Adresse https://gelex.eu/eli/DK/regulation/mt/2008/20@2008-04-11/da

Indhold

1. Indledning
2. I. Anvendelsesområde
   1. § 1.
3. II. Hæftelse
   1. § 2.
4. III. Aftaler med betalingskortselskaber
   1. § 3.
5. IV. Udstedelse og anvendelse af betalingskort
   1. § 4.
   2. § 5.
6. V. Beskrivelse i regnskabsinstruks
   1. § 6.
7. VI. Ikrafttrædelse
   1. § 7.

Cirkulære om anvendelse af betalingskort (Til samtlige ministerier mv.)

I. Anvendelsesområde

§ 1.

Stk. 1. Dette cirkulære omfatter betalingskort, det vil sige debet- og kreditkort, der er udstedt til statslige institutioner til brug for en bestemt medarbejder. Kortet skal være forsynet med den pågældende medarbejders navn samt navnet på institutionen.

Stk. 2. Medarbejderes eventuelle anvendelse af egne private betalingskort til indkøb på institutionens vegne er ikke omfattet af dette cirkulære, og eventuelle regler herom skal i givet fald fastsættes af den enkelte institution.

II. Hæftelse

§ 2.

Stk. 1. Betalingskort skal som hovedregel være med firmahæftelse og kun undtagelsesvist med privathæftelse.

Stk. 2. Institutioner, der ønsker undtagelsesvist at tillade, at en medarbejder får udstedt et betalingskort med privathæftelse, skal begrunde dette individuelt og konkret i bemyndigelseserklæringen i forhold til kriterierne herfor i institutionens regnskabsinstruks, jf. §§ 4 og 6.

III. Aftaler med betalingskortselskaber

§ 3.

Stk. 1. Det er den enkelte institution, der afgør, hvilket betalingskortselskab institutionen vil anvende, jf. dog stk. 2.

Stk. 2. Institutioner, der har indgået forpligtende aftale med SKI A/S om anvendelse af SKI A/Ss rammekontrakt, skal i rammekontraktens løbetid så vidt muligt indgå aftaler under denne aftale, mens øvrige institutioner kan vælge mellem SKI A/Ss aftale og Økonomistyrelsens aftale med Danske Bank.

IV. Udstedelse og anvendelse af betalingskort

§ 4.

Stk. 1. Betalingskort kan udstedes til medarbejdere, der har behov herfor. Det er den enkelte institution, der afgør, til hvilke medarbejdere der skal udstedes betalingskort.

Stk. 2. Udstedelsen af betalingskort skal ske på baggrund af en vurdering af omkostninger og risiko ved anvendelse af betalingskortet i forhold til medarbejderens konkrete behov.

Stk. 3. Institutionerne skal som udgangspunkt vælge det betalingskort, som har færrest tilknyttede ydelser.

Stk. 4. Ved udstedelsen af betalingskortet skal samtidig udstedes en bemyndigelseserklæring, der klart angiver, hvad medarbejderen må anvende kortet til, inden for hvilke økonomiske rammer kortet må anvendes samt, hvis kortet skal være privathæftende, begrundelsen herfor. Bemyndigelseserklæringen skal underskrives af medarbejderen.

§ 5.

Stk. 1. Institutionen kan anvende betalingskort til mindre indkøb og betalinger, som den ikke hensigtsmæssigt kan afvikle via institutionens centrale betalingssystemer. Anvendelsesområdet omfatter: – Mindre indkøb – Køb på internettet – Øvrige særskilt begrundede mindre indkøb – Udgifter under tjenesterejser, der kan godtgøres i henhold til cirkulæret om tjenesterejseaftalen – Tjenestemæssig taxikørsel – Benzin o.l. i forbindelse med tjenestekørsel

Stk. 2. Betalingskort må ikke anvendes til at hæve kontanter i Danmark.

Stk. 3. I udlandet kan betalingskortet anvendes til at hæve valuta i særlige tilfælde, eksempelvis hvis en rejse forlænges, eller medarbejderen påføres uforudsete udgifter. Hvis institutionen vil tillade dette, skal den angive dette i bemyndigelseserklæringen med angivelse af kriterierne og beløbsgrænsen herfor, jf. § 4, stk. 3.

Stk. 4. Hvis kortet bortkommer ved fx tab eller tyveri, skal medarbejderen straks give meddelelse herom til institutionen og til betalingskortselskabet.

Stk. 5. Hvis medarbejderen fratræder, eller hvis der ikke længere er behov for kortet, skal institutionen sørge for at inddrage kortet.

V. Beskrivelse i regnskabsinstruks

§ 6.

Stk. 1. Institutionen skal i sin regnskabsinstruks anføre, om der anvendes betalingskort i institutionen, herunder de principper, der gælder for udstedelse og anvendelse af betalingskort i institutionen samt kriterierne for eventuel tilladelse af privathæftende betalingskort.

Stk. 2. Institutionen skal ligeledes i regnskabsinstruksen beskrive, hvorledes den har tilrettelagt forretningsgange for kontrol og bogføring af udgiftsbilag, der stammer fra anvendelsen af betalingskort.

VI. Ikrafttrædelse

§ 7.

Stk. 1. Cirkulæret har virkning fra den 1. marts 2008.

Stk. 2. Samtidig ophæves Finansministeriets cirkulære nr. 9644 af 26. november 2004 om anvendelse af betalingskort.

Versioner

1. 2008-04-11, til 2010-04-23