Forsøg om forenkling af de regnskabs- og revisionsmæssige krav til den kommunale sociale sagsbehandling (Til kommunerne og de kommunale revisorer)
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Ikke selve loven: Vejledning
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/manual/mt/1998/55@1998-04-01/da
Indhold
I et samarbejde mellem Socialministeriet, Socialchefforeningen, Kommunernes Landsforening, Københavns Kommune og Rigsrevisionen er det besluttet at iværksætte et forsøg i kommunerne om lempelse af kravene til dokumentation dels ved beregningen/udmålingen af sociale ydelser (behovsvurderingen) og dels vedrørende dokumentationen for det bevilgede (kvittering) ved visse enkeltydelser og enkelte løbende ydelser.
De nærmere regler for deltagelse i forsøget fremgår af vedlagte vejledning og bekendtgørelse. (* 1)
Efter aftale med Kommunernes Landsforening og Socialchefforeningen er startidspunktet for forsøget sat til 1. juli 1998, og forsøget slutter den 31. december 1999.
De enkelte kommuner, der ønsker at deltage i forsøget skal meddele dette til Socialministeriet og den lokale revision. Forsøget skal evalueres, og de deltagende kommuner er forpligtet til efter anmodning fra Socialministeriet at oplyse om erfaringerne ved forsøget.
I drøftelserne med de kommunale parter indgik også muligheden for eventuelle forsøg vedrørende dokumentationskontrollen ved administrationen af de sociale kommunale edb-systemer. På baggrund af udtalelser fra Rigsrevisionens Kontaktudvalg for Offentlig Revision er det Socialministeriets opfattelse, at modeller for en ændret dokumentationskontrol, fx en stikprøvekontrol kombineret med en kvalitetskontrol, må skabes i de enkelte kommuner for de enkelte systemer. Kontaktudvalget udtalte således, at ved vurderingen af dokumentationskontrollen, må der tages udgangspunkt i om den samlede kontrol gav den ønskede og tilstrækkelige sikkerhed for, at udbetalinger respektive indbetalinger er korrekte.
Det er med andre ord det samlede kontrolmiljø, der er afgørende for hvilken dokumentationskontrol, der kan vælges.
Er der i kommunen ønsker om at ændre dokumentationskontrollen, skal det anbefales, at spørgsmålet drøftes med den lokale revision.
Socialministeriet har også med Kommunernes Landsforening og Socialchefforeningen drøftet behovet for en løbende kontrol (FKO- systemet) på folke- og førtidspensionsområdet. Det er Socialministeriets opfattelse, at ved en pensionssags start skal sagen nøje undersøges/kontrolleres, således at pensionen udbetales på et korrekt grundlag. Men det er også Socialministeriets opfattelse - på baggrund af at pensionisterne må tjene betydelige beløb før det får indflydelse på pensionen, på baggrund af de årlige omregninger, samt på baggrund af den korrespondance, der nu er, mellem skattemyndighedernes forskudssystem og pensionssystemet - at den løbende kontrol via FKO-systemet kan undværes, dvs. kommunerne kan vælge ikke at foretage denne kontrol.
Med venlig hilsen
Peter Juul
/ Lars Jappe
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Socialministeriet
Sociallovskontor, 2.kt.
J.nr.: 920-3
jap
27. marts 1998
Vejledning om forsøg med forenklet dokumentation på visse områder, der er omfattet af Socialministeriets bekendtgørelse af 16. februar 1998 om kommunernes, amtskommunernes, Københavns og Frederiksberg Kommuners regnskabsaflæggelse.
Indledning.
Baggrunden for forsøgene er et ønske om at forenkle dokumentationskravene til den kommunale sociale sagsbehandling. Forsøgene er resultatet af drøftelser med Kommunernes Landsforening, Københavns Kommune, Socialchefforeningen og Rigsrevisionen.
Denne vejledning supplerer Socialministeriets bekendtgørelse nr. 161 af 5. marts 1998 om forsøg med forenklet dokumentation på visse områder, der er omfattet af Socialministeriets regnskabsbekendtgørelse af 16. februar 1998.
Hvad går forsøget ud på ?
Forsøget er drejer sig om en lempelse af to former for dokumentation:
1) Dokumentation ved beregning/udmåling af sociale ydelser (behovsvurderingen).
2) Dokumentation for det bevilgede (kvittering) ved visse ydelser.
Ad 1) Dokumentationen ved beregningen/udmålingen af sociale ydelser.
Ved beregningen/udmålingen af behovsbestemte ydelser skal der tages hensyn til ansøgerens/familiens indtægter, formue, diverse udgifter mv.
Forholdene skal i almindelighed dokumenteres i videst muligt omfang, og oplysninger, der må betragtes som en forudsætning for, at en afgørelse kan træffes, må fremgå af sagen. Til illustration vedlægges ansøgningsskema fra Esbjerg Kommune, jf. punkterne 6- 8. (* 2)
I forsøget kan kommunalbestyrelsen beslutte, at det ikke længere er nødvendigt, at sagsbehandleren tager kopi af de foreviste bilag, der dokumenterer ansøgerens økonomiske situation. Men det er en betingelse, at sagsbehandleren i sagen (på en checkliste eller en blanket som den vedlagte) noterer oplysningerne og markerer, at der er indhentet/forevist den nødvendige dokumentation. Notatpligten efter de almindelige forvaltningsretlige regler kan således ikke fraviges.
Der bør udarbejdes checklister for de forskellige typer behovsvurderinger.
Revisionen kan ud fra de noterede oplysninger (beløb) kontrollere om ydelsen er korrekt udbetalt. Hvis der i forbindelse med revision eller kontrol i særlige tilfælde opstår behov for at kontrollere dokumentationen, må denne så vidt muligt søges fremskaffet, eller det bør på anden måde søges vurderet om oplysningerne er korrekte.
Ad 2) Dokumentation for det bevilgede (kvittering) ved visse ydelser.
Visse ydelser dækker over enkeltudgifter og løbende ydelser efter følgende lovbestemmelser:
Lov om aktiv socialpolitik:
1) § 81 om hjælp til enkeltudgifter.
2) § 82 om hjælp til sygebehandling, medicin, tandbehandling mv.
3) § 83 om hjælp til dækning af udgifter ved samværsret med børn under 18 år.
4) § 84 om hjælp til dækning af udgifter ved et barns forsørgelse, når forældremyndigheden ved forældremyndighedsindehaverens død er tillagt en anden eller andre, der ikke har forsørgelsespligt over for barnet.
5) § 85 om hjælp til flytning.
Lov om social pension:
1) § 17, stk. 1 og 3, om hjælp til udgifter for pensionister, hvis forhold er særlig vanskelige (personlige tillæg).
Lov om social service:
1) § 84 om hjælp til merudgifter ved forsørgelsen af personer med betydelig og varigt nedsat funktionsevne.
Det er typisk for disse bestemmelser, at der ofte er tale om et meget stort antal sager (dækker mange formål), hvor den enkelte ydelse typisk er under 3.000 kr. og de løbende ydelser typisk under 1.000 kr.
En række betingelser skal være opfyldt for at kunne få hjælpen. Dette kan illustreres ved aktivlovens § 81 om hjælp til enkeltudgifter.
- der skal være tale om ændringer i forholdene,
- der skal være tale om en rimeligt begrundet enkeltudgift,
- udgiften skal ikke kunne afholdes af pågældende uden at vanskeliggøre pågældendes og familiens muligheder for fremtidig at klare sig selv,
- udgiften skal være opstået som følge af behov, der ikke kan forudses,
dvs. der skal foretages en meget nøje vurdering af familiens behov og økonomi. Behovsvurderingen, begrundelserne mv. skal klart fremgå af de enkelte sager (noteres i journalen). Vurderingen er således dokumentation for, at ydelsen er udbetalt på et korrekt grundlag. Sagsbehandlingen (notaterne i sagen) er med andre ord garantien for, at midlerne er udbetalt efter bestemmelsernes formål.
Hovedprincippet efter de gældende regler er, at udgiften altid skal dokumenteres med et originalt bilag (kvittering). I de væsentligste sager - de med flest penge - vil der som hovedregel også altid være en kvittering. Men der vil også være situationer, hvor borgeren ikke kommer tilbage til kommunen og afleverer en kvittering, eller situationer hvor kvitteringen i sig selv stort set er meningsløs.
På denne baggrund gives der mulighed for at gennemføre forsøg, hvor det inden for visse grænser ikke er nødvendigt, at der i sagen er dokumentation (kvittering) for, hvorledes hjælpen er anvendt.
Kommunalbestyrelsen kan således beslutte, at der på de nævnte udgiftsområder vedrørende:
- enkeltudgifter op til 3.000 kr. pr. udbetaling og
- løbende ydelser op til 1.000 kr. pr. måned
ikke altid behøver at ligge en kvittering for det bevilgede i sagen. Dvs. de områder, hvor kommunalbestyrelsen kan beslutte, at opbevaring af kvittering i sagen kan undlades, er de tilfælde, hvor det bevilgede beløb er fastsat som et led i sagsbehandlingen, og hvor det bevilgede beløb er grundlaget for den regnskabsmæssige registrering.
I de fleste kommuner vil der under tiden være personer, hvor det vurderes, at de ikke vil bruge hjælpen efter formålet eller ikke selv kan administrere hjælpen. Det forudsættes, at kommunalbestyrelsen - uanset forsøget - i disse tilfælde vil forlange sædvanlig dokumentation.
Manglende behovsvurdering medfører efter de sædvanlige regler om regnskabsaflæggelse og refusion krav om tilbagebetaling af statsrefusionen. Hvis kommunalbestyrelsen vælger at deltage i forsøget og undvære kvitteringer, vil der være en mindre kontrol med området. Det vil derfor være naturligt, at der samtidig lægges ekstra vægt på klare og begrundede journalnotater.
Bliver pengene ikke brugt til formålet og søges der kort tid efter igen om hjælp til det samme, bør der gives afslag eller undtagelsesvis hjælp med tilbagebetalingspligt. Dette understreger også kravet om systematiske journalnotater.
Interne forretningsgange i kommunen og samarbejde med revisionen.
Inden forsøget iværksættes forudsættes det, at kommunen udarbejder de nødvendige forretningsgange og arbejdsbeskrivelser omkring dokumentationen, noteringer i sagerne, beløbsgrænser mv., dvs. en beskrivelse for hver af de to dele i forsøget.
Beskrivelserne bør drøftes/forelægges for den lokale revision inden iværksættelse, således at revisor herved kan vurdere kontrolniveauet og eventuelt tages med på råd.
Det skal bemærkes, at lempelsen af kravene til dokumentation understreger kravene til et grundigt ledelses- og kvalitetstilsyn med sagsbehandlingen.
Forsøgsperioden og evaluering.
Forsøgsperioden løber fra 1. juli 1998 til 31. december 1999. Kommunalbestyrelsen skal oplyse Socialministeriet om og fra hvilken dato, kommunen deltager i forsøget. Hvis der vælges lavere beløbsgrænser end de maksimale, bedes disse også oplyst til Socialministeriet.
Forsøget skal evalueres og kommunalbestyrelsen er forpligtet til efter anmodning fra Socialministeriet at oplyse om erfaringerne ved forsøget. Socialministeriet vil på et senere tidspunkt fastsætte form og indhold i afrapporteringen. Det forventes, at evalueringen vil finde sted i oktober/november måned 1999.
Ønskes der yderligere oplysninger kan der rettes henvendelse til Socialministeriet, konsulent Lars Jappe, 33 92 46 86, eller fuldmægtig Birgitte Mohrsen, 33 92 46 44.