Skrivelse om bestemmelse om elektronisk post i forsvarsstaben
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Ikke selve loven: Vejledning
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/manual/retsinfo/2000/11787@2000-05-31/da
Indhold
Ref.:
FKOBST 385.4-1, Bestemmelser for elektronisk post i forsvaret, af 1999-07.
1. Indledning
Formålet med denne bestemmelse er at fastsætte retningslinier for Forsvarsstabens (FST) anvendelse af elektronisk post (e-post), der udveksles lokalt i FST, internt mellem FST og andre myndigheder via Forsvarets Integrerede Informationsnetværk (FIIN), samt for e-post, der udveksles over eksterne net.
2. Generelt
Officiel e-post medfører indtil videre ikke elektroniske arkiver. Officiel e-post skal fortsat udskrives, journaliseres og arkiveres i papirform.
E-post giver let adgang til at rundsende informationer i organisationen. Der skal vises omtanke ved udsendelse og fordeling af informationer.
Postkasser skal tømmes mindst 2 gange dagligt. Ved fravær, skal der være udpeget en stedfortræder, som varetager postekspeditionen.
3. Definitioner
3.1. E-post typer.
Der skelnes mellem tre typer e-post:
– Lokal e-post: E-post inden for FST.
– Intern e-post: E-post til eller fra forsvarets øvrige myndigheder tilsluttet FIIN.
– Ekstern e-post: E-post der ikke sendes via FIIN eller FIIN–opkoblede LAN.
3.2. Officiel og uofficiel e-post.
Der skelnes mellem officiel og uofficiel e-post.
3.2.1. Officiel e-post.
Officiel e-post er elektroniske dokumenter fremsendt via e-post, der opfylder én eller flere af nedenstående betingelser:
– Er godkendt og afsendt af en myndighed i eller uden for forsvarsministeriets område,
– indgår i en registreret sag, eller
– er afsendt af en juridisk person eller enkeltperson og medfører, at en ny sag skal oprettes.
3.2.2. Uofficiel e-post.
Al anden e-post betragtes som uofficiel e-post.
4. Officiel e-post, procedurer
Officiel e-post må kun sendes som intern officiel e-post mellem myndigheder på FIIN eller modtages som ekstern officiel e-post.
4.1. Officiel e-post.
Der skelnes mellem indgående intern officiel e-post, udgående intern officiel e-post og ekstern officiel e-post.
Procedurerne for intern officiel e-post er beskrevet i "Vejledning for Officiel e-post", der er tilgængelig på FSV infoserver under projektorganisationer, stabsstøttesystemer.
4.1.1. Indgående intern officiel e-post.
POST kontrollerer indgående intern officiel e-post, inden den videresendes til modtagende kontrolpunkts (KTP) e-postkasse.
KTP udskriver en papirkopi inden e-posten sendes til CH eller SBH.
Papirkopien journaliseres og fordeles til CH eller SBH, hvor den indgår i sagsmappen.
4.1.2. Udgående intern officiel e-post.
Udgående intern officiel e-post må kun sendes fra en KTP postkasse eller fra Forsvarskommandoens (FKO) postkasse i POST til en anden myndigheds postkasse. Den officielle e-post skal være godkendt af en bemyndiget person.
4.1.2.1. Oprettelse af officielt elektronisk dokument.
Det elektroniske dokument oprettes af CH eller SBH på basis af skabelonen FKO skrivelse.
Der må ikke indsættes kæder (links) til andre dokumenter eller datakilder, da arkivering fortsat er baseret på papir, og evt. links her vil miste deres betydning.
Nødvendige dokumenter eller datakilder skal medsendes som vedhæftede bilag.
Dokumenter og evt. bilag skal lagres i koncernfælles standarder.
4.1.2.2. Godkendelse og forsendelse af officiel e-post fra CH eller SBH til KTP.
Den bemyndigede CH eller SBH sender via en skabelon i Outlook en e-post meddelelse til KTP med oplysning om:
– At dokumentet er godkendt,
– at KTP skal journalisere og viderefordele dokumentet, samt
– sagsnr., eller ved ny sag emnenummer(arkivkode) og sagstitel.
Den bemyndigede CH eller SBH udskriver en papirkopi, der underskrives og sendes til afdelingens KTP til videre foranstaltning og arkivering.
4.1.2.3. Forsendelse af officiel e-post fra KTP til myndighedspostkasse.
Når KTP modtager det officielle elektroniske dokument til forsendelse, kontrollerer KTP dokumentet og påfører journaloplysninger.
Dokumenter, der ikke opfylder formkravene, returneres til rettelse ved udsteder.
KTP sender det klargjorte elektroniske dokument til modtagende myndigheders e-postkasser, når det underskrevne dokument er modtaget og journaliseret ved KTP.
Indeholder fordelingslisten myndigheder, der ikke har en myndighedspostkasse, fremsendes e-posten til FKO e-postkasse med en opgørelse over de myndigheder, der ikke kan modtage e-post. POST udskriver dokumentet og fordeler en papirudgave til disse myndigheder.
4.1.3. Ekstern officiel e-post.
Der kan modtages officiel e-post via ekstern e-post; men der må ikke sendes officiel e-post fra FKO via ekstern e-post.
Besvarelse af ekstern officiel e-post foretages ved skrivelse fra FKO.
5. Uofficiel e-post
E-post, der ikke er officiel jf. pkt. 3.2.1. er uofficiel e-post. Uofficiel e-post kan udveksles som lokal, intern eller ekstern e-post mellem CH, SBH m.fl.
Uofficiel post, der skal indgå i sagsbehandlingen udskrives, registreres og vedlægges sagen, hvorefter den behandles som officiel e-post.
6. Ekstern e-post
FKO har en officiel internetadresse, fko@fko.dk. Enkelte afdelinger, sektioner og specifikke funktioner har etableret internetadgang med egne internetadresser.
E-post, der modtages på en internetadresse, betragtes som ekstern officiel e-post til FST, til en afdeling, en sektion eller en funktion, ikke som privat post til den enkelte. Adressen må ikke anvendes til private formål.
Privat post skal sendes/modtages via egen privat e-postadresse, som evt. kan oprettes på internettet.
6.1. Ekspedition af indgående ekstern e-post fra POST til modtager.
POST udskriver ekstern e-post, der modtages i FKO e-postkasse via Internettet og fordeler e-posten til modtageren via afdelingens KTP. Vedhæftede filer udlæses på disketter, viruscheckes og vedlægges e-postmeddelelsen.
6.2. Ekspedition af indgående ekstern e-post fra lokal Internet pc til modtager.
Ekstern e-post, der modtages på en lokal internet installationen i FST, skal ekspederes til modtager.
Afdelinger, sektioner og funktioner, der har adgang til Internettet, skal iværksætte rutiner, der sikrer at postkassen tømmes mindst to gange dagligt, samt at e-posten fordeles til modtager.
6.3. Behandling af indgående ekstern e-post.
Ekstern e-post, der opfylder kravene til officiel e-post, jf. pkt. 3.2.1. udskrives og indregistreres i lighed med almindelig post.
Officielle henvendelser via ekstern e-post indgår i den almindelige sagsbehandling og besvares ved skrivelse fra FKO til afsender.
7. Adressering
Oprettelse af e-post adresser foretages efter de standarder, der er fastlagt for det enkelte system. Forsvarets navnestandarder fastsættes af FIT.
7.1. Intern officiel e-post.
Intern officiel e-post adresseres til de modtagende myndigheders postkasser. Myndighedspostkasser er angivet i adressefortegnelsen.
Adresseringen kan evt. foretages ved brug af globale standardfordelinger, der ligeledes er anført i adressefortegnelsen.
7.2. Intern og lokal uofficiel e-post.
Intern og lokal uofficiel e-post sendes direkte til navngivne modtagere eller modtagegrupper. Kollektiv adressering til alle brugere i anden myndighed må ikke anvendes.
Uofficiel e-post må ikke sendes til en myndighedspostkasse.
7.3. Ekstern e-post.
FST er oprettet med en myndighedspostkasse fko@fko.dk på FST eget e-posthotel.
E-postadresser, der oprettes i FST, oprettes på FST e-posthotel.
Adressestandarden er brugernavn@fko.dk .
8. Sikkerhed m.m.
Ved anvendelse af e-post er der en række sikkerhedsmæssige, driftsmæssige og administrative forhold, der skal følges:
8.1. Sikkerheds- og driftsmæssige forhold.
Nedenstående er gældende for anvendelsen af e-post i FST:
– Der må kun udveksles informationer til og med TIL TJENESTEBRUG (TTJ) og NATO RESTRICTED (NR) som intern og lokal e-post på FIIN og LAN.
– FTR-P materiale må ikke sendes som e-post.
– FKO brevhoved må ikke anvendes til uofficiel post.
– Internettet opfylder ikke de i ref. pkt. 3.4. opstillede krav til dokumentsikkerhed, og må således ikke anvendes til afsendelse af officiel e-post.
– Uofficiel e-post slettes af systemadministrator, når stillingsindehaveren afgår.
– Log-filer med transaktionsoplysninger må tidligst slettes efter 28 dage.
– Post, der indeholder personoplysninger, der kan henføres til en enkeltperson, skal slettes senest 28 dage efter modtagelsen.
– E-post er skriftlig kommunikation, og skal håndteres i overensstemmelse hermed,
– Officiel e-post må kun udveksles mellem myndigheder på FIIN. Officiel e-post kan således ikke anvendes til at meddele enkeltpersoner forvaltningsafgørelser.
– Uofficiel e-post, der indgår i sagsbehandlingen, behandles som officiel e-post.
– Billedmateriale, videoklip og andet materiale, der er beskyttet af ophavsretten, må ikke fordeles via e-post.
– Der må kun sendes nødvendig og tjenstlig e-post.
– E-post må ikke anvendes til juridisk bindende kontrakter, betalingsanvisninger mv.
– Journalfunktionen i Outlook må ikke anvendes, idet journaliseringen og lagring af e-mail er for pladskrævende.
9. Særlige forhold ved e-postsystemet
Forsvarets postsystem Outlook98 giver mulighed for at dele informationer i offentlige mapper samt at anvende et kalendersystem til at arrangere møder m.v.
9.1. Offentlige mapper.
Forsvarets e-postsystem giver adgang til at oprette offentlige mapper. Offentlige mapper med global adgang oprettes af FIT, og mapper med lokal adgang for FST oprettes lokalt af DRIFT.
9.2. Kalendersystem.
Forsvarets postsystem er integreret med et kalendersystem. For at udnytte mulighederne i systemet, skal den enkelte bruger ved opsætning af kalendersystemet give adgang til, at der globalt kan inviteres til møder, samt at der lokalt er læseadgang til kalenderen.
10. Ajourføring
Nærværende bestemmelse ajourføres af ADMSEK.
Underskrift 1
Forsvarskommandoen, den 31. maj 2000