Internt arbejdsmateriale - aktindsigtsbegrænsning (* 1) (* 3)
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/decision/retsinfo/1982/19036@1982-09-03/da
Indhold
Et amtsankenævn har forelagt socialministeriet spørgsmålet om et dokument i en kommunes socialforvaltning, et referatark, der har karakter af internt arbejdsmateriale, og som fra en socialforvaltning er fremsendt til et amtsankenævn til brug for amtsankenævnets behandling af en klage over socialforvaltningens nægtelse af aktindsigt, af den grund mister sin karakter af internt arbejde.
Socialministeriet har forelagt spørgsmålet for justitsministeriet, der bl.a. har udtalt, at undtagelsen af en myndigheds interne arbejdsmateriale, såsom referater m.v. efter offentlighedslovens § 5, stk. 3, kun med sikkerhed er anvendelig for så vidt dokumentet forbliver i den udfærdigende myndigheds besiddelse.
Interne dokumenter der oversendes til en anden myndighed i forbindelse med behandlingen af en sag er som udgangspunkt undergivet aktindsigt efter offentlighedslovens almindelige hovedregler. Dette antages i den administrative praksis og den juridiske litteratur også at gælde ved myndighedernes behandling af klagesager, jfr. offentlighedsbetænkningen, nr. 857/78 side 183 med henvisninger.
Begrundelsen herfor er navnlig, at det interne arbejdsmateriale i forhold til ankemyndigheden tjener til at supplere afgørelsesgrundlaget i sagen på samme måde som indhentede udtalelser fra andre myndigheder og andre akter. En modsat opfattelse ville kunne give anledning til omgåelse af offentlighedsloven derved, at høringer mellem offentlige myndigheder besvares ved udveksling af internt arbejdsmateriale i videre omfang end sagligt begrundet.
Efter justitsministeriets opfattelse kan dette synspunkt imidlertid ikke opretholdes i tilfælde, hvor en myndigheds interne arbejdsmateriale er modtaget af en ankemyndighed under dens behandling af en sag om aktindsigt i det eller de pågældende dokumenter og modtagelsen har været påkrævet af hensyn til en forsvarlig behandling af sagen.
Begrundelsen herfor er, at offentlighedslovens § 8, stk. 1, uanset at det ikke direkte udtales, dog utvivlsomt må antages at indebære, at afgørelser om aktindsigt er undergivet en administrativ ankeadgang i samme omfang som afgørelsen vedrørende den pågældende sags realitet. Ankeinstansen vil ofte kun kunne behandle klagen over den nægtede aktindsigt i et af sagens dokumenter, hvis den indhenter dette. Indhentelsen kan være nødvendig både for bedømmelsen af, om dokumentet er omfattet af lovens § 5, stk. 3, og for bedømmelsen af, om dokumentet indeholder faktiske oplysninger af væsentlig betydning for sagens realitet, således at disse skal udleveres i medfør af lovens § 4. En modsat opfattelse ville i øvrigt formentlig få den praktiske konsekvens, at behandling af klagesager vedrørende aktindsigt måtte finde sted uden at ankeinstansen kunne komme i besiddelse af det omtvistede dokument. Hertil kommer, at dokumentet indtager en særstilling i ankemyndighedens sag i forhold til andre dokumenter, der indgår i en administrativ sag. Det tjener nemlig ikke som foran nævnt til at supplere sagens afgørelsesgrundlag, men er derimod selv sagens genstand. De reale grunde, der taler for at sidestille underinstansens interne dokumenter og indhente udtalelser gør sig her ikke gældende med samme vægt.
Det anførte gælder kun afgivelse af internt arbejdsmateriale til ankeinstansen for aktindsigtsspørgsmålet, ikke til andre myndigheder eller til udenforstående i øvrigt.
På baggrund heraf er det justitsministeriets opfattelse, at socialforvaltningens referatark kan undtages fra aktindsigt også efter afgivelsen til ankeinstansen under forudsætning af, at det udelukkende indgår i amtsankenævnets sag til brug for behandlingen af klagen over den nægtede aktindsigt i dokumentet. Det gælder uanset om begæringen om aktindsigt rettes til socialforvaltning eller til amtsankenævn.
Socialministeriet er enig i justitsministeriets udtalelse.