Statens centrale indkøbsordninger
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Ikke selve loven: Vejledning
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/manual/retsinfo/1979/6010@1979-12-31/da
Indhold
Ifølge administrationsdepartementets cirkulære af 28. marts 1977 om oprettelse af et Direktorat for statens indkøb er det en afdirektoratets opgaver at samordne og herunder stadardisere statsinstitutionernes indkøb af varer og tjenesteydelser, bl.a. gennem etablering af fælles indkøbsordninger for statens institutioner.
De fælles indkøbsordninger, der etableres til brug i statsinstitutionerne vedrører fortrinsvis varer, hvor statens samlede indkøb udgør betydelige beløb, hvor stadardiseringen ikke giver væsentlige problemer i institutionerne, og hvor antallet af institutioner, der benytter den pågældende vare, er stort.
På de følgende sider har direktoratet forsøgt at give en orientering om indkøbsordningernes etablering og udsendelse, samt om hvordan de anvendes. Hvis et eller andet forhold skulle give anledning til tvivl, er institutionerne altid velkomne til at rette henvendelse til direktoratet herom.
INDLEDENDE ORIENTERING
1.1. Tilsluttede Institutioner
Statens centrale indkøbsordninger omfatter samtlige statsinstitutioner og desuden en række selvejende institutioner, der modtager statstilskud, og som direktoratet i den anledning, efter aftale med det pågældende ressortministerium, har givet adgang til ordningerne. Der gælder de samme betingelser for alle institutioner med hensyn til benyttelse af ordningerne.
1.2. Definitioner
Rammeaftaler
og fælleskøb
Direktoratet skelner mellem »rammeaftaler« og »fælleskøb«. Ved rammeaftaler forstås aftaler, som kan benyttes af samtlige institutioner, medens der ved fælleskøb forstås aftaler, som er indgået for et begrænset antal institutioner. Begge former for aftaler dækkes af »statens indkøbsordninger«.
Udsendelses
skrivelse
Benævnelsen »udsendelsesskrivelse« anvendes om den meddelelse, direktoratet sender til institutionerne (brugerne) om, at en rammeaftale eller et fælleskøb er etableret.
1.3. Koordinering af statens indkøb
Administrator
Hensigten med statens indkøbsordninger er i første række at indkøbene gøres økonomisk fordelagtigt samt at begrænse det indkøbsarbejde, som foregår parallelt rundt om i institutionerne (markedsundersøgelser, forhandlinger med leverandører, afprøvning af produkter og indgåelse af aftale m.v.). Den institution, som af direktoratet udpeges til at forestå dette arbejde, kaldes administratoren. Som administrator vælges enten den største bruger eller en institution, der har en særlig viden om det pågældende vareområde. Når flere institutioners forbrug dækkes afeen aftale, vil den samlede leverance være mere attraktiv for leverandørerne. Det medfører normalt, at de betingelser, der kan opnås, bliver mere fordelagtige for institutionerne. Endvidere kan der blive større mulighed for at udnytte den særlige viden, som administratoren råder over på det pågældende område.
Udover at give institutionerne økonomiske fordele skal de centrale indkøbsordninger betragtes som en hjælp til institutionerne i indkøbsarbejdet. På områder, som dækkes af disse ordninger, kan institutionerne oftest begrænse deres indkøbsarbejde til at rekvirere, foretage modtagekontrol af varen, kontrollere leverandørens faktura (bl.a. om aftalens nummer er påført) og anvise fakturaen til betaling.
Særlige
leverandørkrav
Hvis en institution ved indkøb af forbrugsartikler - farvebånd, video- og lydbånd, papir til fotokopieringsmaskiner og lignende - bliver stillet over for krav om, at der til bestemte maskiner kun må anvendes forbrugsvarer af et særligt mærke for at undgå driftsforstyrrelser, eller for at leverandøren kan vedstå sine garantiforpligtelser, bør direktoratet skriftligt orienteres herom.
2. RAMMEAFTALER
2.1. Aftaletyper
Der skelnes mellem generelle aftaler (G-aftaler) og tilbudsaftaler (T-aftaler).
G-aftaler
G-aftaler er aftaler, som indgås med en bestemt eller bestemte leverandører, og som institutioner, der er tilsluttet statens indkøbsordninger, har pligt til at benytte ved alle indkøb af de omhandlede varearter. Hvis en institution har vægtige grunde til at søge dispensation fra anvendelse af en G-aftale, skal institutionen henvende sig til rammeaftalens administrator med begrundelse for sin anmodning om at bruge en anden leverandør.
T-aftaler
T-aftaler giver institutionerne et tilbud, som de skal benytte sig af, hvis de ikke har - eller ikke vil kunne opnå - et mere fordelagtigt tilbud fra anden side. Ved T-aftaler har institutionerne således en mulighed for at kunne købe deres forbrug hos andre leverandører, hvis det er mere fordelagtigt, men det skal tilføjes, at T-aftaler kun oprettes, når tilbudsgiverne skønnes at have tilbudt særligt fordelagtige vilkår.
Det er således ikke nødvendigt at indhente tilbud fra anden side ved indkøb af varer, for hvilke der er indgået en T-aftale. Tilbud bør kun indhentes, hvis det i en given situation er rimeligt at antage, at der kan opnås væsentligt bedre vilkår, f.eks. hvis der er tale om et meget stort kvantum til et enkelt leveringssted. Hvis der indhentes tilbud, bør aftalens administrator orienteres forud for tilbudsindhentningen, og den leverandør, T-aftalen er indgået med, bør også spørges om tilbud på den pågældende leverance. Det skal understreges, at der i forbindelse med sådan tilbudsindhentning ikke må gives oplysninger til andre tilbudsgivere om de priser og de øvrige betingelser, der indgår i en T-aftale.
2.2 Rammeaftalens indhold
Et fornødent uddrag af rammeaftalen gengives i den udsendelsesskrivelse, der gennem direktoratet sendes til de enkelte institutioner.
Udsendelses
skrivelsen
Udsendelsesskrivelserne består af et forblad, uddrag af rammeaftalens betingelser, samt eventuelle bilag.
Aftalens
forblad
På forbladet oplyses det, om aftalen er indgået som en G-aftale eller T-aftale, hvilke(n) vare(r) aftalen omfatter, hvilken institution der administrerer aftalen, leverandøroplysninger med adresser og telefonnumre m.v., aftalens løbetid, hos hvilke personer (sagsbehandlere) man vil kunne indhente yderligere oplysninger om den pågældende aftale samt et journalnummer og et aftalenummer. Journalnummeret benyttes ved arkivering af aftalerne, medens aftalenummeret skal anvendes ved bestilling af varer.
Uddrag af de
aftalte
betingelser
Efter forbladet findes uddrag af rammeaftalens betingelser, som er tilstrækkelige til, at brugerne kan rekvirere varen og foretage den nødvendige kontrol med, at leveringstider og leveringsbetingelser overholdes samt modtagekontrol og fakturakontrol.
Prislister,
brochurer m. v.
Endelig kan der være lagt forskellige bilag ved udsendelsesskrivelsen, f.eks. specielle prislister eller brochurer.
2.3. Rammeaftalernes udsendelse og arkivering m.v.
Institutioner, der modtager direktoratets udsendelsesskrivelser, er registreret i direktoratets adressekartotek, som er et manuelt adresseringsanlæg. Direktoratet arbejder på at kunne udsende aftalerne ved anvendelse af edb, hvorved det bliver muligt at frasortere de aftaler, en institution ikke har brug for.
Registrering i
adressekartotek
I direktoratets adressekartotek findes i dag ud over institutionens adresse også oplysninger om, hvilket ressortministerium institutionen hører til, institutionens telefonnummer samt i hvor mange eksemplarer, institutionen ønsker at modtage direktoratets udsendelsesskrivelser. Hvis der sker ændringer, bør institutionen meddele dette til direktoratet i så god tid, som muligt.
Gennemgang
af udsendelses
skrivelser
Efter modtagelsen af direktoratets udsendelsesskrivelser bør hver enkelt modtager gå materialet igennem, og de skrivelser, man ikke mener at få brug for, bør ikke gemmes. Hvis man på et senere tidspunkt får brug for en skrivelse, der ikke er opbevaret, kan et nyt eksemplar rekvireres hos direktoratet.
Vareoversigt
En revideret vareoversigt over de varer, indkøbsordningerne omfatter, udsendes to gange om året. Det tilrådes, at institutionerne løbende holder vareoversigten ajour med oplysning om nye rammeaftaler, således at man til enhver tid af vareoversigten kan konstatere, om en bestemt vare kan købes ved anvendelse af en afde centralt etablerede rammeaftaler.
Arkivering
af udsendelses
skrivelser
Udsendelsesskrivelser vedrørende de indgåede aftaler arkiveres ved anvendelse af det journalnummer, der er anført på skrivelsernes forblad. Dette nummer, som er inddelt af skråstreger, består af: Journalnøglenummer, hoved- og undervaregruppenummer, emnenummer samt løbenummer. Som eksempel betyder journalnummer 9032/H.3/8/4 følgende: »9032« er direktoratets journalnøglenummer, »H« angiver hovedvaregruppen, »3«, undervaregruppen og 8-tallet angiver, at det er emne nummer 8 inden for varegruppe H.3. Endelig angiver 4-tallet, at der er tale om 4. reviderede udgave af denne aftale. Ved arkivering efter journalnummer indsættes skrivelserne i mappen, idet man først anvender hovedvaregruppen og derefter tallet for undervaregruppen og til sidst emnenummeret.
Rygetiketter
og skilleblade
Til brug ved arkiveringen af udsendelsesskrivelserne kan institutionerne rekvirere ringbindsrygetiketter samt skilleblade i direktoratet. Skillebladene anvendes til at adskille skrivelserne i hovedvaregrupper.
Udsendelses
skrivelse
der erstatter
tidligere
skrivelser
Når en udsendelsesskrivelse fra direktoratet erstatter en tidlige skrivelse, er dette anført nederst på forbladet af den nye skrivelse under »BEMÆRK«. Ved arkivering af skrivelser med en sådan meddelelse skal den tidligere gældende skrivelse tages ud af aftalemappen og makuleres.
Ændringer
I tilfælde, hvor administratoren og leverandøren aftaler ændring til en bestående rammeaftale, sendes der kun meddelelse til institutionerne om omfanget af de aftalte ændringer. Modtagerne bør normalt overføre disse oplysninger til den udsendelsesskrivelse om rammeaftalens etablering, der tidligere er modtaget.
Herefter kasseres ændringsmeddelelsen. Hvis man skønner, at en
ændring er for omfattende til at bliver overført til aftalen, kan
ændringen arkiveres i forbindelse med aftalen, og der bør i så
fald gøres en bemærkning herom på aftalens forblad eller i de(t)
afsnit, som berøres af ændringsmeddelelsen.
Andre
skrivelser
Generelle skrivelser, cirkulærer og lignende vedrørende statens
indkøb arkiveres forrest i aftalemappen.
Makulering af
kasserede
skrivelser
Da bl.a. de indgåede rammeaftaler er fortrolige, påhviler de institutionerne at sikre, at samtlige modtagne skrivelser fra direktoratet, hvorpå der er trykt »FORTROLIGT«, opbevares så ingen uvedkommende kan få kendskab til skrivelsernes indhold, og kasserede skrivelser bør makuleres på en sådan måde, at det
ikke er muligt for uvedkommende at få kendskab til deres indhold.
2.4. Rammeaftalernes anvendelse
Rammeaftalernes
anvendelsesområde
Anvendelse af statens indkøbsordninger må kun finde sted ved køb af varer og tjenesteydelser for institutionens regning og til dennes eget brug. Dog kan kantiner eller lignende vareudsalg i institutioner, der er tilsluttet ordningerne, anvende aftalerne, hvis der er et økonomisk tilhørsforhold til den pågældende institution, f.eks. hvis et eventuelt underskud/overskud indgår i institutionens regnskab, eller at et tilskud til udsalgets drift varierer i forhold til det økonomiske resultat.
Private indkøb
og videresalg
afvarer
Indkøbsordningerne må ikke anvendes ved private indkøb og institutionerne må heller ikke videresælge varer, der er købt gennem indkøbsordningerne med mindre et sådant videresalg sker til normale detailpriser og gennem et udsalgssted, som selv er berettiget til at anvende statens indkøbsordninger i overensstemmelse med ovenstående regler. De varer, som på denne måde videresælges til private (personale m.fl.), må kun være varer, som normalt forventes at indgå i udsalgets sortiment.
Benyttelse af
aftalens
nummer
For at sikre, at varer, som indkøbes ved anvendelse af statens
centrale indkøbsordninger, leveres i overensstemmelse med de
aftalte betingelser, skal brugerne altid over for leverandørerne henvise til den benyttede aftales nummer.
Kvantums- og
kvalitetskontrol
Ved varens modtagelse bør brugeren kontrollere, at det kvantum, der er leveret, svarer til det kvantum, der er anført på leverandørens følgeseddel. Endvidere bør brugeren kontrollere, at varen opfylder de aftalte specifikationer, eller - når der er tale om en almindelig vare, der ikke er særligt beskrevet - at den ser ud til at være i orden ud fra et brugermæssigt synspunkt. Brugerne må i hvert enkelt tilfælde afgøre, hvorvidt kontrollen skal være en totalkontrol eller en stikprøvekontrol.
Reklamationer
Hvis det ved modtagelsen eller under brugen viser sig, at varen ikke er i orden, må der omgående reklameres over for leverandøren. I gentagne eller meget alvorlige tilfælde bør administratoren underrettes om reklamationen.
Overholdelse af
leveringsfrister
Distributionen af varerne sker altid fra leverandørernes lagre, og det meget store antal kunder og den stødvise rekvirering, som statens bevillingssystem kan medføre, vil undertiden kunne skabe vanskeligheder med hensyn til overholdelse af aftalte leveringsfrister. Hvis sådanne eller lignende vanskeligheder opstår, og der ikke kan opnås en tilfredsstillende løsning ved en direkte kontakt med leverandøren, bør der rettes henvendelse herom til aftalens administrator.
Henvendelse fra
bruger til
administrator
Som det tidligere er nævnt, er rammeaftalernes væsentligste formål at gøre statens indkøb så økonomisk fordelagtigt som muligt og at lette indkøbsarbejdet for brugerne. Lettelserne i indkøbsarbejdet hos brugerne må dog ikke medføre en unødig belastning hos administratorerne, så der blot bliver tale om en overflytning af arbejdet. Brugerne kan medvirke til, at dette ikke sker, ved bl.a.
- at gennemlæse udsendelsesskrivelsen nøje, inden ordren placeres,
- at rekvirere i god tid, så varen kommer rettidig frem,
- at følge retningslinjer, der er nedfældet i rammeaftalen, og
- at undlade henvendelser til aftalens administrator, når det ikke er nødvendigt.
Denne anmodning til brugerne om ikke at rette unødig henvendelse til administratorerne må dog ikke medføre, at institutionerne undlader at videregive oplysninger, som kan være af betydning ved den løbende revision af aftalerne, herunder også oplysninger der vedrører det valgte sortiment, kvaliteten, prisniveauet etc.
2.5. Nye rammeaftaler
Aftalekomplekset vil fortsat blive udbygget med nye aftaler, men samtidig vil direktoratet lade de aftaler udgå, som det viser sig kun benyttes af institutionerne i beskedent omfang.
Hvis en institution - både ud fra kendskabet til sit eget og til andre institutioners behov - skønner, at der bør oprettes rammeaftale for en vare, varegruppe eller tjenesteydelse, som endnu ikke er dækket af statens indkøbsordninger, anmodes institutionen om at sende forslag herom til Direktoratet for statens indkøb.
3. FÆLLESKØB
Fælleskøb etableres, når kun en mindre kreds af institutioner anvender den pågældende vare eller tjenesteydelse, og når fællesskabet betyder væsentlige besparelser.
Om fællesindkøbsaftalernes opbevaring, anvendelse og fortrolighed m.v. gælder samme regler som for rammeaftalerne.
Oplysninger om, hvilke fællesindkøbsaftaler der er etableret, fremgår af vareoversigten.
4. IMPULAKARTOTEK
4.1. Kartotekets benyttelse
Til brug for institutionerne er der i direktoratet etableret et impulskartotek over varer og tjenesteydelser, som ikke er omfattet afG- og T-aftaler, som nogle institutioner har indgået aftale om, og som ikke er omfattet af de indkøbsordninger, direktoratet har sendt ud. Gennem impulskartoteket er det muligt for en institution at få kontakt med indkøberen i den institution, som foretager indkøb af den påfældende vare eller ydelse. Direktoratet har endvidere gennem kartoteket mulighed for at koordinere disse indkøb, således at interesserede institutioner får mulighed for at slutte sig til aftaler, der er etableret og anmeldt til impulskartoteket.
4.2. Anmeldelser af aftaler til kartoteket
For at få impulskartoteket til at fungere så effektivt som muligt, er det vigtigt, at direktoratet fra alle institutioner får tilsendt kopier af samtlige indgåede rammeaftaler og kontrakter om varer og tjenesteydelser, som man mener kan have interesse for andre institutioner.
Når institutionerne indgår egne rammeaftaler, bør man søge at få indføjet, at aftalen også kan anvendes af andre institutioner, der er omfattet af statens centrale indkøbsordninger. Den nærmere tekst herom kan eventuelt udarbejdes i samarbejde med direktoratet.
5. FORTROLIGHED
Finansministeriets cirkulæreskrivelse af 25. marts 1974 om stattens indkøbsaftaler indskærper, at samtlige medarbejdere i de enkelte institutioner har tavshedspligt med hensyn til indholdet af indkøbsordningerne. Et brud på denne tavshedspligt kan indebære en overtrædelse af straffelovens § 152.
Når det har været nødvendigt på denne måde at indskærpe helt almindelige indkøbsregler og ved dette cirkulære at kræve diskretion med de oplysninger, som bl.a. udsendes fra direktoratet, har det flere årsager.
Udover, at regler af etisk karakter bliver overtrådt, vil det svække en institutions position, hvis man overfor en leverandør oplyser om allerede opnåede resultater. Leverandøren vil nemlig kunne udnytte denne viden ved udarbejdelse af sit eget tilbud. Det er også en uforsvarlig behandling af den leverandør, hvis tilbud man giver videre til andre leverandører, og alle de leverandører, som får kendskab til konkurrenters tilbud gennem en af sine kunder, vil ofte i fremtiden være tilbageholdende med at sende netop denne kunde et særligt fordelagtigt tilbud. Leverandøren vil frygte, at tilbudet bliver givet videre til andre.
Priser og betingelser, der er opnået hos en leverandør, bør aldrig omtales ved institutionernes forhandlinger med andre leverandører. Drøftelser om opnåelse af mere fordelagtige betingelser bør i stedet ske ud fra saglige argumenter - eventuelt ved forslag om alternativ løsning.