Cirkulære om bevaring og kassation samt aflevering af statslige myndigheders konventionelle arkivalier i årene 2001-2004
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/regulation/mt/2001/31@2001-04-02/da
Indhold
Statens Arkiver udsendte den 22. december 2000 sin aktivitetsplan for bevaring og kassation samt aflevering af konventionelle arkivalier i årene 2001-2004 som cirkulæreskrivelse til samtlige ministerier. Aktivitetsplanen har givet anledning til enkelte henvendelser om ændringer med henvisning til ressourcemæssige problemer. Disse er taget til følge i den hermed udsendte, reviderede aktivitetsplan.
A. Arkivlovgivningen og Statens Arkivers aktivitetsplaner
Forholdet mellem Statens Arkiver og myndighederne er fastlagt ved arkivloven (lovbekendtgørelse nr. 740 af 17. juli 2000 af lov om offentlige arkiver mv.) og arkivbekendtgørelsen (bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed).
I henhold til arkivlovens § 13 skal myndighederne, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver inden de er 30 år gamle, efter nærmere regler fastsat af kulturministeren. Det er i den forbindelse fastsat, at det eksisterende afleveringsefterslæb af mere end 30 år gamle arkivalier, som endnu ikke er afleveret til Statens Arkiver, skal være afviklet senest i år 2006, samtidig med at det sikres, at der ikke opstår nye efterslæb.
Statens Arkivers langsigtede aktivitetsplan indebærer, at de enkelte myndigheder hvert tiende år afleverer arkivalier, der er over 20 år gamle. I henhold til aktivitetsplanen for årene 1997 - 2000 (jf. Statens Arkivers cirkulæreskrivelse nr. 9 af 12. januar 1998) er der indledt aflevering fra omkring halvdelen af samtlige myndigheder, ligesom der er udstedt en lang række bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier.
Aktivitetsplanen for årene 2001 - 2004 indebærer, at afleveringen af arkivalier, som skal bevares, indledes hos alle myndigheder, hvor det ikke allerede er sket i henhold til aktivitetsplanen for årene 1997 - 2000, således at alle afleveringer er gennemført senest ved udgangen af år 2006.
Der er udformet særskilte taktplaner for udarbejdelsen af bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier og for aflevering af arkivalier. Taktplanerne omfatter en systematisk og koordineret gennemgang på samtlige ministeriers område, jf. afsnit B og C nedenfor.
Statens Arkiver gennemfører planen i samarbejde med de myndigheder, der omfattes af aktiviteterne. Såfremt en myndighed af ressourcemæssige grunde ikke ser sig i stand til at gennemføre aflevering af arkivalier i henhold taktplanen og de nærmere tidsfrister, som fastsættes inden for denne, vil Statens Arkiver optage forhandling med vedkommende ministerium herom, jf. arkivbekendtgørelsens § 10, stk. 4.
Aktivitetsplanen er fastsat i medfør af § 3, stk. 2, § 8, stk. 2, samt § 10, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed.
Allerede fastsatte tidsplaner for aflevering af arkivalier opretholdes.
Bevaring og kassation samt aflevering af arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, sker efter reglerne i cirkulære nr. 4 af 14. januar 2000 om statslige myndigheders aflevering af elektroniske arkivsystemer til Statens Arkiver samt i cirkulære nr. 5 af 14. januar 2000 om anmeldelse og godkendelse af statslige myndigheders elektroniske arkivsystemer.
B. Taktplan 2001 - 2004 for udarbejdelse af bestemmelser om bevaring og kassation
Udarbejdelsen af bevarings- og kassationsbestemmelser for følgende styrelser og typer af myndigheder m.fl. indledes og afsluttes senest i de år, som er anført i følgende plan:
Startår FORVALTNINGSOMRÅDE Slutår
2001 Domstolsstyrelsen 2002
Kriminalforsorgens institutioner 2001
Rigspolitichefen 2002
Statshavne og lufthavne, m.fl. 2002
Færdselsstyrelsen med tilknyttede myndigheder 2001
Statens Luftfartsvæsen 2002
Direktoratet for FødevareErhverv 2002
Fødevaredirektoratet med fødevareregionerne 2002
Danmarks Nationalbank 2003
Skovdistrikterne 2001
Forskningsinstitutioner generelt 2001
2002 Beredskabsstyrelsen med tilknyttede myndigheder 2002
Post Danmarks institutioner 2002
Fiskeridirektoratet med tilknyttede myndigheder 2002
Plantedirektoratet med tilknyttede myndigheder 2002
Søfartsstyrelsen med tilknyttede myndigheder 2003
Visse myndigheder på By- og Boligministeriets område 2002
Kort- og Matrikelstyrelsen 2003
Lægemiddelstyrelsen 2003
Sundhedsstyrelsen 2003
2003 Personalestyrelsen 2003
Erhvervs- og Selskabsstyrelsen 2004
Forbrugerstyrelsen 2004
Farvandsvæsenet 2004
2004 Danmarks Eksportråd 2005
Institutionsstyrelsen 2005
Uddannelsesstyrelsen 2005
Forskningsstyrelsen 2005
Herudover udarbejdes bevarings- og kassationsbestemmelser i forbindelse med aflevering af arkivalier, som ikke er omfattet af sådanne.
Til departementer, styrelser og lignende kan der ved afslutningen af en journalperiode efter anmodning udarbejdes bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier, som er registreret i denne periode.
Tidligere udstedte bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier a-jourføres ved behov.
I forbindelse med udarbejdelsen af bevarings- og kassationsbestemmelser påhviler det myndighederne at afgive sådanne oplysninger om arkiv- og journalforhold, der er af betydning for udarbejdelsen af bevaringsbestemmelserne. Statens Arkiver vil rette henvendelse til de pågældende myndigheder herom.
C. Taktplan for aflevering af konventionelle arkivalier
Aflevering af arkivalier indledes og afsluttes senest i de år, som er anført i følgende plan:
Startår FORVALTNINGSOMRÅDE Slutår
2001 Finansministeriets område 2001
Justitsministeriets område (excl. domstolene) 2002
Kirkeministeriets område (excl. Folkekirken) 2001
Undervisningsministeriets område 2002
Arbejdsministeriets område 2002
Økonomiministeriets område (excl. Danmarks Nationalbank) 2001
Miljø- og Energiministeriets område 2002
Skatteministeriets område 2003
Statslige arkivalier i varetægt hos gymnasier m.fl. 2003
2002 Indenrigsministeriets område 2003
Trafikministeriets område 2003
By- og Boligministeriets område 2003
Danmarks Nationalbank 2004
Sundhedsministeriets område (incl. statslige arkivalier i varetægt hos hospitaler m.fl.) 2004
Statslige arkivalier i varetægt hos sociale institutioner 2003
2003 Fødevareministeriets område 2004
Erhvervsministeriets område 2005
Forsvarsministeriets område (excl. Forsvaret) 2004
2004 Statsministeriets område 2005
Udenrigsministeriets område 2005
Socialministeriets område 2005
Kulturministeriets område 2005
Forskningsministeriets område 2006
Taktplan for byretternes aflevering af arkivalier er fastsat ved aftale af 28. oktober 1998 mellem Justitsministeriets Domstolsafdeling og Statens Arkiver.
Taktplan for aflevering af Folkekirkens arkivalier fastsættes efter forhandling med Folkekirkens myndigheder.
Taktplan for aflevering af arkivalier fra Forsvarets myndigheder fastsættes efter forhandling med Forsvarskommandoen.
Statens Arkiver vil rette henvendelse om aflevering af arkivalier til hver enkelt myndighed, som er omfattet af taktplanen. Det påhviler myndighederne at afgive sådanne oplysninger om arkiv- og journalforhold, der er af betydning for udarbejdelsen af bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier samt for udarbejdelsen af ordningsplan mv. for arkivalier, som skal bevares og afleveres.
Inden for taktplanens rammer fastsættes efter drøftelse en nærmere tidsplan for hver enkelt myndigheds udførelse af det afleveringsforberedende arbejde, jf. Statens Arkivers cirkulære nr. 7 af 12. januar 1998 om aflevering af statslige myndigheders arkivalier til Statens Arkiver.
Myndigheder, der har afleveret arkivalier i henhold til afleveringsplanen for årene 1997-2000, kan som hovedregel først aflevere arkivalier efter år 2006. Undtagelse gælder, for så vidt aflevering skal ske i henhold til arkivbekendtgørelsens § 2, stk.1.
Underskrift 1
Rigsarkivet, den 23. marts 2001 Johan Peter Noack