Cirkulæreskrivelse om kommunernes og amtskommunernes opbevaring af kopier af afgangsbeviser og kopier af afgangsprøver på folkeskoleniveau (Til alle amtsråd, kommunalbestyrelser, skoledirektionen i København, alle skolekommissioner, skolenævn, ungdomsskolenævn, lærerråd, ledere af kommunale folkeskoler, statsøvelsesskoler, private øvelsesskoler, friskoler, grundskolekursus, efterskoler, kommunale ungdomsskoler, amtskommunale enkeltfagskursus samt alle andre skoler, kursus og institutioner, som afholder folkeskolens afsluttende prøver)
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/regulation/retsinfo/1981/22062@1981-08-27/da
Indhold
Efter gennemførelsen af afgangsprøver i henhold til den nye folkeskolelov har direktoratet for folkeskolen m.v. ikke længere praktisk mulighed for at opbevare samtlige prøveresultater med henblik på at kunne udfærdige nye afgangs- eller prøvebeviser i de tilfælde, hvor de oprindelige beviser måtte være bortkommet, og hvor der ikke er mulighed for at få udfærdiget et nyt bevis ved den skole eller det kursus, som har udstedt det oprindelige bevis.
Samtidig er behovet for at kunne dokumentere, at en elev har deltaget i selve undervisningen blevet større som følge af prøvernes frivillighed.
Visse skoler og kurser opbevarer kopier af afgangsbeviserne og prøveprotokollerne i en vis tid - normalt kun indtil 10 år efter, at eleven efter undervisningspligtens ophør er udskrevet af folkeskolen, jfr. undervisningsministeriets vejledning af 2. juli 1980 om udfærdigelse af eleverklæringer i folkeskolen.
For at sikre at der i alle tilfælde er mulighed for at fremskaffe dokumentation for den undervisning, en elev har modtaget på folkeskoleniveau, herunder dokumentation for afgangsprøver, har direktoratet derfor af praktiske og sikkerhedsmæssige grunde fundet det mest hensigtsmæssigt, at der opbevares kopi af beviserne - for så vidt angår amtskommunale enkeltfagskursus kopi af prøveprotokollerne - i de kommuner, henholdsvis amtskommuner, hvor skolen/kurset er beliggende.
Med tilslutning fra Kommunernes Landsforening og Amtsrådsforeningen fastsættes herved følgende om opbevaringsstedet:
1. Kopi af afgangsbeviser udstedt af en folkeskole , en statsøvelsesskole , eller en privat øvelsesskole og kopi af beviser for afgangsprøver udstedt af en kommunal ungdomsskole opbevares i den kommune, hvor skolen er beliggende.
2. Kopi af afgangsbeviser og kopi af beviser for afgangsprøver udstedt af en friskole , en privat grundskole , et privat grundskolekursus eller en efterskole opbevares i den amtskommune, hvor skolen/kurset er beliggende. For så vidt angår skoler og kurser beliggende i Københavns eller Frederiksberg kommune opbevares kopi af afgangsbevis og kopi af bevis for afgangsprøver i kommunen.
3. Kopi af prøveprotokoller vedrørende elever på amtskommunale enkeltfagskurser og kopi af beviser for afgangsprøver udstedt af en erhvervsuddannelsesskole opbevares i den amtskommune, hvor kurset/skolen er beliggende. For så vidt angår kurser og skoler beliggende i Københavns eller Frederiksberg kommune opbevares kopi af prøveprotokol henholdsvis bevis for afgangsprøver i kommunen.
Skolen/kurser sender i overensstemmelse med foranstående en kopi af beviset henholdsvis en kopi af prøveprotokollen - for så vidt angår afgangsbeviser alene en kopi af s. 3 - til kommunen, henholdsvis amtskommunen samtidig med udlevering af beviset til eleven. Det henstilles, at kopierne ved indsendelse er ordnet efter CPR nr.
Kommunen, henholdsvis amtskommunen skal i givet fald sikre, at udlevering efter anmodning af et nyt bevis eller en kopi af kopien af beviset kun sker til rette vedkommende.
Man skal anmode skolerne/kurserne om samtidig med indsendelse af kopier af beviser henholdsvis af prøveprotokoller vedrørende 1982 at indsende kopier af beviser/prøveprotokoller vedrørende 1978, 1979, 1980 og 1981, jvf. undervisningsministeriets cirkulæreskrivelse af 16. juni 1980 og 21. maj 1981. Såfremt skolen/kurset ikke er i besiddelse af kopier af beviser udstedt i den omhandlede periode, indsendes i stedet kopier af prøveprotokollen.
Det henstilles, at kopierne indsendes i CPR-nummerorden.
Undervisningsministeriet
Direktoratet for folkeskolen,
folkeoplysning, seminarier m.v., den 27. august 1981.
P.d.v.
Ninna W rtzen