Udlevering af udskrift fra Det fælleskommunale Debitorsystem i strid med registerforskrifterne
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/decision/retsinfo/1995/11310@1995-11-13/da
Indhold
På baggrund af omtale i pressen anmodede Registertilsynet i 1994 en kommune om en udtalelse om en påtænkt ordning, hvorefter kommunen ville lade de enkelte institutionsledere udlevere en lukket kuvert med en rykkerskrivelse vedrørende restance for daginstitutionsbetaling til de institutionsbrugere, som var i restance. Institutionslederen skulle oplyse over for restanten, hvad kuverten indeholdt, men ville i øvrigt ikke blive inddraget yderligere.
Kommunen gjorde gældende, at der ikke ville være tale om udlevering af udskrifter fra Det fælleskommunale Debitorsystem, hvorfra oplysningerne om restance ville blive udtrukket, til institutionslederne, idet en lukket kuvert ikke kan betragtes som en udskrift. Derfor fandt kommunen ikke, at den påtænkte fremgangsmåde ville være omfattet af registerforskrifternes bestemmelser om udskrifter fra registeret.
Kommunen anførte endvidere, at beslutningen om organisatorisk at overlade den omhandlede del af opkrævningsarbejdet til institutionslederne ville medføre, at disse ledere måtte betragtes som medarbejdere, der er beskæftiget med opkrævningsarbejde, således at de - såfremt det vurderedes, at der ville være tale om udskrifter fra registeret - ville kunne anvende disse udskrifter i henhold til registerforskrifternes bestemmelser.
Endelig gjorde kommunen gældende, at institutionslederne skulle have adgang til oplysningerne, da disse ville være af væsentlig betydning for den ledelsesfunktion, der ved den påtænkte ordning ville blive tillagt dem, og henviste til registerforskrifternes bestemmelse herom.
Registertilsynet udtalte herefter, at den omhandlede udlevering af oplysninger fra Det fælleskommunale Debitorsystem til lederne i kommunens daginstitutioner efter tilsynets opfattelse ville stride mod registerforskrifternes bestemmelser om anvendelse af udskrifter fra registeret. Registertilsynet lagde herved vægt på, at institutionslederne efter det oplyste ville være vidende om, at den enkelte kuvert ville indeholde en rykker for institutionsbetaling, og at der derfor - uanset at lederen ikke ville blive bekendt med kuvertens nærmere indhold - ville ske en udlevering af debitorsystemets oplysninger om enkeltpersoners økonomiske forhold. Registertilsynet fandt endvidere, at oplysning om, at en person er i restance, ikke har væsentlig betydning for arbejdet i daginstitutionerne eller væsentlig betydning for en afgørelse, som denne del af forvaltningen skal træffe. Endelig fandt Registertilsynet i den forbindelse ikke, at man kunne anse institutionslederne for beskæftiget med opkrævningsarbejde.
Registertilsynet henstillede på baggrund af ovenstående, at den omhandlede ordning ikke blev iværksat.
Sagen havde sideløbende været behandlet af Tilsynsrådet for Københavns Statsamt efter forelæggelse fra et medlem af byrådet i kommunen. Tilsynsrådet udtalte, at den påtænkte ordning måtte antages at være i strid med forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt (§ 27, stk. 1, nr. 6).
Kommunen anmodede derefter Indenrigsministeriet om en samlet vurdering af sagen, idet Tilsynsrådets og Registertilsynets udtalelser efter kommunens opfattelse ikke kunne adskilles. Indenrigsministeriet meddelte kommunen, at det faldt uden for ministeriets kompetence at tage stilling til Registertilsynets afgørelse, og at ministeriet ikke fandt grundlag for at tage stilling til tilsynsrådets udtalelse.
Kommunen rettede herefter atter henvendelse til Registertilsynet, idet man ikke var umiddelbart enig i tilsynets fortolkning af registerforskrifternes bestemmelser, og anmodede om, at den afgivne henstilling blev overvejet på ny.
Registertilsynet meddelte kommunen, at tilsynet efter en fornyet gennemgang af sagen fandt at måtte fastholde den tidligere afgivne udtalelse.
Registertilsynet tilføjede, at den afgivne udtalelse alene dækkede den ordning, der var detaljeret beskrevet i udtalelsen, dvs. udlevering af en rykkerskrivelse (i form af en udskrift fra Det fælleskommunale Debitorsystem) i en lukket kuvert via institutionslederne til restanten. Hvis kommunen - inden for rammerne af bl.a. lov om kommunernes styrelse - har mulighed for og ønsker at foretage en organisatorisk decentralisering af opkrævningsarbejdet, således at den samlede opkrævnings- og inddrivelsesprocedure vedrørende daginstitutionsbetaling i kommunen lægges ud til den enkelte institution, vil situationen være en anden. I så fald vil reglerne i lov om offentlige myndigheders registre efter Registertilsynets opfattelse næppe være til hinder for, at de relevante medarbejdere i institutionerne får adgang til Det fælleskommunale Debitorsystem.
Der henvises i øvrigt til årsberetning 1994, side 48, hvor en tilsvarende sag er omtalt.