Generelle bestemmelser for bevillinger fra Forskningsrådene (* 1)
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Ikke selve loven: Dokument
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/doc/retsinfo/1992/28002@1992-12-01/da
Indhold
Indholdsfortegnelse
Indledning
1. Rammebevillinger
2. Projektbevillinger
3. Fællesbestemmelser for ramme- og projektbevillinger
3.1 Forlængelsesansøgninger
3.2 Udbetaling og anbringelse af udbetalte beløb
3.3 Renter
3.2 Udbetaling og anbringelse af udbetalte beløb
3.3 Renter
3.4 Bortfald af bevillingen
3.5 Ansættelsesvilkår og aflønning
3.6 Ferie, sygdom og barsel
3.7 Andet lønnet arbejde
3.8 Indkøb
4. Apparatur
5. Specielt vedrørende apparatur, som indkøbes af FRIT
6. Publikationer
7. Rapport
8. Regnskab
8.1 Statsinstitutioner og -virksomheder
8.2 Ikke-statslig institution/virksomhed
8.3 Særligt vedrørende rejsebevillinger, studieophold m.v.
9. Patentering, licensaftaler, salg af know-how og egen fabrikation
Indledning
»Generelle bestemmelser for bevillinger fra Forskningsrådene« er en
instruktion til bevillingshavere om gældende regler og praksis i
forbindelse med administration af bevillinger fra statens 6
forskningsråd. Pjecen fremsendes til den enkelte bevillingshaver
sammen med bevillingsskrivelsen og udsendes i øvrigt til
institutionerne.
Eventuelle fravigelser fra de generelle bestemmelser meddeles særskilt. Yderligere spørgsmål i forbindelse med administration af bevillinger kan rettes til Forskningsrådene.
Der gøres opmærksom på, at forskningsrådenes nye skemaer fremover skal anvendes:
Skema 1: Ansøgning om støtte til projekter
Skema 2: Ansøgning om støtte til fremstilling og udgivelse af publikationer, dog ikke tidsskrifter
Skema 3: Ansøgning om støtte til udgivelse af tidsskrifter
Skema 4: Ansøgning om støtte til forskningsprofessorstipendium
Skema 5: Ansøgning om projektgodkendelse vedr. 30%-beskatning af visse forskere (fortrinsvis udenlandske)
Forskningsrådene giver bevillinger til forskningsprojekter, der omfatter såvel enkeltpersoner som forskergrupper.
Det enkelte råd bestemmer på grundlag af ansøgningen, om bevilling gives som ramme- eller projektbevilling.
1. Rammebevillinger
For rammebevillinger afsættes et beløb for den samlede projektperiode, opdelt på de enkelte bevillingsår.
Bevillingen kan anvendes til dækning af samtlige udgiftsarter forbundet med projektet. Bevillingshaveren kan i bevillingsperioden ikke indsende nye ansøgninger om støtte til det pågældende projekt bortset fra indkøb af apparatur til mere end 1/2 mio.kr. Der gives ikke tillægsbevillinger til rammebevillinger, jf. dog afsnit 3.6. Rammebevillinger skal således dække pris- og lønstigninger samt feriepenge i hele bevillingsperioden.
Bevillingen kan disponeres frit inden for bevillingsformålet, f.eks. væsentlige overførsler mellem lønposter og andre poster. Større afvigelser fra det oprindelige budget samt en større overførsel af uforbrugte midler fra et bevillingsår til det efterfølgende skal begrundes i de årlige regnskaber.
Forskningsrådet forbeholder sig ret til at underkaste forskningsgrupper, der har modtaget større, flerårige rammebevillinger, en indgående evaluering , eventuelt med inddragelse af eksterne bedømmere.
Det kan for større rammebevillinger fastsættes, at dispositioner efter bevillingsperiodens udløb ikke er tilladt, eller at forpligtelser, der rækker ud over bevillingsperioden, f.eks. over for Ph.D.-studerende, skal dækkes inden for rammen.
2. Projektbevillinger
Ved projektbevillinger gives der bevilling til konkrete budgetposter:
- VIP- og/eller TAP-løn i et bestemt antal måneder/år efter gældende overenskomst. Ph.D.-stipendium i henhold til SU-loven. Det bevilgede beløb reguleres ved regnskabsaflæggelsen til udligning af lønstigninger, feriepenge m.v. Ph.D.-stipendiet reguleres i henhold til gældende værdi af SU's stipendierater i støtteperioden.
- Uddannelsestilskud (taxametertilskud) i tilknytning til Ph.D.- og kandidatstipendier.
- Indkøb af specificeret apparatur til en anskaffelsespris på over 40.000 kr. (ekskl. moms).
- Driftsudgifter/annuumstilskud, herunder apparatur til en anskaffelsespris på højst 40.000 kr. Der ydes ikke tillægsbevilling til denne budgetpost.
- Administrationsbidrag/overhead.
Bevillingshaver kan omdisponere inden for den enkelte budgetpost, men ikke mellem de anførte budgetposter i bevillingsskrivelsen, medmindre der forudgående er indhentet tilladelse hos forskningsrådet.
3. Fællesbestemmelser for ramme- og projektbevillinger
3.1 Forlængelsesansøgninger
Bevillinger ydes almindeligvis for den samlede projektperiode, d.v.s uden indsendelse af forlængelsesansøgninger ved flerårige projekter. I de tilfælde, hvor der ønskes forlængelsesansøgning, vil det være angivet i bevillingsskrivelsen.
3.2 Udbetaling og anbringelse af udbetalte beløb
Ved flerårige bevillinger skal bevillingshaveren 1 gang årligt skriftligt anmode om udbetaling med henvisning til bevillingens journalnummer. Udbetaling sker således:
Hvis bevillingshaveren er tilknyttet en statsinstitution , udbetales hvert års bevilling til institutionen, som i henhold til Finansministeriets budgetvejledning opretter en særskilt IGF-konto (IGF = indtægtsgivende forskningsvirksomhed) for hver bevilling. Nummeret på denne konto skal oplyses i udbetalingsanmodningen.
Bevillingshaveren rådes til i egen interesse at kontakte institutionens regnskabskontor/personalekontor i god tid - især i bevillingssager, som omfatter lønudbetalinger.
Institutionen må ikke trække beløbet direkte på rådets konto i SCR (Statens Centrale Regnskabssystem).
Hvis bevillingshaveren ikke er tilknyttet en statsinstitution , udbetales bevillingen normalt kun på en gang, hvis hele det bevilgede beløb forventes brugt inden for 3 måneder fra udbetalingsdagen. Ellers udbetales bevillingen kvartalsvis. Det er muligt skriftligt at anmode om kvartalsvis udbetaling af hele bevillingen. Udbetalte beløb skal holdes kassemæssigt adskilt fra alle andre beløb, som bevillingshaveren råder over. Medmindre andet aftales med Forskningsrådene, skal der til formålet oprettes en girokonto eller konto i et dansk pengeinstitut. Forskningsrådene foretager normalt udbetalinger direkte til denne konto (husk derfor at oplyse kontonummer). Der gives ikke særskilt meddelelse herfra om indbetalinger til kontoen.
Anvisning af rekvirerede beløb tager op mod 2 uger
I særlige tilfælde kan Forskningsrådene påtage sig administrationen af lønbevillinger. I disse tilfælde vil lønnen blive anvist månedsvis, når vi har modtaget skattekort, oplysning om eventuelt medlemsnummer i pensionskasse eller lignende samt oplysning om kontonummer i et dansk pengeinstitut eller giro, hvortil lønnen kan anvises.
3.3 Renter
Renter, der tilskrives en bevillingskonto, tilhører forskningsrådet og skal tilbagebetales, medmindre de godkendes anvendt til bevillingens formål.
IGF-konti i statsinstitutioner får ikke tilskrevet renter.
3.4 Bortfald af bevillingen
Forskningsrådet kan på ethvert tidspunkt kræve en faglig rapport. Hvis rådet finder denne utilfredsstillende, kan bevillingen inddrages. Der vil blive sikret dækning af løn i opsigelsesperioden for personale, der er aflønnet af rådsmidler.
Hvis rådet finder en forlængelsesansøgning utilfredsstillende kan, bevillingen ligeledes inddrages. Der vil ligeledes blive sikret dækning af løn i opsigelsesperioden for personale, der er aflønnet af rådsmidler.
Ved bortfald af bevilling vil Ph.D.-studerendes situation blive seperat vurderet.
Hvis bevillingen ikke er opbrugt senest 1 år efter den i bevillingsskrivelsen fastsatte slutdato, bortfalder retten til at anvende restbeløbet. Forskningsrådet vil derfor kræve, at bevillingshaveren tilbagebetaler det uforbrugte beløb med eventuelle påløbne renter.
Et beløb på en IGF-konto, der er en rest af en forskningsrådsbevilling, kan uden yderligere varsel kræves tilbagebetalt af forskningsrådet ,når kontoen ikke har været rørt i et år, og administrationen har rykket bevillingshaveren for afslutningsposteringer.
3.5. Ansættelsesvilkår og aflønning
VIP (videnskabeligt personale)
Vedrørende ansættelsesvilkårene i øvrigt for rådsaflønnet videnskabeligt personale henvises til protokollat af 6. maj 1981 mellem Akademikernes Centralorganisation og Finansministeriet. Protokollatet kan rekvireres i Forskningsrådene.
Bevilling til aflønning af videnskabelig medhjælp gives bl.a. på baggrund af en vurdering af den pågældendes kvalifikationer. Hvis bevillingshaveren ønsker at ansætte en anden person end oplyst i ansøgningen, skal dette forelægges for forskningsrådet. Dette gælder dog ikke, hvis bevillingshaveren har fået bemyndigelse til at ansætte de videnskabelige medarbejdere.
Ph.D.-studerende
Ph.D.-studerende finansieret af rådsmidler støttes enten som Ph.D.-stipendiater i henhold til SU-lovens bestemmelser eller som kandidatstipendiater i henhold til protokollat af 6. maj 1981 mellem AC og Finansministeriet.
Som kriterier for at opnå et kandidatstipendium lægges vægt på:
1. Kandidaten skal have været kandidat i mindst 2 år.
2. Kandidaten skal have opnået erfaringer, som gør det muligt at gennemføre Ph.D.-uddannelsen på højst 2 1/2 år.
3. Kandidaten tilhører et fagområde med svære rekrutteringsvanskeligheder.
Rådsaflønnede Ph.D.-studerende er omfattet af »Bekendtgørelsen om erhvervelse af Ph.D.-graden«. Udbetaling af støtte forudsætter, at indskrivning har fundet sted. Ph.D.-stipendiater er omfattet af »Aftale af 28. maj 1992 mellem AC og Finansministeriet om aflønning af Ph.D.-studerende for arbejdsopgaver i forbindelse med forskeruddannelsen«.
Skolarstipendiater
SSVF bevilger skolarstipendier af maximalt 1 års varighed til studerende, der selvstændigt udfører - eller er medarbejdere ved forskningsprojekter.
TAP (teknisk og administrativt personale)
For månedslønnede kontor- og laboratoriefunktionærer gælder bestemmelserne i protokollatet af 4. februar 1985 mellem Handels- og Kontorfunktionærernes Forbund i Danmark (HK) og Undervisningsministeriet. Protokollatet kan rekvireres i Forskningsrådene. For andet teknisk og administrativt personale gælder de overenskomstmæssige vilkår. Opmærksomheden henledes i særlig grad på, at det påhviler bevillingshaveren at iagttage gældende opsigelsesvarsel i forbindelse med en bevillings udløb.
Fællesbestemmelser
Den nøjagtige lønberegning, herunder anciennitetsfastsættelse, foretages af den lønadministrerende institution, og det bevilgede lønbeløb ved projektbevillinger er derfor et foreløbigt skøn.
Betaling for overarbejde til VIP kan normalt ikke accepteres og forudsætter altid forskningsrådets forudgående tilladelse.
Kun hvis det i bevillingsskrivelsen er anført, skal der hvert år fremsendes en forlængelsesansøgning, bilagt en redegørelse for det udførte og det planlagte arbejde. Hvis den fornyede ansøgning ikke foreligger til den fastsatte frist, vil ansættelsesforholdet blive opsagt med et varsel i overensstemmelse med funktionærlovens regler. Hvis forskningsrådet - på grundlag af den fornyede ansøgning eller på anden foranledning - finder, at projektet udvikler sig utilfredsstillende, kan ansættelsen bringes til ophør med et varsel i overensstemmelse med funktionærlovens regler. Der vil blive sikret dækning af løn i opsigelsesperioden for personale, der er aflønnet af rådsmidler.
3.6 Ferie, sygdom og barsel
Ferieafholdelse, sygdom og barsel skal altid indberettes skriftligt til lønadministrationen af bevillingshaveren. Alle feriegiro og feriebeviser skal underskrives af lønadministrationen, før beløbene hæves.
Ferie skal afholdes i henhold til ferieloven (gælder dog ikke Ph.D.-stipendiater under SU-loven).
Ved projektbevillinger ydes tillægsbevilling, hvis sygefraværet i en samlet periode overstiger 1 måned, men ikke for den 1. måned.
Der ydes tillægsbevilling eksklusiv kommunal refusion ved både projekt- og rammebevillinger, hvis en projektdeltager aflønnet af rådsmidler får barselsorlov. Ved større rammebevillinger kan det bestemmes, at de omhandlede udgifter afholdes inden for rammen. Kommunal refusion søges af lønadministrationen og indsættes på IGF-kontoen.
Hvis projektmedarbejderen er forsker, bør tillægsbevilling og refusion anvendes til forlængelse af den pågældendes ansættelse i den udstrækning, hvori arbejdet med forskningsprojektet giver grundlag for det.
Forskningsrådene yder tillægsbevilling til projektbevillinger ved sygdom og barsel til Ph.D.-stipendiater efter reglerne i SU-loven. Til rammebevillinger ydes kun tillægsbevilling i forbindelse med barsel.
3.7 Andet lønnet arbejde
Heltidsansatte forskere må ikke påtage sig andet lønnet arbejde uden forskningsrådets tilladelse.
Ph.D.-studerende kan kun have lønnet arbejde uden for forskeruddannelsen efter forud indhentet godkendelse af institutionen, hvor den pågældende er indskrevet.
Deltidsansatte forskere må uden forelæggelse for forskningsrådet højst påtage sig lønnet arbejde i et sådant omfang, at den samlede beskæftigelse svarer til en fuldtidsstilling.
3.8 Indkøb
Alle indkøb skal foretages i henhold til reglerne i statens indkøbsvejledning. Vejledningen kan rekvireres hos Direktoratet for Statens Indkøb.
Institutioner, der er tilsluttet statens centrale indkøbsordninger, skal ved indkøb af varer og tjenesteydelser benytte disse indkøbsordninger, hvor det er muligt.
Opmærksomheden henledes på, at forskningsrådenes midler er omfattet af reglerne om refusion af købsmoms, hvis bevillingshaver er tilknyttet en offentlig institution. Ved tilknytning til en ikke-offentlig institution, hvor der ikke sker refusion af købsmoms, dækker forskningsrådene indkøb inkl. moms.
4. Apparatur
Bevilget apparatur tilhører bevillingshaverens institution.
Forskningsrådenes og Risøs Instrumenttjeneste (FRIT) tilbyder at foretage indkøbet. Hvis bevillingshaver ønsker at foretage indkøbet selv, skal FRIT forinden spørges, om der foreligger særlige tilbud eller andre særlige forhold, der bør tages i betragtning. FRIT's tlf.nr. er 4237 1212, lokal 4562.
Vedligeholdelsesomkostningerne påhviler bevillingshaveren, som dog kan træffe aftale med sin arbejdsplads om, at denne overtager forpligtelsen.
Der skal ikke indsendes beretning om apparaturets anvendelse.
5. Specielt vedrørende apparatur, som indkøbes af FRIT
Forskningsrådet sender en kopi af bevillingsskrivelsen til FRIT, som snarest derefter vil kontakte bevillingshaveren. FRIT foretager indkøbet efter forudgående aftale, medmindre andet bliver bestemt.
6. Publikationer
Publikationer, som er resultat af det rådsstøttede arbejde, samt publikationer udgivet med rådsstøtte, skal indsendes i 1 eksemplar (dog 5 eksemplarer ved bevilling fra Statens Humanistiske Forskningsråd) med angivelse af bevillingens journalnummer. I publikationerne skal anføres, at det pågældende arbejde er støttet af forskningsrådet.
Når slutrapport for projektet er godkendt, ophører forpligtelsen til at fremsende publikationer.
Opmærksomheden henledes på lov af 1. juli 1927, hvorefter trykkeren/forlæggeren har pligt til at levere op til 3 frieksemplarer til nærmere angivne biblioteker.
7. Rapport
Der skal aflægges rapport senest 4 måneder efter bevillingsperiodens udløb. Rapportskema skal benyttes.
Hvis bevillingshaver efter forlængelsesansøgning får bevilling til det samme eller et tilsvarende projekt, bortfalder rapportkravet på den gamle bevilling.
8. Regnskab
Der skal normalt aflægges et fuldt dokumenteret regnskab for hver enkelt forskningsrådsbevilling (hvert journalnummer), selv om der måtte være givet flere bevillinger til samme formål. Regnskab aflægges på Forskningsrådenes regnskabsskema, som er vedlagt bevillingsskrivelsen eller kan rekvireres. Regnskabet skal underskrives af bevillingshaveren, som også har ansvaret for, at regnskabet indsendes rettidigt, d.v.s. senest 4 måneder efter hvert projektårs udløb.
Er der fra flere forskningsråd ydet bevilling til delvis dækning af samme budgetposter, indsendes dog et samlet regnskab for disse bevillinger. Er der fra anden side ydet støtte til de budgetposter, som forskningsrådet har ydet støtte til, skal det oplyses i regnskabet, og der skal aflægges fuldt regnskab for de pågældende poster. Slutregnskab indsendes, når formålet er opnået, arbejdet opgivet eller den fastsatte tidsfrist er udløbet. Forskningsrådet forbeholder sig ret til at kræve delregnskab indsendt.
Som indtægter opføres følgende:
1. Overførsel fra sidste regnskabsaflæggelse
2. Overførsel fra andre bevillinger, herunder bevillinger fra anden side, til samme formål med angivelse af journalnummer
3. Anviste (udbetalte) beløb fra forskningsrådet
4. Tilskrevne renter
5. Salgsindtægter, refusioner o.lign.
I følgende tilfælde aflægges ikke regnskab efter ovennævnte retningslinier:
1. Hvor der i bevillingsskrivelsen helt eller delvist er meddelt fravigelse fra regnskabskravet.
2. Hvor bevillingsbeløbet af forskningsrådet udbetales direkte til leverandører på grundlag af attesterede regninger.
3. Ved lønbevillinger, som administreres af Forskningsrådene.
8.1 Statsinstitutioner og -virksomheder
I tilfælde, hvor regnskabet er ført af en statsinstitution /-virksomhed , som foretrækker, at bilagene vedrørende bevillingen opbevares sammen med institutionens øvrige bilag, kan der i stedet for bilagene vedlægges kontoudskrifter med angivelse af bilagsnummer, kontonummer samt i hvilken måned regnskabsposterne er bogført. Regnskabet skal være afstemt efter de indsendte udskrifter.
Det er bevillingshaverens opgave at opbevare kontoudskrifter, som modtages fra administrationen, med henblik på indsendelse sammen med regnskabsskemaet. Regnskabsskemaet skal også i disse tilfælde udfyldes, således at enhver udgiftsart er nøje angivet. Ved lønudgifter skal det, eventuelt ved notat på kontoudskrifterne fremgå, hvis der er poster, som vedrører efterreguleringer og feriepenge.
For lønbevillinger, der administreres af en statsinstitution/ -virksomhed, kan regnskabet efter institutionens bestemmelse eventuelt bestå af en af administrationen udarbejdet og af bevillingshaveren attesteret opgørelse over den afholdte lønudgift. Opgørelsen skal indeholde oplysning om lønmodtagerens navn, aflønningsperiode, udbetalt løn og feriegodtgørelse. Forskningsrådene forbeholder sig dog ret til i særlige tilfælde at kunne anmode om supplerende oplysninger.
Hvis bevillingen omfatter et annuumstilskud til instituttets disposition, og hvis dette beløb overføres til instituttets annuumskonto, skal overførslen dokumenteres, hvorimod den konkrete anvendelse af beløbet ikke skal dokumenteres.
8.2 Ikke-statslig institution/virksomhed
Regnskabsposterne indføres i kronologisk orden på regnskabsskemaet, og regnskabsbilagene nummereres fortløbende. Af hensyn til sammenligningen med det godkendte budget er det vigtigt, at der for de enkelte udgiftsposter anføres budgetnummer.
Udgiftsdokumentation skal finde sted ved originale, kvitterede bilag, der giver udtømmende oplysning om arten af de afholdte udgifter. I forbindelse med aflønninger og ved betaling af tjenesteydelser må såvel arbejdets art og tidsforbrug som de anvendte satser anføres.
Indeholdelse af kildeskat, ATP og AUD påhviler bevillingshaver og skal fremgå af regnskabet.
Bevillingshavere, som ikke er tilknyttet en statsinstitution/ -virksomhed kan vælge at fremsende en regnskabsoversigt attesteret af en statsautoriseret eller registreret revisor.
8.3 Særligt vedrørende rejsebevillinger, studieophold m.v.
Regnskab for rejser under 1 måned indgår i det øvrige projektregnskab. Rejsestøtten kan maksimalt andrage transportudgifter, kongresgebyrer o.lign. samt dækning af forsikringsudgifter og opholdsudgifter i henhold til reglerne i Finansministeriets tjenesterejsecirkulære. Anvendelse af egen bil godtgøres efter ovennævnte cirkulæres laveste sats, medmindre andet er godkendt af forskningsrådet.
Ved studieophold i udlandet skal rejse-, fragt- og forsikringsudgifter dokumenteres med originale bilag - herunder de anvendte flybilletter. Der skal ikke aflægges regnskab for tilskud til dækning af ekstra opholdsudgifter.
Regnskaber for tilskud til afholdelse af internationale kongresser og lignende møder i Danmark skal indeholde en opgørelse over samtlige udgifter og indtægter. Såfremt mødet giver overskud, vil forskningsrådets bevilling blive tilsvarende reduceret.
9. Patentering, licensaftaler, salg af know-how og egen fabrikation
1. Hvis bevillingshaveren ved arbejdet med et projekt, der helt eller delvist er finansieret af et forskningsråd, mener at have gjort en opfindelse, har bevillingshaveren pligt til at informere forskningsrådet herom. Således kan rådet tage stilling til, om og i hvilket omfang opfindelsen skal søges patenteret, for at projektets resultater udnyttes bedst muligt. Dette gælder såvel før som efter projektets færdiggørelse.
Bevillingshaveren skal drage omsorg for, at patenteringsmulighederne ikke forspildes. Der må f.eks. ikke før patentansøgningens indlevering gives uvedkommende oplysninger om opfindelsens indhold.
Forskningsrådet kan forlange, at der søges patent på opfindelser direkte afledt af projekter finansieret af rådet.
Vedrørende udgifter til patentomkostninger træffes der i hvert enkelt tilfælde aftale mellem bevillingshaveren og forskningsrådet om, hvem der finansierer disse udgifter. Såfremt rådet forlanger, at der søges patent, afholder rådet de dermed forbundne udgifter.
Medens det som hovedregel er en betingelse for rådstilskud, at de opnåede resultater gøres offentligt tilgængelige eller på anden måde nyttiggøres, træffes der ved patentering aftale mellem bevillingshaveren og forskningsrådet om indhold og omfang af offentliggørelse af projektets resultater.
2. Bevillingshaveren skal, såvel under projektets gennemførelse som efter projektets færdiggørelse, holde forskningsrådet underrettet både om opfindelser, planer om licensaftaler og om salg af know-how, der udspringer af det støttede projekt.
3. Forskningsrådet forbeholder sig ret til med respekt for lovgivning og aftaler om arbejdstagers opfindelser og efter forhandling med bevillingshaveren at træffe beslutninger om forhold, der vedrører såvel patentrettigheder som licensaftaler, herunder ejerforhold.
Opnår bevillingshaveren i tilknytning til et projekt, som er støttet af forskningsrådet, indtægter ved patentering, licensaftaler, salg af knowhow eller egen fabrikation, skal bevillingshaveren optage forhandlinger med forskningsrådet om hel eller delvis tilbagebetaling af rådets bevilling.