Cirkulære om kirke- og præstegårdskassernes budget, regnskab og revision m.v.\n(Til menighedsråd, provstiudvalg og stiftsadministrationer m.v.)
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/regulation/mt/2007/23@2007-04-23/da
(Til menighedsråd, provstiudvalg og stiftsadministrationer m.v.)
I medfør af § 7, stk. 5, § 9 og § 17f i lov om folkekirkens økonomi, jf. lovbekendtgørelse nr. 4 af 3. januar 2007, fastsættes:
Indberetning af ligningsbeløb til kommunen
§ 1.
Stk. 1. Provstiudvalget giver senest den 15. september kommunalbestyrelsen meddelelse om ligningsbeløbets størrelse. Budget for kirke- og præstegårdskasser
§ 2.
Stk. 1. Provstiudvalget skal udmelde de foreløbige driftsrammer for kirke- og præstegårdskasser til menighedsrådene senest den 15. april.
Stk. 2. Menighedsrådene skal fremsende budgetbidrag for kirke- og præstegårdskasserne til provstiudvalgene senest den 15. juni.
Stk. 3. Provstiudvalget meddeler de endelige driftsrammer og anlægsbevillinger for kirke- og præstegårdskasser i provstiet til menighedsrådene senest den 15. september.
Stk. 4. Menighedsrådene specificerer budgettet for kirke- og præstegårdskasserne specificeres på den 4-cifrede kontoplan og fremsendes til provstiudvalget senest den 15. november.
Stk. 2. Budgettet skal indberettes til provstiudvalget med anvendelse af provstiernes budgetstøttesystem.
Stk. 3. Til budgettet for kirke- og præstegårdskasserne anvendes Kirkeministeriets kontoplan, konteringsvejledning og nyeste budgetskema, der kan hentes på ministeriets hjemmeside. Regnskab for kirke- og præstegårdskasser
§ 3.
Stk. 1. Menighedsrådet aflægger regnskab senest den 1. april efter regnskabsårets udløb. Regnskabet i fire eksemplarer skal underskrives af alle rådets medlemmer og indberettes i provstiernes budgetstøttesystem
Stk. 2. Regnskab for særlige nybygnings- og istandsættelsesarbejder føres som særskilte regnskaber og vedlægges regnskabet.
Stk. 3. De til menighedsplejen indsamlede beløb samt beløb indsamlet til andre formål skal opføres i kirkekassens årlige regnskab jf. § 10 i cirkulære om indsamling i kirkerne, nr. 21 af 26. marts 2007.
Stk. 4. Til regnskab for kirke- og præstegårdskasser anvendes Kirkeministeriets nyeste regnskabsskema, der kan hentes på ministeriets hjemmeside. Godkendelse af regnskab
§ 4.
Stk. 1. Senest den 1. april fremsender menighedsrådet ét underskrevet eksemplar af regnskabet til provstiudvalget og tre underskrevne eksemplarer med bilag til provstirevisor.
Stk. 2. Revisor foretager revision, udarbejder revisionsprotokol og sender to eksemplarer af det påtegnede regnskab og revisionsprotokol til menighedsrådet senest den 15. september.
Stk. 3. Når menighedsrådet har modtaget det reviderede regnskab samt revisionsprotokol fra provstirevisor, behandles revisionsprotokollen på et menighedsrådsmøde og forsynes med rådets eventuelle bemærkninger. Det reviderede regnskab underskrives af menighedsrådet ved formanden og forsynes med dato. Menighedsrådet fremsender to reviderede regnskaber med revisionsprotokol samt rådets eventuelle bemærkninger til provstiudvalget senest den 15. oktober. Provstiudvalget kan dispensere fra denne frist.
Stk. 4. Provstiudvalget meddeler senest den 15. november endelig godkendelse af regnskabet under hensyntagen til revisionsprotokollen og menighedsrådets eventuelle bemærkninger hertil. Efter provstiudvalgets godkendelse tilbagesendes ét eksemplar af regnskabet til menighedsrådet, mens provstiudvalget beholder det andet eksemplar.
Stk. 5. Efter modtagelsen af det godkendte regnskab behandler menighedsrådet regnskabet på rådsmøde, og bemærkning herom optages i menighedsrådets protokol. Revision
§ 5.
Stk. 1. Den løbende revision af de kirkelige kasser varetages af provstirevisor. Funktionen som provstirevisor varetages af en statsautoriseret revisor, registreret revisor eller af Kommunernes Revision.
Stk. 2. Provstirevisor ansættes og afskediges af stiftsøvrigheden. Forinden ansættelse eller afskedigelse høres provstiudvalgene. Stiftsøvrigheden træffer afgørelse om de enkelte provstirevisorers ansættelsesområder under hensyntagen til de lokale forhold.
Stk. 3. Revisionen tilrettelægges og gennemføres i overensstemmelse med revisionsinstruksen, jf. bilag 1.
Stk. 4. Provstirevisor må med provstiudvalgets godkendelse udføre anden assistance for de menighedsråd, hvis regnskab provstirevisor reviderer.
§ 6.
Stk. 1. Provstiudvalget udøver forvaltningstilsyn i løbet af året for kirke- og præstegårdskasser. Ikrafttræden m.v.
§ 7.
Stk. 1. Cirkulæret træder i kraft med virkning fra 15. maj 2007.
Stk. 2. Følgende cirkulærer ophæves: 1) cirkulære nr. 133 af 22. juli 1992 om kirkelige kassers budget, regnskab og revision m.v. 2) cirkulære nr. 155 af 25. november 1997 om ændring af cirkulære om kirkelige kassers budget, regnskab og revision m.v. 3) cirkulære nr. 9855 af 18. december 2003 om ændring af cirkulære om kirke- og præstegårdskassernes budget, regnskab og revision m.v.
Underskrift 1
Kirkeministeriet, den 19. april 2007 Klaus Kerrn-Jespersen Økonomichef /Myong Grøn
Bilag 1
Bilag 1
Revisionsinstruks for revision af menighedsrådenes regnskaber § 1. Revisionen foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, således som dette begreb er fastlagt i § 3 i lov om revision af statens regnskab mm.: Ved revisionen efterprøves, om regnskabet er rigtigt. og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Der foretages endvidere en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af kassens midler og ved driften af de aktiviteter, der er omfattet af regnskabet. Ved revision tager provstirevisor hensyn til det af provstiudvalget gennemførte forvaltningstilsyn. § 2. Revisionen, der kan udføres ved stikprøvevise undersøgelser, tilrettelægges efter de vejledende retningslinier, der er angivet i betænkningerne til denne revisionsinstruks og under hensyntagen til menighedsrådets kasse- og regnskabsmæssige forretningsgange og kontrolforanstaltninger. Revisionens omfang afhænger af aktivitetens størrelse, administrative struktur og forretningsgange, herunder den interne kontrol og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen. § 3. Der foretages revision i årets løb. Som led i revisionen, jf. § 1, undersøger provstirevisor de eksisterende forretningsgange og påser, om de er i overensstemmelse med de administrative forskrifter, og om de er betryggende den administrative struktur taget i betragtning. Det bemærkes, at der normalt ikke kan ske adskillelse af bogholderi og kassefunktion. Kasse- og beholdningseftersyn, der foretages mindst en gang pr. regnskabsår, kan foretages som uanmeldt eftersyn eller, såfremt det findes hensigtsmæssigt, som anmeldt eftersyn med meget kort varsel. § 4. Menighedsråd og provstiudvalg skal give provstirevisor adgang til at foretage de undersøgelser mv., som provstirevisor finder nødvendige. Provstirevisor skal endvidere have adgang til de oplysninger og det materiale, som efter hans skøn er af betydning for udførelsen af hans hverv, herunder menighedsrådets beslutningsprotokol. § 5. Bliver provstirevisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning for midlernes forvaltning, påhviler det provstirevisor straks at give menighedsrådet og provstiudvalget meddelelse herom. Stk. 2. Såfremt provstiudvalget i forbindelse med behandling af sager vurderer, at menighedsrådets dispositioner ikke er i overensstemmelse med budgettet, lovgivningen og de faktiske forhold, har provstiudvalget pligt til at indberette sagen til stiftsøvrigheden.
§ 6. Provstirevisor fører en revisionsprotokol for hvert menighedsråd. I revisionsprotokollen indføres beretning om, hvilket revisionsarbejde, der er udført, samt alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger, herunder foretages notering om foretagne kasse- og beholdningseftersyn. Såfremt der ved kasse- og beholdningseftersyn konstateres uregelmæssigheder, sendes revisionsprotokollen straks til menighedsrådet og provstiudvalget. I forbindelse med revisionsbemærkninger i revisionsprotokollen vedrørende regnskabet skal provstirevisor oplyse: 1. Hvorvidt provstirevisor opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbetingelser. 2. Hvorvidt provstirevisor under sin revision har modtaget alle begærede oplysninger til bekræftelse af regnskabets rigtighed. 3. Hvorvidt provstirevisor anser regnskabet for aflagt efter lovgivningens krav til regnskabsaflæggelse. I revisionsprotokollen indføres endvidere oplysninger om særlige kontrolarbejder, afgivelser af særlig beretninger, rådgivning eller assistance. Revisionsprotokollen skal fortløbende pagineres. § 7. Det reviderede regnskab forsynes med en påtegning, hvoraf skal fremgå, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med reglerne i denne instruks. Forbehold skal fremgå af påtegningen.
Bilag 2
Bemærkninger til revisionsinstruks for revision af menighedsrådenes regnskab
Kun med stiftsøvrighedens tilladelse kan forudgående kirkekassefinansieret revision af de kirkelige kasser fremtidig opretholdes eller etableres. Der tænkes især her på situationer, hvor særlige restaureringsarbejder, kirkegårdsforhold eller mangelfuld regnskabsførelse tilsiger en sådan ordning. Provstirevisor er berettiget til at anvende materiale udført af fagfæller for disse menighedsråd. Provstirevisor gives tilladelse til, med Provstiudvalgets godkendelse, at yde betalt assistance for de af revisionen omfattede menighedsråd. En sådan tilladelse kan gives generelt eller specifikt. Menighedsrådet afholder udgifterne ved ordningens gennemførelse. Provstirevisionen udbydes af stiftsøvrighederne for større enheder. Det overlades til stiftsøvrighederne at fastlægge disse enheder under hensyntagen til de lokale forhold. Vejledende skal man udtale, at enheder svarende til ca. 1/3 – 1/2 af et stift må anses for passende. Stiftsøvrighederne gennemfører kontraktforhandlinger med provstirevisor og orienterer de berørte provstiudvalg. Forinden der sker ansættelse eller afskedigelse af provstirevisor, indhentes en udtalelse fra provstiudvalgene. I henhold til revisionsinstruksens § 1 skal revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. God offentlig revisionsskik medfører, at revisionen udover finansiel revision tillige omfatter forvaltningsrevision. Undersøgelser vedrørende forvaltningsrevisionens tre aspekter, sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, skal ikke gennemføres hvert år for alle områder, men kan tilrettelægges over en længere periode, således at enkeltområder udtages til vurdering hvert år i henhold til en plan dækkende flere år. Revisionen tilrettelægges under hensyntagen til, at menighedsrådene som oftest af praktiske grunde ikke kan foretage en adskillelse af kasse- og bogholderifunktionerne. Grundlaget for revisionens udførelse er en af provstirevisor udarbejdet revisionsplan omfattende såvel den finansielle revision som forvaltningsrevisionen, dels i årets løb, dels i forbindelse med regnskabet. I forbindelse med udarbejdelse af revisionsplanen, koordinerer provstirevisor sin indsats med det af provstiudvalget planlagte forvaltningstilsyn. Denne koordination og planlægning skal således gennemføres så tidligt som mulig og ikke senere end 30. juni i det aktuelle år. Provstiudvalg og provstirevisor rapporterer gensidigt, såfremt planlægningsforudsætningerne ikke længere er aktuelle. I forbindelse med den finansielle revision kan provstirevisor eksempelvis efterprøve: Om menighedsrådet overholder de i nærværende cirkulære angivne forretningsgange. Om menighedsrådets dispositioner i det væsentlige er i overensstemmelse såvel med bevillingsforudsætninger og gældende bestemmelser fastsat i love, administrative forskrifter, vedtægter mv. som med almindelig praksis. Om udgifterne er behørigt dokumenterede ved bilag, kontrakter mv. og posteret på de rigtige konti Om der er foretaget nødvendige registreringer af menighedsrådets indtægter, og om disse registreringer korrekt fremgår af bogføringen. Om indtægter og udgifter er henført til rette regnskabsår efter gældende regler.
Om udgifterne til personale er i overensstemmelse med gældende overenskomster, aftaler mv. Om tilbageholdte løndele (pensionsbidrag, ATP-bidrag, skattefradrag mv.) og moms afregnes over for rette myndighed og til rette tid. Om regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabsføringen. Om der er rimelig overensstemmelse mellem budget og regnskab. Om menighedsrådets beregning af disponibel kassebeholdning og overskud på driftsrammen er foretaget korrekt. Om menighedsrådets beholdning er korrekt medtaget i regnskabet og om opsparede midler er korrekt prohiberede. I forbindelse med forvaltningsrevisionen påhviler det provstirevisor at efterprøve, om menighedsrådets dispositioner er i overensstemmelse med de almindelige normer for, hvad der kræves af en hensigtsmæssig og sparsommelig administration ved forbrug af offentlige midler. Provstirevisor kan eksempelvis efterprøve: Om varer og tjenesteydelser er erhvervet på en økonomisk forsvarlig måde. Om likvide midler er anbragt fordelagtigt. Om eventuelle renteudgifter kan nedbringes ved indfrielse eller omplacering af lån. Om der utilsigtet sker en opsamling af midler. Om afgifter, gebyrer o. lign., som opkræves af menighedsrådet, er beregnet på et fyldestgørende og tilstrækkeligt ajourført grundlag. I forbindelse med forvaltningsrevisionen påhviler det desuden provstirevisor i samarbejde med provstiudvalget som tilsynsmyndighed at vurdere produktivitet og effektivitet i overensstemmelse med disse begrebers indhold. Det skal understreges, at provstiudvalget i forbindelse med sit forvaltningstilsyn i det væsentlige gennemfører denne efterprøvning, især for så vidt angår effektivitetsaspektet, der vedrører sammenholdelse af mål og midler. Under hensyntagen til folkekirkens aktivitet vil det kun være i ekstraordinære tilfælde, at provstirevisor involveres i vurderingen af effektivitetsaspektet. For så vidt angår produktivitetsaspektet vil provstirevisor i højere grad skulle deltage i efterprøvningen. Dette vil mest hensigtsmæssigt kunne foregå i forbindelse med koordinationen mellem provstiudvalgets forvaltningstilsyn og provstirevisors revisionsplanlægning. Provstiudvalget udøver løbende forvaltningstilsyn med menighedsrådenes administration. Forvaltningstilsynet udøves fx.: Når der sker påtegning på regulativ for kirkens personale (legalitetspåtegning). Når provstiudvalget forhandler takstregulativ i forbindelse med kirkegårdsvedtægtens godkendelse. Når provstiudvalget påser, at forpagtningskontrakter el. lejekontrakter fornyes, og det efterprøves i samarbejde med provstirevisor, at de indgåede aftaler overholdes. Når menighedsråd ønsker ændringer i det godkendte budget, fordi grundlaget for budgetforudsætningerne er forandrede. Når provstiudvalget godkender finansieringsplan for et forelagt projekt. Når provstiudvalget tager stilling til provstesynets udsættelse, for at sikre den nødvendige finansiering af udsættelserne og angive rimelig tidsfrist for afhjælpning af mangler. Når provstiudvalget tager stilling til menighedsrådets synsudskrift efter det årlige syn. Provstiudvalget har ikke selvstændige revisionsbeføjelser, men skal alene tage stilling til provstirevisors bemærkninger til det aflagte regnskab.
Såfremt provstiudvalget har andre indvendinger imod regnskabet end de af revisionen anførte, må provstiudvalget anmode provstirevisor om at tage sådanne indvendinger op til nærmere overvejelse. Såfremt provstiudvalget herefter forsat ikke finder at kunne godkende regnskabet, må provstiudvalget indsende en redegørelse til stiftsøvrigheden med begrundelse for den manglende godkendelse samt eventuelt foretage indstilling om anden revisionsbistand.