Skrivelse til arbejdsformidlingskontorerne ang. Bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i arbejdsformidlingskontorerne uden for København.
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Ikke selve loven: Vejledning
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/manual/retsinfo/1986/3679@1986-11-21/da
Indhold
Fra Rigsarkivet har direktoratet modtaget underretning om, at arbejdsformidlingskontorerne ikke synes at have modtaget underretning om, at der mellem Rigsarkivet og arbejdsdirektoratet er indgået aftale om ændring af de hidtil gældende bestemmelser på heromhandlede område.
Under henvisning hertil skal man meddele, at der i august 1984 mellem Rigsarkivet og arbejdsdirektoratet er indgået aftale om, at de indtil da gældende regler vedrørende arbejdsformidlingskontorernes arkivalier ophæves og erstattes af bestemmelserne i vedlagte eksemplar af »Bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i arbejdsformidlingskontorerne udenfor København«.
Til brug for arbejdsformidlingskontorerne vedlægges et yderligere antal eksemplarer af de nugældende bestemmelser.
P.D.V.
E.B.
Erik A. Partsch
fuldmægtig
Bilag Bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i arbejdsformidlingskontorerne udenfor København.
0. Generelle bestemmelser og retningslinier
0.1. Gyldighedsområde Nærværende bestemmelser omfatter AF-kontorernes arkivalier så langt tilbage, som de findes bevaret, og frem til 1979. Tidligere bestemmelser om kassation ophæves hermed. Fristerne for kassation af arkivalier, der i henhold til nærværende bestemmelser kan kasseres, vil blive fastsat efter forhandling med Arbejdsdirektoratet. Der vil senere blive fastsat en løbende kassationsbemyndigelse for arkivalier fra 1979 ff. Bestemmelserne omfatter AF-kontorernes egne arkivalier. Arkiver fra institutioner for hvilke AF-kontorerne udfører sekretariatsforretninger, og arkiver, der er afleveret til AF-kontorerne, omfattes kun i det omfang, de udtrykkeligt er nævnt.
0.2. Bestemmelser om bevaring og kassation uafhængigt af sagernes indhold Alle arkivalier ældre end 1947 skal bevares, medmindre der er givet udtrykkelig bestemmelse om kassation (jfr. f.eks. pkt. 1.1.). Alle protokoller, kartoteker o.l. skal bevares, medmindre der er givet udtrykkelig bestemmelse om kassation. Arkivalier i distrikts- eller filialkontorer skal bevares og kasseres i overensstemmelse med de retningslinier, der gælder for vedkommende hovedkontor. Dog kan der kasseres arkivalier, som er kopi eller genpart af materiale i hovedkontoret. I tilfælde af tvivl om bevaring og kassation af arkivalier, kan der rettes henvendelse til vedkommende landsarkiv.
0.3. Pakning, mærkning og aflevering Pakning, mærkning og aflevering af arkivalier, som skal bevares, foretages efter aftale med vedkommende landsarkiv.
0.4. Definitioner I det følgende er der angivet forskellige former for begrænset bevaring af arkivalier. Disse bevaringsformer og deres betydning er - udvalgte AF-kontorer, er Hillerød, Hjørring, Nakskov, Odense, Rønne, Sønderbrog, Viborg og Århus AF med tilhørende distrikts- og filialkontorer. - 20% udvalg (af personsager eller -kort) indebærer udtagelse efter vedkommende persons fødselsdag(= de 2 første cifre i cpr-nummeret). Dette udvalgskriterium skal anvendes, uanset om sagerne og kartotekerne er ordnet efter andre kriterier. Der udtages sager/kort vedr. personer med fødselsdagene 01, 06, 11, 16, 21 og 26. Anvendelsen af netop disse datoer er vigtigt af hensyn til arkivaliernes anvendelighed til forskningsbrug. - årlige prøver indebærer, at de udvalgte kontorer udtager tre tilfældige sager eller blanketter for hvert år. Hvis arkiveringen ikke er årgangsdelt, udtages de tilfældige prøver med 3 x det antal år, som arkiveringsperioden omfatter.
1. Sager vedr. arbejdsløshedsforsikring
1.1. Medlemskartotek (hovedkartotek, statistikkort) vedr. A-kassemedlemmer. 1940 ff. Bevares: 20% udvalg af samtlige eksisterende kort Kasseres: Resten, herunder samtlige hjælpekartoteker. Anm.: De til bevaring udtagne kort ordnes 1. i perioder, nemlig a. påbegyndt til og med 1969 b. påbegyndt 1970-79 2. indenfor perioderne i fødselsdatoorden.
1.2 Optagelsesbegæringer Bevares: 20% udvalg af optagelsesbegæringer fra personer, for hvilke der ikke er udfærdiget medlemskort Kasseres: Resten Anm.: Det forudsættes, at der er foretaget en opdeling af optagelsesbegæringerne, således at begæringerne fra personer, for hvilke der ikke er udfærdiget medlemskort (statistikkort), allerede ligger for sig. - I modsat fald kan bevares et 20% udvalg af samtlige optagelsesbegæringer. De til bevaring udtagne sager ordnes 1. i perioder, nemlig a. til og med 1969 b. 1970 - 79 2. indenfor perioderne i fødselsdatoorden.
1.3. Ledighedserklæringer Bevares: Fra udvalgte kontorer årlige prøver Kasseres: Resten.
1.4. Flyttemeddelelser (kopi af org. i A-kassen) Bevares: Fra udvalgte kontorer årlige prøver Kasseres: Resten.
1.5. Arkivalier vedr. kontrol med ledige (som ikke indgår i medlemssager), f.eks. kontrollister, til- og afmeldingsblanketter, A- og B-blanketter, vejrligsattester etc. Bevares: Fra udvalgte kontorer alt Kasseres: Alt fra øvrige kontorer.
1.6. Medlemssager vedr. arbejdsløshedsforsikringen (vægring, misbrug, klager m.v.). Bevares: 20% udvalg af samtlige eksisterende sager Kasseres: Resten Anm.: De til bevaring udtagne sager ordnes 1. i perioder, nemlig a. til og med 1969 b. 1970 - 79 2. indenfor perioderne i fødselsdatoorden.
1.7. Rapporter over tilsynsbesøg i A-kasser Bevares: Fra udvalgte kontorer alt Kasseres: Alt fra øvrige kontorer.
2. Sager vedr. arbejdsformidling
2.1. Stamkort vedr. arbejdsformidling, 1969 ff Bevares: 20% udvalg af samtlige eksisterende kort Kasseres: Resten, herunder samtlige hjælpekartoteker. Anm.: Hvor der findes kopikort, anvendes bestemmelsen kun på kort med selvstændigt dataindhold. Kopikort hvis dataindhold er identisk med originalkortenes, kasseres i alle tilfælde. De til bevaring udtagne ordnes i een periode, til og med påbegynbdte i 1979; herindenfor sorteres kortene i fødselsdatoorden.
2.2. Kartoteker over personligt tilmeldte, før 1969 Bevares: Alt Kasseres: Intet Anm:: Indtegningsblanketter kan kasseres, såfremt der er udfærdiget kartotekskort. - I modsat fald bevares de.
2.3. Arbejdsgiverkartotek Bevares: Alt Kasseres: Intet Anm.: Bevaringsbestemmelsen omfatter - udover egentlige kartoteker - også eventuelle andre systematiske samlinger med oplysning om de lokale arbejdspladser.
2.4. Ordreblanketter Bevares: Fra udvalgte kontorer alt Kasseres: Alt fra øvrige kontorer Anm.: Eventuelle pladsanmeldelser kan totalkasseres, også i de udvalgte kontorer, dog således at der i disse bevares enkelte prøver.
2.5. Andet ekspeditionsmateriale vedr. arbejdsformidling; f.eks. anvisnings-, tilkalde-, afmelde- m.fl. kort. Bevares: Fra udvalgte kontorer årlige prøver. Kasseres: Resten.
2.6. Oplysningsskema vedr. langvarigt ledige Bevares: Alt Kasseres: Intet
2.7. Ansøgninger og sager vedr. mobilitetsfremmende ydelser (jfr. korrespondancesager, A 213) Bevares: Alt Kasseres: Intet Anm.: Dette materiale vil i nogle kontorer - helt eller delvis - være henlagt ved korrespondancesagerne.
2.8. Sager vedr. særlige beskæftigelsesforanstaltninger, f.eks. grundforbedring, tilbud til langtidsledige etc. (jfr. korrespondancesager, A 27). Bevares: Fra udvalgte kontorer alt Kasseres: Alt fra øvrige kontorer, dog ikke kartoteker m.v. Anm.: Dette materiale kan helt eller delvis være henlagt ved korrespondancesager.
2.9. Sager vedr. arbejdsformidling til Norden, EF og øvrige udland (jfr. korrespondancesager, A 24, 25 og 26) Bevares: Alt Kasseres: Intet Anm.: Dette materiale kan helt eller delvis være henlagt ved korrespondancesager.
2.10. Sager vedr. flygtningens indplacering på det danske arbejdsmarked Bevares: Alt Kasseres: Intet Anm.: Dette materiale kan helt eller delvis være henlagt ved korrespondancesager.
2.11. Sager vedr. arbejdsgiveres ansøgning om tilladelse til at beskæftige udenlandsk arbejdskraft (jfr. korrespondancesager, A 85). Bevares: Alt Kasseres: Intet Anm.: Dette materiale kan helt eller delvis være henlagt ved korrespondancesager.
2.12. Inddata til gæstearbejderregistret Bevares: Fra udvalgte kontorer alt, fra øvrige kontorer de originale indberetninger fra arbejdsgivere. Kasseres: Fra øvrige kontorer kopier af de til Data centralen indsendte blanketter.
3. Sager vedr. Erhvervsvejledning
3.1. Samtaleskema (personsager) Bevares: 20% udvalg af samtlige Kasseres:Resten Anm.: De til bevaring udtagne sager ordnes 1. i perioder, nemlig a. til og med 1969 b. 1970 - 79 2. indenfor perioderne i fødselsdatoorden.
3.2. Erhvervspraktiklister Bevares: Alt Kasseres: Intet
3.3. Erhvervskartoteket Bevares: Intet Kasseres: Alt
4. Sager vedr. kurser (og efteruddannelse)
4.1. Kursuskartotek Bevares: Alt Kasseres: Intet.
4.2. Materiale vedr. deltagelse i kurser Bevares: Fra udvalgte kontorer årlige prøver Kasseres: Resten
5. Sager vedr. lærlinge m.fl.
5.1. Protokoller og kartoteker over lærekontrakter og EFG-praktikaftaler, samt over mestre og erhvervspraktiksteder Bevares: Alt Kasseres: Intet Anm.: Bevaringsbestemmelsen omfatter tillige protokoller fra politiets administration -1944. Sådanne protokoller bør i øvrigt afleveres særskilt til vedkommende landsarkiv, hvor de vil indgå i politiarkiverne.
5.2. Lærekontrakter (genparter) I henhold til Rigsarkivets kassationsbemyndigelse af 25.8.1962, jfr. Arbejdsdirektoratets cirkulære nr. 147 af 14.10.1963, kan genparter af lærekontrakter kasseres, når oplysninger er overført til lærlinge- og mesterkartotaker. - I modsat fald bevares de.
5.3. Sager vedr. godkendelse af lærested/erhvervspraktiksted (jfr. korrespondancesager A 58-lb.nr.) Bevares: Fra udvalgte kontorer alt Kasseres: Alt fra øvrige kontorer Anm.: Hvis korrespondancen er henlagt i genparterne af vedkommende lærekontrakt, bevares også denne.
5.4. Sager vedr. uddannelsesstøtte til lærlinge og EFG-elever Bevares: Fra udvalgte kontorer årlige prøver Kasseres: Resten
5.5. Ansøgninger om tilskud til lærlinges befordrings- og opholdsudgifter (jfr. korrespondancesager A 591) Bevares: Fra udvalgte kontorer årlige prøver Kasseres: Resten.
6. Sager vedr. revalidering
6.1. Klientsager før 1961 Bevares: Alt Kasseres: Intet Anm.: Den øvre skæringsdato er det faktiske tidspunkt for den lokale ikrafttræden af L. 170/1960, 19/4, om revalidering.
6.2. Klientsager efter 1961 Bevares: 20% udvalg af samtlige sager Kasseres: Resten Amn.: De til bevaring udtagne sager ordnes 1. i 10-års perioder, nemlig a. - 1969 b. 1970 - 79 2. indenfor perioderne i fødselsdatoorden.
6.3. Referater fra team-møder (i henhold til § 14, stk. 2) (jfr. korrespondancesager A 33) Bevares: Fra udvalgte kontorer årlige prøver Kasseres: Resten Anm.: Kassationsbestemmelsen skal ikke effektueres i de tilfælde, hvor referater indgår i sager.
6.4. Kartoteker over revalidender Bevares: Fra udvalgte kontorer alt Kasseres: Alt fra øvrige kontorer
7. Korrespondance, administration og statistik
7.1. Korrespondancearkiv, jfr. »Cirkulære- og journalinddeling for Arbejdsformidlingskontorerne«. Bevares: Fra udvalgte kontorer alt, dog således at der kasseres ekstrakopier o.l. Fra øvrige kontorer bevares følgende numre: A 138. Akter vedr. den enkelte ansatte (jfr. pkt. 7.2.) A 18 med undernumre. Akter vedr. arbejdsmarkeds- nævnets virksomhed A 233. Flygtninge (jfr. pkt. 2.10.) A 234. Langvarigt ledige A 237. Kvinder med særlige anvisningsproblemer A 24. Anvisninger til Grønland og Færøerne A 25 med undernumre. Det fællesnordiske arbejdsmarked A 26 med undernumre. Øvrige udland A 2911. Ligebehandling af m/k m.h.t. beskæftigelse A 2912 (tidligere måske A 8). Varslinger A 31. Fortrinsadgang for invaliderede A 32 med undernumre. Amtsrevalideringsudvalg A 33. Samarbejde med revalideringscentre (jfr. pkt. 6.3.) A 481. Sager vedr. enkelte skoler A 58 - lb.nr. Brevveksling vedr. enkelte lærekontrakter Bevares: A 82. Samarbejde med kommuner A 82, 5. Ungdomsarbejdsløshed A 85 med undernumre. Sager vedr. fremmedarbejdere (jfr. pkt. 2.11.) B 33 med undernumre. Understøttelsesrettens særlige grænser B 34 med undernumre. Udelukkelse fra understøttelse Kasseres: Resten Anm.: De til generel opbevaring opregnede saggrupper vil i mange tilfælde være henlagt udenfor det egentlige korrespondancearkiv. Henvisningerne til andre punkter i denn plan repræsenterer mogle mulige henlæggelsessteder, men kan ikke betragtes som udtømmende.
7.2. Personalesager Bevares: Alle egentlige personalesager fra alle kontorer Kasseres: Syge- og raskmeldinger, kopi af lønsedler og indkomstopgivelser m.v.
7.3. Kasse- og hovedbøger Bevares: Fra udvalgte kontorer alt Kasseres: Alt fra øvrige kontorer Anm.: Det bemærkes, at der senere vil fremkomme generelle bestemmelser om bevaring og kassation af uddata fra SCR.
7.4. Regnskabsbilag Bevares: Intet Kasseres: Alt
7.5. Statistik, indberettet og modtaget, før CRAM Bevares: Fra udvalgte kontorer årlige prøver Kasseres: Resten Anm.: Det bemærkes, at der senere vil fremkomme bestemmelser om bevaring og kassation af ind- og uddata fra CRAM.