Adresse https://gelex.eu/eli/DK/regulation/mt/2000/5@2000-02-09/da

Indhold

1. Indledning
2. 1. § 1.
   2. § 2.
   3. § 3.
   4. § 4.
   5. § 5.
   6. § 6.
   7. § 7.
   8. § 8.
   9. § 9.
   10. § 10.
   11. § 11.
   12. § 12.
   13. § 13.
   14. § 14.
3. Underskrift 1

I medfør af § 3, stk. 2, § 5, stk. 3 og § 6, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed fastsættes:

§ 1.

Stk. 1. Bestemmelserne i dette cirkulære gælder for statslige myndigheder og domstolene (herefter benævnt myndigheder).

§ 2.

Stk. 1. Bestemmelserne i dette cirkulære gælder for elektroniske systemer, som anvendes til opsamling og arkivering af oplysninger, som fremkommer i forbindelse med myndighedernes virksomhed, herunder 1) edb-registre (databaser), dvs. systemer uden elektronisk registrering af sager og dokumenter 2) systemer med elektronisk registrering af sager og dokumenter og arkivering af alle dokumenter på papir (elektroniske journalsystemer) 3) systemer med elektronisk registrering af sager og dokumenter og arkivering af dokumenter både på papir og i elektronisk form (elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH-systemer)) samt 4) systemer med elektronisk registrering af sager og dokumenter og elektronisk arkivering af alle dokumenter (elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH-systemer))

Stk. 2. Bestemmelserne i §§ 5-13 gælder alene for systemer nævnt i § 2, nr. 2-4. II. Anmeldelse

§ 3.

Stk. 1. Myndigheder skal anmelde nye systemer som nævnt i § 2 til Statens Arkiver.

Stk. 2. Anmeldelse skal for så vidt angår systemer som nævnt i § 2, nr. 1, foretages senest 2 uger inden de tages i brug, og for så vidt angår systemer som nævnt i § 2, nr. 2-4, senest 3 måneder inden de tages i brug.

Stk. 3. Anmeldelse skal endvidere foretages i forbindelse med 1) væsentlig ændring af den overordnede registreringssystematik 2) væsentlig ændring af systemets anvendelsesområde 3) væsentlig ændring af registreringsdelens struktur og indhold 4) hel eller delvis overgang til elektronisk arkivering af dokumenter.

Stk. 4. Systemer, der skal anvendes af flere myndigheder, skal anmeldes af den myndighed, som forestår indførelse, udvikling og vedligeholdelse af systemerne.

§ 4.

Stk. 1. Anmeldelse skal foretages på Statens Arkivers anmeldelsesskema.

Stk. 2. For systemer som nævnt i § 2, nr. 2-4 skal anmeldelsen vedlægges: 1) journalplan eller liste over kontrollerede indekstermer, 2) udkast til instruks for anvendelsen af systemet, 3) teknisk dokumentation af systemets logiske opbygning.

Stk. 3. Hvis systemet ikke implementeres som en relationel database, skal anmeldelsen desuden indeholde en redegørelse for, hvordan en arkiveringsversion i form af en relationel database kan produceres. III. Godkendelse

§ 5.

Stk. 1. Et system, som nævnt i § 2, nr. 2-4, må ikke tages i brug, før Statens Arkivers godkendelse foreligger. IV. Afgrænsning

§ 6.

Stk. 1. Anvendelsesområdet for en myndigheds elektroniske arkivsystemer skal være organisatorisk og emnemæssigt afgrænset.

§ 7.

Stk. 1. Med henblik på aflevering af arkiveringsversioner skal myndigheden i forbindelse med anmeldelsen foretage tidsmæssig afgrænsning af elektroniske arkivsystemer i form af arkivperioder på ca. 5 år.

Stk. 2. Hvis arkivperioderne fastlægges til at være længere end 5 år, skal der i forbindelse med anmeldelsen træffes særlig aftale med Statens Arkiver om produktion af arkiveringsversion.

Stk. 3. For et elektronisk arkivsystem, som nævnt i § 2, nr. 3, skal følgende krav desuden opfyldes: 1) der skal være en klar organisatorisk eller emnemæssig afgrænsning af de områder, hvor der anvendes papirarkivering, og af de områder, hvor der anvendes elektronisk arkivering, 2) overgangen fra papirarkivering til elektronisk arkivering skal gælde alle dokumenter og sager indenfor det pågældende område og ske på samme dato.

§ 8.

Stk. 1. Der skal foretages periodeskift i et elektronisk arkivsystem når 1) arkivperioden udløber, jf. § 7, stk. 1, 2) der sker væsentlig ændring af den overordnede registreringssystematik, 3) der sker væsentlig ændring af systemets anvendelsesområde, eller 4) der sker væsentlig ændring af registreringsdelens struktur og indhold. V. Indretning og drift

§ 9.

Stk. 1. I et elektronisk arkivsystem skal der om hver sag registreres 1) entydig identifikation 2) tilknytning til en saggruppe i journalplanen og/eller en eller flere kontrollerede indextermer 3) myndighedsidentifikation, hvor flere myndigheder anvender samme system, samt 4) kontoridentifikation, hvor der skal dannes særskilte kontorarkiver, i systemer, som nævnt i § 2, nr. 2-3.

§ 10.

Stk. 1. Der skal være én journalplan eller én liste over kontrollerede indextermer, som beskriver hele det område, som det elektroniske arkivsystem dækker.

§ 11.

Stk. 1. Der må ikke inden for arkivperioden foretages betydningsmæssige ændringer af allerede oprettede saggrupper i journalplanen og/eller kontrollerede indextermer.

§ 12.

Stk. 1. Der skal om hvert dokument registreres oplysninger, der muliggør identifikation og fremfinding, herunder 1) titel 2) dato 3) relation til sager 4) afsender/modtager samt 5) i systemer, som nævnt i § 2, nr. 3-4, lagringsform

§ 13.

Stk. 1. Myndigheden skal udarbejde en instruks for anvendelse af hvert elektronisk arkivsystem, der benyttes af myndigheden.

Stk. 2. Instruksen skal bidrage til at sikre myndighedens varetagelse af arkivmæssige hensyn og skal bl.a. indeholde A: for samtlige systemer: 1) regler for sagsdannelse i systemet, 2) regler for registrering af sager og dokumenter i systemet, 3) regler for opdatering af myndighedsoplysninger, hvis flere myndigheder anvender det samme system, 4) beskrivelse af journalplan og/eller lister over kontrollerede indextermer, 5) regler for brug af journalplan og/eller lister over kontrollerede indextermer, 6) regler for vedligeholdelse af journalplan og/eller lister over kontrollerede indextermer, B: for systemer som nævnt i § 2, nr. 2, tillige: 1) procedure for arkivering af sager, C: for systemer som nævnt i § 2, nr. 3-4, tillige: 1) beskrivelse af indskanningsprocedure, 2) beskrivelse af procedure for registrering og arkivering af dokumenter, som ikke indskannes eller kun indskannes delvist, 3) beskrivelse af, hvilke dokumentformater der arkiveres i systemet, samt 4) beskrivelse af procedure for konvertering af dokumenter til arkiveringsversionens dokumentformat, herunder beskrivelse af procedure for umiddelbar konvertering til og lagring i arkiveringsversionens dokumentformat, hvor dette til sikring af bevaring er nødvendigt. VI. Ikrafttrædelse

§ 14.

Stk. 1. Bestemmelserne i dette cirkulære træder i kraft den 1. februar 2000.

Stk. 2. I forbindelse med periodeskift skal elektroniske arkivsystemer, der før ikrafttrædelsen af dette cirkulære er blevet godkendt af Statens Arkiver, anmeldes og godkendes efter bestemmelserne i dette cirkulære.

Stk. 3. Cirkulære nr. 180 af 23. november 1995 om elektronisk arkivering hos statslige myndigheder ophæves.

Underskrift 1

Rigsarkivet, den 14. januar 2000 Johan Peter Noack

Versioner

1. 2000-02-09 · til 2002-03-13