Adresse https://gelex.eu/eli/DK/regulation/mt/2006/8@2006-01-26/da

Indhold

1. Indledning
2. Underskrift 1

(Statens Arkivers aktivitetsplan)

Statens Arkivers aktivitetsplan for bevaring og kassation samt aflevering af statslige myndigheders arkivalier i årene 2006-2010 er fastsat i medfør af § 3, stk. 1-2, § 5, § 10, § 11, § 12 og § 16 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed.

Aktivitetsplanen er udarbejdet på grundlag af Statens Arkiver erfaringer med aktivitetsplanerne for 1997 - 2000 (jf. Statens Arkivers cirkulæreskrivelse nr. 9 af 12. januar 1998) og 2001 - 2004/2006 (jf. cirkulære nr. 31 af 23. marts 2001). På grundlag heraf er det efter drøftelse med Kulturministeriet besluttet at behandle samtlige statslige myndigheders arkivforhold i en 5-års turnus.

A. Arkivlovgivningen og Statens Arkivers aktivitetsplan

Forholdet mellem Statens Arkiver og myndighederne er fastlagt ved arkivloven (lov nr. 1050 af 17. december 2002) og arkivbekendtgørelsen (bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed).

I henhold til arkivlovens § 13, stk. 1, skal myndighederne, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver inden de er 30 år gamle.

Der skal som hovedregel tilstræbes aflevering af statslige papirarkivalier til Statens Arkiver inden de er 20 år gamle, således at der sker en tilnærmelse til den almindelige tilgængelighedsfrist på 20 år, jf. arkivlovens § 22, stk. 1.

Gør modstående hensyn sig gældende, f.eks. ved at arkivalier er i hyppig administrativ brug, udstedes i stedet bestemmelse om udskudt aflevering, jf. arkivbekendtgørelsens § 12, stk. 2.

En forudsætning for myndighedernes aflevering er endvidere, at arkivalier, som er omfattet af bestemmelse om kassation, er udskilt. Kassation må først finde sted, når de arkivalier, der skal kasseres, ikke længere er administrativ eller retlig aktuelle. Dette indebærer, at Statens Arkiver som udgangspunkt ikke kan modtage arkivalier, som er under ca. 15 år gamle.

Arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, skal afleveres til Statens Arkiver på et tidligere tidspunkt, jf. arkivlovens § 13, stk. 3.

Statens Arkivers aktivitetsplan for årene 2006 - 2010 omfatter kontakt med samtlige arkivansvarlige myndigheder i de tilfælde, det er relevant, således ved

1. behandling af spørgsmål om godkendelse af statslige myndigheders arkivsystemer,

2. udstedelse af bestemmelser om bevaring og kassation af ny e-registre samt bestemmelser om afleveringstidspunkt for registre, som skal bevares,

3. modtagelse af elektroniske arkivalier i henhold til afleveringsbestemmelserne,

4. udstedelse af bestemmelser om bevaring og kassation af papirarkivalier, som skal afleveres,

5. aflevering af papirarkivalier fra før 1990 fra statslige myndigheder, bortset fra arkivalier, som er omfattet af bestemmelse om udskudt aflevering,

6. behandling af forekommende indberetninger om overførsel af arkivalier eller om skader på arkivalier,

7. tilsyn i fornødent omfang med myndighedernes varetagelse af arkivmæssige hensyn.

Herudover foretages der i perioden

I. revision af de eksisterende bestemmelser om de statslige myndigheders varetagelse af arkivmæssige hensyn,

II. vurdering og a-jourføring i fornødent omfang af alle bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier,

III. en særskilt opfølgning af strukturreformens arkivmæssige konsekvenser for de statslige myndigheder.

B. Organisering af arbejdet

Statens Arkiver agter at gennemføre en samlet behandling af samtlige arkivforhold hos myndighederne, herunder en sammenhængende behandling centraladministrationens og den regionale statsadministrations arkivforhold samt af spørgsmål om papirarkivalier og om elektroniske arkivalier.

Statens Arkiver organiserer sin indsats i 4 landsdækkende projektgrupper, som behandler følgende ministerieområder, m.fl.:

A

Indenrigs- og Sundhedsministeriet

Kirkeministeriet

Kulturministeriet

Undervisningsministeriet

Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling

B

Beskæftigelsesministeriet

Ministeriet for Familie- og Forbrugeranliggender

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri

Socialministeriet

Transport- og Energiministeriet

Økonomi- og Erhvervsministeriet

C

Finansministeriet

Forsvarsministeriet

Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration

Miljøministeriet

Skatteministeriet

Statsministeriet

Udenrigsministeriet

Rigsrevisionen

Danmarks Nationalbank

D

Justitsministeriet

Domstolene

Tilrettelæggelsen af aktiviteterne sker efter drøftelse med de enkelte ministerier eller styrelser, således at der på hvert ministerie- eller styrelsesområde træffes aftale om generelle forhold og om tidsplan for de enkelte myndigheder på området.

Statens Arkiver gennemfører herefter planen i samarbejde med hver enkelt af de myndigheder, som er omfattet af aktivitetsplanen. Det påhviler i den forbindelse myndighederne at afgive sådanne oplysninger om arkiv- og journalforhold, der er af betydning for udarbejdelsen af bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier samt for udarbejdelsen af afleveringsbestemmelse med ordningsplan, m.v., for arkivalier, som skal afleveres.

Såfremt en myndighed af ressourcemæssige grunde ikke ser sig i stand til at gennemføre aflevering af arkivalier i henhold aktivitetsplanen og de nærmere tidsfrister, som fastsættes inden for denne, vil Statens Arkiver optage forhandling med vedkommende ministerium herom, jf. arkivbekendtgørelsens § 11, stk. 3.

Underskrift 1

Rigsarkivet, den 19. januar 2006 Johan Peter Noack

Versioner

1. 2006-01-26