Vejledning til bekendtgørelse om tilsyn med kommunernes overholdelse af reglerne om de sagsbehandlingsskridt, som kommunerne skal foretage ved samtaler i det individuelle kontaktforløb (visitationstilsyn)
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Ikke selve loven: Vejledning
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/manual/mt/2006/144@2006-12-21/da
Indhold
I bekendtgørelse nr. 1714 af 21. december 2006 om tilsyn med kommunernes overholdelse af reglerne om de sagsbehandlingsskridt, der skal foretages ved samtaler i det individuelle kontaktforløb (visitationstilsyn) er der fastsat regler om visitationstilsynets gennemførsel.
Denne vejledning beskriver, hvordan visitationstilsynet gennemføres.
Formål mv.
§ 1. Tilsynet skal medvirke til at sikre, at sagsbehandlingen i kommunerne er professionel og af en høj kvalitet, samt at kommunerne har en ensartet praksis ved gennemførelsen af samtaler i det individuelle kontaktforløb (kontaktsamtaler) med den enkelte ledige.
Til § 1
Visitationstilsynet er indført, fordi kommunernes visitationspraksis er meget forskellig. Forskellene i andelen af kontant- og starthjælpsmodtagere, der bliver registreret som arbejdssøgende i staten i jobcenteret, svinger i et omfang, der ikke alene kan forklares med forskelle i kommunernes befolkningssammensætning.
Formålet med tilsynet er blandt andet at sikre en professionel sagsbehandling af høj kvalitet og en ensartet praksis i kommunerne i forbindelse med kontaktsamtaler.
Direktoratet udgiver en benchmarkingrapport om erfaringerne fra tilsynet. Herved skabes større kendskab og gennemsigtighed med kommunernes administration af området. Rapporten kan bruges af kommunerne som redskab til at sammenligne og ensarte praksis, sådan at tilsynet kommer til at virke fremadrettet og præventivt.
Anvendelsesområde
§ 2. Arbejdsdirektoratet (direktoratet) fører tilsyn med, om kommunen foretager de sagsbehandlingsskridt, som den skal foretage ved kontaktsamtaler, jf. Arbejdsmarkedsstyrelsens bekendtgørelse om visitation og det individuelle kontaktforløb. Stk. 2. Direktoratet fører kun tilsyn med sager om personer, der søger om eller får kontanthjælp eller starthjælp. Personerne skal endvidere tilhøre målgrupperne i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats § 2, nr. 2 og 3.
Til § 2, stk. 1
Direktoratet fører tilsyn med, om kommunerne holder kontaktsamtalerne rettidigt og foretager de korrekte sagsbehandlingsskridt. Direktoratet fører ikke tilsyn med kommunernes vurderinger af kontant- og starthjælpsmodtageres beskæftigelsespotentiale.
Til § 2, stk. 2
Direktoratet ser kun på kontaktsamtaler, hvor personen tilhører en af målgrupperne i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats § 2, nr. 2 og 3. Det er personer, der får kontant- eller starthjælp eller er i tilbud efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats.
Tilsynets målgruppe er de borgere, hvor kommunen skal vurdere, om borgeren er arbejdsmarkedsparat og derfor skal registreres som arbejdssøgende i staten i jobcenteret, eller om borgeren har andre problemer end ledighed. Målgruppen omfatter også borgere, der er i aktivering, fx er ansat med løntilskud. Direktoratet kan dog ikke fratage kommunen retten til statsrefusion ved kontaktsamtaler, hvor personen er ansat med løntilskud.
Følgende persongrupper skal ikke registreres i Det Digitale Registreringsværktøj (DRV) og indgår derfor ikke i tilsynet:
– Personer, der er under revalidering eller forrevalidering.
– Personer på førtidspension.
– Personer, der modtager orlovsydelse.
– Personer, der ikke modtager kontant- eller starthjælp.
Når lovforslag L 105 om forslag til lov om ændring af lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, lov om ansvaret for styringen af den aktive beskæftigelsesindsats, lov om arbejdsløshedsforsikring m.v., lov om aktiv socialpolitik, lov om integration af udlændinge i Danmark, lov om statens voksenuddannelsesstøtte og lov om godtgørelse ved deltagelse i erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse (Velfærdsreformen – forstærket indsats for at nedbringe ledigheden m.v.) vedtages, forventes følgende persongrupper endvidere ikke at indgå i tilsynet:
– Ældre, som modtager kontanthjælp, fordi de ikke opfylder bopælskravet for at få folkepension.
– Personer, der modtager kontanthjælp, fordi de i forhold til førtidspension ikke opfylder bopælskravet.
– Unge under 18 år, som ikke har forældre, der har pligt til at forsørge dem, og som derfor får kontanthjælp.
– Kontant- og starthjælpsmodtagere på barsel.
– Syge kontant- og starthjælpsmodtagere i dokumenteret længerevarende behandling, der udelukker aktivering.
– Ledige med en ansættelseskontrakt, hvor ansættelsen begynder inden for 4 uger, og ledige som skal på barsel inden for 4 uger.
Central stikprøvekontrol
§ 3. Direktoratet fører tilsyn med kommunerne ved en central stikprøvekontrol. Stk. 2. Direktoratet afgør størrelsen og sammensætningen af stikprøven og giver kommunen besked.
Til § 3, stk. 1
Direktoratet trækker oplysninger til brug for tilsynet fra Arbejdsmarkedsportalens modul - DRV. Siden 1. september 2005 har kommunerne skulle registrere oplysninger om kontaktsamtalerne i DRV’en.
Direktoratet får hvert kvartal et udtræk fra Arbejdsmarkedsportalen. På baggrund af dette udtræk vælger direktoratet sager til brug for tilsynet.
Sager kan også udtrækkes uden om DRV’en ved hjælp af Arbejdsmarkedsportalens ledelsesinformation. Der søges på kommune, ydelsestype og registrering i DRV’en. Der genereres herved en liste med cpr.nr. på de personer, som har fået kontant- og starthjælp i en periode, og hvor kommunen burde have holdt en kontaktsamtale, som skulle fremgå af DRV’en.
Til § 3, stk. 2
Når direktoratet vælger kommuner, der skal indgå i tilsynet, lægges der bl.a. vægt på kommunernes anvendelse af DRV’en, erfaringer fra tidligere tilsyn, kommunens geografiske placering og størrelse.
Direktoratet vil også benytte analyser fra Arbejdsmarkedsportalen til brug for udvælgelsen, fx antallet af personer registreret som arbejdssøgende i staten i jobcenteret sammenholdt med antallet af personer placeret i matchkategori 1-3.
Når der er valgt sager til tilsynet, får kommunen besked om, hvilke sager der er udtaget.
Hvis kommunen vurderer, at en person ikke er omfattet af § 2, stk. 2, skal sagen ikke indgå i tilsynet. Kommunen skal give direktoratet besked om dette hurtigst muligt efter, at den har fået besked om, at en sag skal indgå i tilsynet.
Direktoratet orienterer borgeren om dennes rettigheder i forhold til persondataloven.
§ 4. Direktoratet kan indhente oplysninger til brug for stikprøvekontrollen via Beskæftigelsesministeriets digitale registreringsværktøj om de sagsbehandlingsskridt, kommunen har foretaget. Stk. 2. Direktoratet kan også indhente oplysninger til stikprøvekontrollen ved, at kommunen sender kopi af det relevante materiale i sagen til direktoratet. Stk. 3. Kommunen skal sende materialet efter stk. 2 til direktoratet senest 14 dage efter, at direktoratet har bedt om det. Hvis kommunen ikke kan sende materialet inden for fristen, skal den oplyse hvorfor, og hvornår materialet vil blive sendt. Stk. 4. Direktoratet kan indhente yderligere oplysninger til brug for vurderingen af sager.
Til § 4, stk. 2
Kommunen skal sende kopi af det relevante materiale i sagen til direktoratet, når den anmodes om dette. Materialet skal indeholde:
1) oplysning om tidspunktet for kontaktsamtalen,
2) oplysning om, hvornår personen har anmodet om kontant- eller starthjælp, hvis det er første kontaktsamtale,
3) oplysning om, hvornår den senest forudgående kontaktsamtale har fundet sted, hvis det er en efterfølgende kontaktsamtale,
4) dokumentation for, at personen er indplaceret i en matchkategori, og hvis indplaceringen er sket i matchkategori 2-5, at det er registreret, hvilke opmærksomhedsområder der har været udslagsgivende for vurderingen,
5) dokumentation for, at kommunen har sikret sig, at personen er registreret som arbejdssøgende hos staten i jobcenteret, eller hvis den pågældende midlertidigt ikke skal være registreret som arbejdssøgende hos staten i jobcenteret, årsagen hertil, hvis indplaceringen er sket i matchkategori 1-3, og
6) oplysning om, hvilken form for ydelse personen modtog på samtaletidspunktet.
Hvis kommunen fører journalark, hvor de nævnte oplysninger fremgår, skal den sende disse til direktoratet. Hvis der indgår oplysninger om forhold, der ikke angår tilsynet, skal kommunen sørge for, at disse ikke sendes til direktoratet.
De nævnte oplysninger bør ligge i sagerne. Kravene til dokumentation, sagsoplysning m.v. er fastsat i bekendtgørelsen om visitation og det individuelle kontaktforløb, forvaltningsloven, offentlighedsloven, lov om retssikkerhed og almindelige retsgrundsætninger m.v.
Refusion
§ 5. Hvis direktoratet konstaterer, at kommunen ikke har foretaget de foreskrevne sagsbehandlingsskridt på det korrekte tidspunkt, mister den retten til refusion af udbetalt kontant- eller starthjælp til den pågældende ledige. Kommunen mister retten til refusion fra den dato, hvor sagsbehandlingsskridtet skulle være foretaget, og frem til dagen før den har foretaget sagsbehandlingsskridtet. Stk. 2. Kommunen skal over for direktoratet dokumentere, at den har foretaget de manglende sagsbehandlingsskridt. Stk. 3. Kommunen skal sørge for, at der ikke sker anmeldelse af det beløb, som den ikke har ret til refusion for. Hvis kommunen har anmeldt beløbet til refusion, skal den sørge for at berigtige anmeldelsen. Stk. 4. Anmeldelse til refusion og eventuel berigtigelse er undergivet kommunens revisors sædvanlige kontrol.
Til § 5, stk. 1
Hvis et eller flere sagsbehandlingsskridt ikke er foretaget, eller hvis samtalen ikke er holdt rettidigt, mister kommunen retten til refusion.
Vurderer direktoratet, at kommunen ikke har ret til refusion for en periode, får den meddelelse om dette. Kommunen bliver anmodet om at opgøre refusionsbeløbet. Opgørelsen skal både vise det faktisk udbetalte beløb i perioden samt den mistede refusion.
Hvis samtalen ikke er holdt rettidigt, skal refusionsbeløbet opgøres fra den dag, hvor samtalen skulle være holdt, og indtil dagen før samtalen rent faktisk holdes.
Hvis kommunen ikke har foretaget et sagsbehandlingsskridt, skal refusionsbeløbet opgøres fra den dato, hvor sagsbehandlingsskridtet skulle være foretaget, og frem til dagen før det foretages.
I særlige tilfælde kan direktoratet vurdere, at det ikke skal have refusionsmæssige konsekvenser, hvis sagsbehandlingsskridtene ikke er registreret korrekt, slet ikke er registreret i DRV’en, eller hvis samtalen ikke er afholdt rettidigt.
Dialogguiden
På baggrund af Arbejdsmarkedsstyrelsens bekendtgørelse om visitation og det individuelle kontaktforløb samt orienteringen om brugen vil direktoratet fra den 1. januar 2007 lægge til grund, at dialogguiden er anvendt, hvis kommunen har angivet en matchkategori og de eventuelle opmærksomhedspunkter, der har ført til en indplacering i matchkategori 2-5.
Beskæftigelsespotentiale og matchkategori
Hvis kommunen ikke ved hver samtale har indplaceret personen i en matchkategori og angivet hvilke opmærksomhedsområder, der har været udslagsgivende for indplaceringen i matchkategori 2-5, mister den retten til refusion. Kommunen mister retten til refusion, fra den skulle have indplaceret personen i en matchkategori, og frem til dagen før det er sket. Kommunen skal foretage disse sagsbehandlingsskridt, selv om der ikke er sket ændringer siden sidste samtale. Hvis kommunen har foretaget en grovmatch af personen, accepteres dette ikke som en indplacering i en matchkategori. Det skyldes, at der alene kan foretages en grovmatch ved 1. henvendelse i kommunen og ikke ved samtaler i det individuelle kontaktforløb. Hvis der ikke er foretaget registrering i DRV’en, skal kommunen på anden vis dokumentere, at den har vurderet personens beskæftigelsespotentiale. Kommunen kan fx dokumentere dette via et journalnotat, hvor det fremgår, at personen er indplaceret i matchkategori 1-5 og hvilke opmærksomhedspunkter, der har været udslagsgivende for indplaceringen i match 2-5. Registreringen skal ske under samtalen eller straks efter, at samtalen er afholdt. Hvis kommunen ikke har foretaget registrering i umiddelbar forlængelse af samtalen, skal den på anden vis dokumentere, at den har foretaget sagsbehandlingsskridtet fx via journalnotater. Hvis kommunen ikke kan dokumentere oplysningerne, mister den retten til refusion.
Samtalen er holdt rettidigt
Når direktoratet vurderer, om en samtale er holdt rettidigt, opereres der med en falduge. Det betyder, at hvis samtalen skulle være holdt onsdag den 3. maj, men den først holdes fredag den 5. maj, anses samtalen for holdt rettidigt. Hvis samtalen derimod skulle være holdt søndag den 7. maj, men først holdes mandag den 8. maj, anses samtalen ikke for afholdt rettidigt. For at have været holdt rettidigt, skal samtalen have været holdt i perioden den 1. til den 7. maj. Hvis en samtale ikke er holdt rettidigt, har kommunen ikke ret til refusion fra samtalen skulle være holdt og frem til dagen før, samtalen rent faktisk holdes.
Hvis kommunen har indkaldt en borger rettidigt til en samtale, og borgeren udebliver, kan direktoratet vurdere, at kommunen i den konkrete situation ikke skal miste retten til refusion. Ved denne vurdering lægges der vægt på, om der er foretaget det fornødne ved udeblivelsen fra samtalen, herunder taget skridt til at indkalde borgeren til en ny samtale så hurtigt som muligt. Hvis kommunen ikke straks eller slet ikke foretager sig noget på grund af udeblivelsen fra samtalen, mister den retten til refusion for perioden, frem til samtalen er holdt.
Hvis kommunen har indkaldt en borger for sent til samtalen, så denne ikke kan holdes rettidigt, har den ikke ret til refusion, fra samtalen skulle være holdt, og frem til samtalen rent faktisk holdes. Hvis borgeren udebliver fra den for sent indkaldte samtale, kan kommunen ikke få ret til refusion, fra samtalen skulle være holdt frem til dagen før den dato, hvor det var planlagt, at samtalen skulle holdes. Der skal dog være foretaget det fornødne ved udeblivelsen fra samtalen, herunder taget skridt til at indkalde borgeren til en ny samtale så hurtigt som muligt. Hvis kommunen ikke straks eller slet ikke foretager sig noget på grund af udeblivelsen fra samtalen, mister den retten til refusion for perioden, frem til samtalen er holdt.
Hvis kommunen ikke kan holde samtalen rettidigt, fordi borgeren på grund af sygdom ikke er i stand til at gennemføre denne, mister kommunen ikke retten til refusion. Det forudsættes, at kommunen afholder samtalen hurtigst muligt efter sygdommens ophør. Kommunen skal ved længerevarende sygdom sørge for dokumentation for den fortsatte sygemelding.
Til § 5, stk. 2
Kommunen skal over for direktoratet dokumentere, at det manglende sagsbehandlingsskridt er foretaget. Kommunen har igen ret til refusion fra det tidspunkt, hvor den dokumenterer, at sagsbehandlingsskridtet er foretaget. Det kan fx være ved en henvisning til, at kommunen har foretaget sagsbehandlingskridtet i DRV’en en bestemt dato. Direktoratet kan herefter foretage kontrol af, om dette er korrekt.
Resultatet af tilsynet
§ 6. Direktoratet meddeler sin vurdering af den enkelte sag til kommunen, herunder om den mister retten til refusion i en periode. Stk. 2. Vurderer direktoratet, at kommunen ikke har foretaget de sagsbehandlingsskridt, der følger af Arbejdsmarkedsstyrelsens bekendtgørelse om visitation og det individuelle kontaktforløb, hører direktoratet kommunen. Kommunen har 14 dage til at komme med bemærkninger. Direktoratet meddeler herefter sin endelige vurdering af sagen. Stk. 3. Kommunen skal sammen med svaret på høringen oplyse direktoratet om, hvor meget kontant- eller starthjælp der er udbetalt i perioden, samt størrelsen på det mistede refusionsbeløb.
Til § 6, stk. 2
Kommunen vil altid blive hørt i en sag, hvor direktoratet umiddelbart vurderer, at den ikke har ret til at anmelde et beløb til refusion for en periode. Det sker, for at kommunen kan se grundlaget for vurderingen og har mulighed for at komme med bemærkninger eller nye oplysninger i sagen. Kommunen har 14 dage til at svare. Direktoratet sender derefter sin endelige vurdering af sagen til kommunen.
Hvis en kommune ikke har foretaget de korrekte sagsbehandlingsskridt til rette tid og dette ikke får refusionsmæssige konsekvenser, meddeler direktoratet sin vurdering uden forudgående høring. Kommunen kan dog altid komme med bemærkninger eller nye oplysninger til sagen. Direktoratet vil herefter revurdere sagen og give kommunen meddelelse om resultatet. Direktoratet skal have de nye oplysninger inden 14 dage efter, at kommunen har modtaget vurderingen i sagen.
Til § 6, stk. 3
Kommunen skal oplyse direktoratet om det beløb, som den har udbetalt til personen i den periode, som den ikke har ret til refusion for, samt om størrelsen på det mistede refusionsbeløb med angivelse af, om personen er i tilbud eller ej.
§ 7. Direktoratet giver kommunalbestyrelsen en samlet meddelelse om resultatet af tilsynet og orienterer samtidig kommunens revisor. Meddelelsen gives senest 3 måneder efter afslutningen af tilsynet. Hvis meddelelsen ikke kan gives inden for fristen, oplyser direktoratet kommunen om årsagen til dette, og om hvornår den kan forvente meddelelsen. Stk. 2. Direktoratet kan sammen med meddelelsen anmode kommunen om at gøre rede for forhold, som er konstateret ved tilsynet. Stk. 3. Foreligger der ikke retningslinjer eller beskrivelser af forretningsgange for sagsbehandlingen i kommunen, kan direktoratet henstille, at der bliver udarbejdet sådanne. Udarbejdelsen skal ske med inddragelse af kommunens revisor. Stk. 4. Konstaterer direktoratet ved tilsynet, at særlige forhold gør sig gældende, fx en særlig høj fejlprocent eller særligt alvorlige fejl, kan direktoratet indlede en dialog med kommunen om forholdet.
Til § 7, stk. 1
Når direktoratet har færdigbehandlet alle sagerne og meddelt sin vurdering af de enkelte sager til kommunen, gives en afrapportering til kommunalbestyrelsen og kommunens revisor. Det sker bl.a. for, at kommunen og dens revisor kan sørge for en eventuel refusionsmæssig berigtigelse. Afrapporteringen gives også for, at kommunens revisor eventuelt kan foretage yderligere undersøgelser.
Den samlede afrapportering til kommunen omfatter bl.a. en vurdering af, i hvilket omfang der er administreret efter reglerne, om kommunen ikke har ret til refusion, om det samlede resultat af tilsynet m.v.
Følgende vil fremgå af rapporten:
– hvor mange sager, der er udtaget til tilsyn,
– hvor mange sager, der er fejl i,
– hvor mange sager, der ikke er udtalt kritik i, og
– hvor mange sager, der er udgået af tilsynet.
Rapporten kan også indeholde forslag til forbedringer eller særlige fokusområder, hvor kommunen med fordel kan forbedre sagsgange, vurderinger m.v.
Til § 7, stk. 2
Er der undervejs i tilsynet konstateret mange fejl i kommunens sagsbehandling, kan direktoratet anmode om en nærmere redegørelse herfor, herunder hvordan den vil forbedre sagsbehandlingen.
Til § 7, stk. 4
Direktoratet kan ved dialogmøder komme med forslag til forbedringsområder og metoder i samspil med kommunen. Der kan også indgås et samarbejde om fx undervisningsmateriale om reglerne, udarbejdelse af checklister m.v.
Benchmarking og offentliggørelse af resultaterne af tilsynet
§ 8. Direktoratet offentliggør resultaterne af stikprøvekontrollen for de enkelte kommuner i en samlet benchmarkingrapport. Stk. 2. Direktoratet fastsætter en gang om året en målsætning for nedbringelse af kommunernes fejlniveau i tilsynssagerne. Dette sker første gang i 2007.
Til § 8, stk. 1
Direktoratet udarbejder efter tilsynsperioden en benchmarkingrapport med henblik på offentliggørelse. Rapporten indeholder en gennemgang af hovedresultaterne og en sammenligning af kommunerne, herunder hvor mange sager direktoratet har vurderet og særlige problemområder m.v.
Ved at offentliggøre resultaterne af tilsynet skabes der gennemsigtighed i kommunernes visitationspraksis. Der skabes også grundlag for sammenligning mellem de enkelte kommuner. En sammenligning kan medvirke til at ensarte kommunernes visitationspraksis, fordi rapporten viser forskellene i deres administration.
Rapporten kan indeholde forslag til forbedringsområder. Der kan være beskrevet praksis fra de kommuner, som har den laveste fejlprocent i tilsynet. For eksempel kan der indgå en gengivelse af deres forretningsgange til inspiration for andre. Ved at dele viden og erfaringer mellem kommunerne er der basis for at sikre sagsbehandling af høj kvalitet.
Direktoratet kan på baggrund af benchmarkingrapporterne følge udviklingen i hovedresultaterne og de enkelte kommuners resultater over tid.