Ikke selve loven: Dokument

Adresse https://gelex.eu/eli/DK/doc/retsinfo/1987/25010@1987-01-31/da

Indhold

1. Indledning
2. Underskrift 1

Bilag: 1. Rapporteringsbestemmelser vedrørende oprettelse i lønsystemet af indkaldte værnepligtige/konstabelelever.

2. Rapporteringsbestemmelser vedrørende undervisningsbetaling.

3. Beskrivelse af Forsvarsministeriets centrale edb-lønsystem.

Erstatter: FKOBST Ø.540-1. MAJ 1986 (7.udg.,rev.).

FORMÅL

1. Nærværende bestemmelse og vejledninger har til formål at definere og fastlægge rapporteringskravene for lønrapportering fra søværnets regnskabspligtige institutioner til Forsvarsministeriets 8. kontor (FMN 8.kt.) i forbindelse med beregning og anvisning af løn m.v. i Forsvarsministeriets centrale edb-lønsystem.

LØNRAPPORTERINGENS OMFANG

2. Lønrapportering til FMN 8.kt. foretages for månedslønnet militært og civilt personel og skal omfatte:

a. Særlige lønoplysninger:

Herved forstås en række oplysninger, som har indflydelse på den månedlige beregning og anvisning af løn m.m. Disse oplysninger omfatter f.eks. lønkonto, skattekort, afvikling af ferie uden løn, afvikling af ferieorlovsdage uden løn, ulovligt fravær m.v.

b. Variable løndele:

Herved forstås tillæg m.v., der skal ydes/indeholdes for faktisk udført tjeneste m.v., og som derfor normalt vil variere fra måned til måned, f.eks. døgntillæg, søtillæg, natpenge, fradrag for kost m.v.

c. Faste løndele:

Herved forstås tillæg og fradrag, der normalt igennem en længere periode månedsvis skal ydes/indeholdes med et fast beløb, f.eks. kvarterbidrag, boligbidrag m.v.

De særlige lønoplysninger samt de variable og faste løndele, der er omfattet af lønrapporteringen, er efterfølgende beskrevet i pkt. 7-10.

RAPPORTERINGSANSVAR

3. Den regnskabspligtige institution er ansvarlig for, at der foretages lønrapportering til FMN 8. kt. i overensstemmelse med nærværende bestemmelser på grundlag af de lønoplysninger, som registreres ved institutionen/skibet vedrørende indtjente/opgjorte tillæg/fradrag m.v.

Det pålægges institutionen/skibet at tilrettelægge administration og kontrolfunktioner i forbindelse med registrering og lønrapportering af løndele på en sådan måde, at lønrapportering kan foretages rettidigt og med korrekte lønoplysninger.

RAPPORTERINGSTERMINER

4. Efter udløb af hver kalendermåned foretages lønrapportering af de i kalendermåneden indtjente og opgjorte løndele m.v. Lønrapporteringen afsendes så betids fra institutionen/skibet, at den kan være FMN 8.kt. i hænde senest den 6. i måneden efter opgørelsesmåneden.

Den anførte termin for lønrapportering vil afhængigt af tidspunktet for afvikling af en måneds lønkørsel kunne ændres. Meddelelse herom vil tilgå institutionen.

Forinden indsendelse af månedens lønrapportering kontrolleres, at alle rapporteringsskemaer er behørigt underskrevet/signeret af det personale, som i medfør af institutionens regnskabsinstruks må foretage lønrapportering og efterkontrol.

For at tilgodese den kontrol som FMN 8.kt. skal udføre ved modtagelsen, skal skemaerne indsendes (opdelt i hver sit omslag) med følgeskrivelsen »Indsendelse af lønrapportering m.v.« (blanket 575.198-73). Følgeskrivelsen skal udfyldes i overensstemmelse med det faktiske antal rapporteringsskemaer, opgørelser, indberetninger m.m., uden angivelse af bilagsnummer FRA-TIL. Rubrikken »Indsendelse nr.« udfyldes med fortløbende nummerering startende med nr. 1 inden for hvert finansår.

På grundlag af dette kontrollerer FMN, at det angivne antal skemaer er til stede, samt at alle forsendelser er fremkommet.

Forsendelsen mærkes udvendigt med »Lønrapportering« og sendes direkte til

Forsvarsministeriets 8. kontor

Lyngbyvej 100

2100 København Ø.

Det skal bemærkes, at forsendelser mærket »Lønrapportering« ikke må indeholde værdipapirer, f.eks. Ferie-Giro anvisninger m.v.

LØNRAPPORTERINGSBLANKETTER M.V.

5. Søværnets regnskabspligtige institutioner/skibe foretager den månedlige lønrapportering ved anvendelse af følgende blanketter m.v.:

a. Lønrapporteringsskema 18 »Opgørelse over indtjente variable ydelser (militært personel)».

Blanketten er beregnet til brug for opgørelse og lønrapportering af indtjente variable ydelser for enkeltperson (militært personel).

b. Lønrapporteringsskema 17 »Opgørelse over indtjente variable ydelser (civilt personel)».

Blanketten er beregnet til brug for opgørelse og lønrapportering af indtjente variable ydelser for enkeltperson (civilt personel).

c. »Lønrapporteringsskema 4«.

Blanketten er beregnet til såvel rapportering af eventuelle rettelser til de under pkt. 5.a og b indsendte lønrapporteringer som lønrapportering af visse særlige lønoplysninger samt variable og faste løndele.

d. »Lønrapportering 7 (værnepligtsløn)».

Blanketten er beregnet til brug for rapportering af oprettelse i edb-lønsystemet af indkaldte værnepligtige/konstabelelever, jf. pkt. 7.a.

e. »Lønrapportering 8 (undervisningsbetaling ved skoler/kurser)».

Blanketten er beregnet til brug for rapportering af undervisningsbetaling for lærere ved skoler/kurser, jf. pkt. 8. c.

f. »Ind- og udflytning af kvarter/lukaf m.v.«.

Blanketten er bl.a. beregnet til brug for rapportering af kvarterbidrag samt rengøringsbidrag for rengøring af kvarter, jf. pkt. 9.

g. »Ind- og udflytning af boliger m.v.«.

Blanketten er beregnet til brug for rapportering af boligbidrag, samt garageleje og naturalydelser, jf. pkt. 9.

h. »Lønrapporteringsskema 12 (Mellemark vedrørende diverse tjenstlig gæld)».

Dette lønrapporteringsskema (mellemark) anvendes af institutionerne, når der skal foretages afregning over Forsvarsministeriets centrale edb-lønsystem af tjenstlig gæld, jf. pkt. 10. RAPPORTERINGSGRUNDLAG

6. Rapporteringsgrundlaget (originaleksemplar af særlige opgørelser vedrørende dykkertillæg m.v. samt eksemplar nr. 2 af blanketterne »Opgørelse over indtjente variable ydelser«) for lønrapportering vedlægges som bilag til institutionens månedlige lønrapportering.

Rapporteringsgrundlaget indlægges i særskilt omslag/kuvert mærket med:

Tjenestestedets navn:

Rapporteringsgrundlag for måned: 19 .

Det af institutionen indsendte rapporteringsgrundlag til FMN 8.kt. bliver tilsendt Rigsrevisionen umiddelbart efter afviklingen af månedens lønkørsel.

LØNRAPPORTERING AF SÆRLIGE LØNOPLYSNINGER

7. a. Oprettelse i lønsystemet af indkaldte værnepligtige/ konstabelelever.

Oprettelse i Forsvarsministeriets centrale edb-lønsystem af værnepligtige/konstabelelever, der indkaldes til tjeneste i søværnet, foretages af Søværnets Eksercerskole (SES) efter de i bilag 1 anførte rapporteringsbestemmelser.

b. Lønkonto.

Oplysninger om lønkonto (pengeinstitut/kontonummer), hvortil beregnet løn m.v. ønskes anvist, skal afgives af den enkelte lønmodtager ved anvendelse af SVN-blanket nr. 28O.

c. Skattekort

For lønmodtagere i lønsystemet skal gyldige skattekort (hovedkort/frikort) altid opbevares ved FMN 8.kt.

d. Ulovligt fravær fra tjenesten.

Med det formål midlertidigt at bringe lønberegning og lønanvisning til ophør for militært personel, der formodes at være ulovligt fraværende fra tjenesten, skal rapportering til FMN 8.kt. foretages som følger:.

Umiddelbart efter at et formodet ulovligt fravær har varet 48 timer, indsendes lønrapporteringsskema 4 med oplysning om dato og klokkeslet for fraværets begyndelse. På dette grundlag vil lønberegning og lønanvisning blive bragt til ophør. Når tjenesten atter tiltrædes efter fraværet, indsendes lønrapporteringsskema 4 med dato og klokkeslet for mødet, hvorefter lønberegning og lønanvisning vil blive genoptaget. Såfremt fraværet har været ulovligt, udfyldes lønrapporteringsskemaet samtidigt som anført i pkt. e. I forbindelse med lønkørslen, mellem den 10. og 22. i måneden, skal FMN 8.kt. dog underrettes pr. telefon efter 24 timers ulovligt fravær.

e. Bortfald af løn m.v.

Dage, for hvilke der ikke skal ydes løn m.v. som følge af

- ulovligt fravær fra tjenesten,

- varetægtsfængsling/straffeafsoning for overtrædelse af andre love end den militære straffelov,

- afvikling af ferie uden løn,

- afvikling af ferieorlovsdage uden løn,

- afvikling af orlov uden løn,

skal lønrapporteres ved anvendelse af lønrapporteringsskema 4. Lønrapporteringsskemaets rapporteringsdel udfyldes med

- antal dage for hvilke løn m.v. skal bortfalde/indeholdes,

- hvilken lønmåned de anførte dage vedrører,

- årsag til bortfald af løn m.v.

f. Lønafkortning ved forsildemøde.

Når lønafkortning skal foretages i stedet for anvendelse af strafferetlig sanktion ved mindre alvorlige overtrædelser af militær straffelovs § 23 skal dette lønrapporteres ved anvendelse af lønrapporteringsskema 4. Lønrapporteringsskemaets rapporteringsdel udfyldes med

- antal halve timer for hvilke der skal lønafkortes,

- hvilken lønmåned lønafkortningen vedrører.

g. Ændring af aflønningsform for stampersonel.

Stampersonel kan vælge mellem to aflønningsformer benævnt A og B. Overgang mellem aflønningsformerne i løbet af ansættelsesperioden vil kunne ske, når den antagne fremsætter ønske herom. Overgangen finder sted fra begyndelsen af en kalendermåned. Ændring af aflønningsform lønrapporteres ved anvendelse af lønrapporteringsskema 4.

LØNRAPPORTERING AF VARIABLE LØNDELE

8. Det fremgår af de fortrykte opgørelsesblanketter

- Lønrapporteringsskema 18 »Opgørelse over indtjente variable ydelser (militært personel)» og

- Lønrapporteringsskema 17 »Opgørelse over indtjente variable ydelser (civilt personel)»

hvilke variable løndele, der er omfattet af nærværende lønrapporteringsbestemmelser. Opgørelsesblanketterne anvendes og udfyldes i overensstemmelse med den på blanketterne trykte vejledning.

Opgørelsesperioden for variable løndele er kalendermåneden. Løndelene opgøres enten direkte på nævnte opgørelsesblanketter eller overføres til blanketterne fra andet særligt opgørelsesgrundlag.

Opgørelsesblanketten for den enkelte lønmodtager må kun omfatte de løndele, som er indtjent i den kalendermåned, den månedlige lønrapportering vedrører. Løndele indtjent i en tidligere kalendermåned (men ikke tidligere opgjort og rapporteret), må ikke medtages på aktuel måneds opgørelsesskema, men skal opgøres på selvstændig opgørelsesblanket og indsendes med særskilt følgeskrivelse, hvor anføres, i hvilken kalendermåned løndelene er indtjent.

Såfremt der for en lønmodtager er foretaget fejlagtig opgørelse og rapportering i en tidligere indsendt månedlig lønrapportering, kan dette forhold alene reguleres ved indsendelse af lønrapporteringsskema 4 med angivelse af nærmere redegørelse, vedrørende kalendermåned og løndele m.v.

For følgende variable løndele bemærkes specielt:.

a. Velfærdsvederlag/-honorarer.

- vederlag for idrætsinstruktion,

- honorar for tilsyn med og vedligeholdelse af hobbyværktøj m.v. og

- honorar for tilsyn med og forevisning af film

skal rapporteres samlet i kroner og øre ved anvendelse af løndelen »Vederlag for idrætsinstruktion/underholdende film, lønkode 5840«.

b. Studiegastvederlag (kun GLK).

Vederlag skal rapporteres i kroner og øre ved anvendelse af løndelen »Vederlag for idrætsinstruktion/underh.film, lønkode 5840«.

Der skal i forbindelse med lønrapportering af dette vederlag ikke foretages postering i pengeregnskabet.

c. Undervisningsbetaling.

Lønrapportering af undervisningsbetaling for lærere ved skoler/kurser påhviler den regnskabspligtige institution, hvor skolen/kurset regnskabsmæssigt er underlagt, jf. kontoplan for forsvaret.

Lønrapporteringen foretages efter de i bilag 2 anførte rapporteringsbestemmelser.

d. Boligtjenestetelefon.

Godtgørelse for boligtjenestetelefon, der udbetales kvartalsvis forud, lønrapporteres ved anvendelse af lønrapporteringsskema 4.

LØNRAPPORTERING AF FASTE LØNDELE

9. Lønrapporteringen omfatter følgende løndele:

- Boligbidrag for tjenestebolig,

- boligbidrag for lejebolig,

- kvarterbidrag,

- naturalydelser (varme, vand, rengøring m.v.),

- ødetillæg.

a. Tjenestebolig/lejebolig,naturalydelser.

Lønrapportering af boligbidrag for tjenestebolig/lejebolig og naturalydelser vedrørende samme, samt evt. garageleje, foretages ved udfyldelse af blanket vedrørende ind- og udflytning af boliger m.v. (vare nr. 575.603) hvor eksemplar 1 og 2 indsendes til Forsvarsministeriets 8. kontor.

b. Kvarterbidrag

Lønrapportering af kvarterbidrag samt rengøringsbidrag for rengøring af kvarter foretages ved udfyldelse af blanket vedrørende ind- og udflytning af kvarter/lukaf m.v. (vare nr. 575.602) hvor eksemplar nr. 1 indsendes til Forsvarsministeriets 8. kontor.

Generelle ændringer af kvarterbidrag, jf. Kundgørelse for Forsvaret, foretages automatisk i edb-lønsystemet og skal derfor ikke lønrapporteres.

c. Ødetillæg.

Lønrapportering af ødetillæg foretages løbende ved anvendelse af almindelig skrivelse til Forsvarsministeriets 8. kontor indeholdende nødvendige oplysninger, herunder oplysning om eventuelle ændringer i beløbsstørrelse eller eventuelt bortfald, på grund af sygdom, midlertidig tjeneste m.v.

BEMÆRK: Bestemmelser vedrørende ødetillæg er ophævet med virkning fra 1 APR 1983. Personel, der pr. 1 APR 1983 oppebærer ødetillæg, bevarer tillægget som en personlig ordning med de pr. 1 OKT 1982 gældende satser. Tillægget bortfalder, hvis der skiftes tjenestested.

DIVERSE TJENSTLIG GÆLD SAMT KANTINEDUSØR

10. Afregning over Forsvarsministeriets centrale edb-lønsystem af tjenstlig gæld m.v. kan foretages ved anvendelse af lønrapporteringsskema 12 (mellemark).

Tilgang/afgang af tjenstlig gæld rapporteres og posteres løbende til Forsvarsministeriet ved anvendelse af omhandlede mellemark, der på bagsiden er påtrykt et skema til specifikation af den enkelte lønmodtagers tjenstlige gæld. Det bemærkes, at der på det enkelte mellemark kun må anføres tjenstlig gæld vedrørende een af nedenanførte arter.

Mellemark, der skal udfærdiges og indsendes efter de i Forsvarsministeriets kontoplan anførte konteringsbestemmelser, vil i Forsvarsministeriet danne grundlag for såvel postering i regnskab som lønrapportering til lønsystemet. Det skal bemærkes, at mellemark kun må udstedes af en regnskabspligtig institution.

Der kan ikke i hjemsendelsesmåneden indsendes mellemark vedrørende indeholdelse af tjenstlig gæld, jf. dog pkt. 11.

a. Kostfradrag.

Indeholdelse af betaling for kostdeltagelse (kostfradrag) kan foretages, når der

- er udstedt cafeteriarekvisition (salgsnota) i forbindelse med udleveret kost fra et af forsvarets cafeterier,

- er beordret deltagelse i kostforplejning under øvelser, sejlads med søværnets skibe samt tjeneste ved Grønlands Kommando.

Det påhviler institutionen at orientere den enkelte lønmodtager om den forestående indeholdelse i lønnen. Afregning over lønsystemet vil blive foretaget som kontant indeholdelse i lønmodtagerens løn ved førstkommende lønkørsel og over lønkode 8480, kostdeltagelse.

b. Erstatninger.

Fradrag for erstatninger rapporteres og posteres til Forsvarsministeriet. Eksemplar nr. 2 af erstatningsattesten vedlægges månedens rapporteringsgrundlag, jf. pkt. 6. Afregning over lønsystemet vil blive foretaget ved førstkommende lønkørsel og over lønkode 8140, erstatninger.

c. Private telefonsamtaler.

Indeholdelse for private telefonsamtaler som institutionen flere gange forgæves har søgt afregnet direkte med den enkelte lønmodtager, kan undtagelsesvis overføres til Forsvarsministeriet for indeholdelse i lønmodtagerens løn. I forbindelse med overførsel af gæld for private telefonsamtaler til Forsvarsministeriet påhviler det institutionen at orientere den enkelte lønmodtager om den forestående indeholdelse i lønnen.

Afregning over lønsystemet vil blive foretaget som kontant indeholdelse i lønmodtagerens løn ved førstkommende lønkørsel og over lønkode 817O, private telefonsamtaler.

d. Uafviklede rejseforskud.

Uafregnede udbetalte forskud til tjenesterejser m.v., som institutionen flere gange forgæves har søgt afregnet direkte med den enkelte lønmodtager, kan undtagelsesvis overføres til Forsvarsministeriet for indeholdelse i lønmodtagerens løn.

I forbindelse med overførsel af uafregnede forskud til Forsvarsministeriet påhviler det institutionen at orientere den enkelte lønmodtager om den forestående indeholdelse i lønnen.

Afregning over lønsystemet vil blive foretaget som kontant indeholdelse i lønmodtagerens løn ved førstkommende lønkørsel og over lønkode 9100, forskud vedrørende tjenesterejser m.v.

e. Kantinedusør.

Udbetaling af kantinedusør rapporteres og posteres til Forsvarsministeriet.

Afregning over lønsystemet vil blive foretaget ved førstkommende lønkørsel og over lønkode 5860, kantinedusør.

f. Tjenstlig bøde.

Såfremt en lønmodtager har godkendt, at en tjenstlig bøde skal betales ved indeholdelse i lønnen, bogføres bøden på konto 4820.00 (indtægt) og indsendes på mellemark (rap. 12), med angivelse af gældens art, til FMN 8.kt. Hvis bøden er idømt med afdragsvis betaling, anføres dette på mellemarket med størrelsen af det månedlige afdrag. Afregningen over lønsystemet vil blive foretaget over LKO 8130 og 8131.

HJEMSENDELSE

11. Afvikling af eventuel gæld ved hjemsendelse finder sted således:.

Værnepligtigt personel (9 mdr. tjenestetid).

I forbindelse med hjemsendelse af værnepligtigt personel (9 mdr. tjenestetid) henledes opmærksomheden på, at den økonomiske afvikling i forbindelse hermed finder sted ved den flådestation (FLS), det tjenestested, hvorfra hjemsendelsen foregår, idet eventuelle gældsbeløb (herunder betaling for kostdeltagelse) skal afregnes af det fra FMN 8.kt. tilsendte beløb på kr. 1000,- for hver enkelt værnepligtig.

Såfremt en værnepligtig på grundlag af en bedømmelseskommissions afgørelse skal hjemsendes på et tidligere tidspunkt end den forud fastsatte hjemsendelsesdato, skal dette umiddelbart meddeles telefonisk til FMN 8.kt., således at lønberegningen kan afbrydes rettidigt.

Øvrigt personel.

Konstaterede gældsbeløb (herunder betaling for kostdeltagelse) i forbindelse med hjemsendelse kan ikke indrapporteres til indeholdelse i hjemsendelsesmånedens løn m.v., med mindre rapporteringen foretages før afvikling af månedens lønkørsel (ca. den 12. i hjemsendelsesmåneden).

Sådanne gældsbeløb skal derfor afvikles ved den FLS/det tjenestested hvorfra hjemsendelse finder sted, ved kontant indbetaling.

Anmodning om kontant udbetaling ved FLS/tjenestested af løn m.v. for hjemsendelsesmåneden kan dog fremsættes over for FMN 8. kt. før afvikling af omhandlede måneds lønkørsel (ca. den 14. i hjemsendelsesmåneden).

LØNSPECIFIKATIONER

12. Søværnets regnskabspligtige institutioner vil efter hver måneds lønkørsel få tilsendt lønspecifikationer for det der tjenstgørende personel samt for personel tjenstgørende på et i regnskabsmæssig henseende underlagt tjenestested.

Lønspecifikationerne fremkommer i 2 eksemplarer som følger:

- Et sæt (i lukkede kuverter) beregnet til udlevering til den enkelte lønmodtager. Disse specifikationer udleveres uåbnet til lønmodtagerne snarest efter modtagelsen. Såfremt en lønspecifikation undtagelsesvis på grund af en lønmodtagers fravær fra tjenesten (sygdom, ferie, kursus, hjemsendelse m.v.) skal forsendes via postvæsenet til den pågældendes privatadresse, må lønspecifikationen indlægges i en ny kuvert påført adressat og afsender, således at identifikationer (institutions- og FELNR m.v.) i rudekuverten ikke kan aflæses af uvedkommende.

Er lønmodtageren afgået fra tjenestestedet tilbagesendes lønspecifikationen til FMN 8. kt. med oplysning om nyt tjenestested.

- et sæt (kopier) beregnet til internt brug for den regnskabspligtige institution, hvilket indebærer, at uvedkommende ikke må få adgang til lønoplysningerne.

Kopierne af lønspecifikationerne benyttes af regnskabsføreren til bl.a. at

- være den enkelte lønmodtager behjælpelig i tilfælde af tvivl om en foretagen lønberegnings rigtighed,

- rette henvendelse til FMN 8.kt. på en lønmodtagers vegne, i de tilfælde, hvor regnskabsføreren ikke selv er i stand til at svare lønmodtageren,

- foretage stikprøvevis kontrol på edb-beregningen af de af regnskabsføreren indrapporterede tillæg og fradrag. Konstaterede fejl berigtiges ved lønrapportering til næste måneds lønkørsel ved anvendelse af lønrapporteringsskema 4.

Følgende bemærkninger skal i øvrigt knyttes til lønspecifikationen:

Der vil normalt kun blive udskrevet een lønspecifikation pr. lønmodtager indeholdende oplysninger om såvel ordinær måneds lønberegning som eventuelle efterreguleringsberegninger.

Eventuel pladsmangel på en lønspecifikation (der kan max. udskrives 20 linier på en lønspecifikation) bevirker, at udskriften fortsætter på en efterfølgende lønspecifikation.

I DEC og JAN måneds lønkørsel vil der af skattetekniske årsager være mulighed for udskrift af mere end een lønspecifikation.

Lønspecifikationens øverste halvdel indeholder oplysninger om den periode for hvilken der aktuelt er beregnet løn og kan antage følgende former som vist i nedenanførte eksempler:.

- VEDR. APR 1987: udskrives når lønberegningen omfatter en ordinær lønmåned.

- VEDR. 010387-310487: udskrives når der i forbindelse med lønberegning for en ordinær lønmåned samtidig finder efterregulering sted. Fra- og tildatoerne angiver efterreguleringsperioden.

- PERIODEN FRA 010387: udskrives når der alene er tale om efterregulering, uden at der samtidig finder lønberegning sted for ordinær lønmåned (typisk for afgået personel). Fradatoen angiver starttidspunktet for efterreguleringen.

Den øverste halvdel af lønspecifikationen indeholder endvidere oplysninger om de løndele, der er beregnet (kode, art) og med hvilke beløb (ydelser/fradrag). Feltet »Antal enh.« udfyldes med det antal enheder, der er indrapporteret til variable tillæg/fradrag, dette uanset der er tale om en ordinær lønberegning eller en efterreguleringsberegning.

Det antal enheder der har dannet grundlag for beregningen af indkommanderingsdage, fradrag for ferie, fradrag for tjenestefrihed og udeblivelsesdage udskrives umiddelbart under den periode på lønspecifikationen, beregningen vedrører.

Feltet »Lønstatus« indeholder oplysning om personelkategori (PKAT), lønramme (LR)/lønklasse (KL), løntrin (TR). Såfremt oprykning ikke skal finde sted, udskrives konstanten »INGEN« i feltet OPRYKDT.

»Til disposition« indeholder det tidspunkt, hvor den beregnede løn m.v. vil være til disposition på den anførte lønkonto. Feltet vil ikke være udfyldt, såfremt lønnen er anvist til kontant udbetaling eller såfremt lønberegningen totalt betragtet er negativ.

Feltet »Vedrørende« udfyldes ikke for nærværende. Anvisningsoplysningerne (pengeinst., kontonummer) og beløb oplyser, hvortil den beregnede løn anvises og med hvilket beløb. Såfremt anvisningsoplysningerne er udskrevet i to linier betyder det, at en del af lønnen er anvist til spærret bonuskonto (1. linie), medens restbeløbet anvises til lønkonto (2. linie).

Anvisningsoplysningerne kan undertrykkes i følgende situationer:

- Såfremt den totale lønberegning for en lønmodtager er negativ, udskrives »INGEN ANVISNING« i anvisningsoplysningerne. Endvidere suppleres lønspecifikationen med bemærkningen »INGEN ANVISNING PÅ GRUND AF NEGATIV BEREGN«,

- er den totale lønberegning for en lønmodtager positiv og en af lønspecifikationerne udviser et negativt nettobeløb, undertrykkes anvisningsoplysningerne på den negative lønspecifikation og der udskrives følgende bemærkning: »NETTOBELØBET MODREGNET VED ANVISNING«. (Kan kun forekomme i DEC og JAN måneds lønkørsel),

- udviser den totale lønberegning for en lønmodtager 0,0 kr., undertrykkes anvisningsoplysningerne.

Felterne i »Skattekortoplysninger«, »Skattepligtigt beløb« og »Indeholdt kildeskat« udfyldes i overensstemmelse med ledeteksten, idet det bemærkes, at feltet »Frikort« indeholder det nedskrevne maksimumbeløb.

Identifikationen, som fremtræder i ruden på lønspecifikationen, indeholder oplysninger om stilling, navn, tjenestested, værnskode og sorteringskode. Oplysning om PNR er anbragt uden for ruden.

Herudover kan lønspecifikationen indeholde oplysning om sted-/ zonetillægsområde, dellønsbrøk, tjenstlig gæld saldo, restsaldo på værnepligtsforskud, grønlandsk og færøsk kildeskat samt tidspunkt for, hvornår særlig bonus er indtjent.

Såfremt en lønmodtager afgår som følge af hjemsendelse/afsked vil følgende bemærkning blive udskrevet på lønmodtagerens sidste ordinære lønspecifikation:

LØNBEREGNING OPHØRT SOM FØLGE AF AFGANG XX/XX/XX.

KOMMANDOSTRYGNING

13. Umiddelbart efter en kommandostrygning foretages særskilt lønrapportering omfattende de variable løndele m.v., der er indtjent i den kalendermåned, hvori kommandostrygningen har fundet sted.

En undtagelse fra denne regel er kommandoskift (besætningen fra en enhed til en anden) i løbet af en kalendermåned. I sådanne tilfælde foretages normal månedlig lønrapportering ved udløbet af kalendermåneden, omfattende de i begge enheder i hele den omhandlede måned indtjente variable løndele m.v.

ARKIVERING

14. Tjenestestedets kopier af indsendte opgørelsesblanketter, kopier af lønspecifikationer samt eventuelle kopier af andet rapporteringsgrundlag skal arkiveres (månedsvis ordnet) ved det rapporterende tjenestested i mindst 2 år, hvorefter tilintetgørelse kan finde sted.

IKRAFTTRÆDELSESTIDSPUNKT

Nærværende lønrapporteringsbestemmelser træder i kraft ved modtagelsen.

EB

N.K.SKOV

generalmajor

Chef for Økonomistaben

Fordeling: Standardfordeling i SVN (240) + FMN 8. kt. (36) Rigsrevisionens 14. kt. (3) Rigsrevisionens 19. kt. (2) FMK PUBSEK (10) HRFV (5) FKO (intern fordeling) (85)

BILAG 1

RAPPORTERINGSBESTEMMELSER VEDRØRENDE OPRETTELSE I LØNSYSTEMET AF INDKALDTE VÆRNEPLIGTIGE/KONSTABELELEVER

Lønrapportering af oprettelse i lønsystemet af indkaldte værnepligtige/konstabelelever, jf. nærværende bestemmelser, pkt. 7.a. samt udbetaling af forskud på »værnepligtsløn«, foretages ved anvendelse af lønrapporteringsskema 7 efter følgende retningslinier:

1. Lønrapporteringsskema 7 benyttes ved lønrapportering af grundoplysninger og løndelsoplysninger i forbindelse med oprettelsesrapportering af værnepligtige menige (PKAT 160) og konstabelelever (PKAT 161).

Lønrapporteringsskemaet, der er fremstillet som et formularsæt, vil blive tilsendt eksercerskolen umiddelbart før hvert indkaldelsesholds mødedato.

Hvert enkelt skema er i videst muligt omfang maskinelt udskrevet med de oplysninger, der er registreret i Forsvarskommandoens værnepligtsregister vedrørende indkaldelsesholdet. Endvidere er der for værnepligtige menige (PKAT 160) udskrevet fraværskode 14 med ikrafttrædelsesdato dagen efter udløbet af den første samlede uddannelse for menige (9 måneder).

Maskinelt udskrevne lønrapporteringsskemaer kan dog mangle for værnepligtige menige (PKAT 160) og mandlige konstabelelever (PKAT 161), såfremt indkaldelsen er bestemt i sidste øjeblik.

Oprettelse af personel, for hvem der ikke er modtaget maskinelt udskrevne lønrapporteringsskemaer, skal ligeledes foretages på lønrapporteringsskema 7.

Blanke lønrapporteringsskemaer 7 tilsendes samtidig med de maskinelt udskrevne skemaer.

2. Søværnets eksercerskole foretager snarest efter mødet en total/ supplerende oprettelse ved udfyldelse af rapporteringsskema 7 efter følgende retningslinier:

Rapporteringsdel A

Personnummer:

Udfyldes altid ved en totaloprettelse med lønmodtagerens personnummer.

Udstedelsesdato:

Udfyldes med dag og måned for skemaets udfyldelse.

Regnskabspligtig institution:

Udfyldes med eksercerskolens stempel og attesteres (ved signatur) af den som chefen måtte bemyndige dertil.

Rapporteringsdel B

Efternavn og fornavne:

Udfyldes altid ved en totaloprettelse med lønmodtagerens fulde navn (venstrestillet) begyndende med efternavnet.

Beregningsstart:

Udfyldes med den dato, fra hvilken løn skal ydes.

Rapporteringsdel C

Ikrafttrædelsesdato:

Udfyldes med den dato, fra hvilken felterne i rapporteringsdelen skal være i kraft.

Personelkategori:

Udfyldes altid ved en totaloprettelse med relevant personelkategorikode således:

160 = værnepligtig menig

161 = konstabelelev.

Stillingskode:

Udfyldes altid ved en totaloprettelse med relevant stillingskode således:

30304 = værnepligtig menig

30308 = konstabelelev.

Konteringskode (Ansvarskode):

Udfyldes altid ved en totaloprettelse med ansvarskode (søværnet) = 34.

Kommunekode:

Udfyldes ikke.

Rapporteringsdel D

Lønkonto:

Feltet skal udfyldes med oplysninger om pengeinstitut og kontonummer, hvortil beregnet løn m.v. skal anvises. Disse oplysninger skal altid rapporteres i sammenhæng. Feltet »pengeinstitut« udfyldes med registreringsnummeret for det pengeinstitut, hvortil lønnen skal overføres. Såfremt registreringsnummeret er 3-cifret anføres det højrestillet med foranstillet nul. Dersom postgirokonto ønskes benyttet, anvendes registreringsnummeret: 1199. Feltet »kontonummer« udfyldes med kontonummeret i det anførte pengeinstitut. Kontonummeret anføres venstrestillet.

Første møde i forsvaret:

Udfyldes altid ved en totaloprettelse med den dato, fra hvilken løn skal ydes.

Forskud på værnepligtsløn:

Det forskudsbeløb, som lønmodtageren - på rapporteringsskemaets nederste del - anmoder om at få overført til lønkonto, overføres til dette felt. Beløbet skal være deleligt med kr. 1OO,-.

Rapporteringsdel E

1. linie

Ikrafttrædelsesdato:

Udfyldes altid ved en totaloprettelse med første dag fra hvilken løn skal ydes.

Regnskabspligtig institution og FELNR:

Udfyldes altid ved en totaloprettelse med institutionsnummer = 64 i felterne 41 - 43 og FELNR = 31O352 i felterne 44 - 48.

Sortering:

Udfyldes ikke.

2. linie

Ikrafttrædelsesdato:

Udfyldes altid for værnepligtige menige (PKAT 16O) ved en totaloprettelse med den første dato fra hvilken løn ikke mere skal ydes i forbindelse med ordinær hjemsendelse.

Fraværskode:

Udfyldes altid for værnepligtige ved en totaloprettelse med fraværskode = 14.

Rapporteringsdel G

Skattekortoplysninger:

Felterne 23-28 udfyldes med den pågældendes mødedato. I felterne 38- 39 anføres lønmodtagerens trækprocent. I felterne 42-48 anføres (højrestillet) skattekortets månedlige fradragsbeløb såfremt hovedkort er afleveret, eller det resterende skattefrie max. beløb såfremt frikort er afleveret.

Felt 74 udfyldes med kode som beskrevet på skemaet. Det bemærkes, at såfremt der ikke afleveres skattekort udfyldes felterne 38-39 med 5O% og felt 74 udfyldes med kode = 2 (bikort).

Rapporteringstermin for indsendelse af udfyldte originaleksemplarer vil blive meddelt af Forsvarsministeriet ved udsendelse af lønrapporteringsskema 7 for hvert enkelt indkaldelseshold.

For indkaldt personel, der ikke møder til tjeneste senest 10 dage efter ordinær mødedato, tilintetgøres modtagne lønrapporteringsskemaer.

Senere ændringsrapportering for værnepligtige menige og konstabelelever foretages af myndigheden ved anvendelse af de sædvanlige lønrapporteringsskemaer.

3. I forbindelse med mødet i forsvaret kan værnepligtige menige/ konstabelelever efter anmodning få udbetalt/anvist forskud på værnepligtsløn som følger:

På mødedagen eller senest dagen efter vil den regnskabspligtige institution kunne udbetale et forskud på indtil kr. 1200,-.

Senest 10 dage efter mødet kan yderligere forskud (indtil kr. 1500,- for personel, der møder primo måneden) og (indtil kr. 3.600,- for personel, der møder medio måneden) overføres direkte til lønkonto ved Forsvarsministeriets foranstaltning.

Udbetaling af forskud på mødedagen foretages ved anvendelse af nederste del af lønrapporteringsskema 7, der samtidig benyttes af den værnepligtige til anmodning om overførsel af yderligere forskud (beløb deleligt med kr. 100,- og indenfor max. beløbene kr. 1.500,- og 3.600,-).

Såfremt en lønmodtager bestemmes til hjemsendelse umiddelbart efter mødedagen, påhviler det den regnskabspligtige institution at søge Forsvarsministeriets overførsel af forskud standset, enten ved anvendelse af lønrapporteringsskema 4 eller i særligt hastende tilfælde ved telefonisk kontakt til Forsvarsministeriets 8. kontor.

Udbetalte forskud ved institutionens foranstaltning, bogføres på konto for a conto udbetalt edb-løn vedrørende månedslønnet personel.

De udbetalte forskud posteres ved mellemark, lønrapporteringsskema 12, til Forsvarsministeriets 8. kontor snarest efter udbetalingen. Som bilag til mellemarket, der skal indsendes i 2 eksemplarer, vedlægges som specifikation af udbetalte forskudsbeløb eksemplar nr. 2 af den nederste del af lønrapporteringsskema 7.

Mellemarket med vedlagte specifikationer vil i Forsvarsministeriet danne grundlag for, såvel postering i bogholderiet som suppleret med Forsvarsministeriets forskudsoverførsel, indeholdelse over lønkode 8450.

Udbetalte/anviste forskud på værnepligtsløn indeholdes efter følgende retningslinier:

- Ved indkaldelse primo lønmåneden, indeholdes det samlede forskudsbeløb med 1/3 i hver af de første 3 lønmåneder.

- Ved indkaldelse medio lønmåneden, indeholdes det samlede forskudsbeløb med 1/3 i hver af de første 2 lønmåneder (1. lønkørsel omfatter 2 lønmåneder) og 1/6 i hver af de næste 2 lønmåneder.

BILAG 2

RAPPORTERINGSBESTEMMELSER VEDRØRENDE UNDERVISNINGSBETALING

Lønrapportering af undervisningsbetaling m.v. for lærere/foredragsholdere ved søværnets skoler/kurser, jf. nærværende bestemmelser, pkt. 8. foretages efter følgende retningslinier:

1. Rapporteringspligt og rapporteringsansvar påhviler den regnskabspligtige institution, hvor skolen/kursus regnskabsmæssigt er underlagt, jf. Forsvarsministeriets kontoplan.

For lærere (militære som civile), der i forvejen har et fast ansættelsesforhold i forsvaret, og som sådan allerede er medtaget i Forsvarsministeriets centrale edb-lønsystem (månedslønnet), foretages alene indrapportering af undervisningsbetaling m.v. på lønrapporteringsskema 8.

Øvrige lærere (civile) skal, forinden undervisningsbetaling m.v. kan beregnes og anvises, oprettes i edb-lønsystemet. Oprettelsen foretages af Forsvarsministeriets 8. kontor (FMN 8.kt.) på grundlag af oplysninger indsendt ved særlig skrivelse af den regnskabspligtige institution. Oplysningerne skal omfatte:.

- Personnummer.

- Navn.

- Regnskabspligtig institution.

- Lønkonto omfattende pengeinstituttets registreringsnummer og kontonummer.

- Skattekortoplysninger (hovedkort/bikort).

2. Lønrapporteringsskema 8, der er et enkeltmandsskema, indeholder rapporteringsmulighed for samtlige betalingssatser for censorvirksomhed og undervisning som anført i Finansministeriets cirkulære af henholdsvis 8. og 10. januar 1980, betaling for udarbejdelse af reglementer og betaling for instruktions- og foredragsvirksomhed, jf. FKOBST Ø.560-2, midlertidigt tillæg (1/2 timebetaling) samt anden betaling for undervisning som ikke er omfattet af ovennævnte finansministerielle cirkulærer.

Løndelene kan opdeles i følgende kategorier:.

- Timebetaling for undervisning LKO 4701-4708 - Timebetaling for opgaveretning LKO 4711-4717 - Timebetaling for censorvirksomhed LKO 4721-4727 - Midlertidigt tillæg (1/2 timebetaling) LKO 3900 - Vederlag for udarbejdelse af reglementer m.v. LKO 4800 - Timebetaling for foredragsvirksomhed LKO 4731 - Diverse timebetaling LK0 4732 - Timebetaling (fritidsloven) LK0 4733

Udover valg af løndele skal der tages stilling til, hvor omkostningen ansvarsmæsigt skal placeres. I den anledning skal feltet »Ansvars- /værnskode« udfyldes med et af følgende kode-nr.

Forsvarsstaben = 22 Auditørkorpset = 23 Fritidsvirksomhed = 24 FCL, Militærpsykologisk Tjeneste = 25 Forsvarets Materielintendantur = 26 Forsvarets Cafeterier = 28 Forsvarsakademiet = 30 hæren = 33 søværnet = 34 flyvevåbnet = 35

Feltet »FELNR« udfyldes med det FELNR (skole/kursus), hvor undervisningen rent faktisk har fundet sted, jf. Forsvarsministeriets kontoplan.

Opgørelsesperioden for ovennævnte ydelser er sammenfaldende med kalendermåneden, og lønrapporteringen foretages med rapporteringstermin, som anført i nærværende bestemmelser, pkt. 4.

Feltet »Ikrafttrædelsesdato« udfyldes med den 1. i opgørelsesmåneden.

Såfremt en lønmodtager er lærer/foredragsholder ved flere skoler/kurser inden for samme regnskabspligtige institution, udfyldes et lønrapporteringsskema 8 for hver skole/kursus.

ATP-loven omfatter også lærere ved søværnets skoler/kurser, som er beskæftiget i mindst 43 1/3 time om måneden. Lærere, der såvel i deres hoved- som bibeskæftigelse er ansat under staten, anses for at være beskæftiget hos samme arbejdsgiver, hvorfor der kun skal betales et helt ATP-bidrag i alt.

I nedenstående oversigt er vist lønmodtagerens bidragsstørrelse for lærere, der ikke har anden beskæftigelse under staten.

Beskæftigelsestimer pr. måned: Sats: 130 t og derover kr. 32,40 86 2/3 t - 129 t kr. 21,60 43 1/3 t - 86 1/3 t kr. 10,80 under 43 1/3 t kr. 0,00

Som beskæftigelsestimer medregnes anvendte timer til

undervisning,

forberedelse,

opgaveretning og

censorvirksomhed.

Relevant sats for ATP-bidrag rapporteres månedsvis på lønrapporteringsskema 8 sammen med rapportering af opgjort undervisningstid m.v., som samlet udgør 43 1/3 timer eller derover.

Institutionen rapporterer på LKO 7690, ATP-bidrag = kr. 10,80 eller 21,60 eller 32,40.

På dette grundlag vil lønmodtagerens ATP-bidrag blive indeholdt ved lønberegning og afregnet til ATP sammen med det automatisk beregnede arbejdsgiverbidrag.

På grundlag af beregnet ATP-bidrag, vil der samtidig automatisk blive indeholdt AUD-bidrag.

3. Den regnskabspligtige institution, som har foretaget indrapportering af undervisningsbetaling m.v., modtager efter hver lønkørsel en oversigt i 2 eksemplarer over de lønmodtagere, der er beregnet i den pågældende lønkørsel. Det ene af disse eksemplarer kan af institutionen udleveres til den pågældende skole.

Lønspecifikationer tilsendes den regnskabspligtige institution, hvorved den pågældende er registreret i lønsystemet.

For lærere (militære/civile), der i forvejen har fast ansættelsesforhold i forsvaret, er indholdet af lønspecifikationerne suppleret med undervisningsbetaling m.v.

4. Feriegodtgørelse af de ydelser, som i optjeningsåret er udbetalt til civile lærere ved søværnets skoler/kurser, beregnes automatisk i forbindelse med lønberegningen i december måned på lønkode 5050.

BILAG 3

BESKRIVELSE AF FORSVARSMINISTERIETS CENTRALE EDB-LØNSYSTEM

Underbilag: 1. Oversigt over mulige oplysninger i registret, der registreres på personniveau i Forsvarsministeriets centrale edb- lønsystem.

2. Generelle bestemmelser for regnskabspligtige myndigheders rapportering og kontrol af løndata m.v.

1. I lighed med Statens Regnskabsdirektorat, Generaldirektoratet for Post- og Telegrafvæsenet, Rigspolitiet og Ministeriet for Grønland er Forsvarsministeriet selvstændig bruger af »Statens centrale Lønsystem«, som alle ministerier og styrelser, der er underkastet Statens bevillings-, budget- og regnskabsforskrifter, er forpligtet til at anvende til beregning og anvisning af lønninger og honorarer m.v., jf. Finansministeriets cirkulære af 20 JAN 1979 om Statens Regnskabsdirektorat.

Som selvstændig bruger af Statens centrale Lønmodtagerregister har Forsvarsministeriet etableret et lønmodtagerregister på magnetbånd, som for hver enkelt månedslønnet i forsvaret indeholder de oplysninger, der skal anvendes ved lønbehandlingsprocedurerne i forbindelse med Forsvarsministeriets centrale lønberegning og - anvisning m.v.

Forsvarsministeriet er registeransvarlig myndighed for omhandlede lønmodtagerregister, som benævnes »Forsvarsministeriets centrale edb- lønsystem«.

2. Forsvarsministeriets centrale edb-lønsystem skal varetage følgende funktioner:

- dataindsamling,

- registeropdatering,

- lønberegning og -anvisning,

- afregning af lønindeholdelser,

- udskrivning af lønspecifikationer, oplysningssedler samt andet for lønadministrationen nødvendigt uddatamateriale,

- øvrige lønadministrative funktioner,

- interne regnskabsmæssige funktioner,

- intern økonomistyring,

- interne budgetfunktioner,

- interne personaleoversigter samt

- interne statistiske funktioner.

For at lønsystemet skal kunne varetage nævnte funktioner, indgår de oplysningstyper, der er angivet i underbilag 1 i lønmodtagerregisteret på personniveau.

Herudover skal lønsystemet bidrage til at dække Finansministeriets behov for overordnede regnskabsmæssige, budgetmæssige og statistiske informationer. Dette bidrag opfyldes ved, at der overføres summariske oplysninger om grupper af ensartede lønmodtagere uden angivelse af personnummer og navn fra Forsvarsministeriets centrale edb-lønsystem til Statens centrale Lønsystems løninformationsdel (LIF).

3. De i underbilag 1 anførte oplysningstyper indrapporteres skriftligt til Forsvarsministeriet fra forsvarets regnskabspligtige myndigheder og fra forhandlingsberettigede organisationer/foreninger, samt fra kommunale forvaltninger, politimestre og godkendte låneforeninger.

De meddelte oplysninger konverteres ved Forsvarsministeriets umiddelbare foranstaltning til magnetbånd. Det konverterede materiale indgår i en månedlig edb-lønkørsel (registeropdatering, lønberegning og -anvisning m.v.) på I/S Datacentralen af 1959, idet denne opbevarer og udfører databehandling af det i Forsvarsministeriets centrale edb-lønsystem indgående lønmodtagerregister.

4. Resultatet (uddata) fra de månedlige lønkørsler leveres i form af edb-lister, specialblanketter, mikrofilm og magnetbånd fra I/S Datacentralen af 1959 direkte til Forsvarsministeriet, som foreskriver den videre behandling og opbevaring af materialet.

Den enkelte lønmodtager modtager månedlig en lønspecifikation med oplysninger om beregnede lønbeløb, lønanvisning, lønstatus og skatteoplysninger. Endvidere modtager lønmodtageren en gang om året en oplysningsseddel vedrørende de skattemæssige relationer, som de månedlige lønberegninger har resulteret i.

I forbindelse med de månedlige lønkørsler bliver der i fornødent omfang meddelt oplysninger på personniveau til forsvarets regnskabspligtige myndigheder, til postgirokontoret samt til det af lønmodtageren opgivne pengeinstitut.

Herudover kan oplysninger på personniveau periodisk videregives til:

- Finansministeriet, lønnings- og pensionsdepartementet, i dettes egenskab af øverste statslige arbejdsgiver,

- Statsskattedirektoratet til brug for ligningen samt til arbejdsmarkedets tillægspension (ATP),

- Danmarks statistik til statistiske formål.

5. Oplysninger på registeret slettes for ansat personales vedkommende senest 5 år efter, at de sidst har dannet grundlag for en udbetaling.

Samtlige oplysninger på registeret slettes for afskediget personales vedkommende senest 5 år efter, at udbetaling er ophørt.

Eksemplarer af registergenerationer opbevares i indtil 5 år ved I/S Datacentralen af 1959, bl.a. af hensyn til udarbejdelse af statistikker m.v.

REGISTERFORSKRIFTER FOR FORSVARSMINISTERIETS CENTRALE EDB-LØNSYSTEM

I henhold til - 4, stk. 2, og § 29, stk. 2, i lov nr. 294 af 8. juni 1978 om offentlige myndigheders registre fastsættes følgende:

KAPITEL 1

REGISTERETS NAVN OG FORMÅL M.V.

§ 1 Registerets navn er Forsvarsministeriets centrale edb- lønsystem.

Stk. 2. Forsvarsministeriet er registeransvarlig myndighed.

§ 2. Formålet med registeret er at varetage beregning og anvisning af lønninger, honorarer m.m. til personale i forsvaret samt at forsyne Forsvarsministeriet med regnskabsmæssige, budgetmæssige og statistiske informationer.

Stk. 2. Endvidere har registeret til formål at opfylde Finansministeriets behov for regnskabsmæssige, budgetmæssige og statistiske informationer ved til Statens centrale Lønsystem at overføre oplysninger, der ikke kan henføres til bestemte personer.

§ 3. Registeret må kun føres og opbevares på I/S Datacentralen af 1959.

KAPITEL 2

REGISTERETS INDHOLD, ANVENDELSE OG SLETNING

§ 4. Registeret må kun indeholde oplysninger om de personer, der aflønnes af forsvaret.

§ 5. Registeret må kun indeholde de oplysninger, der er nævnt i underbilag 1.

§ 6. Oplysninger må tilvejebringes ved indrapportering på blanketter, på magnetbånd eller gennem terminaler, opstillet hos forsvarets myndigheder. I presserende tilfælde må der indberettes telefonisk i overensstemmelse med reglerne i underbilag 2.

§ 7. Oplysninger må kun konverteres til maskinlæsbare medier i Forsvarsministeriet og på I/S Datacentralen af 1959 efter fast aftale. Herudover benyttes ad hoc JWN Data A/S, Dynamovej 11 C, 2730 Herlev.

Stk. 2. Der skal føres særlig kontrol til sikring af, at de konverterede oplysninger er i overensstemmelse med grundmaterialet.

Stk. 3. I/S Datacentralen af 1959 og JWN Data A/S skal returnere inddatamaterialet til Forsvarsministeriet efter endt brug.

§ 8. Der skal i øvrigt foretages fornøden kontrol til sikring af, at der ikke registreres urigtige eller vildledende oplysninger. Oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende, skal snarest muligt slettes eller berigtiges.

§ 9. Registeret skal ajourføres mindst en gang om måneden.

§ 10. Databehandling må kun bestå af ajourføring af de oplysninger, der må findes i registeret, jf. § 5, samt bearbejdning af disse oplysninger med henblik på frembringelse af de i § 13 nævnte uddata.

§ 11. Oplysninger, som nævnt i underbilag 1 under pkt. 1, 3, 6, 7, 8 og 20, skal slettes senest 5 år efter, at udbetaling er ophørt.

Stk. 2. Alle øvrige oplysninger skal slettes senest 5 år efter, at udbetaling har fundet sted.

§ 12. Justitsministeriet kan efter indhentet udtalelse fra registertilsynet tillade, at registereksemplarer overføres til opbevaring i arkiv på nærmere angivne vilkår.

§ 13. Fra registeret udskrives lønspecifikation, stamkort, meddelelsesbreve m.v., giroindbetalingskort, liste over samtlige udbetalinger i en måned, kontrol- og fejllister samt andre lister, statistikker og oversigter.

KAPITEL 3

SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER I FORSVARSMINISTERIET

§ 14. Departementschefen i Forsvarsministeriet skal fastsætte nærmere regler om sikkerhedsforanstaltninger i Forsvarsministeriet til supplering af de regler, der er fastsat i kap. 3-7.

Reglerne skal navnlig omfatte organisatoriske forhold og fysisk sikring, herunder sikkerhedsorganisation, administration af adgangskontrolordninger og autorisationsordninger samt retningslinier for tilsynet med overholdelsen af de sikkerhedsforanstaltninger, der er fastsat for Forsvarsministeriets centrale edb-lønsystem.

Stk. 2. Departementschefen skal udpege en ledende embedsmand til at være ansvarlig for sikkerheden i Forsvarsministeriet for så vidt angår det centrale edb-lønsystem.

Stk. 3. De regler, der er fastsat i henhold til stk. 1., skal indgå som bilag til forskrifterne. Bilaget er ikke offentligt tilgængeligt.

§ 15. Udskrifter, der indeholder oplysninger, der kan henføres til bestemte personer, må kun anvendes og opbevares i Forsvarsministeriet eller hos herunderhørende myndigheder efter reglerne i -§ 16 og 17, medmindre udskriften indgår i en konkret sag i forvaltningen om enkelte registrerede personer.

§ 16. Udskrifter fra registeret må kun anvendes i den del af Forsvarsministeriets eller herunder hørende myndigheders forvaltninger, der er beskæftiget med at varetage beregning og anvisning af lønninger, honorarer m.m. til personale i forsvaret.

Stk. 2. Medarbejdere i andre dele af forvaltningen i Forsvarsministeriet og herunder hørende myndigheder kan dog få adgang til udskrifter, såfremt oplysningerne er af væsentlig betydning for vedkommende forvaltnings virksomhed eller har væsentlig betydning for en afgørelse, som denne del af forvaltningen skal træffe.

§ 17. Udskrifter skal opbevares aflåst, når de ikke benyttes.

Stk. 2. Udskrifter må kun opbevares i 5 år, hvorefter de skal tilintetgøres.

§ 18. Mikrofilm af hele registeret skal opbevares i brandsikre stålskabe, når de ikke benyttes.

Stk. 2. Mikrofilmopslag må kun foretages af personer, der er autoriseret hertil.

Stk. 3. Mikrofilm må kun opbevares i 5 år, hvorefter de skal tilintetgøres. Dette gælder dog ikke mikrofilm, der efter justitsministeriets tilladelse må overføres til opbevaring i arkiv, jf. § 12.

KAPITEL 4

ØVRIGE SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER

§ 19. I/S Datacentralen af 1959 skal iagttage de sikkerhedsforanstaltninger, der er anført i bilag A og B til forskrifterne. Bilag B er ikke offentligt tilgængeligt.

§ 20. Udskrivning af registeret må kun ske ifølge en driftsplan, som angiver tidspunkter for aflevering af inddatamateriale, kørselsdage og aflevering af uddatamateriale fra I/S Datacentralen af 1959. Driftsplanen fastsættes af I/S Datacentralen af 1959 og sendes til Forsvarsministeriet.

Stk. 2. Udskrivning, der ikke sker i henhold til driftsplanen, må kun ske efter skriftlig anmodning fra chefen for Forsvarsministeriets 8. kontor, eller fra en af denne bemyndiget medarbejder i kontoret. I/S Datacentralen af 1959 skal gøres bekendt med, hvem der er berettiget til at rekvirere udskrivning.

Stk. 3. I undtagelsestilfælde kan anmodning om udskrivning fremsættes telefonisk. Forinden udskrivning og forsendelse til Forsvarsministeriet iværksættes, skal I/S Datacentralen af 1959 foretage kontrolopringning til den eller de personer, der er nævnt i stk. 2. I/S Datacentralen af 1959 skal påse, at skriftlig anmodning, som nævnt i stk. 2., er I/S Datacentralen af 1959 i hænde senest 3 hverdage efter, at telefonisk anmodning er fremsat.

Stk. 4. I/S Datacentralen af 1959 skal adressere forsendelser til de personer, der i medfør af stk. 2. er berettiget til at rekvirere udskrifter.

KAPITEL 5

REGISTREREDE PERSONERS ADGANG TIL OPLYSNINGER OM SIG SELV

§ 21. Fremsætter en registreret person begæring herom, skal den registeransvarlige myndighed snarest muligt give den registrerede meddelelse om de oplysninger, der er registreret om ham. Begæring fremsættes overfor vedkommende lønmyndighed i forsvaret.

Stk. 2. Udlevering af oplysninger må kun finde sted, når vedkommende har legitimeret sig behørigt, eller når der på anden måde er skabt sikkerhed for, at den, der fremsætter begæring, er identisk med den person, oplysningerne vedrører. Fremsættes begæringen af en anden end den registrerede, skal den registeransvarlige myndighed sikre sig, at den pågældende er berettiget til at handle på den registreredes vegne.

Stk. 3. Meddelelser i henhold til stk. 1. skal på forlangende gives skriftligt.

Stk. 4. En registreret person, der har fået meddelelse efter stk. 1., har ikke krav på en ny meddelelse før 12 måneder efter sidste meddelelse, medmindre han kan godtgøre en særlig interesse heri.

§ 22. Tvivlsspørgsmål om retten til at få meddelt oplysninger efter § 21 kan indbringes for registertilsynet. Tilsynets afgørelser kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed.

KAPITEL 6

VIDEREGlVELSE AF OPLYSNINGER TIL PRIVATE

§ 23. Oplysninger, som kan henføres til bestemte personer, må ikke videregives til private personer og virksomheder, medmindre dette følger af -§ 24-26.

§ 24. Oplysninger om udbetalinger og størrelsen af indeholdte beløb må videregives til postgirokontoret til brug ved overførsel af udbetaling til de registrerede personer.

Stk. 2. Oplysninger om udbetalinger og størrelsen af indeholdte belø

b må videregives til pengeinstitutterne ved udbetaling til de registrerede personer.

§ 25. Oplysninger må videregives, såfremt den registrerede eller den, der handler på hans vegne, har meddelt samtykke hertil.

Stk. 2. Samtykke skal meddeles skriftligt og skal indeholde oplysninger om:

1. Hvilke oplysninger, der må videregives.

2. Hvem oplysningerne må videregives til.

3. Hvorledes oplysningerne må anvendes af den angivne modtager.

Stk. 3. Samtykke bortfalder senest efter et års forløb.

§ 26. Oplysninger må endvidere videregives til brug ved konkrete forskningsprojekter på nærmere angivne vilkår og efter indhentet udtalelse fra registertilsynet.

KAPITEL 7

VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER TIL OFFENTLIGE MYNDIGHEDER

§ 27. Oplysninger, der kan henføres til bestemte personer, må ikke videregives til andre offentlige myndigheder, medmindre dette følger -§ 28-30 eller de pågældende myndigheder i henhold til lov har adgang til at få oplysningerne.

§ 28. Oplysninger må videregives til andre offentlige myndigheder efter reglerne i -§ 25-26.

§ 29. Oplysninger må endvidere videregives til andre offentlige myndigheder i følgende omfang:

1. Til lønnings- og pensionsdepartementet med tilslutning fra den forhandlingsberettigede personaleorganisation til brug ved forhandling om lønfastsættelse for enkeltpersoner.

2. Oplysninger om udbetalte lønninger, honorarer m.v. og indeholdt A- skat må videregives til statsskattedirektoratet.

3. Oplysninger om navn, personnummer, ansættelsesforhold, stillingsbetegnelse, samlet løn m.m. (løn i hovedstilling, finanslovhonorarer, betaling for overarbejde, merarbejde m.v., godtgørelse for tjenstlige udgifter, andre tillæg (f.eks. nattillæg), den ansattes eget pensionsbidrag, herunder ATP) må videregives til Danmarks Statistik til brug ved udarbejdelse af de årlige løn- og personalestatistikker.

§ 30. Til brug i konkrete retsforhold må der videregives enkeltstående oplysninger til andre offentlige myndigheder, som kan godtgøre at have retslig interesse i at få de pågældende oplysninger, der klart overstiger hensynet til oplysningernes hemmeligholdelse. Dette gælder dog ikke oplysninger, om hvilke der ved lov er fastsat særlige tavshedsforskrifter.

KAPITEL 8

STRAF OG IKRAFTTRÆDEN

§ 31. Overtrædelse af -- 4-13, - 19, jf. bilag A og B og § 20, straffes med bøde, medmindre højere straf er forskyldt efter lovgivningen i øvrigt.

§ 32. Forskrifterne træder i kraft den 1 JAN 1980.

Underskrift 1

FORSVARSMINISTERIET, den 26 JAN 1981 P.M.V. Verner Christiansen /E. Henriksen UNDERBILAG 1 TlL BILAG 3 OVERSIGT OVER MULIGE OPLYSNINGER I REGISTERET, DER REGISTRERES PÅ PERSONNIVEAU I FORSVARSMINISTERIETS CENTRALE EDB-LØNSYSTEM 1. Navn, adresse, bopælskommune - og i visse tilfælde grønlandsk skattekommune - samt lønnummer. 2. Lønoverførselsoplysninger. 3. Erindringsdatoer, herunder jubilæumsanciennitetsdato, ansættelsesdato, udnævnelsesdato m.f1. 4. Dansk - og i visse tilfælde grønlandsk og færøsk A- og B-indkomst og A-skat for indeværende og sidste kalenderår. 5. Feriegivende indtægt for indeværende, sidste og forrige kalenderår og beregnet feriegodtgørelse for indeværende og sidste ferieår. 6. Personalekategori, lønramme, løntrin, skalatrin, lønningsanciennitet og stillingsbetegnelse. 7. Tjenestetidsbrøk og lønform (forud/bagud). 8. Lønmyndighed (styrelse/institution), administrativt tjenestestedskommune. 9. Regnskabsmæssigt omkostningssted og regnskabsmæssigt aktivitetsnummer. 10. Standardkonto og regnskabsmæssigt kontonummer. 11. Hovedgruppe, undergruppe og løndelsgruppe (budget- og regnskabsspecifikationsgrupper). 12. Samtlige løndele (tillæg og fradrag) samt statistiske løndelsgrupper. 13. Opgjort forbrug for hver enkelt løndel for indeværende måned, for første måned i finansåret og akkumuleret for såvel indeværende finansår som tidligere finansår. 14. Opgjort tidsforbrug - herunder også fraværstid - for indeværende måned, for første måned i finansåret og akkumuleret for såvel indeværende finansår som tidligere finansår. 15. Beregnet budgetteringsbeløb for hver enkelt løndel. 16. Beregnet PL-beløb for hver enkelt løndel for indeværende måned, for første måned i finansåret og akkumuleret for såvel indeværende som tidligere finansår. 17. Opgjort fravær med oplysning om fraværstidspunkt og fraværsårsag. 18. Som fraværsårsag må kun registreres: Sygdom (men ikke sygdommens art), tilskadekomst i tjenesten, barns første sygedag, nedsat tjeneste af helbredsmæssige grunde, adoption, værnepligt, barsel, afspadsering, uddannelse, medlem af folketinget og fravær af disciplinære grunde (uden angivelse af den konkrete årsag). Fravær af andre årsager end ovennævnte må kun registreres under een samlet betegnelse: Andet fravær. 19. Funktionsområder indeholdende oplysning om den formålsklassifikation af offentlige udgifter, som den pågældende lønmyndighed/lønmodtager skal henføres til. 20. Forhandlingsberettiget organisation. 21. Revisionsantegninger fra Rigsrevisionen. UNDERBILAG 2 TIL BILAG JAN 1987 GENERELLE BESTEMMELSER FORREGNSKABSPLlGTlGE MYNDlGHEDERS RAPPORTERINGOG KONTROL AF LØNDATA M.V. 1. Den centraliserede beregning og anvisning af lønninger for månedslønnet personale m.fl., ansat under Forsvarsministeriets område, foretages i Forsvarsministeriets centrale edb-lønsystem. Beregning og anvisning af lønninger udøves på grundlag af gældende lønningsbestemmelser og indrapporterede løndata for forsvarets regnskabspligtige myndigheder og forhandlingsberettigede organisationer/foreninger. Ethvert tvivlsspørgsmål vedrørende omhandlede bestemmelser rettes umiddelbart til Forsvarsministeriet. 2. Rapporteringsomfang Lønrapportering til Forsvarsministeriet skal foretages for alt månedslønnet militært og civilt personel i forsvaret og skal omfatte de lønoplysninger m.v., der er nødvendige for i edb-lønsystemet månedligt at kunne foretage en rettidig og konkret beregning, anvisning og kontering af hver enkelt lønmodtagers grundløn og tillæg/fradrag indtjent i overensstemmelse med ansættelsesforhold, udført tjeneste og gældende lønningsbestemmelser. Det detaljerede rapporteringsomfang fremgår af lønrapporteringsbestemmelserne for Forsvarsministeriets centrale edb- lønsystem. 3. Rapporteringsansvar. Den regnskabspligtige myndighed er ansvarlig for, at der foretages lønrapportering m.v. til Forsvarsministeriets centrale edb-lønsystem på grundlag af de lønoplysninger m.v., som registreres ved myndigheden ved modtagelse af personelbefalinger, daglige meldinger, andet ordresystem, opgørelser over indtjente variable ydelser, kundgørelser for forsvaret, skrivelser m.v. Oversigt over rapporteringsansvarlige regnskabspligtige myndigheder fremgår af lønrapporteringsbestemmelserne for forsvarets centrale edb-lønsystem. 4. Rapporteringsform Den månedlige lønrapportering foretages ved anvendelse af de af Forsvarsministeriet udgivne lønrapporteringsskemaer. Kopier af indsendt lønrapportering opbevares ved den regnskabspligtige myndighed i et år, hvorefter de tilintetgøres. Grundlaget (befalinger, daglige meldinger, kundgørelser, opgørelser over indtjente særlige ydelser, skrivelser m.v.) for den månedlige lønrapportering indsendes månedsvis samlet direkte til Rigsrevisionen. De udgivne lønrapporteringsskemaer og vejledninger for udfyldelse af samme fremgår af lønrapporteringsbestemmelserne for Forsvarsministeriets centrale edb-lønsystem. 5. Rapporteringskontrol Det pålægges den regnskabspligtige myndighed at tilrettelægge administration og kontrolfunktioner i forbindelse med registrering og rapportering af lønoplysninger på en sådan måde, at lønrapportering til Forsvarsministeriet kan foretages rettidigt og med korrekte lønoplysninger. Efter hver måneds lønkørsel foretager myndigheden kontrol af modtagne lønspecifikationer og andet uddatamateriale i overensstemmelse med de i lønrapporteringsbestemmelserne for Forsvarsministeriets centrale edb-lønsystem anførte regler. 6. Rapporteringsterminer. Den regnskabspligtige myndighed skal, bl.a. af hensyn til Forsvarsministeriets mulighed for rettidigt at kunne konvertere lønrapportering til et for edb-lønsystemet læsbart medie (magnetbånd), forud for den månedlige lønkørsel successivt indsende lønrapportering i overensstemmelse med de tidsterminer, der er angivet i lønrapporteringsbestemmelserne for Forsvarsministeriets edb-lønsystem.

Versioner

1. 1987-01-31