Aktindsigt i 'personalemapper' Af ankechef Kirsten Geisler (* 1)
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Ikke selve loven: Dokument
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/doc/retsinfo/1997/19213@1997-05-31/da
Indhold
Baggrunden har været nogle konkrete sager, hvor klienter - med sandsynlig chikanøs hensigt - har anmodet om aktindsigt i personaleakterne for fx den sagsbehandler i kommunens socialforvaltning, som har behandlet pågældendes sag.
Selv om spørgsmål om aktindsigt i personalesager typisk ikke vil være omfattet af Ankestyrelsens kompetence som klageinstans, har vi ment, at det kunne være af interesse at viderebringe hovedtrækkene i nogle udtalelser, som justitsministeren/Justitsministeriet har afgivet om spørgsmålet inden for det seneste halve år, og som Ankestyrelsen vil basere sin egen interne praksis i disse spørgsmål på, i det omfang vi får henvendelser om aktindsigt i personaleoplysninger om ansatte i styrelsen.
Spørgsmålet om udenforståendes (og ikke parternes) adgang til aktindsigt i personalesager er reguleret i lov nr. 572 af 19. december 1985 med senere ændringer om offentlighed i forvaltningen, normalt kaldet offentlighedsloven.
Lovens område
Offentlighedsloven gælder som udgangspunkt for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, jf. § 1, stk. 1.
Undtagelser fra reglerne om aktindsigt
* Der er først og fremmest nogle typer af personalesager, der er undtaget fra lovens anvendelsesområde, det vil sige at alle dokumenter i pågældende sagstype, som udgangspunkt er undtaget fra udenforståendes aktindsigt.
Dette er i følge § 2, stk. 1, 2. punktum, tilfældet med sager om ansættelse og forfremmelse i det offentliges tjeneste. Ansættelsesformen er i princippet uden betydning.
Andre personalesager, herunder afskedigelses- og disciplinærsager, er ikke undtaget som sådan.
Det betyder ikke, at alle dokumenter og oplysninger i andre personalesager end ansættel- ses- og forfremmelsessager ubetinget er undergivet aktindsigt. Det må bedømmes ud fra lovens andre bestemmelser om undtagelse af visse dokumenter eller visse oplysninger.
* Med hensyn til undtagelse af visse dokumenter er det i relation til personalesager navnlig bestemmelserne i § 7, om undtagelse af interne arbejdsdokumenter, der er af praktisk betydning.
Reglen betyder, at interne arbejdsdokumenter, fx referater af interne møder om den ansattes forhold, som hovedregel ikke er omfattet af retten til aktindsigt.
Nogle undtagelser fra hovedreglen findes i § 8. Fx er dokumenter, der er udarbejdet for at tilvejebringe bevismæssig klarhed over en sags faktiske omstændigheder, alligevel ikke undtaget. Bestemmelsen antages bl.a. at omfatte referater af samtaler med den ansatte eller andre om en sags faktiske omstændigheder for at afklare, om vedkommende har gjort sig skyldig i en tjenesteforseelse.
Det er desuden antaget, at et dokument mister sin karakter af internt arbejdsdokument, hvis det en gang er afgivet til udenforstående.
* Selv om et dokument i en personalesag efter sin art er omfattet af retten til aktindsigt, kan visse oplysninger i dokumentet være omfattet af undtagelsesbestemmelser i loven. Dette spørgsmål er reguleret i lovens §§ 12 og 13.
Efter lovens § 12, stk. 1, nr. 1, omfatter adgangen til aktindsigt ikke oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold.
Bestemmelsen omfatter fx oplysninger om den ansattes helbredsforhold, strafbare forhold og privatøkonomiske forhold.
Bestemmelsen giver mulighed for at undtage oplysninger om ansattes cpr.nr., fysiske eller psykiske sygdomme, familiære problemer, alkohol- eller andre misbrugsproblemer, fra aktindsigt.
Oplysninger om den ansattes rent tjenstlige forhold, herunder om tjenesteforsømmelser, kan derimod normalt ikke undtages.
Til nærmere belysning af bestemmelsen henvises til Kommenteret offentlighedslov ved John Vogter (1992), side 189 ff og Forvaltningsret ved Hans Gammeltoft-Hansen m.fl. (1994), side 284.
§ 13 indeholder hjemmel til at undtage oplysninger, hvis det er nødvendigt for at beskytte visse nærmere hensyn.
Disse hensyn er bl.a. efter § 13, stk. 1, nr. 3, forebyggelse af lovovertrædelser og efter § 13, stk. 1, nr. 6, private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse er påkrævet.
Justitsministeriet har antaget, at bestemmelsen i § 13, stk. 1, nr. 3, indeholder hjemmel til at tilbageholde oplysninger, der er omfattet af bestemmelsen i tjenestemandslovens § 21, stk. 8, vedrørende sager om disciplinærforfølgning mv. af tjenestemænd efter lovens kap. 4. Efter denne bestemmelse straffes offentlig gengivelse af, hvad der er passeret under forhør og retsmøder, der ikke er offentlige, med bøder.
Efter Justitsministeriets opfattelse vil fx navnet på den medarbejder, der har behandlet en sag, kunne tilbageholdes med hjemmel i § 13, stk. 1, nr. 6, hvis der for ansættelsesmyndigheden består en konkret formodning for, at den pågældende i givet fald vil blive udsat for repressalier eller lignende.
Hensynet til myndighedernes personalepolitik taler efter Justitsministeriets opfattelse for, at en såkaldt personalebedømmelse, i almindelighed kan undtages fra retten til aktindsigt med hjemmel i reglen i § 13, stk. 1, nr. 6. (En personalebedømmelse, der udarbejdes af en myndighed til eget brug, vil som udgangspunkt være et internt arbejdsdokument og derfor undtaget efter § 7, men hvis bedømmelsen fx afgives til en anden myndighed eller til pågældende selv, mister dokumentet sin karakter af internt arbejdsdokument, og ville derfor være undergivet aktindsigt, hvis ikke undtagelsesbestemmelsen i § 13, stk. 1, nr. 6, kunne anvendes).
* Forholdet mellem tavshedspligtsregler og aktindsigtsregler er reguleret i § 14, i offentlighedsloven, hvorefter særlige regler om tavshedspligt fastsat ved lov kan begrænse pligten til at give oplysninger efter loven, medens de almindelige regler om tavshedpligt efter straffeloven, forvaltningsloven og tjenestemandslovgivningen ikke i sig selv begrænser pligten til at give aktindsigt.
Kræves en særlig interesse hos den, der anmoder om aktindsigt?
Der er ikke hjemmel til at stille krav om, at den, der anmoder om aktindsigt i en personalesag, skal godtgøre en særlig interesse i sagen eller i øvrigt give en begrundelse for begæringen om aktindsigt.
Det følger imidlertid af forarbejderne til loven, at klare tilfælde af misbrug kan imødegås også uden særlig hjemmel, jf. betænkning 857/1978, side 129.
Som eksempel nævnes på side 118 i betænkningen begæringer om aktindsigt, der klart ikke tjener noget rimeligt formål, navnlig hvor den pågældende gentagne gange tidligere har haft lejlighed til at gøre sig bekendt med sagens akter og alene fremsætter nye begæringer om aktindsigt i chikanøst øjemed.
Sammenfatning
Retsstillingen med hensyn til aktindsigt efter offentlighedsloven i offentligt ansattes personalesager kan herefter i store træk sammenfattes således:
- Sager om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste er ikke undergivet aktindsigt.
- Andre personalesager, herunder afskedigelses- og disciplinærsager, er omfattet af offentlighedsloven. Dokumenter og oplysninger i sådanne sager kan undtages fra aktindsigt i det omfang, de er omfattet af undtagelsesbestemmelserne i lovens §§ 7-14. Herom kan særligt anføres følgende:
Interne arbejdsdokumenter i en personalesag kan undtages fra retten til aktindsigt. Oplysninger i sådanne dokumenter om faktiske omstændigheder af væsentlig betydning for sagsforholdet er dog undergivet aktindsigt, medmindre de kan undtages efter andre regler i offentlighedsloven. Et internt arbejdsdokument, der afgives til udenforstående, mister som hovedregel sin interne karakter og er derfor undergivet aktindsigt, medmindre det kan undtages efter andre regler i offentlighedsloven.
- Oplysninger i en personalesag om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold (fx oplysninger om fysiske eller psykiske sygdomme, familiære problemer, afhængighed af spiritus eller euforiserende stoffer, strafbare forhold, privatøkonomiske forhold,cpr.nr.,eksamens- karakterer mv.) er ikke undergivet aktindsigt.
- Oplysninger om offentligt ansattes rent tjenstlige forhold kan normalt ikke undtages fra retten til aktindsigt. Således er fx oplysninger om, i hvilke kontorer den ansatte har arbejdet, eller hvilke opgaver den ansatte har udført, normalt omfattet af retten til aktindsigt.
- Oplysninger om tjenesteforseelser er også undergivet aktindsigt. Dette gælder dog ikke, hvis der herved afsløres oplysninger om den pågældendes privatliv eller om et strafbart forhold. I Justitsministeriets praksis er det endvidere antaget, at oplysninger, der hidrører fra en disciplinærundersøgelse, som foregår for lukkede døre, jf. offentliggørelsesforbuddet i tjenestemandslovens § 21, stk. 8, er undtaget fra retten til aktindsigt.
- Andre oplysninger i en personalesag kan efter en konkret vurdering undtages fra retten til aktindsigt, hvis det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til fx forebyggelse af lovovertrædelser. Fx kan navnet på den medarbejder, der har behandlet en sag, eventuelt undtages fra aktindsigt, hvis der består en konkret formodning for, at den pågældende i givet fald vil blive udsat for repressalier eller lignende.
- Hensynet til myndighedernes personalepolitik taler efter Justitsministeriets opfattelse for, at en såkaldt personalebedømmelse i almindelighed kan undtages fra retten til aktindsigt.