Ikke selve loven: Dokument

Adresse https://gelex.eu/eli/DK/doc/retsinfo/1985/22086@1985-08-01/da

Indhold

1. Indledning

Indhold

Ændringer i forhold til udgaverne af

februar 1983 og februar 1984 ........................... 4 Bevillingens formål og budget .......................... 5 Udbetaling og anbringelse af udbetalte beløb ........... 5 Renter ................................................. 7 Bortfald af bevillingen ................................ 7 Aflønning .............................................. 7 Andet lønnet arbejde ................................... 9 Indkøb ................................................. 9 Apparatur ............................................. 10 Specielt vedrørende apparatur, som ejes af FRIT ....... 11 Beretning ............................................. 11 Publikationer ......................................... 11 Regnskab .............................................. 12 Regnskab for rejser ................................... 14

Ændringer i forhold til udgaven af februar 1983

Denne udgave af »Generelle bestemmelser for bevillinger fra forskningsrådene« indeholder i forhold til udgaven af februar 1983 enkelte sproglige ændringer, som forhåbentlig gør teksten lettere læselig. Substantielle ændringer findes i følgende afsnit:

Aflønning

- Det anføres udtrykkeligt, at ferie skal afholdes i overensstemmelse med ferieloven. En bevillingshaver kan altså ikke »strække« sin bevilling ved i strid med ferieloven at skubbe sin ferie til efter bevillingsperiodens udløb.

- Det bemærkes, at hvis en bevillingshaver ønsker at ansætte en anden person end oplyst i ansøgningen, skal dette forelægges for forskningsrådet.

Regnskab

- Der kræves fremover ikke delregnskab for hver 12 måneders periode. Rådet forbeholder sig dog at kræve delregnskab indsendt.

- Det anføres udtrykkeligt, at indeholdelse af ATP påhviler bevillingshaveren.

- Der er indføjet et særligt afsnit vedrørende bevillinger, som administreres af Københavns Universitet.

Ændringer i forhold til udgaven af februar 1984

Aflønning

- Der gives oplysning om protokollat af 4. februar 1985 mellem HK og undervisningsministeriet om kontor- og laboratoriefunktionærer.

Generelle bestemmelser for bevillinger fra forskningsrådene

For bevillinger givet af et af statens forskningsråd gælder nedenstående bestemmelser.

Eventuelle spørgsmål i forbindelse med administration af bevillinger kan rettes til forskningssekretariatet.

Bevillingens formål og budget

Ændring af bevillingens formål eller af dens budget, i form af overskridelser af godkendte budgetposter eller oprettelse af nye, kræver rådets forudgående godkendelse. Afvigelser på indtil 10% på godkendte budgetposter - men inden for bevillingens totalbeløb - behøver dog ikke at forelægges, medmindre der er tale om beløb til lønudgifter eller apparaturindkøb.

Udbetaling og anbringelse af udbetalte beløb

Udbetaling sker efter bevillingshaverens skriftlige anmodning med henvisning til bevillingens journalnummer således:

Hvis bevillingshaveren er tilknyttet en statsinstitution, udbetales hele bevillingen normalt på een gang til institutionen, som i henhold til undervisningsministeriets cirkulære af 23. januar 1980 opretter en versurkonto (mellemregningskonto) for hver bevilling. Nummeret på denne versurkonto skal oplyses i udbetalingsanmodningen.

Institutionen må ikke trække beløbet direkte på rådets konto i SCR (Statens centrale Regnskabssystem).

I andre tilfælde udbetales bevillingen kun på een gang, hvis hele det bevilgede beløb forventes brugt inden for 3 måneder fra udbetalingsdagen. Ellers udbetales som deludbetaling, hvad bevillingshaveren skønner at have brug for til formålet i løbet af 3 måneder. Det er muligt i en enkelt skrivelse at anmode om kvartalsvis udbetaling af hele bevillingen. Udbetalte beløb skal holdes kassemæssigt adskilt fra alle andre beløb, som bevillingshaveren råder over. Medmindre andet aftales med sekretariatet, skal beløbene indsættes på en til formålet særligt oprettet postgirokonto eller konto i et dansk pengeinstitut. Forskningssekretariatet foretager normalt udbetalinger direkte til denne konto (husk derfor at oplyse kontonummer).

Anvisning af rekvirerede beløb tager op mod 3 uger

Der er en række undtagelser fra disse generelle retningslinier:

Apparatur bevillinger og bevillinger til trykning udbetales normalt direkte til leverandøren/trykkeriet på grundlag af attesterede regninger. Betalingsformen vil fremgå af bevillingsskrivelsen.

Bevillinger til een enkelt rejse eller studieophold kan anvises direkte til bevillingshaveren eller en af ham oplyst postgirokonto eller konto i et dansk pengeinstitut.

Bevillinger til oversættelse eller sproglig revision udbetales til oversætteren/sprogrevisoren efter indsendelse af attesteret regning. Hvis regningen ikke er påført moms, er der normalt tale om A-indkomst, og oversætterens/sprogrevisorens personnummer samt kontonummer i et dansk pengeinstitut skal oplyses. Forskningssekretariatet skal indeholde kildeskat, hvorfor skattekort (eller fotokopi heraf) bør medsendes. Ellers indeholdes (for tiden) 50% kildeskat. Det bedes dog oplyst, hvis arbejdet er udført af en udlænding i udlandet, da der i så fald ikke foreligger skattepligt til Danmark.

I særlige tilfælde kan forskningssekretariatet påtage sig administrationen af lønbevillinger. I disse tilfælde vil lønnen blive anvist månedsvis bagud, når man har modtaget skattekort, oplysning om eventuelt medlemsnummer i pensionskasse eller lignende samt oplysning om kontonummer i et dansk pengeinstitut, hvortil lønnen kan anvises.

Renter

Renter, der tilskrives en bevillingskonto, tilhører forskningsrådet og skal tilbagebetales, medmindre de godkendes anvendt til bevillingens formål.

Versurkonti i statsinstitutioner får ikke tilskrevet renter.

Bortfald af bevillingen

Hvis bevillingen ikke er opbrugt senest 2 år efter bevillingens dato, bortfalder restbeløbet, og bevillingshaveren skal tilbagebetale det uforbrugte beløb med eventuelle påløbne renter.

Ved flerårige projekter udløber dog hver enkelt delbevilling med den i bevillingsskrivelsen angivne periode. Man kan i forbindelse med regnskabsaflæggelsen søge et uforbrugt beløb (eventuelt uforbrugte beløb på enkelte budgetposter) fra en bevillingsperiode overført til den følgende bevillingsperiode. Ansøgningen må begrundes.

Et beløb på en institutionskonto, der er en rest af en forskningsrådsbevilling, kan uden yderligere varsel tilbagebetales til forskningsrådet, når kontoen ikke har været rørt i eet år, og administrationen har rykket bevillingshaveren for afslutningsposteringer.

Aflønning

Aflønning dækker det i bevillingsskrivelsen anførte antal arbejdsmåneder/timer. Der må ikke uden rådets godkendelse ske ændring i en medarbejders ugentlige timetal i forhold til det i bevillingen forudsatte. Normalt gives bevillingen i form af en godkendt aktivitet, f.eks. 10 laborantmåneder, og det bevilgede beløb er derfor et foreløbigt skøn, der kan reguleres på grundlag af anciennitet, lønniveau m.m. I visse tilfælde gives bevillingen dog som et rammebeløb, der ikke kan overskrides. Lønnen fastsættes i henhold til en mellem staten og den pågældende organisation indgået overenskomst.

Vedrørende ansættelsesvilkårene i øvrigt for rådsaflønnet videnskabeligt personale henvises til protokollat af 6. maj 1981 mellem Akademikernes Centralorganisation og finansministeriet. Protokollatet kan rekvireres i forskningssekretariatet. Selv om en aflønning forventes at vare flere år, gives bevilling for eet år ad gangen, og der må hvert år fremsendes en fornyet ansøgning, bilagt en redegørelse for det udførte og det planlagte arbejde. Hvis den fornyede ansøgning ikke foreligger til den fastsatte frist, vil ansættelsesforholdet blive opsagt med et varsel i overensstemmelse med funktionærlovens regler. Hvis forskningsrådet - på grundlag af den fornyede ansøgning eller på anden foranledning - finder, at projektet udvikler sig utilfredsstillende, kan ansættelsen bringes til ophør med et varsel i overensstemmelse med funktionærlovens regler.

For månedslønnede kontor- og laboratoriefunktionærer gælder bestemmelserne i protokollat af 4. februar 1985 mellem Handels- og Kontorfunktionærernes Forbund i Danmark (HK) og undervisningsministeriet. Protokollatet kan rekvireres i forskningssekretariatet. For andet teknisk og administrativt personale gælder de overenskomstmæssige vilkår. Opmærksomheden henledes i særlig grad på, at det påhviler bevillingshaveren at iagttage gældende opsigelsesvarsel i forbindelse med en bevillings udløb.

Den nøjagtige lønberegning, herunder anciennitetsfastsættelse, foretages af den lønadministrerende institution, og det bevilgede lønbeløb er derfor et foreløbigt skøn.

Rådet dækker overenskomstmæssige lønstigninger. Ansøgning herom (skema unødvendigt) skal indeholde en nøjagtig angivelse af det nødvendige beløb og dettes beregning. Tillægsansøgningen kan eventuelt vedlægges regnskabet. Hvis det bevilgede lønbeløb overstiger aflønningen i den i bevillingen fastsatte periode, tilfalder besparelsen rådet.

Betaling for overarbejde kan normalt ikke accepteres og forudsætter altid rådets forudgående tilladelse.

Ferieafholdelse og sygdom skal altid indberettes skriftligt til lønadministrationen af bevillingshaveren. Alle feriegiro, feriebeviser og feriemærkebøger skal underskrives af lønadministrationen, før beløbene hæves.

Ferie skal afholdes i henhold til ferieloven.

I forbindelse med en projektmedarbejders barselsorlov kan der om fornødent ansøges om tillægsbevilling enten til at aflønne en afløser eller til at forlænge den pågældende medarbejders tilknytning til projektet.

Bevilling til aflønning af videnskabelig medhjælp gives bl.a. på baggrund af en vurdering af den pågældendes kvalifikationer. Hvis bevillingshaveren ønsker at ansætte en anden person end oplyst i ansøgningen, skal dette derfor forelægges for forskningsrådet.

Andet lønnet arbejde

Heltidsansatte forskere må ikke påtage sig andet lønnet arbejde uden rådets tilladelse.

Deltidsansatte forskere må uden forelæggelse for rådet højst påtage sig lønnet arbejde i et sådant omfang, at den samlede beskæftigelse svarer til en fuldtidsstilling.

Indkøb

Alle indkøb skal foretages i henhold til reglerne i statens indkøbsvejledning. Vejledningen kan rekvireres hos Direktoratet for statens indkøb.

Institutioner, der er tilsluttet statens centrale indkøbsordninger, skal ved indkøb af varer og tjenesteydelser benytte disse indkøbsordninger, hvor det er muligt.

Direktoratet kan i øvrigt yde bistand i forbindelse med indkøb og ved fremstilling af publikationer og tryksager.

apparatur

Bevilget apparatur (herunder kontormaskiner m.m.) skal normalt tilhøre Forskningsrådene og Risøs Instrumenttjeneste FRIT . Bevillingen er altså et udlån af det pågældende apparatur.

Hvis der ikke i bevillingsskrivelsen er anført noget om ejendomsforholdet, tilhører apparaturet FRIT .

Bemærk: For Statens teknisk-videnskabelige Forskningsråd, der ikke er tilknyttet FRIT , gælder, at bevilget apparatur overdrages til den institution, der står som bevillingshaver, medmindre andet fremgår af bevillingsskrivelsen.

Hvis brugen af lånt apparatur ophører, skal rådet underrettes, således at apparaturet kan udlånes til andre forskere.

Hvis bevillingshaveren skifter arbejdssted, eller hvis grundlaget for bevillingen på anden måde ændres væsentligt, skal spørgsmålet om apparaturets placering forelægges for rådet.

Uanset ejerforholdet påhviler vedligeholdelsesomkostningerne bevillingshaveren, som dog eventuelt kan træffe aftale med sin arbejdsplads om, at denne overtager forpligtelsen. Er dette tilfældet, skal det bekræftes af arbejdspladsen, eventuelt ved påtegning på den kopi af bevillingsskrivelsen, hvorpå bevillingshaveren bekræfter vilkårene for bevillingen.

To år efter anskaffelsen skal der indsendes en beretning om de projekter, hvortil apparaturet er bevilget samt en redegørelse for udnyttelsen af apparaturet. Der skal ikke herefter indsendes særtryk af publikationer, medmindre rådet anmoder herom.

Specielt vedrørende apparatur, som ejes af FRIT

Kopi af bevillingsskrivelsen tilgår FRIT , som snarest derefter vil kontakte bevillingshaveren. FRIT foretager indkøbet efter forudgående aftale, medmindre andet bliver bestemt.

Ved tidsbestemt udlån vil FRIT ved låneperiodens udløb anmode om genansøgning eller returnering af apparaturet. FRIT vil endvidere anmode om oplysning om drifts- og vedligeholdelseserfaringer.

Ved tidsubestemt udlån vil FRIT efter 5 år anmode bevillingshaveren om at bekræfte, at apparaturet fortsat benyttes, samt anmode om oplysning om drifts- og vedligeholdelsesomkostninger.

Beretning

Der skal inden den fastsatte frist indsendes en beretning om arbejdet med den opgave, som rådet støtter. Bevilger rådet forlænget støtte til projektet, betragtes denne betingelse som opfyldt med den som bilag til forlængelsesansøgningen vedlagte redegørelse for projektets forløb. Den afsluttende beretning forudsættes at omfatte et resumee egnet til offentliggørelse, ligesom rådet forbeholder sig ret til at udlåne beretningen.

Vedrørende apparaturbevillingen henvises til afsnittet »Apparatur« side 10.

Publikationer

Publikationer, som er resultat af det rådsstøttede arbejde, samt publikationer udgivet med rådsstøtte, skal indsendes i 3 eksemplarer (5 eksemplarer til Statens Forskningsråd) med angivelse af bevillingens journalnummer. I publikationer skal anføres, at det pågældende arbejde er støttet af rådet.

Vedrørende apparaturbevillingen henvises til afsnittet »Apparatur«, side 10

Forskningsrådenes navne på engelsk er:

Statens naturvidenskabelige Forskningsråd

Danish Natural Science Research Council

Statens lægevidenskabelige Forskningsråd

Danish Medical Research Council

Statens jordburgs- og veterinærvidenskabelige Forskningsråd

Danish Agricultural and Veterinary Research Council

Statens samfundsvidenskabelige Forskningsråd

Danish Social Science Research Council

Statens humanistiske Forskningsråd

Danish Research Council for the Humanities

Statens teknisk-videnskabelige Forskningsråd

Danish Technical Research Council

Regnskab

Der skal normalt aflægges et fuldt dokumenteret regnskab for en forskningsrådsbevilling på forskningssekretariatets regnskabsskema, som er vedlagt eller kan rekvireres. Regnskabet skal underskrives af bevillingshaveren, som også har ansvaret for, at regnskabet indsendes rettidigt.

Skema indsendes for hver enkelt bevilling (journalnummer), selv om der måtte være givet flere bevillinger til samme formål. Er der fra flere forskningsråd ydet bevilling til delvis dækning af samme budgetposter, indsendes dog et samlet regnskab for disse bevillinger. Er der fra anden side ydet støtte til de budgetposter, som rådet har ydet støtte til, skal det oplyses i regnskabet, og der skal aflægges fuldt regnskab for de pågældende poster. Slutregnskabet indsendes, når formålet er opnået, arbejdet opgivet eller den fastsatte tidsfrist er udløbet. Rådet forbeholder sig at kræve delregnskab indsendt.Regnskabsposterne indføres i kronologisk orden, og regnskabsbilagene nummereres fortløbende. Af hensyn til sammenligningen med det godkendte budget er det vigtigt, at der for de enkelte udgiftsposter anføres budgetpostnummer.

Som indtægter opføres følgende:

1. Overførsel fra sidste regnskabsaflæggelse.

2. Overførsel fra andre bevillinger, herunder bevillinger fra anden side, til samme formål med angivelse af journalnummer.

3. Anviste(udbetalte) beløb fra rådet.

4. Tilskrevne renter.

5. Salgsindtægter, refusioner o.l.

Udgifts dokumentation skal finde sted ved originale, kvitterede bilag, der giver udtømmende oplysninger om arten af de afholdte udgifter. I forbindelse med aflønninger og ved betaling af tjenesteydelser må såvel arbejdets art og tidsforbrug som de anvendte satser anføres. Som udgift opføres også eventuel tilbagebetaling til rådet. Kvitteringer for sådanne tilbagebetalinger skal dog ikke indsendes med regnskabet.

Indeholdelse af kildeskat og ATP påhviler bevillingshaver og skal fremgå af regnskabet.

I tilfælde, hvor regnskabet er ført af en statsinstitution, som foretrækker at lade bilagene vedrørende bevillingen følge med de øvrige bilag direkte til rigsrevisionen, kan der i stedet for bilagene vedlægges kontoudskrift eller fotokopi af kontokortet med oplysning om, under hvilket bogføringsnummer og på hvilken konto samt i hvilken måned de på kontoudskriften opførte regnskabsposter er bogført i de til rigsrevisionen indsendte regnskaber.

Det er bevillingshaverens opgave at opbevare regnskabsudtog, som modtages fra administrationen, med henblik på indsendelse sammen med regnskabsskemaet. Regnskabsskemaet skal også i disse tilfælde udfyldes, således at hver enkelt udgiftsart er nøje angivet. Ved lønudgifter skal det, eventuelt ved notat på regnskabsudtogene, fremgå, hvis der er poster, som vedrører efterreguleringer og feriepenge.

For lønbevillinger, der administreres af en statsinstitution, kan regnskabet efter institutionens bestemmelse eventuelt bestå af en af administrationen udarbejdet og af bevillingshaveren attesteret opgørelse over den afholdte lønudgift. Opgørelsen skal indeholde oplysning om lønmodtagerens navn, aflønningsperiode, udbetalt løn og feriegodtgørelse. Forskningssekretariatet forbeholder sig dog at kunne anmode om supplerende oplysninger i særlige tilfælde.

For bevillinger, der administreres af Københavns Universitet, gælder specielt:

Ved indsendelse af udgiftsbilag til Københavns Universitet skal de 3-cifrede numre, der i bevillingsskrivelsen er anført ud for hver budgetpost, anføres som ciffer 13, 14, 15 (analysenummer) i kontonummeret. Regnskabsaflæggelse sker ved at indsende regnskabsskemaet med side 1 og 2 i udfyldt og underskrevet stand, bilagt kontoudskrifter og analyseudskrifter fra Københavns Universitet.

I følgende tilfælde aflægges ikke regnskab efter ovennævnte retningslinier:

1. Hvor der i bevillingsskrivelsen helt eller delvis er meddelt fravigelse fra regnskabskravet.

2. Hvor bevillingsbeløbet af rådet udbetales direkte til leverandører på grundlag af attesterede regninger.

3. Ved lønbevillinger, som administreres af forskningssekretariatet.

Vedrørende rejseregnskab henvises til nedenstående.

Regnskab for rejser

Regnskabsaflæggelse sker på særligt skema, som indeholder nærmere vejledning om dokumentationskrav m.v. Sædvanligvis er der bevilget midler til benyttelse af offentlige transportmidler, men har rådet godkendt benyttelse af eget motorkøretøj, ydes kilometergodtgørelse efter reglerne i finansministeriets cirkulære om tjenestemænds godtgørelse for benyttelse af eget befordringsmiddel på tjenesterejser. Hvor intet andet er anført, ydes kilometergodtgørelsen efter laveste sats.

Under rejser i Danmark anvendes normalt statens regler for time- og dagpenge.

Ved bevilling fra flere sider til samme rejse skal der over for rådet aflægges et fuldt regnskab, omfattende samtlige udgifter og indtægter. Hvis et universitet eller en højere læreanstalt har ydet en delbevilling, fremsender rådet efter revision regnskabsmaterialet til den pågældende institution.

Hvis der til en udenlandsrejse bevilges støtte fra flere sider, og hvis den samlede støtte overstiger rådets maksimum for rejsestøtte (transportudgifter, gebyrer samt 80% af finansministeriets satser for opholdsudgifter), vil rådet reducere sin støtte tilsvarende.

Versioner

1. 1985-08-01 · til 1996-02-29