Cirkulære om udarbejdelse af business case for digitaliseringsprojekter
Karakter B
afledt af udgiverens opmærkning. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/regulation/mt/2008/21@2008-04-25/da
Cirkulære om udarbejdelse af business case for digitaliseringsprojekter
Formål
§ 1.
Stk. 1. Cirkulære om udarbejdelse af business case for digitaliseringsprojekter har til formål at fastlægge, hvornår statslige virksomheder skal udarbejde en business case ved hjælp af den i bilag 1 vedlagte business case model for digitaliseringsprojekter.
Anvendelsesområde
§ 2.
Stk. 1. Cirkulæret omfatter statslige virksomheder som defineret i Budgetvejledning 2006 punkt 2.2.1.
Anvendelse af den generelle business case model
§ 3.
Stk. 1. Den i bilag 1 vedlagte business case model skal udarbejdes ved alle digitaliseringsprojekter, hvis samlede budgetterede udgifter til anskaffelse og udvikling, herunder internt ressourceforbrug, udgør 10 millioner kroner eller derover.
Stk. 2 . Ved et digitaliseringsprojekt forstås et projekt, som omfatter omkostninger til fx hardware, software, systemudvikling, intern og ekstern it-konsulentbistand.
§ 4.
Stk. 1. Der skal også udarbejdes en business case i forbindelse med en reinvestering.
Stk. 2. Ved reinvesteringer forstås et projekt, hvor et eksisterende system fx skal videreudvikles eller erstattes.
§ 5.
Stk. 1. Ved udarbejdelse af business case, jf. §§ 3 og 4, anvendes den som bilag 2 vedlagte »vejledning til business model for offentlige digitaliseringsprojekter«.
Bilag 1
Bilag 1 Business case model for digitaliseringsprojekter (Se også business case model, regneark og case-eksempler mm. på modernisering.dk/businesscase.) Indholdsfortegnelse Ledelsesresume Revisionshistorik 1 Løsningsbeskrivelse 1.1 Forretningsmæssigt omfang 1.2 It-mæssigt omfang 1.3 Interessenter 1.4 Alternative løsninger 1.5 Delprojekter 1.6 Afhængigheder til sideordnede projekter 2 Forretningsmæssige konsekvenser 2.1 Økonomiske konsekvenser 2.2 Økonomiske nøgletal 2.3 Kvalitative gevinster 2.4 Risici 3 Implementering og opfølgning 3.1 Implementeringsstrategi 3.2 Milepælsplan 3.3 KPI’er 4 Ejerskab 4.1 Projektejer og projektleder 4.2 Leverandører 4.3 Opfølgning på forretningsmilepæle 4.4 Sponsorer 4.5 Godkendelse Bilag Ledelsesresume Revisionshistorik Version Opsummerende beskrivelse af ændringer Dato Navn og instans 1 Løsningsbeskrivelse 1.1 Forretningsmæssigt omfang 1.1.1 Forretningsløsningens navn eller kort beskrivelse (anvend 1-2 linjer) Forretningsløsningens navn 1.1.2 Formål (sæt et eller flere krydser) Forbedre servicekvalitet (f.eks. hurtigere sagsbehandlingstid eller øget mulighed for borgerselvbetjening) Effektivisere forretningsprocesser eller reducere driftsomkostninger (f.eks. automatisering af processer) Effektivisere it-applikationer (f.eks. udskiftning af gammel applikationslogik eller integrere applikationer) Effektivisere it-infrastruktur (f.eks. konsolidering af servere, reducering af antal platforme) Forbedre fleksibilitet i forretningsarkitektur (f.eks. understøttelse af standardiserede processer) Forbedre fleksibilitet i it-arkitektur (f.eks. indføring af åbne standarder eller implementering af SOA) Opfylde lovgivning (hvis projektet sikrer opfyldelse af lovgivning (national eller international)) 1.1.3 Forvaltningsniveau for løsningens brug (vælg et eller flere forvaltningsniveauer) Niveau Inden for et eller flere ministerområder (benyt ministerienavn) Inden for en eller flere regioner Inden for en eller flere kommuner Inden for en eller flere selvejende institutioner Angiv navne, hvis der er mellem 1 og 5 Angiv antal hvis der er mere end 5 1.1.4 Kategorisering af forretningsområde (benyt én række per relevant forretningsområde) Serviceområde Opgaveområde 1.1.5 Forretningsmæssig baggrund (anvend 10-15 linjer) 1.1.6 Forretningsmæssig problemstilling (anvend 10-15 linjer) 1.1.7 Forretningsmæssig løsningsbeskrivelse (anvend 10-15 linjer) 1.1.8 Løsningens brugere (benyt én række per brugerkategori) Løsningens brugere Brugerkategori (borgere; virksomheder eller offentligt ansatte) Antal 1.1.9 Lovgivningsmæssige hensyn (benyt en eller flere rækker) Dokumenttype Navn og afsnit/paragraf Beskrivelse af hensyn, løsningen skal tage 1.2 It-mæssigt omfang 1.2.1 Applikationsomfang (benyt én række per applikationsnavn) Applikationsnavn (f.eks. »lagerstyrings-systemet«) Type (finansiel; selvforvaltningsløsning; sogistik; fagsystem; BI; EPJ; ESDH; hvis andet, angiv da) Leverandør (egenudvikling; ekstern leverandør (hvis muligt – angiv hvilken)) Platform (mainframe; midrange OS400/ UNIX/VMS; Windows; Linux; hvis andet, angiv da) 1.2.2 Infrastrukturomfang (benyt én række per infrastrukturkomponentnavn) Infrastruktur-komponentnavn (f.eks. »applikations-server1«) Middleware (portal; processerver; applikationsserver; ESB/messaging; adapter/connector; partner gateway; hvis andet, angiv da) Serverplatform (mainframe; midrange (OS400/UNIX/ VMS); Windows; Linux; hvis andet, angiv da) Lagring/ backup (SAN; NAS; DAS) Platform for adgang (stationær pc; bærbar pc; PDA/mobil; stemmestyret; ydre enheder; hvis andet, angiv da) Netværksydelse (data LAN/WAN; video; telefoni; internetadgang; ASP) 1.2.3 It-mæssig løsningsbeskrivelse (anvend 10-35 linjer; valgfrit at bruge illustration) 1.3 Interessenter # Identificerede interessenter (benyt én række per interessent) Påvirket af løsning Ind-flydelse på løsning Involvering i dialog omkring løsningen (sæt ét kryds) Lav Middel Høj Lav Middel Høj Ja Nej Beskrivelse af involvering (kun, hvis der har været en involvering) 1 2 .. 1.4 Alternative løsninger 1.4.1 Nulløsningen (anvend 5-15 linjer i hver række) Nulløsningen Fordele i forhold til foreslået løsning Ulemper i forhold til foreslået løsning 1.4.2 Mulige fremtidige alternative løsninger (anvend 5-15 linjer i hver række; benyt én tabel per alternativ) Alternativ #1 Fordele i forhold til foreslået løsning Ulemper i forhold til foreslået løsning 1.5 Delprojekter 1.5.1 Beskrivelse af identificerede delprojekter (benyt én række for hvert delprojekt) Navn eller reference for delprojekt Beskrivelse af afgrænsende karakteristika for delprojekt Ansvarlig for delprojekt (navn og instans) 1.5.2 Delprojekter for hvilke der findes en business case (benyt én række for hvert delprojekt) Navn eller reference for delprojekt Business case for delprojekt (udkast; godkendt) Projektejer af business case (navn og instans) 1.6 Afhængigheder til sideordnede projekter Navn eller reference for sideordnet projekt Beskrivelse af afhængighed til sideordnet projekt Instans, der ejer projektet og dets løsning Ansvarlig for sideordnet projekt (navn og instans) 2 Forretningsmæssige konsekvenser 2.1 Økonomiske konsekvenser 2.1.1 Pengestrømsopgørelse - udgiftsbaseret (indsæt tabel fra » Business case regneark « ) 2.1.2 Pengestrømsoversigt - udgiftsbaseret (indsæt diagram fra » Business case regneark « ) 2.1.3 Bevillingskonsekvenser - omkostningsbaseret (indsæt tabel fra » Business case regneark « ) 2.1.4 Illustration af bevillingskonsekvenser - omkostningsbaseret (indsæt diagram fra » Business case regneark « ) 2.2 Økonomiske nøgletal 2.2.1 Økonomiske nøgletal (benyt tal fra » Business case regneark « ) Projektets nutidsværdi (NPV), i DKK Projektets interne rente (IRR), i procent Projektets tilbagebetalingstid, i hele år 2.2.2 Beregningsgrundlag (benyt tal fra » Business case regneark « ) Diskonteringsrente i udregning af nutidsværdi, i procent Tidshorisont i udregning af nutidsværdi og intern rente, i hele år Finansieringsrente, i procent Aktivets levetid/afskrivningsperioden for det optagede lån, i hele år 2.3. Kvalitative gevinster 2.3.1 Eksterne serviceforbedringer (anvend 5-35 linjer) Service Type af forbedring Beskrivelse 2.3.2 Interne serviceforbedringer (anvend 5-35 linjer) Service Type af forbedring Beskrivelse 2.3.3 Fleksibilitet (anvend 5-35 linjer) Type af fleksibilitet Type af forbedring Beskrivelse 2.4 Risici 2.4.1 Identificerede risici (benyt én række for hver identificeret risiko) Risikoområde (organisation; teknisk løsning; leverandører; interessenter) Beskrivelse af identificeret risiko Sand-syn-lighed Konse-kvens Lav Middel Høj Lav Middel Høj Håndtering af identificeret risiko 2.4.2 Samlet risikovurdering (sæt ét kryds) Høj risiko Middel risiko Lav risiko 2.4.3 Økonomisk risikovurdering Sandsynlighed Lav Middel Høj Konsekvens (angiv ændring i forventede omkostninger og økonomiske gevinster, i DKK, hvis risiko realiseres) Risiko for, at omkostninger bliver større end angivet i afsnit 2.1 og 2.2 Risiko for, at økonomiske gevinster bliver mindre end angivet i afsnit 2.1 og 2.2 3 Implementering og opfølgning 3.1 Implementeringsstrategi 3.2 Milepælsplan 3.2.1 Projektleverancemilepæle (benyt én række for hver milepæl) # Projektleverance-milepæl Forventet dato Nøgleleverancer Budget forbrugt 1 2 .. 3.2.2 Forretningsmilepæle (benyt én række for hver milepæl) # Forretningsmilepæl Forventet dato Gevinster ved milepæl KPI der skal måles ved milepæl 1 2 .. 3.3 KPI’er KPI (benyt én tabel per KPI) Hvorfor måles? Hvordan måles? Hvem er ansvarlig for måling? Forventet målingsdato Forventet værdi-interval for måling Måling Handlingsplan, ifald målingen ligger uden for forventet interval Ansvarlig for handling (navn og instans) <dato_1> <dato_2> … 4 Ejerskab 4.1 Projektejer og projektleder Business casens ejer og overordnet ansvarlig for dens udarbejdelse og opdatering (navn og instans) Intern projektleder (navn og instans) 4.2 Leverandører Leverandør Faser i hvilke leverandør er involveret (f.eks. analyse; design; udvikling; test; iværksættelse; drift) Hovedansvarsområder og/eller nøgleleveranceansvar 4.3 Opfølgning på forretningsmilepæle Milepæl (benyt navne fra tabel i afsnit 3.2.2) Ansvarlig for at milepæl nås (navn og instans) Sponsorer Sponsor (f.eks. hovedkonto eller underkonto) År Finansierings- omkostninger i DKK Renteudgifter til finansiering i DKK Ressourcer i årsværk (omregnet til DKK) Driftsudgifter i DKK Andet 4.5 Godkendelse Indholdet af denne version af business casen er vurderet og godkendt af styregruppe og projektsponsorer Rolle Navn og instans Stilling Dato Godkendt ved underskrift Bilagsoversigt Bilagstitel Afsnit i denne business case som bilaget hører til Bemærkninger
Bilag 2
Bilag 2 Vejledning til business case model for offentlige digitaliseringsprojekter (Se også business case model, regneark og case-eksempler mm. på modernisering.dk/businesscase.) Indholdsfortegnelse Introduktion til vejledningen Formål Vejledningens opbygning Typisk anvendelse af business case modellen Ledelsesresume Revisionshistorik 1 Løsningsbeskrivelse 1.1 Forretningsmæssigt omfang 1.2 It-mæssigt omfang 1.3 Interessenter 1.4 Alternative løsninger 1.5 Delprojekter 1.6 Afhængigheder til sideordnede projekter 2 Forretningsmæssige konsekvenser 2.1 Økonomiske konsekvenser 2.2 Økonomiske nøgletal 2.3 Kvalitative gevinster 2.4 Risici 3 Implementering og opfølgning 3.1 Implementeringsstrategi 3.2 Milepælsplan 3.3 KPI’er 4 Ejerskab 4.1 Projektejer og projektleder 4.2 Leverandører 4.3 Opfølgning på forretningsmilepæle 4.4 Sponsorer 4.5 Godkendelse Bilag Ordforklaringer Introduktion til vejledningen Formål Business case modellen for offentlige digitaliseringsprojekter er et godkendelses- og opfølgningsværktøj for værdiskabende investeringer, hvor it-teknologi udgør en væsentlig del af omkostningerne. Modellen bør som hovedregel anvendes i stat, region og kommune i forbindelse med digitaliseringsprojekter. Modellen skal anvendes i staten, hvis den samlede forretnings- og it-investering andrager DKK 10 millioner eller derover. En business case er ikke det samme som en projektplan. Eksempelvis kræves der ikke nogen detaljeret løsningsbeskrivelse og ej heller nogen detaljeret aktivitetsplan i en business case. Business casen fokuserer på de forretningsmæssige aspekter af løsningen, specielt beslutningsgrundlaget for den samlede investering og værdiskabelsen, efter løsningen er taget i brug. Business casen er bygget op omkring fire hovedafsnit. Første afsnit omhandler den foreslåede løsning og dens omfang. Dette afsnit skal give beslutningstagerne et grundlag for at vurdere, hvad investeringen rettes mod. Andet afsnit omhandler projektets forretningsmæssige konsekvenser, dvs. hvilke investeringer, der skal foretages, hvilke risici projektet indeholder, og hvilke økonomiske og kvalitative gevinster projektet forventes at resultere i. Tredje afsnit omhandler, hvorledes projektet i praksis gennemføres i forhold til anvendelse af ressourcer og tid, samt hvilke projekt- og forretningsmæssige milepæle projektet indeholder. Fjerde afsnit omhandler hvilke parter, som har et ejerskab omkring løsningen. Dette skal give beslutningstagerne en klar redegørelse for, hvem der godkender, sponsorerer, bygger og ejer løsningen. Tillige identificeres hvem der er ansvarlig for opfølgningen på værdiskabelsen via de forskellige forretningsmilepæle. En business case består af to dokumenter. Hoveddokumentet er selve »business case modellen« (Microsoft Word) og dertil hører et støttedokument til økonomiske beregninger kaldet »business case regneark« (Microsoft Excel). Som supplement til vejledningen findes et eksempel på en udfyldt business case model med tilhørende business case regneark. Business case modellen er udarbejdet med henblik på at understøtte offentlige institutioner i beslutninger om og opfølgningen på digitaliseringsinvesteringer. Vejledningen er primært rettet mod den eller de personer, som er ansvarlige for udarbejdelse og opfølgning på business casen. Sekundært er den rettet mod beslutningstagerne som baggrundsinformation omkring retningslinier for udarbejdelse og vedligeholdelse af en business case. En business case er et levende dokument, der forventes at blive løbende opdateret under projektforløbet. Vejledningen tænkes derfor brugt både ved den første udarbejdelse af business casen og ved efterfølgende opdateringer. Vejledningens opbygning Vejledningens afsnitsnummerering er identisk med business case modellens. Dette betyder, at et givent afsnit forklarer, hvorledes det tilsvarende afsnit i business case modellen bør udfyldes. Alle tabeltekster er angivet i vejledningen med tilhørende vejledning til udfyldelse af de enkelte tekstfelter (markeret med lysegrå baggrundsfarve). I hvert af business case modellens afsnit er der felter, som skal udfyldes. Disse felter er markeret med lysegrå baggrund. Felterne optræder både som enkeltstående tekstfelter, hvor længere passager kan anføres, og som celler i tabeller. Bortset fra forsideteksten skal der i business casen kun udfyldes tekst i de lysegrå felter. Alle disse felter er som udgangspunkt obligatoriske at udfylde. Undtagelsen herfor er de felter, der repræsenterer godkendelse af business casen. Disse kan i sagens natur ikke udfyldes, før business casen er fremlagt og godkendt. Visse afsnitsoverskrifter og tabeltekster indeholder tekst i parenteser. Denne hjælpetekst kan dels angive regler for eller anbefalinger til udfyldelse af felter og dels angive et sæt mulige værdier at vælge mellem til udfyldelse af felter. Der kan angives andre værdier, hvis hjælpeteksten angiver dette (»hvis andet, angiv da«). I så fald skal teksten starte med »Andet:« efterfulgt af en semikolonsepareret liste af alternative værdier f.eks. »Andet: ABC; DEF; GHI«. Ved anførelse af beløb i DKK anvendes om nødvendigt »tusinder«, »millioner« etc. med henblik på at gøre det så let forståeligt for læseren som muligt. Der er ikke krav om konsistens gennem hele business casen. Herunder følger et eksempel på en typisk tabel. Teksten i kursiv illustrerer, hvorledes felterne udfyldes, og det findes ikke i business case modellen. Tabeltekst Tabeltekst Tabeltekst Tabeltekst Tabeltekst Lav Middel Høj Ja Nej Tabeltekst Tabeltekst (værdi 1; værdi 2; hvis andet, angiv da) Tabeltekst (værdi 1; værdi 2; værdi 3; værdi 4) <her kan skrives tekst> <her kan sættes kryds> <her kan sættes kryds> <her kan sættes kryds> <her kan sættes kryds> <her kan sættes kryds> <her kan skrives tekst> <her skal vælges blandt de viste værdier eller angives alternative værdier> <her skal vælges blandt de viste værdier> Skriftstørrelsen er i alle felter valgt til punkt 8 og bør ikke ændres at hensyn til tabellernes og felternes layout. Typisk anvendelse af business case modellen I dette afsnit illustreres, hvorledes en typisk anvendelse af business case modellen kunne forløbe. Først introduceres nogle typiske interessentroller omkring business casen og de faser, realiseringen af en løsning gennemgår. Tabellen herunder beskriver typiske interessenter involveret omkring en business case. Bemærk, at én person godt kan udfylde flere interessentroller. Interessent Beskrivelse Bestiller Person(er) eller instans(er), som har behov for den foreslåede løsning Projektejer Person(er), som tager overordnet ejerskab for at promovere og realisere løsningen. Dette inkluderer specielt udarbejdelse af og opfølgning på business casen Sponsor Person(er) eller instans(er), der forpligtiger sig til at bidrage med de nødvendige ressourcer (finansielle og ikke-finansielle) for løsningens realisering (inklusiv drift) Godkender Person(er), som godkender business casen for den foreslåede løsning Projektledelse Person(er), som er ansvarlig for projektets gennemførsel Leverandør Part(er), som projektledelsen benytter sig af til at gennemføre projektet Driftsansvarlig Part(er), som er ansvarlig for løsningens drift Figuren herunder som illustrerer de faser realiseringen af en løsning gennemgår, viser hvorledes business case modellen er kompatibel med PRINCE2-PID (projektinitieringsdokument). Det er vigtigt at være opmærksom på, at business casen er et beslutningsværktøj, mens PRINCE2-PID er et projektplanlægningsværktøj. Som det ses, udarbejdes business casen under fase 2 og 3. Her vil ofte være tale om en iterativ proces. Herefter overføres business case informationerne til PID. Efter fase 3 opdateres business casen kun, hvis der er større ændringer til eksempelvis omfang, løsning og økonomi. Disse ændringer skal da godkendes på ny. I fase 6 anvendes business casen til opfølgning på værdiskabelse, men den opdateres som regel ikke i denne fase. Den følgende tabel illustrerer på overordnet niveau en typisk anvendelse af business case modellen. Bemærk, at der er tale om et eksempel, og at interessenter, tidsforbrug etc. kan variere betragteligt fra projekt til projekt. Skridt Interessent Aktivitet Tidspunkt (fase) Arbejdsbyrde for udarbejdelse af business case 1 Bestiller Identificerer behov for en løsning, udarbejder overordnede krav til en løsning og kontakter den kommende projektansvarlige med henblik på udarbejdelse af business case Identificer behov 2 dage – 1 uge 2 Projektejer Identificerer styregruppe (godkender) og potentiel projektledelse. Tager ejerskab for udarbejdelsen af business casen og har dialog med relevante interessenter (f.eks. sponsorer og styregruppemedlemmer) Foreslå løsning 1-2 uger Bestiller Er projektejeren behjælpelig med input til business casen Foreslå løsning 1-5 dage Projektledelse Påbegynder udarbejdelse af vanlige projektstyringsdokumenter Er projektejeren behjælpelig med udarbejdelsen af business casen Foreslå løsning 1-2 uger Sponsor Tilkendegiver overfor projektejeren i hvilket omfang, denne kan bidrage til dækning af business casens budget Foreslå løsning 1-3 dage 3 Projektejer Præsenterer business case for styregruppe Godkend løsning 1-2 dage Godkender Evaluerer, prioriterer og godkender/afviser business case Godkend løsning 1-2 dage Sponsor Evaluerer, prioriterer og godkender/afviser business case Godkend løsning 1-2 dage 4 Projektejer Sørger for, at opfølgning på business case sker i fornødent omfang under projektet Byg løsning 1-4 uger Projektledelse Er projektejeren behjælpelig med input til opfølgning af business casen Byg løsning 1-4 uger Leverandør Er projektledelsen behjælpelig i det omfang, det skønnes nødvendigt Byg løsning 1-4 uger 5 Projektejer Sørger for, at opfølgning på business case sker i fornødent omfang under projektet Iværksæt løsning 1-5 dage Projektledelse Er projektejeren behjælpelig med input til opfølgning af business casen Iværksæt løsning 1-5 dage 6 Projektejer Opfølgning på værdiskabelse som beskrevet i business casen Driv løsning og følg op 1-6 uger (afhængig af løsningens levetid og business casens milepæle) Godkender Monitorerer og evaluerer værdiskabelsen, der fremlægges af projektejeren Driv løsning og følg op 1-5 dage Sponsor Monitorerer og evaluerer værdiskabelsen, der fremlægges af projektejeren Driv løsning og følg op 1-5 dage Driftsansvarlig Er projektejeren behjælpelig med input til opfølgning af business casen Driv løsning og følg op 1-4 uger Bestiller Er projektejeren behjælpelig med input til opfølgning af business casen Driv løsning og følg op 1-4 uger 7 Projektejeren Eventuel opfølgning på værdiskabelse som beskrevet i business casen (dette kunne f.eks. være, hvis løsningen sælges fra ved udfasningen, og en økonomiske gevinst herfor var medregnet i business casen). Involverer godkender, sponsor og driftsansvarlig efter behov Udfas løsning 1 uge Ledelsesresume Ledelsesresumeet skal være kort og præcist. Strukturmæssigt skal det indeholde fire korte afsnit: • Projektets baggrund og nuværende situation • Beskrivelse af komplikationen ved den nuværende situation • Beskrivelse af løsningsforslaget og de væsentligste gevinster ved at implementere løsningen – både økonomiske og kvalitative • Redegørelse for løsningens omkostning det første år, dens tilbagebetalingstid samt hvornår løsningen kan være i drift Der bør anvendes 15-20 linjer. I særlige tilfælde, hvor alene ledelsesresumeet anvendes som beslutningsgrundlag, bør der anvendes ½ - 1 side Revisionshistorik Formålet med revisionshistorikken (også kaldet versionsstyring) er at skabe gennemsigtighed omkring væsentlige ændringer i business casen. Version Her angives versionsnummer på formen »<tal>.<decimal>«, hvor <tal> er et helt tal (0, 1, 2, …) og <decimal> er et af cifrene »0«, »1« til »99«. Versionsnummeret på forsiden af business casen skal svare til den nyeste (nederste) række i revisionshistoriktabellen. Følgende konvention bør benyttes for versionsnumrene: • Versionsnumre med slutcifre »1«,... , »99« er reserveret til versioner af business casen, som regnes for arbejdsudkast • Versionsnumre med slutcifre »0« er reserveret til versioner, som er klar til godkendelse • Versionsnumre skal være stigende og fortløbende Et eksempel på, hvorledes versionsnumre kan anvendes, er illustreret i tabellen herunder Opsummerende beskrivelse af ændringer Her udarbejdes en opsummerende beskrivelse af væsentlige ændringer til den foreliggende version af business casen Dato Her angives dato for udarbejdelse af den foreliggende business case Navn og instans Her angives navn på den person, der har udarbejdet/modificeret denne version af business casen, samt navnet på den organisation eller instans, personen tilhører, f.eks. »Jens Jensen, Silkeborg Kommune«, »Ole Olesen, Socialministeriet«, eller »Jørgen Jørgensen, Ry Højskole« Der skal tilføjes en ny række i tabellen, hver gang der udarbejdes en ny version af business casen. Et eksempel på, hvorledes versionsnumre kan anvendes, er illustreret herunder. Benyttet versionsnummer Forklarende tekst på eksemplets forløb 0.1 Første udkast 0.2 Endnu et udkast efter dialog med vigtig interessent (se afsnit 0) 0.3 Endeligt udkast (dvs. kan godkendes efter mindre aftalte ændring) 1.0 Version, der kan godkendes og underskrives 1.1 Udkast til opdatering af version 1.0 1.2 Endnu et udkast (dvs. kan godkendes efter mindre aftalte ændring) 2.0 Opdateret version, der kan godkendes og underskrives 1. Løsningsbeskrivelse Formålet med løsningsbeskrivelsen er at beskrive løsningen samt hvilket forretningsmæssigt og it-mæssigt omfang, den har. 1.1 Forretningsmæssigt omfang 1.1.1 Forretningsløsningens navn eller kort beskrivelse (anvend 1-2 linjer) Forretningsløsningens navn Navn, som refererer til projektet eller løsningen (f.eks. »Atleticon«) eller en kort beskrivelse (f.eks. »Web-baseret system til reservation af offentlige idrætsanlæg«) 1.1.2 Formål (sæt et eller flere krydser) Forbedre servicekvalitet Sæt kryds, hvis løsningen vil forbedre servicekvaliteten (f.eks. hurtigere sagsbehandlingstid eller borgerselvbetjening) Effektivisere forretningsprocesser eller reducere driftsomkostninger Sæt kryds, hvis løsningen vil effektivisere forretningsprocesser eller reducere driftsomkostninger (f.eks. automatisere processer, reducere fejl, frigøre ressourcer eller reducere indkøb) Effektivisere it-applikationer Sæt kryds, hvis løsningen vil effektivisere it-applikationer (f.eks. erstatte gammel applikationslogik eller integrere applikationer) Effektivisere it-infrastruktur Sæt kryds, hvis løsningen vil effektivisere it-infrastruktur (f.eks. konsolidere servere, indføre virtualiseringsteknologi, mindske antallet af platforme eller centralisere datalagring) Forbedre fleksibilitet i forretningsarkitektur Sæt kryds, hvis løsningen vil forbedre fleksibilitet af forretningen (f.eks. understøtte standardiserede processer eller udvikle applikationer med henblik på procesintegrering på tværs af forretningsområder), jævnfør afsnit 2.3.3 Forbedre fleksibilitet i it-arkitektur Sæt kryds, hvis løsningen vil forbedre fleksibilitet af it (f.eks. indføre åbne standarder, åbne platforme eller implementere serviceorienteret arkitektur (SOA)), jævnfør afsnit 2.3.3 Opfylde lovgivning Sæt kryds, hvis løsningen sikrer opfyldelse af lovgivning (national eller international) 1.1.3 Forvaltningsniveau for løsningens brug (vælg et eller flere forvaltningsniveauer) Indenfor et eller flere ministerområder Hvis løsningen skal bruges inden for mellem 1 og 5 ministerområder, skal ministerienavnene listes (adskilt med semikolon). Hvis løsningen skal bruges inden for mere end 5 ministerområder, skal antallet angives. Hvis løsningen ikke skal bruges inden for et eller flere ministerområder lades feltet stå tomt Indenfor en eller flere regioner Hvis løsningen skal bruges inden for regionerne, angives regionsnavnene (adskilt med semikolon). Hvis løsningen ikke skal bruges inden for en eller flere regioner, lades feltet stå tomt Indenfor en eller flere kommuner Hvis løsningen skal bruges inden for mellem 1 og 5 kommuner, skal kommunenavnene listes (adskilt med semikolon). Hvis løsningen skal bruges inden for mere end 5 kommuner, skal antallet angives. Hvis løsningen ikke skal bruges inden for en eller flere kommuner, lades feltet stå tomt Indenfor en eller flere selvejende institutioner Hvis løsningen skal bruges inden for mellem 1 og 5 selvejende institutioner, skal institutionsnavnene listes (adskilt med semikolon). Hvis løsningen skal bruges inden for mere end 5 selvejende institutioner, skal antallet angives. Hvis løsningen ikke skal bruges inden for en eller flere selvejende institutioner, lades feltet stå tomt 1.1.4 Kategorisering af forretningsområde (benyt én række per relevant forretningsområde) Kategoriseringen af løsningen sker ved hjælp af den fællesoffentlige forretningsreferencemodel, som er en overordnet kategorisering af alle offentlige tjenester set i forhold til borgere og virksomheder. Forretningsreferencemodellen kan findes på modernisering.dk/form, hvor talkoder for hvilket service- og opgaveområde løsningen dækker kan slås op. Serviceområde Her angives, hvilket serviceområde(r) løsningen bruges indenfor Opgaveområde Her angives delområde(r) - hørende under det valgte serviceområde – inden for hvilket løsningen bruges Et eksempel på en hvordan en konkret løsning kategoriseres i forretningsreferencemodellen er indsat nedenfor: Serviceområde Uddannelse og arbejde (02) Opgaveområde Videregående uddannelser (02.50) Det tal, som skal noteres i business case skabelonen, er i ovenstående eksempel 02.50. Hvis løsningen dækker flere opgaveområder i forretningsreferencemodellen noteres alle disse efter samme procedure. 1.1.5 Forretningsmæssig baggrund (anvend 10-15 linjer) Her beskrives den forretningsmæssige baggrund. Der skal redegøres for den nuværende situation eller tilstand. Problemer beskrives først i næste afsnit. Eksempelvis beskrives objektive fakta eller observationer såsom øget efterspørgsel, stigende udgifter, brugen af manuelle processer, etc. 1.1.6 Forretningsmæssig problemstilling (anvend 10-15 linjer) Her beskrives de vigtigste forretningsmæssige problemer som løsningen adresserer, f.eks. manglende personalekapacitet i forhold til efterspørgsel, lange sagsbehandlingstider, budgetoverskridelser, etc. Problemer vil typisk være relateret til de fakta, der beskrives i forrige afsnit. 1.1.7 Forretningsmæssig løsningsbeskrivelse (anvend 10-15 linjer) Her beskrives løsningen. De overordnede formål skal forklares nærmere (dvs. detaljerne bag de kryds, der blev sat i afsnit 1.1.2). De vigtigste gevinster skal nævnes, f.eks. frigjorte årsværk, serviceforbedringer eller understøttelse af overordnede strategier. Økonomiske omkostninger kan udelades her, idet de bliver præsenteret i afsnit 2.1. 1.1.8 Løsningens brugere (benyt én række per brugerkategori) Løsningens brugere Her angives, hvem løsningens specifikke brugere er, f.eks. personale i lønafdelingen, skolens studerende, etc. Brugerkategori Her angives, hvilken brugerkategori der er tale om. Der kan vælges mellem: Borgere, virksomheder eller offentligt ansatte Antal Her angives, hvor mange brugere der forventes at benytte systemet. Man skal ikke angive det potentielle antal brugere men et skøn over det faktiske forventede antal brugere, som vil benytte løsningen, når den er fuldt udrullet 1.1.9 Lovgivningsmæssige hensyn (benyt en eller flere rækker) Hvis der er lovgivningsmæssige hensyn eller lignende forhold, som er relevante for løsningen, og som det vurderes nødvendigt at beslutningstagerne har specifikt kendskab til, skal denne tabel udfyldes. Der bør kun angives et par referencer, som på meget direkte vis angiver, hvilke krav eller aspekter løsningen skal tage hensyn til (f.eks. et lovkrav om løsningens implementering eller funktionalitet). Dokumenttype Her angives, hvilken type dokument (f.eks. lov, bekendtgørelse, cirkulære, etc.) som løsningen skal tage hensyn til Navn og afsnit/paragraf Her angives dokumentets navn og hvilket afsnit eller paragraf, som nærmere beskriver det forhold, der skal tages hensyn til Beskrivelse af hensyn løsningen skal tage Her angives, hvad hensynet er, f.eks. imødekommelse af et lovkrav om at en bestemt funktionalitet skal implementeres 1.2 It-mæssigt omfang 1.2.1 Applikationsomfang (benyt én række per applikationsnavn) Applikationsnavn Her angives et navn for en applikation, der indgår i it-løsningen. Det kan f.eks. være et kaldenavn for et egenudviklet model (»lagerstyringssystemet«) eller et gængs produktnavn (»Lotus Domino«). Bemærk, at der kun skal angives nye applikationer Type Her angives hvilken type applikation, der er tale om. Der kan benyttes værdierne: Finansiel, selvforvaltningsløsning, logistik, fagsystem, BI, EPJ eller ESDH. Der kan vælges en eller flere af de listede værdier i hjælpeteksten (flere hvis f.eks. applikationen består af flere applikationsmoduler). Hvis ingen af disse er passende, skal man angive en alternativ værdi som beskrevet i vejledningens introduktion, dvs. på formen »Andet: <XXXX>«, hvor <XXXX> repræsenterer en applikationstype Leverandør Her vælges værdien »egenudvikling«, hvis applikationen, der beskrives i denne række, bliver udviklet at projektet selv. Ellers angives »ekstern leverandør«. Hvis den eksterne leverandør allerede er kendt, angives navnet på denne (f.eks. SAP eller IBM) Platform Her angives den platform, applikationen tænkes eksekveret på. Der kan benyttes værdierne: Mainframe, midrange OS400/ UNIX/VMS, Windows, eller Linux. Værdien »midrange OS400/UNIX/VMS« dækker serverplatforme, der benytter et af operativsystemerne OS400, UNIX eller VMS. Der kan vælges en eller flere af de listede værdier i hjælpeteksten (flere hvis f.eks. applikationen kører på tværs af platforme). Hvis det er nødvendigt at benytte en alternativ (platforms)værdi, skal denne angives som beskrevet i vejledningens introduktion, dvs. på formen »Andet: <XXXX>«, hvor <XXXX> repræsenterer en platform 1.2.2 Infrastrukturomfang (benyt én række per infrastrukturkomponentnavn) Infrastruktur-komponentnavn Her angives et navn for en overordnet infrastrukturkomponent, der indgår i den foreslåede it-løsning. Det kan f.eks. være en middelwarekomponent »Kundeportalen« eller en server »Produktionsmainframen«. Bemærk, at det er valgfrit at angive infrastruktur, medmindre business casen omhandler et infrastrukturprojekt Middleware Her angives, om den navngivne komponent består af en bestemt kategori af middleware. Der kan benyttes en eller flere af værdierne: Portal, processerver, applikationsserver, ESB/messaging, adapter/connector eller partner gateway. Alle er gængse kategorier af middlewareprodukter på markedet. F.eks. dækker partner gateway over de produkter eller løsninger, som håndterer integration af processer eller udveksling af data med eksterne forretningspartnere (såsom håndtering af EDI baseret protokoler). Der kan vælges en eller flere af de listede værdier. Hvis ingen af disse er passende, skal man angive en alternativ værdi som beskrevet i vejledningens introduktion, dvs. på formen »Andet: <XXXX>«, hvor <XXXX> repræsenterer en kategori middleware. Hvis komponenten ikke er relateret til middleware, angives teksten »ej relevant« i feltet Serverplatform Her angives, om komponenten er en platform. Der kan vælges en eller flere af de listede værdier i hjælpeteksten. Platformsværdierne er forklaret i forrige afsnit. Hvis det er nødvendigt at benytte en alternativ (platforms)værdi, skal denne angives som beskrevet i vejledningens introduktion, dvs. på formen »Andet: <XXXX>«, hvor <XXXX> repræsenterer en platform Lagring/ backup Her angives, om komponenten håndterer lagring/backup. Der kan benyttes værdierne: SAN, NAS eller DAS. SAN, NAS og DAS refererer til hvilken type lagring/back-up, der benyttes. Hvis f.eks. løsningen benytter et sæt lokale diske, er der tale om DAS. Der kan vælges en eller flere af de listede værdier i hjælpeteksten. Hvis komponenten ikke er relateret til lagring eller backup, angives teksten »ej relevant« i feltet Platform for adgang Her angives, om komponenten håndterer brugernes adgang til it-løsningen. Der kan benyttes værdierne: Stationær pc, bærbar pc, PDA/mobil, stemmestyret eller ydre enheder. Ydre enheder kan være f.eks. printere, scannere, fax. F.eks. kunne infrastrukturkomponenten være »Brugerterminaler«, og den værdi som skulle benyttes i dette felt kunne være »Stationære pc«. Hvis det er nødvendigt at benytte en alternativ platform, skal denne angives som beskrevet i vejledningens introduktion, dvs. på formen »Andet: <XXXX>«, hvor <XXXX> repræsenterer en platform. Hvis komponenten ikke er relateret til en platform, der giver adgang til systemet, angives teksten »ej relevant« i feltet Netværksydelse Her angives, om komponenten relaterer sig til netværksydelser. Der kan benyttes værdierne: Data LAN/WAN, video, telefoni, internetadgang eller ASP. Hvis det er nødvendigt at benytte en alternativ netværksydelse, skal denne angives som beskrevet i vejledningens introduktion, dvs. på formen »Andet: <XXXX>«, hvor <XXXX> repræsenterer en netværksydelse. Hvis komponenten ikke benytter en netværksydelse, angives teksten »ej relevant« i feltet 1.2.3 It-mæssig løsningsbeskrivelse (anvend 10-35 linjer; valgfrit at bruge illustration) Her beskrives den it-mæssige del af løsningen. Beskrivelsen bør indeholde en overordnet beskrivelse af den tekniske arkitektur. Denne bør beskrives eller vises i en relevant kontekst (f.eks. integration med eksisterende systemer). Tekniske detaljer skal her udelades, og simple diagrammer må gerne benyttes hvis disse formidler overordnet og relevant information til godkenderne af business casen. Tekniske detaljer bør findes i andre specifikations- eller designdokumenter, som projektledelsen typisk kan fremskaffe Beskrivelsen bør også fremhæve, hvilke nye nøglekomponenter der indgår i løsningen. Beskrivelsen bør redegøre for omfanget af genbrug og understøttelse af standarder og andre tekniske strategier 1.3 Interessenter # Her anføres et nummer, der vil kunne bruges som reference til interessenten. Der skal benyttes en fortløbende nummerering (dvs. start med 1, 2, 3, etc.) Identificerede interessenter Her angives navnet på den identificerede interessent Påvirket af løsning Her angives i hvor høj grad, interessenten påvirkes af den forslåede løsning. Der skal sættes ét kryds i en af kolonnerne under »Lav«, »Middel« eller »Høj« Indflydelse på løsning Her angives i hvor høj grad, interessenten har indflydelse på den foreslåede løsning. Der skal sættes ét kryds i en af kolonnerne under »Lav«, »Middel« eller »Høj« Involvering i dialog omkring løsningen Her sættes ét kryds under »Ja« eller »Nej« afhængig af, om interessenten har været involveret i en dialog omkring løsningen forud for dens godkendelse Beskrivelse af involvering Her detaljeres involveringen, såfremt en sådan har fundet sted 1.4 Alternative løsninger Det er valgfrit at udfylde tabellerne i dette afsnit, hvis projektets samlede investering er under DKK 1 million. 1.4.1 Nulløsningen (anvend 5-15 linjer i hver række) Nulløsningen Her beskrives kort hvad nulløsningen (det scenario som forventeligt vil forekomme, hvis man ikke foretager sig noget) består af, dvs. en opsummering af den nuværende situation. I dette felt skal der ikke beskrives fordele eller ulemper Fordele i forhold til foreslået løsning Her beskrives de væsentligste (op til tre) fordele ved nulløsningen Ulemper i forhold til foreslået løsning Her beskrives de væsentligste (op til tre) ulemper ved nulløsningen 1.4.2 Mulige fremtidige alternative løsninger (anvend 5-15 linjer i hver række; benyt én tabel per alternativ) Alternativ #1 Her beskrives kort, hvad alternativet består af. I dette felt skal der ikke beskrives fordele eller ulemper. For hvert alternativ skal der benyttes en tabel, og alternativerne nummereres som indikeret (»Alternativ #1«, »Alternativ #2«, etc.). Beskriv kun alternativer, som reelt vil kunne komme i betragtning. Hvis der ikke findes nogen, udfyldes dette felt med teksten »Ingen reelle alternativer« Fordele i forhold til foreslået løsning Her beskrives de væsentligste (op til tre) fordele ved dette alternativ Ulemper i forhold til foreslået løsning Her beskrives de væsentligste (op til tre) ulemper ved dette alternativ 1.5 Delprojekter Det er valgfrit at udfylde tabellerne i dette afsnit, hvis projektets samlede investering er under DKK 5 millioner. 1.5.1 Beskrivelse af identificerede delprojekter (benyt én række for hvert delprojekt) Navn eller reference for delprojekt Her angives et navn eller en gængs reference for et delprojekt. Delprojekter vil typisk forekomme, når der er tale om et større projekt eller en løsning, som implementeres i faser. Det skal bemærkes, at økonomiske aspekter af eventuelle delprojekter skal indgå i aggregeret form i business casen Beskrivelse af afgrænsende karakteristika for delprojekt Her beskrives hvilke karakteristika, der er med til at afgrænse delprojektet. Det kan f.eks. være tale om specifikke leverancer eller gruppe af personer. Hvis projektet allerede opererer med eksplicitte navne for delprojekter, skal disse benyttes her Ansvarlig for delprojekt Her angives den person, som er ansvarlig for delprojektet. Det kan typisk være en underprojektleder eller en holdleder 1.5.2 Delprojekter for hvilke der findes en business case (benyt én række for hvert delprojekt) Navn eller reference for delprojekt Her angives et navn eller en gængs reference for et delprojekt. Det skal være et af de delprojekt navne, der forekommer i tabellen fra forrige afsnit, og for hvilke det gælder, at der er udarbejdet en separat business case Business case for delprojekt Her angives navnet på business casen for delprojektet, samt om business casen kun foreligger som et udkast, eller om den er godkendt Projektejer af business case Her angives hvem, der er projektejer for delprojektets business case 1.6 Afhængigheder til sideordnede projekter Der skal benyttes én række for hvert sideordnet projekt. Navn eller reference for sideordnet projekt Her angives et navn eller en gængs reference for et sideordnet projekt, som løsningen i væsentlig grad er afhængig af. Sådanne projekter kan f.eks. forekomme, når en del af løsningen afhænger af en fællesservice eller -ydelse, der implementeres centralt Beskrivelse af afhængighed til sideordnet projekt Her beskrives, hvad afhængigheden består af. Der kan f.eks. være tale om en funktionel afhængighed (den foreslåede løsning har en grænseflade mod nogle specifikke funktioner i et andet system, der er ved at blive implementeret) og en tidsmæssig afhængighed (det sideordnede projekt skal være færdigt før den foreslåede løsning kan testes i sit fulde omfang) Instans der ejer projektet og dets løsning Her angives den instans, som ejer det sideordnede projekt, hvortil der er en afhængighed Ansvarlig for sideordnet projekt Her angives den person, der er projektejer for det sideordnede projekt 2. Forretningsmæssige konsekvenser Formålet med dette afsnit er at tydeliggøre projektets forretningsmæssige konsekvenser, dvs. hvilke investeringer der skal foretages, hvilke risici projektet indeholder, og hvilke økonomiske og kvalitative gevinster projektet forventes at resultere i. 2.1 Økonomiske konsekvenser 2.1.1 Pengestrømsopgørelse - udgiftsbaseret (indsæt tabel fra » Business case regneark « ) Her udarbejdes en opgørelse over de forventede økonomiske omkostninger og gevinster fordelt over projektinitieringsåret og de følgende år. Tidshorisonten vælges i forhold til det enkelte projekt. Kun omkostninger og gevinster, der kan opgøres eller estimeres i kroneværdi, skal medtages i opgørelsen. Frigjort kapacitet skal kun medregnes hvis det påvirker bundlinjen eller bevirker en fremtidig budgetnedskrivning. Frigjort kapacitet, som ikke opfylder disse kriterier, medtages som kvalitative gevinster. Det skal bemærkes, at det er de forventede økonomiske omkostninger og gevinster der skal angives her, mens eventuelle risici for ændrede omkostninger og gevinster, beskrives i afsnit 2.4.3. I business case regnearket forefindes en tabel-skabelon, som kan udfyldes og efterfølgende kopieres ind i dette felt. De enkelte poster kan ændres eller specificeres yderligere, hvis det ønskes. Følgende bilag skal i nødvendigt omfang vedlægges business casen: • Detaljeret beskrivelse af de enkelte poster (f.eks. hvad procesdesign, medarbejderuddannelse, etc. består af) • Beskrivelse af den metodik, der er anvendt ved udregning af posterne (f.eks. hvorledes løn besparelser er udregnet) • Redegørelse for hvilke forudsætninger, der er anvendt ved udregningerne (f.eks. hvorledes besparelser i årsværk omregnes til økonomiske gevinster, hvorledes forbedringer har bundlinjeeffekt, etc.) • Opgørelse over fordelingen af de økonomiske gevinster på de relevante afdelinger/enheder, som gevinsterne udmøntes i • Krydsreferencer mellem hovedarket og eventuelle støtteark i business case regnearket således, at der er fuld sporbarhed bag de estimerede gevinster og omkostninger (ikke vedlagt i eksempel) 2.1.2 Pengestrømsoversigt – udgiftsbaseret (indsæt diagram fra » Business case regneark « ) Her udarbejdes et diagram, der viser nettopengestrømmen, dvs. udgifterne og indtægterne i de enkelte år. Oversigten er m.a.o. en illustration af resultatet af de totale gevinster fratrukket de totale omkostninger, som er opgjort i tabellen i 2.1.1. I business case regnearket forefindes en tabel-skabelon, som automatisk genererer oversigten ud fra de indtastede data i ovenstående afsnit 2.1.1. Denne pengestrømsoversigt (diagram) kan efterfølgende kopieres ind i dette felt. 2.1.3 Bevillingskonsekvenser - omkostningsbaseret (indsæt tabel fra » Business case regneark « ) Her udarbejdes på samme måde som i afsnit 2.1.1. en opgørelse over økonomiske omkostninger og gevinster fordelt over projektinitieringsåret og de følgende år (samme tidshorisont og kriterier som i afsnit 2.1.1). I denne opgørelse skal investeringer, som kan afskrives, fordeles ud over afskrivningsperioden (»den økonomiske levetid«). For statslige projekter, der bliver gennemført under en omkostningsbaseret bevillingstype, vil tabellen vise de bevillingsmæssige konsekvenser af investeringen. For statslige projekter skal renteomkostninger desuden udregnes og inkluderes i opgørelsen Formålet med dette er at tydeliggøre, hvorledes bevillingen og/eller regnskaberne påvirkes af investeringen. Hvilken afskrivningsmetode, der skal anvendes, afhænger af investeringstypen. Som regel anvendes den lineære metode, hvilket betyder, at investeringen fordeles i lige store dele over afskrivningsperioden. En investering på DKK 1 million, som skal afskrives efter den lineære metode over en periode på 5 år, bevirker således en omkostning på DKK 200.000 i 5 år plus de renter, som skal betales på den langfristede gæld (angives i linjen markeret med renter til finansiering). I business case regnearket forefindes en tabel-skabelon, som kan udfyldes og efterfølgende kopieres ind i dette felt. De enkelte poster kan ændres eller specificeres yderligere, hvis det ønskes. Det skal bemærkes, at det kun er nødvendigt detaljeret at angive omkostningerne, mens de resterende poster (øgede driftsomkostninger og økonomiske gevinster) genbruges fra pengestrømsopgørelsen i afsnit 2.1.1. Der bør være krydsreferencer mellem hovedarket og eventuelle støtteark i business case regnearket således, at der er fuld sporbarhed bag de estimerede gevinster, omkostninger og renteberegninger (ikke vedlagt i eksempel) Yderligere information om afskrivning For statens institutioner Yderligere information vedrørende afskrivninger for statslige institutioner kan findes i Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning (ØAV), som man finder på www.oav.dk. Det særlige afsnit om afskrivninger af it-projekter findes på www.oav.dk/sw8676.asp og/eller på www.oav.dk/sw8136. I forbindelse med projekter, som er på 50 mio. kr. eller derover, skal der udarbejdes et »investeringsskema«, som skal forelægges Finansudvalget. Investeringsskemaet kan findes på: http://www.oav.dk/sw7969.asp. Opgørelsen af budgetkonsekvenser vil bidrage med de nødvendige data til det obligatoriske investeringsskema. For regionale institutioner Anvendelsen af omkostningsbaserede principper er p.t. alene gældende for social- og specialundervisningsområdet. Erfaringer herfra vil indarbejdes i sundhedsområdet fra budget 2009. Principperne er bl.a. beskrevet i Velfærdsministeriets vejledning om budget og regnskabssystem for regioner, afsnit 10.5, som man finder på: http://www.im.dk/imEverest/Publications/brx2Dregioner/10%20lovgivning%20mx2Evx2E/afsnit/20061213153504/CurrentVersion/10.5.pdf Generelt har Velfærdsministeriet et dedikeret site om Budget- og regnskabssystem for regioner på: http://www.im.dk/im/site.aspx?p=2904, hvor der bl.a. er links til de løbende opdateringer. Her kan man finde den udsendte »Orientering om opfølgning på omkostningsreformen …« fra 28.02.2007, hvori spørgsmålet om afskrivninger specifikt behandles. For kommunale institutioner Yderligere information vedrørende afskrivninger for kommunale institutioner kan findes i Budget- og regnskabssystem for kommunerne på dette link: http://www.im.dk/im/site.aspx?p=2877. IT-investeringer betragtes som inventar i det omfang, der er tale om flytbart udstyr, og der kalkuleres med en levetid på tre år. Er der tale om infrastruktur (kabler, ledninger o.l.) er investeringen at betragte som anlæg. Kommunen kan derfor anbefales på enkelte områder at anvende en længere afskrivningshorisont - fx 10 år - eller længere, hvis der er tale om fiberkabler, i det omfang, det kan tolkes inden for de gældende anbefalinger og regler. Hvis investeringen indeholder væsentlige softwarelementer anbefaler KL, at kommunen vurderer holdbarheden af den valgte software. Kontorpakker har fx en tendens til at leve og dø med en given maskine. M.a.o. er den realistiske anvendelseshorisont 3-4 år. Hvis det er et komplekse fagsystemer med betydelige transaktionsomkostninger, er den realistiske anvendelseshorisont måske 10 år. 2.1.4 Illustration af bevillingskonsekvenser - udgiftsbaseret (indsæt diagram fra » Business case regneark « ) Her udarbejdes et diagram, der viser bevillingskonsekvenserne, dvs. de resulterende omkostninger eller indtægter i de enkelte år korrigeret for afskrivninger og rentebetaling. Oversigten – i form af et diagram - laves automatisk ud fra de indtastede data fra tabelskabelonen for budgetkonsekvenser i afsnit 2.1.3. Diagrammet kan efterfølgende kopieres ind i dette felt. 2.2 Økonomiske nøgletal 2.2.1 Økonomiske nøgletal (benyt tal fra » Business case regneark « ) Projektets nutidsværdi (NPV) i DKK Her angives nutidsværdien (NPV) af projektet. Den generelle formel for beregning af nutidsværdien af en nettopengestrøm er: Denne formel betyder, at de fremtidige nettopengestrømme diskonteres, dvs. divideres med (1 + r)t hvor r er den valgte diskonteringsrente, og t er lig den potens, der skal løftes til. Potensen, der løftes til, svarer til, hvor langt ude i fremtiden pengestrømmen falder, og som sådan divideres en pengestrøm for år 3 med (1 + r)3, mens pengestrømmen for år 4 divideres med (1 + r)4. I business case regnearket forefindes en tabel-skabelon, som automatisk udregner nutidsværdien baseret på de indtastede værdier i pengestrømsopgørelsen (afsnit 2.1.1). I feltet »angiv den ønskede diskonteringsrente« i business case regnearket skal diskonteringsrenten, r, angives. Her indtastes den til enhver tid gældende diskonto + et tillæg på 1 %, svarende til den forrentning der er for instansernes langfristede gæld under den nye likviditetsordning. Den gældende diskonto kan findes på nationalbankens hjemmeside, www.nationalbanken.dk. Projektets interne rente (IRR) i procent Her angives projektets interne rente. Den interne rente er den rente som i ovenstående beregning af nutidsværdi giver en nutidsværdi på 0. Den interne rente er således et udtryk for den samlede årlige forrentning, der opnås, og er anvendelig til sammenligning af projekter. Bemærk at den interne rente ikke kan stå alene i en rangering af projekter med forskellige forudsætninger, men i givet fald skal suppleres af nutidsværdi og tilbagebetalingstid. Manuel udregning af den interne rente kræver sekventiel løsning af to ligninger, hvorfor det anbefales at anvende f.eks. den indbyggede funktion i Excel (IRR) til udregning af den interne rente. I business case regnearket forefindes en tabel-skabelon som automatisk udregner den interne rente baseret på de indtastede værdier i pengestrømsopgørelsen (afsnit 2.1.1) Projektets tilbagebetalingstid i hele år Her angives projektets økonomiske tilbagebetalingstid i hele år. For korte projekter med en tilbagebetalingstid på under et år kan man vælge at angive tilbagebetalingstiden i måneder. I business case regnearket forefindes en tabel-skabelon, som automatisk udregner den økonomiske tilbagebetalingstid i hele år baseret på de indtastede værdier i pengestrømsopgørelsen (afsnit 2.1.1) 2.2.2 Beregningsgrundlag (benyt tal fra » Business case regneark « ) Diskonteringsrente i udregning af nutidsværdi i procent Her anføres den diskonteringsrente, som er anvendt til udregning af nutidsværdi, jævnfør afsnit 2.2.1. Bemærk, at de økonomiske konsekvenser bør opdateres, hvis renten ændrer sig væsentligt Tidshorisont i udregning af nutidsværdi og intern rente, i hele år Her anføres den tidshorisont, som er anvendt ved udregning af nutidsværdi og intern rente, jævnfør afsnit 2.2.1. Tidshorisonten skal stemme overens med den tidshorisont, der anvendes i pengestrømsopgørelserne og pengestrømsoversigterne i afsnit 2.1 Finansieringsrente, i procent Her anføres den rente, der er antaget for finansieringen af investeringen Aktivets levetid/afskrivningsperioden for det optagede lån, i hele år Her anføres den periode der er anvendes for tilbagebetaling af det lånte finansieringsbeløb. Dette vil være aktivets levetid, som vil variere. 2.3 Kvalitative gevinster 2.3.1 Eksterne serviceforbedringer (anvend 5-35 linjer) Service Her angives, hvilken ekstern service der påvirkes af løsningen. Eksempler på eksterne services er angivet i den følgende tabel Type af forbedring Her angives, hvad forbedringen af servicen består i. Eksempler på forbedringer af eksterne services er angivet i den følgende tabel Beskrivelse Her anføres en mere detaljeret beskrivelse af, hvorledes løsningen resulterer i de beskrevne serviceforbedringer Eksempler på eksterne services og forbedringer af disse er angivet i tabellen herunder. Service Eksempler på forbedringer Overholdelse af standarder Standarder, som der er krav om - eksempelvis fra EU Bedre servicekanalstruktur Større tilgængelighed for borgere og virksomheder til den offentlige sektor – f.eks. via flere digitale kanaler, flere online services, lettere og mere effektiv adgang, etc. Større gennemsigtighed Større gennemsigtighed om det offentliges beslutningsprocesser, der øger borgeres og virksomheders tillid til afgørelser Større deltagelse Øget adgang for borgere og virksomheder til deltagelse i beslutningsprocesser knyttet til både politiske og forvaltningsmæssig behandling af sager Reduktion i administrative byrder Borgere og virksomheders omkostninger (tid og penge) reduceres – f.eks. ved reduktion af antal og omfang af manuelle processer, mindre behov for fysisk fremmøde, etc. Bedre serviceoplevelse for borgere og virksomheder Borgere og virksomheder oplever en bedre service i form af hurtigere sagsgang, færre fejl, større fleksibilitet, flere valgmuligheder, venligere betjening, etc. 2.3.2 Interne serviceforbedringer (anvend 5-35 linjer) Service Her angives interne services (som ikke kan opgøres i kroneværdi eller påvirker bundlinjen eller bevirker en fremtidig budgetnedskrivning), der påvirkes af løsningen. Eksempler på interne services er angivet i den følgende tabel Type af forbedring Her angives, hvad forbedringen af servicen består i. Eksempler på forbedringer af interne services er angivet i den følgende tabel Beskrivelse Her anføres en mere detaljeret beskrivelse af, hvorledes løsningen resulterer i de beskrevne serviceforbedringer Eksempler på interne services og forbedringer af disse er angivet i følgende tabel. Service Eksempler på forbedringer Forbedrede forretningsprocesser Større fleksibilitet, kortere procestid, etc. Som beskrevet i afsnit 2.1.1 skal kun gevinster, som ikke påvirker bundlinjen eller bevirker en fremtidig budgetnedskrivning, placeres her Forbedret it-drift og support Optimering af intern it-support og drift – f.eks. færre fejl, højere oppetid, hurtigere support, etc. 2.3.3 Fleksibilitet (anvend 5-35 linjer) Type af fleksibilitet Her angives kvalitative gevinster, som øger organisationens fleksibilitet. Eksempler på typer af fleksibilitet er angivet i den følgende tabel Type af forbedring Her angives, hvad forbedringen af fleksibilitet består i. Eksempler på forbedringer af fleksibilitet er angivet i den følgende tabel Beskrivelse Her anføres de mere detaljerede beskrivelser af, hvorledes løsningen resulterer i de beskrevne forbedringer af fleksibilitet Eksempler på typer af fleksibilitet og forbedringer af disse er angivet i følgende tabel. Type af fleksibilitet Eksempler på forbedringer Forbedret fleksibilitet i forretningsarkitektur Øget organisatorisk fleksibilitet overfor markedsændringer (f.eks. ændringer i borgernes servicepræferencer), bedre mulighed for styring, standardisering af arbejdsprocesser, optimering af kommunikation mellem afdelinger, etc. Forbedret fleksibilitet i it-arkitektur Øget it-arkitektonisk fleksibilitet (komponentbaseret, brug af åbne standarder såsom Web Services og XML), bedre mulighed for styring, platformuafhængig teknologi, etc. 2.4 Risici 2.4.1 Identificerede risici (benyt én række for hver identificeret risiko) Risikoområde Her angives, hvilke risikoområder der er kilde til de identificerede risici. Der skal tages stilling til følgende 4 risikoområder: Organisation (risikoen skyldes forhold i organisationen), teknisk løsning (risikoen kommer af den tekniske løsning), leverandører (risikoen er relateret til leverandørerne), interessenter (risikoen er relateret til projektets interessenter) Beskrivelse af identificeret risiko Her beskrives eventuelle identificerede risici. Beskrivelsen skal dækkende beskrive, hvad risiciene skyldes, og hvad konsekvenserne består i Sandsynlighed Her angives sandsynligheden for, at de beskrevne risici realiseres. Der skal sættes ét kryds i en af kolonnerne under »Lav«, »Middel« eller »Høj« Konsekvens Her angives konsekvensen, hvis de beskrevne risici realiseres. Der skal sættes ét kryds i en af kolonnerne under »Lav«, »Middel« eller »Høj« Håndtering af identificeret risiko Her beskrives, hvorledes det påregnes at håndtere de identificerede risici, herunder hvorledes risiciene forsøges forebygget, samt hvorledes der skal reageres, hvis risiciene realiseres 2.4.2 Samlet risikovurdering (sæt ét kryds) Høj risiko Her angives, hvis den samlede risikovurdering af projektet, baseret på de identificerede risici, er høj. Der sættes kun ét kryds i ét af felterne. »Høj risiko« indikerer, at projektet som helhed har en høj risiko, og at risikoelementet derfor skal vægtes højt, når der tages beslutning om projektet skal gennemføres eller ej. Ydermere skal der i høj grad tages hensyn til de identificerede risici, hvis projektet gennemføres Middel risiko Her angives, hvis den samlede risikovurdering af projektet, baseret på de identificerede risici, er middel. Der sættes kun ét kryds i ét af felterne. »Middel risiko« indikerer, at projektet som helhed har en middel risiko, og at det i nødvendig grad skal medtages, når der tages beslutning om projektet skal gennemføres eller ej. Ydermere skal der i tages de nødvendige hensyn til de identificerede risici, hvis projektet gennemføres Lav risiko Her angives, hvis den samlede risikovurdering af projektet, baseret på de identificerede risici, er lav. Der sættes kun ét kryds i ét af felterne. »Lav risiko« indikerer, at projektet som helhed har en lav risiko, og at risikoelementet ikke skal prioriteres når der tages beslutning om projektet skal gennemføres eller ej 2.4.3 Økonomisk risikovurdering Risiko for at omkostninger bliver større end angivet i afsnit 2.1 og 2.2 Her angives sandsynligheden for, at omkostningerne bliver større end angivet i afsnit 2.1 og 2.2. Der skal sættes ét kryds i en af kolonnerne under »Lav«, »Middel« eller »Høj« Risiko for at økonomiske gevinster bliver mindre end angivet i afsnit 2.1 og 2.2 Her angives sandsynligheden for, at de økonomiske gevinster bliver mindre end angivet i afsnit 2.1 og 2.2. Der skal sættes ét kryds i en af kolonnerne under »Lav«, »Middel« eller »Høj« Konsekvens (angiv ændring i forventede omkostninger og økonomiske gevinster, i DKK, hvis risiko realiseres) I denne kolonne angives ændringen i forventede omkostninger og økonomiske gevinster, i kroner, hvis risikoen realiseres. Eksempelvis »Forøgede omkostninger på DKK 1 million, grundet nyt systemdesign« eller »Reducerede gevinster på DKK 100.000 årligt, grundet manglende frigørelse af årsværk«. Der bør anføres en kort forklaring med henvisning til de identificerede risici i afsnit 2.4.1 3. Implementering og opfølgning Formålet med dette afsnit er at tydeliggøre, hvorledes projektet i praksis gennemføres i forhold til anvendelse af ressourcer og tid, samt hvilke projekt og forretningsmæssige milepæle projektet indeholder. 3.1 Implementeringsstrategi Her beskrives kort hvilken implementeringsmetode, der anvendes, herunder hvilke trin, der udføres af henholdsvis interne eller eksterne ressourcer, hvilke projektmetoder, der anvendes, og om løsningen udrulles trinvist eller samlet. Der bør anvendes 10-20 linjer 3.2 Milepælsplan 3.2.1 Projektleverancemilepæle (benyt én række for hver milepæl) # Her anføres et nummer, der skal bruges som reference til projektleverancemilepælen. Der skal benyttes en fortløbende nummerering (dvs. start med 1, 2, 3, etc.) Projektleverance-milepæl Her angives navnet på projektleverancemilepælen. Projektleverancemilepæle er relateret til projektprocessen, f.eks. gennemført systemtest, idriftsættelse af system, etc. Navnet skal være kort og præcist og beskrive, hvad projektleverancemilepælen består i, f.eks. »succesfuldt eksternt review«, »idriftsættelse af system«, etc. Forventet dato Her angives den forventede dato for projektleverancemilepælen, f.eks. september 2012 Nøgleleverancer Her beskrives den nøgleleverance, som projektleverancemilepælen resulterer i, f.eks. evalueringsrapport, idriftsat system, etc. Der kan godt være flere nøgleleverancer per projektleverancemilepæl, hvilket angives ved at splitte feltet i flere rækker Budget forbrugt For hver milepæl skal det angives, hvor stor en del af budgettet, der er forbrugt 3.2.2 Forretningsmilepæle (benyt én række for hver milepæl) # Her anføres et nummer, der skal bruges som reference til forretningsmilepælen. Der skal benyttes en fortløbende nummerering (dvs. start med 1, 2, 3, etc.) Forretningsmilepæl Her angives navnet på forretningsmilepælen. Forretningsmilepælene er de konkrete forandringer, som danner forudsætning for de gevinster (forretningsmæssige værdiskabelser – både økonomiske og kvalitative), som projektet skal resultere i. Navnet skal være kort og præcist og beskrive, hvad forretningsmilepælen består i, f.eks. »fejlprocent under 1 %«, etc. Forventet dato Her angives den forventede dato for forretningsmilepælen, f.eks. januar 2014 Gevinster ved milepæl Her angives de gevinster (forretningsmæssige værdiskabelser), som forretningsmilepælen resulterer i, f.eks. frigørelse af 20 årsværk, besparelser på DKK 1 million per år på indkøb, etc. Der kan godt være flere gevinster per projektleverancemilepæl, hvilket angives ved at splitte feltet i flere rækker KPI der skal måles ved milepæl For hver milepæl skal det angives, hvilke KPI’er (de nøgletal, der kvantificerer målopfyldelsen) der er relateret til milepælen, dvs. hvad der skal måles for at afgøre om forretningsmilepælen er nået (gevinsten er realiseret). Eksempler på KPI’er er: Lønomkostninger, omkostninger til materialer, omkostninger til eksterne services, antal fejl per kunde, behandlingstid per sag, etc. 3.3 KPI’er KPI Her angives KPI’en, der skal måles. Navnet (beskrivelsen) på KPI’en skal stemme overens med navnene i tabellen i afsnittet før (3.2.2 Milepæle), i feltet »KPI«, der skal måles ved milepæl«. Der anvendes én tabel per KPI Hvorfor måles? Her angives, hvorfor den pågældende KPI måles, f.eks. opfølgning på realisering af forventede besparelser på indkøb, etc. Hvordan måles? Her angives, hvordan den pågældende KPI måles, f.eks. hvorfra data skal trækkes, hvorledes data skal behandles, hvilket system der skal anvendes, etc. Hvem er ansvarlig for måling? Her angives, hvilken funktion eller person der er ansvarlig for at udføre selve målingen, f.eks. personalechefen, indkøbschefen, etc. Forventet målingsdato Her angives den forventede dato for måling af KPI’en, f.eks. januar 2014 Forventet værdiinterval for måling Her angives det værdiinterval, som målingen skal ligge inden for, for at gevinsten betragtes som realiseret. Værdiintervallet skal være direkte relateret til den angivne KPI, og den forventede gevinst ved opfyldelse af KPI’en. Et eksempel på et værdiinterval kan være »mellem 20.000 og 22.000 rapporterede timer på aktivitet x svarende til en årlig reduktion på mellem 10 og 11 årsværk« Måling Her angives måleresultatet, når målingen er gennemført Handlingsplan i fald målingen ligger udenfor forventet interval Her angives, hvorledes der skal reageres og hvilke aktiviteter der skal udføres, hvis målingen ligger uden for det forventede interval Ansvarlig for handling Her angives navn og instans på den person, der er ansvarlig for at gennemføre handlingsplanen, i fald målingen ligger udenfor det forventede interval 4 Ejerskab Formålet med en redegørelse for ejerskab omkring løsningen er at skabe klarhed omkring ansvar for og beslutningskompetence omkring løsningen eller dele heraf. 4.1 Projektejer og projektleder Business casens ejer og overordnet ansvarlig for dens udarbejdelse og opdatering Her angives den person, som tænkes at være projektejer for den foreslåede løsning. Der angives også, hvilken instans denne person tilhører. Denne person skal påtage sig at være overordnet ansvarlig for, at business casen udarbejdes og opdateres. Dette kan f.eks. ske ved at inddrage projektlederen og andre interessenter Intern projektleder Her angives navnet på en person, som tilhører samme instans som projektejeren og som kan agere som formel projektleder for denne instans. I det tilfælde, hvor projektet benytter en projektleder ekstern til projektejerens organisation (f.eks. en projektleder fra et konsulentfirma), vil den interne projektleder ikke stå for det daglige projektarbejde men mere skulle agere som en intern repræsentant for projektet 4.2 Leverandører Leverandør Her angives navnet på en leverandør til projektet. En leverandør kan f.eks. være en intern projektgruppe, et eksternt konsulentfirma, eller en software-leverandør. Leverandøren bidrager med væsentlige dele nødvendige for løsningens realisering. Dette kan inkludere f.eks. dele af designet eller driften. Hvis en leverandørs navn ikke kendes, skal man benytte en sigende tekst. Dette kan f.eks. være, når man blot ved at en ekstern leverandør skal vælges, og dette kan angives som »Ekstern leverandør forventet« Faser i hvilke leverandør er involveret Her angives, i hvilket faser leverandøren er involveret. Navnet på faserne kan komme fra den benyttede projektmetode eller gængse navne som analyse, design, udvikling, test, iværksættelse og drift Hovedansvarsområder og/eller nøgleleveranceansvar Her angives, hvilket hovedansvar og/eller hvilke hovedleverancer leverandøren har 4.3 Opfølgning på forretningsmilepæle Milepæl Her angives navnet på en milepæl. Hvert navn fra tabellen i afsnit 3.2.2 bør optræde i denne tabel Ansvarlig for at milepæl nås Her angives navnet på den person, der er ansvarlig for at følge op på forretningsmilepælen og sikre at den nås 4.4 Sponsorer Der skal benyttes én række per sponsor og år. Sponsor Her angives navnet på en sponsor, der vil være forpligtet til at dække budgettet År Her angives, hvilket kalenderår sponsorens budget gælder Finansieringsomkostninger i DKK Her angives det beløb til dækning af projektets finansieringsomkostninger, som sponsoren skal dække Renteudgifter til finansiering Her angives det beløb til dækning af projektets renteudgifter, som sponsoren skal dække Ressourcer i årsværk Her angives, hvor mange årsværk sponsoren skal dække. Der angives i parentes, hvor mange DKK et årsværk antages at koste Driftsudgifter i DKK Her angives et beløb til dækning af driftsudgifter, som sponsoren skal dække Andet Her angives eventuelle andre udgifter/omkostninger, sponsoren skal dække, og der anføres kort, hvad beløbet tænkes brugt til 4.5 Godkendelse Der skal benyttes én række per godkender. Rolle Her angives den rolle, godkenderen spiller. Dette kan f.eks. være styregruppeformand, styregruppemedlem eller sponsor Navn og instans Her angives godkenderens navn og organisatorisk tilhørsforhold (f.eks. instansnavn). Kun en person, der har den nødvendig autoritet omkring godkendelse af business casen, kan nævnes. Alle personer, der er nødvendige for business casens godkendelse, skal listes i denne tabel Stilling Her angives personens stilling Dato Her angives dato for denne persons godkendelse af business casen. Hvis personen ikke har godkendt business casen, lades feltet stå tomt Godkendt ved underskrift (På en trykt kopi af business casen) Her underskriver personen ved sin godkendelse af business casen
Bilag 3
Bilag Bilagsoversigt Bilagstitel Her angives vedlagte bilagstitler. Dette kan f.eks. være et regneark (med detaljer omkring økonomiske beregninger) eller en projektplan. Bilagene skal være fortløbende nummererede Afsnit i denne business case som bilaget hører til Her angives, hvilket afsnit i business casen bilaget hører til. Der må ikke vedlægges bilag, der ikke eksplicit understøtter eller bruges i et af business casens afsnit Bemærkninger Her angives eventuelle bemærkninger omkring bilaget Ordforklaringer ASP = Application Service Provider (udbyder af it-ydelser og services, via netværk) BI = Business Intelligence (system til at opsamle, lagre og levere konsolideret forretningsviden, til brug for ledelsesbeslutninger) DAS = Direct Attached Storage (Direkte forbundet lagringmedie, f.eks. en intern harddisk eller USB diskstation) EPJ = Elektronisk patientjournal ESB = Enterprise Service Bus (Software baseret kommunikationsinfrastruktur hvorigennem applikationer kan kalde eller udbyde services) ESDH = Elektronisk sags- og dokumenthåndtering IRR = Projektets interne rente i procent KPI = Key Performance Indicator (de nøgletal der kvantificerer målopfyldelsen) NAS = Network Attached Storage (Lagringsmedie, der kan nås via netværk) Nettopengestrømmen = De resulterende omkostninger eller indtægter i de enkelte år NPV = Nutidsværdien PID = Projektinitieringsdokument PRINCE2 = International projektstyringsmetode Projektleverancemilepæl = Milepæl relateret til projektprocessen, f.eks. gennemført systemtest, idriftsættelse af system, etc. SAN = Storage Area Network (Distribueret lagringsmedie, der kan nåe via netværk) SLA = Service Level Agreement (Aftale om indhold og kvalitet af udbudt service)