Ikke selve loven: Vejledning

Adresse https://gelex.eu/eli/DK/manual/retsinfo/2003/9429@2003-01-29/da

Indhold

1. Indledning
2. Underskrift 1

Bestemmelserne i selve ISM-koden er holdt i meget generelle vendinger. Dette er gjort helt bevidst i erkendelse af, at der ikke findes to rederier eller to søfartsadministrationer, der er ens, samt at skibe opererer under vidt forskellige forhold. Umiddelbart giver ISM-koden således ikke megen vejledning til rederier og søfarende med hensyn til, hvad der mere konkret kræves af indholdet af et ISM-system.

Samtidig er hele princippet om, at rederier og skibe skal udarbejde og indføre et sikkerheds-styringssystem, der sikrer opfyldelse af alle relevante bestemmelser, standarder og vejledninger om sikkerhed og forebyggelse af forurening i det daglige arbejde, en ny måde for erhvervet at arbejde på i forhold til Søfartsstyrelsen.

På grundlag af de erfaringer, som Søfartsstyrelsen har gjort, siden principperne om sikkerheds-ledelse blev indført i 1996, har styrelsen udarbejdet denne vejledning for såvel de rederier og skibe, der allerede har etableret et ISM-system, som dem, der er i færd med at indarbejde et system for at opfylde ISM-kodens bestemmelser.

Søfartsstyrelsen anbefaler, at ISM-systemet har en form, der følger ISM-kodens inddeling og systematik. Dette sikrer, at nye besætningsmedlemmer, der tidligere har været beskæftiget i ISM-certificerede rederier, hurtigere vil være i stand til at identificere ISM-områder, der er relevante for deres daglige arbejde om bord.

De generelle bestemmelser om ISM-koden er indeholdt i følgende »hovedregelværker«:

Meddelelser fra Søfartsstyrelsen B, kapitel IX (SOLAS skibe).

Meddelelser fra Søfartsstyrelsen D, kapitel IX (passagerskibe og højhastighedsfartøjer i indenrigsfart).

Teknisk forskrift nr. 2 af 29. marts 1999 om administration af Den Europæiske Unions Forordning om sikkerhedsledelse af ro-ro passagerfærger, se Meddelelser fra Søfartsstyrelsen nr. 3/99. ISM-koden er i dansk oversættelse optrykt i Meddelelser fra Søfartsstyrelsen nr. 6/2002.

Teknisk forskrift nr. 13 af 13. november 2000 om sikker drift af passagerskibe (ISM-koden), der udelukkende anvendes til sejlads i havneområder, på indsøer m.v., se Meddelelser fra Søfartsstyrelsen nr. 9/2000.

Teknisk forskrift nr. 15 af 20. november 2000 om skibe til særlige formål (bevaringsværdige skibe, lystfiskerskibe mv.). Forskriften er udsendt som et separat hæfte af Meddelelser fra Søfartsstyrelsen dateret 1. december 2000.

Idet Søfartsstyrelsen minder om, at grundstenen i et godt sikkerhedsstyringssystem er, at rederiets ledelse føler sig forpligtiget af systemet, er det håbet, at vejledningen vil være en hjælp for alle, der er beskæftiget på skibe, i rederier eller andre maritime sammenhænge, hvor sikkerhedsledelse bruges som et aktivt værktøj til at opnå en stærk sikkerhedskultur.

Hvor der i vejledningen er anført »Søfartsstyrelsen«, betyder dette også de af Søfartsstyrelsen anerkendte klassifikationsselskaber.

Søfartsstyrelsen har i medfør af § 22 i lov om sikkerhed til søs uddelegeret ISM-certificeringen af lastskibe til de anerkendte klassifikationsselskaber.

I vejledningen gennemgås samtlige kapitler i ISM-koden, dog med undtagelse af kapitlerne 14,15 og 16, der udelukkende omhandler midlertidige certifikater. Kapitlerne i vejledningen refererer til ISM-kodens kapitler.

Ordforklaring:

SMS: Safety Management System (sikkerhedsstyringssystem)

DP: designeret person/systemansvarlig

Afslutningsdato: dato for afslutningen af audit på rederi eller skib

Udstedelsesdag: dato for afslutningen af audit på rederi eller skib

DOC: Document of Compliance / Overensstemmelsesdokument

IDOC: Interim Document of Compliance / Midlertidigt overensstemmelsesdokument

SMC: Safety Management Certificate / Certifikat for sikker skibsdrift

ISMC: Interim Safety Management Certificate / midlertidigt certifikat for sikker skibsdrift

APV: Arbejdspladsvurdering, risikovurdering – Ref. A II A Regel 5.

APB: Arbejdspladsbrugsanvisning – Ref. A II A Regel 10.

Kapitel 1 Generelt

1. Definitioner

Ud over definitionerne i ISM-koden kan det være nødvendigt at konsultere de definitioner, der er foretaget i det »hovedregelværk«, der indfører ISM-koden for den pågældende skibstype.

1.1 Målsætning

Målsætningen findes i ISM-kodens kapitel 1.2 og kan bruges af alle rederier og deres skibe. Indførelse af et sikkerhedsstyringssystem skal støtte og tilskynde til indførelse af en sikkerhedskultur, dvs. den almindelige sikkerhedsmæssige adfærd, alle besætningsgrupper om bord bør udvise.

1.3 Anvendelsesområde

Koden kan i princippet anvendes til at udarbejde et ISM-system for alle typer og størrelser af skibe. Denne vejledning udbygger de områder, hvor bl.a. forskelle i rederistørrelse medfører forskelle i de krav, der stilles til indholdet af ISM-manualerne.

1.4 Funktionelle krav

I henhold til kapitel 1.4 er det rederiets opgave at udarbejde, indføre og vedligeholde et sikkerhedsstyringssystem. Der anføres, hvilke områder systemet skal omhandle.

Kapitel 2 Sikkerheds- og miljøbeskyttelsespolitik

2.1

Politikkerne skal være kortfattede, men klare og forståelige. For at tilkendegive over for rederiets ansatte, at rederiledelsen står bag ISM-systemet, skal politikkerne være underskrevet af skibsrederen eller den administrerende direktør.

2.2

Det er rederiets ansvar, at de skrevne politikker forstås og følges af alle ansatte i det daglige arbejde.

Politikkerne bør som minimum indeholde bestemmelser om sikkerhed og arbejdsmiljø, alkohol og ansættelsespolitik. Det kan også være relevant at formulere en politik vedrørende f.eks. forbud mod narkotika og forholdet til pressen.

Kapitel 3 Rederiansvar og myndighed

3.1 Rederi

Foruden Søfartsstyrelsen skal alle ISM-relevante medarbejdere vide, hvem der er reder for skibet og dermed hovedansvarlig for dets sikre drift. Rederen er forpligtet til at meddele Søfartsstyrelsen hver gang, der sker ændringer i »rederforholdet«. For personligt ejede selskaber eller skibe skal rederens navn være påført ISM-certifikaterne.

3.2 Ansvar og myndighed for personale

Alt personale i rederiet, der arbejder inden for ISM-systemet, skal have en stillingsbeskrivelse. Rederiets organisatoriske opbygning skal afspejles i et organisationsdiagram, hvoraf også personale- og driftenheders placering skal fremgå. Alle forbindelser mellem de forskellige afdelinger i rederiet skal fremgå af diagrammet. Også den designerede persons ISM-funktion skal tydeligt fremgå af diagrammet, som skal angive, at den designerede person har direkte adgang til rederiets øverste ledelse. Det kan eksempelvis være vanskeligt at stillingsbeskrive alt cateringpersonale i et passagerskib, men en generel beskrivelse for gruppen skal udarbejdes.

3.3 Ressourcer

Rederiet skal beskrive, hvordan de nødvendige ressourcer til ISM-arbejdet tilvejebringes. Der tænkes her især på designeret persons muligheder for at igangsætte ISM-arbejde, der nødvendiggøres af meldinger fra skibe eller landorganisationen om f.eks. sikkerhedsmæssige forhold, der ikke lever op til de gældende bestemmelser på området. I en sådan situation er det rederiets pligt at fremskaffe de nødvendige ressourcer.

Kapitel 4 Designeret person (systemansvarlig)

I henhold til ISM-koden skal DP være ansat i landorganisationen. Personen kan dog i mindre rederier være sejlende. I rederier uden »landbaserede rederifunktioner« er det ofte vanskeligt at udpege en person, der forsvarligt kan varetage opgaven, idet der nemt kan opstå interessekonflikter, når reder, ejer og skibsfører er én og samme person. Rederiet skal så vidt muligt bestræbe sig på at udnævne en anden person end rederen som designeret person.

Der er mulighed for, at flere rederier/skibe kan være fælles om at udpege en for parterne acceptabel person, der så varetager de samlede pligter som designeret person. Dette skaber sjældent problemer for skibe med næsten samme driftsform. Det er vigtigt, at SMS foreskriver en afløser for den designerede person, og at der skrives en stillingsbeskrivelse også for denne. Den designerede person bør have en maritim baggrund, hvorved der opnås gensidig tillid og faglig forståelse med skibene. Uden denne tillid mister designeret person et væsentligt element i forbindelse med ISM-kodens dynamik og vedligehold. DP bør have kendskab til kvalitetsstyring og bør derfor have deltaget i en efteruddannelse, hvor emnet gennemgås, og kandidaten testes for egnethed.

Kapitel 5 Skibsførerens ansvar og myndighed

5.1

Rederiet skal definere skibsførerens ansvar med hensyn til gennemførelse af ISM-systemet om bord, og skibsføreren skal medvirke til, at den nødvendige ISM-motivation er til stede.

Rederiet skal samarbejde med skibsførerne om ISM-systemets udarbejdelse, indførelse og vedligehold.

Skibsmøder (personalemøder), der har ISM-forhold på dagsordenen, kan være medvirkende til forståelse af nødvendige SMS-procedurer, der skal gennemføres for at få systemet til at fungere efter hensigten.

Skibsføreren er skibets leder og rederiets repræsentant og skal som sådan have et grundigt kendskab til ISM-systemet.

5.1.1

Skibsførerens pligter skal klart beskrives i SMS og omfatter bl.a.:

Håndhævelse af rederiets sikkerheds- og miljøbeskyttelsespolik samt andre politikker, rederiet måtte have, herunder

Ansvar for skibets sikre drift

Motivere besætningen til at overholde de vedtagne politikker

Udstede hensigtsmæssige ordrer og instruktioner på en klar og tydelig måde

Verificere, at fastsatte krav bliver overholdt

Årligt gennemgå SMS og rapportere dets eventuelle mangler til ledelsen i land (rederiet bør udarbejde en formular til dette brug).

Føre skibet i overensstemmelse med gældende love og holde sig ajour med disse.

5.2

Det er vigtigt, at rederiet klart definerer skibsførerens ansvar og mulighed til at reagere og handle frit i en kritisk situation. Dette opfyldes ved, at rederiet indfører en erklæring i SMS derom. Der er erfaring for, at en rederunderskrevet erklæring formindsker risikoen for misforståelser, især under PSC kontroller i fremmede havne.

Kapitel 6 Ressourcer og personel

Det er rederiets og skibsførerens pligt at sikre, at alle nyansattes kvalifikationer opfylder gældende bestemmelser derom.

6.1

Rederiet skal sikre, at skibsføreren

er kvalificeret

er fuldt fortrolig med rederiets SMS

modtager den nødvendige støtte til varetagelse af sine opgaver.

6.2

Rederiet skal endvidere sikre, at skibet er bemandet med kvalificeret, certificeret og fra et sundhedsmæssigt synspunkt egnede søfarende i overensstemmelse med internationale og nationale krav.

Når søfarende forhyres gennem fremmede bemandingsagenturer, må rederiet sikre, at også disse søfarende opfylder danske bestemmelser. Dette kræver, at rederiet mindst én gang om året, eventuelt med hjælp fra anden myndighed eller bemyndiget organisation, auditerer agenturerne. Der skal udfærdiges rapporter derfor, som forelægges Søfartsstyrelsen til gennemsyn ved auditering. Søfartsstyrelsen kan selv foranledige, at udenlandske bemandingsagenturer auditeres, såfremt rederiet ikke selv har gennemført intern auditering.

Ved myndighedsauditering kontrolleres de ansattes kvalifikationer. Rederiet skal derfor sikre, at der om bord er nødvendig dokumentation til rådighed (originale beviser for besætningens kvalifikationer, herunder sønæringsbeviser).

Såfremt der findes et rederikontor i land, skal der forefindes en kopi af de ansattes certifikater (beviser) her.

Alle søfarende på skibe med en bruttotonnage på 20 og derover skal være i besiddelse af et gyldigt sunhedsbevis (Blå Bog) (se bekendtgørelse nr. 903 af 28. september 2000 om lægeundersøgelse af søfarende og fiskere). For skibe under denne tonnage kræver Søfartsstyrelsen, at rederen kan dokumentere, at alle ansatte er egnede til tjeneste set ud fra et sundhedsmæssigt aspekt.

6.3

Rederiet skal etablere procedurer, der sikrer, at nymønstrede eller personer, der overføres til nye opgaver vedrørende sikkerhed og miljøbeskyttelse, bliver gjort fortrolige med deres opgaver. Det skal herunder sikres, at nye besætningsmedlemmer gives den nødvendige instruktion før afgang såsom »Kend dit Skib« (se bekendtgørelse nr. 773 af 7. oktober 1997 om instruktion af nymønstrede søfarende).

6.4

Det er rederiets og skibsførerens ansvar, at besætningen opnår tilstrækkeligt kendskab til relevante regler gældende for skibet. I mange rederier bruges en formular, hvorpå alle besætningsmedlemmer bekræfter, at de har forstået relevante dele af SMS og kender rederiets politikker på alle sikkerhedsmæssige områder. Formularen kan øge de ansattes ansvarsfølelse og bevidsthed om egne sikkerhedsforhold.

6.5

Rederiet skal løbende vurdere nødvendige uddannelsesbehov om bord. SMS skal indeholde en procedure, der konkret beskriver, hvordan rederiet vil opfylde dette krav. I mange rederier bruges medarbejderudviklingssamtaler til dette formål.

6.6

Rederiet skal sikre, at der er skabt grundlag for, at besætningen er i stand til at kommunikere effektivt under udførelse af deres opgaver. I passagerskibe med flersprogede besætninger skal der til kommunikation i forbindelse med sikkerhed fastsættes et fælles arbejdssprog om bord. Dette skal angives i skibsdagbogen og i ISM-systemet. I øvrige situationer, herunder dagligt arbejde samt om bord i lastskibe, kræves et eller flere fælles arbejdssprog.

6.7

Rederiet skal etablere procedurer, gennem hvilke skibets besætning modtager relevant information om SMS på arbejdssprog, som forstås af alle.

I skibe, hvor der er flere nationaliteter, og der derfor bruges flere sprog, skal rederiet sikre, at alle med et sikkerhedsmæssigt ansvar kan læse og forstå de skrevne procedurer. Rederiet eller skibsføreren skal ved ansættelse af personale sikre, at kommunikation på et fælles arbejdssprog er mulig. Ansatte, der ikke kan kommunikere på arbejdssproget, må ikke have opgaver, der giver dem ansvar over for ansatte eller passagerer.

Kapitel 7 Udarbejdelse af planer for operationer om bord

7.1

Skønt dette er et af ISM-kodens korteste kapitler, er det et af de mest omfattende i ISM-systemet, idet alle operationer, der er væsentlige for sikkerhed, arbejdsmiljø og forebyggelse af forurening om bord, skal beskrives her. Beskrivelserne skal forefindes som enten procedurer, instruktioner, skemaer eller evt. vejledninger.

Af vigtige og nødvendige beskrivelser kan nævnes: bro- og maskinprocedurer i forbindelse med ankomst og afgang. Der vil i denne forbindelse være brug for checklister, der underskrives af de personer, der har ansvar for, at kontrollerne udføres. I forbindelse med miljøbeskyttelse er det vigtigt, at alle operationer ved bunkring, bortskaffelse af affald og spildolie beskrives.

Der bør ligeledes findes en beskrivelse af rederiets generelle procedurer for sikring af sikkerhed og sundhed om bord i skibet. Følgende procedurer bør udarbejdes:

Procedure for organisering af sikkerhedsarbejdet om bord (§16 uddannelse, dagsorden til møder i sikkerhedsudvalget, diverse checklister for sikkerhed og sundhed om bord).

Procedure for indkøb af tekniske hjælpemidler (maskiner og udstyr), personlige værnemidler, kemiske stoffer og materialer.

Procedure til sikring af forskriftsmæssig sundhedstjeneste om bord (sygdomsbehandleruddannelse, ajourføring af medicinkisten med Radio Medical mv.).

Procedure for APV arbejdet om bord.

Procedure for udarbejdelse af arbejdspladsbrugsanvisninger (APB) ved brug af kemiske stoffer/materialer.

Rederier, der er ansvarlige for drift af tankskibe, der transporterer kemiske stoffer, der, jf. Meddelelser A kapitel II A, anses for farlige, bør endvidere udarbejde en procedure for forebyggelsesarbejdet med henblik på, at arbejdstager ikke udsættes for koncentrationer af produkter, der overstiger grænse-værdien.

Operationer i forbindelse med lastning, losning og evt. transport af farligt gods skal beskrives. For passagerskibe er procedurer for passagerregistreringer nødvendige. Disse registreringer skal findes både på land og på skibet (se Søfartsstyrelsens tekniske forskrift nr. 8 af 15. december 1998).

Ovenstående eksempler på indholdet af kapitel 7 i SMS er langt fra dækkende, hvor-for personer, der er ansvarlige for udarbejdelsen af procedurer (DP), nøje bør overveje, hvilke arbejdsopgaver der skal medtages i SMS. Det skal tilføjes, at instruktioner, der forklarer brugen af diverse udrustning om bord, ikke nødvendigvis behøves kopieret i SMS. En procedure, der refererer til sådanne instruktioner, vil være tilstrækkelig.

Ved udarbejdelsen af procedurer er det vigtigt, at det angives, hvor ansvaret for procedurens efterlevelse er placeret. Såfremt det er nødvendigt at referere til en konkret stilling, bør dette ikke ske med reference til pågældendes navn, men snarere til vedkommendes stillingsbetegnelse.

7.2 Oplagte skibe

Rederen bør udarbejde en oplægningsprocedure, for at skibet kan være oplagt med et gyldigt SMC. Oplagte skibe uden besætning kan ikke auditeres.

Oplægningsproceduren bør om muligt nævne oplægningsperioden. Almindeligvis bør man, hvis en oplægningsperiode overskrider 12 måneder, begynde forfra med 1. gangs audit, når skibet igen skal i drift.

Såfremt en termin for mellemliggende audit overskrides i oplægningsperioden uden afholdelse af auditeringen, bortfalder gyldigheden af SMC. Når skibet atter skal i drift, udstedes et ISMC gældende, indtil der er udført auditering.

Der anvendes en »blidere« tolkning for mindre skibe, som grundet driftsformen rutinemæssigt lægges op for vinteren, eksempelvis lystfiskerskibe og mindre passagerskibe.

Certifikatets gyldighedsperiode er stadig den oprindelige udstedelsesdag plus højest 5 år.

Gyldighedsperioden kan ikke forlænges med oplægningsperioden.

Reaktiveres det oplagte skib med en helt ny besætning uden erfaring i det pågældende skib, inddrages SMC, og auditeringsprocessen skal begynde forfra med et 1. gangs audit.

Såfremt et rederi oplægger sit eneste skib, og SMC inddrages, medfører dette, at DOC ligeledes inddrages.

Kapitel 8 Nødberedskab

8.1

Rederiet er ansvarlig for, at ISM-systemet indeholder procedurer, der dækker (identificerer, beskriver og reagerer på) mulige nødsituationer om bord, såsom f.eks. mand-over-bord, grundstødning, brand, forurening, kollision, evakuering m.m.

8.2

Rederiet skal etablere øvelses- og træningsprogrammer for at være forberedt på mulige nødsituationer. Øvelsesprogrammer skal som minimum udarbejdes for båd-, brand- og evakueringsøvelser. Desuden bør der afholdes andre former for relevante øvelser, f.eks. olieforureningsøvelser og helikopterevakuering. Alle øvelser skal evalueres og registreres enten i Tilsynsbogen eller på lister, der er oprettet til formålet i SMS. Det er tilladt at bruge elektronisk registrering. Udskrifter kan opbevares i Bilagsmappen (tillæg til Tilsynsbogen) udleveret af Søfartsstyrelsen.

8.3

SMS skal indeholde procedurer, som sikrer, at også rederiets landorganisation til enhver tid kan reagere på ulykker og nødsituationer, som berører dets skibe. Der skal derfor til enhver tid, når rederiet har skibe på havet, være et nødberedskab i land. Det er tillige et krav, at rederiets landorganisation mindst én gang om året simulerer en hændelse på et af skibene, der bevirker, at landorganisationens beredskab afprøves. Ved den årlige rederiauditering kræves der dokumentation for, at der har været simuleret en årlig øvelse. Mobiltelefon kan indgå i rederiets nødberedskab, men opmærksomheden henledes på, at der kan opstå udfald på nettet.

Så længe skibet er i drift, skal rederiets nødberedskab umiddelbart kunne aktiveres. Det er vigtigt, at rederiets beredskab er på plads. Dette betyder i praksis, at skibet altid skal kunne kontakte rederiet og derved få professionel assistance i en kritisk situation.

For mindre rederier eller rederier uden landbaserede funktioner er der mulighed for at benytte f.eks. faglige sammenslutninger, der varetager medlemmernes interesser på dette område.

Kapitel 9 Rapporter og analyser af afvigelser, ulykker og farlige situationer

9.1

SMS skal indeholde procedurer, som sikrer, at afvigelser, ulykker og farlige situationer rapporteres til rederiet. Dette kan gøres ved, at SMS indeholder et skema, der umiddelbart kan anvendes til rapportering. Det er vigtigt, at dette skema er enkelt og derved problemfrit at udfylde.

ISM-koden inddrager alle i besætningen, og derfor er et enkelt system en væsentlig betingelse for, at systemet kan fungere i praksis. Alle skal have mulighed for at rapportere til designeret person (systemansvarlig). DP skal hurtigt reagere på alle henvendelser i overensstemmelse med den enkelte henvendelses karakter.

9.2

Rederiet skal udarbejde procedurer, der sikrer, at alle henvendelser underkastes en vurdering og om nødvendigt en korrigerende handling. Det er designeret persons ansvar, at de nævnte procedurer udarbejdes og bruges i den daglige drift.

Kapitel 10 Vedligehold af skib og udstyr

10.1

ISM-koden kræver, at vedligeholdet i skibet er beskrevet. De fleste rederier bruger planlagt vedligehold, idet andet ofte er vanskeligt at administrere i det daglige.

SMS skal indeholde beskrivelser, der sikrer, at skib og udrustning vedligeholdes, og ansvaret for vedligeholdet skal dokumenteres i systemet. I mindre rederier styres vedligeholdet ved sikkerhedschecklister og ved årlige værftsophold.

Ansvaret for udførte opgaver skal altid kunne placeres. Det er derfor vigtigt, at alle sikkerhedschecklister forsynes med initialer for de personer, der er ansvarlige for vedligeholdet.

Som eksempel på sikkerhedscheck i små skibe kan nævnes kabyssens gasapparat, som automatisk skal slukke i tilfælde af ukontrolleret udslip (auto-luk-system). Det skal regelmæssigt kontrolleres, at dette system fungerer korrekt, hvilket skal fremgå af nævnte sikkerhedscheckliste med initialer for den, der udfører kontrollen.

Et andet eksempel er maskinens vandstandsalarm. En regelmæssig afprøvning er meget nødvendig, da skibe er forlist på grund af manglende opmærksomhed over for vandindtrængen i maskinrummet.

Eksempler fra større skibe kan være kontrol af maskinrummets vandtætte døre, vandstandsalarmer, nødbrandpumpe, nødgeneratorer og CO 2 -anlæg m.v. En regelmæssig afprøvning af disse installationer er nødvendig, da alvorlige havarier er forekommet grundet funktionssvigt, der kunne have været undgået ved rettidig kontrol.

10.2

Rederiet har pligt til at sikre,

at skibet afholder de krævede syn. Skibet bør derfor have en certifikatmappe med en oversigt over terminerne for skibets certifikater; kopi deraf bør forefindes på rederiet;

at det fremgår af SMS, at afvigelser, der rapporteres til rederiet, så vidt muligt skal indeholde årsag til afvigelsen;

at der rettidigt foretages korrigerende handling på rapporterede afvigelser;

at det kan dokumenteres, at korrigerende handling er foretaget.

10.3

Rederiets SMS skal indeholde en liste over udstyr – kritisk udstyr – og tekniske systemer, som i tilfælde af funktionssvigt kan udgøre en risiko for skib, passagerer, besætning eller miljøet.

SMS skal beskrive, hvilke forholdsregler der kan tages for at modvirke sådanne funktionssvigt.

Vedligehold styres i overvejende grad ved hjælp af checklister. Disse checklister skal benyttes ved afprøvninger af skibets udrustning og tekniske systemer.

Det er vigtigt, at skibet opbevarer gamle checklister i en periode. Dette kontrolleres ved auditering. Det bør fremgå af SMS, hvor længe checklister og dokumenter skal arkiveres.

For klassede skibe indgår klassesyn i beskrivelsen. Det er dog tilstrækkeligt at referere til klassens bestemmelser herom.

Kapitel 11 Dokumentation

11.1

Rederiet har pligt til at sikre, at SMS til enhver tid er opdateret. Dette kræver et dokumentstyringssystem, som skal være beskrevet i SMS, kapitel 11.

ISM-dokumentationen skal være kontrolleret og styret. Dette betyder, at alle dokumenter skal være forsynet med et »hoved«, hvoraf de nødvendige oplysninger for dokumentets opdatering og historie skal fremgå.

I praksis forsynes »hovedet« med versionsnummer, erstatter version, dato for udstedelsen, hvem der har udarbejdet, hvem der har godkendt, og hvad dokumentet omhandler (se nedenstående eksempel).

Dokumenthoved

Kapitel: Eksempelvis Rederiansvar og Myndighed

Emne: Rederiets selskabsstruktur – Organisationsdiagram

Udstedelsesdato 18 01 2002 Versionsnummer 2 Udarbejdet af LM Dokumentnummer 3.1.0

Skib M/S MÅGEN Erstatter version nr. 1 Godkendt af HS Side 2 af 8

11.2

Det er vigtigt, at forældede dokumenter straks fjernes, og at designeret person (systemansvarlig) sikrer sig, at nye dokumenter indsættes i SMS-mapper i rederiet og modtages på skibene. DP kan gøre dette ved at uddelegere arbejdet med udskiftningen til nøglepersoner om bord og i land.

Det er nødvendigt at have en revisionslog (evt. i skemaform) til dokumentstyring. Denne skal føres hver gang af den, der udskifter dokumenter i SMS (se nedenstående eksempel).

Revisionslog

Dokumentnavn Dato for udskiftning Initialer for den, der udskifter dokumenter i SMS

Kun DP bør opbevare »historiske« dokumenter. Disse kan være nødvendige for en efterfølgende auditering.

I større rederier udarbejdes almindeligvis to originale SMS-manualer, én rederimanual og én skibsmanual.

Der skal under alle omstændigheder i dette kapitel være en oversigt over antallet af styrede manualer i systemet; det skal desuden være angivet, hvem der har ansvar for opdatering af manualer.

I mindre rederier er én udgave af SMS sædvanligvis tilstrækkelig, idet man heri beskriver såvel rederi som skib. Skibenes besætninger orienteres om rederiets opbygning, der skal illustreres i manualen ved et blokdiagram.

Skibsbiblioteket skal beskrives ved en kort liste i dette kapitel. Ansvaret for opdatering af indholdet i skibsbiblioteket skal beskrives i SMS.

Kapitel 12 Rederiets verifikation, gennemgang og evaluering

12.1

Rederiet skal afholde interne audits (gennemgang af SMS/interview med relevant personale).

Det interne audit skal kunne dokumenteres ved en skriftlig rapport, der som minimum indeholder oplysning om

hvem, der er auditeret,

hvilke kapitler, der er auditeret,

resultatet af auditeringen (vurdering af besætningens kendskab til SMS samt evt. afvigelsesrapporter),

dato for auditeringen,

underskrift fra den, som har foretaget auditeringen.

Internt audit skal afholdes mindst én gang hvert år. Dette er en af betingelserne for systemets vedligehold og en fortolkning af ISM-kodens pkt. 12.1. Der foretages endvidere eksterne audits ved Søfartsstyrelsen af skib og rederi. For hovedparten af lastskibe udføres eksterne audits dog af de anerkendte klassifikationsselskaber. En af betingelserne for, at en sådan auditering kan udføres tilfredsstillende, er, at der foreligger en skriftlig intern auditrapport, der tillige skal være til brug for rederiledelsens årlige evaluering af ISM-systemet.

Det årlige interne audit er også medvirkende til at holde motivationen hos personalet vedlige.

12.2

Rederiet skal årligt evaluere effektiviteten af og, når nødvendigt, gennemgå SMS. Der skal findes procedurer i SMS, som beskriver dette.

Resultatet af rederiets årlige evaluering skal kunne dokumenteres. Der forventes ikke megen dokumentation i forbindelse med auditering af dette område for de mindre rederier; der skal dog foreligge en rapport, som skal være tilgængelig ved Søfartsstyrelsens auditering.

I mindre rederier foregår rederiets evaluering for det meste i forbindelse med den hyppige kontakt, der sædvanligvis er mellem rederi og skib. Skibsføreren skal herunder medvirke aktivt til en effektiv rapportering fra skib til rederi.

12.3

Audits og eventuelle korrigerende handlinger skal udføres i overensstemmelse med nedskrevne procedurer. Der skal snarest muligt tages stilling til alle forslag, observationer, hændelser og begivenheder, der medvirker til ændringer i systemet. I modsat fald ophører besætningens motivation til at ændre tingenes tilstand. Alle forslag behøver ikke at medføre ændringer; men det er vigtigt, at alle får svar på stillede forslag. Et simpelt system, hvor forslag kan stilles skriftligt, bør være etableret i rederiet, herunder angivelse af svarfrist.

12.4

Personel, der udfører interne audits, skal have maritimt kendskab og i princippet være uafhængige af de områder, der auditeres, medmindre dette er umuligt på grund af rederiets størrelse og opbygning.

Designeret person er ansvarlig for, at der gennemføres interne auditeringer, og kan selv deltage i processen eller udpege personale (auditører) til opgaven. Auditørerne skal have instruktion i auditerings-teknikken og i den efterfølgende rapportering.

I mindre rederier, hvor der kun er få ansatte, skal DP også benytte auditører med maritimt kendskab. Internt audit kan evt. gennemføres af personer fra andre skibe i området. Denne praksis benyttes i havne, hvor flere erhvervsfartøjer med lystfiskere er beskæftiget. Internt audit, udført af to personer, der dagligt sejler sammen, har kun begrænset værdi.

12.5

Resultatet af de afholdte audits skal bringes til kendskab for det personel, som har ansvaret for det auditerede område.

Det er vigtigt, at de personer, der er blevet auditeret, får information om resultatet af interne såvel som eksterne auditeringer. Det er ligeledes nødvendigt at informere øverste ledelse (bestyrelser, kommunalbestyrelser, byråd og alle andre, der er direkte medansvarlige for skibets drift) om auditrapporters indhold.

12.6

Personer, som er ansvarlige for det auditerede område, skal i rette tid foretage korrigerende handlinger vedrørende fundne mangler eller afvigelser.

Såfremt der i forbindelse med en auditering udfærdiges korrektionsrapporter, kræves det, at afvigelserne korrigeres inden for et fastsat tidsinterval. For at kontrollere, om korrektionerne gennemføres i tide, kræver Søfartsstyrelsen, at rederiet kvitterer på korrektionsrapporten og indsender en kopi til styrelsen, der så beslutter, om der skal gennemføres en opfølgende auditering. For audits udført af klassifikationsselskaberne benyttes det pågældende selskabs procedurer.

Ved næste auditering må det forventes, at det kontrolleres, om korrektionerne er tilfredsstillende gennemført. Ved grove afvigelser følger Søfartsstyrelsen omhyggeligt korrigeringsprocessen, og først efter tilfredsstillende verificering »frigives« skib eller rederi.

Et eksempel på en grov afvigelse kan være manglende reaktion på et simuleret nødopkald til rederiet fra et skib i drift. Den korrigerende handling skal i en sådan situation være en opstramning af proceduren på en sådan måde, at Søfartsstyrelsen er sikker på, at gentagelse under normale omstændigheder ikke vil forekomme.

Kapitel 13 Certificering, verifikation og kontrol

Der kan udstedes følgende ISM-certifikater:

Overensstemmelsesdokument / Document of Compliance (DOC) til landorganisationen (rederiet)

Certifikat for sikker skibsdrift / Safety Management Certificate (SMC) til skibet

Midlertidige certifikater /interim (IDOC – ISMC), se reference til ISM, kapitel 14, 15 og 16 .

Såfremt et skib drives af et rederi med egentlig landorganisation, skal der udstedes et Overensstemmelsesdokument / Document of Compliance (DOC) for rederiet og et Certifikat for sikker skibsdrift / Safety Management Certificate (SMC) for skibet.

Rederiets DOC skal være relevant for de skibstyper, som rederiet er ISM-ansvarlig for. Principielt kan der udstedes et DOC for hver enkelt skibstype, men Søfartsstyrelsen udsteder almindeligvis kun ét DOC, der dækker alle rederiets skibstyper.

Der udstedes kun DOC til rederier, der opererer skibe omfattet af krav om ISM-certificering. Dette betyder, at et rederi ikke kan få udstedt et DOC, medmindre rederiet driver et skib, som det er ISM-ansvarlig for.

Skibet skal altid have kopi af rederiets gyldige DOC samt det originale SMC i certifikatmappen.

Når rederiets ISM-ansvar for drift af et skib ophører, skal de ISM-relaterede certifikater, der er udstedt af Søfartsstyrelsen, returneres.

Certifikaternes gyldighed

Gyldigheden for et DOC er højst 5 år, regnet fra afslutningsdato for første auditering af rederiet.

Gyldigheden for et SMC er højst 5 år, regnet fra afslutningsdato for første auditering af skibet.

Betingelser for gyldigheden er, at der afholdes de lovpligtige mellemliggende auditeringer.

DOC: årlig auditering

SMC: 1 mellemliggende auditering i 5-års perioden.

Omfang af auditering

Rederi

Et rederis DOC skal auditeres hver 12. måned (+/- 3 måneder). Hvert 5. år gennemføres en fornyelsesauditering, der har samme varighed og omfang som førstegangsauditeringen. Fornyelsesauditering skal være gennemført inden udløb af certifikatet.

Skib med rederiorganisation

Et skibs SMC skal auditeres hver 30. måned (+/- 6 måneder). Hvert 5. år gennemføres en fornyelsesauditering, der har samme varighed og omfang som førstegangsauditeringen. Fornyelsesesauditeringen skal være gennemført inden udløb af certifikatet.

Skib uden rederiorganisation

Et skibs SMC (et nationalt certifikat) skal auditeres hver 30. måned (+/- 6 måneder). Hvert 5. år gennemføres en fornyelsesauditering, der har samme varighed og omfang som førstegangsauditeringen. Fornyelsesauditeringen skal være gennemført inden udløb af certifikatet.

Ovenstående bestemmelser begrænser ikke retten til at foretage hyppigere auditeringer, såfremt der indtræffer situationer, der skønnes at kræve dette.

Bemærkninger

For ro-ro passagerskibe gælder, at den mellemliggende auditering skal være afsluttet inden udløb af 30. måned (teknisk forskrift nr. 2 af 29. marts 1999, artikel 5, stk. 4).

Anmodning om ISM-auditering

I lighed med lovpligtige syn, påhviler det rederen at kontakte Søfartsstyrelsen/klassifikationsselskabet for at aftale tid til auditering. Henvendelse skal foretages i god tid.

Under auditeringen skal rederiet sørge for, at der er tilstrækkelig besætning til rådighed, således at nøglepersoner om bord kan frigøres til auditering.

Dokumentation

Inden en auditering kan gennemføres af Søfartsstyrelsen, skal rederiet have indsendt en eller evt. to opdaterede SMS-manualer. Manualerne skal indsendes til styrelsen senest 14 dage, før auditering påbegyndes.

SMS-manual i elektronisk version kan accepteres under forudsætning af, at »papirmanualer« også er til rådighed under auditeringen. Dette krav fastholdes, så længe lovgivningen med hensyn til underskrifter ikke er på plads.

Kapitlerne 14, 15 og 16

ISM-kodens afsluttende 3 kapitler (14, 15 og 16) omhandler myndighedernes administration i forbindelse med udstedelse af midlertidige certifikater og certifikaternes udformning, hvorfor der ikke skrives detaljeret vejledning hér.

Midlertidige certifikater/interim (IDOC – ISMC).

For nystartede rederier eller for rederier, der starter sejlads med en ny skibstype, kan der udstedes midlertidige ISM-certifikater.

Gyldighedsperioden for et ISMC er normalt 6 måneder. Ekstraordinære forhold kan dog begrunde en forlængelse til 12 måneder. Sådanne forhold kan være, at rederiet af en eller anden årsag stadig opererer under et IDOC, idet der ikke må udstedes fuldgyldigt SMC, før rederiet har fået udstedt fuldgyldigt DOC.

Gyldigheden for et IDOC er normalt 6 måneder. Det kan dog under særlige omstændigheder forlænges til 12 måneder.

Det kræves, at rederiet dokumenterer forståelse for ISM-kodens krav, inden der udstedes IDOC. Denne dokumentation foregår i praksis ved, at rederiet dokumenterer, at som minimum ISM-kodens kapitler 3, 6 og 8 er opfyldt. Der kan desuden blive tale om at anmode rederiet om yderligere materiale samt at interviewe nøglepersoner, før der udstedes midlertidige certifikater.

Ophævelse

Vejledning nr. 1 af 25. januar 2001 om ISM-certificering i henhold til Koden for Sikker Skibsdrift (ISM-koden), som indeholdt i IMO resolution A.741(18), ophæves.

______________

Synscentret, sag 199911409

Underskrift 1

Søfartsstyrelsen, den 29. januar 2003

Versioner

1. 2003-01-29 · til 2013-09-09