Vejledning om folkeregistrering
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Ikke selve loven: Vejledning
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/manual/mt/2002/51@2002-06-13/da
Indhold
Denne vejledning afløser fra den 1. juli 2002 den hidtidige folkeregistreringsvejledning, vejledning nr. 89 af 23. juni 2000.
Vejledningen, som retter sig både mod borgerne og mod offentlige myndigheder, skal læses som et supplement til de retsregler, som fremgår af lov nr. 426 af 31. maj 2000 om Det Centrale Personregister (CPR-loven) samt bekendtgørelse nr. 152 af 26. februar 2002 om folkeregistrering (folkeregistreringsbekendtgørelsen) og cirkulære nr. 80 af 6. juni 2000 om folkeregistrering m.v. (folkeregistreringscirkulæret). Særtryk af disse regler kan rekvireres i Indenrigs- og Sundhedsministeriets 1. økonomiske kontor på tlf. 33 92 37 15. Der henvises endvidere til Indenrigs- og Sundhedsministeriets hjemmeside på www.im.dk, samt CPR-kontorets hjemmeside på www.cpr.dk.
Vejledningen er opbygget, så kapitlerne emnemæssigt følger CPR-lovens systematik, men der er ikke i vejledningen kommentarer knyttet til alle bestemmelser i CPR-loven. Der er også enkelte henvisninger til folkeregistreringsbekendtgørelsen, folkeregistreringscirkulæret og den internordiske folkeregistreringsaftale (aftale af 8. maj 1989 med Finland, Island, Norge og Sverige om folkeregistrering). Herudover er der fire bilag, som ikke knytter sig specifikt til bestemte regler i denne lovgivning, men som kan understøtte kommunerne i administrationen af folkeregisterlovgivningen. Der er således indsat bilag om registrering af hændelser i udlandet, om sondringen mellem offentlige myndigheder og private, om de forvaltningsretlige regler og sagsbehandlingen samt om kassation af folkeregistermateriale.
I vejledningen benyttes udtrykket »kommunen«. Formelt er det kommunalbestyrelsen, som har kompetencen til at træffe afgørelser og som har ansvaret for registreringen i CPR, men i realiteten vil kompetencen og ansvaret som absolut hovedregel være uddelegeret af kommunalbestyrelsen til den kommunale forvaltning, f.eks. et kommunalt folkeregister.
Underskrift 1
Indenrigs- og Sundhedsministeriet, den 13. juni 2002 Lars Løkke Rasmussen /Paul Schüder
Bilag 1
Bilag 1
Registrering af hændelser i udlandet 1. Indledning Mange af de begivenheder (hændelser), som er eller ønskes registreret i CPR, har fundet sted i udlandet. Nedenfor er der givet vejledning om, hvorledes det for de enkelte hændelser afgøres, om disse kan registreres i CPR, og hvilken myndighed der eventuelt kan spørges til råds i tvivlstilfælde. Det er endvidere anført, hvor borgeren skal henvende sig, hvis en af de pågældende udenlandske hændelser ønskes ændret på grund af fejl i denne. Oversigten er ikke udtømmende, idet der kun er medtaget ofte forekommende tilfælde, for hvilke det er fundet muligt at opstille nogle regler. 2. Dokumentationskrav Udgangspunktet er, at der for de nævnte hændelser skal vises et originalt dokument eller en genpart, der er bekræftet af den udstedende udenlandske myndighed. Om fastlæggelse af alder efter en lægelig vurdering henvises til pkt. 5.1. nedenfor. Tilsvarende henvises om fastlæggelse af biologisk slægtskab efter dna-analyse til pkt. 5.6.1. Ved tvivl om ægtheden af et dokument kan der kræves legalisering af dokumentet. Dette vil således som regel være nødvendig for dokumenter, der stammer fra lande uden for Europa, USA eller Canada. I den forbindelse regnes ingen dele af Tyrkiet eller det tidligere Sovjetunionen til Europa. Legalisering er en bekræftelse af, at underskriften på dokumentet kommer fra en person, som har arbejdet hos den pågældende myndighed, der havde ret til at udstede et dokument som det pågældende. Bekræftelsen skal foretages af den overordnede for den pågældende myndighed, typisk det ministerium, hvorunder den udstedende myndighed hører. Den overordnede myndigheds underskrift skal igen bekræftes af det pågældende lands udenrigsministerium, hvis underskrift igen skal bekræftes af den stedlige danske repræsentation. Det bemærkes specielt, at det, der skal legaliseres, er det oprindelige dokument, og ikke kun den eventuelle oversættelse af dokumentet. De forelagte dokumenter må være affattet på eller oversat til et sprog, som er forståeligt for den danske myndighed, der skal tage stilling til dokumentet. En oversættelse bør så vidt muligt være foretaget af en autoriseret translatør, en ambassade eller anden offentlig myndighed. Udgifterne herved skal afholdes af borgeren. Det er den originale oversættelse, der skal medsendes, og ikke en fotokopi af denne. Nordiske statsborgere har efter den nordiske sprogkonvention krav på at kunne anvende eget sprog i de øvrige nordiske lande
Hvis den, der skal registreres i CPR, ikke er i besiddelse af alle de nødvendige dokumenter, hvilket kan være tilfældet for flygtninge, skal den pågældende registreres med de oplysninger, der fremgår af vedkommendes opholdstilladelse om alder, navn, nationalitet og familiære forhold. Disse oplysninger må så i fornødent omfang suppleres med de oplysninger, den pågældende i øvrigt kan meddele. Det bør samtidig indskærpes den pågældende, at vedkommende fremover vil blive behandlet ud fra disse oplysninger, og at en ændring heraf kun vil finde sted, hvis vedkommende kan dokumentere rigtigheden af denne. Dette har særlig betydning i relation til den pågældendes fødselsdato, men er også af stor betydning ved registrering af ægtestand, jf. herom nedenfor under 5.4.1. I CPR skal den manglende dokumentation af oplysninger kunne ses f.eks. ved, at der registreres en usikkerhedmarkering ved datoen 3. Forelæggelse af tvivlsspørgsmål og klager Almindelige registreringstekniske spørgsmål skal forelægges for Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Det er således kun tvivlsspørgsmål om den retlige bedømmelse af hændelserne, der kan forelægges for andre myndigheder. Inden forelæggelsen af sådanne retlige tvivlsspørgsmål skal der være indhentet den nødvendige dokumentation for den påberåbte hændelse samt de nødvendige oplysninger til bedømmelsen af domicilspørgsmålet (jf. nedenfor), således navnlig oplysning om den pågældende persons nationalitet, bopæl eller ophold i Danmark eller udlandet, varigheden heraf, planer for fremtiden med hensyn til arbejde, ophold eller bopæl. I de tilfælde, hvor en afgørelse om registreringen er truffet af en kommune, kan klage over denne afgørelse i overensstemmelse med CPR-lovens § 56 indbringes for Indenrigs- og Sundhedsministeriet, jf. vejledningens kapitel 15. 4. Domicilbegrebet En persons retsstilling er i visse tilfælde afhængig af personens domicil (bopæl). Det sædvanlige domicilbegreb kræver en samlet vurdering af personens ophold, planer om fremtidigt ophold og tilknytning til landet i øvrigt. Det fremgår heraf, at domicilbegrebet ikke er (helt) det samme som folkeregistreringens bopælsbegreb. Udgangspunktet er, at en person skal anses for at have dansk domicil, hvis vedkommende uden afbrydelse har folkeregisteradresse her i landet før og efter den pågældende hændelse. En person, der på anden måde har bevaret tilknytning til Danmark, f.eks. fordi vedkommende er udstationeret eller på en længere rejse og agter at vende tilbage til Danmark, antages ligeledes at have domicil i Danmark. Spørgsmål vedrørende domicil i forbindelse med hændelser i udlandet afgøres af den myndighed, der i øvrigt har afgørelsen af den sag, der er rejst. 5. De enkelte hændelser 5.1. Fødselsdato
For nordiske statsborgere - som her og i øvrigt i bilaget omfatter danske statsborgere - der er født i udlandet, kan dokumentation for fødselsdato ved førstegangsindrejse ske ved forevisning af eget pas, fødselsattest, udskrift af civilstandsregister, internordisk flytteattest eller anden dokumentation, som efter et konkret skøn er lige så god. Nordiske statsborgeres ønske om ændring af en tidligere registreret fødselsdato skal altid forelægges for Indenrigs- og Sundhedsministeriets CPR-kontor til afgørelse bilagt dokumentation for rigtigheden af den nu angivne fødselsdato. Det er hensigtsmæssigt, at det pågældende dokument er legaliseret, da omstændighederne ofte gør, at Indenrigs- og Sundhedsministeriet ellers efterfølgende må bede ansøgeren om, at dette sker. De dokumenter, der kan danne grundlag for ændring af fødselsdatoen, er eget pas, fødselsattest, udskrift af civilstandsregister og internordisk flytteattest. Der kan ikke gives nogen angivelse af, hvilke andre dokumenter der eventuelt også kan anvendes. Den, som ønsker ændring af sin fødselsdato, må indsende de dokumenter, som vedkommende vil påberåbe sig. I visse tilfælde vil Indenrigs- og Sundhedsministeriet anmode Rigspolitiet om en udtalelse om ægtheden af de forelagte dokumenter. Hvis det i den forbindelse eller i øvrigt på anden måde konstateres, at den ønskede fødselsdatoændring er søgt opnået ved fremlæggelse af falske dokumenter for Indenrigs- og Sundhedsministeriet, vil ministeriet foretage anmeldelse til politiet herom. Hvis den, der søger om ændring af sin fødselsdato, oprindeligt har haft en ikke-nordisk nationalitet, vil Indenrigs- og Sundhedsministeriet oftest have brug for at se den pågældendes sagsakter i Udlændingestyrelsen og eventuelt i Indfødsretskontoret i Ministeriet for Indvandrere, Flygtninge og Integration. Ansøgeren bør derfor altid i sådanne tilfælde for at fremme sagsbehandlingen samtidig med anmodningen om den ønskede ændring af fødselsdatoen sende et skriftligt samtykke til, at Indenrigs- og Sundhedsministeriet låner de pågældende sagsakter. For mindreårige ansøgere kræves samtykke fra forældremyndighedens indehavere, typisk den pågældendes mor og far. For børn og ganske unge vil en ændring af den registrerede alder også kunne ske, hvis Retslægerådet ud fra en lægelig vurdering kan fastslå, at den oprindeligt registrerede alder er forkert. For ikke-nordiske statsborgere træffes afgørelsen om den korrekte fødselsdato ved såvel førstegangsindrejse som ved senere anmodninger om ændringer af udlændingemyndighederne. Dog skal fastlæggelse af fødselsdatoen for udenlandske børn, der er kommet her til landet med henblik på adoption, foretages af Civilretsdirektoratet.
Hvis den ikke-nordiske statsborger ikke har dokumentation for fødselsdato (i pas eller andre legimationspapirer eller i overgivelsesbrev) og heller ikke angiver at vide, hvornår fødselsdagen er, skal udlændingemyndighederne, inden der kan ske en registrering i CPR, fastsætte en skønsmæssig fødselsdato. En eventuel anmodning fra en ikke-nordisk statsborger om ændring i den tidligere fastsatte fødselsdato skal sendes direkte til udlændingemyndighederne, som har haft ansvaret for den oprindelige fastlæggelse her i landet af fødselsdagen. Bopælskommunen vil dog selv kunne ændre egentlige indrapporteringsfejl ved indsendelse til CPR-kontoret. 5.2. Køn En person, der ønsker et nyt personnummer som følge af kønsskifte foretaget i udlandet, skal rette henvendelse til Civilretsdirektoratet, som vil tage stilling til, om kønsskiftet efter danske regler må anses for tilendebragt. Når og hvis Civilretsdirektoratet efter forelæggelse for lægelige myndigheder vurderer, at kønsskiftet er tilendebragt, vil Indenrigs- og Sundhedsministeriets CPR-kontor få kopi af meddelelsen til den pågældende herom med henblik på at sørge for tildeling af et nyt personnummer svarende til det ændrede køn. Normalt sørger ministeriet for, at tildelingen først finder sted, når den pågældende har fået ændret sit fornavn, således at der på meddelelsen til den pågældende om det nye personnummer, jf. CPR-lovens § 3, stk. 3, vil være overensstemmelse mellem dette og angivelsen af kønnet i personnummeret. 5.3. Navn Hvis en person bliver døbt, viet eller får en egentlig navneændring i udlandet, mens vedkommende har domicil her i landet , har det ingen retsvirkning for den pågældendes navn efter dansk ret, og navnet kan ikke ændres i CPR med den anførte begivenhed som begrundelse. Den pågældende må i stedet for henvende sig i statsamtet og få navnet ændret ved et navnebevis. Færøske ministerialbøger anses for danske i navnelovens forstand, hvilket betyder, at personer, som er domicileret her i landet, men er tilført ministerialbogen på Færøerne, kan ændre navn ved anmeldelse til ministerialbogen på Færøerne, idet de dog skal følge dansk navnelovgivning ved anmeldelsen. Som følge heraf vil sådanne navneændringer også skulle registreres i CPR. Havde en person domicil i udlandet på det tidspunkt, hvor navneskiftet angives at have fundet sted, er det navnereglerne i dette land, som er afgørende. Tvivlsspørgsmål kan forelægges for det stedlige statsamt. For nordiske statsborgere , der er født i udlandet, kan det korrekte navn ved den første registrering i CPR konstateres ved forevisning af personens pas, fødselsattest, udskrift af et civilstandsregister eller internordisk flytteattest.
Hvis de pågældende ønsker ændring i det tidligere registrerede navn, skal de rette henvendelse til bopælskommunen, eller hvis de ikke længere bor her i landet, i den sidste bopælskommune inden udrejsen. Hvis ændringsønsket er begrundet med, at der har været fejl i den oprindelige registrering i CPR, kan yderligere undersøgelser i visse tilfælde være påkrævet, herunder en gennemgang af vedkommendes eventuelle sag hos udlændingemyndighederne. Dette kræver et samtykke fra den pågældende. For ikke-nordiske statsborgere træffes afgørelse om det korrekte navn af udlændingemyndighederne både ved førstegangsregistreringen og ved efterfølgende ansøgninger om navnerettelser (modsat aktuelt ønske om navne ændring i Danmark, hvor den pågældende henvises til statsamtet). Anmodning om navnerettelse skal derfor altid fremsættes over for udlændingemyndighederne. Enhver tvivlsom sag forelægges for Civilretsdirektoratet via det stedlige statsamt. Egentlige indrapporteringsfejl kan dog rettes af bopælskommunen efter kontakt med den kommune, som har foretaget fejlindrapporteringen. Indfødsretskontoret i Ministeriet for Indvandrere, Flygtninge og Integration kontrollerer, at navnet for ansøgere til dansk indfødsret er det samme, som er registreret i CPR. Ved uoverensstemmelser vil kontoret henvise den pågældende til inden optagelse på indfødsretsloven at få rettet en eventuel fejl, for nordiske statsborgere ved henvendelse til kommunen i bopælskommunen, for ikke-nordiske statsborgere ved henvendelse til udlændingemyndighederne. 5.4. Civilstand 5.4.1. Ægteskab Ægteskab indgået i udlandet betragtes normalt som gyldigt her i landet, hvis det er gyldigt efter det pågældende lands regler. Undtagelse gælder, hvis ægteskabet må anses for stridende mod grundlæggende danske retsprincipper, f.eks. hvis den ene part ikke har været til stede ved vielsen. Har en person ikke dokumentation for en oplysning om et ægteskab indgået i udlandet, og kan dette heller ikke skaffes, skal man altid kræve oplysning om navn og fødselsdato for ægtefællen samt dato og sted for ægteskabets indgåelse og registrere ægteskabet på dette grundlag. Samtidig må den pågældende have forklaret, at vedkommende fremover i Danmark vil blive behandlet som gift, indtil der fremvises dokumentation for ægteskabets ophør. Der sættes derefter et notat ind i CPR, om hvornår den pågældende vejledning har fundet sted, således at der ikke bagefter kan rejses tvivl om, at orienteringen har fundet sted. Ovenstående gælder dog ikke, hvis vielsen fremgår af opholdstilladelser / -beviser, jf. nedenfor, eller hvis vielsen er indberettet af udlændingemyndighederne.
Hvis udlændinges vielse fremgår af opholdstilladelser / -beviser eller lignende fra udlændingemyndighederne, kan disse oplysninger af den indrapporterende myndighed uden videre lægges til grund for registreringen i CPR, men udlændingemyndighederne kan ikke spørges om vielsesstedet og -tidspunktet. Et ægteskab, som gyldigt er indgået i udlandet, før parterne er skilt fra eventuelle tidligere ægtefæller, anerkendes i Danmark. Som ægteskabsdato for det nye ægteskab indrapporteres skilsmissedatoen for det gamle ægteskab, hvis denne skilsmisse har fundet sted ved dansk myndighed. Hvis skilsmissen er en realitet, når bigamien opdages, foretages intet yderligere. Er de pågældende derimod fortsat gift med de gamle ægtefæller, skal Civilretsdirektoratet orienteres med henblik på eventuel omstødelse af det nye ægteskab. Hvis der er tvivl om gyldigheden af et ægteskab indgået i udlandet, må dette ikke indberettes, før tvivlen er afklaret ved forelæggelse for Civilretsdirektoratet. Hvis registreringen af et udenlandsk ægteskab sker alene efter den ene parts anmodning, skal den anden altid orienteres herom af den indrapporterende myndighed, hvis vedkommendes adresse kendes. Påstand om fejl i registreringen af en persons ægteskabelige stilling rejses oftest i forbindelse med, at den pågældende ønsker at indgå (nyt) ægteskab. Hvis prøvelsesmyndigheden (vielseskontoret), statsamterne eller Civilretsdirektoratet i forbindelse med en konkret sag finder, at parterne er registreret med en fejlagtig civilstand i CPR, vil man sende besked herom til parternes bopælskommune(r), der efter høring af parterne og eventuel drøftelse med Udlændingestyrelsen og den anden parts bopælskommune tager stilling til, om parternes civilstand skal rettes i CPR. 5.4.2. Registreret partnerskab Registreret partnerskab indgået i Norge, Sverige, Island og Holland antages at være gyldigt i Danmark. Spørgsmålet om gyldigheden af registreret partnerskab indgået i andre lande forelægges for Civilretsdirektoratet. 5.4.3. Skilsmisse En udenlandsk skilsmisse er som udgangspunkt gyldig her i landet under forudsætning af, at den ikke længere kan ankes eller appelleres, ikke strider mod grundlæggende danske retsprincipper, hvilket den f.eks. vil gøre, hvis den ene part ensidigt har forstødt den anden, er gyldig efter det lands ret, hvor skilsmissen er opnået, og er givet i et land, hvortil mindst en af parterne på skilsmissetidspunktet havde en tilknytning i form af bopæl eller statsborgerret, eller hvor en forudgående separation har fundet sted. Tvivlsspørgsmål om gyldigheden af en skilsmisse forelægges for Civilretsdirektoratet. Hvis der er tale om en ikke-nordisk udlænding, hvis skilsmisse udlændingemyndighederne tidligere har taget stilling til, følges disses opfattelse af gyldigheden af skilsmissen, ligesom eventuelle efterfølgende tvivlsspørgsmål vedrørende sagen forelægges for dem. 5.5. Statsborgerret
Har en person både dansk og anden statsborgerret, registreres vedkommende som dansk i CPR. Statsborgerretten for nordiske statsborgere , der er født i udlandet, kan dokumenteres ved forevisning af vedkommendes eget pas eller optagelse i nordisk statsborgers pas. Optagelse i en anden persons pas bør efter omstændighederne ledsages af en udskrift af civilstandsregistret i det pågældende fødeland, hvoraf det skal fremgå, hvor og hvornår barnet er født, og hvem, der er dets forældre. Ifølge loven fra 1950 om ophævelse af Dansk-Islandsk Forbundslov m.m. tilkommer den særlige status »ligeret med danske statsborgere« (statsborgerretskode 5105) kun islandske statsborgere, der den 6. marts 1946 var bosat i Danmark, samt islandske statsborgere, som havde været bosat i Danmark på et tidspunkt de sidste 10 år inden den 6. marts 1946. Loven skal forstås således, at den ret, der tilkommer voksne personer efter loven, ikke gælder disses børn eller ægtefælle, som - for at få rettighederne - selvstændigt må opfylde lovens betingelser. Danske statsborgere født i udlandet kan i visse tilfælde fremvise et indfødsretsbevis. Kan en persons danske indfødsret ikke dokumenteres, må den pågældende henvises til Indfødsretskontoret i Ministeriet for Indvandrere, Flygtninge og Integration, som vil være behjælpelig med at fastlægge de statsborgerretlige forhold eller med at indgive en ansøgning om bevis for dansk indfødsret. Afgørelsen af ikke-nordiske udlændinges nationalitet træffes af udlændingemyndighederne. Er det undtagelsesvis ikke muligt at fastslå statsborgerretten, registreres den pågældende med statsborgerret »udlandet«, eventuelt med den pågældende verdensdel. 5.6. Slægtskab 5.6.1. Indledning Slægtskabsregistreringer i CPR er alene udtryk for slægtskab konstateret mellem forældre og børn. Indrapporteringen sker kun for barnet, hvorfra det automatisk overføres til forældrene, hvis disse også er registreret i CPR. Det betyder, at der ikke sker registrering af slægtskab, hvis barnet ikke er registreret i CPR. 5.6.2. Biologisk slægtskab Slægtskab for børn født af nordiske forældre i udlandet kan dokumenteres ved udskrift af civilstandsregister eller internordisk flytteattest. Hvis slægtskab mellem et barn og dets forældre fremgår af opholdstilladelser / -beviser fra udlændingemyndighederne, kan oplysningen herom uden videre lægges til grund ved registreringen i CPR. Sådanne slægtskabsoplysninger findes i visse tilfælde på flygtninges overgivelsesbreve samt på de såkaldte »børnebreve«. Ønske om at få rettet slægtskabsoplysninger, som angives at være forkerte, skal for nordiske statsborgere rettes til bopælskommunen. For ikke-nordiske statsborgere skal henvendelse om rettelse ske til udlændingemyndighederne, hvis disse tidligere har taget stilling til slægtskabet.
Hvis der ikke kan skaffes en tilstrækkelig dokumentation til afklaring af slægtskabet, kan tvivl herom i visse tilfælde afklares ved, at de pågældende får foretaget en dna-analyse. Skal der gennemføres faderskabssag , sker dette efter de danske regler i stort set alle tilfælde, hvor en fødsel finder sted her i landet. Spørgsmålet om udenlandsk faderskabsanerkendelse er derfor kun aktuelt, hvis barnet indrejser efter fødslen, og der på dette tidspunkt foreligger en udenlandsk faderskabsanerkendelse. Efter loven om nordiske faderskabsafgørelser har dom om eller anden fastsættelse af faderskab i et andet nordisk land bindende virkning her i landet medmindre, dette er i strid med en endelig dansk dom eller administrativ afgørelse, som blev indledt før den nordiske, der i Danmark eller udlandet verserer en faderskabssag, som er rejst før den nordiske, eller hvis anerkendelsen ville være åbenbart uforenelig med grundlæggende danske retsprincipper. Danmark har desuden tiltrådt en Europarådskonvention, hvorefter faderskab til ethvert barn født uden for ægteskab kan godtgøres eller fastslås ved frivillig anerkendelse eller ved retslig afgørelse. For andre udenlandske faderskabssager er det ikke muligt at fastsætte nærmere retningslinier. Disse sager må, hvis der er tvivl om afgørelsens gyldighed her i landet, forelægges for Civilretsdirektoratet gennem det stedlige statsamt. 5.6.3. Adoption Det er blandt andet en betingelse for at anerkende en adoption gennemført i udlandet, at adoptivforældrene ikke havde bopæl her i landet på adoptionstidspunktet. Tvivlsspørgsmål om gyldigheden af udenlandske adoptioner, domicilspørgsmål i adoptionssager og andre adoptionsretlige spørgsmål kan forelægges for Civilretsdirektoratet, der efter praksis afgiver udtalelser om disse spørgsmål. Er en adoption gennemført i udlandet, før adoptanterne og barnet fik bopæl i Danmark, forelægges sagen for udlændingemyndighederne, der kan forelægge spørgsmålet om adoptionens gyldighed for Civilretsdirektoratet. Er adoptanterne statsborgere i et af de nordiske lande, forelægges spørgsmålet om adoptionens gyldighed direkte for Civilretsdirektoratet. 5.7. Under værgemål En umyndiggørelse af en nordisk statsborger i et nordisk land har retsvirkning her i landet. Alle andre tilfælde af umyndiggørelse i udlandet bortfalder formentlig, når den pågældende bosætter sig her i landet. Tvivlsspørgsmål forelægges for Civilretsdirektoratet. 5.8 Folkekirkeforhold
Tilflyttere der oplyser, at de er medlemmer af et evangelisk-luthersk trossamfund i udlandet, skal - uden at de skal afkræves dokumentation for medlemskabet - orienteres om, at de vil blive registreret som medlemmer af folkekirken, og at de kan melde sig ud, jf. nedenfor. Normalt vil kun tilflyttere fra de nordeuropæiske lande eller Nordamerika falde ind herunder. Specielt kan nævnes, at de fleste finner tilhører den evangelisk-lutherske kirke i Finland, men at der også er en del, som tilhører den græsk-katolske kirke. Folkekirken på Færøerne er en del af den danske folkekirke. Udmeldelse af den danske folkekirke under ophold i udlandet sker ved skriftlig anmeldelse til sognepræsten i det sogn her i landet, hvor den pågældende senest havde bopæl. Derfra vil det være indrapporteret til personens sidste bopælskommune, der har indrapporteret det til CPR, hvis personen har dansk personnummer. Tvivlsspørgsmål om, hvorvidt en person af andre grunde skal anses for medlem / ikke medlem af folkekirken på grund af hændelser under ophold i udlandet, forelægges for den kirkebogsførende sognepræst i det sogn, hvor medlemmet senest havde bopæl. Sognepræstens afgørelse kan indbringes for biskoppen i det pågældende stift. 5.9. Dødsfald Dødsfald i udlandet registreres af kommunerne, når den afdøde på dødstidspunktet stod registreret som boende her i landet eller udrejst fra kommunen. I særlige tilfælde sker registreringen af Indenrigs- og Sundhedsministeriets CPR-kontor. Kommunernes registrering af sådanne dødsfald forudsætter altid enten forevisning af original eller bekræftet kopi af dødsattest udstedt af det pågældende lands kompetente myndighed eller tilsvarende dødsformodningsdom eller kendelse om, at den pågældende skal anses for død. For lande uden for Europa, USA eller Canada skal de pågældende dokumenter altid være legaliseret. Til Europa regnes ingen dele af Tyrkiet eller det tidligere Sovjetunionen. Kommunernes registrering af dødsfald efter underretning fra Rigspolitichefen via Indenrigs- og Sundhedsministeriets CPR-kontor kan dog ske uden yderligere dokumentation, idet denne dokumentation har været forelagt for Rigspolitichefen. Hvis kommunen forgæves har anmodet om dokumentation som nævnt ovenfor, skal eventuelle tvivlsspørgsmål om, hvorvidt der undtagelsesvis kan accepteres andet grundlag for registrering af et dødsfald, f.eks. fordi det oplyses, at der ikke udstedes dødsattester i det pågældende land, forelægges for Indenrigs- og Sundhedsministeriets CPR-kontor. Bliver en kommune bekendt med et dødsfald, som formodes ikke at være anmeldt til skifteretten, har kommunen efter lov om skifte af dødsboer en pligt til at give skifteretten i den retskreds, hvor afdøde havde sin bopæl, meddelelse om dødsfaldet.
Kommunerne har dog ikke pligt til at iværksætte nærmere undersøgelse af, hvorvidt en oplysning om et dødsfald, der eksempelvis alene er modtaget som en oplysning fra et familiemedlem til den afdøde, er korrekt. Folkeregistrene har kun pligt til at give meddelelsen videre til skifteretten, hvorefter skifteretten så kan foranstalte en undersøgelse af, hvorvidt meddelelsen er korrekt eller ej. Indenrigs- og Sundhedsministeriets CPR-kontor registrerer ligeledes dødsfald, der er dokumenteret ved en dødsattest som nævnt ovenfor. Herudover registrerer ministeriet i visse tilfælde uden ledsagende dødsattest dødsfald i udlandet, dog aldrig efter anmeldelse fra private. 6. Internordisk flytteattest Oplysninger, der fremgår af en internordisk flytteattest, kan normalt lægges uprøvet til grund ved folkeregistreringen. Registrering af et dødsfald kan dog aldrig baseres alene på oplysning på attesten. Hvor der måtte vise sig uoverensstemmelser mellem oplysningerne på flytteattesten og andre dokumenter, må disse uoverensstemmelser i fornødent omfang søges afklaret ved henvendelse til udstederen af den internordiske flytteattest.
Bilag 2
Bilag 2
Offentlige myndigheder og private 1. Danske offentlige myndigheder Til danske offentlige myndigheder hører domstolene, Folketinget samt den offentlige forvaltning. Til domstolene skal henregnes domstole, der er omfattet af retsplejeloven, dvs. Højesteret, landsretterne, byretterne og Sø- og Handelsretten i København, Den Særlige Klageret og Rigsretten. Herudover skal medtages specialdomstole nedsat med hjemmel i særlovgivningen som f.eks. Den kommunale Tjenestemandsret. Til Folketinget skal henregnes folketingsudvalg, Folketingets Ombudsmand, Rigsrevisionen samt Statsrevisorerne og deres sekretariat. Begrebet den offentlige forvaltning skal afgrænses på samme måde som i relation til forvaltningsloven og offentlighedsloven, se nedenfor under afsnit 2. Det bemærkes, at der med offentlig myndighed sigtes til danske offentlige myndigheder. Udenlandske offentlige myndigheder, herunder også nordiske myndigheder, skal altid behandles som private, og videregivelse til disse er således f.eks. ikke omfattet af kapitel 8 i CPR-loven. 2. Offentlig myndighed eller privat Der kan i en række tilfælde opstå tvivl om, hvorvidt der er tale om en offentlig myndighed eller en privat institution, organisation m.v. Det er kommunen, som skal træffe afgørelse om dette spørgsmål i forhold til den konkrete sag. Kommunen kan eventuelt hente hjælp i nedenstående liste over offentlige myndigheder henholdsvis private. Fremgår den pågældende ikke af listen, må kommunen anmode den spørgende om yderligere oplysninger. Hvis den pågældende selv oplyser at være privat eller offentlig, eller hvis der kan fremlægges en skrivelse fra f.eks. Justitsministeriet eller et ressortministerium, som udtrykkeligt udtaler sig om spørgsmålet i forhold til forvaltningsloven eller offentlighedsloven, vil kommunen i almindelighed kunne lægge dette til grund. Det samme kan være tilfældet, hvis der kan gives oplysninger, der efter nedennævnte principper placerer spørgeren som enten offentlig eller privat. Forekommer sagen fortsat tvivlsom efter indhentning af de yderligere oplysninger, kan der rettes henvendelse til Indenrigs- og Sundhedsministeriet, som enten vil besvare spørgsmålet eller henvise til den relevante ressortmyndighed. Institutioner, foreninger og selskaber m.v., der er organiseret på privatretligt grundlag, falder som udgangspunkt uden for den offentlige forvaltning og anses som private. Dette gælder, uanset om den virksomhed, der udøves, ganske kan ligestilles med den, der sædvanligvis udøves af forvaltningsmyndigheder, eller udføres efter påbud eller aftale med en forvaltningsmyndighed.
Hvis en privatretligt organiseret institution m.v. indordnes under intensiv regulering, tilsyn og kontrol fra det offentliges side, må institutionen imidlertid anses som en del af den offentlige forvaltning. Dette gælder eksempelvis private daginstitutioner, der henregnes til den offentlige forvaltning, når der er indgået en driftsoverenskomst med kommunen, der medfører intensiv offentlig regulering, tilsyn og kontrol. Som eksempler på den form for regulering og kontrol, som institutionen m.v. skal undergives, for at denne må anses for en del af den offentlige forvaltning, kan bl.a. nævnes årlig kontrol med dennes regnskaber, godkendelse af revision, repræsentation i bestyrelse eller udpegning af bestyrelsesmedlemmer m.v. Det forhold, at institutionen m.v. modtager tilskud fra det offentlige, vil derimod ikke i sig selv medføre, at denne kan siges at være en del af den offentlige forvaltning. Institutioner, der er oprettet ved lov, vil normalt være en del af den offentlige forvaltning. Dette gælder f.eks. Danmarks Radio. 3. Eksempler på offentlige myndigheder og private 3.1. Offentlige myndigheder Advokatnævnet Arbejdsformidlingen ATP Boligselskabernes Landsbyggefond og Byggeskadefonden Danmarks Nationalbank Danmarks Radio Danmarks Statistik Dansk Institut for Klinisk Epidemiologi Danske ambassader i udlandet Datatilsynet DSB Forbrugerklagenævnet Fredningsnævn Grundejernes Investeringsfond Hjemmeværnet Kommunale fællesskaber, dvs. selskaber godkendt efter § 60 i den kommunale styrelseslov Kommunale pantefogeder Lærerråd og skolebestyrelser i folkeskolen Lønmodtagernes Dyrtidsfond Lønmodtagernes Garantifond Ministerialbogsførere i den danske folkekirke Offentlige sygehuse Pensionskassen for Højskoler, Landbrugsskoler og Husholdningsskoler Påtaleudvalget efter den kommunale tjenestemandsret Regionale naturgasselskaber (som alle er kommunale fællesskaber) Retslægerådet Socialforskningsinstituttet Stævningsmænd 1) TV2 3.2. Private Advokater 2) Advokatrådet A-kasser, statsanerkendte Ambassader og øvrige repræsentationer for fremmede lande Amtsrådsforeningen i Danmark Anerkendte trossamfund 3) Begravelsesforretninger Boligforeninger og -selskaber Dansk Flygtningehjælp DONG Fagforeninger Forsikringsselskaber Frelsens Hær Friskoler og private grundskoler Handelshøjskoler og disses afdelinger Kommunernes Landsforening Kreditforeninger Kreditoplysningsbureauer Kræftens Bekæmpelse Meningsmålingsinstitutter Niels Brock Handelsskole Pengeinstitutter Post Danmark (samt andre postvirksomheder) Privatpraktiserende læger og speciallæger Privatpraktiserende tandlæger Revisorer SAS Tele Danmark / TDC (samt andre telefonselskaber) 1) Gælder i det omfang stævningsmanden varetager en opgave for domstolene, men derimod ikke, hvis stævningsmanden handler for en privat person eller virksomhed. 2) Hvis en advokat fungerer som bobestyrer, ligestilles denne dog i vidt omfang med skifteretten. Se nærmere i vejledningens kapitel 12, afsnit 3. 3) I det omfang, der indhentes oplysninger som led i en indberetningspligt til CPR eller til førelse af ministerialbøger, skal trossamfundet behandles som en offentlig myndighed.
Bilag 3
Bilag 3
Særligt vedrørende de forvaltningsretlige regler og sagsbehandlingen 1. Indledning Nedenfor følger en gennemgang af nogle af de vigtigste forvaltningsretlige begreber og regler. Bilaget kan samtidig fungere som en oversigt over de sagsbehandlingsskridt, som bør gennemgås eller i hvert fald overvejes i enhver sag efter CPR-loven, både sager om registrering, herunder bopælssager, og sager om videregivelse af oplysninger fra CPR til private. Det bemærkes, at alle forvaltningsretlige aspekter ikke er gennemgået, idet der henvises til den forvaltningsretlige litteratur, men de vigtigste elementer i en korrekt sagsbehandling er kort beskrevet. Det bemærkes endvidere, at en kommune inden den påbegynder en sag om bopælsregistrering altid bør overveje, om der reelt er tale om en sag, som bør afgøres efter CPR-loven, eller om det bør ske efter et andet sæt regler, f.eks. reglerne i sociallovgivningen. Kommunen bør også overveje, hvem der har kompetencen til at undersøge og afgøre sagen. Med hensyn til tvangsflytningssager henvises til kapitel 3, afsnit 7.1. Med hensyn til sager, hvor en person ønsker at få registreret en flytteanmeldelse, henvises til CPR-lovens § 6, stk. 3, og folkeregistreringscirkulærets § 6, stk. 2. Med hensyn til videregivelsessager bemærkes, at det er den kommune, som modtager forespørgslen, eller hvis der er tale om ældre folkeregistermateriale som er i besiddelse af materialet, som har kompetencen til at træffe afgørelse om videregivelse. 2. Afgørelsesbegrebet Når en kommune træffer en beslutning, som har karakter af en afgørelse i forvaltningslovens forstand, skal reglerne om sagsoplysning, partshøring, begrundelse m.v., jf. nedenfor, følges. Derfor er det væsentligt, at kommunen gør sig klart, hvornår denne træffer en egentlig afgørelse. Mange af de beslutninger, som ansatte i kommunernes folkeregistre træffer, er afgørelser i forvaltningslovens forstand. Der er f.eks. som udgangspunkt tale om en egentlig afgørelse i følgende tilfælde: Kommunen registrerer en person på en bestemt adresse. Det er uden betydning, om vedkommende har indgivet flytteanmeldelse eller der er tale om en tvangsflytning, og det er uden betydning, om der har været tvivl om registreringen, eller om kommunen blot har foretaget en rutinemæssig registrering af en anmeldelse, som ikke giver anledning til nærmere undersøgelser. Kommunen afviser at registrere en person i overensstemmelse med vedkommendes flytteanmeldelse. Kommunen annullerer eller ændrer en tidligere foretagen registrering. Kommunen videregiver en oplysning om en bestemt person fra CPR eller ældre folkeregistermateriale til en privat. Kommunen afviser at videregive oplysninger fra CPR eller ældre folkeregistermateriale til en privat.
Det bemærkes, at selve den faktiske registrering i CPR og afgørelsen herom er to sider af samme sag. Idet en oplysning indberettes i CPR, har kommunen de facto truffet afgørelse om at registrere. En kommune kan således ikke først foretage en registrering og efterfølgende træffe afgørelse herom. Ligeledes bør en kommune altid foretage den faktiske registrering i umiddelbar forlængelse af, at den formelle afgørelse herom er truffet, medmindre der er truffet afgørelse om at tillægge en klage opsættende virkning, se nedenfor under afsnit 7.6. Det samme gælder i forhold til den faktiske videregivelse af en oplysning til en privat. Dette gælder endvidere i forhold til annullation af allerede foretagne registreringer. Selve annullationen må ikke foretages, før sagen er undersøgt og afgjort formelt. Det bemærkes særligt vedrørende kommunernes indberetning af oplysninger, som stammer fra en anden grundregistrerende myndighed, at der ikke er tale om en afgørelse, som er truffet af kommunen, men alene en praktisk gennemførelse af en afgørelse, som er truffet af denne anden myndighed. 3. Partsbegrebet Den registrerede person (eller den som kommunen afviser at registrere) er altid part i en sag om registrering af oplysninger, herunder adresseoplysninger. Endvidere gælder det generelt, at enhver anden person, som har en direkte, væsentlig, individuel retlig interesse i en konkret sag, er part. Det kan f.eks. være personer, som bor på den adresse, som kommunen påtænker at tvangsflytte en registreret til, hvis disse ikke har accepteret, at den registrerede tilmeldes på adressen. Personer, som anmoder om at få udleveret oplysninger fra CPR, er også parter i sagen. 4. Oplysning af sagen Kommunen er forpligtet til at sikre, at denne har det fornødne grundlag til at træffe en forsvarlig afgørelse. Med hensyn til mulighederne for at indhente oplysninger i bopælssager henvises til kapitel 3, afsnit 7. Med hensyn til registrering af hændelser, som har fundet sted i udlandet, henvises til bilag 1. Dog gælder det, at hvis en person, som er registreret ifølge egen flytteanmeldelse, ønsker at få ændret registreringen, skal vedkommende selv dokumentere , at de oplysninger, vedkommende nu fremkommer med, er korrekte, jf. CPR-lovens § 12, stk. 6, 2. pkt. Kommunen har i disse tilfælde ikke en pligt til at oplyse sagen selv.
Alle oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er af betydning for sagens afgørelse, og som mundtligt meddeles kommunen, skal noteres , jf. offentlighedslovens § 6. Dette gælder også, hvis den forvaltningsgren, som skal træffe afgørelse i en sag efter CPR-loven, modtager oplysninger fra en anden forvaltningsgren i samme kommune. Hvis en kommune modtager oplysninger fra en privat, og vedkommende oplyser sit navn, men ønsker at være anonym, kan ønsket herom noteres ned, men kommunen kan ikke af den grund undlade at notere identiteten på personen. Personen skal således gøres bekendt med, at kommunen ikke med sikkerhed kan imødekomme ønsket om anonymitet, og kommunen skal bede om en nærmere redegørelse for baggrunden for dette ønske. 5. Oplysningspligt Der gælder efter persondataloven som udgangspunkt en pligt til at give den registrerede en række informationer, når der indsamles oplysninger om vedkommende (oplysningspligt). Persondataloven og dermed reglerne om oplysningspligt gælder, hvis oplysningerne bliver behandlet elektronisk, eller hvis oplysningerne indgår i et manuelt register. I det øjeblik oplysningerne bliver skrevet ind i et tekstbehandlingsdokument, gælder persondataloven således. Oplysningspligten gælder både i situationer, hvor oplysningerne indhentes fra den registrerede selv, og hvor oplysningerne indhentes fra en anden end den registrerede, f.eks. fra andre offentlige myndigheder eller private. Der findes en række undtagelser til oplysningspligten. Der henvises til persondatalovens §§ 28-30. Hvis indsamlingen af oplysninger sker hos den registrerede selv , vil der i praksis i vidt omfang ikke skulle ske underretning, jf. undtagelsesbestemmelsen i persondatalovens § 28, stk. 2. Hvis oplysningerne ikke er indsamlet hos den registrerede selv , er der ikke i praksis i samme omfang mulighed for at undtage fra oplysningspligten. Der vil således som udgangspunkt skulle ske underretning. Oplysningspligten skal normalt opfyldes i forbindelse med registreringen i kommunen, f.eks. ved indførelse af oplysningerne i et elektronisk journalark, og i almindelighed inden for 10 dage efter registreringen. Hvis kommunen allerede på registreringstidspunktet ved, at der i løbet af ganske kort tid herefter skal rettes henvendelse til den registrerede, f.eks. fordi der skal ske høring af vedkommende, vil oplysningspligten som altovervejende hovedregel kunne opfyldes samtidig med denne senere henvendelse.
Oplysningspligten vil dog også i medfør af persondatalovens § 30, stk. 2, nr. 6, kunne udskydes yderligere under sagens forberedelse, hvor det konkret skønnes, at en oplysning til borgeren ved indsamlingen af oplysningen vil medføre, at det ikke er muligt at sikre en materielt korrekt afgørelse og registrering i CPR. Dette kan navnlig være tilfældes, hvis der er en risiko for, at den registrerede indretter sin adfærd ud fra sin viden om, at der pågår en undersøgelse, hvorved øjemedet forspildes. Det skal understreges, at der alene er tale om en udskydelse af oplysningspligten, og at underretning skal finde sted, så snart dette ikke længere forhindrer sagens oplysning. Der henvises endvidere til Datatilsynet og til Datatilsynets vejledning om registreredes rettigheder efter reglerne i kapitel 8-10 i persondataloven. 6. Høring af parterne 6.1. Generelle regler i forvaltningsloven En kommune, som påtænker at træffe en bestemt afgørelse, skal altid gøre sig klart, hvorfor den ønsker at træffe netop denne afgørelse. Kommunen skal herunder overveje, hvilke oplysninger i sagen der gør, at kommunen mener, at det påtænkte resultat er det rigtige resultat. Kommunen skal herefter som klart udgangspunkt høre en part over alle oplysninger vedrørende faktiske omstændigheder af væsentlig betydning for sagen, der kan være til ugunst for parten, jf. forvaltningslovens § 19. Dette gælder i alle tilfælde, hvor vedkommende ikke er bekendt med, at de indgår i den sag, der er under behandling, uanset at vedkommende i forvejen er bekendt med, at kommunen er i besiddelse af oplysningerne. Der bør altid fastsættes en frist for kommentarer til partshøringen af hensyn til muligheden for at kunne afslutte sagen. Somme tider vil der under sagens behandling komme nye oplysninger i kommunens besiddelse, f.eks. fra en anden part i sagen. Disse skal der også høres over, hvis de er til ugunst for en anden part, inden der kan træffes afgørelse. Høring over oplysninger skal være præcis . Det er f.eks. ikke tilstrækkeligt at oplyse, at parterne har fælles bankkonto eller at der er modtaget oplysninger fra en ikke navngiven anmelder. Det skal præciseres, hvilke oplysninger kommunen er i besiddelse af (Hvilken bankkonto? Hvad har anmelderen set?), hvor oplysningerne kommer fra (Oplysninger fra skatteforvaltningen i kommunen? Hvilken anmelder har afgivet oplysninger?), og hvilket tidspunkt / tidsrum oplysningerne vedrører (Fælles bankkonto i 1999 og 1998? Hvornår har anmelderen set hvad).
I modsat fald har sagens parter ikke reel mulighed for at imødegå eventuelle misforståelser, komme med forklaringer eller betvivle eventuelle kilders troværdighed / anvendelighed. Det er ofte en fordel at sende kopier af breve og notater i sagen i høring i stedet for at søge at gengive indholdet heraf i et høringsbrev. En gengivelse i et høringsbrev vil i mange situationer ikke være lige så dækkende som det originale materiale. Kommunen skal dog også sørge for, at eventuelle oplysninger, som ikke har betydning for sagen, (f.eks. oplysninger om andre tilmeldte personers personnumre eller lign.) streges over i materialet. Det samme gælder efter forvaltningslovens § 19, stk. 2, nr. 4, for oplysninger, som parten ikke ville kunne få partsaktindsigt i efter forvaltningslovens kapitel 4. Høring efter forvaltningsloven kan ske både skriftligt og mundtligt. Hvis høringen foretages mundtligt, skal kommunen notere, hvad der er blevet hørt over, hvornår og hvordan, og kommunen skal endvidere notere præcist, hvad parterne svarede hertil, jf. offentlighedslovens § 6. Dog henvises til afsnit 6.2. nedenfor for så vidt angår den særlige skriftlige høring, som altid skal udsendes i tvangsflytningssager, inden der træffes afgørelse. En skriftlig høring skal sendes til den adresse, som vedkommende selv oplyser at bo eller opholde sig på. Den kan dog eventuelt også sendes til den adresse, som kommunen har en formodning om, at vedkommende bor på. 6.2. Særlige regler i CPR-loven I CPR-lovens § 11 er der fastsat særlige regler om høring i egentlige tvangsflytningssager, d.v.s. når en person allerede er registreret på en bestemt måde, og kommunen mener, at denne registrering bør ændres. En kommune skal, når den har indhentet de fornødne oplysninger i sagen og umiddelbart finder, at den er klar til at blive afgjort, udsende en særlig høring (»en agterskrivelse« eller »et forvarsel«), hvori kommunen opfordrer vedkommende til at melde flytning inden 14 dage til en bestemt adresse, og kommunen skal endvidere redegøre for, hvorfor denne finder det godtgjort, at vedkommende skal være registreret på den pågældende adresse. Et tilsvarende brev skal sendes til eventuelle andre parter i sagen. Reagerer parterne ikke herpå inden for 14 dage, kan kommunen træffe afgørelse og eventuelt ændre vedkommendes registrering. Hvis der imidlertid fremkommer nye oplysninger som følge af kommunens agterskrivelse, skal kommunen overveje, om den påtænkte afgørelse stadig er den rigtige afgørelse, og om der eventuelt skal ske høring af en part eller flere parter af de nye oplysninger, jf. ovenfor.
I sager om videregivelse af oplysninger er der endvidere i § 42, stk. 5, samt § 43, stk. 1, fastsat særlige høringsregler. Der kan efter omstændighederne være behov for at foretage høring ud over de situationer, som er reguleret af disse regler, jf. afsnit 6.1. ovenfor samt vejledningens kapitel 12, afsnit 3. 7. Afgørelse af sagen 7.1. Er sagen klar til afgørelse? Inden sagen afgøres, skal kommunen overveje, om der er indhentet alle de oplysninger , som er nødvendige og hensigtsmæssige at indhente. Kommunen skal herefter overveje, om der er hørt over alle væsentlige oplysninger , som indgår i sagen, og som kan være til ugunst for en eller flere parter. 7.2. Bevisvurdering Udgangspunktet er, at det, en borger oplyser vedrørende sine bopælsforhold, er korrekt, medmindre kommunen kan godtgøre det modsatte. Bevisbyrden kan løftes ved oplysninger om faktuelle forhold, f.eks. oplysninger indhentet i kommunens andre forvaltninger eller efter CPR-lovens § 10, stk. 2, nr. 2-3, eller eventuelt ved en række af indicier af en vis vægt. Det er ikke muligt at sige, præcis hvor meget der skal til, før bevisbyrden kan siges at være løftet. Særligt bemærkes med hensyn til anonyme anmeldere eller oplysninger fra andre unavngivne personer, f.eks. ansatte i kommunen, at oplysninger fra sådanne kilder har en ringe bevisværdi. 7.3. Afgørelsens form Hvis der er tale om en afgørelse i en tvangsflytningssag, skal afgørelsen meddeles skriftligt , jf. CPR-lovens § 11, stk. 3. I andre sager er der ikke et sådant udtrykkeligt krav, og afgørelsen vil således i princippet kunne meddeles mundtligt. Det er imidlertid i overensstemmelse med god forvaltningsskik, at afgørelser som udgangspunkt meddeles skriftligt. Indenrigs- og Sundhedsministeriet skal derfor anbefale, at alle afgørelser meddeles skriftligt. Hvis en kommune vælger at meddele afgørelsen mundtligt, skal der under alle omstændigheder foretages notat herom, jf. offentlighedslovens § 6, og en borger vil endvidere kunne kræve at få meddelt afgørelsen skriftligt, jf. forvaltningslovens § 23, hvis ikke afgørelsen giver vedkommende fuldt medhold.
I de tilfælde, hvor en kommune afviser at foretage registrering i overensstemmelse med en flytteanmeldelse, kan kommunen eventuelt lave en påtegning på eller i forbindelse med flytteanmeldelsen med de oplysninger, som denne har lagt til grund for sin afgørelse, og om, at indgiveren af anmeldelsen er blevet gjort bekendt med afvisningen, begrundelsen og klagefristen efter CPR-lovens § 56, stk. 1. Kommunen kan herefter udlevere en kopi af flytteanmeldelsen med påtegningen om afvisningen med begrundelse og klagefrist, og herefter gemme flytteanmeldelsen med påtegning i overensstemmelse med de almindelige arkivregler. 7.4. Begrundelse Skriftlige afgørelser til borgerne skal efter forvaltningslovens §§ 22 og 24 altid begrundes , hvis ikke borgeren får fuldt ud medhold. Afgørelsen skal således altid indeholde en henvisning til de retsregler , afgørelsen er truffet efter. Det bemærkes, at CPR-loven trådte i kraft den 1. juli 2000, og at afgørelser, som (også) vedrører bopælsforhold før denne dato, derfor (tillige) skal henvise til de tidligere gældende regler. Herudover skal der være en kort angivelse af de faktiske omstændigheder / kendsgerninger , som kommunen har tillagt væsentlig betydning for afgørelsen. I begrundelsen bør om nødvendigt suppleres med relevante oplysninger, som ikke udtrykkeligt fremgår af de anvendte bestemmelser, f.eks. at Færøerne i relation til CPR-lovgivningen behandles som udlandet, eller at formålet med et udlandsophold som hovedregel er uden betydning for, om dette skal registreres som en udrejse. Der kan f.eks. henvises til relevante passager i denne vejledning. Det bemærkes, at kommunerne aldrig i deres begrundelse vil kunne henvise til en eventuel telefonisk vejledning fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet, idet ministeriet i forbindelse med denne vejledning aldrig tager stilling til den konkrete sag, men alene giver generel vejledning. I forbindelse med afgørelser, som meddeles mundtligt, bør vedkommende også altid informeres om begrundelsen, og det bør noteres, at dette er sket. Som nævnt ovenfor under afsnit 7.3. kan Indenrigs- og Sundhedsministeriet foreslå, at afgørelsen om afvisning af registrering efter en flytteanmeldelse meddeles skriftligt, eventuelt i form af kopi af anmeldelsen med påtegning om begrundelse og klagevejledning. 7.5. Klagevejledning I en skriftlig afgørelse, som ikke giver sagens parter fuldt medhold, skal der endvidere orienteres om, at kommunens afgørelse kan påklages til Indenrigs- og Sundhedsministeriet og om, hvorledes fremgangsmåden er, samt fristen for fremsættelse af klagen, jf. forvaltningslovens § 25, stk. 1. En klagevejledning kan f.eks. formuleres således:
»Klage over denne afgørelse kan inden 4 uger fra det tidspunkt, hvor De har modtaget meddelelse om afgørelsen, indbringes for Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Indbringelsen sker ved, at en skriftlig klage afleveres til Kommune.« I bopælssager kan det endvidere være hensigtsmæssigt at præcisere i klagevejledningen , at Indenrigs- og Sundhedsministeriet alene administrerer folkeregisterlovgivningen. Der kan f.eks. tilføjes følgende: »Ønsker De at klage over, at folkeregistreringen er blevet tillagt betydning efter anden lovgivning, således at f.eks. Deres sociale ydelser er blevet nedsat, skal De klage efter de klageregler, der gælder på dette område.« Uanset om afgørelsen meddeles mundtligt, bør der gives klagevejledning, og der bør foretages notat om, at vejledningen er givet. Der henvises i øvrigt til ovennævnte anbefaling vedrørende afviste flytteanmeldelser, jf. afsnit 7.3. En manglende klagevejledning bevirker, at klagefristen først løber fra det tidspunkt, klagevejledningen gives. Hvis der er givet klagevejledning, men der deri er angivet en for lang frist, kommer denne fejl som klart udgangspunkt modtageren til gode, således at klagen må antages for rettidigt indgivet, hvis den oplyste klagefrist overholdes. 7.6. Opsættende virkning Der er i CPR-lovens klageregler ikke nogen bestemmelse om opsættende virkning, og det er således de almindelige forvaltningsretlige regler for opsættende virkning, som finder anvendelse, hvis en klager anmoder om, at klagen tillægges opsættende virkning. Det er udgangspunktet, at der ikke tillægges klager opsættende virkning. Ved behandlingen af en anmodning om, at en klage tillægges opsættende virkning, skal der foretages en afvejning af på den ene side offentlige og privates interesse i, at gennemførelsen af afgørelsen (det vil sige den faktiske registrering i CPR eller videregivelsen af oplysninger til en privat) ikke udsættes, og på den anden side arten og omfanget af den skade, klageren kan blive påført, såfremt gennemførelsen ikke udsættes, herunder om der vil være tale om en skade, som ikke eller kun vanskeligt vil kunne genoprettes. Det skal endvidere tillægges betydning, om der efter en foreløbig vurdering foreligger et rimeligt grundlag for klagen.
En beslutning om at tillægge en klage opsættende virkning, kan kun komme på tale, hvis der er tale om skader af en væsentlig karakter. Økonomiske interesser er normalt ikke i sig selv tilstrækkelige. F.eks. tillægges klager over afgørelser efter sociallovgivningen eller afgørelser om opkrævning ikke i almindelighed opsættende virkning. Et almindeligt ubehag eller praktiske ulemper ved, at en person i en periode er registreret på en adresse, som senere kan vise sig at være forkert, vil som klart udgangspunkt heller ikke kunne begrunde, at en klage tillægges opsættende virkning. Der skal endvidere være en umiddelbar sammenhæng mellem kommunens afgørelse og den af klageren anførte skadevirkning. I nogle tilfælde vil en klager eventuelt anføre, at skadevirkningen består i, at der vil blive truffet en afgørelse til ugunst for vedkommende på baggrund af en bopælsregistrering i CPR. Hvis denne afgørelse imidlertid træffes på grundlag af en offentlig myndigheds selvstændige sagsbehandling efter anden lovgivning, f.eks. sociallovgivningen, kan der ikke af den grund gives opsættende virkning med hensyn til bopælsregistreringen. Det er klageren, som skal angive og dokumentere, hvilke særlige skadevirkninger vedkommende mener at blive udsat for, hvis ikke klagen tillægges opsættende virkning. Hvis klageren fremsætter et ønske om opsættende virkning, inden kommunen har foretaget sin genvurdering, skal kommunen tage stilling til spørgsmålet. Hvis klageren fremsætter sit ønske på et tidspunkt, hvor sagen er genvurderet og videresendt til Indenrigs- og Sundhedsministeriet, er det ministeriet, som skal tage stilling til spørgsmålet. Endelig bemærkes det, at overvejelser om opsættende virkning skal ske under hensyntagen til lighedsgrundsætningen. En kommune skal derfor kun give opsættende virkning, hvis betingelserne herfor er opfyldt. Omvendt skal alle, som opfylder betingelserne, have opsættende virkning. 8. Genvurdering Hvis en part i en sag klager over en afgørelse, som kommunen har truffet, skal kommunen genvurdere sagen. Det gælder dog ikke, hvis 4-ugersfristen i CPR-lovens § 56, stk. 2, er overskredet. I disse tilfælde skal kommunen blot sende sagen videre til Indenrigs- og Sundhedsministeriet med indstilling om, at sagen afvises på grund af fristoverskridelsen, og ministeriet tager herefter stilling til, om der er tale om en undskyldelig fristoverskridelse. Det er af hensyn til vurderingen af, om der er sket en (undskyldelig) fristoverskridelse meget væsentligt, at kommunerne stempler klager som indgået den dato, hvor disse er modtaget i kommunen.
Hvis 4-ugersfristen er overholdt, skal kommunen genvurdere sagen. Det vil sige, at kommunen skal overveje de relevante regler og faktuelle oplysninger / indicier en gang til. Desuden skal kommunen tage stilling til eventuelle nye oplysninger eller argumenter, som sagens parter gør gældende. Det bemærkes, at en genvurdering også er en afgørelse i forvaltningsretlig forstand , og alle de ovenfor nævnte regler om partshøring, meddelelse af afgørelse, begrundelse m.v. gælder således. 9. Indsendelse og orientering af parterne Hvis kommunen fortsat ikke kan give klageren (fuldstændig) medhold, indsendes sagen til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Alle sagens akter bedes medsendt. Samtidig sendes klagen og genvurderingen til alle sagens parter med oplysning om, at eventuelle kommentarer skal fremsættes over for Indenrigs- og Sundhedsministeriet inden 4 uger fra det tidspunkt, klageren / øvrige parter har fået meddelelse om genvurderingen, jf. CPR-lovens § 56, stk. 2. 10. Indenrigs- og Sundhedsministeriets afgørelse Indenrigs- og Sundhedsministeriet foretager en ny, selvstændig vurdering af sagen og efterprøver også det administrative skøn. Ministeriet har mulighed for at afvise, hjemvise, stadfæste eller ændre den afgørelse, der klages over. Afvisning vil f.eks. ske, hvis klagefristen er overskredet, og der ikke har været undskyldelige omstændigheder. Hjemvisning vil f.eks. ske, hvis afgørelsen er ugyldig. Om ugyldighedsgrunde kan følgende oplyses: En afgørelse vil som hovedregel være ugyldig, hvis sagen ikke er tilstrækkeligt oplyst, f.eks. fordi parten / parterne ikke er blevet hørt. Det samme er tilfældet, hvis parten under sagen ulovligt er nægtet aktindsigt. Hvis en tvangsflytning, som efter CPR-lovens § 11 skal meddeles skriftligt, i stedet meddeles mundtligt, bevirker dette også, at tvangsflytningen er ugyldig. Det samme er selvfølgelig også tilfældet, hvis afgørelsen slet ikke meddeles den pågældende, såfremt det er muligt at meddele denne til vedkommende. En skriftlig afgørelse om bopælsregistrering eller videregivelse af oplysninger vil endvidere som hovedregel være ugyldig, hvis den mangler begrundelse. Hvis en sag hjemvises, skal kommunen behandle sagen på ny og træffe en ny afgørelse, som skal begrundes m.v. Når ministeriet i en tvangsflytningssag træffer afgørelse om hjemvisning, tilbagefører ministeriet den registreredes bopælsregistrering i CPR, så den registrerede / klageren stilles, som om der ikke var truffet nogen afgørelse. Stadfæstelse vil ske, hvis Indenrigs- og Sundhedsministeriet er enig i resultat af kommunens afgørelse.
Ændring vil f.eks. ske, hvis Indenrigs- og Sundhedsministeriet finder, at klageren bør gives helt eller delvist medhold. Ministeriet vil imidlertid også kunne ændre en afgørelse, så den er mere til ugunst for klageren, end kommunens afgørelse, såfremt ministeriet finder tilstrækkeligt grundlag herfor. Ministeriet er således ikke »bundet« af hverken klagen eller kommunens oprindelige afgørelse eller genvurdering, idet der er et væsentligt hensyn at tage til rigtigheden af registreringer i CPR. Når ministeriet i en bopælssag ændrer en afgørelse, ændrer ministeriet også den registreredes bopælsregistrering i overensstemmelse hermed. Tilsvarende vil ministeriet i mange tilfælde videregive oplysninger i forbindelse med afgørelsen af sagen, såfremt ministeriet i en videregivelsessag giver en klager medhold i, at vedkommende var berettiget til at modtage disse.
Bilag 4
Bilag 4 Kassation af folkeregistermateriale Bestemmelserne om, hvad der skal bevares, og hvad der må kasseres af folkeregistermateriale, er i medfør af lov om offentlige arkiver fastsat i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed og i bekendtgørelse nr. 640 af 27. juni 2001 om bevaring og kassation af primærkommunernes arkivalier. Bestemmelserne i sidstnævnte bekendtgørelse gælder ikke for Københavns og Frederiksberg Kommune, ligesom den ikke omfatter arkivalier, der er lagret på elektronisk medium. Det fremgår af bilaget til bekendtgørelse nr. 640 under pkt. 3, hvilket materiale, der skal bevares på folkeregistreringsområdet. Af § 6, stk. 2, i bekendtgørelse nr. 554 fremgår, at det materiale, som ikke skal bevares, først må kasseres, når der ikke længere er administrativt eller retligt behov for det. Indenrigs- og Sundhedsministeriet skal i den forbindelse henlede kommunalbestyrelsens opmærksomhed på behovet for bl.a. at bevare materiale i sager, som kan forventes at give anledning til klagesager. Det bevaringspligtige folkeregistermateriale fra tiden indtil 1978 kan afleveres til landsarkiverne eller til en kommunal arkivinstitution oprettet i henhold til § 4 i lov om offentlige arkiver m.v. Landsarkiverne modtager bevaringspligtigt folkeregistermateriale fra tiden indtil 1978 uanset den sædvanlige 30-års frist for aflevering. Ved afleveringen skal materialet være ordnet og pakket efter det modtagende arkivs anvisning. Landsarkiverne modtager bevaringspligtigt folkeregistermateriale for tiden indtil 1978 til vederlagsfri opbevaring, uanset den generelle regel om betaling for opbevaring af kommunale arkiver. Kommunerne kan til eget brug fremstille mikrofilm / -fiche af det papirfolkeregistermateriale, der afleveres, men der er ikke pligt til at fremstille mikrofilm / -fiche af folkeregistermateriale, som afleveres til landsarkiverne. Hvis man har afleveret folkeregistermaterialet til landsarkivet, påtager landsarkiverne sig at besvare forespørgsler udfra det afleverede materiale. I denne forbindelse opkræver landsarkiverne betaling til dækning af de omkostninger, der er forbundet med undersøgelsen og besvarelsen, efter reglerne om indtægtsdækket virksomhed. Dette gælder også ved forespørgsler fra den afleverende kommune. Kommuner, der afleverer folkeregistermateriale indtil 1978, skal henvise forespørgsler vedr. materialet til det arkiv, der har modtaget materialet. Indholdsfortegnelse
Side
Om vejledningen
Kapitel 1
Lovens formål og administration
Kapitel 2
Personnumre og andre oplysninger i CPR
1. Personnummer
1.1. Tildeling og opbygning af personnummeret
1.2. Ændring af personnummer
1.3. Erstatningspersonnummer
2. De øvrige oplysninger i CPR
2.1. Indledning
2.2. Navn
2.3. Adresseoplysninger
2.4. Fødselsregistreringssted
2.5. Statsborgerskab
2.6. Slægtskabsoplysninger
2.7. Civilstandsoplysninger
2.8. Kommunale forhold
2.9. Kommunale notater
2.10. Under værgemål
2.11. Opholdsgrundlag
Kapitel 3
Kommunens folkeregistrering
1. Folkeregistreringens grundlæggende principper
2. Bopæl eller fast opholdssted
3. Registrering »uden fast bopæl« eller som forsvundet
4. Rådighed over flere boliger
5. Registreringen af børn
6. Bevægelige boliger
7. Tvangsflytninger
7.1. Indledning
7.2. Oplysninger fra kommunen selv
7.3. Oplysninger fra andre myndigheder
7.4. Oplysninger fra private
7.5. Oplysninger fra den registrerede selv
7.6. Observationer og kontrolbesøg
Kapitel 4
Indenlandske flytninger
1. Indledning
2. Børns flytning
3. Kvittering for anmeldelse
4. Anbringelse på kriminalforsorgens institutioner
Kapitel 5
Tilflytning fra udlandet
1. Indledning
2. Ikke-nordiske statsborgere
3. Udsendte og deres familiemedlemmer
4. Internordiske flytninger
5. Oplysninger, som skal gives ved tilflytning
6. Medlemskab af folkekirken
7. Indrejsedato
Kapitel 6
Fraflytning til udlandet
1. Ophold i udlandet over eller under 6 måneder
2. Udsendte og deres familiemedlemmer
3. Internordiske flytninger
Kapitel 7
De registreredes beskyttelse mod videregivelse af oplysninger
Kapitel 8
Kommunernes og Indenrigs- og Sundhedsministeriets videregivelse af oplysninger til offentlige myndigheder
Kapitel 9
Kommunernes videregivelse m.v. af oplysninger til brug i statistisk eller videnskabeligt øjemed
Kapitel 10
Indenrigs- og Sundhedsministeriets videregivelse af oplysninger til private
Kapitel 11
Indenrigs- og Sundhedsministeriets forsendelse for udenlandske myndigheder
Kapitel 12
Kommunernes videregivelse af enkeltoplysninger m.v. til private
1. Indledning
2. Krav om identifikation
3. Videregivelse af andre oplysninger end standardoplysningerne
4. Indsigt i oplysninger om vedkommende selv (indsigtsret)
5. Beskyttelse mod yderligere videregivelse m.v
6. Logiværters adgang til oplysninger om tilmeldte personer
7. Gammelt folkeregistermateriale
8. Oplysninger om afdøde
Kapitel 13
Offentlige myndigheders behandling af personnumre
Kapitel 14
Beredskab, sikkerhedsforanstaltninger m.v
Kapitel 15
Klage og straf
1. Klage
1.1. Klager over afgørelser efter CPR-loven
1.2. Forældelse af klager
1.3. Behandling af klager
2. Straf
Kapitel 16
Ikrafttræden m.v.
Bilag 1
Registrering af hændelser i udlandet
1. Indledning
2. Dokumentationskrav
3. Forelæggelse af tvivlsspørgsmål og klager
4. Domicilbegrebet
5. De enkelte hændelser
5.1. Fødselsdato
5.2. Køn
5.3. Navn
5.4. Civilstand
5.4.1. Ægteskab
5.4.2. Registreret partnerskab
5.4.3. Skilsmisse
5.5. Statsborgerret
5.6. Slægtskab
5.6.1. Indledning
5.6.2. Biologisk slægtskab
5.6.3. Adoption
5.7. Under værgemål
5.8. Folkekirkeforhold
5.9. Dødsfald
6. Internordisk flytteattest
Bilag 2
Offentlige myndigheder og private
1. Danske offentlige myndigheder
2. Offentlig myndighed eller privat
3. Eksempler på offentlige myndigheder og private
3.1. Offentlige myndigheder
3.2. Private
Bilag 3
Særligt vedrørende de forvaltningsretlige regler og sagsbehandlingen
1. Indledning
2. Afgørelsesbegrebet
3. Partsbegrebet
4. Oplysning af sagen
5. Oplysningspligt
6. Høring af parterne
6.1. Generelle regler i forvaltningsloven
6.2. Særlige regler i CPR-loven
7. Afgørelse af sagen
7.1. Er sagen klar til afgørelse?
7.2. Bevisvurdering
7.3. Afgørelsens form
7.4. Begrundelse
7.5. Klagevejledning
7.6. Opsættende virkning
8. Genvurdering
9. Indsendelse og orientering af parterne
10. Indenrigs- og Sundhedsministeriets afgørelse
Bilag 4
Kassation af folkeregistermateriale