Adresse https://gelex.eu/eli/DK/regulation/retsinfo/2001/13231@2001-12-13/da

Indhold

1. Indledning
2. Kapitel 1 Almindelige bestemmelser
   1. § 1.
   2. § 2.
3. Kapitel 2 Ministerialbogens førelse m.v.
   1. § 3.
   2. § 4.
   3. § 5.
   4. § 6.
   5. § 7.
4. Kapitel 3 Sikkerhed og opbevaring af ministerialbogsoplysninger
   1. § 8.
5. Kapitel 4 Tilsynet med ministerialbogsførerne
   1. § 9.
   2. § 10.
6. Kapitel 5 Aflevering til arkivmyndighederne
   1. § 11.
   2. § 12.
7. Kapitel 6 Udfærdigelse af attester og udskrifter
   1. § 13.
   2. § 14.
   3. § 15.
8. Kapitel 7 Rekvisition af attester og udskrifter
   1. § 16.
   2. § 17.
   3. § 18.
   4. § 19.
9. Kapitel 8 Ikrafttrædelse, overgangsbestemmelser m.v.
   1. § 20.
   2. § 21.
10. Underskrift 1

Indledning

Den grundlæggende civilregistrering i Danmark, bortset fra Sønderjylland, sker ved anmeldelse til folkekirkens ministerialbøger, jf. lov af 31. maj 1968 om anmeldelse af fødsler og dødsfald, som ændret ved lov af 2. april 1997 om ændring af lov om anmeldelse af fødsler og dødsfald.

I folkekirkens ministerialbøger registreres desuden oplysninger med relation til kirkelige handlinger. Ministerialbøgerne fungerer således også som medlemsregister for den danske folkekirke.

I folkekirkens sognemenigheder sker der omlægning af ministerialbogsføringen (kirkebogsføringen) fra håndførte protokoller til informationsteknologi. Projektet kaldes Den Ny Kirkebog (DNK-projektet).

Indførelsen af DNK-Personregistrering (DNK) gennemføres trinvis fra december 2001 og forventes at strække sig over ca. 2 år, indtil alle folkekirkens sognemenigheder er overgået til at føre ministerialbog (kirkebog) ved brug af DNK.

Ved denne omlægning er der ikke tilsigtet nogen ændring af, hvilke oplysninger der skal registreres i folkekirkens ministerialbog (kirkebog). Det primære formål med dette cirkulære er således at tage højde for indførelsen af et nyt registreringsmedium i forbindelse med ministerialbogsførelsen.

Det nye registreringsmedium giver en række muligheder for at forbedre betjeningen af borgerne og lette sagsbehandlingen. Med virkning fra de enkelte sognes overgang til DNK indføres således et princip om registrering i bopælssognet i forbindelse med behandling af sager om ændring af navn.

DNK indføres også i de sønderjyske landsdele. Her opretholdes dog den særlige ordning, hvorefter civilregistreringen varetages af kommunale personregisterførere.

Betegnelserne ”ministerialbog” og ”kirkebog” opretholdes efter overgangen til elektronisk registrering.

Registrering i og brug af DNK sker efter at de enkelte sogne har gennemført en verificering af visse oplysninger for personer, født i 1969 eller senere, jf. Kirkeministeriets cirkulære af 28. januar 2000 om gennemførelse af DNK-dataverificering.

Sognets verificering af personoplysninger tilbage til og med 1969 skal, uden for de sønderjyske landsdele, være gennemført inden sognets DNK-dag. I særlige tilfælde kan Kirkeministeriet dog dispensere fra dette krav. Det er imidlertid forudsat, at dispensationsadgangen forvaltes restriktivt. Dispensation vil efter omstændighederne f.eks. kunne tænkes i forbindelse med afvikling af pilotprojekter under indkøringen af DNK.

Såfremt ministerialbogsføreren i sagsbehandlingen vedrørende personer, der er grundregistreret i de danske ministerialbøger skal bruge navne- eller dåbsoplysninger, oplysninger om forældreforhold eller oplysninger om medlemskab af folkekirken, tages der udgangspunkt i oplysningerne i DNK. Oplysningerne skal i fornødent omfang verificeres. Verificeringen skal, uden for sønderjyske landsdele, gennemføres af fødselsregistreringssognet.

De håndførte protokoller (hovedbøger og kontrabøger) skal føres efter de gældende regler indtil sognets DNK-dag. Herefter skal de håndførte protokoller fortsat opbevares i sognene og til sin tid afleveres til arkivmyndighederne efter de gældende regler herom.

De anerkendte trossamfund samt folkekirkens valg- og døvemenigheder skal fortsat registrere kirkebogsoplysninger i deres manuelle protokoller efter de eksisterende regler herom. Disse protokoller skal desuden fortsat opbevares og til sin tid afleveres til arkivmyndighederne efter de eksisterende regler herom.

Kapitel 1 Almindelige bestemmelser

§ 1.

Stk. 1. Med virkning fra de enkelte sognes DNK-dag føres der ministerialbog (kirkebog) i hver af folkekirkens sognemenigheder efter bestemmelserne i dette cirkulære. Med virkning fra samme dag bortfalder sognets indberetning til folkeregisteret, ligesom sager om navneændringer skal behandles og registreres i bopælssognet.

Stk. 2. Kirkeministeriet sørger for udarbejdelsen af en håndbog i brug af DNK-Personregistrering. Håndbogen udgør et bilag til nærværende cirkulære, og har cirkulærekraft for ministerialbogsførerne. Håndbogen angiver mere detaljerede regler for ministerialbogsførelsen. Håndbogen opdateres efter behov. Kirkeministeriet sørger for at stille en ajourført elektronisk udgave af håndbogen til rådighed for ministerialbogsførerne, f.eks. via intranettet.

Stk. 3. De hidtidige manuelle ministerialbøger (hovedbøger og kontrabøger) i folkekirkens sognemenigheder skal ikke længere føres, når de enkelte sogne har taget DNK i brug. Disse manuelle kirkebøger skal fortsat opbevares i overensstemmelse med reglerne i Kirkeministeriets cirkulære af 14. august 1987 om folkekirkens og de anerkendte trossamfunds ministerialbøger.

Stk. 4. I folkekirkens valgmenigheder og døvemenigheder og i de anerkendte trossamfund føres der fortsat ministerialbøger (kirkebøger) efter bestemmelserne i Kirkeministeriets cirkulære af 14. august 1987 om folkekirkens og de anerkendte trossamfunds ministerialbøger med tilhørende regler.

Stk. 5. Kirkeministeriet har nedsat et DNK-sekretariat. DNK-sekretariatet har på ministeriets vegne til opgave at varetage de praktiske opgaver i forbindelse med forberedelsen, udviklingen, indførelsen og vedligeholdelsen af DNK, herunder 1) planlægning og fastsættelse af det tidsrum inden for hvilket det enkelte provsti skal overgå til DNK (provstiets overgangsperiode) 2) datoen for det enkelte sogns overgang til fuld brug af DNK (sognets DNK-dag) 3) udvikling og gennemførelse af relevant undervisning 4) udarbejdelse af materiale til orientering m.v.

Stk. 6. Sognene uden for de sønderjyske landsdele skal have gennemført verificeringen inden sognets DNK-dag. Kirkeministeriet kan dog i særlige tilfælde dispensere fra dette krav.

§ 2.

Stk. 1. I ministerialbogen registreres: 1) fødsler, forældreforhold, navngivelser og navneændringer samt dødsfald, alt i henhold til lovgivningen om anmeldelser af fødsler og dødsfald og børns retsstilling samt om adoption og personnavne. Dette gælder dog ikke for personer, der er fødselsregistreret i de sønderjyske landsdele 2) vielser inden for folkekirken, herunder antagelse og ændring af giftenavn, i henhold til ægteskabslovgivningen og personnavnelovgivningen 3) optagelser i og udtrædelser af folkekirken i henhold til lovgivningen om medlemskab af folkekirken 4) kirkelige handlinger efter de regler der er fastsat herom.

Stk. 2. Tilførsler til ministerialbogen skal foretages hurtigst muligt efter at ministerialbogsføreren har fået kendskab til de forhold der skal registreres. Det påhviler ministerialbogsføreren at sikre sig de nødvendige oplysninger, herunder dokumentation, om forhold der skal tilføres ministerialbogen.

Kapitel 2 Ministerialbogens førelse m.v.

§ 3.

Stk. 1. I folkekirken føres ministerialbogen af sognepræsten. I sogne, hvor der er ansat mere end én præst, føres ministerialbogen af den sognepræst, til hvis stilling forpligtelsen som ministerialbogsfører (kirkebogsfører) er knyttet.

Stk. 2. Er der ansat kordegn i sognet, varetager denne førelsen af ministerialbogen på vegne af den kirkebogsførende sognepræst. Kordegnen skal i den forbindelse følge tjenstlige befalinger fra den kirkebogsførende sognepræst.

Stk. 3. Såfremt der ikke er oprettet en kordegnestilling i sognet, kan der ansættes/udpeges en ministerialbogsfører med adgang til DNK. Den pågældende ansættes af menighedsrådet med tilslutning fra den kirkebogsførende sognepræst. Den pågældende skal have bestået uddannelse i ministerialbogsføring.

Stk. 4. Kirkeministeriet fastsætter det nærmere indhold af rettigheder og brugerprofiler for de forskellige stillingskategorier.

§ 4.

Stk. 1. Ministerialbogsføreren skal efterkomme de forskrifte der fastsættes om afgivelse af indberetninger til borgerlige myndigheder, og om afgivelse af meddelelser til andre ministerialbogsførere.

§ 5.

Stk. 1. Fejl i ministerialbogen (DNK) kan berigtiges af ministerialbogsføreren under forudsætning af, at fejlen er klart dokumenteret. I alle andre tilfælde kan rettelse kun ske med tilladelse fra Kirkeministeriet.

Stk. 2. Såfremt ministerialbogsføreren i sagsbehandlingen vedrørende personer, der er grundregistreret i de danske ministerialbøger, skal bruge navne- eller dåbsoplysninger, oplysninger om forældreforhold eller oplysninger om medlemskab af folkekirken, tages der udgangspunkt i oplysningerne i DNK. Oplysningerne skal i fornødent omfang verificeres, uanset hvornår vedkommende, som oplysningerne vedrører, er født.

Stk. 3. Verificering efter stk. 2 foretages af fødselsregistreringssognet. Verificering af dåbsoplysninger efter stk. 2 kan dog ske i dåbssognet, såfremt vedkommende er fødselsregistreret i de sønderjyske landsdele.

Stk. 4. Verificering efter stk. 2 skal foretages hurtigst muligt efter anmodningen herom er kommet frem.

§ 6.

Stk. 1. Udgifterne til fremstilling og distribution af attestpapir afholdes af statskassen.

§ 7.

Stk. 1. Ministerialbogen (DNK) føres ved brug af it-udstyr og programmel efter Kirkeministeriets nærmere bestemmelser herom.

Kapitel 3 Sikkerhed og opbevaring af ministerialbogsoplysninger

§ 8.

Stk. 1. Ødelægges eller bortkommer it-udstyr til førelse af ministerialbogen, påhviler det ministerialbogsføreren omgående at indberette dette til tilsynet og sørge for, at der snarest muligt bestilles nyt udstyr hos Kirkeministeriets it-kontor. Udgiften hertil afholdes af kirkekassen.

Stk. 2. Kirkeministeriet fastsætter uddybende bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger, herunder adgang til og vedligehold af oplysninger og it-udstyr til brug for ministerialbogsførelsen.

Kapitel 4 Tilsynet med ministerialbogsførerne

§ 9.

Stk. 1. Udførelsen af hvervet som ministerialbogsfører i folkekirken står under tilsyn af provsten og under overtilsyn af biskoppen.

Stk. 2. Provsten skal foretage eftersyn af sognets ministerialbogsførelse mindst hvert andet år.

Stk. 3. I hvert års januar måned afgiver provsten indberetning til biskoppen om de eftersyn, der er foretaget i det foregående år. I tilfælde, hvor omstændighederne taler derfor, skal indberetning dog afgives straks.

§ 10.

Stk. 1. Ved eftersynet påses det, om ministerialbogen er ført i overensstemmelse med gældende regler, om det tekniske udstyr er holdt i forskriftsmæssig stand og opbevares under forsvarlige forhold, om sikkerhedsbestemmelserne jf. §8, stk. 2 overholdes samt om kirkebogsarkivalierne (kirkebogsbilagene) er anbragt på hensigtsmæssig og betryggende måde.

Kapitel 5 Aflevering til arkivmyndighederne

§ 11.

Stk. 1. Kirkeministeriet foranstalter aflevering af arkiveringsversion af DNK til Statens Arkiver.

§ 12.

Stk. 1. Kassation og aflevering af kirkebogsarkivalier (kirkebogsbilag) sker efter de regler, der er fastsat herom.

Kapitel 6 Udfærdigelse af attester og udskrifter

§ 13.

Stk. 1. Attester efter ministerialbogen skal udfærdiges på attestpapir, som er godkendt af Kirkeministeriet, og med det til enhver tid foreskrevne indhold og med den til enhver tid foreskrevne opsætning heraf.

Stk. 2. Attester for medlemmer af folkekirken bærer som udgangspunkt teksten ”DEN DANSKE FOLKEKIRKE” i attestens øverste venstre hjørne. Såfremt rekvirenten af attesten anmoder derom, skal denne tekst fjernes fra attesten inden udskrift. For personer, der ikke er medlemmer af folkekirken, bærer attester som udgangspunkt ikke teksten ”DEN DANSKE FOLKEKIRKE”. Såfremt rekvirenten anmoder derom, skal denne tekst dog indsættes på attesten inden udskrift.

Stk. 3. Dåbsattester for medlemmer af folkekirken som er både fødselsregistreret og døbt i de sønderjyske landsdele, bærer som udgangspunkt teksten ”DEN DANSKE FOLKEKIRKE SØNDERJYLLAND” fordelt på 2 linier i attestens øverste venstre hjørne. Såfremt rekvirenten af attesten anmoder derom, skal denne tekst fjernes fra attesten inden udskrift.

§ 14.

Stk. 1. Udskrift af ministerialbogen til privat brug indeholder en bogstavret afskrift af hele tilførslen. Udskrifter til offentlig brug angiver tillige stedfundne rettelser i tilførslen.

§ 15.

Stk. 1. Attester og udskrifter underskrives af den kirkebogsførende præst, jf. § 3, stk. 1, og forsynes med embedsstempel.

Stk. 2. I de sogne i folkekirken, hvor der er ansat en kordegn, kan den kirkebogsførende sognepræst bemyndige denne til på sine vegne at underskrive attester og udskrifter.

Kapitel 7 Rekvisition af attester og udskrifter

§ 16.

Stk. 1. Der er ikke offentlig adgang til ministerialbogen hos ministerialbogsføreren.

§ 17.

Stk. 1. Enhver kan rekvirere attester efter eller udskrifter af tilførsler vedrørende personer, som på tidspunktet for rekvisitionen er eller ville være fyldt 110 år. For så vidt angår tilførsler om vielser regnes fristen fra den yngste af parternes fødsel.

§ 18.

Stk. 1. Den, der ved personlig henvendelse fremsætter begæring om attester eller udskrifter, skal legitimere sig, med mindre vedkommende er ministerialbogsføreren personlig bekendt.

Stk. 2. Attester efter eller udskrifter af tilførsler vedrørende personer, som ikke er eller ville være fyldt 110 år, må kun udstedes, når begæring herom er fremsat af: 1) En offentlig myndighed. 2) Den, hvem tilførslen angår. For ugifte personer under 18 år kan begæringen fremsættes af en af forældrene. Er den, hvem tilførslen angår, umyndig, kan begæringen tillige fremsættes af værgen. Er den pågældende afgået ved døden, kan begæringen fremsættes af ægtefælle, forældre eller efterkommere, der er over 18 år, samt af den, der som indehaver af forældremyndigheden over eller værge for efterkommere varetager disses interesser. Er den, hvem tilførslen angår, umyndig, må en begæring fra den pågældende selv efterkommes, når han/hun må antages at være i besiddelse af den fornødne modenhed til at blive bekendt med indholdet af tilførslen. Spørgsmålet om den fornødne modenhed vil især være af betydning, hvor rekvirenten er født uden for ægteskab eller er adopteret. I sådanne og lignende tilfælde bør den pågældende til belysning af om begæring bør efterkommes, afkræves en nærmere forklaring om, hvorfor der ønskes kendskab til tilførslen. Attest eller udskrift vedrørende et barn, der er bortadopteret, kan ikke rekvireres af barnets biologiske forældre. 3) Den, der har fuldmagt til at rekvirere den pågældende attest eller udskrift fra en person, som i henhold til de under pkt. 2) nævnte regler er berettiget til at rekvirere attesten eller udskriften. En fuldmagt må for at betragtes som fyldestgørende indeholde en nøje angivelse af, hvilke attester m.v. der kan rekvireres. 4) En advokat, der ved fremlæggelse af bevilling eller beskikkelse legitimerer sig som executores testamenti, medhjælper for skifteretten eller som beskikket til udførelse af en offentlig eller beneficeret sag, samt endvidere advokater, der skriftligt erklærer at have den fornødne bemyndigelse til at indhente attesten eller udskriften fra en med navn og adresse betegnet person, som er rette vedkommende. 5) Den, der ønsker attester eller udskrifter til retlig brug, herunder navneforandring og navnerettelse. Rekvirenten må nærmere redegøre for, at han/hun har en retlig interesse i at erhverve de ønskede attester eller udskrifter. 6) Den, der har opnået Kirkeministeriets tilladelse til at rekvirere attesten eller udskriften.

Stk. 3. Tvivlsspørgsmål med hensyn til rekvisition af attester og udskrifter forelægges Kirkeministeriet til afgørelse.

§ 19.

Stk. 1. Ministerialbogsføreren kan give skriftlig eller mundtlig oplysning om indholdet af en tilførsel, som den pågældende rekvirent har ret til at få attest efter eller udskrift af, jf. §§ 17 og 18.

Kapitel 8 Ikrafttrædelse, overgangsbestemmelser m.v.

§ 20.

Stk. 1. Cirkulæret træder i kraft den 14. december 2001.

§ 21.

Stk. 1. Indtil alle landets sognemenigheder har taget DNK i brug, kan sager om navneændring behandles i fødselsregistreringssognet efter Kirkeministeriets nærmere bestemmelser herom.

Stk. 2. Der kan udskrives attester på grundlag af oplysningerne i DNK såfremt oplysningerne er grundregistreret i DNK eller er blevet verificeret.

Underskrift 1

Kirkeministeriet, den 13. december 2001 Rasmus Paaske Larsen Specialkonsulent

Versioner

1. 2001-12-13, til 2006-06-30