesten, er proceduren omkring indtægterne for eksportfremmeydelser blevet ændret. Indtægterne, såvel som udgifterne (udlæg), indgår nu i repræsentationens nettoramme, jf. Instruksens bind 3, kap. VII, afsnit E.1.

Som følge af nettorammestyringen består indtægterne nu både af gebyrer for ydet service og af refusion af afholdte udgifter.

Tilføjelse

Registrering foregår som følger:

1. Fakturaer (og kreditnotaer) udfyldes og forsendes til rekvirenten (kunden) som hidtil. Repræsentationen skal også udfylde girokortet.

2. For at begrænse antallet af posteringer samles fakturaer (og kreditnotaer) i et bundt til en ugentligt postering. Bundet forsynes med en forside, jfr. paradigma K.16, og sendes til Udenrigsministeriet. Der skal ikke vedlægges »Meddelelse om postering på konto 95.71.01«. Kopi af forsiden samt blanketsættets lyserøde kopi anvendes som bilag i regnskabet. Kopi af forsiden arkiveres sammen med repræsentationens kopi af fakturaerne.

3. Summen af alle serviceydelser (dvs. timebetalinger og faste gebyrer) omregnes til den sidst meddelte (akkreditiv-) kurs og posteres til indtægt for konto 21.90.03 med aktivitet 3203. Dette gælder dog ikke de konsulære gebyrer, som posteres til indtægt for til.ins. nr. 2610.1510/62.10.xx (de 2 sidste cifre afhænger af arten).

Udlæg tælles sammen efter art og posteres til indtægt for relevant indtægtskonto med akt. 3203. Hvis udlæg er posteret på reskontroen, udlignes denne.

Summen af indtægterne posteres derefter til udgift for mellemregningen med Udenrigsministeriet, 2611.1017/95.71.01/akt. (rep.nr.).

Princippet er, at repræsentationen selv posterer hele indtægten.

Ved fakturering til lokale kunder skal repræsentationen påse, at de opkrævede beløb indbetales til repræsentationens kasse.

På denne måde kan repræsentationen løbende holde styr på sine indtægter fra eksportfremmeydelserne.

B.3.11 Eksportservicecentre

Er der ved repræsentationen oprettet et såkaldt eksportservicecenter, indgår indtægter og udgifter herfor i repræsentationens nettoramme, jf. Instruksen bind 3, kap. VII, afsnit E.2. Udgifter og indtægter bogføres i kasserapporten, jf. afsnit B.2. Aktivitet nr. 1110 eller evt. aktivitet 3203, eksportfremme, skal anvendes.

B.4 Reskontroen

Reskontroen er en bibog til repræsentationsregnskabet, hvori alle ind- og udbetalinger vedrørende mellemværender med andre registreres.

Reskontroen føres på standardblanketter, som rekvireres fra Udenrigsministeriet. Blanketterne indsættes i nummerorden i et ringbind. Se i øvrigt hertil afsnit D.1 nedenfor.

Hvert kvartal opgøres saldoen af hvert enkelt mellemværende i en reskontrooversigt, som indsendes med månedsregnskabet for marts, juni, september og december, vedlagt afsluttede reskontroblade. Kopi af reskontrobladene arkiveres af repræsentationen. Reskontrooversigten, som også er en standardblanket, der rekvireres fra Udenrigsministeriet, underskrives af repræsentationschefen eller den medarbejder, chefen på sit ansvar har bemyndiget til det. Underskriveren skal kontrollere, at de opførte saldi på reskontrooversigten er i overensstemmelse med reskontroen.

Repræsentationen har ansvaret for afviklingen af alle mellemværender med andre og skal søge disse afviklet, såsnart der er mulighed for det, og senest inden årsafslutningen.

I afsnit K.4 er reskontroregistreringen og opstilling af reskontrooversigten detaljeret beskrevet, ligesom der her er vist eksempler på udfyldte reskontroblade og reskontrooversigt.

Om månedlig afstemning med kasserapporten se afsnit F.4 nedenfor.

B.5 Forudbetalte kontor- og huslejer samt deposita

Budgetvejledningen fra Finansministeriet gældende fra 1. januar 1995 medfører nye regler i kontering af forudbetalte huslejer og deposita.

Kontiene vedrørende forudbetalt husleje i et kommende finansår har følgende struktur:

95.30.XX, hvor de sidste 2 cifre (betegnet med »XX«) sættes lig årstallet for det år, som forudbetalingen vedrører.

Deposita skal konteres på en særskilt konto 95.60.03.

Eksempel 1:

Den 1. april 1997 forudbetaler repræsentationen kontorleje med et beløb på USD 240.000, hvilket dækker perioden 1. april 1997 - 31. marts 1999.

Dette konteres som følger:

a) USD 90.000 (9 måneders husleje i indeværende år) konteres på konto 16.10.01.

b) USD 120.000 konteres på konto 95.30. 98 , idet året 1998 forholdsmæssigt skal belastes med 12 måneders leje a USD 10.000 pr. måned.

c) Det resterende beløb, USD 30.000, vedrører året 1999, og skal derfor konteres på konto 95.30. 99.

Eksempel 2:

Den 15. oktober 1997 forudbetaler repræsentationen et huslejebeløb (bolig) på USD 120.000, hvilket dækker perioden 15. oktober 1997 - 14. oktober 1998 samt et beløb på USD 30.000 som depositum, i alt USD 150.000.

Dette konteres som følger:

a) USD 25.000 (21-2 måneders husleje i indeværende år) konteres på konto 16.10.03.

b) USD 95.000 konteres på konto 95.30. 98 , idet året 1998 forholdsmæssigt skal belastes med 91-2 måneders leje a USD 10.000 pr. måned.

c) USD 30.000 konteres på konto 95.60. 03 , idet dette beløb vedrører depositum.

Eksempel 3:

Den 23. december 1997 forudbetaler repræsentationen en husleje (bolig) for januar kvartal 1998 med et beløb på USD 30.000.

Dette konteres som følger:

a) USD 30.000 (3 måneders husleje i 1998) konteres på konto 95.30. 98.

Hvis repræsentationen forudbetaler beløb, der fx skal dække år 2000, konteres dette på konto 95.30. 00.

Ved enhver forudbetaling af huslejer og deposita skal repræsentationen sende en indberetning til ministeriet, hvoraf det fremgår, hvordan det samlede betalte beløb er opdelt på de forskellige konti, jf. afsnit K.13.

Det anbefales, at repræsentationen først specificerer tallene på indberetningsskemaet, dernæst kontrollerer summen af de enkelte tal med totalbeløbet, hvorefter de enkelte linier i kasserapporten udfyldes.

I efterfølgende finansår vil der blive foretaget omposteringer fra konto 95.30.XX til huslejekonto 16.10.XX i repræsentationens eget regnskab.

Disse omposteringer foretages af ministeriet, men kun den del, der vedrører det pågældende regnskabsår.

I eksempel 1 vil der således i året 1998 blive bogført USD 120.000 på konto 16.10.01, og i året 1999 USD 30.000.

Konsekvensen er, at repræsentationens regnskab i det enkelte finansår kun bliver belastet med det huslejebeløb, som vedrører netop dette regnskabsår.

B.6 Rejseaktiviteter for visse specialattacheer

I forbindelse med overflytningen af specialattacheerne fra andre ressortministerier til Udenrigsministeriet er der oprettet særlige aktiviteter til registrering af rejseudgifter for udsendte medarbejdere fra følgende ministerier:

. Fiskeriministeriet: aktivitet 6010, . Forsvarsministeriet: aktivitet 6020, . Landbrugsministeriet: aktivitet 6030, . Øvrige ministerier: aktivitet 6040.

Der skal altid anvendes aktivitet i forbindelse med rejser foretaget af medarbejdere fra Fiskeri-, Forsvars- og Landbrugsministeriet, hvor rejseudgifterne registreres i repræsentationens regnskab på konto 14.10.11.

B.7 Undervisning

Hvis repræsentationen afholder udgifter til undervisning af medarbejderne over sit budget, fx udgifter til sprogundervisning eller til anvendelse af ny teknologi, skal sådanne udgifter altid konteres på konto 14.70.05, mens køb af undervisningsmaterialer afholdes over konto 14.80.11.

B.7.1 Sprogundervisning

Som led i repræsentationens ordinære budgetlægning udarbejdes der hvert år et budget for repræsentationens udgifter til sprogundervisning for udsendte medarbejdere og eventuelle medfølgende ægtefæller. Det sker i lyset af de forudsete personaleudskiftninger på repræsentationen og på grundlag af de modtagne retningslinier fra Udenrigsministeriet, jf. Instruksen bind 3, kap. III, afsnit L.

Udgifterne til sprogundervisningen afholdes over konto 14.70.05, aktivitetsnummer 1114. Køb af undervisningsmaterialer konteres på konto 14.80.11 ligeledes under anvendelse af aktivitetsnummer 1114.

Repræsentationschefen skal påse, at betingelserne for refusion er overholdt, at honorarerne for sprogundervisningen holdes inden for rimelige rammer, og at undervisningen i det hele tilrettelægges på den mest økonomiske måde.

B.7.2 Undervisning i anvendelse af ny teknologi

Udgifter i forbindelse med medarbejdernes oplæring i anvendelse af ny teknologi, der skal afholdes over repræsentationens budget, skal ligeledes konteres på konto 14.70.05 under anvendelse af aktivitetsnummer 9130. Køb af undervisningsmaterialer konteres på konto 14.80.11, ligeledes under anvendelse af aktivitetsnummer 9130.

B.7.3 Anden undervisning

Udgifterne til anden undervisning af medarbejdere posteres ligeledes på konto 14.70.05 og køb af eventuelle undervisningsmaterialer på konto 14.80.11, dog uden anvendelse af aktivitetsnummer.

B.8 Gebyrregnskab

B.8.1 Almindelig vejledning

I medfør af § 14 i Lov nr. 150 af 13. april 1983 om udenrigstjenesten opkræves der gebyrer for en række tjenestehandlinger i udenrigstjenesten. Reglerne for betaling af gebyrerne og deres størrelse findes i Udenrigsministeriets bekendtgørelse om betaling for tjenestehandlinger i udenrigstjenesten.

Ændring

Gebyrer for konsulære ydelser, der skal opkræves hos danske offentlige myndigheder eller andre i Danmark, opkræves altid således, at indbetaling sker til Udenrigsministeriet i kroner. Vedrørende procedurer for indsendelse af genpart af opkrævninger fra eksportfremmeydelser henvises til afsnit B.3.10.

I konsulære sager, hvor rekvirenten personligt retter henvendelse til repræsentationen, opkræves gebyret normalt direkte hos rekvirenten. Eneste undtagelse herfra vedrører de konsulære sager, som repræsentationen modtager fra/via Udenrigsministeriet. I disse sager opkræver Udenrigsministeriet gebyret.

Som hovedregel betales fakturaerne til Udenrigsministeriet. Hvis en repræsentation i forbindelse med opkrævning af beløb, fx i en inddrivelsessag, foretager afregning direkte over for en rekvirent, skal gebyr modregnes i afregningen.

Honorære repræsentationer kan benytte sig af samme fremgangsmåde, så genpart af opkrævningen indsendes til Udenrigsministeriet, der herefter opkræver gebyret. Indtægten medtages så i en efterfølgende afregning med den honorære repræsentation.

I tilfælde, hvor den honorære repræsentation afregner en bistandssag direkte med Udenrigsministeriet, overføres gebyret sammen med udlægget til den honorære repræsentation. Afregner den honorære repræsentation i forbindelse med aflæggelse af sit normale driftsregnskab, indregnes gebyret heri, hvorefter gebyret anvises sammen med eventuelle andre udgifter.

Afregner den honorære repræsentation med en overordnet udsendt repræsentation i opholdslandet, udbetales gebyret af den udsendte repræsentation og inkluderes i dennes posteringsindberetning til Udenrigsministeriet.

Ved opkrævning i inddrivelsessager (børne- og hustrubidrag) skal følgende iagttages:

Hvis anmodning om inddrivelse modtages fra et statsamt, skal gebyrer opkræves direkte hos kommunen, hvor bidragsmodtageren har bopæl. Kommunen vil normalt fremgå af anmodningsskrivelsen eller bilag hertil. I opkrævningen skal kommunens reference, normalt personnummer, angives, ligesom det kan anbefales at vedlægge en kopi af materialet fra statsamtet.

Til brug ved gebyropkrævningerne anvendes det gengivne blanketsæt i afsnit K.10. Der henvises i øvrigt til Instruksen bind 1, kap. III, afsnit J, og til Udenrigsministeriets viseringsinstruks, samt særskilt Vejledning til bekendtgørelse om betalinger for tjenestehandlinger, marts 1995.

B.8.2 Gebyrregnskabet

1) Gebyrregnskabsbogen findes i to udgaver, GEB og GKTO, som adskiller sig ved, at sidstnævnte har fortrykte kontonumre i 3 af de 4 kolonner: 21.90.01, 62.10.01 og 62.10.04. GKTO-bogen er specielt tiltænkt repræsentationer med få gebyrsager.

Alle repræsentationer skal oprette en særlig gebyrkasse og føre regnskabet i en gebyrregnskabsbog 1), som rekvireres fra Udenrigsministeriet. Regnskabsbogen, hvis blade er fortløbende nummereret, føres efter gennemskrivningsprincippet med kuglepen og med blokbogstaver. I bogen indføres alle udstedte pas og visa med angivelse af dato, navn, betegnelse, pas- eller visumnummer og indbetalt beløb. Er et pas eller visum efter de givne regler udstedt uden gebyr, anføres: Gratis. I henhold til Meddelelse fra Fællessekretariatet nr. 61/1995 skal der ved udstedelse af pas og kørekort til udenrigstjenestens medarbejdere og lokalt ansatte opkræves betaling af gebyr.

Annulleres et pas eller visum, skal det anmærkes i gebyrbogen.

I gebyrbogen registreres endvidere indtægter vedrørende porto, telefon og telex samt øvrige gebyrer. Der henvises til paradigmaet i afsnit K.11.

Ved månedens udløb sammentælles de indførte gebyrer, og de originale gebyrbogsblade udrives af bogen, underskrives af den medarbejder, der fører gebyrregnskabet, og afleveres til repræsentationens regnskabsfører sammen med de indbetalte gebyrer. Beløbet nedlægges i hovedkassen og føres i kasserapporten til indtægt for konto 62.10. med underopdeling på 6 cifre, gebyrer, regnskabsinstitution 2610.1510. Indtægter vedrørende porto, telefon og telex indtægtsføres på konto 21.90.01 i repræsentationens regnskab.

Hvis der er tale om større gebyrindtægter, bør afregning med hovedkassen finde sted med kortere mellemrum, fx en gang om ugen.

Indgår der betalinger til gebyrkassen i form af checks, postanvisninger o.l., bør der foretages a conto afregning med repræsentationens kasse med passende mellemrum med henblik på indsættelse af checks mv. på repræsentationens bankkonto. Ved modtagelsen af checks krydses disse. På checkenes bagside anføres bank, og kontonummer og med repræsentationens navn.

B.8.3 Pas- og visabeholdningens opbevaring mv.

Pasbøger rekvireres i Udenrigsministeriet, jf. Instruksen bind 1, kap. VI, afsnit A.7.a. Når bøgerne modtages registreres de med angivelse af numrene på en særlig liste. Listen bør føres af en anden medarbejder, end den der normalt beskæftiger sig med pasudstedelse. Ved udlevering af pasbøger til den pasudstedende medarbejder kvitteres der på den særlige liste med angivelse af de modtagne numre. Ubrugte pasbøger bør opbevares i pengeskab eller i aflåst stålskab i repræsentationens sikkerhedsrum.

De repræsentationer, der videresender pas og visa til honorære konsulater, skal sørge for, at konsulatet returnerer en kvittering for modtagelsen til repræsentationen snarest muligt, eksempelvis på en kopi af et følgebrev.

B.8.4 Udstedelse og annullering af pas og viseringer

Visumstickeren skal udfyldes inden indklæbning i passet for at undgå problemer med fejlbehæftede visa, der i visse tilfælde kan give ubehageligheder for den rejsende.

Pasbøger og visumstickers skal ved udstedelsen altid anvendes i fortløbende nummerrækkefølge. Og det er vigtigt, at den kronologiske orden bevares, uanset om udstedelsen er sket mod betaling, gratis eller senere er blevet annulleret. Kuponer fra samtlige visumstickers skal indklæbes på gebyrregnskabsbogens/ viseringsprotokollens original- og genpartsblade med angivelse af enten de respektive beløb, »gratis« eller »annulleret«.

Når pas udstedes uden beregning eller annulleres, skal der i gebyrregnskabsbogen/viseringsprotokollen anføres »gratis«, respektive »annulleret«.

Pas, der på grund af fejludskrivning eller af andre grunde annulleres, hvilket foretages ved gennemhulning, skal efterfølgende makuleres af 2 personer i forening. De udfærdiger og underskriver en liste, hvoraf numrene på de makulerede pas fremgår. Et eksemplar af listen opbevares på repræsentationen.

Det samme gælder ældre pas, der indleveres til repræsentationen, jf. Instruks for Udenrigstjenesten, bind 1, kap. VI, A, i.

Ved fejlskrevne visumstickers indklæbes den lille ekstra sticker i gebyrregnskabsbogen/viseringsprotokollen. Skulle stickeren - trods alle forholdsregler - allerede være indklæbet i passet, påføres der en oplysning om ugyldighed, og en overordnet medarbejder anfører en bemærkning i gebyrregnskabsbogen/ viseringsprotokollen om forholdet samt om løbenummeret på den pågældende sticker.

Hvis repræsentationen ikke altid har mulighed for at udføre disse arbejdsopgaver under medvirken af 2 personer, når dette ellers er påkrævet i.h.t. instruksen, kan der i undtagelsestilfælde dispenseres herfra.

For at opnå denne dispensation skal repræsentationschefen indhente en skriftlig godkendelse fra ministeriet, der evt. kan gives på basis af en begrundet indberetning.

B.8.5. Opkrævning i viseringssager

Ved ansøgning om opholds- og/eller arbejdstilladelse betales gebyret altid ved indgivelsen af ansøgningen. Gebyret føres til indtægt for konto 62.10.04, regnskabsins. 2610.1510.

Beløbet tilbagebetales ikke ved afslag.

Ved indgivelse af klage om afgørelse af ansøgning om visum eller om opholds- og/eller arbejdstilladelse, betales gebyret samtidig hermed og indtægtsføres på konto 62.10.04, regnskabsins. 2610.1510. Ved medhold i klagen tilbagebetales gebyret og udgiftsføres på samme konto.

B.9 Afstemning af kassen og eventuelle kassedifferencer

Regnskabsføreren skal hver dag, hvor der forekommer ud- og indbetalinger, opgøre kassebeholdningen og sammenholde den med det bogførte kassetilsvar. Tilsvaret findes ved at sammentælle de bogførte kassebevægelser i månedens løb i debet og kredit, lægge den overførte kassebeholdning fra sidste måned til det sammentalte debetbeløb og herfra trække det sammentalte kreditbeløb. Sammentællingerne indføres ikke i kasserapporten.

Konstateres der en difference mellem den optalte beholdning og det bogførte tilsvar, skal regnskabsføreren straks søge at finde årsagen. En uoverensstemmelse kan som regel føres tilbage til en af følgende årsager:

. urigtig opgørelse af den faktiske beholdning,

. urigtig sammentælling af posteringerne i debet eller kredit,

. urigtig eller manglende postering af en indbetaling eller en udbetaling,

. bogført beløb, der ikke svarer til den faktiske udbetaling eller den faktiske indbetaling.

Kassedifferencen må under ingen omstændigheder udlignes ved, at det manglende beløb nedlægges i kassen eller et overskydende beløb udtages af kassen.

Lykkes det ikke regnskabsføreren at finde frem til en kassedifferences oprindelse, skal repræsentationschefen straks underrettes, og kassedifferencer på maksimalt svarende til DKK 100,00 skal derefter - alt efter om den faktiske kassebeholdning er større eller mindre end tilsvaret - føres til indtægt eller udgift for konto 19.80.01, kassedifferencer. Bilaget bør være attesteret af repræsentationschefen. Kassedifferencer, som overstiger beløb svarende til DKK 100,00, føres til indtægt eller til udgift for konto 95.71. Posteringen indberettes til Udenrigsministeriet.

Kassedifferencer forårsaget af mangel på skillemønt kan undgås ved på bilaget at anføre det faktisk betalte beløb, der indføres i kasserapporten.

C. Kontogrupper

Kontoplanen for repræsentationernes regnskaber omfatter fem væsensforskellige kontogrupper. Det er særdeles vigtigt, at navnlig regnskabsføreren fastholder sondringen mellem disse ved konteringsangivelse i kasserapporten:

(a) Repræsentationens driftskonti

(b) Repræsentationens tilskudskonti

(d) Repræsentationens mellemværende med andre

(e) Repræsentationens mellemværender med Udenrigsministeriet

Om kontoplanen og kontonummerets struktur henvises til afsnit L.

D. Særligt om mellemværender med andre

D.1 Konto 95.50/8201-8999

Globus udskriver kontokort for hvert enkelt udestående mellemværende på konto 95.50, idet kontoen i Globus-systemet (ved angivelse af numrene 8201 til 8999 i aktivitetsfeltet) kan opdeles i 799 aktiviteter, navngivet i systemet ved sag nr. 1, sag nr. 2 etc. op til sag nr. 799. Eventuel yderligere navngivning af de enkelte aktiviteter overlades til repræsentationernes eget valg. Globus kan således producere kontokort, der svarer til den reskontro som repræsentationen fører, jf. afsnit B.4, til afstemning af denne.

Når en aktivitet er udlignet, dvs. at saldoen er nul, bør aktiviteten genanvendes ved oprettelse af ny sag. Af praktiske grunde bør genanvendelse først finde sted, når repræsentationen ved modtagelsen af månedsregnskabet har haft lejlighed til at sikre sig, at sagskontoen er udlignet.

Repræsentationen skal anvende de relevante 95.50-aktivitetsnumre ved registrering i kasserapporten af konto 95.50-transaktioner.

Kontering på disse konti omfatter seks slags posteringer:

(a) midlertidige posteringer

(b) løbende mellemværender

(d) forskudskasser

(e) større reparationer og vedligeholdelsesarbejder

(f) anlægssager

D.1.1 Midlertidige posteringer

I de tilfælde, hvor en indtægt eller en udgift endeligt skal føres i Udenrigsministeriets regnskab, kan det være hensigtsmæssigt, at posteringer i den samme sag foreløbigt konteres på den relevante konto 95.50. Ved posteringer på konto 95.50 skal attesteret kopi eller afskrift af det originale regnskabsbilag vedlægges månedsregnskabet. Der skal foretages ompostering til mellemregning med Udenrigsministeriet, når sagen er afsluttet, dog senest i forbindelse med månedsafslutningen. De originale regnskabsbilag vedlægges indberetningen til Udenrigsministeriet, mens attesteret kopi eller afskrift vedlægges månedsregnskabet med indberetningskopien.

Udgifter til pleje, underhold og hjemsendelse af danske statsborgere, der er overladt i repræsentationens varetægt, samt anlægssager kan dog blive stående på konto 95.50, indtil sagen er afsluttet for repræsentationens vedkommende. Først da omposteres de til konto 95.71 med samtidig posteringsindberetning.

Udgifter i forbindelse med tjenesterejser til Danmark samt orlovs-, børnebesøgs- og forflyttelsesrejser, som skal afholdes over Udenrigsministeriets driftsregnskab, posteres foreløbigt på konto 95.50. Udgifterne bliver stående her, indtil rejsen er afsluttet, og rejseregnskab umiddelbart herefter er afleveret. Derefter omposteres det samlede beløb til konto 95.71, mellemregning med Udenrigsministeriet, med samtidig posteringsindberetning.

I forbindelse med repræsentationens afregning og postering af de samlede rejseudgifter, henvises til Instruksens bind 3, kap. VI. Der gøres særligt opmærksom på følgende regler:

Alle udgifter (enkeltposteringer) i forbindelse med tjenesterejsen føres midlertidigt i kasserapporten til udgift for konto 95.50 - aktivitet (med en tekst, der angiver rejsens formål og de rejsende medarbejderes navne). Samtidig registreres der på de oprettede reskontroblade for den pågældende tjenesterejse.

Når tjenesterejsen er afsluttet, skal rejseregnskabet, inkl. alle relevante bilag, afleveres senest 14 dage herefter og afregnes med repræsentationens kasse.

Når regnskabet er afsluttet, omposteres saldoen fra konto 95.50 - aktivitet og udgiftsføres sædvanligvis på konto 14.10.11, idet der skal tages højde for evt. resterende beløb i den rejsendes eller repræsentationens favør, jf. Instruksens bind 3, kap. VI, punkt D.2.

D.1.2 Løbende mellemværender

Løbende mellemværender med myndigheder, organisationer eller private posteres på konto 95.50. Repræsentationen kan aftale faste afregningsterminer med de pågældende, fx hvert kvartal eller på årsbasis.

Hvis repræsentationen afholder mindre udlæg for tredjemand, som man ikke har et løbende mellemværende med, og udgifterne forbundet med opkrævningen ikke står i et rimeligt forhold til udlæggets størrelse, posteres disse udlæg ikke på konto 95.50, men direkte på den pågældende udgiftskonto alt efter udgiftens art.

D.1.3 Kontante depoter og deposita

Kontante depoter i opholdslandets mønt indgår i kassebeholdningen og føres til indtægt for konto 95.50. Om depoter in specie henvises til Instruksen bind I, kap. IV, afsnit E.2.

Depositum for telefon o.l. posteres til udgift for konto 95.50, hvor beløbet bliver stående, indtil det betales tilbage.

Deposita vedrørende kontor- og huslejemål skal posteres på konto 95.60.03 med samtidig underretning til Udenrigsministeriet, jf. afsnit B.5.

En eventuel rentetilskrivning posteres direkte på konto 67.10.01, renter, i regnskabsinstitution nr. 2600.7402.

D.1.4 Forskudskasser

Ved etablering af forskudskasser registreres hver enkelt forskudsbeløb på konto 95.50. Genopfyldning af forskudskassen foretages i forbindelse med afregning til hovedkassen af afholdte udgifter, der specificeres ud på de relevante driftskonti. Afregning skal ske mindst en gang om måneden.

Repræsentationen skal begrænse brugen af forskudskasser mest muligt, og tilse at beholdningen altid holdes adskilt fra personlige midler. Beholdning og bilag skal kunne forevises ved forlangende.

D.2 Konto 14.20.10 - repræsentation

For udsendte medarbejdere refunderes repræsentationsudgifter af repræsentationens kasse. Til brug ved afregningen, der finder sted en gang om måneden, anvendes den viste opgørelses- og regnskabsblanket i afsnit K.5. Som dokumentation vedlægges genpart af blanketten med attesterede originalbilag. Restaurantrepræsentation skal være dokumenteret ved original nota, som skal være dateret, påført navn, gæsteliste, anledning samt antal kuverter og kuverttype.

Der skal udarbejdes gæsteliste i forbindelse med al repræsentation. Den skal opbevares på repræsentationen og skal på forlangende kunne forelægges ved fx revision/inspektion.

For hver medarbejder oprettes i repræsentationens regnskab en aktivitet for konto 14.20.10 i intervallet 7001-7020. Aktiviteten oprettes med et generelt navn, fx stillingsbetegnelse. Kun i tilfælde, hvor stillingsbetegnelsen ikke er specifik nok, bør kontoen oprettes på medarbejderens navn.

Hvis en aktivitet ikke er oprettet på medarbejderens navn, vil aktiviteten - efter afstemning - kunne genanvendes af afløseren. Er aktiviteten oprettet på navn, indsendes anmodning om navneændring til Udenrigsministeriet.

Medarbejdere under chefsniveau kan selv disponere inden for 75% af den godkendte repræsentationsramme for finansåret. De resterende 25% indgår i en pulje på repræsentationen. Udover de nævnte 25% tildeles repræsentationen ekstra repræsentationsmidler, hvis størrelse afhænger af den samlede udmeldte repræsentationsramme. Den samlede pulje anvendes som et supplement til medarbejdernes individuelle repræsentationskonti, og er i øvrigt til rådighed for alle medarbejdere under chefsniveau, såvel udsendte som lokalt ansatte, der ikke har fast tillagt repræsentationsramme.

D.3 Konto 21.90.01 Porto- og teleindtægter

Alle medarbejdere skal refundere repræsentationens kasse for omkostninger ved privat brug af repræsentationens kommunikationsudstyr, dvs. telefon, telefax og telex.

Repræsentationschefen skal tillige refundere private udenbys samtaler fra boligtelefonen, jf. instruksens bind 3, kap. III, afsnit F.

I det omfang, der ikke modtages specificeret faktura fra telefonselskabet, skal der afregnes på grundlag af medarbejderens egne notater om destination og tidsforbrug.

E. Særligt om mellemværender over konto 95.71

E.1 Mellemværender med Udenrigsministeriet

På konto 95.71 posteres ind- og udbetalinger, som ikke vedrører repræsentationens drift (eventuelt midlertidigt bogført på konto 95.50), men som enten skal afholdes af eller afvikles gennem Udenrigsministeriet. Kontoen anvendes også, hvis der er tale om mellemværender med andre statslige institutioner og styrelser, herunder ministerier, der er tilsluttet Statens Centrale Regnskabssystem (SCR), jf. herved afsnit E.2.

Som eksempler på udgifter, der skal afholdes af Udenrigsministeriet, kan nævnes tjenesterejser til Danmark og betalinger til embedsmænd i delegationer.

Som eksempel på udlæg, der skal afvikles gennem Udenrigsministeriet, kan nævnes udbetalinger i forbindelse med pleje og hjemsendelse af danske statsborgere, som selv skal refundere udgiften.

E.1.1 Posteringsindberetning

Enhver postering på konto 95.71 skal samme dag indberettes til Udenrigsministeriet. Posteringsindberetningen danner grundlag for den videre behandling i ministeriet. I kasserapporten anføres indberetningsnummeret. Endvidere angives Udenrigsministeriets regnskabsnummer, dvs. 2611.1017, i rubrikken Til Institution, og aktivitetsfeltet udfyldes med de sidste fire cifre i repræsentationens regnskabsnummer.

For at sikre en hurtig ekspedition i Udenrigsministeriet, skal følgende regler om posteringsindberetningen nøje iagttages:

(a) I kasserapporten anføres i posteringstekstfeltet indberetningsnummer samt repræsentationens navn. Indberetningsnummeret skal altid angives med 4 cifre. Eksempel: 0010 Bonn. Eventuel yderligere posteringstekst skal placeres herefter.

(b) Indberetningen, der indsendes med 1 genpart, mærkes POSTERING øverst til højre på første side med rødt stempel.

(c) Posteringen på konto 95.71 præciseres i indberetningens sidste linjer med angivelse af det beløb, der er ført til indtægt eller udgift for kontoen.

(d) Med indberetningen skal følge et såkaldt posteringsbilag, der skal være en afskrift af kasserapportens postering og således nøjagtigt, som i posteringslinjen, angive: Bilagsnummer, indberetningsnr./tekst, til institution nummer, kontonr., aktivitetsnummer (repræsentationens regnskabsnummer), indberetningsnummer og beløb, der er ført til indtægt eller til udgift i den angivne møntfod, se hertil eksemplet i paradigmasamlingen, afsnit K.6.

Er der i forbindelse med posteringen anvendt en kurs, der afviger fra repræsentationens finansieringskurs på udbetalingstidspunktet, angives kursen endvidere i kasserapporten i feltet Anvendt kurs (angivet som kursen i DKK for 1 enhed).

Posteringsbilaget, der i skemaform kan rekvireres fra Udenrigsministeriet, skal forsynes med repræsentationens regnskabsnummer, navn og møntfod samt være på lyserødt papir.

Posteringsindberetningen vedlægges det (de) originale regnskabsbilag. Disse skal attesteres af repræsentationschefen eller en stedfortræder, jf. afsnit B.3.4. Hvis der til en indberetning vedlægges en række underbilag på andet end hovedsprogene, skal disse oversættes i kortfattet form for at kunne specificeres på korrekte kontonumre, jf. afsnit B.3.3.

(e) Månedsregnskabet vedlægges genpart af posteringsindberetning, sammen med attesteret kopi af regnskabsbilag.

Hvis posteringen vedrører et mellemværende med trediemand til afvikling gennem Udenrigsministeriet, skal posteringsindberetningen indeholde en angivelse af mellemværendets størrelse i kroner.

E.2 Mellemværender med andre SCR-institutioner

Ligesom med Udenrigsministeriet, jf. herved afsnit E.1, er det også muligt i forbindelse med afvikling af mellemværender med andre ministerier o.l., der er tilsluttet Statens Centrale Regnskabssystem (SCR), at anvende konto 95.71. Herved er det muligt at afregne direkte med det andet ministerium uden Udenrigsministeriets mellemkomst.

Som eksempel på mellemværender med andre SCR-institutioner kan nævnes opkrævning af pensionsudbetalinger o.l. til modtagere i opholdslandet, udlæg for embedsmænd fra andre ministerier og styrelser samt gebyrer for konsulære tjenesteydelser til statsamterne.

Afregnes et mellemværende på denne måde, anføres den modtagende institutions regnskabsnummer i kasserapporten i rubrikken Til Institution, og aktivitetsfeltet efterlades i dette tilfælde blankt.

For at sikre en hurtig og korrekt ekspedition i den modtagende institution sender repræsentationen til denne en skrivelse sammen med eventuel originaldokumentation og specifikation af den foretagne postering. Eksempel: Repræsentationen har samtidig hermed ført USD 500,00, modsvarende DKK 3.500,- ved kurs 7,00, til udgift for konto 95.71 i Deres SCR regnskab nr. 4031.1111. Dokumentation vedlægges.

Den anvendte kurs skal altid angives både i skrivelsen til den modtagende institution og i kasserapportens »Anvendt kurs«-felt.

Månedsregnskabet vedlægges genpart af skrivelsen sammen med attesteret kopi af eventuelle regnskabsbilag.

Som bilag er medtaget regnskabsnumrene på visse ministerier og styrelser, som repræsentationen vil kunne afregne med direkte over sit regnskab på den beskrevne måde, jf. s. 99.

E.3 Mellemværender repræsentationerne imellem

Som nævnt i afsnit E.1 og E.2 er det muligt at afregne mellemværender over konto 95.71 med angivelse af til institutionsnummer . I tilfælde af mellemværender mellem repræsentationerne kan der afregnes direkte på driftskonti, dog kun efter forudindgået skriftlig aftale.

Når en repræsentation anmoder en anden repræsentation om fx indkøb, skal det anføres, hvilket institutions- og kontonummer pågældende repræsentation vil afholde udgiften over. Den afgivende repræsentation posterer i sit regnskab på det angivne institutions- og kontonummer samtidig med meddelelse til modtagende repræsentation bilagt kopi af dokumentation. Originalbilag skal vedlægges regnskabet for afgivende repræsentation.

Den anvendte kurs skal altid angives i kasserapportens »Anvendt kurs«-felt.

F. Månedsregnskabet

F.1 Afslutning i kasserapporten

Umiddelbart efter hver måneds udgang skal regnskabsføreren afslutte regnskabet på den sidst førte side i kasserapporten, jf. paradigmaet i afsnit K.1. Ikke anvendte posteringslinier annulleres ved overstregning.

F.2 Afstemning af kassetilsvaret

Den kontante kassebeholdning optælles og specificeres i mønter, sedler og eventuelt checks, som endnu ikke måtte være indsat. Den optalte beholdning anføres i kasserapporten (rubrik 20).

Konstateres det herved, at der ikke er overensstemmelse mellem det bogførte kassetilsvar og den faktisk optalte kassebeholdning, skal regnskabsføreren straks undersøge, hvordan kassedifferencen kan være opstået og eventuelt bogføre den, jf. afsnit B.9.

F.3 Afstemning af banktilsvaret

Hos repræsentationens bankforbindelse (og postgirokontor) indhentes udskrift af repræsentationens konti. For hver konto skal udskriften vise alle bevægelser i månedens løb og saldoen ved månedens udgang. Konstateres der ikke overensstemmelse med det bogførte banktilsvar, skal repræsentationen udarbejde en oversigt over checks, som er udstedt, men endnu ikke indløst i banken, samt over eventuelle ud- eller indbetalinger, som repræsentationen endnu ikke er adviseret om, og derfor ikke har bogført. Opgørelsen vedhæftes kontoudskriften.

Hvis checks ikke er indløst 2 måneder efter udstedelsen, rettes der skriftlig henvendelse til modtageren for at få afklaret årsagen til den manglende indløsning. Er checken bortkommet, anmodes repræsentationens bank om at kontramandere checken (stoppe betaling), og erstatningscheck udstedes. Er det ikke muligt at lokalisere modtageren, kontramanderes checken ligeledes, og beløbet føres til indtægt for konto 29.90.99.

F.4 Afstemning af reskontrotilsvaret

Hver måned sammentælles de enkelte reskontroblade, og saldoen vedrørende mellemværendet udregnes. Sammentællingen anføres med blyant på reskontrobladet.

Samtlige reskontroblades saldi tælles sammen til en sum, der afstemmes med saldoen i kasserapporten, opgjort som i punkt 22 i afsnit K.1.

F.5 Beholdningsspecifikation

Der udarbejdes en specifikation, der viser repræsentationens samlede beholdninger ved månedens udgang, specificeret på kassebeholdning (kontanter og checks eller andre pengerepræsentativer) og indestående i pengeinstitutter (hvis repræsentationen har flere konti, specificeret for hver enkelt konto), jf. K.2. Regnskabsføreren skal opbevare al dokumentation udarbejdet i forbindelse med den månedlige afstemning.

F.6 Regnskabsbilag

De originale regnskabsbilag, der tjener som dokumentation for posteringerne i kasserapporten, ordnes i nummerfølge og bindes sammen med arkivsnor.

F.7 Repræsentationschefens gennemgang af regnskabet. Attestation og underskrift

Regnskabsføreren afslutter og afstemmer månedsregnskabet. Derefter udtages de originalt udskrevne blade af kasserapporten, og disse forelægges sammen med regnskabsbilag, beholdningsspecifikation og kontoudskrifter samt poståbnerens liste over modtagne kontantbeløb og checks mv. for repræsentationschefen. Eller den medarbejder, chefen på sit ansvar har bemyndiget til at gennemgå, attestere og underskrive regnskabet. Den medarbejder må ikke være regnskabsføreren selv. Hvis chefen er eneste udsendte medarbejder, må regnskabet afvente chefens tilbagekomst, hvis denne er fraværende i kortere tid. Ved længerevarende fravær indsendes kopi af kasserapporten med meddelelse om, at originalen og det originale materiale afventer chefens tilbagekomst. Hvis fraværet strækker sig over mere end 14 dage, skal ministeriet tages med på råd.

Repræsentationschefen eller den pågældende medarbejder skal derefter omhyggeligt gennemgå kasserapporten, sammenholde denne med regnskabsbilagene og sikre sig, at alle indtægter på poståbnerens liste og saldo fra eventuelt særlige gebyrregnskaber er bogført til indtægt. Og at samtlige regnskabsbilag er til stede i behørigt påtegnet og attesteret stand, jf. afsnit B.3.4 og B.3.5. Endelig skal medarbejderen sikre sig, at de foreliggende opgørelser fra pengeinstitutter med eventuelle korrektioner stemmer med kasserapportens bogførte tilsvar samt kontrollere, at samtlige bilag er konteret korrekt i henhold til den gældende kontoplan.

Når regnskabet er gennemgået og fundet i orden, dateres og underskrives sidste blad af kasserapport og beholdningsspecifikation af både regnskabsfører og repræsentationschef.

F.8 Indsendelse til Udenrigsministeriet

Senest tredje hverdag i den følgende måned indsendes månedsregnskabet til Udenrigsministeriet således:

(a) De originalt udskrevne sider af kasserapporten (vedlagt eventuelt annullerede sider).

(b) Beholdningsspecifikationen, vedlagt de modtagne kontoudskrifter i original med opgørelse over ikke-indløste checks mv. (eventuelt annullerede checks vedlægges).

(d) Regnskabsbilagene til regnskabet.

(e) Reskontrooversigt (kvartalsvis)

De nævnte aktstykker under a), b) og c) skal indsendes på hurtigste måde (direkte luftpost), mens de nævnte regnskabsbilag under d), indsendes med almindelig post, hvis en væsentlig besparelse herved kan opnås.

Hvis kontoudskrifter fra pengeinstitutterne endnu ikke foreligger, når regnskabet indsendes, eftersendes de, såsnart de er modtaget.

Månedsregnskabet indsendes med en indberetning, med en oversigt over det medfølgende regnskabsmateriale, og med en omtale af eventuelt særlige forhold eller omstændigheder, der måtte have foreligget, jf. afsnit K.14.

F.9 Globus-regnskabet og den efterfølgende kontrol

Straks efter modtagelsen af repræsentationernes månedsregnskaber indtastes de i Udenrigsministeriet til den elektroniske databehandling. Globus-standardudskrifter udsendes straks efter udskrivning og efterbehandling til repræsentationerne.

Globus-udskrifterne omfatter en regnskabsoversigt i form af et perioderegnskab samt kontoudtog. Perioderegnskabet viser repræsentationens regnskab, budget og restbudget for hver enkelt indtægts- og udgiftskonto samt samlede bevægelser og saldi på beholdningskontiene, jf. paradigmaet i afsnit K.3.

Kontoudtogene omfatter alle enkeltposteringer, herunder de såkaldte »Til-Ins-posteringer«, jf. nedenfor. Endvidere udskrives der aktivitetskontoudtog, der viser alle enkeltposteringer for repræsentationens anvendte aktiviteter.

Når Globus-udskrifterne er modtaget af repræsentationen, skal repræsentationschefen eller den medarbejder, der på chefens ansvar har tilsynet med regnskabet, kontrollere, at kasse- og bankbeholdningerne er i overensstemmelse med de beholdninger, kasserapporten udviste. Tilsvarende afstemmes Globus-konto 95.50-udskrifterne med repræsentationens håndførte reskontro. Konstateres der uoverensstemmelse, skal medarbejderen søge uoverensstemmelsen afklaret. Er dette ikke muligt, indberettes det til Udenrigsministeriet.

De udgifter, »Til-Ins-posteringer«, som Udenrigsministeriet i den pågældende måned har afholdt for repræsentationerne, og som skal afholdes over disses driftsbudget, fx indkøb af kontormaterialer, publikationer m.m., kontrolleres af repræsentationen. Det sker for at sikre, at driftsbudgettet ikke fejlagtigt er belastet med uvedkommende udgifter. Til-Ins-posteringerne er modposteret på konto 98.61.99.

G. Årsafslutningen

G.1 Depoter in specie

Med december måneds regnskab indsendes en fortegnelse over samtlige depoter in specie, jf. Instruksen bind I, kap. IV, afsnit E.2.

Fortegnelsen underskrives af repræsentationschefen eller den medarbejder, der på chefens ansvar er bemyndiget til det, og det skal for hvert enkelt depot oplyses, hvorfor det endnu ikke har kunnet udleveres til rette vedkommende.

G.2 Kursregulering af nøddepoter og andre valutabeholdninger

Hvis repræsentationen opretholder kontante nøddepoter eller andre valutabeholdninger i sit regnskab i en anden mønt, end den regnskabet føres i, skal sådanne beholdninger kursreguleres pr. 31. december. Ved kursreguleringen anvendes den pr. 31. december gældende kurs mellem beholdningen og regnskabets valuta. En eventuel difference (kursgevinst eller kurstab) føres efterfølgende til indtægt eller udgift for konto 95.71 i Udenrigsministeriets regnskab, og der udfærdiges posteringsindberetning om posteringen, jf. afsnit E.1.1. Indberetningen skal indeholde oplysning om, hvordan differencen er beregnet, herunder oplysning om den anvendte kurs.

H. Repræsentationens finansiering

H.1 Etablering af bankakkreditiv

Ændring

For visse udsendte repræsentationer er der gennem Danmarks Nationalbank etableret en akkreditivordning, så repræsentationerne efter behov får de nødvendige midler til afholdelsen af deres løbende udbetalinger stillet til rådighed gennem deres lokale bankforbindelse.

Repræsentationerne indsender efter anmodning fra Udenrigsministeriet i novmeber måned en indberetning til Udenrigsministeriet med angivelse af størrelsen af det akkreditiv, som ønskes stillet til rådighed i det følgende kalenderår under hensyntagen til repræsentationens driftsudgifter/indtægter i henhold til budgettet samt skønnede udlæg over konto 95.50 og 95.71.

Udenrigsministeriet anmoder derefter Danmarks Nationalbank om at etablere akkreditiverne.

Bankakkreditivet åbnes kun for et år ad gangen gældende fra 1. januar til 31. december.

Hvis et akkreditiv ved årets udgang ikke er fuldt udnyttet, annulleres den uudnyttede del automatisk.

Hvis det i løbet af året kan forudses, at bankakkreditivet ikke vil være tilstrækkeligt til dækning af repræsentationens udbetalinger i den resterende del af kalenderåret, vil akkreditivet kunne udvides efter anmodning fra repræsentationen. Anmodningen bør indeholde følgende oplysninger:

(a) Størrelsen af det beløb, med hvilket akkreditivet ønskes udvidet og baggrunden herfor.

(b) Restbeløbet af repræsentationens akkreditiv på indberetningstidspunktet.

(d) En specifikation af det forventede behov i den resterende del af kalenderåret.

H.2 Træk på bankakkreditivet

Ændring

Et akkreditivtræk effektueres ved, at rådighedsbeløb rekvireres ved henvendelse til Danmarks Nationalank, Rembursafdelingen, Havnegade 5, 1093 København K, eller ved telex, telex nr. 27051, telefax nr. +45 3363 7105, senest 3 bankekspeditionsdage, før beløbet ønskes til rådighed. Ambassader med bistandsaktiviteter anfører, hvor stor en del af beløbet der anvendes til bistandsprojekter og hvor stor en del til drift. Nationalbanken transfererer herefter beløbet via SWIFT. Når beløbet er indgået på bankkontoen, føres det til indtægt for konto 95.71.01 med samtidig indberetning til ministeriet vedlagt posteringsbilag og kopi af banknotaen. Indberetningen skal indeholde følgende oplysninger:

(a) Størrelsen af repræsentationens kontant-, bank- og evt. girobeholdning på datoen for trækket.

(b) Størrelsen af det fra akkreditivet til bankkontoen overførte beløb.

(d) Størrelsen af restsaldoen på akkreditivet efter det foretagne akkreditivtræk.

Et akkreditivtræk bør normalt svare til maksimalt 2 måneders forbrug. I en ustabil valutasituation, der indebærer risiko for kurstab, bør trækkene ske hyppigere og med mindre beløb, så at kurstab undgås eller begrænses mest muligt.

Indberetningen vedlægges original banknota for det overførte brutto beløb til bankkontoen samt posteringsbilag i henhold til afsnit E.1.1. Genpart af banknota vedhæftes indberetningsgenparten til månedsregnskabet. Eventuelle bankgebyrer føres til udgift for konto 14.70.08.

I afsnit K.7 er vist et paradigma for posteringsindberetningen.

H.3 Pengeoverførsler fra Udenrigsministeriet

Ændring

For repræsentationer i lande, hvor en akkreditivordning ikke lader sig etablere, stilles de nødvendige midler for repræsentationens drift til rådighed ved overførsel fra Udenrigsministeriet via Danmarks Nationalbank til repræsentationens lokale bankforbindelse. Repræsentationens anmodning om overførsel af likvide midler bør indsendes til ministeriet i god tid, idet en vis ekspeditionstid må påregnes. Overførslen må ikke overstige 3 måneders forbrug ved repræsentationen. I øvrigt henvises til det anførte i afsnit H.2 vedrørende risiko for kurstab.

Anmodning om pengeoverførsel skal ledsages af følgende oplysninger:

(a) Størrelsen af repræsentationens kontant-, bank- og evt. girobeholdning på indberetningstidspunktet.

(b) En specifikation af det forventede forbrug i den periode, det overførte beløb dækker.

Når repræsentationen fra sin bank modtager meddelelse om, at beløbet er indgået på bankkontoen, indsendes der indberetning til ministeriet vedlagt posteringsbilag samt genpart af banknota for det indsatte brutto beløb på bankkontoen. Den originale banknota vedhæftes indberetningsgenparten til månedsregnskabet.

Eventuelle bankgebyrer føres til udgift for konto 14.70.08.

I. Revision

I.1 Generelt

Revisionen af de udsendte repræsentationers regnskaber hører under Rigsrevisionen (Auditor General of Denmark), der med uregelmæssige mellemrum afholder stedlige eller telegrafiske kasseeftersyn samt revisionsbesøg, jf. Lov om revision af statens regnskaber m.m. (Bekendtgørelse nr. 489 af 24. juni 1991).

Repræsentationens pengeinstitutter bør orienteres om Rigsrevisionens adgang til i forbindelse med stedlige eftersyn og revision at indhente oplysninger om repræsentationens konti i pengeinstitutterne.

I.2 Telegrafisk kasseeftersyn

Rigsrevisionen sender af og til et telegram til repræsentationen indeholdende kodeordet »ADSYK«. Regnskabsføreren må ikke oplyses om, at repræsentationen har modtaget telegrammet med kodeordet »ADSYK«, før kasseftersynet foretages.

Når et sådant telegram modtages, skal repræsentationen foretage følgende, så punkterne 1-4 foretages af repræsentationschefen eller af den medarbejder, som er bemyndiget til det:

1. Repræsentationens regnskab afsluttes, gebyrkasse og evt. forskudskasser afregnes med hovedkassen, og der udfærdiges en specifikation over samtlige beholdninger af kontanter, checks og andre pengerepræsentativer med angivelse af udsteders navn og udstedelsesdato samt eventuelle nøddepoter. Hvis repræsentationen finansieres via SWIFT-overførsler, jf. afsnit H.3, angives restsaldoen på rådighedsbeløbet.

2. Tilstedeværelsen af kontantbeholdninger, herunder gebyrkasse og andre underkasser, checks og eventuelle andre pengerepræsentativer kontrolleres af repræsentationschefen, og denne underskriver en bekræftelse på beholdningernes tilstedeværelse.

Eventuelle nøddepoter og beholdninger af anden valuta end den, regnskabet føres i, medtages ligeledes i opgørelsen.

Repræsentationens bank og evt. girokontoinstitut anmodes om straks pr. luftpost at indsende oplysning om fuldmagter samt kontoudtog for den forløbne del af måneden, herunder saldoen på et eventuelt åbnet akkreditiv direkte til Rigsrevisionen - Auditor General of Denmark, St. Kongensgade 45, DK-1261 Copenhagen K, Denmark.

3. Repræsentationen udarbejder en reskontrooversigt pr. dags dato over uafregnede mellemværender (konto 95.50) med en nærmere beskrivelse af det enkelte mellemværende, herunder datoen for dets opståen, samt med bemærkning om, hvornår afviklingen kan finde sted, og hvorpå afviklingen beror.

4. Repræsentationen indsender derefter i først afgående officielle post til Udenrigsministeriet i kuvert, adresseret til Rigsrevisionen, det afsluttede og underskrevne regnskab med tilhørende attesterede bilag. Der vedlægges

- beholdningsspecifikationer,

- reskontrooversigt,

- fortegnelse over numre på de seneste udstedte checks og på resterende, ubenyttede checkblanketter,

- en opgørelse over repræsentationens frimærkebeholdning sammen med en specifikation af pas og viseringsmærker,

- en opgørelse over eventuelle kuponer til soliditetsoplysninger og benzin

samt

- telemeddelelsen om eftersynet.

Alle opgørelser underskrives af repræsentationschefen og regnskabsføreren.

Med indsendelsen af regnskabet vedlægges endvidere kopi(er) af instruks(er) for konto i pengeinstitutter mv. og en erklæring om, hvem der har foretaget kasseeftersynet, underskrevet af den pågældende.

5. Når instruktionerne, nævnt i punkt 1534, er udført, kan repræsentationen atter disponere over sine beholdninger.

6. Repræsentationens regnskab for den resterende del af måneden afsluttes på sædvanlig måde, jf. afsnit F. Regnskabet indsendes sammen med en opgørelse over uafregnede mellemværender på konto 95.50 pr. den sidste i måneden - gennem Udenrigsministeriet - direkte til Rigsrevisionen.

K. Paradigmaer

K.1 Kasserapporter

K.1.1 Indhold (UM kasserapport)

Kasserapporten er udformet, så posteringerne bogføres direkte på kassekonto eller bankkonto i debet eller kredit, mens modposteringen i henholdsvis kredit og debet sker ved angivelse af kontonummeret i kolonne 9.

Kasserapporten udfyldes i øvrigt således (tallene henviser til kasserapportens rubriknumre):

1. Repræsentationens regnskabsnummer.

2. Repræsentationens navn.

3. Regnskabsperiode (måned og år).

4. Møntsort for regnskabet.

5. Dato for posteringen.

6. Bilagsnummer: fortløbende for hele året.

7. Posteringstekst: Skrives tydeligt med blokbogstaver.

Som posteringstekst bør anføres en beskrivende tekst til tydelig identifikation af posteringen. Posteringsteksten bør ikke være en gentagelse af kontonavnet eller dele heraf. Eksempel: En postering på huslejekontoen bør ikke forsynes med teksten: Husleje, men i stedet med angivelse af fx bolig eller medarbejder og periode.

Ved posteringsindberetninger anføres som posteringstekst indberetningsnummer samt repræsentationens navn. Indberetningsnummeret skal altid angives med 4 cifre. Eksempel: 0010 Bonn. Eventuel yderligere posteringstekst skal placeres herefter.

8. Til institution nr.:

Ved posteringer på konto 95.71, mellemregning med andre SCR-institutioner, herunder Udenrigsministeriet, skal der ved postering på mellemregning med Udenrigsministeriet altid angives 2611.1017, der er Udenrigsministeriets regnskabsnummer. Ved posteringer på mellemregning med andre institutioner, fx andre ministerier, styrelser eller statsamter, angives den pågældende institutions regnskabsnummer, jf. herved afsnit E.2 og E.3.

9. Posteringens modkonto, jf. kontoplan, afsnit L.

10. Aktivitet:

Ved posteringer på konto 95.50 skal der altid anvendes et aktivitetsnummer, jf. afsnit D. Ved posteringer på konto 95.71 i Udenrigsministeriets regnskab nr. 2611.1017, skal aktivitetsfeltet altid udfyldes med de sidste fire cifre i repræsentationens regnskabsnummer. Ved postering på konto 95.71 i andre institutioner, fx andre ministerier, styrelser eller statsamter, skal der aldrig anvendes aktivitetsnummer.

11. Indberetningsnummer.

For posteringer på konto 9571 i Udenrigsministeriets regnskab nr. 2611.1017 angives indberetningsnummeret nu i posteringsfeltet og skal ikke længere angives her.

12. Momskode.

Ved angivelse af repræsentationens momskode vil momsbeløbet blive posteret særskilt på udgiftskontoen. Faciliteten anvendes indtil videre ikke.

13. Indbetalt (debet) for kassekonto.

14. Udbetalt (kredit) for kassekonto.

15. Indsat (debet) for bankkonto (girokonto).

16. Hævet (kredit) for bankkonto (girokonto).

17. Anmærkning til postering:

»R« for registrering i reskontro. »G« for bevægelse på girokonto. Angivelse af bankkonti, hvis flere. Checknummer for udstedte checks og blanketnummer for giroblanketter.

18. Anvendt kurs.

Hvis en postering skal omregnes til en kurs, der er forskellig fra den gældende finansieringskurs, skal kursen an-gives her. Kursen angives som prisen i DKK pr. 1 enhed af den fremmede valuta. Eksempel: 7,360 - dette er kursen mellem USD og kroner angivet som prisen (DKK 7,36) for 1 USD. Kursfeltet kan kun anvendes ved posteringer på konto 95.71 vedrørende mellemværender med Udenrigsministeriet eller med andre ministerier, styrelser eller stats-amter.

19. Transport fra foregående side (resp. til næste side) af sammentalte debet- og kreditposteringer i kasse- og bankkonto.

20. Opgørelse af kassebeholdning i mønter, sedler og evt. checks eller andre pengerepræsentativer.

21. Opgørelse af samlet indestående i pengeinstitutter med korrektion for ikke-indløste checks/ikke-adviserede ind- og udbetalinger.

22. Opgørelse af bogført saldo på konto 95.50:

Saldo ved månedens begyndelse, med fortegn (netto tilgode hos andre (plus), netto gæld til andre (minus)).

Udbetalt (plus). Indbetalt (minus).

Saldo ved månedens udgang, med fortegn.

23. Sammentælling af periodens debet- og kreditposteringer på kassekonto (kolonne 13 og 14).

24. Sammentælling af periodens debet- og kreditposteringer på bankkonto (kolonne 15 og 16).

25. Overførte beholdninger fra sidste periode (måned):

I kolonne 13 kassebeholdning, i kolonne 15 samlet indestående i pengeinstitutter (ved samlet overtræk i kolonne 16).

26. Beholdninger, der overføres til næste periode:

I kolonne 14 kassebeholdning, i kolonne 16 samlet indestående i pengeinstitutter (ved samlet overtræk i kolonne 15).

27. Sammentælling til totalbeløb af periodeafslutningens tal.

28. Sted, dato, regnskabsførers og repræsentationschefs underskrift.

K.1.2 Månedsafslutning (UM kasserapport)

Det anbefales at notere afslutningstallene med blyant og uden gennemskrift til kopien i rubrikkerne:

Periodeafslutning (nr. 23-27) og først efter gennemførelsen af de beskrevne procedurer i afsnit F.2 og F.3 (og eventuel postering af kassedifference) renskrive tallene med kuglepen og gennemskrift til kopien.

(a) Beholdningerne ved udgangen af sidste måned anføres i kasserapportens rubrik 25 kassebeholdning under kolonne 13, bank- og girobeholdning under kolonne 15 (eventuelt samlet overtræk under kolonne 16).

(b) Månedens posteringer indbetalt og udbetalt på kassekonto (kolonne 13 og 14) og indsat og hævet på bankkonto (kolonne 15 og 16) sammentælles, og resultaterne anføres i rubrik 23 og 24.

(c) Den bogførte beholdning (tilsvaret) for kassekonto og for bankkonto udregnes nu som forskellen mellem summen af debetposteringer med tillæg af overført beholdning og summen af kreditposteringer.

(d) Resultaterne anføres i rubrik 26: I kolonne 14 for kassetilsvar og i kolonne 16 for banktilsvar (eventuelt samlet overtræk kolonne 15). Kassetilsvaret skal være lig med saldoen i rubrik 20 og banktilsvaret skal være lig med saldoen i rubrik 21.

(e) Endelig sammentælles opgørelserne i debet og kredit, hvorefter den totale debetsum i rubrik 27 skal være lig med den totale kreditsum for henholdsvis kassekonto og bankkonto.

De ikke-udfyldte posteringslinjer på kasserapportens sidste side overstreges som vist på paradigma.

K.1.3 Indhold (FMS-kasserapport)

Kasserapporten udfyldes i øvrigt således (tallene henviser til kasserapportens rubriknumre):

1. Repræsentationens j.nr.

2. Repræsentationens regnskabsnummer.

3. Regnskabsperiode (måned/år).

4. Dato for posteringen (dag/måned).

5. Bilagsnummer for ambassadebilag (A-bilag) - starter forfra hver måned.

Nummerrække: Lokal valuta : 001 - 399 Fremmed valuta: 600 - 799

6. Bilagsnummer for bistandsbilag (B-bilag) - starter forfra hver måned.

Nummerrække: Lokal valuta : 400 - 599 Fremmed valuta: 800 - 999

7. Posteringstekst: Skrives tydeligt med blokbogstaver.

For A-bilag gælder:

8. Part 1: Ved posteringer på konto 95.71, mellemregning med andre SCRinstitutioner, herunder Udenrigsministeriet, skal ved postering på mellemregning med Udenrigsministeriet altid angives 2611.1017, der er Udenrigsministeriets regnskabsnummer. Ved posteringer på mellemregning med andre institutioner, fx andre ministerier, styrelser eller statsamter, angives den pågældende institutions regnskabsnummer, jf. herved afsnit E.2 og E.3.

9. Part 2, 3 og 4:

Posteringens modkonto, jf. kontoplan, afsnit L.

10. Part 5: Ved posteringer på konto 95.50 skal der altid anvendes et aktivitetsnummer, jf. afsnit D. Ved posteringer på konto 95.71 i Udenrigsministeriets regnskab nr. 2611.1017, skal aktivitetsfeltet altid udfyldes med de sidste fire cifre i repræsentationens regnskabsnummer. Ved postering på konto 95.71 i andre institutioner, fx andre ministerier, styrelser eller statsamter, skal der aldrig anvendes aktivitetsnummer.

For B-bilag gælder:

8. Part 1: Sagsnummer - Et sagsnummer for hver sag/projekt. Fortegnelse over sagsnumre fremgår af kontoplan (liste 2A eller 2C) fra FMS.

9. Part 2: Den 2-cifrede budgetlinie. Anvendes til at hovedopdele bevillingen for en sag.

Budgetlinierne er frit anvendelige fra 01-79, og de skal være forsynet med individuelle tekster. Oprettede budgetlinier fremgår af kontoplan, budgetlinier (liste 2A) fra FMS.

Part 3: Danidas standardkontoplan er ufravigelig for alle sager. Dvs. at alle udgifter/indtægter i part 3 skal konteres med anvendelse af Danidas standardkontoplan. Liste over standardkonti fremgår af tabeloversigt (liste O2) fra FMS.

Part 4: Til fri afbenyttelse. Anvendes kun, hvis kontoplan for sagsnummeret angiver dette.

10. Part 5: Til fri afbenyttelse. Anvendes kun, hvis kontoplan for sagsnummeret angiver dette.

11. Indbetalt (debet) for kassekonto.

12. Udbetalt (kredit) for kassekonto.

13. Indsat (debet) for bankkonto (girokonto).

14. Hævet (kredit) for bankkonto (girokonto).

15. Indsat (debet) for reskontro 95.50, anvendes kun ved ambassader, der ikke anvender PC-regnskabsprogrammet DATAFLEX.

16. Hævet (kredit) for reskontro 95.50, anvendes kun ved ambassader, der ikke anvender PC-regnskabsprogrammet DATAFLEX.

17. Anmærkning til postering:

»R« for registrering i reskontro. »G« for bevægelse på girokonto. Angivelse af bankkonti, hvis flere. Checknummer for udstedte checks og blanketnummer for giroblanketter.

18. Sammentælling af sidens debet- og kreditposteringer på kassekonto (kolonne 11 og 12).

19. Sammentælling af sidens debet- og kreditposteringer på bankkonto (kolonne 13 og 14).

20. Sammentælling af sidens debet- og kreditposteringer på reskontro 95.50. (kolonne 15 og 16), kun for ambassader der ikke anvender DATAFLEX.

21. Overførte beholdninger fra forrige side (måned):

I kolonne 11 kassebeholdning, i kolonne 13 samlet indestående i pengeinstitutter (ved samlet overtræk i kolonne 14) og i kolonne 15, reskontro 95.50, kun for ambassader der ikke anvender DATAFLEX.

22. Beholdninger, der overføres til næste side/periode:

I kolonne 12 kassebeholdning, i kolonne 14 samlet indestående i pengeinstitutter (ved samlet overtræk i kolonne 13) og i kolonne 16, reskontro 95.50.

23. Sted, dato, regnskabsførers og repræsentationschefs eller dennes bemyndigedes underskrift.

K.1.4 Månedsafslutning (FMS-kasserapport)

Det anbefales at notere afslutningstallene med blyant og uden gennemskrift til kopien i rubrikkerne:

Periodeafslutning (nr. 18-22) og først efter gennemførelsen af de beskrevne procedurer i afsnit F.2 og F.3 (og eventuel postering af kassedifference) renskrive tallene med kuglepen og gennemskrift til kopien.

--------------------------------------------------------------------- K.2 Beholdningsspecifikation --------------------------------------------------------------------- Repræsentationen i Fremmedkøbing Regnskabsnummer 2501 Beholdningsspecifikation pr. 30. juni 19XX Optalt kassebeholdning 1.824,69 Bankindestående Konto 01789 i Barclays Bank, saldo ifølge vedlagte kontoudskrift 26.561,10 Udstedte, men endnu ikke indløste checks: Nr. 218367 15.06.19XX 216,00 Nr. 218369 16.06.19XX 80,00 296,00 ------ Bankgebyr, endnu ikke bogført 3,60 Tilskrevne renter, først adviseret 2. juli 19XX 28,00 Banksaldo iflg. kasserapport 26.240,70 En annulleret check nr. 218353 vedlægges. Fremmedkøbing den 3. juli 19XX ---------------------- -------------- Repræsentationschef Regnskabsfører ---------------------------------------------------------------------

K.3 Perioderegnskab og kontokort

K.4 Reskontroblad og reskontrooversigt

K.4.1 Reskontroregistreringen

Som omtalt i afsnit B.4 skal alle posteringer på konto 95.50 i kasserapporten samtidigt registreres i reskontroen på det pågældende mellemværendes reskontroblad.

Reskontrobladet er en standardblanket, som repræsentationen rekvirerer fra Udenrigsministeriet. Reskontrobladene opbevares i ringbind i aktivitetsnummerorden. Blanketten indeholder en oplysningsrubrik, hvori der anføres repræsentationens regnskabsnummer og navn, repræsentationens journalnummer for det pågældende mellemværende og sagsløbenummer, mellemværendets navn (myndighed, organisation, firma eller personnavn) samt mellemværendets art (bistand, alimentation, skat, depositum, rejseforskud o.l.).

Under oplysningsrubrikken er der plads til at anføre fire af kasserapportens allerede noterede posteringsoplysninger: Dato, bilagsnummer, tekst og beløb.

Er beløbet ført under kolonnen udbetalt/hævet i kasserapporten, registreres det i debet-kolonnen på reskontrobladet, og er det ført i kasserapporten under kolonnen indbetalt/indsat, registreres det i kredit-kolonnen på reskontrobladet. Når det er sket, anføres et »R« i kasserapporten (kolonne 17) ud for den registrerede postering.

Når et mellemværende er endeligt udlignet, og saldo på reskontrobladet er 0, udtages løsbladet af reskontroen, så denne til enhver tid kun indeholder reskontroblade for de endnu ikke afsluttede mellemværender. De udtagne blade opbevares særskilt, indtil de indsendes med de kvartalsvist udarbejdede reskontrooversigter. Repræsentationen skal selv opbevare kopi af reskontrobladene.

K.4.2 Reskontrooversigt og afstemning

Ved udgangen af hvert kvartal sammentælles på hvert reskontroblad de registrerede debet- og kreditbeløb, og saldoen udregnes og fremføres.

De enkelte saldi overføres i sagsnummerorden (aktivitetsnummerorden) til et skema: Reskontrooversigt, som repræsentationen rekvirerer fra Udenrigsministeriet.

Skemaet udfyldes med repræsentationens regnskabsnummer og navn samt for hvert enkelt mellemværende: sagsløbenummer, dato for den ældste uafregnede post på reskontrobladet, mellemværendets navn, dets art samt oplysning om, hvorpå afviklingen beror (for løbende mellemværender kan eventuel afregningstermin anføres) og mellemværendets saldo. Herefter sammentælles debetsaldi og kreditsaldi, og den samlede saldo udregnes.

Med udgangspunkt i det senest modtagne Globus-regnskab anføres i rubrikken nederst til venstre på reskontrooversigten den bogførte saldo i regnskabet, og hertil lægges de bogførte debet- og kreditbevægelser indtil opgørelsestidspunktet i kasserapporten, hvorefter det bogførte tilsvar på opgørelsestidspunktet udregnes.

Konstateres der nu en difference mellem det bogførte tilsvar på konto 95.50 og saldoen af de registrerede mellemværender, skal repræsentationen søge at finde fejlen ved at sammenholde de enkelte posteringer på konto 95.50 i kasserapporten med de tilsvarende registreringer på de enkelte mellemværenders reskontroblade. Kan fejlen ikke findes, skal repræsentationen straks indberette det til Udenrigsministeriet.

RESKONTRO-BLAD

RESKONTRO-OVERSIGT

Opgørelse af repræsentationsudgifter

K.5 Repræsentation

---------------------------------------------------------------------

K.6 Posteringsindberetning og posteringsbilag --------------------------------------------------------------------- Repræsentationen i Fremmedkøbing Regnskabsnummer 2501 Udenrigsministeriet 2 bilag 1 genpart J.nr. 102.XXX.1/2 Dato: 12. december 19XX Nr. 594 Kontorartikler til StF.2. Umber AA3332 af 26.2.1985 UM's j.nr. 102.G.58.f Repræsentationen har med transportfirmaet Adam den 2. december 19XX afsendt 2 eksemplarer af SASCO Year Planner 19XX med anmodning om videregivelse til StF.2. Udgiften til indkøbet har andraget USD 20,60. Beløbet er samtidig hermed er ført til debet for konto 95.71, aktivitet 2501, i Udenrigsminsteriets regnskab nr. 2611.1017. Posteringbilag og regnskabsbilag vedlægges. P.R.V. E.B. Søren Jensen --------------------------------------------------------------------- K.7 Indberetning om træk på akkreditivet --------------------------------------------------------------------- Repræsentationen i Fremmedkøbing Regnskabsnummer 2501 Udenrigsministeriet 2 bilag 1 genpart J.nr. 102.XXX.2.a Dato: 22. juni 19XX Nr. 147 Repræsentationens akkreditiv. Amber 130 af 12.06.19XX.

Den 20. juni 19XX adviserede repræsentationen Danmarks Nationalbank om, at man den 19. juni 19XX ønskede at foretage et træk på USD 30.000,00 på det i Barclays Bank åbnede akkreditiv, jf. Udenrigsministeriets skrivelse nr. RB2785 af 8. december 19XX.

Overførslen blev, som det fremgår af den i fotokopi vedlagte banknota, foretaget den 21. juni 19XX, hvor repræsentationens samlede beholdninger udgjorde:

Kontantbeholdning USD 201,83 Bankbeholdning USD 3.160,50 --- -------- USD 3.362,33 --- -------- Meddelelse fra banken om overførslen er modtaget den 22. juni 19XX. Det overførte beløb er tænkt anvendt således i perioden indtil ultimo august 19XX: Lønninger USD 6.000,00 Husleje kancelli USD 5.000,00 Tjenesterejser USD 11.000,00 Kontorhold USD 2.000,00 Diverse og uforudsete udgifter USD 6.000,00 --- --------- Ialt USD 30.000,00 --- ---------

Restbeløbet på akkreditivet udgør herefter USD 90.000,00.

Beløbet, USD 30.000,00, er samtidig hermed ført til indtægt for konto 95.71, aktivitet 2501, i Udenrigsministeriets regnskab nr. 2611.1017. Posteringsbilag vedlægges.

P.R.V. E.B. E. Larsen --------------------------------------------------------------------- K.8 Kasseeftersynsrapport Rapport om kasseeftersyn ved repræsentationen i Fremmedkøbing den 25. juni 19XX Til stede under eftersynet, der foretoges af ambassadør S. Jensen, var regnskabsfører E. Larsen, der oplyser ikke at bestride andre kasserererhverv. Beholdningerne har jeg på grundlag af kasserapporten opgjort således: Kasse Bank ----- ---- Overført beh. pr. 1. juni 19XX 82,52 933,26 Bogført i juni 8.529,75 8.410,44 40.022,12 10.344,06 -------- -------- --------- --------- 8.612,27 8.410,44 40.955,38 10.344,06 -------- -------- --------- --------- Tilsvar 201,83 30.611,32 -------- --------- 8.612,27 8.612,27 40.955,38 40.955,38 -------- -------- --------- --------- Ved kasseeftersynet forefandtes kontant i kassen 201,83 Indestående i Barclays Bank, konto 01789, iflg. telefonisk oplysning til undertegnede 30.902,52 Udstedte, men endnu ikke indløste checks: Nr. 218355 12.06.XX 172,00 Nr. 218359 13.06.XX 119,20 291,20 30.611,32 ------- ------ ---------

De enkelte posteringer i juni måned er dokumenteret ved regnskabsbilag. Kasserapporten er påtegnet om eftersynet. Jeg har samtidig hermed foretaget eftersyn i gebyrkassen. Beholdningen var 0,00 i overensstemmelse med gebyrbogens udvisende.

Repræsentationen har ingen depoter in specie.

Restbeløbet på akkreditivet er ifølge telefonisk oplysning fra Barclays Bank USD 90.000,00, hvilket er i overensstemmelse med de i 19XX foretagne træk.

Der foretoges kontrol af repræsentationens beholdning af pasbøger og viseringsmærker.

Gebyrregnskabsbogen er afstemt med gebyrkassebeholdningen.

Der er foretaget en afstemning af repræsentationens mellemværender. S. Jensen, ambassadør

--------------------------------------------------------------------- K.9 Standardinstruks for konti i pengeinstitutter m.v. For repræsentationen i for benyttelse af bank/check/girokonto nr. i 1. Rekvisition af check-/giro-/bankudbetalingsblanketter Blanketter rekvireres ved at benytte vedkommende pengeinstituts dertil udleverede formularer, underskrevet af: ------------ ------------------ Navn Underskrift 2. Opbevaring af check-/giro-/bankudbetalingsblanketter Blanketterne opbevares i pengeskab eller på anden betryggende måde i aflåset gemme. 3. Registrering af og kontrol med nummererede blanketter Registratur over modtagne blanketter og blanketter, udleveret til kassereren, føres af: ---------------- ----------------------- Navn Underskrift og i dennes fravær af: ---------------- ----------------------- Navn Underskrift

Den pågældende har også pligt til med passende mellemrum og i hvert fald i forbindelse med interne kasseeftersyn at foretage afstemning af blanketbeholdningen med de registrerede oplysninger om modtagne blanketter og om trukne checks mv.

4. Underskrift på check-/giro-/bankudbetalingsblanketter

Enhver check-/giro-/bankudbetalingsblanket skal være underskrevet af 2 personer i overensstemmelse med de til det pågældende pengeinstitut afgivne underskriftsblade.

Indtil videre bemyndiges følgende personer (1 fra gruppe A i forening med en fra gruppe B, eventuelt 2 fra gruppe A i forening) - se Instruksen, afsnit A.7 - som underskriftsberettigede:

A -------------------- ---------------------- Navn Underskrift -------------------- ---------------------- Navn Underskrift -------------------- ---------------------- Navn Underskrift -------------------- ---------------------- B -------------------- ---------------------- Navn Underskriftt -------------------- ---------------------- Navn Underskrift -------------------- ---------------------- Navn Underskriftt

5. Kontrolbestemmelser i forbindelse med udfærdigelse og bogføring af check-/giro-/bankudbetalingsblanketter

Det påhviler enhver check-/giro-/bankudbetalingsunderskriver:

(a) at kontrollere grundlaget for udbetalingen. For så vidt angår betalinger for modtagne leverancer skal kontrollen bestå i at efterse, om leverandørens faktura er attesteret for modtagelse og efterregnet af personer, der er bemyndiget til det. For så vidt angår betalinger, for hvilke der ikke direkte er præsteret modydelser, skal kontrollen bestå i at efterse, om betalingen er beordret af en person, der er bemyndiget til det,

(b) at påse, at checks er krydsede til »bank eller bankier«. Herud over påhviler det en underskriver fra gruppe A at påse, (c) at regnskabsbilaget er forsynet med oplysning om check-/giro/ bankudbetalingsblankettens dato og nummer. Da der ikke er adskilt kasse og bogholderi, påhviler det den underskriver, der ikke har kasseforretninger, tillige at give meddelelse om dato og beløb for trukne kassechecks til de i punkt 3 nævnte personer, der kontrollerer, at check-/giro-/bankudbetalingsblanketten er bogført rettidigt og med rette beløb.

6. Andre bestemmelser

Oprettelse af andre konti i pengeinstitutter kan kun ske med godkendelse fra Udenrigsminsteriet.

Personen, nævnt i punkt 3, skal altid opbevare et eksemplar af denne instruks med senere ændringer.

Hvis der for kontoen gælder særlige regler og begrænsninger, indsættes disse her.

---------------------------- sted og dato ---------------------------------- Repræsentationschefens underskrift K.10 Blanketsæt til betaling for tjenestehandlinger

K.11 Gebyrbog

K.12 Kørsel i eget motorkøretøj

K.13 Forudbetalte lejebeløb og deposita

K.14 Indberetning til fremsendelse af regnskab

--------------------------------------------------------------------- Repræsentationen i Fremmedkøbing Udenrigsministeriet 1 gennemslag Div. bilag J.nr. 102.Fr.købing.1. 3. juli 19xx Nr. 161 Indsendelse af repræsentationens regnskab for juni 19xx. F.2.j.nr. 102.O.Fr.købing.a. Hermed indsendes repræsentationens regnskab for juni måned 1994 bestående af følgende: - Kasserapport nr. 72899, 72900 og 73401 - Originalbilag nr. 201 - 255 - Beholdningsspecifikation pr. 30. juni 19xx - Kontoudtog - Postliste - Reskontrooversigt pr. 30. juni 19xx bilagt afsluttede reskontroblade. P.R.V. E.B. Søren Jensen --------------------------------------------------------------------- K.15 Konteringsstempel Nedenstående stempel skal anvendes på alle bilag. Stemplet skal være med rød stempelpude/-farve. Størrelsen er ikke afgørende. DATO BILAG NR. BELØB KONTO EFTERREGN. ATT. K.16 Fakturaforside

1. Kontoplanen

Standardkonto og nummerstruktur

De indtægter og udgifter, der vedrører repræsentationens drift, er artsopdelt efter statens standardkontoplan.

Standardkontoen på 2 cifre indleder kontonummeret og er opdelt således:

. 11 betegner løn og overarbejde.

. 12 betegner lønrefusioner.

. 14 betegner køb af varer og tjenesteydelser, herunder rejseudgifter, repræsentation, drift af kontorer og boliger, kontorhold samt fremmede tjenesteydelser.

. 15 betegner anskaffelser, salg af brugt materiel.

. 16 betegner leasing, lejeudgifter, reparations- og vedligeholdelsesudgifter samt skatter og afgifter.

. 17 betegner afskrivning på debitorer.

. 19 betegner omkostningsdækkende ydelser, dvs. chefens med-hjælpsudgifter, skoleudgifter, uniformer, Udenrigsministeriets sygeforsikring, boligtjenestetelefon mv.

. 21-29 betegner indtægter.

. 50-55 betegner tilskud. Her konteres fx pensioner.

. 57 betegner renter og prioritetsgæld

. 62 betegner gebyrer, fx for pas, visa, kørekort mv.

. 67 betegner renter.

Hvis repræsentationen er i tvivl om, hvorvidt en indtægt eller en udgift hører under driftskontiene, eller om den skal bogføres på mellemregning med Udenrigsministeriet, skal posteringen foreløbig konteres på konto 95.50, hvorefter spørgsmålet om den rette kontering forelægges Udenrigsministeriet til afgørelse.

Kontonummeret er struktureret i tre niveauer:

1. niveau (2 cifre) angiver standardkonto: indtægter og udgifter efter deres art, jævnfør ovenfor.

2. niveau (2 cifre) angiver opdeling af regnskabskonti inden for artskontoen.

3. niveau (2 cifre) angiver for standardkontiene et løbenummer, der tjener til at underopdele regnskabskontoen yderligere.

Et tilfældigt udvalgt kontonummer fra kontoplanen, fx konto for porto og forsendelsesudgifter: 14.70.15 fortæller således,

. at udgiftsarten er køb af varer og tjenesteydelser.

. at køb af varer og tjenesteydelser iøvrigt afholdes af konto 14.70.

. at porto- og forsendelsesudgifter afholdes af underkonto nr. 15 til konto 14.70.

Udgiftskonti

(11.58.01): Lønninger mv. til lokalt ansat personale (kontormedhjælp, vagtmestre, chauffører, bude, rengøringshjælp, gartnere). Feriegodtgørelse, gratialer og socialforsikringspræmier til disse. (11.58.02): Overarbejdsbetaling, lokalt ansat personale. (12.98.01): Refusion fra de sociale myndigheder vedrørende barsel og sygdom o.l. (14.10.11): Lokal tjenstlig befordring. Tjenesterejser i opholdslandet. Tjenesterejser til sideakkrediteringslande. Tjenesterejser til Danmark. Udgifter vedrørende repræsentationens egne transportmidler, se under standardkonto 14 og 16. Rejseregnskab skal aflægges i henhold til Instruksen bind 3, kap. VI, afsnit D. Hvis der er tale om specialattacheerne, jf. afsnit B.6, anvendes altid aktivitet. (14.10.89): Refusion af rejser (EU) (14.20.10): Repræsentation. Udgift til repræsentation i residenser, på restaurationer, under tjenesterejser i opholdslandet eller i sideakkrediteringslande mv. Såfremt der er tale om repræsentationsudgifter for udsendte medarbejdere, anvendes altid aktivitet i nummerrækken 7001 - 7020, jf. D.2. (14.41.01): Energiudgifter for transportmidler. Udgifter til benzin og olie. Benzinkuponer. (14.42.01): Energiudgifter for statsejendomme samt lejede kontorer og boliger. Udgifter til el, gas, olie og anden brændsel. (14.42.02): Energiudgifter for statsejendomme samt lejede kontorer og boliger. Udgifter til fjernvarme og varmebidrag. (14.70.01): Advokatsalær, translatørhonorar. (14.70.02): Arkitekt- og ingeniørbistand, herunder for tilsyn med statsejendomme. (14.70.03): Konsulentbistand (14.70.05): Ekstern undervisning. Her posteres udgifterne til sprogundervisning til udsendte medarbejdere og eventuelle medfølgende ægtefæller samt til anden undervisning, fx i forbindelse med anvendelse af edb. Der anvendes altid aktivitet 1114 ved sprogundervisning samt aktivitet 9130 ved edb- undervisning, jf. afsnit B.7. (14.70.08): Bankomkostninger, herunder kurstab-gevinst ved veksling af udenlandske checks. Gebyrer. (14.70.09): Spedition og transportudgifter. (14.70.10): Forsikringer. (14.70.11): Soliditetsoplysninger. (14.70.12): Vagtselskab, rengøringsselskab, renovationsselskab, vinduespolering, havearbejde, vask af håndklæder. (14.70.13): Telegram og telex. Ekspeditioner for tredjemand over repræsentationens telekommunikationsudstyr skal så vidt muligt afregnes kontant. Betalingen føres til indtægt for konto 21.90.01. Udlæg for tredjemand til efterfølgende opkrævning føres ligeledes til indtægt for konto 21.90.01 og til udgift for konto 95.50 (mellemværender med andre), over hvilken den senere afregning finder sted, jf. Instruksen bind 3, kap. X, afsnit C.2. (14.70.14): Telefon. Refusion af evt. tjenstlige samtaler fra boligtelefon. Endvidere TV-licens og kabel-TV-afgift, kancelli. Om ekspeditioner for tredjemand, se under telegram og telex. Abonnementsudgifter for udsendte medarbejderes telefon samt repræsentationschefens boligtelefon føres på konto 19.30.06. (14.70.15): Porto- og forsendelsesudgifter. Udgifter til porto, frankeringskort og forsendelser. Anvendes der i forbindelse med større forsendelser speditør- eller transportfirma, posteres på konto 14.70.09. (14.70.17): EDB-serviceydelser (14.80.04): Aviser, tidsskrifter og andre publikationer. (14.80.05): Kontorhold i øvrigt. Kontorartikler, papir, farvebånd, flag. Gratiale til postbude m.fl. (14.80.06): Køb af materialer. Rengøringsartikler, el-pærer og -ledningerstik, planter, frø og gødning. (14.80.07): Annoncering. (14.80.09): Vand til statsejendomme, lejede kontorer og boliger. (14.80.10): Dæk og reservedele til transportmidler. Endvidere reservedele til maskiner og våben. (14.80.11): Køb af undervisningsmaterialer. Her posteres køb af materialer i forbindelse med udsendte medarbejderes sprogundervisning samt til anden undervisning, fx i forbindelse med anvendelse af edb. Der anvendes altid aktivitet 1114 ved sprogundervisning samt aktivitet 9130 ved edb-undervisning, jf. afsnit B.7. (14.80.12): Tryknings- og indbindingsudgifter. (15.10.01): Køb af transportmidler. Automobiler, motorcykler og cykler mv. (15.20.01): Køb af udstyr til kontorer. Kontormøbler, arkivskabe o.l. Anskaffelse og udskiftning af fyringsaggregater, luftkonditioneringsanlæg, komfurer, køleskabe, haveredskaber m.m. (15.20.02): Køb af udstyr til boliger. Anlæg og hvidevarer mv. som nævnt under kontoen for køb af udstyr til kontorer. Anskaffelse og udskiftning af møbler, tæpper, gardiner o.l. (15.20.03): Køb af kontormaskiner. Skrive- og regnemaskiner, dikter- og fotokopieringsmaskiner. (15.20.04): Køb af kommunikationsudstyr, herunder fx telefaxudstyr. (15.20.07): Køb af bordservice, glas og køkkenudstyr. (15.20.08): Køb af edb-udstyr, hardware/software. (15.70.01): Salg af brugte transportmidler. Indtægter ved salg af tjenstelige køretøjer krediteres kontoen. (15.80.01): Salg af brugt kontorudstyr. Kontoen krediteres salgsprisen. (15.80.02): Salg af brugt boligudstyr. Kontoen krediteres salgsprisen. (15.80.03): Salg af brugte kontormaskiner. Kontoen krediteres salgsprisen. (16.10.01): Leje af kontorer. Kun egentlig lejebetaling. Driftsmidler posteres under standardkonto 14. Se iøvrigt afsnit B.5 vedrørende deposita og forudbetalt husleje samt Instruksen bind 3, kap. IX, afsnit A.4. (16.10.03): Leje af boliger. Kun egentlig lejebetaling. Driftsmidler posteres under standardkonto 14. Se i øvrigt afsnit B.5 vedrørende deposita og forudbetalt husleje samt Instruksen bind 3, kap. IX, afsnit A.4. (16.30.01): Leje eller leasing af kontorinventar. (16.30.03): Leje eller leasing af kontormaskiner. (16.50.01): Reparation og vedligeholdelsesarbejder i statsejendomme, lejede kontorer og boliger. Håndværkerudgifter til reparationer og maling af bygning og lokaler samt faste installationer, herunder fyringsaggregater, luftkonditioneringsanlæg o.l. (16.50.02): Reparation og vedligeholdelse af kontorudstyr. (16.50.03): Reparation og vedligeholdelse af boligudstyr. Rensning og reparation af løst boligudstyr: møbler, tæpper, gardiner o.l. (16.50.04): Reparation og vedligeholdelsesarbejder for kontormaskiner. Værkstedsregninger. Eventuelt serviceabonnement. (16.50.05): Reparation og vedligeholdelsesarbejder for kommunikationsudstyr. (16.50.07): Reparation og vedligeholdelsesarbejder for edb-udstyr. Værkstedsregninger. Eventuelt serviceabonnement. (16.50.09): Reparation og vedligeholdelsesarbejder for transportmidler. Værkstedsudgifter ved smøring og reparation af automobiler, motorcykler og cykler. (16.70.01): Skatter og afgifter for statsejendomme. (16.80.01): Vægtafgifter for motorkøretøjer. (17.40.01): Afskrivning på debitorer. Her afskrives eventuelle uerholdelige fordringer med trediemand. (19.30.01): Chefens medhjælpsudgifter. Løn, kostpenge, socialforsikringspræmier og uniformer til disse. Annoncering efter disse. (19.30.02): Skoleudgifter. Udgifter til lokal skolegang for udsendte medarbejderes børn. Instruksen bind 3, kap. III, afsnit M. (19.30.03): Uniformer og uniformsdele til vagtmestre, bude, portnere, chauffører m.fl. Instruksen bind 3, kap. III, afsnit H. (19.30.04): Sygeudgifter. Refusion af sygeudgifter, der dækkes af Udenrigsministeriets sygeforsikring. Instruksen bind 3, kap. III, afsnit J. (19.30.05): Andre sygeudgifter. Refusion og betaling af sygeudgifter, der ikke dækkes af Udenrigsministeriets sygeforsikring. (19.30.06): Telefonudgifter for udsendte medarbejdere. Abonnementsudgifter samt udgifter vedrørende repræsentationschefens boligtelefon, jf. Instruksen bind 3, kap. III, afsnit F. (19.30.99): Bidrag til Udenrigsministeriets sygesikringsordning, jf. Instruksen bind 3, kap. III, afsnit J. (19.50.01): Kantinetilskud. Tilskud til oprettelse og drift af personalekantine. (19.80.01): Kassedifferencer. Kasse- og andre beholdningsoverskud og -underskud på beløb svarende til DKK 100,- og derunder. Større beløb indberettes over konto 95.71. (19.90.01): Erstatninger af ordinær karakter (driftsmæssige risici) af mindre størrelse, der følger af statens selvforsikringsordning. (57.10.01): Renter af prioritetsgæld. Afdrag posteres på konto 95.71. Indtægtskonti (21.10.01): Salg af varer og tjenesteydelser til kommunerne. Indtægter fra kommuner og amtskommuner ved salg af varer og tjenesteydelser konteres på denne konto uanset art. (21.50.01): Lejeindtægter. Indtægter ved udlejning af lokaler i statsejendomme eller ved fremleje af lejede lokaler eller boliger. (21.80.01): Soliditetsoplysningsindtægter. Salg af soliditetsoplysninger til danske eksportører mv. (21.80.02): Salg af benzinkuponer. Medarbejderes indbetalinger for anvendelse af repræsentationens beholdning af benzinkuponer. (21.80.99): Øvrige salgsindtægter. (21.90.01): Porto- og teleindtægter. Indbetalinger for anvendelse af repræsentationens kommunikationsudstyr, herunder for medarbejderes private samtaler fra kancelliet. Repræsentationschefens betalinger for private samtaler fra boligtelefon, jf. Instruksen bind 3, kap. III, afsnit F. (21.90.02): Indtægter for fotokopiering o.l. Indbetalinger for anvendelse af kopimaskiner, sekretærbistand mv. (21.90.03): Betalingsordning for eksportfremmeservice. Her konteres indtægter fra fakturaer udstedt til firmaer o.l. i Danmark, opholdslandet eller sideakkrediteringsland(e) under betalingsordningen vedrørende eksportfremme. Der anvendes altid aktivitet 3203, eksportfremme. (29.90.99): Ekstraordinære indtægter. Her posteres øvrige indtægter, fx ved salg af aviser. Moms- og afgiftsrefusion. (Indtægter ved salg af brugt inventar og udstyr skal posteres på standardkonto 15). (62.10.01): Gebyrindtægter for pas, jf. Instruksen bind 1, kap. III, afsnit J, samt afsnit B.8. om gebyrer. Se iøvrigt også konto 21.10.01 vedrørende salg af varer og tjenesteydelser til kommuner og amtskommuner. Der posteres direkte i regnskabsinstitution nr. 2610.1510 ved en Til-Ins-postering. (62.10.02): Gebyrindtægter for legaliseringer, jf. Instruksen bind 1, kap. III, afsnit J, samt afsnit B.8. om gebyrer. Der posteres direkte i regnskabsinstitution nr. 2610.1510 ved en Til-Ins-postering. (62.10.03): Gebyrindtægter for bistandssager, jf. Instruksen bind 1, kap. III, afsnit J, samt afsnit B.8. om gebyrer. Der posteres direkte i regnskabsinstitution nr. 2610.1510 ved en Til-Ins-postering. (62.10.04): Gebyrindtægter for visa, jf. Instruksen bind 1, kap. III, afsnit J, samt afsnit B.8. om gebyrer. Der posteres direkte i regnskabsinstitution nr. 2610.1510 ved en Til-Ins-postering. (62.10.09): Gebyrindtægter for øvrige konsulære sager, jf. Instruksen bind 1, kap. III, afsnit J, samt afsnit B.8. om gebyrer. Der posteres direkte i regnskabsinstitution nr. 2610.1510 ved en Til-Ins-postering. (67.10.01): Renter. Tilskrevne renter af indestående i pengeinstitutter. Der posteres direkte i regnskabsinstitution nr. 2600.7402 ved en Til.Ins-postering. Renteudgifter skal altid posteres på konto 95.71 i Udenrigsministeriets regnskab 2611.1017 og posteringsindberetning indsendes. Tilskudskonti (52.30.02): Understøttelse/pensioner, regnskabsins. 1410.8140. Kontoen må kun anvendes efter særlig bemyndigelse fra Udenrigsministeriet. (53.10.02): Udgår - må ikke længere anvendes, se konto 21.90.03. Beholdningskonti (91.80.01): Kassekonto. Repræsentationen posterer direkte på kassekonto i kasserapporten (kolonne 13 og 14), og kan derfor ikke anvende dette kontonummer i konteringskolonnen ved daglige posteringer. (94.80.01): Bankkonto. Bevægelser på bank- og girokonti posteres også direkte på kontoen (kolonne 15 og 16) i kasserapporten. Dette kontonummer kan heller ikke anvendes i konteringskolonnen ved daglige posteringer. (95.30.XX): Forudbetalt kontor- og boligleje. De 2 sidste cifre (XX) betegner det år forudbetalingen vedrører, jf. afsnit B.5. (95.30.09): Diverse deposita (udlæg). (95.60.03): Huslejedeposita, jf. afsnit B.5. (98.61.01): Konto for beholdningsbevægelser. Kontobetegnelsen anvendes ved postering af overførsel fra bank til kasse, giro til bank eller omvendt. Der anvendes ligesom ved omposteringer to linjer i kasserapporten. Drejer det sig fx om indbetaling til kassen af USD 10.000,-, som er hævet i banken, føres beløbet med et bilagsnummer til kredit for bankkonto (kolonne 16) med tekst »hævet i banken« og i kolonne 9 konteringsangivelse: 98.61.01. På næste linje føres beløbet med det efterfølgende bilagsnummer og tekst »til kassen«, til debet for kassekonto (kolonne 13) med samme konteringsangivelse. Mellemregningskonti (95.50.01): Mellemværender med andre, i daglig tale: 95.50. På denne konto bogføres mellemværender med tredjemand, jf. afsnit B.4 om reskontroen. Kontoen anvendes altid i forbindelse med et aktivitetsnummer i intervallet 8201 - 8999. (95.71.01): Mellemregningskonto med andre institutioner. Dette kontonummer vil også blive anvendt af andre institutioner, fx andre repræsentationer eller Udenrigsministeriet, i forbindelse med afregning af mellemværender, der ikke kan placeres direkte på en udgifts- eller en indtægtskonto i repræsentationens regnskab. Ompostering til korrekt konto foretages af repræsentationen. Vedrørende repræsentationens anvendelse af kontoen i forbindelse med mellemværender med andre SCR-institutioner, herunder Udenrigsministeriet, henvises til afsnit E. EDB-tekniske konti Følgende konti er af edb-teknisk art og må ikke anvendes af repræsentationerne. (98.61.99): Modtagne/afgivne regnskabsbilag. Kontoen opsamler modpostering af Til-Ins-posteringer mellem repræsentationerne og Udenrigsministeriet. (99.31.01): Modtagne/afgivne regnskabsbilag. Kontoen opsamler modpostering af Til-Ins-posteringer mellem repræsentationerne og andre ministerier, styrelser eller statsamter. (99.40.01): Automatisk mellemregning, lokale systemer Bilag Stikordsregister Registret omfatter driftsindtægter, driftsudgifter og tilskudskonti samt beholdnings- og mellemregningskontiene. Tvungen brug af aktivitetsnr. Advokatsalær 14.70.01 Akkreditivtræk 2611.1017/95.71.01 Ja Anlægsudgifter 95.50.01 Ja Annoncering: chefens medhjælp 19.30.01 øvrig 14.80.07 Arkitekthonorar 14.70.02 Arkivskabe: køb af 15.20.01 salg af 15.80.01 vedligeholdelse af 16.50.02 Automobiler: benzin 14.41.01 forsikring af 14.70.10 køb af 15.10.01 reparation af 16.50.09 reservedele til 14.80.10 salg af 15.70.01 skatter og afgifter 16.80.01 Aviser: abonnement 14.80.04 køb af 14.80.04 salg af 29.90.99 Bankomkostninger 14.70.08 Befordring, lokal 14.10.11 Benzinkuponer: køb af 14.41.01 salg af 21.80.02 Besøgsrejser: børn 2611.1017/95.71.01 Ja ægtefælle 2611.1017/95.71.01 Ja Blikkenslager: (boliger og kontorer) 16.50.01 Brænde: (boliger og kontorer) 14.42.01 Bøger 14.80.04 Cykler: køb af 15.10.01 salg af 15.70.01 vedligeholdelse af 16.50.09 Diktermaskiner 15.20.03 Disketter 14.80.05 Deposita: boliglejemål 95.60.03 kontorlejemål 95.60.03 telefon o.l. 95.50.01 Ja Dæk (og reservedele) tj. vogn 14.80.10 EDB-serviceydelser 14.70.17 EDB-udstyr: køb af 15.20.08 salg af 15.80.03 vedligeholdelse af 16.50.07 Eksportfremme, lokale indtægter 21.90.03 Ja El-forsyning: (boliger og kontorer) 14.42.01 El-installatør: (boliger og kontorer) 16.50.01 El-pærer, -stik og -ledning m.m. 14.80.06 Farvebånd 14.80.05 Feriegodtgørelse, lokalt ansatte 11.58.01 Forsendelse: med speditør 14.70.09 iøvrigt 14.70.15 Forsikringer 14.70.10 Fotokopiering: forbrugsstoffer (papir, væske m.m.) 14.80.05 indtægter 21.90.02 Fotokopieringsmaskiner: køb af 15.20.03 salg af 15.80.03 vedligeholdelse af 16.50.04 Fremleje, indtægter ved 21.50.01 Frysere, boliger: køb af 15.20.02 salg af 15.80.01 vedligeholdelse af 16.50.03 Frø 14.80.06 Fyringsanlæg: anskaffelse af: boliger 15.20.02 kontorer 15.20.01 vedligeholdelse af: (boliger og kontorer) 16.50.01 Gardiner: anskaffelse af: boliger 15.20.02 kontorer 15.20.01 vedligeholdelse af: boliger 16.50.03 kontorer 16.50.02 Gasopvarmning: (boliger og kontorer) 14.42.01 Gebyrindtægter, konsulære: bistandssager 2610.1510/62.10.03 legalisering 2610.1510/62.10.02 pas 2610.1510/62.10.01 visa 2610.1510/62.10.04 øvrige 2610.1510/62.10.09 Gratialer: lokalt ansat personale 11.58.01 postbude, renovation m.m. 14.80.05 Gødningsmidler 14.80.06 Haveredskaber: boliger 15.20.02 kontorer 15.20.01 Husleje: boliger 16.10.03 boliger, deposita 95.60.03 boliger, forudbetalt 95.30.XX kontorer 16.10.01 kontorer, deposita 95.60.03 kontorer, forudbetalt 95.30.XX indtægter ved fremleje 21.50.01 Håndværkerudgifter: (boliger og kontorer) 16.50.01 Kassedifferencer u/DKK 100,00 19.80.01 Kassedifferencer o/DKK 100,00 2611.1017/95.71.01 Ja Komfurer: anskaffelse af: boliger 15.20.02 kontorer 15.20.01 salg af boliger og kontorer 15.80.01 vedligeholdelse af boliger og kontorer 16.50.01 Konsulentbistant 14.70.03 Kontorinventar: køb af 15.20.01 salg af 15.80.01 vedligeholdelse af 16.50.02 Kontormaskiner: køb af 15.20.03 salg af 15.80.03 vedligeholdelse af 16.50.04 Kontorartikler 14.80.05 Kostpenge, chefens medhjælp 19.30.01 Kurstab og -gevinst 14.70.08 Køleskabe: anskaffelse af: boliger 15.20.02 kontorer 15.20.01 salg af: (boliger og kontorer) 15.80.01 vedligeholdelse af: (boliger og kontorer) 16.50.01 Luftkøleanlæg: anskaffelse af: boliger 15.20.02 kontorer 15.20.01 vedligeholdelse af: (boliger og kontorer) 16.50.01 Lønninger: chefens medhjælp 19.30.01 lokalt ansat personale 11.58.01 refusioner (barsel, sygdom m.m.) 12.98.01 Maler: (boliger og kontorer) 16.50.01 Mellemregning: med andre statslige styrelser m.m. Inst.nr./95.71.01 med Udenrigsministeriet 2611.1017/95.71.01 Ja øvrige 95.50.01 Ja Motorolie 14.41.01 Motorcykler: benzin 14.41.01 køb af 15.10.01 salg af 15.70.01 vedligeholdelse af 16.50.09 Møbler: køb af (kontorer) 15.20.01 køb af (boliger) 15.20.02 salg af (kontorer) 15.80.01 salg af (boliger) 15.80.02 vedligeholdelse af: boliger 16.50.03 kontorer 16.50.02 Olie til opvarmning: (kontorer og boliger) 14.42.01 Orlovsrejser, udsendt personale 2611.1017/95.71.01 Ja Overarbejdsbetaling, lokalt ansat personale 11.58.02 Papir og kuverter 14.80.05 Pengeoverførsler fra Udenrigsministeriet 2611.1017/95.71.01 Ja Pensioner/understøttelse 1410.8140/52.30.02 Planter 14.80.06 Porto: indtægter 21.90.01 udgifter 14.70.15 Publikationer 14.80.04 Regnemaskiner: køb af 15.20.03 salg af 15.80.03 vedligeholdelse af 16.50.04 Rengøringsartikler 14.80.06 Rengøringsselskab 14.70.12 Renovationsselskab 14.70.12 Renter: indtægter 2600.7402/67.10.01 udgifter, prioritetsgæld 57.10.01 øvrige renteudgifter 2611.1017/95.71.01 Ja Repræsentation: 14.20.10 Ja Reservedele (og dæk), tj.vogn 14.80.10 Salg: benzinkuponer 21.80.02 fotokopier o.l. 21.90.02 porto 21.90.01 soliditetsoplysninger 21.80.01 øvrigt 21.80.99 Skatter, statsejendomme 16.70.01 Skoleudgifter, udsendte med arbejderes børn 19.30.02 Skrivemaskiner: køb af 15.20.03 salg af 15.80.03 vedligeholdelse af 16.50.04 Snedker: (boliger og kontorer) 16.50.01 Socialforsikringer: lokalt ansat personale 11.58.01 chefens medhjælp 19.30.01 Soliditetsoplysninger: køb af 14.70.11 salg af 21.80.01 Speditør 14.70.09 Sprogundervisning, udsendte 14.70.05 Ja Sygeudgifter: bidrag til Udenrigsministeriets sygeforsikring 19.30.99 Udenrigsministeriets sygeforsikring 19.30.04 øvrige 19.30.05 Teleindtægter: refusion fra medarbejdere 21.90.01 telegram- og telexrefusion 21.90.01 refusion iøvrigt 21.90.01 Telefonudgifter: kontorer 14.70.14 udsendte medarbejdere 19.30.06 Telegram- og telexudgifter 14.70.13 Tidsskrifter 14.80.04 Tjenesterejser: opholdsland 14.10.11 sideakkrediteringslande 14.10.11 Danmark, specialattacheer 14.10.11 Ja Danmark, øvrige medarbejdere 2611.1017/95.71.01 Ja Translatørhonorar 14.70.01 Trykning og indbinding 14.80.12 TV licens og TV kabelafgift 14.70.14 Tæpper: køb af: boliger 15.20.02 kontorer 15.20.01 vedligeholdelse af: boliger 16.50.03 kontorer 16.50.02 Understøttelse/ pensioner 1410.8140/52.30.02 Undervisning: ny teknologi 14.70.05 Ja sprog, udsendte medarbejdere 14.70.05 Ja øvrig 14.70.05 Undervisningsmaterialer: ny teknologi 14.80.11 Ja sprog, udsendte medarbejdere 14.80.11 Ja øvrig 14.80.11 Uniformer: chefens medhjælp 19.30.01 vagtmestre, bude, chauffører m.fl. 19.30.03 Vagtselskab 14.70.12 Vandforsyning: (boliger og kontorer) 14.80.09 Vinduespoleringsfirma 14.70.12 Øvrige salgsindtægter 21.80.99 Aktivitetsoversigt Beskrivelse Aktivitetsnr. Betalingsordningen 3203 Edb-undervisning 9130 Eksportservicecentre 1110 Etableringsudgifter, repræsentationer 9002 Investeringsfremme 1700 Kulturformidling 9030 Mellemværender med andre (9550) 8201-8999 Rejseudgifter, specialattacheer: Fiskeriministeriet 6010 Forsvarsministeriet 6020 Landbrugsministeriet 6030 Øvrige 6040 Repræsentation 7001-7020 Sprogundervisning 1114 Vikarudgifter 9012 Efter anmodning til Udenrigsministeriet oprettes der i intervallet 1000-1100 aktiviteter til brug for den enkelte repræsentation. Oversigt over SCR-regnskabsnumre Myndighedsnavn Regnskabsnr. --------------------------------------------------------------------- Arbejdsministeriet 5401.1014 Boligministeriet 4601.1014 Bornholms Statsamt 4031.2078 Direktoratet for Udlændinge 6406.1016 Energiministeriet 8711.1011 Erhvervs- og Selskabsstyrelsen 6071.1009 Fiskeriministeriet 3601.1010 Frederiksborg Statsamt 4031.2035 Fyns Statsamt 4031.2086 Indenrigsministeriet 4001.1013 Industri- og Samordningsministeriet 6001.1002 Justitsministeriet 6401.1018 Kirkeministeriet 6701.1013 Kulturministeriet 7401.1012 Københavns Overpræsidium 4031.2166 Københavns Statsamt 4031.2027 Miljøministeriet 8611.1019 Miljøstyrelsen 8621.1010 Nordjyllands Statsamt 4031.2158 Ribe Statsamt 4031.2107 Ringkjøbing Statsamt 4031.2123 Roskilde Statsamt 4031.2043 Skatteministeriet 8221.1013 Socialministeriet 5001.1016 Storstrøms Statsamt 4031.2060 Sønderjyllands Statsamt 4031.2094 Trafikministeriet 5711.1010 Udenrigsministeriet 2611.1017 Undervisningsministeriet 7001.1014 Vejle Statsamt 4031.2115 Vestsjællands Statsamt 4031.2052 Viborg Statsamt 4031.2149 Århus Statsamt 4031.2131 Kapitel IX Repræsentationens forvaltning af statsejendomme, lejemål, statsmøblering, kontorinventar, -artikler og -maskiner samt tjenestebiler A. Statsejendomme og lejemål 1. Udenrigsministeriets ejendomsnævn 2. Bolignormer for tjenesteboliger 3. Statsejede ejendomme a. Køb og salg b. Vedligeholdelse c. Drift 4. Lejede ejendomme a. Indgåelse af lejemål b. Vedligeholdelse c. Drift B. Statsmøblering af boliger 1. Chefsboliger 2. Øvrige medarbejderboliger 3. Indkøbskatalog og rekvisitioner 4. Kunstnerisk udsmykning 5. Antikviteter 6. Egenmøblering C. Kontorinventar 1. Anskaffelse og vedligeholdelse 2. Registrering D. Kontorartikler/papirvarer og kontormaskiner 1. Kontorartikler/papirvarer 2. Kontormaskiner a. Anskaffelse og vedligeholdelse b. Registrering E. Tjenestebiler 1. Anskaffelse 2. Drift 3. Vedligeholdelse 4. Forsikring 5. Udskiftning 6. Indkøb

statsmøblering, kontorinventar, -artikler og -maskiner samt tjenestebiler

1. Udenrigsministeriets ejendomsnævn

For at rådgive Udenrigsministeriet i ejendomsspørgsmål er der i medfør af § 11 i Lov om Udenrigstjenesten (lov nr. 150 af 13. april 1983) under Udenrigsministeriet nedsat et ejendomsnævn, hvis formand udpeges af boligministeren. Ejendomsnævnet består endvidere af 1 medlem udpeget af finansministeren og 2 medlemmer udpeget af udenrigsministeren. Nævnets sekretariat bistås af en bygningssagkyndig rådgiver udpeget af boligministeren.

I henhold til paragraffens stk. 2 påhviler det nævnet »at undersøge og fremsætte forslag om løsning af spørgsmålet om tilvejebringelse af kontorer og boliger til repræsentationerne i udlandet. Indebærer gennemførelsen af et forslag, at der skal afholdes større investeringer eller engangsudgifter, afgiver udvalget indstilling til udenrigsministeren om de bevillinger, der kræves til forslagets gennemførelse«.

2. Bolignormer for tjenesteboliger

For så vidt angår udetjenestens boligstandard, skal der anlægges en linie, der på en gang er passende i det enkelte opholdsland, men også er i fornuftig overensstemmelse med bolignormerne i Danmark.

Som udgangspunkt gælder følgende generelle bolignormer:

Repræsentationschefer:

Spisestue med plads til 18-24 personer: opholdsstue med tilstødende bibliotek med siddepladser svarende til spisestuens kapacitet: soveværelse med tilstødende skabs/påklædningsværelse, der evt. vil kunne bruges som separat soveværelse, badeværelse/toilet i tilknytning hertil: to børneværelser med fælles bad og toilet: et gæsteværelse med eget bad og toilet: husmedhjælperværelser efter forholdene på stedet: nødvendige køkken-, anretter-, vaske- og opbevaringsrum.

Ministerråder og dermed sidestillede:

Spisestue til 12-18 personer: opholdsstue svarende hertil: i øvrigt som ambassaderåder mfl., jf. nedenfor.

Ambassaderåder/-sekretærer, handelsråder/-attacheer, bistandsråder/-attacheer og dermed sidestillede:

Spisestue til ca. 12 personer: opholdsstue svarende hertil, evt. med hall, så der dannes et passende areal til receptionsformål: forældresoveværelse: to børneværelser: pigeværelse: sædvanlige køkken- og badeværelsesfaciliteter samt depotrum: i alt et samlet bruttoboligareal på op til 175 - 200 (m2).

Attacheer:

Spise/opholdsstue med plads til 8 personer: forældresoveværelse: to børneværelser: pigeværelse, hvis de lokale forhold tilsiger dette: sædvanlige køkken- og badeværelsesfaciliteter samt depotrum: i alt et samlet bruttoboligareal på op til 140 - 150 (m2).

Korrespondenter:

Samme bolignormer som for attacheer, dog således at forskelle begrundet i attacheernes repræsentative forpligtelser opretholdes: i alt et samlet bruttoboligareal på op til 125 - 140 (m2).

Specialattacheer med begrænset åremålsansættelse:

Der stilles lejet bolig til rådighed efter samme normer som for Udenrigsministeriets medarbejdere. Boliger til specialattacheer statsmøbleres ikke.

Eksportassistenter:

Der stilles lejet, møbleret bolig til rådighed med et samlet bruttoboligareal på op til 100 - 125 (m2). Hvis der ikke kan lejes en møbleret bolig, skal repræsentationen lokalt tilvejebringe et møblement af passende standard. Glas, porcelæn og bestik skal medbringes af eksportassistenten, hvis det ikke indgår som en del af møbleringen i den lejede bolig.

Bolignormerne kan - efter forudgående godkendelse af Udenrigsministeriet - fraviges under hensyntagen til lokale forhold, samt hvor dette er nødvendigt for at sikre et tilstrækkeligt antal værelser til brugerens medfølgende husstand.

3. Statsejede ejendomme

a. Køb og salg

Ved statsejede ejendomme forstås fast ejendom, der er erhvervet af den danske stat, og fast ejendom, som den danske stat har opført eller har erhvervet på en lejet grund. Endvidere omfattes ejendomme for hvilke der er indgået lejemål for 25 år eller længere, eller som er omfattet af en særlig gensidighedsoverenskomst mellem Danmark og opholdslandet.

Alle sager vedrørende repræsentationernes køb og salg af fast ejendom i udlandet skal - uanset købe- eller salgssummens størrelse - forelægges Udenrigsministeriets ejendomsnævn. I tilfælde af, at købe- eller salgssummen overstiger 3 mio. kr., skal sagen endvidere forelægges Folketingets finansudvalg.

Repræsentationerne vil derfor kun kunne købe eller sælge fast ejendom på den danske stats vegne efter forudgående bemyndigelse fra Udenrigsministeriet.

Til brug ved Udenrigsministeriets forelæggelse af sagen for ejendomsnævnet og finansudvalget skal repræsentationen indsende en begrundet indstilling om handelens gennemførelse. Den skal indeholde følgende oplysninger:

1) ejendommens beliggenhed, matrikelnummer, grundareal, bruttoetageareal samt nettoareal for ejendommens forskellige rum,

2) købe- eller salgssum og aftalevilkårene for dennes berigtigelse,

3) ejendomsværdi og grundværdi,

4) ejendommens prioriteringsforhold,

5) overtagelsestidspunkt,

6) eventuel frist for accept af købers eller sælgers tilbud,

7) ejendommens driftsudgifter og eventuelle driftsindtægter,

8) værdien af eventuelt inventar, der indgår i handelen,

9) omkostninger ved handelen (ejendomsmægler- og advokatsalær, stempel mv.),

10) eventuelle udgifter til istandsættelse,

11) eventuelle særlige forhold, der gælder i opholdslandet i forbindelse med køb, salg eller besiddelse af fast ejendom.

b. Vedligeholdelse

Alle udgifter til en statsejet ejendoms indvendige og udvendige vedligeholdelse skal afholdes inden for repræsentationens budget. Gennemførelse af større vedligeholdelsesarbejder, ombygninger eller renoveringer kræver Udenrigsministeriets forudgående godkendelse. Der skal også indhentes udtrykkelig bemyndigelse fra ministeriet i tilfælde, hvor vedligeholdelsesarbejder, ombygninger eller renoveringer vil medføre væsentlige æstetiske eller funktionelle ændringer i den statsejede ejendom. Udenrigsministeriet vil i sådanne tilfælde indhente en udtalelse fra ejendomsnævnets bygningssagkyndige rådgiver og eventuelt lade denne foretage en besigtigelse af ejendommen.

Repræsentationen skal hvert tredje år lade en lokal bygningssagkyndig foretage bygningssyn over statsejede ejendomme efter paradigma udarbejdet af Slots- og Ejendomsstyrelsen. Rapporten vedrørende bygningssynet skal indsendes til Udenrigsministeriet med særskilt indberetning indeholdende repræsentationens bemærkninger, herunder en prioritering af gennemførelsen af forslag til vedligeholdelse og de dermed forbundne omkostninger.

Repræsentationen skal på grundlag af seneste bygningssynsrapport og oplysninger/forventninger om brugerskifte mv. udarbejde en rullende plan for statsejede ejendommes vedligeholdelse. Planen skal dels tage sigte på, at værdien af investeringen bevares, fx ved gennemførelse af nødvendige moderniseringer, dels sikre, at den løbende vedligeholdelse ved brugerskift kan foretages inden for repræsentationens godkendte budget.

Vedligeholdelsen af de statsejede ejendomme omfatter også, at eventuelle haver holdes i rimelig stand.

De beløb, som i repræsentationens budget er afsat til vedligeholdelse af statsejede ejendomme, må kun undtagelsesvist anvendes til andre formål. I sådanne tilfælde skal repræsentationen i forbrugsskønnet redegøre for beløbets påtænkte anvendelse med angivelse af begrundelsen for dispositionen.

Ved gennemførelsen af reparations- og vedligeholdelsesarbejder skal repræsentationen i videst muligt omfang støtte sig på lokal rådgivning og arbejdskraft. De nødvendige indkøb af materialer skal så vidt muligt også foretages lokalt. Der skal sædvanligvis indhentes 2-3 pristilbud på gennemførelsen af større reparations- og vedligeholdelsesarbejder.

c. Drift

Udgifterne til statsejede ejendommes drift, herunder skatter og afgifter, udgifter til vand, el, gas, opvarmning, renovation mv. skal afholdes inden for repræsentationens godkendte budget.

Repræsentationen skal kontrollere, at udgifterne holdes på et rimeligt niveau, herunder at varme- og luftkonditioneringsanlæg og andre faste installationer er økonomiske i drift. Der bør til enhver tid findes vejledninger vedrørende sådanne anlægs drift og vedligeholdelse.

Statsejede ejendomme skal ikke holdes forsikret, med mindre repræsentationen kontraktmæssigt eller ifølge opholdslandets lovgivning er forpligtet til det, idet staten er selvforsikrer for både ansvars- og kaskoskader. Til skader under statens selvforsikringsordning hører ikke skader, der må henregnes under normale driftsrisici. Udgifter til udbedring af sådanne skader skal afholdes inden for repræsentationens budget.

4. Lejede ejendomme

a. Indgåelse af lejemål

Repræsentationen må kun indgå kontrakter om lejemål til kancelli eller tjenestebolig efter konkret bemyndigelse fra Udenrigsministeriet. Der må ikke indgås lejeaftale for eller ydes tilskud til boliger, som ejes af brugeren eller dennes husstand.

Repræsentationens indstilling om indgåelse af lejemål skal indeholde alternative forslag med udførlige oplysninger om hver af de foreslåede ejendomme, som indstilles lejet, herunder beliggenhed, rumfordeling, bruttoareal (rum, gangareal mv.) samt størrelsen af de enkelte rum i m2, udenomsfaciliteter, størrelse af eventuel have, oplysninger om swimmingpool og lignende, vedligeholdelsesstand, eventuelle engangsudgifter til istandsættelse, flytning, eventuel supplerende møblering, salær mv.

Endvidere skal repræsentationen indsende oplysninger om huslejens størrelse, om der vil kunne indgås lejekontrakt med »diplomatklausul«, overtagelsesdato, lejeperiode og opsigelsesvarsel. Endelig bør alle særlige kontraktvilkår nævnes i indstillingen, herunder eventuelle krav om forudbetaling, depositum, betaling af husleje i anden valuta end opholdslandets mv. Det skal præciseres, om de pågældende særlige kontraktvilkår er sædvanlige i opholdslandet.

I tilfælde af boligskift skal dobbelt huslejebetaling undgås.

Alle engangsudgifter i forbindelse med flytninger samt eventuel huslejestigning skal afholdes af repræsentationen inden for det godkendte budget.

Forlængelse af eksisterende lejekontrakter skal kun forelægges Udenrigsministeriet, hvis eventuel lejestigning ikke kan afholdes inden for repræsentationens godkendte budgetramme, eller hvis andre særlige forhold vedrørende kontraktforlængelsen taler for det, fx krav om forudbetaling af husleje for en længere periode.

Meddelelse om samtlige kontraktforlængelser skal indsendes til Udenrigsministeriets underretning.

For at drage fordel af de lavere huslejeudgifter ved langtidslejemål bør repræsentationerne såvidt muligt indgå flerårige - dvs. 3-5 årige - lejekontrakter med mulighed for forlængelse. De større repræsentationer med mange udsendte medarbejdere vil eventuelt kunne indgå langtidslejemål for en endnu længere periode. Lejekontrakter for 10 år eller længere skal forelægges for finansudvalget. Ved udvælgelsen af boliger, der anbefales som lejemål, skal der lægges vægt på boligernes generelle egnethed. Ved brugerskift vil boligen alene kunne udskiftes, når den på grund af størrelsen er klart uegnet til den nye bruger.

Repræsentationerne bør ved udformningen af huslejekontrakter indhente lokal advokatbistand. Det er repræsentationschefens ansvar, at lejekontrakterne for kancelli og tjenesteboliger er i overensstemmelse med opholdslandets lovgivning. Følgende krav skal søges opfyldt:

Lejekontrakten skal udformes med repræsentationen som lejer og underskrives af repræsentationschefen eller dennes stedfortræder. Begrænsninger i repræsentationens anvendelse af det lejede bør undgås eller gøres så lidt indgribende som muligt. Der bør være adgang til at fremleje det lejede.

Repræsentationens vedligeholdelsespligt skal være klart afgrænset og bør kun omfatte den indvendige vedligeholdelse. Kontrakten bør indeholde en udtrykkelig forpligtelse for ejeren til at sørge for god vedligeholdelse af bygningen, dens ydre, tag, hegn, havemure, installationer mv., eventuelt med en bestemmelse om, at repræsentationen kan lade vedligeholdelsesarbejder/ reparationer udføre og modregne udgifterne i huslejebetalingen, hvis krav om arbejdernes/reparationernes udførelse og/eller betalingen herfor ikke imødekommes.

Eventuelle bestemmelser om, at det lejede skal tilbageleveres i samme stand, som det blev overtaget, skal undtage almindelig slitage.

Med mindre repræsentationen ifølge kontrakten har ubetinget ret til at opsige lejemålet med højst 6 måneders varsel, bør kontrakten indeholde en »diplomatklausul«, som giver repræsentationen ret til at opsige lejemålet med kort varsel i tilfælde af nedlæggelse af repræsentationen eller af brugerens stilling, brugerskifte eller krav fra opholdslandets myndigheder om fraflytning af den lejede ejendom.

Der bør være adgang til at holde hund/kat.

Der må ikke i lejekontrakten forekomme formuleringer, hvorved repræsentationen giver afkald på immunitet eller andre diplomatiske rettigheder. I tvivlstilfælde kan det være hensigtsmæssigt udtrykkeligt i kontrakten at tilkendegive, at et sådant afkald ikke er givet.

En kopi af den endelige, underskrevne lejekontrakt skal indsendes til Udenrigsministeriet til underretning.

b. Vedligeholdelse

Udgifter til lejede kancelliers og tjenesteboligers vedligeholdelse skal afholdes inden for repræsentationens godkendte budget i det omfang, vedligeholdelsespligten påhviler lejeren. Repræsentationen skal sørge for, at der på budgettet afsættes midler til nødvendig vedligeholdelse i forbindelse med fremtidige brugerskift.

Når lejemålet for et kancelli eller en chefsbolig omfatter en have, kan repræsentationen inden for sit godkendte budget afholde udgifterne til rimelig vedligeholdelse af haven og til anskaffelse og udskiftning af plæneklipper og andre, nødvendige større haveredskaber.

For andre tjenesteboligers vedkommende skal brugeren selv sørge for havens pasning. Udgiften til anskaffelse/udskiftning af plæneklipper og andre større, nødvendige haveredskaber kan dog refunderes inden for repræsentationens budget. Ligeledes vil udgiften til gartnerhjælp 1-2 gange om året kunne refunderes - hvor forholdene taler for det.

c. Drift

Husleje- og driftsudgifter til lejede kancellier og tjenesteboliger skal afholdes inden for repræsentationens godkendte budget.

Repræsentationen skal kun tegne forsikring, når det i henhold til lejekontrakten påhviler lejeren at gøre dette. Præmien skal afholdes inden for repræsentationens budget.

B. Statsmøblering af boliger

1. Chefsboliger

Chefsboliger er som hovedregel 100 procent statsmøbleret. Nymøblering af chefsboliger samt udskiftning og supplering af møbler og andet boliginventar, herunder kunstnerisk udsmykning, skal ske i samarbejde med Udenrigsministeriet i forbindelse med chefskifte. Supplering af glas, porcelæn, bestik og køkkenudstyr skal dog foretages løbende ved repræsentationens egen foranstaltning via rekvisitionssystemet, jf. punkt 3 nedenfor.

Repræsentationen skal følge Udenrigsministeriets møbleringsplan for de repræsentative afsnit, og statsejet inventar i disse afsnit må ikke uden ministeriets bemyndigelse ombyttes med privat inventar.

2. Øvrige medarbejderboliger

Statsmøblering af boliger for øvrige udsendte medarbejdere foretages ved nyoprettelser af Udenrigsministeriet. Der sendes en fortegnelse over det leverede inventar til boligen, som for hvert rum registreres på diskette. En ajourført kopi af inventarlisten underskrevet af brugeren og repræsentationschefen skal indsendes til ministeriet i forbindelse med hvert brugerskifte.

Supplering og vedligeholdelse af boligudstyr skal foretages ved repræsentationens foranstaltning via rekvisitionssystemet og ud fra indkøbskataloget, jf. punkt 3.

Nyt boligudstyr skal straks efter modtagelsen registreres på diskette med inventarfortegnelsen for den pågældende bolig.

Statsejet inventar må ikke uden Udenrigsministeriets bemyndigelse ombyttes med privat inventar i de repræsentative afsnit.

Brugerne er erstatningspligtige for skader på det statsejede boliginventar, herunder for skader forårsaget af husdyr, efter dansk rets almindelige erstatningsregler.

3. Indkøbskatalog og rekvisitioner

Indkøbskataloget, som består af tre blå bind (1, 2 og 3), er sendt til alle repræsentationer. Foruden praktisk vejledning til indkøb af boligudstyr indeholder kataloget fotografier af det boliginventar, som forventes indkøbt ved supplering og vedligeholdelse, samt stofprøver til møbler og gardiner. Kataloget gør det muligt for repræsentationen at supplere statsinventaret selvstændigt og således, at der inden for de givne rammer tages hensyn til individuelle ønsker fra brugerne om farver og design.

Ved bestilling af boligudstyr benyttes rekvisitionsblanketter, som sendes - eventuelt pr. telefax - direkte til leverandøren med kopi til den pågældende speditør. Rekvisitionen skal udover en detaljeret beskrivelse af den bestilte vare, herunder angivelse af varenummer fra indkøbskataloget, præcisere, at fakturaen skal tilsendes repræsentationen i ..... Fakturaen skal betales af repræsentationen snarest efter modtagelsen, også selv om den bestilte vare endnu ikke er modtaget. Hvis repræsentationen ikke selv kan anvise beløbet til betaling, skal fakturaen i attesteret stand og med angivelse af kontonummer for debiteringen indsendes til betaling direkte til F.2.'s regnskabssektion. Der må kun bestilles boligudstyr, hvis repræsentationen har budgetmæssig dækning for udgiften til indkøbet. Der henvises i øvrigt til vejledningen for bestillinger i indkøbskataloget.

Af administrative grunde bør repræsentationen kun foretage supplerings- og erstatningsindkøb en gang årligt, og indkøbene bør principielt kun foretages i forbindelse med brugerskift. Repræsentationen skal ved udarbejdelsen af de årlige budgetter tage højde for forventede udgifter til indkøb af boligudstyr, herunder specielt i forbindelse med forventede brugerskift.

Nyt boligudstyr skal straks efter modtagelsen registreres på diskette med inventarfortegnelsen for den pågældende bolig.

Statsejet inventar må ikke uden Udenrigsministeriets bemyndigelse ombyttes med privat inventar i de repræsentative afsnit.

Brugerne er erstatningspligtige for skader på det statsejede boliginventar, herunder for skader forårsaget af husdyr, efter dansk rets almindelige erstatningsregler.

4. Kunstnerisk udsmykning

Indkøb af kunst i forbindelse med nymøblering af boliger foretages af Udenrigsministeriet.

Udskiftning og supplering af den kunstneriske udsmykning foretages efter indstilling herom til Udenrigsministeriet i forbindelse med brugerskifte.

Der må ikke foretages ændringer i placeringen af den kunstneriske udsmykning mellem de forskellige tjenesteboliger uden godkendelse fra Udenrigsministeriet.

Kunstnerisk udsmykning, herunder malerier samt signeret originalgrafik, men ikke kunstplakater, skal på bagklædningen være mærket med UM-registreringsnummer. Dette nummer anføres ved registreringen på inventardisketten (fx »Richard Mortensen: Farvelitografi, UM nr. 1821«).

5. Antikviteter

Vedligeholdelse af Udenrigsministeriets antikviteter skal ske i samarbejde med ministeriet. Repræsentationen er forpligtet til særskilt at indberette skader eller slitage på antikviteter.

6. Egenmøblering

For udsendte medarbejdere - fortrinsvis på poster i Europa og Nordamerika - er der ved et brugerskift mulighed for hel eller delvis egenmøblering, hvis det eksisterende inventar er udskiftningsmodent, eller hvis der er tale om nyoprettelse af en stilling.

Der ydes i så tilfælde en vis godtgørelse til medarbejderen af udgifter til anskaffelse og vedligeholdelse af egne møbler. Satserne for denne etableringsafskrivning er behandlet i afsnittet om udetillæg.

Som eksempel på graderne for egenmøblering kan nævnes 25 procent for fuld spisestue, 25 procent for opholdsrum (repræsentative afsnit) og 25 procent for glas, porcelæn, bestik og køkkenudstyr. Fuld egenmøblering af sove- og børneværelser m.m. udgør 25 procent. Egenmøbleringen skal være af samme norm og standard som en statsmøblering. Anvendeligt statsejet boliginventar må ikke opmagasineres for at give plads til egne møbler.

Eventuel egenmøblering og graden heraf skal aftales med repræsentationen og godkendes af Udenrigsministeriet inden medarbejderens udsendelse. Der kan ikke i løbet af udsendelsesperioden foretages ændringer i graden af egenmøblering.

C. Kontorinventar

1. Anskaffelse og vedligeholdelse

Nyindretning af kancellier og større udskiftninger af kontorinventaret skal foretages i samarbejde med Udenrigsministeriet.

Supplering og vedligeholdelse af kontorinventar sker på repræsentationschefens ansvar inden for den godkendte budgetramme og skal foretages efter en flerårig plan. Planen skal tage sigte på, at kancelliets indretning og udstyr holder den oprindelige standard, og at et præsentabelt helhedsindtryk bevares.

Indkøb skal foretages via rekvisitionssystemet og direkte hos de forhandlere, som er opført på møbleringslisten over det oprindeligt indkøbte inventar. Supplerende indkøb må kun foretages, hvis repræsentationen har budgetmæssig dækning for udgiften.

2. Registrering

Repræsentationen skal for hvert rum registrere kontorinventaret på diskette. En kopi af registreringen, underskrevet af repræsentationschefen, skal indsendes til Udenrigsministeriet ved hvert chefskifte.

Nyanskaffelser skal straks indtastes på diskette med angivelse af anskaffelsesår og -sted.

D. Konrorartikler/papirvarer og kontormaskiner

1. Kontorartikler/papirvarer

Officielle stempler og signeter, pas- og visumformularer, søfartsbøger, refusionserklæringer, brevpapir og kuverter med Udenrigstjenestens logo mv. skal altid rekvireres fra Udenrigsministeriet (Papirforvaltningen). Andre kontorartikler, såsom blankt brevpapir, kuverter uden logo, blokke, blyanter, hæftemaskiner, lak, stempelpuder osv. bør indkøbes i opholdslandet, hvis artiklerne kan fås i passende kvalitet og til priser, der ikke væsentligt overstiger priserne på tilsvarende varer i Danmark, inklusive forsendelses- og indklareringsudgifter. Efter anmodning fra repræsentationerne kan der fra Udenrigsministeriet fremsendes katalog med prisliste fra dansk leverandør over almindeligt anvendte kontorartikler.

Alle kontorartikler/papirvarer, som ønskes leveret fra danske leverandører, skal bestilles på en liste, som indsendes til Udenrigsministeriet i to eksemplarer. Bestillinger bør såvidt muligt foretages en gang årligt og afgives i så god tid, at varerne kan afsendes samlet og på billigste måde.

Forsendelsesudgifterne debiteres repræsentationerne, som i deres budgetlægning skal tage højde for sådanne udgifter.

2. Kontormaskiner

a. Anskaffelse og vedligeholdelse

Anskaffelse af kontormaskiner bør - bl.a. af hensyn til vedligeholdelsen - såvidt muligt foretages lokalt i opholdslandet, hvis prisen ikke væsentligt overstiger prisen ved tilsvarende indkøb i Danmark, inklusive forsendelses- og indklareringsudgifter mv.

Ved bestillinger af kontormaskiner til levering fra Danmark (eller fra et tredjeland) skal repræsentationerne oplyse om vekselstrømforholdene i opholdslandet.

Repræsentationerne skal holde kontormaskinerne i god stand, eventuelt ved tegning af serviceabonnementer.

For så vidt angår anskaffelser af edb-udstyr henvises til Kapitel X, D.

b. Registrering

Repræsentationerne skal registrere kontormaskinerne efter de samme retningslinier som for kontorinventarets vedkommende, se ovenfor under afsnit C, pkt. 2.

E. Tjenestebiler

1. Anskaffelse

Udenrigsministeriet stiller normalt ikke en personbil til rådighed for repræsentationschefen, men hvor ganske særlige forhold, herunder omfattende tjenstlig kørsel, taler for det, kan en tjenestevogn bevilges. Repræsentationschefens udetillæg vil i så fald blive reguleret under hensyn hertil.

Ved anskaffelse af en bil til brug for kancelliet bør repræsentationerne undersøge markedet for de mest velegnede bilmærker af stationcartypen og navnlig tage hensyn til mulighederne for god service, til værdiforringelse af biler af de pågældende bilmærker, samt gensalgsmuligheder, når udskiftning af kontorvognen bliver aktuel.

2. Drift

Tjenestebiler må kun benyttes til tjenstlig kørsel og må kun føres af de medarbejdere, repræsentationschefen har bemyndiget til det.

For hver tjenestebil føres en kørebog, der rekvireres fra Udenrigsministeriets Papirforvaltning. I kørebogen indføres for hver enkelt kørsel:

1) Dato og tidspunkterne for kørslens begyndelse og afslutning,

2) kilometertællerens udvisende ved hjemkomsten samt antallet af kørte kilometer,

3) mængden af påfyldt benzin og olie og

4) kørslens formål og hovedpunkter.

Kørebogen udfyldes og underskrives af føreren umiddelbart efter kørslens afslutning.

Udskrevne kørebøger opbevares af repræsentationen indtil et år efter afhændelsen af den tjenestebil, for hvilken de er ført, hvorefter de kan destrueres. Udenrigsministeriet kan rutinemæssigt eller stikprøvevis anmode om indsendelse af både udskrevne kørebøger og bøger, der er i brug.

3. Vedligeholdelse

Tjenestebiler skal holdes i god køredygtig stand med fornøden smøring og udskiftning af olie, regelmæssige eftersyn og øjeblikkelig afhjælpning af mangler.

4. Forsikring

Repræsentationen skal tegne ansvarsforsikring i opholdslandet for tjenestebiler. Kaskoforsikring bør normalt kun tegnes, hvis særlige forhold taler for det. Indtræffer kørselsuheld af alvorligere karakter, skal repræsentationen i en indberetning til Udenrigsministeriet redegøre for de nærmere omstændigheder ved uheldet og oplyse, hvilke person- og tingskader der er sket, og om skaderne må antages at ville medføre udgifter for statskassen. Sådanne udgifter skal afholdes over repræsentationens budget.

5. Udskiftning

Udskiftning af tjenestebiler kan normalt tidligst ske fem år efter anskaffelsen, eller når bilen har kørt over 100.000 kilometer. Hvis dårlige vejforhold eller utilstrækkelige service- og reparationsmuligheder medfører et ekstraordinært slid på en tjenestebil, kan den udskiftes på et tidligere tidspunkt, dog tidligst efter 2 år. Det gælder også, hvis andre særlige lokale forhold gør sig gældende, navnlig hvor økonomisk fordelagtige vilkår taler for det.

Tjenestebiler må ikke - medmindre det letter videresalg - anskaffes med unødigt ekstraudstyr som fx dyre radioer, kasettebåndoptagere o.l.

Tjenestebilen skal afhændes på en sådan måde, at det størst mulige provenu opnås. Dette kan ske ved indbytning i forbindelse med køb af den nye tjenestebil, men det skal sikres gennem indhentning af mindst to tilbud, at den størst mulige pris opnås. Afhændelse kan evt. ske ved offentlig auktion. Overdragelse til en medarbejder kan ikke finde sted, men vedkommende kan byde ved den offentlige auktion.

Nettoudgiften ved udskiftning af tjenestebilen skal kunne afholdes inden for repræsentationens nettodriftsramme.

6. Indkøb

Repræsentationen skal selv indkøbe tjenestebil(er) i opholdslandet, Danmark eller tredieland uden Udenrigsministeriets medvirken (bortset fra eventuel betaling til dansk sælger, hvor repræsentationen ikke selv har mulighed for at effektuere betaling). Der indhentes mindst to tilbud fra forskellige forhandlere for at sikre et fordelagtigt køb.

Tilsvarende sker bestilling og forsendelse af reservedele mv. samt betaling til leverandøren på repræsentationens foranledning.

Repræsentationerne skal være opmærksom på, at tjenestebiler og reservedele normalt skal købes ved anvendelse af direktoratet for statens indkøbs udsendte indkøbsordninger. Kopi af indkøbsordningerne vil kunne rekvireres.

Ved udkørsel fra Danmark skal repræsentationen selv (gennem sælger) sørge for indregistrering af tjenestebilen på grænseplader. Det understreges, at tjenestebiler på danske grænseplader skal være kørt ud af Danmark senest 24 timer efter registreringen, da danske repræsentationer har bopæl i Riget. Udkørsel bør ske direkte. Ved indkøb i Danmark henstilles det, at sådanne foretages hos større velrenommerede bilforhandlere. Repræsentationen bør i denne forbindelse benytte sig af erfaring opnået i forbindelse med de udsendte medarbejderes erhvervelse af privat bil.

1. Forsendelsesmåder

Forsendelsesmåder og -frekvenser for så vidt angår forsendelserne mellem Udenrigsministeriet og repræsentationerne fastlægges i samråd mellem Udenrigsministeriet og den enkelte repræsentation under hensyn til sikkerheden, hurtigheden og omkostningerne. KLASSIFICERET MATERIALE skal sendes i overensstemmelse med reglerne i SIKKERHEDSVEJLEDNINGEN.

Som forsendelsesmåder anvendes:

a. Postvæsenet til og fra repræsentationer i lande, hvor postvæsenet fungerer rimelig pålideligt. Afhængig af de konkrete forhold sendes posten enten som almindelig post eller pr. luftpost, samt - hvor det er muligt - også som ekspres eller anbefalet brev eller som værdiforsendelse.

b. DIP -bag (purser-kurer), hvorved forsendelsen befordres i en rød sæk af fly-purseren, som har fået udstedt en kurerattest, jf. nedenfor under punkt 2. DIP-bag forsendelsesformen benyttes normalt kun til byer, der beflyves af SAS Scandinavian Airlines System. Efter forudgående aftale med Udenrigsministeriet kan DIP-bag i visse tilfælde også sendes med British Airways og KLM, Royal Dutch Airlines.

En DIP-bag er begrænset såvel i volumen som i vægt (højst 5 kg). DIP-bag skal normalt afhentes ved flyets ankomst. Indholdet af en DIP-bag angives som »Expedition officielle« eller »Diplomatic Mail«.

c. DIP -cargo (diplomatisk luftfragt), hvorved forsendelsen sker i en grå sæk, der ledsages af et »Certificate of Diplomatic Immunity«, jf. nedenfor under punkt 2. DIP-cargo er rene luftfragtforsendelser på lige fod med anden luftfragt, og en DIP-cargo nyder principielt ingen fortrinsret hos luftfartsselskaberne. Den kan - som anden luftfragt - være udsat for forsinkelser, især hvis der omlades undervejs.

DIP-cargo forsendelser kræver formel toldbehandling. En DIP-cargo vil derfor normalt ikke kunne afleveres/afhentes på samme måde som en DIP-bag, men skal indklareres. På luftfragtbrevet (AWB) skal forsendelsens indhold angives som »Expedition officielle« eller »Dipmail«. Sidstnævnte betegnelse anvendes ved forsendelser til lande, hvor denne indholdsbetegnelse erfaringsmæssigt letter indklareringen. Større kolli, der ikke kan rummes i den grå sæk, pakkes og plomberes særskilt.

d. Personlig kurer , hvorved forsendelsen befordres af en kurer, der normalt er en medarbejder i udenrigstjenesten, undertiden en medarbejder i anden statsstyrelse eller i enkelte tilfælde privatpersoner uden for centraladministrationen. Kureren forsynes med en specielt udstedt kurerattest til lejligheden, jf. nedenfor under punkt 2.

Udeværende medarbejdere, herunder repræsentationschefer, der foretager tjenesterejser eller betalte orlovsrejser til og fra Danmark, samt hjemmeværende medarbejdere, der foretager rejser for statskassens regning, har pligt til at medtage post til og fra repræsentationen i den pågældende by.

e. Speditør - forsendelse, som benyttes i forbindelse med forsendelser over en vis størrelse/vægt.

f. Skibskurer , som - i sjældne tilfælde - benyttes til og fra byer, der besejles af danske skibe.

2. Kurerattester

Kurerattester, der udstedes af repræsentationerne, skal underskrives af repræsentationens chef eller dennes stedfortræder og forsynes med repræsentationens ovale tjenestestempel. Kurerattester for forsendelser til Udenrigsministeriet skal nummereres fortløbende inden for et kalenderår og afleveres i Udenrigsministeriet samtidig med forsendelsen. Straks efter nytår skal repræsentationerne indberette nummer og dato for kalenderårets sidste kurerattest.

Ved udstedelser af »Certificate of Diplomatic Immunity« skal de samme regler, som gælder for kurerattester, følges.

3. Advisering af DIP-forsendelser

Advisering (pr. telex eller telefax) af DIP-bag og DIP-cargo forsendelser, som kun indeholder uklassificeret materiale, skal normalt kun ske, når en forsendelse indeholder meget hastende materiale, der ekstraordinært kræver afhentning ved forsendelsens ankomst, eller i tilfælde af, at forsendelsen er indsendt på et ekstraordinært tidspunkt. I telemeddelelsen om adviseringen skal der udover afsendelsesdatoen anføres flynummer, ankomsttidspunkt, luftfragtbrevnummer (AWB) samt årsagen til, at forsendelsen ønskes afhentet eller indsendes ekstraordinært.

Ved advisering af forsendelser med KLASSIFICERET MATERIALE henvises til SIKKERHEDSVEJLEDNINGEN.

4. Manglende modtagelse af DIP-forsendelser

Hvis en DIP-bag eller DIP-cargo forsendelse fra Udenrigsministeriet ikke modtages med den sædvanligt benyttede eller den pr. telemeddelelse særskilt adviserede flyforbindelse, bør repræsentationen foretage følgende:

a) anmelde den manglende modtagelse over for luftfartsselskabets lokale repræsentant, og anmode denne om bekræftelse på forsendelsens udeblivelse,

b) indberette pr. telemeddelelse til Udenrigsministeriet om udeblivelsen med angivelse af følgende oplysninger:

»Prioritet

Amb.'s DIP-bag/DIP-cargo

Amb.'s j.nr.............

DIP-bag/DIP-cargo forsendelsen, der skulle være ankommet den .........kl........med fly nr......., er ikke modtaget.

.....s (Luftfartsselskabets navn) herværende repræsentant har på forespørgsel bekræftet, at forsendelsen ikke var med flyet.«

Det er ikke nødvendigt at komme med forslag til, hvordan eftersøgningen skal gennemføres. Repræsentationen vil blive holdt underrettet om resultatet af eftersøgningen. Hvis en udebleven forsendelse når frem, efter at der indgivet anmeldelse, skal det straks indberettes.

5. Forsendelsesinstruktion

Postforsendelser, der indsendes til Udenrigsministeriet som DIP-bag, DIP-cargo eller med kurer, skal opdeles i følgende tre kategorier og indlægges i separate samlekuverter, der lukkes med blå sikkerhedstape og mærkes som følger:

Officiel post til Udenrigsministeriet, dvs. post til intern fordeling i ministeriet og til videresendelse til repræsentationer, hvortil der benyttes DIP-bag eller DIP-cargo,

Tjenstlige forsendelser til frankering og videresendelse, fx til andre ministerier og styrelser, firmaer mv.

Private breve (»frimærkebreve«) til videresendelse, dvs. privat post, som skal være frankeret af medarbejderne med danske frimærker inden indsendelsen.

På den medfølgende kontrolliste anføres antallet af samlekuverter lukket med blå sikkerhedstape. Listen skal indsendes i kuverten med den officielle post til Udenrigsministeriet, mærket »Post til Udenrigsministeriet«.

6. Ikke-tjenstlige forsendelser

a. Forsendelser til Kongehusets medlemmer

Repræsentationerne bør som hovedregel imødekomme anmodninger om i den officielle post at medtage (mindre) forsendelser til Kongehusets medlemmer, hvis forsendelserne er forsynet med afsenderens navn og adresse, og iøvrigt skønnes at være bona fide. En forsendelse til et medlem af Kongehuset bør indsendes med en indberetning med oplysning om afsenderens identitet og forsendelsens indhold.

b. Private forsendelser for repræsentationernes udsendte medarbejdere

Breve og mindre pakker til og fra repræsentationernes udsendte medarbejdere vil i visse særlige tilfælde kunne sendes i den officielle post, jf. de fastlagte regler for den enkelte repræsentation. Adgangen hertil må under ingen omstændigheder benyttes til at befordre forsendelser for andre. Forsendelsernes antal og omfang skal holdes inden for rimelige grænser (det absolut nødvendige) og skal i hvert enkelt tilfælde være forsynet med afsenderens navn og adresse. Forsendelserne må ikke indeholde skrøbelige genstande, væsker af nogen art, beholdere under tryk, transportfarlige stoffer, letfordærvelige eller told- og afgiftspligtige varer.

Private forsendelser til repræsentationernes udsendte medarbejdere skal adresseres på følgende måde:

Hr./Fr..............................................

Ambassaden/Generalkonsulatet/.... i..................

c/o Udenrigsministeriet

Asiatisk Plads 2

1448 København K

Forsendelser til privatansat dansk hushjælp og andre faste medlemmer af de udsendte medarbejderes husstande kan i visse tilfælde med Udenrigsministeriets forudgående tilladelse medtages i den officielle post. Sådanne forsendelser skal adresseres til den udsendte medarbejder med modtagerens navn anført i parentes efter medarbejderens navn.

Postafsendelsen foretager edb-registrering af bl.a. de private forsendelser, som sendes i den officielle post til de udsendte medarbejdere. Efter hvert kvartals udløb sendes en opgørelse (fakturaudskrift) over hver enkelt medarbejders private forsendelser med opkrævning af den skyldige porto. Fakturabeløbene indbetales ved check eller overførsel til Udenrigsministeriets girokonto nr. 3001806 eller afregnes kontant under hjemmeophold. Ved indbetalingerne skal fakturanummer og F.3's j.nr. 3.S.80.a. anføres.

Den udsendte medarbejder hæfter for alle portoudgifter vedrørende private forsendelser til samtlige medlemmer af den pågældendes husstand.

De til enhver tid gældende takster for private forsendelser findes i Fællessekretariatets oversigter.

c. Forsendelser fra andre

Repræsentationernes forsendelser til Udenrigsministeriet bør principielt og som hovedregel kun indeholde tjenstlig (officiel) post. Fra denne hovedregel kan repræsentationerne dog lejlighedsvis dispensere på følgende betingelser. Faste arrangementer om medtagelse af postforsendelser fra andre myndigheder, firmaer og privatpersoner kræver Udenrigsministeriets forudgående godkendelse.

De fleste steder findes der private transportfirmaer, som tilbyder samme eller lignende transportservice som udenrigstjenesten. Repræsentationerne bør derfor være yderst tilbageholdende med at imødekomme anmodninger om transportbistand gennem udenrigstjenesten eller stille sådan en service i udsigt. Udenrigstjenesten kan - og skal - ikke overtage postvæsenets eller andre private transportørers funktioner. Der skal derfor foreligge mere tungtvejende grunde end blot usikker eller langsom postforbindelse, førend der kan blive tale om at yde transportbistand fra Udenrigstjenestens side. Forsendelser fra andre myndigheder, firmaer og privatpersoner må kun medtages i den officielle post, når denne indsendes som DIP-bag eller DIP-cargo forsendelse.

Medtagelse i den officielle post af ikke-tjenstlige forsendelser for såvel repræsentationernes udsendte medarbejdere som andre myndigheder, firmaer og privatpersoner sker uden ansvar for Udenrigsministeriet, der således ikke hæfter for hverken forsinkelser, beskadigelser eller tab. Værdiforsendelser skal derfor forsikres af afsenderen/modtageren og for dennes regning. Hvis repræsentationerne kvitterer for modtagelse af en forsendelse fra andre, skal disse forbehold anføres i kvitteringen.

Det er en absolut betingelse for at medtage forsendelser fra andre i den officielle post, at der ikke derved sker overtrædelse af gældende import-, eksport- eller valutabestemmelser i opholdslandet eller i Danmark, og at forsendelsen i øvrigt er bona fide.

Forsendelserne må ikke indeholde skrøbelige genstande, væsker af nogen art, beholdere under tryk, transportfarlige stoffer, letfordærvelige eller told- og afgiftspligtige varer. Indførelse af planter, frø, jordbundsprøver o.l. kræver forudgående tilladelse fra Plantedirektoratet. Bistand til sådanne forsendelser må derfor kun ydes mod forevisning af indførselstilladelse.

Breve og pakker, der medtages for danske firmaer eller privatpersoner, skal indleveres til repræsentationen i åben stand og være påført afsenderens navn og adresse. Forsendelsen forsynes med repræsentationens stempel samt navn og stempel for den medarbejder, der har godkendt forsendelsen.

Ved befordring af forsendelser for danske firmaer eller for privatpersoner skal repræsentationen i en samtidig indberetning indsende oplysninger om forsendelsens indhold, vægt og forsendelsesmåde. Selve forsendelsen mærkes med indberetningens nummer og dato.

Der må som hovedregel ikke medtages forsendelser fra andre indeholdende film - fremkaldte såvel som ufremkaldte - nyere fotografier, lyd- og videobånd samt elektroniske dataapparater. I ganske særlige undtagelsestilfælde kan film og videobånd med eksportfremmende formål eller med nyhedsoptagelser, hvis værdi afhænger af hurtig fremsendelse, dog medtages. Men tilladelse skal altid først indhentes fra Udenrigsministeriet. Når repræsentationerne søger om bemyndigelse til at medtage sådanne forsendelser i den officielle post, skal det altid oplyses, om følgende generelle forudsætninger er opfyldt: At der er et reelt behov for bistanden, at den øjeblikkelige situation eller forholdene i øvrigt i opholdslandet ikke gør det betænkeligt at indsende materialet i den officille post, at indholdet må antages ikke at belaste Danmarks forhold til andre stater, at en omgåelse af opholdslandets bestemmelser om indførsel/udførsel af film og videobånd ikke er tilsigtet, samt at forsendelsen i øvrigt er bona fide.

Film og videobånd, som er modtaget i den officielle post, kan returneres på samme måde.

Afsenderen af forsendelser fra andre skal indbetale et beløb til repræsentationens kasse, som dækker den gældende A-brevpost-takst for forsendelsen i det pågældende portoområde, samt det gældende gebyr. De til enhver tid gældende takster og gebyrer for repræsentationernes indsendelse af forsendelser fra andre findes i Fællessekretariatets oversigter.

Postfremsendte forsendelser, som af firmaer eller privatpersoner er sendt gennem postvæsenet med henblik på afhentning på repræsentationen, og som er stilet til personer, der er på rejse i opholdslandet, skal opbevares af repræsentationen på betryggende måde.

Forespørgsler fra firmaer eller privatpersoner om muligheden for at benytte repræsentationen som poste restanteadresse bør besvares positivt, hvis repræsentationen skønner, at der efter forholdene på stedet og forsendelsens karakterer er rimelig grund til det. Repræsentationen skal dog gøre opmærksom på, at postforsendelsen skal afhentes på repræsentationen, og at Udenrigstjenesten eller den danske stat ikke vil kunne gøres ansvarlig for tab eller forringelse af den pågældende forsendelse.

Hvis en forsendelse ikke er blevet afhentet senest 3 måneder efter modtagelsen, skal repræsentationen returnere forsendelsen til afsenderen via postvæsenet.

C. Telekommunikation

1. Valg af kommunikationsmiddel

Ved telekommunikation forstås kommunikationer via telefon, telegraf, telex, telefax eller radio. Ved telemeddelelser forstås telegrammer, herunder telefontelegrammer samt telex-, radio- og telefaxmeddelelser.

Telekommunikation anvendes, når hurtig underretning er af betydning, og meddelelsen ikke vil kunne afvente fremsendelse pr. post eller kurer.

Som hovedregel bør repræsentationen anvende telex eller telefax, der bortset fra radio og internettet er den mest økonomiske form for telekommunikation. Telefonsamtaler bør både af hensyn til omkostningerne og til risikoen for misforståelse kun benyttes, når særlige grunde taler for det, fx hvis en dialog med den embedsmand, der behandler sagen i ministeriet, skønnes mest hensigtsmæssig, eller hvis repræsentationen regner med at få øjeblikkeligt svar på et presserende spørgsmål.

For telefax og radio henvises til særinstrukser til de berørte repræsentationer.

2. Refusion af telekommunikationsudgifter

Telekommunikationsudgifter, der afholdes som led i kommunikationsbistand til danske myndigheder, private institutioner, firmaer eller personer, skal søges refunderet, med mindre særlige grunde gør sig gældende. Udgifter af ringe størrelse kan dog afskrives over repræsentationens regnskab. Udgiften skal i videst muligt omfang refunderes repræsentationen direkte, fx kontant eller ved fremsendelse af check for beløbet i opholdslandets mønt. Hvis udgiften undtagelsesvist ikke kan refunderes direkte, og derfor skal opkræves i Danmark, sender repræsentationen selv opkrævning til debitor med oplysning om beløbets størrelse i såvel lokal valuta som i kroner. Samtidig anmodes der om indbetaling af kronebeløbet til Udenrigsministeriet med angivelse af repræsentationens navn, opkrævningsskrivelsens dato samt dato og nummer for repræsentationens posteringsindberetning. De(t) samlede opkrævningsbeløb føres samtidig på normal vis til udgift for konto 95.71.01 (og til indtægt for repræsentationens telexkonto) med en indberetning vedlagt posteringsbilag og kopi af opkrævningsskrivelsen. I posteringsindberetningen anføres både det samlede beløb i lokal valuta og det samlede kronebeløb til brug for konteringen i Udenrigsministeriet. Både opkrævningsskrivelsen og posteringsindberetningen skal (hoved)akteres på repræsentationens generelle regnskabsaktpakke. Telekommunikationsudgifter i bistandssager, i hvilke der er afgivet refusionserklæring, skal søges indkasseret gennem Udenrigsministeriet.

3. Telekommunikation i chiffer

Ved telekommunikation i chiffer skal de indeholdte regler i SIKKERHEDSVEJLEDNINGEN nøje iagttages.

4. Hastighedsmærkninger af telemeddelelser

a. For at sikre den rette ekspedition efter modtagelsen skal alle telemeddelelser til Udenrigsministeriet som første ord i selve teksten indledes med en af følgende hastighedsmærkninger »RUTINE«, »PRIORITET«, »DESK BY..« eller »UMINDAN« uden tilføjelse af nogen art.

»RUTINE« benyttes, når telemeddelelsen efter modtagelsen kan ekspederes på samme måde som indgående post.

»PRIORITET« benyttes, når telemeddelelsen snarest, men inden for almindelig kontortid, bør forelægges vedkommende kontor.

»DESK BY (dato og klokkeslet)» benyttes til telemeddelelser, der indsendes både inden for og uden for almindelig kontortid. Det tidspunkt der er anført efter »DESK BY«, er det tidspunkt meddelelsen senest skal forelægges vedkommende kontor. For at »DESK BY..« mærkningen skal kunne fungere, er det nødvendigt at tage tidsforskelle, indsendelsestidspunkt og transmissionstid i betragtning.

Hastende »DESK BY...« meddelelser inden for kontortid .

Hastende meddelelser, der ønskes forelagt og ekspederet omgående skal dog gives en realistisk »DESK BY-tid« af hensyn til behandling i kommunikationscenter, telefordeling samt MF-central (realistisk tid er 30-60 minutter efter meddelelsen er færdigsendt).

Hastende »DESK BY...« meddelelser uden for kontortid.

Hastende meddelelser, der ønskes forelagt og ekspederet af Udenrigsministeriets vagthavende, skal mærkes »DESK BY for vagthavende«.

Almindelig anvendelse af »DESK BY ...« mærkningen.

Meddelelser, der indsendes omkring og efter kontortids ophør i Udenrigsministeriet, og som ikke kræver ekspedition samme dag, men umiddelbart efter kontortids begyndelse førstkommende arbejdsdag, bør typisk mærkes (eksempel) »DESK BY 24.9. - 0930«. Meddelelser med denne mærkning gives ikke til Udenrigsministeriets vagthavende.

Mærkninger som »DESK BY ved kontortids begyndelse« og »DESK BY dags dato« må ikke benyttes.

»UMINDAN« benyttes kun til yderst hastende eller overordentligt vigtige telemeddelelser, der skal fore- lægges eller optages til behandling aldeles omgående uanset tidspunktet for modtagelsen.

For at undgå en devaluering af de højere mærkninger, bør hastighedsmærkningen være realistisk og »RUTINE« bør anvendes i alle tilfælde, hvor en højere hastighedsmærkning ikke er absolut påkrævet.

Telemeddelelser, der ikke er hastighedsmærket, vil blive behandlet som »RUTINE«-meddelelser.

b. Telemeddelelser fra Udenrigsministeriet forsynes med en tidsangivelse for, hvornår telemeddelelsen skal være modtageren i hænde. Hvis denne frist ikke kan overholdes, tilføjes så vidt muligt en bemærkning om årsagen til forsinkelsen. En tilsvarende angivelse benyttes ikke af repræsentationerne.

5. Udfærdigelse af telemeddelelser

a. Blandt andet af hensyn til aktering og arkivering bør hver telemeddelelse kun omhandle et emne, der angives i meddelelsens entete.

Ved referencer i telemeddelelser benytter udenrigs- tjenesten følgende forkortelser (efterfulgt af telemeddelelsens eller skrivelsens nummer og dato):

Udenrigsministeriets

telemeddelelse/faxmeddelelse/skrivelse =

umtel/umfax/umskr

Repræsentationens

telemeddelelse/faxmeddelelse/indberetning =

reptel/repfax/repber

Ambassadens telemeddelelse/faxmeddelelse/indberetning =

amtel/amfax/amber osv.

b. Telemeddelelser fra de udsendte repræsentationer til Udenrigsministeriet afsluttes med missionschefens eller vedkommende sagsbehandlers navn efter tilsvarende praksis, som repræsentationen følger med hensyn til underskrift på indberetninger, herunder også anvendelse af forkortelserne P.A.V. etc., jf. kapitel XII, D. 3. Efter navnet anføres telemeddelelsens nummer i en fortløbende nummerrække inden for kalenderåret.

I princippet føres en fortløbende nummerrække for hvert af de lande, hvortil repræsentationschefen måtte være akkrediteret, således altså også sideakkrediterede lande. Er der tale om adskillige sideakkrediterede lande, kan repræsentationen dog efter særskilt aftale med Udenrigsministeriets arkiv og komcentret vælge at anvende en enkelt nummerrække for alle telekommunikationer, idet den pågældende sideakkrediterede post anføres i parentes efter telexnummeret.

I telemeddelelser anføres nummeret før selve teksten sammen med afsender, dato og klokkeslæt. Ved årets udgang skal repræsentationen indberette nummer og dato for den sidst afsendte meddelelse.

c. Telemeddelelser fra Udenrigsministeriet til de udsendte repræsentationer afsluttes på tilsvarende måde med angivelse af vedkommende kontor eller afdeling fulgt af chefens eller sagsbehandlerens navn samt et nummer i den fortløbende nummerrække, der for hver repræsentation føres i ministeriet. Hvis en telemeddelelse modtages i Udenrigsministeriets kommunikationscenter uden angivelse af navn, vil meddelelsen dog blive underskrevet »etrangeres«.

De nævnte regler gælder ikke for de honorære repræsentationer, der altid vil modtage telemeddelelser fra Udenrigsministeriet underskrevet »etrangeres«.

d. Nummereringen tjener dels som reference, dels som kontrol med, at alle afsendte telemeddelelser kommer frem. Spring i Udenrigsministeriets nummerering skal derfor straks meddeles ministeriets kommunikationscenter i nummereret telemeddelelse. Tilsvarende gælder anmodninger om gentagelser af telemeddelelser.

e. Telemeddelelser, der i teksten indeholder anmodning om instruks inden for et nærmere angivet tidspunkt, skal i enteten angive dette med ordene: »Anmodning om instruks inden (dato, klokken, dansk tid)».

f. Såvel Udenrigsministeriets som repræsentationernes journalnumre skal anføres i telemeddelelsens entete.

g. Telemeddelelser, der fylder mere end 3 telexsider, skal forsynes med et kort resume af meddelelsens indhold.

Eksempel på opstilling:

Ambassaden....., amtel 98 af 15.04.1983 kl. 09.00

Rutine

Udfærdigelse af telemeddelelser

Umtel 75 af 09.04.1983.

UM's j.nr. F.3. 103.0.1.

Amb's j.nr. 3.F.......2.

(Resume)

----- tekst -----------

»Chefens navn« 98 eller

PAV/EB »Medarbejderens navn« 98

Endvidere skal angivelse af yderligere referencer (i teksten) på lignende vis ledsages af det relevante journalnummer i Udenrigsministeriet, hvis dette journalnummer ikke er identisk med det citerede i enteten.

6. Kontrol med telemeddelelsens ægthed

Hvis en telemeddelelses nummer passer ind i nummerrækken, vil dette som regel være tilstrækkelig garanti for meddelelsens ægthed. Er der imidlertid særlige omstændigheder, der kan fremkalde tvivl om ægtheden, bør denne omgående søges bekræftet pr. telekommunikation.

7. Genparter til andre repræsentationer

Telemeddelelser til Udenrigsministeriet, hvis indhold er eller skønnes at være af interesse for andre repræsentationer, distribueres af Udenrigsministeriet.

Hvis en repræsentation skønner, at en telemeddelelse i ganske særlige tilfælde bør tilgå en eller enkelte andre repræsentationer før sagsbehandling i Udenrigsministeriet, kan repræsentationen teleunderrette vedkommende repræsentationer direkte.

Når repræsentationen underretter andre repræsenta- tioner direkte, afsluttes telemeddelelsen med ordene: »telekopi er sendt til (den eller de underrettede repræsentationer)». Om videregivelse af chiffermeddelelser henvises til sikkerhedsvejledningen.

8. Telemeddelelser pr. telegram

a. Telegramadresser. Udenrigsministeriets telegramadresse er ETRANGERES, København.

Repræsentationernes telegramadresser er angivet i Udenrigsministeriets Kalender.

b. Telegramtakster. Telegrammer sendes som statstelegrammer til fuld takst.

c. Anvisninger til telegrafvæsenet om ekspedition. Ethvert telegram skal indledes med en anvisning til telegramvæsenet om ekspeditionsform og -hastighed. Denne anvisning skal altid skrives foran telegramadressen (medens udenrigstjenestens indledende hastighedsmærkning af telemeddelelser, som anført under pkt. 4, altid skrives efter telegramadressen som første ord i teksten).

Telegrammer, der hastighedsmærkes »RUTINE« eller »PRIORITET«, forsynes med anvisning »ETAT«, særdeles hastende telegrammer med »ETAT PRIORITE«.

9. Telemeddelelser pr. telefon

Indtelefonering af telemeddelelser (telefontelegrammer) bør kun ske i rene undtagelsestilfælde, hvor indsendelse pr. telex eller telefax er udelukket (fx af tekniske årsager).

Sådanne telemeddelelser skal være opstillet på samme måde som telemeddelelser, der sendes pr. telex, herunder være forsynet med hastighedsmærkning og nummer.

Uden for normal arbejdstid indtelefoneres telemeddelelsen til Udenrigsministeriets vagthavende, der optager meddelelsen på bånd til videregivelse til vedkommende ressortkontor næstfølgende arbejdsdags morgen.

10. Telemeddelelser pr. telex

a. Udenrigsministeriets telexnumre. Udenrigsministeriets hovedtelexnummer er 31292 med tilbagesvar »31292 (efterfulgt af et bogstav) etr dk«. Nummeret er offentliggjort og kan videregives.

Udenrigsministeriet har endvidere telexnumre med tilbagesvarene »etr chif (efterfulgt af et tal) dk«, der er forbeholdt særlig chiffertrafik.

b. Repræsentationernes telexnumre tildeles af den lokale teleadministration og indgår i telex-tilbagesvaret, der normalt er sammensat af 1) telexnummer, 2) en 5-bogstavgruppe (der som hovedregel kan vælges frit) og 3) 1 a 2 bogstaver, der angiver vedkommende land.

Med henblik på en standardisering af repræsentationernes telex-tilbagesvar er repræsentationerne bemyndigede til at søge bogstavgrupperne AMBDK, GKLDK, KLTDK, REPDK, DELDK, eller MISDK indregistreret, når det kræves af den lokale teleadministration eller der på anden vis er behov for eller anledning til at ændre tilbagesvaret. Forkortelserne står for ambassade, generalkonsulat, konsulat, repræsentation, delegation og mission. DK er den internationale (telex) forkortelse for Danmark.

Evt. forslag til andre sammensætninger af bogstav- gruppen skal forelægges Udenrigsministeriet, ligesom ændringer i telexnumrene samt tilbagesvarene altid skal meddeles ministeriet omgående.

Enkelte repræsentationer er udstyret med særlige telexnumre til brug for chifferforbindelsen. Tilbagesvarene for disse telexnumre skal fastlægges efter aftale med Udenrigsministeriet.

c. Ekspeditionsformen. Repræsentationernes telexapparater skal være forsynet med modtagerperforator og strimmelsender. Alle meddelelser skal strimles før afsendelse. Telemeddelelser mærket »UMINDAN« skal afsendes omgående: telemeddelelser mærket »DESK BY...«, »PRIORITET« eller »RUTINE« afsendes samme dag og under hensyntagen til eventuel tidsforskel.

Telemeddelelser opstilles i samme form som departementale indberetninger med sædvanlig entete, henvisning til tidligere korrespondance samt repræsentationens og Udenrigsministeriets journalnumre. I teksten skal benyttes samme inddeling og afsnit etc. som i indberetninger. Telemeddelelser på mere end 3 telexsider skal indledes med et resume.

d. Procedureregler for afsendelse af telemeddelelser til Udenrigsministeriet. Af hensyn til arbejdsgangen i ministeriet i forbindelse med telemeddelelsers mangfoldiggørelse og eventuelle re-telegrafering til anden modtager skal meddelelserne strimles og afsendes under hensyntagen til følgende procedureregler.

e. Vagtordninger. Vagt ved telexapparatet uden for kontortid eller på dage, hvor repræsentationen holder lukket, skal ikke etableres. Udenrigsministeriet underretter repræsentationschefen eller en af medarbejderne telefonisk, hvis der uden for repræsentationens normale kontortid sendes en meddelelse, der skal behandles omgående. Udenrigsministeriets kommunikationscenter har døgnvagt.

f. Telexapparaternes modtagerperforator skal altid være tilsluttet, således at indgående telemeddelelser samtidig med udskrift på bladskriverkopien også gengives på perforatorstrimmel.

Procedureregler for afsendelse via telex.

Følgende forkortelser anvendes:

EGO = Eget tilbagesvar (stjernemærket) ML = Mellemrum NL = Ny linie ST = Starter (bogstavimpulser) TBS = Modtagerens tilbagesvar (malteserkorset) VT = Vogn tilbage.

Udarbejdelse af perforatorstrimmel:

1. Sæt telexapparatet i lokal og tilslut perforatoren. Indled med 15 ST 2 VT 5 NL.

2. Skriv repræsentationens navn, telemeddelelsens nummer, dato, år, kl., 1 ML 15 ST 2 VT (se pkt. 16).

3. (Eventuelt) »Informer (den eller de repræsentatio- ner, der ønskes underrettet af Udenrigsministeriets kommunikationscenter)», 2 VT 2 NL.

4. Hastighedsmærkningen (med spærrede typer), 2 VT 2 NL.

5. Entete, 2 VT 1 NL

reference til eventuel tidligere korrespondance, 2 VT 1 NL

Udenrigsministeriets journalnummer, 2 VT 1 NL

repræsentationens journalnummer, 2 VT og 2 NL

(eventuelt) »Anmodning om instruks inden (dato, kl., dansk tid)», 2 VT 2 NL.

6. Resume (for meddelelser på mere end 3 telexsider).

7. Tekst (ved hvert linieskift gives), 2 VT 1 NL.

8. Sideinddeling (skal nøje overholdes). Første side må højst være på 15 linier tekst inkl. dobbelt linieafstand. Anden og efterfølgende sider må højst være på 35 linier inkl. dobbelt linieafstand.

Sideinddeling foretages ved at give 2 VT 4 NL, hvorefter der, uden indrykning, skrives »side 2«, »side 3« etc., 2 VT 1 NL.

9. Efter tekstens sidste linie gives 2 VT og 2 NL.

10. (Eventuelt) Telekopi sendt til (den eller de underrettede repræsentationer)», 2 VT 2 NL.

11. Underskrift og telemeddelelsens nummer, 2 VT 2 NL 15 ST.

Afsendelse.

12. Strimmelen placeres i telexapparatets strimmel- sender.

13. Telexforbindelsen etableres.

14. Træk Udenrigsministeriets tilbagesvar (TBS).

15. Giv eget tilbagesvar (EGO).

16. Strimmelsenderen startes.

17. Stop strimmelen i de 15 bogstavimpulser (ST) efter »KL« (pkt. 2) og skriv klokkeslæt for afsendelsestids- punktet (dansk tid). Giv 2 ST og start strimmelsenderen igen.

18. (Eventuelt) Da hastende meddelelser kræver kvittering, skrives når strimmelen er afsendt,

»Afsendt af (navn) og »Modtaget af ?».

19. Når telemeddelelsen er afsendt (samt eventuel kvittering jfr. pkt. 18, er modtaget) trækkes TBS og EGO gives, hvorefter forbindelsen brydes ned.

11. Telemeddelelser pr. telefax

a. Udenrigsministeriets hovedtelefaxnummer er 31 54 05 33.

Nummeret er offentliggjort og kan videregives.

b. Ekspeditionsformen. Ved indsendelse af telefaxmeddelelser, skal de telefaxmasker, der udfærdiges af BrugerServiceCentret (BSC), benyttes som meddelelsens forside. Nedenstående rubrikker på telefaxforsiden skal udfyldes. NR., DATO, KL., DESK BY - eller PRIORITET, ANTAL SIDER, REPR.J.NR., FRA, TIL, VEDR.

c. Af hensyn til telemeddelelsers nummerkontrol, der foretages i kommunikationscentret, skal meddelelser via telefax indsendes til ministeriets hovedtelefaxnummer. Telefaxmeddelelser må ikke indsendes til telefaxudstyr, der er etableret decentralt i ministeriets kontorer.

d. Telefaxudstyrets papirmagasin (rulle eller alm. papir) skal inden arbejdstids ophør efterses og evt. fyldes op, således at telefaxudstyret ikke løber tør for papir i løbet af natten/weekenden.

D. EDB

Generelt

Udenrigsministeriets IT-bestyrelse har det overordnede ansvar for fastlæggelsen og gennemførelsen af Udenrigsministeriets informationsteknologiske struktur og strategi. Bestyrelsen tager endvidere stilling til konkrete edb-projekter.

Bestyrelsen mødes med regelmæssige mellemrum, mindst en gang hver tredje måned.

Sekretariatsfunktionen for IT-bestyrelsen og edb-rådgivningen i øvrigt varetages af F.4, der endvidere fastsætter edb-standarderne for hele Udenrigstjenesten. IT-sekretariatet behandler og koordinerer endvidere de løbende edb-sager og varetager edb-anskaffelserne til såvel hjemme- som udetjenesten.

F.4 forestår edb-undervisning, brugersupport og hotline-funktion inden for Udenrigsministeriets fastlagte standarder.

IT-sikkerhed varetages af F.4.

Hjemmetjenesten

Alle medarbejdere, som skal anvende ministeriets edb-system, skal først have gennemgået de nødvendige edb-kurser. Disse tilrettelægges af kursusadministrationen i F.4.

Medarbejderne i hjemmetjenesten kan i forbindelse med tjenesterejser, eller når der i øvrigt måtte være tjenstligt behov for det, låne bærbart pc-udstyr i F.4 efter gældende regler. Reglerne udleveres i forbindelse med udlånet.

Udetjenesten

Repræsentationernes budgetter indeholder normalt ikke midler til større anskaffelser af edb-udstyr, herunder udskiftninger af bestående udstyr mv. Budgetterne hertil optages centralt under F.4's samlede edb-budgetter.

De forventede udgifter til teknisk vedligeholdelse af edb-udstyr, køb af forbrugsmaterialer samt udgifter til eventuel lokal brugeroplæring og support mv. skal derimod optages i repræsentationernes budgetter.

Anmodninger om anskaffelser på edb-området skal forelægges Udenrigsministeriet (F.4) skriftligt til forudgående godkendelse, så det sikres, at Udenrigsministeriets fastlagte edb-standarder overholdes i hele Udenrigstjenesten. Som hovedregel indkøbes edb-udstyr af Udenrigsministeriet hos en dansk leverandør. Udstyret sendes direkte fra leverandøren til repræsentationen efter nærmere aftale med F.4. Nyt edb-udstyr skal registreres af repræsentationen, og oplysninger om type, serienummer mv. skal indsendes til Udennrigsministeriet (F.4) straks efter modtagelsen.

F.4 medarbejdere kan efter anmodning yde repræsentationerne bistand i forbindelse med større anskaffelser af edb-udstyr, herunder med installationen af udstyret og indlæggelsen af nyt programmel, brugeroplæring, udfærdigelse af vejledninger og udarbejdelse af brevmasker og andre programtilpasninger.

I forbindelse med udskiftninger af edb-udstyr følger Udenrigsministeriet retningslinierne i Finansministeriets budgetvejledning. Det fremgår heraf, at statens salg af brugt materiel og inventar skal ske ved offentlig auktion, med mindre det skønnes, at der ved salg på anden måde vil kunne opnås et større provenu. På grund af det relativt lille udbud af brugt edb-udstyr, vil det oftest være mest fordelagtigt at sælge Udenrigsministeriets brugte edb-udstyr til en edb-broker, leverandør eller anden forhandler. Salgsprovenuet skal indtægtsføres i repræsentationens regnskab bilagt dokumentation for salget. Direkte salg til Udenrigstjenestens ansatte, herunder lokalt ansatte, eller til disses nærmeste familie er ikke tilladt.

Før edb-materiel sælges, skal det sikres, at samtlige informationer lagret på edb-udstyret samt licensbelagt programmel i udstyret slettes. Harddiske skal overskrives med specialprogrammer, som er godkendt af F.4. Hvis overskrivning ikke kan gennemføres betryggende, skal harddisken tages ud af udstyret og destrueres fysisk.

Nye edb-projekter

Ved gennemførelsen af edb-projekter i hjemmetjenesten og i udetjenesten skal de bestemmelser følges, som Udenrigsministeriet har fastlagt i »Generelle retningslinier for behandling af edb-projekter i Udenrigstjenesten«, dateret 24. august 1994 (eller senere).

Edb-sikkerhed

Det er tilladt at behandle og gemme informationer klassificeret til og med RAMMEFORTROLIGT på Udenrigstjenestens edb-udstyr, når sikkerhedsbestemmelserne iagttages. Bestemmelserne, der er anført i Sikkerhedsinstruks for de udsendte repræsentationer / Sikkerhedsinstruks for Hjemmetjenesten, tager sigte på at forhindre uvedkommendes adgang til edb-udstyrs data ved at gennemføre logisk adgangskontrol (password og bruger ID) eller ved fysisk at forhindre uvedkommendes adgang til udstyret (aflåsning mv.). Uden godkendte beskyttelsestiltag må der ikke lagres klassificeret og/eller sentitiv information på edb-udstyr.

Når højt klassificerede informationer skal behandles på edb, skal der anvendes specielt udstrålingsdæmpet udstyr (TEMPEST-godkendt udstyr). TEMPEST-godkendt edb-udstyr administreres og serviceres af F.4, og brugerne gives en individuel sikkerhedsvejledning.

Edb-registre

Når data, der kan henføres til personer, lagres på edb-udstyr i mere end 28 dage, er der derved oprettet et anmeldelsespligtigt register i Registerlovens forstand. F.3 rådgiver med hensyn til etablering af forskrifter, sikkerhedstiltag og anmeldelse til Registertilsynet.

Virusværn

Repræsentationerne skal etablere og vedligeholde et aktivt edb-virusværn efter nærmere anvisning fra IT-sekretariatet.

I tilfælde af edb-virusangreb skal repræsentationen omgående træffe foranstaltninger til at bekæmpe og begrænse smitten. Virusangrebet skal straks indberettes til Udenrigsministeriet (F.4) med oplysning om virustype, skadens omfang og forebyggende foranstaltninger. F.4 vil kunne rådgive om edb-virus spørgsmål, herunder valg af bekæmpelsesmetoder.

A. Tidsfrister for visse årlige indberetninger B. Moneringssystemet C. Generelle regler for repræsentationernes brevveksling 1. Brevveksling med myndigheder og private i Danmark a. Klassificerede ekspeditioner b. Besvarelse af henvendelser fra Danmark c. Indhentelse af oplysninger eller instruktioner fra Danmark d. Informationer til brug for danske myndigheder, firmaer eller private 2. Brevveksling med myndigheder og private i opholdslandet a. Henvendelser til opholdslandets myndigheder b. Henvendelser til private, institutioner, firmaer eller privatpersoner i opholdslandet D. Formen for skriftlige ekspeditioner 1. Diplomatisk brevveksling a. Personlige noter b. Verbalnoter c. Memoranda 2. Depecher 3. Indberetninger 4. Skrivelser 5. Underhåndsbreve 6. Påtegninger 7. Brevi manu-ekspeditioner E. Brevpapir, kuverter, typografi, kopier og bilag 14 1. Brevpapir a. Format b. Brevhoved 2. Kuverter 3. Typografi 4. Kopier a. Kopier til repræsentationens arkiv b. Kopier til Udenrigsministeriet c. Kopier til andre repræsentationer og myndigheder

1) Nummer og dato for den sidst udstedte kurerattest i kalenderåret (kap. X, afsnit B. pkt. 1) og sidst indsendte depeche, indberetning (kap. XIII, afsnit D. pkt. 2 og 3) og telemeddelelse (telex og fax) (kap.X, afsnit C. pkt. 5) 10. januar 2) Fortegnelse over samtlige depoter inspecie (bind 1, kap IV, afsnit E. pkt. 2) 10. januar 3) Indsendelse af årsregnskab (kap. VIII, afsnit F og G) 10. januar 4) Udskrift af sygejournalen (kap. II, afsnit F. pkt. 1) 1. februar 5) Indberetning til brug for udetillægsnævnet (kap. III, afsnit B. pkt. 5) 1. februar 6) Opgørelse af udlån af video og film i det foregående år. (kap. XVII, afsnit F. pkt. 2) 28. februar 7) Budgetskemaer for skoleudgifter (kap. III, afsnit N. pkt. 1) 10. marts 8) Ferietilgodehavender (kap. V, afsnit A. pkt. 3.b) 1. april 9) Indberetning om beredskabsplan/liste over danske (kap. XX, afsnit A. pkt.2.a 1. juni 10) Indberetning om kulturelle begivenheder med dansk islæt (kap. XIII, afsnit F. pkt. 3) 1. august 11) Indberetning af personaleoplysninger (kap. II C) 1. september 12) Indberetning om størrelsen af akkreditiv (kap. VIII, afsnit H, pkt. 1) 15. november 13) Indberetning om kulturelle begivenheder med dansk islæt (kap. XIII, afsnit F. pkt. 3) 1. december

1. Brevveksling med myndigheder og private i Danmark

a. Klassificerede ekspeditioner

Reglerne om klassificering af repræsentationernes skriftlige ekspeditioner findes i Udenrigsministeriets sikkerhedsvejledning.

b. Besvarelse af henvendelser fra Danmark

Henvendelser, som repræsentationen modtager direkte fra myndigheder, institutioner, firmaer eller privatpersoner i Danmark, bør som hovedregel besvares direk- te. Det gælder dog ikke, hvis brevvekslingen i sagen hidtil har fundet sted gennem Udenrigsministeriet, eller hvis repræsentationen er i tvivl om, hvorvidt eller hvordan forespørgslen bør besvares: i sidstnævnte tilfælde indsendes henvendelsen (eventuelt med udkast til svarbrev) til Udenrigsministeriet, som formulerer og afsender svaret. Repræsentationen modtager derefter en kopi til orientering.

c. Indhentelse af oplysninger eller instruktioner fra Danmark

Repræsentationen bør som hovedregel henvende sig direkte til firmaer eller privatpersoner i Danmark, når den har brug for oplysninger fra vedkommende firma eller privatperson.

Oplysninger eller instruktioner fra danske myndigheder bør derimod indhentes gennem Udenrigsministeriet - medmindre direkte brevveksling er foreskrevet i Instruks for Udenrigstjenesten eller i Viseringsinstruktionen, eller medmindre repræsentationen af særlige grunde, fx under hensyn til sagens hastende karakter, finder det mere hensigtsmæssigt at henvende sig direkte til vedkommende danske ressortmyndighed.

d. Informationer til brug for danske myndigheder, firmaer eller private

Oplysninger, som skønnes af interesse for danske myndigheder, institutioner, firmaer eller privatpersoner, bør som hovedregel indsendes til Udenrigsministeriet, der formidler dem til de interesserede.

Når det er klart, at de givne oplysninger udelukkende har interesse for enkelte myndigheder, firmaer eller privatpersoner, kan repræsentationen dog skrive direkte til disse og efter omstændighederne indsende en kopi til Udenrigsministeriet.

2. Brevveksling med myndigheder og private i opholdslandet

a. Henvendelser til opholdslandets myndigheder

Diplomatiske repræsentationer kan efter folkeretlig sædvane kun henvende sig til opholdslandets uden- rigsministerium, men ikke til andre myndigheder, medmindre dette måtte være skik og brug på stedet.

Konsulære repræsentationer kan efter folkeretlig sædvane som hovedregel ikke rette henvendelse til opholdslandets udenrigsministerium, men kan i modsætning til de diplomatiske repræsentationer tage kontakt til de lokale myndigheder inden for konsulatsdistriktet, i det omfang dette er skik og brug i opholdslandet.

I henhold til art. 17 i Wienerkonventionen af 24. april 1963 om konsulære forbindelser kan en konsulær embedsmand for en stat, der ikke har nogen diplomatisk repræsentation i opholdslandet, dog med opholdslandets samtykke, og uden at hans konsulære stilling berøres af det, bemyndiges til at udføre diplomatiske embeds- handlinger. En konsulatsembedsmand kan også anmeldes som repræsentant ved en international organisation i opholdslandet. Konsulatsembedsmanden kan dog ikke formulere henvendelser til opholdslandets udenrigsministerium som personlige noter til udenrigsministeren eller verbalnoter, men bør henvende sig i form af en personlig skrivelse til vedkommende embedsmand i udenrigsministeriet eller i forbindelse med en personlig samtale om sagen aflevere et memorandum. Aide- memoire (A.M.) eller Promemoria (P.M.)

b. Henvendelser til private institutioner, firmaer eller privatpersoner i opholdslandet

Både diplomatiske og konsulære repræsentationer kan tage direkte kontakt til private institutioner, firmaer og privatpersoner i opholdslandet.

D. Formen for skriftlige ekspeditioner

1. Diplomatisk brevveksling

I diplomatiske repræsentationers brevveksling med opholdslandets udenrigsministerium og med de stedlige diplomatiske repræsentationer for andre lande anvendes - bortset fra underhåndsbreve - kun følgende former:

a. Personlige noter

Hvor personlige noter anvendes, varierer i nogen grad fra land til land. Almindeligvis benyttes de til henvendelser i vigtigere - navnlig politiske - anliggender: endvidere til officielle lykønskninger, kondolencer og taksigelser samt meddelelser om repræsentationschefens bortrejse, tilbagekomst, tiltræden og fratræden. En personlig note bør altid besvares med en personlig note.

Personlige noter skrives i første person. De stiles til landets udenrigsminister henholdsvis chefen for et andet lands diplomatiske repræsentation og underskrives af den, der til enhver tid er anmeldt som repræsentationens chef over for det stedlige udenrigsministerium. Den indledende titulatur formuleres i overensstemmelse med skik og brug på stedet. Det samme gælder notens afsluttende courtoisie, der efter international sædvane varierer alt efter afsenderens rang i forhold til den, noten er adresseret til. Titel og navn skrives i notens nederste venstre hjørne. Eventuelle tvivl med hensyn til titulatur og courtoisie bør underhånden forelægges det stedlige udenrigsministeriums protokol eller doyen'en for det diplomatiske korps.

b. Verbalnoter

I sager, hvor det er skik og brug, eller hvor emnet i øvrigt ikke er af en sådan vigtighed, at en personlig note bør foretrækkes, anvendes verbalnoter.

Verbalnoten er en upersonlig note skrevet af repræsentationen som sådan og stilet til det stedlige udenrigsministerium eller den stedlige repræsentation for en anden stat. Den har som overskrift ordet »Verbalnote« eller den tilsvarende betegnelse på det sprog, hvorpå noten er affattet. Verbalnoten indledes og afsluttes med den courtoisie, som anvendes på stedet. Midt på siden under den afsluttende courtoisie anføres sted og dato og derunder repræsentationens officielle stempel, der i højre yderkant normalt initialeres af den embedsmand, der har ansvaret for noten. På forsiden i nederste venstre hjørne stiles noten upersonligt til det stedlige udenrigsministerium eller til vedkommende udenlandske repræsentation efterfulgt af byens navn.

c. Memoranda

Memoranda anvendes kun i forbindelse med personlig henvendelse. Formålet er at give modtageren et resume af oplysningerne og fremsatte synspunkter eller ønsker under henvendelsen. Et memorandum affattes i refererende, upersonlig form og må ikke indeholde direkte anmodninger eller spørgsmål. Det har som overskrift »Memorandum«, »Aide-memoire« (A.-M.) eller »Promemoria« (P.M.). Efter teksten anføres i ny linie sted og dato, og ligesom verbalnoter forsynes memo- randa som regel med repræsentationens officielle stempel, initialeret af embedsmanden.

2. Depecher

Depecheformen anvendes kun til diplomatiske repræsentationers politiske beretninger og kun under forudsætningerne i kapitel XVII D.

Indholdsmæssigt bør depecher først og fremmest være analytiske og i mindre grad refererende. De temaer, der behandles i en depeche, bør have et bredere perspektiv end det helt dagsaktuelle, medmindre særlige omstændigheder gør sig gældende. Det gælder også depecher, der behandler valg eller indsendes i forbindelse med besøg af regeringsmedlemmer eller medlemmer af Kongehuset. Depecher fordeles normalt til regeringen og til medlemmer af Folketingets Udenrigspolitiske Nævn.

Formmæssigt bør en depeche ikke overstige 4-5 sider, medmindre særlige omstændigheder taler for det. Er dette tilfældet, skal depechen indledes med et resume, der kan læses uafhængigt af depechen, og som ikke blot er en indholdsfortegnelse til denne.

Depecher skal som hovedregel indsendes med post og kun i undtagelsestilfælde, hvor helt særlige omstændigheder måtte gøre sig gældende, pr. telex, formel e-post eller telefax.

Depecher om overrækkelse af akkreditiver skal indsendes i kortfattet form og uden detaljeret omtale af ceremoniellet. Depecher om overrækkelse af akkreditiver videresendes som hovedregel ikke til Det Udenrigspolitiske Nævn. Har akkreditivoverrækkelsen givet anledning til udveksling af politiske synspunkter, indberettes der særskilt om det i form af en depeche eller en departemental indberetning, alt efter samtalens karakter.

For at fastholde høj kvalitet og undgå at svække i øvrigt udmærkede analyser skal det sikres, at der ikke optræder stave- og slåfejl i depechen.

Depechen bør i øvrigt ikke indeholde fremmedord eller citater på fremmede sprog. Den bør heller ikke ledsages af bilag, som kan indsendes departementalt. Forkortelser, fx partinavne og interesseorganisationer samt henvisninger, der ikke er almindeligt kendte, bør undgås, medmindre en forklaring følger med. I det hele taget bør depechen fremtræde som en let læselig, upolemisk og overskuelig information.

Depecher bør ikke indeholde anbefalinger af politisk art. Hvis der er behov for at fremsætte forslag til justering af ministeriets politik på et givent område eller at videregive følsomme eller særligt vigtige oplysninger samt kontroversielle analyser og synspunkter mv., kan dette ske i form af en underhåndsdepeche. Denne stiles til udenrigsministeren eller direktøren, jf. oversigt fra Fællessekretariatet nr. 12/91.

Depecher bør aldrig anvendes ved ekspedition af konkrete sager eller i sager af operativ karakter i øvrigt.

Referencer til andre depecher eller indberetninger bør undgås. Gengivelse af presseudtalelser i depecher skal begrænses mest muligt og som hovedregel indskrænkes til at angive toneangivende tendenser.

Depechen har form af en personlig skrivelse til udenrigsministeren fra den diplomatiske repræsentations faste eller fungerende chef. Den indledes med ordene »Hr. udenrigsminister« og afsluttes med repræsentationschefens underskrift, gentaget maskinskrevet eller med navnestempel, uden afsluttende høflighedsfraser som »med venlig hilsen« eller lignende.

Depecher forsynes med sædvanlig entete. Depecher nummereres med romertal i en fortløbende nummerrække inden for kalenderåret. Straks efter nytår skal repræsentationen indberette nummer og dato for kalenderårets sidste depeche.

Hvis en depeche ikke videresendes til Det Udenrigspolitiske Nævn, vil repræsentationschefen modtage underretning om beslutningen.

3. Indberetninger

Repræsentationernes skriftlige ekspeditioner til Udenrigsministeriet (eller til den overordnede diplomatiske repræsentation) bør som hovedregel finde sted i form af indberetninger, forsynet med nummer og entete og med henvisning til den seneste ekspedition i sagen. Længere indberetninger skal bilægges et resume. Om resumeets affattelse og om brug af forkortelser i resume og indberetning gælder det samme som anført i pkt. 2 ovenfor om depecher. Det skal fremgå af resumeet, hvilken aktion der eventuelt skal tages.

Indberetninger til Udenrigsministeriet nummereres fortløbende inden for kalenderåret, så bortkomne numre straks kan reklameres. En tilsvarende nummerering anvendes ved brevveksling i større omfang mellem underordnede og overordnede repræsentationer. Straks efter nytår skal repræsentationen indberette nummer og dato for årets sidste indberetning til Udenrigsministeriet.

Indberetninger fra den faste, midlertidige eller fungerende repræsentationschef underskrives blot med navn. En fungerende repræsentationschef tilføjer dog under sin underskrift »fg«. På indberetninger, der underskrives af den embedsmand, der normalt fungerer under chefens fravær, skrives over underskriften P.A.V., P.G.V. eller P.K.V. (henholdsvis på ambassadørens, generalkonsulens eller konsulens vegne). Herunder tilføjes yderligere bogstaverne E.B. (efter bemyndigelse), når indberetningen underskrives af en anden embedsmand. Underskriften bør, uanset hvem der underskriver, gentages maskinskrevet eller med navnestempel.

Indberetninger bør skrives således, at de i den foreliggende form kan videregives til de interesserede myndigheder eller andre.

4. Skrivelser

Bortset fra de særlige forskrifter for diplomatisk brevveksling og brevveksling med Udenrigsministeriet eller den overordnede myndighed bør repræsentationens ekspeditioner som hovedregel have form af officielle skrivelser.

Skrivelser forsynes ikke med entete, og henvisning til tidligere brevveksling eller samtaler indføjes i selve teksten.

Skrivelser til adressater i Danmark affattes upersonligt (fx ambassaden meddeler ...) og underskrives »Med venlig hilsen« eller efter samme regler som indberetninger, dog med tilføjelse af underskriverens stilling ved repræsentationen midt under navneangivelsen.

Skrivelser på fremmede sprog affattes upersonligt eller i første person efter skik og brug på stedet: de indledes og afsluttes med den anvendte courtoisie på stedet. Underskriften gentages maskinskrevet eller med navnestempel, hvorunder anføres underskriverens stilling ved repræsentationen.

5. Underhåndsbreve

Underhåndsbreve, både til Udenrigsministeriet og til andre, bør kun anvendes, når særlige grunde taler for at benytte denne form fremfor indberetninger eller officielle skrivelser, fx hvis indholdet er af mere uformel eller personlig art.

Fortrolige meddelelser om repræsentationens personale bør altid indsendes som underhåndsbrev i lukket kuvert mærket PERSONLIGT og adresseret til vedkommende chef eller stedfortræder.

Underhåndsbreve åbnes i arkivet sammen med anden post, medmindre kuverten er mærket PERSONLIGT.

6. Påtegninger

Påtegninger bør kun benyttes i brevveksling med Udenrigsministeriet eller andre danske myndigheder, og kun når det drejer sig om kortfattede ekspeditioner.

Ved besvarelse af henvendelser indledes påtegningen med »Tilbagesendes (myndigheden)». Andre ekspeditioner indledes til Udenrigsministeriet med »Indsendes til Udenrigsministeriet« og til andre myndigheder med »Fremsendes til (myndigheden)». Under teksten anføres repræsentationens navn og datoen. Påtegninger underskrives i overensstemmelse med de anførte regler for indberetninger eller skrivelser.

Påtegninger til Udenrigsministeriet forsynes ligesom indberetninger med nummer, entete og henvisning: entete er dog ikke nødvendig, hvis dokumentet allerede er forsynet med entete.

7. Brevi manu-ekspeditioner

Brevi manu-ekspeditioner er en arbejdsbesparende form for fremsendelse af trykt eller maskinskrevet materiale, som repræsentationen ikke har kommentarer til. Brevi manu-ekspeditioner foretages enten på særlige blanketter, der er beregnet for rudekuverter og kan rekvireres fra Udenrigsministeriet, eller udskrives via forud indlagte edb-masker, eller ved, at repræsentationen direkte på materialet (eventuelt med stempel) anfører »Fremsendes til (adressat) uden skrivelse«, efterfulgt af dato og repræsentationens stempel. Det bemærkes, at brevi manu-ekspeditioner ikke indføres i arkivprotokollen og derfor kan være svære at spore.

E. Brevpapir, kuverter, typografi, kopier og bilag

1. Brevpapir

a. Format

Alle skrivelser skal skrives på papir af standardformatet A4. Til underhåndsbreve kan dog også anvendes dobbeltark af formatet A5. Luftpostpapir må ikke anvendes.

For så vidt angår spørgsmålet om indkøb af brevpapir henvises til kapitel IX, afsnit C. pkt. 1.

b. Brevhoved

Diplomatiske noter skal skrives på særligt notepapir, der rekvireres fra Udenrigsministeriet, med brevhoved på dansk, engelsk, tysk, fransk eller spansk, men uden angivelse af bynavn.

Depecher, indberetninger og andre officielle skrivelser til adressater i Danmark skrives på brevpapir med Udenrigsministeriets logo og med dansk brevhoved (side 1). For så vidt angår standarddokumenter (brevmasker) indlagt på disketter henvises til Bind 1, kapitel 3, afsnit H.6.

Officielle skrivelser til adressater i opholdslandet og i alle andre lande end Danmark skrives på brevpapir med Udenrigsministeriets logo og med brevhoved på det sprog, repræsentationen benytter på stedet (side 1).

På papir med dansk brevhoved bør landets navn være trykt i parentes efter hovedstadens navn, hvis det drejer sig om et oversøisk land, hvor hovedstaden ikke kan forudsættes almindelig kendt i Danmark.

Fylder ekspeditionen mere end et blad, anvendes papir af samme format og kvalitet, men uden brevhoved, til de følgende sider.

Underhåndsbreve skrives på papir med udenrigstjenestens røde brevmærke i øverste venstre hjørne. I kransen skal repræsentationens karakter (KGL. DANSK AMBASSADE, KGL. DANSK GENERALKONSULAT, etc.) være angivet på dansk, engelsk eller fransk, alt efter hvilket sprog repræsentationen anvender på stedet.

2. Kuverter

Til officielle skriftlige ekspeditioner bortset fra diplomatiske noter anvendes i videst muligt omfang rudekuverter med logo i standardformatet A5.

Til diplomatiske noter og anden officiel brevveksling med opholdslandets udenrigsministerium og andre landes udsendte repræsentationer anvendes kuverter af samme type, men uden rude.

Underhåndsbreve indsendes i de særlige kuverter, forsynet med udenrigstjenestens røde brevmærke.

3. Typografi

Alle skriftlige ekspeditioner skrives med enkelt linieafstand og bred indermargen: afsnit mærkes med dobbelt linieafstand, men uden indrykning. På brevpapir af det normale format A4 bør margenen være 5,5 cm.

Bilag, undtagen værdipapirer, skal mærkes med henvisning til ekspeditionen, eksempelvis således: Bilag 3 til indb. nr. 355 af 7.3.19xx fra gkl. i New York. For bilag, der medfølger ekspeditionen, anføres et bilagstegn i venstre margen ud for den linie, hvor bilaget er omtalt.

4. Kopier

a. Kopier til repræsentationens arkiv

Repræsentationen skal tage det nødvendige antal kopier til sine egne akter af alle skriftlige ekspeditioner. Kopier af påtegninger forsynes med en kort notits om sagens substans (titeltekst). For så vidt angår brevi manu-forsendelser kan der eventuelt gøres et kort notat på aktkopien om indsendelsen.

b. Kopier til Udenrigsministeriet

1) Depecher og indberetninger skal som hovedregel indsendes i et originaleksemplar med en kopi.

2) Posteringsindberetninger, der indeholder meddelelse om posteringer på konto 95.71.01, skal bilægges 3 ekstra kopier til Udenrigsministeriets bogholderi.

c. Kopier til andre repræsentationer og myndigheder

Når en indberetning omhandler forhold, som har interesse for underlagte repræsentationer, bør en kopi sendes direkte til hver af de underlagte repræsentationer, og en bemærkning om det anføres i indberetningens slutning.

Hvis indberetningen har interesse for andre myndigheder end Udenrigsministeriet (eller for private) og derfor på forhånd er bestemt for videresendelse til andre myndigheder eller institutioner (eller til private), bør indberetningen indsendes med det nødvendige antal kopier til brug for videresendelsen.

1. Offentlig audiens

1178 bestemmelser mere vises ikke her; hver har sin egen adresse.

Versioner

1997-07-01 · til 2005-06-02