Vejledning om ændring af vejledning om supplement til vejledning om sociale tilbud til ældre m.fl. efter lov om social service\n (Prissætning af personlig og praktisk hjælp herunder madservice)
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Ikke selve loven: Vejledning
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/manual/mt/2002/113@2002-10-31/da
Indhold
I vejledning nr. 95 af 9. oktober 2002 om supplement til vejledning om sociale tilbud til ældre m.fl. efter lov om social service foretages følgende ændringer:
1. Sidste tekstafsnit i indledning en udgår og i stedet indsættes:
Grundprincipperne for prissætning af personlig og praktisk hjælp fremgår af den omtalte bekendtgørelse om kvalitetsstandarder og frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp m.v. og af denne vejledning. En prismodel som inspiration for kommunernes udarbejdelse af et metodisk grundlag til udregning af priser på ydelserne findes i vejledningens bilag 1.
2. Som bilag til vejledningen indsættes denne vejlednings bilag.
Underskrift 1
Socialministeriet, den 31. oktober 2002 P.M.V. Leif Sondrup
Bilag 1
Bilag
Prissætning af personlig og praktisk hjælp herunder madservice Indholdsfortegnelse: 1. Indledning 2. Procesmodel 3. Definition af prismodel 4. Prismodel og delelementer i model 5. Beregning af pris 5.1 Afskrivninger og forrentning af drifts- og anlægskapital 5.2 Opgørelse af omkostninger 5.3 Fordeling af omkostninger på tid og praktisk og personlig hjælp 5.4 Opgørelse og fordeling af brugerrettet tid 6. Regulering af priser Bilag 1. Myndighedsopgaver Bilag 2. Beregning af madpriser Bilag 3. Organisatorisk afgrænsning Bilag 4. Oversigt over typiske omkostningsarter direkte og indirekte omkostninger Bilag 5. Oversigt over typiske omkostningsposter indirekte omkostninger og fællesomkostninger Bilag 6. Eksempel på fordeling af omkostninger på praktisk hjælp, personlig hjælp dag mandag-fredag og personlig hjælp ubekvemme tider 1. Indledning Folketinget vedtog den 29. maj 2002 lov nr. 399 af 6. juni 2002 om ændring af lov om social service, lov om hjemmeservice, lov om retssikkerhed og administration på det sociale område og lov om individuel boligstøtte (Frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp m.v.). Bestemmelserne om frit leverandørvalg (§§ 75 c-75 e) træder i kraft den 1. januar 2003. Efter loven skal de kommunale myndigheder sørge for, at kvalificerede leverandører af personlig og praktisk hjælp får adgang til at levere denne hjælp. Det er en forudsætning for at skabe de nødvendige rammer for det frie leverandørvalg og få en sund konkurrence på området, at de kommunale myndigheder kan udskille og synliggøre omkostningerne ved at levere personlig og praktisk hjælp. Socialministeriet har i bekendtgørelse nr. 837 af 9. oktober 2002 (bekendtgørelse om kvalitetsstandarder og frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp m.v.) fastsat de nærmere regler for bl.a. prisfastsættelse af personlig og praktisk hjælp herunder madservice. Vejledning nr. 95 af 9. oktober 2002 om supplement til vejledning om sociale tilbud til ældre m.fl. efter lov om social service (Frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp) uddyber bl.a. grundprincipperne for prissætning af personlig og praktisk hjælp herunder madservice. Når der i det følgende henvises til vejledningen, er der tale om denne vejledning.
Dette bilag om prissætning af personlig og praktisk hjælp herunder madservice har til formål at præsentere kommunerne for en prismodel og derved give et metodisk grundlag for at udregne priser på ydelser inden for områderne personlig og praktisk hjælp i henhold til servicelovens § 75 c, stk. 1-5, jf. stk. 7 og bekendtgørelsens §§ 12-15. Bilaget er en let revideret udgave af høringsudgaven "vejledning om prissætning af personlig og praktisk hjælp herunder madservice", som blev sendt til alle kommunalbestyrelser ultimo juni 2002. Bilaget er justeret på baggrund af de høringssvar, Socialministeriet har modtaget fra kommunerne og andre interessenter, og de nærmere regler om prissætning, Socialministeriet har fastsat i bekendtgørelsen. Bilaget illustrerer, hvordan kommunerne kan udarbejde priskravene i overensstemmelse med godkendelsesmodellen i en omstillingsfase, hvor kravene til den kommunale tilrettelæggelse af hjemmehjælpsområdet er under forandring. De kommuner, der allerede har et metodisk grundlag for udregning af priser på ydelser eller på anden måde har prisfastsat deres ydelser, kan finde inspiration i bilaget, og derved kvalitetssikre deres eksisterende beregninger. Der er tale om en vejledende metodetilgang. Den enkelte kommune kan bruge alternative beregningsmetoder, så længe disse er i overensstemmelse med lovgivningen. Det bemærkes, at bilaget i vidt omfang tager udgangspunkt i den nuværende organisering af ældreplejen, og dermed primært vil have værdi i en overgangsfase, hvor kommunerne skal omstille forvaltningen af hjemmeplejen til lovgivningens ikrafttræden den 1. januar 2003. Det må derfor forventes, at kravene til kommunernes kvalitets- og prisfastsættelse løbende vil blive justeret i takt med, at kommunerne får etableret de fornødne regnskabstekniske og administrative forudsætninger for at bl.a. adskille myndigheds- og leverandøropgaverne. 2. Procesmodel I sin grundform kan prismodellen illustreres som procesmodel. Modellen viser samtidig sammenhængen mellem kvalitet og pris. Omdrejningspunktet i procesmodellen er visitationsprocessen. Visitationen af den enkelte modtager foretages på baggrund af servicelovens regler og kommunalbestyrelsens offentliggjorte kvalitetsstandarder. Det forudsættes, at kvalitetsstandarderne direkte udtrykker kommunens serviceniveau, eventuelt sammen med andet relevant og offentliggjort materiale, som f.eks. uddybende ydelsesbeskrivelser eller lignende. Modellen beskriver den situation hvor visitationen, der i alle tilfælde foretages af myndigheden, fører til en positiv afgørelse. Afgørelsen om, hvilke ydelser, der er tildelt, sendes såvel til modtageren som til den leverandør, modtageren har valgt. I den afgørelse, der sendes til leverandøren, kan myndigheden oplyse den konkrete afregningstid, beregnet ud fra den tid visitator afsætter til udførelse af de ydelser, der er truffet afgørelse om.
Afgørelsen om tildeling af ydelser er således grundlaget for beregningen af den pris, som den kommunale myndighed skal afregne i forhold til leverandøren. Der vil dog opstå situationer, hvor de leverede ydelser vil afvige væsentligt fra afgørelsen, hvilket kan føre til, at afgørelsen ikke er fyldestgørende som afregningsgrundlag. Det kan f.eks. være i situationer, hvor der akut eller vedvarende viser sig at være et større behov for hjælp hos modtageren, end der er truffet afgørelse om. Det kan også være i situationer, hvor modtageren på grund af sygehusindlæggelse, afbud og lignende ikke modtager ydelserne. I sådanne situationer bør myndigheden kræve, at leverandøren foretager indberetning til myndigheden. Indberetningen skal for det første give myndigheden mulighed for at træffe en ny afgørelse på baggrund af modtagerens ændrede behov. For det andet skal indberetningen ske af hensyn til myndighedens regulering af betaling for eventuelle ydelser, der ikke er beskrevet i afregningsgrundlaget (afgørelsen) eller, som ikke er leverede. For at sikre den fornødne fleksibilitet i forholdet mellem myndighed og leverandør kan der være behov for at definere en bagatelgrænse for, hvornår der er grundlag for at afvige i forhold til den afregningspris, der er begrundet i afgørelsen. I den forbindelse skal det fremhæves, at afregningstiden er baseret på den gennemsnitlige tid for den faktiske levering af ydelser hos modtageren, og at der må forventes mindre afvigelser herfra i perioder. Det er op til den kommunale myndighed at definere en sådan bagatelgrænse, inden for hvilken der ikke ændres i afregningsprisen. Ved fastlæggelse af bagatelgrænsen bør kommunalbestyrelsen som minimum beskrive omfang og karakter af de ydelser, leverandøren må være indstillet på at levere uden ændringer i afregningen. Grænsen skal ses i sammenhæng med de krav, der stilles til leverandørerne om indberetning til den kommunale myndighed. 3. Definition af prismodel Indledningsvis henvises til vejledningens kapitel 6 der beskriver de grundliggende principper for fastsættelsen af priskrav. Priskravene til leverandører af personlig og praktisk hjælp herunder madservice skal være saglige, konkrete og velunderbyggede og afspejle de samlede, reelle og faktiske omkostninger ved den kommunale leverandørvirksomhed. Det indbefatter, at samtlige udgifter til administration, husleje, løn mv., der er forbundet med leverandørvirksomheden, skal medregnes. Der skal foretages en omkostningskalkulation for at sikre en lige konkurrence mellem alle leverandører. Det betyder, at der skal foretages en beregning af de gennemsnitlige langsigtede omkostninger ved den kommunale leverandørvirksomhed for personlig og praktisk hjælp herunder afskrivning og forrentning.
Dette indebærer endvidere, at kommunerne klart skal kunne skelne mellem de kommunale aktiviteter, der knytter sig til den kommunale leverandørvirksomhed af personlig og praktisk hjælp, og de omkostninger der knytter sig til opgavevaretagelsen af myndighedsfunktionen. I myndighedsfunktionen ligger både konkrete myndighedsopgaver som visitation og tilsyn og mere generelle opgaver af f.eks. politisk/ administrativ karakter. Der henvises til bilag 1 samt til kapitel 1 i vejledningen for en redegørelse af opgaver relateret til myndighedsfunktionen. Det forudsættes, at kommunerne som minimum udregner fem priser: Pr. time praktisk hjælp Pr. time personlig pleje i hverdagstimerne Pr. time personlig pleje på øvrige tider Et måltid leveret i hjemmet (madservice) Et måltid uden levering til hjemmet (madservice uden udbringning til hjemmet) De fem priskrav anses for de centrale i forhold til leveringen af den personlige og praktiske hjælp, og skal prissættes individuelt af hensyn til gennemsigtigheden i prisfastsættelsen. De kommunale myndigheder har mulighed for at differentiere prisen i det omfang, de finder behov herfor. Afgørende er i alle tilfælde, at kommunerne kan dokumentere, at prisen udtrykker de faktiske omkostninger ved leveringen af ydelsen, og at private leverandører og andre interessenter har mulighed for at efterprøve de økonomiske beregninger. Vurderingen af, hvorvidt der er grundlag for særskilte priskrav, beror i første omgang på, om der er grundlag for at stille kvalitetskrav til en særskilt ydelseskategori. Hertil kommer overvejelser om, hvorvidt der er mulighed for at fastsætte valide og afgrænsede priskrav i forhold til ydelseskategorien. Det skal sikres, at priskravene kan opfylde kravene til beregning og dokumentation, og det skal iagttages, om opdelingen tilgodeser kravet om fri og lige konkurrence mellem leverandørerne. Beslutter kommunalbestyrelsen at fastsætte kvalitetskrav for flere ydelseskategorier end de lovpligtige, skal der også ske en prisfastsættelse af disse. Eksempler på yderligere ydelseskategorier kan være følgende: Pris pr. time praktisk hjælp kan eksempelvis opsplittes i pris for henholdsvis rengøring, indkøb og tøjvask og eventuelt anden praktisk hjælp. Pris for madservice kan eksempelvis opsplittes, så der fastsættes særlige priser for diæter eller enkelte retter (f.eks. hovedret og biret). Pris pr. time personlig hjælp på øvrige tider kan eksempelvis opsplittes på pris for timer leveret i tidsrummene aften, nat og weekend. I situationer, hvor selve leverancen berører flere priskrav, f.eks. når den personlige og praktiske hjælp leveres af samme leverandør, skal de specificerede priser anvendes i forbindelse med afregning til leverandøren.
Opmærksomheden henledes i den forbindelse på, at kravet om det frie leverandørvalg betyder, at der skal være mulighed for at vælge forskellige leverandører til henholdsvis personlig pleje og praktisk hjælp. Kommunalbestyrelsen kan ikke stille krav om, at leverandøren af den praktiske hjælp også skal kunne varetage den personlige pleje. 4. Prismodel og delelementer i model Som det fremgår af det foregående, skal prisen pr. time fastsættes på minimum tre hovedområder: Pr. time praktisk hjælp Pr. time personlig hjælp i hverdagstimerne Pr. time personlig hjælp øvrige tider Som hovedregel opgøres samtlige omkostninger tilknyttet leverancen af ydelsen i en given periode (brøkens tæller), der efterfølgende divideres med det samlede antal leverede timer (brøkens nævner) i den samme periode: Samlede omkostninger for periode X Pris pr. time = Samlede antal leverede timer i periode X Perioden skal være af en sådan længde, at den afspejler de langsigtede gennemsnitlige omkostninger ved at levere den pågældende ydelse. Der er en række forhold, der skal tages hensyn til, når omkostningerne (tælleren i beregningen) skal opgøres: 1. Organisatorisk/økonomisk afgrænsning af hjemmeplejen 2. Opgørelse af de direkte omkostninger i hjemmeplejen 3. Opgørelse af de indirekte omkostninger til hjemmeplejen. 4. Fordeling af hjemmeplejens omkostninger på ydelseskategorierne praktisk hjælp, personlig hjælp i hverdage og personlig hjælp på øvrige tider. Der er en række forhold, der skal tages hensyn til, når antallet af leverede timer ( nævneren i beregningen) skal opgøres: 1. Organisatorisk afgrænsning af hjemmeplejen 2. Selve opgørelsen af antallet af leverede timer 3. Fordelingen af de leverede timer på de 3 ydelseskategorier, jf. ovenfor. En tilgang til håndtering af disse forhold beskrives i efterfølgende afsnit. Prissætning for madservice adskiller sig fra de øvrige prisberegninger, fordi prisen fastsættes pr. ydelse (f.eks. et måltid og udbringningen af dette til hjemmet) og ikke pr. time. Det samme kan gøre sig gældende, hvis en kommunalbestyrelse vælger at prissætte ydelser som f.eks. indkøb og tøjvask. Ved beregning af prisen for disse ydelser eller ydelseskategorier skal antallet af leverede ydelser og ikke antallet af leverede timer sættes i forhold til de samlede omkostninger. Prissætningen af madservice behandles i øvrigt i bilag 2. 5. Beregning af pris
Det følger af loven, at de prismæssige krav til de private leverandører skal afspejle de samlede, reelle og faktiske omkostninger ved den kommunale leverandørvirksomhed. Hovedreglen er, at alle omkostninger, der er forbundet med at levere en hjemmehjælpsydelse, skal medtages i prisberegningen. Derfor stilles der krav om, at der foretages en omkostningskalkulation, der også omfatter alle langsigtede omkostninger ved den kommunale leverance af den personlige og praktiske hjælp herunder forrentning og afskrivning. Som udgangspunkt skal de faktisk forbrugte beløb altid henføres. Der fordres fuld gennemsigtighed i beregningerne og de data, der indgår heri. Er henførelsen af omkostninger mv. undtagelsesvis baseret på skøn, skal skønnet begrundes. Prisberegningen skal baseres på de senest opgjorte tal for det faktiske forbrug i hjemmeplejen. Hvis sidste års regnskab anvendes som grundlag for prisberegningen, anbefales dette fremskrevet med pris- og lønskønsprocenten, der årligt offentliggøres af Kommunernes Landsforening. Er de relevante regnskabstal ikke er dækkende for det faktiske forbrug, kan budgettal anvendes som grundlag for prisberegningen i det omfang, de er mere retvisende. Ved anvendelse af budgettal skal eventuelle henlagte budgetreserver medregnes. De kommunale myndigheder har mulighed for at lade forventede ændrede omkostninger indgå i grundlaget for priskravene til leverandørerne. Dette kan ske, hvis de forventede ændrede omkostninger er en konsekvens af kommunalbestyrelsens ønske om effektivisering af den kommunale leverandørvirksomhed for derved at sænke priskravet til den personlige og praktiske hjælp eller hvis det er en konsekvens af kommunalbestyrelsens beslutning om ændring i kommunens kvalitetsstandard/ serviceniveau. Den kommunale myndighed er dog ikke fritaget for at beregne og offentliggøre den faktiske prisberegning for årets hjemmehjælp, selvom de anvender forventede omkostninger. De kommunale myndigheder skal mindst en gang om året regulere og offentliggøre de prismæssige krav. Enkelte kommuner har i dag detaljerede prisberegninger til såvel internt som eksternt brug. I den udstrækning prisberegningen er baseret på, eller muliggør, en opdeling på de relevante ydelseskategorier, og de bagvedliggende beregninger lever op til krav om gennemsigtighed og fuld validitet, kan disse priser anvendes. Hjemmehjælpsleverancen er organiseret på forskellige måder i kommunerne. Selv om vægten i omkostningerne kan være forskellige, kan der med fordel tages udgangspunkt i en organisatorisk/økonomisk figur som vist i bilag 3. I prisudregningen skal kun medtages omkostninger, der relateres til kommunens hjemmepleje. Disse kan opdeles i: Direkte omkostninger i hjemmeplejen, punkterne 1-5 i figuren, bilag 3. Med direkte omkostninger forstås omkostninger, der direkte kan isoleres i hjemmeplejen, og som ikke skal henføres til den øvrige ældrepleje.
Indirekte omkostninger, der kan henføres til hjemmeplejen: Det kan f.eks. være » Støttefunktioner eller -processer « (punkt 6 i bilag 3) eller fællesomkostninger defineret som omkostninger ved den overordnede ledelse og administration, der er afledt af hjemmeplejen. Med en klar organisatorisk/økonomisk afgrænsning, vil der næppe være behov for at identificere indirekte omkostninger i felterne myndighed (9), plejeboligområdet (8) og køkken (7). De steder, hvor en andel af omkostningerne skal henføres til hjemmehjælpen (eksempelvis hvis en andel af plejeboligområdet har omkostninger i forbindelse med hjemmeplejen), er det den enkelte kommunale myndighed, der vurderer hvor stort et beløb, der skal overføres. Denne vurdering skal være begrundet. De priser, der fastsættes på baggrund af den kommunale leverandørs samlede omkostninger beregnes uden moms. For vejledning om hvornår der skal påregnes moms ved betaling af private leverandører, henvises der til vejledningens kapitel 10. 5.1 A fskrivninger og forrentning af drifts- og anlægskapital Indledningsvis skal der gøres opmærksom på, at afsnit 5.1 i bilaget er en gengivelse af vejledningens kapitel 6, afsnittet om afskrivning, bygninger og forrentning. 5.1.1 Afskrivning Afskrivninger skal medtages i prisberegningen. Afskrivning vil normalt være en indirekte omkostning. Aktiver i kommuner vil typisk være bygninger til forskellige formål, diverse tekniske anlæg, større maskiner, transportmidler og inventar. Budget- og Regnskabsudvalget under Indenrigs- og Sundhedsministeriet har anbefalet, at medtage aktiver, hvor: Aktivet forventes at have en levetid på mere end ét regnskabsår Aktivet har en vis økonomisk værdi, det vil sige over 100.000 kr. Aktiver af en værdi fra 50.000 kr. og op til 100.000 kr. kan medtages. Aktiver, der ikke opfylder ovenstående betingelser, anbefales medtaget i omkostningskalkulationen i det år, udgiften er betalt (straksafskrivning). Det anbefales, at kommunerne som udgangspunkt værdisætter til den historiske kostpris, og at denne pris er afskrivningsgrundlaget. Det er i den sammenhæng en forudsætning, at kostprisen kan opgøres pålideligt. Et aktiv bør afskrives systematisk over dets forventede levetid. Endvidere anbefales det af Budget- og Regnskabsudvalget, at kommunerne anvender den lineære afskrivningsmetode. Det årlige afskrivningsbeløb findes ved at dele aktivets historiske kostpris med den forventede levetid. Det vil sige, at der afskrives samme beløb hvert år hen over afskrivningsperioden. 5.1.2 Bygninger Kommunerne kan som nævnt ovenfor værdisætte bygningerne til den historiske kostpris. En anden metode kan være at sidestille ejede bygninger med lejede bygninger ved opgørelsen. Det kan således undlades at medregne afskrivninger, såfremt der til gengæld indregnes et beløb svarende til markedslejen for de pågældende bygninger eller lokaler.
5.1.3 Forrentning af driftskapital og anlægskapital Ved forrentning af driftskapitalen svarer udgiftsposten til en virksomheds udgifter til likviditetsmæssige udlæg. Det er udgiften for at have adgang til en gratis kommunal kassekredit. Modsvares udgiften af en indtægt, skal denne modregnes. Den anvendte rente skal afhænge af den forventede kredittid, og rentefoden skal svare til markedsrenten. Ved beregning af omkostninger til forrentning af anlægskapital indgår alle større anlægsaktiver, uanset om de optræder som en del af drifts- eller anlægsbudgettet. Det er det enkelte anlægs karakter, der er afgørende for vurderingen af forrentningen af aktivets værdi, bl.a. afhængig af aktivets levetid. Det bemærkes, at for så vidt angår afskrivning, statusopgørelse og åbningsbalance er der i tilknytning til Budget- og Regnskabsudvalget under Indenrigs- og Sundhedsministeriet ved at blive udarbejdet et selvstændigt regelsæt herfor, i forbindelse med udarbejdelsen af et generelt regelsæt for registrering af fysiske aktiver. 5.1.4 Yderligere vejledning For fremgangsmåde ved anvendelse af omkostningskalkulation kan i øvrigt henvises til Indenrigs- og Sundhedsministeriets regler for omkostningskalkulation, jf. lov nr. 378 af 14. juni 1995 samt vejledning nr. 107 af 30. juni 1995 om kommuner og amtskommuners udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder. Her er tillige beskrevet eksempler på omkostningskalkulation. Desuden kan henvises til kapitel 7.2.5 om regnskabsmæssige redegørelser ved udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder i "budget- og regnskabssystem for kommuner og amtskommuner". Indenrigs- og Sundhedsministeriet har endvidere oplyst, at der er igangsat et arbejde med udarbejdelse af et generelt regelsæt for omkostningskalkulationer, som bl.a. skal tjene som en generel vejledning om omkostningskalkulation. Denne vejledning vil blive udsendt ultimo 2002. 5.2 Opgørelse af omkostninger De direkte omkostninger er de omkostninger, der alene knytter sig til hjemmeplejen. Disse omkostninger opgøres først. Det indebærer en nødvendig organisatorisk afgrænsning, jf. bilag 3. En lang række omkostningsposter er aktuelle i denne sammenhæng, hvor lønomkostningen vil være den væsentligste. Inspirationslisterne i bilag 4 og 5 kan anvendes til identifikation af relevante omkostninger, der kan henføres til hjemmeplejen. Inspirationslisterne er ikke udtømmende, men skal justeres i henhold til lokale forhold. Næste skridt er at identificere, fordele og opgøre de indirekte omkostninger. Der ligger heri 3 trin: At identificere de enheder, der i større eller mindre udstrækning er belastet af omkostninger, der kan relateres til den kommunale leverandør af personlig og praktisk hjælp. 1) At fastlægge, hvor stor en andel af omkostningerne ved at drive disse enheder, der skal henføres til leverandøren.
2) At lægge de samlede indirekte omkostninger sammen. 3) De indirekte omkostninger, der kan betegnes som fællesomkostninger, kræver særlig opmærksomhed, fordi omkostningerne er en del af økonomien i den øvrige forvaltning. Ikke alle fællesomkostninger kan fordeles efter den beskrevne metode. De fællesomkostninger, der kan fordeles, skal fordeles ud fra de faktorer, der udvirker dem. Det er op til den enkelte kommune at vurdere fællesomkostningernes fordeling i organisationen. En eventuel skønsmæssig vurdering af fordelingen af fællesomkostningerne skal begrundes og dokumenteres. Fordelingen kan illustreres således: * I de tilfælde, hvor det undtagelsesvis er nødvendigt at anvende en fordelingsnøgle for andelen af omkostninger til en ydelseskategori, skal valg af fordelingsnøgle nærmere begrundes. Et eksempel på en fordelingsnøgle kan være andelen af en lønudgift, husleje i forhold til arealforbruget m.v. Resultatet af opgørelsen er de samlede omkostninger, der entydigt kan henføres til hjemmehjælpen. 5.3 Fordeling af omkostninger på tid og praktisk og personlig hjælp Lønomkostninger udgør den primære del af omkostningerne inden for hjemmehjælpen Disse kan opgøres og henføres til de tre områder, hvor timeprisen skal fastlægges: Praktisk hjælp Personlig hjælp i hverdagstimerne Personlig hjælp øvrige tider Som første led i fordelingen opgøres lønomkostningerne i henhold til fordelingen af ressourcer på de 3 områder. Dernæst fordeles de øvrige omkostninger. Omkostningerne kan f.eks. fordeles lineært pr. medarbejder eller efter normering, afhængig omkostningernes karakter. I de tilfælde, hvor metoden med at fordele udgifterne lineært pr. medarbejder eller normering ikke kan foretages, kan kommunerne f.eks. anvende antallet af visiterede timer som fordelingsnøgle. Visiterede timer er ikke nødvendigvis lig med leverede timer, men som nøgle i omkostningsfordelingen vil den relative andel af visiterede timer, der anvendes inden for de tre ydelseskategorier, kunne anvendes. Nøglen anvendes alene til fordeling af lønomkostningerne eksklusive tillæg for arbejde på øvrige tider. Sidstnævnte isoleres indledningsvis. Kronologisk og i stikordsform kan fremgangsmåden beskrives på følgende måde (se også eksemplet i bilag 6): 1. De samlede omkostninger til den praktiske og personlige hjælp (indirekte og direkte omkostninger) opdeles i lønomkostninger og andet. 2. I lønomkostningerne isoleres tillæg for arbejde på øvrige tider ved gennemgang af konti. 3. For at tage højde for eventuelle forskelle i lønniveau mellem medarbejdere, der udfører personlig hjælp, og de, der udfører praktisk hjælp, kan gennemsnitslønnen udregnes for de to personalekategorier. Denne mellemregning er speciel relevant i kommunerne, der bruger uddannede medarbejdere til personlig hjælp og uuddannede medarbejdere til praktisk hjælp.
4. Der gennemgås et antal afgørelser, der er repræsentativt i forhold til hjemmeplejemodtagerne. 5. På baggrund af afgørelserne opgøres, hvor meget tid der forholdsvis anvendes til at levere de tre ydelser. I tilfælde af, at der ikke er angivet et tidsforbrug i afgørelsen, og den forbrugte tid derved ikke kan udregnes, kan visitators vejledende tidsramme anvendes. Den forbrugte tid fordelt på de tre ydelser omregnes til procenter. 6. De beregnede procenter i forhold til punkt 5 korrigeres for den relative forskel mellem gennemsnitslønnen for de to personalekategorier, jf. punkt 3. 7. Lønomkostningerne, eksklusiv tillæg for arbejde på øvrige tider, fordeles ved hjælp af nøgletallene korrigeret som beskrevet i punkt 6. 8. De i punkt 2 opgjorte tillæg for arbejde på øvrige tider tillægges denne kategori. 9. De i punkt 1 isolerede "andre" omkostninger fordeles på de tre områder med den i punkt 5 udregnede nøgle. 10. De samlede omkostninger (tælleren) fastlægges for hvert af de tre områder. 5.4 Opgørelse og fordeling af brugerrettet tid For at fastlægge prisen pr. time hjemmehjælp er det nødvendigt at få opgjort antal timer anvendt i hjemmeplejen. Til det formål anvendes den brugerrettede tid. Brugerrettet tid defineres som det antal timer, der i henhold til afgørelsen faktisk anvendes hos modtageren, sammen med modtageren eller - med hensyn til indkøb og evt. tøjvask - for modtageren. For at fastlægge den brugerrettede tid skal kommunen registrerer og opgøre de timer, der leveres til modtageren, som henholdsvis personlig hjælp i hverdagstimer, personlig hjælp på øvrige tider og praktisk hjælp. Det er afgørende for den kommunale myndighed, at det er den brugerrettede tid, der opgøres, og at opgørelsen er så korrekt som mulig. Fastlæggelsen af den brugerrettede tid har stor indflydelse på den endelige ydelsespris. Opgøres den brugerrettede tid hos den kommunale leverandør for lavt, medfører det, at prisen pr. time hjemmehjælp vil blive for høj, hvilket umiddelbart medfører en merpris for den kommunale myndighed. Er den brugerrettede tid derimod opgjort for højt, betyder det en for lav afregningspris i forhold til leverandørerne. Det indebærer en risiko for, at den kommunale og de private leverandører ikke kan få dækket omkostningerne ved at levere den personlige og praktiske hjælp, og derfor på sigt må forlade markedet. Hvis kommunen ikke har valide tal for den brugerrettede tid, gennemføres en stikprøveundersøgelse. Stikprøvens størrelse skal være repræsentativ både med hensyn til antal modtagere og plejetyngde, i forhold til tidsperiode og medarbejdergrupper mv.
Såfremt kommunen er i besiddelse af de relevante data baseret på eksempelvis en Ansigt-Til-Ansigtmåling (ATA-måling), kan disse eventuelt anvendes. Der praktiseres flere måder at udarbejde ATA-beregninger på, hvor det centrale i denne forbindelse er en opgørelse af den brugerettede tid (antal leverede timer) og ikke en ATA-procent. Det er afgørende for beregningen af den brugerrettet tid i relation til prisopgørelsen, at der foretages en opgørelse af tiden fordelt på de tre hovedområder. Det gennemføres ved at lade en repræsentativ del af medarbejderne registrere deres tidsanvendelse på disse tre hovedområder i en nærmere defineret periode. Perioden skal være af en længde, så resultatet kan overføres til samtlige medarbejdere for den periode, som de samlede omkostninger er opgjort for. Hermed er nævneren til hver af de tre formler fundet, og prisen pr. time personlig hjælp i hverdagstimer, personlig hjælp på øvrige tider og praktisk hjælp kan udregnes. Om afspadseringens betydning for beregning af timepris. Afspadsering påvirker den brugerrettede tid i nedadgående retning. Det særlige ved afspadsering er, at timerne ofte optjenes ved arbejde i aften og nattetimer eller i weekenden men - alt efter, hvordan leverandøren har organiseret sig afvikles i hverdagene. Når det er tilfældet, vil det umiddelbart påvirke opgørelse af den brugerrettede tid på hverdagene og de øvrige tider i henholdsvis nedadgående og opadgående retning. Det betyder isoleret set, at prisen for hverdagstimer bliver relativt højere, og for øvrige tider bliver den relativt lavere. I kommuner, hvor dette gør sig gældende, bør man derfor fastlægge omfanget og betydningen heraf via totalregistrering eller som stikprøve, og korrigere prisen i henhold hertil. Hvor ulempetillæg ikke afspadseres, men udbetales, eksisterer problemet ikke. Tilsvarende gælder, hvor medarbejdere er ansat med lavere timetal for fuld løn som kompensation for arbejde på de øvrige tidspunkter. 6. Regulering af priser De kommunale myndigheder regulerer og offentliggør de prismæssige krav mindst en gang årligt i forhold til den faktiske udvikling i forhold til omkostninger, timeanvendelse og serviceniveau. Det vil typisk være i sammenhæng med kommunalbestyrelsens budgetlægning og eventuel revision og dermed offentliggørelse af serviceniveauet via kvalitetsstandarderne. jf. også kap 5. For så vidt angår regulering og efterregulering m.v. henvises til vejledningens kapitel 6. Bilag 1. Myndighedsopgaver For at hindre konkurrenceforvridende forhold mellem private og kommunale leverandørvirksomheder skal der kunne skelnes klart mellem de kommunale myndigheds- og leverandøropgaver (se også kapitel 1 i vejledningen).
Følgende liste angiver myndighedsopgaver indenfor personlig og praktisk hjælp m.v. (opgaver i forbindelse med frit leverandørvalg) og derved opgaver, hvis afledte omkostninger ikke skal medtages i en prisberegning, hvor det er leverancen, der skal prissættes. Myndighedsopgaver Afgørelse: Visitation Ydelser Omfang 1) I overensstemmelse med politisk vedtagne kvalitetsstandarder Tilsyn/kontrol: Sikre overensstemmelse mellem afgørelse og leverance Ydelser Omfang Kvalitet Øvrige myndighedsopgaver Fastsætte og offentliggøre: 2) Kvalitetskrav: Kvalitetsstandarder, i forhold til § 71 som minimum opdelt på Personlig hjælp Praktisk hjælp Madservice Priser: Fastsættelse og offentliggørelse af priskrav Leverancesikkerhed fastsætte og offentliggøre Krav til frist for opstart af leverancen Frist for levering af erstatningshjælp Udpege en kontaktperson hos myndigheden, som modtageren kan kontakte ved svigt i leverancen Fastlægge krav til indholdet af informationsmateriale (godkendte leverandører skal i samarbejde med kommunen udarbejde informationsmateriale) Informationsmaterialet skal udleveres til samtlige modtagere Løbende ajourføring ved leverandørændringer Godkende leverandører Indgå skriftlig kontrakt med alle kvalificerede leverandører 1) Skal tolkes bredt. Der er ikke lovkrav om udmåling i tid. 2) Skal offentliggøres via fritvalgs-databasen ved Institut for Pensions- og Ældrepolitik. Bilag 2. Prissætning af madservice og madservice uden udbringning Madserviceordninger er visiterede tilbud, hvor maden produceres udenfor modtagerens hjem og leveres til modtageren. En madserviceordning kan også være et tilbud til visiterede modtagere om at spise på f.eks. et cafeteria, en lokal kro eller et nærliggende plejecenter. Der skal som minimum fastsættes priser for madservice og for madservice uden udbringning. Madservice prissættes pr. ydelse (f.eks. et måltid inklusiv udbringning til hjemmet) Madservice kan defineres både ud fra, om det er aftensmad/middagsmad, en ret eller flere retter. Da der kan være behov for flere typer specialmad, er det op til kommunen at beskrive, hvad et måltid er, samt kommunens serviceniveau på området. Prisen kan differentieres, såfremt kommunen ønsker det, eksempelvis i forhold til særlige diæter. Ved fastsættelse af modtagerens betaling for madservice kan kommunalbestyrelsen, jf. bekendtgørelse nr. 778 af 30. oktober 1998 om betaling for generelle tilbud og for tilbud om personlig og praktisk hjælp m.v., medregne alle faktiske udgifter, der er forbundet med at producere og levere ydelsen. Hvis kommunalbestyrelsen yder et tilskud til madservice, så den enkelte modtager ikke betaler de fulde omkostninger ved madservicen, skal det samme tilskud gives til alle modtagere, uanset hvilken leverandør, modtageren har valgt. Tilskuddet skal derfor fastsættes pr. ydelse (måltid).
Prisen for madservice beregnes som samtlige omkostninger knyttet madservice altså til produktion og udbringning af mad i en periode divideret med antal måltider leveret i samme periode. For madservice uden udbringning skal omkostningerne til udbringning ikke medtages, når de samlede omkostninger fastsættes. Omkostninger knyttet til madservice omhandler blandt andre følgende omkostningsposter: Afskrivninger, forrentninger Emballage, madudbringning Engangsservice Køb af madportioner Køkkenudstyr/maskiner Levnedsmiddelkontrol Løn (se løndefinition i bilag 4) Råvarer Servicekontrakter Varetransport/ madudbringning Sammen med omkostningsposterne nævnt i bilag 4 og 5 skal ovenstående poster indgå ved beregning af priser på madservice. Det vil sige, at alle henførbare omkostningsposter nævnt i bilag 4, bilag 5 og dette bilag skal indgå i en prisberegning på madservice. Listen skal tages som inspiration. Den egentlige opgørelse skal laves med udgangspunkt i kommunens lokale omkostningsposter. Bilag 3. Organisatorisk afgrænsning Principskitse i økonomisk betydning Bilag 4. Oversigt over typiske omkostningsposter direkte og indirekte omkostninger Liste over omkostningsposter, der skal tages i betragtning ved udregning af priser på praktisk og personlig hjælp. Listen er ikke nødvendigvis udtømmende. Da omkostningsposterne ofte har forskellige benævnelser i kommunerne, skal listen alene tages som inspiration. Posterne er angivet i alfabetisk rækkefølge. Afskrivning, forrentninger Annoncering Arbejdsskadeerstatning Arbejdsskadeerstatning, hjemmehjælpere Aviser, tidsskrifter Befordringsgodtgørelse Beklædning, anskaffelse Benzin Bevogtning Bortkørsel og forbrænding af affald BST Bøger og tidsskrifter (faglitteratur) Ejendomsskatter El og gas Entreprenør- og håndv. Erstatning Fjernvarme Forsikring Forsikring, personale Forsikring, transportudstyr Fotokopier, trykn. Gebyr Husleje Indkøb/materiale til udvendig vedligeh. Indkøb/materialer til anlæg/installation Indkøb/materialer til arealer Indkøb/materialer til indvendig vedligeh Inventar IT (hardware/software) Konsulentbistand Kontingenter til foreninger Kontorartikler Kontorinventar Kontormask., drift, vedl. Kontormaskiner, anskaffelser Kontormaskiner, leje Leasingafgifter Licens Linnedvarer m.v. Lægeattester, varighedserklæring, læger. Løn* Lønkørsel Låsesmed Møder, repræsentation Persontransport/rejser Porto, gebyrer Regnskabsudarbejdelse Rejsegodtgørelse Rengøringsartikler (materialer/midler) Renovation Reparation af cykler Reparation vedr. biler Reparation vedl. af ejendom Sikkerheds- og arbejdsmiljø Skatter og afgifter Sygeplejeartikler, afregn. Taxakørsel Telefon (abonnement/anskaffelse) Tolkning Transport (drift, afskrivninger) Transportudstyr (motorkøretøjer og andet) Undervisning, interne kurser Undervisning, eksterne kurser Uniformsgodtgørelse Vand og afledningsafgifter Varekøb Vask af beklædning, personale Vaske- og rensemidler Vikar Vægtafgift Værnemidler Øvrige administration Øvrige brændsel og drivmidler Øvrige entreprenør- og håndværksydelser Øvrige finansudgifter Øvrige service Øvrige tjenesteydelser Øvrige varekøb * Indeholdt i lønbegrebet er: Nettotimeløn/årsløn Over- og mertidsbetaling Pension Kilometerpenge Andre tillæg ATP/AER/AES Feriepenge/ferietillæg Beklædningsgodtgørelse Vaskegodtgørelse Bilag 5. Oversigt over typiske omkostningsposter indirekte omkostninger og fællesomkostninger
Liste over omkostningsposter, der skal tages i betragtning ved udregning af priser på praktisk og personlig hjælp. Listen indeholder poster, der er afledt af hjemmehjælpen, og som oftest vil ligge centralt i ældreplejen eller i forvaltningen. Listen er ikke nødvendigvis udtømmende og betragtes som en minimumsliste, hvor de anførte omkostningsposter som minimum skal vurderes i forhold til omkostningsopgørelsen. Da omkostningsposterne ofte har forskellige benævnelser i kommunerne, skal listen alene tages som inspiration. Størstedelen af fællesomkostningerne kan antages at være dækket ind under begreberne: Andel af tilknyttet administration Herunder: IT support/system Personaleadministration Kontorhold Økonomistyring Konsulentbistand Andel af tilknyttet ledelse Det anbefales at medregne lønomkostninger til og med socialdirektør Udgifter til husleje/bygninger Herunder: Faktiske huslejeudgifter Afskrivning og forrentning for bygninger, som kommunerne selv ejer Vedligehold Renovation Forsikring 3) Rengøring Varme El 3) Ved selvforsikrede kommuner fastsættes omkostningerne ud fra, hvad kommunen skulle have betalt i præmier, hvis den var forsikret. Bilag 6. Eksempel på fordeling af omkostninger på praktisk hjælp, personlig hjælp hverdagstimer og personlig hjælp øvrige tider Eksemplet er en illustration af kapitel 5.3 ovenfor. Eksemplet starter, hvor de samlede omkostninger i hjemmeplejen er opgjort, jf. kapitel 5.2. Størstedelen af omkostningsbeløbet henført til hjemmeplejen vil bestå af løn. Lønnen skal afgrænses fra de samlede omkostninger for at kunne blive fordelt på de 3 områder, prisen skal udregnes for. Et taleksempel er anført i parentes. Lønomkostningerne (65 mio. kr.) kan opdeles på omkostninger på øvrige tider (nat, aften, lørdag, og søndag) og løn hverdagstimer. Lønomkostninger fordeles på: Personlig hjælp, hverdagstimer Personlig hjælp, øvrige tider Praktisk hjælp I dette eksempel er antallet af visiterede ydelser til de tre ydelseskategorier valgt som fordelingsnøgle. Timerne opgøres ved at gennemgå et repræsentativt udvalg af afgørelser. Herefter udregnes forholdstal som i eksemplet nedenfor. a) Personlig hjælp, øvrige tider 100 timer = 31,25 % b) Personlig hjælp, hverdagstimer 120 timer = 37,50 % c) Praktisk hjælp 100 timer = 31,25 % I alt 320 timer = 100 % Procentsatser skal dog korrigeres for forskellen i gennemsnitslønnen mellem medarbejdere, der udfører personlig hjælp, og de, der udfører praktisk hjælp. Sættes praktisk hjælp til indeks 100, og det forudsættes, at lønforskellen er 10 %, udgør personlig hjælp indeks 110. Korrektionen som følge af lønforskellen ser således ud: a) 31,25 : 100 x 110 = 34,375 : 106,875 x 100 = 32,16 % b) 37,50 : 100 x 110 = 41,250 : 106,875 x 100 = 38,60 %
c) 31,25 : 100 x 100 = 31,250 : 106,875 x 100 = 29,24 % I alt = 106,875 = 100 % Procentsatserne angiver nu den andel af lønomkostningerne, der skal henføres til den pågældende ydelse. a) 32,16 % af 60 mio. kr. henføres til personlig hjælp, øvrige tider (= 19,296 mio. kr.) b) 38,60 % af 60 mio. kr. henføres til personlig hjælp, hverdagstimer (= 23,16 mio. kr.) c) 29,24 % af 60 mio. kr. henføres til praktisk hjælp (= 17,544 mio. kr.) » Andre « omkostninger (10 mio. kr.) fordeles efter visiterede timer altså før korrektion - på de tre områder. a) 31,25 % af 10 mio. kr. = 3,125 mio. kr. b) 37,50 % af 10 mio. kr. = 3,750 mio. kr. c) 31,25 % af 10 mio. kr. = 3,125 mio. kr. De 5 mio. kr. som tillæg for arbejde på øvrige tider henføres alene til a) Prisen er herefter: a) Personlig hjælp, øvrige tider (19,296 + 3,125 + 5) mio. kr. = 27,421 mio. kr. b) Personlig hjælp, hverdagstimer (23,16 + 3,75) mio. kr. = 26,910 mio. kr. c) Praktisk hjælp (17,544 + 3,125 ) mio. kr. = 20,669 mio. kr. Afstemning = 75 mio. kr. Prisen divideres efterfølgende med den brugerrettede tid opgjort i timer for at få prisen per leveret time.