Vejledning om nøgletal for alment byggeri m.v.
Karakter A
udgiverens juridiske XML. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Ikke selve loven: Vejledning
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/manual/mt/2008/56@2008-10-21/da
Vejledning om nøgletal for alment byggeri m.v.
Formålet med vejledningen er at give bygherrer, der skal etablere almene boliger, selvejende ungdomsboliger eller friplejeboliger, et overblik over deres rolle i forbindelse med brug og indsamling af nøgletal. Tilsvarende gælder for rådgivere og entreprenører i byggeriet, som vil blive mødt med krav om at fremvise nøgletal ved udvælgelsen. Formålet er endvidere at vejlede kommunalbestyrelserne om indholdet af deres tilsynsforpligtelser overfor bygherrer, der opfører de nævnte boligtyper. Vejledningen knytter sig til bekendtgørelse om støtte til almene boliger m.v. og bekendtgørelse om nøgletal for alment byggeri m.v. Vejledningen knytter sig desuden til hjælpeteksterne i Velfærdsministeriets informations- og forvaltningssystem BOSSINF-STB vedrørende nøgletal, som findes i bygherreklienten i BOSSINF-STB og ligger som et samlet dokument på Velfærdsministeriets hjemmeside www.vfm.dk. Regelsættet indeholder overordnet set to centrale krav. Dels et krav om, at rådgivere og entreprenører i alment byggeri skal lade deres præstationer i byggeprojektet evaluere af en uafhængig evaluator – dvs. få beregnet nøgletal for den konkrete opgave. Dels et krav om, at rådgiveren og entreprenøren skal fremvise resultatet af tidligere evalueringer - nøgletallene - til bygherren ved dennes udvælgelse af tilbudsgivere til en ny konkret opgave. Krav om evaluering og fremvisning af nøgletal ved udvælgelsen i alment byggeri svarer i vidt omfang til de krav, der er indført i det statslige byggeri med bekendtgørelse om nøgletal i statsbyggeri m.v. Fortolkningen af reglerne i denne vejledning er derfor så vidt mulig enslydende med fortolkningen i Erhvervs- og Byggestyrelsens vejledning om brug af nøgletal i statsbyggerier m.v., hvor reglerne er enslydende. Herudover kan henvises til Byggeriets Evaluerings Center, der har udgivet vejledningsmateriale vedrørende nøgletal i alment byggeri i form af brugermanualer. Når der i vejledningen henvises til ”bekendtgørelsen”, menes der bekendtgørelse om nøgletal for alment byggeri m.v. I bilag 1, 2 og 3 i bekendtgørelsen findes definitioner af nøgletal og oversigt over indsamling af samtlige nøgletalsoplysninger. Med ”udbudsdirektivet” menes Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Med ”tilbudsloven” menes lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, jf. lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007. I vejledningen henvises til ”skema A, B eller C”, hvormed menes ansøgningsskema A, B eller C, der indberettes til Velfærdsministeriets informations- og forvaltningssystem BOSSINF-STB efter reglerne i bekendtgørelse om støtte til almene boliger m.v. I vejledningen henvises til statuskoder i BOSSINF-STB, som angiver, hvor byggeprojektet befinder sig i støtteprocessen. I bilag 6 er der medtaget en oversigt over statuskoderne. I vejledningen anvendes endvidere en række begreber i overensstemmelse med betydningen af disse ved indberetningen af skema A, B og C i BOSSINF-STB. Når der i vejledningen således refereres til datoer for projektet, menes der datoer for byggearbejderne eller udførelsen af byggeriet. Eksempelvis refererer den forventede påbegyndelsesdato for projektet til den forventede påbegyndelse af byggearbejderne. Håndværkerudgifter refererer til den samlede entreprisesum.
I august 2003 offentliggjorde regeringen sin rapport ”Staten som bygherre – vækst og effektivisering i byggeriet”. Rapporten indeholder konkrete initiativer, der skal gøre det muligt for den statslige bygherre gennem sin tilrettelæggelse af byggeprocessen at bidrage til en udvikling af højere produktivitet og bedre kvalitet i byggeriet. I rapporten slås fast, at det er regeringens hensigt, at den byggepolitiske indsats skal bredes ud, så tilsvarende initiativer også kommer til at gælde for det almene byggeri. Et af initiativerne vedrører brugen af nøgletal. Krav herom blev for entreprenører indført i det statslige byggeri i 2004, og med den første nøgletalsbekendtgørelse for alment byggeri m.v. blev det udbredt til almene familie-, ungdoms- og ældreboliger, selvejende ungdomsboliger og friplejeboliger med offentlig støtte, der har fået tilsagn den 1. marts 2007 eller senere. Målet er, at nøgletal skal bidrage til et bedre og billigere byggeri til gavn for lejerne, der kan få en lavere husleje og mere kvalitet. Med virkning fra den 1. maj 2008 er der trådt en ny nøgletalsbekendtgørelse for alment byggeri m.v. i kraft. Hermed indføres der nøgletal for rådgivere, og der gennemføres en forenkling af nøgletalssystemet for entreprenører. Tilsvarende ændringer er samtidig gennemført i det statslige byggeri. I entreprenørnøgletalssystemet fastlægges der fem grundlæggende nøgletalsområder, som måler væsentlige forhold i en byggesag og dermed giver et billede af, hvordan sagen er forløbet. Det drejer sig om nøgletal vedrørende overholdelse af tidsfrister, kvalitet i byggeprocessen målt ved antallet af mangler, arbejdsmiljø målt ved antallet af arbejdsulykker, prisniveau og prisændringer i udførelsen samt bygherrens kundetilfredshed. Der indsamles nøgletalsoplysninger vedrørende alle de nævnte områder – i alt ni nøgletal. Imidlertid vedrører nøgletallene for entreprenører – i alt seks nøgletal – alene fire af de nævnte områder, idet nøgletal vedrørende prisniveau og prisændringer i udførelsen – i alt tre nøgletal – kun beregnes for det samlede byggeprojekt. Nøgletal for entreprenører gennemgås i kapitel 3. Rådgivernøgletal vedrører derimod alene bygherrens kundetilfredshed, men er opdelt på i alt femten enkeltnøgletal. Nøgletal for rådgivere gennemgås i kapitel 2. Nøgletalssystemet er tilpasset de særlige krav, der gælder for det støttede boligbyggeri, og adskiller sig derfor på nogle punkter fra det system, der kendes fra det statslige byggeri. For at skabe et billigt og effektivt system med den mindst mulige administrative belastning af rådgiveren, entreprenøren og bygherren har det været afgørende, at der blev taget hensyn til den eksisterende organisering af en støttesag med Velfærdsministeriets informations- og forvaltningssystem BOSSINF-STB som et centralt omdrejningspunkt. Byggesagens parter er således i forvejen forpligtet til at indberette en række oplysninger om støttesagen som forudsætning for tilsagnsgivning samt finansiering af byggeriet og udbetalingen af offentlig støtte på forskellige tidspunkter i byggeprocessen. Dette udnyttes i forbindelse med indberetning af nøgletalsoplysningerne. Der genbruges en række af de allerede indberettede oplysninger i forbindelse med nøgletalsoplysningerne, så ny indberetning undgås. Der er som altovervejende hovedregel tale om de samme nøgletal i det statslige og i det almene nøgletalssystem. For entreprenørnøgletal gælder dog, at der i enkelte tilfælde ikke er tale om samme nøgletal som i det statslige system, men om kompatible nøgletal. Det indebærer, at nøgletal, der er indsamlet efter reglerne i det statslige system, altid kan bruges ved udvælgelse i en almen byggesag og omvendt. Brug af nøgletal har flere gode perspektiver for såvel bygherre, rådgiver som entreprenør og ikke mindst kommunalbestyrelsen eller regionsrådet, der i det almene byggeri udvælger bygherren. Formålet med brug af nøgletal er efter bekendtgørelsens § 1 at fremme kvalitet og effektivitet i byggeriet og dermed 1) at give bygherrerne bedre mulighed for at udvælge de mest velegnede tilbudsgivere til løsning af en opgave, 2) at give bygherrer, rådgivere og entreprenører bedre mulighed for at sammenligne sig med hinanden med hensyn til såvel byggeprocessen som produktet (det færdige byggeri), 3) at give kommunalbestyrelsen eller regionsrådet bedre mulighed for at vælge den mest effektive bygherre til et alment byggeprojekt, og 4) at sikre større gennemsigtighed. Konkurrencen i byggeriet er i dag præget af manglende gennemsigtighed i forholdet mellem pris og kvalitet, hvorfor konkurrence om byggeopgaver ofte er karakteriseret ved ren priskonkurrence. Krav om fremvisning af nøgletal tager udgangspunkt i bygherrens behov for at vurdere sine samarbejdspartnere. Bygherren har med en aktiv anvendelse af nøgletallene mulighed for at vurdere tilbudsgivernes kompetencer i byggeprocessen på et gennemsigtigt og sammenligneligt grundlag. På den måde får bygherren større sikkerhed for at opnå en tilfredsstillende byggeproces. Nøgletal giver endvidere bygherren øget mulighed for at benchmarke sig selv og sin bygherrerolle. Der vil være mulighed for at måle byggeprojektet i forhold til eventuelle benchmarks, som bygherren har opstillet for projektet. Når der er målt et vist antal byggeprojekter, vil bygherren endvidere kunne sammenligne en konkret byggesag med bygherrens øvrige sager på de områder, som nøgletallene omfatter. Endelig vil nøgletal være et værdifuldt redskab for både bygherre, rådgiver og entreprenør til at sammenligne sig selv med andre og lære af deres stærke og svage sider – og handle derefter. Efterhånden som nøgletallene udbredes i det almene byggeri, kan det forventes, at kommunerne - som den part, der giver tilsagn om støtte til et alment byggeprojekt og i mange tilfælde udvælger bygherren efter en åben konkurrence - vil bruge nøgletal til at vælge den mest effektive bygherre til et nyt alment byggeprojekt. Nøgletallene fortæller også i høj grad noget om bygherren, eksempelvis hvor god bygherren er til at styre byggesagen og gennemføre et mangelfrit byggeri. I regeringens byggepolitiske handlingsplan ”Bedre og billigere byggeri” fra maj 2007 lægges der op til, at statslige og almene bygherrer skal indsamle nøgletalsoplysninger for deres egen præstation i en byggesag. Sigtet er at supplere ovennævnte nøgletal, som retter sig mod byggeprocessen, med nøgletal, der retter sig mod produktet (det færdige byggeri), eksempelvis i form af brugertilfredshed (beboerne). Dette arbejde er igangsat, og bygherrenøgletal i det almene byggeri påregnes – parallelt med det statslige byggeri – indført ved en ændring af bekendtgørelsen i foråret 2009. Efter aftale med de almene og statslige bygherrer samt med byggeriets parter er der igangsat et arbejde med at revidere entreprenørnøgletal med henblik på en ændring af systemet, der efter planen ligeledes i foråret 2009 kan indføres i såvel det almene som statslige byggeri ved en ændring af bekendtgørelsen.
Nøgletalssystemet for rådgivere og entreprenører indeholder overordnet set to centrale krav, som kan sammenfattes til dels et krav om fremvisning af nøgletal ved bygherrens udvælgelse af tilbudsgivere, der først træder i kraft den 1. oktober 2009, dels et krav om indsamling af nøgletalsoplysninger under byggeprocessen med henblik på beregning af nøgletal ved opgavens afslutning, der har været i kraft siden den 1. marts 2007. Nøgletalssystemet er kendetegnet ved digital indberetning, decentral validering og åbenhed om præstationerne. Krav om fremvisning af nøgletal ved udvælgelsen Med henblik på bygherrens udvælgelse af såvel rådgivere som entreprenører til en konkret almen byggeopgave skal tilbudsgivere fra den 1. oktober 2009 fremlægge nøgletal for tidligere gennemførte opgaver (evalueringer) inden for de seneste tre år, hvis byggeprojektet og den konkrete opgave overstiger bagatelgrænserne. For rådgiveren gælder det nøgletal om kundetilfredshed. For entreprenøren gælder det nøgletal vedrørende overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker og kundetilfredshed. Konkret betyder det, at tilbudsgiver skal aflevere nøgletal for udvalgte evalueringer, så bygherren kan se tilbudsgivers præstationer i tidligere gennemførte evalueringer inden for de seneste tre år (”faktablad”). Hvis tilbudsgiver har fået evalueret mindst tre tidligere opgaver inden for de seneste tre år, skal tilbudsgiver desuden aflevere oplysninger om tilbudsgivers gennemsnitlige præstation i tidligere gennemførte evalueringer – gennemsnit vægtet med rådgiverhonorarets hhv. entreprisesummens størrelse (”karakterbog”). Krav om indsamling af nøgletalsoplysninger under byggeprocessen For tilsagn, der gives fra den 1. marts 2007, skal der indsamles oplysninger under byggeprocessen Den 1. marts 2007 var ikrafttrædelsestidspunktet for den første nøgletalsbekendtgørelse for alment byggeri m.v. Oplysningerne indberettes af bygherren til Velfærdsministeriets indberetningssystem BOSSINF-STB og en ekstern uafhængig evaluator. De indberettede oplysninger anvendes til at beregne nøgletal for rådgivningsopgaven henholdsvis entrepriseopgaven (evaluering). På baggrund af de indberettede oplysninger beregnes ved opgavens afslutning nøgletal for rådgivningsopgaven henholdsvis entrepriseopgaven. Nøgletallene skal beregnes af en uafhængig evaluator. Evaluator udarbejder på baggrund af nøgletallene et ”faktablad” for opgaven og opdaterer en eventuel ”karakterbog” til rådgiveren henholdsvis entreprenøren. Rådgiveren og entreprenøren skal herefter fremlægge ”faktablad” og ”karakterbog” omfattende evaluerede opgaver inden for de seneste tre år, næste gang virksomheden byder på en opgave. Digital indberetning Ansvaret for at indsamle og indberette nøgletalsoplysningerne er bygherrens, som har pligt til digitalt indberetning via BOSSINF-STB henholdsvis til en ekstern, uafhængig evaluator, som rådgiveren henholdsvis entreprenøren vælger. Indsamlingen af oplysninger sker dog i samarbejde med rådgiveren henholdsvis entreprenøren. I praksis vil bygherren have størstedelen af oplysningerne dokumenteret i byggesagen, uden at skulle kontakte rådgiveren eller entreprenøren, som led i støttesagens behandling eller som led i bygherrens egne administrative rutiner. Det er bygherrens ansvar at få stillet de korrekte krav til rådgiveren og entreprenøren, så parterne får pligt til at medvirke i evalueringen. Decentral validering Nøgletallene er de samme eller kompatible med dem, som kendes fra det statslige byggeri, og der vil være den samme validitet i oplysningerne. Nøgletalsoplysninger for entreprenører undergår en særlig kvalitetssikring gennem en godkendelsesprocedure, der indebærer, at entreprenøren får lejlighed til at gøre indsigelse mod de oplysninger, som anvendes til beregning af nøgletal, inden bygherren indberetter dem til BOSSINF-STB. Hvis parterne ikke er enige om oplysningerne, vil de ikke indgå i evalueringen. I stedet vil der blive et ”blankt felt” ud for oplysningen, som vil gå igen i oversigten over entreprenørens præstation i den konkrete entreprise, ”faktabladet”, ligesom det vil gå igen i oversigten over bygherrens præstation i den konkrete byggesag, ”faktablad for projektet”. Byggesagen vil heller ikke indgå i gennemsnitsberegningen af det konkrete nøgletal i oversigten over entreprenørens gennemsnitlige præstation i tidligere evaluerede entrepriser, ”karakterbogen for entreprenøren”. Nøgletalsoplysninger for rådgiveren forelægges ikke rådgiveren til udtalelse. Åbenhed om præstationer Nøgletalssystemet for rådgivere og entreprenører er baseret på størst mulig åbenhed om oplysningerne. Kun med gennemsigtighed omkring rådgivernes, entreprenørernes og bygherrernes præstationer vil nøgletal blive et centralt redskab til at effektivisere byggeriet og derigennem hæve produktivitet og kvalitet. Nøgletallene offentliggøres på Byggeskadefondens hjemmeside. I nedenstående tidslinjen vises de vigtigste hændelser i en støttesag. Under linjen er angivet de aktiviteter, som følger af kravene om nøgletal for såvel rådgivere som entreprenører, med henvisning til de relevante afsnit. I afsnit 6 er der desuden en oversigt over de væsentligste forhold, byggesagens aktører skal være opmærksomme på i forbindelse med brug og indsamling af nøgletal.
Bekendtgørelsens §§ 2-4 fastsætter anvendelsesområdet for brug af nøgletal i forbindelse med udvælgelse af tilbudsgivere og indsamling af nøgletal i forbindelse med selve byggeprocessen og gennemgås nedenfor. Der er kun krav om nøgletal for byggeprojekter og rådgivningsopgaver henholdsvis entrepriseopgaver over en bagatelgrænse, jf. afsnittene 1.3.5 og 1.3.6. For at fremme kvalitet og effektivitet i det almene byggeri vil det dog være en fordel for alle byggeriets aktører, at flest mulige rådgivere og entreprenører deltager i evaluering og får nøgletal til brug for udvælgelse. Hvis byggeprojektet er under bagatelgrænsen Hvis byggeprojektet er under bagatelgrænsen, kan bygherren vælge at lade projektet evaluere efter reglerne og dermed forpligte rådgiveren henholdsvis entreprenøren til at indsamle og aflevere oplysninger. Hvis rådgivningsopgaven eller entrepriseopgaven er under bagatelgrænsen Hvis den konkrete rådgivningsopgave eller entrepriseopgave er under bagatelgrænsen kan bygherren og rådgiveren henholdsvis entreprenøren tilsvarende aftale at lade opgaven evaluere via indberetning i BOSSINF-STB, hvis byggeprojektet i øvrigt er omfattet af evaluering. Frivillig evaluering af byggeprojektet eller rådgivningsopgaven henholdsvis entrepriseopgaven via indberetning i BOSSINF-STB forudsætter, at kommunalbestyrelsen er indforstået med indberetning af nøgletalsoplysninger i BOSSINF-STB.
Bekendtgørelsen gælder for de boligtyper, der er nævnt i bekendtgørelsens § 2, og som har fået tilsagn om støtte den 1. maj 2008 eller senere. Det bemærkes dog, at den tidligere bekendtgørelse nr. 136 af 9. februar 2007 om nøgletal for alment byggeri m.v. har indført krav om indsamling af nøgletalsoplysninger for entreprenører i byggeri med tilsagn den 1. marts 2007 eller senere. De omfattede boligtyper er: - Almene familie-, ungdoms- og ældreboliger tilvejebragt ved nybyggeri, på- og tilbygning til den almene boligafdelings ejendom eller ombygning med støtte efter § 115 i lov om almene boliger m.v. - Selvejende ungdomsboliger tilvejebragt ved på- eller tilbygning til den eksisterende selvejende ungdomsboliginstitutions ejendom med støtte efter § 117 i loven. De nævnte boliger er selvejende ungdomsboliger omfattet af reglerne i boligbyggeriloven. - Friplejeboliger tilvejebragt ved nybyggeri eller ved gennemgribende ombygning af eksisterende ejendomme med støtte efter § 10, stk. 1, i lov om friplejeboliger. Ved såvel almene plejeboliger som friplejeboliger forstås ældreboliger, hvor der til den samlede bebyggelse hører servicearealer for personer med behov for omfattende service og pleje efter lov om social service. Ved etablering af plejeboliger kræves alene indsamlet nøgletal for den del, som vedrører ældreboligerne og ikke for servicearealerne. Sammenfattende gælder bekendtgørelsen således for byggeprojekter, der skal indberettes til BOSSINF-STB, herunder projekter etableret ved ombygning, men undtaget renoveringsprojekter vedrørende eksisterende ungdomsboliger med støtte efter § 100 i almenboligloven, støttede private ungdomsboliger samt de nævnte servicearealer. Øvrige renoveringsarbejder m.v., herunder arbejder med støtte fra Landsbyggefonden, er ikke omfattet. Evaluering af andre byggerier end de nævnte, eksempelvis evaluering af kommunalt eller privat byggeri, må altid foregå i andet regi end BOSSINF-STB. Ældreboligbyggeri, hvor kommunen er bygherre, er omfattet af bekendtgørelsen.
Ved etablering af almene boliger udpeger kommunalbestyrelsen som hovedregel bygherren efter en åben konkurrence. Bygherren kan derfor være forskellig fra driftsherren (den boligorganisation, der som ejer skal drive byggeriet efter opførelsen). Dette vil eksempelvis være tilfældet, hvis en privat bygherre får tildelt opgaven. Bygherrekredsen i alment byggeri kan være: - en almen boligorganisation - en selvejende almen ungdoms- eller ældreboliginstitution - en forretningsførerorganisation - et alment andelsselskab - anden privat professionel bygherre Kommunalbestyrelsen kan selv være bygherre ved etablering af kommunale eller regionale ældreboliger. Ved etablering af friplejeboliger vil bygherren være den certificerede friplejeboligleverandør for den pågældende bebyggelse.
Bekendtgørelsen omhandler nøgletal for rådgivere og entreprenører. Ved rådgiver forstås ifølge bekendtgørelsens § 5, stk. 2, den arkitektvirksomhed, rådgivende ingeniørvirksomhed eller lignende, som bygherren har indgået aftale med om udførelse af en rådgivningsopgave om projektering, byggeledelse eller fagtilsyn i tilknytning til byggeri. Reglerne gælder således for arkitekter, konstruktionsingeniører, installationsingeniører og øvrige, blot der er tale om udførelse af projektering, byggeledelse eller fagtilsyn i tilknytning til et byggeprojekt. Reglerne gælder for både totalrådgivning og delt rådgivning. Dermed er hverken rådgivere, som har kontrakt med en totalentreprenør i totalentreprisekontrakter, eller underrådgivere omfattet af kravene. For så vidt angår ”partneringaftaler” gælder kravene alene de rådgivere, som indgår aftale med bygherren. Projektering, byggeledelse og fagtilsyn Bekendtgørelsen gælder for projektering, byggeledelse eller fagtilsyn, som udføres i tilknytning til et byggeri. Eksempler på disse ydelser kan findes i Danske Arkitektvirksomheder og Foreningen af Rådgivende Ingeniørers ydelsesbeskrivelser ”Byggeri og Planlægning” fra 2006. Der kan også hentes vejledning i Erhvervs- og Byggestyrelsens Bygherrevejledning fra 2008, hvor del 7 primært beskriver projektering. Bekendtgørelsen gælder ikke for: - Bygherrerådgivning - Projektering før tilsagn til byggeriet – skema A - Rådgivningsydelser, der ikke har forbindelse med selve byggeriet, eksempelvis rådgivning om indkøb af inventar og drift - Projektering af anlæg, herunder veje, parker, haver og stier, heller ikke hvor sådanne arbejder udføres i tilknytning til byggeriet. Udbudsdirektivets bestemmelser om blandede aftaler og accessoriske ydelser gælder. Bekendtgørelsen gælder således kun, hvis aftalens hovedgenstand kan siges at være projektering, byggeledelse eller fagtilsyn. Rammeaftaler Udbydes rådgivningen via rammeaftaler, fritager dette ikke bygherren for sin pligt til at efterspørge nøgletal, når der afholdes udbud af rammeaftaler, der overstiger bagatelgrænserne. Der skal således afleveres nøgletal i forbindelse med udvælgelsen af tilbudsgivere, når der afholdes udbud af rammeaftaler, der overstiger bagatelgrænserne. Der skal derimod ikke afleveres nøgletal ved tildeling af den konkrete rådgivningsopgave, når tildeling af opgaven sker ved træk på rammeaftalen. Der skal indsamles nøgletalsoplysninger under byggeprocessen for hver enkel rådgivningsopgave under rammeaftalen, der overstiger bagatelgrænsen på 150.000 kr. ekskl. moms.
Ved entreprenør forstås ifølge bekendtgørelsens § 5, stk. 3, den udførende virksomhed, som bygherren har indgået aftale med om udførelse af en entrepriseopgave i tilknytning til byggeri. Både en entreprenørvirksomhed og en håndværksmester anses som udførende. Reglerne gælder både for fagentreprise, storentreprise, hovedentreprise og totalentreprise. Dermed er underentreprenører ikke omfattet af kravene. For så vidt angår ”partneringaftaler” gælder reglerne for de entreprenører, som indgår kontrakt med bygherren om udførelse af byggeopgaven. Der foretages kun én evaluering pr. entreprisekontrakt, uanset om denne kontrakt indeholder forskellige typer af entrepriseopgaver. Entrepriseopgave Ved udførelse af en entrepriseopgave forstås udførelse af byggearbejder, som indeholdt i begrebet ”bygge- og anlægsarbejder” i artikel 1, stk. 2, litra b), jf. bilag I, i udbudsdirektivet. I entreprisekontrakter, hvor der også indgår tjenesteydelser, kræves alene nøgletal for den del, som vedrører byggearbejderne og ikke tjenesteydelsen. Udbudsdirektivets bestemmelser om blandede aftaler og accessoriske ydelser gælder. Bekendtgørelsen gælder således kun, hvis byggearbejderne kan siges at være aftalens hovedgenstand. Bekendtgørelsen gælder ikke for: - Entrepriser vedrørende anlægsopgaver - Byggearbejder, hvis aftalens hovedgenstand er en tjenesteydelse - Rene (bygherre) leverancer (leverancer, der indeholder montering på byggepladsen, er omfattet) - Entrepriser vedrørende nedrivnings- og stilladsopgaver og kortvarige opgaver som eksempelvis diamantskæring Rammeaftaler Udbydes byggearbejderne via rammeaftaler fritager dette ikke bygherren for sin pligt til at efterspørge nøgletal, når der afholdes udbud af rammeaftaler, der overstiger bagatelgrænserne. Der skal således afleveres nøgletal i forbindelse med udvælgelsen af tilbudsgivere, når der afholdes udbud af rammeaftaler, der overstiger bagatelgrænserne. Der skal derimod ikke afleveres nøgletal ved tildeling af den konkrete entrepriseopgave, når tildeling af opgaven sker ved træk på rammeaftalen. Der skal indsamles nøgletalsoplysninger under byggeprocessen for hver enkel entrepriseopgave under rammeaftalen, der overstiger 300.000 kr. ekskl. moms.
Reglerne om nøgletal for rådgivere ved udvælgelse og nøgletalsindsamling under byggeprocessen (evaluering) gælder, hvis kravene til bygherren om annoncering efter tilbudsloven eller kravene om udbud efter udbudsdirektivet gælder, jf. § 3, stk. 1. Nøgletallene er således tænkt ind som et element i den udvælgelse, som alligevel skal foretages som følge af annonceringspligten eller udbudspligten. Ved reglernes ikrafttræden er der som udgangspunkt annonceringspligt, hvis det samlede anslåede honorar til rådgivning er større end 500.000 kr. ekskl. moms. Dog er eksempelvis delkontrakter om tjenesteydelser undtaget udbudsdirektivet i medfør af direktivets artikel 9, stk. 5 a, undtaget annonceringspligt, jf. § 15 a, stk. 3, i tilbudsloven. Bestemmelsen omfatter delkontrakter, hvis anslåede værdi ekskl. moms er under 80.000 EUR, forudsat at den samlede værdi af disse delkontrakter ikke overstiger 20 pct. af delkontrakternes samlede værdi. Aktuelle tærskelværdier kan ses på Konkurrencestyrelsens hjemmeside www.ks.dk. Det betyder konkret, at reglerne om nøgletal gælder, hvis bygherren vurderer, at det samlede anslåede honorar til rådgivere overstiger 500.000 kr. ekskl. moms, medmindre der er tale om en af de nævnte delkontrakter. Undtagelsen for visse delkontrakter er baggrunden for, at der ikke kan fastsættes en konkret beløbsgrænse for reglernes anvendelse, da der i så fald vil kunne opstå en situation, hvor der kræves nøgletal, men hvor bygherren ikke i øvrigt er forpligtet til at annoncere eller udbyde ydelsen, og der ikke i øvrigt skal ske en udvælgelse. Hvis bygherren ønsker at bruge flere forskellige virksomheder i tilknytning til en konkret byggeopgave (delt rådgivning) er det den samlede værdi af kontrakterne, der skal overstige beløbsgrænsen på 500.000 kr. ekskl. moms. Det bestemmes på byggeriets tilsagnstidspunkt med skema A indberetningen, om et projekt er omfattet af reglerne om nøgletal for rådgivere ved udvælgelse, og om der skal indsamles nøgletalsoplysninger for de tilknyttede rådgivere (evaluering). På skema A skal bygherren således via afkrydsning i BOSSINF-STB angive, om bygherren vurderer, at projektet er omfattet af kravene om annoncering efter tilbudsloven eller kravene om udbud efter udbudsdirektivet og således er omfattet af reglerne om nøgletal for rådgivere. Selvom bygherren vurderer, at værdien af det samlede anslåede honorar til rådgivere overstiger 500.000 kr. ekskl. moms, skal bygherren kun efterspørge nøgletal til udvælgelsen for en konkret rådgivningsopgave , hvis bygherren vurderer, at den anslåede værdi overstiger 150.000 kr. ekskl. moms, jf. § 3, stk. 2. Bygherren skal endvidere kun indsamle nøgletalsoplysninger under byggeprocessen for en konkret rådgiveropgave (evaluering), hvis værdien af kontrakten udgør mere end 150.000 kr. ekskl. moms, jf. § 3, stk. 3. Bygherren skal i udbudsmaterialet gøre opmærksom på, at den pågældende rådgiveropgave skal evalueres, hvis den tilbudte kontraktsum overstiger 150.000 kr. ekskl. moms. Når bygherren har indgået kontrakt med en rådgiver, indberettes rådgiveren i BOSSINF-STB, dog tidligst sammen med de øvrige oplysninger, som indberettes i forbindelse med ansøgningen om tilsagn til byggeriet (skema A). Samtidig med indberetningen af rådgiveren indberettes rådgiverhonoraret. Overstiger det indberettede honorar 150.000 kr. ekskl. moms (187.500 kr. inkl. moms) skal der indberettes nøgletalsoplysninger i BOSSINF-STB, medmindre rådgiveren udfører en opgave, som ikke er omfattet af bekendtgørelsen, jf. afsnit 1.3.3. Eksempel: En bygherre søger om tilsagn til et alment byggeprojekt. Bygherren vurderer på tidspunktet for indberetningen af skema A, at det samlede anslåede honorar til rådgivere vil udgøre 800.000 kr. ekskl. moms, og at projektet er omfattet af kravet om annonceringspligt efter tilbudsloven. Bygherren forventer at udbyde to rådgivningsopgaver i løbet af byggesagen. Bygherren forventer på udbudstidspunktet, at - rådgivningsopgave nr. 1 vil have et rådgiverhonorar på 700.000 kr. ekskl. moms. - rådgivningsopgave nr. 2 vil have et rådgiverhonorar på 100.000 kr. ekskl. moms. Da bygherren ved skema A indberetningen forventer, at projektet er omfattet af kravet om annonceringspligt efter tilbudsloven, betyder det, at projektet er underlagt krav om nøgletalsevaluering af rådgiverne. Bygherren skal ved udvælgelse stille krav om aflevering af nøgletal for rådgivningsopgave nr. 1, da bygherren forventer, at den vindende rådgivers honorar vil overstige 150.000 kr. ekskl. moms. Bygherren skal endvidere i udbudsmaterialet til begge opgaver gøre opmærksom på, at rådgiveropgaven skal evalueres, hvis det konkrete rådgiverhonorar overstiger 150.000. kr. ekskl. moms, da der i givet fald skal være taget højde for dette i tilbudsprisen. Efter afsluttet udbud indgår bygherren kontrakt med to rådgivere, og kontraktsummerne udgør for begge rådgivere det, som bygherren forventede, det vil sige hhv. 700.000 kr. ekskl. moms og 100.000 kr. ekskl. moms. Da rådgiver nr. 1 har en kontraktsum, som overstiger 150.000 kr. ekskl. moms, svarende til det forventede rådgivningshonorar som indberettes samtidig med rådgiveren i BOSSINF-STB, skal denne rådgiver evalueres og medvirke til at aflevere nøgletalsoplysninger under byggeprocessen. Det gælder uanset, om rådgiveren vælger at lade en del af arbejdet udføre af en underrådgiver. Underrådgivere skal ikke evalueres. Rådgiver nr. 2 er fritaget for kravet om evaluering, da kontraktsummen ligger under 150.000 kr. ekskl. moms. Rådgiveren vil imidlertid gerne evalueres frivilligt, hvilket rådgiveren aftaler med bygherren, som indberetter dette i BOSSINF-STB samtidig med indberetning af rådgiveren. Hvis kontraktsummen for rådgiver 2 efter tilbudsafgivelsen oversteg 150.000 kr. ekskl. moms skulle rådgiveren medvirke til evaluering.
Reglerne om nøgletal for entreprenører ved udvælgelse og nøgletalsindsamling under byggeprocessen (evaluering) gælder for byggeprojekter, hvis samlede anslåede entreprisesum overstiger 5 mio. kr. ekskl. moms, jf. § 4, stk. 1. Selvom bygherren vurderer, at værdien af den samlede anslåede entreprisesum overstiger 5 mio. kr. ekskl. moms, skal bygherren kun efterspørge nøgletal til udvælgelsen for en konkret entrepriseopgave , hvis bygherren vurderer, at denne vil overstige 1,5 mio. kr. ekskl. moms, jf. § 4, stk. 2. Ligeledes skal kun en konkret entrepriseopgave på mere end 300.000 kr. ekskl. moms evalueres under byggeprocessen, det vil sige, der skal indsamles nøgletalsoplysninger, jf. § 4, stk. 3. Byggeriets tilsagnstidspunkt Det bestemmes på byggeriets tilsagnstidspunkt med skema A indberetningen, om et støttet byggeri er omfattet af bekendtgørelsen. Projektets samlede anslåede entreprisesum opgøres som de samlede håndværkerudgifter indberettet på skema A. Overstiger de samlede håndværkerudgifter godkendt på skema A, således 5 mio. kr. ekskl. moms (6,25 mio. kr. inkl. moms), er byggeprojektet omfattet af reglerne. Hvis bygherren forventer, entreprisen overstiger 1,5 mio. kr. ekskl. moms, skal bygherren efterspørge nøgletal til brug for udvælgelsen, og bygherren skal efterfølgende i udbudsmaterialet gøre opmærksom på, at den pågældende entreprise skal evalueres, hvis den tilbudte kontraktsum overstiger 300.000 kr. ekskl. moms. I praksis vil bygherren således i forbindelse med udvælgelsen til den konkrete entreprise mellem tilsagn (skema A) og påbegyndelse (skema B) skulle vurdere, om en entreprise forventes at overstige 1,5 mio. kr. ekskl. moms. Byggeriets påbegyndelsestidspunkt Det bestemmes på byggeriets påbegyndelsestidspunkt med skema B indberetningen, om en entreprise skal evalueres. Overstiger entreprisens forventede entreprisesum - svarende til den indgåede kontraktsum, som indberettes på skema B - 300.000 kr. ekskl. moms (375.000 kr. inkl. moms), skal entreprisen evalueres, det vil sige, der skal indsamles nøgletalsoplysninger. Eksempel: Et alment byggeprojekt med samlede forventede håndværkerudgifter (samlet entreprisesum) på 6 mio. kr. ekskl. moms godkendt på skema A udbydes i tre fagentrepriser. Bygherren forventer på udbudstidspunktet, at - fagentreprise nr. 1 vil have en entreprisesum på 4.350.000 kr. ekskl. moms - fagentreprise nr. 2 vil have en entreprisesum på 1.400.000 kr. ekskl. moms - fagentreprise nr. 3 vil have en entreprisesum på 250.000 kr. ekskl. moms. Da byggeprojektets samlede håndværkerudgifter godkendt på skema A overstiger 5 mio. kr. ekskl. moms, betyder det, at projektet er underlagt krav om nøgletalsevaluering. Bygherren skal ved udvælgelse stille krav om aflevering af nøgletal for fagentreprise nr. 1, da bygherren forventer entreprisesummen overstiger 1.500.000 kr. ekskl. moms. For fagentreprise nr. 2 og 3 skal bygherren derimod ikke stille krav herom. Bygherren skal endvidere i udbudsmaterialet til de 3 entrepriser gøre opmærksom på, at entrepriseopgaven skal evalueres, hvis den konkrete entreprisesum overstiger 300.000 kr. ekskl. moms, da der i givet fald skal være taget højde for dette i tilbudsprisen. Efter afsluttet udbud indgår bygherren kontrakt med tre entreprenører, og kontraktsummerne udgør for fagentreprise nr. 1 og nr. 2 de entreprisesummer, som bygherren forventede, det vil sige hhv. 4,35 mio. kr. ekskl. moms og 1,4 mio. kr. ekskl. moms, mens kontraktsummen for fag-entreprise nr. 3 udgør 310.000 kr. ekskl. moms. Da alle tre fagentrepriser har kontraktsummer, som overstiger 300.000 kr. ekskl. moms, svarende til den forventede entreprisesum indberettet på skema B, skal alle tre entrepriser evalueres og aflevere nøgletalsoplysninger under byggeprocessen. Det gælder uanset, om den enkelte entreprenør vælger at lade en del af arbejdet udføre af en underentreprenør. Underentreprenører skal ikke evalueres. Havde kontraktsummen for fagentreprise nr. 3 udgjort 250.000 kr. ekskl. moms, som oprindeligt forventet af bygherren, var denne forventede entreprisesum indberettet på skema B, og entreprisen ville hermed være fritaget for krav om evaluering.
Hvis bygherren vurderer, at værdien af det samlede anslåede honorar ekskl. moms til rådgivning medfører pligt til annoncering efter tilbudsloven eller udbud efter udbudsdirektivet, stiller bekendtgørelsen krav til bygherren om at kræve nøgletal til brug for udvælgelsen af tilbudsgivere. Bygherren skal dog kun forlange nøgletal til brug for udvælgelse af tilbudsgivere til den enkelte rådgivningsopgave/-kontrakt, hvis bygherren vurderer, at rådgiverhonoraret vil overstige 150.000 kr. ekskl. moms. Krav om nøgletal for rådgivere ved udvælgelse gælder fra den 1. oktober 2009, jf. bekendtgørelsens § 17, stk. 1. Nøgletallene er således et element i bygherrens annonceringspligt efter tilbudsloven eller udbudspligt efter udbudsdirektivet, hvor nøgletallene efter bekendtgørelsens ordlyd skal anvendes i udbudsprocessen til brug for udvælgelsen af tilbudsgivere - og dette skal fortolkes inden for rammerne af de udbudsretlige regler og principper som fastsat i udbudsdirektivet og tilbudsloven. Nedenfor skitseres de to faser i udbudsprocessen - udvælgelsesfasen og tildelingsfasen - med efterfølgende angivelse af, hvor i udbudsprocessen og hvordan bygherren generelt vurderes at kunne anvende nøgletal. De konkrete anvendelsesmuligheder for nøgletal i udvælgelsen vil dog afhænge af den anvendte udbudsform og af hvilket regelsæt, der skal anvendes på den pågældende opgave. Anvendelsesmulighederne vil også afhænge af, om der er tale om nøgletal som led i udvælgelsen af rådgivere til en tjenesteydelse eller entreprenører til en bygge- og anlægsopgave. Bygherren bør være særlig opmærksom på, at udbudsdirektivet i relation til dokumentationskrav skelner mellem tjenesteydelseskontrakter og bygge- og anlægskontrakter. Udvælgelsesfasen og tildelingsfasen Uanset udbudsform skal bygherren altid skelne mellem udvælgelsesfasen og tildelingsfasen i en udbudsproces. I udvælgelsesfasen skal bygherren vurdere tilbudsgivernes generelle egnethed til at afgive tilbud på den konkrete opgave. Her tages stilling til virksomhedens personlige forhold, samt om virksomheden har de nødvendige økonomiske/finansielle samt tekniske/faglige evner, som kræves i opgaven. Bygherren kan til brug herfor opstille dokumentationskrav til virksomhedens egnethed, herunder opstille mindstekrav/-niveau(er) , der er relateret til dokumentationen, eller bygherren kan opstille objektive og ikke-diskriminerende kriterier - prækvalifikationskriterier - som grundlag for at begrænse antallet af virksomheder, der bliver opfordret til at afgive tilbud (prækvalifikation eller udvælgelse i udvælgelsen). Kriterierne kan relatere sig til dokumentationskravene, men kan også relatere sig til andre forhold og dermed anden dokumentation. Bygherren vil være forpligtet til at tage samtlige tilbud, som opfylder et fastsat dokumentationskrav, i betragtning, såfremt der ikke er opstillet mindstekrav eller i øvrigt er opstillet kriterier med henblik på at begrænse antallet af virksomheder, som bliver opfordret til at afgive tilbud (udvælgelse i udvælgelsen). I tildelingsfasen skal bygherren vurdere de indkomne tilbud for at beslutte, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten. Her tages stilling til forhold, der relaterer sig til selve opgaven og til tilbudene. Til brug herfor kan bygherren opstille krav til tilbuddet (dokumentationskrav). Oplysningerne indgår i så fald som en del af udbudsbetingelserne, således at tilbud, der ikke ledsages af den krævede dokumentation, frasorteres af bygherren. Der vil ikke kunne opstilles mindstekrav til oplysningerne i denne forbindelse. Bygherren vurderer altid tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet ”laveste pris” eller ”det økonomisk mest fordelagtige bud”, hvor sidstnævnte skal være udmøntet i en række underkriterier. Der foretages som udgangspunkt altid en bedømmelse af virksomhedernes generelle egnethed, før der foretages en vurdering af tilbuddene ud fra tildelingskriterierne. Dette gælder, uanset om udbuddet foretages efter udbudsdirektivet eller tilbudsloven, og uanset om selve udbudsformen er opdelt i to tidsmæssigt adskilte faser, som eksempelvis et begrænset udbud efter udbudsdirektivet, eller ikke er faseopdelt, som eksempelvis et offentligt udbud efter udbudsdirektivet. Den omstændighed, at bygherren skal vurdere forskellige forhold i udvælgelsesfasen og tildelingsfasen medfører, at de kriterier, som anvendes i faserne, skal være forskellige. Bygherren må ikke genbruge udvælgelseskriterier som tildelingskriterier eller i øvrigt blande udvælgelses- og tildelingskriterier sammen. Faser i udbudsprocessen Udvælgelsesfasen Dokumentationskrav Mindstekrav Prækvalifikationskriterier (udvælgelse i udvælgelse) Tildelingsfasen Krav til tilbuddet/kontraktens genstand (dokumentationskrav) Tildelingskriterier Nærmere vejledning om de udbudsretlige regler og principper i forbindelse med udbud af tjenesteydelser, herunder udvælgelses- og tildelingsfasen, findes i Konkurrencestyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne samt Konkurrencestyrelsens vejledning om annonceringspligt. Vejledningerne findes på Konkurrencestyrelsen hjemmeside www.ks.dk. Anvendelsesmulighederne for nøgletal i udvælgelses- og tildelingsfasen Nøgletal er historiske data om den enkelte virksomheds præstationer i tidligere opgaver og retter sig indholdsmæssigt mod egnethedsvurderingen af virksomhederne. Anvendelse af nøgletal til brug for udvælgelsen fortolkes derfor først og fremmest som muligheden for at anvende nøgletal som dokumentationskrav i udvælgelsesfasen, herunder til at opstille mindstekrav til dokumentationen, samt til processen for reduktion af antallet af virksomheder, der bliver opfordret til at afgive tilbud (pkt. 1-3). Udvælgelse kan dog fortolkes bredt som både omfattende aktiviteter i udvælgelsesfasen og i tildelingsfasen, idet der i sidstnævnte sker en udvælgelse af det vindende bud. Begrebet udvælgelse skal i bekendtgørelsens kontekst forstås som også omfattende muligheden for at anvende nøgletal som et krav til tilbuddet (dokumentationskrav) i tilbudsfasen (pkt. 4). Dette vil således kunne være særligt relevant i udbudsformer, hvor der ikke sker en prækvalifikation, eksempelvis offentligt udbud. På baggrund af retspraksis fra såvel EF-domstolen som Klagenævnet for udbud vil nøgletal næppe kunne anvendes som et tildelingskriterium i tildelingsfasen (pkt. 5), det vil sige til at identificere det ”økonomisk mest fordelagtige bud”. Nøgletallene relaterer sig som nævnt til virksomhedens historiske formåen og ikke den konkrete opgave og tilbuddet. I tilfælde, hvor tildelingskriteriet er laveste pris”, det vil sige en ren priskonkurrence, kan nøgletal i sagens natur ikke indgå i vurderingen af tilbuddet. Anvendelse af nøgletal til brug for udvælgelsen kan således være aktiv eller inaktiv. Er anvendelsen aktiv, anvendes nøgletallene konkret til at vurdere en virksomhed, eksempelvis dennes egnethed. Er anvendelsen inaktiv, vil nøgletal alene indgå som et rent dokumentationskrav.
Pligt til at stille krav Af bekendtgørelsens § 6, stk. 1, fremgår det, at bygherren i forbindelse med udvælgelse, herunder prækvalifikation, af tilbudsgivere til udførelse af en rådgivningsopgave har pligt til at stille krav om nøgletal fra tilbudsgivere for tidligere gennemførte evalueringer. Se dog afsnit 2.1.4 om ligebehandling for så vidt angår tilbudsgivere, der ikke er i besiddelse af nøgletal, og som derfor kan aflevere ”tilsvarende oplysninger” i stedet. Kravet gælder, uanset om opgaven er omfattet af udbudsdirektivet eller af tilbudsloven og uanset udbudsform. Kravet gælder kun for den tilbudsgivende rådgiver og ikke eventuelle underrådgivere, som den enkelte rådgiver påtænker at indgå kontrakt med. Tilbudsgivende rådgiver kan dog basere sig på andre enheders formåen, når den tilbudsgivende rådgiver råder over denne enheds relevante ressourcer. Hvis tilbudsgiver organiserer sig i et konsortium sammensat af flere virksomheder, skal bygherren stille krav om, at samtlige konsortiedeltagere skal aflevere nøgletal. Det vil dog være muligt for deltagere i konsortiet at basere sig på andre deltagere eller enheders formåen som beskrevet ovenfor. Med hensyn til nystartede virksomheder, som indgår i en konsortiedannelse, henvises nærmere til afsnit 2.1.4. Kravet om nøgletal til brug for udvælgelsen skal som anført i afsnit 2.1 altid fortolkes inden for rammerne af udbudsdirektivet og tilbudsloven. Nedenfor gennemgås mulighederne for konkret at anvende nøgletal til brug for udvælgelsen i de mest anvendte udbudsformer for rådgiveropgaver. Begrænset udbud efter udbudsdirektivet Såfremt nøgletal skal anvendes i forbindelse med egnethedsvurderingen eller i forbindelse med processen for reducering af antallet af virksomheder (prækvalifikation) i udvælgelsesfasen, fastsætter udbudsdirektivets artikel 48, stk. 2, udtømmende de dokumentationskrav, som bygherren maksimalt vil kunne stille til virksomhedernes tekniske og faglige kvalifikationer. For tjenesteydelseskontrakter angiver artikel 48, stk. 2, a), ii), at bygherren kan kræve: ”…en liste over de betydeligste leveringer eller tjenesteydelser, der er udført i løbet af de sidste 3 år, med angivelse af beløb og tidspunkter samt den offentlige eller private modtager. Der er belæg for leveringerne og tjenesteydelsernes i følgende tilfælde: - hvis modtageren er en ordregivende myndighed, skal de være godtgjort ved attester, der er udstedt eller påtegnet af den kompetente myndighed - hvis modtageren er en privat køber, skal de være attesteret af denne eller, hvis dette ikke er muligt, blot ved en erklæring fra den økonomiske aktør.” Nøgletallene, der vedrører kundetilfredshed og ikke ”beløb”, ”tidspunkter” og ”den offentlige eller private modtager”, ligger dermed umiddelbart uden for ordlyden i udbudsdirektivet, og det må anses for tvivlsomt, om nøgletal vil kunne anvendes som dokumentations- og mindstekrav ved EU-udbud af tjenesteydelser i udvælgelsesfasen. Ved begrænset udbud efter udbudsdirektivet skal nøgletal derfor anvendes enten i forbindelse med en prækvalifikation i udvælgelsesfasen, det vil sige som et prækvalifikationskriterium, eller som et dokumentationskrav i tildelingsfasen. Hvis nøgletal anvendes i forbindelse med en prækvalifikation i udvælgelsesfasen (som et prækvalifikationskriterium), skal bygherren ved annonceringen efter tilbudsgivere oplyse, at interesserede tilbudsgivere i forbindelse med anmodningen om prækvalifikation skal aflevere nøgletal for tidligere gennemførte evalueringer som forudsætning for at komme i betragtning ved udvælgelsen. Konkret angives i annonceringen efter tilbudsgivere, at nøgletallene vil blive anvendt som et af de objektive og ikke-diskriminerende kriterier med henblik på at prækvalificere et begrænset antal tilbudsgivere. Bygherren kan som kriterium eksempelvis lægge vægt på resultatet af nøgletallene eller erfaring og nøgletal fra lignende opgaver, som den udbudte. En aktiv anvendelse af nøgletallene til prækvalifikation forudsætter dog, at der er et tilstrækkeligt antal egnede tilbudsgivere. I modsat fald vil en reduktion af antallet af tilbudsgivere, der opfordres til at afgive tilbud, ikke være relevant. Hvis bygherren eksempelvis ikke forventer et større antal egnede tilbudsgivere, og det derfor ikke skønnes hensigtsmæssigt at anvende nøgletal som et af prækvalifikationskriterierne, kan bygherren overveje først at lade nøgletal indgå i tildelingsfasen. Det vil sige som en del af udbudsbetingelserne, således at tilbud, der ikke ledsages af den krævede dokumentation, frasorteres af bygherren. Bygherren vil i så fald være forpligtet til at behandle samtlige tilbud, som opfylder dokumentationskravet til nøgletal. Anføres der i annonceringen efter tilbudsgivere (det vil sige i afsnit, der relaterer sig til udvælgelsesfasen) ikke andet end aflevering af nøgletal som forudsætning for at komme i betragtning, vil kravet formentlig blive fortolket som et krav til nøgletalsdokumentation i udvælgelsen efter udbudsdirektivets art. 48, stk. 2, litra a), ii), og dette vil som ovenfor anført ikke være i overensstemmelse med direktivets bestemmelser. Offentligt udbud efter udbudsdirektivet Ved offentligt udbud foretager bygherren i praksis en egnethedsvurdering af de bydende, ofte baseret på tidligere erfaringer af teknisk/faglig og økonomisk/finansiel karakter. Bygherren kan som nævnt ovenfor ikke anvende nøgletal som et dokumentationskrav, herunder mindstekrav, i udvælgelsesfasen efter artikel 48, stk. 2, a), ii) i EU-udbud. Bygherren kan heller ikke anvende nøgletal som et prækvalifikationskriterium (udvælgelse i udvælgelsen), da disse ikke anvendes under offentligt udbud. Bygherrens mulighed for at anvende nøgletal er derfor begrænset til at stille dokumentationskrav i tildelingsfasen. Det vil sige, at bygherren skal stille krav om nøgletal i udbudsbetingelserne for at opfylde sin pligt efter bekendtgørelsen. Det anbefales bygherren, at det af udbudsbetingelserne fremgår, at tilbud, som ikke ledsages af den krævede dokumentation, frasorteres af bygherren. I praksis foretager bygherren ved tilbudsmodtagelse en kontrol af, om de krævede nøgletal er fremsendt. Foreligger der nøgletal, er der på dette område afgivet konditionsmæssigt bud, hvorefter den egentlige vurdering af tilbudet foretages. Bygherren vil være forpligtet til at behandle samtlige tilbud, som opfylder dokumentationskravet til nøgletal. Annoncering efter tilbudsloven Tilbudsloven indeholder ikke samme udførlige bestemmelser som udbudsdirektivet om, hvilke dokumentationskrav der kan stilles til virksomhedernes økonomiske/finansielle og tekniske/faglige kvalifikationer, og kriterier for prækvalifikation i udvælgelsen, men fastslår blot, at kriterier, der opstilles til udvælgelsen, skal være objektive og ikke-diskriminerende. Ved konkurrenceudsættelse efter tilbudsloven er der således metodefrihed. Nøgletallene kan derfor ved annoncering anvendes både som dokumentationskrav, herunder som mindstekrav, eller som prækvalifikationskriterier. Hvis der ikke foretages en egnethedsvurdering eller prækvalifikation, kan nøgletallene endelig indgå som en del af udbudsbetingelserne som et dokumentationskrav. Ligesom ved offentligt udbud skal bygherren i så fald kræve nøgletal ved tilbudsafgivelsen, hvilket skal fremgå af udbudsbetingelserne. Bygherren vil være forpligtet til at behandle samtlige tilbud, som opfylder dokumentationskravet til nøgletal.
Det fremgår af bekendtgørelsens § 6, stk. 2, at det er nøgletal vedrørende kundetilfredshed for tidligere gennemførte evalueringer, bygherren skal forlange af tilbudsgivere til brug for udvælgelsen til en almen rådgivningsopgave. Nøgletallene giver oplysning om rådgiverens præstationer i en konkret rådgivningsopgave på udvalgte delopgaver. Nøgletal om kundetilfredshed er således oplysninger om en tidligere bygherres tilfredshed med rådgiveren i en konkret rådgivningsopgave på forskellige delopgaver, eksempelvis vedrørende økonomi, tid, kommunikation, proces og samarbejde, bygningens funktion og æstetik m.v. og kvalitet. Nøgletallene er baseret på en række spørgsmål, hvor bygherren har angivet både sin vurdering af præstationen for den pågældende delopgave og den betydning, som delopgaven er tillagt. Både vurdering og betydning er givet en bedømmelse på en skala fra 1 til 5, hvor 5 angiver bedste præstation/største betydning. Herudover har bygherren angivet sin samlede tilfredshed med rådgivningsopgaven, samt om bygherren vil benytte rådgiveren, igen ligeledes på en skala fra 1 til 5. Bygherren har desuden haft mulighed for at uddybe eller kommentere forhold i et særskilt felt i skemaet. I bekendtgørelsens bilag 1 samt afsnit 2.3 er elementerne i nøgletallene uddybet. Tidligere gennemførte evalueringer Bekendtgørelsens § 6, stk. 1, fastsætter ikke, hvor mange tidligere gennemførte evalueringer, tilbudsgiveren skal fremvise nøgletal for. Som udgangspunkt kan tilbudsgiveren derfor selv vælge de opgaver, tilbudsgiveren mener bedst kan dokumentere bygherrens stillede (mindste)krav, herunder nøgletal fra ”lignende rådgivningsopgaver”, jf. afsnit 2.1.1. Nøgletal fra tidligere gennemførte evalueringer kan også være tilvejebragt efter reglerne i bekendtgørelse om statsbyggerier m.v., jf. bekendtgørelsens § 6, stk. 2. Tilbudsgiver kan således anvende nøgletal fra eksempelvis statslige, kommunale, regionale eller private byggeopgaver, når tilbudsgiver byder på en rådgivningsopgave i tilknytning til et alment byggeri – og omvendt. Nøgletal til brug for udvælgelse må højst være tre år gamle regnet i forhold til evalueringens gennemførelse, jf. § 6, stk. 6, for at sikre virksomhederne bedømmes på deres aktuelle præstationer. Ved evalueringens gennemførelse forstås i praksis datoen på det udsendte ”faktablad” fra evaluator. Nøgletal for sager, der er mere end tre år gamle regnet i forhold til evalueringens gennemførelse, kan ikke anvendes til fremvisning. Såfremt rådgiveren evalueres to gange, regnes evalueringens gennemførelse fra datoen på det andet og endelige faktablad. Nøgletallene er et vigtigt udvælgelsesredskab, og det er derfor afgørende, at bygherren har tillid til tallene. I bekendtgørelsens § 14, stk. 1, er der krav om, at bygherren skal forlange, at beregningen af nøgletallene er foretaget af en uafhængig evaluator, jf. afsnit 4.1. Faktablad for rådgivning Nøgletallene for en konkret rådgivningsopgave opstilles ofte som en oversigt, hvori også indgår oplysninger om virksomheden og byggeprojektets navn m.v. Oversigten kaldes i praksis for ”faktablad”, og dette ”faktablad” kan tilbudsgiver således anvende til brug for udvælgelsen. I vejledningens bilag 1 er der et eksempel på et ”faktablad” for en rådgivningsopgave vist. ”Faktabladet” udarbejdes af den evaluator, som rådgiveren har valgt. ”Faktablad” for en rådgivningsopgave til brug for udvælgelse indeholder oplysninger om: - Stamdata om virksomhedens navn, CVR-nr. og byggeprojektets navn m.v. - Projektets karakter (byggeriets anvendelse og særlige forhold ved projektet m.v.) - Rådgivningens karakter (eksempelvis arkitekt, bygherrerådgivning eller byggeledelse) - Nøgletal om kundetilfredshed (vurdering og betydning af delopgave)
Efter bekendtgørelsens § 6, stk. 3, har bygherren til brug for udvælgelsen tillige pligt til at forlange visse supplerende oplysninger, som omfatter et vægtet gennemsnit for nøgletallene samt oplysninger om det samlede antal evalueringer, hvis tilbudsgiver har fået evalueret mindst tre tidligere rådgivningsopgaver. Supplerende oplysninger udtryk for tilbudsgivers gennemsnitlige præstation De supplerende oplysninger giver et billede af tilbudsgiverens samlede gennemsnitlige præstation i alle tidligere gennemførte evalueringer inden for de seneste tre år, idet der bl.a. skal afleveres et vægtet gennemsnit for hvert af nøgletallene for kundetilfredshed. De supplerende oplysninger ændrer sig hver gang en evalueringssag afsluttes. Kravet er begrundet i hensynet til at sikre bygherren et bedre udvælgelsesredskab, idet bygherren får et bedre sammenligningsgrundlag mellem flere tilbudsgivere og et mere nuanceret billede af den enkelte virksomheds præstationsniveau. Bygherren har både ret og pligt til at forlange nøgletal for udvalgte rådgivningsopgaver (”faktablade” for rådgivningsopgaver). Det er rådgiveren, der vælger, hvilke ”faktablade” der vedlægges. Oplysningerne supplerer således hinanden og giver bygherren et detaljeret billede af virksomhedens kompetencer. Hvis bygherren forlanger nøgletal som led i annoncering (konkurrenceudsættelse) efter tilbudsloven, kan bygherren vælge eksempelvis at opstille mindstekrav/-niveau(er) til det vægtede gennemsnit for hvert af nøgletallene som forudsætning for at komme i betragtning til udvælgelsen. Bygherren bør dog være varsom med at skærpe kravene, indtil der findes et bredere erfaringsgrundlag. Tidligere gennemførte evalueringer De supplerende oplysninger til brug for udvælgelse skal dække alle tidligere evalueringer inden for de seneste tre år – såvel støttet byggeri og statsligt som kommunalt, regionalt og privat byggeri, der er evalueret. De supplerende oplysninger må højst være tre år gamle regnet i forhold til evalueringens gennemførelse, jf. § 6, stk. 6, for at sikre virksomhederne bedømmes på deres aktuelle præstationer. Om forståelsen af evalueringens gennemførelse henvises til 2.1.2. Vægtet gennemsnit I oplysningerne over tilbudsgiverens samlede gennemsnitlige præstation i alle tidligere gennemførte evalueringer inden for de seneste tre år indgår et vægtet gennemsnit for hvert af de 15 spørgsmål, som indgår i kundetilfredshedsmålingen. For hvert spørgsmål vægtes vurderingen af præstationen med honoraret for den evaluerede rådgivningsopgave for hver tidligere gennemført evaluering, jf. bekendtgørelsens § 6, stk. 4. Det betyder, at en lille opgave, der er gået mindre godt, ikke overskygger to store opgaver, der er gået forholdsvis godt. Hvis tilbudsgiver deltager i et byggeprojekt, hvor tilbudsgiver skal evalueres to gange, kan tilbudsgiver få beregnet et vægtet gennemsnit til brug for udvælgelsen, hvori indgår de nøgletal, der er beregnet efter den første evaluering, indtil alle nøgletallene er beregnet efter den anden evaluering. For at sikre bygherren tillid til oplysningerne til brug for udvælgelsen, er der i bekendtgørelsens § 14, stk. 1, krav om, at de vægtede gennemsnit skal beregnes af en uafhængig evaluator. Det samlede antal evaluerede rådgivningsopgaver Ved oplysning om det samlede antal evaluerede rådgivningsopgaver medtages også afsluttede evalueringssager, der er gennemført efter reglerne i bekendtgørelse om nøgletal for statsbyggerier m.v., herunder også frivillige evalueringer i eksempelvis kommunalt, regionalt eller privat byggeri, der er gennemført efter reglerne. Karakterbog Oplysningerne om tilbudsgivers samlede gennemsnitlige præstation inden for de seneste tre år opstilles i praksis som en oversigt, der kaldes ”karakterbog”. ”Karakterbogen” for rådgiveren opdateres hver gang en rådgivningsopgave, der er undergivet evaluering, er afsluttet. Hvis tilbudsgiver skal evalueres to gange på et byggeprojekt, opdateres karakterbogen også, når den første evaluering er gennemført. Ligeledes opdateres ”karakterbogen”, når en evaluering, som indgår heri, falder for forældelsesfristen på tre år. I vejledningens bilag 2 er der et eksempel på en ”karakterbog” for en rådgiver. ”Karakterbogen” udarbejdes af den evaluator, som rådgiveren har valgt. ”Karakterbog” for en rådgiver til brug for udvælgelse indeholder oplysninger om: - Stamdata om virksomhedens navn og CVR-nr. m.v. - Det samlede antal evaluerede sager inden for de seneste tre år. - Et gennemsnit for hvert af nøgletallene for kundetilfredshed vægtet med rådgiverhonoraret.
Det gælder for bygherrens udvælgelse, herunder prækvalifikation, at bygherren skal stille de samme materielle krav til samtlige potentielle tilbudsgivere, men at virksomhederne kan dokumentere, at de opfylder disse krav på forskellig måde. Allerede i dag skal alle virksomheder - uanset etableringstidspunkt og størrelse - aflevere oplysninger om virksomhedens økonomi, teknisk kapacitet m.v. i forbindelse med udvælgelse. Virksomheder der ikke er i besiddelse af nøgletal Udgangspunktet er herefter, at bygherren skal forlange, at samtlige tilbudsgivere skal aflevere nøgletal til brug for udvælgelsen. Bygherren kan dog ikke forlange nøgletal og øvrige oplysninger fra virksomheder, der ikke har nøgletal efter bekendtgørelsens regler. Hermed forstås oplysninger om virksomhedens præstation i konkrete rådgivningsopgaver (”faktablad” for rådgivningsopgave) og supplerende oplysninger (”karakterbog” for rådgiver). Sådanne virksomheder kan eksempelvis være yngre virksomheder, der på grund af deres alder ikke kan forventes at have et tilstrækkeligt antal byggesager bag sig til at kunne aflevere nøgletal, eller udenlandske eller danske virksomheder, der ikke tidligere har bygget alment eller statsligt byggeri og indsamlet nøgletalsoplysninger eller i øvrigt har fået foretaget frivillig evaluering af en opgave. Virksomheder, der ikke er i besiddelse af nøgletal efter bekendtgørelsens regler, skal vurderes på lige fod med andre tilbudsgivere på baggrund af ”tilsvarende oplysninger”, som de skal aflevere til brug for udvælgelsen. Dette er præciseret i bekendtgørelsens § 6, stk. 5, hvorefter bygherren skal sikre ligebehandling, herunder forlange at tilbudsgivere, som ikke er i besiddelse af nøgletal, skal aflevere tilsvarende oplysninger. Bestemmelsen er således begrundet i generelle konkurrenceretlige hensyn, så kravet om nøgletal ikke får den virkning, at visse virksomheder holdes ude fra markedet. Virksomhederne vil kunne løfte dokumentationskravet bl.a. ved hjælp af udtalelser fra tidligere bygherrer eller anden dokumentation, der belyser virksomhedens formåen på de relevante områder. Oplysningerne skal være attesteret af en uvildig tredjepart for at sikre bygherrens tillid til oplysningerne. Bygherren har ikke pligt til at efterprøve dokumentationen, men har alene pligt til at stille krav herom. Bygherren kan således ikke ved udvælgelsen tillægge det vægt, om der er afleveret nøgletal eller ”tilsvarende oplysninger” for de nævnte virksomheder, men bygherren må i stedet se på, om tilbudsgiverne har dokumenteret at leve op til de stillede krav samt i øvrigt dokumenteret deres kvalifikationer på de ønskede områder. Såfremt der er tale om helt nystartede virksomheder, der ikke kan aflevere den fornødne dokumentation til brug for udvælgelsen, gælder det for kravet om aflevering af nøgletal - såvel som øvrige krav i udvælgelsen, eksempelvis aflevering af regnskab fra tidligere år - at det særligt ud fra ligebehandlingsprincippet formentlig ikke vil være lovligt for bygherren blot at se bort fra den nystartede virksomhed ved udvælgelsen. Dette gælder ikke, hvis der er opstillet mindstekrav, som virksomheden ikke kan leve op til. Bygherren skal i stedet definere hvilken anden dokumentation, der kan anvendes til at dokumentere virksomhedens formåen på området. Er bygherren i tvivl om den fremsendte dokumentation for tidligere præstationer, bør bygherren stille supplerende spørgsmål til tilbudsgiverne under iagttagelse af ligebehandlingsprincippet. Henvendelse må kun ske med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af de oplysninger, der er afleveret, og kun i det omfang der ikke sker forskelsbehandling af tilbudsgivere.
Efter bekendtgørelsens §§ 7 og 8 er der pligt til at indsamle og indberette nøgletalsoplysninger under byggeprocessen til brug for beregning af nøgletal (evaluering). Ansvaret for at indsamle og indberette oplysningerne er bygherrens, der har pligt til digital indberetning via BOSSINF-STB henholdsvis til en ekstern, uafhængig evaluator, som rådgiveren vælger. Krav om indsamling af nøgletalsoplysninger for rådgivere under byggeprocessen gælder for byggeri med tilsagn meddelt fra den 1. maj 2008, jf. bekendtgørelsens § 17, stk. 1. Det gælder generelt, at bygherren indsamler oplysningerne i samarbejde med rådgiveren. I praksis vil bygherren have størstedelen af oplysningerne dokumenteret i byggesagen, uden at skulle kontakte rådgiveren, som led i støttesagens behandling eller som led i bygherrens egne administrative rutiner. Det er bygherrens ansvar at få stillet de korrekte krav til rådgiveren dels i annonceringen efter rådgivere eller i udbudsmaterialet og dels i rådgiveraftalen, som indgås med rådgiveren, så rådgiveren har pligt til at medvirke i evalueringen. Af bekendtgørelsens bilag 2 fremgår det, hvilke oplysninger bygherren skal indberette, samt hvilke oplysninger der skal indberettes til henholdsvis BOSSINF-STB og evaluator. Afsnit 2.2.1-2.2.2 knytter sig i vid udstrækning til hjælpeteksterne til BOSSINF-STB vedrørende nøgletal, som der henvises til. Hovedlinierne i indsamling af nøgletalsoplysninger for rådgivere: -Nøgletalsoplysninger vedrørende stamdata for rådgiveren og projektet samt dato- og økonomioplysninger indsamles af bygherren i samarbejde med rådgiveren og indberettes via BOSSINF-STB, hvorefter oplysningerne overføres til en ekstern, uafhængig evaluator, som rådgiveren vælger (bekendtgørelsens §§ 7 og 14, stk. 3). -Nøgletalsoplysninger vedrørende kundetilfredshed indsamles af bygherren ved at denne udfylder et digitalt spørgeskema fra evaluator én eller to gange afhængig af, hvornår rådgiveren deltager i byggeprojektet (§ 8). Oplysningerne om kundetilfredshed overføres af evaluator til BOSSINF-STB, når der er evalueret 100 rådgivningsopgaver (§ 17, stk. 2).
Når bygherren ved udbud eller annoncering har indhentet tilbud på de forskellige rådgivningsopgaver, skal bygherren foretage indberetning til BOSSINF-STB af de rådgivere, som bygherren har indgået aftale med. På skema A skal bygherren indberette, om bygherren vurderer, at projektet er omfattet af kravene om annoncering efter tilbudsloven eller kravene om udbud efter udbudsdirektivet, og dermed om projektet er omfattet af evaluering. Vurderer bygherren, at projektet er omfattet af evaluering, og bygherren på baggrund af bagatelgrænserne har konstateret, at der skal indsamles nøgletalsoplysninger under byggeprocessen for mindst én rådgiver, skal bygherren på skema A indberette nøgletalsoplysninger om projektet. Bygherren skal ligeledes indberette nøgletalsoplysninger om de rådgivere, som er omfattet af kravet om indsamling. Dog indberettes forventet påbegyndelses- og afleveringsdato for projektet fortsat på skema B. For de rådgivere, som tilknyttes efter bygherrens indberetning af skema A til kommunalbestyrelsen, indberettes rådgiverne hurtigst muligt i BOSSINF-STB sammen med de rådgiverspecifikke nøgletalsoplysninger. Valgte rådgivere, der skal evalueres, skal oplyse bygherren om, hvilken ekstern evaluator, den enkelte rådgiver har valgt, så bygherren også kan indberette dette i BOSSINF-STB. Hvis bygherre alene eller bygherre og rådgiver har valgt at lade en rådgivningsopgave under bagatelgrænsen (opgave med honorar på mindre end 150.000 kr. ekskl. moms) evaluere, skal bygherren indberette dette i BOSSINF-STB samtidig med indberetningen af rådgiveren. Frivillig evaluering af en rådgiver forudsætter, at kommunen er indforstået hermed. Bygherren bør sikre sig dokumentation for, at rådgiveren har valgt evaluator. Det er som nævnt i afsnit 1.3.3 ikke alle typer af rådgivningsopgaver, der er omfattet af kravet om evaluering. I BOSSINF-STB skal bygherren for disse rådgivere afkrydse et felt ”Rådgiver fritaget for evaluering” i stedet for at indberette nøgletalsoplysninger. Nøgletalsoplysningerne De nøgletalsoplysninger, der skal indberettes i BOSSINF-STB, fremgår af bekendtgørelsens § 7 samt bekendtgørelsens bilag 2. Bygherren skal indberette stamdata (bl.a. baggrundsoplysninger om projektet, CVR-nr. samt kontaktoplysninger for bygherren selv samt for hver rådgiver) og dato- og økonomioplysninger (ekempelvis forventet start- og afslutningsdato for projektet, milepæle for rådgivningsopgaven samt forventet rådgiverhonorar for opgaven og projektet). Indberetning Når bygherren er klar til at foretage indberetning af nøgletalsoplysninger, kontakter bygherren kommunen, som åbner projektet for bygherreindberetning (indtastning i bygherreklient). Hvis kommunalbestyrelsen selv er bygherre, foretager kommunen indberetning via bygherreklienten i BOSSINF-STB. Nøgletalsoplysninger på projektniveau, som indberettes via BOSSINF-STB, med undtagelse af oplysninger om kontaktperson for bygherre, kan dog med kommunens godkendelse indberettes på papir. Det svarer til de oplysninger, som indberettes på projektsiden frem for som en del af ”Medvirkende virksomheder”. I det omfang indberetning af øvrige projektoplysninger efter kommunens bestemmelse skal ske digitalt, åbner kommunen via kommuneklienten i BOSSINF-STB projektet for bygherreindberetning af såvel nøgletalsoplysninger som øvrige projektoplysninger. Bygherren skal via internettet logge på bygherreklienten ved at anvende sit OCES-virksomhedscertifikat. Dette certifikat indeholder bl.a. virksomhedens CVR-nr. Den konkrete bruger verificeres ved hjælp af den fælles pinkode eller digital signatur. I bygherreklientens åbningsbillede vises en liste over den sag eller de sager, som kommunen aktuelt har åbnet for bygherren til indberetning. Nøgletalsoplysningerne indberettes så vidt muligt umiddelbart forud for kommunalbestyrelsens tilsagn om støtte til byggeprojektet (skema A) på status 10-X. Hvis rådgiveren ikke er valgt, inden bygherren fremsender ansøgning om tilsagn (skema A), skal indberetningen i BOSSINF-STB ske snarest muligt efter valg af rådgiver på status ”løbende” 30 eller 40-X. Når bygherren har afsluttet sin indberetning af nøgletalsoplysningerne om bygherren selv samt om de rådgivere, som enten skal eller frivilligt har valgt at lade sig evaluere på skema A i BOSSINF-STB, vælges knappen ”Overfør til kommunen”. I den forbindelse aktiveres systemets kontroller, således at bygherrens opmærksomhed henledes på eventuelle fejl i indberetningen eller mangler ved indberetningen, som bygherren hermed kan rette eller afhjælpe, forinden projektet overføres til kommunen. Kommunens egen indberetning på statuskode 10 kan foretages, når kommunen ved hjælp af knappen ”Godkendt bygherres indberetning” har godkendt bygherrens indberetning på statuskode 10-X, hvorefter projektets statuskode skifter til 10. Når kommunalbestyrelsen har godkendt skema A, kan bygherren umiddelbart efter begynde at indberette de rådgivere og deres nøgletalsoplysninger som ikke var valgt ved tidspunktet for bygherrens fremsendelse af skema A (”løbende” statuskode 30), selvom kommunen endnu ikke har åbnet for egen eller bygherrens indberetning af projektoplysninger på statuskode 40 eller 40-X. Når bygherren digitalt indberetter nøgletalsoplysningerne overføres oplysningerne til den evaluator, som rådgiveren har valgt. Ved indberetning på skema A (status 10-X) sker overførslen til evaluator, når kommunen har godkendt skema A. Ved indberetning på statuskode ”løbende” 30, sker overførslen straks efter, bygherren har indberettet oplysningerne i BOSSINF-STB. Evaluator skal bruge oplysningerne med henblik på at kunne sende bygherren et digitalt kundetilfredshedsskema til udfyldelse på det rigtige tidspunkt (når væsentlige dele af rådgiverens opgave er afsluttet) samt at kunne sende ”faktablad” og ”karakterbog” til rådgiveren.
Nøgletalsoplysningerne udgøres hovedsageligt af en måling af bygherres tilfredshed med rådgiveren i den konkrete opgave, jf. bekendtgørelsens § 8. Bygherrens tilfredshed måles ved, at bygherren skal besvare et digitalt kundetilfredshedsspørgeskema, som evaluator sørger for at fremsende ud fra de styringsdata, der er indberettet til BOSSINF-STB, og som evaluator har fået overført efter bygherrens indberetning, jf. afsnit 2.2.1. Kundetilfredshedsspørgsmålene skal besvares af bygherren i én eller to omgange i løbet af byggeprocessen afhængig af, i hvilke faser af byggeprojektet rådgiveren udfører sit arbejde, og hvornår væsentlige dele af opgaven er afsluttet. En rådgiver bliver kun evalueret på opgaver, som rådgiveren selv har udført, og kun på tidspunkter, hvor en ikke uvæsentlig del af rådgiverens opgave, eksempelvis projekteringen, er afsluttet. Evaluator har pligt til at overføre alle data og nøgletal vedrørende kundetilfredshed til BOSSINF-STB. Punkterne i kundetilfredshedsundersøgelsen Bygherren skal i kundetilfredshedsspørgeskemaet angive dennes vurdering af rådgiverens præstation på 13 prioriterede områder i den konkrete opgave samt om den betydning, hvert af disse områder tillægges. Både præstation og betydning gives en bedømmelse på en skala fra 1 til 5, hvor 5 angiver den bedste præstation henholdsvis største betydning. Herudover skal bygherren angive sin samlede tilfredshed med rådgivningsopgaven, samt om bygherren vil benytte rådgiveren igen ved et lignende projekt, ligeledes på en skala fra 1 til 5. Her angives ikke betydning. Bygherren har desuden mulighed for at uddybe eller kommentere forhold i et særskilt felt i skemaet. I bekendtgørelsens bilag 1 er kundetilfredshedsspørgsmålene opstillet. Der henvises også til afsnit 2.3 nedenfor. Hvis et spørgsmål ikke er relevant for opgaven, eller hvis spørgsmålet ikke er relevant, før den anden evaluering af rådgivningsopgaven gennemføres, skal bygherren afkrydse feltet ”ej relevant”. Eksempelvis vil spørgsmålet om ”rådgivers bidrag til at gennemføre en tilfredsstillende aflevering og evt. mangelafhjælpning” typisk ikke være relevant, hvis der i rådgiverens opgave hverken indgår byggeledelse eller fagtilsyn. Når væsentlige dele af rådgivningsopgaven skønnes afsluttet Rådgiveren kan blive evalueret på op til to forskellige tidspunkter i byggeprojektet afhængig af, i hvilke faser af byggeprojektet rådgiveren udfører de væsentlige dele af sit arbejde. Bygherren skal således besvare kundetilfredshedsspørgeskemaet inden for tre faser af byggeprojektet: Inden påbegyndelse af byggeriet, under byggeriets udførelse og efter byggeriets aflevering frem til 1-års eftersyn. Evalueringen skal dog altid senest ske i forbindelse med rådgivningsopgavens afslutning. Bygherren skal som udgangspunkt besvare kundetilfredshedsspørgsmålene, når en væsentlig del af den konkrete rådgivningsopgave skønnes afsluttet. Dermed behøver en rådgiver, som har den væsentligste del af opgaven inden byggestart, eksempelvis projektering, ikke vente med at blive evalueret og få tilsendt sit ”faktablad” til opgavens samlede afslutning, eksempelvis ved byggeriets 1-års eftersyn. Hvis en rådgiver deltager i byggeprojektet på tværs af de nævnte faser i byggeriet, og rådgiveren herudover udfører en væsentlig del af sin opgave på tværs af faserne, skal bygherren besvare spørgsmål på de to tidspunkter i byggeprojektet, hvor de væsentlige dele af den konkrete rådgivningsopgave skønnes afsluttet. Bygherren besvarer de spørgsmål, som er relevante på det pågældende tidspunkt, og de øvrige spørgsmål besvares med ”ej relevant”, jf. ovenfor. Der kan kun besvares spørgsmål én gang pr. fase, og spørgsmålene kan maksimalt besvares to gange i løbet af rådgivningsopgaven. Hvis rådgiveren således udfører en væsentlig del af sin opgave i byggeprojektet inden påbegyndelse af byggeriet, og ligeledes en væsentlig del af sin opgave under byggeriets udførelse, foretages den første evaluering senest ved påbegyndelsen af byggeriet og den anden evaluering under byggeriets udførelse inkl. eventuel mangelafhjælpning frem til 1-års eftersyn, dog senest ved afleveringen af rådgiverens opgave. Figur : Tidslinie for eksempler på projekter med krav om rådgiverevaluering Til brug for bygherrens vurdering af, hvornår den væsentligste del eller de væsentligste dele af rådgiverens opgave er afsluttet, anvendes som udgangspunkt de milepæle, som rådgiveren har medvirket til at indberette i BOSSINF-STB (styringsdata om forventede datoer for afslutning af de væsentligste dele af opgaven), og som ligger til grund for evaluators fremsendelse af spørgeskemaet. Rådgiveren kan dog være bagud i forhold til de forventede datoer for afslutning af de væsentligste dele af opgaven, eksempelvis som følge af fristforlængelse, og bygherren må derfor vente med at udfylde spørgeskemaet. Bygherre og rådgiver opfordres til dialog omkring antallet af evalueringer (én eller to) og evalueringstidspunktet eller evalueringstidspunkterne. Når bygherren har besvaret kundetilfredsundersøgelsen Hver gang bygherren besvarer kundetilfredshedsspørgsmålene, danner evaluator et ”faktablad”, som rummer bygherrens vurdering af rådgiverens præstation i forbindelse med løsningen af de pågældende relevante delopgaver og den betydning, som bygherren tillægger delopgaverne samt bygherrens eventuelle uddybende kommentarer. Hvis en rådgiver evalueres én gang under byggeprojektet, dannes der kun et (endeligt) ”faktablad”, som indeholder en besvarelse af de spørgsmål, der er relevante ved evalueringen. Hvis en rådgiver skal evalueres to gange, dannes der efter den første evaluering et ”faktablad”, som indeholder en besvarelse af de spørgsmål, der er relevante ved den første evaluering. Dette ”faktablad” kan afleveres til brug for udvælgelse til en ny opgave, indtil der dannes et ”faktablad” efter den anden evaluering. Efter den anden evaluering dannes således det endelige ”faktablad”. De spørgsmål, der kun er besvaret i enten første eller anden evaluering, overføres direkte til det endelige ”faktablad”. I de tilfælde, hvor det samme spørgsmål er besvaret ved både første og anden evaluering, vægtes såvel vurdering af præstation som betydning ligeligt, og gennemsnittene overføres til det endelige ”faktablad”. De beregnede gennemsnit rundes op til nærmeste heltal. Har bygherren ved både første og anden evaluering givet uddybende kommentarer, vises kommentarerne fra begge evalueringer. Når der er dannet mindst tre ”faktablade” fra forskellige byggeprojekter inden for de seneste tre år dannes også en ”karakterbog”. Det er altid det seneste (det endelige) ”faktablad” for den enkelte rådgivningsopgave, som indgår i ”karakterbogen”. ”Karakterbogen” består således af et vægtet gennemsnit af alle kundetilfredshedsspørgsmål samt den samlede tilfredshed og kundeloyaliteten. For hvert kundetilfredshedsspørgsmål samt den samlede tilfredshed og kundeloyaliteten vægtes vurderingen af præstationen med honoraret for den evaluerede rådgivningsopgave. For hvert spørgsmål er angivet antallet af rådgivningsopgaver, som indgår i beregningen.
Der indhentes nøgletal om bygherrens tilfredshed med den ydede rådgivningsopgave. Afhængig af opgavens karakter kan der indhentes op til 15 selvstændige nøgletal. Nøgletallene indhentes for hver rådgiver, der evalueres. Indhentning af nøgletal om kundetilfredshed på rådgiverniveau Bygherrens tilfredshed med rådgivningsopgaverne i forbindelse med den enkelte rådgiver angives på baggrund af 13 spørgsmål, hvor bygherren skal angive både sin vurdering af præstationen for den pågældende delopgave og den betydning, som delopgaven tillægges. For hvert af disse 13 spørgsmål skal det være muligt for bygherren at angive, at spørgsmålet ikke er relevant i forhold til den pågældende rådgivningsopgave. Hertil kommer 2 generelle nøgletal om henholdsvis samlede kundetilfredshed og kundeloyalitet (henholdsvis spørgsmål 14 og 15) for hvilke, der ikke skal angives betydning: 1) rådgiverens evne til at opstille realistiske budgetter 2) rådgiverens evne til at opstille realistiske tidsplaner 3) rådgiverens evne til at anskueliggøre sine forslag 4) rådgiverens evne til at føre en konstruktiv dialog 5) rådgiverens bidrag til konstruktivt samarbejde mellem projektets aktører 6) rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende æstetisk løsning 7) rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende funktionel løsning 8) rådgiverens bidrag til at opnå et godt indeklima 9) rådgiverens bidrag til at opnå en løsning med en fornuftig driftsøkonomi 10) rådgiverens bidrag til at opnå en miljømæssig fornuftig løsning 11) rådgiverens evne til at levere den aftalte kvalitet i projektmaterialet 12) rådgiverens håndtering af processer med beboere/lejere/brugere/naboer under byggeriet 13) rådgiverens bidrag til at gennemføre en tilfredsstillende aflevering 14) angivelse af bygherrens samlede tilfredshed med rådgivningsopgaven (IKKE med angivelse af betydning) 15) angivelse af, om bygherren vil benytte rådgiveren igen ved et lignende projekt (IKKE med angivelse af betydning). Bygherren får endvidere mulighed for at knytte kommentarer til vurderingerne ved at benytte et særligt kommentarfelt. Dette kommentarfelt vil blive optrykt i ”faktabladet”. I de tilfælde, hvor der foretages to evalueringer, og der er knyttet kommentarer til begge, vil disse blive videreført til det endelige ”faktablad”. Bygherren skal ved vurdering af såvel præstation som betydning give en bedømmelse på en skala fra 1 til 5, jf. nedenstående tabel: Skala Vurdering af præstation 1) Betydning 1 Meget værre end gennemsnittet Ikke vigtigt, uvæsentligt 2 Værre end gennemsnittet Mindre vigtigt 3 Som gennemsnittet Vigtigt, væsentligt 4 Bedre end gennemsnittet Mere vigtigt 5 Meget bedre end gennemsnittet Særdeles vigtigt 1) Vurderingen af præstationen skal ske på baggrund af bygherrens forventning til, hvordan et gennemsnit af branchens virksomheder ville klare opgaven, og således ikke forventningen specifikt til den givne rådgiver. Bygherrens vurdering af præstationen for de 15 spørgsmål og betydningen heraf indsamles af ekstern evaluator via elektronisk spørgeskema. Har bygherren overdraget evalueringen af projektet til en bygherrerådgiver, skal denne udfylde spørgeskemaet. Det kræver dog, at der indhentes en samtykkeerklæring, som bekræfter, at bygherrerådgiveren kan udfylde skemaet på bygherrens vegne. Eksempel: Indhentning af nøgletal ved evaluering af rådgiver Bygherre har ved udfyldning af spørgeskema vedrørende kundetilfredshed givet følgende vurdering af rådgiverens præstation og betydning: Punkt Vurdering Betydning 1) Rådgiverens evne til at opstille realistiske budgetter 3 4 2) Rådgiverens evne til at opstille realistiske tidsplaner 5 3 3) Rådgiverens evne til at anskueliggøre sine forslag 5 4 4) Rådgiverens evne til at føre en konstruktiv dialog 4 5 5) Rådgiverens bidrag til konstruktivt samarbejde mellem projektets aktører 1 3 6) Rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende æstetisk løsning 3 2 7) Rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende funktionel løsning 3 5 8) Rådgiverens bidrag til at opnå et godt indeklima 4 3 9) Rådgiverens bidrag til at opnå en løsning med en fornuftig driftsøkonomi 2 1 10) Rådgiverens bidrag til at opnå en miljømæssig fornuftig løsning 3 4 11) Rådgiverens evne til at levere den aftalte kvalitet i projektmaterialet 4 4 12) Rådgiverens håndtering af processer med beboere/lejere/brugere/naboer under byggeriet 3 3 13) Rådgiverens bidrag til at gennemføre en tilfredsstillende aflevering 2 3 14) Samlet tilfredshed med rådgivningsopgaven 4 - 15) Kunden vil benytte rådgiveren igen ved et lignende projekt 5 - 16) Øvrige kommentarer ”Det bemærkes, at …” Har en rådgiver fået evalueret mindst tre rådgivningsopgaver inden for tre år, beregnes for hvert nøgletal et gennemsnit over opgaverne, som opsummeres i rådgiverens ”karakterbog”, der således er en oversigt over rådgiverens gennemsnitlige præstation ved tidligere evaluerede rådgivningsopgaver, jf. afsnit 2.1.3. De beregnede gennemsnitlige nøgletal vægtes med honoraret for de evaluerede rådgivningsopgaver. Eksempel: Beregning af nøgletal til ”karakterbogen” En rådgiver har inden for de sidste tre år fået evalueret tre rådgivningsopgaver. Nedenfor er der, for hver af de tre rådgivningsopgaver, vist honoraret for opgaven samt det samlede kundetilfredshedsnøgletal (spørgsmål 14). Rådgivningsopgave 1 Rådgivningsopgave 2 Rådgivningsopgave 3 Honorar for rådgivningsopgave (kr. ekskl. moms). 325.000 422.779 167.568 Bygherrens samlede tilfredshed med rådgivningsopgaven. 4 3 2 Beregning af vægtet gennemsnit af nøgletal for kundens samlede tilfredshed med rådgivningsopgaven: N1 1 ∙ e 1 + N1 2 e 2 + N1 3 ∙ e 3 e 1 + e 2 + e 3 = (4 ∙ 325.000 kr.) + (3 ∙ 422.779 kr.) + (2 ∙ 167.568 kr.) 325.000 kr.+ 422.779 kr. + 167.568 kr. = 3,2 Beregningerne skal foretages for hvert af de 15 nøgletal.
Har bygherren på skema A fået godkendt forventede håndværkerudgifter, som overstiger 5 mio. kr. ekskl. moms, og byggeprojektet skal evalueres, jf. afsnit 1.3.6, stiller bekendtgørelsens § 9 krav til bygherren om at kræve nøgletal til brug for udvælgelse af tilbudsgivere til den konkrete entrepriseopgave. Bygherren skal dog kun forlange nøgletal til brug for udvælgelse af tilbudsgivere til den enkelte entrepriseopgave/-kontrakt, hvis bygherren vurderer, at entreprisesummen vil overstige 1,5 mio. kr. ekskl. moms. Krav om nøgletal for entreprenører ved udvælgelse gælder fra den 1. oktober 2009, jf. bekendtgørelsens § 17, stk. 1. Nøgletallene skal - ligesom det er tilfældet ved nøgletal for rådgiverne – udbudsretligt anvendes til brug for udvælgelsen – og dette skal fortolkes inden for rammerne af udbudsdirektivet og tilbudsloven. Begrebet udvælgelse skal i bekendtgørelsens kontekst forstås bredt som omfattende aktiviteter i såvel udvælgelsesfasen som i tildelingsfasen. Der henvises til afsnit 2.1, herunder afsnittet ”Udvælgelsesfasen og tildelingsfasen” samt afsnittet ”Anvendelsesmulighederne for nøgletal i udvælgelses- og tildelingsfasen”. De nævnte afsnit, der skitserer de to faser i udbudsprocessen – udvælgelsesfasen og tildelingsfasen – med efterfølgende angivelse af, hvor og hvordan i udbudsprocessen bygherren generelt vurderes at kunne anvende nøgletal, gælder tilsvarende for nøgletal i forbindelse med udvælgelse af entreprenører. De konkrete anvendelsesmuligheder for nøgletal i udvælgelsen vil altid afhænge af den anvendte udbudsform og hvilket regelsæt, der skal anvendes på den pågældende opgave. Bygherren bør være særlig opmærksom på, at der er forskelle i anvendelsesmulighederne for nøgletal ved bygge- og anlægsarbejder henholdsvis tjenesteydelser, da udbudsdirektivet skelner herimellem i relation til dokumentationskrav. Nærmere vejledning om de udbudsretlige regler og principper i forbindelse med udbud af bygge- og anlægsarbejder, herunder udvælgelses- og tildelingsfasen, findes i Konkurrencestyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne samt Konkurrencestyrelsens vejledning til tilbudsloven 2005. Vejledningerne findes på Konkurrencestyrelsen hjemmeside www.ks.dk.
Pligt til at stille krav Af bekendtgørelsens § 9, stk. 1, fremgår det, at bygherren i forbindelse med udvælgelse, herunder prækvalifikation, af tilbudsgivere til udførelse af en entrepriseopgave har pligt til at stille krav om nøgletal fra tilbudsgivere for tidligere gennemførte evalueringer. Se dog afsnit 3.1.4 om ligebehandling for så vidt angår tilbudsgivere, som ikke er i besiddelse af nøgletal, og som derfor kan aflevere ”tilsvarende oplysninger” i stedet. Kravet gælder, uanset om opgaven er omfattet af udbudsdirektivet eller tilbudsloven og uanset udbudsform. Kravet gælder alene den tilbudsgivende entreprenør og ikke eventuelle underentreprenører, som den enkelte entreprenør har kontrakt med. Tilbudsgivende entreprenør kan dog basere sig på andre enheders formåen, når den tilbudsgivende entreprenør råder over denne enheds relevante ressourcer. Hvis tilbudsgiver organiserer sig i et konsortium sammensat af flere virksomheder, skal bygherren stille krav om, at samtlige konsortiedeltagere skal aflevere nøgletal. Det vil dog være muligt for deltagere i konsortiet at basere sig på andre deltagere eller enheders formåen som beskrevet ovenfor. Med hensyn til nystartede virksomheder, som indgår i en konsortiedannelse, henvises nærmere til afsnit 3.1.4. Kravet om nøgletal skal, som anført i afsnit 3.1, altid fortolkes inden for rammerne af udbudsdirektivet og tilbudsloven. Nedenfor gennemgås mulighederne for konkret at anvende nøgletal til brug for udvælgelsen i de mest anvendte udbudsformer for entrepriseopgaver. Begrænset udbud efter udbudsdirektivet eller begrænset licitation efter tilbudsloven I relation til at anvende nøgletal som dokumentationskrav i forbindelse med egnethedsvurderingen i udvælgelsesfasen, fastsætter udbudsdirektivets artikel 48, stk. 2, udtømmende de dokumentationskrav, som bygherren maksimalt vil kunne stille til virksomhedernes tekniske og faglige kvalifikationer. For bygge- og anlægskontrakter angiver artikel 48, stk. 2, a), i), at bygherren kan kræve: ”… en liste over de arbejder, der er udført i løbet af de seneste fem år, ledsaget af attester for tilfredsstillende udførelse af de betydeligste arbejder. Disse attester skal angive arbejdernes værdi samt tidspunkt og sted for udførelsen, og om arbejdet er gennemført fagmæssigt og afsluttet korrekt. Den kompetente myndighed sender eventuelt disse attester direkte til den ordregivende myndighed.” Dokumentationskravet er bredere formuleret end kravet i relation til tjenesteydelseskontrakter, jf. afsnit 2.1.1, og det vurderes, at nøgletalsdokumentationen vedrørende de fire områder mangler, overholdelse af tidsfrister, arbejdsmiljø og kundetilfredshed kan fortolkes inden for bestemmelsens ordlyd, idet der bl.a. henvises til ”attester for tilfredsstillende udførelse af de betydeligste arbejder”. Bygherren kan herefter anvende nøgletal som dokumentations- og mindstekrav ved EU-udbud af bygge- og anlægsarbejder i udvælgelsesfasen. Tilsvarende gør sig gældende ved begrænset licitation efter tilbudsloven. Anvendes nøgletal som dokumentationskrav, er udvælgelsesprocessen, som ved andre typer af udvælgelsesdokumentation, at bygherren først konstaterer, at dokumentation er fremsendt. Såfremt dokumentationen ikke er i overensstemmelse med det krævede, skal ansøgningen således behandles på tilsvarende måde, som hvis andet materiale i udvælgelsen ikke leveres som efterspurgt. Bygherren vil være forpligtet til at behandle samtlige tilbud, som opfylder dokumentationskravet til nøgletal. Bygherren kan også anvende nøgletal i forbindelse med en prækvalifikation i udvælgelsesfasen (som et prækvalifikationskriterium). Bygherren skal i så fald ved annonceringen efter tilbudsgivere oplyse, at interesserede tilbudsgivere i forbindelse med anmodningen om prækvalifikation skal aflevere nøgletal for tidligere gennemførte evalueringer som forudsætning for at komme i betragtning til udvælgelsen. Konkret angives i annonceringen efter tilbudsgivere, at nøgletallene vil blive anvendt som et af de objektive og ikke-diskriminerende kriterier med henblik på at prækvalificere et begrænset antal tilbudsgivere. Bygherren kan som kriterium eksempelvis lægge vægt på resultatet af nøgletallene eller erfaring og nøgletal fra lignende opgaver, som den udbudte. En aktiv anvendelse af nøgletallene til udvælgelse i udvælgelsen forudsætter dog, at der er et tilstrækkeligt antal egnede tilbudsgivere. I modsat fald vil en reduktion af antallet af tilbudsgivere, der opfordres til at afgive tilbud, ikke være relevant. Bygherren kan også anvende nøgletal som et dokumentationskrav i tilbudsfasen. Det vil sige som en del af udbudsbetingelserne, således at tilbud, der ikke ledsages af den krævede dokumentation, frasorteres af bygherren. Bygherren vil være forpligtet til at behandle samtlige tilbud, som opfylder dokumentationskravet til nøgletal. Begrænset licitation uden prækvalifikation efter tilbudsloven Ved begrænset licitation uden prækvalifikation efter tilbudsloven foretager bygherren i praksis en forudgående udvælgelse af de virksomheder, der ønskes indbudt, ofte baseret på tidligere erfaringer af teknisk/faglig og økonomisk/finansiel karakter. Ved denne udbudsform kan nøgletallene derfor ikke anvendes i udvælgelsesfasen, det vil sige som dokumentationskrav, herunder mindstekrav, eller som kriterier i forbindelse med reduktion i antallet af virksomheder, da disse processer rent praktisk ikke gennemløbes. Bygherren kan derfor først i opfordringsskrivelsen til at give tilbud til de udvalgte potentielle tilbudsgivere kræve nøgletal. Det anbefales bygherren, at det af udbudsbetingelserne fremgår, at tilbud, som ikke ledsages af den krævede dokumentation, vil blive frasorteret af bygherren. I praksis foretager bygherren ved tilbudsmodtagelse en kontrol af, om de krævede nøgletal er fremsendt. Foreligger der nøgletal, er der på dette område afgivet konditionsmæssigt bud, hvorefter den egentlige vurdering af tilbudet foretages. Bygherren vil være forpligtet til at behandle samtlige tilbud, som opfylder dokumentationskravet til nøgletal. Offentligt udbud efter udbudsdirektivet eller offentlig licitation efter tilbudsloven Ved offentligt udbud efter udbudsdirektivet eller offentlig licitation efter tilbudsloven kan bygherren anvende nøgletal som dokumentationskrav, herunder som mindstekrav, i forbindelse med virksomhedernes egnethedsvurdering i udvælgelsesfasen. Egnethedsvurderingen finder her sted efter tilbudsafgivelsen, men inden selve tilbuddene evalueres. Bygherren kan også anvende nøgletal som et dokumentationskrav i tilbudsfasen. Det vil sige som en del af udbudsbetingelserne, således at tilbud, der ikke ledsages af den krævede dokumentation, frasorteres af bygherren. Bygherren vil være forpligtet til at behandle samtlige tilbud, som opfylder dokumentationskravet til nøgletal.
Efter bekendtgørelsens § 9, stk. 2, er det nøgletal vedrørende overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker og kundetilfredshed, bygherren skal forlange af tilbudsgivere til brug for udvælgelse til en almen entrepriseopgave. Nøgletallene giver oplysning om entreprenørens præstationer i en konkret entreprise på de ovenfor nævnte områder. Nøgletal om overholdelse af tidsfrister, mangler og arbejdsulykker er baseret på oplysninger om henholdsvis overskridelser af den planlagte udførelsestid og planlagte udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpningsperiode, antallet af mangler fordelt på alvorskategorier, tilbageholdsbeløbets størrelse samt antallet af arbejdsulykker for en konkret entreprise. Oplysningerne sættes i forhold til entreprisesummens størrelse, undtaget for nøgletal om overholdelse af tidsfrister, hvor den faktiske udførelsestid henholdsvis den faktiske udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpningsperiode sættes i forhold til den planlagte udførelsestid. Nøgletallet om kundetilfredshed er oplysninger om en tidligere bygherres tilfredshed med entreprenøren i en konkret entreprise på forskellige delopgaver. Nøgletallet er baseret på en række spørgsmål, hvor bygherren har angivet både sin vurdering af præstationen for den pågældende delopgave og den betydning, som delopgaven er tillagt. Både vurdering og betydning er givet en bedømmelse på en skala fra 1 til 5, hvor 5 angiver bedste præstation/største betydning. I bekendtgørelsens bilag 3 samt afsnit 3.3 er elementerne i nøgletallene uddybet. Tidligere gennemførte evalueringer Bekendtgørelsens § 9, stk. 1, fastsætter ikke, hvor mange tidligere gennemførte evalueringer tilbudsgiveren skal fremvise nøgletal for. Som udgangspunkt kan tilbudsgiveren derfor selv vælge de opgaver, tilbudsgiveren mener bedst kan dokumentere bygherrens stillede (mindste)krav, herunder nøgletal fra ”lignende entrepriseopgaver”, jf. afsnit 3.1.1. Nøgletal fra tidligere gennemførte evalueringer kan også være tilvejebragt efter reglerne i bekendtgørelse om nøgletal for statsbyggerier m.v., jf. bekendtgørelsens § 9, stk. 2, når oplysning om mangler omberegnes af en evaluator. Tilbudsgiver kan således anvende nøgletal fra eksempelvis statslige, kommunale eller private byggeopgaver, når tilbudsgiver byder på en almen entreprise – og omvendt. Nøgletal til brug for udvælgelse må højst være tre år gamle regnet i forhold til evalueringens gennemførelse, jf. § 9, stk. 6, for at sikre virksomhederne bedømmes på deres aktuelle præstationer. Ved evalueringens gennemførelse forstås i praksis datoen på det udsendte ”faktablad” fra evaluator. Hvis der på et senere tidspunkt kommer nye nøgletalsoplysninger i sagen, eksempelvis som følge af en afsluttet retssag eller voldgiftsag, og disse oplysninger nødvendiggør en opdatering af det tidligere udsendte ”faktablad”, beregnes fristen fortsat i forhold til det først udsendte ”faktablad”. Nøgletal for sager, der er mere end tre år gamle regnet i forhold til den evalueringens gennemførelse, kan ikke anvendes til fremvisning. Nøgletallene er et vigtigt udvælgelsesredskab, og det er derfor afgørende, at bygherren har tillid til tallene. I bekendtgørelsens § 14, stk. 1, er der krav om, at bygherren skal forlange, at beregningen af nøgletallene er foretaget af en uafhængig evaluator, jf. afsnit 4.1. Dette gælder også omberegning af nøgletallene om ”mangler”. Faktablad for entrepriseopgave Nøgletallene for en konkret entrepriseopgave opstilles ofte som en oversigt, hvori også indgår oplysninger om virksomheden og byggeprojektets navn m.v. Oversigten kaldes i praksis for et ”faktablad” og dette ”faktablad” kan tilbudsgiver således anvende til brug for udvælgelsen. I vejledningens bilag 3 er eksempel på et ”faktablad” for en entrepriseopgave vist. ”Faktabladet” udarbejdes af den evaluator, som entreprenøren har valgt. ”Faktablad” for en entrepriseopgave til brug for udvælgelse indeholder oplysninger om: -Stamdata om virksomhedens navn, CVR-nr. og byggeprojektets navn m.v. -Nøgletal om overholdelse af tidsfrister -Nøgletal om mangler -Nøgletal om arbejdsulykker -Nøgletal om kundetilfredshed -Oplysning om hel eller delvis afbrydelse af evalueringen
Efter bekendtgørelsens § 9, stk. 3, har bygherren til brug for udvælgelsen tillige pligt til at forlange visse supplerende oplysninger, herunder et vægtet gennemsnit for nøgletallene, oplysning om det samlede antal evalueringer m.v., hvis tilbudsgiver har fået evalueret mindst tre tidligere entrepriseopgaver. Supplerende oplysninger udtryk for tilbudsgivers gennemsnitlige præstation De supplerende oplysninger giver et billede af tilbudsgiverens samlede gennemsnitlige præstation i alle tidligere gennemførte evalueringer inden for de seneste tre år, idet der bl.a. skal afleveres et vægtet gennemsnit – for såvel støttet byggeri som statsligt, kommunalt og privat byggeri, der er evalueret – inden for områderne: overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker og kundetilfredshed. De supplerende oplysninger vil være dynamiske størrelser, som ændrer sig hver gang, en evalueringssag afsluttes. Kravet er begrundet i hensyn til at sikre bygherren et bedre udvælgelsesredskab, idet bygherren får et bedre sammenligningsgrundlag mellem flere tilbudsgivere og et mere nuanceret billede af den enkelte virksomheds præstationsniveau. Bygherren har både ret og pligt til at forlange nøgletal for udvalgte entrepriseopgaver (”faktablade” for entrepriseopgaver). Det er entreprenøren, der vælger, hvilke ”faktablade” der vedlægges. Oplysningerne supplerer således hinanden og giver bygherren et detaljeret billede af virksomhedens kompetencer. Bygherren kan i udbudsbekendtgørelsen vælge eksempelvis at opstille mindstekrav/-niveau(er) til det vægtede gennemsnit for hvert af nøgletallene som forudsætning for at komme i betragtning til udvælgelsen. Bygherren bør dog være varsom med at skærpe kravene til dokumentationen, indtil bygherren har tilstrækkelig erfaring med brug af nøgletal eller kendskab til niveauer for nøgletallene. Tidligere gennemførte evalueringer De supplerende oplysninger til brug for udvælgelsen skal dække alle tidligere evalueringer inden for de seneste tre år – såvel støttet og statsligt som kommunalt og privat byggeri, der er evalueret. De supplerende oplysninger må højst være tre år gamle regnet i forhold til evalueringens gennemførelse, jf. § 9, stk. 6, for at sikre virksomhederne bedømmes på deres aktuelle præstationer. Om forståelsen af evalueringens gennemførelse henvises til 3.1.2. Vægtet gennemsnit I oplysningerne over tilbudsgiverens samlede gennemsnitlige præstation i alle tidligere gennemførte evalueringer inden for de seneste tre år indgår et vægtet gennemsnit for hvert af nøgletallene, jf. bekendtgørelsens § 9, stk. 4. De gennemsnitlige nøgletal vægtes med de enkelte evaluerede entreprisers entreprisesummer. Retningslinierne for beregning af det vægtede gennemsnit skaber et ensartet grundlag og sikrer, at eksempelvis en lille entreprise, der er gået mindre godt, ikke overskygger to store entrepriser, der er gået forholdsvis godt. For at sikre bygherren tillid til oplysningerne til brug for udvælgelsen, er der i bekendtgørelsens § 14, stk. 1, krav om, at de vægtede gennemsnit skal beregnes af en uafhængig evaluator. Det samlede antal evaluerede entrepriser Tilbudsgiver skal aflevere oplysning om det samlede antal evaluerede entrepriser. Her medregnes også afsluttede evalueringssager, der er gennemført efter reglerne i bekendtgørelse om statsbyggeriet m.v. Helt eller delvist afbrudte evalueringssager Tilbudsgiver skal aflevere oplysning om helt eller delvist afbrudte evalueringssager. Hvis alle nøgletal mangler for en evalueret entreprise, skyldes det en helt afbrudt evalueringssag på grund af uenighed mellem bygherren og entreprenøren om de indberettede oplysninger til brug for beregning af nøgletal. En virksomhed kan ikke kvalificere sig ved udvælgelsen på helt afbrudte sager. Virksomheden må i så fald aflevere alternativ dokumentation. Hvis der mangler et eller flere nøgletal for en entreprise, skyldes det en delvis afbrydelse af evalueringen på grund af uenighed. En virksomhed kan heller ikke kvalificere sig på delvist afbrudte sager alene, hvis det betyder, at virksomheden ikke som minimum kan fremvise nøgletal for hver af de fire kategorier af nøgletal om overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker og kundetilfredshed opnået i en eller flere entrepriser inden for de seneste tre år. Virksomheden må i så fald aflevere alternativ dokumentation på de manglende områder. Oplysninger om en række helt eller delvist afbrudte evalueringssager kan give bygherren et signal om, at virksomheden har haft problemer i tidligere byggerier. Det giver bygherren en mulighed for at stille supplerende spørgsmål til tilbudsgiveren eller eventuelt selv tage kontakt til de anførte bygherrer, som der skal medtages oplysning om tillige med oplysning om byggeprojektets navn og entreprisetype. Bygherren skal dog være opmærksom på, at der udbudsretligt er snævre grænser for, hvor meget bygherren kan lægge vægt på en anden bygherres erfaringer med en virksomhed i en situation, hvor bygherren kontakter den anden bygherre på baggrund af dokumentationen. Ved delvist afbrudte evalueringer medtages også oplysning om, hvilke nøgletal der er uenighed om. Det kan ikke anbefales bygherren at lægge for meget vægt på oplysning om en enkelt, helt eller delvist afbrudt sag. Hvis bygherren ønsker at stille supplerende spørgsmål, skal bygherren være opmærksom på, at henvendelsen kun må ske med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af de oplysninger, der er afleveret, og kun i det omfang der ikke sker forskelsbehandling af tilbudsgivere. Karakterbog Oplysningerne om tilbudsgivers samlede gennemsnitlige præstation inden for de seneste tre år opstilles ofte i praksis som en oversigt, der kaldes ”karakterbog”. ”Karakterbogen” for entreprenøren opdateres hver gang en entrepriseopgave, der er undergivet evaluering, er afsluttet, samt når en evaluering som indgår i ”karakterbogen” falder for forældelsesfristen på tre år. I vejledningens bilag 4 er der et eksempel på en ”karakterbog” for en entreprenør. ”Karakterbogen” udarbejdes af den evaluator, som entreprenøren har valgt. ”Karakterbog” for en entreprenør til brug for udvælgelse indeholder oplysninger om: -Stamdata om virksomhedens navn og CVR-nr. m.v. -Vægtet gennemsnit for hvert af nøgletallene; tidsfrister, mangler, arbejdsulykker og kundetilfredshed -Det samlede antal evaluerede sager inden for de seneste tre år -Antal evaluerede sager, der helt eller delvist er afbrudt på grund af uenighed om nøgletalsoplysninger til brug for beregningen af et eller flere nøgletal -Ved helt eller delvise afbrudte evalueringer oplysning om: -Bygherrens navn -Byggeprojektets navn -Entreprisetype -Ved delvise afbrudte evalueringer oplysning om, hvilket nøgletal der ikke kan beregnes på grund af uenighed
Det gælder for bygherrens udvælgelse, herunder prækvalifikation, at bygherren skal stille de samme materielle krav til samtlige potentielle tilbudsgivere. Udgangspunktet er, at bygherren skal forlange nøgletal fra alle tilbudsgivere til brug for udvælgelsen. Bygherren kan dog ikke forlange nøgletal og øvrige oplysninger fra virksomheder, der ikke har nøgletal efter bekendtgørelsens regler. Sådanne virksomheder kan eksempelvis være yngre virksomheder, som på grund af deres alder ikke kan forventes at have et tilstrækkeligt antal byggesager bag sig til at kunne levere nøgletal, eller udenlandske eller danske virksomheder, der ikke tidligere har bygget alment eller statsligt byggeri i landet og indsamlet nøgletalsoplysninger eller i øvrigt har fået foretaget frivillig evaluering af en opgave. For at sikre ligebehandling af samtlige tilbudsgivere skal bygherren derfor forlange, at tilbudsgivere, som ikke er i besiddelse af nøgletal, skal aflevere tilsvarende oplysninger til brug for udvælgelsen, jf. bekendtgørelsens § 9, stk. 5. Tilsvarende oplysninger er oplysninger om tidligere præstationer, der dokumenterer, at tilbudsgiver kan leve op til de stillede krav og ønskede kvalifikationer på de fire nøgletalsområder. Virksomhederne vil kunne løfte dokumentationskravet bl.a. ved hjælp af udtalelser fra tidligere bygherrer suppleret med eksempelvis afleveringsprotokoller og mangellister, som allerede foreligger i byggesagerne, eller anden dokumentation, der belyser virksomhedens formåen på de relevante områder. Oplysningerne skal være attesteret af en uvildig tredjepart for at sikre bygherrens tillid til oplysningerne. Bestemmelsen er begrundet i generelle konkurrenceretlige hensyn, så kravet om nøgletal ikke får den virkning, at visse virksomheder holdes ude fra markedet. Bestemmelsen er enslydende med bekendtgørelsens § 6, stk. 5, som er behandlet i afsnit 2.1.4, og som der henvises til. I afsnittet er også beskrevet, hvordan bygherren skal behandle helt nystartede virksomheder, der ikke kan aflevere den fornødne dokumentation til brug for udvælgelsen.
Efter bekendtgørelsens §§ 10-12 er der pligt til at indsamle og indberette oplysninger om byggeprocessen til beregning af nøgletal (evaluering) for såvel de enkelte entreprenører (nøgletal om overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker samt kundetilfredshed) som for byggeprojektet (nøgletal om overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker, prisniveau og prisændringer i udførelsen samt kundetilfredshed). Ansvaret for at indsamle og indberette nøgletalsoplysninger er bygherrens, som har pligt til digital indberetning via BOSSINF-STB henholdsvis til en ekstern, uafhængig evaluator, som entreprenøren vælger. Krav om indsamling af nøgletalsoplysninger for entreprenører under byggeprocessen gælder i realiteten for byggeri med tilsagn meddelt fra den 1. marts 2007, jf. den tidligere bekendtgørelse nr. 136 af 9. februar 2007 om nøgletal for alment byggeri m.v., som er afløst af bekendtgørelse nr. 248 af 14. april 2008. Det gælder generelt, at bygherren indsamler nøgletalsoplysningerne i fællesskab med entreprenøren. I praksis vil bygherre have størstedelen af oplysningerne dokumenteret i byggesagen, uden at skulle kontakte entreprenøren, som led i støttesagens behandling eller som led i bygherrens egne administrative rutiner. Det er bygherrens ansvar at få stillet de korrekte krav til entreprenøren dels i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet og dels i entrepriseaftalen, som indgås med entreprenøren, så entreprenøren har pligt til at medvirke i evalueringen. Af bekendtgørelsens bilag 4 fremgår det, hvilke oplysninger bygherren skal indberette, samt hvilke oplysninger der skal indberettes til henholdsvis BOSSINF-STB og evaluator. Afsnit 3.2.1-3.2.4 knytter sig i vid udstrækning til hjælpeteksterne til BOSSINF-STB vedrørende nøgletal, som der henvises til. Hovedlinierne i indsamling af nøgletalsoplysninger for entreprenører: - Hovedparten af nøgletalsoplysningerne indsamles af bygherren via BOSSINF-STB gennem samarbejde mellem bygherre og entreprenøren. Oplysningerne opbevares i BOSSINF-STB (bekendtgørelsens §§ 10 og 11) og overføres desuden til en ekstern, uafhængig evaluator. - Nøgletalsoplysninger vedrørende kundetilfredshed indsamles af bygherren ved at denne udfylder et digitalt spørgeskema fra evaluator ved opgavens afslutning (bekendtgørelsens § 12). Oplysningerne om kundetilfredshed overføres af evaluator til BOSSINF-STB, når der er evalueret 100 entrepriseopgaver (§ 17, stk. 2).
Når bygherren ved udbud har indhentet priser på de forskellige byggearbejder, skal bygherren indberette skema B til kommunalbestyrelsen om godkendelse af byggeriets anskaffelsessum før byggeriet påbegyndes. Bygherren skal på dette tidspunkt indberette de entreprenører, som bygherren har indgået aftale med, samt deres forventede entreprisesum. For de entreprenører som evalueres, skal bygherren tillige indberette nøgletalsoplysninger. Bygherren skal på skema B angive, hvilke entreprenører med en forventet entreprisesum på mindre end 300.000 kr. ekskl. moms, der ønsker frivillig evaluering. De valgte entreprenører, der skal evalueres, skal oplyse bygherren om, hvilken ekstern evaluator de har valgt, og bygherren indberetter desuden dette. Bygherren bør sikre sig dokumentation for, at entreprenøren har valgt evaluator. Det er som nævnt i afsnit 1.3.4 ikke alle typer af entrepriser, der er omfattet af kravet om nøgletal, eksempelvis ikke anlægsgartnere. I BOSSINF-STB skal bygherren for disse entreprenører afkrydse et felt ”Entreprenør fritaget for evaluering” i stedet for at indberette nøgletalsoplysninger. Nøgletalsoplysningerne De nøgletalsoplysninger, der skal indberettes i forbindelse med skema B, fremgår af bekendtgørelsen § 10 samt bekendtgørelsens bilag 4, og omfatter bl.a. baggrundsoplysninger om projektet samt stamdata (CVR-nr., oplysninger om kontaktperson m.v.) for hver entreprenør samt oplysninger om forventede påbegyndelses- og afleveringsdatoer. Bygherren skal for sig selv samt for hver entreprenør angive kontaktperson (navn, telefonnr. og e-mailadresse), som den eksterne evaluator skal kontakte i forbindelse med evalueringen. Har bygherren overdraget evalueringsopgaven til en bygherrerådgiver, er det kontaktoplysninger til denne, som skal indberettes. Bygherren skal indberette forventede entreprisesummer for entreprenørerne. Når bygherren som led i indberetningen af skema B til kommunalbestyrelsen indberetter oplysninger om bygherre samt de entreprenører, som enten skal eller frivilligt har valgt at lade sig evaluere, overføres disse oplysninger for den enkelte entreprenør og for bygherren samtidig til den evaluator, som entreprenøren har valgt (og altså ikke først når kommunalbestyrelsen har godkendt skema B). Indberetning Når bygherren er klar til at foretage digital indberetning af nøgletalsoplysninger på skema B, kontakter bygherren kommunen, som åbner projektet for bygherreindberetning (indtastning i bygherreklient). Det anbefales, at der foretages statusskift til status 40 eller 40-X (åbnet for indberetning af skema B) så sent som muligt, af hensyn til indberetningen af rådgivere på status ”løbende” 30. Hvis kommunalbestyrelsen selv er bygherre, foretager kommunen indberetning via bygherreklienten i BOSSINF-STB. Nogle få nøgletalsoplysninger kan dog med kommunens godkendelse indberettes på papir, jf. afsnit 3.2.4. I det omfang indberetning af øvrige projektoplysninger efter kommunens bestemmelse skal ske digitalt, åbner kommunen via kommuneklienten i BOSSINF-STB projektet for bygherreindberetning af såvel nøgletalsoplysninger som øvrige projektoplysninger. Bygherren skal via internettet logge på bygherreklienten ved at anvende sit OCES-virksomhedscertifikat. Dette certifikat indeholder bl.a. virksomhedens CVR-nr. Den konkrete bruger verificeres ved hjælp af den fælles pinkode eller digital signatur. I bygherreklientens åbningsbillede vises en liste over den sag eller de sager, som kommunen aktuelt har åbnet for bygherren til indberetning. Når bygherren har afsluttet sin indberetning af nøgletalsoplysningerne om bygherren selv samt de entreprenører, som enten skal eller frivilligt har valgt at lade sig evaluere på skema B, vælges knappen ”Overfør til kommunen”. I den forbindelse aktiveres systemets kontroller, således at bygherrens opmærksomhed henledes på eventuelle fejl eller mangler ved indberetningen, som bygherren hermed kan rette eller afhjælpe, forinden projektet overføres til kommunalbestyrelsen. Når bygherren digitalt indberetter nøgletalsoplysningerne, overføres oplysningerne straks efter til den evaluator, som entreprenøren har valgt (og ikke først når kommunalbestyrelsen har godkendt skema B). Evaluator skal bruge oplysningerne med henblik på at kunne sende bygherren et digitalt kundetilfredshedsskema til udfyldelse på det rigtige tidspunkt (når entrepriseopgaven er afsluttet) samt at kunne sende ”faktablad” og ”karakterbog” til entreprenøren. Kommunens egen indberetning på statuskode 40 kan foretages, når kommunen ved hjælp af knappen ”Godkendt bygherres indberetning” har godkendt bygherrens indberetning på statuskode 40-X, hvorefter projektets statuskode skifter til 40.
Når kommunalbestyrelsen har godkendt skema B, herunder projektets anskaffelsessum og påbegyndelsestidspunkt, kan bygherren umiddelbart efter begynde at indtaste nøgletalsoplysninger for entreprenørerne, som evalueres, i bygherreklienten på skema C (”løbende” statuskode 60), selvom kommunen endnu ikke har åbnet for egen eller bygherrens indberetning af projektoplysninger på statuskode 70 eller 70-X. Tilknytning af nye entreprenører Er der tilknyttet nye virksomheder, som skal eller frivilligt har valgt at lade sige evaluere efter bygherrens indberetning af skema B til kommunalbestyrelsen, skal bygherren straks indtaste stamoplysninger samt forventede påbegyndelses- og afleveringsdatoer og forventet entreprisesum for disse i bygherreklienten, jf. bekendtgørelsens § 10, stk. 1, 2. pkt., og stk. 2, 2. pkt. Det anførte gælder, hvor der bliver tilknyttet en ny entreprenør til projektet, eksempelvis som følge af konkurs hos den først valgte entreprenør. Oplysninger om nye virksomheder overføres automatisk til evaluator. Evaluator tager efterfølgende kontakt til de nytilknyttede virksomheder. På tilsvarende måde skal evaluator også have meddelelse, hvis der er sket ophør af entreprenører, eksempelvis ved konkurs. Oplysninger bygherren indberetter via BOSSINF-STB Bygherren skal i samarbejde med entreprenøren løbende indsamle nøgletalsoplysninger vedrørende overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker, prisniveau og prisændringer for hver enkelt entreprenør efterhånden, som de færdiggør deres arbejde på byggepladsen, jf. bekendtgørelsens § 11 samt bilag 4. Nøgletalsoplysninger om ændringer i projektprisen vil dog først foreligge ved afslutningen af det samlede byggeprojekt. I praksis vil mange af de nødvendige nøgletalsoplysninger være dokumenteret i byggesagen via byggemødereferater, sikkerhedsmødereferater, mangellister, aftalesedler og kontrakter. Årsager til ændringer i tid og omkostninger til entreprenørerne vil være dokumenteret via aftalesedler og byggemødereferater. Mangler, alvor og tilbagehold vil være dokumenteret ved, at bygherre og entreprenør i forbindelse med afleveringen har udfyldt og underskrevet (digitale) mangellister, herunder aftalt mangelafhjælpning, tilbagehold og klassifikation af manglerne efter alvor m.v. Antal arbejdsulykker vil være registeret i referaterne fra sikkerhedsmøderne etc. Det skal særligt bemærkes for så vidt angår antal arbejdsulykker, at bygherren kun kan medtage ikke-personhenførbare oplysninger om antal arbejdsulykker. Det kan anbefales, at bygherre og entreprenør har fokus på dokumentation i forhold til de nøgletalsoplysninger, der måles på, for at forebygge uenigheder om oplysningerne senere. Bygherre og entreprenør kan anbefales at anvende standardiserede aftalesedler og mangellister m.v., som eksempelvis Boligselskabernes Landsforening udarbejder el.lign. Når bygherren har indtastet nøgletalsoplysninger i bygherreklienten, skal bygherren fremsende hovedparten af nøgletalsoplysningerne til entreprenøren til godkendelse. Det gælder nøgletalsoplysninger vedrørende overholdelse af tidsfrister, mangler og arbejdsulykker, som bruges til at beregne nøgletal til udvælgelsen. Hermed sker en ”ekstra kvalitetssikring” af de oplysninger, der er nævnt ovenfor, og som i mange tilfælde vil være dokumenteret i byggesagen. Fremsendelsen kan ske som et skærmprint eller en PDF-fil, som kan laves i bygherreklienten, der kan sendes enten digitalt eller på papir. Proceduren giver entreprenøren mulighed for at gøre indsigelse overfor en eller flere af de nøgletalsoplysninger, som bygherren har indtastet i bygherreklienten, med henblik på at sikre enighed mellem entreprenør og bygherre om de nøgletalsoplysninger, som anvendes til beregning af entreprenørens nøgletal, og hermed sikre en høj datakvalitet. Det kan anbefales, at bygherren sikrer sig dokumentation for entreprenørens accept. Proceduren er nærmere beskrevet i afsnit 3.2.5. Bygherren overfører løbende (på ”løbende” statuskode 60) de indtastede nøgletalsoplysninger for entreprenørerne til de valgte eksterne evaluatorer, efterhånden som de enkelte entrepriser afsluttes, og godkendelsen hos entreprenørerne er gennemført, ved at trykke på knap i bygherreklienten ”overfør til evaluator”. Når kommunen åbner for indberetning af skema C på statuskode 70, kan der ikke længere overføres oplysninger for de enkelte entreprenører løbende til ekstern evaluator. Er der ikke indberettet nøgletalsoplysninger for alle entreprenører på dette tidspunkt, åbner kommunen for bygherrens indberetning på skema C på statuskode 70-X, hvor bygherren kan indberette nøgletalsoplysninger for de resterende entreprenører. Når bygherren indberetter skema C til kommunen, overføres samtidig nøgletalsoplysninger for samtlige resterende entreprenører til evaluator. Oplysninger bygherren indberetter via ekstern evaluator Bygherren skal aflevere nøgletalsoplysninger om kundetilfredshed til evaluator hurtigst muligt, efter entreprenøren har færdiggjort sit arbejde på byggepladsen, jf. bekendtgørelsens § 12 samt bilag 4. Oplysningerne skal afleveres på et digitalt spørgeskema, som evaluator sørger for at fremsende. Evaluator skal fremsende det beregnede nøgletal om kundetilfredshed til entreprenøren til godkendelse. Proceduren giver entreprenøren mulighed for at gøre indsigelse overfor oplysningen og dermed få ”et blankt felt” i stedet for. Proceduren er nærmere beskrevet i afsnit 3.2.5. Evaluator har pligt til digitalt at overføre nøgletalsoplysningerne henholdsvis entreprenørens indsigelse til BOSSINF-STB.
Når byggeriet afleveres vil der foreligge nøgletalsoplysninger på entrepriseniveau for samtlige entreprenører, som skal evalueres. Evaluator vil løbende have modtaget de relevante nøgletalsoplysninger for den enkelte entreprenør dels gennem BOSSINF-STB dels gennem egen indsamling. Der kan dog være tilfælde, hvor der på tidspunktet for indberetning af skema C mangler oplysninger om den faktiske entreprisesum samt dato for overstået mangelafhjælpningsperiode for de sidste entreprenører på byggepladsen, eller der er en igangværende ekstern høring, jf. afsnit 3.2.5. Evaluator beregner nøgletal for den enkelte entreprise (”faktablad”) samt beregner et vægtet gennemsnit m.v. for hvert af nøgletallene for tidligere gennemførte entrepriser, hvis entreprenøren har medvirket i mindst tre evalueringssager (”karakterbog”), jf. afsnittene 3.1.2 og 3.1.3, når evaluator har modtaget de nødvendige nøgletalsoplysninger for entreprenøren dels gennem bygherrens indberetning via BOSSINF-STB og dels gennem egen indsamling. Begge dele fremsendes til entreprenøren.
Ved byggeriets afslutning skal bygherren indberette skema C til kommunalbestyrelsen. Med indberetningen af skema C til kommunalbestyrelsen overføres nøgletalsoplysningerne til evaluator for de entreprenører, som på tidspunktet for kommunens åbning af indberetning på skema C (statuskode 70) endnu ikke var overført. Nøgletalsoplysninger om de faktiske omkostninger til entreprenørerne, årsager til ændringer i omkostningerne til entreprenørerne samt dato for overstået mangelafhjælpningsperiode for projektet vil tidligst foreligge på dette tidspunkt. Bygherren indberetter oplysningerne sammen med de øvrige projektoplysninger på skema C enten digitalt via bygherreklienten eller med kommunens godkendelse på papir. Indberettes et projekt på skema C med afsatte beløb og projektet dermed overgår til statuskode 80, kan der være usikkerhed om de faktiske omkostninger til entreprenørerne og hermed om nøgletalsoplysningerne vedrørende årsager til ændringer i omkostninger til entreprenørerne. Er det tilfældet, skal bygherren indberette de forventede værdier for årsager til ændringer i omkostningerne til entreprenørerne samt de forventede omkostninger til entreprenørerne på skema C. Viser det sig, at en eller flere værdier efterfølgende ændres, når de endelige omkostninger til entreprenørerne er kendt, skal bygherren indsende de ændrede værdier til Velfærdsministeriet. Tilsvarende skal bygherren indsende oplysninger om dato for overstået mangelafhjælpningsperiode for projektet til Velfærdsministeriet, hvis den ikke er kendt på tidspunktet for indberetningen af skema C. Bygherren kan anvende et særligt skema, der er udarbejdet af Velfærdsministeriet, og som ligger på ministeriets hjemmeside. Velfærdsministeriet indberetter oplysningerne i BOSSINF-STB på statuskode 89-X, hvorfra værdierne oversendes til evaluator. Når kommunalbestyrelsen har godkendt skema C og projektet overgår til statuskode 89, overføres de indberettede nøgletalsoplysninger på projektniveau til evaluator. Når evaluator har modtaget oplysningerne via BOSSINF-STB samt indsamlet de øvrige nøgletalsoplysninger på projektniveau, beregner evaluator nøgletal for det samlede byggeprojekt (”Faktablad for projekt”) . Ved ændring af indberetning som følge af høring iværksat af evaluator efter bekendtgørelsens § 11, stk. 2, 3. pkt., efter bygherren har indberettet nøgletalsoplysninger til kommunalbestyrelsen i forbindelse med skema C, skal evaluator fremsende oplysningerne til Velfærdsministeriet, der har adgang til at indberette de ændrede oplysninger til BOSSINF-STB på statuskode 89-X, jf. bekendtgørelsens § 13. Det samme gælder for ændring af indberetning som følge af retssag, voldgift eller lignende efter bygherren har indberettet skema C til kommunalbestyrelsen. For de entreprenører, hvor der på tidspunktet for indberetning af skema C ikke foreligger en faktisk entreprisesum eller dato for overstået mangelafhjælpningsperiode, indberettes disse oplysninger efterfølgende af bygherren til Velfærdsministeriet. Bygherren kan ligeledes her anvende et særligt skema, der er udarbejdet af Velfærdsministeriet, og som ligger på ministeriets hjemmeside. Velfærdsministeriet indberetter oplysningerne i BOSSINF-STB på statuskode 89-X, hvorfra værdierne oversendes til evaluator.
De nøgletalsoplysninger, som anvendes til beregning af entreprenørens nøgletal, og som indsamles via BOSSINF-STB, kvalitetssikres gennem en særlig godkendelsesprocedure mellem bygherre og entreprenør. I den forbindelse kan bygherre og entreprenør vælge at inddrage ekstern evaluator ved en høring. Det drejer sig om de nøgletalsoplysninger angivet i bekendtgørelsens bilag 5, som indsamles via BOSSINF-STB. Godkendelse af oplysninger for entreprenørerne, som indberettes via BOSSINF-STB, foregår løbende under projektets udførelsesperiode, fra den første entreprenør færdiggør sit arbejde på byggepladsen. Godkendelsesproceduren påbegyndes for den enkelte entreprenør, hurtigst muligt efter denne har færdiggjort sit arbejde. Godkendelsesproceduren og høring via ekstern evaluator er beskrevet i bekendtgørelsens § 11, stk. 2. Når bygherren har registreret oplysninger efter stk. 1, forelægger bygherren de registrerede oplysninger til brug for beregning af nøgletal om overholdelse af tidsfrister, mangler og arbejdsulykker for entreprenøren til udtalelse med henblik på at konstatere, om der er enighed mellem parterne om oplysningerne, og ved uenighed søge at opnå enighed gennem dialog og gennemgang af byggesagens dokumenter. Hvis entreprenøren har indsigelser til de forelagte oplysninger, skal bygherren registrere dette. Bygherren og entreprenøren kan i fællesskab anmode den evaluator, entreprenøren har valgt, om at foretage en høring af entreprenøren og bygherren om de oplysninger, som entreprenøren har gjort indsigelse imod. Godkendelsesproceduren sikrer en høj datakvalitet, idet alle oplysninger som anvendes til beregning af entreprenørens nøgletal er godkendt af både entreprenør og bygherre, og kun nøgletalsoplysninger som er godkendt af begge parter indberettes til kommunalbestyrelsen. Med denne procedure undgås endvidere i så vidt omfang som muligt delvist eller helt afbrudte sager, det vil sige ”blanke felter” i entreprenørens oversigt over sin præstation i den konkrete entreprise (”faktablad”). Godkendelsesproceduren beskrives nærmere nedenfor, og et overblik over proceduren er vist i nedenstående figur. Når bygherren har indsamlet de relevante nøgletalsoplysninger for en given entreprenør (gennem aftalesedler, byggemødereferater m.v.), indtaster bygherren disse i BOSSINF-STB, så snart de foreligger, når entreprenøren har færdiggjort sit arbejde på byggepladsen og eventuel mangelafhjælpning er afsluttet. BOSSINF-STB foretager automatisk kontrol af de indtastede oplysninger. Eksempelvis giver BOSSINF-STB en advarsel, hvis bygherren indtaster en forventet afleveringsdato, som ligger før den faktiske påbegyndelsesdato, og hermed undgås nogle typer af indtastningsfejl. Bygherren fremsender oplysninger til entreprenøren Efter indtastning fremsender bygherren de indtastede oplysninger til entreprenøren. Fremsendelsen kan ske som et skærmprint eller PDF-fil, der sendes digitalt eller på papir. Bygherren skal i den forbindelse udfylde feltet ”Bygherrens fremsendelsesdato” i BOSSINF-STB, hvor bygherren skal angive datoen for hvornår, bygherren har fremsendt de indtastede oplysninger til entreprenøren. Denne dato bør ligge umiddelbart efter mangelafhjælpningsdatoen og maksimalt to uger efter, da det alt andet lige er lettere at indhente oplysninger og dokumentation straks efter en entreprises afslutning frem for senere, og hermed er det lettere at opnå enighed om nøgletalsoplysninger. Dette vil specielt gælde, hvis den eksterne evaluator inddrages i forbindelse med høring, idet det ved høring er den eksterne evaluator, som indhenter oplysninger og dokumentation. En hurtig fremsendelse fra bygherren og returnering fra entreprenøren, jf. nedenfor, betyder endvidere, at entreprenøren tilsvarende hurtigt kan modtage et ”faktablad” og en opdatering af sin ”karakterbog”. Det kan anbefales, at bygherren sikrer sig dokumentation for entreprenørens acceptved at anmode om underskrift på det returnerede dokument, hvis det returneres på papir, eller ved at gemme en kopi af den returnerede mail, hvis dokumentet returneres digitalt. Det kan endvidere anbefales, at bygherren gemmer kopi af det fremsendte dokument, som dokumentation i tilfælde af tvivl om hvorvidt, bygherren faktisk har fremsendt dokumentet. Har entreprenøren ikke modtaget de nøgletalsoplysninger, som bygherren har indtastet, omkring to uger efter, entreprenøren har færdiggjort sit arbejde på byggepladsen, og eventuel mangelafhjælpningsperiode er afsluttet, bør entreprenøren tage kontakt til bygherren. Entreprenøren returnerer oplysningerne og eventuelle indsigelser Når entreprenøren modtager de fremsendte oplysninger fra bygherren, skal entreprenøren for hver oplysning afkrydse, om entreprenøren er enig i det indtastede. Er entreprenøren enig i alle de indtastede oplysninger, krydser entreprenøren af i feltet ”ingen indsigelser fra entreprenør”. Er entreprenøren derimod uenig i eksempelvis det indtastede antal vejrligsdage, som har givet anledning til en korrektion af udførelsestiden, krydser entreprenøren af i feltet ”indsigelser” ud for denne oplysning. Når entreprenøren har foretaget sin afkrydsning, angiver entreprenøren returneringsdato, og returnerer skemaet til bygherren. Det anbefales, at både entreprenør og bygherre gemmer en kopi af skemaet som returneres, som dokumentation. Igen bør entreprenøren udfylde skemaet og returnere det til bygherren hurtigst muligt. Har entreprenøren ikke returneret skemaet til bygherren efter to uger, bør bygherren tage kontakt til entreprenøren. Procedure efter entreprenørens returnering Bygherren indtaster efterfølgende entreprenørens afkrydsning samt returneringsdato i BOSSINF-STB. Hvis bygherren indtaster, at entreprenøren er uenig i en given oplysning , skal bygherren samtidig fjerne den oprindeligt indtastede værdi for oplysningen, som entreprenøren har gjort indsigelse mod. Det er ikke muligt for bygherren at foretage indberetning af et nøgletalsskema for en entreprenør, hvor der er krydset af i et indsigelsesfelt, og der samtidig er indtastet en værdi i det tilhørende datafelt. Det videre forløb afhænger af entreprenørens afkrydsning: 1) Er entreprenøren enig i alle de af bygherren indtastede værdier, er skemaet klar til fremsendelse til ekstern evaluator og indberetning til kommunalbestyrelsen. Entreprenøren skal således ikke foretage sig yderligere, mens bygherren fremsender skemaet til ekstern evaluator eller indberetter det til kommunalbestyrelsen. 2) Er entreprenøren uenig, eksempelvis i det indtastede antal vejrligsdage, som har givet anledning til en ændring af udførelsestiden, skal bygherren hurtigst muligt kontakte entreprenøren – hvis ikke entreprenøren allerede har kontaktet bygherren – med henblik på at opnå enighed om antallet af dage. Har bygherren ikke taget kontakt til entreprenøren efter to uger, bør entreprenøren tage kontakt til bygherren. Entreprenørens uenighed kan i nogle tilfælde skyldes, at bygherren har tastet forkert, og en sådan tastefejl vil bygherre og entreprenør let kunne opnå enighed om. Skyldes indsigelsen decideret uenighed om antallet af dage, kan bygherre og entreprenør gennem dialog, herunder ved en gennemgang af aftalesedler og andre byggesagsdokumenter, opnå enighed. Opnås gennem dialog enighed om et antal dage, indtaster bygherren det aftalte antal og krydser af, at entreprenøren ingen indsigelser har. Skemaet er nu klar til fremsendelse til ekstern evaluator og indberetning til kommunalbestyrelsen. Det anbefales, at opnåelse af enighed om en given værdi, som fører til ændringer i forhold til det, som bygherren oprindeligt har indtastet, dokumenteres skriftligt. 3) Opnås ikke enighed gennem dialog, kan bygherren og entreprenør vælge enten 1) at kontakte ekstern evaluator med henblik på høring for herigennem at opnå enighed, eller 2) at bygherren bibeholder entreprenørens afkrydsning i feltet ”indsigelser”, og det blanke felt i antallet af vejrligsdage som har givet anledning til en ændring af udførelsestiden. Anvendelse af høring via ekstern evaluator kræver, at bygherre og entreprenør er enige herom. Det må imidlertid anbefales, at bygherre og entreprenør vælger at anvende høring for så vidt muligt at undgå blanke felter. Det forudsættes, at høring er inkluderet i prisen for evaluering, således der ikke er forbundet ekstra udgifter hermed for bygherre og entreprenør, eftersom det er et element i bekendtgørelsen, at høring skal være en mulighed for parterne. Ønsker entreprenøren at anvende høring, skal bygherren angive dette i BOSSINF-STB i feltet ”Ønsker entreprenør høring”. Vælger bygherre og entreprenør at kontakte entreprenørens evaluator med henblik på høring og der herigennem opnås enighed, indtaster bygherren det aftalte antal dage og krydser af i feltet ”ingen indsigelser fra entreprenør”. Det anbefales også her, at opnået enighed om en given værdi dokumenteres skriftligt. Opnås ikke enighed gennem høring, bibeholder bygherren entreprenørens afkrydsning i feltet ”indsigelser”, samt det blanke felt i antallet af vejrligsdage. Har en ekstern evaluator foretaget høring, skal bygherren afkrydse dette i skemaet. Skemaet – med eller uden blankt felt – er nu klar til fremsendelse til ekstern evaluator og indberetning til kommunalbestyrelsen. Er der så stor uenighed mellem bygherre og entreprenør om nøgletalsoplysningerne, at evalueringen af entreprenøren afbrydes helt, indtaster bygherren for alle oplysninger, at entreprenøren har gjort indsigelse, og sletter alle de oprindeligt indtastede nøgletalsoplysninger, således alle datafelter indberettes blanke. Indberetning af godkendte oplysninger Bygherren fremsender løbende de indtastede nøgletalsoplysninger for entreprenørerne, efterhånden som de afslutter deres entrepriser og godkendelsesproceduren er gennemført, til ekstern evaluator via bygherreklienten. For de entreprenører, hvor godkendte nøgletalsoplysninger ikke foreligger, når kommunen åbner for statuskode 70-X, fremsendes de alle automatisk til ekstern evaluator, når bygherre indberetter skema C til kommunalbestyrelsen. Høring gennem en evaluator skal ikke kunne bremse støttesagsforløbet og bygherrens mulighed for at indberette skema C til kommunalbestyrelsen. Derfor er det i BOSSINF-STB muligt at afkrydse feltet ”igangværende høring”, således at skema C kan indberettes til kommunalbestyrelsen. Opnås efterfølgende enighed gennem evaluators høring, overføres værdierne fra evaluator til Velfærdsministeriet, som indberetter oplysningen på statuskode 89-X. For de entreprenører, hvor der på tidspunktet for indberetning af skema C ikke foreligger en faktisk entreprisesum eller dato for overstået mangelafhjælpningsperiode, indberettes oplysningerne efterfølgende af bygherren til Velfærdsministeriet. Disse oplysninger skal, ligesom entreprenørens øvrige nøgletalsoplysninger som indberettes til BOSSINF-STB, godkendes af entreprenøren, inden de indberettes. Det anbefales også her, at godkendelsen dokumenteres skriftligt. Godkendelse af nøgletalsoplysninger om kundetilfredshed De øvrige nøgletalsoplysninger, som indgår i beregningen af entreprenørens nøgletal, det vil sige oplysninger vedrørende kundetilfredshed, indsamles af ekstern evaluator. Entreprenøren skal godkende den samlede karakter for kundetilfredshed, men ikke de enkelte kundetilfredshedsoplysninger. Den beregnede karakter godkendes ved, at ekstern evaluator forelægger nøgletallet for entreprenøren. Entreprenøren har mulighed for at gøre indsigelse mod den beregnede samlede kundetilfredshedskarakter og hermed få et blankt felt i ”faktabladet” og en delvist afbrudt sag i ”karakterbogen”. Kundetilfredshedskarakteren kan derimod ikke ændres på baggrund af entreprenørens indsigelse.
Nøgletal for entreprenører er de oplysninger om overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker samt kundetilfredshed, der fremgår af bekendtgørelsens bilag 3, jf. bekendtgørelsens § 5, stk. 1. For byggeprojektet er nøgletal ligeledes de oplysninger om overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker samt kundetilfredshed, der fremgår af bekendtgørelsens bilag 3, og herudover oplysninger omprisniveau og prisændringer i udførelsen, der tilsvarende fremgår af bekendtgørelsens bilag 3. For den enkelte entreprise beregnes således seks nøgletal om overholdelse af tidsfrister (to), mangler (to), arbejdsulykker (ét) samt kundetilfredshed (ét). For byggeprojektet beregnes ligeledes seks nøgletal om overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker samt kundetilfredshed og herudover beregnes tre nøgletal om prisniveau og prisændringer i udførelsen. Nedenfor gennemgås definitionen af hvert enkelt nøgletal samt beregningen heraf. Først vises, hvordan entreprenørernes nøgletal beregnes og efterfølgende gennemgås eksempler på beregningen af de gennemsnitlige nøgletal, som indgår i entreprenørens ”karakterbog”. Herefter vises, hvordan nøgletallene på projektniveau beregnes. Økonomioplysninger, som indberettes i BOSSINF-STB, eksempelvis entreprisesummer, indberettes inkl. moms, mens nøgletal beregnes på baggrund af beløb ekskl. moms. I eksemplerne nedenfor er alle beløb angivet ekskl. moms. For at sikre sammenlignelighed over tid mellem beregnede nøgletal, forudsættes det, at der foretages en fastprisberegning, således at alle nøgletal opgøres i prisniveau pr. 1. januar 2004. Eksemplerne nedenfor er vist uden fastprisberegning. Vedrørende fremgangsmåden ved fastprisberegningen kan henvises til Byggeriets Evaluerings Centers notat ”Indeksering af priser og omkostninger i Byggeriets Nøgletalssystem”, som findes på centrets hjemmeside www.byggeevaluering.dk. Nøgletal på projektniveau om mangler, arbejdsulykker og kundetilfredshed beregnes på baggrund af de indberettede nøgletalsoplysninger for entreprenørerne. Har en entreprenør et blankt felt, fordi bygherre og entreprenør ikke har kunnet nå til enighed om en nøgletalsoplysning, indgår ingen af entreprenørens oplysninger i beregningen af de nøgletal på projektniveau, hvor oplysningen, der er uenighed om, indgår. Har en entreprenør eksempelvis et blankt felt i antallet af anmeldte arbejdsulykker, indgår entreprenørens entreprisesum ikke i beregningen af nøgletal om arbejdsulykker på projektniveau, selvom entreprisesummen er indberettet i BOSSINF-STB, jf. beregningen i afsnit 3.3.3. Nøgletal i såvel ”faktablad” som ”karakterbog” afrundes med en decimal, undtagen nøgletallet pris pr. kvadratmeter, som afrundes til heltal.
Nøgletal om overholdelse af tidsfrister Der beregnes to nøgletal om overholdelse af tidsfrister: 1) Relativ afvigelse mellem planlagt og faktisk udførelsestid korrigeret for ændringer i projektet. 2) Relativ afvigelse mellem planlagt og faktisk udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpning korrigeret for ændringer i projektet. De ændringer, der kan begrunde tidsfristforlængelse og hermed en korrektion af udførelsestiden fremgår af bekendtgørelsens bilag 3 og fortolkes i overensstemmelse med ”Almindelige betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomheder (AB92)” og ”Almindelige betingelser for totalentreprise (ABT93)” som: - Ændringer i arbejdets art og omfang, som kræves af bygherren, jf. AB92, § 24, stk. 1, nr. 1. - Ændringer begrundet i bygherrens forhold, når denne har udvist fejl eller forsømmelser. Hertil regnes også ændringer begrundet i anden entreprenørs forsinkelse, jf. AB92, § 24, stk. 1, nr. 2. - Offentlige påbud eller forbud, som ikke skyldes entreprenørens egne forhold, jf. AB92, § 24, stk. 1, nr. 5. - At nødvendige tilladelser fra myndighederne til byggesagens gennemførelse ikke foreligger senest 30 dage efter, at fyldestgørende projektmateriale er indsendt til myndighederne, medmindre anden frist er aftalt. Antallet af dage opgøres som arbejdsdage, jf. ABT93, § 24, stk. 1, nr. 6. - Usædvanligt vejrlig, jf. AB92, § 24, stk. 1, nr. 4. - Forhold der ikke skyldes entreprenøren, og som denne ikke er herre over, jf. AB92, § 24, stk. 1, nr. 3. Begge nøgletal om overholdelse af tidsfrister beregnes ved at sætte entreprisens faktiske udførelsestid i forhold til entreprisens planlagte udførelsestid, hvor der til den planlagte udførelsestid tillægges de antal arbejdsdage, entreprenøren har fået som tidsfristforlængelser. Herved kommer en afvigelse mellem planlagt og faktisk udførelsestid, der kan henføres til ovennævnte forhold, ikke til at tælle som manglende overholdelse af tidsfrister. Entreprenøren kan dog maksimalt få tillagt et antal arbejdsdage som tidsfristforlængelser svarende til forskellen mellem den faktiske og planlagte udførelsestid (det vil sige forskellen mellem den faktiske og planlagte afleverings-/færdiggørelsesdato). Den planlagte udførelsestid beregnes som antallet af arbejdsdage mellem den faktiske påbegyndelsesdato og den forventede afleveringsdato. Begge datoer indberettes via BOSSINF-STB på skema C. Den forventede afleveringsdato fastsættes, når entreprenøren påbegynder byggearbejdet på byggepladsen og ikke eksempelvis på tidspunktet for indgåelse af kontrakten mellem bygherre og entreprenør. Indgår entreprisen i et projekt, hvor der afholdes en samlet afleveringsforretning, er den forvendte afleveringsdato entreprisens forventede færdiggørelsesdato, og ikke den forventede dato for den samlede afleveringsforretning. Den faktiske udførelsestid beregnes som antallet af arbejdsdage mellem den faktiske påbegyndelsesdato og den faktiske afleveringsdato. Begge datoer indberettes via BOSSINF-STB på skema C. Indgår entreprisen i et projekt, hvor der afholdes en samlet afleveringsforretning, er den faktiske afleveringsdato entreprisens faktiske færdiggørelsesdato. Den faktiske udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpningsperiode beregnes som antallet af arbejdsdage mellem den faktiske påbegyndelsesdato og datoen for overstået mangelafhjælpningsperiode, det vil sige den dag hvor den sidste mangel konstateret ved entreprisens afleveringsforretning – eller færdiggørelsesdato, hvis entreprisen indgår i et projekt med samlet afleveringsforretning – er udbedret eller på anden måde afklaret mellem parterne. Begge datoer indberettes via BOSSINF-STB på skema C. Antallet af arbejdsdage som entreprenøren har fået godkendt som tidsfristforlængelser, og som der foreligger dokumentation for gennem eksempelvis byggemødereferater og aftalesedler, indberettes på skema C og fordeles på de anførte seks årsagskategorier, som kan begrunde en tidsfristforlængelse. Eksempel: Beregning af nøgletal 1 på entrepriseniveau En fagentreprenør påbegynder den 2. juni 2008 sit arbejde på byggepladsen. Ved påbegyndelsen fastsættes entreprenørens forventede aflevering i tidsplanen til den 29. januar 2009. Entreprenøren afleverer sit arbejde den 27. marts 2009, og har i løbet af byggeperioden fået en tidsfristforlængelse på i alt 35 arbejdsdage – 10 dage begrundet i forhold, der ikke skyldes entreprenøren og 25 dage begrundet i ændringer i arbejdets art og omfang krævet af bygherren. Beregning: Faktisk udførelsestid ∙ 100% Planlagt udførelsestid = Arbejdsdage (02.06.08 – 27.03.09) ∙ 100% Arbejdsdage (02.06.08 – 29.01.09) + tidsfristforlængelse = 210 arbejdsdage ∙ 100% (169 + 35) arbejdsdage = 102,9% Havde entreprenøren ikke fået tidsfristforlængelse på 35 arbejdsdage, ville nøgletallet være 124,3 pct. Eksempel: Beregning af nøgletal 2 på entrepriseniveau Eksemplet bygger videre på ovenstående eksempel. Entreprenøren får ved afleveringsforretningen konstateret en række mangler, som er udbedret den 8. april 2009. Beregning: Faktisk udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpningsperiode ∙ 100% Planlagt udførelsestid = Arbejdsdage (02.06.08 – 08.04.09) ∙ 100% Arbejdsdage (02.06.08 – 29.01.09) + tidsfristforlængelse = 218 arbejdsdage ∙ 100% (169 + 35) arbejdsdage = 106,9% Havde entreprenøren ikke fået en tidsfristforlængelse på 35 arbejdsdage, ville nøgletallet være 129,0 pct. Nøgletal om mangler Der beregnes to nøgletal om mangler, hvoraf det ene beregnes opdelt på hver af seks alvorsklasser: 3. Antal mangler indført i afleveringsprotokollen klassificeret efter alvor: 3.1. Mangler med ingen eller ubetydelig byggeteknisk betydning. Levetiden for denne og eventuelt tilstødende bygningsdele påvirkes ikke. 3.2. Mangler med mindre byggeteknisk betydning. Levetiden for denne og eventuelt tilstødende bygningsdele kan blive nedsat, hvis manglen ikke udbedres. 3.3. Mangler med nogen byggeteknisk betydning. Levetiden for denne og eventuelt tilstødende bygningsdele bliver nedsat, hvis manglen ikke udbedres. 3.4. Mangler med stor byggeteknisk betydning. Levetiden for denne og eventuelt tilstødende bygningsdele bliver nedsat, hvis manglen ikke udbedres snarest. 3.5. Mangler med betydning for personsikkerheden. Manglen medfører fare for liv og helbred og kræver omgående udbedring. 3.6. Forhold der skal undersøges nærmere. Klassifikationen af mangler følger Byggeskadefondens svigtklassifikation. 4. Udbedring af mangler målt ved tilbageholdsbeløb fastsat i forbindelse med aflevering sat i forhold til entreprisesummen. Nøgletal 3, opdelt på 3.1 til 3.6, beregnes for hver af de seks nævnte alvorsklasser som antallet af mangler (eller forhold, som skal undersøges nærmere) konstateret ved entreprisens aflevering – eller fra færdiggørelsesdatoen, hvis entreprisen indgår i et projekt med samlet afleveringsforretning – sat i forhold til entreprenørens faktiske entreprisesum (nøgletallene opgøres pr. mio. kr.). Alvorsklassen 3.6 - forhold der skal undersøges nærmere - beskriver omfanget af forhold, hvis konsekvens ikke endeligt kan fastsættes ved afleveringsforretningen. Det behøver således ikke være mangler, men kan også være uenighed om, hvorvidt der er tale om ekstraarbejder/tillægsydelser eller en mangel. Nøgletal 4 beregnes som tilbageholdsbeløbet, som bygherren tilbageholder ved entreprisens aflevering – eller færdiggørelsesdatoen, hvis entreprisen indgår i et projekt med samlet afleveringsforretning – sat i forhold til entreprenørens faktiske entreprisesum. Mangler opgøres som antallet af konkrete mangler og ikke som typer af mangler. Går samme type af mangel igen på flere bygningsdele, tælles den som antallet af bygningsdele, hvor manglen er konstateret. Er der eksempelvis fem døre som er ridsede, tæller det som fem mangler. En entreprenør hæfter for eventuelle underentreprenørers mangler, hvorfor de tælles med som mangler hos entreprenøren. Antallet af mangler klassificeret efter alvor, tilbageholdsbeløb samt entreprenørens faktiske entreprisesum indberettes via BOSSINF-STB på skema C. Eksempel: Beregning af nøgletal 3 på entrepriseniveau Ved en fagentreprenørs afleveringsforretning udarbejdes en afleveringsprotokol eller mangelliste, ud fra hvilken der kan optælles 43 mangler. De 43 mangler klassificeres efter alvor på de seks alvorsklasser anført ovenfor. Entreprenøren har haft tilknyttet én underentreprenør, som er årsag til 10 af manglerne. De 10 mangler er klassificeret som mangler med mindre byggeteknisk betydning. De resterende 33 mangler er entreprenøren selv årsag til. De 15 er klassificeret som mangler med ingen eller ubetydelig byggeteknisk betydning, mens de 17 er klassificeret som mangler med mindre byggeteknisk betydning. Endelig er 1 klassificeret som en mangel med stor byggeteknisk betydning. Entreprenørens faktiske entreprisesum udgør 16,010 mio. kr. ekskl. moms. Beregning for alvorsklassen 3.2 – mangler med mindre byggeteknisk betydning: Antal mangler med mindre byggeteknisk betydning Faktisk entreprisesum = (10+17) mangler ∙ 1.000.000 16,010 mio. kr. = 1,7 mangler pr. mio. kr. Tilsvarende kan alvorsklasserne 3.1 og 3.4 beregnes til hhv. 0,9 mangler pr. mio. kr. og 0,1 mangler pr. mio. kr. Alvorsklasserne 3.3, 3.5 og 3.6 er alle 0,0, da der ikke er konstateret mangler inden for disse alvorsklasser. Eksempel: Beregning af nøgletal 4 på entrepriseniveau Eksemplet bygger videre på ovenstående eksempel. Ved entreprenørens afleveringsforretning fastsættes et tilbageholdsbeløb på 0,702 mio. kr. ekskl. moms. Beregning: Tilbageholdsbeløb Faktisk entreprisesum = 0,702 mio. kr. ∙ 100% 16,010 mio. kr. = 4,4% Omregning af nøgletal om mangler mellem det almene og statslige nøgletalssystem I både det almene og statslige system klassificeres antallet af mangler efter alvor og sættes i forhold til den faktiske entreprisesum. Der anvendes imidlertid ikke samme klassifikationsskala i de to systemer. I forbindelse med indførelsen af nøgletal for det almene byggeri er det således valgt at fastholde den klassifikation, som i en årrække er blevet anvendt i forbindelse med Byggeskadefondens registreringer. Nedenstående tabel viser, hvordan der omregnes mellem de to skalaer. I det almene nøgletalssystem beregnes endvidere nøgletallet 4 som entreprenørens tilbageholdsbeløb fastsat i forbindelse med aflevering sat i forhold til entreprisesummen. I det statslige system beregnes det kompatible nøgletal som antallet af arbejdstimer, der bruges til udbedring af mangler frem til 1-års eftersynet sat i forhold til entreprisesummen. Ved brug af Dansk Arbejdsgiverforenings lønstatistik beregnes en timeløn, så der kan foretages en omregning mellem tilbageholdsbeløbet og antal arbejdstimer. Nøgletal om arbejdsulykker Der beregnes et nøgletal om arbejdsulykker: 5. Ulykkesfrekvens udtrykt som antal anmeldte arbejdsulykker sat i forhold til entreprisesummen. Nøgletallet 5 beregnes som antallet af anmeldte arbejdsulykker for entreprisen sat i forhold til entreprisesummen (nøgletallet opgøres pr. mia. kr.). Arbejdsulykker defineres ligesom af Arbejdstilsynet som ”pludselig, uventet og skadevoldende hændelse, som sker i forbindelse med arbejdet, og som medfører personskade”. Arbejdsgiver har pligt til at anmelde de arbejdsulykker til Arbejdstilsynet, som medfører uarbejdsdygtighed, det vil sige fravær fra arbejdspladsen, i mindst 1 dag udover tilskadekomstdagen. Kun disse medregnes i nøgletallet. Der medtages desuden kun ikke-personhenførbare oplysninger om antal arbejdsulykker. Antallet af arbejdsulykker indberettes via BOSSINF-STB på skema C. En entreprenør hæfter for eventuelle underentreprenørers arbejdsulykker. Derfor indgår underentreprenørernes arbejdsulykker i nøgletallet. Arbejdsulykker for funktionæransatte regnes ikke med hos hverken entreprenør eller eventuelle underentreprenører. Eksempel: Beregning af nøgletal 5 på entrepriseniveau På en entreprise har to medarbejdere i løbet af entreprisens udførelsesperiode været ude for en arbejdsulykke, som har resulteret i uarbejdsdygtighed i mindst 1 dag udover tilskadekomstdagen, og som derfor er anmeldt til Arbejdstilsynet. Den ene medarbejder, som var ude for en arbejdsulykke, var ansat af entreprenøren selv, mens den anden medarbejder var ansat af en underentreprenør. Entreprenørens faktiske entreprisesum udgør 25,540 mio. kr. ekskl. moms. Beregning: Antal ulykker ∙ 1.000.000.000 Faktisk entreprisesum = 2 ulykker ∙ 1.000.000.000 25,540 mio. kr. = 78,3 ulykker pr. mia. kr. Nøgletal om kundetilfredshed Der beregnes et nøgletal om kundetilfredshed: 6. Bygherrens tilfredshed med byggeprocessen. Bygherrens tilfredshed med byggeprocessen for den enkelte entreprise beregnes på baggrund af 11 spørgsmål, hvor bygherren skal angive både sin vurdering af entreprenørens præstation for den pågældende delopgave og den betydning, som delopgaven tillægges: 1) Inddragelse i planlægningen af opgaveløsningen forud for opstarten på byggepladsen. 2) Imødekommelse af behov og ønsker inden for de aftalte rammer. 3) Overholdelse af aftalte tidsplaner og aflevering af projektet til tiden. 4) Overholdelse af den aftalte pris. 5) Kommunikationen under hele sagsforløbet. 6) Opførelse med respekt for omgivelserne og byggeriets øvrige drift. 7) Opretholdelse og stimulering af en god personlig stemning blandt projektets nøglepersoner. 8) De øvrige parters mulighed for at profitere på sagen. 9) Fejl og mangler ved byggeriets aflevering. 10) Byggeriets kvalitet i forhold til prisen. 11) Information om byggeriets drift og vedligeholdelse. Bygherren skal ved vurdering af såvel præstation som betydning give en karakter på en skala fra 1 til 5, jf. nedenstående tabel: Skala Vurdering af præstation 1) Betydning 1 Meget værre end forventet Ikke vigtigt, uvæsentligt 2 Værre end forventet Mindre vigtigt 3 Som forventet Vigtigt, væsentligt 4 Bedre end forventet Mere vigtigt 5 Meget bedre end forventet Særdeles vigtigt 1) Vurderingen af præstationen skal ske på baggrund af bygherrens forventning til, hvordan et gennemsnit af branchens virksomheder ville klare opgaven, og således ikke forventningen specifikt til den givne entreprenør. Nøgletallet for den samlede kundetilfredshed beregnes som et gennemsnit af bygherrens angivne vurdering af præstationen for de 11 delopgaver, vægtet med den betydning som delopgaven er tillagt. Bygherrens vurdering af præstationen for de 11 delopgaver og betydningen heraf indsamles af ekstern evaluator via elektronisk spørgeskema. Har bygherren overdraget evalueringen af projektet til bygherrerådgiver, skal denne udfylde spørgeskemaet. Det kræver dog, at der indhentes en samtykkeerklæring, som bekræfter, at bygherrerådgiver kan udfylde skemaet på bygherrens vegne. Eksempel: Beregning af nøgletal 6 på entrepriseniveau Bygherre har for en fagentreprenør ved udfyldning af spørgeskema vedrørende kundetilfredshed givet følgende vurdering af entreprenørens præstation og betydning: Punkt Vurdering Betydning 1) Inddragelse i planlægningen af opgaveløsningen forud for opstarten på byggepladsen. 3 4 2) Imødekommelse af behov og ønsker inden for de aftalte rammer. 5 3 3) Overholdelse af aftalte tidsplaner og aflevering af projek- tet til tiden. 5 4 4) Overholdelse af den aftalte pris. 4 5 5) Kommunikationen under hele sagsforløbet. 1 3 6) Opførelse med respekt for omgivelserne og byggeriets øvrige drift. 3 2 7) Opretholdelse og stimulering af en god personlig stem- ning blandt projektets nøglepersoner. 3 5 8) De øvrige parters mulighed for at profitere på sagen. 4 3 9) Fejl og mangler ved byggeriets aflevering. 2 1 10) Byggeriets kvalitet i forhold til prisen. 3 4 11) Information om byggeriets drift og vedligeholdelse. 2 3 Beregning: v1 ∙ b1 + v2 ∙ b2 + … + v11 ∙ b11 sum(b1, b2, …, b11) = (3 ∙ 4) + (5 ∙ 3) + … + (2 ∙ 3) sum(4,3,…,3 ) = 123 37 = 3,3 Hvor b1 er betydningen og v1 vurderingen af entreprenørens præstation på delopgave 1, b2 betydningen og v2 vurderingen af entreprenørens præstation på delopgave 2 m.v. Var den samlede kundetilfredshedskarakter beregnet som et simpelt gennemsnit af bygherrens vurdering af entreprenørens præstation på de 11 delopgaver, ville nøgletallet være 3,2.
Har en entreprenør fået evalueret mindst tre entrepriseopgaver inden for tre år, beregnes for hvert nøgletal et gennemsnit over entrepriserne, som opsummeres i entreprenørens ”karakterbog”, der således er en oversigt over entreprenørens gennemsnitlige præstation ved tidligere evaluerede entrepriser, jf. afsnit 3.1.3. De beregnede gennemsnitlige nøgletal vægtes med de evaluerede entreprisers faktiske entreprisesummer. Eksempel: Beregning af nøgletal til ”karakterbogen” En entreprenør har inden for de sidste tre år fået evalueret tre entrepriser. Nedenfor er for hver af de tre entrepriser vist den faktiske entreprisesum samt nøgletallene 1 om overholdelse af tidsfrister og 6 om kundetilfredshed. Entreprise 1 Entreprise 2 Entreprise 3 Faktisk entreprisesum (mio. kr. ekskl. moms) 14,323 25,779 7,568 1. Relativ afvigelse mellem planlagt og faktisk udførelsestid korrigeret for ændringer i projektet (pct.) 110,5 % 99,0 % 115,2 % 6. Bygherrens tilfredshed med byggeprocessen. 4,2 3,9 2,7 Beregning af nøgletal 1: N1 1 ∙ e 1 + N1 2 ∙ e 2 + N1 3 ∙ e 3 e 1 + e 2 + e 3 = (110,5% ∙ 14,323 mio. kr.) + (99,0% ∙ 25,779 mio. kr.) + (115,2% ∙ 7,568 mio. kr.) 14,323 mio. kr. + 25,779 mio. kr. + 7,568 mio. kr. = 105,0% Beregning af nøgletal 6: N6 1 ∙ e 1 + N6 2 ∙ e 2 + N6 3 ∙ e 3 e 1 + e 2 + e 3 = (4,2 ∙ 14,323 mio. kr.) + (3,9 ∙ 25,779 mio. kr.) + (2,7 ∙ 7,568 mio. kr.) 14,323 mio. kr.+ 25,779 mio. kr. + 7,568 mio. kr. = 3,8 Tilsvarende kan de øvrige gennemsnitlige nøgletal i ”karakterbogen” beregnes. I alle tilfælde vægtes de med den faktiske entreprisesum (e 1 for entreprise 1 m.v.).
Nøgletal om overholdelse af tidsfrister Der beregnes to nøgletal om overholdelse af tidsfrister: 1) Relativ afvigelse mellem planlagt og faktisk udførelsestid. 2) Relativ afvigelse mellem planlagt og faktisk udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpning. Begge nøgletal beregnes ved at sætte den faktiske udførelsestid for projektet i forhold til den planlagte udførelsestid for projektet. Der korrigeres således ikke for tidsfristforlængelser. Den planlagte udførelsestid for projektet beregnes som antallet af kalenderdage mellem den faktiske påbegyndelsesdato og den forventede afleveringsdato for projektet. Den faktiske påbegyndelsesdato for projektet er datoen, hvor den første entreprenør starter sit arbejde på byggepladsen. Den forventede afleveringsdato for projektet er datoen, hvor den sidste entreprenør forventes at aflevere sin entreprise, når projektet påbegyndes. Begge datoer indberettes via BOSSINF-STB på skema C. Den faktiske udførelsestid for projektet beregnes som antallet af kalenderdage mellem den faktiske påbegyndelsesdato og den faktiske afleveringsdato for projektet. Den faktiske afleveringsdato for projektet er datoen, hvor den sidste entreprenør afleverer sin entreprise. Begge datoer indberettes via BOSSINF-STB på skema C. Den faktiske udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpningsperiode for projektet beregnes som antallet af arbejdsdage mellem den faktiske påbegyndelsesdato og datoen for overstået mangelafhjælpningsperiode for projektet, det vil sige den dag hvor den sidste entreprenør har overstået sin mangelafhjælpningsperiode. Begge datoer indberettes via BOSSINF-STB på skema C. Eksempel: Beregning af nøgletal 1 på projektniveau En bygherre opfører et alment byggeprojekt i fagentreprise. Den første entreprenør starter sit arbejde på byggepladsen den 17. oktober 2008. På dette tidspunkt forventes det, at den sidste entreprenør som færdiggør sit arbejde på byggepladsen, afleverer sit arbejde den 9. oktober 2009. Den sidste entreprenør afleverer faktisk sit arbejde den 27. november 2009. Beregning: Faktisk udførelsestid ∙ 100% Planlagt udførelsestid = Kalenderdage (17.10.08 – 27.11.09) ∙ 100% Kalenderdage (17.10.08 – 09.10.09) = 407 kalenderdage ∙ 100% 358 kalenderdage = 113,7% Eksempel: Beregning af nøgletal 2 på projektniveau Eksemplet bygger videre på ovenstående eksempel. Den entreprenør, som sidst overstår sin mangelafhjælpningsperiode, får ved sin afleveringsforretning konstateret en række mangler, som er udbedret den 8. januar 2010. Beregning: Faktisk udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpningsperiode ∙ 100% Planlagt udførelsestid = Kalenderdage (17.10.08 – 08.01.10) ∙ 100% Kalenderdage (17.10.08 – 09.10.09) = 449 kalenderdage ∙ 100% 358 kalenderdage = 125,4% Nøgletal om mangler Der beregnes to nøgletal om mangler, hvoraf det ene beregnes opdelt på hver af seks alvorsklasser: 3. Antal mangler indført i afleveringsprotokollen klassificeret efter alvor: 3.1. Mangler med ingen eller ubetydelig byggeteknisk betydning. Levetiden for denne og eventuelt tilstødende bygningsdele påvirkes ikke. 3.2. Mangler med mindre byggeteknisk betydning. Levetiden for denne og eventuelt tilstødende bygningsdele kan blive nedsat, hvis manglen ikke udbedres. 3.3. Mangler med nogen byggeteknisk betydning. Levetiden for denne og eventuelt tilstødende bygningsdele bliver nedsat, hvis manglen ikke udbedres. 3.4. Mangler med stor byggeteknisk betydning. Levetiden for denne og eventuelt tilstødende bygningsdele bliver nedsat, hvis manglen ikke udbedres snarest. 3.5. Mangler med betydning for personsikkerheden. Manglen medfører fare for liv og helbred og kræver omgående udbedring. 3.6. Forhold der skal undersøges nærmere. 4. Udbedring af mangler målt ved tilbageholdsbeløb fastsat i forbindelse med aflevering sat i forhold til entreprisesummen. Nøgletal 3, opdelt på 3.1 til 3.6, beregnes for hver af de seks nævnte alvorsklasser som et vægtet gennemsnit af de enkelte entreprenørers nøgletal, vægtet med entreprenørernes faktiske entreprisesummer. Eksempel: Beregning af nøgletal 3 på projektniveau En bygherre har på et projekt haft tilknyttet tre fagentreprenører. De tre entreprenørers faktiske entreprisesummer samt nøgletal 3 fordelt på alvorsklasser er som følger: Entreprenør 1 Entreprenør 2 Entreprenør 3 Faktisk entreprisesum (mio. kr. ekskl. moms) 16,010 26,451 14,443 3.1 Mangler med ingen eller ubetydelig byggeteknisk betydning. 0,9 1,1 0,4 3.2 Mangler med mindre byggeteknisk betydning. 1,7 0,3 1,0 3.3 Mangler med nogen byggeteknisk betydning. 0,0 0,1 0,0 3.4 Mangler med stor byggeteknisk betydning. 0,1 0,0 0,0 3.5 Mangler med betydning for personsikkerheden. 0,0 0,0 0,0 3.6 Forhold der skal undersøges nærmere. 0,0 0,0 0,1 Beregning for alvorsklassen 3.2 – mangler med mindre byggeteknisk betydning: N3.2 1 ∙ e 1 + N3.2 2 ∙ e 2 + N3.2 3 ∙ e 3 e 1 + e 2 + e 3 = (1,7 ∙ 16,010 mio. kr.) + (0,3 ∙ 26,451 mio. kr.) + (1,0 ∙ 14,443 mio. kr.) 16,010 mio. kr. + 26,451 mio. kr. + 14,443 mio. kr. = 0,9 mangler pr. mio. kr. Hvor N3.2 1 og e 1 er entreprenør 1’s nøgletal 3.2 og faktiske entreprisesum, N3.2 2 og e 2 er entreprenør 2’s alvorsklasse 3.2 og faktiske entreprisesum m.v. Tilsvarende kan alvorsklasserne 3.1, 3.3, 3.4 og 3.6 beregnes til hhv. 0,9 mangler pr. mio. kr., 0,1 mangler pr. mio. kr., 0,0 mangler pr. mio. kr. og 0,0 mangler pr. mio. kr. Alvorsklassen 3.5 er 0,0, da alle de tre entreprenørers alvorsklasse 3.5 er 0,0. Eksempel: Beregning af nøgletal 4 på projektniveau Eksemplet bygger videre på ovenstående eksempel. For entreprenør 1, 2 og 3 er nøgletal 4 vedrørende tilbageholdsbeløb beregnet til hhv. 4,4 pct., 2,6 pct. og 3,2 pct. Beregning: N4 1 ∙e 1 + N4 2 ∙e 2 + N4 3 ∙e 3 e 1 + e 2 + e 3 = (4,4% ∙ 16,010 mio. kr.) + (2,6% ∙ 26,451 mio. kr.) + (3,2% ∙ 14,443 mio. kr.) 16,010 mio. kr. + 26,451 mio. kr. + 14,443 mio. kr. = 3,3% Hvor N4 1 og e 1 er entreprenør 1’s nøgletal 4 og faktiske entreprisesum, N4 2 og e 2 er entreprenør 2’s nøgletal 4 og faktiske entreprisesum m.v. Beregning af nøgletal om arbejdsulykker Der beregnes et nøgletal om arbejdsulykker: 5. Ulykkesfrekvens udtrykt som antal anmeldte arbejdsulykker sat i forhold til entreprisesummen. Nøgletallet 5 beregnes på projektniveau som et vægtet gennemsnit af de enkelte entreprenørers nøgletal, vægtet med entreprenørernes faktiske entreprisesummer (nøgletallet opgøres pr. mia. kr.). Eksempel: Beregning af nøgletal 5 på projektniveau En bygherre har opført et projekt i storentreprise, med to tilknyttede entreprenører. De to entreprenører har haft en faktisk entreprisesum på henholdsvis 25,540 og 14,458 mio. kr. ekskl. moms. Den ene entreprenør og dennes underentreprenører har haft to arbejdsulykker anmeldt til Arbejdstilsynet og hermed et nøgletal på 78,3 ulykker pr. mia. kr. Den anden entreprenør og dennes underentreprenører har ingen arbejdsulykker haft. Beregning: (N5 1 ∙ e 1 + N5 2 ∙ e 2 ) ∙ 1.000.000.000 e 1 + e 2 = (78,3 ∙ 25,540 mio. kr. + 0,0 ∙ 14,458 mio. kr.) ∙ 1.000.000.000 25,540 mio. kr. + 14,458 mio. kr. = 50,0 ulykker pr. mia. kr. Hvor N5 1 og e 1 er entreprenør 1’s nøgletal 5 hhv. faktiske entreprisesum, og N5 2 og e 2 er entreprenør 2’s nøgletal 5 hhv. faktiske entreprisesum. Nøgletal om overholdelse af prisniveau og prisændringer i udførelsen Der beregnes tre nøgletal om overholdelse af prisniveau og prisændringer i udførelsen, hvoraf det ene beregnes opdelt på syv årsagskategorier: 6. Pris pr. m 2 . 7. Relativ afvigelse mellem forventet og realiseret projektpris. 8. Ændringer i bygherrens omkostninger til entreprenørerne fordelt efter årsag. Årsagerne fremgår af bekendtgørelsens bilag 3 og fortolkes i overensstemmelse med AB92 og ABT93: 8.1. Ændringer i arbejdets art og omfang krævet af bygherren, jf. AB92, § 14 og § 24, stk. 1, nr. 1. 8.2. Ændringer på grund af bygherrens forhold, når denne har udvist fejl eller forsømmelse, jf. AB92, § 24, stk. 1, nr. 2. 8.3. Ændringer på grund af bestemmelser i aftalen om, at entreprisesummen skal reguleres som følge af ændringer i indeks, overenskomstmæssige arbejdslønninger, materialepriser m.v., jf. AB92, § 22, stk. 6. 8.4. Ændringer på grund af offentlige påbud eller forbud, som ikke skyldes entreprenørens forhold, jf. AB92, § 24, stk. 1, nr. 5. 8.5. Ændringer som følge af, at nødvendige tilladelser fra myndigheder ikke foreligger, jf. ABT93, § 2, stk. 2 og § 3, stk. 5. 8.6. Ændringer på grund af sen prissættelse af arbejder, der ikke er entydigt prissat i de oprindelige kontrakter. Det vil sige arbejder som var forudset, men ikke endeligt prissat i kontrakt(er). 8.7. Ændringer på grund af uforudselige omkostninger, og som ikke kan henføres til nr. 8.1-8.6. Nøgletal 6 beregnes som den faktiske projektpris sat i forhold til projektets areal. Projektets pris defineres i bekendtgørelsen eksklusiv grundkøb, moms, finansieringsomkostninger, løst inventar, procesanlæg/produktionsudstyr og bygherrerådgivning. Skatter og afgifter, bygherren betaler direkte til eksterne myndigheder, medregnes ikke. Der medregnes udgifter til eventuel nedrivning af eksisterende konstruktioner samt byggemodning, hvis disse arbejder udføres i sammenhæng med de øvrige byggeentrepriser og derfor indgår i de udgifter, der medtages på ansøgningsskema ABC. Projektets faktiske pris beregnes automatisk i BOSSINF-STB på baggrund af de indberettede økonomioplysninger godkendt på skema C, jf. ovenstående definition. Ved projektets areal forstås bruttoetagearealet tillagt eventuelt bruttoetageareal til fælleslokaler, jf. § 18 i bekendtgørelse om støtte til almene boliger m.v., som indberettes via BOSSINF-STB på skema C. Eksempel: Beregning af nøgletal 6 på projektniveau En almen bygherre har opført et boligprojekt med et bruttoetageareal på 3.150 m 2 og et areal til fælleslokaler på 0 m 2 . Den faktiske projektpris, beregnet i BOSSINF-STB på baggrund af de endeligt godkendte økonomioplysninger på skema C, udgør 37,803 mio. kr. ekskl. moms. Beregning: Faktisk projektpris Bruttoetageareal + fælleslokaleareal = 37,803 mio. kr. 3.150 m 2 + 0 m 2 = 12.001 kr. pr. m 2 Nøgletal 7 beregnes som den faktiske projektpris sat i forhold til den forventede projektpris. Projektets forventede pris beregnes automatisk i BOSSINF-STB på baggrund af de godkendte økonomioplysninger på skema B, jf. ovenstående definition. Eksempel: Beregning af nøgletal 7 på projektniveau Den faktiske projektpris for projektet i ovennævnte eksempel udgør 37,803 mio. kr. ekskl. moms (beregnet i BOSSINF-STB på baggrund af de endeligt godkendte økonomioplysninger indberettet på skema C). Den forventede projektpris udgør 37,768 mio. kr. ekskl. moms (beregnet i BOSSINF-STB på baggrund af økonomioplysningerne godkendt på skema B). Beregning: Faktisk projektpris Forventet projektpris = 37,803 mio. kr. 37,768 mio. kr. = 100,1 % Nøgletal 8, opdelt på årsagskategorier, beregnes som den samlede ændring i bygherrens omkostninger til entreprenører inden for den givne årsagskategori sat i forhold til projektets faktiske pris (nøgletallet opgøres pr. mio. kr.). Der er således tale om summen af ændringer for alle entreprenører inden for den pågældende årsagskategori. Bygherrens samlede forventede omkostninger til entreprenører defineres som summen af de enkelte forventede entreprisesummer for de entreprenører, som bygherren direkte har indgået kontrakt med, og beregnes automatisk i BOSSINF-STB på baggrund af de indberettede forventede entreprisesummer på skema B. Bygherrens samlede faktiske omkostninger til entreprenører defineres som summen af de enkelte faktiske entreprisesummer for de entreprenører, som bygherren direkte har indgået kontrakt med. De faktiske samlede omkostninger indberettes via BOSSINF-STB på skema C. Forskellen mellem bygherrens forventede og faktiske samlede omkostninger til entreprenører summerer til de samlede ændringer i omkostningerne til entreprenører for alle 7 årsagskategorier. De samlede ændringer i bygherrens omkostninger til entreprenører fordelt på de 7 årsager indberettes via BOSSINF-STB på skema C. Eksempel: Beregning af nøgletal 8 på projektniveau En almen bygherre har opført et projekt i fagentreprise med en faktisk projektpris på 27,955 mio. kr. ekskl. moms. De forventede entreprisesummer for entreprenørerne udgjorde i alt 23,990 mio. kr. ekskl. moms, svarende til de samlede forventede omkostninger til entreprenørerne. De faktiske entreprisesummer for entreprenørerne udgjorde i alt 24,152 mio. kr. ekskl. moms, svarende til de samlede faktiske omkostninger til entreprenørerne. Forskellen mellem de faktiske og forventede omkostninger til entreprenørerne udgør en samlet ændring i omkostningerne på 0,162 mio. kr. ekskl. moms. Denne samlede ændring kan via byggesagens dokumenter fordeles på årsagskategorier som følger: Årsagskategori Beløb (mio. kr. ekskl. moms) 8.1 Ændringer i arbejdets art og omfang krævet af bygherren. 0,069 8.2 Ændringer på grund af offentlige påbud eller forbud, som ikke skyldes entreprenørens forhold. 0,034 8.4 Ændringer på grund af bestemmelser i aftalen om, at entreprisesummen skal reguleres som følge af ændringer i indeks, overenskomstmæssige arbejdslønninger, materialepriser m.v. 0,059 I alt 0,162 Beregning for årsagskategori 8.1 – ændringer i arbejdets art og omfang krævet af bygherren: 8.1 Ændringer i pris ∙ 1.000.000 Faktisk projektpris = 0,069 mio. kr. ∙ 1.000.000 27,955 mio. kr. = 2.468 kr. pr. mio. kr. Tilsvarende kan årsagskategorierne 8.2 og 8.4 beregnes til hhv. 1.216 kr. pr. mio. kr. og 2.111 kr. pr. mio. kr. Årsagskategorierne 8.3 og 8.5 til 8.7 er alle 0, da der ikke er konstateret ændringer i omkostningerne inden for disse kategorier. Beregning af nøgletal om kundetilfredshed Der beregnes et nøgletal om kundetilfredshed: 9. Bygherrens tilfredshed med byggeprocessen På projektniveau beregnes nøgletallet som et gennemsnit af den samlede kundetilfredshedskarakter for de entrepriser, som er blevet evalueret. Gennemsnittet vægtes med de enkelte entreprisers faktiske entreprisesummer. Eksempel: Beregning af nøgletal 9 på projektniveau En bygherre har opført et projekt i fagentreprise, hvortil der er knyttet tre fagentreprenører. Nedenstående skema viser de tre entreprenørers faktiske entreprisesummer samt deres samlede kundetilfredshedskarakterer. Faktisk entreprisesum (mio. kr. ekskl. moms) Karakter Entreprenør 1 24,255 3,2 Entreprenør 2 31,497 2,9 Entreprenør 3 5,939 4,2 Beregning: e 1 ∙ N9 1 + e 2 N9 2 + e 3 ∙ N9 3 e 1 + e 2 + e 3 = (24,255 mio. kr. ∙ 3,2) + (31,497 mio. kr. ∙ 2,9) + (5,939 mio. kr. ∙ 4,2) 24,255 mio. kr. + 31,497 mio. kr. + 5,939 mio. kr. = 193,9011 61,691 = 3,1 Hvor e 1 og N9 1 er hhv. den faktiske entreprisesum og den samlede kundetilfredshedskarakter for entreprenør 1 m.v.
Efter bekendtgørelsens § 14, har bygherren pligt til i annonceringen efter tilbudsgivere eller i udbudsmaterialet at forlange, at nøgletal (herunder omberegning) samt vægtet gennemsnit for de enkelte nøgletal til brug for udvælgelse, herunder prækvalifikation, er beregnet af en evaluator. I § 5, stk. 4, er der en definition af evaluator. Bestemmelserne er habilitetsbestemmelser, som skal sikre, at bygherren i forbindelse med udvælgelse af tilbudsgivere til den konkrete opgave har tillid til oplysningerne. Den evaluator, der beregner nøgletallene, skal være en privat virksomhed eller anden privat, juridisk person, der er uafhængig af personlige eller økonomiske interesser i den virksomhed og i den sag, nøgletalsoplysningerne vedrører. Fortolkningen heraf svarer til almindelige habilitetsfortolkninger i forvaltningsloven. Bygherren har ikke pligt til at efterspørge og efterprøve dokumentation for evaluators uafhængighed, men har alene pligt til at stille krav til rådgiveren henholdsvis entreprenøren om en uafhængig evaluator. Bygherren vil dog som kontraktvilkår kunne kræve en erklæring på tro og love om, at evaluator lever op til kravet om uafhængighed eller dokumentation for uafhængighed. Evaluators rolle i nøgletalssystemet er at indsamle nøgletalsoplysninger vedrørende kundetilfredshed for rådgiveren henholdsvis entreprenøren og i øvrigt at beregne nøgletal ud fra samtlige nøgletalsoplysninger indberettet i BOSSINF-STB henholdsvis til evaluator samt udarbejde ”faktablad” og ”karakterbog”. Det betyder eksempelvis, at det ved kundetilfredshedsundersøgelsen for såvel rådgivere som entreprenører er bygherren, der besvarer det digitale spørgeskema (giver ”karakterer”), mens det er evaluator der indsamler og beregner nøgletallene. Udførelse af evaluering er en tjenesteydelse, der frit kan konkurreres om, og der stilles derfor alene krav til indholdet af og systematikken i de nøgletalsoplysninger, som skal indsamles, samt krav til beregningen af nøgletal, og ikke til evalueringsinstitut. Det er rådgiveren henholdsvis entreprenøren, der vælger evaluator, jf. § 14, stk. 2. Det betyder, at det er rådgiveren henholdsvis entreprenøren, der skal indgå en kontrakt med en evaluator og afholde omkostningerne i forbindelse med evalueringen. Dette forhold bør bygherren være opmærksom på at indskrive i udbudsmaterialet, ligesom rådgiveren henholdsvis entreprenøren bør være opmærksom på dette forhold ved tilbudsafgivelsen. Rådgiveren henholdsvis entreprenøren skal give bygherren meddelelse om sit valg snarest muligt efter bygherren og rådgiveren henholdsvis entreprenøren har indgået kontrakt om udførelse af en opgave. Uanset valg af evaluator, stiller Velfærdsministeriet nøgletalsoplysninger, der er indberettet til BOSSINF-STB, til rådighed for evaluator, jf. bekendtgørelsens § 14, stk. 3. I praksis sker dette i form af løbende dataoverførsler fra BOSSINF-STB til evaluator ved hjælp af web-service.
Efter bekendtgørelsens § 15 offentliggøres nøgletal i BOSSINF-STB af Byggeskadefonden med virkning fra den 1. juli 2008 på fondens hjemmeside eller lignende. Byggeskadefonden fastsætter efter disse regler selv omfanget af offentliggørelsen. Formålet er at skabe åbenhed og gennemsigtighed om nøgletallene i overensstemmelse med bekendtgørelsens § 1. I BOSSINF-STB vil ligge samtlige de beregnede nøgletal for både rådgivere og entreprenører. Der vil ikke foreligge vægtede gennemsnit til ”karakterbogen”. For rådgiverne vil der ligge nøgletal om kundetilfredshed. For entreprenørerne vil der ligge nøgletal vedrørende overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker og kundetilfredshed. Herudover vil der for entreprenørerne foreligge nøgletal på projektniveau vedrørende prisniveau og prisændringer. Nøgletal om kundetilfredshed vil for både rådgiverne og entreprenørerne først ligge i BOSSINF-STB, når der er evalueret 100 konkrete almene rådgivningsopgaver henholdsvis entrepriseopgaver efter reglerne i bekendtgørelsen. Dette følger af overgangsreglen i bekendtgørelsens § 17, stk. 2.
Efter bekendtgørelsens § 16 skal bygherren på anmodning dokumentere overfor velfærdsministeren, at bygherren har stillet krav om nøgletal og give oplysning om anvendelsen af disse. Det kan anbefales bygherren at gemme en kopi af annonceringen efter tilbudsgivere og udbudsmaterialet. Dokumentationen skal stilles senest 4 uger efter anmodningen. Formålet er at give ministeren mulighed for at evaluere bekendtgørelsen og anvendelsen af nøgletal.
Som beskrevet i afsnittene 2.1 og 2.1.1 (rådgivernøgletal) og 3.1 og 3.1.1 (entreprenørnøgletal) kan kravet om aflevering af nøgletal til brug for udvælgelsen stilles på forskellige tidspunkter i udbudsprocessen, det vil sige i udvælgelsesfasen eller i tildelingsfasen. Bygherren bør allerede tidligt i forbindelse med byggeprojektet overveje, hvordan bygherren griber kravene om nøgletal an. Det er således vigtigt, at bygherren er klar over, hvornår og hvilke krav der skal stilles rådgivere og entreprenører, og hvordan de kan formuleres. Udformning af de enkelte tekster til annoncering efter tilbudsgivere, udbudsmateriale osv. skal tilpasses den udbudsform, bygherren har valgt og det regelsæt, den konkrete kontrakt vil være omfattet af udbudsretligt. Bygherren skal være opmærksom på, at bekendtgørelsens krav om indsamling af nøgletalsoplysninger under byggeprocessen (evaluering) har været i kraft siden den 1. marts 2007, mens kravet om fremvisning af nøgletal ved udvælgelsen først træder i kraft den 1. oktober 2009. Indtil den 1. oktober 2009 vil det således kun være krav om indsamling af nøgletalsoplysninger, bygherren skal være opmærksom på at få stillet rettidigt, jf. afsnittene 5.3 og 5.5. Hvornår Krav Hvis der skal indgås kontrakt med en bygherrerådgiver eller anden rådgiver (afsnit 5.1) Bygherren bør indskrive i kontrakten med bygherrerådgiveren, at denne sørger for, at reglerne om nøgletal overholdes, herunder at krav stilles rettidigt overfor rådgivere og entreprenører. Annoncering efter rådgivere (afsnit 5.2) Bygherren skal fra den 1. oktober 2009 i annonceringen efter tilbudsgivere (eller i opfordringen til tilbudsgivere) forlange nøgletal fra rådgivere til brug for udvælgelsen. Udbudsmateriale for rådgivere (afsnit 5.3) Bygherren skal i udbudsmaterialet oplyse, at rådgivningsopgaven skal evalueres, og at rådgiverne skal medvirke til at indsamle nøgletalsoplysninger til brug for beregning af nøgletal samt afholde omkostningerne hertil. Udbudsannoncering for entreprenører (afsnit 5.4) Bygherren skal fra den 1. oktober 2009 i udbudsannonceringen (eller i opfordringen til tilbudsgivere) forlange nøgletal fra entreprenører til brug for udvælgelsen. Udbudsmateriale for entreprenører (afsnit 5.5) Bygherren skal i udbudsmaterialet oplyse, at byggeprojektet skal evalueres, og at entreprenørerne skal medvirke til at indsamle nøgletalsoplysninger til brug for beregning af nøgletal samt afholde omkostningerne hertil.
Hvis bygherren har til hensigt at overlade hele eller dele af sin bygherrerolle til en bygherrerådgiver, herunder eksempelvis varetagelse af bygherrens forpligtelser ved brug og indsamling af nøgletal (annoncering efter tilbudsgivere, udbud, indsamling og indberetning), er det vigtigt, at bygherren får dette krav indskrevet i kontrakten med bygherrerådgiveren. Det er herefter bygherrerådgiverens ansvar i forhold til bygherren, at bekendtgørelsens krav om nøgletal overholdes, herunder at kravene stilles rettidigt overfor rådgiverne og entreprenørerne. Tekstforslag til rådgiverkontrakt mellem bygherre og bygherrerådgiver: ”Bygherrerådgiveren skal som en del af rådgiverydelsen sørge for, at Velfærdsministeriets bekendtgørelse om nøgletal for alment byggeri m.v. overholdes, herunder at krav om nøgletal stilles rettidigt overfor såvel rådgivere som entreprenører i tilknytning til byggeprojektet, hvis bekendtgørelsen gælder for projektet. Dette indebærer, at bygherrerådgiveren skal sørge for at stille krav om nøgletal og eventuelt gennemsnit for tidligere opgaver m.v. til brug for udvælgelse af tilbudsgivere, jf. bekendtgørelsens §§ 6 og 9, samt stille krav om indsamling af nøgletalsoplysninger under byggeprocessen til beregning af nøgletal, jf. §§ 7-8 og 10-12. Bygherrerådgiveren skal varetage samtlige af bygherrens forpligtelser i forbindelse med indsamling af oplysninger til beregning af nøgletal, jf. bekendtgørelsens §§ 7-8 og 10-12, herunder digital indberetning til Velfærdsministeriets informations- og forvaltningssystem BOSSINF-STB af oplysninger, forelæggelse af oplysninger for entreprenøren til udtalelse og besvarelse af digitale kundetilfredsundersøgelser.”
Fra den 1. oktober 2009 skal bygherren, herunder dennes bygherrerådgiver, ved annoncering efter rådgivere indskrive krav til tilbudsgiverne om pligt til at aflevere nøgletal til brug for udvælgelsen. Nøgletallene skal vedrøre kundetilfredshed. Hvordan udbudsproceduren gennemføres er afgørende for, hvilke krav bygherren kan stille til nøgletallene. Dette afsnit gælder, hvor der foretages en prækvalifikation, og hvor nøgletallene anvendes i denne henseende. Kravet om nøgletal kan ved begrænset udbud indskrives som et af de objektive og ikke-diskriminerende kriterier i forbindelse med udvælgelsen, hvor der prækvalificeres et begrænset antal tilbudsgivere. Ved annoncering efter tilbudsloven kan kravet om nøgletal indskrives som et dokumentationskrav, herunder som et mindstekrav i relation til dokumentationskravet, eller som et af de objektive og ikke-diskriminerende kriterier i forbindelse med udvælgelsen. Nedenfor er angivet tekstforslag til bygherrens annoncering efter rådgivere, som skal suppleres med en angivelse af, hvordan bygherren vil anvende nøgletallene i det konkrete udbud. Krav om aflevering af nøgletalsoplysninger under byggeprocessen kan desuden anbefales oplyst allerede i forbindelse med udbudsannoncering, så de potentielle tilbudsgivere på et tidligt tidspunkt oplyses om, at byggeprojektet skal evalueres. Tekstforslag til annoncering efter rådgivere: ”Tilbudsgivere skal aflevere nøgletal om kundetilfredshed for de betydeligste tidligere gennemførte rådgivningsopgaver inden for de seneste tre år efter reglerne i § 6 i Velfærdsministeriets bekendtgørelse om nøgletal for alment byggeri m.v. (dvs. et eller flere relevante ”faktablade”). Hvis tilbudsgiver har fået beregnet nøgletal for mindst tre tidligere gennemførte rådgivningsopgaver inden for de seneste tre år, skal tilbudsgiver tillige aflevere supplerende oplysninger efter reglerne i § 6, herunder et vægtet gennemsnit for nøgletallene om kundetilfredshed samt oplysning om det samlede antal evalueringer (dvs. en ”karakterbog”). Hvis tilbudsgiver ikke er i besiddelse af nøgletal beregnet efter bekendtgørelsens definitioner, skal tilbudsgiver aflevere tilsvarende oplysninger til brug for udvælgelsen, jf. bekendtgørelsens § 6, stk. 5. Tilsvarende oplysninger er oplysninger om de betydeligste tidligere præstationer inden for de seneste tre år, der dokumenterer, at tilbudsgiver kan leve op til de stillede krav og ønskede kvalifikationer på områderne.” … ”Der gøres opmærksom på, at denne rådgivningsopgave skal evalueres i henhold til Velfærdsministeriets bekendtgørelse om nøgletal for alment byggeri m.v., og kontraktbetingelserne vil indeholde bestemmelse herom. Bekendtgørelsen stiller krav om op til to evalueringer af rådgiveren i byggeprojektet, afhængig af hvornår rådgiveren deltager i projektet, hvis det konkrete rådgiverhonorar overstiger 150.000 kr. ekskl. moms. Rådgiveren skal i så fald medvirke til at aflevere oplysninger til brug for beregning af nøgletal. Der henvises i øvrigt til kravene i bekendtgørelsens § 7, som skal overholdes, og som derfor nøje bør gennemgås af tilbudsgiver.”
Uanset om bygherren har orienteret om, at byggeprojektet skal evalueres i forbindelse med annonceringen efter tilbudsgivere, og rådgiverne derfor skal medvirke til at indsamle nøgletalsoplysninger under byggeprocessen til beregning af nøgletal, skal bygherren, herunder dennes bygherrerådgiver, indskrive dette krav i udbudsmaterialet. Det gælder indsamling af oplysninger til beregning af nøgletal om kundetilfredshed. Bygherren skal også indskrive, at der er krav om beregning af nøgletal af uafhængig evaluator. Dette har sammen med oplysningen ovenfor betydning for, at rådgiveren kan indregne omkostningerne til evalueringen i tilbudet. Bygherren bør altid sikre sig, at kravene også efterfølgende indskrives i aftalen med den rådgiver, der tildeles rådgivningsopgaven. Det kan anbefales bygherren, at sikre sig dokumentation for valg af evaluator i forbindelse med indgåelse af rådgiveraftalen, herunder ved at indskrive valget i aftalen. Det er således bygherren, der har ansvaret for, at bekendtgørelsens krav opfyldes, og dette kan ikke lade sig gøre, hvis rådgiveren ikke indgår en kontrakt med en evaluator. Hvis der er tale om et udbud uden forudgående egnethedsvurdering eller prækvalifikation, eksempelvis offentligt udbud, skal der stadig foretages en udvælgelse, jf. nærmere afsnit 2.1.1. Bygherren skal i disse tilfælde supplere udbudsbetingelserne med krav om nøgletal til udvælgelse. Nedenfor er angivet tekstforslag til bygherrens udbudsmateriale for så vidt angår indsamlingen, som i givet fald skal suppleres med en angivelse af, at der skal afleveres nøgletal ved tilbudsafgivelsen. Tekstforslag til udbudsmateriale for rådgivere samt rådgiveraftale: ”Rådgiveren skal snarest mulig efter der er indgået rådgivningsaftale [eller senest x kalenderdage regnet fra rådgiveraftalens underskrivelse] aflevere oplysninger til bygherren efter reglerne i § 7 i Velfærdsministeriets bekendtgørelse om nøgletal for alment byggeri m.v., hvis det konkrete rådgiverhonorar overstiger 150.000 kr. ekskl. moms. Rådgiveren vil herefter blive evalueret op til to gange under opgavens gennemførelse, når rådgiveren har afsluttet ikke uvæsentlige dele af sin opgave i byggeprojektet. Beregning af nøgletal skal foretages af en uafhængig evaluator, som rådgiveren vælger og giver bygherren besked om i forbindelse med indgåelse af rådgivningsaftalen, jf. §§ 5, stk. 4, og 14 samt bekendtgørelsens bilag 1. Alle omkostninger til evaluator afholdes af rådgiveren og forudsættes indeholdt i tilbudsprisen.”
Fra den 1. oktober 2009 skal bygherren, herunder dennes bygherrerådgiver, ved udbudsannoncering efter entreprenører indskrive krav til tilbudsgiverne om pligt til at aflevere nøgletal til brug for udvælgelsen. Nøgletallene skal vedrøre overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker og kundetilfredshed. Kravet kan eventuelt indskrives i forbindelse med de mere generelle krav om dokumentation for faglige/tekniske og økonomisk/finansielle kompetencer, herunder som mindstekrav, eller som et af de objektive og ikke-diskriminerende kriterier til brug for udvælgelsen. Nedenfor er angivet tekstforslag til bygherrens udbudsannoncering, som i givet fald skal suppleres med en angivelse af, hvordan bygherren vil anvende nøgletallene i det konkrete udbud. Krav om aflevering af nøgletalsoplysninger under byggeprocessen kan desuden anbefales oplyst allerede i forbindelse med udbudsannoncering, så de potentielle tilbudsgivere på et tidligt tidspunkt oplyses om, at byggeprojektet skal evalueres. Tekstforslag til udbudsannoncering for entreprenører: ”Tilbudsgivere skal aflevere nøgletal om overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker og kundetilfredshed for de betydeligste tidligere gennemførte entrepriseopgaver inden for de seneste tre år efter reglerne i § 9 i Velfærdsministeriets bekendtgørelse om nøgletal for alment byggeri m.v., herunder især fra tilsvarende entrepriseopgaver som den udbudte (dvs. et eller flere relevante ”faktablade”). Hvis tilbudsgiver har fået beregnet nøgletal for mindst tre tidligere gennemførte entrepriseopgaver inden for de seneste tre år, skal tilbudsgiver tillige aflevere supplerende oplysninger efter reglerne i § 9, herunder bl.a. vægtet gennemsnit for hvert af de nævnte nøgletal samt oplysning om helt eller delvist afbrudte evalueringssager (dvs. en ”karakterbog”) Hvis tilbudsgiver ikke er i besiddelse af nøgletal beregnet efter bekendtgørelsens definitioner, skal tilbudsgiver aflevere tilsvarende oplysninger til brug for udvælgelsen, jf. bekendtgørelsens § 9, stk. 5. Tilsvarende oplysninger er oplysninger om de betydeligste tidligere præstationer inden de seneste tre år, der dokumenterer, at tilbudsgiver kan leve op til de stillede krav og ønskede kvalifikationer på de fire områder.” … ”Der gøres opmærksom på, at dette byggeprojekt skal evalueres i henhold til Velfærdsministeriets bekendtgørelse om nøgletal for alment byggeri m.v., og kontraktbetingelserne vil indeholde bestemmelse herom. Det vil sige, at alle entreprenører skal medvirke til at indsamle oplysninger under byggeprocessen til brug for beregning af nøgletal, hvis den enkelte entreprisekontrakt overstiger 300.000 kr. ekskl. moms. Der henvises i øvrigt til kravene i bekendtgørelsens §§ 10-12 samt 14, som skal overholdes, og som derfor nøje bør gennemgås af tilbudsgiver.”
Uanset om bygherren har orienteret om, at byggeprojektet skal evalueres i forbindelse med udbudsannonceringen, og at entreprenørerne derfor skal medvirke til at indsamle nøgletalsoplysninger under byggeprocessen til beregning af nøgletal, skal bygherren, herunder dennes bygherrerådgiver, indskrive dette krav i udbudsmaterialet. Det gælder indsamling af oplysninger til beregning af nøgletal om overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker, prisniveau og prisændringer i udførelsen samt kundetilfredshed. Bygherren skal også indskrive, at der er krav om beregning af nøgletal af uafhængig evaluator. Dette har sammen med oplysningen ovenfor betydning for, at entreprenørerne kan indregne omkostningerne til evalueringen i tilbudet. Bygherren bør altid sikre sig, at kravene også efterfølgende indskrives i kontrakten med den entreprenør, der tildeles entrepriseopgaven. Det kan anbefales bygherren at sikre sig dokumentation for valg af evaluator i forbindelse med indgåelse af entreprisekontrakten, herunder ved at indskrive valget i aftalen. Det er således bygherren, der har ansvaret for, at bekendtgørelsens krav opfyldes, og dette kan ikke lade sig gøre, hvis entreprenøren ikke indgår en kontrakt med en evaluator. Hvis der er tale om en udbudsform uden forudgående egnethedsvurdering eller prækvalifikation, eksempelvis offentligt udbud, skal der stadig foretages en udvælgelse, jf. nærmere afsnit 3.1.1, der bl.a. henviser til afsnit 2.1.1. Bygherren skal i disse tilfælde supplere udbudsbetingelserne med krav om nøgletal til udvælgelse. Nedenfor er angivet tekstforslag til bygherrens udbudsmateriale for så vidt angår indsamlingen, som i givet fald skal suppleres med en angivelse af, at der skal afleveres nøgletal ved tilbudsafgivelsen. Tekstforslag til udbudsmateriale for entreprenører samt entreprisekontrakt: ”Entreprenøren skal i forbindelse med påbegyndelse af byggeriet og afslutning af den konkrete entreprise [eller senest x kalenderdage regnet fra entreprisekontraktens underskrivelse] medvirke til at indsamle oplysninger til beregning af nøgletal efter reglerne i §§ 10-12 i Velfærdsministeriets bekendtgørelse om nøgletal for alment byggeri m.v., hvis entreprisen overstiger 300.000 kr. ekskl. moms. Ved entreprises afslutning skal der beregnes nøgletal om overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker, prisniveau og prisændringer i udførelsen samt kundetilfredshed. Beregning af nøgletal skal foretages af en ekstern, uafhængig evaluator, som entreprenøren vælger og giver bygherren besked om i forbindelse med indgåelse af entreprisekontrakten, jf. §§ 5, stk. 4 og 14 samt bekendtgørelsens bilag 3. Alle omkostninger til evaluator afholdes af entreprenøren og forudsættes indeholdt i tilbudsprisen.”
Det er vigtigt, at evalueringssagens aktører allerede tidligt i forbindelse med byggeprojektet har et overblik over deres rolle og forpligtelse i forbindelse med brug og indsamling af nøgletal. På baggrund af vejledningens forudgående afsnit gives nedenfor en oversigt over de vigtigste forhold, som evalueringssagens aktører skal være opmærksomme på. Når kommunen er bygherre for almene ældreboliger, er afsnit 6.2 også relevant for kommunen.
- Kommunalbestyrelsen skal som tilsagns- og tilsynsmyndighed for det almene byggeri bl.a. stille som betingelse for skema A-tilsagnet, at reglerne om nøgletal overholdes, jf. § 36, stk. 1, i støttebekendtgørelsen, samt føre tilsyn med byggeriet i hele anlægsfasen, herunder at forudsætningerne for tilsagnet overholdes. Kommunen skal påse, at nøgletalsoplysninger er indberettet efter reglerne på henholdsvis skema A, B og C, ligesom kommunen skal påse, at de øvrige tilsagnsvilkår er opfyldt. - Staten er tilsagnsmyndighed for friplejeboliger. Det indebærer, at staten på samme måde skal stille som betingelse for tilsagnet, at reglerne om nøgletal overholdes. Det er dog kommunalbestyrelsen, der som tilsynsmyndighed for friplejeboligerne skal føre tilsyn med byggeriet i anlægsfasen, herunder at forudsætningerne for tilsagnet overholdes. - Af hensyn til bygherrens mulighed for at foretage digital indberetning af nøgletalsoplysninger af såvel rådgivere som entreprenører skal kommunen, når bygherren anmoder herom, åbne for bygherrens digitale indberetning via bygherreklienten. Dette sker via kommuneklienten i BOSSINF-STB.
- Bygherren søger kommunalbestyrelsen om skema A-tilsagn til byggeriet. Med skema A-indberetningen bestemmes det, om projektet er omfattet af reglerne i bekendtgørelsen (evaluering). Bygherren skal på skema A indberette, om det samlede anslåede rådgiverhonorar medfører annonceringspligt efter tilbudsloven eller udbudspligt efter udbudsdirektivet, dvs. som udgangspunkt overstiger 500.000 kr. ekskl. moms, og således omfattet rådgiverevaluering (afsnit 1.3.5). Tilsvarende skal bygherren indberette, om de samlede håndværkerudgifter ekskl. moms overstiger 5 mio. kr. og således omfattet entreprenørevaluering (afsnit 1.3.6). - Hvis byggeprojektet er omfattet af evaluering har bygherren – dog først fra den 1. oktober 2009 - pligt til at efterspørge nøgletal for tidligere gennemførte opgaver inden for de seneste tre år til brug for udvælgelse af tilbudsgivere (afsnittene 2.1.1 og 3.1.1). - Hvis byggeprojektet er omfattet af evaluering, skal bygherren stille krav til den enkelte rådgiver henholdsvis entreprenør i udbudsmaterialet om at medvirke til at indsamle oplysninger under byggesagen til beregning af nøgletal, hvis den konkrete opgave overstiger en bagatelgrænse (afsnittene 1.3.5 og 1.3.6). Bygherren skal tillige stille krav om, at om beregning af nøgletal foretages af en uafhængig evaluator. Det anbefales, at bygherren allerede gør opmærksom på dette i udbudsannonceringen. Ved frivillig evaluering af byggeprojektet eller rådgivningsopgaven henholdsvis entrepriseopgaven via indberetning i BOSSINF-STB skal bygherren indhente kommunalbestyrelsens godkendelse af indberetning af oplysningerne i systemet (afsnit 1.3). Bygherren bør i forbindelse med indgåelse af rådgivningsaftalen henholdsvis entreprisekontrakten sikre sig dokumentation for, at rådgiveren henholdsvis entreprenøren har valgt en evaluator, herunder ved at indskrive valget i kontrakten. - Når bygherren ved udbud eller licitation har indhentet tilbud på de forskellige rådgivningsopgaver, og konstateret at der skal indsamles nøgletalsoplysninger under byggeprocessen, skal bygherren på skema A foretage digital indberetning til BOSSINF-STB af de rådgivere, bygherren har indgået kontrakter med samt af visse oplysninger om den konkrete rådgivningsopgave og baggrundsoplysninger om projektet. Endvidere indberettes kontaktoplysninger om bygherren selv og det samlede forventede rådgiverhonorar. Når bygherren er klar til at foretage indberetningen på skema A (status 10-X), kontakter bygherren kommunen, som åbner projektet for bygherreindberetning i bygherreklienten (afsnit 2.2.1). Hvis rådgiveren ikke er valgt, inden bygherren fremsender skema A, skal indberetning ske hurtigst muligt derefter. - Bygherren skal besvare en række spørgsmål om bygherrens tilfredshed med rådgiveren i den konkrete opgave i op til to omgange i løbet af byggeprocessen afhængig af, hvornår rådgiveren udfører sit arbejde. Dette kan således være før skema B eller C. Bygherren skal vurdere rådgiverens præstation på en række punkter i den konkrete opgave og den betydning, hvert af disse områder tillægges. Oplysningerne skal afleveres på et digitalt spørgeskema, som evaluator har sendt til bygherren (afsnit 2.2.2). - Når bygherren ved udbud eller licitation har indhentet priser på de forskellige entreprisearbejder, og konstateret at der skal indsamles nøgletalsoplysninger under byggeprocessen, skal bygherren på skema B foretage digital indberetning til BOSSINF-STB af sine entreprenører samt af visse nøgletalsoplysninger. Når bygherren er klar til at foretage indberetning, kontakter bygherren kommunen, som åbner projektet for bygherreindberetning i bygherreklient (afsnit 3.2.1). Det anbefales, at der foretages statusskift til status 40 eller 40-X (åbnet for indberetning af skema B) så sent som muligt, af hensyn til indberetningen af rådgivere på status ”løbende” 30. - Bygherren skal herefter løbende indsamle øvrige nøgletalsoplysninger for entreprenørerne i takt med, at den enkelte entreprenør har færdiggjort sit arbejde på byggepladsen og eventuel mangelafhjælpning er afsluttet (gennem aftalesedler, mangellister, byggemødereferater m.v.) og indtaste oplysningerne i bygherreklienten. Bygherren bør have fokus på dokumentation af de nøgletalsoplysninger, der måles på, for at forebygge uenighed om oplysningerne (afsnit 3.2.2-3.2.4). - Efter indtastning fremsender bygherren de indtastede oplysninger til entreprenøren til godkendelse. Bygherren skal gerne sikre sig dokumentation for entreprenørens accept. Ved eventuel uenighed om nøgletalsoplysninger skal bygherre og entreprenør i fællesskab tage stilling til, om de vil have evaluator til at iværksætte en høring af parterne med henblik på at opnå enighed om oplysningerne eller have et blankt felt i ”faktabladet” og eventuelt ”karakterbogen” (afsnit 3.2.5). Bygherre skal foretage digital indberetning af nøgletalsoplysningerne via bygherreklienten til kommunalbestyrelsen, efterhånden som oplysningerne vedrørende de enkelte entrepriser er klar. - Bygherre skal udfylde et digitalt kundetilfredshedsskema for hver enkelt entreprenør, som evaluator fremsender (afsnit 3.2.2).
- Rådgiveren skal medvirke til at aflevere nøgletalsoplysninger under byggeprocessen til brug for beregning af nøgletal. Det drejer sig bl.a. om oplysninger om valg af evaluator, stamdata, forventet startdato og forventet afslutning af de væsentligste dele af opgaven samt forventet rådgiverhonorar. Oplysningerne skal afleveres til bygherren, der skal indberette oplysningerne digitalt via BOSSINF-STB sammen med støttesagens øvrige oplysninger. I praksis vil bygherren i forvejen have hovedparten af oplysningerne, uden at skulle kontakte rådgiveren (indledningen til afsnit 2.2). - Beregning af nøgletal efter entreprisens afslutning skal foretages af en uafhængig evaluator. Det er rådgiveren, der vælger evaluator. Det er derfor rådgiveren, der skal indgå en kontrakt med en evaluator og afholde omkostningerne i forbindelse med evalueringen. Dette forhold bør rådgiveren være opmærksom på ved tilbudsafgivelsen. Rådgiveren skal vælge evaluator i forbindelse med indgåelse af rådgiveraftalen. Hvis der ikke indgås kontrakt, kan bekendtgørelsens regler ikke overholdes. Bygherren skal underrettes herom. Evaluator bør nævnes i rådgiveraftalen (afsnittene 4.1 og 5.3). - Fra den 1. oktober 2009 skal rådgiveren aflevere nøgletal for tidligere gennemførte evalueringer inden for de seneste tre år til brug for udvælgelse, hvis bygherren skønner rådgiverhonoraret overstiger bagatelgrænsen (afsnittene 2.1.2 og 2.1.3).
- Entreprenøren skal medvirke til at aflevere nøgletalsoplysninger under byggeprocessen til brug for beregning af nøgletal. Oplysningerne skal afleveres til bygherren, der skal indberette oplysningerne digitalt via BOSSINF-STB sammen med støttesagens øvrige oplysninger. I praksis vil bygherren i forvejen have hovedparten af oplysningerne fra byggesagens dokumenter, uden at skulle kontakte entreprenøren. Entreprenøren bør have fokus på dokumentation af nøgletalsoplysningerne for at forebygge uenighed herom. - Entreprenøren modtager nøgletalsoplysningerne til godkendelse fra bygherren, når denne har indtastet oplysningerne i bygherreklienten, men inden selve indberetningen foretages. Entreprenøren bør hurtigst muligt tage stilling hertil og returnere svaret til bygherren. Ved eventuel uenighed om oplysningerne skal entreprenøren og bygherren i fællesskab tage stilling til, om de vil få evaluator til at igangsætte en høring med henblik på at opnå enighed eller have et blankt felt i ”faktabladet” og eventuelt ”karakterbogen”. - Beregning af nøgletal efter entreprisens afslutning skal foretages af en uafhængig evaluator. Det er entreprenøren, der vælger evaluator. Det er derfor entreprenøren, der skal indgå en kontrakt med en evaluator og afholde omkostningerne i forbindelse med evalueringen. Dette forhold bør entreprenøren være opmærksom på ved tilbudsafgivelsen. Entreprenøren skal vælge evaluator i forbindelse med indgåelse af entreprisekontrakten. Hvis der ikke indgås kontrakt, kan bekendtgørelsens regler ikke overholdes. Bygherren skal underrettes herom. Evaluator bør nævnes i entreprisekontrakten (afsnittene 4.1 og 5.5). - Fra den 1. oktober 2009 skal entreprenøren aflevere nøgletal for tidligere gennemførte evalueringer inden for de seneste tre år til brug for udvælgelse, hvis bygherren skønner entreprisesummen overstiger bagatelgrænsen (afsnittene 3.1.2 og 3.1.3).
- Forinden rådgivningsopgavens henholdsvis entrepriseopgavens start indgås kontrakt mellem evaluator og rådgiveren henholdsvis entreprenøren om opgavens evaluering. Evaluator skal være uafhængig af personlige eller økonomiske interesser i den virksomhed og i den sag, oplysninger vedrører (afsnit 4.1). - Evaluator modtager oplysninger om bygherre samt om de rådgivere henholdsvis entreprenører, som enten skal eller frivilligt har valgt at lade sig evaluere af den givne evaluator, herunder kontaktoplysninger, som led i bygherrens digitale indberetning til kommunalbestyrelsen. - Evaluator modtager løbende oplysning fra bygherren om nye rådgivere eller entreprenører, der er tilknyttet byggeprojektet, efter bygherrens indberetning af skema A henholdsvis B til kommunalbestyrelsen. - Indsamling af nøgletalsoplysninger sker i samspil med BOSSINF-STB, idet evaluator dels selv vil få overført nøgletalsoplysninger fra systemet, dels skal evaluator selv overføre oplysninger til systemet. - Evaluator skal fremsende digitalt spørgeskema til udfyldelse af nøgletalsoplysninger om kundetilfredshed til bygherren. Dette gøres med udgangspunkt i de indberettede styringsoplysninger (afsnittene 2.2.2 og 3.2.2). - Evaluator skal forelægge oplysning om den samlede karakter for kundetilfredshed for entreprenøren til udtalelse (afsnit 3.2.2). - Evaluator skal foretage høring af bygherren og entreprenøren, hvis bygherre og entreprenør i enighed anmoder evaluator om det (afsnit 3.2.5). - Evaluator skal beregne nøgletal ved evalueringens gennemførelse (afsnit 4.2). Det forudsættes, at nøgletallene beregnes i 1. januar 2004-prisniveau. - Evaluator skal på baggrund af nøgletallene udarbejde ”faktablad” og opdaterer en eventuel ”karakterbog”, der fremsendes til rådgiveren henholdsvis entreprenøren til brug for udvælgelse til en ny opgave.
Bilag 1
Bilag 1 Faktablad for rådgivning For rådgivningsopgave: ”Råd og dåd” Virksomhed: Byggerådgiverne A/S CVR: 66666666 Nøgletal Vurdering Betydning 1) Rådgiverens evne til at opstille realistiske budgetter 3 4 2) Rådgiverens evne til at opstille realistiske tidsplaner 5 3 3) Rådgiverens evne til at anskueliggøre sine forslag 5 4 4) Rådgiverens evne til at føre en konstruktiv dialog 4 5 5) Rådgiverens bidrag til konstruktivt samarbejde mellem projektets aktører 1 3 6) Rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende æstetisk løsning 3 2 7) Rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende funktionel løsning 3 5 8) Rådgiverens bidrag til at opnå et godt indeklima 4 3 9) Rådgiverens bidrag til at opnå en løsning med en fornuftig driftsøkonomi 2 1 10) Rådgiverens bidrag til at opnå en miljømæssig fornuftig løsning 3 4 11) Rådgiverens evne til at levere den aftalte kvalitet i projektmaterialet 4 4 12) Rådgiverens håndtering af processer med beboere/lejere/brugere/naboer under byggeriet 3 3 13) Rådgiverens bidrag til at gennemføre en tilfredsstillende aflevering 2 3 14) Samlet tilfredshed med rådgivningsopgaven 4 - 15) Kunden vil benytte rådgiveren igen ved et lignende projekt 5 - Øvrige kommentarer: ”Det bemærkes, at …” Stamdata Byggeriets anvendelse Kontor Opgavetype Nybyggeri Særlige forhold Tekst tekst tekst Datoer og økonomi Udførelsesperiode 15. marts 2009 - 30. november 2009 Projektpris og -størrelse 33.333.333 kr. Rådgivningens karakter Rådgivningstype Arkitektrådgivning Rådgivningsaftale Totalrådgivning Partnering Ja Rådgivningsopgave Byggeledelse Udstedelsesdato 14. december 2009
Bilag 2
Bilag 2 Karakterbog for rådgiver Virksomhed: Byggerådgiverne A/S CVR: 66666666 Nøgletal Vurdering Antal evalueringer 1) Rådgiverens evne til at opstille realistiske budgetter 3,5 2 2) Rådgiverens evne til at opstille realistiske tidsplaner 5,0 3 3) Rådgiverens evne til at anskueliggøre sine forslag 4,3 3 4) Rådgiverens evne til at føre en konstruktiv dialog 4,0 3 5) Rådgiverens bidrag til konstruktivt samarbejde mellem projektets aktører 1,0 1 6) Rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende æstetisk løsning 3,5 2 7) Rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende funktionel løsning 2,5 2 8) Rådgiverens bidrag til at opnå et godt indeklima 3,7 3 9) Rådgiverens bidrag til at opnå en løsning med en fornuftig driftsøkonomi 2,0 1 10) Rådgiverens bidrag til at opnå en miljømæssig fornuftig løsning 3,0 1 11) Rådgiverens evne til at levere den aftalte kvalitet i projektmaterialet 4,0 1 12)Rådgiverens håndtering af processer med beboere/lejere/brugere/naboer under byggeriet 3,3 3 13) Rådgiverens bidrag til at gennemføre en tilfredsstillende aflevering 2,0 2 14) Samlet tilfredshed med rådgivningsopgaven 4,3 3 15) Kunden vil benytte rådgiveren igen ved et lignende projekt 4,7 3 Grundlag for bedømmelse Antal evaluerede sager 3 Rådgiverhonorar (for evalueringsporteføljen) 44 mio. kr.
Bilag 3
Bilag 3 Faktablad for entreprise For entreprisen: ”Almen byggeentreprise” Virksomhed: Tømrerfirma Aps CVR: 55555555 Område Nøgletal Virksomhedens resultat Tidsfrister Faktisk udførelsestid i forhold til planlagt udførelsestid 101,5 % Faktisk udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpningsperiode i forhold til planlagt udførelsestid 105,8 % Kvalitet Tilbageholdsbeløb fastsat i forbindelse med aflevering i forhold til faktisk entreprisesum 2,8 % Antal mangler med ingen eller ubetydelig byggeteknisk betydning 5,4 pr. mio. kr. Antal mangler med mindre byggeteknisk betydning 0,9 pr. mio. kr. Antal mangler med nogen byggeteknisk betydning 0,1 pr. mio. kr. Antal mangler med stor byggeteknisk betydning 0,0 pr. mio. kr. Antal mangler med betydning for personsikkerheden 0,0 pr. mio. kr. Forhold som skal undersøges nærmere 0,0 pr. mio. kr. Arbejdsulykker Ulykkesfrekvens 69,2 ulykker pr. mia. kr. Kundetilfredshed med byggeprocessen Kundetilfredshed - Stamdata Projekttype Nybyggeri Projektets entrepriseform Fagentreprise Virksomhedens rolle Fagentreprenør Er projektet opført i partnering? Nej Udførelsesperiode 15. marts 2009 - 30. november 2009 Projektpris 89,5 mio. kr. Er evalueringen afbrudt? Delvist, grundet kundetilfredshedskarakter Udstedelsesdato 14. december 2009
Bilag 4
Bilag 4 Karakterbog for entreprenør Virksomhed: Tømrerfirma Aps CVR: 55555555 Område Nøgletal Virksomhedens gennemsnit Tidsfrister Faktisk udførelsestid i forhold til planlagt udførelsestid 102,5 % Faktisk udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpningsperiode i forhold til planlagt udførelsestid 109,3 % Kvalitet Tilbageholdsbeløb fastsat i forbindelse med aflevering i forhold til faktisk entreprisesum 4,1 % Antal mangler med ingen eller ubetydelig byggeteknisk betydning 6,8 pr. mio. kr. Antal mangler med mindre byggeteknisk betydning 1,2 pr. mio. kr. Antal mangler med nogen byggeteknisk betydning 0,0 pr. mio. kr. Antal mangler med stor byggeteknisk betydning 0,0 pr. mio. kr. Antal mangler med betydning for personsikkerheden 0,0 pr. mio. kr. Forhold som skal undersøges nærmere 0,0 pr. mio. kr. Arbejdsulykker Ulykkesfrekvens 25,9 ulykker pr. mia. kr. Kundetilfredshed med byggeprocessen Kundetilfredshed 3,4 Grundlag for bedømmelse Antal evaluerede sager 4 Samlede entreprisesum på evaluerede sager 95,900 mio. kr. Antal sager, hvor evalueringen er afbrudt 1 Afbrudte sager Oplysninger om helt eller delvist afbrudte sager Bygherre ”Almen bygherre” Byggeprojektets navn ”Alment byggeprojekt” Entreprisetype Tømrerentreprise Er evalueringen afbrudt? Delvist, grundet kundetilfredshedskarakter
Bilag 5
Bilag 5 Faktablad for projekt For projektet: ”Alment byggeprojekt” Virksomhed: Almen bygherre CVR: 44444444 Område Nøgletal Bygherrens resultat Tidsfrister Faktisk udførelsestid i forhold til planlagt udførelsestid 110,6 % Faktisk udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpningsperiode i forhold til planlagt udførelsestid 113,3 % Kvalitet Tilbageholdsbeløb fastsat i forbindelse med aflevering i forhold til faktisk entreprisesum 3,1 % Antal mangler med ingen eller ubetydelig byggeteknisk betydning 9,1 pr. mio. kr. Antal mangler med mindre byggeteknisk betydning 0,2 pr. mio. kr. Antal mangler med nogen byggeteknisk betydning 0,1 pr. mio. kr. Antal mangler med stor byggeteknisk betydning 0,0 pr. mio. kr. Antal mangler med betydning for personsikkerheden 0,0 pr. mio. kr. Forhold som skal undersøges nærmere 0,0 pr. mio. kr. Arbejdsulykker Ulykkesfrekvens 34,3 pr. mia. kr. Prisændringer i udførelsen Faktisk projektpris i forhold til forventet projektpris 100,4 % Ændringer i arbejdets art og omfang, som kræves af bygherren (AB92, § 14 og § 24, stk. 1, nr. 1) 4.587 kr. pr. mio. kr. Bygherrens forhold og denne har udvist fejl eller forsømmelse (AB92, § 24, stk. 1, nr. 2) 533 kr. pr. mio. kr. Aftalt regulering af entreprisesum (eksempelvis indeksregulering) (AB92, § 22, stk. 6) 0 kr. pr. mio. kr. Offentlige påbud eller forbud (AB92, § 24, stk. 1, nr. 5) 0 kr. pr. mio. kr. Ændringer i pris grundet at nødvendige tilladelser fra myndighederne ikke foreligger senest 30 arbejdsdage efter, at fyldestgørende projektmateriale er blevet indsendt til myndighederne, medmindre anden frist er aftalt (ABT93, § 2, stk. 2, og § 3, stk. 5) 0 kr. pr. mio. kr. Sen prisfastsættelse af arbejder, der var forudset, men ikke endeligt prissat i kontrakt(er) 0 kr. pr. mio. kr. Uforudseelige omkostninger, der ikke kan henføres til ovennævnte 6 kategorier 0 kr. pr. mio. kr. Prisniveau Kvadratmeterpris 12.556 kr. pr. m 2 Kundetilfredshed med byggeprocessen Kundetilfredshed 3,5 Stamdata Projekttype Nybyggeri Projektets entrepriseform Hovedentreprise Bygningens anvendelse Bygninger hovedsageligt til helårsbeboelse Er projektet opført i partnering? Nej Udførelsesperiode 2. september 2008 – 8. december 2009 Er evalueringen af entreprenører afbrudt? Nej
Bilag 6
Bilag 6 Oversigt over statuskoder i BOSSINF-STB Statuskoder er 2-cifrede koder, der angiver det stadium, projektet befinder sig på under støttesagens forløb. Statuskoden indgår i projektets BOSSID, der vises i BOSSINF-STB’s søgebillede og entydigt identificerer projektet. Statuskode 10 Angiver, at kommunen har oprettet projektet, men endnu ikke har meddelt tilsagn. 10-X Angiver, at kommunen har åbnet for bygherrens elektroniske indberetning af skema A som grundlag for tilsagn. 30 Angiver, at kommunalbestyrelsen har godkendt skema A og meddelt bygherren tilsagn. Projektet er nu indberettet i BOSSINF-STB. Status 30 er en lukket status, hvilket betyder, at kommunen kun kan ændre i de indberettede oplysninger ved at klikke på knappen ”Projektændring”. Statuskoden vil i BOSSINF-STB’s oversigtsbillede blive efterfulgt af et løbenummer, der vil være ”0” for første statusskift til statuskode 30. Efterfølgende statusskift til status 30 vil få løbenummer ”1”, ”2”, ”3” etc., jf. nedenfor. 30-X Angiver, at kommunen har åbnet projektet på låst status for inddatering af projektændring. Kommunen afslutter inddatering af projektændring ved at statusskifte projektet til statuskode 30. Det vil af løbenummeret i oversigten i BOSSINF-STB’s søgebillede fremgå, hvor mange projektændringer på status 30, som kommunen har foretaget. Løbende 30 Særlig statuskode i bygherreklient, der muliggør bygherrens indberetning af nøgletalsoplysninger for rådgivere indgået efter afslutning af indberetning på statuskode 30-X. 40 Angiver, at kommunen har modtaget skema B, eller at projektet er klart til elektronisk indberetning fra bygherre via bygherreklient. 40-X Angiver, at kommunen har åbnet projektet for bygherrens elektroniske indberetning af projekt- eller nøgletalsoplysninger via bygherreklient. 60 Angiver, at kommunalbestyrelsen har godkendt skema B. Status 60 er en lukket status, hvilket betyder, at kommunen kun kan ændre i de indberettede oplysninger ved at klikke på knappen ”Projektændring”. Statuskoden vil i BOSSINF-STB’s oversigtsbillede blive efterfulgt af et løbenummer, der vil være ”0” for første statusskift til statuskode 60. Efterfølgende statusskift til status 60 vil få løbenummer ”1”, ”2”, ”3” etc., jf. nedenfor. 60-X Angiver, at kommunen har åbnet projektet på låst status for inddatering af projektændring. Kommunen afslutter inddatering af projektændring ved at statusskifte projektet til statuskode 60. Det vil af løbenummeret i oversigten i BOSSINF-STB’s søgebillede fremgå, hvor mange projektændringer på status 60, som kommunen har foretaget. Løbende 60 Særlig statuskode i bygherreklient, der muliggør bygherrens indberetning af nøgletalsoplysninger indgået efter afslutning af indberetning på statuskode 40-X. 70 Angiver, at kommunen har modtaget skema C, eller at projektet er klart til elektronisk indberetning fra bygherre via bygherreklient. 70-X Angiver, at kommunen har åbnet projektet for bygherrens elektroniske indberetning af projekt- eller nøgletalsoplysninger via bygherreklient. 80 Angiver, at kommunalbestyrelsen har godkendt skema C, inkl. afsatte beløb. Projektet statusskiftes kun til status 80, i det omfang der indgår afsatte beløb i byggeriets godkendte anskaffelsessum. 80-X Angiver, at Velfærdsministeriet efter anmodning fra kommunen har åbnet projektet på låst status for kommunens inddatering af ændringer til skema C. Når kommunen har inddateret ændringerne, statusskifter kommunen projektet til statuskode 80. Det vil af løbenummeret i oversigten i BOSSINF-STB’s søgebillede fremgå, hvor mange projektændringer på status 80, som kommunen har foretaget. 85 Angiver, at kommunen har modtaget dokumentation for afholdelse af afsatte beløb, og at projektet er åbent for indberetning heraf. 89 Angiver, at kommunalbestyrelsen har godkendt byggeriets endelige anskaffelsessum (skema C). Status 89 er en lukket status, hvilket betyder, at der kun kan ændres i de indberettede oplysninger, når Velfærdsministeriet har klikket på knappen ”Projektændring”, jf. nedenfor. 89-X Angiver, at Velfærdsministeriet efter anmodning fra kommunen har åbnet projektet på låst status for kommunens inddatering af ændringer til skema C, eller at Velfærdsministeriet har åbnet projektet for inddatering af nøgletalsoplysninger fremkommet efter afslutning af bygherrens indberetning på statuskode 70-X. 88 Angiver, at kommunen har ladet projektet bortfalde.
Bilag 7
Bilag 7 Indhold Forord 1. Nøgletalssystemet 1.1 Baggrund og formål 1.2 Præsentation af nøgletalsystemet 1.3 Anvendelsesområde 1.3.1 Boligtyper 1.3.2 Bygherrekredsen 1.3.3 Rådgiver og rådgivningsopgave 1.3.4 Entreprenør og entrepriseopgave 1.3.5 Bagatelgrænser for rådgivere 1.3.6 Bagatelgrænser for entreprenører 2. Nøgletal for rådgivere 2.1 Nøgletal i forbindelse med udvælgelsen 2.1.1 Bygherren har pligt til at stille krav om nøgletal 2.1.2 Nøgletal for tidligere gennemførte evalueringer (”faktablade”) 2.1.3 Gennemsnit af nøgletal m.v. for tidligere gennemførte evalueringer (”karakterbog”) 2.1.4 Ligebehandling – undtagelse til kravet om nøgletal ved udvælgelsen 2.2 Indsamling af nøgletalsoplysninger 2.2.1 Ved valg af rådgiver 2.2.2 Kundetilfredshedsmåling 2.3 Definitioner og beregning af nøgletal 3. Nøgletal for entreprenører 3.1 Nøgletal i forbindelse med udvælgelsen 3.1.1 Bygherren har pligt til at stille krav om nøgletal 3.1.2 Nøgletal for tidligere gennemførte evalueringer (”faktablade”) 3.1.3 Gennemsnit af nøgletal m.v. for tidligere gennemførte evalueringer (”karakterbog”) 3.1.4 Ligebehandling – undtagelse til kravet om nøgletal ved udvælgelsen 3.2 Indsamling af nøgletalsoplysninger 3.2.1 Før byggeriets påbegyndelse (Indberetning af skema B) 3.2.2 Opstart af byggeplads 3.2.3 Byggeriets aflevering 3.2.4 Byggeriets afslutning (Indberetning af skema C) 3.2.5 Godkendelse af nøgletalsoplysninger 3.3 Definitioner og beregning af nøgletal 3.3.1 Definitioner og beregning af nøgletal for entreprenører 3.3.2 Beregning af gennemsnit af nøgletal (”karakterbog”) 3.3.3 Definitioner og beregning af nøgletal på projektniveau 4. Fælles bestemmelser for rådgivere og entreprenører 4.1 Krav om uafhængig evaluator 4.2 Offentliggørelse 4.3 Dokumentation 5. Udformning af nøgletalskrav 5.1 Bygherrerådgiverkontrakt 5.2 Annoncering efter rådgivere 5.3 Udbudsmateriale for rådgivere samt rådgiveraftale 5.4 Udbudsannoncering for entreprenører 5.5 Udbudsmateriale for entreprenører samt entreprisekontrakt 6. Oversigt over forhold som evalueringssagens aktører skal være opmærksomme på 6.1 Kommune 6.2 Bygherre 6.3 Rådgiver 6.4 Entreprenør 6.5 Evaluator Bilag Bilag 1 Faktablad for rådgivning Bilag 2 Karakterbog for rådgiver Bilag 3 Faktablad for entreprise Bilag 4 Karakterbog for entreprenør Bilag 5 Faktablad for projekt Bilag 6 Oversigt over statuskoder i BOSSINF-STB Bilag 7 Indholdsfortegnelse