Cirkulære om anvendelse af edb og anskaffelse af edb-udstyr, herunder udstyr til elektronisk tekstbehandling (Til samtlige ministerier og styrelser m.v.)
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/regulation/mt/1982/57@1982-06-16/da
Indhold
For at sikre den fornødne samordning m.v. af edb-anvendelsen inden for den statslige forvaltning og de mest hensigtsmæssige dispositioner i forbindelse med statslige edb-anskaffelser fastsættes følgende regler for anvendelse af edb og anskaffelse af edb-udstyr til administrative, statistiske og planlægningsmæssige opgaver.
I. Etablering af edb-systemer
1. Lov om offentlige myndigheders registre gælder for edb-systemer (edb-registre), der føres for den offentlige forvaltning, og som indeholder personoplysninger.
Ifølge lovens § 4, stk. 1, må sådanne edb-systemer, der føres for en statslig myndighed, kun oprettes i henhold til godkendelse af vedkommende minister efter forhandling med finansministeren (administrationsdepartementet).
I registerloven omfatter begrebet »statslig myndighed« alle dele af den offentlige forvaltning, der ikke hører under kommunalforvaltningen. Forhandlingspligten efter loven påhviler derfor også institutioner som f. eks. Danmarks Nationalbank, Statsanstalten for Livsforsikring og Danmarks Radio.
2. Statslige myndigheders edb-systemer uden personoplysninger skal ligeledes forhandles med administrationsdepartementet inden oprettelsen.
Efter aftale med administrationsdepartementet kan en myndighed, som rutinemæssigt anvender edb ved løsningen af statistiske eller andre opgaver, der ikke indebærer registrering af personoplysninger, uden forhandling i det enkelte tilfælde udstrække anvendelsen af edb til opgaver af lignende type.
3. Forhandlingen med administrationsdepartementet om påtænkte edb-anvendelser skal ske så tidligt som muligt og senest, når myndigheden har præciseret sine behov på en sådan måde, at der foreligger en kravspecifikation, d.v.s. før forslag til systemløsning udarbejdes.
Den foreskrevne forhandling kan finde sted i forbindelse med forelæggelse af en langtidsplan for edb-anvendelse og -anskaffelser.
4. Ændringer i et edb-system, som er så omfattende, at der reelt udvikles et nyt edb-system, skal forelægges til forhandling, jfr. dog pkt. 2, 2. punktum.
5. For så vidt angår planer om etablering af edb-systemer inden for de forvaltningsområder, hvor der efter aftale i edb-samordningsrådet er nedsat samordningsudvalg, kan den foreskrevne forhandling med administrationsdepartementet finde sted ved forelæggelse af planerne i vedkommende samordningsudvalg.
6. Statslige og private tilskudsberettigede institutioner under undervisningsministeriet, som ønsker at anvende edb til administrative, statistiske og planlægningsmæssige formål, skal som hidtil rette henvendelse til undervisningsministeriet. Nærmere regler for disse institutioners anvendelse af edb og anskaffelse af edb-kapacitet fastsættes af undervisningsministeriet efter aftale med finansministeriet.
II. Anskaffelse af edb-udstyr
7. Statslige myndigheder kan kun indgå aftale om anskaffelse, d.v.s. køb, leje eller leasing af edb-udstyr (materiel og basisprogrammel) efter forudgående godkendelse fra administrationsdepartementet, jfr. dog pkt. 9.
8. Planer om udstyrsanskaffelser skal forelægges for administrationsdepartementet så tidligt som muligt. Forelæggelse skal ske, før myndigheden endeligt specificerer kravene til udstyret og dermed inden en eventuel udbudsforretning iværksættes.
9. Undtaget fra kravet om godkendelse er anskaffelser, hvis samlede købspris er mindre end 300.000 kr. (ekskl. merværdiafgift) eller anskaffelser, der sker som led i gennemførelsen af en langtidsplan for edb-anvendelse og -anskaffelser, som er godkendt af administrationsdepartementet. I disse tilfælde skal administrationsdepartementet efterfølgende skriftligt underrettes om anskaffelsens formål, art og fabrikat samt pris og tidspunkt for anskaffelsen.
10. Bestemmelserne i pkt. 7-9 gælder ligeledes for anskaffelse af udstyr til elektronisk tekstbehandling. Dog skal indberetning om foretagne, ikke godkendelsespligtige anskaffelser af sådant udstyr ske til direktoratet for statens indkøb.
Af hensyn til den fremtidige etablering af tekstsøgesystemer i forvaltningen bør det tilstræbes at vælge udstyr, der muliggør overførsel af de behandlede tekster på maskinlæsbar form til sådanne systemer.
11. For statslige og private tilskudsberettigede institutioner under undervisningsministeriet gælder særlige regler, jfr. punkt 6.
12. Bestemmelserne i de standardkontrakter for køb, leje og vedligeholdelse af edb-udstyr, som administrationsdepartementet har udarbejdet til brug for statslige myndigheder, bør kun undtagelsesvis fraviges.
III. Konsulentbistand, indkøbsaftaler og udviklingsprojekter
13. Administrationsdepartementet yder eller anviser bistand, herunder fra I/S Datacentralen af 1959, i forbindelse med etablering af edb-systemer og ved valg og anskaffelse af edb- og tekstbehandlingsudstyr.
Direktoratet for statens indkøb kan oplyse om eksisterende aftaler vedrørende levering af edb- og tekstbehandlingsudstyr, herunder aftaler, som Datacentralen har indgået med leverandører.
Administrationsdepartementet samarbejder med teknologistyrelsen om finansiering af aftaler mellem offentlige myndigheder og private edb-virksomheder vedrørende udviklingsprojekter, forundersøgelser m.v.
IV. Oplysningspligt og ikrafttræden
14. Administrationsdepartementet er berettiget til at indhente alle oplysninger, som er nødvendige til varetagelse af departementets opgaver efter dette cirkulære.
15. Cirkulæret træder i kraft den 1. maj 1982.
Finansministeriets cirkulære af 15. oktober 1964 om anskaffelse eller leje af elektronisk databehandlingsmateriel, økonomiministeriets cirkulære nr. 52 af 18. marts 1966 om anvendelse af elektronisk databehandlingsteknik i statsadministrationen samt finansministeriets cirkulæreskrivelse nr. 58 af 11. april 1975 om standardkontrakter for køb, leje og vedligeholdelse af edb-udstyr ophæves.
Underskrift 1
»Finansministeriet, den 31. marts 1982§ KNUD HEINESEN /Jens Ulrik Dalgaard