Ikke selve loven: Vejledning

Adresse https://gelex.eu/eli/DK/manual/mt/1994/201@1994-11-21/da

Indhold

1. Indledning
2. Underskrift 1

1. Indledning

Ved lov nr. 381 af 18. maj 1994 er indsat en ny bestemmelse i lov om offentlige veje, § 10, stk. 3, der giver de amtskommunale og kommunale vejbestyrelser mulighed for at udføre anlægs-, drifts- og vedligeholdelsesarbejder på andre vejbestyrelsers veje.

Samtidig er trafikministeren bemyndiget til at fastsætte nærmere regler om ordningen. Disse regler er fastsat i Trafikministeriets bekendtgørelse nr. 942 af 21. november 1994. Reglerne har bl.a. til formål at sikre en rimelig konkurrence mellem offentlige og private tilbudsgivere.

Reglerne er af foreløbig karakter. På et senere tidspunkt kan det blive nødvendigt at tilpasse reglerne til de generelle regler om kommuners og amtskommuners adgang til at udøve erhvervsvirksomhed, som er under udarbejdelse i en af Indenrigsministeriet nedsat arbejdsgruppe som opfølgning på betænkning nr. 1268 af april 1994 om fornyelse og effektivisering i den kommunale sektor.

2. Forholdet til de hidtil gældende regler

Efter § 10 i lov om offentlige veje påhviler det vejbestyrelserne at holde deres offentlige veje i den stand, som trafikken kræver. Bestemmelsens stk. 2 fastslår i overensstemmelse hermed, at det er vejbestyrelserne, der bestemmer hvilke arbejder, der skal udføres på deres veje, og afholder de udgifter, der er forbundet hermed.

De kommunale og amtskommunale vejbestyrelser er som hidtil frit stillet med hensyn til, om de vil lade drifts-, anlægs- og vedligeholdelsesarbejder på deres veje udføre af egen vejafdeling eller gennem en entreprenør. Med den nye bestemmelse i lovens § 10, stk. 3, er der nu åbnet mulighed for, at ikke blot private men også kommunale og amtskommunale vejbestyrelser kan optræde som entreprenør for en vejbestyrelse, der ikke selv kan eller ønsker at udføre en bestemt opgave.

For så vidt angår hovedlandevejene, for hvilke staten (Vejdirektoratet) er vejbestyrelse, er der ved forlængelsen pr. 1. januar 1993 af de indgåede samarbejdsaftaler med amtskommuner og en række større primærkommuner aftalt, at alle anlægs-, drifts- og vedligeholdelsesarbejder, som det har mening at udbyde, skal udbydes senest med udgangen af 1994. Det er samtidig aftalt, at der skal arbejdes med forskellige former for udbud, herunder udbud på tværs af aftalegrænser og på tværs af vejbestyrelsesområder, og at de (amts)kommunale aftalepartnere selv skal kunne byde på de udbudte arbejder.

Der er med den ny bestemmelse ikke sket nogen ændring af hverken licitationsloven eller andre bestemmelser, der generelt har betydning for området. Således gælder eksempelvis licitationslovens regler for bl.a. udbud og behandling af indkomne tilbud vedrørende arbejder og leverancer inden for bygge- og anlægsvirksomhed også på vejområdet.

3. Overdragelse af arbejder

Overdragelse af arbejder til en anden vejbestyrelse må som hovedregel kun ske efter forudgående udbud, hvor også private entreprenører har haft mulighed for at byde på opgaven. Dogkan overdragelse af arbejder til en anden vejbestyrelse, jf. bekendtgørelsens § 2, ske uden forudgående udbud, hvis arbejdets værdi eksklusive moms er mindre end det beløb, der er fastsat som tærskelværdi i Rådets direktiv 92/50/EØF vedrørende tjenesteydelser (200.000 ECU svarende til ca. 1,6 mio. kr.). Omfatter aftalen løbende drifts- og vedligeholdelsesarbejder af samme art, jf. bekendtgørelsens bilag 1, må værdien af opgaven over en 4-årig eller kortere periode ikke overstige ovennævnte beløb.

For arbejder på hovedlandevejsnettet gælder, at disse i henhold til de indgåede samarbejdsaftaler skal udbydes efter reglerne i Finansministeriets cirkulære nr. 42 af 1. marts 1994 om udbud og udlicitering af statslige drifts- og anlægsarbejder (udliciteringscirkulæret).

Ordet »udbud« er i bekendtgørelsen anvendt i samme betydning som i udliciteringscirkulæret. Udbud kan således ske enten som offentligt udbud, hvor alle interesserede kan afgive tilbud, ved begrænset udbud, hvor tilbud, når offentliggørelse af udbudsforretningen har fundet sted, kun kan afgives af dem, der er opfordret eller indbudt hertil, eller - i sjældne tilfælde - ved udbud efter forhandling.

Hensynet til konkurrenceforholdene tilsiger, at vejbestyrelserne, hvis udbud sker som begrænset udbud eller udbud efter forhandling, ikke alene indhenter tilbud fra eller forhandler med andre vejbestyrelser, såfremt der er tilkendegivet en interesse fra private entreprenører, der teknisk og økonomisk skønnes at kunne udføre den pågældende opgave.

Overdragelse af arbejder til private entreprenører kan som hidtil ske alene med de begrænsninger, der følger af EU's udbudsregler. (Rådets direktiv 93/37 vedrørende anlægsopgaver, Rådets direktiv 92/50 vedrørende tjenesteydelser samt Rådets direktiv 93/36 vedrørende vareindkøb). For anlægsarbejder gælder således, at aftaler med private entreprenører uden forudgående udbud kun må omfatte arbejder under p.t. 5 mio. ECU (ca. 40 mio. kr.). For aftaler om tjenesteydelser er tærskelværdien p.t. 200.000 ECU (ca. 1,6 mio. kr.). Om anvendelsen af EU's udbudsregler på vejområdet henvises til Vejdirektoratets vejledning af 20. januar 1994 (»Vejledning om brugen af EU-reglerne, ved udbud af driftsopgaver på hovedlandevejen«), som kan fås ved henvendelse til Vejdirektoratet.

Det fremgår af de mellem staten og kommuner og amtskommuner indgåede samarbejdsaftaler, at arbejder, der ønskes udført i »pakker« på tværs af vejbestyrelsesområder, skal udbydes, for så vidt der i »pakken« indgår arbejder på hovedlandevejene, der er omfattet af udbudspligten.

4. Afgivelse af tilbud m.v.

Det forudsættes, at vejbestyrelserne baserer deres tilbudsgivning på almindelige forretningsmæssige principper. Heri ligger, at det skal være en fornuftig og forsvarlig disposition at tilbyde at udføre opgaven til den pågældende pris, at prisfastsættelsen ikke må påføre private urimelig konkurrence, og at prisen ikke må blive fastsat for lavt med henblik på at yde tilskud til bygherren.

Når en vejbestyrelse vil afgive tilbud på arbejder på en anden vejbestyrelses veje, skal den, jf. bekendtgørelsens § 3, forinden foretage en kalkulation af de samlede omkostninger, der er forbundet med at udføre opgaven.

Kalkulationen skal baseres på de gennemsnitlige, langsigtede omkostninger og skal omfatte samtlige direkte og indirekte omkostninger, der er forbundet med gennemførelsen af arbejdet.

5. Omkostningskalkulation

Omkostningskalkulationen bygger på de gennemsnitlige langsigtede omkostninger og ikke på udgifterne. Dette er begrundet i to forhold:

For det første er der forskel på omkostningerne og udgifterne i det enkelte år. Der kan derfor ikke direkte udarbejdes en kalkule for en opgave ud fra de tal, der figurerer i regnskabet/budgettet. Dette hænger bl.a. sammen med det forhold, at forrentning og afskrivning ikke indgår i det kommunale budget- og regnskabssystem, idet anlægsudgifterne registreres fuldt ud i det regnskabsår, hvori de afholdes, samt at materialer ikke nødvendigvis benyttes i det regnskabsår, hvor de er indkøbt.

For det andet er omkostningerne en beregnet og ikke en konstaterbar størrelse. Omkostningsberegningen bygger på, at man i det enkelte år opgør værdien af forbruget af de produktionsfaktorer, der indgår i opgaveudførelsen. Omkostningerne skal således afspejle værdien af det forbrug af produktionsfaktorer, der indgår i udførelsen af opgaven.

I omkostningskalkulen skal alle omkostninger medregnes. Det gælder såvel direkte som indirekte omkostninger samt investeringsomkostninger.

Som omkostninger skal altså også medtages omkostninger, der ikke knytter sig direkte til den udførende enhed. Det kan være omkostninger - f.eks. til lønadministration - der i budgettet er opført under (amts)kommunens centralforvaltning. Eller omkostninger der slet ikke figurerer på (amts)kommunens budget - f.eks. husleje for (amts)kommunalt ejede ejendomme, fremtidige udgifter til tjenestemandspension eller - for selvforsikrende (amts)kommuner - omkostninger, der svarer til, hvad (amts)kommunen skulle have betalt i præmier, såfremt den var forsikret.

Omkostninger, der ikke fremgår af budgettet, må indgå i omkostningskalkulationen som beregnede størrelser. En sådan beregning kan f.eks. foretages på grundlag af en sammenligning med, hvad markedsprisen er for lignende ydelser.

Det skal i øvrigt bemærkes, at der ikke er nogen entydig afgrænsning mellem direkte og indirekte omkostninger. Den samme omkostning kan f.eks. i nogle (amts)kommuner figurere som en direkte omkostning, mens den i andre (amts)kommuner kan være en indirekte omkostning - alt afhængigt af, hvordan den enkelte (amts)kommune har indrettet sin virksomhed. Som et konkret eksempel kan nævnes, at omkostningen til tjenestemandspensioner, for en kommune, der har forsikret sig, vil være en løbende direkte omkostning, mens det for en kommune, der har valgt selv at afholde den fremtidige pensionsudgift, vil være en indirekte omkostning.

5.1. Direkte omkostninger

De direkte omkostninger er omkostninger, der direkte medgår til udførelsen af den pågældende opgave.

Eksempler på direkte omkostninger:

- løn, inkl. pensionsbidrag til overenskomstansatte og andre løndele

- overarbejde/merarbejde

- tjenesterejser og befordring

- køb af materialer og specielt anskaffet apparatur

- forbrug af fremmede tjenesteydelser

- reparations- og vedligeholdelsesudgifter

5.2. Indirekte omkostninger

De indirekte omkostninger er omkostninger, som er fælles for udførelsen af flere opgaver, og som derfor ikke direkte kan henføres til den enkelte opgave. De indirekte omkostninger vil endvidere ofte kunne henføres til udgifter, der er placeret tidsmæssigt forskelligt.

Eksempler på indirekte omkostninger:

- lokaleudgifter (husleje, varme, el, rengøring, vedligeholdelse m.v.)

- kontorudgifter (telefon, porto, kontorartikler m.v.)

- indirekte lønomkostninger (kantine, efteruddannelse m.v.)

- edb-udgifter

- udgifter til ledelse og administration m.v.

- forsikring

- udviklingsomkostninger m.v.

- beregnede omkostninger til tjenestemandspension

- beregnede omkostninger for faciliteter, der er stillet gratis til rådighed for opgavevaretagelsen

Da omkostningsberegningen skal omfatte alle de omkostninger, der er forbundet med løsningen af en given opgave, må udgifter, der er fælles med driftsenhedens/kommunens øvrige aktiviteter, indgå med en andel i kalkulen, som en indirekte omkostning.

På grund af udgifternes ofte udelelige karakter må de typisk fordeles efter en fordelingsnøgle. Denne fordelingsnøgle skal baseres på en fastsættelse af den pågældende aktivitets andel af de samlede fællesudgifter. Den hyppigst anvendte fordelingsnøgle er lønandele, hvor den enkelte aktivitets andel fastsættes ud fra, hvor stor en andel lønudgiften til aktiviteten udgør i forhold til driftsenhedens/kommunens samlede lønudgift. Men også lokaleudgifter kan f.eks. anvendes som fordelingsnøgle.

5.3. Investeringsomkostninger

Investeringsomkostningerne omfatter omkostningerne til forrentning af drifts- og anlægskapitalen (maskiner, bygninger m.v.) samt til afskrivning af anlægsaktiver.

Investeringsomkostninger kan altså betragtes som indirekte omkostninger, men behandles her særskilt på grund af de særlige forhold, der gør sig gældende for kalkulation af sådanne omkostninger.

5.3.1. Forrentning af driftskapital

Omkostninger til forrentning af driftskapital skal medtages i omkostningskalkulen, såfremt der er tale om en opgave, hvortil der knytter sig væsentlige omkostninger til likviditetsmæssige udlæg i forbindelse med opgavens udførelse.

Det kan f.eks. dreje sig om situationer, hvor produktionstiden og kredittiden er særlig lang, eller hvor betalingen for udførelse af den givne opgave først sker efter en længere periode.

Den rentefod, der anvendes i disse beregninger, kan f.eks. svare til rentefoden for kommunens eller amtskommunens mellemværende med sin bankforbindelse.

5.3.2. Forrentning af anlægskapital

Omkostninger til forrentning af anlægskapital skal medtages i omkostningskalkulen. Beregningen kan ske efter flere forskellige metoder, hvoraf den mest anvendte er, at beregningen sker på grundlag af aktivernes restværdi (restværdien udregnes som anskaffelsesværdien fratrukket tidligere års beregnede afskrivninger).

Ved beregningen af omkostningerne til forrentning af anlægskapitalen skal medtages alle større anlægsaktiver - uanset om disse optræder på drifts- eller anlægsbudgettet. Anskaffes der f.eks. edb-udstyr over driftsbudgettet, skal udgifterne i forbindelse hermed inddrages i beregningen.

Fastsættelsen af den rentefod, der skal anvendes ved kalkulation af forrentningen af aktivets værdi, skal ske ud fra det enkelte anlægsaktivs karakter.

Er der tale om aktiver med en lang levetid, skal der anvendes en forrentningsprocent, der er udtryk for den gennemsnitlige rente i samfundet set over en tilsvarende periode.

For aktiver med en kortere levetid kan en mere aktuel rentesats benyttes.

5.3.3. Afskrivning af anlægskapital

Omkostninger til afskrivning af anlægskapital skal medtages i omkostningskalkulen. Beregning af afskrivninger kan ske efter forskellige metoder. Som eksempler kan peges på den lineære metode, hvor der afskrives lige meget hvert år, eller saldometoden, hvor det årlige afskrivningsbeløb beregnes med en fast procent af aktivets restværdi.

Afskrivningsprocentens størrelse fastlægges ud fra de enkelte aktivers forventede levetid. Levetiden skal svare til den periode, hvori anlægget under hensyntagen til dets karakter og udgifterne til reparation og vedligeholdelse skønnes at blive anvendt i produktionen. Der kan arbejdes med fysisk eller økonomisk levetid.

Den fysiske levetid bestemmes både af slitage og mere aktivitetsuafhængige faktorer som vind og vejr. Den økonomiske levetid bestemmes af f.eks. teknisk forældelse (ny teknologi, nye produktionsmetoder m.v.). Er den økonomiske levetid kortere end den fysiske, skal denne bruges som udgangspunkt for beregningerne.

5.4. Moms

Kommunens eller amtskommunens omkostninger beregnes eksklusive moms i omkostningskalkulen. Til gengæld skal der tillægges moms til den pris, som kommunen eller amtskommunen tilbyder at udføre den pågældende opgave for. Denne procedure svarer til den gældende ordning for f.eks. kommunale forsyningsvirksomheder.

5.5. Kalkulens tidshorisont

Den tidshorisont, der lægges til grund for omkostningskalkulationen, skal have samme længde, som den kontraktperiode, der ønskes.

5.6. Eksempel på omkostningskalkulation

Som bilag 1 vedlægges et eksempel på omkostningskalkulation, som har til formål at illustrere de forskellige problemstillinger, som indgår i en omkostningskalkule.

5.7 Vejdirektoratets meddelelse 015

Det regelsæt, hvorefter Vejdirektoratet afregner arbejder på hovedlandevejsnettet udført af (amts)kommunale samarbejdspartnere, er udtryk for en mulig udmøntning af ovennævnte omkostningskalkulationsprincipper. Såfremt en udførende vejbestyrelse baserer sine kalkulationer på mandskabs- og maskintimetakster m.v. udregnet efter kapitlerne 3, 4, 5 og 6 i dette regelsæt, anses kravet om, at der i omkostningskalkulen skal være medregnet alle omkostninger, for at være opfyldt. Det pågældende regelsæt, Vejdirektoratets meddelelse 015 »Regler for beregning af betaling for arbejder på hovedlandeveje« af 17. december 1993, kan fås ved henvendelse til Vejdirektoratet.

6. Regnskabsregler

En vejbestyrelse, der udfører arbejde for en anden vejbestyrelse, jf. § 4 i bekendtgørelsen, skal føre særskilt regnskab for denne udadrettede virksomhed. Regnskabet skal indeholde samtlige direkte og indirekte omkostninger samt indtægter ved virksomheden. Der stilles således ikke krav om, at der udfærdiges regnskab for hvert enkelt arbejde. Vejbestyrelsen bør dog af kontrolhensyn udarbejde en efterkalkulation på opgaven både af hensyn til vurderingen af den økonomiske hensigtsmæssighed af den foretagne disposition og som erfaringsgrundlag for fremtidige beslutninger, herunder fremtidige forkalkulationer.

I kommunens eller amtskommunens årsregnskab optages en regnskabsmæssig redegørelse for den udadrettede virksomhed.

7. Klageregler

Vejbestyrelsens forvaltning af bestemmelserne i bekendtgørelsens §§ 2-4 kan påklages til trafikministeren for så vidt angår retlige spørgsmål, jf. bekendtgørelsens § 5.

Trafikministeren vil i forbindelse med en klage f.eks. kunne tage stilling til, om vejbestyrelsen har foretaget en kalkulation i overensstemmelse med bekendtgørelsens § 3.

Det er efter de almindelige forvaltningsretlige regler en forudsætning for, at en person, herunder en juridisk person, kan klage, at den pågældende har en individuel, væsentlig interesse i at få fastslået, om den beslutning, der klages over, er i overensstemmelse med bekendtgørelsens regler.

Forinden trafikministeren tager stilling til en klage, indhentes en udtalelse fra Udliciteringsrådet, der er nedsat i henhold til Finansministeriets cirkulære om udbud og udlicitering af statslige drifts- og anlægsopgaver. Dette råd har særligt kendskab til licitationsforhold og er egnet til f.eks. at vurdere, om en vejbestyrelse ved sin tilbudsgivning har lagt de samlede omkostninger til grund. Rådet har ikke nogen selvstændig afgørelseskompetence, men udtaler sig alene vejledende til brug for trafikministerens stillingtagen. Rådet vil kunne anmode ministeriet om at fremskaffe supplerende oplysninger og dokumenter fra vedkommende vejbestyrelse, hvis det findes nødvendigt. Vejbestyrelsen er forpligtet til at stille sådanne oplysninger og dokumenter til rådighed for trafikministeren i forbindelse med behandlingen af klagen. Bekendtgørelsens bestemmelse herom svarer til de tilsvarende regler i de kommunale styrelseslove. Vejbestyrelsen kan således ikke nægte at udlevere oplysninger og dokumenter ved at henvise til, at der er tale om »forretningshemmeligheder«.

Trafikministeren tager stilling til, om bekendtgørelsens regler er overholdt. Hvis en vejbestyrelse ikke har medtaget de samlede omkostninger i sit tilbud, tilkendegives dette over for den pågældende vejbestyrelse med oplysning om, hvilken mangler eller undladelser m.m., der er ved den foretagne kalkulation. I disse tilfælde pålægger ministeren vejbestyrelsen at beregne sine omkostninger i overensstemmelse med tilkendegivelsen ved fremtidige kalkulationer. Trafikministeren vil normalt ikke i forbindelse med en sådan tilkendegivelse kunne pålægge vejbestyrelsen at ophæve en allerede indgået aftale eller tage stilling til, om forholdet er af en sådan karakter, at klageren har krav på erstatning. Det sidste spørgsmål må afgøres af domstolene efter dansk rets almindelige erstatningsregler.

Hvis en vejbestyrelse senere bevidst sidder en sådan henstilling overhørig, vil der i graverende tilfælde kunne blive tale om at anvende straffe- og erstatningsreglerne i den kommunale styrelseslovgivning over for de ansvarlige medlemmer af en kommunalbestyrelse eller et amtsråd.

Bekendtgørelsens klageregel omfatter ikke spørgsmål om overholdelse af EU's udbudsregler. Klager herom henhører under Klagenævnet for udbud.

Underskrift 1

Trafikministeriet, den 21. november 1994 Torkil Eriksen

Bilag 1

Eksempel på omkostningskalkulation

En kommune ønsker at afgive tilbud på udførelse af fejning af en nabokommunes veje. Til formålet råder kommunen over en selvsugende fejemaskine. Tilbudsperioden er et år. Det bemærkes, at der er tale om en momspligtig ydelse. Omkostningerne opgøres derfor eksklusive moms i kalkulen, idet momsudgifterne refunderes i momsregnskabet med Told og Skat.

Kommunens samlede omkostninger pr. år ved udførelse af arbejdet kan opgøres således:

De direkte omkostninger

Løn, 400 timer a 112,00 kr. inkl. arbejdsbestemte

tillæg, feriepenge, ATP, AER og pension 44.800,00 kr.

Betaling til vognmand for bortkørsel og deponering

af det opfejede affald 10.000,00 kr.

Direkte omkostninger i alt 54.800,00 kr.

De indirekte omkostninger

Administrationstillæg, 5 pct. af summen af de

direkte omkostninger og maskinudgifter, dvs.

0,05 x (54.800 + 29.500)(* 1) 4.215,00 kr.

Udgifter til driftsbygninger og -pladser, 4 pct.

af lønsum og maskinudgifter

0,04 x (44.800 + 29.500) (* 2) 2.972,00 kr. Indirekte omkostninger i alt 7.187,00 kr.

Investeringsomkostninger

Det er forudsat, at opgaven lægger beslag på maskinen i halvdelen af dens kørselstid på i alt 800 timer. Maskinen har en restværdi på 100.000 kr.

Afskrivninger 10 pct. af restværdi 10.000,00 kr. Forrentning 7 pct. af restværdi 7.000,00 kr. Årlig driftsudgift (forsikring, drivmidler, afgifter) (* 3) 30.000,00 kr. Årlig vedligeholdelsesudgift (* 3) 12.000,00 kr. Årlig udgift 59.000,00 kr. Maskintimepris (59.000/800) 73,75 kr. Investeringsomkostninger i alt (400 timer a 73,75 kr.) 29.500,00 kr. Kommunens årlige udgifter ved at udføre vejfejningen ekskl. moms udgør således 54.800 + 7.187 + 29.500 91.487,00 kr.

Der skal tillægges moms til tilbudsprisen.

(* 1) Kommunen har beregnet, at den årlige udgift til

administrationen af den kommunaltekniske driftsvirksomhed er 700.000 kr. (lønadministration, kontorudgifter og ledelse mv.)

Der er valgt at fordele denne udgift på grundlag af lønsummen til markarbejde (10 mio. kr./år) og de samlede udgifter til maskinparken inkl. forrentning og afskrivning (3 mio. kr./år). Procenten bliver herefter 700.000/(10.000.000 + 3.000.000) x 100 = 5.

(* 2) Kommunen har beregnet den årlige kapitaludgift til driftsbygninger og -pladser vedrørende den kommunaltekniske driftsvirksomhed til 520.000 kr.

Der er her valgt at fordele denne kapitaludgift på grundlag af lønsum til markarbejde (10 mio. kr./år) og samlede udgifter til maskinparken inkl. forrentning og afskrivning (3 mio. kr./år). Procenten bliver herefter 520.000/(10.000.000 + 3.000.000) x = 4.

(* 3) Disse omkostninger er direkte omkostninger, men er medtaget under dette punkt for at kunne udregne en samlet maskintimepris

Versioner

1. 1994-11-21 · til 2013-02-18