Vejledning for revisorer ved de selvejende AMU-centre
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Ikke selve loven: Vejledning
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/manual/mt/1995/116@1995-07-14/da
Indhold
Indholdsfortegnelse
1. FORRETNINGSGANGE
2. LØBENDE FORBEDRINGSFORSLAG
3. LØN OG ANSÆTTELSESVILKÅR
4. BEHOLDNINGER
5. INDTÆGTSDÆKKET VIRKSOMHED (IDV)
6. TILSKUD
7. BYGGESAGER
8. BUDGETTER
9. PROTOKOL
BILAG
1. Forretningsgange
2. Løbende forbedringsforslag
3. Løn og ansættelsesvilkår
4. Indtægtsdækket virksomhed
5. Budget og økonomistyring
6. Nøglefaktorer
7. Protokol
I henhold til bekendtgørelse nr. 1157 af 19. december 1994 om revision m.m. af Arbejdsmarkedsuddannelsescentre, fastsættes hermed følgende om revision:
1. Revisionen tilrettelægges og gennemføres under hensyntagen til centrets forretningsgange og kontrolforanstaltninger, jf. §4 i bekendtgørelsen om revision m.m. ved Arbejdsmarkedsuddannelsescentre.
2. Revisor skal påse og i revisionsprotokollen udtale sig om, hvorvidt centrets dispositioner, registreringer og regnskabsaflæggelse sker i overensstemmelse med:
a. Bestemmelserne i love, bekendtgørelser, cirkulærer m.v. samt centrets vedtægter.
b. Generelle brugervejledninger for de etablerede løn- og regnskabssystemer samt med reglerne i gældende regnskabscirkulærer, AMU-centrenes kontoplan, budgetvejledningen m.v.
c. Centrets institutionsinstruks.
d. De af Arbejdsmarkedsstyrelsen, Erhvervsområdeudvalgene m.v. udsendte bevillingsmeddelelser med de heri indeholdte forudsætninger for bevillingerne.
1. Forretningsgange
Revisor skal påse, at de af centret etablerede forretningsgange og interne kontroller er betryggende i henhold til de i bilag 1 angivne retningslinier. Revisor skal i protokollen erklære om centrets forretningsgange og interne kontroller er betryggende.
2. Løbende forbedringsforslag
Revisor skal løbende afgive særskilte notater omkring samtlige forbedringsforslag til centrets drift, interne kontroller, forretningsgange og procedurer m.v. (Bilag 2).
Revisor skal løbende i protokollen redegøre for omfanget af centrets tiltag vedrørende de af revisor udarbejdede notater.
3. Løn og ansættelsesvilkår
Revisionen skal omfatte kontrol af, om løn- og ansættelsesvilkår er foretaget i henhold til retningslinierne i bilag 3.
4. Beholdninger
Revisor skal for centrets beholdninger påse:
at centret periodisk vurderer de udestående fordringer med henblik på undgåelse af tab
at centret foretager korrekte og rettidige registreringer og afregninger af merværdiafgift og andre indeholdte beløb
at centret registrerer udstyrs- og inventargenstande m.v. i henhold til gældende regler, herunder stikprøvevis tilstedeværelseskontrol.
at varebeholdninger er registreret og værdiansat i henhold til gældende regler, herunder stikprøvevis tilstedeværelseskontrol.
5. Indtægtsdækket virksomhed (IDV)
Revisor skal sikre, at centrets gennemførelse af IDV og andre aktiviteter, ikke vurderes at indebære risiko for et uberettiget forbrug af statsmidler, og om centrets vurdering af mulighederne for gennemførelse af tilsvarende planlagt aktivitet tager hensyn til centrets likviditet og økonomiske stilling.
Revisor skal i protokollen erklære om centrets forretningsgange og procedurer, herunder kalkulationsgrundlag vedrørende centrets IDV aktivitet er betryggende. Der henvises til bilag 4.
6. Tilskud
Taksttilskud
Revisor skal kontrollere, at centrets oplysninger til brug ved beregning af tilskud er rigtige, herunder at centrets registrering af antallet af elevuger, kostskoleelevuger og kostelevuger er i overensstemmelse med reglerne jf. kap. 7 i Bekendtgørelse om ydelse af statstilskud mv. til Arbejdsmarkedsuddannelser, sammenholdt med Arbejdsministeriets bekendtgørelse om adgang, deltagerstøtte, depositum m.v. ved deltagelse i arbejdsmarkedsuddannelser samt Undervisningsministeriets bekendtgørelse om elevers deltagelse i undervisningen i Erhvervsuddannelserne m.v.
Revisor skal ved stikprøver kontrollere:
at centrets opgørelse af elevugetal, kostskoleelevugetal og kostelevugetal, på de enkelte uddannelser og områdeudvalg, er korrekt.
at centrets indberetning af elevuger, kostskoleelevuger og kostelevuger er i overensstemmelse med deltagerlister, mødejournal samt kopi af blanketten om bevilling af kursusgodtgørelse.
Revisors attestation til Arbejdsmarkedsstyrelsen skal afgives på en af styrelsen udarbejdet blanket og indeholde oplysninger om eventuelle ændringer og tilføjelser i forhold til tilskudsgrundlaget.
Revisors erklæring skal afgives inden for nærmere fastsatte tidsfrister, således at revisors bemærkninger kan nå at få virkning i den efterfølgende måneds tilskudsudbetaling.
Dersom centret helt eller delvist skal tilbagebetale et allerede anvist tilskud, vil det ske ved en regulering i førstkommende anvisning.
Øvrige tilskud
Med hensyn til tilskud m.v. skal revisor påse og i protokollen erklære:
at udgifterne er korrekt bogført på fællesudgifter, undervisningsudgifter og andet, således at tilskud til fællesudgifterne er udbetalt på et korrekt grundlag.
at indtægter, udgifter og tilskud er henført til rette regnskabsår efter gældende regler.
7. Byggesager
Revisor skal med hensyn til eventuelle byggesager, før påtegning af byggeregnskabet, påse:
at centret ved optagelse af realkreditlånet realiserer obligationerne umiddelbart efter optagelsen af lånet, og at beløbet straks returneres til SCR som overskydende kassebeholdning.
at byggeregnskabet kun indeholder omkostninger, der kan henføres til byggeriet.
at byggerapportens regnskabsoversigt er korrekt udfyldt.
Revisor skal udtale sig herom i førstkommende revisionsprotokol.
8. Budgetter
Budgetprocedurer
Revisor skal foretage gennemgang af centrets etablerede budgetprocedurer og vurdere, om disse er tilstrækkelige og betryggende til at sikre, at budgettet har den nødvendige kvalitet (bilag 5). Herudover skal revisor gennemgå budgettet og vurdere om dette giver en pålidelig beskrivelse af centrets forventede resultat i budgetperioden. Revisor skal i revisionsprotokollen udtale sig herom. Alle forhold, som ikke vurderes fuldt ud tilstrækkelige skal omtales i førstkommende revisionsprotokol.
Løbende budgetgennemgang
Revisor skal efter hvert kvartal gennemgå centrets budget for den resterende del af året med henblik på at sikre:
at den planlagte aktivitet for den resterende del af året er korrekt afspejlet i budgettet
at der er foretaget korrekt afgrænsning mellem perioderegnskabet og budgettet.
at den oprindeligt budgetterede aktivitet til dato er realiseret.
at centrets løbende økonomistyring gennemføres tilfredsstillende og på et tilstrækkeligt grundlag til brug for den løbende økonomistyring.
Endvidere skal revisor i forbindelse med gennemgangen af budgetterne udtale sig om de i bilag 6 oplistede nøglefaktorer for budget og økonomistyring.
Resultaterne af den kvartalsvise gennemgang skal løbende indføres i revisionsprotokollen.
9. Protokol
Revisor skal i sine protokollater redegøre for den udførte revision, samt om alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger, jf. Bekendtgørelsens § 8. Såfremt revisor er pålagt særlige undersøgelser eller lignende, hvorom der er afgivet særskilt rapport, anføres i revisionsprotokollatet formålet, omfang og konklusion på de udførte arbejder.
Revisor skal påse at samtlige protokoller er godkendt af hele centrets bestyrelse på førstkommende bestyrelsesmøde.
Øvrige forhold, der skal omtales i protokollen er beskrevet i bilag 7. I forbindelse med den årlige regnskabsafslutning besvarer revisor et af Arbejdsmarkedsstyrelsen udarbejdet spørgeskema, samt alle andre ønskede oplysninger. Dette fremsendes til styrelsen med genpart til centrets bestyrelse.
Såfremt Arbejdsmarkedsstyrelsen i forbindelse med sin gennemgang af regnskaberne måtte ønske yderligere oplysninger, kan Styrelsen rette henvendelse herom til såvel center som centrets revisor for centrets regning.
Vejledningen har virkning for revisionen af årsregnskabet 1995 og følgende år.
Underskrift 1
Arbejdsmarkedsstyrelsen, den 14. juli 1995 Ole Chr. Jensen
Bilag 1
FORRETNINGSGANGE
Revisor skal ved sin gennemgangen af centrets forretningsgange påse:
* Om centret følger de gældende interne disponerings- og godkendelsesregler.
* Om indtægts- og udgiftsposter er behørigt dokumenteret ved bilag, kontrakter mv. og registreret på de rigtige konti, respektivt henført til det rigtige formål.
* Om centrets løbende økonomistyring gennemføres tilfredsstillende og på et tilstrækkeligt grundlag til brug for den løbende økonomistyring.
* Om der føres tilstrækkelig kontrol med eventuelle underkasser.
* Om der er etableret tilstrækkelige kontrolforanstaltninger til sikring af centrets aktiver, herunder lagerbeholdninger, samt til sikring af en korrekt registrering af alle indtægter.
* Om der er den fornødne personelle adskillelse mellem registrerings- og frigivelsesfunktioner og systemadministratorfunktioner.
* Om der er etableret tilstrækkelige kontrolforanstaltninger omkring anvendelse af edb-systemer, herunder opbevaring af uddata-materiale.
* Om centret har etableret betryggende arbejdsgange for registrering af antallet af elevuger, kostskoleelevuger og kostelevuger.
* Om centret har etableret betryggende forretningsgange vedrørende rapportering af forbrugsoplysninger (regnskabstal), herunder sammenholdelse af aktivitetsoplysninger med forbrug (regnskabstal).
Gennemgangen af forretningsgange omfatter, ud over ovenstående, en undersøgelse af centrets overholdelse af:
* Sparsommelighedsaspekt
* Produktivitetsaspektet
* Effektivitetsaspektet
Revisor skal i gennemgangen påse følgende:
Sparsommelighedsaspektet:
* Om centret afholder lønudgifter til et for rigeligt eller overkvalificeret personale. (Om centret afholder lønudgifter på et rimeligt niveau under hensyntagen til den ansattes stilling)
* Om der er indhentet alternative tilbud ved køb af varer og tjenesteydelser, der ikke er omfattet af aftaler indgået med Direktoratet for statens indkøb.
* Om foreliggende rabatmuligheder er udnyttet.
* Om vedligeholdelses- og reparationsudgifter vedrørende ejendomme og materiel er så betydelige, at nyanskaffelser må overvejes,og om centret løbende foretager disse overvejelser.
* Om likvide midler og lån forvaltes optimalt.
* Om centrets lokaler, inventar, materiel m.v. udnyttes på en hensigtsmæssig måde.
* Om fakturering sker umiddelbart efter præstationen af ydelserne samt at unødig kreditgivning undgås.
* Om der foreligger et rimeligt kalkulationsgrundlag for indtægterne i integrerede kantiner m.v.
* Om tjenesteydelser og lignende, som opkræves af centret, er beregnet på et fyldestgørende og tilstrækkeligt ajourført grundlag.
Produktivitetsaspektet:
* Undersøge, om centrets præstationsmål, gennem en årrække har udviklet sig tilfredsstillende, eksempelvis ved udregning af nøgletal (fællesudgifter/undervisningsudgifter %fordeling, udgift pr. elevuge til lærerløn, gennemsnitligt undervisningstimetal pr. faglærer, lokaler m.v.).
* Foretage sammenligning med andre AMU-centre, baseret på materiale udsendt af Arbejdsmarkedsstyrelsen.
* Undersøge om de af centret udarbejdede nøgletal til brug for den af styrelsen udarbejdede analyse (årlig regnskabsanalyse), er udarbejdet på et korrekt og fyldestgørende grundlag.
Effektivitetsaspektet:
* I forbindelse med effektivitetsbedømmelse foretages en vurdering af, hvorvidt det enkelte centers virksomhed er i overensstemmelse med intentionerne i lovgivningen:
- Revisor skal oplyse, om centret følger Arbejdsmarkedsstyrelsens strategiplan
- Revisor skal oplyse, om centrets formål er operationelt og om der foreligger opsplitning af et overordnet formål i delmålsætninger og eventuelt i strategier.
- Revisor skal oplyse, om centret anvender sine mål og delmål til styring af centrets aktiviteter
- Revisor skal oplyse, om centrets aktiviteter ligger uden for formålet eller hvis der er sket ændringer i formålet.
Bilag 2
LØBENDE FORBEDRINGSFORSLAG
Revisor skal beskrive de problemstillinger/observationer, der noteres i forbindelse med det daglige arbejde på centret. Notatet skal indeholde en klar beskrivelse af observationen samt revisors forslag til forbedring.
Notatet skal afleveres til centrets ledelse, som skal påføre sine kommentarer til observationen og eventuelt hvilke tiltag man planlægger at iværksætte for at imødekomme forbedringsforslaget.
Alle notater skal således indeholde følgende afsnit:
1. Observation
2. Forslag til forbedring
3. Ledelsens kommentarer og forventede tiltag
Notaterne skal være fortløbende nummererede og forefindes på centret i en separat mappe.
Eksempel:
Område: Normskemaer
Bilag 3
LØN & ANSÆTTELSESVILKÅR
Ved kontrollen af løn- og ansættelsesforhold skal revisor påse:
* At indplacering, afsked, andre statusændringer, ydelse af tillæg samt fravær er foretaget korrekt og af dertil bemyndigede personer.
* At variable ydelser i form af over- og merarbejdsbetaling, timeløn samt særlige ydelser mv. er korrekt opgjort og dokumenteret ved specifikation af præstationer og attesteret af dertil bemyndigede personer.
* Om foreliggende brugervejledninger og vejledninger vedrørende anvendelse af SCL-lønsystemet er fulgt.
Ved den stikprøvevise revision af enkeltlønninger påses bl.a.:
* Om de udbetalte lønninger er i overensstemmelse med gældende overenskomster og aftaler m.v.
* Tilstedeværelseskontrol.
* Om overtid er korrekt behandlet i forhold til arbejdsforpligtelsen, og om øvrige regler for overarbejde er overholdt.
* Om tillæg og vederlag m.v. er ydet i overensstemmelse med fastlagte regler, herunder regler for anvendelse af lokallønsmidler eller konkrete tilladelser fra Arbejdsmarkedsstyrelsen.
* Om ydelser til timelærere er givet i overensstemmelse med gældende regler.
* Om kildeskattelovens bestemmelser om indberetning af A- og B-indkomst er fulgt.
* Om data, som indrapporteres til lønsystemet, er fuldstændige, nøjagtige, autoriserede og korrekt konteret via de respektive lønkoder (inddatabehandling).
* Om indrapporteringer har fået den tilsigtede virkning og har givet sig udslag i korrekt lønberegning (uddatakontrol).
Bilag 4
INDTÆGTSDÆKKET VIRKSOMHED
Regler for omkostningsflytning
Revisor skal påse at reglerne for IDV i henhold til »Vejledning omkring Indtægtsdækket Virksomhed for AMUcentre« er overholdt.
Forretningsgange og procedurer
Med hensyn til centrets forretningsgange og procedurer skal revisor bl.a. påse, at:
* Der foreligger et tilstrækkeligt og dokumenteret kalkulationsgrundlag ved salg af IDV.
* Der foreligger godkendte kalkulationer før afgivelse af tilbud på IDV.
* Der er foretaget en betryggende kreditvurdering af kontrahenten i større sager.
* IDV aktiviteter er godkendt i henhold til centrets godkendelsesprocedurer.
* Overførsler mellem IDV, salg til Arbejdsmarkedsnævn m.v. og centrets øvrige programmer finder sted løbende og på et tilfredsstillende grundlag.
* Der ved IDV projekter foreligger efterkalkulationer til vurdering af rentabiliteten.
* Med hensyn til systemeksportforretninger skal revisor være specielt opmærksom på, at centret har foretaget en tilstrækkelig risikovurdering af f.eks:
- Kvalificerede og tilstrækkelige ressourcer til at udføre opgaven
- Centret uafhængighed i forhold til klienten
- Land / kulturelle forhold
- Erfaring i lignende projekter (størrelse, kompetence, beregning af pris osv.)
- Industri, selskabsstruktur, ledelsen m.v.
Bilag 5
BUDGET OG ØKONOMISTYRING
Ved gennemgangen skal revisor især have øje for, at:
* Der er etableret skriftlige, veldokumenterede budgetprocedurer, som sikrer det mest sandsynlige budget.
* De i budgettet anvendte forudsætninger er understøttet af skriftligt materiale, som dokumenterer rimeligheden af forudsætningerne.
Eksempel
Et budget bør tage sit udgangspunkt i en planlagt aktivitet (undervisning, investeringer mv.) som skal være skriftligt dokumenteret. I det omfang der ikke foreligger nøje beskrivelser af aktiviteten og muligheden for at gennemføre denne, anses kvaliteten af budgetterne ikke at være tilstrækkelig.
* Anvendte nøgletal, standardpriser, belægningsprocenter, normskemaer mv. har en sådan kvalitet, at det er rimeligt at anvende disse i budgetteringen.
Eksempel
Alle centre anvender normskemaer til at budgettere kursusomkostninger. Imidlertid er kvaliteten ikke tilstrækkelig, såfremt normskemaomkostningerne ikke i løbet af regnskabsåret verificeres ved sammenholdelse til realiserede tal og tilrettes. Denne sammenligning bør være skriftligt dokumenteret.
* Der er skriftligt dokumenterede interne sammenhænge i budgettet.
Eksempel
Den planlagte timetal undervisning genererer et forbrug af lærertimer pr. lærer. Det forventes, at et budget er understøttet af skriftlig dokumentation for denne sammenhæng.
De foretagne afskrivninger i aktivitetsbudgettet stemmer overens med de samlede afskrivninger på alt materialet.
Bilag 6
NØGLEFAKTORER
Revisor skal i forbindelse med gennemgangen af budgetterne udtale sig om nedenstående nøglefaktorer. Centret skal levere nedenstående informationer, således at revisor kan kontrollere disse og udtale sig herom i protokollen. Gennemgangen skal udføres hvert kvartal.
I forbindelse med nedenstående opgørelser af »planlagte timer« for faglærerne og »planlagte elevuger« skal der tages højde for de »planlagte kursusuger« i henhold til nedenstående definition. Dvs. der skal være nøje sammenhæng mellem planlagte kursusuger, planlagte elevuger og faglærernes planlagte tidsanvendelse på undervisning.
F.eks:
Efter 1. kvartal.
Planlagte kursusuger for resten af året = 100
heraf kurser med dobbelt dækning = 20%
Nomeret antal elever pr. kursus = 18
Forventet belægningsprocent = 95%
Beregninger:
Planlagte elevuger i perioden 1/4 - 31/12 = 100 x 18 x 95% = 1.710
Planlagte faglærer timer i perioden 1/4 - 31/12 = 100 + 20% = 120 x 37,5= 4,500
Planlagte elevuger jf. ovenstående 1.710 skal indgå i nedenstående afsnit 1. anden spalte fordelt som anført og planlagte faglærer timer 4.500 skal indgå i nedenstående afsnit 2. anden spalte.
1. Aktivitetsniveau samt forventet plan for resten af året
Aktivitetsniveauet for hvert kvartal skal opgøres, som følger:
--------------------------------------------------------------------- Afholdte Planlagte Forventede Oprindeligt Revideret elevuger elevuger elevuger I alt budget budget --------------------------------------------------------------------- Kompetencegivende kurser El- og særaktiviteter --------------------------------------------------------------------- IDV --------------------------------------------------------------------- I alt --------------------------------------------------------------------- »Afholdte elevuger« = Realiserede elevuger til dato. »Planlagte elevuger« = Antal af elevuger der er fastlagt i centrets kursusplan, dvs. periode for afholdelse, tilknyttede lokaler, lærere og materiel (der henvises til faglærernes tidsanvendelse for eksempel). »Forventede elevuger« = Antallet af elevuger centret forventer at afholde, men som ikke endeligt er lagt ind i kursusplanen. »Oprindeligt budget« = Det af bestyrelsen godkendte budget. »Revideret budget« = Korrigeret(de) budget(ter) der er udarbejdet efter konstateret aktivitet i en periode. 2. Faglærernes tidsanvendelse - undervisning Der skal udarbejdes en opgørelse, som viser følgende: Gns. under- Planlagte Forventede Oprindeligt visningstimer timer timer I alt budget --------------------------------------------------------
Ved undervisningstimer forstås faktiske konfrontationstimer.
Ved beregningen af gns. undervisningstimer pr. faglærer, regnes der udfra fuldtidsansatte lærere, dvs. ansættelse fra 1.7 - 31.12 regnes som en 1/2 lærer.
3. Belægningsprocenter
Der ønskes en opgørelse af de gennemsnitlige belægningsprocenter på kurserne i forhold til den budgetterede belægningsprocent. Tallene skal anføres.
4. Fællesomkostninger
For at vurdere udviklingen i delkomponenterne af fællesudgifterne skal nedenstående opstilling udarbejdes:
Fællesomkostninger (kr. 1.000):
--------------------------------------------------------------------- Realiseret Totalt X. kvartal Budget X. kvartal / Total budget -------------------------------------------------------------------- Administrationsomkostninger % Lokalomkostninger m.v. % Øvrige fælles omkostninger % --------------------------------------------------------------------- Samlede fællesomkostninger -------------------------------------------------------------------- Realiseret skal dække de faktiske periodiserede omkostninger frem til dato, dvs. efter 2. kvartal skal realiseret dække de første 6 måneders omkostninger. 5. Resultat af IDV aktiviteter (kr. 1.000): --------------------------------------------------------------------- Realiseret Oprindeligt X. kvartal Planlagt Forventet I alt budget --------------------------------------------------------------------- Indtægter Omkostninger: Direkte omkostninger (omk. allokering) Indirekte omkostninger --------------------------------------------------------------------- Over-/underskud --------------------------------------------------------------------- Direkte omkostninger = Takstbaserede omkostninger
Indirekte omkostninger = Fællesomkostninger m.v.
Bilag 7
PROTOKOL
Blandt øvrige forhold, der giver anledning til omtale i de løbende revisonsprotokoller samt protokollen ved årsafslutningen, kan nævnes:
* Væsentlige afvigelser mellem budget og regnskab.
* Væsentlige afvigelser mellem planlagte og gennemførte elevuger.
* Negativt driftsresultat.
* Manglende godkendelse af foretagne dispositioner, som i henhold til gældende regler kræver godkendelse, herunder om centrets vedtægter er overholdt.
* Udstyrsanskaffelser, hvortil centret ikke har haft den fornødne opsparing til finansieringen.
Endvidere skal protokollen ved årsafslutningen indeholde specifikation af følgende:
* Bevægelserne på egenkapitalens enkelte poster.
* Debitorer, der er mere end 3 måneder gamle.