Ikke selve loven: Vejledning

Adresse https://gelex.eu/eli/DK/manual/retsinfo/2005/9630@2005-10-14/da

Indhold

1. Indledning
2. Underskrift 1
3. Bilag 1

Indledning

Vejledningen er Finanstilsynet s fortolkning af § 71, stk. 1, nr. 1-3 og 5, i lov om finansiel virksomhed samt de øvrige bestemmelser, der er nævnt i vejledningen, og er således en sammenskrivning af tilsynets praksis på de områder, som vejledningen omfatter. Vejledningen vedrører alene investeringsforvaltningsselskabers forhold samt forhold vedrørende administration af de foreninger, som investeringsforvaltningsselskabet har indgået en administrationsaftale med.

Vejledningen skal ses i sammenhæng med vejledning for investeringsforeninger, specialforeninger, hedgeforeninger samt godkendte fåmandsforeninger i henhold til § 37, stk. 1, nr. 1 – 3 og 5, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v., særligt indledningen og del 1 vedrørende bestyrelsens arbejde m.v.

Hvis det f.eks. ved Finanstilsynet s undersøgelse af et investeringsforvaltningsselskab konstateres, at investeringsforvaltningsselskabet ikke efterlever vejledningens anvisninger og påbud, må selskabet forvente, at tilsynet med henvisning til lovgivningens bestemmelser vil påtale forholdet. Hvis selskabet har overtrådt strafbelagte bestemmelser, vil tilsynet i grove eller gentagne tilfælde indgive politianmeldelse.

En del af vejledningens punkter indeholder eksempler på, hvorledes selskabet kan forholde sig. Hvis et selskab kan dokumentere, at kravet er opfyldt på anden vis, vil der ikke være tale om en overtrædelse af § 71 i lov om finansiel virksomhed.

Vejledningen indeholder de krav, som efter Finanstilsynet s praksis som minimum stilles til investeringsforvaltningsselskaber i henhold til § 71, stk. 1, nr. 1-3 og 5, i lov om finansiel virksomhed.

Den finansielle lovgivning gælder for hver enkelt virksomhed med tilladelse fra Finanstilsynet. Retningslinjer for en koncern som helhed kan ikke erstatte de retningslinjer for koncernens enkelte tilsynsbelagte virksomheder, som skal udarbejdes efter § 71, stk. 1, nr. 1-3, i lov om finansiel virksomhed. Den enkelte tilsynsbelagte koncernvirksomheds bestyrelse skal fastsætte relevante retningslinjer.

Generelt vedrørende organisation, forretningsgange og intern kontrol

Det følger af § 70 i lov om finansiel virksomhed, at bestyrelsen for en finansiel virksomhed skal udfærdige skriftlige retningslinier for den finansielle virksomheds væsentligste aktivitetsområder, hvori arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen fastlægges.

Endvidere følger det af § 71, stk. 1, nr. 1-3 og 5, i lov om finansiel virksomhed, at en finansiel virksomhed - her et investeringsforvaltningsselskab - skal have

1) en god administrativ og regnskabsmæssig praksis,

2) skriftlige forretningsgange på alle de væsentlige aktivitetsområder,

3) fyldestgørende interne kontrolprocedurer,

5) de ressourcer, der er nødvendige for den rette gennemførelse af dens virksomhed og anvende disse hensigtsmæssigt.

Det følger af aktieselskabslovens § 54, stk. 1, 2. pkt., at bestyrelsen skal sørge for en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed.

Forretningsgangene kan medvirke til, at:

· der er klar adskillelse mellem de enkelte funktioner i selskabet, herunder mellem handel og afvikling og mellem administration af foreninger og porteføljepleje for kunder, jf. § 101, stk. 4, i lov om finansiel virksomhed

· beskrive, hvem der har ansvar for de enkelte arbejdsområder, opgaver og kontroller

· beskrive de kontroller, der skal foretages

· sikre, at de af ledelsen vedtagne retningslinjer kommer til medarbejdernes kundskab

· bidrage til at give medarbejderne et godt beslutningsgrundlag

· bidrage til ensartet sagsbehandling i ensartede tilfælde

· bidrage til en rationel og koordineret udførelse af arbejdet gennem reduktion af muligheder for misforståelser

· støtte indførelse af nye regler

· give en sikker og hurtig indførelse af nye medarbejdere i arbejdet

De overordnede krav til forretningsgangene er, at forretningsgangene:

· skal være ajourførte

· skal være letlæselige

· skal beskrive de faktiske forhold

· ikke må efterlade tvivl om, hvem der har ansvaret for den enkelte opgave

· skal beskrive, hvordan det kan konstateres, hvem der har udført den enkelte opgave

· sørger for tilstrækkelig funktionsadskillelse

· skal beskrive kontrolopgaver, herunder hvem der skal udføre kontrolopgaverne

Investeringsforvaltningsselskaber skal udarbejde skriftlige forretningsgange for følgende områder:

· Administration af de foreningstyper (investeringsforeninger, specialforeninger, hedgeforeninger og godkendte fåmandsforeninger) som selskabet har tilladelse til, jf. § 10, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed

· Udførelse af de tjenesteydelser, som selskabet måtte have tilladelse til i henhold til § 10, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed, f.eks. porteføljepleje og opbevaring og forvaltning af foreningsandele

· Administration af kollektive investeringsordninger, jf. § 115 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v.

· Foranstaltninger mod hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme

· Overholdelse af §§ 43, 72 og 101 i lov om finansiel virksomhed samt bekendtgørelse om god skik for finansielle virksomheder

Forretningsgangene og de interne kontroller skal sikre, at der er tilstrækkelig personadskillelse (funktionsadskillelse), samt at selskabet ikke bliver for afhængigt af enkelte nøglepersoner.

Såfremt selskabet ikke kan tilvejebringe en fuldstændig funktionsadskillelse, skal det tage højde herfor ved udarbejdelse af instrukser og forretningsgange samt ved tilrettelæggelsen af den interne kontrol.

Medarbejdere, der skal udføre kontroller, skal have et så stort kendskab til området, at de kan foretage en relevant kontrol.

Endvidere skal forretningsgangene sikre, at det er klart, hvorledes andre medarbejdere skal forholde sig ved nøglepersoners sygdom, ferie og andet fravær.

Underskrift 1

Finanstilsynet, den 14. oktober 2005 Henrik Bjerre-Nielsen /Marianne Knudsen

Bilag 1

Bilag 1

Aktieselskabslovens § 56, stk. 7.

afs_1/del_1 Stk. 7. Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. I selskaber, som har aktier optaget til notering på en fondsbørs, jf. § 7, stk. 1, nr. 1, i lov om værdipapirhandel m.v. og i statslige aktieselskaber, skal forretningsordenen i det mindste indeholde bestemmelser, der 1) fastlægger bestyrelsens konstitution og beslutningsdygtighed, samt med hvilket interval der skal afholdes møder, 2) fastlægger retningslinjer for arbejdsdelingen, herunder forretningsgange, bemyndigelser og instrukser, mellem bestyrelsen og direktionen eller andre etablerede organer, 3) fastlægger, hvorledes bestyrelsen fører tilsyn med direktionens ledelse af selskabets virksomhed og med datterselskaber, 4) fastlægger retningslinjer for oprettelse og føring af bøger, fortegnelser og protokoller efter denne lov, 5) pålægger bestyrelsen at tage stilling til selskabets organisation såsom regnskabsfunktion, intern kontrol, edb-organisation og budgettering, 6 pålægger bestyrelsen at skaffe sig de oplysninger, der er nødvendige til opfyldelse af dens opgaver, 7) pålægger bestyrelsen at følge op på planer, budgetter og lignende samt tage stilling til rapporter om selskabets likviditet, ordrebeholdning, væsentlige dispositioner, overordnede forsikringsforhold, finansieringsforhold, pengestrømme og særlige risici, 8) pålægger bestyrelsen at tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse, 9) pålægger bestyrelsen at gennemgå selskabets perioderegnskaber og lignende i løbet af hvert regnskabsår og herunder vurdere budgettet og afvigelser herfra samt 10) pålægger bestyrelsen at sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision, herunder tage stilling til, om der er behov for intern revision. Stk. 8. Bestyrelsens forretningsorden i statslige aktieselskaber skal senest 4 uger efter udfærdigelsen indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Samme frist gælder, når et aktieselskab bliver et statsligt aktieselskab efter § 2 a eller der sker ændringer i forretningsordenen. Endvidere har bestyrelsen i finansielle virksomheder en række pligter udover pligterne i henhold til lov om aktieselskaber. Det er Finanstilsynet s vurdering, at disse pligter også skal fremgå af bestyrelsens forretningsorden eller af de skriftlige retningslinjer, som bestyrelsen skal udstede i medfør af § 70 i lov om finansiel virksomhed, da der er tale om en del af bestyrelsens hverv. Det drejer sig for eksempel om 1) § 122 i lov om finansiel virksomhed til at udarbejde retningslinier for, i hvilket omfang oplysninger videregives fra virksomheden. Retningslinierne skal være offentligt tilgængelige. Det kan de f.eks. være på investeringsforvaltningsselskabets hjemmeside eller ved, at det af selskabets kontrakter eller forretningsbetingelser fremgår, at de kan rekvireres fra investeringsforvaltningsselskabet.

afs_1/del_2 2) § 70 i lov om finansiel virksomhed at udfærdige skriftlige retningslinier for den finansielle virksomheds væsentligste aktivitetsområder, hvori arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen fastlægges. 3) § 75 i lov om finansiel virksomhed til straks at meddele Finanstilsynet oplysninger om forhold, der er af afgørende betydning for den finansielle virksomheds fortsatte drift. (En tilsvarende regel gælder for revisorerne i medfør af § 200.) Som eksempler på sådanne forhold kan Finanstilsynet nævne, at investeringsforvaltningsselskabet ikke opfylder minimumskravet til aktiekapitalen, jf. lov om finansiel virksomhed § 125, stk. 1, nr. 2 og 4, der fremgår af selskabets tilladelse, at nogen har rejst et erstatningskrav mod selskabet, eller at en direktør eller et bestyrelsesmedlem ikke længere opfylder kravene i lovens § 64, til erfaring og hæderlighed. 4) § 77, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed om, at bestyrelsen skal tage stilling til, for hvilke ansatte der er en væsentlig risiko for konflikter mellem egne og den finansielle virksomheds interesser samt pligten i henhold til § 77, stk. 4, til at bestyrelsen udarbejder retningslinjer for kontrol med overholdelsen af forbuddet i stk. 1 og 2. 5) § 80 i lov om finansiel virksomhed om at tage stilling til, om personer ansat af bestyrelsen i en finansiel virksomhed ejer eller driver selvstændig erhvervsvirksomhed eller som bestyrelsesmedlem, funktionær eller på anden måde deltager i ledelsen eller driften af anden erhvervsvirksomhed end den finansielle virksomhed og i givet fald give tilladelse hertil, samt tage stilling til, for hvilke ansatte, der er en væsentlig risiko for konflikter mellem egne og selskabets interesser, og som derfor skal have direktionens tilladelse. 6) § 76 i lov om finansiel virksomhed om, at en direktør ikke uden bestyrelsens godkendelse må indgå aftale mellem den finansielle virksomhed og sig selv eller aftale mellem den finansielle virksomhed og tredjemand, hvori direktøren har væsentlig interesse, der kan være stridende mod den finansielle virksomheds. 7) § 5, stk. 2, i Finanstilsynet s bekendtgørelse nr. 904 af 1. september 2004 til at godkende selskabets retningslinjer for koncerninterne transaktioner. 8) § 75, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed for et medlem af et investeringsforvaltningsselskabs bestyrelse og direktion til straks at give meddelelse til Finanstilsynet, hvis den pågældende må formode, at investeringsforvaltningsselskabet ikke opfylder kapitalkravet, jf. §§ 124-126.

afs_1/del_3 9) § 181 i lov om finansiel virksomhed, jf. §§ 5 og 6, i Finanstilsynet s bekendtgørelse nr. 904 af 1. september 2004 om koncerninterne transaktioner fastsætte generelle retningslinjer og udarbejde forretningsgange for koncerninterne transaktioner. 10) § 182 i lov om finansiel virksomhed til at sørge for, at selskabet ikke uden tilladelse fra Finanstilsynet har engagementer med andre virksomheder inden for samme koncern bortset fra engagementer med dattervirksomheder. 11) § 37, stk. 2, i lov om værdipapirhandel m.v. til at udarbejde interne regler med det formål at hindre, at intern viden er tilgængelig for andre end dem, der har behov herfor, hvis investeringsforvaltningsselskabet regelmæssigt kommer i besiddelse af intern viden. Det samme gælder intern viden vedrørende børsnoterede foreninger, som selskabet administrerer. 12) § 37, stk. 2, i lov om værdipapirhandel m.v. at udarbejde interne regler for bestyrelsesmedlemmers, direktørers og andre medarbejderes adgang til for egen eller tredjemands regning at handle med børsnoterede værdipapirer eller værdipapirer optaget til handel på en autoriseret markedsplads, hvis de i kraft af deres virksomhedsudøvelse regelmæssigt kommer i besiddelse af intern viden. 13) § 3 i lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme at udarbejde skriftlige interne regler om betryggende kontrol- og kommunikationsprocedurer samt uddannelses- og instruktionsprogrammer for medarbejderne. 14) § 54, stk. 3, 2. pkt., i aktieselskabsloven, hvorefter bestyrelsen skal foretage en årlig aktivgennemgang. 15) fastsættelse af selskabets kundepolitik, jf. pkt. 1.4.12.

Versioner

1. 2005-10-14 · til 2005-11-07