Ikke selve loven: Dokument

Adresse https://gelex.eu/eli/DK/doc/retsinfo/1981/25080@1981-06-30/da

Indhold

1. Indledning

BESTEMMELSER FOR CHEFERS AFHOLDELSE AF KASSEEFTERSYN

Ref.:

a. KFF B.23-1978.

b. FKOBST Ø.205-1 (OKT 1978).

c. FKO skr. Ø.205.132/ØA1-1961 af 24 JAN 1979 (ej til myndigheder

under SVN og FLV).

d. FMN FD Bestemmelser for regnskabstjenesten ved regnskabspligtige

myndigheder med adskilt kasse og bogholderi.

e. FMN FD Bestemmelser for regnskabstjenesten ved regnskabspligtige

myndigheder uden adskilt kasse og bogholderi.

f. FMN FD Bestemmelser for udbetaling og forvaltning af

forskudssummer.

Bilag:

1. FMN FD Bestemmelser for regnskabstjenesten ved regnskabspligtige

myndigheder med adskilt kasse og bogholderi (DEC 1969).

2. FMN FD Bestemmelser for regnskabstjenesten ved regnskabspligtige

myndigheder uden adskilt kasse og bogholderi (DEC 1969).

3. FMN FD Bestemmelser for udlevering og forvaltning af

forskudssummer (DEC 1969).

4. Indberetningsblanket vedrørende chefers tilsyn med kasse- og

regnskabstjenesten ved forsvarets landetablissementer.

5. Indberetningsblanket vedrørende chefers tilsyn med kasse- og

regnskabstjenesten ved søværnets skibe.

FORMÅL

1. I tilslutning til Rigsrevisionens (RR) bekendtgørelse nr. 337 af 24 JUN 1977 om afholdelse af kasse- og beholdningseftersyn ved statens kasser m.fl., der er optaget i ref.a., har nærværende bestemmelse til formål at fastsætte de nærmere regler for chefers afholdelse af kasseeftersyn ved myndigheder og institutioner m.v. under Forsvarskommandoen (FKO).

GENERELT

2. Egentlige kasseeftersyn ved de regnskabspligtige myndigheder under FKO varetages af RR. De nærmere regler for afholdelse af sådanne kasseeftersyn er anført i ref.a., pkt. 1, §§ 1-5.

Det overordnede faglige tilsyn med økonomiforvaltning varetages af Forsvarets Forvaltningsinspektør (FFI) efter de i ref.b. fastsatte bestemmelser, idet Vestre og Østre Landsdelskommando dog ved ref.c. er pålagt indtil videre inden for hver sit geografiske område på FFI vegne at gennemføre det faglige tilsyn med økonomiforvaltningen ved de regnskabspligtige myndigheder under hæren.

Det direkte tilsyn med kasse- og regnskabstjenesten påhviler chefen for den regnskabspligtige myndighed eller den, han har bemyndiget dertil, jf. ref.a., pkt. 1, § 6.

I tilslutning til RR bekendtgørelse har Forsvarsministeriet (FMN) ved ref.a., pkt. 2 A, udgivet en vejledning for udførelsen af denne tilsynsvirksomhed, i det følgende betegnet chefseftersyn. FKO supplerende bestemmelser vedrørende chefseftersynet fremgår af nedenstående pkt. 3 - 5.

Chefers ansvar for tilsyn med forskudssummer er fastsat i ref. f. og de af FKO i tilknytning hertil fastsatte bestemmelser er optaget i nærværende bestemmelses pkt. 6.

CHEFSEFTERSYN VED REGNSKABSPLIGTIGE MYNDIGHEDER MED ADSKILT KASSE OG BOGHOLDERI

3. I ref.d. er fastsat, at regnskabsføreren jævnligt og mindst en gang månedligt skal foretage kontrol af tilstedeværelsen af den kontante beholdning samt afstemme beholdningen i pengeinstitut og på postgirokonto. Resultatet af kontrollen skal påføres såvel kassekladdens original- som kopiside med oplysning om, at kontrollen er foretaget.

De pågældende chefer, jf. pkt. 2, skal dog mindst en gang hvert halve år føre kontrol med, at regnskabsførerens eftersyn foretages og registreres som foreskrevet i ref.d., og at regnskabsførerens påtegning på kassekladdens kopiside er foretaget på en sådan måde, at det fremgår, at såvel kontantbeholdningen som bank- og girobeholdningerne er kontrolleret og afstemt. Endvidere kontrolleres stikprøvevis, at beholdningerne i kassekladden er overført korrekt fra dag til dag.

I forbindelse med eftersynet foretages stikprøvevis kontrol af, at den daglige kasseafstemning på regnskabskontoret, jf. ref. d., udføres på grundlag af de daglige skriftlige meddelelser fra bogholder til kasserer om tilsvar og beholdning.

Ovennævnte chefseftersyn skal foretages uanmeldt. Cheferne bør tillige mindst en gang om året - eventuelt i forbindelse med ovennævnte kontrol - overvære regnskabsførerens eftersyn.

CHEFSEFTERSYN VED REGNSKABSPLIGTIGE MYNDIGHEDER UDEN ADSKILT KASSE OG BOGHOLDERI

4. Chefer for regnskabspligtige myndigheder uden adskilt kasse og bogholderi skal mindst en gang hvert halve år foretage uanmeldt chefseftersyn.

I skibe, hvor der ikke er tilkommanderet officerspersonel AN/IT til varetagelse af kasseforretningerne, og hvor denne funktion således påhviler chefen, foretages omhandlede chefseftersyn af eskadrechefen eller en af ham hertil bemyndiget officer.

Ved DANCON/UNFICYP påhviler eftersynspligten CH/IT, der mindst en gang hvert kvartal skal foretage uanmeldt eftersyn, idet CH/ DANCON/UNFICYP mindst en gang halvårlig bør overvære eftersynet.

Eftersynet gennemføres efter følgende retningslinier:

Kontantbeholdning.

Ved eftersynets begyndelse optælles indledningsvis de foreliggende beholdninger af penge samt checks, der enten stammer fra indbetalinger eller fra omveksling.

Det kontrolleres, at de modtagne checks er behørigt udfyldt, dateret og underskrevet (evt. endosseret). For omvekslede checks kontrolleres endvidere overholdelsen af følgende bestemmelser i KFF B.1-1979,

- checks til omveksling må kun i undtagelsestilfælde være udstedt på et beløb over kr. 500,

- checks kan kun omveksles, såfremt de er udstedt til »egen ordre« eller til den, der ønsker checken omvekslet

- omvekslede checks skal være forsynet med endosseringspåtegning, der ud over den pågældendes underskrift skal indeholde CPR-nr.

Da omvekslede checks i medfør af KFF B.1-1979, omgående, eller så snart forholdene gør det muligt, skal indsættes på vedkommende regnskabspligtige myndigheds konto i pengeinstitut, på postgirokonto eller indløses i pengeinstitut, skal det ved eftersynet påses, at omhandlede bestemmelse er overholdt. Eventuelle ved eftersynet forefundne checks skal indsættes eller indløses inden eftersynet afsluttes. Rigtigheden af beholdningen ifølge bogføring af indestående på postgiro-, bank- eller sparekassekonto kontrolleres ved telefonisk eller skriftlig forespørgsel om den sidste forud for eftersynsdatoen henstående saldo, idet foreliggende kontouddrag, bank eller sparekassebøger og checkhæfter benyttes i fornødent omfang.

Kontrol med bogføring.

Bogføring i kassekladde (kassebog) skal normalt ske i umiddelbar forbindelse med betalingsekspedition. Eventuelle ikke bogførte bilag, beordres indført i kassebogen, inden afstemning foretages. Årsagen til den manglende bogføring søges oplyst, og sådanne bilag gennemgås kritisk. Foreliggende bilag sammenholdes med bogføringen, ligesom bilagsmaterialet stikprøvevis kontrolleres for,

- at der foreligger kvittering for udbetalinger,

- at bilagene er behørigt underskrevne og dateret,

- at attestationskravet er opfyldt,

- at bilagsmaterialet ikke dækker over usædvanlige dispositioner og

- at rettidig indbetaling og bogføring finder sted af indtægter - f.eks. indbetalinger fra cafeteriet, kantiner, kostdeltagere m.v.

I forbindelse med eftersynet foretages en opgørelse af indtægts- og udgiftsposteringerne, idet den fra sidste regnskabsaflæggelse overførte saldo medtages ved sammentællingen, hvorefter differencen mellem disse totalbeløb beregnes og afstemmes med den samlede kassebeholdning.

I kassebogen foretages dateret og underskrevet påtegning om eftersynets afholdelse.

Kontrol af kasseafstemning.

Ved gennemsyn af kasseafstemningshæftet kontrolleres,

- at der er foretaget kasseafstemning de dage, hvor der har været bevægelser i kassen,

- at der ved indførslerne i hæftet er redegjort for evt. kassedifferencer,

- at evt. ikke bogførte udgiftsposter er opført i den dertil indrettede rubrik,

- at kassebeholdningerne har haft en efter omsætningen passende størrelse,

- at der ikke er udvist forsømmelighed med hensyn til indsættelse af checks på myndighedens konto i pengeinstitut/postgiro.

I forbindelse med eftersynet foretages ud for den sidst indførte kasseafstemning underskrevet og dateret påtegning om kasseeftersynet.

Kontrol af reskontro (regnskabsmæssige mellemværender).

Den seneste udarbejdede specifikation over indtægts- og udgiftsrestancer (reskontroposteringer) gennemgås. Ved stikprøvevis gennemgang af de enkelte poster kontrolleres, at der ikke forekommer uberettigede udbetalinger, og at udbetalte forskud afvikles rettidigt.

Reskontroførte beholdninger af fremmed valuta m.v. eftertælles og afstemmes.

I søværnets sejlende enheder skal der i forbindelse med chefseftersynet vedrørende

- »Bog over kantinens drift«

- »Kassehæfte for kantinens uddeler« og/eller »Afstemningsliste for kantinen«

kontrolleres, om disse er ajourført og at indbetalinger fra kantinen er sket i overensstemmelse med Love og bestemmelser, 16. hæfte, afsnit 2, pkt. 6.2.4. Kantinens regnskabsbøger påtegnes: »Forevist« med datering og underskrift.

5. Eftersyn ved kassebog B førende myndigheder foretages i:

- hæren og flyvevåbnet af regnskabsføreren for den regnskabs pligtige myndighed,

- søværnet af den ved den regnskabspligtige myndighed for økonomiforvaltningen ansvarlige eller en af denne bemyndiget officer.

Såfremt ovennævnte ordning eksempelvis ud fra et beliggenhedsmæssigt synspunkt findes uhensigtsmæssigt foretages eftersynet efter chefen for den regnskabspligtige myndigheds nærmere bestemmelse.

CHEFSEFTERSYN AF UDLAGTE FORSKUDSSUMMER

6. I ref.f. er fastsat bestemmelser for udbetaling og forvaltning af forskudssummer, hvorefter chefen for pågældende enhed overfor den regnskabspligtige myndighed kvitterer for forskudssummen. Mod kvittering kan enhedschefen/skibschefen - såfremt han ikke vælger selv at bestride kasseforretningerne - overdrage beløbet til den person, som han udpeger til at forvalte forskudssummen, idet enhedschefen/skibschefen herefter jævnlig og mindst en gang månedlig uanmeldt kontrollerer beholdningens tilstedeværelse samt efterlevelsen af de i ref.f. fastsatte bestemmelser.

Udlagte forskudssummer kontrolleres i hæren og flyvevåbnet af regnskabsføreren for den regnskabspligtige myndighed mindst 2 gange årligt. Tilsvarende eftersyn foretages i søværnet af den ved den regnskabspligtige myndighed for økonomiforvaltningen ansvarlige eller en af denne hertil bemyndiget officer.

Såfremt ovennævnte ordning eksempelvis ud fra et beliggenhedsmæssigt synspunkt findes uhensigtsmæssigt foretages eftersynet efter chefen for den regnskabspligtige myndigheds nærmere bestemmelse.

INDBERETNINGER

7. a. Det påhviler de regnskabspligtige myndigheder at holde RR underrettet om, hvor regnskabskontorerne findes, og på hvilke tider de holdes åbne, samt meddele, når lederen af regnskabskontoret er fraværende.

b. Under chefseftersyn af kasse- og regnskabstjenesten ved forsvarets landetablissementer uden adskilt kasse- og bogholderi, benyttes den som bilag 4 optagne blanket, der umiddelbart efter eftersynet tilsendes RR og FFI samt for hærens vedkommende tillige pågældende landsdelskommando.

Under chefseftersyn af kasse- og regnskabstjenesten i søværnets sejlende enheder benyttes den som bilag 5 optagne blanket, der umiddelbart efter eftersynet tilsendes RR, FFI og Flådestation København.

c. Når chefen for en regnskabspligtig myndighed med adskilt kasse- og bogholderi har foretaget et chefseftersyn, jf. pkt. 3, underrettes RR og FFI om datoen herfor samt for hærens vedkommende tillige pågældende landsdelskommando.

EB

A.H.CHRISTENSEN

generalmajor

Chef for Økonomistaben

Fordeling : Standardfordeling + HRN AFD/UAFD FLV ESK

BILAG I

FORSVARSMINISTERIET

FORVALTNINGSDIREKTORATET DEC 1969

Lyngbyvej 100

2100 København Ø Bestemmelser for regnskabstjenesten ved regnskabspligtige myndigheder med adskilt kasse og bogholderi.

1. Organisation.

Gennemførelse af adskilt kasse og bogholderi tilsigter ikke ændringer i regnskabskontorets organisatoriske placering inden for den regnskabspligtige myndighed eller i regnskabsførerens (pengeregnskabsførerens) underlæggelsesforhold.

2. Regnskabsføreren.

Regnskabsføreren leder arbejdet på regnskabskontoret. Til henholdsvis kasserer og bogholder udpeger han - blandt det til regnskabstjenestens bestridelse tildelte personel - de personer, som han skønner bedst egnede til disse opgaver. Der udpeges en stedfortræder for kassereren; kassen må ikke overtages af regnskabsføreren. Kassereren og stedfortræderen for denne udpeges blandt månedslønnet personel.

Regnskabsføreren foretager daglig afstemning ved at sammenholde den fra kassereren modtagne meddelelse om beholdningernes størrelse, jf. pkt. 3, med den fra bogholderen modtagne meddelelse om saldoen, jf. pkt. 4.

Regnskabsføreren foretager jævnligt og mindst een gang månedlig uanmeldt kontrol af tilstedeværelsen af den kontante beholdning samt afstemmer beholdningen i pengeinstitut og på postkonto, og han påfører kassekladdens kopiside oplysning om, at kontrollen er foretaget.

Kontoudskrifter fra pengeinstitut og postgirokontoret opbevares af regnskabsføreren, indtil de indsendes med regnskabet.

Regnskabsføreren anviser udgiftsbilag til udbetaling ved påtegning på det enkelte bilag, jf. i øvrigt pkt. 6 og 7.b.

Samtlige de til den regnskabspligtige myndighed, jf. pkt. 8, udleverede blokke »Kvittering for indbetalinger« skal - bortset fra den, der er udleveret til bogholderen, jf. pkt. 5 - være i regnskabsførerens varetægt (opbevares i pengeskab/pengekasse), og udlevering må alene foretages af ham.

I forbindelse med den månedlige indsendelse af regnskabet forelægger han for chefen for den regnskabspligtige myndighed en oversigt over uafregnede forskud.

3. Kassereren.

Kassereren modtager indbetalinger, jf. pkt. 5 og foretager udbetalinger, jf. pkt. 6. Han fører den i pkt. 8 beskrevne kassekladde.

Når den daglige kasseafstemning har fundet sted, afleverer han kassekladdens originalside med tilhørende bilag til bogholderen mod dennes kvittering på kopisiden. Endvidere giver han regnskabsføreren skriftlig meddelelse om beholdningernes størrelse.

I øvrigt deltager kassereren i regnskabskontorets øvrige arbejde (dog ikke bogføring eller lønberegning) efter regnskabsførerens nærmere bestemmelse.

I tilfælde af fravær overdrager kassereren forinden kassen til stedfortræderen. (Er en sådan undtagelsesvis ikke udpeget, træffer regnskabsføreren bestemmelse om, hvem der skal varetage hvervet som kasserer; bogholderen må dog ikke udpeges hertil).

Ved overdragelsen opgør kassereren kassen og afleverer den til stedfortræderen, der undersøger rigtigheden af den foretagne opgørelse og forvisser sig om, at kassebeholdningen stemmer med kassekladdens udvisende. Umiddelbart derefter afgiver stedfortræderen til regnskabsføreren en skriftlig melding, indeholdende en specificeret oversigt over beholdningen. I forbindelse med overdragelse til kassereren efter dennes tilbagekomst forholdes på tilsvarende måde.

Nøglen til kassen skal bero hos kassereren, og reservenøglen opbevares i forseglet kuvert (forsegles af kassereren) hos chefen for den regnskabspligtige myndighed, eller efter chefens nærmere bestemmelse.

4. Bogholderen.

Efter at bogholderen mod kvittering har modtaget kassekladdens originalside med tilhørende bilag fra kassereren, påfører han bilagene kontonummer samt foretager indføring i kassebog A sammen med mellemark og omposteringer. Herefter uddrager han saldoen og giver regnskabsføreren skriftlig meddelelse om denne.

Endvidere fører bogholderen reskontroen, og han afleverer i forbindelse med den månedlige regnskabsafslutning en specificeret oversigt over saldi på debitor- og kreditorkonti ifølge reskontroen til regnskabsføreren.

5. Indbetalinger.

Indbetalinger må kun, når forholdene afgørende taler derfor, finde sted uden for den af den regnskabspligtige myndighed fastsatte åbningstid for kasseekspeditioner.

Kontante indbetalinger. Ved kontante indbetalinger skal bogholderen anvende »Kvittering for indbetalinger«.

Kvitteringerne er maskinnummererede og oplagt i blokke, jf. i øvrigt pkt. 2.

Kvitteringen udskrives i 3 eksemplarer ved gennemskrift. Med de 3 eksemplarer forholdes således: Eksemplar 1 og 2 afleverer bogholderen til kassereren, medens eksemplar 3 forbliver i blokken hos bogholderen.

Kassereren udleverer eksemplar 1 til den person, der indbetaler beløbet, og eksemplar 2 indgår som bilag til regnskabet sammen med eventuelt andet bilagsmateriale.

Med makulerede kvitteringer forholdes således: - Eksemplar 1 og 2 indsendes med regnskabet. - Eksemplar 3 forbliver i blokken.

Ved kassen ophænges på et for publikum iøjnefaldende sted et skilt med oplysning om, at ingen kvittering for indbetalte beløb er gyldig, medmindre den tillige er påtegnet (noteret) af bogholderen.

Tilsvarende oplysning skal anføres på det eksemplar af kvittering for indbetalinger, der udleveres til den person, der foretager indbetalingen.

Ved kontante indbetalinger gennem postvæsenet udskrives ingen kvitteringsblanket, idet kvitteringen afgives på postanvisningens midterste del. Den talon, der modtages fra postvæsenet, anvendes som bilag til regnskabet sammen med eventuelt andet bilagsmateriale.

Andre indbetalinger.

Andre indbetalinger skal fortrinsvis ske over myndighedens postkonto, hvorfor de regnskabspligtige myndigheders skrivelser skal påtrykkes postkontonummeret, ligesom dette nummer samt oplysning om, at indbetalinger ønskes over postkontoen, påstemples salgsnotaer o.lign. Endvidere skal det af skrivelser fra de regnskabspligtige myndigheder vedrørende indbetalinger i anledning af fordringer, herunder tjenstlig gæld, fremgå, at beløbet ønskes indbetalt over postkontoen. De fra postgirokontoret modtagne girotaloner anvendes som bilag. Endvidere skal samtlige kontouddrag indsendes med regnskabet.

Modtagne ikke krydsede checks krydses ved poståbningen og samtlige checks afleveres direkte til kassereren, endvidere underrettes bogholderen, der udfærdiger »Kvittering for indbetalinger«. Postanvisninger og værdibreve afleveres ligeledes til kassereren, og bogholderen underrettes.

Ved poståbningen føres bog over indgåede checks og postanvisninger samt værdibreve. Kassereren kvitterer i bogen for modtagelsen.

Kontoudskrifter fra pengeinstitut og postgirokontoret afleveres til regnskabsføreren.

I instruks for den person, som forestår poståbningen, optages bestemmelser i overensstemmelse med foranstående.

6. Udbetalinger.

Udbetalinger må kun, når forholdene afgørende taler derfor, finde sted uden for den af den regnskabspligtige myndighed fastsatte åbningstid for kasseekspeditioner.

Kontante udbetalinger.

Ved kontante udbetalinger, hvor der ikke foreligger regninger, beregninger eller udbetalingslister el.lign., anvender kassereren den af bogholderen udarbejdede og af regnskabsføreren anviste »Kvittering for udbetalinger«, jf. pkt. 8, som kassebilag.

Andre udbetalinger herunder løn.

Ved udbetalinger skal myndighedens konto i pengeinstitut eller postkonto i videst muligt omfang benyttes. Checks og girokort underskrives af kassereren og regnskabsføreren i forening, i regnskabsførerens fravær i forening med intendanten eventuelt chefen for den regnskabspligtige myndighed.

Postvæsenets kvittering anvendes som bilag til regnskabet sammen med eventuelt andet bilagsmateriale. Såfremt der indsendes kvittering fra modtageren af beløbet, vedhæftes også denne bilaget.

Lønudbetaling til månedslønnet personel sker ved overførsel til den enkeltes konto i pengeinstitut eller postkonto og således, at personellet kan disponere over beløbet fra den dato, hvor lønnen efter gældende bestemmelser skal være til rådighed for den enkelte lønmodtager.

7. Betingelser for at udbetaling kan finde sted.

a. Attestation.

Ethvert bilag, jf. dog nedenfor, skal, forinden det afleveres til regnskabsføreren, være attesteret. Attestation sker ved personlig underskrift (ikke faksimilestempel).

Den attesterende skal sikre sig, at alle fornødne oplysninger til fuldstændig forståelse af bilagets indhold er påført bilaget, herunder at der er ydet de ifølge overenskomster, aftaler, prislister m.v. opnåelige kvantums eller ydelsesrabatter. Ligeledes skal den attesterende sikre sig, at der ved kontrolled, som opbevarer følgesedler el. lign. for de pågældende leverancer, foretages notering på følgesedlen om attestation således, at der ikke foretages attestation for samme beløb flere gange. Den regnskabspligtige myndighed udgiver nærmere bestemmelser for, hvilke personer der kan attestere udgiftsbilag for de forskellige tjenesteområder. Fortegnelse over disse personer skal - med underskriftsprøver - bero hos regnskabsføreren. Regnskabsføreren og hans hjælpere kan ikke bemyndiges til at attestere regnskabsbilag.

I øvrigt henvises til vedlagte bilag, der er et eksempel på fremgangsmåden ved attestation. Den nødvendige tilpasning til det enkelte tjenesteområde forudsættes at finde sted ved den regnskabspligtige myndigheds foranstaltning.

b. Anvisning.

Udgiftsbilag kan kun anvises til udbetaling ved særlig påtegning af regnskabsføreren, jf. vedlagte bilag. Han indestår dermed for

- at attestation er givet af en person, der er bemyndiget hertil,

- at efterregning af bilaget er foretaget ved regnskabs kontorets foranstaltning,

- at opnåelige kasserabatter fradrages, samt

- at bilaget opfylder følgende krav:

- stilet til myndigheden, evt. den tjenestegren, der har modtaget leverancen eller arbejdsydelsen,

- dateret,

- udstedt som originaleksemplar, medmindre leverandørens sædvanlige formularsystem udelukker dette (kopieksemplarer annulleres på tydelig måde eller tilintetgøres),

- specificeret hvad angår leverancens eller arbejdsydelsens art, mængde, pris, sats m.v.,

- forsynet med oplysning om tidspunktet for leverancen eller arbejdsydelsen,

- uden raderinger (eventuelle rettelser skal ske på en sådan måde, at det oprindelige stadig kan læses, ligesom rettelsen kun må foretages af en person, der er bemyndiget hertil).

Følgende udgiftsbilag kan dog anvises til udbetaling uden attestation:

- udbetalingslister over lønninger til månedslønnet personel,

- udbetalingslister udfærdiget på grundlag af allerede attesterede lister, såsom overarbejde, udkommandogodtgørelse og døgntillæg,

- udbetalinger med henvisning til udbetalingsordrer fra højere myndigheder, idet kvittering påføres udbetalingsordren,

- forskud på tjenesterejser, når der foreligger rejseordre,

- rejsegodtgørelse samt forskud herpå til personel i chefsstillinger, herunder forstandere for civilundervisningen og auditører,

- udbetaling af ydelser m.v. beregnet af en anden regnskabspligtig myndighed, og som (ved mellemark) er overført til udbetaling,

- udbetaling af beløb fra reskontro, f.eks. private afdrag og skat.

8. Hjælpemidler.

Foruden de hidtil førte bøger og oversigter anvendes i forbindelse med adskilt kasse og bogholderi

- et hæfte »Kassekladde«,

- »Kasseafstemningshæfte«,

- en blanket »Kvittering for indbetalinger«, (vare nr. 575.172-1),

- en blanket »Kvittering for udbetalinger«.

Kassekladden er indrettet som en gennemskrivningsblok med original og kopi. Den er pagineret fortløbende og indeholder rubrikkerne: Check/kort nr., tekst, kasse, pengeinstitut og postkonto. Kasseafstemningshæftet er indrettet som en gennemskrivningsblok med original og kopi, der er pagineret fortløbende. Hæftet anvendes til opgørelse af ovennævnte beholdninger.

Originalsiderne af kassekladden og kasseafstemningshæfte indsendes månedsvis med pengeregnskabet; kopierne (hæftet) opbevares i 3 år efter udskrivning.

9. De med virkning fra 1. april 1957 gældende »Bestemmelser for kassebogføring, regnskabsindsendelse m.v.« ændres ikke af ovenstående.

BILAG II

FORSVARSMINISTERIET

FORVALTNINGSDIREKTORATET DEC 1969

Lyngbyvej 100

2100 København Ø Bestemmelser for regnskabstjenesten ved regnskabspligtige myndigheder uden adskilt kasse og bogholderi.

1. Organisation.

Nedenstående bestemmelser tilsigter ikke ændringer i regnskabskontorets organisatoriske placering inden for den regnskabspligtige myndighed eller i regnskabsførerens (pengeregnskabsførerens) underlæggelsesforhold.

2. Regnskabsføreren.

Regnskabsføreren leder arbejdet på regnskabskontoret. Han varetager personligt kasseforretningerne. I tilfælde, hvor regnskabsføreren ikke kan være til stede på regnskabskontoret i kassetiden, og hvor der alene er tale om fravær indtil normal kontortids begyndelse den følgende dag, udbetaler han om fornødent en efter forholdene afpasset forskudssum mod kvittering til den af sine månedslønnede hjælpere, som han finder bedst egnet til at foretage udbetalinger under fraværet. Afregning af forskudssummen foretages snarest efter regnskabsførerens tilbagevenden til kontoret.

I tilfælde af fravær af længere varighed end foran anført foretages kassoverdragelse til den af regnskabsførerens månedslønnede hjælpere, som han skønner bedst egnet til som stedfortræder at varetage regnskabstjenesten.

Ved overdragelsen opgør regnskabsføreren kassen og afleverer den til stedfortræderen, der undersøger rigtigheden af den foretagne opgørelse og forvisser sig om, at kassebeholdningen stemmer med kassebogens udvisende. Umiddelbart derefter afgiver stedfortræderen skriftlig melding, indeholdende en specificeret oversigt over beholdningen, til den, der har tilsyn med kassen (chefen for den regnskabspligtige myndighed). Når regnskabsføreren påny overtager kassen, forholdes på tilsvarende måde, men regnskabsføreren skal, foruden at iagttage, hvad der er anført for stedfortræderen, påse at bøgerne er rigtig ført i hans fraværelse, og at de fremlagte kassebilag er fyldestgørende. Eventuelle bemærkninger anføres i meldingen til den, der har tilsyn med kassen.

Regnskabsføreren påtegner (anviser) de enkelte udgiftsbilag, jf. i øvrigt pkt. 6.

Samtlige de til den regnskabspligtige myndighed udleverede blokke »Kvittering for indbetalinger«, jf. pkt. 7, skal være i regnskabsførerens varetægt (opbevares i pengeskab/pengekasse).

I forbindelse med den månedlige indsendelse af regnskab forelægger han chefen for den regnskabspligtige myndighed en oversigt over uafregnede forskud.

3. Indehaveren af forskudssum.

Forskudssummen, jf. pkt. 2, anvendes til udbetalinger efter regnskabsførerens direktiver.

Der foretages afregning senest ved normal kontortids begyndelse dagen efter, at beløbet er modtaget.

4. Indbetalinger.

Indbetalinger må kun, når forholdene afgørende taler derfor, finde sted uden for den af den regnskabspligtige myndighed fastsatte åbningstid for kasseekspeditioner.

Indbetalinger må kun modtages af regnskabsføreren.

Indbetalinger skal fortrinsvis ske over myndighedens postkonto, hvorfor den regnskabspligtige myndigheds skrivelser skal påtrykkes postkontonummeret, ligesom dette nummer samt oplysning om, at indbetalinger ønskes over postkontoen, påstemples salgsnotater og lign. Endvidere skal det af skrivelser fra den regnskabspligtige myndighed vedrørende indbetalinger i anledning af fordringer, herunder tjenstlig gæld, fremgå, at beløbet ønskes indbetalt over postkontoen.

Kontante indbetalinger.

Ved kontante indbetalinger anvendes »Kvittering for indbetalinger«.

Kvitteringerne, der er maskinnummererede og oplagt i blokke, jf. i øvrigt pkt. 2, udskrives i 3 eksemplarer ved gennemskrift. Med de 3 eksemplarer forholdes således:

- eksemplar 1 udleveres til den person, der foretager indbetalingen,

- eksemplar 2 indgår som bilag til regnskabet, eventuelt sammen med andet bilagsmateriale,

- eksemplar 3 forbliver i blokken.

Med makulerede kvitteringer forholdes således:

- eksemplar 1 og 2 indsendes med regnskabet,

- eksemplar 3 forbliver i blokken.

Ved kontante indbetalinger gennem postvæsenet udskrives ingen kvitteringsblanket, idet kvitteringen afgives på (post) anvisningens midterste del. Den talon, der modtages fra postvæsenet, anvendes som bilag til regnskabet sammen med eventuelt andet bilagsmateriale.

Andre indbetalinger.

Ved indbetalinger over postgirokontoen anvendes de modtagne girotaloner som bilag. Endvidere indsendes samtlige kontouddrag med regnskabet.

Modtagne ikke krydsede checks krydses ved poståbningen, og samtlige checks afleveres til regnskabsføreren, der udfærdiger »Kvittering for indbetalinger«. Postanvisninger og værdibreve afleveres ligeledes til regnskabsføreren.

Ved poståbningen føres bog over indgåede checks, postanvisninger og værdibreve, samt breve fra pengeinstitut og postgirokontor. Regnskabsføreren kvitterer i bogen for modtagelsen.

I instruks for den person, som forestår poståbningen, optages bestemmelser i overensstemmelse med foranstående.

5. Udbetalinger.

Udbetalinger må kun, når forholdene afgørende taler derfor, finde sted uden for den af den regnskabspligtige myndighed fastsatte åbningstid for kasseekspeditioner.

Kontante udbetalinger.

Ved kontante udbetalinger, hvor der ikke foreligger regninger, beregninger eller udbetalingslister el.lign., anvendes »kvittering for udbetalinger« som kassebilag.

Andre udbetalinger herunder udbetaling af løn.

Ved udbetalinger skal myndighedens konto i pengeinstitut eller postkonto i videst muligt omfang benyttes. Checks og girokort underskrives af regnskabsføreren i forening med chefen for den regnskabspligtige myndighed, eventuelt i forening med en af denne udpeget person (f.eks. stabschef eller intendant).

Postvæsenets kvittering anvendes som bilag til regnskabet sammen med eventuelt andet bilagsmateriale. Såfremt der indsendes kvittering fra modtageren af beløbet, vedhæftes også denne bilaget. Lønudbetaling til månedslønnet personel sker ved overførsel til den enkeltes konto i pengeinstitut eller postkonto og således, at personellet kan disponere over beløbet fra den dato, hvor lønnen efter gældende bestemmelser skal være til rådighed for den enkelte lønmodtager.

6. Betingelser for at udbetaling kan finde sted.

a. Attestation.

Ethvert bilag, jf. dog nedenfor, skal, forinden det afleveres til regnskabsføreren, være attesteret. Attestation sker ved personlig underskrift (ikke faksimilestempel). Den attesterende skal sikre sig, at alle fornødne oplysninger til fuldstændig forståelse af bilagets indhold er påført bilaget. Endvidere skal han sikre sig, at der er ydet de ifølge overenskomster, aftaler, prislister m.v. opnåelige kvantums- eller ydelsesrabatter. Ligeledes skal den attesterende sikre sig, at der ved kontrolled, som opbevarer følgesedler el.lign. for de pågældende leverancer, foretages notering på følgesedlen om attestation således, at der ikke foretages attestation for samme beløb flere gange.

Den regnskabspligtige myndighed udgiver nærmere bestemmelser for, hvilke personer, der kan attestere udgiftsbilag for de forskellige tjenesteområder. Fortegnelse over disse personer skal - med underskriftsprøver - bero hos regnskabsføreren. Regnskabsføreren og hans hjælpere kan ikke bemyndiges til at attestere.

I øvrigt henvises til vedlagte bilag, der er et eksempel på fremgangsmåden ved attestation. Den nødvendige tilpasning til det enkelte tjenesteområde forudsættes at finde sted ved den regnskabspligtige myndigheds foranstaltning.

b. Anvisning.

Udgiftsbilag kan kun anvises ved særlig påtegning af regnskabsføreren, jf. vedlagte bilag.

Han indestår dermed for

- at attestation er givet af en person, der er bemyndiget hertil,

- at efterregning af bilaget er foretaget ved regnskabskontorets foranstaltning,

- at opnåelige kasserabatter fradrages, samt

- at bilaget opfylder følgende krav:

- stilet til myndigheden, evt. den tjenestegren, der har modtaget leverancen eller arbejdsydelsen,

- dateret,

- udstedt som originaleksemplar, medmindre leverandørens sædvanlige formularsystem udelukker dette (kopieksemplarer annulleres på tydelig måde eller tilintetgøres),

- specificeret hvad angår leverancens eller arbejdsydelsens art, mængde, pris, sats m.v.,

- forsynet med oplysning om tidspunktet for leverancen eller arbejdsydelsen,

- uden raderinger (eventuelle rettelser skal ske på en sådan måde, at det oprindelige stadig kan læses, ligesom rettelsen kun må foretages af en person, der er bemyndiget hertil).

Følgende udgiftsbilag kan dog anvises til udbetaling uden attestation:

- udbetalingslister over lønninger til månedslønnet personel,

- udbetalingslister, udfærdiget på grundlag af allerede attesterede lister, såsom overarbejde, udkommandogodtgørelse og døgntillæg,

- udbetalinger med henvisning til udbetalingsordrer fra højere myndigheder, idet kvittering påføres udbetalingsordren,

- forskud på tjenesterejser, når der foreligger rejseordre,

- rejsegodtgørelse samt forskud herpå til personel i chefsstillinger, herunder forstandere for civilundervisningen og auditører,

- udbetaling af ydelser m.v. beregnet af en anden regnskabspligtig myndighed, og som (ved mellemark) er overført til udbetaling,

- udbetaling af beløb fra reskontro, f.eks. private afdrag og skat.

7. Hjælpemidler.

Foruden de hidtil førte bøger og oversigter anvendes: - en blanket »Kvittering for indbetalinger«, (vare nr. 575. 172), - en blanket »Kvittering for udbetalinger«.

8. De med virkning fra 1. april 1957 gældende »Bestemmelser for kassebogføring, regnskabsindsendelse m.v.« ændres ikke af ovenstående.

BILAG III

FORSVARSMINISTERIET

FORVALTNINGSDIREKTORATET DEC 1969

Lyngbyvej 100

2100 København Ø Bestemmelser for udbetaling og forvaltning af forskudssummer.

1. Til afholdelse af mindre, tjenstlige udgifter kan der til enhedschefer (afdelingschefer, underafdelingschefer, skibschefer, kutterførere m.fl.) efter den regnskabspligtige myndigheds nærmere bestemmelse udbetales en efter forholdene afpasset fast forskudssum.

Forskudssummen fastsættes således, at den normalt dækker en uges udgifter, og den må i intet tilfælde overstige en måneds normalt forekommende udgifter.

2. Chefen for vedkommende enhed kvitterer overfor den regnskabspligtige myndighed for forskudssummen. Han overdrager - såfremt han ikke vælger selv at bestride kasseforretningerne - mod kvittering beløbet til den månedslønnede person, som han udpeger tid at forvalte forskudssummen - ved en underafdeling normalt kommandobefalingsmanden.

Såfremt forskudssummen af enhedschefen er overdraget i overensstemmelse med ovenstående, foretager chefen jævnligt og mindst een gang månedlig uanmeldt kontrol af beholdningen tilstedeværelse. Resultatet af eftersynet indføres i enhedens mønstringsprotokol el.lign.

3. Den person, som forvalter forskudssummen, udfører personligt kasseforretningerne.

Beholdningen (penge og bilag) opbevares i aflåset pengekasse, der beror i aflåset (stål) skab el.lign. under dirkefri lås og således, at alene kasseindehaveren har adgang til pengekassen.

Reservenøglen afleveres i forseglet kuvert (forseglet af kasseindehaveren) hos chefen for enheden eller efter den regnskabspligtige myndigheds nærmere bestemmelse.

4. Regnskabsaflæggelse for den faste forskudssum sker under anvendelse af blanketten »afregning vedrørende forskudssummer« samt kvitterede regninger. Nævnte blanket og regninger attesteres af chefen for enheden, hvorefter kasseindehaveren mod aflevering af disse bilag får refunderet de afholdte udgifter ved den regnskabspligtige myndighed.

Afregning finder normalt sted een gang ugentlig.

Der anlægges en kassebog (kassebog B kan anvendes, idet konteringsrubrikken ikke anvendes), hvori samtlige ind- og udbetalinger føres.

Der foretages afstemning hver dag, hvor der har været bevægelser i kassebeholdningen, dog mindst een gang ugentlig.

5. Ved chefskifte afregnes forskudssummen til den regnskabspligtige myndighed således, at den afgående enhedschef modtager kvittering for afviklingen.

6. I tilfælde, hvor der udbetales en midlertidig forskudssum, foretages fuldstændig afregning af denne, og den regnskabspligtige myndighed meddeler kvittering for det fulde beløb.

Versioner

1. 1981-06-30