Bekendtgørelse om kassation i kommunernes arkiver
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/regulation/lta/1981/201@1981-05-14/da
I henhold til § 62, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse, jfr. lovbekendtgørelse nr. 188 af 22. april 1981, fastsættes efter indstilling fra rigsarkivaren og efter forhandling med de berørte ministerier følgende om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne uden for Københavns kommune:
Kapitel 1 Område
§ 1.
Stk. 1. Bestemmelserne om bevaring og kassation gælder for alle kommunens arkivalier. herunder også for de arkivalier, der findes ved kommunens institutioner, skoler, biblioteker, værker m.v.
Stk. 2. Bestemmelserne om bevaring og kassation omfatter dog ikke materiale, som er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre eller de i medfør af denne lov fastsatte registerforskrifter.
§ 2.
Stk. 1. Ved arkivalier forstås såvel skriftligt materiale som enhver anden art af materiale, der formidler information og er blevet til eller tilvejebragt i forbindelse med kommunens virksomhed. For kort, tegninger og planer, fotografier, film og mikrofilm, grammofonplader, lydbånd, hulkort, magnetbånd og andre medier til behandling og opbevaring af data gælder samme regler som for de øvrige arkivalier, jfr. dog § 1, stk. 2.
Kapitel II Almindeligt om kassation og aflevering
§ 3.
Stk. 1. Arkivalier i kommunens arkiver må kun tilintetgøres, hvis de i bilaget til bekendtgørelsen er opført blandt de sager, der kan kasseres.
Stk. 2. Arkivalier, der ikke er af egentlig kommunal karakter, men er indgået i kommunens arkiver, f. eks. foreningsarkiver, må ikke kasseres.
Stk. 3. Indenrigsministeren kan fastsætte regler om kassation af arkivalier, som er blevet mikrofotograferet.
§ 4.
Stk. 1. Arkivalier modtaget fra institutioner, hvis ressort overgår til kommuner, behandles ifølge de bestemmelser, der er udstedt for de pågældende institutioner.
§ 5.
Stk. 1. Materiale, der ikke sagsbehandles, bør ikke indgå i sagerne. Det gælder først og fremmest trykt informationsmateriale, herunder bl. a. love, bekendtgørelser og cirkulærer, tidsskrifter og bøger, brochurer og reklamer.
Stk. 2. Dubletter udtages til kassation ved sagens afslutning.
Stk. 3. Materiale om den samme sag bør kun bevares et sted. Materiale, der er tilsendt fra andre institutioner eller kommunens andre afdelinger til orientering, kan kasseres, når der ikke længere er praktisk brug for det.
§ 6.
Stk. 1. Arkivalier, der er bestemt til kassation, kan ikke afleveres til landarkiverne. De skal tilintetgøres på en sådan måde, at uvedkommende ikke kan få adgang til dem, f.eks. ved makulering, opbrænding eller formaling i en papir- eller papfabrik. Kasserede arkivalier må ikke overlades til produkthandlere eller papirindsamlinger.
Stk. 2. Kassationer forestås af kommunens eget personanle, som har ansvaret for arbejdets udførelse.
Stk. 3. Landarkiverne kan foretage kassation i arkivalier, der tidligere er afleveret fra kommunerne, efter de i denne bekendtgørelse fastsatte retningslinier.
§ 7.
Stk. 1. Kassationsfristerne i bilaget er kun vejledende, medmindre andet er fastsat i denne bekendtgørelse eller i andre retsforskrifter. Sagsmateriale skal dog altid opbevares, så længe der er administrativt behov for det.
§ 8.
Stk. 1. Arkivalier, der skal bevares i henhold til bestemmelserne, kan afleveres til landsarkiverne, sædvanligvis når arkivalierne er 30 år gamle, medmindre det i bilaget er bestemt, at aflevering skal ske tidligere.
Stk. 2. Der træffes aftale med landsarkivet, forinden aflevering finder sted. Arkivalierne skal indpakkes og mærkes forskriftsmæssigt, og afleveringsfortegnelse udarbejdes.
Stk. 3. Tvivlsspørgsmål vedrørende opbevaring eller aflevering af arkivalier kan forelægges for landsarkiverne.
Kapitel III
Kassation i personsager
§ 9.
Stk. 1. I bilaget anføres kassationsbestemmelser for personsager af ensartet karakter. Kassation i sagerne sker på den måde, at kun sager vedrørende personer, der er født på bestemte dage i måneden, bliver bevaret. Hvis 3 pct. skal bevares, og 97 pct. skal kasseres, bevares alle sager om personer, der er født den 1. i hver måned. Ved en bevaringsprocent på 10 bevares alle sager om personer, der er født den 1., 11. og 21. i hver måned, og ved en bevaringsprocent på 20 bevares alle sager om personer, der er født den 1., 6., 11., 16., 21. og 26. i hver måned. Udskillelsen af de sager, der skal bevares, sker ved hjælp af de 2 første cifre i CPR-nummeret. Hvis kassation af personsager ikke kan foretages efter fødselsdag, sker kassation efter samråd med landsarkivet.
Stk. 2. Hvis personsager er henlagt i familiemapper (hovedmapper), bevares alle hovedmapper med tilhørende indlægsmapper, hvori der forekommer mænd, kvinder eller børn, der født den 1. hver måned.
Kapitel IV
Kassation i de enkelte dele af kommunens arkiver
§ 10.
Stk. 1. Kassion i de enkelte dele af kommunens arkiver sker efterr anvisninger i bilaget.
Kapitel V Ikrafttrædelse
§ 11.
Stk. 1. Bekendtgørelse træder i kraft ved bekendtgørelsen i Lovtidende.
Stk. 2. Indenrigsministeriets cirkulærer nr. 69 af 28. marts 1945 angående kassation af arkivalier bortset fra afsnit II om de amtskommunale arkiver og nr. 232 af 7. november 1974 om opbevaring og aflevering af folkeregistermateriale ophæves.
Underskrift 1
Indenrigsministeriet, den 29. april 1981. Henning Rasmussen / Johan Erichsen
Bilag til Indenrigsministeriets bekendtgørelse nr. 201 af 29. april 1981 om kassation i kommunernes arkiver
Indhold: 1. Materiale af almindelig karakter 2. Personalesager 3. Folkeregistret 4. Valgmateriale 5. Civilforsvaret 6. Socialvæsen 7. Sundhedsvæsen 8. Regnskabsvæsen 9. Skattevæsen
10. Skolevæsen
11. Museer
12. Folkebiblioteker og andre kulturelle institutioner
13. Byplanlægning og byggesager
14. Vej- og kloakvæsen samt vandløb
15. Brandvæsen
16. Renovation
17. De kommunale værker
18. Miljø- og levnedsmiddelkontrol
19. Havnevæsen
20. Kommunens jorder og skove
21. Parker og idrætsanlæg
22. Vandrerhjem, badeanstalter og campingpladser
23. Kirkegårdsforvaltning.
1. Materiale af almindelig karakter
A. Bevares skal:
1. Arkivalier fra tiden før købstadkommunalloven af 26. maj 1868 og landkommunalloven af 6. juli 1867 samt i de sønderjyske landsdele arkivalier i de kommunale arkiver fra tiden før 1. januar 1923.
2. Kommunalbestyrelsens og dens udvalgs, kommissioners og nævns beslutningsprotokoller, forhandlingsprotokoller, mødereferater o. lign.
3. Korrespondancejournaler, uanset om de er ført i protokoller, på løsblade eller kort, samt brevkopibøger.
4. Sager fra udvalg, som nedsættes i en særlig anledning og derefter ophæves (ad hoc udvalg).
5. Sager, der har været forelagt kommunalbestyrelsen, eller for tiden før 1. april 1970, byrådet eller sognerådet
6. Sager, der har været genstand for sagsbehandling i udvalg, medmindre de er omfattet af de i afsnittene 2-23 omhandlede regler om kassation.
7. Inventarlister.
8. Korrespondance, hvortil der ikke i afsnittene 2-23 er hjemmel til kassation.
9. Årsberetninger og regnskaber for lokale institutioner og foreninger m.v., der får tilskud fra kommunen.
B. Kasseres må:
1. Rutinesager, der besvares eller afgøres efter faste regler, f. eks. forespørgsler om priser og åbningstider, anmodninger om tilladelse til at benytte kommunens ejendomme og lign.
Kassationsfrist: 5 år.
2. Ansøgninger, der ikke har ført til ansættelse.
Kassationsfrist: 5 år.
2. Personalesager
A. Bevares skal:
1. Sager vedrørende chefstillinger, f. eks. kommunaldirektør, stadsingeniør, stadsarkitekt, stadsgartner, kommunebogholder, kontorchef, skatteinspektør, socialinspektør og ledere af kommunale institutioner og skoler.
2. 3 pct. af sager vedrørende det øvrige personale, såvel tjenestemænd, overenskomstansatte som midlertidigt ansatte.
B. Kasseres må:
97 pct. af sager vedrørende det personale, som ikke er nævnt under A, nr. 1.
Kassationsfrist: 20 år efter den pågældendes afskedigelse, pensionering eller død.
3. Folkeregistret
(Jfr. indenrigsministeriets cirkulære af 9. oktober 198O »Folkeregisterinstruks«).
A. Bevares skal:
1. Afgangsregisterkort, jfr. dog B, 2. afsnit.
2. Navneregisterkort, jfr. dog B, 2. afsnit.
3. Hovedregisterkort, herunder omskrevne hovedregistre, jfr. dog B, 2. afsnit.
4. CPR-afgangspersonkort.
5. Indgangsnøgle til CPR-personkortregistret (hvert 2. år).
6. Folketællingsskemaer ældre end år 1900. 7. Folkeregisterbilag, der på grund af en
tidligere ødelæggelse af hoved- og navneregister opbevares til erstatning for de ødelagte kort, jfr. dog B, 2. afsnit.
8. Korrespondance af principiel betydning.
B. Kasseres må:
1. Korrespondance med og genparter af indberetninger til CPR-registret og andre myndigheder med undtagelse af korrespondance af principiel betydning.
Kassationsfrist: 3 måneder.
2. Folkeregisterbilag (meddelelser fra andre myndigheder om fødsler, vielser, dødsfald m.v., flytningsanmeldelser, flyttemeddelelser m.v.).
Kassationsfrist: 3 måneder.
3. CPR-kort fra før overgangen til CPR-personkort. Ikke-aktuelle CPR-vejkort.
4. CPR-ændringspersonkort.
Hovedregisterkort, afgangsregisterkort og navneregisterkort kan overføres til mikrofilm. Mikrofilm skal foreligge i 2 eksemplarer, hvoraf det ene opbevares i kommunens brandsikre boks, medens det andet afleveres til landsarkivet. Navneregisterkort kan herefter makuleres, medens hovedkort og afgangskort afleveres til landsarkivet.
De sønderjyske landsdeles melderegistre fra tiden før 1. januar 1923 bør efter mikrofotografering afleveres til landsarkivet. Valgmateriale
A. Bevares skal:
1. Materiale vedrørende kandidatanmeldelser og anmeldelser af liste~ og valgforbund.
2. Materiale vedrørende klager over valget.
3. Valgbøger.
B. Kasseres skal:
Stemmesedler og valglister, uanset om disse har været benyttet ved valg eller folkeafstemning, samt valgkort.
Kassationsfrist: Det nævnte materiale kasseres, når klagefristen er udløbet, og eventuelle klager over valget eller folkeafstemningen er endeligt afgjort.
5. Civilforsvaret
A. Bevares skal: 1. Arkivalier fra tiden før 1950. 2. Forhandlings- eller beslutningsprotokoller og mødereferater. 3. Stamkort. 4. Fortegnelser over uddelte hæders- og anciennitetstegn. 5. 20 pct. af sager vedrørende personellet -bortset fra helbredskort og skemaer med personlige oplysninger. 6. Bygnings- og lokaletegninger. 7. Tegninger over tekniske installationer. 8. Instrukser. 9. Årsberetninger.
10. Civilforsvarsplaner/beredskabsplaner.
11. Lister over køretøjer og materiel.
B. Kasseres må:
1. Korrespondance med overordnede myndigheder, bekendtgørelser, cirkulærer m.v. Koncepter til indberetninger til CF-styrelsen og CF-regionen.
Kassationsfrist: 10 år.
2. Stamhulkort.
Kassationsfrist: 5 år efter dødsfald, kassation, opgivelse af dansk statsborgerskab, flytning til anden stamafdeling eller udelukkelse fra værnepligt på grund af straf.
3. Udrustningskort.
Kassationsfrist: 5 år efter at udrustningen er inddraget.
4. Beholdningskort, udrustningslister, indberetninger om standardudrustninger, følgesedler og rekvisitioner.
Kassationsfrist: 10 år.
5. 80 pct. af sager om personellet.
Kassationsfrist: 5 år efter afgang.
Dog skal samtlige blanketter med personlige oplysninger kasseres, når den 2-årige uddannelse er afsluttet, for befalingsmænd dog først, når den pligtige 4-årige befalingsmandstjeneste er afsluttet, og samtlige helbredskort kasseres ved afgang.
6. Socialvæsen
A. Bevares skal:
1. Arkivalier fra tiden før 1. januar 1892, i de sønderjyske landsdele før 1. januar 1923. Dog kan landsarkiverne for de sønderjyske landsdele foretage kassation i dette materiale efter de for tiden efter 1. januar 1892 gældende regler.
2. journaler og hovedbøger eller stambøger over sociale ydelser før 1933.
Landsarkiverne kan dog foretage kassation i dette materiale under hensyntagen til dets lokalhistoriske og forskningsmæssige værdi.
3. Korrespondance før 1933.
4. Korrespondance efter 1933 i almindelighed.
5. Hovedregistrant indtil 1970.
6. Institutionsarkiver.
7. Hjælpekassens arkiv.
8. 20 pct. af sociale personsager efter 1933, der er henlagt i mapper for hver enkelt person, jfr. § 9, stk. 2, for så vidt angår sociale personsager, som er henlagt i familiemapper. Dette gælder også sager fra børne- og ungdomsværn og familievejledning. Dog bevares kun 3 pct. af sager vedrørende aldersrente, folkepension, invalidepension, enkepension, enkebørnsunderstøttelse, børnebidrag, børnetilskud og ungdomsydelse, hvis disse sager er ordnet på en sådan måde, at særskilt kassation heraf er mulig.
B. Kasseres må:
1. Sociale personsager efter 1933, som ikke skal bevares i medfør af det under A, nr. 8 anførte.
Kassationsfrist: 70 år efter fødsel, evt. efter praktisk behov 10 år efter seneste kontakt med den pågældende eller 5 år efter den pågældendes død.
2. Alle tilmeldinger om fødte før 1. oktober 1933.
Disse tilmeldinger kan kasseres straks.
3. Kontokort over enkeltpersoner (regnskabskort).
Kassationsfrist: 10 år
7. Sundhedsvæsen
Skolelægen:
A. Bevares skal:
10 pct. af helbredskortene.
B. Kasseres må:
1. 90 pct. af helbredskortene. Udtagningen forestås af skolelægen og dennes personale på skolelægens ansvar.
Kassationsfrist: 10 år efter at eleven er udskrevet af folkeskolen.
2. Alle andre arkivalier.
Kassationsfrist: 5 år.
Børnetandplejen:
Kasseres må:
1. Tandlægejournaler.
Kassationsfrist: 30 år.
2. Alle andre arkivalier.
Kassationsfrist: 5 år.
8. Regnskabsvæsen
Reglerne om regnskabsvæsen vedrører såvel den centrale økonomiske forvaltning som afdelinger, der har selvstændig regnskabsførelse.
A. Bevares skal:
1. Arkivmateriale for tiden før 1. april 1904, i de sønderjyske landsdele før 1. april 1923. Dog kan landsarkiverne foretage kassationer i materiale fra 1867/68 til henholdsvis 1904 og 1923, efter de for tiden efter 1. april 1904 gældende regler.
2. Det obligatoriske budgetmateriale, jfr. de autoriserede konteringsregler fra indenrigsministeriet.
3. Det obligatoriske regnskabsmateriale, jfr. de autoriserede konteringsregler fra indenrigsministeriet, og specialregnskaber samt de af revisionen afgivne beretninger og kommunalbestyrelsens decision heraf.
4. Hovedbøger eller kontokort indtil overgangen til tekstløst bogholderi. Landsarkiverne kan foretage kassationer, hvis det skønnes, at den benyttede tekst er for kortfattet til at give anvendelige oplysninger.
B. Kasseres må:
1. Bogføringsmateriale (hovedbøger, balancer og andet afstemningsmateriale) efter 1904, bortset fra hovedbøger og kontokort med tekst.
Kassationsfrist: 5 år.
2. Kontokort i tekstløst bogholderi for enkeltpersoner, f. eks. skatteydere og modtagere af sociale ydelser.
Kassationsfrist: 10 år.
3. Originale bogføringsbilag med underbilag.
Kassationsfrist: 5 år.
4. Materiale af kun ekspeditionsmæssig betydning, f. eks. kassestrimler, kasseopgørelser, check- og girotaloner, udskrevne bankbøger o. lign.
Kassationsfrist: 2 år.
9. Skattevæsen
(Jfr. skattedepartementets cirkulæreskrivelse af 29. juni 1979 til skatteråd, skyldråd og amtsskatteinspektorater om kassation af arkivalier).
Personbeskatning:
A. Bevares skal:
a. Indtil kildeskattesystemets indførelse i 1970:
1. Arkivmateriale for tiden før 1. april 1904, i de sønderjyske landsdele før 1. april 1923. Landsarkiverne kan foretage kassationer i materialet fra 1867/68 til henholdsvis 1904 og 1923, efter de for tiden efter 1. april 1904 gældende regler.
2. Skatteligningslister for kommunal skat til og med skatteåret 1931/32. Listerne findes undertiden i mandtalslisterne.
3. Fortegnelser over den foreløbige ansættelse af indkomst og formue.
b. Efter kildeskattesystemets indførelse i 1970:
1. Ansættelseslister.
2. Arbejdsgivercharteques og arkivmapper vedrørende arbejdsgivere, hvis CIR-numre ender på -01, -11 og -21.
3. Selvangivelser og andet slutligningsmateriale fra og med 1978 bevares hvert år for alle hovedpersoner, der er født den 1., 11. og 21. i hver måned. De tilhørende bipersoners selvangivelser bevares ligeledes. Tilsvarende regler gælder for materiale vedrørende dødsboer.
B. Kasseres må:
a. Indtil kildeskattesystemets indførelse i 1970:
1. Skattemateriale, der kun angår statistik og den fælleskommunale skat.
2. Fortegnelser over mindre grupper af skattepligtige, f. eks. erhvervsskattepligtige, skattepligtige, der ikke har afgivet selvangivelse, eller sådanne, hvis selvangivelse er ændret.
3. Skatteligningslister for kommunal skat for årene efter skatteåret 1931/32.
4. Skattelister efter 1904, der kun giver oplysning om skattebeløbet.
5. Korrespondance om enkelte skatteydere. Dette gælder også sager om eftergivelse af skat, uanset om sagerne har været forelagt kommunalbestyrelsen.
6. Genparter af indberetninger til højere myndigheder.
7. Skattehovedbøger efter 1904.
8. Kontokort (skattekort).
b. Efter kildeskattesystemets indførelse i 1970:
1. Materiale af samme art som anført under a, nr. 1, 2, 5 og 6.
Kassationsfrist: 7 år.
2. Forskudsregistreringsmateriale, når der ikke længere er praktisk brug for det.
3. Arbejdsgiverkontrolmateriale med undtagelse af det under A, b, nr. 2 anførte, når der ikke længere er praktisk brug for det.
4. Skatterestancemateriale, når der ikke længere er praktisk brug for det.
5. Materiale vedrørende statsskattedirektoratets afregning med kommunerne (fordelingslister, udbetalingslister m.v.).
Kassationsfrist: 5 år
6. Mangel-, advis- og fejllister fra statsskattedirektoratet, når der ikke længere er praktisk brug for dem.
7. Selvangivelser og andet slutligningsmateriale fra og med 1978, undtagen det under A, b, nr. 3, anførte.
Kassationsfrist: for bogførings- og regnskabspligtige skatteydere 20 år. For andre skatteydere 10 år.
8. Korrespondance om enkelte skatteydere fra og med 1978.
Dette gælder også sager om eftergivelse af skat.
Kassationsfrist: 7 år.
Ejendomsbeskatning:
A. Bevares skal:
1. Ejendomsskattehovedbøger for købstæder.
2. Ejendomsskattekort eller ejendomsskattelister (beløbsjournaler) for købstæder til og med 1971.
3. Ejendomsskattekort efter 1971 for alle kommuner.
4. Pantefogedprotokoller.
B. Kasseres må:
1. Ejendomsregistre.
Kassationsfrist: 10 år.
2. Ejendomsstamkort.
Kassationsfrist: 10 år.
3. Ejendomsskattehovedbøger for landkommuner.
Kassationsfrist: 10 år.
4. Ejendomsskattekort for landkommuner til og med 1971.
Kassationsfrist: 10 år.
5. Ejendomsskattelister (beløbsjournaler) for landkommuner til og med 1971.
Kassationsfrist: 10 år.
6. Restancelister.
Kassationsfrist: 10 år.
Selskabsbeskatning:
Selvangivelser med tilhørende bilag for selskaber, foreninger m.v. bevares indtil videre.
10. Skolevæsen
Skolevæsenets styrelse, herunder kommunalbestyrelsens udvalg for kulturelle anliggender eller skoleudvalg, skolekommissionen, skoledirektøren eller den ledende skoleinspektør samt fælleslærerrådet:
A. Bevares skal:
1. Originale (underskrevne) skoleplaner og undervisningsplaner.
2. Beslutningsprotokoller og mødereferater.
3. Korrespondance i almindelighed.
4. Lærerregistre.
5. Elevregistre.
6. 20 pct. af sager om enkelte elever, herunder sager om tildeling af støtte fra Statens Uddannelsesstøtte.
7. 20 pct. af sager om godkendelse af ledere og lærere til fritids~ og ungdomsundervisning.
8. Sager om holdgodkendelser vedrørende fritids- og ungdomsskolevirksomhed. Årgang 1970/71 bevares og derefter hver 5. årgang.
9. Godkendelser af fritidsaktiviteter og interessegrupper.
10. Dagbøger benyttet ved fritids- og ungdomsskoleundervisningen. Årgang 1970/ 71 bevares og derefter hver 5. årgang
B. Kasseres må:
1. Koncepter til indberetning og statistik.
Kassationsfrist: 10 år.
2. Kopier af skoleplaner og undervisningsplaner, når der ikke længere er praktisk brug for dem.
3. Sager om drift og vedligeholdelse af bygninger og inventar.
Kassationsfrist: 10 år.
4. Genparter af elevregistre.
Kassationsfrist: 10 år efter at eleven er udskrevet af folkeskolen, jfr. undervisningsministeriets regler om afgivelse af eleverklæringer, undervisningsministeriets vejledning af 2. juli 1980.
5. 80 pct. af sager om enkelte elever.
Kassationsfrist: 10 år efter at eleven er udskrevet af folkeskolen, jfr. undervisningsministeriets regler om afgivelse af eleverklæringer, undervisningsministeriets vejledning af 2. juli 1980.
6. 80 pct af sager om godkendelse af ledere og lærere til fritids- og ungdomsundervisning.
Kassationsfrist: 20 år, eller 80 år efter fødsel.
7. Holdgodkendelser for fritids- og ungdomsskolevirksomhed fra de skoleår, der ikke ender på 0/1 og 5/6.
Kassationsfrist: 10 år.
8. Dagbøger benyttet ved fritids- og ungdomsskoleundervisningen fra de skoleår, der ikke ender på 0/1 og 5/6.
Kassationsfrist: 5 år.
De enkelte skoler, herunder skolenævn og lærerråd:
A. Bevares skal:
1. Beslutningsprotokoller og mødereferater.
2. Korrespondance i almindelighed.
3. Lærerkartoteker i et eksemplar.
4. Elevkartoteker (elevkort).
5. 20 pct. af sager vedrørende elever og elevmapper.
6. Standpunkts- og prøveprotokoller.
7. Forsømmelseslister for tiden før 1940.
8. 20 pct. af forsømmelseslister fra 1940 og fremefter.
Lister vedrørende årgang 1940/41 bevares og derefter lister for hver 5. årgang.
9. Scrapbøger, samlinger af fotografier, større skolesamlinger, skolekrøniker o. lign.
B. Kasseres må:
1. Kopier af skoleplaner og undervisningsplaner, når der ikke længere er praktisk brug for dem.
2. Korrespondance med overordnede myndigheder, herunder kommunalbestyrelsens udvalg for kulturelle anliggender eller skoleudvalg, skolekommission og skoledirektør samt koncepter til indberetninger og statistik.
Kassationsfrist: 10 år.
3. Sager om bygninger og inventar, jfr. dog afsnit 13, A, nr. 2.
Kassationsfrist: 10 år.
4. Materiale om skemalægning.
Kassationsfrist: 5 år.
5. Overskydende eksemplarer af lærerkartoteker, når der ikke længere er praktisk brug for dem.
6. 80 pct. af sager om elever og elevmapper.
Kassationsfrist: 10 år efter at eleven er udskrevet af folkeskolen.
7. Besvarelse af prøveopgaver.
Kassationsfrist: 1 år efter at bedømmelsen af besvarelserne er afsluttet.
8. 80 pct. af forsømmelseslister.
Kassationsfrist: 10 år efter at eleverne er udskrevet af folkeskolen.
9. Skolesamlinger af mindre interesse.
Kassationsfrist: 10 år.
Hvis kommunen ønsker det, kan det under B, nr. 1, 3, 4, 5, 8 og 9 nævnte materiale deponeres i et lokalhistorisk arkiv under forudsætning af, at de for landsarkiverne fastsatte regler om tilgængelighed bliver overholdt.
Skolepsykologen:
A. Bevares skal:
1. Korrespondance af principiel betydning. 2. Gruppeundersøgelser, videnskabelige
undersøgelser m.m.
3. 20 pct. af de skolepsykologiske rapporter og skolemodenhedsprøver. Materialet skal afleveres til landsarkivet med udgangen af det skoleår, i hvilket eleven udskrives af folkeskolen, medmindre det af vedkommende elev eller forældremyndighedens indehaver ønskes opbevaret på skolen. Dette materiale skal afleveres til landsarkivet 10 år efter, at eleven er udskrevet af folkeskolen.
B. Kasseres skal:
80 pct. af de skolepsykologiske rapporter og skolemodenhedsprøver. Rapporterne og prøverne skal kasseres med udgangen af det skoleår, i hvilket eleven udskrives af folkeskolen, medmindre rapporten eller prøven af vedkommende elev eller forældremyndighedens indehaver ønskes opbevaret på skolen. Kassationsfristen er i så fald 10 år.
C. Kasseres må:
1. Lister over børn, der får specialundervisning.
Kassationsfrist: 10 år efter at eleven er udskrevet af folkeskolen.
2. Korrespondance med overordnede myndigheder og koncepter til indberetninger og statistik.
Kassationsfrist: 10 år.
Med hensyn til arkivmateriale hos skolelæge og den kommunale børnetandpleje henvises til afsnit 7.
11. Museer
A. Bevares skal:
1. Alle museumssager, dvs. alle sager om samlingerne.
2. Administrationssager af principiel betydning.
B. Kasseres må: Administrationssager med korrespondance af rutinemæssig karakter. Kassationsfrist: 5 år.
12. Folkebiblioteker
og andre kulturelle institutioner
A. Bevares skal:
1. Korrespondance af principiel betydning.
2. Materiale, der belyser bibliotekets eller
institutionens historie, f. eks. scrapbøger, fotografier o. lign.
B. Kasseres må:
1. Korrespondance af rutinemæssig karakter.
Kassationsfrist: 5 år.
2. Materiale af ekspeditionsmæssig karakter, forarbejde til statistik m.v. Kassationsfrist: 5 år.
13. Byplanlægning og byggesager
A. Bevares skal:
1. Sager, der angår tilvejebringelse eller ændring af planer, vedtægter m.m. og principielle sager, som er af betydning for kommunens fysiske planlægning
2. Sager om opførelse, større ombygning eller nedrivning af kommunens ejendomme.
3. Byggesager vedrørende ejendomme, som ikke er typehuse.
4. 10 pct. af sager vedrørende typehuse, således at der så vidt muligt bevares et udvalg af alle typer.
B. Kasseres må:
1. Sager om statens bygninger. Kassationsfrist: 5 år efter at bygningerne er nedrevet.
2. Sager om almindelig vedligeholdelse og drift af kommunens ejendomme. Kassationsfrist: 10 år.
3. 90 pct. af sager om typehuse, jfr. ovenfor under A, nr. 4.
Kassationsfrist: 5 år efter at husene er nedrevet.
14. Vej- og kloakvæsen samt vandløb
A. Bevares skal:
1. Planer og tegninger over gader og kloakker.
2. 10 pct. af sager vedrørende veje og gader. De forskellige kvarterer skal være ligeligt repræsenteret i det materiale, der bevares.
3. Sager om større samlede vej- og kloakanlæg.
4. Sager om anlæg af rensningsanlæg, pumpestationer m.v. samt større ændringer i disses kapacitet, teknik og organisation.
5. Vandløbsprotokollen.
6. Sager om trafik- og færdselstælling.
B. Kasseres må:
1. 90 pct. af sager om veje og gader.
Kassationsfrist: 10 år.
2. Sager om gadefejning snerydning, grusning o. lign.
Kassationsfrist: 5 år.
3. Sager om almindelig vedligeholdelse af gader og kloakker.
Kassationsfrist: 10 år.
4. Sager om afløb fra de enkelte ejendomme.
Kassationsfrist: 5 år efter at ejendommen er nedrevet.
5. Autorisation af kloakmestre.
Kassationsfrist: 5 år efter autorisationens bortfald.
15. Brandvæsen
A. Bevares skal: 1. Arkivalier fra før 1966. 2. Dagjournaler og udrykningsrapporter. 3. Forhandlings- eller beslutningsprotokoller og mødereferater. 4. Stamkort. 5. Fortegnelser over uddelte hæders- og anciennitetstegn. 6. Bygnings- og lokaletegninger. 7. Tegninger over tekniske installationer. 8. Instrukser. 9. Årsberetninger.
10. Beredskabs- og opmarchplaner.
11. Pladsfordelingsplaner.
12. Lister over køretøjer og materiel.
13. Fortegnelse over brandfarlige virksomheder m.v.
14. Sager om større øvelser og kontrolforanstaltninger.
B. Kasseres må:
1. Kopier af byggesager, når der ikke længere er praktisk brug for dem.
2. Sager om rutinemæssige øvelser, når der ikke længere er praktisk brug for dem.
16. Renovation
A. Bevares skal:
1. Sager om større ændringer i kapacitet, organisation og teknik.
2. Sager om anlæg af destruktions- og formuldingsanlæg.
3. Driftsrapporter.
B. Kasseres må:
Alle øvrige sager om renovation.
Kassationsfrist: 10 år.
17. De kommunale værker
A. Bevares skal:
1. Tegninger og planer over forsynings- og produktionsanlæg.
2. Sager om anlæg af værker samt større ændringer i deres kapacitet, organisation og teknik.
3. Sager om vandindvinding.
4. Driftsrapporter.
B. Kasseres må:
1. Installationskort, når der ikke længere er praktisk brug for dem.
2. Måleraflæsningsbøger o. lign.
Kassationsfrist: 5 år.
3. Sager om godkendelse af installationer hos forbrugere.
Kassationsfrist: 10 år.
4. Vandanalyser.
Kassationsfrist: 5 år.
5. Klager over forsyningernes tryk, brandværdi, spænding temperatur, renhed o. lign.
Kassationsfrist: 5 år.
6. Sager om autorisation af gas-, vand- og sanitetsmestre samt elektroinstallatører.
Kassationsfrist: 5 år efter autorisationens bortfald.
18. Miljø- og levnedsmiddelkontrol
A. Bevares skal:
1. Sager af principiel karakter.
2. 10 pct. af sager om rutinemæssige kontrolforanstaltninger, idet der så vidt muligt bevares et repræsentativt udsnit af alle typer kontrolforanstaltninger, herunder vedrørende vand, luft, støj og fast affald.
B. Kasseres må:
90 pct. af sager om rutinemæssige kontrolforanstaltninger, jfr. under A, nr. 2.
Kassationsfrist: 5 år.
19. Havnevæsen
Kasseres må:
Korrespondance om havne- og bropenge, jernbanevognafgifter, afgifter for vand til skibe samt afgifter til toldvæsenet.
Kassationsfrist: 5 år, jfr. i øvrigt afsnit 8 om regnskabsvæsen.
20. Kommunens jorder og skove
A. Bevares skal:
1. Sager om køb, salg og pantsætning.
2. Tinglysningssager.
3. Oversigter over dyrkning og beplantning, når kommunen selv driver jorden.
4. Ikke-tinglyste forpagtningskontrakter.
5. Sager om oprettelse og nedlæggelse af kolonihaver.
6. Sager om større ændringer i driften og anskaffelse af større maskiner m.v.
B. Kasseres må:
1. Sager om opmåling og matrikulering.
Kassationsfrist: 30 år.
2. Skøder, der er afløst af nye skøder, og udløbne forsikringspolicer.
Kassationsfrist: 5 år.
3. Sager om almindelig drift og vedligeholdelse.
Kassationsfrist: 10 år.
4. Tinglyste forpagtningskontrakter
Kassationsfrist: 10 år.
21. Parker og idrætsanlæg
A. Bevares skal:
Sager om anlæg og større omlægninger af parker og idrætsanlæg.
B. Kasseres må:
Sager om almindelig vedligeholdelse, arbejdssedler og andet materiale.
Kassationsfrist: 5 år.
22. Vandrerhjem. badeanstalter og
campingpladser
A. Bevares skal:
Sager af principiel betydning.
B. Kasseres må:
Sager, som ikke har principiel betydning. Kassationsfrist: 5 år.
23. Kirkegårdsforvaltning
A. Bevares skal:
1. Begravelsesprotokoller med registre.
2. Ordensreglementer og andre sager af principiel betydning, derunder nye anlæg m.v.
B. Kasseres må:
1. Sager om overdragelse af gravsteder m.v.
Kassationsfrist: 5 år efter gravstedets sløjfning.
2. Begravelsesattester.
Kassationsfrist: 5 år.