Cirkulæreskrivelse om bevaring og kassation samt aflevering af statslige myndigheders arkivalier 1997-2000 og om Statens Arkivers aktivitetsplan (til samtlige ministerier)
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/regulation/mt/1998/9@1998-03-15/da
Indhold
A. Arkivlovgivningen
1 . Forholdet mellem Statens Arkiver og myndighederne er fastlagt ved arkivloven (lov nr. 337 af 14. maj 1992 om offentlige arkiver m.v. som ændret ved lov nr. 421 af 10. juni 1997) og arkivbekendtgørelsen (bkg. nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed).
Formålet med lovændringen var især en yderligere åbenhed i arkivadgang. Med henblik på dette er der bl.a. sket en ændring arkivlovens § 13, således at myndighederne, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, skal aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver inden de er 30 år gamle, efter nærmere regler fastsat af kulturministeren.
2 . Af forarbejderne til ændringsloven fremgår, at der er konstateret et betydeligt afleveringsefterslæb af mere end 30 år gamle arkivalier, og at dette efterslæb er til hindring for, at lovens formål om tilgængelighed tilgodeses i videst muligt omfang. Afleveringsefterslæbet skal derfor indhentes over en kortere årrække, samtidig med at det sikres, at der ikke opstår nye efterslæb. Det er i forbindelse med ændringsloven forudsat, at efterslæbet indhentes i løbet af en 10-års periode ved gennemførelse af Statens Arkivers plan for aktiviteterne på bevarings-, kassations- og afleveringsområdet. Statens Arkivers aktivitetsplan indebærer, at de enkelte myndigheder hvert tiende år afleverer arkivalier, der er over 20 år gamle.
Aktivitetsplanen er fastsat i medfør af § 3, stk. 2, § 8, stk. 2, samt § 10, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed.
3 . Spørgsmål om bevaring og kassation samt aflevering af arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, vil blive behandlet uafhængigt af nedenstående aktivitetsplan.
B. Statens Arkivers aktivitetsplan vedr. konventionelle arkivalier
4 . Kulturministeren og Statens Arkiver har indgået en resultatkontrakt for perioden 1997 - 2000, der omfatter opfyldelse af målsætningen om indhentning af afleveringsefterslæbet senest i år 2006. Statens Arkiver har inden for kontraktens rammer udarbejdet en aktivitetsplan for perioden 1997-2000, som bl.a. omfatter udarbejdelse af bevarings- og kassationsplaner samt planer for aflevering af arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt før o. 1980, fra 1/3 af samtlige statslige myndigheder. En række af de myndigheder, som er omfattet af planen, opregnes i afsnit C og D nedenfor. Myndigheder, omfattet af planen, som ikke nævnes udtrykkeligt, vil modtage direkte henvendelse fra Statens Arkiver.
Statens Arkivers behandling af spørgsmål om bevaring og kassation samt aflevering af arkivalier finder sted inden for rammerne af aktivitetsplanen.
5 . Statens Arkiver gennemfører planen i samarbejde med de myndigheder, der omfattes af aktiviteterne. I den forbindelse vil Statens Arkiver optage forhandlinger med de overordnede myndigheder på de enkelte forvaltningsområder med henblik på gennemførelse af aktiviteterne.
Undtagelsesvis vil ressourcemæssige hensyn hos myndighederne kunne medføre fastsættelse af et senere tidpunkt for aflevering af arkivalier. I så fald vil Statens Arkiver rette henvendelse til andre myndigheder om aflevering af arkivalier. Opregningen af myndigheder i afsnit C og D nedenfor kan derfor ikke betragtes som udtømmende.
6 . Forsvarets myndigheder afleverer i henhold til bestemmelser i FKOBST nr. 324-1 af AUG 1997.
C. Bevaring og kassation
7 . Bevarings- og kassationsbestemmelser vil blive fastsat for myndighedssektorer, myndighedstyper eller for enkelte myndigheder (f.eks. departementer og styrelser). Statens Arkiver vejleder om gennemførelsen af bevarings- og kassationsbestemmelserne.
8 . Statens Arkiver aktivitetsplan 1997- 2000 omfatter udarbejdelse af bevarings- og kassationsbestemmelser for følgende myndighedstyper og -sektorer. De planlagte årstal for arbejdets indledning angives i parantes:
- Statsadvokaturerne (1997)
- Undervisningssektoren (1997)
- Landsretter og byretter (1997)
- Statsamterne (1997)
- Told- og skattesektoren (1998)
- Finanssektoren (1999)
- Den sociale sektor (1999)
- Forsvaret (1999)
- Folkekirken (1999)
- Arbejdstilsynet (1999)
- Arbejdsformidlingen (1999)
Herudover agtes udarbejdet bevarings- og kassationsplaner for arkivalier, skabt af følgende direktorater og styrelser:
- Patentdirektoratet (1997)
- Post Danmark (1997)
- Direktoratet for Kriminalforsorgen (1997)
- Undervisningsministeriets byggedirektorat (1997)
- Arbejdsmarkedsstyrelsen (1997)
- Arbejdsskadestyrelsen (1998)
- Udlændingestyrelsen (1998)
- Direktoratet for Arbejdstilsynet (1999)
- DSB (1999)
- Beredskabsstyrelsen (2000)
- Statens Luftfartsvæsen (2000)
- Vejdirektoratet (2000)
Endelig vil der som hidtil blive udarbejdet kassationsbestemmelser i forbindelse med aflevering af arkivalier fra myndigheder, som ikke er omfattet af en bevarings- og kassationsplan.
9 . I forbindelse med udarbejdelsen af bevarings- og kassationsbestemmelser påhviler det myndighederne at afgive sådanne oplysninger om arkiv- og journalforhold, der er af betydning for udarbejdelsen af bevaringsbestemmelserne. Statens Arkiver vil rette henvendelse til de pågældende myndigheder herom.
D. Aflevering
10 . Statens Arkiver vil rette henvendelse til hver enkelt myndighed, som er omfattet af afleveringsplanen.
11 . Afleveringsplanen for årene 1997-2000 omfatter aflevering af alle arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt indtil ca. 1980 hos bl.a. følgende departementer og styrelser m.fl. De planlagte årstal for arbejdets indledning angives i parentes:
Departementer:
- Arbejdsministeriet (1997)
- Forskningsministeriet (1997)
- Kulturministeriet (1997)
- Socialministeriet (1997)
- Undervisningsministeriet (1997)
- Boligministeriet (1998)
- Skatteministeriet (1999)
Styrelser:
- Arbejdsmarkedsstyrelsen (1997)
- Byggedirektoratet (1997)
- Danmarks- og Grønlands Geologiske Undersøgelser (1997)
- Danmarks Meteorologiske Institut (1997)
- Direktoratet for Kriminalforsorgen (1997)
- Finanstilsynet (1997)
- Patentdirektoratet (1997)
- Slots- og Ejendomsstyrelsen (1997)
- Udlændingestyrelsen (1998)
- Arbejdsskadestyrelsen (1998)
- Civilretsdirektoratet (1998)
- Post Danmark (1998)
- Told- og skattestyrelsen (1998)
- Kort- og Matrikelstyrelsens sønderjyske afdeling (1998)
- Den sociale Ankestyrelse (1999)
- Direktoratet for Arbejdstilsynet (1999)
- Farvandsvæsenet (1999)
- Færdselsstyrelsen (1999)
- Landsskatteretten (1999)
- Miljøstyrelsen (1999)
- Rigsrevisionen (1999)
- Telestyrelsen (1999)
- Veterinær- og Fødevaredirektoratet (1999)
- Energistyrelsen (2000)
- EU-direktoratet (2000)
- SU-styrelsen (2000)
Endvidere samtlige myndigheder inden for følgende myndighedstyper:
- Politikredse (1997)
- Embedslæger (1997)
- Statsadvokaturer (1997)
- Told- og skatteregioner, herunder skyldråd (1998)
- Lærerseminarier og andre seminarier m.fl. (1998)
- Universiteter og højere læreanstalter m.fl. (1998)
Endvidere omfatter afleveringsplanen en række myndigheder inden for følgende myndighedstyper:
- Landsretterne og byretterne, herunder fredningsnævn (1998 ff.)
- Statsamter (1998 ff.)
- Forsvarets myndigheder i henhold til FKOBST nr. 324-1 af AUG 1997
12 . Myndigheder, der ikke er omfattet af afleveringsplanen for årene 1997-2000, kan som hovedregel ikke aflevere arkivalier inden 2001. Undtagelse gælder, for så vidt aflevering finder sted i henhold til bestemmelsen i arkivbekendtgørelsens § 2, stk. 1 (nedlagte myndigheder).
Myndigheder, der ikke afleverer i perioden 1997 - 2000, kan påregne at skulle aflevere arkivalier i løbet af årene 2001 - 2006.
Underskrift 1
Rigsarkivet, den 12. januar 1998 Johan Peter Noack