Ikke selve loven: Vejledning

Adresse https://gelex.eu/eli/DK/manual/mt/2009/37@2009-06-10/da

Indhold

1. Indledning

Vejledning om bekendtgørelse om Fonden til investering i arbejdskraftbesparende teknologi (ABT-fonden)

1. Indledning og baggrund for ABT-fonden Finansministeren har udstedt bekendtgørelse nr. 559 af 10. juni 2009 om Fonden til investering i arbejdskraftbesparende teknologi (ABT-fonden). Bekendtgørelsen træder i kraft den 25. juni 2009, jf. bekendtgørelsens § 21. ABT-fonden har til formål at fremme afprøvning og udbredelse af ny arbejdskraftbesparende teknologi samt nye arbejds- og organisationsformer i den offentlige sektor, jf. bekendtgørelsens § 1. Baggrunden for at etablere ABT-fonden er, at den offentlige sektor står over for en række store udfordringer: Befolkningens alderssammensætning ændrer sig, så der bliver relativt flere ældre, samtidig med at mange offentligt ansatte går på pension. Hertil kommer, at der er et generelt ønske om at opretholde eller endog forbedre kvaliteten i den offentlige service og omsorg. Udfordringen for den offentlige sektor er – sagt med andre ord – at færre skal levere mere i de kommende år. Udfordringen kalder på kloge løsninger, hvor udgangspunktet er, at medarbejderne kan levere mere og bedre service med brug af ny teknologi og en smartere organisering. Det arbejdskraftbesparende potentiale kan fx realiseres ved, at offentlige og private parter i højere grad arbejder sammen om at afprøve og implementere nye teknologiske og organisatoriske løsninger. Ofte eksisterer løsningerne allerede i andre lande, i andre sektorer eller hos private virksomheder. For medarbejderne betyder nye teknologiske løsninger, at arbejdet kan organiseres bedre og dermed ofte klares hurtigere og lettere. Det giver mere interessante jobs og mindre nedslidning. For borgerne betyder det mere fleksible tilbud. Og endelig frigøres der ressourcer, som kan bruges til mere borgernær service. 2. Hvordan er ABT-fonden organiseret? ABT-fonden er et tværministerielt samarbejde i tilknytning til Finansministeriets departement. En række forskellige aktører indgår i ABT-fondens organisering. Det drejer sig om finansministeren og/eller ressortministre, bedømmelsesudvalget, den tværministerielle styregruppe og fondsadministrationen. Finansministeren eller den minister, under hvis ressort der er afsat tilskud til et projekt medfinansieret af ABT-fonden, har kompetence til at træffe afgørelse vedr. tilskud fra ABT-fonden. De øvrige aktører deltager i arbejdet med forskellige funktioner, jf. nedenfor. For yderligere oplysninger om fondens organisering se ”Om fonden” på www.abtfonden.dk . 2.1 Finansministeren eller ressortministeren På finansloven afsættes dels midler til konkrete projekter, dels til en reserve, som udmøntes i løbet af året. Midlerne afsættes på baggrund af drøftelser mellem forligspartierne bag ABT-fonden. Det er efterfølgende finansministeren eller den minister, under hvis ressort tilskuddet til det pågældende projekt er afsat, der yder tilskuddet og står for den løbende administration i forhold til projekterne, jf. bekendtgørelsens § 2. I det omfang det følger af finanslov eller anden bevillingslov, at en anden minister kan yde tilskud fra ABT-fonden, skal den pågældende minister underrette finansministeren om projekterne, herunder løbende indsende nærmere oplysninger om projekterne til ABT-fonden. 2.2 Bedømmelsesudvalget Finansministeren nedsætter et bedømmelsesudvalg, der har til opgave at give en faglig vurdering af ansøgningerne og deres arbejdskraftbesparende potentiale, jf. bekendtgørelsens § 3, stk. 1. Bedømmelsesudvalget består af en formand og 12 andre medlemmer, der er personligt udpegede for en periode på to år. De kan genudpeges, jf. bekendtgørelsens § 3, stk. 2. Hvis formanden eller et andet medlem udtræder af bedømmelsesudvalget før periodens udløb, kan der udpeges en afløser for den pågældende for den resterende del af perioden, jf. bekendtgørelsens § 3, stk. 3. Bedømmelsesudvalget sammensættes af personer med relevant erfaring fra drift af store offentlige serviceområder, personer med relevant erfaring fra det private erhvervsliv og personer med indsigt i og erfaring med arbejdskraftbesparende teknologi samt nye arbejds- og organisationsformer, jf. bekendtgørelsens § 3, stk. 4. Finansministeren stiller sekretariatsbistand til rådighed for bedømmelsesudvalget, jf. bekendtgørelsens § 3, stk. 5. Bedømmelsesudvalget skal foretage en faglig vurdering af projektansøgningerne på baggrund af en række tildelingskriterier. Se mere om tildelingskriterierne i denne vejlednings afsnit 5.2. 2.3 Den tværministerielle styregruppe Der nedsættes en tværministeriel styregruppe, som bl.a. har til opgave at koordinere udmøntning og opfølgning, evaluering og udbredelse af projekter, der modtager tilskud fra ABT-fonden. Det er den tværministerielle styregruppes rolle at sikre sammenhængen mellem ABT-fonden og øvrige aktiviteter i regeringen som eksempelvis tilgrænsende puljer og ordninger (fx Program for Brugerdreven Innovation og Højteknologifonden). Den tværministerielle styregruppe består af repræsentanter fra Økonomi- og Erhvervsministeriet, Indenrigs- og Socialministeriet, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling og Finansministeriet (formand). KL og Danske Regioner indgår i den tværministerielle styregruppe som observatører. Styregruppen kan på ad hoc basis suppleres med andre ministerier, hvis det vurderes, at der er behov herfor. 2.4 Fondsadministrationen Fondsadministrationen varetager visse praktiske, administrative opgaver forbundet med ABT-fonden. Fondsadministrationen er placeret i Økonomistyrelsen. Fondsadministrationen håndterer de administrative opgaver i forbindelse med projektansøgningerne. Det er eksempelvis fondsadministrationen, der registrerer alle ansøgninger og sikrer, at formalia i ansøgningerne er overholdt. Det er endvidere fondsadministrationen, der varetager den løbende kontakt til de projekter, der har fået tilskud, og hvor Finansministeriet er til­skuds­givende myndighed. 3. Hvem kan søge? ABT-fonden yder tilskud til projekter, hvor hovedansøgeren er en offentlig institution. Tilskud kan ydes til følgende offentlige myndigheder mv., jf. bekendtgørelsens § 4, stk. 1: – Offentlige myndigheder mv., der er omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven, samt domstolene. – Selvejende institutioner mv., hvis driftsbudget er optaget på finanslov eller anden bevillingslov. – Institutioner, foreninger, fonde mv., hvis udgifter eller regnskabsmæssige underskud dækkes ved statstilskud eller ved bidrag, afgift eller anden indtægt i henhold til lov. – Institutioner, foreninger, fonde mv., som modtager kapitalindskud, tilskud, lån, garanti eller anden støtte fra staten eller en institution mv., der er omfattet af nr. 3, hvis kapitalindskuddet mv. har væsentlig betydning for modtageren. – Selvejende institutioner mv., som en kommune eller region har indgået driftsoverenskomst med. Den offentlige hovedansøger er juridisk og økonomisk ansvarlig for gennemførelse af projektet. Det indebærer bl.a. ansvaret for den løbende kontakt til fondsadministrationen. De nævnte tilskudsmodtagere kan samarbejde med andre offentlige myndigheder mv. og private aktører med henblik på at gennemføre et projekt, der modtager tilskud fra ABT-fonden, jf. bekendtgørelsens § 4, stk. 2. Samarbejdet kan tage flere forskellige former. Det kan fx være, at den offentlige part og den private part indgår i et fælles samarbejde, hvor den private part enten indgår i samarbejdet primært med henblik på erfaringsopsamling og anvendelse af viden internt med henblik på yderligere forretningsudvikling, eller hvor samarbejdet indgås med henblik på, at den offentlige part køber ydelsen af den private part. Men samarbejdet kan også have karakter af et egentligt leverandørforhold, hvor den private part eksempelvis efter et udbud af en konkret løsning leverer den ønskede løsning til den offentlige part. ABT-fonden stiller ikke krav om, at hovedansøger og samarbejdspartnere skal indgå en egentlig samarbejdsaftale, men det anbefales. En samarbejdsaftale kan indeholde mange forskellige elementer, herunder fx fordeling af opgaveansvar i projektperioden, udgifter til medfinansiering i projektet, fordelingen af de immaterielle rettigheder mv. Der ydes ikke direkte tilskud til enkeltpersoner, private virksomheder, GTS-institutter (godkendte teknologiske serviceinstitutter) eller ikke-momsregistrerede virksomheder. I tvivlstilfælde kan fondsadministrationen kontaktes for vejledning ( kontakt@abtfonden.dk ). Det skal bemærkes, at de offentlige institutioner, hvor projektet skal udrulles, selv skal kunne realisere hovedparten af de frigjorte medarbejderressourcer, service- og produktivitetsforbedringer mv., som projektet sigter på at opnå. 4. Hvordan søger man? Finansministeren fastsætter retningslinjer for indkaldelse af ansøgninger og for kravene til sådanne ansøgninger. Retningslinjerne offentliggøres på ABT-fondens hjemmeside (www.abtfonden.dk), jf. bekendtgørelsens § 5. En ansøgning skal prækvalificeres, før der kan indgives en endelig ansøgning om udbetaling af tilskud fra ABT-fonden, jf. bekendtgørelsens § 6. 4.1 Prækvalifikation Alle projekter, hvor til der ønskes medfinansiering fra ABT-fonden, skal prækvalificeres. Formålet med prækvalifikationen er at give ansøger en forholdsvis hurtig tilbagemelding på, om projektet ligger inden for ABT-fondens formål, og om den grundlæggende projektidé er bæredygtig. Prækvalifikationen er altså ikke en garanti for, at projektet kan modtage støtte i forlængelse af den endelige ansøgning. Prækvalifikationen giver alene ret til at indsende en egentlig ansøgning. Fondsadministrationen foretager en screening af ansøgningerne om prækvalifikation baseret på en operationalisering af tildelingskriterierne med fokus på formalia. Ansøgningerne kan afvises, hvis projektet falder udenfor ABT-fondens formål, eller hvis formalia ikke er overholdt. Se www.abtfonden.dk for en uddybende beskrivelse af de forhold, der kan begrunde en afvisning. Prækvalifikationsansøgningen vurderes dernæst af 2-4 medlemmer af bedømmelsesudvalget, som foretager en faglig vurdering af projektets faglige og praktiske bæredygtighed, teknologiens modenhed og projektets arbejdskraftbesparende potentiale på baggrund af de kriterier, der er beskrevet i afsnit 5.2. Finansministeriet træffer afgørelse om prækvalifikation på baggrund af bedømmelsesudvalgets vurderinger og meddeler herefter ansøgere, om de har fået godkendt eller afvist ansøgningen om prækvalifikation. Afviste ansøgere vil modtage et begrundet afslag. Det er muligt løbende at indsende ansøgning om prækvalifikation, og ABT-fonden tilstræber en hurtig proces for vurdering af prækvalifikationsansøgningerne, men sagsbehandlingstiden vil afhænge af mængden af ansøgninger. Det vil dog som altovervejende hovedregel maksimalt vare fire uger. Læs mere om prækvalifikation under ”Ansøgning” på www.abtfonden.dk . 4.2 Endelig ansøgning Hvis en ansøgning er prækvalificeret, kan der indsendes en endelig ansøgning til ABT-fonden. Den endelige ansøgning skal udformes med udgangspunkt i den projektidé, der blev skitseret i prækvalifikationen, men ansøgningen skal være mere detaljeret. Det samlede bedømmelsesudvalg vil foretage en faglig bedømmelse af den endelige ansøgning på baggrund af de i afsnit 5.2 beskrevne kriterier. Der vil endvidere ved bedømmelsen af den endelige ansøgning blive lagt vægt på følgende forhold ved det beskrevne projekt: – Arbejdskraftbesparende potentiale – Løsning (virkemiddel) – Udbredelsesmuligheder – Risikoprofil Se www.abtfonden.dk for en uddybende beskrivelse af kriterierne. Der udmøntes midler fra ABT-fonden to gange årligt – om efteråret og om foråret. På finansloven afsættes dels midler til konkrete projekter, som kan udbetales i det kommende finansår, dels til en reserve, som udmøntes til konkrete projekter i løbet af det kommende finansår. Midlerne udmøntes på baggrund af drøftelser mellem forligspartierne bag aftalen om ABT-fonden. Det er muligt at indsende ansøgninger løbende, men for at den endelige ansøgning kan blive vurderet på næstkommende møde i bedømmelsesudvalget med henblik på udmøntning i henholdsvis efterårs- og forårsrunden, skal ansøgningen være ABT-fonden i hænde omkring en måned inden mødet i bedømmelsesudvalget. De konkrete tidsfrister vil altid blive meldt ud i god tid på www.abtfonden.dk. Fondsadministrationen giver ansøgerne besked på, om den endelige ansøgning er imødekommet eller ej. Ansøgere, der ikke får tilskud, vil modtage et begrundet afslag. Læs mere om endelig ansøgning under ”Ansøgning” på www.abtfonden.dk . 4.3 Digital ansøgning Der kan alene søges om tilskud fra ABT-fonden digitalt på fondens hjemmeside: www.abtfonden.dk , jf. bekendtgørelsens § 19. Samtlige ansøgere, der søger om prækvalifikation, skal anvende det digitale ansøgningsmodul for prækvalifikation. Ved indsendelse af endelig ansøgning skal det digitale ansøgningsmodul for endelig ansøgning ligeledes anvendes af alle ansøgere. For implementeringsprojekter, jf. afsnit 5.1, vil det være nødvendigt at supplere ansøgningen med yderligere oplysninger. Det er en betingelse for at tilgå ansøgningssystemet, at ansøgeren har en digital medarbejdersignatur. Læs mere om digital medarbejdersignatur på www.danid.dk. Bemærk, at der kan gå op til 14 dage, fra en digital signatur bestilles, til den modtages. Ansøgningsskemaer og vejledninger for såvel prækvalifikation som endelig ansøgning kan tilgås via fondens hjemmeside. Læs mere under ”Ansøgning” på www.abtfonden.dk . 5. Hvad kan der ydes tilskud til? ABT-fonden kan yde tilskud til projekter, der afprøver og udbreder arbejdskraftbesparende teknologier, metoder, redskaber, arbejdsgange og organisationsformer i den offentlige sektor. 5.1 Demonstrationsprojekter og implementerings-projekter Tilskud kan ydes til demonstrationsprojekter og implementeringsprojekter i overensstemmelse med ABT-fondens formål, jf. bekendtgørelsens § 7, stk. 1. Ved demonstrationsprojekter forstås mindre projekter, der har til formål at demonstrere ny arbejdskraftbesparende teknologi eller nye arbejds- og organisationsformer i den offentlige sektor, jf. bekendtgørelsens § 7, stk. 2. Sigtet med demonstrationsprojekter er at foretage en afprøvning – samt eventuelt et vist element af udvikling – af en ny arbejdskraftbesparende løsning. Dette med henblik på varig udbredelse i større skala på et senere tidspunkt, såfremt demonstrationen giver anledning hertil. Der er fokus på, at projekterne skal være klar til demonstration i praksis. Dog gives der også støtte til projekter med et vist udviklingselement, hvor fx en kendt teknologi fra en sektor skal tilpasses en anden sektor eller på anden vis justeres undervejs. Der gives ikke støtte til rene udviklings- eller forskningsprojekter. Finansministeriet er som hovedregel den ansvarlige myndighed for demonstrationsprojekter, med mindre andet er fastsat på finansloven. Ved implementeringsprojekter forstås større projekter, der har til formål i større omfang at implementere ny arbejdskraftbesparende teknologi eller nye arbejds- og organisationsformer i den offentlige sektor, jf. bekendtgørelsens § 7, stk. 3. Implementeringsprojekter indebærer således, at en moden og velafprøvet løsning implementeres i større omfang som varig løsning. Det pågældende ressortministerium er som hovedregel den ansvarlige myndighed for implementeringsprojekter. Læs mere om de to projekttyper på www.abtfonden.dk/projekter . 5.2 Tildelingskriterier ABT-fonden har til formål at fremme afprøvning og udbredelse af ny arbejdskraftbesparende teknologi samt nye arbejds- og organisationsformer i den offentlige sektor, jf. bekendtgørelsens § 1, og tilskud kan ydes til demonstrationsprojekter og implementeringsprojekter i overensstemmelse med dette formål, jf. bekendtgørelsens § 7. Afgørelser om tildeling af tilskud beror således på et skøn. I vurderingen lægges der vægt på en række kriterier, som beskrives nærmere nedenfor. Demonstrationsprojekter vurderes navnlig på baggrund af følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterier for demonstrationsprojekter – Projektet har et produktivitets- og serviceforbedrende potentiale for den offentlige sektor. Det tillægges vægt, at projektet tager udgangspunkt i, hvordan teknologi og nye arbejdsformer kan skabe produktivitets- og serviceforbedringer i den offentlige sektor. – Teknologi og nye arbejdsformer er en væsentlig del af løsningen. Det tillægges vægt, at brug af teknologi og nye arbejdsformer er det centrale fokus i projektet. – Løsningen er innovativ og udfordrende. Det tillægges vægt, i hvor høj grad projektet bruger teknologi og nye arbejdsformer på nye måder, som udfordrer den bestående praksis på feltet. Endvidere tillægges det vægt om projektet afprøver nye samarbejdsformer (herunder offentlig-privat samarbejde) samt eventuelt bidrager til at realisere et erhvervsmæssigt potentiale. – Potentiale for udbredelse. Det tillægges vægt, i hvor høj grad projektets resultater har potentiale til at blive udbredt til andre dele af den offentlige sektor. – Formidling af resultater til en bredere kreds. Det tillægges vægt, i hvor høj grad projektets resultater formidles til aktører uden for projektets deltagerkreds. Implementeringsprojekter vurderes navnlig på baggrund af følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterier for implementeringsprojekter – Positiv business case i forhold til produktivitets- og serviceforbedringer. Det forudsættes, at der kan fremlægges en positiv business case i forhold til målbare produktivitets- og serviceforbedringer i den offentlige sektor. – Teknologi og nye arbejdsformer er en væsentlig del af løsningen. Det tillægges vægt, at brug af teknologi og nye arbejdsformer er det centrale fokus i projektet. Endvidere tillægges det vægt, om projektet involverer nye samarbejdsformer (herunder offentlig-privat samarbejde). – Den anvendte løsning skal være velafprøvet og moden. Det tillægges vægt, at den anvendte løsning er afprøvet med dokumenterede positive effekter. – National udbredelse. Det tillægges vægt, at projektets løsninger implementeres bredt i den offentlige sektor, fx i form af nationale udrulninger. 5.3 Tilskudsberettigede udgifter Tilskud ydes til delvis dækning af fremtidige projektrelaterede nettoudgifter. Ved projektrelaterede udgifter forstås udgifter, der er nødvendige for at gennemføre projektet. Ved nettoudgifter forstås afholdte udgifter, der er faktisk bogført, godkendt i henhold til tilskudsmodtagers regnskabsinstruks og betalt, fratrukket eventuelle projektrelaterede indtægter, jf. bekendtgørelsens § 8, stk. 1. ABT-fonden støtter som udgangspunkt kun projekter, såfremt det ansøgte beløb overstiger 500.000 kr. ABT-fonden kan dog yde tilskud på mindre end 500.000 kr., hvis særlige forhold taler herfor. Tilskud til demonstrationsprojekter ydes som udgangspunkt alene til dækning af op til 75 pct. af de samlede projektrelaterede nettoudgifter. Tilskud til implementeringsprojekter ydes på baggrund af en konkret vurdering i det enkelte tilfælde, jf. bekendtgørelsens § 8, stk. 2. Finansieringsmodellen for de kommunale og regionale implementeringsprojekter kan aftales i forbindelse med de årlige økonomiforhandlinger med KL og Danske Regioner. Finansieringsmodellen for de statslige implementeringsprojekter kan aftales i forbindelse med de årlige finanslovsforhandlinger. De væsentligste typer af tilskudsberettigede projektudgifter er beskrevet nedenfor: Tilskudsberettigede projektomkostninger Direkte udgifter: Løn til eget personale: Som lønudgifter kan medtages lønudgifter til konkrete projektmedarbejderes tid, der direkte bruges på gennemførelse af projektet, herunder projektledelse samt administration af projektet. Der stilles krav om dokumentation i form af registrering af arbejdstimer. Hensynet til kravet om generelt at udvise sparsommelighed samt sund og effektiv finansforvaltning ved administrationen af projekter betyder samtidig, at lønnen til den pågældende medarbejder ikke må overstige, hvad der anses for en almindelig, rimelig og realistisk løn for en ansat, der udfører den samme funktion udenfor projektet. Varer og materialer: Som varer og materialer kan fx medtages udgifter til indkøb af nødvendig teknologi til afprøvning i projektet. Tjenesteydelser: Som tjenesteydelser kan bl.a. medtages køb af relevant ekstern bistand fx i form af konsulentbistand. Kursusaktivitet: Her kan medtages udgifter til kursusaktivitet og uddannelse, som er nødvendig for projektets gennemførelse og udbredelse af resultater. Det kan fx være nødvendige kurser for medarbejdere, som skal betjene ny teknologi som led i projektet. Rejser, befordring og kørsel: Her kan medtages udgifter til rejser, befordring og kørsel, som er nødvendig for projektets gennemførelse. Revision: Her kan medtages udgifter forbundet med revision af projektregnskab. Andet: Her kan medtages udgiftsposter, som er nødvendige for projektet, og som ikke dækkes af de ovenstående kategorier. Indirekte udgifter: Der kan medtages indirekte fællesudgifter, som kan henføres til projektet. Forudsætningen for, at en udgift kan indgå i beregningsgrundlaget for indirekte udgifter – og dermed i projektregnskabet - er, at projektet ikke kan gennemføres uden at anvende varen og/eller tjenesteydelsen. Det er ligeledes et krav, at udgifterne skal være betalt, før de kan indgå i et beregningsgrundlag. Følgende udgifter vil typisk kunne indgå som indirekte udgifter: el, varme, rengøring, reparation og vedligehold, forsikring, kontorartikler, telefon, sekretariatsudgifter og huslejeudgifter. Tilskudsmodtager og samarbejdspartnere kan beregne de indirekte udgifter efter en standardsats, der maximalt kan udgøre 20 pct. af projektets direkte lønudgifter. Kun i særlige tilfælde kan dette maksimum fraviges, hvilket i givet fald skal begrundes. Den anvendte sats og de medtagne indirekte udgifter skal på forespørgsel kunne dokumenteres i form af dokumentation for faktisk afholdte og betalte udgifter. Økonomisk sparsommelighed: Ved gennemførelse af et projekt under ABT-fonden modtages der offentlige midler. Midlerne skal derfor administreres i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Tilskuds­modtager og eventuelle samarbejdspartnere skal derfor altid kunne dokumentere, at et projekt ved afholdelsen af en udgift har fået en relevant modydelse, og at der er et rimeligt forhold mellem pris, kvalitet og ydelse (value-for-money). For at dokumentere, at der udvises økonomisk sparsommelighed, skal tilskudsmodtager og eventuelle samarbejdspartnere i relevant omfang indhente tilbud på de varer og/eller tjenesteydelser, der anvendes i projektet. Gældende EU-regler og dansk lovgivning vedrørende udbud/licitation skal overholdes. Følgende omkostninger er ikke tilskudsberettigede: – Moms til tilskudsmodtager eller samarbejdspartnere, der er momsregistrerede. – Omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af ansøgningen om tilskud. Tilskud kan i særlige tilfælde ydes til dækning af udgifter, som ansøgeren har afholdt eller påtaget sig at afholde, før der blev ydet tilskud, hvis de åbenbart er knyttet til projektet, jf. bekendtgørelsens § 8, stk. 3. Tilskud ydes alene i det omfang, der ikke er opnået eller senere opnås tilskud fra anden side til dækning af de budgetposter, som har opnået tilskud fra ABT-fonden, jf. bekendtgørelsens § 8, stk. 4. 6. Tilskudsbetingelser og udbetaling af tilskud I forbindelse med, at der ydes tilskud fra ABT-fonden, vil tilskudsmodtager modtager et til­skuds­brev, hvor betingelserne for tilskuddet fastsættes. 6.1. Tilskudsbrev og tilskudsbetingelser I tilskudsbrevet vil det fremgå, at tilskud ydes på baggrund af oplysninger om projektet som beskrevet i den endelige ansøgning. I tilskudsbrevet vil det maksimale tilskuds størrelse og projektomkostningernes fordeling i projektperioden tillige være angivet. Den tilskudsgivende myndighed fastsætter endvidere i forbindelse med udbetaling af tilskud til det enkelte projekt de nærmere betingelser for udbetalingen, jf. bekendtgørelsens § 9. Det gælder bl.a. betingelser med hensyn til: – overholdelse af EF-traktatens regler om statsstøtte og pålæg af eventuelle public service-forpligtelser i henhold til EF-traktatens artikel 86, stk. 2, – overholdelse af udbudsreglerne, tilbudsloven og EF-traktatens regler om statsstøtte og fri bevægelighed i forbindelse med indgåelse af samarbejdsaftaler og indkøb af varer og tjenesteydelser fra virksomheder til brug for gennemførelse af projektet, – tilsyn, regnskab og revision vedrørende aktiviteter, hvortil der gives tilskud, herunder om adgang til besigtigelse af projektet, – løbende rapportering af resultater og indberetning vedrørende aktiviteter, hvortil der gives tilskud, – offentliggørelse af projektets resultater, og – evaluering af projektet, herunder om efterfølgende opfølgning og effektmåling. I tilskudsbrevet vil en række øvrige betingelser ligeledes være beskrevet. Det gælder bl.a. krav til statusrapporter, revision og information, herunder krav til videregivelse af relevante data og evalueringer af projektet. Det skal således fremgå, hvordan der efterfølgende kan blive fulgt op på projektplanen – bl.a. med henblik på at dokumentere det arbejdskraftbesparende potentiale. Tilskudsmodtager er forpligtet til at opbevare dokumentation vedrørende projektet og dets gennemførelse i 10 år fra tidspunktet for projektets afslutning, jf. bekendtgørelsens § 20. Denne bestemmelse hænger sammen med reglerne om statsstøtte. Hovedansøgeren skal underskrive og returnere en accept af tilskudsbrevet. Accepten skal være fondsadministrationen i hænde senest tre uger efter tilskudsbrevets datering, ellers bortfalder tilskuddet som udgangspunkt. 6.2. Udbetaling af tilskud Tilskud udbetales som udgangspunkt halvårligt bagud, jf. bekendtgørelsens § 10, stk. 1. Den tilskudsgivende myndighed kan i særlige tilfælde efter ansøgning træffe afgørelse om forskudsvis udbetaling af tilskud, hvis det er nødvendigt for at gennemføre projektet, eller hvis det forekommer administrativt enklere og økonomisk forsvarligt, jf. bekendtgørelsens § 10, stk. 2. Der udbetales kun midler til hovedansøgeren. Det er hovedansøgerens ansvar at sørge for at videreformidle dele af tilskuddet til eventuelle projektsamarbejdspartnere. 6.3. Løbende statusrapportering En løbende statusrapportering er et vilkår for tilskuddet, jf. bekendtgørelsens § 9. Hvis tilskuds­modtager ikke rapporterer løbende, kan det medføre, at tilskuddet bortfalder helt eller delvis, jf. bekendtgørelsens § 13. Ved demonstrationsprojekter får hovedansøgeren tildelt en kontaktperson fra fondsadministrationen, som i samarbejde med en kontaktperson hos hovedansøger vil få ansvaret for at være i løbende dialog om projektets fremdrift med henblik på at sikre, at fokus er rettet mod realisering af de arbejdskraftbesparende tiltag. Ved implementeringsprojekter får hovedansøgeren tildelt en kontaktperson fra det ansvarlige ressortministerium, som i samarbejde med en kontaktperson hos hovedansøger vil få ansvaret for at være i løbende dialog om projektets fremdrift med henblik på at sikre, at fokus er rettet mod realisering af de arbejdskraftbesparende tiltag. Ressortministeriet vil parallelt være i dialog med ABT-fonden om projektets fremdrift. For både demonstrations- og implementeringsprojekter skal hovedansøger halvårligt rapportere følgende: – Status på projektfremdrift med udgangspunkt i projektplanen. – Opfølgning på potentialevurderingen angivet i projektansøgningen med beskrivelse af eventuelle ændrede forventninger til projektets potentiale for arbejdskraftbesparelser. – Opfølgning på risikovurderingen angivet i projektansøgningen, inkl. beskrivelse af forhold, der giver anledning til en ændret risikovurdering af de enkelte risici og håndteringen af disse. – Økonomisk afrapportering i form af afholdte udgifter over for budget med beskrivelse af eventuelle afvigelser. Væsentlige ændringer af projektplanen skal godkendes af den tilskudsgivende myndighed efter drøftelse i den tværministerielle styregruppe. For demonstrationsprojekter er hovedansøger forpligtet til at afholde et halvårligt styregruppemøde for projektet med deltagelse af fondsadministrationen. På mødet vil fondsadministrationen have taleret, men hverken beslutnings- eller stemmeret. For implementeringsprojekter aftales det ansvarlige ressortministeriums deltagelse og rolle i styregruppemøderne konkret. På styregruppemødet skal hovedansøger kort redegøre for den kommende periodes opgaver, opmærksomhedspunkter og udfordringer samt efterfølgende indsende en kort skriftlig redegørelse. 7. Regnskab og revision Tilskudsmodtager skal indsende projektregnskab halvårligt. Projektregnskabet skal aflægges i overensstemmelse med regnskabsinstruks for projekttilskud fra ABT-fonden, jf. bekendtgørelsens § 11. Ved projektafslutning aflægges revideret projektregnskab i overensstemmelse med regnskabsinstruks for projekttilskud fra ABT-fonden og revisionsinstruks for projekttilskud fra ABT-fonden, jf. bekendtgørelsens § 12, stk. 1. 7.1 Regnskab Retningslinjerne for regnskabet fremgår af regnskabsinstruks for projekttilskud fra ABT-fonden, der kan findes under ”Om fonden” på www.abtfonden.dk . Tilskudsmodtager skal overholde de krav og den lovgivning, der generelt gælder for god regnskabsskik og for tilskudsmodtagere. Det betyder bl.a., at de løbende projektregnskaber og det endelige projektregnskab skal være opstillet således, at – tilskuddet er opført som særskilt indtægtspost, – eventuelt tilskud fra anden side til samme projekt og eventuel medfinansiering samt eventuelle øvrige indtægter er opført som særskilte indtægtsposter, – afholdte udgifter er specificeret på mindst samme måde som i det godkendte budget; væsentlige udgifter skal være yderligere specificeret, og således at – godkendt budget, afholdte udgifter og difference mellem godkendt budget og afholdte udgifter tydeligt fremgår. Tilskuddet kan udelukkende anvendes til: – faktisk bogførte udgifter, hvilket vil sige, at der ikke må forekomme skønnede eller skønsmæssigt fordelte beløb, – godkendte udgifter, hvilket vil sige, at regnskabsbilag er påtegnet i henhold til interne regnskabsinstrukser, – betalte udgifter, hvilket vil sige, at fx fakturaer er betalt, og lønninger er udbetalt, og – udgifter, der klart og direkte relaterer sig til projektet, hvilket vil sige, at udgifterne er nødvendige for projektgennemførelsen og kan henføres til de godkendte budgetposter. Der skal således aflægges regnskab for afholdte projektrelaterede udgifter, der er faktisk bogført, godkendt og betalt. Projektregnskabet og dokumentation for de afholdte udgifter og modtagne indtægter skal revideres ved projektafslutning, medmindre andet er fastsat i tilskudsvilkårene, jf. nedenfor. Når tilskudsmodtager sender projektregnskabet til ABT-fonden, skal der derfor ikke sendes bilag med, med mindre der anmodes om det. 7.2 Revision Retningslinjerne for revisionen fremgår af revisionsinstruks for revision af regnskaber for projekttilskud på 500.000 kr. eller derover ydet fra ABT-fonden. Revisionsinstruksen kan findes under ”Om fonden” på www.abtfonden.dk . Revisionen foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, således som dette begreb er fastlagt i § 3 i lov om revisionen af statens regnskaber m.m., jf. lovbekendtgørelse nr. 3 af 7. januar 1997 med senere ændringer, jf. bekendtgørelsens § 12, stk. 2. Ved revisionen efterprøves, om projektregnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Der foretages endvidere en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af projektregnskabet, jf. bekendtgørelsens § 11, stk. 3. Regnskabet skal revideres og attesteres af en sagkyndig efter bestemmelserne i revisionsinstruks for projekttilskud fra ABT-fonden, jf. bekendtgørelsens § 11, stk. 4. Tilskudsmodtager har pligt til at forsyne revisor med de fornødne oplysninger til brug for revisors udførelse af revisionen. Tilskudsmodtager skal bl.a. sørge for, at revisor modtager kopi af ansøgningen inkl. budget, tilskudsbrev med alle bilag samt eventuelle senere ændringer af tilskudsvilkårene. Tilskudsmodtagers ledelse skal inden tre uger give fondsadministrationen meddelelse om udfaldet af revisionen. Revisors bemærkninger skal indsendes sammen med meddelelsen. 7.3 Indberetning til SKAT ABT-fonden foretager indberetning af tilskud omfattet af skattekontrollovens § 7A, stk. 2, nr. 8, til SKAT, jf. bekendtgørelse nr. 421 af 2. maj 2007 om indberetningspligter mv. efter skattekontrolloven § 12. 8. Bortfald af tilskud og tilbagebetalingskrav Den tilskudsgivende myndighed kan beslutte, at tilskud bortfalder helt eller delvis, jf. bekendtgørelsens § 13. Det gælder, hvis: – tilskudsmodtager ikke opfylder vilkårene for udbetaling af tilskud, eller – tilskudsmodtager har givet urigtige eller vildledende oplysninger eller har fortiet oplysninger i forbindelse med udbetaling af tilskud eller i projektperioden. Hvis et projekt afbrydes af grunde, som ikke kan tilskrives hovedansøger eller samarbejdspartnere, vil allerede afholdte udgifter blive dækket. Det fremadrettede tilskud vil bortfalde. Det er den tilskudsgivende myndighed, der – efter drøftelse i den tværministerielle styregruppe for ABT-fonden – træffer afgørelse om bortfald af tilskud. Ved bortfald af tilskud sendes der en afgørelse til tilskudsmodtager med begrundelse for, at tilskuddet bortfalder helt eller delvis. Den tilskudsgivende myndighed kan beslutte, at udbetalte tilskud skal tilbagebetales helt eller delvis, jf. bekendtgørelsens § 14. Det gælder, hvis: – der er sket hel eller delvis bortfald af tilskud i henhold til bekendtgørelsens § 13, – tilskudsmodtager efterfølgende får ydet tilskud fra anden side til dækning af de budgetposter, som har opnået tilskud fra ABT-fonden, eller – der i forbindelse med projektet udvikles teknologier mv., der af tilskudsmodtager efterfølgende udnyttes erhvervsmæssigt. Det er den tilskudsgivende myndighed, der – efter drøftelse i den tværministerielle styregruppe for ABT-fonden – træffer afgørelse om tilbagebetaling af tilskud. Hvis et udbetalt tilskud helt eller delvis skal tilbagebetales, opkræves det skyldige beløb til betaling senest 14 dage efter påkrav. Rente fastsættes i overensstemmelse med renteloven og beregnes fra forfaldsdagen, jf. bekendtgørelsens § 15. 9. Underretningspligt Tilskudsmodtager skal i visse tilfælde underrette den tilskudsgivende myndighed, jf. bekendtgørelsens § 16. Det gælder, hvis: – der foreligger forhold, som kan medføre krav om hel eller delvis bortfald af tilskud, eller som kan medføre krav om hel eller delvis tilbagebetaling af tilskud, eller – tilskudsmodtager skifter revisor i løbet af projektperioden. Den tilskudsgivende myndighed kan pålægge tilskudsmodtager at dokumentere, at betingelserne for udbetaling af tilskud fortsat er opfyldt, jf. bekendtgørelsens § 17, stk. 1. Tilskudsmodtager kan pålægges at indsende nærmere oplysninger om projektet, herunder statusrapporter, projektregnskaber, reviderede regnskaber, budgetter og revisionserklæringer mv., jf. bekendtgørelsens § 17, stk. 2. 10. Offentliggørelse, videreformidling og dokumentation Projektets resultater kan frit offentliggøres af finansministeren eller anden tilskudsgivende myndighed samt tilskudsmodtager. Det skal i den forbindelse fremgå, at der er ydet tilskud fra ABT-fonden, jf. bekendtgørelsens § 18, stk. 1. Finansministeren eller anden tilskudsgivende myndighed underretter tilskudsmodtager i rimelig tid, før finansministeren eller anden tilskudsgivende myndighed offentliggør oplysninger om de tilskudsberettigede aktiviteter. Endvidere underretter tilskudsmodtager den tilskudsgivende myndighed i rimelig tid, før tilskudsmodtager offentliggør oplysninger om de tilskudsberettigede aktiviteter, jf. bekendtgørelsens § 18, stk. 2. Videreformidling af projektets resultater indgår som et af kriterierne i forbindelse med vurderingen af ansøgningerne for demonstrationsprojekter, og der vil generelt blive lagt vægt på, at projektets resultater formidles og kommunikeres bredt ud. Videreformidlingen af indhold og resultater skal ske i overensstemmelse med den plan for projektets videreformidlingsaktiviteter, som er godkendt sammen med ansøgningen i forbindelse med tildeling af midler. 11. Forholdet til anden lovgivning Udover bekendtgørelsen om ABT-fonden er der en række øvrige regler, der kan have betydning for hovedansøger og samarbejdspartnere, og som hovedansøger bør være opmærksom på. Det drejer sig først og fremmest om de udbudsretlige regler og statsstøttereglerne. Manglende overholdelse heraf kan føre til bortfald af tilskud og krav om hel eller delvis tilbagebetaling. Det er ABT-fondens ansvar, at statsstøttereglerne overholdes i forbindelse med, at der ydes tilskud til en ansøger. Hovedansøgeren skal imidlertid påse, at statsstøttereglerne overholdes, når der er blevet ydet medfinansiering, og når der eksempelvis skal købes varer og tjenesteydelser mv. i forbindelse med projektet. Der vil også være anden lovgivning, der er relevant for hovedansøger. Det gælder fx lovgivning vedr. salg af varer/tjenesteydelser og immaterielle rettigheder. Det er generelt hovedansøgers ansvar, at gældende lovgivning overholdes i forbindelse med gennemførelsen af projektet. Der kan findes yderligere information om anden relevant lovgivning under ”Om fonden” på www.abtfonden.dk .

Versioner

1. 2009-06-10 · til 2010-01-26