Ikke selve loven: Vejledning

Adresse https://gelex.eu/eli/DK/manual/retsinfo/2001/9562@2001-08-31/da

Indhold

1. Indledning
2. Underskrift 1

Ref.:

a. FKOBST P.321-1 Forsvarets Arkivtjeneste.

b. FKOBST 305-1 Dokumenters udformning.

c. FKOBST 358-1 Den Militære Sikkerhedstjeneste

d. FMN skr. 3.kt. 93-384-3 af 1996-10-09.

e. IT-sikkerhedsrådets Introduktion om digitale dokumenters bevisværdi.

f. FITVEJL 40 E-post brugeropsætning og administration.

g. FITVEJL 68 Installationsvejledning for Exchange Outlook Web Access på Exchange peer server.

h. FKOBST 380-2 Anvendelse af Internettet.

i. FITVEJL 61 Opsætning af globale offentlige mapper i FSV Exchange installationen.

Erstatter:

FKOBST 385.4-1 af 1999-07.

1. Formål

Nærværende bestemmelser skal tilgodese sikkerhed og ensartethed i forsvarets anvendelse af elektronisk post (e-post) på lukkede net (LAN og FIIN) samt over internet og hermed bidrage til størst mulig udnyttelse af forsvarets IT-mæssige infrastruktur. De enkelte myndigheder kan supplere med lokale vejledninger. Bestemmelserne gælder også national dansk anvendelse ved udsendte enheder, udenlandske hovedkvarterer og repræsentationer mv.

2. Generelt

Bestemmelserne skal ses i sammenhæng med relevant lovgivning, sikkerhedsbestemmelser, bestemmelser for systemadministration og -drift samt brugervejledninger.

Sikkerhedsmæssige forhold begrunder, at elektronisk post udvekslet over internet generelt ikke kan tillægges samme gyldighed som elektronisk post udvekslet over forsvarets lukkede net eller som papirbaseret post. Internet må kun anvendes til uklassificerede meddelelser, og der skal i hvert enkelt tilfælde være en særlig begrundelse for at anvende internet til fremsendelse af officiel post. Det er ikke tilladt at bruge internet til fremsendelse af officiel post til adressater, der er tilsluttet forsvarets lukkede net. Tegn på sikkerhedsbrud eller virus meldes straks til den lokale informatiksikkerhedsofficer.

Bestemmelserne skal give de brugende myndigheder sikkerhed for at officiel post, der udveksles elektronisk over forsvarets lukkede net (LAN og FIIN), kan tillægges samme gyldighed som papirbaseret post. Disse bestemmelser omfatter meddelelser, hvis indhold ikke er klassificeret højere end Til Tjenestebrug. Efter bestemmelsernes ikrafttræden skal der i hvert enkelt tilfælde være en særlig begrundelse for ikke at anvende elektronisk forsendelse internt i forsvaret. Forhold vedr. digitale dokumenters bevisværdi er bl.a. behandlet i ref. e.

Meddelelser, hvis indhold er klassificeret højere end Til Tjenestebrug, kan i mange tilfælde sendes elektronisk via X-POST-systemet eller Forsvarsministeriets Netværk til Hemmelig (FORNEM). Disse systemer er indtil videre ikke omfattet af nærværende bestemmelser.

3. Definitioner

Ved officiel e-post forstås e-post, der indeholder officielle dokumenter (skrivelser), som ikke fremsendes ad anden vej. Officiel e-post skal følge bestemte procedurer og må kun udveksles mellem officielle e-postkasser, hvorved forstås særligt autoriserede e-post-adresser, der etableres i tilknytning til journalfunktioner. Officielle e-postkasser omfatter dels myndighedspostkasser, der må varetage al udgående, indgående og lokal ekspedition af officiel e-post, og dels KTP-postkasser, der etableres internt i en myndighed ved kontrolpunkter (KTP) eller tilsvarende, og som må varetage udgående og lokal ekspedition af officiel e-post.

Ved officielle dokumenter forstås dokumenter udfærdiget i overensstemmelse med ref. b., som i et originaleksemplar er behørigt underskrevet af en hertil bemyndiget person, og som er registreret ved udstedende myndighed. Øvrige akter, der skal indgå i en sag, skal registreres, hvorved de gøres til officielle dokumenter. Officielle dokumenter på elektronisk form må ikke indeholde elektronisk aktivérbare elementer, der rækker ud over det pågældende dokument, f.eks. links, da indholdet af eksterne kilder kan ændre sig over tid. Officielle dokumenter må ikke indeholde lyd, levende billeder eller andre elementer, der ikke gengives ved udskrift på papir. Det skal i øvrigt sikres, at officielle dokumenter på elektronisk form ikke utilsigtet indeholder uvedkommende information, f.eks. om tidligere korrektur. Funktionen ”registrer ændringer” skal derfor være slået fra, når et officielt dokument udarbejdes.

Ved myndighedsbrugere forstås de brugere, som lokale myndigheder har udpeget og givet rettigheder til at betjene officielle e-postkasser.

Ved stabsbetegnelse forstås en sigende, kortfattet og entydig forkortelse, der identificerer den organisatoriske placering af en bemandingspost. Den indledes med et stort bogstav og består i øvrigt af store bogstaver eller arabertal, dvs. er uden mellemrum eller specialtegn, f.eks. CHPA, PA401.

Ved personlig brug forstås brug på egne vegne, enten tjenstligt som led i arbejde eller funktionsudøvelse, eller privat og uden bidrag til opgaveløsning.

Ved Outlook Web Access (OWA) forstås en brugergrænseflade, der i begrænset omfang tillader betjening af en Exchange postkasse via Internet Explorer på brugerarbejdspladsen.

Formålet med Outlook Web-Access er, at e-post brugere skal kunne betjene én personlig Exchange postkasse fra et vilkårligt NT-domæne tilsluttet FIIN (”Remote access”), eller at en e-post bruger i eget NT-domæne kan betjene egen Exchange postkasse fra en vilkårlig sagsbehandler (SBH)-arbejdsplads (”Roaming access”), såfremt dette ikke er muliggjort på anden måde.

Evt. Installation af Exchange Outlook Web Access på Exchange peer server gennemføres efter lokal beslutning herom. Såfremt det besluttes at installere OWA, skal dette gennemføres i henhold til bestemmelserne i ref. g.

4. E-post på internet

4.1. Almindelige bestemmelser for e-post via internet.

Der skal ved forsvarets NIV I- og NIV II-myndigheder være etableret en internet myndighedspostkasse, som betjenes således, at internet e-post ekspederes og fordeles internt mindst 2 gange dagligt. Hver myndighed må kun have én internet myndighedspostkasse med én hertil knyttet internet e-post-adresse, som skal fremgå af myndighedens officielle brevpapir etc. i lighed med postadresse, telefonnr. mv. Internet e-postadresser skal følge de ved ref. d. givne retningslinier. Ved afsendelse af e-post fra en internet myndighedspostkasse skal der som supplement til e-post-afsenderadressen tillige i tekstfeltet anføres myndighedsnavn, adresse og telefonnr. Øvrige af forsvarets myndigheder, der opretter e-post-adresse på internet, skal gøre det i form af en myndighedspostkasse og skal følge reglerne herfor.

4.2. Sikkerhed på internet.

E-post på internettet opfylder ikke forsvarets krav til elektronisk informationssikkerhed. Der må kun sendes uklassificerede meddelelser, og pc til brug på internet må ikke kobles på forsvarets lukkede net. Dokumenter, der er udfærdiget i dokumentskabeloner, som er autoriseret til brug på forsvarets lukkede net eller indeholder afsendermyndighedens officielle brevhoved mv., eller dokumenter, som i øvrigt er udfærdiget på forsvarets lukkede net, må kun fremsendes over internet i indskannet, ikke Optical Character Recognition (OCR) format. IT-sikkerhed er mere udførligt behandlet i ref. c.

4.3. Personlig brug af internet.

Officielle e-postkasser på internet må ikke anvendes til personlige meddelelser.

Myndigheder kan etablere tjenstlige internet e-postadresser til brug for enkeltpersoner. Sådanne bør fremgå af den enkelte stillingsindehavers visitkort, og den pågældende skal sikre, at postkassen jævnligt kontrolleres for indgået post. Tjenstlig e-post over internet skal bruges med omtanke og er i øvrigt underlagt reglerne om aktindsigt i henhold til Offentlighedsloven. Myndighederne skal informere berørte brugere om forsvarets overvågning af e-post mv. som følger.

Forsvarets myndigheder kan tillade, at ansatte i begrænset omfang anvender arbejdsstedets internet-adgang til privat brug svarende til brug af telefon. I tvivlstilfælde fastlægges begrænsninger af lokale chefer.

For at have mulighed for at gribe ind overfor evt. misbrug af forsvarets e-post adresser på internet samt pc-udstyr og lagringsmedier, herunder til formidling af materiale, der måtte være i strid med lovgivningen, må det påregnes, at forsvaret foretager kontrol af lagrede data på pc-udstyr mv. samt overvåger trafikken til og fra de internet e-postadresser, som myndigheder har etableret til enkeltpersoner, samt andre internet e-postadresser, der benyttes ved hjælp af forsvarets udstyr, med henblik på at fastslå afsender og modtager samt emnetitel.

Forsvarets myndigheder må som udgangspunkt ikke gøre sig bekendt med indholdet af private e-post meddelelser, der sendes på internet. Med henblik på så vidt muligt at undgå utilsigtet læsning, bør meddelelsens private karakter fremgå klart af emnetitlen.

4.4. Procedurer for officiel e-post via internet.

Internet e-post må ikke anvendes til at meddele forvaltningsafgørelser til personer.

Afsendelse af e-post via internettet udgør et supplement til andre forsendelsesmåder og bør kun anvendes i de tilfælde, hvor ingen særlige grunde, navnlig sikkerhedsmæssige, taler imod anvendelsen af internet som forsendelsesmedie.

Forsvaret kan ikke forudsætte, at modtagere af internet e-post anvender samme programportefølje og versionering, som er forsvarets standard (MS Office). Officielle meddelelsers indhold skal derfor fremgå af selve e-post tekstfeltet, hvor også afsendermyndighed, adresse mv. angives, f.eks. i overskriftsform og klart forskelligt fra de på FIIN anvendte dokumentskabeloner. For eventuelt vedhæftede dokumenter henvises til pkt. 4.2.

Under forudsætning heraf kan officiel e-post sendes via internettet f.eks. i følgende tilfælde:

– Der er tale om besvarelse af en henvendelse, der er modtaget via internettet, og hvor afsenders adresse kun er oplyst i form af en e-postadresse.

– Adressaten har specifikt anmodet om at modtage svar via internettet.

– Tidsmæssige årsager.

En udskrift af det sendte underskrives af den, der har bemyndiget afsendelsen, registreres og opbevares (arkiveres) som sagskopi. Endvidere tages kopi til kopibog.

Indgående e-post modtaget via internet myndighedspostkasser skal vurderes på linie med indgået papirpost med hensyn til evt. registrering, fordeling, behandling mv.

5. E-post på LAN og FIIN

5.1. Almindelige bestemmelser for e-post via LAN og FIIN.

Der skal ved de myndigheder og enheder, som er tilsluttet FIIN, oprettes en FIIN (MS Exchange) myndighedspostkasse, som betjenes således, at FIIN e-post ekspederes og fordeles internt mindst 2 gange dagligt.

Samtlige FIIN e-post adresser i forsvaret er indeholdt i et adressekartotek, der er globalt tilgængeligt. Det vedligeholdes løbende. Kartoteket indeholder myndigheds- og brugeradresser, der er standardiserede, jf. ref. f. Disse standarder skal følges.

Stabsbetegnelse skal bl.a. indgå i "ALIAS"-feltet i e-postsystemets adressekartotek og giver sammen med myndighedsforkortelsen en unik FIIN e-post adresse, f.eks. FIT-CHPA. Ved den enkelte myndighed skal der etableres procedurer, der sikrer, at ændringer til adresselisten straks meddeles IT-driftsfunktionen.

Der må som udgangspunkt kun sendes tjenstlig e-post over LAN og FIIN. Det skal bruges med omtanke og er i øvrigt underlagt reglerne om aktindsigt i henhold til Offentlighedsloven. Der ikke må sendes meddelelser, som ikke ville blive sendt eller viderebragt, såfremt e-post ikke var til rådighed, og mulighederne for at sende e-post til mange på én gang må ikke misbruges til at rundsende overflødig orientering. E-post er skriftlig kommunikation, og skal håndteres i overensstemmelse hermed.

Eksekverbare filer (filnavn med endelsen "EXE","COM", "BAT", ”DDL”, ”OCX”, ”VBX” m.fl.), må som hovedregel ikke sendes som vedhæftede filer, da disse filer er programfiler og derfor kan iværksætte uønskede funktioner, når modtageren åbner filen.

Meget omfangsrige filer, herunder sådanne som indeholder billeder, grafik og lyd i større omfang, bør ikke sendes inden for normal arbejdstid, hvor belastningen er størst.

5.2. Sikkerhed på FIIN og LAN.

Over FIIN må der kun udveksles e-post, der er klassificeret til og med Til Tjenestebrug (TTJ) / NATO Restricted (NR). E-post må ikke anvendes til juridisk bindende kontrakter og betalingsanvisninger.

FTR-P materiale må ikke sendes som e-post. Post, der indeholder oplysninger, som er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, må ikke opbevares ud over 28 dage i postsystemet (mapper).

De af e-postsystemet genererede log-filer skal af kontrolhensyn kontinuerligt være tilgængelige for informatiksikkerhedsofficeren 28 dage tilbage. Log-filerne skal som minimum indeholde følgende oplysninger om den enkelte transaktion:

– Afsenders og modtagers user-ID.

– Tidspunkt for afsendelse og modtagelse.

– Identifikation af forsendelsen.

Bortkomne, officielle e-postmeddelelser, der er klassificeret TTJ/NR, rapporteres til myndighedens informatiksikkerhedsofficer.

Remote access til personlig postkasse via Outlook Web Access, skal foretages via en tidsbestemt personhenførbar NT-account i det fremmede account-domæne suppleret med sikkerhedsverifikation i eget NT-domæne. En sådan tidsbestemt personhenførbar NT-account oprettes og slettes af den for resp. fremmede account-domæne ansvarlige myndighed efter anmodning herom fra brugere.

Forsvarets myndigheder er ansvarlige for e-post relevante afsnit i deres lokale informatiksikkerhedsinstruks, jf. ref. c.

5.3. Personlig brug af e-post på LAN og FIIN.

Hverken officielle e-postkasser eller myndighedens officielle brevhoved må anvendes til personlige meddelelser.

FIIN personlige e-postadresser er funktionsbestemte. Anvendelse følger de almindelige bestemmelser. Systemet oplyser selv afsenderadresse, og yderligere angivelse kræves ikke. Det er ikke tilladt at tilføje signatur med grafik eller lignende, der kan kopieres og misbruges, og som optager plads ved lagring og forsendelse.

FIIN, LAN og hertil knyttet udstyr er udelukkende beregnet til tjenstlige formål. Som udgangspunkt betragtes alle meddelelser mv. derfor som værende af tjenstlig karakter, hvorfor brugerne må påregne, at deres meddelelser af tjenstlige årsager kan blive læst og anvendt af andre end afsender og modtager. Dette kan f.eks. ske i forbindelse med varetagelsen af drifts- og sikkerhedsmæssig kontrol af nettenes anvendelse. Såfremt der undtagelsesvis sendes eller lagres private meddelelser eller oplysninger på eller i tilknytning til forsvarets lukkede net, skal den private karakter klart fremgå af emnetitlen, således at utilsigtet læsning så vidt muligt kan undgås. Private meddelelser og oplysninger må desuden ikke lagres unødigt.

Alle brugere skal jævnligt undersøge, om de har modtaget e-post. Der skal globalt være adgang til at invitere til møder, og der skal lokalt være adgang til at læse i kalenderaftaler og opgaver. Ved planlagt fravær skal e-post fortsat kunne ekspederes, f.eks. ved brug af funktionen Indbakkeassistent i e-post-applikationen.

Personlig e-post skal i overensstemmelse med god forvaltningsskik evt. indgå i sagsbehandlingen. I sådanne tilfælde skal de pågældende meddelelser mv. udskrives, registreres og behandles som sagsakter.

Den enkelte bruger har selv ansvaret for katalogisering, arkivering og oprydning af personlig e-post, og al post skal slettes af systemadministrator, når stillingsindehaveren afgår fra stillingen.

Den elektroniske papirkurv bør tømmes ved arbejdsdagens ophør.

Projektgrupper eller tilsvarende, der er etableret ved befaling af niveau I, II eller selvstændig niveau III myndighed, kan via myndigheden henvende sig til forsvarets Informatiktjeneste og jf. ref. i. anmode om oprettelse af en "offentlig mappe" og undermapper, der giver deltagerne mulighed for at dele information på tværs af de lokale myndigheders LAN. Anvendelse af "offentlige mapper" inden for den enkelte myndigheds LAN sker efter lokal bestemmelse.

5.4. Procedurer for officiel e-post via FIIN.

Officiel e-post via FIIN må kun anvendes mellem myndigheder. E-post må f.eks. således ikke anvendes til at meddele forvaltningsafgørelser til personer.

Officielle elektroniske dokumenter må kun udstedes af myndighedens chef eller de, som chefen har bemyndiget dertil (E.b.), og de skal forsynes med reference og dato samt de sædvanlige oplysninger om underskriveren, jf. ref. b.

Officielle elektroniske dokumenter er kendetegnet ved anvendelse af godkendte dokumentskabeloner, der indeholder afsendermyndighedens officielle brevhoved, registrerings- og adresseringsfelter m.v., og som skal overholde krav for registrering og bestemmelser for dokumenters udformning (ref. a. og b.).

Før ekspedition skal et officielt elektronisk dokument være journaliseret, og udstedende myndighed skal som sagskopi opbevare (arkivere) en udskrift, der er underskrevet af den, der har bemyndiget afsendelsen. Herudover indsættes en kopi i kopibogen.

Forsendelse af officiel e-post skal ske fra en myndigheds- eller KTP-postkasse og altid til en myndighedspostkasse. Den praktiske forsendelse og journalisering skal varetages af myndighedsbrugere.

De officielle elektroniske dokumenter skal sendes ved anvendelse af særlige koncernfælles e-post formularer, der administreres af Forsvarskommandoen.

Ved modtagelse af officiel e-post skal dokumentet udskrives på papirmedie og journaliseres. Dette skal varetages af myndighedsbrugere . Det udskrevne og journaliserede dokument skal opbevares i sagen.

Der skal ved den enkelte myndighed være etableret procedurer, der sikrer, at officiel e-post bliver læst og behandlet uanset sygdom, ferie eller andet fravær.

6. Sagsbehandlende afdeling

Informatikstaben er sagsbehandlende afdeling. Henvendelse kan ske til Systemsektionen, lokal 4435.

7. Ikrafttræden

Nærværende bestemmelser træder i kraft den 1. august 2001.

Underskrift 1

Forsvarskommandoen, den 31. august 2001 E.B.n\Direktørn\Niels M. Clemmensen

Versioner

1. 2001-08-31