Vejledning vedr. pulje på 225 mio. kr. til initiativer, der kan sikre bedre kvalitet og klarere rettigheder i hjemmehjælpen (Til samtlige kommuner m.fl.)
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Ikke selve loven: Vejledning
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/manual/mt/1998/100@1998-06-24/da
Indhold
Folketinget har på finansloven for 1998 afsat 225 mio. kr. til initiativer, der kan sikre bedre kvalitet og klarere rettigheder i personlig og praktisk hjælp m.v. (hjemmehjælp).
En del af de afsatte midler skal anvendes til at dække de økonomiske udgifter, der er forbundet med lov nr. 1110 af 29. december 1998 om kvalitetsstandarder for personlig og praktisk hjælp m.v. efter serviceloven.
Baggrund Baggrunden for puljen på 225 mio. kr. tager udspring i en række fælles træk på hjemmehjælpsområdet. Kvaliteten i hjemmehjælpen er ikke altid god nok, ligesom mange brugere får aflyst eller flyttet hjælpen. Derudover behandles borgerne ikke altid ens i forhold til kommunens serviceniveau, hverken i tildelings- eller leveringssituationen. Det er et generelt problem, at de ressourcer, der stilles til rådighed for den udførende organisation, ikke i tilstrækkelig grad kommer brugerne til gode i form af konkrete ydelser. I tilslutning hertil kan det ofte være vanskeligt at gennemskue og dokumentere, hvor stor en del af ressourcerne, der reelt kommer brugerne til gavn.
En række kommuner mangler tilstrækkelige styringsredskaber på området for personlig og praktisk hjælp. Dette kommer til udtryk på mange måder:
1. Det politisk fastsatte serviceniveau, der skal forvaltes, er ofte upræcist beskrevet, og det er derfor svært at kommunikere til både borgere og medarbejdere. Det skal ses i lyset af, at størstedelen af de henvendelser, borgerne retter til kommunen, vedrører uklarhed om borgernes rettigheder til ydelser, mens det kun er en lille del, der handler om utilfredshed med de ydelser, der leveres.
2. Løbende budgetoverskridelser er ikke ualmindeligt i mange kommuner. Budgetoverskridelserne kan ses som udtryk for manglende styringsredskaber til forvaltning af en ramme (kontraktstyring), til tildeling af ydelser, til ledelse, til planlægning og til udvikling.
3. Den udførende del er karakteriseret ved konkrete problemstillinger som højt sygefravær, dårligt arbejdsmiljø, medarbejdernes beskedne tilhørsforhold til organisationen som virksomhed og begyndende rekrutteringsproblemer.
Kommunernes personlige og praktiske hjælp m.v. står derfor overfor store udfordringer, der skal løftes, hvis brugerne også fremover skal sikres leverancesikkerhed og høj kvalitet i ydelserne.
Udfordringen Udfordringerne til den personlige og praktiske hjælp håndteres ikke med et snuptag. Ledelses- og styringsmæssigt er der behov for en større omstillingsproces. Nye midler, værktøjer, principper og ledelsestiltag skal udvikles og tages i brug.
Mange steder vil der være behov for kompetenceudvikling og investeringer i arbejdsmiljø. Erfaringer fra nogle kommuner viser, at det er muligt at nedbringe sygefraværet gennem en målrettet arbejdsmiljøindsats, hvor der fokuseres på ledelsens kompetence, og hvordan arbejdet tilrettelægges.
Nedenstående elementer nævnes ikke for at begrænse kreativiteten, men fordi de visse steder allerede har båret frugt. Elementerne kan anskues i tre niveauer:
Præcisering af, hvad der skal styres (Serviceniveauet)
Styringen og tilrettelæggelsen af hjemmehjælpen skal forbedres. Først skal der sikres gennemsigtighed i og balance mellem det kommunale serviceniveau og den afsatte ramme til forvaltning af dette. Gennemsigtigheden skal bestå i klarhed over, hvilken type personer der kan tildeles hvilke ydelser.
En kontrakt mellem de, der er ansvarlige for fastlæggelse af serviceniveau og ressourcer, og de, der er ansvarlige for forvaltning af rammen, kan være et vigtigt styringsredskab. Forudsætning herfor er dog, at kontrakten følges op af de nødvendige værktøjer og kompetencer til at forvalte den ramme, kontrakten udgør. Kontraktsstyring kan være med til at sikre, at både det politiske niveau og de ansvarlige for forvaltningen opfatter serviceniveauet ens, samt at ressourcerne afpasses, således at de politiske målsætninger om serviceniveauet kan indfries.
Efterfølgende skal det sikres, at det vedtagne serviceniveau udmøntes i forhold til brugerne i hverdagen. En klar kommunikation til borgerne om indholdet i serviceniveauet er et nødvendigt element i forhold til borgernes oplevelse af kvalitet og dermed i forsøget på at skabe større tilfredshed.
Afgørelse af, hvad der skal leveres til hvem (Tildelingen)
Tildelingen af ydelser skal herefter ske ensartet, objektivt og i overensstemmelse med serviceniveauet. Tildelingen skal ske uden skelen til omstændighederne i det udførende led.
Hvem, hvornår og hvordan hjælpen udføres (Udførelsen)
Muligheden for at vælge mellem forskellige leverandører kan medvirke til at sikre, at brugerne får den personlige og praktiske hjælp, de er tildelt, ligesom det bliver muligt for brugerne at skifte leverandør, hvis kvaliteten af hjælpen ikke lever op til forventningerne. En måde at tilrettelægge det på kan være, at brugeren får et klippekort med klip svarende til den tildelte hjælp, hvor der klippes, når hjælpen faktisk bliver udført. Hvis ydelsen ikke leveres, kan brugeren benytte klippet senere eller vælge en anden leverandør. Valgfrihed er med til at sikre, at brugerne får større indflydelse og oplever en større tilfredshed med hjemmehjælpen.
En større viden om udviklingen i de faktiske forhold i hverdagen er en forudsætning for ledelsesmæssig indgriben, når der er behov herfor. Tilvejebringelse af information om de faktisk forhold og deres konsekvenser, om udvikling i forhold til mål samt om udvalgte styringselementer skal danne grundlag for en bedre opfølgning. Anvendelse af informationsteknologi (IT) kan være et middel til at sikre den nødvendige information tilvejebringes med et rimeligt ressourceforbrug. IT kan også understøtte vigtige opgaver som tildeling og planlægning samt opfølgning på mål og nøgletal.
Ledelsesinformation, også for medarbejderne, er nødvendig for at skabe indsigt og forståelse for behovet for at gøre ting anderledes, og for at sikre, at hele organisationen kommer på forkant med udviklingen. Dokumentation for levering af hjælpen vil blive et nødvendigt led i kommunens tilsynspligt.
Omstillingen Kun ved en omstilling af indsatsen i den enkelte kommune kan kvaliteten i den personlige og praktiske hjælp varigt forbedres til gavn for brugerne.
Omstillingsprocessen er karakteriseret ved, at den kræver ændringer på alle niveauer; hos politikere, hos de forvaltningsansvarlige og på det udførende niveau. Omstillingen skal derfor ske med en meget høj grad af involvering af alle tre niveauer og med fokus på indsigt, forståelse og samarbejde. De høje krav til omstillingsprocessen medfører, at det ikke er tilstrækkeligt at skabe forbedringer på et enkelt eller to niveauer, hvis den ønskede effekt skal realiseres.
Udviklingen og implementeringen af nye styrings- og arbejdsmetoder må derfor tilrettelægges som en læreproces, der favner bredt i organisationen, og som sikrer accept for de nye metoder. Samtidig er det nødvendigt, at der i hele omstillingsprocessen tages hensyn til de mange institutioner, samarbejdspartnere, og interessegrupper udenfor organisationen.
Kvalitetsstandarder De nye regler om kvalitetsstandarder for personlig og praktisk hjælp m.v. efter servicelovens §§ 71 og 72 kan danne et godt grundlag for omstillingsprocessen i den enkelte kommune.
Kommunalbestyrelsen er nu forpligtet til mindst en gang årligt at udarbejde en kvalitetsstandard for den personlige og praktiske hjælp m.v. og derudover at følge op på kvaliteten og styringen af denne hjælp.
Kvalitetsstandarden skal indeholde oplysninger til kommunens borgere om den hjælp, de kan forvente at få fra kommunen, hvis de får behov for personlig og praktisk hjælp m.v.
Regler om kvalitetsstandarder fremgår af Socialministeriets bekendtgørelse nr. 328 af 22. april 1998 om kvalitetsstandarder m.v. for hjælp efter §§ 71 og 72 i lov om social service samt Socialministeriets supplement af 9. juni 1998 til vejledning af 6. marts 1998 om sociale tilbud til ældre m.fl. Derudover udsender Socialministeriet en pjece om, hvordan kommunerne kan udarbejde kvalitetsstandarder.
Udmøntning af
puljen Det er hensigten at anvende puljen på 225 mio. kr. til at støtte kommuner, der gennem en omstillingsproces arbejder med udvikling og forbedring af de organisatoriske problemstillinger og samtidig kan dokumentere, at de anvender ressourcerne til større gavn for brugerne.
Der vil fx blive stillet krav om, at den enkelte kommune skal
præcisere, hvad der skal styres (Serviceniveauet)
- beskrive et klart og præcist serviceniveau,
- sikre formidling af serviceniveauet til borgerne og medarbejderne,
- sikre balance mellem serviceniveau og ramme,
- anvende kontrakter mellem kommunen og ledelsen af hjemmehjælpen, suppleret med tilvejebringelse af de nødvendige værktøjer til forvaltning af kontrakten.
afgøre, hvad der skal leveres til hvem (Tildelingen)
- sikre, at borgerne tildeles den hjælp, som det kommunale serviceniveau berettiger til, fx gennem anvendelse af objektive tildelingskriterier og organisatorisk adskillelse af bestiller/udfører rollen,
- sikre, at brugerne får den hjælp, de er tildelt, fx gennem valgmuligheder,
- optimere udbyttet af en given mængde ressourcer, fx gennem bedre planlægning eller ved brug af alternative leverandører,
- indføre styring efter mål i den daglige og fremadrettede ledelsesindsats,
- sikre opfølgning på mål og korrigerende handlinger i forhold til målopfyldelsen.
arbejde med hvem, hvornår og hvordan ydelserne udføres (Udførelsen)
- øge den andel af personaletiden, der anvendes hos brugerne,
- blive i stand til at dokumentere kvaliteten af de ydelser, der leveres, samt måden de leveres på,
- gennemføre initiativer, som styrker og udvikler ledelseskompetencen,
- gennemføre en målrettet arbejdsmiljøindsats med klare målsætninger for nedbringelse af sygefraværet.
Det er ikke tilstrækkeligt at opfylde et enkelt af ovenstående kriterier. Forbedringsindsatsen skal omfatte indsats på de tre nævnte hovedniveauer. Indsatsen skal ligeledes kunne påvises at medføre forbedringer i leverancesikkerheden for brugerne, at skabe gennemsigtighed i ressourceanvendelsen og borgernes rettigheder i forhold til serviceniveauet samt sikre størst mulig effekt af de forhåndenværende ressourcer.
Samtidig er det også et krav, at kommunen dokumenterer de opnåede resultater efter, at en omstillingsproces er gennemført. Denne dokumentationsform skal derfor medtænkes i processen fra starten.
Puljen kan desuden anvendes til udvikling af styringsredskaber, konsulentbistand, enkeltstående og kortvarigt frikøb af medarbejdere, seminarer, softwareindkøb der understøtter styringsindsatsen, formidling af opnåede resultater til andre kommuner m.v., som kan medvirke til at udvikle og forbedre den personlige og praktiske hjælp.
Det helt afgørende for vurdering af ansøgningen er, at kommunen arbejder ambitiøst med målet om god kvalitet i den personlige og praktiske hjælp fremfor, hvordan den enkelte kommune konkret når målet.
Den ambitiøse indsats ønskes dokumenteret ved, at kommunen i ansøgningen redegør for:
- Det ønskede resultat.
- Hvorfor resultatet ønskes frembragt.
- Hvordan resultatet skal skabes.
- Hvem der skal skabe resultatet.
- Hvordan det kan afgøres, at målet er nået.
Kommunen skal i sin ansøgning redegøre for, hvilke udgifter der søges støtte til.
Der kan ikke søges midler til:
- Investering i anlægsaktiver.
- Tilførsel af flere udførende ressourcer.
- Anskaffelse af IT- hardware eller hjælpemidler.
- Udvikling og gennemførsel af uddannelsesforløb med et rent fagligt indhold.
Generelle kriterier Ved vurdering af ansøgningerne og tildeling af midler vil der blive lagt vægt på følgende:
Formål
I hvilket omfang opfylder omstillingsprocessen formålet med puljen ?
Ambitionsniveau
Hvor langt ønsker kommunen at gå i bestræbelserne på forbedring af styring af hjemmehjælpen og opnåelse af leverancesikkerhed, gennemsigtighed og effektivitet ?
Tilstrækkelighed i informationer
Hvor dækkende er ansøgningen i sin beskrivelse ?
Er der åbenlyse mangler eller tvivlsspørgsmål i forhold til den planlagte proces eller det forventede resultat.
Sammenhæng mellem forventet resultat og aktivitet
Er der sammenhæng mellem aktiviteter og resultat, således at det belyses, hvordan de enkelte resultater skal frembringes. Er der mål, som ikke umiddelbart nås ? Er der overflødige aktiviteter ?
Mulighed for at gennemføre den planlagte proces
Kan processen gennemføres på den beskrevne baggrund ?
Forankring og opbakning
Er projektet forankret i størstedelen af organisationen ? Findes der ledelsesmæssig og politisk opbakning til projektet ? Findes der motivation hos medarbejderne til deltagelse i processen ?
Mangelfuld
ansøgning
I tilfælde, hvor ansøgningen er mangelfuld i informationerne eller ikke i tilstrækkelig grad opfylder ovenstående kriterier, returneres ansøgningen til ansøgeren. Eventuel genoptagelse af behandling af ansøgningen vil da først kunne ske i næste ansøgningsrunde.
Rapporteringskrav Hvis behandlingen af ansøgningen resultater i et tilsagn om medfinansiering, forpligter kommunen sig til at rapportere om omstillingens status to gange i forløbet: Halvvejs og senest tre måneder efter forløbets afslutning. For begge rapporteringer gælder, at der skal rapporteres om følgende:
Opnåede resultater
- Kortfattet beskrivelse af hver af de opnåede resultater.
- Eventuelle afvigelser fra de planlagte resultater.
Resultaternes anvendelse i organisationen
- I hvilket omfang anvendes resultaterne i organisationen ?
- Hvad har anvendelsen af resultaterne ført til ?
Opgørelse af forbrug i forhold til budget
- Økonomisk status for omstillingsprocessen.
Specielt for midtvejsrapporteringen ønskes en vurdering af:
- Fremdrift i forhold til planlagt.
- Ændringer eller modificerede forventninger til samlet resultat.
- Eventuelle problemer i forhold til færdiggørelse.
- Korrigerende handlinger.
Tidshorisont De økonomiske støttemidler forventes at være til disposition i en periode på 3-4 år med 2 ansøgningsrunder om året. Det er hensigten, at Socialministeriet gennemfører en samlet evaluering af indsatsen efter en periode på fx 2 år.
Ansøgerkreds Det er alene kommuner, som kan søge om støtte fra puljen.
Ansøgningsfrist Første ansøgningsrunde har frist for indsendelse af ansøgninger den 1. september 1998. Behandlingen af ansøgningerne forventes at vare ca. en måned.
Næste ansøgningsrunde udløber den 1. november 1998. Derefter vil der være to årlige ansøgningsrunder med frist for ansøgning henholdsvis den 1. marts og den 1. september.
Ansøgningskontor Ansøgningen sendes sammen med vedlagte skema i udfyldt stand til Den Sociale Sikringsstyrelse, Puljekontoret, Landemærket 11, 1119 København K.
Administrative spørgsmål kan rettes til Puljekontoret på tlf. 33955000, mandag til fredag 10-12.
Faglige spørgsmål kan rettes til Kontoret for ældre samt sociale pensioner, Socialministeriets departement, på tlf. 33929300.
Karen Jespersen /Leif Sondrup
Bilag 1.
Hvilke informationer bør ansøgningen indeholde ?
1. Hvilken form for udvikling påtænkes igangsat og hvorfor ? Hvad skal resultatet anvendes til ? Hvilken nytteværdi har resultatet ? 2. Hvad er årsagen til, at udviklingen ønskes, er nødvendig ? Baggrund for udviklingen. Hvilke problemstillinger søges afhjulpet ? Hvor tages der afsæt fra ? Bygges der videre på andres eller egne erfaringer ? 3. Hvad kommer der konkret ud af udviklingen ? Hvilke konkrete leverancer, produkter eller delresultater skabes ? 4. Hvad er kvalitetskravene til de enkelte leverancer ? Hvordan kan det afgøres, om man er blevet færdige og har udviklet det påtænkte ? Hvilke egenskaber skal de enkelte leverancer indeholde ? 5. Hvilken arbejdsform og fremgangsmåde benyttes ? Hvordan er det planlagt at frembringe de enkelte leverancer ? Kort beskrivelse af proces og metode. 6. Tidsplan og aktiviteter Kalendermæssig og logisk sammenhæng mellem de enkelte arbejdsopgaver. Beskrivelse af faser og aktiviteter. Beskrivelse af de konkrete arbejdsopgaver, der skal udføres. 7. Hvordan er arbejdet organiseret ? Organisationsplan. Hvem skal udføre arbejdet ? Hvordan ser ansvars- og kompetencefordeling ud ? Eventuel eksternt samarbejde eller assistance. 8. Hvilken økonomi er forbundet med gennemførsel af processen ? Specificeret budget. Hvordan styres budgettet ? Hvilke dele af budgettet søges der midler til ? 9. Hvordan sikres, at udviklingen gennemføres som planlagt ? Hvordan ledes og styres omstillingsprocessen ? Rapporteringsforløb ? Hvilke risici knytter sig til omstillingsprocessen (de tre største) ? Hvad kan der gøres for at undgå, at de bliver aktuelle ? 10. Hvordan sikres, at resultatet anvendes i organisationen ? Motivation, ejerskab, træningsaktiviteter ? 11. Formidles resultatet til andre ? Hvem ? Hvordan ? Hvornår ? 12. Hvordan evalueres og anvendes erfaringer fra dette arbejde andre steder i organisationen ? 13. Hvordan og hvornår kan det dokumenteres, at omstillingsprocessen har ført til det forventede/ønskede resultat ?
Hvordan skal ansøgningen bygges op?
Disposition for ansøgninger:
1. Resume.
2. Formål.
3. Baggrund.
4. Forventet resultat.
5. Fremgangsmåder og arbejdsmetoder.
6. Faser og aktiviteter.
7. Ledelse og styring.
8. Økonomi.
9. Organisation.
10.Tidsplan.
11.Eventuelle bilag.