Vejledning til bekendtgørelse nr. 1198 af 07.12.2004 om Kontorservice
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Ikke selve loven: Vejledning
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/manual/retsinfo/2004/9698@2004-12-21/da
Indhold
Forord
Uddannelsesbekendtgørelsen og denne tilhørende, autoritative vejledning udgør sammen med de generelle og tværgående regler det samlede forskriftsmæssige grundlag for skolernes og de lokale uddannelsesudvalgs arbejde med de lokale undervisningsplaner m.v. jf. hovedbekendtgørelsens § 3.
Den til enhver tid gældende vejledning for en erhvervsuddannelse vil ligesom de gældende love og bekendtgørelser være at finde i Retsinformation, som er statens juridiske online informationssystem for love og regler. Adgang hertil fås fx via ministeriets hjemmeside på web-adressen: http://us.uvm.dk/erhverv/lov/bek_vejl. Erhvervsskolerne informeres om nye vejledninger via e-mail.
Uddannelsesbekendtgørelse og vejledning er udarbejdet i tæt samarbejde med Det Faglige Udvalg for Kontoruddannelser og udstedt af Undervisningsministeriet.
ca. 1 md. praktik 4 dage bundne specialefag praktik valgfrie fag (kan opdeles i flere moduler) praktik 3 dages bundne specialefag praktik Den afsluttende prøve praktik
Specialefag samt praktikuddannelsens kompetencer er beskrevet på følgende tre niveauer:
Kende- eller Begynderniveau. Eleven kan løse en opgave og udføre en aktivitet i en kendt situation eller ud fra en kendt problemstilling eller kan udføre en mere kompliceret aktivitet under vejledning. På dette niveau lægges der vægt på følgende personlige kvalifikationer : Evne til at sætte sig ind i uddannelsens fundamentale kundskabs- og færdighedsområder og til at udvikle ansvarlighed samt grundlag for fortsat læring. På begynderniveauet grundlægges ligeledes selvstændighed i opgaveløsning.
Kunne- eller Rutineniveau. Eleven kan planlægge og gennemføre en opgave/aktivitet eller løse et problem i rutine- og/eller kendte situationer og omgivelser - alene og i samarbejde med andre. På dette niveau lægges der vægt på følgende personlige kvalifikationer : Evne til selvstændigt at sætte sig ind i mere komplicerede problemstillinger og til at kommunikere med andre om løsningen heraf. Yderligere lægges der vægt på fleksibilitet og omstillingsevne.
Beherske eller Avanceret niveau. Eleven kan vurdere et problem, kan planlægge, løse og gennemføre en opgave/aktivitet eller løse et problem også i ikke-rutine situationer – alene og i samarbejde med andre – under hensyntagen til opgavens art. På dette niveau lægges der vægt på følgende personlige kvalifikationer : Evne til at tage selvstændigt ansvar og vise initiativ til selv at formulere og løse faglige og samarbejdsmæssige opgaver og problemer. Yderligere lægges der vægt på kvalitetssans og kreativitet.
Niveau Rutine
Varighed 0,6 uge
Mål og øvrige rammer – eleven kan varetage kommunikation ud fra forståelse af virksomhedens servicekoncept, herunder modtagelse og videregivelse af telefonbeskeder samt generel telefonbetjening – eleven kender kommunikationens betydning for ekstern og intern kvalitet og service – eleven kan varetage sine opgaver ud fra en forståelse af kulturelle forskelle, herunder påklædning og sprog – eleven kender vigtigheden af korrekt modtagelse af virksomhedens kunder/gæster, velkomst og udlevering/modtagelse af materiale – eleven kender og har forståelse for regler vedr. diskretion og tavshedspligt – eleven kan udarbejde følgebreve, udfylde standardskrivelser og lignende.
Niveau Rutine
Varighed 0,4 uge
Mål og øvrige rammer – eleven kender sammenhængen mellem god personlig planlægning og et højt serviceniveau i forhold til kolleger og kunder og kan prioritere mellem forskellige opgaver og opgavetyper – eleven kender grundlæggende begreber om personlighedsdannelse og egen kompetenceudvikling – eleven kender til betjening af kopieringsmaskine og fax samt daglig service og vedligeholdelse heraf – eleven kender de grundlæggende principper for journalisering og arkivering samt kassation, herunder makulering – eleven kan planlægge og forberede mødeafvikling og foretage opdækning og afrydning af mødelokaler under god hygiejnisk standard – eleven kan klargøre og betjene almindeligt forekommende AV udstyr – eleven kender til udarbejdelse af tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel og faktura.
Niveau Rutine
Varighed 0,4 uge
Mål og øvrige rammer – eleven kender til informationssøgning ved brug af offentlige tjenester på Internettet – eleven kender til generelle mailsystemer, herunder modtagelse, udskrivning og videresendelse – eleven kan vedligeholde simple databaser med adresser, time-/sagsregistrering, fravær eller lign. – eleven kender generelle systemer til virksomheders kalenderstyring – eleven kan varetage søgning, reservation og booking af rejse, taxa mv., herunder via Internettet.
Niveau Rutine
Varighed 1,0 uge
Formål Formålet med faget er at give eleven kendskab til sammenhængen mellem kvalitet og service. Eleven skal således have en grundlæggende forståelse for de omkostningsmæssige konsekvenser af god og dårlig kvalitet i leveringen af serviceydelser og produkter.
Mål og øvrige rammer Eleven skal – kende servicefunktionernes sammenhæng med og indplacering i virksomhedens organisation – kende betydningen af kvalitet og service for kunders og samarbejdsparters syn på virksomheden – kende nødvendigheden af en velfungerende kommunikation for at opnå et effektivt samarbejde mellem virksomhedens enheder – kende begreberne ekstern og intern kvalitet – kunne yde en god service i udførelsen af de administrative funktioner, – kunne anvende begreberne kvalitet og service i udførelsen af konkrete arbejdsfunktioner, f.eks. telefonbetjening og receptionsfunktioner og – beherske at formulere sig præcist og nuanceret i forhold til omverdenen i forbindelse med bl.a. telefonbetjening, korrespondance og anden ekstern kommunikation.
Niveau Rutine
Varighed 1,0 uge
Formål Formålet med faget er, at eleven skal kende de gængse grafiske principper, herunder regler vedrørende anvendelse af fonte, grafik, farver og vægtbalance på en side, og at eleven kan anvende denne viden i forbindelse med udarbejdelsen af forskellige skriftlige produkter og øvrige administrative informationsopgaver.
Mål og øvrige rammer Eleven skal – kende de opstillingsmæssige tommelfingerregler – kende det gyldne snit – kunne disponere informationsmængden i forhold til den til rådighed værende plads og den signalværdi og det budskab, der ønskes udtrykt – kunne fremstille salgsbreve, OH-plancher, visitkort, brevpapir og andet, hvor den grafiske præsentationsværdi er af væsentlig betydning for fremstillingen – beherske opstilling af diagrammer (søjle, lagkage etc.), der på klar og forståelig måde præsenterer et ellers kompliceret statistik- eller talmateriale – beherske anvendelsen af grafik i forbindelse med løsning af administrative informationsopgaver.
Niveau Rutine
Varighed 1,0 uge
Formål Formålet med faget er, at eleven får trænet sin personlige fremtræden og får mulighed for at afprøve eller erfare forskellige præsentationsteknikker, således at eleven efterfølgende selvstændigt kan planlægge en præsentation eller instruktion af et givet emne for en given målgruppe. Eleven skal kende baggrunden for, at samme emne kan præsenteres forskelligt afhængigt af målgruppe og mål med præsentationen.
Mål og øvrige rammer Eleven skal – kunne præsentere og instruere på baggrund af et selvvalgt emne – kunne vurdere egne præstationer og eventuelt forbedre disse for at kunne gennemføre præsentation og instruktion – kunne vurdere og vælge den form der passer til målgruppen i en given situation – beherske forskellige former for værktøj til brug for udarbejdelse af oplæg til præsentation og instruktion fx mind map systemet, lektionsplan, manual osv. – beherske forskellige gennemførelsesteknikker og visualiseringsværktøjer, fx overhead, tavle, flip-over og skriftlige oplæg.
Niveau Rutine
Varighed 1,0 uge
Mål og øvrige rammer Eleven skal – kende til organisering af projektopgaver og ad hoc opgaver, der skal løses inden for en tidsramme – kende samarbejdsformer og arbejdsroller i et teamwork og projektorganiseret arbejde i en virksomhed – kunne planlægge, gennemføre og evaluere en opgave som en del af et team.
Niveau Rutine
Varighed 1,0 uge
Formål Formålet med faget er, at eleven kan anvende korrekt skriftlig kommunikation via forskellige medier.
Mål og øvrige rammer – eleven kan kommunikere via forskellige medier (EDH, blanketter og e-mails) – eleven kan målrette skriftlig kommunikation mod forskellige modtagere – eleven kan anvende korrekt sprog, retstavning og tegnsætning og forholde sig til regler og normer for sprogbrug – eleven kan vurdere modtagerens forventninger og forudsætninger – eleven kan udtrykke sig skriftligt med variation, klarhed og præcision i forskellige sammenhænge – eleven kan udfylde forretningsområdets standardblanketter.
Niveau Avanceret
Varighed 1,0 uge
Formål Formålet med faget er, at eleven behersker korrekt skriftlig kommunikation via forskellige medier.
Mål og øvrige rammer – eleven behersker kommunikation via forskellige medier (EDH, breve, blanketter og e-mails) – eleven behersker målrettet skriftlig kommunikation – eleven behersker korrekt sprog, retstavning og tegnsætning i såvel egne som andres tekster – eleven kan udtrykke sig skriftligt med sans for forskellige teksttypers og forskellige mediers særlige former og muligheder – eleven behersker forskellige fremstillingsformer som f.eks. resumé, referat, beskrivelse, analyse fortolkning, fri fremstilling og rapport.
Niveau Rutine
Varighed 3,2 dage.
Mål og øvrige rammer Deltagerne – har viden om regnearksprogrammets opbygning og anvendelsesmuligheder – kan åbne, gemme og udskrive regnearksmodeller – kan opstille enkle grafiske præsentationer af et talmateriale – kender konsekvenser for beregninger, når der er brug for at arbejde med både tekst, tal og formler i regnearket – kan ændre i en færdig model, så denne bliver mere overskuelig ved hjælp flytte-, kopier- og rediger-funktioner – har kendskab til problematikker, der kan opstå, når en regnearksmodel ændres – opnår viden om sorteringsmuligheder af data i regnearket – opnår viden om foruddefinerede formel, som kan benyttes i beregninger – opnår kendskab til hjælpefunktionen i regnearket, så de selv kan søge hjælp til selvhjælp, hvis der opstår problemer.
Niveau Rutine
Varighed 3,2 dage.
Mål og øvrige rammer Deltagerne – kender til, hvordan der kan arbejdes med data fra flere regneark i en mappe og links mellem flere mapper. Det giver mulighed for at dele data mellem flere afdelinger eller personer i virksomheden – kan opbygge et regneark hensigtsmæssigt, så det bliver overskueligt og dermed sværere at begå uhensigtsmæssig ændringer af en regnearksmodel, som benyttes af andre end udvikleren. Det kan fx være redigering eller fjernelse af formler i regnearket, som har til formål at automatisere beregningsrutiner – opnår endvidere kendskab til at hente data i en database og viden om import af data i regnearket til videre bearbejdning. Det kan eksempelvis være i forbindelse med en dybdegående grafisk præsentation eller til beregninger af et meget omfattende datamateriale.
Niveau Rutine
Varighed 3,2 dage
Mål og øvrige rammer – Generel statistik Deltagerne orienteres om anvendelse af statistik og lærer at forstå statistiske grundbegreber, samt at løse simple statistiske opgaver ved brug af regnearksprogram. – Elektroniske hjælpemidler Deltagerne arbejder med regnearksprogram, normalt Excel, og afprøver praktiske opgaver på det valgte programmel.. Målet er, at deltagerne selvstændigt kan – samle og vurdere oplysninger til statistisk brug – køre simple statistikker – vurdere og anvende foreliggende statistikker.
Niveau Rutine
Varighed 3,2 dage
Mål og øvrige rammer – Rådgivning i forbindelse med elektronisk markedsføring Deltagerne gøres bekendt med nogle af de organisatoriske aspekter ved valg af elektronisk markedsføring, herunder økonomiske, tidsmæssige og juridiske aspekter samt ansvars og kompetencefordeling. Derved bliver deltagerne i stand til at medvirke ved udarbejdelsen af en handlingsplan for elektronisk markedsføring på Internettet. – Opbygning og redigering af homepages Deltagerne arbejder “hands-on” med opbygning og redigering af homepages gerne med udgangspunkt i en WYSIWYG editor. Der tages gerne udgangspunkt i egne data. Deltagerne får et indgående kendskab til brugen af de forskellige HTML koder, således at de behersker det at “læse” og opbygge en HTML side. Deltagerne bliver gennem arbejdet fortrolige med brugen af bl.a. links, lister og tekstformater. Endvidere bliver deltagerne i stand til at arbejde med grafik og billeder i HTML dokumenter bl.a. rammer og knapper, billedmanipulation, formater og design, tabeller og lignende. – Vurdering af forskellige teknikkers muligheder Deltagerne skal gennem arbejdet med praktiske eksempler (enten case-opgaver eller egne data) lære at vurdere tidsforbruget ved forskellige teknikker, med særlig fokus på forskellen mellem layoutfasen, implementeringsfasen og vedligeholdelsesfasen. – Basale æstetiske krav til hjemmesiden Deltagerne får kendskab til de aspekter der indgår når virksomheden ønsker at kommunikere med målgruppen. Gennem analyse af andres og egne sider tilegnes en basal viden omkring de forskellige virkemidler på en hjemmeside, og de signaler disse virkemidler udsender til brugerne bl.a. omkring virksomhedens mål og idégrundlag.
Niveau Rutine
Varighed 2,1 dage
Mål og øvrige rammer – EDI som disponeringsværktøj Deltagerne får indsigt i og kan arbejde med EDI i den daglige disponering og varebestilling i virksomheden. Deltagerne arbejder med praktiske opgaver baseret på deres egen systemløsning herunder afsendelse af ordre, modtagelse af bekræftelse, modtagelse af følgeseddel og oprettelse eller indtastning af varerne på virksomhedens interne lagersystem. – Vedligeholdelse af datagrundlag Deltagerne kan tilrettelægge arbejdet med varebestilling og disponering sådan at virksomhedens elektroniske datagrundlag hele tiden ajourføres. Gennem praktiske øvelser fra egen hverdag trænes deltagerne i at opfange, hvilke signaler der indikerer at det elektroniske datagrundlag ikke er ajourført eller at der disponeres på et forkert eller mangelfuldt grundlag. – Elektronisk navigation i datagrundlaget Deltagerne kan orientere sig i det datagrundlag som opstår igennem datafangsten ved disponering og varebestilling i virksomheden. Deltagerne kan uddrage information udfra de oplysninger der hentes i systemet. Informationerne bruges i forhold til de daglige styringsopgaver i virksomheden herunder lagerbeholdning og lageromsætningstal. Deltagerne får indsigt i forskellige virksomheds- og brancheløsninger med EDI og der diskuteres fordele og ulemper ved de forskellige løsninger. – Organisatoriske konsekvenser ved brug af EDI Deltagerne kan arbejde med metoder til påvirkning af egen og andres arbejdsopgaver ved brug af EDI i den daglige disponering og varebestilling i virksomheden. Deltagerne kan arbejde med hvilke muligheder og indvirkning EDI har på samarbejdsformen i virksomheden og i forhold til EDI-samarbejdspartneren på kort og længere sigt.
Kompetenceområde: Ekstern kontorservice Efter endt uddannelse kan eleven varetage administrative servicefunktioner overfor virksomhedens kunder/gæster, leverandører, samarbejdspartnere m.fl. og udføre opgaverne med forståelse af virksomhedens servicekoncept og krav til kvalitetssikring Sæt x
Elever skal oplæres i følgende funktioner Kunne Beherske
1. modtage og servicere virksomhedens kunder/gæster 5 10
2. bestille taxa, bude mv. 5 10
3. varetage telefonomstilling, herunder modtage og videregive telefonbeskeder 5 10
4. betjene fax 5 10
5. modtage og fordele indgående mails 5 10
6. varetage skranke-ekspeditioner i form af udlevering af informationsmateriale, ansøgningsskemaer mv. og tilsvarende modtagelse af reklamation, udfyldte ansøgningsskemaer, blanketter mv. 5 10
7. udarbejde følgebreve, udfylde standardskrivelser og lignende 5 10
8. varetage post- og pakkemodtagelse, herunder afhentning og postfordeling 5 10
9. varetage post- og pakkeforsendelse, herunder pakning, frankering, kuvertering og forsendelse 5 10
10. varetage ”byærinder” som f.eks. ture til posthus, pengeinstitut og mindre indkøb 5 10
11. bestille kontor- og forbrugsartikler og efterfølgende modtage varerne og foretage kontrol af faktura/følgesedler 5 10
12. bestille rejsevaluta 5 10
13. varetage rejse- og hotelbooking for virksomhedens medarbejdere og foretage reservationer, billeje mv. 5 10
Kompetenceområde: Intern kontorservice Efter endt uddannelse kan eleven varetage interne serviceopgaver knyttet til virksomhedens datahåndtering, interne informationsstrømme, personaleadministration, indkøb og bogholderi og udføre opgaverne med forståelse af virksomhedens servicekoncept og krav til kvalitetssikring Sæt x
Elever skal oplæres i følgende funktioner Kunne Beherske
14. journalisere/registrere 5 10
15. arkivere 5 10
16. varetage kassation, herunder makulering 5 10
17. betjene kopieringsmaskine 5 10
18. udføre større opgaver med mangfoldiggørelse, herunder kopiering og samling i mapper, chartek mv. 5 10
19. udføre daglig service og vedligeholdelse af kopimaskine og fax (forbrugsstoffer) 5 10
20. ajourføre/vedligeholde virksomhedens adressedatabaser, interne statistikker mv. 5 10
21. varetage fraværsregistrering og time-/sagsregistrering 5 10
22. medvirke ved medarbejdernes kalenderstyring 5 10
23. udskrive og sende faktura jf. følgeseddel 5 10
24. udføre simple bogholderifunktioner, herunder kasseopgørelse, bilagshåndtering mv. 5 10
25. varetage udskiftning i informationsmapper mv. ved ajourføringer 5 10
26. styre virksomhedens abonnementer på tidsskrifter, nyhedstjenester, bøger mv. og varetage modtagelse og fordeling/cirkulation 5 10
27. administrere og koordinere virksomhedens mødekalender, herunder booking af mødelokaler og tilmeldinger/afbud 5 10
28. klargøre og afrydde mødelokaler med opdækning af mindre anretning 5 10
29. opstille og klargøre almindeligt forekommende AV-udstyr 5 10
Underskrift 1
Uddannelsesstyrelsen, den 21. december 2004 Roland Svarrer Østerlund Uddannelsesdirektør /Birte Sørensen