Ikke selve loven: Vejledning

Adresse https://gelex.eu/eli/DK/manual/mt/2008/69@2008-11-20/da

Indhold

1. Indledning
2. Bilag 1
3. Bilag 2
4. Bilag 3
5. Bilag 4
6. Bilag 5
7. Bilag 6

Vejledning om nøgletal for statsligt byggeri m.v.

Afsnit I

Kapitel 1 Denne vejledning skal bidrage til de statslige bygherrers fortolkning af bekendtgørelse nr. 241 af 11. april 2008 om nøgletal for statsbyggerier m.v. Ændringerne har haft virkning fra den 1. maj 2008. Vejledningen kan også med fordel læses af andre bygherrer samt rådgivere og entreprenører. Bygherrer, som bygger almene boliger, henvises til Velfærdsministeriets vejledning om nøgletal. Rådgivere skal være opmærksomme på, at de fra den 1. maj 2008 bliver mødt med krav fra bygherren om at indsamle nøgletal. Fra den 1. oktober 2009 skal rådgiverne fremvise nøgletal, når rådgivere skal byde på en statslig eller almen opgave. Formålet med nøgletallene er at skabe mere synlighed omkring kvalitet i byggeriet. Nøgletallene skal sætte gang i en evalueringskultur, der kan forbedre bygherrernes, rådgivernes og entreprenørernes læring ved byggeprojekter. Gode præstationer kan gennem gode nøgletal belønnes med nye opgaver. På sigt vil nøgletallene derfor bidrage til at reducere omfanget af fejl, mangler og forsinkelser i byggeriet. Nøgletal for entreprenører blev indført for statsligt byggeri i 2004 på baggrund af regeringens rapport ”Staten som bygherre – vækst og effektivisering i byggeriet”. Bekendtgørelse nr. 241 rummer en forenkling af nøgletallene for entreprenører, idet det ikke længere er nødvendigt at indhente oplysninger hos underentreprenører. Som det blev annonceret i den byggepolitiske handlingsplan fra 2007 ”Bedre og billigere byggeri”, bliver nøgletalssystemet ved bekendtgørelse nr. 241 nu udvidet til også at omfatte rådgivere. For rådgiverne er der tale om et helt nyt nøgletalssystem, som primært tager afsæt i en kundetilfredshedsmåling. Et vigtigt led i synliggørelsen af entreprenørers og rådgiveres kompetencer er, at nøgletal vil blive offentliggjort fra 2010. Denne vejledning følger bekendtgørelsens systematik. Derfor er der indledningsvis i afsnit I en gennemgang af bekendtgørelsens anvendelsesområde. I afsnit II vil rådgivernøgletallene blive gennemgået og i afsnit III entreprenørnøgletallene. I afsnit IV gennemgås fællesbestemmelserne. I afsnit V findes gode råd til, hvordan bygherren kan formulere krav om nøgletal i udbudsmaterialet.

Kapitel 2 Nøgletalssystemet består af to dele: et for rådgivere og et for entreprenører. Fælles for de to systemer er, at bygherren har pligt til at efterspørge nøgletal ved udvælgelsen og pligt til at kræve, at der i løbet af og efter udførelsen af opgaven indsamles oplysninger til beregning af nøgletal. Der er kun pligt for statslige bygherrer til at anvende reglerne, men systemet bag reglerne er konstrueret således, at nøgletal med fordel kan anvendes af alle bygherrer både regionale, kommunale og private. Dette betyder, at nøgletal indsamlet for alment, regionalt, kommunalt og privat byggeri kan anvendes ved udvælgelsen til statsligt byggeri og omvendt.

Som noget nyt er der med bekendtgørelse nr. 241 af 11. april 2008 indført krav for rådgivere om dels aflevering af nøgletal i forbindelse med udvælgelse, dels indsamling af nøgletal for den enkelte opgave i forbindelse med opgavens afslutning.

Nøgletalssystemet for entreprenører har været i kraft siden bekendtgørelsen nr. 1135 af 15. december 2003 om anvendelse af offentlig-privat partnerskab (OPP), partnering og oplysninger svarende til nøgletal.

Kapitel 3 Bekendtgørelsen finder anvendelse på byggerier omfattet af § 2, stk. 1, og § 8 i lov nr. 228 af 19. maj 1971 om statens byggevirksomhed m.v., som ændret ved § 3 i lov nr. 484 af 9. juni 2004 og § 1 i lov nr. 413 af 1. juni 2005 (statsbyggeloven). Det betyder, at såvel projektering og udførelse af nybyggeri som om- og tilbygninger af bygninger samt vedligehold og renovering er omfattet. Bekendtgørelsen finder derudover anvendelse på byggerier til brug for institutioner, der modtager driftstilskud fra staten, når tilskuddet udgør mindst 50 pct. af den samlede drift.

Statslige myndigheder, styrelser, ministerier m.m., som udøver bygherrevirksomhed, og hvor byggeaktiviteten er finansieret fuldt ud over finansloven, samt statsinstitutioner omfattet af SEA-reformen, er omfattet af bekendtgørelsen. Med bygherrevirksomhed forstås, at den pågældende statslige myndighed indtræder som bevillingsansvarlig og som kontraktpart i forhold til byggeriets parter. At være bygherre betyder, at myndigheden indtræder i en ledelsesrolle i forhold til byggeriets planlægning, organisering og gennemførelse, hvilket ikke udelukker et tæt samspil med de kommende brugere af byggeriet. En nærmere beskrivelse af den statslige bygherres rolle findes i bygherrevejledningen af maj 2008.

Herudover er bygherrer, som gennemfører byggeri til brug for institutioner, der modtager driftstilskud fra staten, når tilskuddet udgør mindst 50 pct., ligeledes omfattet af bekendtgørelsen. Blandt institutioner omfattet af bekendtgørelsen kan nævnes institutioner vedrørende erhvervsuddannelser, arbejdsmarkedsuddannelser, University Colleges (de tidligere CVU’er) og seminarier.

Menighedsråd er ordregivende myndigheder i henhold til udbudsdirektivet. Men da kirkebyggeri som udgangspunkt finansieres uden om finansloven, er disse byggearbejder ikke omfattet af nøgletalsbekendtgørelsen.

Bekendtgørelsen gælder alene projekter vedrørende byggeri og ikke projekter vedrørende anlæg. Til anlægsprojekter hører projektering og anlæg af veje, jernbanespor, broer, tunneler, havne og rensningsanlæg m.m. Heller ikke projektering af anlæg og anlægsarbejder, der udføres i tilknytning til byggeri, er omfattet af bekendtgørelsen. Det betyder, at projektering og udførelse af anlæg af for eksempel veje, parker, haver og stier i tilknytning til et byggearbejde ikke er omfattet af kravene om nøgletal. Hvad der mere specifikt er undtaget fra bekendtgørelsen, og hvor der kun er krav om indsamling i forbindelse med arbejdets udførelse, vil blive gennemgået under kapitel 4 (for rådgivere) og kapitel 5 (for entreprenører).

Kapitel 4 Bekendtgørelsen omhandler nøgletal for rådgivere og entreprenører. Ved rådgiver forstås ifølge bekendtgørelsens § 4, stk. 2, den arkitektvirksomhed, rådgivende ingeniørvirksomhed eller lignende, som bygherren har indgået aftale med om udførelse af en rådgivningsopgave om projektering, byggeledelse eller fagtilsyn i tilknytning til byggeri. Reglerne gælder således for arkitekter, konstruktionsingeniører, installationsingeniører og øvrige, blot der er tale om udførelse af projektering, byggeledelse eller fagtilsyn i tilknytning til et bygge-projekt. Reglerne gælder for både totalrådgivning og delt rådgivning. Dermed er hverken rådgivere, som har kontrakt med en totalentreprenør i totalentreprisekontrakter, eller underrådgivere omfattet af kravene. For så vidt angår ”partneringaftaler” gælder reglerne alene for de rådgivere, som indgår kontrakt med bygherren.

Bekendtgørelsen gælder for projektering, byggeledelse eller fagtilsyn, som udføres i tilknytning til et byggeri. Eksempler på disse ydelser kan findes i Danske Arkitektvirksomheders og Foreningen af Rådgivende Ingeniørers ydelsesbeskrivelser ”Byggeri og Planlægning” fra 2006. Der kan også hentes vejledning i Erhvervs- og Byggestyrelsens Bygherrevejledning fra 2008, hvor del 7 primært beskriver projektering. Bekendtgørelsen gælder ikke for: – Bygherrerådgivning – Rådgivning før projektering – Rådgivningsydelser, der ikke har forbindelse med selve byggeriet, fx rådgivning om indkøb af inventar og drift – Projektering af anlæg, herunder veje, parker, haver og stier, heller ikke hvor sådanne arbejder udføres i tilknytning til byggeriet. Udbudsdirektivets bestemmelser om blandede aftaler og accessoriske ydelser gælder. Bekendtgørelsen gælder således kun, hvis aftalens hovedgenstand kan siges at være projektering, byggeledelse eller fagtilsyn.

Udbydes rådgivningen via rammeaftaler, fritager dette ikke bygherren for sin pligt til at efterspørge nøgletal, når der afholdes udbud af rammeaftaler, der overstiger bagatelgrænserne. Der skal således afleveres nøgletal i forbindelse med udvælgelsen af tilbudsgivere, når der afholdes udbud af rammeaftaler, der overstiger bagatelgrænserne. Der skal der­imod ikke afleveres nøgletal ved tildeling af den konkrete rådgivningsopgave, når tildeling af opgaven sker ved træk på rammeaftalen. Der skal indsamles nøgletalsoplysninger under rådgivningsprocessen for hver enkel rådgivningsopgave under rammeaftalen, der overstiger bagatelgrænsen på 150.000 kr. ekskl. moms.

Kapitel 5 Ved entreprenør forstås ifølge bekendtgørelsens § 4, stk. 3, den udførende virksomhed, som bygherren har indgået aftale med om udførelse af en entrepriseopgave i tilknytning til byggeri. Både en entreprenørvirksomhed og en håndværksmester anses som udførende. Reglerne gælder for både fagentreprise/storentreprise, hovedentreprise og totalentreprise. Dermed er underentreprenører ikke omfattet af kravene. For så vidt angår ”partneringaftaler”, gælder reglerne for de entreprenører, som indgår aftale med bygherren om udførelse af byggeopgaver. Der foretages kun én evaluering pr. entreprisekontrakt, uanset om denne kontrakt indeholder forskellige typer af entrepriseopgaver.

Ved udførelse af en entrepriseopgave forstås udførelse af byggearbejder, som indeholdt i begrebet ”bygge- og anlægsarbejder” i artikel 1, stk. 2, litra b), jf. bilag I, i udbudsdirektivet. I entreprisekontrakter, hvor der også indgår tjenesteydelser, kræves alene nøgletal for den del, som vedrører byggearbejderne og ikke tjenesteydelsen. Udbudsdirektivets bestemmelser om blandede aftaler og accessoriske ydelser gælder. Bekendtgørelsen gælder således kun, hvis byggearbejderne kan siges at være aftalens hovedgenstand. Bekendtgørelsen gælder ikke for: – Entrepriser vedrørende anlægsopgaver – Byggeaktiviteter, hvis aftalens hovedgenstand er en tjenesteydelse – Rene (bygherre) leverancer (leverancer, der indeholder montering på byggepladsen, er omfattet) – Entrepriser vedrørende nedrivnings- og stilladsopgaver og kortvarige opgaver som fx diamantskæring. Virksomheder, der udfører nedrivnings- og stilladsopgaver samt kortvarige opgaver som diamantskæring, skal dog bidrage med oplysninger efter bekendtgørelsens §§ 9-10, jf. vejledningens afsnit III.

Udbydes byggearbejderne via rammeaftaler, fritager dette ikke bygherren for sin pligt til at efterspørge nøgletal, når der afholdes udbud af rammeaftaler, der overstiger bagatelgrænserne. Der skal således afleveres nøgletal i forbindelse med udvælgelsen af tilbudsgivere, når der afholdes udbud af rammeaftaler, der overstiger bagatelgrænserne. Der skal derimod ikke afleveres nøgletal ved tildeling af den konkrete entrepriseopgave, når tildeling af opgaven sker ved træk på rammeaftalen. Der skal indsamles nøgletalsoplysninger under byggeprocessen for hver enkel entrepriseopgave under rammeaftalen, der overstiger bagatelgrænsen på 300.000 kr. ekskl. moms.

Kapitel 6 Reglerne om nøgletal for rådgivere ved udvælgelse og nøgletalsindsamling under byggeprocessen (evaluering) gælder, hvis kravene til bygherren om annoncering tilbudsloven eller kravene om udbud efter udbudsdirektivet gælder, jf. § 2, stk. 1. Nøgletallene er således tænkt ind som et element i den udvælgelse, som alligevel skal foretages som følge af annonceringspligten eller udbudspligten. Med ”udbudsdirektivet” menes Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Med ”tilbudsloven” menes lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, jf. lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007. Ved reglernes ikrafttræden er der som udgangspunkt annonceringspligt, hvis det samlede anslåede honorar til rådgivning er større end 500.000 kr. ekskl. moms. Dog er eksempelvis delkontrakter om tjenesteydelser undtaget udbudsdirektivet i medfør af direktivets artikel 9, stk. 5a, undtaget annonce­ringspligt, jf. § 15a, stk. 3, i tilbudsloven. Bestemmelsen omfatter delkontrakter, hvis anslåede værdi ekskl. moms er under 80.000 EUR, forudsat at den samlede værdi af disse delkontrakter ikke overstiger 20 pct. af delkontrakternes samlede værdi. Aktuelle tærskelværdier kan ses på Konkurrencestyrelsens hjemmeside www.ks.dk. Det betyder konkret, at reglerne om nøgletal gælder, hvis bygherren vurderer, at det samlede anslåede honorar til rådgivere overstiger 500.000 kr. ekskl. moms, medmindre der er tale om en af de nævnte delkontrakter. Undtagelsen for visse delkontrakter er baggrunden for, at der ikke kan fastsættes en konkret beløbsgrænse for reglernes anvendelse, da der i så fald vil kunne opstå en situation, hvor der kræves nøgletal, men hvor bygherren ikke er forpligtet til at annoncere eller udbyde ydelsen, og der ikke i øvrigt skal ske en udvælgelse. I forbindelse med en projektkonkurrence vil der være pligt til at efterspørge nøgletal ved annonceringen af projektkonkurrencens afholdelse, såfremt bygherren efterfølgende har til hensigt at indgå en kontrakt med det vindende firma om projektering, byggeledelse eller fagtilsyn. Hvis bygherren ønsker at bruge flere forskellige virksomheder i tilknytning til en konkret byggeopgave (delt rådgivning), er det den samlede værdi af kontrakterne, der skal overstige beløbsgrænsen. Selvom bygherren vurderer, at værdien af det samlede anslåede honorar til rådgivere overstiger 500.000 kr. ekskl. moms, skal bygherren kun efterspørge nøgletal til udvælgelsen for en konkret rådgivningsopgave, hvis bygherren vurderer, at den anslåede værdi overstiger 150.000 kr. ekskl. moms, jf. § 2, stk. 2. Bygherren skal endvidere kun indsamle nøgletals­oplysninger under byggeprocessen for en konkret rådgivningsopgave (evaluering), hvis værdien af kontrakten udgør mere end 150.000 kr. ekskl. moms, jf. § 2, stk. 3. Bygherren skal i udbudsmaterialet gøre opmærksom på, at den pågældende rådgiveropgave skal evalueres, hvis den tilbudte kontraktsum overstiger 150.000 kr. ekskl. moms. Eksempel: En bygherre vurderer, at det samlede anslåede honorar til rådgivere vil udgøre 800.000 kr. ekskl. moms, og at projektet er omfattet af kravet om annonceringspligt efter tilbudsloven. Bygherren forventer at udbyde to rådgivningsopgaver i løbet af byggesagen. Bygherren forventer på udbudstidspunktet, at: – Rådgivningsopgave nr. 1 vil have et rådgiverhonorar på 700.000 kr. ekskl. moms – Rådgivningsopgave nr. 2 vil have et rådgiverhonorar på 100.000 kr. ekskl. moms. Da bygherren forventer, at projektet er omfattet af kravet om annonceringspligt efter tilbudsloven, betyder det, at projektet er underlagt krav om nøgletalsevaluering af rådgiverne. Bygherren skal ved udvælgelse stille krav om aflevering af nøgletal for rådgiver nr. 1, da bygherren forventer rådgiverens honorar vil overstige 150.000 kr. ekskl. moms. Bygherren skal endvidere i udbudsmaterialet til begge opgaver gøre opmærksom på, at rådgiveropgaven skal evalueres, hvis det konkrete rådgiverhonorar overstiger 150.000. kr. ekskl. moms, da der i givet fald skal være taget højde for dette i tilbudsprisen. Efter afsluttet udbud indgår bygherren kontrakt med to rådgivere, og kontraktsummerne udgør for begge rådgivere det, som bygherren forventede, det vil sige hhv. 700.000 kr. ekskl. moms og 100.000 kr. ekskl. moms. Da rådgiver nr. 1 har en kontraktsum, som overstiger 150.000 kr. ekskl. moms, skal denne rådgiver evalueres og medvirke til at aflevere nøgletalsoplysninger under byggeprocessen. Det gælder uanset, om rådgiveren vælger at lade en del af arbejdet udføre af en underrådgiver. Underrådgivere skal ikke evalueres. Rådgiver nr. 2 er fritaget for kravet om evaluering, da kontraktsummen ligger under 150.000 kr. ekskl. moms. Hvis kontraktsummen for rådgivningsopgave 2 efter tilbudsafgivelsen overstiger 150.000 kr., skal rådgiveren medvirke til evaluering.

Kapitel 7 Bekendtgørelsen finder anvendelse på byggeprojekter, hvor den samlede anslåede entreprisesum overstiger 5 mio. kr. ekskl. moms. Det er således de samlede entreprisearbejder, der skal have en værdi på over 5 mio. kr. ekskl. moms. For den enkelte entreprise skal der kun afleveres nøgletalsoplysninger ved udvælgelsen, når den enkelte entreprises anslåede honorar overstiger 1,5 mio. kr. ekskl. moms. Ved indsamling efter entreprisens udførelse skal der kun indsamles nøgletal, når den enkelte entreprise overstiger 300.000 kr. ekskl. moms. Eksempel: Et statsligt byggeprojekt med samlede entrepriseudgifter på 6.000.000 kr. ekskl. moms udbydes i tre fagentrepriser. Bygherren forventer på udbudstidspunktet, at: – Fagentreprise nr. 1 vil have en entreprisesum på 4.350.000 kr. ekskl. moms – Fagentreprise nr. 2 vil have en entreprisesum på 1.400.000 kr. ekskl. moms – Fagentreprise nr. 3 vil have en entreprisesum på 250.000 kr. ekskl. moms. Da byggeprojektets samlede entreprisesummer overstiger 5.000.000 kr. ekskl. moms, betyder det, at projektet er underlagt krav om nøgletalsevaluering. Bygherren skal ved udvælgelse stille krav om aflevering af nøgletal for fagentreprise nr. 1, da bygherren forventer entreprisesummen overstiger 1.500.000 kr. ekskl. moms. For fagentreprise nr. 2 og 3 skal bygherren derimod ikke stille krav herom. Bygherren skal endvidere i udbudsmaterialet til de 3 entrepriser gøre opmærksom på, at entrepriseopgaven skal evalueres, hvis den konkrete entreprisesum overstiger 300.000 kr. ekskl. moms, da der i givet fald skal være taget højde for dette i tilbudsprisen. Efter afsluttet udbud indgår bygherren kontrakt med tre entreprenører, og kontraktsummerne udgør for fagentreprise nr. 1 og nr. 2 de entreprisesummer, som bygherren forventede, det vil sige hhv. 4.350.0000 kr. ekskl. moms og 1.400.000 kr. ekskl. moms, mens kontraktsummen for fagentreprise nr. 3 udgør 310.000 kr. ekskl. moms. Da alle tre fagentrepriser har kontraktsummer, som overstiger 300.000 kr. ekskl. moms, skal alle tre entrepriser evalueres og aflevere nøgletalsoplysninger under byggeprocessen. Det gælder uanset, om den enkelte entreprenør vælger at lade en del af arbejdet udføre af en underentreprenør. Underentreprenører skal ikke evalueres. Havde kontraktsummen for fagentreprise nr. 3 udgjort 250.000 kr. ekskl. moms, som oprindeligt forventet af bygherren, ville entreprisen hermed være fritaget for krav om evaluering.

Afsnit II

Kapitel 8 Hvis bygherren vurderer, at værdien af det samlede anslåede honorar ekskl. moms til rådgivning medfører pligt til annoncering efter tilbudsloven eller udbud efter udbudsdirektivet, stiller bekendtgørelsen krav til bygherren om at kræve nøgletal til brug for udvælgelsen af tilbudsgivere. Bygherren skal dog kun forlange nøgletal til brug for udvælgelse af tilbudsgivere til den enkelte rådgivningsopgave/-kontrakt, hvis bygherren vurderer, at rådgiverhonoraret vil overstige 150.000 kr. ekskl. moms. Krav om nøgletal for rådgivere ved udvælgelse gælder fra den 1. oktober 2009, jf. bekendtgørelsens § 14, stk. 1. Nøgletallene er således et element i bygherrens annonceringspligt efter tilbudsloven eller udbudspligt efter udbudsdirektivet, hvor nøgletallene efter bekendtgørelsens ordlyd skal anvendes i udbudsprocessen til brug for udvælgelsen af tilbudsgivere - og dette skal fortolkes inden for rammerne af de udbudsretlige regler og principper som fastsat i udbudsdirektivet og tilbudsloven. Nedenfor skitseres de to faser i udbudsprocessen - udvælgelsesfasen og tildelingsfasen - med efterfølgende angivelse af, hvor og hvordan i udbudsprocessen bygherren generelt vurderes at kunne anvende nøgletal. De konkrete anvendelsesmuligheder for nøgletal i udvælgelsen vil dog afhænge af den anvendte udbudsform og af hvilket regelsæt, der skal anvendes på den pågældende opgave. Anvendelsesmulighederne vil også afhænge af, om der er tale om nøgletal som led i udvælgelsen af rådgivere til en tjenesteydelse eller entreprenører til en bygge- og anlægsopgave. Bygherren bør være særlig opmærksom på, at udbudsdirektivet i relation til dokumentationskrav skelner mellem tjenesteydelseskontrakter og bygge- og anlægskontrakter.

Uanset udbudsform skal bygherren altid skelne mellem udvælgelsesfasen og tildelingsfasen i en udbudsproces. I udvælgelsesfasen skal bygherren vurdere tilbudsgivernes generelle egnethed til at afgive tilbud på den konkrete opgave. Her tages stilling til virksomhedens personlige forhold, samt om virksomheden har de nødvendige økonomiske/finansielle samt tekniske/faglige evner, som kræves i opgaven. Bygherren kan til brug herfor opstille dokumentationskrav til virksomhedens egnethed, herunder opstille mindstekrav/-niveau(er) , der er relateret til dokumentationen, eller bygherren kan opstille objektive og ikke-diskriminerende kriterier - prækvalifikationskriterier - som grundlag for at begrænse antallet af virksomheder, der bliver opfordret til at afgive tilbud (prækvalifikation eller udvælgelse i udvælgelsen). Kriterierne kan relatere sig til dokumentationskravene, men kan også relatere sig til andre forhold og dermed anden dokumentation. Bygherren vil være forpligtet til at tage samtlige tilbud, som opfylder et fastsat dokumentationskrav, i betragtning, såfremt der ikke er opstillet mindstekrav eller i øvrigt er opstillet kriterier med henblik på at begrænse antallet af virksomheder, som bliver opfordret til at afgive tilbud (udvælgelse i udvælgelsen). I tildelingsfasen skal bygherren vurdere de indkomne tilbud for at beslutte, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten. Her tages stilling til forhold, der relaterer sig til selve opgaven og til tilbudene. Til brug herfor kan bygherren opstille krav til tilbuddet (dokumentationskrav). Oplysningerne indgår i så fald som en del af udbudsbetingelserne, således at tilbud, der ikke ledsages af den krævede dokumentation, frasorteres af bygherren. Der vil ikke kunne opstilles mindstekrav til oplysningerne i denne forbindelse. Bygherren vurderer altid tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet ”laveste pris” eller ”det økonomisk mest fordelagtige bud”, hvor sidstnævnte skal være udmøntet i en række underkriterier. Der foretages som udgangspunkt altid en bedømmelse af virksomhedernes generelle egnethed, før der foretages en vurdering af tilbuddene ud fra tildelingskriterierne. Dette gælder, uanset om udbuddet foretages efter udbudsdirektivet eller tilbudsloven, og uanset om selve udbudsformen er opdelt i to tidsmæssigt adskilte faser, som fx et begrænset udbud efter udbudsdirektivet, eller ikke er faseopdelt, som fx et offentligt udbud efter udbudsdirektivet. Den omstændighed, at bygherren skal vurdere forskellige forhold i udvælgelsesfasen og tildelingsfasen medfører, at de kriterier, som anvendes i faserne, skal være forskellige. Bygherren må ikke genbruge udvælgelseskriterier som tildelingskriterier eller i øvrigt blande udvælgelses- og tildelingskriterier sammen. Faser i udbudsprocessen Udvælgelsesfasen 1. Dokumentationskrav 2. Mindstekrav 3. Prækvalifikationskriterier (udvælgelse i udvælgelse) Tildelingsfasen 4. Krav til tilbuddet/kontraktens genstand (dokumentationskrav) 5. Tildelingskriterier Nærmere vejledning om de udbudsretlige regler og principper i forbindelse med udbud af tjenesteydelser, herunder udvælgelses- og tildelingsfasen, findes i Konkurrencestyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne samt Konkurrencestyrelsens vejledning om annonceringspligt. Vejledningerne findes på Konkurrencestyrelsen hjemmeside www.ks.dk.

Nøgletal er historiske data om den enkelte virksomheds præstationer i tidligere opgaver og retter sig indholdsmæssigt mod egnethedsvurderingen af virksomhederne. Anvendelse af nøgletal til brug for udvælgelsen fortolkes derfor først og fremmest som muligheden for at anvende nøgletal som dokumentationskrav i udvælgelsesfasen, herunder til at opstille mindstekrav til dokumentationen, samt til processen for reduktion af antallet af virksomheder, der bliver opfordret til at afgive tilbud (pkt. 1-3). Udvælgelse kan dog fortolkes bredt som både omfattende aktiviteter i udvælgelsesfasen og i tildelingsfasen, idet der i sidstnævnte sker en udvælgelse af det vindende bud. Begrebet udvælgelse skal i bekendtgørelsens kontekst forstås som også omfattende muligheden for at anvende nøgletal som et krav til tilbuddet (dokumentationskrav) i tilbudsfasen (pkt. 4). Dette vil således kunne være særligt relevant i udbudsformer, hvor der ikke sker en prækvalifikation, fx offentligt udbud. På baggrund af retspraksis fra såvel EF-domstolen som Klagenævnet for udbud vil nøgletal næppe kunne anvendes som et tildelingskriterium i tildelingsfasen (pkt. 5), det vil sige til at identificere det ”økonomisk mest fordelagtige bud”. Nøgletallene relaterer sig som nævnt til virksomhedens historiske formåen og ikke den konkrete opgave og tilbuddet. I tilfælde, hvor tildelingskriteriet er ”laveste pris”, det vil sige en ren priskonkurrence, kan nøgletal i sagens natur ikke indgå i vurderingen af tilbuddet. Anvendelse af nøgletal til brug for udvælgelsen kan således være aktiv eller inaktiv. Er anvendelsen aktiv, anvendes nøgletallene konkret til at vurdere en virksomhed, fx dennes egnethed. Er anvendelsen inaktiv, vil nøgletal alene indgå som et rent dokumentationskrav.

Kapitel 9 Af bekendtgørelsens § 5, stk. 1, fremgår det, at bygherren i forbindelse med udvælgelse, herunder prækvalifikation, af tilbudsgivere til udførelse af en rådgivningsopgave har pligt til at stille krav om nøgletal fra tilbudsgivere for tidligere gennemførte evalueringer. Se dog kapitel 12 om ligebehandling for så vidt angår tilbudsgivere, der ikke er i besiddelse af nøgletal, og som derfor kan aflevere ”tilsvarende oplysninger” i stedet. Kravet gælder, uanset om opgaven er omfattet af udbudsdirektivet eller af tilbudsloven og uanset udbudsform. Kravet gælder kun for den tilbudsgivende rådgiver og ikke eventuelle underrådgivere, som den enkelte rådgiver påtænker at indgå kontrakt med. Tilbudsgivende rådgiver kan dog basere sig på andre enheders formåen, når den tilbudsgivende rådgiver råder over denne enheds relevante ressourcer. Hvis tilbudsgiver organiserer sig i et konsortium sammensat af flere virksomheder, skal bygherren stille krav om, at samtlige konsortiedeltagere skal aflevere nøgletal. Det vil dog være muligt for deltagere i konsortiet at basere sig på andre deltagere eller enheders formåen som beskrevet ovenfor. Med hensyn til nystartede virksomheder, som indgår i en konsortiedannelse, henvises nærmere til kapitel 12. Kravet om nøgletal til brug for udvælgelsen skal som anført i kapitel 8 altid fortolkes inden for rammerne af udbudsdirektivet og tilbudsloven. Nedenfor gennemgås mulighederne for konkret at anvende nøgletal til brug for udvælgelsen i de mest anvendte udbudsformer for rådgiveropgaver.

Såfremt nøgletal skal anvendes i forbindelse med egnethedsvurderingen eller i forbindelse med processen for reducering af antallet af virksomheder (prækvalifikation) i udvælgelsesfasen, fastsætter udbudsdirektivets artikel 48, stk. 2, udtømmende de dokumentationskrav, som bygherren maksimalt vil kunne stille til virksomhedernes tekniske og faglige kvalifikationer. For tjenesteydelseskontrakter angiver artikel 48, stk. 2, a), ii), at bygherren kan kræve: ”…en liste over de betydeligste leveringer eller tjenesteydelser, der er udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb og tidspunkter samt den offentlige eller private modtager. Der er belæg for leveringerne og tjenesteydelserne i følgende tilfælde: – hvis modtageren er en ordregivende myndighed, skal de være godtgjort ved attester, der er udstedt eller påtegnet af den kompetente myndighed – hvis modtageren er en privat køber, skal de være attesteret af denne eller, hvis dette ikke er muligt, blot ved en erklæring fra den økonomiske aktør.” Nøgletallene, der vedrører kundetilfredshed og ikke ”beløb”, ”tidspunkter” og ”den offentlige eller private modtager”, ligger dermed umiddelbart uden for ordlyden i udbudsdirektivet, og det må anses for tvivlsomt, om nøgletal vil kunne anvendes som dokumentations- og mindstekrav ved EU-udbud af tjenesteydelser i udvælgelsesfasen. Ved begrænset udbud efter udbudsdirektivet skal nøgletal derfor anvendes enten i forbindelse med en prækvalifikation i udvælgelsesfasen, det vil sige som et prækvalifikationskriterium, eller som et dokumentationskrav i tildelingsfasen. Hvis nøgletal anvendes i forbindelse med en prækvalifikation i udvælgelsesfasen (som et prækvalifikationskriterium), skal bygherren ved annonceringen efter tilbudsgivere oplyse, at interesserede tilbudsgivere i forbindelse med anmodningen om prækvalifikation skal aflevere nøgletal for tidligere gennemførte evalueringer som forudsætning for at komme i betragtning ved udvælgelsen. Konkret angives i annonceringen efter tilbudsgivere, at nøgletallene vil blive anvendt som et af de objektive og ikke-diskriminerende kriterier med henblik på at prækvalificere et begrænset antal tilbudsgivere. Bygherren kan som kriterium fx lægge vægt på resultatet af nøgletallene eller erfaring og nøgletal fra lignende opgaver, som den udbudte. En aktiv anvendelse af nøgletallene til prækvalifikation forudsætter dog, at der er et tilstrækkeligt antal egnede tilbudsgivere. I modsat fald vil en reduktion af antallet af tilbudsgivere, der opfordres til at afgive tilbud, ikke være relevant. Hvis bygherren fx ikke forventer et større antal egnede tilbudsgivere, og det derfor ikke skønnes hensigtsmæssigt at anvende nøgletal som et af prækvalifikationskriterierne, kan bygherren overveje først at lade nøgletal indgå i tildelingsfasen. Det vil sige som en del af udbudsbetingelserne, således at tilbud, der ikke ledsages af den krævede dokumentation, frasorteres af bygherren. Bygherren vil i så fald være forpligtet til at behandle samtlige tilbud, som opfylder dokumentationskravet til nøgletal. Anføres der i annonceringen efter tilbudsgivere (det vil sige i afsnit, der relaterer sig til udvælgelsesfasen) ikke andet end aflevering af nøgletal som forudsætning for at komme i betragtning, vil kravet formentlig blive fortolket som et krav til nøgletalsdokumentation i udvælgelsen efter udbudsdirektivets art. 48, stk. 2, litra a), ii), og dette vil som ovenfor anført ikke være i overensstemmelse med direktivets bestemmelser.

Ved offentligt udbud foretager bygherren i praksis en egnethedsvurdering af de bydende, ofte baseret på tidligere erfaringer af teknisk/faglig og økonomisk/finansiel karakter. Bygherren kan som nævnt ovenfor ikke anvende nøgletal som et dokumentationskrav, herunder mindstekrav, i udvælgelsesfasen efter artikel 48, stk. 2, a), ii) i EU-udbud. Bygherren kan heller ikke anvende nøgletal som et prækvalifikationskriterium (udvælgelse i udvælgelsen), da disse ikke anvendes under offentligt udbud. Bygherrens mulighed for at anvende nøgletal er derfor begrænset til at stille dokumentationskrav i tildelingsfasen. Det vil sige, at bygherren skal stille krav om nøgletal i udbudsbetingelserne for at opfylde sin pligt efter bekendtgørelsen. Det anbefales bygherren, at det af udbudsbetingelserne fremgår, at tilbud, som ikke ledsages af den krævede dokumentation, frasorteres af bygherren. I praksis foretager bygherren ved tilbudsmodtagelse en kontrol af, om de krævede nøgletal er fremsendt. Foreligger der nøgletal, er der på dette område afgivet konditionsmæssigt bud, hvorefter den egentlige vurdering af tilbuddet foretages. Bygherren vil være forpligtet til at behandle samtlige tilbud, som opfylder dokumentationskravet til nøgletal.

Tilbudsloven indeholder ikke samme udførlige bestemmelser som udbudsdirektivet, om hvilke dokumentationskrav der kan stilles til virksomhedernes økonomiske/finansielle og tekniske/faglige kvalifikationer og kriterier for prækvalifikation i udvælgelsen, men fastslår blot, at kriterier, der opstilles til udvælgelsen, skal være objektive og ikke-diskriminerende. Ved konkurrenceudsættelse efter tilbudsloven er der således metodefrihed. Nøgletallene kan derfor ved annoncering anvendes både som dokumentationskrav, herunder som mindstekrav, eller som prækvalifikationskriterier. Hvis der ikke foretages en egnethedsvurdering eller prækvalifikation, kan nøgletallene endelig indgå som en del af udbudsbetingelserne som et dokumentationskrav. Ligesom ved offentligt udbud skal bygherren i så fald kræve nøgletal ved tilbudsafgivelsen, hvilket skal fremgå af udbudsbetingelserne. Bygherren vil være forpligtet til at behandle samtlige tilbud, som opfylder dokumentationskravet til nøgletal. Statslige bygherrer skal endvidere overholde retningslinierne i cirkulære nr. 159 af 17. december 2002 om udbud og udfordring af statslige drifts- og anlægsarbejder.

Kapitel 10 Det fremgår af bekendtgørelsens § 5, stk. 2, at det er nøgletal vedrørende kundetilfredshed for tidligere gennemførte evalueringer, bygherren skal forlange af tilbudsgivere til brug for udvælgelsen til en statslig rådgivningsopgave. Nøgletallene giver oplysning om rådgiverens præstationer i en konkret rådgivningsopgave på udvalgte delopgaver. Nøgletal om kundetilfredshed er således oplysninger om en tidligere bygherres tilfredshed med rådgiveren i en konkret rådgivningsopgave på forskellige delopgaver, eksempelvis vedrørende økonomi, tid, kommunikation, proces og samarbejde, bygningens funktion og æstetik m.v. og kvalitet. Nøgletallene er baseret på en række spørgsmål, hvor bygherren har angivet både sin vurdering af præstationen for den pågældende delopgave og den betydning, som delopgaven er tillagt. Både vurdering og betydning er givet en bedømmelse på en skala fra 1 til 5, hvor 5 angiver bedste præstation/største betydning. Herudover har bygherren angivet sin samlede tilfredshed med rådgivningsopgaven, samt om bygherren vil benytte rådgiveren igen, ligeledes på en skala fra 1 til 5. Bygherren har desuden haft mulighed for at uddybe eller kommentere forhold i et særskilt felt i skemaet. I bekendtgørelsens bilag 1 samt vejledningens kapitel 14 er elementerne i nøgletallene uddybet.

Bekendtgørelsens § 5, stk. 1, fastsætter ikke, hvor mange tidligere gennemførte evalueringer, tilbudsgiveren skal fremvise nøgletal for. Som udgangspunkt kan tilbudsgiveren derfor selv vælge de opgaver, tilbudsgiveren mener bedst kan dokumentere bygherrens stillede (mindste)krav, herunder nøgletal fra ”lignende rådgivningsopgaver”. Nøgletal fra tidligere gennemførte evalueringer kan også være tilvejebragt efter reglerne i bekendtgørelse om nøgletal for alment byggeri m.v., jf. bekendtgørelsens § 6, stk. 2. Tilbudsgiver kan således anvende nøgletal fra fx almene, regionale, kommunale eller private byggeopgaver, når tilbudsgiver byder på en rådgivningsopgave i tilknytning til et statsligt byggeri og omvendt. Nøgletal til brug for udvælgelse må højst være tre år gamle regnet i forhold til evalueringens gennemførelse, jf. § 5, stk. 6, for at sikre virksomhederne bedømmes på deres aktuelle præstationer. Ved evalueringens gennemførelse forstås i praksis datoen på det udsendte ”faktablad” fra evaluator. Nøgletal for sager, der er mere end tre år gamle regnet i forhold til evalueringens gennemførelse, kan ikke anvendes til fremvisning. Såfremt rådgiveren evalueres to gange, regnes evalueringens gennemførelse fra datoen på det andet og endelige ”faktablad”. Nøgletallene er et vigtigt udvælgelsesredskab, og det er derfor afgørende, at bygherren har tillid til tallene. I bekendtgørelsens § 11, stk. 1, er der krav om, at bygherren skal forlange, at beregningen af nøgletallene er foretaget af en uafhængig evaluator, jf. kapitel 23.

Nøgletallene for en konkret rådgivningsopgave opstilles ofte som en oversigt, hvori også indgår oplysninger om virksomheden og byggeprojektets navn m.v. Oversigten kaldes i praksis for ”faktablad”, og dette ”faktablad” kan tilbudsgiver således anvende til brug for udvælgelsen. I vejledningens bilag 1 er der vist et eksempel på et ”faktablad” for en rådgivningsopgave. ”Faktabladet” udarbejdes af den evaluator, rådgiveren har valgt. ”Faktablad” for en rådgivningsopgave til brug for udvælgelse indeholder oplysninger om: - Stamdata om virksomhedens navn, CVR-nr. og byggeprojektets navn m.v. - Projektets karakter (byggeriets anvendelse og særlige forhold ved projektet m.v.) - Rådgivningens karakter (eksempelvis arkitekt, bygherrerådgivning eller byggeledelse) - Nøgletal om kundetilfredshed (vurdering og betydning af delopgave).

Kapitel 11 Efter bekendtgørelsens § 5, stk. 3, har bygherren til brug for udvælgelsen tillige pligt til at forlange visse supplerende oplysninger, som omfatter et vægtet gennemsnit for nøgletallene samt oplysninger om det samlede antal evalueringer, hvis tilbudsgiver har fået evalueret mindst tre tidligere rådgivningsopgaver.

De supplerende oplysninger giver et billede af tilbudsgiverens samlede gennemsnitlige præstation i alle tidligere gennemførte evalueringer inden for de seneste tre år, idet der bl.a. skal afleveres et vægtet gennemsnit for hvert af nøgletallene for kundetilfredshed. De supplerende oplysninger ændrer sig hver gang en evalueringssag afsluttes. Kravet er begrundet af hensynet til at sikre bygherren et bedre udvælgelsesredskab, idet bygherren får et bedre sammenligningsgrundlag mellem flere tilbudsgivere og et mere nuanceret billede af den enkelte virksomheds præstationsniveau. Bygherren har både ret og pligt til at forlange nøgletal for udvalgte rådgivningsopgaver (”faktablade” for rådgivningsopgaver) Det er rådgiveren, der vælger hvilke ”faktablade”, der vedlægges. Oplysningerne supplerer således hinanden og giver bygherren et detaljeret billede af virksomhedens kompetencer. Hvis bygherren forlanger nøgletal som led i annoncering (konkurrenceudsættelse) efter tilbudsloven, kan bygherren vælge fx at opstille mindstekrav/-niveau(er) til det vægtede gennemsnit for hvert af nøgletallene som forudsætning for at komme i betragtning til udvælgelsen. Bygherren bør dog være varsom med at skærpe kravene, indtil der findes et bredere erfaringsgrundlag.

De supplerende oplysninger til brug for udvælgelse skal dække alle tidligere evalueringer inden for de seneste tre år – såvel statsligt og støttet byggeri som kommunalt og privat byggeri, der er evalueret. De supplerende oplysninger må højst være tre år gamle regnet i forhold til evalueringens gennemførelse, jf. § 5, stk. 6, for at sikre virksomhederne bedømmes på deres aktuelle præstationer.

I oplysningerne over tilbudsgiverens samlede gennemsnitlige præstation i alle tidligere gennemførte evalueringer inden for de seneste tre år indgår et vægtet gennemsnit for hvert af nøgletallene for kundetilfredshed. For hvert spørgsmål, som indgår i kundetilfredshedsmålingen, vægtes vurderingen af præstationen med honoraret for den evaluerede rådgivningsopgave, jf. bekendtgørelsens § 5, stk. 4. Det betyder, at en lille opgave, der er gået mindre godt, ikke overskygger to store opgaver, der er gået forholdsvis godt. Hvis tilbudsgiver deltager i et byggeprojekt, hvor tilbudsgiver skal evalueres to gange, kan tilbudsgiver få beregnet et vægtet gennemsnit til brug for udvælgelsen, hvori indgår de nøgletal, der er beregnet efter den første evaluering, indtil alle nøgletallene er beregnet efter den anden evaluering. For at sikre bygherrens tillid til oplysningerne til brug for udvælgelsen, er der i bekendtgørelsens § 11, stk. 1, krav om, at de vægtede gennemsnit skal beregnes af en uafhængig evaluator.

Ved oplysning om det samlede antal evaluerede rådgivningsopgaver medtages også afsluttede evalueringssager, der er gennemført efter reglerne i bekendtgørelse om nøgletal for alment byggeri m.v., herunder også frivillige evalueringer i fx kommunalt eller privat byggeri, der er gennemført efter reglerne, dog ikke sager, der er ældre end tre år regnet fra evalueringens gennemførelse.

Oplysningerne om tilbudsgivers samlede gennemsnitlige præstation inden for de seneste tre år opstilles i praksis som en oversigt, der kaldes ”karakterbog”. ”Karakterbogen” for rådgiveren opdateres hver gang en rådgivningsopgave, der er undergivet evaluering, er afsluttet. Hvis tilbudsgiver skal evalueres to gange på et byggeprojekt, opdateres ”karakterbogen” også, når den første evaluering er gennemført. I vejledningens bilag 2 er der et eksempel på en ”karakterbog” for en rådgiver. ”Karakterbogen” udarbejdes af den evaluator, som rådgiveren har valgt. ”Karakterbog” for en rådgiver til brug for udvælgelse indeholder oplysninger om: - Stamdata om virksomhedens navn og CVR-nr. m.v. - Det samlede antal evaluerede sager inden for de seneste tre år - Et gennemsnit for hvert af nøgletallene for kundetilfredshed vægtet med rådgiverhonoraret.

Kapitel 12 Det gælder for bygherrens udvælgelse, herunder prækvalifikation, at bygherren skal stille de samme materielle krav til samtlige potentielle tilbudsgivere, men at virksomhederne kan dokumentere, at de opfylder disse krav på forskellig måde. Allerede i dag skal alle virksomheder - uanset etableringstidspunkt og størrelse - aflevere oplysninger om virksomhedens økonomi, teknisk kapacitet m.v. i forbindelse med udvælgelse.

Udgangspunktet er herefter, at bygherren skal forlange, at samtlige tilbudsgivere skal aflevere nøgletal til brug for udvælgelsen. Bygherren kan dog ikke forlange nøgletal og øvrige oplysninger fra virksomheder, der ikke har nøgletal efter bekendtgørelsens regler. Hermed forstås oplysninger om virksomhedens præstation i konkrete rådgivningsopgaver (”faktablad” for rådgivningsopgave) og supplerende oplysninger (”karakterbog” for rådgiver). Sådanne virksomheder kan fx være yngre virksomheder, der på grund af deres alder ikke kan forventes at have et tilstrækkeligt antal byggesager bag sig til at kunne aflevere nøgletal, eller udenlandske eller danske virksomheder, der ikke tidligere har bygget statsligt eller alment byggeri og indsamlet nøgletalsoplysninger eller i øvrigt har fået foretaget frivillig evaluering af en opgave. Virksomheder, der ikke er i besiddelse af nøgletal efter bekendtgørelsens regler, skal vurderes på lige fod med andre tilbudsgivere på baggrund af ”tilsvarende oplysninger”, som de skal aflevere til brug for udvælgelsen. Dette er præciseret i bekendtgørelsens § 5, stk. 5, hvorefter bygherren skal sikre ligebehandling, herunder forlange at tilbudsgivere, som ikke er i besiddelse af nøgletal, skal aflevere tilsvarende oplysninger. Bestemmelsen er således begrundet i generelle konkurrenceretlige hensyn, så kravet om nøgletal ikke får den virkning, at visse virksomheder holdes ude fra markedet. Virksomhederne vil kunne løfte dokumentationskravet bl.a. ved hjælp af udtalelser fra tidligere bygherrer eller anden dokumentation, der belyser virksomhedens formåen på de relevante områder. Oplysningerne skal være attesteret af en uvildig tredjepart for at sikre bygherrens tillid til oplysningerne. Bygherren har ikke pligt til at efterprøve dokumentationen, men har alene pligt til at stille krav herom. Bygherren kan således ikke ved udvælgelsen tillægge det vægt, om der er afleveret nøgletal eller ”tilsvarende oplysninger” for de nævnte virksomheder, men bygherren må i stedet se på, om tilbudsgiverne har dokumenteret at leve op til de stillede krav samt i øvrigt dokumenteret deres kvalifikationer på de ønskede områder. Såfremt der er tale om helt nystartede virksomheder, der ikke kan aflevere den fornødne dokumentation til brug for udvælgelsen, gælder det for kravet om aflevering af nøgletal - såvel som øvrige krav i udvælgelsen, fx aflevering af regnskab fra tidligere år - at det særligt ud fra ligebehandlingsprincippet formentlig ikke vil være lovligt for bygherren blot at se bort fra den nystartede virksomhed ved udvælgelsen. Dette gælder ikke hvis der er opstillet mindstekrav, som virksomheden ikke kan leve op til. Bygherren skal i stedet definere hvilken anden dokumentation, der kan anvendes til at dokumentere virksomhedens formåen på området. Er bygherren i tvivl om den fremsendte dokumentation for tidligere præstationer, bør bygherren stille supplerende spørgsmål til tilbudsgiverne under iagttagelse af ligebehandlingsprincippet. Henvendelse må kun ske med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af de oplysninger, der er afleveret, og kun i det omfang der ikke sker forskelsbehandling af tilbudsgivere.

Kapitel 13 Efter bekendtgørelsens §§ 6 og 7 er der pligt til at indsamle og indberette nøgletalsoplysninger under byggeprocessen til brug for beregning af nøgletal (evaluering). Ansvaret for at indsamle og indberette oplysningerne er bygherrens, der har pligt til digital indberetning til en ekstern, uafhængig evaluator, som rådgiveren vælger. Krav om indsamling af nøgletalsoplysninger for rådgivere under byggeprocessen gælder for byggeri, der udbydes efter 1. maj 2008, jf. bekendtgørelsens § 14, stk. 1. Det gælder generelt, at bygherren indsamler oplysningerne i samarbejde med rådgiveren. Det er rådgiverne, der udfylder stamoplysningerne, som er angivet i bekendtgørelsens bilag 2, mens bygherren udfylder oplysningerne i bekendtgørelsens bilag 1. Det er bygherrens ansvar at få stillet de korrekte krav til rådgiveren dels i annonceringen efter rådgivere eller i udbudsmaterialet og dels i rådgiveraftalen, som indgås med rådgiveren, så rådgiveren har pligt til at medvirke i evalueringen. Af bekendtgørelsens bilag 2 fremgår det, hvilke oplysninger rådgiveren skal indberette til evaluator. Hovedlinierne i indsamling af nøgletalsoplysninger for rådgivere: – Nøgletalsoplysninger vedrørende stamdata for rådgiveren og projektet samt dato- og økonomioplysninger indsamles af rådgiveren og indberettes til en ekstern, uafhængig evaluator, som rådgiveren har valgt, jf. bekendtgørelsens § 6. – Nøgletalsoplysninger vedrørende kundetilfredshed indsamles af bygherren, ved at denne udfylder et digitalt spørgeskema fra evaluator én eller to gange afhængig af, hvornår rådgiveren deltager i byggeprojektet, jf. § 7. Evaluator overfører oplysningerne om kundetilfredshed til Erhvervs- og Byggestyrelsen, når der er evalueret 100 rådgivningsopgaver, jf. § 14, stk. 3.

Valgte rådgivere, der skal evalueres, skal oplyse bygherren om, hvilken ekstern evaluator den enkelte rådgiver har valgt.

De nøgletalsoplysninger, der skal indberettes, fremgår af bekendtgørelsens § 6 samt bekendtgørelsens bilag 2. Rådgiverne skal indberette stamdata (bl.a. baggrundsoplysninger om projektet, CVR-nummer samt kontaktoplysninger for bygherren) og dato- og økonomioplysninger (fx forventet start- og afslutningsdato for projektet, milepæle for rådgivningsopgaven samt forventet rådgiverhonorar for opgaven og projektet).

Indberetningen sker til evaluator. Der er ikke krav til, hvordan rådgiveren indberetter stamoplysningerne. Dette aftales mellem rådgiveren og den valgte evaluator. Bygherren indberetter digitalt til evaluator.

Nøgletalsoplysningerne udgøres hovedsageligt af en måling af bygherres tilfredshed med rådgiveren i den konkrete opgave, jf. bekendtgørelsens § 7. Bygherrens tilfredshed måles ved, at bygherren skal besvare et digitalt kundetilfredshedsspørgeskema, som evaluator fremsender. Kundetilfredshedsspørgsmålene skal besvares af bygherren i én eller to omgange i løbet af byggeprocessen afhængig af, i hvilke faser af byggeprojektet rådgiveren udfører sit arbejde, og hvornår væsentlige dele af opgaven er afsluttet. En rådgiver bliver kun evalueret på opgaver, som rådgiveren selv har udført, og kun på tidspunkter, hvor en ikke uvæsentlig del af rådgiverens opgave, fx projekteringen, er afsluttet. Evaluator har pligt til at overføre stamdata og nøgletal om kundetilfredshed til Erhvervs- og Byggestyrelsen.

Bygherren skal i kundetilfredshedsspørgeskemaet angive dennes vurdering af rådgiverens præstation på 13 prioriterede områder i den konkrete opgave samt om den betydning, hvert af disse områder tillægges. Både præstation og betydning gives en karakter på en skala fra 1 til 5, hvor 5 angiver den bedste præstation henholdsvis største betydning. Herudover skal bygherren angive sin samlede tilfredshed med rådgivningsopgaven, samt om bygherren vil benytte rådgiveren igen ved et lignende projekt, ligeledes på en skala fra 1 til 5. Her angives ikke betydning. Bygherren har desuden mulighed for at uddybe eller kommentere forhold i et særskilt felt i skemaet. I bekendtgørelsens bilag 1 er kundetilfredshedsspørgsmålene opstillet. Der henvises også til kapitel 14 nedenfor. Hvis et spørgsmål ikke er relevant for opgaven, eller hvis spørgsmålet ikke er relevant, før den anden evaluering af rådgivningsopgaven gennemføres, skal bygherren afkrydse feltet ”ej relevant”. Eksempelvis vil spørgsmålet om ”rådgivers bidrag til at gennemføre en tilfredsstillende aflevering og evt. mangelafhjælpning” typisk ikke være relevant, hvis der i rådgiverens opgave hverken indgår byggeledelse eller fagtilsyn.

Rådgiveren kan blive evalueret på op til to forskellige tidspunkter i byggeprojektet afhængig af, i hvilke faser af byggeprojektet rådgiveren udfører de væsentlige dele af sit arbejde. Bygherren skal således besvare kundetilfredshedsspørgeskemaet inden for tre faser af byggeprojektet: Inden påbegyndelse af byggeriet, under byggeriets udførelse og efter byggeriets aflevering frem til 1-års eftersyn. Evalueringen skal dog altid senest ske i forbindelse med rådgivningsopgavens afslutning. Bygherren skal som udgangspunkt besvare kundetilfredshedsspørgsmålene, når en væsentlig del af den konkrete rådgivningsopgave skønnes afsluttet. Dermed behøver en rådgiver, som har den væsentligste del af opgaven inden byggestart, fx projektering, ikke vente med at blive evalueret og få tilsendt sit ”faktablad” til opgavens samlede afslutning, fx ved byggeriets 1-års eftersyn. Hvis en rådgiver deltager i byggeprojektet på tværs af de nævnte faser i byggeriet, og rådgiveren herudover udfører en væsentlig del af sin opgave på tværs af faserne, skal bygherren besvare spørgsmål på de to tidspunkter i byggeprojektet, hvor de væsentlige dele af den konkrete rådgivningsopgave skønnes afsluttet. Bygherren besvarer de spørgsmål, som er relevante på det pågældende tidspunkt, og de øvrige spørgsmål besvares med ”ej relevant”, jf. ovenfor. Der kan kun besvares spørgsmål én gang pr. fase, og spørgsmålene kan maksimalt besvares to gange i løbet af rådgivningsopgaven. Hvis rådgiveren således udfører en væsentlig del af sin opgave i byggeprojektet inden påbegyndelse af byggeriet, og ligeledes en væsentlig del af sin opgave under byggeriets udførelse, foretages den første evaluering senest ved påbegyndelsen af byggeriet og den anden evaluering under byggeriets udførelse inklusiv eventuel mangelafhjælpning frem til 1-års eftersyn, dog senest ved afleveringen af rådgiverens opgave. Til brug for bygherrens vurdering af, hvornår den væsentligste del eller de væsentligste dele af rådgiverens opgave er afsluttet, anvendes som udgangspunkt de milepæle, som rådgiveren har medvirket til at indberette (styringsdata om forventede datoer for afslutning af de væsentligste dele af opgaven), og som ligger til grund for evaluators fremsendelse af spørgeskemaet. Rådgiveren kan dog være bagud i forhold til de forventede datoer for afslutning af de væsentligste dele af opgaven, fx som følge af fristforlængelse, og bygherren må derfor vente med at udfylde spørgeskemaet. Bygherre og rådgiver opfordres til dialog omkring antallet af evalueringer (én eller to) og evalueringstidspunktet eller evalueringstidspunkterne.

Hver gang bygherren besvarer kundetilfredshedsspørgsmålene, danner evaluator et ”faktablad”, som rummer bygherrens vurdering af rådgiverens præstation i forbindelse med løsningen af de pågældende relevante delopgaver og den betydning, som bygherren tillægger delopgaverne samt bygherrens eventuelle uddybende kommentarer. Hvis en rådgiver evalueres én gang under byggeprojektet, dannes der kun et (endeligt) ”faktablad”, som indeholder en besvarelse af de spørgsmål, der er relevante ved evalueringen. Hvis en rådgiver skal evalueres to gange, dannes der efter den første evaluering et ”faktablad”, som indeholder en besvarelse af de spørgsmål, der er relevante ved den første evaluering. Dette ”faktablad” kan afleveres til brug for udvælgelse til en ny opgave, indtil der dannes et ”faktablad” efter den anden evaluering. Efter den anden evaluering dannes således det endelige ”faktablad”. De spørgsmål, der kun er besvaret i enten første eller anden evaluering, overføres direkte til det endelige ”faktablad”. I de tilfælde, hvor det samme spørgsmål er besvaret ved både første og anden evaluering, vægtes såvel vurdering af præstation som betydning ligeligt, og gennemsnittene overføres til det endelige ”faktablad”. De beregnede gennemsnit rundes op til nærmeste heltal. Har bygherren ved både første og anden evaluering givet uddybende kommentarer, vises kommentarerne fra begge evalueringer. Når der er dannet mindst tre ”faktablade” fra forskellige byggeprojekter inden for de seneste tre år, dannes også en ”karakterbog”. Det er altid det seneste ”faktablad” for den enkelte rådgivningsopgave, som indgår i ”karakterbogen”. ”Karakterbogen” består således af et vægtet gennemsnit af alle kundetilfredshedsspørgsmål samt den samlede tilfredshed og kundeloyaliteten. For hvert kundetilfredshedsspørgsmål samt den samlede tilfredshed og kundeloyaliteten vægtes vurderingen af præstationen med honoraret for den evaluerede rådgivningsopgave. For hvert spørgsmål er angivet antallet af rådgivningsopgaver, som indgår i beregningen.

Kapitel 14 Der indhentes nøgletal om bygherrens tilfredshed med den ydede rådgivningsopgave. Afhængig af opgavens karakter kan der indhentes helt op til 15 selvstændige nøgletal. Nøgletallene indhentes for hver rådgiver, der evalueres.

Bygherrens tilfredshed med rådgivningsopgaverne i forbindelse med den enkelte rådgiver angives på baggrund af 13 spørgsmål, hvor bygherren skal angive både sin vurdering af præstationen for den pågældende delopgave og den betydning, som delopgaven tillægges. For hvert af disse 13 spørgsmål skal det være muligt for bygherren at angive, at spørgsmålet ikke er relevant i forhold til den pågældende rådgivningsopgave. Hertil kommer to generelle nøgletal om henholdsvis den samlede kundetilfredshed og kundeloyalitet (henholdsvis spørgsmål 14 og 15) for hvilke, der ikke skal angives betydning: 1) rådgiverens evne til at opstille realistiske budgetter 2) rådgiverens evne til at opstille realistiske tidsplaner 3) rådgiverens evne til at anskueliggøre sine forslag 4) rådgiverens evne til at føre en konstruktiv dialog 5) rådgiverens bidrag til konstruktivt samarbejde mellem projektets aktører 6) rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende æstetisk løsning 7) rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende funktionel løsning 8) rådgiverens bidrag til at opnå et godt indeklima 9) rådgiverens bidrag til at opnå en løsning med en fornuftig driftsøkonomi 10) rådgiverens bidrag til at opnå en miljømæssig fornuftig løsning 11) rådgiverens evne til at levere den aftalte kvalitet i projektmaterialet 12) rådgiverens håndtering af processer med beboere/lejere/brugere/naboer under byggeriet 13) rådgiverens bidrag til at gennemføre en tilfredsstillende aflevering 14) angivelse af bygherrens samlede tilfredshed med rådgivningsopgaven (IKKE med angivelse af betydning) 15) angivelse af, om bygherren vil benytte rådgiveren igen ved et lignende projekt (IKKE med angivelse af betydning). Bygherren får endvidere mulighed for at knytte kommentarer til vurderingerne ved at benytte et særligt kommentarfelt. Dette kommentarfelt vil blive optrykt i ”faktabladet”. I de tilfælde, hvor der foretages to evalueringer, og der er knyttet kommentarer til begge, vil disse blive videreført til det endelige ”faktablad”. Bygherren skal ved vurdering af såvel præstation som betydning give en karakter på en skala fra 1 til 5, jf. nedenstående tabel: Skala Vurdering af præstation 1) Betydning 1 Meget værre end gennemsnittet Ikke vigtigt, uvæsentligt 2 Værre end gennemsnittet Mindre vigtigt 3 Som gennemsnittet Vigtigt, væsentligt 4 Bedre end gennemsnittet Mere vigtigt 5 Meget bedre end gennemsnittet Særdeles vigtigt 1) Vurderingen af præstationen skal ske på baggrund af bygherrens forventning til, hvordan et gennemsnit af branchens virksomheder ville klare opgaven og således ikke forventningen specifikt til den givne rådgiver. Bygherrens vurdering af præstationen for de 15 delopgaver og betydningen heraf indsamles af ekstern evaluator via elektronisk spørgeskema. Har bygherren overdraget evalueringen af projektet til en bygherrerådgiver, skal denne udfylde spørgeskemaet. Det kræver dog, at der indhentes en samtykkeerklæring, som bekræfter, at bygherrerådgiveren kan udfylde skemaet på bygherrens vegne. Eksempel: Indhentning af nøgletal på rådgiverniveau. Bygherre har ved udfyldning af spørgeskema om kundetilfredshed givet følgende vurdering af rådgiverens præstation og betydning: Punkt Vurdering Betydning 1) Rådgiverens evne til at opstille realistiske budgetter 3 4 2) Rådgiverens evne til at opstille realistiske tidsplaner 5 3 3) Rådgiverens evne til at anskueliggøre sine forslag 5 4 4) Rådgiverens evne til at føre en konstruktiv dialog 4 5 5) Rådgiverens bidrag til konstruktivt samarbejde mellem projektets aktører 1 3 6) Rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende æstetisk løsning 3 2 7) Rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende funktionel løsning 3 5 8) Rådgiverens bidrag til at opnå et godt indeklima 4 3 9) Rådgiverens bidrag til at opnå en løsning med en fornuftig driftsøkonomi 2 1 10) Rådgiverens bidrag til at opnå en miljømæssig fornuftig løsning 3 4 11) Rådgiverens evne til at levere den aftalte kvalitet i projektmaterialet 4 4 12) Rådgiverens håndtering af processer med beboere/lejere/brugere/naboer under byggeriet 3 3 13) Rådgiverens bidrag til at gennemføre en tilfredsstillende aflevering 2 3 14) Samlet tilfredshed med rådgivningsopgaven 4 - 15) Kunden vil benytte rådgiveren igen ved et lignende projekt 5 - 16) Øvrige kommentarer ”Det bemærkes, at …” Har en rådgiver fået evalueret mindst tre rådgivningsopgaver inden for tre år, beregnes for hvert nøgletal et gennemsnit over opgaverne, som opsummeres i rådgiverens ”karakterbog”, der således er en oversigt over rådgiverens gennemsnitlige præstation ved tidligere evaluerede rådgivningsopgaver, jf. kapitel 11. De beregnede gennemsnitlige nøgletal vægtes med honoraret for de evaluerede rådgivningsopgaver. Nøgletallene afrundes med en decimal. Eksempel: Beregning af nøgletal til ”karakterbogen”. En rådgiver har inden for de sidste tre år fået evalueret tre rådgivningsopgaver. Nedenfor er der, for hver af de tre rådgivningsopgaver, vist honoraret for opgaven samt det samlede kundetilfredshedsnøgletal (spørgsmål 14). Rådgivningsopgave 1 Rådgivningsopgave 2 Rådgivningsopgave 3 Honorar for rådgivningsopgave (kr. ekskl. moms) 325.000 422.779 167.568 Bygherrens samlede tilfredshed med rådgivningsopgaven. 4 3 2 Beregning af vægtet gennemsnit af nøgletal for kundens samlede tilfredshed med rådgivningsopgaven: N11 ∙ e1 + N12 ∙ e2 + N13 ∙ e3 e1 + e2 + e3 → (4 ∙ 325.000 kr.) + (3 ∙ 422.779 kr.) + (2 ∙ 167,568 kr.) 325.000 kr. + 422.779 kr. + 167.568 kr. = 3,2 Beregningerne kan foretages for hvert af de 15 nøgletal.

Afsnit III

Kapitel 15 Hvis bygherren vurderer, at værdien af den samlede entreprisesum ekskl. moms overstiger 5 mio. kr. stiller bekendtgørelsen krav om, at bygherren skal kræve nøgletal til brug for udvælgelsen af tilbudsgivere. Bygherren skal dog kun forlange nøgletal til brug for udvælgelse af tilbudsgivere til den enkelte entrepriseopgave/-kontrakt, hvis bygherren vurderer, at entreprisekontrakten vil overstige 1,5 millioner kr. ekskl. moms. Nøgletallene skal, ligesom det er tilfældet ved nøgletal for rådgiverne, udbudsretligt anvendes til brug for udvælgelsen – og dette skal fortolkes inden for rammerne af udbudsdirektivet og tilbudsloven. Begrebet udvælgelse skal i bekendtgørelsens kontekst forstås bredt som omfattende aktiviteter i såvel udvælgelsesfasen som i tildelingsfasen. Der henvises til kapitel 8 Kapitel 8, der skitserer de to faser i udbudsprocessen – udvælgelsesfasen og tildelingsfasen – med efterfølgende angivelse af, hvor og hvordan i udbudsprocessen bygherren generelt vurderes at kunne anvende nøgletal, gælder tilsvarende for nøgletal i forbindelse med udvælgelse af entreprenører. De konkrete anvendelsesmuligheder for nøgletal i udvælgelsen vil altid afhænge af den anvendte udbudsform og hvilket regelsæt, der skal anvendes på den pågældende opgave. Bygherren bør være særlig opmærksom på, at der er forskelle i anvendelsesmulighederne for nøgletal ved bygge- og anlægsarbejder henholdsvis tjenesteydelser, da udbudsdirektivet skelner herimellem i relation til dokumentationskrav. Nærmere vejledning om de udbudsretlige regler og principper i forbindelse med udbud af bygge- og anlægsarbejder, herunder udvælgelses- og tildelingsfasen, findes i Konkurrencestyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne samt Konkurrencestyrelsens vejledning til tilbudsloven 2005. Vejledningerne findes på Konkurrencestyrelsen hjemmeside www.ks.dk .

Kapitel 16 Af bekendtgørelsens § 8, stk. 1, fremgår det, at bygherren i forbindelse med udvælgelse, herunder prækvalifikation, af tilbudsgivere til udførelse af en entrepriseopgave har pligt til at stille krav om nøgletal fra tilbudsgivere for tidligere gennemførte evalueringer. Se dog kapitel 19 om ligebehandling for så vidt angår tilbudsgivere, som ikke er i besiddelse af nøgletal, og som derfor kan aflevere ”tilsvarende oplysninger” i stedet. Kravet gælder, uanset om opgaven er omfattet af udbudsdirektivet eller tilbudsloven og uanset udbudsform. Kravet gælder alene den tilbudsgivende entreprenør og ikke eventuelle underentreprenører, som den enkelte entreprenør har kontrakt med. Tilbudsgivende entreprenør kan dog basere sig på andre enheders formåen, når den tilbudsgivende entreprenør råder over denne enheds relevante ressourcer. Hvis tilbudsgiver organiserer sig i et konsortium sammensat af flere virksomheder, skal bygherren stille krav om, at samtlige konsortiedeltagere skal aflevere nøgletal. Det vil dog være muligt for deltagere i konsortiet at basere sig på andre deltagere eller enheders formåen som beskrevet ovenfor. Med hensyn til nystartede virksomheder, som indgår i en konsortiedannelse, henvises nærmere til kapitel 19. Kravet om nøgletal skal, som anført i kapitel 15, altid fortolkes inden for rammerne af udbudsdirektivet og tilbudsloven. Nedenfor gennemgås mulighederne for konkret at anvende nøgletal til brug for udvælgelsen i de mest anvendte udbudsformer for entrepriseopgaver. Statslige bygherrer skal endvidere overholde retningslinierne i cirkulære nr. 159 af 17. december 2002 om udbud og udfordring af statslige drifts- og anlægsarbejder.

I relation til at anvende nøgletal som dokumentationskrav i forbindelse med egnethedsvurderingen i udvælgelsesfasen, fastsætter udbudsdirektivets artikel 48, stk. 2, udtømmende de dokumentationskrav, som bygherren maksimalt vil kunne stille til virksomhedernes tekniske og faglige kvalifikationer. For bygge- og anlægskontrakter angiver artikel 48, stk. 2, a), i), at bygherren kan kræve: ”… en liste over de arbejder, der er udført i løbet af de seneste fem år, ledsaget af attester for tilfredsstillende udførelse af de betydeligste arbejder. Disse attester skal angive arbejdernes værdi samt tidspunkt og sted for udførelsen, og om arbejdet er gennemført fagmæssigt og afsluttet korrekt. Den kompetente myndighed sender eventuelt disse attester direkte til den ordregivende myndighed.” Dokumentationskravet er bredere formuleret end kravet i relation til tjenesteydelseskontrakter, jf. kapitel 9, og det vurderes, at nøgletalsdokumentationen vedrørende de fire områder mangler, overholdelse af tidsfrister, arbejdsmiljø og kundetilfredshed kan fortolkes inden for bestemmelsens ordlyd, idet der bl.a. henvises til ”attester for tilfredsstillende udførelse af de betydeligste arbejder”. Bygherren kan herefter anvende nøgletal som dokumentations- og mindstekrav ved EU-udbud af bygge- og anlægsarbejder i udvælgelsesfasen. Tilsvarende gør sig gældende ved begrænset licitation efter tilbudsloven. Anvendes nøgletal som dokumentationskrav, er udvælgelsesprocessen, som ved andre typer af udvælgelsesdokumentation, at bygherren først konstaterer, at dokumentation er fremsendt. Såfremt dokumentationen ikke er i overensstemmelse med det krævede, skal ansøgningen således behandles på tilsvarende måde, som hvis andet materiale i udvælgelsen ikke leveres som efterspurgt. Bygherren vil være forpligtet til at behandle samtlige tilbud, som opfylder dokumentationskravet til nøgletal. Bygherren kan også anvende nøgletal i forbindelse med en prækvalifikation i udvælgelsesfasen (som et prækvalifikationskriterium). Bygherren skal i så fald ved annonceringen efter tilbudsgivere oplyse, at interesserede tilbudsgivere i forbindelse med anmodningen om prækvalifikation skal aflevere nøgletal for tidligere gennemførte evalueringer som forudsætning for at komme i betragtning til udvælgelsen. Konkret angives i annonceringen efter tilbudsgivere, at nøgletallene vil blive anvendt som et af de objektive og ikke-diskriminerende kriterier med henblik på at prækvalificere et begrænset antal tilbudsgivere. Bygherren kan som kriterium fx lægge vægt på resultatet af nøgletallene eller erfaring og nøgletal fra lignende opgaver, som den udbudte. En aktiv anvendelse af nøgletallene til udvælgelse i udvælgelsen forudsætter dog, at der er et tilstrækkeligt antal egnede tilbudsgivere. I modsat fald vil en reduktion af antallet af tilbudsgivere, der opfordres til at afgive tilbud, ikke være relevant. Bygherren kan også anvende nøgletal som et dokumentationskrav i tilbudsfasen. Det vil sige som en del af udbudsbetingelserne, således at tilbud, der ikke ledsages af den krævede dokumentation, frasorteres af bygherren. Bygherren vil være forpligtet til at behandle samtlige tilbud, som opfylder dokumentationskravet til nøgletal.

Ved begrænset licitation uden prækvalifikation efter tilbudsloven foretager bygherren i praksis en forudgående udvælgelse af de virksomheder, der ønskes indbudt, ofte baseret på tidligere erfaringer af teknisk/faglig og økonomisk/finansiel karakter. Ved denne udbudsform kan nøgletallene derfor ikke anvendes i udvælgelsesfasen, det vil sige som dokumentationskrav, herunder mindstekrav, eller som kriterier i forbindelse med reduktion i antallet af virksomheder, da disse processer rent praktisk ikke gennemløbes. Bygherren kan derfor først i opfordringsskrivelsen til at give tilbud til de udvalgte potentielle tilbudsgivere kræve nøgletal. Det anbefales bygherren, at det af udbudsbetingelserne fremgår, at tilbud, som ikke ledsages af den krævede dokumentation, vil blive frasorteret af bygherren. I praksis foretager bygherren ved tilbudsmodtagelse en kontrol af, om de krævede nøgletal er fremsendt. Foreligger der nøgletal, er der på dette område afgivet konditionsmæssigt bud, hvorefter den egentlige vurdering af tilbuddet foretages. Bygherren vil være forpligtet til at behandle samtlige tilbud, som opfylder dokumentationskravet til nøgletal.

Ved offentligt udbud efter udbudsdirektivet eller offentlig licitation efter tilbudsloven kan bygherren anvende nøgletal som dokumentationskrav, herunder som mindstekrav, i forbindelse med virksomhedernes egnethedsvurdering i udvælgelsesfasen. Egnethedsvurderingen finder her sted efter tilbudsafgivelsen, men inden selve tilbuddene evalueres. Bygherren kan også anvende nøgletal som et dokumentationskrav i tilbudsfasen. Det vil sige som en del af udbudsbetingelserne, således at tilbud, der ikke ledsages af den krævede dokumentation, frasorteres af bygherren. Bygherren vil være forpligtet til at behandle samtlige tilbud, som opfylder dokumentationskravet til nøgletal.

Kapitel 17 Efter bekendtgørelsens § 8, stk. 2, er det nøgletal vedrørende overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker og kundetilfredshed, bygherren skal forlange af tilbudsgivere til brug for udvælgelse til en statslig entrepriseopgave. Nøgletallene giver oplysning om entreprenørens præstationer i en konkret entreprise på de ovenfor nævnte områder. Nøgletal om overholdelse af tidsfrister, mangler og arbejdsulykker er baseret på objektive oplysninger om henholdsvis overskridelser af den planlagte udførelsestid og planlagte udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpningsperiode, antallet af mangler fordelt på alvorskategorier, tilbageholdsbeløbets størrelse samt antallet af arbejdsulykker for en konkret entreprise. Oplysningerne sættes i forhold til entreprisesummens størrelse, undtaget for nøgletal om overholdelse af tidsfrister, hvor den faktiske udførelsestid henholdsvis den faktiske udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpningsperiode sættes i forhold til den planlagte udførelsestid. Nøgletallet om kundetilfredshed er oplysninger om en tidligere bygherres tilfredshed med entreprenøren i en konkret entreprise på forskellige delopgaver. Nøgletallet er baseret på en række spørgsmål, hvor bygherren har angivet både sin vurdering af præstationen for den pågældende delopgave og den betydning, som delopgaven er tillagt. Både vurdering og betydning er givet en bedømmelse på en skala fra 1 til 5, hvor 5 angiver bedste præstation/største betydning. I bekendtgørelsens bilag 3 samt vejledningens kapitel 22 er elementerne i nøgletallene uddybet.

Bekendtgørelsens § 8, stk. 1, fastsætter ikke, hvor mange tidligere gennemførte evalueringer tilbudsgiveren skal fremvise nøgletal for. Som udgangspunkt kan tilbudsgiveren derfor selv vælge de opgaver, tilbudsgiveren mener, bedst kan dokumentere bygherrens stillede (mindste)krav, herunder nøgletal fra ”lignende entrepriseopgaver”. Nøgletal fra tidligere gennemførte evalueringer kan også være tilvejebragt efter reglerne i bekendtgørelse om nøgletal for alment byggeri m.v., jf. bekendtgørelsens § 8, stk. 2, når oplysning om mangler omberegnes af en evaluator. Tilbudsgiver kan således anvende nøgletal fra fx almene, regionale, kommunale eller private byggeopgaver, når tilbudsgiver byder på en statslig entreprise – og omvendt. Nøgletal til brug for udvælgelse må højest være tre år gamle regnet i forhold til evalueringens gennemførelse, jf. § 8, stk. 6, for at sikre virksomhederne bedømmes på deres aktuelle præstationer. Ved evalueringens gennemførelse forstås i praksis datoen på det udsendte ”faktablad” fra evaluator. Nøgletallene bliver opdateret i forbindelse med 1-års eftersynet, men fordi der er tale om en opdatering, regnes evalueringens gennemførelse fra datoen på det første ”faktablad”. Hvis der på et senere tidspunkt kommer nye nøgletalsoplysninger i sagen, f.eks. som følge af en afsluttet retssag eller voldgiftsag, og disse oplysninger nødvendiggør en opdatering af det tidligere udsendte ”faktablad”, beregnes fristen fortsat i forhold til det først udsendte ”faktablad”. Nøgletal for sager, der er mere end tre år gamle regnet i forhold til den evalueringens gennemførelse, kan ikke anvendes til fremvisning. Nøgletallene er et vigtigt udvælgelsesredskab, og det er derfor afgørende, at bygherren har tillid til tallene. I bekendtgørelsens § 11, stk. 1, er der krav om, at bygherren skal forlange, at beregningen af nøgletallene er foretaget af en uafhængig evaluator, jf. kapitel 23. Dette gælder også omregning af nøgletallene om ”mangler”.

Nøgletallene for en konkret entrepriseopgave opstilles ofte som en oversigt, hvori også indgår oplysninger om virksomheden og byggeprojektets navn m.v. Oversigten kaldes i praksis for et ”faktablad” og dette ”faktablad” kan tilbudsgiver således anvende til brug for udvælgelsen. I vejledningens bilag 3 er der vist et eksempel på et ”faktablad” for en entrepriseopgave. ”Faktabladet” udarbejdes af den evaluator entreprenøren har valgt. ”Faktablad” for en entrepriseopgave til brug for udvælgelse indeholder oplysninger om: – Stamdata om virksomhedens navn, CVR-nr. og byggeprojektets navn m.v. – Nøgletal om overholdelse af tidsfrister – Nøgletal om mangler – Nøgletal om arbejdsulykker – Nøgletal om kundetilfredshed – Oplysning om hel eller delvis afbrydelse af evalueringen.

Kapitel 18 Efter bekendtgørelsens § 8, stk. 3, har bygherren til brug for udvælgelsen tillige pligt til at forlange visse supplerende oplysninger, herunder et vægtet gennemsnit for nøgletallene, oplysning om det samlede antal evalueringer m.v., hvis tilbudsgiver har fået evalueret mindst 3 tidligere entrepriseopgaver.

De supplerende oplysninger giver et billede af tilbudsgiverens samlede gennemsnitlige præstation i alle tidligere gennemførte evalueringer inden for de seneste tre år, idet der bl.a. skal afleveres et vægtet gennemsnit for såvel statsligt som støttet, kommunalt og privat byggeri, der er evalueret inden for områderne: Overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker og kundetilfredshed. De supplerende oplysninger vil være dynamiske størrelser, som ændrer sig hver gang, en evalueringssag afsluttes. Kravet er begrundet i hensyn til at sikre bygherren et bedre udvælgelsesredskab, idet bygherren får et bedre sammenligningsgrundlag mellem flere tilbudsgivere og et mere nuanceret billede af den enkelte virksomheds præstationsniveau. Bygherren har både ret og pligt til at forlange nøgletal for udvalgte entrepriseopgaver (”faktablade” for entrepriseopgaver). Det er entreprenøren, der vælger hvilke ”faktablade”, der vedlægges. Oplysningerne supplerer således hinanden og giver bygherren et detaljeret billede af virksomhedens kompetencer. Bygherren kan i udbudsbekendtgørelsen vælge fx at opstille mindstekrav/-niveau(er) til det vægtede gennemsnit for hvert af nøgletallene som forudsætning for at komme i betragtning til udvælgelsen.

De supplerende oplysninger til brug for udvælgelsen skal dække alle tidligere evalueringer inden for de seneste tre år – såvel støttet og statsligt som kommunalt og privat byggeri, der er evalueret. De supplerende oplysninger må højest være tre år gamle regnet i forhold til evalueringens gennemførelse, jf. § 8, stk. 6, for at sikre virksomhederne bedømmes på deres aktuelle præstationer.

I oplysningerne over tilbudsgiverens samlede gennemsnitlige præstation i alle tidligere gennemførte evalueringer inden for de seneste tre år indgår et vægtet gennemsnit for hvert af nøgletallene, jf. bekendtgørelsens § 8, stk. 4. De gennemsnitlige nøgletal vægtes med de enkelte evaluerede entreprisers entreprisesummer. Retningslinierne for beregning af det vægtede gennemsnit skaber et ensartet grundlag og sikrer, at fx en lille entreprise, der er gået mindre godt, ikke overskygger to store entrepriser, der er gået forholdsvis godt. For at sikre bygherren tillid til oplysningerne til brug for udvælgelsen, er der i bekendtgørelsens § 11, stk. 1, krav om, at de vægtede gennemsnit skal beregnes af en uafhængig evaluator.

Tilbudsgiver skal aflevere oplysning om det samlede antal evaluerede entrepriser. Her medregnes også afsluttede evalueringssager, der er gennemført efter reglerne i bekendtgørelse om nøgletal for alment byggeri m.v.

Tilbudsgiver skal aflevere oplysning om helt eller delvist afbrudte evalueringssager. Hvis alle nøgletal mangler for en evalueret entreprise, skyldes det en helt afbrudt evalueringssag på grund af uenighed mellem bygherren og entreprenøren om de indberettede oplysninger til brug for beregning af nøgletal. En virksomhed kan ikke kvalificere sig ved udvælgelsen på helt afbrudte sager. Virksomheden må i så fald aflevere alternativ dokumentation. Hvis der mangler et eller flere nøgletal for en entreprise, skyldes det en delvis afbrydelse af evalueringen på grund af uenighed. En virksomhed kan heller ikke kvalificere sig på delvist afbrudte sager alene, hvis det betyder, at virksomheden ikke som minimum kan fremvise nøgletal for hver af de fire kategorier af nøgletal om overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker og kundetilfredshed opnået i en eller flere entrepriser inden for de seneste tre år. Virksomheden må i så fald aflevere alternativ dokumentation på de manglende områder. Oplysninger om en række helt eller delvist afbrudte evalueringssager kan give bygherren et signal om, at virksomheden har haft problemer i tidligere byggerier. Det giver bygherren en mulighed for at stille supplerende spørgsmål til tilbudsgiveren eller eventuelt selv tage kontakt til de anførte bygherrer, som der skal medtages oplysning om tillige med oplysning om byggeprojektets navn og entreprisetype. Bygherren skal dog være opmærksom på, at der udbudsretligt er snævre grænser for, hvor meget bygherren kan lægge vægt på en anden bygherres erfaringer med en virksomhed i en situation, hvor bygherren kontakter den anden bygherre på baggrund af dokumentationen. Ved delvist afbrudte evalueringer medtages også oplysning om, hvilke nøgletal der er uenighed om. Det kan ikke anbefales bygherren at lægge for megen vægt på oplysning om en enkelt, helt eller delvist, afbrudt sag. Hvis bygherren ønsker at stille supplerende spørgsmål, skal bygherren være opmærksom på, at henvendelsen kun må ske med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af de oplysninger, der er afleveret, og kun i det omfang der ikke sker forskelsbehandling af tilbudsgivere.

Oplysningerne om tilbudsgivers samlede gennemsnitlige præstation inden for de seneste tre år opstilles ofte i praksis som en oversigt, der kaldes ”karakterbog”. ”Karakterbogen” for entreprenøren opdateres hver gang en entrepriseopgave, der er undergivet evaluering, er afsluttet, samt når en evaluering, som indgår i ”karakterbogen”, falder for forældelsesfristen på tre år. Ligeledes opdateres ”karakterbogen”, når en evaluering, som indgår heri, falder for forældelsesfristen på tre år. I vejledningens bilag 4 er der eksempel på en ”karakterbog” for en entreprenør. ”Karakterbogen” udarbejdes af den evaluator, entreprenøren har valgt. ”Karakterbog” for en entreprenør til brug for udvælgelse indeholder oplysninger om: – Stamdata om virksomhedens navn og CVR-nr. m.v. – Vægtet gennemsnit for hvert af nøgletallene; tidsfrister, mangler, arbejdsulykker og kundetilfredshed – Det samlede antal evaluerede sager inden for de seneste tre år – Antal evaluerede sager, der helt eller delvist er afbrudt på grund af uenighed om nøgletalsoplysninger til brug for beregningen af et eller flere nøgletal – Ved helt eller delvise afbrudte evalueringer oplysning om: – Bygherrens navn – Byggeprojektets navn – Entreprisetype – Ved delvise afbrudte evalueringer oplysning om, hvilket nøgletal der ikke kan beregnes på grund af uenighed.

Kapitel 19 Det gælder for bygherrens udvælgelse, herunder prækvalifikation, at bygherren skal stille de samme materielle krav til samtlige potentielle tilbudsgivere. Udgangspunktet er, at bygherren skal forlange nøgletal fra alle tilbudsgivere til brug for udvælgelsen. Bygherren kan dog ikke forlange nøgletal og øvrige oplysninger fra virksomheder, der ikke har nøgletal efter bekendtgørelsens regler. Sådanne virksomheder kan fx være yngre virksomheder, som på grund af deres alder ikke kan forventes at have et tilstrækkeligt antal byggesager bag sig til at kunne levere nøgletal, eller udenlandske eller danske virksomheder, der ikke tidligere har bygget statsligt eller alment byggeri og indsamlet nøgletalsoplysninger eller i øvrigt har fået foretaget frivillig evaluering af en opgave. For at sikre ligebehandling af samtlige tilbudsgivere skal bygherren derfor forlange, at tilbudsgivere, som ikke er i besiddelse af nøgletal, skal aflevere tilsvarende oplysninger til brug for udvælgelsen, jf. bekendtgørelsens § 8, stk. 5. Tilsvarende oplysninger er oplysninger om tidligere præstationer, der dokumenterer, at tilbudsgiver kan leve op til de stillede krav og ønskede kvalifikationer på de fire nøgletalsområder. Virksomhederne vil kunne løfte dokumentationskravet bl.a. ved hjælp af udtalelser fra tidligere bygherrer suppleret med fx afleveringsprotokoller og mangellister, som allerede foreligger i byggesagerne, eller anden dokumentation, der belyser virksomhedens formåen på de relevante områder. Oplysningerne skal være attesteret af en uvildig tredjepart for at sikre bygherrens tillid til oplysningerne. Bestemmelsen er begrundet i generelle konkurrenceretlige hensyn, så kravet om nøgletal ikke får den virkning, at visse virksomheder holdes ude fra markedet. Bestemmelsen er enslydende med bekendtgørelsens § 5, stk. 5, som er behandlet i kapitel 12, og som der henvises til. I kapitlet er også beskrevet, hvordan bygherren skal behandle helt nystartede virksomheder, der ikke kan aflevere den fornødne dokumentation til brug for udvælgelsen. Selvom en virksomhed ikke skal fremvise nøgletal til brug for udvælgelsen, skal alle virksomheder, der udfører en entrepriseopgave, som en del af det samlede byggeprojekt som udgangspunkt indsamle og aflevere oplysninger til beregning af nøgletal under byggeprocessen (evaluering). Kun hvis entrepriseopgaven er under bagatelgrænsen på 300.000. kr. ekskl. moms, er virksomheden undtaget fra både kravet om fremvisning af nøgletal til brug for udvælgelsen og kravet om indsamling af nøgletalsoplysninger under byggeprocessen.

Kapitel 20 Efter bekendtgørelsens §§ 9 og 10 er der pligt til at indsamle og indberette nøgletalsoplysninger under byggeprocessen til brug for beregning af nøgletal (evaluering) for såvel de enkelte entreprenører (nøgletal om overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker samt kundetilfredshed) som for byggeprojektet (nøgletal om overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker, prisniveau og prisændringer i udførelsen samt kundetilfredshed). Ansvaret for at indsamle og indberette oplysningerne er bygherrens, som har pligt til digital indberetning til en ekstern, uafhængig evaluator, som entreprenøren vælger. Ligeledes skal bygherren i udbudsmaterialet forlange, at de udførende leverer nøgletalsoplysninger i forbindelse med aflevering og 1-års eftersyn af det konkrete byggeri. Nøgletal i forbindelse med 1-års eftersynet vedrører alene udbedring af mangler i det første år efter afleveringen. Det gælder generelt, at bygherren indsamler oplysningerne i samarbejde med entreprenøren. Det er entreprenøren, der udfylder stamoplysningerne, som er angivet i bekendtgørelsens bilag 4, mens bygherren og entreprenøren, alt efter entrepriseform, afleverer oplysningerne til brug for beregning af nøgletal efter bekendtgørelsens bilag 3. Det er bygherrens ansvar at få stillet de korrekte krav til entreprenøren i udbudsmaterialet og i entrepriseaftalen, som indgås med entreprenøren, så entreprenøren har pligt til at medvirke i evalueringen. Kravene til nøgletalsdokumentation ved byggeriets aflevering og 1-års eftersyn afkræves af samtlige entreprenører, når den enkelte kontrakt overstiger 300.000 kr. Af bekendtgørelsens bilag 3 fremgår det, hvilke oplysninger entreprenøren skal indberette til evaluator. Hovedlinjerne i indsamlingen er: – Nøgletalsoplysninger indsamles af bygherren og entreprenøren og indberettes til en ekstern, uafhængig evaluator, som entreprenøren har valgt jf. bekendtgørelsens §§ 9 og 10 – Nøgletalsoplysninger vedr. kundetilfredshed indsamles af evaluator ved brug af digitale spørgeskemaer og opbevares hos evaluator jf. bekendtgørelsens § 10. Evaluator overfører alle oplysninger om kundetilfredshed til Erhvervs- og Byggestyrelsen, når der samlet set er evalueret 100 entrepriser, jf. bekendtgørelsens § 14, stk. 3.

Kapitel 21 De nøgletalsoplysninger, som anvendes til beregning af entreprenørens nøgletal, forelægges den part, der ikke har stået for indberetningen. Det drejer sig om de nøgletalsoplysninger angivet i bekendtgørelsens bilag 3. Dette betyder, at har bygherren indberettet oplysninger om mangler, vil oplysningerne blive forelagt entreprenøren til udtalelse. Forlæggelsen af de indsamlede oplysninger for kontraktparten er beskrevet i bekendtgørelsens § 10, stk. 3 og 4. Når evaluator har registreret oplysninger efter stk. 1 og 2, forelægger evaluator de registrerede oplysninger til brug for beregning af nøgletal om overholdelse af tidsfrister, mangler og arbejdsulykker for entreprenøren og bygherren til udtalelse med henblik på at konstatere, om der er enighed mellem parterne om oplysningerne. Ved oplysninger om kundetilfredshed forelægger evaluator kun den samlede kundetilfredshed for entreprenøren, som har mulighed for at nedlægge protest imod det beregnede vægtede gennemsnit. Evaluator skal ved uenighed søge at opnå enighed gennem dialog og gennemgang af byggesagens dokumenter. Hvis entreprenøren eller bygherren har indsigelser til de forelagte oplysninger, skal evaluator registrere dette. Bygherren og entreprenøren kan i fællesskab anmode den evaluator, entreprenøren har valgt, om at foretage en høring af oplysninger, som entreprenøren eller bygherre har gjort indsigelse imod. Høringsproceduren sikrer en høj datakvalitet, idet alle oplysninger, som anvendes til beregning af entreprenørens nøgletal, er godkendt af både entreprenør og bygherre, og kun nøgletalsoplysninger, som er godkendt af begge parter, indgår i entreprenørens ”faktablad”. Med høringsproceduren undgås endvidere i så vidt omfang som muligt delvist eller helt afbrudte sager, det vil sige ”blanke felter” i entreprenørens oversigt over sin præstation i den konkrete entreprise (”faktablad”).

Kapitel 22 Nøgletal for entreprenører er de oplysninger om overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker, samt kundetilfredshed, der fremgår af bekendtgørelsens bilag 3, jf. bekendtgørelsens § 4, stk. 1. For byggeprojektet er nøgletal ligeledes de oplysninger om overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker samt kundetilfredshed, der fremgår af bekendtgørelsens bilag 3, og herudover oplysninger om prisniveau og prisændringer i udførelsen, der tilsvarende fremgår af bekendtgørelsens bilag 3. For den enkelte entreprise beregnes således seks nøgletal om overholdelse af tidsfrister (to), mangler (to), arbejdsulykker (ét) samt kundetilfredshed (ét). For byggeprojektet beregnes ligeledes seks nøgletal om overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker samt kundetilfredshed, og herudover beregnes tre nøgletal om prisniveau og prisændringer i udførelsen. Neden for gennemgås definitionen af hvert enkelt nøgletal samt beregningen heraf. Først vises, hvordan entreprenørernes nøgletal beregnes, og efterfølgende gennemgås eksempler på beregningen af de gennemsnitlige nøgletal, som indgår i entreprenørens ”karakterbog”. Herefter vises, hvordan nøgletallene på projektniveau beregnes. I eksemplerne neden for er alle beløb angivet ekskl. moms. For at sikre sammenlignelighed over tid mellem beregnede nøgletal, forudsættes det, at der foretages en fastprisberegning, således at alle nøgletal opgøres i prisniveau pr. 1. januar 2004. Eksemplerne nedenfor er vist uden fastprisberegning. Vedrørende fremgangsmåden ved fastprisberegningen kan henvises til Byggeriets Evaluerings Centers notat ”Indeksering af priser og omkostninger i Byggeriets Nøgletalssystem”, som findes på centrets hjemmeside www.byggeevaluering.dk. Nøgletal i såvel ”faktablad” som ”karakterbog” afrundes med en decimal, undtagen nøgletallene om pris pr. kvadratmeter og ændringer i bygherrens omkostninger til entreprenørerne, som afrundes til heltal. Nøgletal på projektniveau om mangler, arbejdsulykker og kundetilfredshed beregnes på baggrund af de indberettede nøgletalsoplysninger for entreprenørerne. Har en entreprenør et blankt felt, fordi bygherre og entreprenør ikke har kunnet nå til enighed om en nøgletalsoplysning, indgår ingen af entreprenørens oplysninger i beregningen af de nøgletal på projektniveau, hvor oplysningen, der er uenighed om, indgår.

Der beregnes to nøgletal om overholdelse af tidsfrister: 1. Relativ afvigelse mellem planlagt og faktisk udførelsestid korrigeret for ændringer i projektet. 2. Relativ afvigelse mellem planlagt og faktisk udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpning korrigeret for ændringer i projektet. De ændringer, der kan begrunde tidsfristforlængelse og hermed en korrektion af udførelsestiden, fremgår af bekendtgørelsens bilag 3 og fortolkes i overensstemmelse med ”Almindelige betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomheder (AB92)” og ”Almindelige betingelser for totalentreprise (ABT93)” som: – Ændringer i arbejdets art og omfang, som kræves af bygherren, jf. AB92, § 24, stk. 1, nr. 1 – Ændringer begrundet i bygherrens forhold, når denne har udvist fejl eller forsømmelser. Hertil regnes også ændringer begrundet i anden entreprenørs forsinkelse, jf. AB92, § 24, stk. 1, nr. 2 – Offentlige påbud eller forbud, som ikke skyldes entreprenørens egne forhold, jf. AB92, § 24, stk. 1, nr. 5 – At nødvendige tilladelser fra myndighederne til byggesagens gennemførelse ikke foreligger senest 30 dage efter, at fyldestgørende projektmateriale er indsendt til myndighederne, medmindre anden frist er aftalt. Antallet af dage opgøres som arbejdsdage, jf. ABT93, § 24, stk. 1, nr. 6 – Usædvanligt vejrlig, jf. AB92, § 24, stk. 1, nr. 4 – Forhold, der ikke skyldes entreprenøren, og som denne ikke er herre over, jf. AB92, § 24, stk. 1, nr. 3. Begge nøgletal på entrepriseniveau om overholdelse af tidsfrister beregnes ved at sætte entreprisens faktiske udførelsestid i forhold til entreprisens planlagte udførelsestid, hvor der til den planlagte udførelsestid tillægges de antal arbejdsdage, entreprenøren har fået som tidsfristforlængelser. Herved kommer en afvigelse mellem planlagt og faktisk udførelsestid, der kan henføres til ovennævnte forhold, ikke til at tælle som manglende overholdelse af tidsfrister. Entreprenøren kan dog maksimalt få tillagt et antal arbejdsdage som tidsfristforlængelser svarende til forskellen mellem den faktiske og planlagte udførelsestid (det vil sige forskellen mellem den faktiske og planlagte afleverings-/færdiggørelsesdato). Den planlagte udførelsestid beregnes som antallet af arbejdsdage mellem den faktiske påbegyndelsesdato og den forventede afleveringsdato. Den forventede afleveringsdato fastsættes, når entreprenøren påbegynder byggearbejdet på byggepladsen og ikke eksempelvis på tidspunktet for indgåelse af kontrakten mellem bygherre og entreprenør. Indgår entreprisen i et projekt, hvor der afholdes en samlet afleveringsforretning, er den forventede afleveringsdato entreprisens forventede færdiggørelsesdato, og ikke den forventede dato for den samlede afleveringsforretning. Den faktiske udførelsestid beregnes som antallet af arbejdsdage mellem den faktiske påbegyndelsesdato og den faktiske afleveringsdato. Indgår entreprisen i et projekt, hvor der afholdes en samlet afleveringsforretning, er den faktiske afleveringsdato entreprisens faktiske færdiggørelsesdato. Den faktiske udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpningsperiode beregnes som antallet af arbejdsdage mellem den faktiske påbegyndelsesdato og datoen for overstået mangelafhjælpningsperiode, det vil sige den dag hvor den sidste mangel konstateret ved entreprisens afleveringsforretning – eller færdiggørelsesdato, hvis entreprisen indgår i et projekt med samlet afleveringsforretning – er udbedret eller på anden måde afklaret mellem parterne. Antallet af arbejdsdage, som entreprenøren har fået godkendt som tidsfristforlængelser, og som der foreligger dokumentation for gennem eksempelvis byggemødereferater og aftalesedler, fordeles på de anførte seks årsagskategorier, som kan begrunde en tidsfristforlængelse. Eksempel: Beregning af nøgletal 1 på entrepriseniveau En fagentreprenør påbegynder den 2. juni 2008 sit arbejde på byggepladsen. Ved påbegyndelsen fastsættes entreprenørens forventede aflevering i tidsplanen til den 29. januar 2009. Entreprenøren afleverer sit arbejde den 27. marts 2009, og har i løbet af byggeperioden fået en tidsfristforlængelse på i alt 35 arbejdsdage – 10 dage begrundet i forhold, der ikke skyldes entreprenøren og 25 dage begrundet i ændringer i arbejdets art og omfang krævet af bygherren. Beregning: Faktisk udførelsestid ∙ 100% Planlagt udførelsestid → Arbejdsdage (02.06.08 – 27.03.09) ∙ 100% Arbejdsdage (02.06.08 – 29.01.09) + tidsfristforlængelse = 210 arbejdsdage ∙ 100% (169 + 35) arbejdsdage = 102,9% Havde entreprenøren ikke fået tidsfristforlængelse på 35 arbejdsdage, ville nøgletallet være 124,3 pct. Eksempel: Beregning af nøgletal 2 på entrepriseniveau Eksemplet bygger videre på ovenstående eksempel. Entreprenøren får ved afleveringsforretningen konstateret en række mangler, som er udbedret den 8. april 2009. Beregning: Faktisk udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpningsperiode ∙ 100% Planlagt udførelsestid → Arbejdsdage (02.06.08 – 08.04.09) ∙ 100% Arbejdsdage (02.06.08 – 29.01.09) + tidsfristforlængelse = 218 arbejdsdage ∙ 100% (169 + 35) arbejdsdage = 106,9 % Havde entreprenøren ikke fået en tidsfristforlængelse på 35 arbejdsdage, ville nøgletallet være 129,0 pct.

Der beregnes to nøgletal om mangler, hvoraf det ene beregnes opdelt på fem alvorsklasser: 3. Antal mangler indført i afleveringsprotokollen klassificeret efter alvor: 3.1. Kosmetiske mangler uden væsentlige økonomiske konsekvenser for bygherre og entreprenør. 3.2. Mindre alvorlige mangler uden indflydelse på bygningsdelens eller bygningens konstruktion og funktion, og som kun får mindre økonomisk betydning for bygherre og entreprenør. 3.3. Alvorlige mangler, som medfører, at bygningsdelens funktion og/eller konstruktion svigter nu eller inden for overskuelig tid, samt at de økonomiske konsekvenser for bygherre/entreprenør er betydelige, men at et svigt ikke vil påvirke andre bygningsdele. 3.4. Kritiske mangler, hvor svigt risikerer at medføre skader på andre bygningsdele. 3.5. Forhold, der behøver nærmere undersøgelse før klassificering. 4. Udbedring af mangler i det første år efter aflevering målt ved arbejdstimeindsatsen hertil. Nøgletal 3, opdelt på 3.1 til 3.5, beregnes for hver af de fem nævnte alvorsklasser som antallet af mangler (eller forhold, som skal undersøges nærmere) konstateret ved entreprisens aflevering – eller fra færdiggørelsesdatoen, hvis entreprisen indgår i et projekt med samlet afleveringsforretning – sat i forhold til entreprenørens faktiske entreprisesum (nøgletallene opgøres pr. mio. kr.). Alvorsklassen 3.5 - forhold, der skal undersøges nærmere - beskriver omfanget af forhold, hvis konsekvens ikke endeligt kan fastsættes ved afleveringsforretningen. Det behøver således ikke være mangler, men kan også være uenighed om, hvorvidt der er tale om ekstraarbejder/tillægsydelser eller en mangel. Nøgletal 4 opgøres som antallet af arbejdstimer, der bruges til udbedring af mangler frem til 1-års eftersynet sat i forhold til entreprisesummen udtrykt i mio. kr. Mangler opgøres som antallet af konkrete mangler og ikke som typer af mangler. Går samme type af mangel igen på flere bygningsdele, tælles den som antallet af bygningsdele, hvor manglen er konstateret. Er der eksempelvis fem døre, som er ridsede, tæller det som fem mangler. En entreprenør hæfter for eventuelle underentreprenørers mangler, hvorfor de tælles med som mangler hos entreprenøren. Eksempel: Beregning af nøgletal 3 på entrepriseniveau Ved en fagentreprenørs afleveringsforretning udarbejdes en afleveringsprotokol eller mangelliste, ud fra hvilken der kan optælles 43 mangler. De 43 mangler klassificeres efter alvor på de fem alvorsklasser anført ovenfor. Entreprenøren har haft tilknyttet én underentreprenør, som er årsag til 10 af manglerne. De 10 mangler er klassificeret som mindre alvorlige mangler. De resterende 33 mangler er entreprenøren selv årsag til. De 15 er klassificeret som ikke-alvorlige mangler uden væsentlige økonomiske konsekvenser, mens de 17 er klassificeret som mindre alvorlige mangler. Endelig er en mangel klassificeret som en kritisk mangel. Entreprenørens faktiske entreprisesum udgør 16,010 mio. kr. ekskl. moms. Beregning for alvorsklassen 3.2 – mindre alvorlige mangler: Antal mindre alvorlige mangler Faktisk entreprisesum → (10+17) mangler 16,010 mio. kr. = 1,7 mangler pr. mio. kr. Tilsvarende kan alvorsklasserne 3.1 og 3.3 beregnes til hhv. 0,9 mangler pr. mio. kr. og 0,1 mangler pr. mio. kr. Alvorsklasserne 3.3 og 3.4 er alle 0,0, da der ikke er konstateret mangler inden for disse alvorsklasser. Eksempel: Beregning af nøgletal 4 på entrepriseniveau Eksemplet bygger videre på ovenstående eksempel. Ved 1-årseftersynet opgøres antallet af forbrugte arbejdstimer til udbedring af mangler til 702 timer. Dette sættes i forhold til entreprisesummen, udtrykt i mio. kr. Beregning: Arbejdstimer til mangeludbedring Faktisk entreprisesum → 702 timer 16,010 mio. kr. = 43,8 arbejdstimer pr. mio. kr.

I både det statslige og almene system klassificeres antallet af mangler efter alvor og sættes i forhold til den faktiske entreprisesum. Der anvendes imidlertid ikke samme klassifikationsskala i de to systemer. I forbindelse med indførelsen af nøgletal for det almene byggeri er det således valgt at fastholde den klassifikation, som i en årrække er blevet anvendt i forbindelse med Byggeskadefondens registreringer (gruppe 1-5). Nedenstående tabel viser, hvordan der omregnes mellem de to skalaer. Klassifikation i det almene system Klassifikation i det statslige system Gr. 1. Mangler med ingen eller ubetydelig byggeteknisk betydning ↔ 3.1. Ikke-alvorlige mangler uden væsentlige økonomiske konsekvenser Gr. 2. Mangler med mindre byggeteknisk betydning ↔ 3.2. Mindre alvorlige mangler Gr. 3. Mangler med nogen byggeteknisk betydning ↔ 3.3. Alvorlige mangler Gr. 4. Mangler med stor byggeteknisk betydning Gr. 5. Mangler med betydning for personsikkerheden ↔ → 3.4. Kritiske mangler UN Forhold, der skal undersøges nærmere ↔ 3.5. Forhold, der skal undersøges nærmere I det statslige nøgletalssystem beregnes nøgletallet 4 som antallet af arbejdstimer, der bruges til udbedring af mangler frem til 1-års eftersynet sat i forhold til entreprisesummen udtrykt i mio. kr. I det almene nøgletalssystem beregnes det tilsvarende nøgletal som entreprenørens tilbageholdsbeløb fastsat i forbindelse med aflevering sat i forhold til entreprisesummen. Ved brug af Dansk Arbejdsgiverforenings lønstatistik beregnes en timeløn, så der kan foretages en omregning mellem antal arbejdstimer og tilbageholdsbeløbet.

Der beregnes et nøgletal om arbejdsulykker: 5. Ulykkesfrekvens udtrykt som antal anmeldte arbejdsulykker sat i forhold til entreprisesummen. Nøgletallet 5 beregnes som antallet af anmeldte arbejdsulykker for entreprisen sat i forhold til entreprisesummen (nøgletallet opgøres pr. mia. kr.). Arbejdsulykker defineres ligesom af Arbejdstilsynet som ”pludselig, uventet og skadevoldende hændelse, som sker i forbindelse med arbejdet, og som medfører personskade”. Arbejdsgiver har pligt til at anmelde de arbejdsulykker til Arbejdstilsynet, som medfører uarbejdsdygtighed, det vil sige fravær fra arbejdspladsen, i mindst en dag ud over tilskadekomstdagen. Kun disse medregnes i nøgletallet. Der medtages desuden ikke personhenførbare oplysninger om antal arbejdsulykker. En entreprenør hæfter for eventuelle underentreprenørers arbejdsulykker. Derfor indgår underentreprenørernes arbejdsulykker i nøgletallet. Arbejdsulykker for funktionæransatte regnes ikke med hos hverken entreprenør eller eventuelle underentreprenører. Eksempel: Beregning af nøgletal 5 på entrepriseniveau På en entreprise har to medarbejdere i løbet af entreprisens udførelsesperiode været ude for en arbejdsulykke, som har resulteret i uarbejdsdygtighed i mindst en dag ud over tilskadekomstdagen, og som derfor er anmeldt til Arbejdstilsynet. Den ene medarbejder, som var ude for en arbejdsulykke, var ansat af entreprenøren selv, mens den anden medarbejder var ansat af en underentreprenør. Entreprenørens faktiske entreprisesum udgør 25,540 mio. kr. ekskl. moms. Beregning: Antal ulykker ∙ 1.000 Faktisk entreprisesum → 2 ulykker ∙ 1.000 25,540 mio. kr. = 78,3 ulykker pr. mia. kr.

Der beregnes et nøgletal om kundetilfredshed: 6. Bygherrens tilfredshed med byggeprocessen. Bygherrens tilfredshed med byggeprocessen for den enkelte entreprise beregnes på baggrund af 11 spørgsmål, hvor bygherren skal angive både sin vurdering af entreprenøres præstation for den pågældende delopgave og den betydning, som delopgaven tillægges: 1) Inddragelse i planlægningen af opgaveløsningen forud for opstarten på byggepladsen. 2) Imødekommelse af behov og ønsker inden for de aftalte rammer. 3) Overholdelse af aftalte tidsplaner og aflevering af projektet til tiden. 4) Overholdelse af den aftalte pris. 5) Kommunikationen under hele sagsforløbet. 6) Opførelse med respekt for omgivelserne og byggeriets øvrige drift. 7) Opretholdelse og stimulering af en god personlig stemning blandt projektets nøglepersoner. 8) De øvrige parters mulighed for at profitere på sagen. 9) Fejl og mangler ved byggeriets aflevering. 10) Byggeriets kvalitet i forhold til prisen. 11) Information om byggeriets drift og vedligeholdelse. Bygherren skal ved vurdering af såvel præstation som betydning give en bedømmelse på en skala fra 1 til 5, jf. nedenstående tabel: Skala Vurdering af præstation 1) Betydning 1 Meget værre end forventet Ikke vigtigt, uvæsentligt 2 Værre end forventet Mindre vigtigt 3 Som forventet Vigtigt, væsentligt 4 Bedre end forventet Mere vigtigt 5 Meget bedre end forventet Særdeles vigtigt 1) Vurderingen af præstationen skal ske på baggrund af bygherrens forventning til, hvordan et gennemsnit af branchens virksomheder ville klare opgaven, og således ikke forventningen specifikt til den givne entreprenør. Nøgletallet for den samlede kundetilfredshed beregnes som et gennemsnit af bygherrens angivne vurdering af præstationen for de 11 delopgaver, vægtet med den betydning som delopgaven er tillagt. Bygherrens vurdering af præstationen for de 11 delopgaver og betydningen heraf indsamles af ekstern evaluator via elektronisk spørgeskema. Har bygherren overdraget evalueringen af projektet til bygherrerådgiver, skal denne udfylde spørgeskemaet. Det kræver dog, at der indhentes en samtykkeerklæring, som bekræfter, at bygherrerådgiver kan udfylde skemaet på bygherrens vegne. Eksempel: Beregning af nøgletal 6 på entrepriseniveau Bygherre har for en fagentreprenør ved udfyldning af spørgeskema vedrørende kundetilfredshed givet følgende vurdering af entreprenørens præstation og betydning: Punkt Vurdering Betydning 1) Inddragelse i planlægningen af opgaveløsningen forud for opstarten på byggepladsen. 3 4 2) Imødekommelse af behov og ønsker inden for de aftalte rammer. 5 3 3) Overholdelse af aftalte tidsplaner og aflevering af projektet til tiden. 5 4 4) Overholdelse af den aftalte pris 4 5 5) Kommunikationen under hele sagsforløbet. 1 3 6) Opførelse med respekt for omgivelserne og byggeriets øvrige drift. 3 2 7) Opretholdelse og stimulering af en god personlig stemning blandt projektets nøglepersoner. 3 5 8) De øvrige parters mulighed for at profitere på sagen. 4 3 9) Fejl og mangler ved byggeriets aflevering. 2 1 10) Byggeriets kvalitet i forhold til prisen. 3 4 11) Information om byggeriets drift og vedligeholdelse. 2 3 Beregning: v1 ∙ b1 + v2 ∙ b2 + … + v11 ∙ b11 sum(b1, b2, …, b11) → (3 ∙ 4) + (5 ∙ 3) + … + (2 ∙ 3) sum(4,3,…,3 ) = 123 37 = 3,3 Hvor b1 er betydningen, og v1 er vurderingen af entreprenørens præstation på delopgave 1, b2 betydningen og v2 vurderingen af entreprenørens præstation på delopgave 2 o.s.v. Var den samlede kundetilfredshedskarakter beregnet som et uvægtet gennemsnit af bygherrens vurdering af entreprenørens præstation på de 11 delopgaver, ville nøgletallet være 3,2.

Har en entreprenør fået evalueret mindst tre entrepriseopgaver inden for tre år, beregnes for hvert nøgletal et gennemsnit over entrepriserne, som opsummeres i entreprenørens ”karakterbog”, der således er en oversigt over entreprenørens gennemsnitlige præstation ved tidligere evaluerede entrepriser, jf. kapitel 18. De beregnede gennemsnitlige nøgletal vægtes med de evaluerede entreprisers faktiske entreprisesummer. Eksempel: Beregning af nøgletal til ”karakterbogen” En entreprenør har inden for de sidste tre år fået evalueret tre entrepriser. Neden for er vist den faktiske entreprisesum samt nøgletal 1 om overholdelse af tidsfrister og nøgletal 6 om kundetilfredshed for hver af de tre entrepriser. Entreprise 1 Entreprise 2 Entreprise 3 Faktisk entreprisesum (mio. kr. ekskl. moms) 14,323 25,779 7,568 1. Relativ afvigelse mellem planlagt og faktisk udførelsestid korrigeret for ændringer i projektet (pct.) 110,5 % 99,0 % 115,2 % 6. Bygherrens tilfredshed med byggeprocessen. 4,2 3,9 2,7 Beregning af nøgletal 1: N1 1 ∙ e 1 + N1 2 ∙ e 2 + N1 3 ∙ e3 e 1 + e 2 + e 3 → (110,5% ∙ 14,323 mio. kr.) + (99,0% ∙ 25,779 mio. kr.) + (115,2% ∙ 7,568 mio. kr.) 14,323 mio. kr. + 25,779 mio. kr. + 7,568 mio. kr. = 105,0% Beregning af nøgletal 6: N6 1 ∙ e 1 + N6 2 ∙ e 2 + N6 3 ∙ e3 e 1 + e 2 + e 3 → (4,2 ∙ 14,323 mio. kr.) + (3,9 ∙ 25,779 mio. kr.) + (2,7 ∙ 7,568 mio. kr.) 14,323 mio. kr.+ 25,779 mio. kr. + 7,568 mio. kr. = 3,8 Tilsvarende kan de øvrige gennemsnitlige nøgletal i ”karakterbogen” beregnes. I alle tilfælde vægtes de med den faktiske entreprisesum (e1 for entreprise 1, o.s.v.).

Der beregnes to nøgletal om overholdelse af tidsfrister: 1. Relativ afvigelse mellem planlagt og faktisk udførelsestid. 2. Relativ afvigelse mellem planlagt og faktisk udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpning. Begge nøgletal beregnes ved at sætte den faktiske udførelsestid for projektet i forhold til den planlagte udførelsestid for projektet. Der korrigeres således ikke for tidsfristforlængelser. Den planlagte udførelsestid for projektet beregnes som antallet af kalenderdage mellem den faktiske påbegyndelsesdato og den forventede afleveringsdato for projektet. Den faktiske påbegyndelsesdato for projektet er datoen, hvor den første entreprenør starter sit arbejde på byggepladsen. Den forventede afleveringsdato for projektet er datoen, hvor den sidste entreprenør forventes at aflevere sin entreprise, når projektet påbegyndes. Den faktiske udførelsestid for projektet beregnes som antallet af kalenderdage mellem den faktiske påbegyndelsesdato og den faktiske afleveringsdato for projektet. Den faktiske afleveringsdato for projektet er datoen, hvor den sidste entreprenør afleverer sin entreprise. Den faktiske udførelsestid indtil overstået mangel­af­hjælp­nings­periode for projektet beregnes som antallet af arbejdsdage mellem den faktiske påbegyndelsesdato og datoen for overstået mangelafhjælpningsperiode for projektet, det vil sige den dag, hvor den sidste entreprenør har overstået sin mangelafhjælpningsperiode. Eksempel: Beregning af nøgletal 1 på projektniveau En bygherre opfører et byggeprojekt i fagentreprise. Den første entreprenør starter sit arbejde på byggepladsen den 17. oktober 2008. På dette tidspunkt forventes det, at den sidste entreprenør, som færdiggør sit arbejde på byggepladsen, afleverer sit arbejde den 9. oktober 2009. Den sidste entreprenør afleverer faktisk sit arbejde den 27. november 2009. Beregning: Faktisk udførelsestid ∙ 100% Planlagt udførelsestid → Kalenderdage (17.10.08 – 27.11.09) ∙ 100% Kalenderdage (17.10.08 – 09.10.09) = 407 kalenderdage ∙ 100% 358 kalenderdage = 113,7% Eksempel: Beregning af nøgletal 2 på projektniveau Eksemplet bygger videre på ovenstående eksempel. Den entreprenør, som sidst overstår sin mangelafhjælpningsperiode, får ved sin afleveringsforretning konstateret en række mangler, som er udbedret den 8. januar 2010. Beregning: Faktisk udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpningsperiode ∙ 100% Planlagt udførelsestid → Kalenderdage (17.10.08 – 08.01.10) ∙ 100% Kalenderdage (17.10.08 – 09.10.09) = 449 kalenderdage ∙ 100% 358 kalenderdage = 125,4%

Der beregnes to nøgletal om mangler, hvoraf det ene beregnes opdelt på fem alvorsklasser: 3. Antal mangler indført i afleveringsprotokollen klassificeret efter alvor: 3.1. Kosmetiske mangler uden væsentlige økonomiske konsekvenser for bygherre og entreprenør. 3.2. Mindre alvorlige mangler uden indflydelse på bygningsdelens eller bygningens konstruktion og funktion, og som kun får mindre økonomisk betydning for bygherre og entreprenør. 3.3. Alvorlige mangler, som medfører, at bygningsdelens funktion og/eller konstruktion svigter nu eller inden for overskuelig tid, samt at de økonomiske konsekvenser for bygherre/entreprenør er betydelige, men at et svigt ikke vil påvirke andre bygningsdele. 3.4. Kritiske mangler, hvor svigt risikerer at medføre skader på andre bygningsdele. 3.5. Forhold, der behøver nærmere undersøgelse før klassificering. 4. Udbedring af mangler i det første år efter aflevering målt ved arbejdstimeindsatsen hertil. Nøgletal 3 opdelt på 3.1 til 3.5 og 4 beregnes for hver af de fem nævnte alvorsklasser som et vægtet gennemsnit af de enkelte entreprenørers nøgletal, vægtet med entreprenørernes faktiske entreprisesummer. Eksempel: Beregning af nøgletal 3 på projektniveau En bygherre har på et projekt haft tilknyttet tre fagentreprenører. De tre entreprenørers faktiske entreprisesummer samt nøgletal fordelt på alvorsklasser er som følger: Entreprenør 1 Entreprenør 2 Entreprenør 3 Faktisk entreprisesum (mio. kr. ekskl. moms) 16,010 26,451 14,443 Ikke-alvorlige mangler uden væsentlige økonomiske konsekvenser 0,9 1,1 0,4 Mindre alvorlige mangler 1,7 0,3 1,0 Alvorlige mangler 0,1 0,1 0,0 Kritiske mangler 0,0 0,0 0,0 Forhold, der skal undersøges nærmere 0,0 0,0 0,1 Beregning for alvorsklassen 3.2 – mindre alvorlige mangler: N3.2 1 ∙ e 1 + N3.2 2 ∙ e 2 + N3.2 3 ∙ e 3 e 1 + e 2 + e 3 → (1,7 ∙ 16,010 mio. kr.) + (0,3 ∙ 26,451 mio. kr.) + (1,0 ∙ 14,443 mio. kr.) 16,010 mio. kr. + 26,451 mio. kr. + 14,443 mio. kr. = 0,9 mangler pr. mio. kr. Hvor N3.2 1 og e 1 er entreprenør 1’s alvorsklasse 3.2 og faktiske entreprisesum, N3.2 2 og e 2 er entreprenør 2’s alvorsklasse 3.2 og faktiske entreprisesum m.v. Tilsvarende kan alvorsklasserne 3.1, 3.3 og 3.5 beregnes til hhv. 0,9 mangler pr. mio. kr., 0,1 mangler pr. mio. kr., og 0,0 mangler pr. mio. kr. Alvorsklasse 3.4 er 0,0, da alle de tre entreprenørers alvorsklasse 3.5 er 0,0. Eksempel: Beregning af nøgletal 4 på projektniveau Eksemplet bygger videre på ovenstående eksempel. For entreprenør 1, 2 og 3 er nøgletal 4 vedrørende arbejdstimer til mangeludbedring pr. mio. kr. entreprisesum beregnet til hhv. 43,8 timer, 26,2 timer og 32,3 timer. Beregning: N4 1 ∙ e 1 + N4 2 ∙ e 2 + N4 3 ∙ e 3 e 1 + e 2 + e 3 → (43,8 ∙ 16,010 mio. kr.) + (26,2 ∙ 26,451 mio. kr.) + (32,3 ∙ 14,443 mio. kr.) 16,010 mio. kr. + 26,451 mio. kr. + 14,443 mio. kr. = 32,7 timer pr. mio. kr. Hvor N4 1 og e 1 er entreprenør 1’s nøgletal 4 og faktiske entreprisesum, N4 2 og e 2 er entreprenør 2’s nøgletal 4 og faktiske entreprisesum, o.s.v.

Der beregnes et nøgletal om arbejdsulykker: 5: Ulykkesfrekvensen udtrykt som antal anmeldte arbejdsulykker sat i forhold til entreprisesummen. Nøgletallet 5 beregnes på projektniveau som et vægtet gennemsnit af de enkelte entreprenørers nøgletal, vægtet med entreprenørernes faktiske entreprisesummer (nøgletallet opgøres pr. mia. kr.). Eksempel: Beregning af nøgletal 5 på projektniveau En bygherre har opført et projekt i storentreprise, med to tilknyttede entreprenører. De to entreprenører har haft en faktisk entreprisesum på henholdsvis 25,540 og 14,458 mio. kr. ekskl. moms. Den ene entreprenør og dennes underentreprenører har haft to arbejdsulykker anmeldt til Arbejdstilsynet, og hermed et nøgletal på 78,3 ulykker pr. mia. kr. Den anden entreprenør og dennes underentreprenør har ingen ulykker haft. Beregning: (N5 1 ∙ e 1 + N5 2 ∙ e 2 ) e 1 + e 2 → (78,3∙25,540 mio. kr. + 0,0∙14,458 mio. kr.) ∙ 1.000 25,540 mio. kr. + 14,458 mio. kr. = 50,0 ulykker pr. mia. kr. Hvor N5 1 og e 1 er entreprenør 1’s nøgletal 5 hhv. faktiske entreprisesum, og N5 2 og e 2 er entreprenør 2’s nøgletal 5 hhv. faktiske entreprisesum.

Der beregnes tre nøgletal om overholdelse af prisniveau og prisændringer i udførelsen, hvoraf det ene beregnes opdelt på syv årsagskategorier: 6. Pris pr. m 2 . 7. Relativ afvigelse mellem forventet og realiseret projektpris. 8. Ændringer i bygherrens omkostninger til entreprenørerne fordelt efter årsag. Årsagerne fremgår af bekendtgørelsens bilag 3 og fortolkes i overensstemmelse med AB92 og ABT93: - Ændringer i arbejdets art og omfang krævet af bygherren, jf. AB92, § 14 og § 24, stk. 1, nr. 1. - Ændringer på grund af bygherrens forhold, når denne har udvist fejl eller forsømmelse, jf. AB92, § 24, stk. 1, nr. 2. - Ændringer på grund af bestemmelser i aftalen om, at entreprisesummen skal reguleres som følge af ændringer i indeks, overenskomstmæssige arbejdslønninger, materialepriser m.v., jf. AB92, § 22, stk. 6. - Ændringer på grund af offentlige påbud eller forbud, som ikke skyldes entreprenørens forhold, jf. AB92, § 24, stk. 1, nr. 5. - Ændringer som følge af, at nødvendige tilladelser fra myndigheder ikke foreligger, jf. ABT93, § 2, stk. 2 og § 3, stk. 5. - Ændringer på grund af sen prissættelse af arbejder, der ikke er entydigt prissat i de oprindelige kontrakter. Det vil sige arbejder som var forudset, men ikke endeligt prissat i kontrakt(er). - Ændringer på grund af uforudselige omkostninger, og som ikke kan henføres til nr. 8.1-8.6. Nøgletal 6 beregnes som den faktiske projektpris sat i forhold til bygningens samlede bruttoetageareal. Projektets pris defineres i bekendtgørelsen som eksklusiv grundkøb, moms, finansieringsomkostninger, løst inventar, procesanlæg/produktionsudstyr og bygherrerådgivning. Skatter og afgifter, bygherren betaler direkte til eksterne myndigheder, medregnes ikke. Der medregnes udgifter til eventuel nedrivning af eksisterende konstruktioner samt byggemodning, hvis disse arbejder udføres i sammenhæng med de øvrige byggeentrepriser. Eksempel: Beregning af nøgletal 6 på projektniveau En bygherre har opført et byggeprojekt med et bruttoetageareal på 3.150 m 2 . Den faktiske projektpris udgør 37,803 mio. kr. ekskl. moms. Beregning: Faktisk projektpris Bruttoetageareal → 37,803 mio. kr. ∙ 1.000.000 3.150 m 2 = 12.001 kr. pr. m 2 Nøgletal 7 beregnes som den faktiske projektpris sat i forhold til den forventede projektpris. Eksempel: Beregning af nøgletal 7 på projektniveau Den faktiske projektpris for projektet i ovennævnte eksempel udgør 37,803 mio. kr. ekskl. moms. Den forventede projektpris udgør 37,768 mio. kr. ekskl. moms. Beregning: Faktisk projektpris Forventet projektpris → 37,803 mio. kr. 37,768 mio. kr. = 100,1 % Nøgletal 8, opdelt på årsagskategorier, beregnes alle som den samlede ændring i bygherrens omkostninger til entreprenører inden for den givne årsagskategori sat i forhold til projektets faktiske pris (nøgletallet opgøres pr. mio. kr.). Der er således tale om summen af ændringer for alle entreprenører inden for den pågældende årsagskategori. Bygherrens samlede forventede omkostninger til entreprenører defineres som summen af de enkelte forventede entreprisesummer for de entreprenører, som bygherren direkte har indgået kontrakt med. Bygherrens samlede faktiske omkostninger til entreprenører defineres som summen af de enkelte faktiske entreprisesummer for de entreprenører, som bygherren direkte har indgået kontrakt med. Forskellen mellem bygherrens forventede og faktiske samlede omkostninger til entreprenører summerer til de samlede ændringer i omkostningerne til entreprenører for alle 7 årsagskategorier. Eksempel: Beregning af nøgletal 8 på projektniveau En bygherre har opført et projekt i fagentreprise med en faktisk projektpris på 27,955 mio. kr. ekskl. moms. De forventede entreprisesummer for entreprenørerne udgjorde i alt 23,990 mio. kr. ekskl. moms, svarende til de samlede forventede omkostninger til entreprenørerne. De faktiske entreprisesummer for entreprenørerne udgjorde i alt 24,152 mio. kr. ekskl. moms, svarende til de samlede faktiske omkostninger til entreprenørerne. Forskellen mellem de faktiske og forventede omkostninger til entreprenørerne udgør en samlet ændring i omkostningerne på 0,162 mio. kr. ekskl. moms. Denne samlede ændring kan via byggesagens dokumenter fordeles på årsagskategorier som følger: Årsagskategori Beløb (mio. kr. ekskl. moms) 8.1 Ændringer i arbejdets art og omfang krævet af bygherren. 0,069 8.2 Ændringer på grund af offentlige påbud eller forbud, som ikke skyldes entreprenørens forhold. 0,034 8.4 Ændringer på grund af bestemmelser i aftalen om, at entreprisesummen skal reguleres som følge af ændringer i indeks, overenskomstmæssige arbejdslønninger, materialepriser m.v. 0,059 I alt 0,162 Beregning for årsagskategori 8.1 – ændringer i arbejdets art og omfang krævet af bygherren: 8.1 Ændringer i pris ∙ 1.000.000 Faktisk projektpris → 0,069 mio. kr. ∙ 1.000.000 27,955 mio. kr. = 2.468 kr. pr. mio. kr. Tilsvarende kan årsagskategorierne 8.2 og 8.4 beregnes til hhv. 1.216 kr. pr. mio. kr. og 2.111 kr. pr. mio. kr. Årsagskategorierne 8.3 og 8.5 til 8.7 er alle 0,0 da der ikke er konstateret ændringer i omkostningerne inden for disse kategorier.

Der beregnes et nøgletal om kundetilfredshed: 9: Bygherrens tilfredshed med byggeprocessen. På projektniveau beregnes nøgletallet som et gennemsnit af den samlede kundetilfredshedskarakter for de entrepriser, som er blevet evalueret. Gennemsnittet vægtes med de enkelte entreprisers faktiske entreprisesummer. Eksempel: Beregning af nøgletal 9 på projektniveau En bygherre har opført et projekt i fagentreprise, hvortil der er knyttet tre fagentreprenører. Nedenstående skema viser de tre entreprenørers faktiske entreprisesummer samt deres samlede kundetilfredshedskarakterer. Faktisk entreprisesum (mio. kr. ekskl. moms) Karakter Entreprenør 1 24,255 3,2 Entreprenør 2 31,497 2,9 Entreprenør 3 5,939 4,2 Beregning: e 1 ∙ N9 1 + e 2 ∙ N9 2 + e 3 ∙ N9 3 e 1 + e 2 + e 3 → (24,225 mio. kr. ∙ 3,2) + (31,497 mio. kr. ∙ 2,9) + (5,939 mio. kr. ∙ 4,2) 24,255 mio. kr. + 31,497 mio. kr. + 5,939 mio. kr. = 193,9011 61,691 = 3,1 Hvor e 1 og N9 1 er hhv. den faktiske entreprisesum og den samlede kundetilfredshedskarakter for entreprenør 1, o.s.v.

Afsnit IV

Kapitel 23 Efter bekendtgørelsens § 11 har bygherren pligt til i annonceringen efter tilbudsgivere eller i udbudsmaterialet at forlange, at nøgletal (herunder omberegning) og vægtet gennemsnit for de enkelte nøgletal til brug for udvælgelse, herunder prækvalifikation, er beregnet af en evaluator, jf. § 4, stk. 4. I § 4, stk. 4, er der en definition af en evaluator. Bestemmelserne er habilitetsbestemmelser, som skal sikre, at bygherren i forbindelse med udvælgelse af tilbudsgivere til den konkrete opgave har tillid til oplysningerne. Den evaluator, som beregner nøgletallene, skal være en privat virksomhed eller anden privat, juridisk person, der er uafhængig af personlige eller økonomiske interesser i den virksomhed og i den sag, nøgletalsoplysningerne vedrører. Fortolkningen heraf svarer til almindelige habilitetsfortolkninger i forvaltningsloven. Bygherren har ikke pligt til at efterspørge og efterprøve dokumentation for evaluators uafhængighed, men har alene pligt til at stille krav til rådgiveren henholdsvis entreprenøren om en uafhængig evaluator. Bygherren vil dog som kontraktvilkår kunne kræve en erklæring på tro og love om, at evaluator lever op til kravet om uafhængighed eller dokumentation for uafhængighed. Evaluators rolle i nøgletalsbekendtgørelsen er at indsamle de oplysninger, som rådgiverne/entreprenøren og bygherren har udfyldt på baggrund af bekendtgørelsens bilag. Det betyder, at det ved målinger af subjektiv karakter, dvs. kundetilfredshedsmålingerne, som findes både for rådgivere og entreprenører, er bygherren, der giver ”karakterer”, mens evaluators rolle alene er at indsamle og beregne data. Evaluators rolle i nøgletalssystemet er at indsamle nøgletalsoplysninger vedrørende kundetilfredshed for rådgiveren henholdsvis entreprenøren og i øvrigt at beregne nøgletal ud fra samtlige de indberettede nøgletalsoplysninger samt udarbejde ”faktablad” og ”karakterbog”. Det betyder fx, at det ved kundetilfredshedsundersøgelsen er bygherren, der besvarer det digitale spørgeskema (giver ”karakterer”), mens det er evaluator, der indsamler og beregner nøgletallene. Udførelse af evaluering er en tjenesteydelse, der frit kan konkurreres om, og der stilles derfor alene krav til indholdet af og systematikken i de nøgle­tals­op­lys­ninger, som skal indsamles, samt krav til beregningen af nøgletal, og ikke til evalueringsinstitut. Det er rådgiveren henholdsvis entreprenøren, der vælger evaluator, jf. § 11, stk. 2. Det betyder, at det er rådgiveren henholdsvis entreprenøren, der skal indgå en kontrakt med en evaluator og afholde omkostningerne i forbindelse med evalueringen. Dette forhold bør bygherren være opmærksom på at indskrive i udbudsmaterialet, ligesom rådgiveren henholdsvis entreprenøren bør være opmærksom på dette forhold ved tilbudsafgivelsen. Rådgiveren henholdsvis entreprenøren skal give bygherren meddelelse om sit valg snarest muligt efter, at bygherren og rådgiveren henholdsvis entreprenøren har indgået kontrakt om udførelse af en opgave.

Kapitel 24 Efter bekendtgørelsens § 12 offentliggøres nøgletal indsamlet efter bekendtgørelse nr. 241 af 11. april 2008 af Erhvervs- og Byggestyrelsen med virkning fra den 1. januar 2010 på styrelsens hjemmeside eller lignende. Baggrunden for offentliggørelsen er ønsket om større åbenhed og gennemsigtighed om nøgletal for statsbyggerier m.v. af hensyn til fremme af byggeriets effektivitet og kvalitet. Med offentliggørelsen fra den 1. januar 2010 sikres det, at der vil være et vist antal færdigevaluerede sager, inden offentliggørelsen påbegyndes. Der vil ikke blive offentliggjort personfølsomme oplysninger. Nøgletal for kundetilfredshed offentliggøres først, når der er evalueret 100 konkrete statslige entrepriser efter reglerne i bekendtgørelsen. Dette følger af overgangsreglen i bekendtgørelsens § 14, stk. 3.

Kapitel 25 Efter bekendtgørelsens § 13 skal bygherren på anmodning dokumentere over for økonomi- og erhvervsministeren, at bygherren har stillet krav om nøgletal efter §§ 5-10, og give oplysning om anvendelsen af disse. Det kan anbefales bygherren at gemme en kopi af udbudsannonceringen og udbudsmaterialet. Dokumentationen skal stilles senest 4 uger efter anmodningen. Formålet med bestemmelsen er at give ministeren mulighed for at evaluere bekendtgørelsen og anvendelsen af nøgletal.

Afsnit V

Kapitel 26 Som beskrevet i kapitel 8 og 9 (rådgivernøgletal) og 15 og 16 (entreprenørnøgletal) kan kravet om aflevering af nøgletal til brug for udvælgelsen stilles på forskellige tidspunkter i udbudsprocessen, det vil sige i udvælgelsesfasen eller i tildelingsfasen. Bygherren bør allerede tidligt i forbindelse med byggeprojektet overveje, hvordan kravene om nøgletal skal gribes an. Det er således vigtigt, at bygherren er klar over, hvornår og hvilke krav der skal stilles, og hvordan de kan formuleres. Udformning af de enkelte tekster til annoncering efter tilbudsgivere, udbudsmateriale osv. skal tilpasses den udbudsform, bygherren har valgt og det regelsæt, den konkrete kontrakt vil være omfattet af udbudsretligt. Bygherren skal være opmærksom på, at ikke alle bekendtgørelsens krav træder i kraft 1. maj. 2008. Dette vedrører bl.a. aflevering af nøgletal ved udvælgelsen for rådgivere og offentliggørelsen af nøgletal. Checkliste – Rådgivernøgletal Hvornår Krav Hvis der indgås kontrakt med en bygherrerådgiver Bygherren bør indskrive i kontrakten med rådgiveren, at denne skal sørge for, at reglerne om nøgletal overholdes, herunder at krav stilles rettidigt over for rådgiveren, der udfører projektering, byggeledelse og fagtilsyn. Annoncering Bygherren skal fra den 1. oktober 2009 i annonceringen efter tilbudsgivere forlange nøgletal fra tilbudsgivere til brug for udvælgelsen. Bygherren skal samtidig oplyse tilbudsgivere om, at opgaven skal evalueres i forbindelse med opgavens aflevering, hvorved rådgiveren skal aflevere stamoplysninger til brug for udarbejdelsen af nøgletal, samt afholde omkostningerne hertil. Udbudsannoncering og udbudsmaterialet Bygherren skal fra den 1. oktober 2009 i udbudsannoncering og/eller udbudsmaterialet efter tilbudsgivere forlange nøgletal fra rådgiverne til brug for udvælgelsen. Bygherren skal samtidig oplyse tilbudsgivere om, at opgaven skal evalueres i forbindelse med opgavens aflevering, hvorved rådgiveren skal aflevere stamoplysninger til brug for udarbejdelsen af nøgletal, samt afholde omkostningerne hertil. Checkliste – Entreprenørnøgletal Hvornår Krav Hvis der indgås kontrakt med en bygherrerådgiver eller anden rådgiver Bygherren bør indskrive i kontrakten med rådgiveren, at denne skal sørge for, at reglerne om nøgletal overholdes, herunder at krav stilles rettidigt over for de udførende entreprenører. Udbudsannonceringen og udbudsmateriale Bygherren skal i udbudsannoncering og/eller udbudsmaterialet efter tilbudsgivere forlange nøgletal fra entreprenører til brug for udvælgelsen. Bygherren skal samtidig oplyse tilbudsgivere om, at opgaven skal evalueres i forbindelse med opgavens aflevering og 1-års eftersyn, hvorved entreprenørerne skal aflevere oplysninger til brug for udarbejdelsen af nøgletal, samt afholde omkostningerne hertil.

Hvis bygherren har til hensigt at overlade hele eller dele af sin bygherrerolle til en rådgiver, herunder fx varetagelse af bygherrens forpligtelser ved brug og indsamling af nøgletal (udbudsannoncering, udbud, indsamling og indberetning), er det vigtigt, at bygherren får dette krav indskrevet i kontrakten med rådgiveren. Det er herefter bygherrerådgiverens ansvar i forhold til bygherren, at bekendtgørelsens krav om nøgletal overholdes, herunder at kravene stilles rettidigt over for den projekterende rådgiver og entreprenørerne. Tekstforslag til rådgiverkontrakt mellem bygherre og bygherrerådgiver: ”Bygherrerådgiveren skal som en del af rådgiverydelsen sørge for, at Erhvervs- og Byggestyrelsens bekendtgørelse om nøgletal for statsbyggerier m.v. overholdes, herunder at krav om nøgletal stilles rettidigt over for rådgivere og entreprenører, hvis bekendtgørelsen gælder for byggeprojektet. Dette indebærer, at bygherrerådgiveren skal sørge for at stille krav om nøgletal og evt. gennemsnit for tidligere opgaver m.v. til brug for udvælgelse, jf. bekendtgørelsens §§ 5 og 8, samt stille krav om indsamling af nøgletalsoplysninger og beregning af nøgletal, jf. §§ 6-7 og 9-10. Bygherrerådgiveren skal varetage samtlige af bygherrens forpligtelser i forbindelse med indsamling af oplysninger til beregning af nøgletal, jf. bekendtgørelsens §§ 6-7 og 9-10, fx besvarelse af digital kundetilfredsundersøgelse.”

Fra den 1. oktober 2009 skal bygherren, herunder dennes bygherrerådgiver, ved annoncering efter rådgivere indskrive krav til tilbudsgiverne om pligt til at aflevere nøgletal til brug for udvælgelsen. Nøgletallene skal vedrøre kundetilfredshed. Hvordan udbudsproceduren gennemføres er afgørende for, hvilke krav bygherren kan stille til nøgletallene. Dette afsnit gælder, hvor der foretages en prækvalifikation, og hvor nøgletallene anvendes i denne henseende. Kravet om nøgletal kan ved begrænset udbud indskrives som et af de objektive og ikke-diskriminerende kriterier i forbindelse med udvælgelsen, hvor der prækvalificeres et begrænset antal tilbudsgivere. Ved annoncering efter tilbudsloven kan kravet om nøgletal indskrives som et dokumentationskrav, herunder som et mindstekrav i relation til dokumentationskravet, eller som et af de objektive og ikke-diskriminerende kriterier i forbindelse med udvælgelsen. Neden for er angivet tekstforslag til bygherrens annoncering efter rådgivere, som skal suppleres med en angivelse af, hvordan bygherren vil anvende nøgletallene i det konkrete udbud. Krav om aflevering af nøgletalsoplysninger under byggeprocessen kan desuden anbefales oplyst allerede i forbindelse med udbudsannoncering, så de potentielle tilbudsgivere på et tidligt tidspunkt oplyses om, at byggeprojektet skal evalueres. Tekstforslag til annoncering efter rådgivere: ”Tilbudsgivere skal aflevere nøgletal om kundetilfredshed for de betydeligste tidligere gennemførte rådgivningsopgaver inden for de seneste tre år efter reglerne i § 5 i Erhvervs- og Byggestyrelsens bekendtgørelse om nøgletal for statsbyggerier m.v (dvs. et eller flere relevante ”faktablade”). Hvis tilbudsgiver har fået beregnet nøgletal for mindst tre tidligere gennemførte rådgivningsopgaver inden for de seneste tre år, skal tilbudsgiver tillige aflevere supplerende oplysninger efter reglerne i § 5, herunder et vægtet gennemsnit for nøgletallene om kundetilfredshed samt oplysning om det samlede antal evalueringer (dvs. en ”karakterbog”). Hvis tilbudsgiver ikke er i besiddelse af nøgletal beregnet efter bekendtgørelsens definitioner, skal tilbudsgiver aflevere tilsvarende oplysninger til brug for udvælgelsen, jf. bekendtgørelsens § 5, stk. 5. Tilsvarende oplysninger er oplysninger om de betydeligste tidligere præstationer inden for de seneste tre år, der dokumenterer, at tilbudsgiver kan leve op til de stillede krav og ønskede kvalifikationer på områderne.” …… ”Der gøres opmærksom på, at denne rådgivningsopgave skal evalueres i henhold til Erhvervs- og Byggestyrelsens bekendtgørelse om nøgletal for statsbyggerier m.v. og kontraktbetingelserne vil indeholde bestemmelse herom. Bekendtgørelsen stiller krav om op til to evalueringer af rådgiveren i byggeprojektet, afhængig af hvornår rådgiveren deltager i projektet, hvis det konkrete rådgiverhonorar overstiger 150.000 kr. ekskl. moms. Rådgiveren skal i så fald medvirke til at aflevere oplysninger. Der henvises i øvrigt til kravene i bekendtgørelsens § 7, som skal overholdes, og som derfor nøje bør gennemgås af tilbudsgiver.”

Uanset om bygherren har orienteret om, at byggeprojektet skal evalueres i forbindelse med annonceringen efter tilbudsgivere, og rådgiverne derfor skal medvirke til at indsamle nøgletalsoplysninger under byggeprocessen til beregning af nøgletal, skal bygherren, herunder dennes bygherrerådgiver, indskrive dette krav i udbudsmaterialet. Det gælder indsamling af oplysninger til beregning af nøgletal om kundetilfredshed. Bygherren skal også indskrive, at der er krav om beregning af nøgletal af uafhængig evaluator. Dette har sammen med oplysningen oven for betydning for, at rådgiveren kan indregne omkostningerne til evalueringen i tilbuddet. Bygherren bør altid sikre sig, at kravene også efterfølgende indskrives i aftalen med den rådgiver, der tildeles rådgivningsopgaven. Det kan anbefales bygherren at sikre sig dokumentation for valg af evaluator i forbindelse med indgåelse af rådgiveraftalen, herunder at indskrive valget i aftalen. Det er således bygherren, der har ansvaret for, at bekendtgørelsens krav opfyldes, og dette kan ikke lade sig gøre, hvis rådgiver ikke indgår en kontrakt med evaluator. Hvis der er tale om et udbud uden forudgående egnethedsvurdering eller prækvalifikation, fx offentligt udbud, skal der stadig foretages en udvælgelse, jf. nærmere i kapitel 8. Bygherren skal i disse tilfælde supplere udbudsbetingelserne med krav om nøgletal til udvælgelse. Neden for er angivet tekstforslag til bygherrens udbudsmateriale for så vidt angår indsamlingen. Tekstforslaget skal i givet fald suppleres med en angivelse af, at der skal afleveres nøgletal ved tilbudsafgivelsen. Tekstforslag til udbudsmateriale for rådgivere samt rådgiveraftale: ”Rådgiveren skal snarest mulig, efter der er indgået rådgivningsaftale [eller senest x kalenderdage regnet fra rådgiveraftalens underskrivelse], aflevere oplysninger til evaluator efter reglerne i § 6 i Erhvervs- og Byggestyrelsens bekendtgørelse om nøgletal for statsbyggerier m.v., hvis det konkrete rådgiverhonorar overstiger 150.000 kr. ekskl. moms. Rådgiveren vil herefter blive evalueret op til to gange i byggeprojektet, når rådgiveren har afsluttet ikke uvæsentlige dele af sin opgave i byggeprojektet. Beregning af nøgletal skal foretages af en uafhængig evaluator, som rådgiveren vælger og giver bygherren besked om i forbindelse med indgåelse af rådgivningsaftalen, jf. §§ 4, stk. 4 og 11 samt bekendtgørelsens bilag 1. Alle omkostninger til evaluator afholdes af rådgiveren og forudsættes indeholdt i tilbudsprisen.”

Bygherren, herunder dennes bygherrerådgiver, skal ved udbudsannoncering efter entreprenører indskrive krav til tilbudsgiverne om pligt til at aflevere nøgletal til brug for udvælgelsen. Nøgletallene skal vedrøre overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker og kundetilfredshed. Kravet kan evt. indskrives i forbindelse med de mere generelle krav om dokumentation for faglige/tekniske og økonomisk/finansielle kompetencer, herunder som mindstekrav, eller som et af de objektive og ikke-diskriminerende kriterier til brug for udvælgelsen. Neden for er angivet tekstforslag til bygherrens udbudsannoncering, som i givet fald skal suppleres med en angivelse af, hvordan bygherren vil anvende nøgletallene i det konkrete udbud. Krav om aflevering af nøgletalsoplysninger under byggeprocessen kan desuden anbefales oplyst allerede i forbindelse med udbudsannoncering, så de potentielle tilbudsgivere på et tidligt tidspunkt oplyses om, at byggeprojektet skal evalueres. Tekstforslag til udbudsannoncering for entreprenører: ”Tilbudsgivere skal aflevere nøgletal om overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker og kundetilfredshed for de betydeligste tidligere gennemførte entrepriseopgaver inden for de seneste tre år efter reglerne i § 8 i Erhvervs- og Byggestyrelsens bekendtgørelse om nøgletal for statsbyggerier m.v., herunder især fra tilsvarende entrepriseopgaver som den udbudte (dvs. et eller flere relevante ”faktablade”). Hvis tilbudsgiver har fået beregnet nøgletal for mindst tre tidligere gennemførte entrepriseopgaver inden for de seneste tre år, skal tilbudsgiver tillige aflevere supplerende oplysninger efter reglerne i § 8, herunder bl.a. vægtet gennemsnit for hvert af de nævnte nøgletal samt oplysning om helt eller delvist afbrudte evalueringssager (dvs. en ”karakterbog”) Hvis tilbudsgiver ikke er i besiddelse af nøgletal beregnet efter bekendtgørelsens definitioner, skal tilbudsgiver aflevere tilsvarende oplysninger til brug for udvælgelsen, jf. bekendtgørelsens § 8, stk. 5. Tilsvarende oplysninger er oplysninger om de betydeligste tidligere præstationer inden for de seneste tre år, der dokumenterer, at tilbudsgiver kan leve op til de stillede krav og ønskede kvalifikationer på de fire områder.” …… ”Der gøres opmærksom på, at dette byggeprojekt skal evalueres i henhold til Erhvervs- og Byggestyrelsens bekendtgørelse om nøgletal for statsbyggerier m.v., og kontraktbetingelserne vil indeholde bestemmelse herom. Det vil sige, at alle entreprenører skal medvirke til at indsamle oplysninger under byggeprocessen til brug for beregning af nøgletal, hvis den enkelte entreprisekontrakt overstiger 300.000 kr. ekskl. moms. Der henvises i øvrigt til kravene i bekendtgørelsens §§ 9-11, som skal overholdes, og som derfor nøje bør gennemgås af tilbudsgiver.”

Uanset om bygherren har orienteret om, at byggeprojektet skal evalueres i forbindelse med udbudsannonceringen, og at entreprenørerne derfor skal medvirke til at indsamle nøgletalsoplysninger under byggeprocessen til beregning af nøgletal, skal bygherren, herunder dennes bygherrerådgiver, indskrive dette krav i udbudsmaterialet. Det gælder indsamling af oplysninger til beregning af nøgletal om overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker, prisniveau og prisændringer i udførelsen samt kundetilfredshed. Bygherren skal også indskrive, at der er krav om beregning af nøgletal af uafhængig evaluator. Dette har sammen med oplysningen ovenfor betydning for, at entreprenørerne kan indregne omkostningerne til evalueringen i tilbuddet. Bygherren bør altid sikre sig, at kravene også efterfølgende indskrives i kontrakten med den entreprenør, der tildeles entrepriseopgaven. Det kan anbefales bygherren at sikre sig dokumentation for valg af evaluator i forbindelse med indgåelse af rådgiveraftalen, herunder ved at indskrive valget i aftalen. Det er således bygherren, der har ansvaret for, at bekendtgørelsens krav opfyldes, og dette kan ikke lade sig gøre, hvis rådgiver ikke indgår en kontrakt med evaluator. Hvis der er tale om en udbudsform uden forudgående egnethedsvurdering eller prækvalifikation fx offentligt udbud, skal der stadig foretages en udvælgelse, jf. nærmere i kapitel 15, der bl.a. henviser til kapitel 8. Bygherren skal i disse tilfælde supplere udbudsbetingelserne med krav om nøgletal til udvælgelse. Neden for er angivet tekstforslag til bygherrens udbudsmateriale for så vidt angår indsamlingen, som i givet fald skal suppleres med en angivelse af, at der skal afleveres nøgletal ved tilbudsafgivelsen. Tekstforslag til udbudsmateriale for entreprenører samt entreprisekontrakt: Entreprenøren skal i forbindelse med påbegyndelse af byggeriet og afslutning af den konkrete entreprise [eller senest x kalenderdage regnet fra entreprisekontraktens underskrivelse] medvirke til at indsamle oplysninger til beregning af nøgletal efter reglerne i §§ 9-11 i Erhvervs- og Byggestyrelsens bekendtgørelse om nøgletal for statsbyggerier m.v., hvis entreprisen overstiger 300.000 kr. ekskl. moms. Ved entreprisens afslutning skal der beregnes nøgletal om overholdelse af tidsfrister, mangler, arbejdsulykker, prisniveau og prisændringer i udførelsen samt kundetilfredshed. Beregning af nøgletal skal foretages af en ekstern, uafhængig evaluator, som entreprenøren vælger og giver bygherren besked om i forbindelse med indgåelse af entreprisekontrakten, jf. §§ 4, stk. 4 og 11 samt bekendtgørelsens bilag 3. Alle omkostninger til evaluator afholdes af entreprenøren og forudsættes indeholdt i tilbudsprisen.

Bilag 1

Bilag 1 Faktablad for rådgiver For rådgivningsopgave: ”Råd og dåd” Virksomhed: Byggerådgiverne A/S CVR: 66666666 Nøgletal Vurdering Betydning 1) Rådgiverens evne til at opstille realistiske budgetter 3 4 2) Rådgiverens evne til at opstille realistiske tidsplaner 5 3 3) Rådgiverens evne til at anskueliggøre sine forslag 5 4 4) Rådgiverens evne til at føre en konstruktiv dialog 4 5 5) Rådgiverens bidrag til konstruktivt samarbejde mellem projektets aktører 1 3 6) Rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende æstetisk løsning 3 2 7) Rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende funktionel løsning 3 5 8) Rådgiverens bidrag til at opnå et godt indeklima 4 3 9) Rådgiverens bidrag til at opnå en løsning med en fornuftig driftsøkonomi 2 1 10) Rådgiverens bidrag til at opnå en miljømæssig fornuftig løsning 3 4 11) Rådgiverens evne til at levere den aftalte kvalitet i projektmaterialet 4 4 12) Rådgiverens håndtering af processer med beboere/lejere/brugere/naboer under byggeriet 3 3 13) Rådgiverens bidrag til at gennemføre en tilfredsstillende aflevering 2 3 14) Samlet tilfredshed med rådgivningsopgaven 4 - 15) Kunden vil benytte rådgiveren igen ved et lignende projekt 5 - Øvrige kommentarer: ” Det bemærkes, at …” Stamdata Byggeriets anvendelse Kontor Opgavetype Nybyggeri Særlige forhold Tekst tekst tekst Datoer og økonomi Udførelsesperiode 15. marts 2009 - 30. november 2009 Projektpris og -størrelse 33.333.333 kr. Rådgivningens karakter Rådgivningstype Arkitektrådgivning Rådgivningsaftale Totalrådgivning Partnering Ja Rådgivningsopgave Byggeledelse Udstedelsesdato 14. december 2009

Bilag 2

Bilag 2 Karakterbog for rådgiver Virksomhed: Byggerådgiverne A/S CVR: 66666666 Nøgletal Vurdering Antal evalueringer 1) Rådgiverens evne til at opstille realistiske budgetter 3,5 2 2) Rådgiverens evne til at opstille realistiske tidsplaner 5,0 3 3) Rådgiverens evne til at anskueliggøre sine forslag 4,3 3 4) Rådgiverens evne til at føre en konstruktiv dialog 4,0 3 5) Rådgiverens bidrag til konstruktivt samarbejde mellem projektets aktører 1,0 1 6) Rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende æstetisk løsning 3,5 2 7) Rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende funktionel løsning 2,5 2 8) Rådgiverens bidrag til at opnå et godt indeklima 3,7 3 9) Rådgiverens bidrag til at opnå en løsning med en fornuftig driftsøkonomi 2,0 1 10) Rådgiverens bidrag til at opnå en miljømæssig fornuftig løsning 3,0 1 11) Rådgiverens evne til at levere den aftalte kvalitet i projektmaterialet 4,0 1 12) Rådgiverens håndtering af processer med beboere/lejere/brugere/naboer under byggeriet 3,3 3 13) Rådgiverens bidrag til at gennemføre en tilfredsstillende aflevering 2,0 2 14) Samlet tilfredshed med rådgivningsopgaven 4,3 3 15) Kunden vil benytte rådgiveren igen ved et lignende projekt 4,7 3 Grundlag for bedømmelse Antal evaluerede sager 3 Rådgiverhonorar (for evalueringsporteføljen) 44 mio. kr.

Bilag 3

Bilag 3 Faktablad for entreprise For entreprisen: ”Statslig byggeentreprise” Virksomhed: Tømrerfirma Aps CVR: 55555555 Område Nøgletal Virksomhedens resultat Tidsfrister Faktisk udførelsestid i forhold til planlagt udførelsestid 101,5 % Faktisk udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpningsperiode i forhold til planlagt udførelsestid 105,8 % Kvalitet Antallet af arbejdstimer, der bruges til udbedring af mangler frem til 1-års eftersynet sat i forhold til entreprisesummen udtrykt i mio. kr. 43,8 timer pr. mio. kr. Ikke-alvorlige mangler uden væsentlige økonomiske konsekvenser 5,4 pr. mio. kr. Mindre alvorlige mangler 0,9 pr. mio. kr. Alvorlige mangler 0,1 pr. mio. kr. Kritiske mangler 0,0 pr. mio. kr. Forhold som skal undersøges nærmere 0,0 pr. mio. kr. Arbejdsulykker Ulykkesfrekvens 69,2 ulykker pr. mia. kr. Kundetilfredshed med byggeprocessen Kundetilfredshed - Stamdata Projekttype Nybyggeri Projektets entrepriseform Fagentreprise Projektpris og -størrelse 33.333.333 Virksomhedens rolle Fagentreprenør Er projektet opført i partnering? Nej Udførelsesperiode 15. marts 2009 - 30. november 2009 Er evalueringen afbrudt? Delvist, grundet kundetilfredshedskarakter Udstedelsesdato 14. december 2009

Bilag 4

Bilag 4 Karakterbog for entreprenør Virksomhed: Tømrerfirma Aps CVR: 55555555 Område Nøgletal Virksomhedens gennemsnit Tidsfrister Faktisk udførelsestid i forhold til planlagt udførelsestid 102,5 % Faktisk udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpningsperiode i forhold til planlagt udførelsestid 109,3 % Kvalitet Antallet af arbejdstimer, der bruges til udbedring af mangler frem til 1-års eftersynet sat i forhold til entreprisesummen udtrykt i mio. kr. 32,7 timer pr. mio. kr. Ikke-alvorlige mangler uden væsentlige økonomiske konsekvenser 6,8 pr. mio. kr. Mindre alvorlige mangler 1,2 pr. mio. kr. Alvorlige mangler 0,0 pr. mio. kr. Kritiske mangler 0,0 pr. mio. kr. Forhold som skal undersøges nærmere 0,0 pr. mio. kr. Arbejdsulykker Ulykkesfrekvens 25,9 ulykker pr. mia. kr. Kundetilfredshed med byggeprocessen Kundetilfredshed 3,4 Grundlag for bedømmelse Antal evaluerede sager Entreprisesum (for evalueringsporteføljen) Antal sager, hvor evalueringen er afbrudt 4 553 mio. kr. 1 Afbrudte sager Oplysninger om helt eller delvist afbrudte sager Bygherre ”Statslig bygherre” Byggeprojektets navn ”Statsligt byggeprojekt” Entreprisetype Tømrerentreprise Er evalueringen afbrudt? Delvist, grundet kundetilfredshedskarakter

Bilag 5

Bilag 5 Faktablad for projekt For projektet: ”Statsligt byggeprojekt” Virksomhed: Statslig bygherre CVR: 44444444 Område Nøgletal Bygherrens resultat Tidsfrister Faktisk udførelsestid i forhold til planlagt udførelsestid 110,6 % Faktisk udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpningsperiode i forhold til planlagt udførelsestid 113,3 % Kvalitet Antallet af arbejdstimer, der bruges til udbedring af mangler frem til 1-års eftersynet sat i forhold til entreprisesummen udtrykt i mio. kr.. 36,5 timer pr. mio. kr. Ikke-alvorlige mangler uden væsentlige økonomiske konsekvenser 9,1 pr. mio. kr. Mindre alvorlige mangler 0,2 pr. mio. kr. Alvorlige mangler 0,1 pr. mio. kr. Kritiske mangler 0,0 pr. mio. kr. Forhold som skal undersøges nærmere 0,0 pr. mio. kr. Arbejdsulykker Ulykkesfrekvens 34,3 pr. mia. kr. Prisændringer i udførelsen Faktisk projektpris i forhold til forventet projektpris 100,4 % Ændringer i arbejdets art og omfang, som kræves af bygherren (AB92, § 14 og § 24, stk. 1, nr. 1) 4.587 kr. pr. mio. kr. Bygherrens forhold og denne har udvist fejl eller forsømmelse (AB92, § 24, stk. 1, nr. 2) 533 kr. pr. mio. kr. Aftalt regulering af entreprisesum (fx indeksregulering) (AB92, § 22, stk. 6) 0 kr. pr. mio. kr. Offentlige påbud eller forbud (AB92, § 24, stk. 1, nr. 5) 0 kr. pr. mio. kr. Ændringer i pris grundet at nødvendige tilladelser fra myndighederne ikke foreligger senest 30 arbejdsdage efter, at fyldestgørende projektmateriale er blevet indsendt til myndighederne, medmindre anden frist er aftalt (ABT93, § 2, stk. 2, og § 3, stk. 5) 0 kr. pr. mio. kr. Sen prisfastsættelse af arbejder, der var forudset, men ikke endeligt prissat i kontrakt(er) 0 kr. pr. mio. kr. Uforudseelige omkostninger, der ikke kan henføres til ovennævnte 6 kategorier 0 kr. pr. mio. kr. Prisniveau Kvadratmeterpris 12.556 kr. pr. m2 Kundetilfredshed med byggeprocessen Kundetilfredshed 3,5 Stamdata Projekttype Nybyggeri Projektets entrepriseform Hovedentreprise Bygningens anvendelse Administration Er projektet opført i partnering? Nej Udførelsesperiode 2. september 2008 – 8. december 2009 Er evalueringen af entreprenører afbrudt? Nej

Bilag 6

Bilag 6 Indholdsfortegnelse Afsnit I Indledning, baggrund og anvendelsesområde Kapitel 1 Indledning Kapitel 2 Nøgletalssystemerne 2.1 Rådgiversystemet 2.2 Entreprenørsystemet Kapitel 3 Hvilke byggerier er omfattet af bekendtgørelsen 3.1 Statslige bygherrer 3.2 Driftstilskud på 50 pct. 3.3 Kirkebyggeri 3.4 Opgaver undtaget fra bekendtgørelsen Kapitel 4 Rådgiver og rådgivningsopgave 4.1 Projektering, byggeledelse og fagtilsyn 4.2 Rammeaftaler Kapitel 5 Entreprenører og entrepriseopgaver 5.1 Bygge- og anlægsopgaver 5.2 Rammeaftaler Kapitel 6 Bagatelgrænser for rådgivere Kapitel 7 Bagatelgrænser for entreprenører Afsnit II Nøgletal for rådgivere Kapitel 8 Nøgletal i forbindelse med udvælgelse 8.1 Udvælgelsesfasen og tildelingsfasen 8.2 Anvendelsesmulighederne for nøgletal i udvælgelses og tildelingsfasen Kapitel 9 Bygherren har pligt til at stille krav om nøgletal 9.1 Pligt til at stille krav 9.2 Begrænset udbud efter udbudsdirektivet 9.3 Offentligt udbud efter udbudsdirektivet 9.4 Annoncering efter tilbudsloven Kapitel 10 Nøgletal for tidligere gennemførte evalueringer (”faktablade”) 10.1 Tidligere gennemførte evalueringer 10.2 ”Faktablad” for rådgivning Kapitel 11 Gennemsnit af nøgletal for tidligere gennemførte evalueringer (”karakterbog”) 11.1 Supplerende oplysninger udtryk for tilbudsgivers gennemsnitlige præstation 11.2 Tidligere gennemførte evalueringer 11.3 Vægtet gennemsnit 11.4 Det samlede antal evaluerede rådgivningsopgaver 11.5 ”Karakterbog” Kapitel 12 Ligebehandling – udtagelse til kravet om nøgletal ved udvælgelsen 12.1 Virksomheder der ikke er i besiddelse af nøgletal Kapitel 13 Evalueringsproces 13.1 Valg af rådgivere 13.2 Nøgletalsoplysningerne 13.3 Indberetning 13.4 Kundetilfredshedsmåling 13.5 Punkterne i kundetilfredshedsundersøgelsen 13.6 Når væsentlige dele af rådgivningsopgaven skønnes afsluttet 13.7 Når bygherren har besvaret kundetilfredshedsundersøgelsen Kapitel 14 Definitioner og beregning af nøgletal 14.1 Indhentning af nøgletal om kundetilfredshed på rådgiverniveau Afsnit III Nøgletal for entreprenører Kapitel 15 Nøgletal i udvælgelsesfasen Kapitel 16 Bygherren har pligt til at stille krav om nøgletal 16.1 Begrænset udbud efter udbudsdirektivet eller begrænset licitation efter tilbudsloven 16.2 Begrænset licitation uden prækvalifikation efter tilbudsloven 16.3 Offentligt udbud efter udbudsdirektivet eller offentlig licitation efter tilbudsloven Kapitel 17 Nøgletal for tidligere gennemførte evalueringer (”faktablade”) 17.1 Tidligere gennemførte evalueringer 17.2 ”Faktablade” for entrepriseopgaver Kapitel 18 Gennemsnit af nøgletal for tidligere gennemførte evalueringer (”karakterbog”) 18.1 Supplerende oplysninger udtryk for tilbudsgivers gennemsnitlige præstation 18.2 Tidligere gennemførte evalueringer 18.3 Vægtet gennemsnit 18.4 Det samlede antal evaluerede entrepriser 18.5 Helt eller delvist afbrudte evalueringssager 18.6 ”Karakterbog” Kapitel 19 Ligebehandling – undtagelse til kravet om nøgletal ved udvælgelsen Kapitel 20 Indsamling af nøgletalsoplysninger Kapitel 21 Høring af nøgletalsoplysninger Kapitel 22 Definitioner og beregning af nøgletal 22.1 Definitioner og beregning af nøgletal for entreprenører 22.1.1 Beregning af nøgletal om overholdelse af tidsfrister på entrepriseniveau 22.1.2 Beregning af nøgletal om mangler på entrepriseniveau 22.1.3 Omberegning af nøgletal om mangler mellem det statslige og almene nøgletalssystem 22.1.4 Beregning af nøgletal om arbejdsulykker på entrepriseniveau 22.1.5 Beregning af nøgletal om kundetilfredshed på entrepriseniveau 22.1.6 Beregning af gennemsnit af nøgletal til entreprenørens ”karakterbog” 22.2 Definitioner om beregning af nøgletal på projektniveau 22.2.1 Beregning af nøgletal om overholdelse af tidsfrister på projektniveau 22.2.2 Beregning af nøgletal om mangler på entrepriseniveau 22.2.2 Beregning af nøgletal om mangler på projektniveau 22.2.3 Beregning af nøgletal om arbejdsulykker på projektniveau 22.2.4 Beregning af nøgletal om overholdelse af prisniveau og prisændringer på projektniveau 22.2.5 Beregning af nøgletal om kundetilfredshed på projektniveau Afsnit IV Fælles bestemmelser for rådgivere og entreprenører Kapitel 23 Krav til uafhængig evaluator Kapitel 24 Offentliggørelse Kapitel 25 Dokumentation Afsnit V Udformning af nøgletalskrav Kapitel 26 Udformning af nøgletalskrav 26.1 Bygherrerådgiverkontrakt 26.2 Annoncering efter rådgivere 26.3 Udbudsmateriale for rådgiveraftale 26.4 Udbudsannoncering for entreprenører/ opfordring til entreprenører 26.5 Udbudsmateriale for entreprenører samt entreprisekontrakter

Versioner

1. 2008-11-20, til 2015-10-14