Vejledning om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers økonomi og regnskabsvæsen mv.
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Ikke selve loven: Vejledning
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/manual/mt/2000/96@2000-06-20/da
Indhold
Reglerne om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers økonomi og regnskabsvæsen mv. er fastsat i Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringens bekendtgørelse nr. 549 af 20. juni 2000.
Vedrørende enkelte af bekendtgørelsens bestemmelser bemærkes særligt:
1. Medlemsbidrag til staten (bekendtgørelsens § 11).
1.1 Indbetaling af medlemsbidrag til staten (§ 11, stk. 4).
Hvis den normale betalingsfrist falder i en weekend eller på en helligdag, forlænges fristen til førstkommende hverdag.
1.2 Regulering af medlemsbidraget (§ 11, stk. 6 og 7).
Enhver regulering af medlemsbidraget skal specificeres på antal, bidragssatser og de måneder, reguleringen vedrører.
Regulering efter årsregnskabet er aflagt, kan kun ske efter forudgående fremsendelse af særskilt anmodning bilagt dokumentation.
2. Tilbagebetalingskrav (bekendtgørelsens §§ 13 og 14).
Alle tilbagebetalingskrav skal registreres i kassens finansbogholderi med de specifikationer, der fremgår af § 13, stk. 2 og 3. Registreringen skal ske umiddelbart efter, at kravene beløbsmæssigt er gjort op.
Tilbagebetalingsbeløb skal afregnes på en standardblanket, der udsendes af Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen (DfA), medmindre direktoratet har godkendt andet.
Hvis der i forbindelse med udarbejdelsen af årsregnskabet konstateres uafregnede og forfaldne beløb, skal disse afregnes ved førstkommende ordinære afregning.
2.1 Tilbagebetalingskrav (fejludbetalinger) uden krav på refusion (§ 13, stk. 2, 4, 5, 6 og § 14, stk. 2).
Hvis kassen ikke har krav på refusion, skal tilbagebetalingskravet registreres med de oplysninger, der er nævnt i § 13, stk. 2.
Selve tilbagebetalingsbeløbet skal afregnes til direktoratet senest den 20. i måneden efter, at der er truffet afgørelse om tilbagebetaling.
I det omfang kassen har modtaget renter af tilbagebetalingsbeløbet, skal renterne afregnes til direktoratet senest den 20. i måneden efter, at renterne er modtaget af kassen. Rentebeløb, der dækker tiden efter kassens afregning af tilbagebetalingsbeløbet, skal ikke afregnes til direktoratet.
Bemærk, at medlemmets indbetalinger først skal anvendes til dækning af påløbne renter, dernæst til dækning af afdrag og endelig til dækning af eventuelle omkostninger, og at krav på renter er undergivet 5-årig forældelse.
Hvis den 20. i måneden falder i en weekend eller på en helligdag, forlænges betalingsfristen til førstkommende hverdag.
Sammen med afregningerne skal kassen sende en specifikation med de nævnte oplysninger.
2.2 Modregning (§ 13, stk 2 og 6).
Hvis en tidligere afregnet fejludbetaling ændres til fordel for kassen, kan afregnede beløb modregnes i senere afregninger. I den forbindelse skal det fremgå af specifikationen, hvornår beløbet oprindeligt er afregnet, og der skal være begrundelse for modregningen, eventuelt i form af kopi af den nye afgørelse.
2.3 Mindre administrative fejl (§ 13, stk. 2 og 6).
Mindre administrative fejl (taste- og regnefejl) skal afregnes sammen med de øvrige tilbagebetalingsbeløb med oplysning om årsagen og det oprindelige udbetalingstidspunkt. Andre fejludbetalinger kan ikke afregnes som mindre administrative fejl.
Afregning skal ske senest den 20. i måneden, efter at fejlen er sket.
Hvis den 20. falder i en weekend eller på en helligdag, forlænges betalingsfristen til førstkommende hverdag.
2.4 Tilbagebetalingskrav med krav på refusion (§ 13, stk. 3, 6, 7 og 8).
Hvis kassen har krav på refusion, skal tilbagebetalingskravet registreres med de oplysninger, der fremgår af § 13, stk. 3.
Kassen skal sammen med årsregnskabet indsende en specifikation over de tilbagebetalingskrav, der ikke er overdraget til Finansstyrelsen. Oplysningerne i § 13, stk. 3, skal fremgå af specifikationen. Specifikationen skal også omfatte krav, der er opstået og/eller indfriet i regnskabsåret.
Hvis specifikationen undtagelsesvis omfatter tilbagebetalingskrav, der er overdraget til Finansstyrelsen, skal disse krav være markeret tydeligt på specifikationen.
Finansstyrelsen afregner indbetalte afdrag direkte til direktoratet. Kassen vil særskilt modtage oplysning herom fra Finansstyrelsen.
Hvis kassen modtager afdrag, efter at sagen er overdraget til Finansstyrelsen, skal beløbet straks afregnes til Finansstyrelsen. Dette gælder også eventuelle modregninger, som kassen har foretaget efter overdragelsen.
Indkomne afdrag på tilbagebetalingskrav, der ikke er overdraget til Finansstyrelsen, skal afregnes senest den 20. i måneden, efter at afdraget er indgået.
Hvis den 20. falder i en weekend eller på en helligdag, forlænges betalingsfristen til førstkommende hverdag.
2.5 Renter (§ 13, stk. 2, 5 og 6).
Hvis kassen har krav på renter af et tilbagebetalingskrav, skal renterne tilskrives løbende eller senest pr. 31. december hvert år.
Renter skal tilskrives uanset, om der er afdraget på gælden i årets løb eller ej. Debitorsaldoen opskrives med de påløbne renter. Tilsvarssaldoen opskrives med påløbne renter, der tilkommer staten.
Da rentekrav forældes efter 5 år, skal debitorsaldoen (og tilsvarssaldoen for så vidt angår de renter, der tilkommer staten) nedskrives med de rentebeløb, som eventuelt måtte være bortfaldet ved forældelse.
Bemærk i den forbindelse, at indbetalinger først skal anvendes til dækning af påløbne renter, dernæst til dækning af afdrag og endelig til dækning af eventuelle omkostninger.
Rentekrav skal således fremgå af specifikationen over det enkelte tilbagebetalingskrav og være indeholdt i restgælden (saldoen) ved årets udgang.
Indkomne renter på krav, der ikke er overdraget til Finansstyrelsen, skal indbetales til Danmarks Nationalbank senest den 20. i måneden efter, at beløbet er indgået.
Hvis den 20. falder i en weekend eller på en helligdag, forlænges fristen til førstkommende hverdag.
3. Administration i fællesskab med en faglig organisation (bekendtgørelsens § 15).
3.1 Krav om administrationsaftale (§ 15, stk. 1-3).
Hvis en arbejdsløshedskasse helt eller delvist administreres af eller i fællesskab med en faglig organisation, skal parterne før regnskabsårets begyndelse indgå en skriftlig administrationsaftale.
Der skal indgås en administrationsaftale, selvom der kun er tale om en enkelt administrativ opgave eller afholdelse af en enkelt fællesudgift.
Hvis administrationsaftalen er flerårig, skal der for de efterfølgende regnskabsår kun udarbejdes et budget.
Administrationsaftalen, budgettet og den efterfølgende opgørelse over afholdte fællesudgifter skal underskrives af den faglige organisations ledelse og kassens hovedbestyrelse eller af personer, som ledelserne har bemyndiget hertil.
3.2 Fastsættelse af acontovederlag (§ 15, stk. 4-8).
Acontovederlaget skal fastsættes efter samme retningslinier som det endelige administrationsvederlag og specificeres i et budget, der er i overensstemmelse med bilag 1 til denne vejledning.
Budgettet, der skal vedlægges administrationsaftalen, skal indeholde oplysning om de budgetterede fællesudgifter, kassens beløbsmæssige andel og de budgetterede fordelingsnøgler.
Hvis administrationsaftalen omfatter både hovedkontor og afdelinger, skal acontovederlaget for hovedkontoret og afdelingerne specificeres hver for sig.
Afdelingernes samlede acontovederlag skal specificeres på samme måde som vederlaget for hovedkontoret. Acontovederlaget skal ikke specificeres på den enkelte afdeling.
Direktoratet kan stille krav om, at kassen skal indsende dokumentation eller supplerende oplysninger, som efter direktoratets opfattelse har betydning for acontovederlaget.
3.3 Fordeling af fællesudgifter (§ 15, stk. 9).
For såvel det budgetterede som det endelige vederlag gælder følgende:
1) Løn skal fordeles efter de faktiske forhold, dvs. tidsforbrug og individuel løn, eventuelt opgjort gruppevis.
For at opnå det mest præcise grundlag for denne fordeling anbefales, at der i muligt omfang sker registrering af hvor meget tid, hver enkelt medarbejder anvender på henholdsvis kassen og den faglige organisation.
I budgettet og opgørelsen over afholdte fællesudgifter skal lønposten omfatte alle fælles lønudgifter. Der må således ikke indgå lønudgifter i andre udgiftsposter.
2) Personaleudgifter skal fordeles efter den personalerelaterede fordelingsnøgle, der beregnes på grundlag af det gennemsnitlige tidsforbrug.
Fordelingsnøglen skal anvendes på alle udgifter, der direkte kan henføres til personalet, fx kantinedrift, ATP-bidrag, personalekurser mv.
Hovedkassen og eventuelle afdelinger kan anvende én og samme personalerelaterede fordelingsnøgle.
I budgettet og opgørelsen over afholdte fællesudgifter skal posten personaleudgifter omfatte alle fælles personaleudgifter. Der må således ikke indgå personaleudgifter i andre udgiftsposter.
3) Lokaleudgifter skal fordeles efter de faktiske forhold, dvs. forholdet mellem kassens og den faglige organisations udnyttelse af lokalerne.
Hvis der er tale om lokaler med forskellig værdi (m2-pris), skal der ved fordelingen tages hensyn til dette forhold.
I budgettet og opgørelsen over afholdte fællesudgifter skal posten lokaleudgifter omfatte alle fælles lokaleudgifter. Der må således ikke indgå lokaleudgifter i andre udgiftsposter.
4) Kassens andel af fælles edb-udgifter må ikke fastsættes til mere end 80 pct. Edb-udgifterne består af direkte driftsudgifter og indirekte edb-udgifter.
De indirekte edb-udgifter omfatter løn til edb-personale, lokaleudgifter vedrørende edb-afdeling, småaktiver, afskrivninger og beregnet rente vedrørende edb. Disse udgifter skal i budgettet og opgørelsen over afholdte fællesudgifter henføres til henholdsvis løn, lokaleudgifter, småaktiver, afskrivninger og beregnet rente.
Udviklingsopgaver, der alene vedrører kassen, er ikke omfattet af nævnte maksimum og kan derfor henføres fuldt ud til kassen.
I budgettet og opgørelsen over afholdte fællesudgifter skal posten edb-driftsudgifter (dvs. excl. indirekte edb-udgifter) omfatte alle fælles edb-driftsudgifter. Der må således ikke indgå direkte driftsudgifter vedrørende edb i andre udgiftsposter.
5) Udgifter vedrørende driftsmidler, der anvendes i fællesskab, skal fordeles efter den medlemsrelaterede fordelingsnøgle, jf. nr. 6 nedenfor.
6) Medlemsudgifter og øvrige udgifter, der ikke er omfattet af nr. 1-5, skal fordeles efter den medlemsrelaterede fordelingsnøgle, dvs. forholdet mellem kassens og den faglige organisations gennemsnitlige medlemstal.
Fordelingsnøglen skal beregnes på grundlag af kassens samlede medlemstal og den faglige organisations samlede medlemstal. Fælles medlemmer skal medregnes fuldt ud i begge medlemstal.
Hvis den faglige organisation har medlemmer, fx. studerende eller pensionister, der ikke påvirker fællesudgifterne, kan disse medlemmer holdes ude af beregningen.
Fordelingsnøglen skal anvendes på bl.a. udgifter til advokat, bestyrelsesarbejde, fotokopiering, gebyrer, kontorartikler, medlemsblad, møder, omstilling, porto, reception, repræsentation, revisor, telefon, transport og tryksager.
Mht. medlemsblad er det en forudsætning, at der er tale om et fælles blad, og at bladet udsendes til samtlige kassens medlemmer.
Mht. revisor- og advokatudgifter er det en forudsætning, at der er tale om en fællesudgift.
Udgifter, der direkte kan henføres til den ene part, kan ikke fordeles efter ovenstående principper, da der ikke er tale om en fællesudgift.
Udgifter, som den faglige organisation løbende afholder på kassens vegne, kan indregnes i acontovederlaget, selvom der ikke er tale om fællesudgifter.
3.4 Fuld administration (§ 15, stk. 10).
Kassens andel af afholdte fællesudgifter skal opgøres og beregnes i overensstemmelse med de i bekendtgørelsen fastsatte eller beregnede maksima, medmindre en fravigelse er i kassens favør.
De fastsatte og beregnede maksima kan anvendes uden yderligere dokumentation for fordelingen, hvis kassen eller enkelte administrative funktioner fuldt ud administreres af den faglige organisation. Direktoratet kan dog kræve dokumentation for fællesudgifternes beløbsmæssige størrelse.
3.5 Delvis administration (§ 15, stk. 11).
Hvis kassen delvist administrerer sig selv, skal der ved beregning af kassens andel af fællesudgifterne ske en tilsvarende reduktion.
Dette betyder, at kassens egne udgifter plus kassens andel af de tilsvarende fællesudgifter ikke må overstige de fastsatte maksima.
3.6 Anvendelse af den faglige organisations ejendom (§ 15, stk. 12).
Kassen kan enten indgå en huslejekontrakt med den faglige organisation eller betale en andel af de udgifter, der er forbundet med lokalerne.
1) Huslejekontrakten må kun omfatte det af kassen benyttede areal ved kontraktens indgåelse. Væsentlige eller permanente ændringer skal altid føre til ændringer i lejekontrakten.
Hvis det almindelige huslejeniveau senere ændres væsentligt i nedadgående retning, skal kassens husleje reduceres tilsvarende.
Direktoratet kan kræve dokumentation for, at den aftalte husleje ikke overstiger det almindelige huslejeniveau.
2) Lokaleudgifterne omfatter alle udgifter, der vedrører lokalerne, bortset fra afskrivninger og finansieringsomkostninger.
Udgifterne kan dog omfatte en beregnet rente. Beregningen skal ske på grundlag af ejendommens kontante anskaffelsessum eller seneste offentlige kontantvurdering.
Den kontante anskaffelsessum skal opgøres i overensstemmelse med principperne i Skatteministeriets bekendtgørelse om kontantværdiansættelse af overdragelsessummer efter afskrivningsloven og ligningsloven og om oplysningspligt efter afskrivningsloven.
Hvis den seneste offentlige kontantvurdering anvendes, må der ikke foretages tillæg af nogen art, selvom der eventuelt senere er foretaget forbedringer.
Det valgte beregningsprincip for den beregnede rente bør normalt fastholdes fremover, medmindre særlige omstændigheder taler for at skifte princip.
Rentesatsen er fastsat til et gennemsnit af diskontoen i regnskabsårets løb plus 2 pct.
Til brug for udarbejdelsen af opgørelsen over de faktisk medgåede udgifter udsender direktoratet hvert år meddelelse om den rentefod, der skal anvendes for det forløbne regnskabsår. Ved aftalens indgåelse kan der anvendes den på budgettidspunktet gældende diskonto plus 2 pct.
Beregnet rente af fast ejendom skal opføres særskilt i budgettet og opgørelsen over afholdte fællesudgifter med oplysning om beregningsgrundlag og anvendt rentesats.
Hvis der aftales en fast pris pr. m2, uden der foreligger en huslejekontrakt, skal de udgifter, der er forbundet med lokalerne, i enhver henseende opgøres og specificeres som beskrevet under punkt nr. 2.
Hvis kassens ejendom anvendes i fællesskab med den faglige organisation, skal udgifterne opgøres og fordeles efter tilsvarende principper. Den faglige organisations andel af arealet og udgifterne skal mindst svare til den faglige organisations brug af ejendommen.
3.7 Afskrivning på driftsmidler (§ 15, stk. 13).
Hvis kassen har betalt en andel af afskrivninger på aktiver, der sælges, skal kassen have godtgjort en tilsvarende andel af eventuelle genvundne afskrivninger.
Til brug for bl.a. beregning af eventuelle genvundne afskrivninger anbefales, at alle aktiver registreres i et anlægskartotek eller lignende, hvor der føres regnskab med afskrivningerne på det enkelte aktiv.
Afskrivningsprincipperne skal fremgå af administrationsaftalen eller budgettet og af opgørelsen over afholdte fællesudgifter.
De udgiftsførte afskrivninger skal opføres som en særskilt post i budgettet og opgørelsen over afholdte fællesudgifter.
3.8 Småaktiver (§ 15, stk. 14).
Den fastsatte beløbsgrænse for småaktiver, hvor kassen kan betale en andel, kan normalt ikke overstige 25.000 kr. pr. enhed.
Beløbsgrænsen skal fremgå af administrationsaftalen eller budgettet og af opgørelsen over afholdte fællesudgifter.
De udgiftsførte småaktiver skal opføres som en særskilt post i budgettet og opgørelsen over afholdte fællesudgifter.
3.9 Beregnet rente (§ 15, stk. 15).
Renten beregnes af de bogførte værdier pr. 31. december efter foretagne afskrivninger eller af årets gennemsnitlige bogførte værdier (primo og ultimo). Det valgte udgangspunkt for renteberegningen bør normalt fastholdes fremover.
Renten skal beregnes med en rentesats, der svarer til den gennemsnitlige diskonto i årets løb plus 2 pct.
Der gælder de samme betingelser, hvis kassens driftsmidler anvendes i fællesskab med den faglige organisation.
Beregnet rente af driftsmidler skal opføres særskilt i budgettet og opgørelsen over afholdte fællesudgifter med oplysning om beregningsgrundlag og anvendt rentesats.
3.10 Regulering af administrationsvederlaget (§ 15, stk. 16).
Der skal altid foretages regulering, hvis det i årets løb betalte acontovederlag overstiger kassens andel af de faktisk afholdte fællesudgifter.
Reguleringen skal bogføres straks, den er opgjort, og udlignes efter reglerne i bekendtgørelsens § 16.
3.11 Materiale, der skal indsendes til direktoratet (§ 15, stk. 17).
Kassen skal senest 30. april efter regnskabsårets udløb indsende følgende materiale til direktoratet:
1) En opgørelse over de faktisk afholdte fællesudgifter i årets løb. Opgørelsen skal specificeres og opstilles i overensstemmelse med bekendtgørelsen, vejledningen og bilag 1 til vejledningen. For hver udgiftsart skal opgørelsen indeholde følgende oplysninger:
a) Udgiftens beløbsmæssige størrelse.
b) Kassens beløbsmæssige andel.
c) Kassens andel i pct.
Hvis parterne ønsker en anden opstillingsform, skal der som supplement udarbejdes en specifikation, der er i overensstemmelse med bilag 1.
2) En beregning af den personalerelaterede fordelingsnøgle opgjort på grundlag af medarbejdernes individuelle tidsforbrug, evt. opgjort gruppevis.
Beregningen skal vedlægges opgørelsen, selvom der anvendes en anden og i kassens favør "lavere" fordelingsnøgle.
Det skal tillige fremgå, om fordelingen af løn og personalerelaterede udgifter er sket på grundlag af tidsregistrering og i bekræftende fald på hvilke områder.
3) En beregning af den medlemsrelaterede fordelingsnøgle opgjort på grundlag af kassens og den faglige organisations gennemsnitlige medlemstal.
Personer, der er medlem begge steder, skal medregnes i både kassens og den faglige organisations medlemstal.
Det gennemsnitlige medlemstal beregnes som gennemsnittet af medlemstallet primo og ultimo regnskabsåret. Begge parters medlemstal primo og ultimo skal fremgå.
Beregningen skal vedlægges opgørelsen, selvom der anvendes en anden og i kassens favør "lavere" fordelingsnøgle.
4) En beregning eller opgørelse af det areal, kassen anvender, medmindre der er indgået en huslejekontrakt. Følgende skal fremgå af opgørelsen:
a) Størrelsen af det samlede areal.
b) Størrelsen af kassens areal.
c) Om kassens areal er baseret på opmåling eller beregning ud fra den personalerelaterede fordelingsnøgle.
d) Hvilke "huslejemodeller", der er anvendt, hvis der er tale om flere "lejemål", fx på afdelingsniveau.
e) Evt. andre oplysninger af betydning for beregningen.
3.12 Fælles kontingentopkrævning (§ 15, stk. 18).
Sikkerhedsstillelse i forbindelse med kontingentopkrævning kan ske i form af forsikring, bankgaranti, sikkerhedsdepot eller lignende.
Udgifter i forbindelse med sikkerhedsstillelse er kassen uvedkommende og skal afholdes fuldt ud af den faglige organisation.
Hvis kontingentmidlerne indgår direkte på kassens egen bankkonto, uden at passere den faglige organisations bankkonto, skal der ikke stilles sikkerhed.
Medlemsbidraget til staten skal fremgå specificeret af kassens årsregnskab, selvom den faglige organisation varetager afregningen til staten.
Hvis det betalte administrationsvederlag omfatter medlemsbidrag til staten, skal vederlaget i årsregnsskabet opdeles i medlemsbidrag til staten, der specificeres i en særskilt note, og administrationsvederlag excl. medlemsbidrag til staten.
3.13 Fremsendelse af administrationsaftale til DfA (§ 15, stk. 20).
Administrationsaftalen indsendes til direktoratets orientering og indgår i direktoratets behandling af årsregnskabet.
4. Ikrafttræden (§ 19).
Denne vejledning erstatter vejledning nr. 59 af 20. maj 1999.
Underskrift 1
Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen, den 20. juni 2000 Morten Bergulf /Torben Augustenborg
Bilag 1
Bilag 1 Skema til budget og opgørelse over afholdte fællesudgifter (ét skama for hovedkassen og ét skema for afdelingerne) Anvendte forkortelser: FTL = faktisk fordeling baseret på tidsforbrug og individuel aflønning. P = personalerelateret fordelingsnøgle. A = arealrelateret fordelingsnøgle baseret på opmåling. M = medlemsrelateret fordelingsnøgle Maksimal andel iflg. reglerne Kassens andel i pct. Fællesudgift i kr. Kassens andel i kr. Lønudgifter (omfatter alle lønudgifter) Honorarer til kassens bestyrelse 100% Edb-afdeling 80% Øvrige FTL Personaleudgifter (omfatter alle personaleudgifter) Kantine Kurser og efteruddannelse Sociale bidrag Diverse personaleudgifter P Lokaleudgifter (excl. småaktiver, afskrivninger og renter) Ejendomsskat Husleje til tredjemand Husleje til administrator iflg. kontrakt Lys, varme og vand Rengøring Rep. og vedl. af lokaler Diverse lokaleudgifter A eller P Edb-udgifter (excl. løn, lokaler, småaktiver, afskrivninger og renter) Driftsudgifter Konsulentbistand Rep. og vedl. af edb-anlæg Servicebureau Diverse edb-udgifter 80% Udvikling af kassesystemer 100% Medlemsudgifter (omfatter alle direkte medlemsudgifter) Jobsøgningskurser mv. Medlemsblade Medlemsmøder Diverse medlemsudgifter M Administrationsudgifter Abonnementer Advokat Forsikringer Kontingenter Kontorartikler Leje og leasing Mødeudgifter, bestyrelse mv. Omstilling og reception Papir og tryksager Porto Rejseudgifter Rep. og vedligeholdelse af inventar Repræsentation Revisor Telefon Diverse administrationsudgifter M Kontingent til Samvirke 100% Småaktiver (omfatter alle småaktiver) Edb 80% Indretning af lokaler A eller P Inventar og driftsmidler M Diverse småaktiver M Afskrivninger (omfatter alle afskrivninger) Edb 80% Indretning af lokaler A eller P Inventar og driftsmidler M Diverse afskrivninger M Beregnede renter (omfatter alle beregnede renter) Grundlag Rentesats Edb 80% Lokaler A eller P Driftsmidler og inventar M Andet M Andre udgifter der kun vedrører kassen (Skriv arten på udgifter, der er afholdt af administrator) Administrationsvederlag i alt Betalt aconto Regulering