Cirkulære om arbejdsløshedskassernes økonomi, regnskabsvæsen og øvrige administrative forhold.
Karakter C
genskabt fra tekst. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Adresse https://gelex.eu/eli/DK/regulation/retsinfo/1985/3030@1985-01-17/da
Indhold
De statsanerkendte arbejdsløshedskasser
Cirkulære om arbejdsløshedskasserne økonomi, regnskabsvæsen og øvrig administrative forhold
I henhold til § 2, stk. 1, i arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 684 af 20. december 1984 fastsættes:
1. Almindelige bestemmelser.
Arbejdsløshedskassernes regnskabsår er kalenderåret, medmindre arbejdsministeren tillader afvigelse herfra.
Regnskabsvæsenet skal tilrettelægges under iagttagelse af bestemmelserne i lovgivningen og arbejdsløshedskassens vedtægt samt de af direktøren for arbejdsløshedsforsikringen udsendte vejledninger og bestemmelser.
2.Bogholderiets indretning.
Uanset valg af bogføringsteknik skal kassens bogføring foretages ved anvendelse af en kontoplan, der opbygges systematisk under iagttagelse af følgende krav til registrering og umiddelbar tilvejebringelse af løbende oversigter:
a. Registrering af alle transaktioner ordnet kronologisk og systematisk.
b. Adskillelse mellem midler stillet til rådighed af og administreret for statskassen og kassens egne midler.
c. Registrering af de oplysninger, som skal fremgå af indberetninger og regnskaber, der skal tilstilles Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen.
d. Klar og overskuelig registrering af ind- og udbetalinger, der er foretaget i eventuelle afdelinger samt af disses beholdninger, opdelt i forskudsmidler og kassens egne midler.
e. Oversigt over kassens eventuelle økonomiske mellemværender med andre foreninger.
f. Kassens aktiver og passiver og forskydninger heri.
Kontoplanen skal indsendes til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen sammen med årsregnskabet.
3. Forretningsgang. Der skal for arbejdsløshedskassen og dennes eventuelle afdelinger tilrettelægges en betryggende forretningsgang med det formål at sikre kassens aktiver.
Forretningsbeskrivelen skal mindst indeholde følgende hovedelementer:
a. Adskillelse mellem kasse og bogholderi.
b. Underskrifts- og fuldmagtsforhold.
c. Attestations- og godkendelsesprocedurer for indtægter, udgifter og andre dispositioner.
d. Arkiveringsregler.
e. Samling af love, cirkulærer og andre regler vedrørende arbejdsløshedskassen og dennes funktion.
f. Procedurer vedrørende tilbagebetalinger, kontingentrestancer, A-skat, tilbageholdelser, mellemværender med Lønmodtagernes Garantifond etc.
4. Personaleforhold
Arbejdsløshedskassen skal, for at sikre at de for kassen gældende love og regler samt forretningsgang og rapportering opfyldes på forsvarlig måde, ansætte et personale, hvis kvalifikationer svarer til disse krav.
Såfremt direktøren for arbejdsløshedsforsikringen finder, at en arbejdsløshedskasse ikke opfylder denne bestemmelse, kan han pålægge kassen at ansætte fornødent kvalificeret personale.
5. Administration udført af andre.
Arbejdsløshedskassen er berettiget til forud for et regnskabsår at indgå aftale med en anden forening om, at denne varetager kassens administration. En sådan aftale skal indgås af kassens hovedbestyrele og ledelsen af vedkommende forening. Aftalen, der skal være skriftlig, skal indeholde bestemmelser om arten og omfanget af de administrationsopgaver, der er omfattet af aftalen, samt om betalingen herfor. Udgifterne til de enkelte administrationsopgaver, der omfatttes af aftalen, behøver ikke at være specificeret i regnskabet.
Hvis der er aftalt et vederlag, skal dette afregnes månedsvis. Vederlaget skal fastsættes til et beløb, der anses rimeligt set i relation til kravene om en forsvarlig administration.
Det skal fremgå af aftalen, at den, der varetager kassens administration, skal iagtage de for arbejdsløshedskassen gældende love, regler, cirkulærer m.v. Administrator hæfter for fejl og forsømmelser i forbindelse med administrationen.
Administrationsaftalen skal godkendes af direktøren for arbejdsløshedsforsikringen.
6 Administrationsudgifter.
Arbejdsløshedskassens administrationsudgifter skal holdes på et forsvarligt niveau og må alene omfatte udgifter, der vedrører kassens drift, jfr. § 30 i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v.
7. Medlemsbidrag.
Kassen skal kvartalsvis bagud indbetale et aconto-medlemsbidrag til staten. Bidraget beregnes som det registrerede medlemstal af betalende medlemmer ved kvartalets begyndelse multipliceret med den kvartårlige bidragssats. Indbetaling skal ske senest den 10. i måneden efter kvartalets udløb.
Den kvartårlige bidragssats beregnes som den til enhver tid fastsatte årlige bidragssats divideret med 4 og afrundet til nærmeste hele kronebeløb.
Loven giver mulighed for, at der inden for en nærmere angivet tidsfrist kan finde indmeldelser, overflytninger og sletninger sted med tilbagevirkende kraft, hvorfor det medlemstal, kassen anvender ved sine aconto-afregninger, efterfølgende vil kunne reguleres i op- eller nedadgående retning.
Tilsvarende disse reguleringer skal kassen til endelig afregning over for staten foretage en regulering af de allerede afregnede aconto-bidrag, således at slutresultatet bliver, at der for hvert kvartal afregnes et medlemsbidrag, der svarer til kassens regulerede medlemstal ved kvartalets begyndelse multipliceret med den kvartårlige bidragssats.
Den beregnede regulering afregnes via mellemregningskonto med Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen i forbindelse med kassens aflæggelse af årsregnskab.
Medlemsbidragets afregning og størrelse er uafhængig af de til kassen af medlemmerne faktisk indbetalte medlemskontingenter.
8. Medlemskontingent. Til dækning af kassens udgifter, herunder medlemsbidrag til staten samt til eventuel fornøden styrkelse af kassens økonomi, kan kassen opkræve et medlemskontingent.
Såfremt kassens medlemskontingent opkræves af en anden forening, skal der ske kontant afregning hver måned af de i den foregående måned indgåede kontingenter.
9. Forskud fra staten.
I det omfang kassen ikke råder over tilstrækkelige midler til løbende at afholde udgifterne til dagpenge m.v., kan der ydes forskudsudbetaling på grundlag af en forskudsanmodning, hvori behovet opgøres under iagttagelse af bestemmelsen i § 79, stk. 2, i lov om arbejdsformidling og arbejdsløshedsforsikring m.v., jfr. lovbekendtgørelse nr. 358 af 25. juli 1983 som ændret senest ved lov nr. 640 af 19. december 1984.
Forskuddet kan ikke overstige kassens behov for midler til betaling af dagpenge, efterløn og feriedagpenge. De fra statskassen modtagne midler skal indgå på særlige forskudskonti, hvis renter tilfalder statskassen. På disse forskudskonti skal tillige indsættes beløb, der er tilbagebetalt i udbetalinger til medlemmer, indtil disse viderebetales.
Beløb, kassen modtager fra Lønmodtagernes Garantifond for udlagte dagpenge m.v., skal afregnes kvartalsvis.
10. Forrentning af forskudskonti.
Forskudskonti må alene anvendes til ind- og udbetalinger, der vedrører kassens refusionsberettigede ydelser.
Om forrentning af de forskudsmidler, statskassen stiller til rådighed, gælder de til enhver tid af direktøren for arbejdsløshedsforsikringen fastsatte regler. Tilskrevne renter afregnes løbende eller kvartalsvis.
11. Udbetalinger til medlemmer.
Udbetalingen af arbejdsløshedsdagpenge, efterløn, feriedagpenge og kursusgodtgørelse m.v. finder sted efter de herom fastsatte bestemmelser, herunder om den fornødne dokumentation.
Såfremt kassen foretager manuelle udbetalinger, kan disse efter en EDB-mæssig behandling refunderes ved træk på Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen's konto i Danmarks Nationalbank.
12. Tilbagebetalinger.
Tilbagebetalingskrav vedrørende fejludbetalinger af ydelser til medlemmerne registreres og opkræves efter de til enhver tid gældende regler, jfr. Arbejdsdirektoratets cirkulære af 8. oktober 1982 (bilag nr. 1) og 15. juni 1983 (bilag nr. 2). Indgåede beløb afregnes til statskassen hvert kvartal.
13. Medlemskartotek.
Medlemskartoteket skal tilrettelægges således, at det løbende kan give oplysning om antallet af medlemmer, opdelt på medlemskategorier.
Medlemskartoteket skal for hvert medlem indeholde oplysning om, hvad medlemmet har modtaget af pengeydelser specificeret på arter. Registreringen skal foretages løbende og indeholde oplysning om dato for hver enkelt udbetaling. Kassen skal endvidere løbende kunne dokumentere og føre kontrol med, om der foreligger kontingentrestance.
Ad medlemskartoteket skal endvidere fremgå oplysninger om indeholdt kildeskat og andre indeholdelser samt om eventuelle tilbagebetalinger.
14. Mellemregning med andre foreninger.
På grund af en indgået administretionsaftale med en anden forening jfr. punkt 5, og kontingentopkrævning varetaget af en anden forening jfr. pkt. 8, vil der opstå en mellemregningsforhold med vedkommende forening.
Et sådant mellemregningsforhold skal løbende registreres på en eller flere mellemregningskonti, men disse skal udlignes hver måned ved kontant betaling af saldoen ved månedens begyndelse.
Forekommer der undtagelsesvis mellemregningsforhold af andre årsager, gælder princippet om månedsvis afregning også for sådanne, medmindre direktøren for arbejdsløshedsforsikringen har godkendt andet.
15. Afdelinger.
Såfremt arbejdsløshedskassen har afdelinger, gælder de foran givne regler også for disse.
Afdelingerne foretager hver måned afregning til hovedkassen, og afdelingernes konti indgår i hovedkassens bogholderi, der således omfatter registrering af hele kassens bogholderimæssige bevægelser.
Afdelingernes månedlige opgørelser skal indeholde oplysning om beholdningerne ved månedens begyndelse og slutning opdelt i forskudsmidler og kassens øvrige midler samt oplysning om foretagne ind- og udbetalinger dokumenteret ved bilag.
Al arkivering af bilagsmateriale m.v. finder sted ved hovedkassen, eller i afdelingerne under hovedkassens ansvar.
16. Månedsbalancer.
Arbejdsløshedskassen indsender for hver måned inden udgangen af den følgende måned til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen en månedsbalance i en af direktoratet foreskreven form.
Grundlaget for månedsbalancen er arbejdsløshedskassens ajourførte bogholderi, og der påhviler hovedkassereren at foretage afstemning af alle likvidide konti, inden månedsbalancen indsendes.
17. Årsregnskab og årsberetning.
Formålet med arbejdsløshedskassens årsregnskab er at rapportere til kassens ledelse og generalforsamling samt til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen om kassens administration af de midler, der er omfattet af offentlige refusioner og tilskud, og om administrationen af kassens egenkapital samt de af medlemmerne indbetalte kontingenter.
Regnskabet omfatter:
1. En refusionsopgørelse for alle beløb, der indgår i kassens mellemregningsforhold med staten.
2. En resultatopgørelse for kassens kontingentindtægter og andre indtægter og udgifter, der vedrører kassens administration og for refusions- og tilskudsberettigede udgifter, egenkapital og kontingentindtægter.
3. En statusopgørelse.
4. En beretningsdel.
Regnskabet er omfattet af reglerne om god offentlig regnskabsskik og skal aflægges på en sådan måde, at der kan gives de oplysninger, direktøren for arbejdsløshedsforsikringen finder nødvendige for at kunne:
Kontrollere regnskabet,
beregne den kassen tilkomne refusion,
gennemføre det nødvendige tilsyn med kassens administration.
Ved aflæggelse af årsregnskabet og den hertil knyttede beretning anvendes de rengskabsskemaer, der er foreskrevet af direktøren for arbejdsløshedsforsikringen.
Regnskabet aflægges under iagttagelse af de til enhver tid gældende regler herfor, herunder den af Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen udsenste årlige vejledning. I forbindelse med regnskabsaflæggelsen foretages periodisering af indtægter og udgifter.
Årsregnskabet indsendes i revideret og behørig underskrevet stand til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen senest den 15. marts i det følgende år.
18. Overgangsbestemmelser.
Reglerne i nærværende cirkulære træder i kraft den 1. januar 1985, og cirkulæret afløser herefter følgende cirkulære om bogføring, forretningsgang og kontoplan:
1. AK. cirkulære nr. 27/76 af 25/3 1976 med tilhørende bilag vedrørende bogføring og standardforretningsgang. (emne nr. 12).
2. AK. cirkulære nr. 132/87 af 21/12 1978. (emne nr. 3.12).
3. AK. cirkulære nr. 130/79 af 12/12 1979. (emne nr. 3.12).
4. AK. cirkulære nr. 20/81 af 3/4 1981.
5. Rundskrivelse af 20/1 1983.P.D.V.
Vibeke Dalbro
kontorchef
/Torben Augustenborg
revisor