Cirkulære om kassation af visse arkivalier hos statslige myndigheder (til samtlige ministerier)
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/regulation/mt/1998/10@1998-03-15/da
Indhold
I medfør af § 8, stk. 2, i bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes
I. Område
§ 1.
Stk. 1. Bestemmelserne i dette cirkulære gælder for den statslige forvaltning og domstolene, jf. dog stk. 2 og 3.
Stk. 2. Bestemmelserne gælder ikke for arkivalier, der er lagret på elektronisk medium.
Stk. 3. Bestemmelserne i § 3, 1, A , gælder ikke for departementers og hermed ligestillede myndigheders arkivalier vedrørende godkendelse af regnskaber, jf. § 9 i bekendtgørelse nr. 1163 af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen m.v.
Stk. 4. Arkivalier, der ikke er omfattet af bestemmelserne i §§ 2-3, må kun kasseres efter særskilt bemyndigelse fra Statens Arkiver. Stk. 5. Arkivalier, der er omfattet af bestemmelserne i §§ 2-3, destrueres, når der ikke længere er retligt eller administrativt behov for dem. II. Kassation
§ 2.
Stk. 1. I samtlige myndigheders arkiver kasseres følgende arkivalier: 1) overtallige kopier, ekstra udskrifter af dokumenter m.v. 2) publiceret materiale (pjecer, brochurer), som ikke har givet anledning til sagsbehandling 3) andet materiale, der er modtaget til orientering, og som ikke har givet anledning til sagsbehandling 4) stillingsansøgninger, der ikke har ført til ansættelse 5) materiale vedrørende fremstilling af myndighedens publikationer (udkast, korrekturer m.v.)
§ 3.
Stk. 1. I samtlige myndigheders arkiver kasseres følgende arkivaliegrupper:
1. Økonomi- og personaleområdet
A . Alt regnskabsmateriale, jf. § 18, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 1163 af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen m.v., bortset fra årsregnskaber og årsberetninger mv., skabt eller tilvejebragt før 31.12.1979.
B . Personalesager, bortset fra sager, som vedrører ansatte, der er født den 1. i en måned, eller som vedrører ansatte i chefstillinger.
2. Bygningsdrift, inventar m.v.
A . Alle sager vedrørende bygningsmæssig drift, udstyr og forsyninger.
B . Alle sager vedrørende kontorhold, -maskiner samt inventar m.v.
3. Ind- og uddatamateriale m.v.
A . Samlinger af materiale, der alene er tilvejebragt med henblik på inddatering i elektroniske registre, databaser m.v. (inddata).
B . Samlinger af udskrifter fra edb-systemer, der alene anvendes til opslag, orientering og kontrol (uddata).
§ 4.
Stk. 1. Cirkulæret træder i kraft den den 1. februar 1998
Underskrift 1
Rigsarkivet, den 12. januar 1998 Johan Peter Noack