Regionsudvalgets Forretningsorden
Karakter B
afledt af udgiverens opmærkning. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.
Adresse https://gelex.eu/eli/EU/act/proc_rules/2024/2142/oj@2024-08-14/da
Regionsudvalget har den 19. juni 2024 vedtaget følgende forretningsorden på grundlag af artikel 306, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde. Udvalgets organer er plenarforsamlingen, formanden, præsidiet, formandskonferencen og underudvalgene. Ligestilling mellem kønnene som det princip, der sikrer lige rettigheder, muligheder og ansvar for alle medlemmer uanset køn, afspejles så vidt muligt i sammensætningen og funktionen af udvalgets organer. Udvalget bestræber sig også på at sikre ligestilling mellem kønnene i alle sine aktiviteter og på alle niveauer. Præsidiet vedtager og fører tilsyn med gennemførelsen af handlingsplanen for ligestilling mellem kønnene med henblik på at nå målet om ligestilling mellem kønnene i alle udvalgets aktiviteter. Handlingsplanen for ligestilling mellem kønnene overvåges på årsplan og revideres mindst hvert femte år. På forslag af formanden kan præsidiet udpege en ordfører for gennemførelsen af handlingsplanen for ligestilling mellem kønnene. Udvalgets medlemmer og deres suppleanter er i henhold til artikel 300 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde repræsentanter for de regionale og lokale myndigheder. De er enten valgt til en regional eller lokal myndighed eller er politisk ansvarlige over for en valgt forsamling. I udøvelsen af deres hverv må de ikke være bundet af nogen instruktion. De udfører deres hverv i fuldkommen uafhængighed og i Unionens almindelige interesse. Medlemmets eller suppleantens mandatperiode begynder den dag, Rådets beskikkelse træder i kraft. Mandatet som medlem eller suppleant ophører ved udtræden, ved udløb af det mandat, i kraft af hvilket han eller hun er beskikket, eller ved dødsfald. Ønsker et medlem eller en suppleant at udtræde, skal den pågældende give formanden skriftlig meddelelse herom og angive datoen for udtrædelsen. Formanden underretter derefter Rådet, som konstaterer, at der er en plads ledig, og sætter proceduren for udnævnelse af en efterfølger i gang. Udløber det mandat, i kraft af hvilket et medlem eller en suppleant er beskikket, giver den pågældende straks formanden skriftlig meddelelse herom. I de tilfælde, der omtales i stk. 2, beskikker Rådet en efterfølger for resten af mandatperioden. Medlemmerne og deres behørigt bemyndigede suppleanter nyder de privilegier og immuniteter, som er fastlagt i protokollen om Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter. Et medlem, som er forhindret i at deltage i et plenarmøde, kan lade sig repræsentere af en suppleant fra sin nationale delegation, også for et begrænset antal dage under plenarforsamlingen. Et medlem, som er forhindret i at deltage i et møde i et underudvalg eller i ethvert andet møde, der er godkendt af præsidiet, kan lade sig repræsentere af et andet medlem eller af en suppleant fra sin nationale delegation eller politiske gruppe. Om nødvendigt sikrer alle medlemmer og deres behørigt bemyndigede suppleanter, at deres tilstedeværelse ved vedtægtsbestemte møder og andre møder, der tilrettelægges af udvalget, registres behørigt i det relevante system i form af en underskrift. Et medlem eller en suppleant, hvis navn er opført på listen over afløsere for medlemmer af en arbejdsgruppe nedsat i henhold til artikel 37 eller 63, kan afløse et hvilket som helst medlem af sin politiske gruppe. En suppleant eller et medlem, der afløser et andet medlem, kan ikke repræsentere mere end ét medlem. Han eller hun har på det pågældende møde de samme rettigheder og beføjelser som et ordinært medlem. Generalsekretariatet skal have meddelelse om overdragelsen af stemmeretten i overensstemmelse med meddelelseskravene. Meddelelse om stemmeoverdragelse skal være modtaget senest dagen inden mødet. I forbindelse med en plenarforsamling udbetales der ikke udgiftsrefusion til både et medlem og dennes suppleant. Præsidiet præciserer dette nærmere i sin instruks om møde- og rejsedagpenge. En suppleant, som er udpeget til ordfører, kan forelægge det forslag til udtalelse, han eller hun er ansvarlig for, for plenarforsamlingen på det plenarmøde, på hvis dagsorden det står. Medlemmet kan overdrage sin stemmeret til suppleanten, så længe dette forslag til udtalelse behandles. Generalsekretæren skal inden det pågældende møde have skriftlig meddelelse om overdragelsen af stemmeretten. Med forbehold af artikel 25, stk. 1, mister enhver overdragelse sin gyldighed fra det øjeblik, hvor det medlem, der er forhindret i at deltage, ophører med at være medlem af udvalget. Stemmeretten kan ikke overdrages undtagen i de tilfælde, der er nævnt i artikel 6 og 32. De nationale delegationer og de politiske grupper bidrager på en afbalanceret måde til tilrettelæggelsen af udvalgets arbejde. Medlemmerne og suppleanterne fra en medlemsstat udgør en national delegation. Hver national delegation fastlægger selv sin interne organisation og vælger en formand. Formandens navn meddeles officielt udvalgets formand. Inden for udvalgets administration etablerer generalsekretæren en ordning til støtte for de nationale delegationer. Denne ordning giver bl.a. hvert enkelt medlem mulighed for at modtage informationer og støtte på sit eget officielle sprog. Ordningen varetages af en særlig tjeneste bestående af tjenestemænd eller midlertidigt ansatte i udvalget og sikrer, at de nationale delegationer i passende udstrækning kan gøre brug af udvalgets faciliteter. Generalsekretæren sørger især for, at de nationale delegationer har passende muligheder for at holde møder umiddelbart før eller under plenarmøderne. De nationale delegationer kan ligeledes få assistance fra nationale koordinatorer, som ikke hører til generalsekretariatets personale. De bidrager til at lette udøvelsen af medlemmernes mandat i udvalget. Medlemmer og suppleanter kan danne politiske grupper, der afspejler deres politiske tilhørsforhold. Kriterierne for medlemskab fastlægges i den enkelte gruppes forretningsorden. En politisk gruppe kan dannes af mindst 18 medlemmer/suppleanter, hvoraf dog mindst halvdelen skal være medlemmer, og som samlet set repræsenterer mindst en femtedel af medlemsstaterne. Et medlem eller en suppleant kan kun tilhøre én politisk gruppe. En politisk gruppe opløses, hvis medlemstallet falder til under det antal, der kræves, for at en gruppe kan dannes. Når en politisk gruppe dannes, opløses eller på anden måde ændres, skal udvalgets formand underrettes via en erklæring. I erklæringen om gruppens dannelse angives gruppens navn, dens medlemmer og dens præsidium. Hver politisk gruppe bistås af et sekretariat, hvis medarbejdere er ansat i generalsekretariatet. De politiske grupper kan fremsætte forslag til ansættelsesmyndigheden om udvælgelse, ansættelse og forfremmelse af disse medarbejdere samt om forlængelse af deres kontrakter. Ansættelsesmyndigheden træffer afgørelse efter at have hørt formanden for den pågældende politiske gruppe. Generalsekretæren giver de politiske grupper og deres organer passende ressourcer til møder, gruppeaktiviteter, publikationer og sekretariaternes aktiviteter. Ressourcerne til hver enkelt politisk gruppe øremærkes på budgettet. De politiske grupper og deres sekretariater kan i passende udstrækning gøre brug af udvalgets faciliteter. De politiske grupper og deres præsidier kan mødes umiddelbart før eller under plenarmøderne. To gange om året kan de afholde ekstraordinære møder. En suppleant har for sin deltagelse i disse møder kun ret til godtgørelse af sine udgifter til rejse og ophold, når han eller hun repræsenterer et medlem fra sin politiske gruppe. Løsgængere bistås administrativt. Nærmere regler herfor fastlægges af udvalgets præsidium på forslag af generalsekretæren. Medlemmer og suppleanter kan danne interregionale grupper. Udvalgets formand underrettes om sådanne gruppers dannelse. Præsidiet træffer i henhold til bestemmelserne afgørelse om nedsættelse af en interregional gruppe. Udvalget kan tildele æresmedlemskab til lokale og regionale repræsentanter for ekstraordinære bidrag i bestræbelserne på at fremme europæiske værdier, demokratiske principper og territoriale partnerskaber. Beslutningen om at tildele og/eller inddrage æresmedlemskaber træffes af præsidiet på forslag af formanden. Efter nybeskikkelse, der finder sted hvert femte år, indkaldes udvalget til møde af den afgående formand, subsidiært af den afgående første næstformand, subsidiært af den ældste afgående næstformand, eller subsidiært af sit ældste medlem, og det træder sammen senest en måned efter Rådets beskikkelse af medlemmerne. Det medlem, der i henhold til stk. 1 midlertidigt varetager formandskabet, udfører i overgangsperioden hvervet som repræsentant for udvalget, varetager de løbende forretninger og leder det første møde i sin egenskab af midlertidig formand. Den midlertidige formand og de fire yngste tilstedeværende medlemmer og udvalgets generalsekretær udgør det midlertidige præsidium. På dette møde gør den midlertidige formand udvalget bekendt med Rådets meddelelse om beskikkelsen af medlemmerne og redegør for, hvilke tiltag han eller hun har truffet for at repræsentere udvalget og varetage de løbende forretninger. Hvis der anmodes om det, kan den midlertidige formand prøve medlemmernes beskikkelse og mandater, inden han eller hun erklærer udvalgets nye mandatperiode for indledt. Det midlertidige præsidium forbliver i funktion, indtil udfaldet af valget af præsidiemedlemmer er bekendtgjort. Udvalget træder sammen som plenarforsamling. Plenarforsamlingen har følgende hovedopgaver:
a)
Vedtagelse af udtalelser, rapporter og resolutioner
b)
Vedtagelse af overslaget over udvalgets indtægter og udgifter
c)
Vedtagelse af udvalgets politiske prioriteter
d)
Valg af formand, første næstformand og de øvrige præsidiemedlemmer
e)
Nedsættelse af underudvalg
f)
Vedtagelse og revision af udvalgets forretningsorden
g)
Vedtagelse og revision af den adfærdskodeks, der fastsætter de gældende adfærdsprincipper og etiske standarder for medlemmerne
h)
Afgørelse med simpelt flertal af de afgivne stemmer om indbringelse af en klage eller en begæring om intervention for Den Europæiske Unions Domstol, der træffes efter prøvelse af beslutningsdygtigheden i henhold til artikel 23, stk. 1, første punktum, på forslag af enten udvalgets formand eller det kompetente underudvalg, som handler i overensstemmelse med artikel 59 og 60. Når en sådan afgørelse er blevet truffet, indgiver formanden klagen i udvalgets navn
i)
Godkendelse af indgåelsen og revisionen af en aftale med andre EU-institutioner om fælles etiske standarder for medlemmerne.
Formanden indkalder plenarforsamlingen mindst en gang i kvartalet. Præsidiet fastlægger i det forudgående års første halvdel en tidsplan for plenarmøderne. Et plenarmøde kan strække sig over en eller flere mødedage. Hvis mindst en fjerdedel af medlemmerne skriftligt begærer det, indkalder formanden til et ekstraordinært plenarmøde, som skal finde sted tidligst en uge og senest en måned efter begæringens fremsættelse. Den skriftlige begæring skal angive emnet for det ekstraordinære møde. Intet andet emne kan sættes på dagsordenen for et sådant møde. Præsidiet fastlægger det foreløbige forslag til dagsorden, som omfatter en foreløbig liste over forslag til udtalelser og rapporter samt resolutionsudkast og alle øvrige dokumenter, hvorom der skal træffes beslutning (beslutningsdokumenter) på den næstfølgende plenarforsamling. Dagsordensforslaget og de deri nævnte beslutningsdokumenter gøres elektronisk tilgængelige for medlemmerne og suppleanterne på deres officielle sprog senest 21 arbejdsdage forud for plenarmødets åbning. Det er formandens ansvar at udarbejde forslaget til dagsorden efter at have hørt formandskonferencen. Kan den i stk. 2 nævnte frist ikke overholdes, kan formanden i særlige begrundede undtagelsestilfælde optage et beslutningsdokument i dagsordensforslaget, forudsat medlemmerne og suppleanterne har modtaget det pågældende forslag på deres officielle sprog senest en uge forud for plenarmødets åbning. Begrundelsen for anvendelsen af denne procedure noteres af formanden på forsiden af beslutningsdokumentet. Skriftlige ændringsforslag til dagsordensforslaget skal være generalsekretæren i hænde senest tre arbejdsdage forud for plenarmødets åbning. På et møde umiddelbart forud for plenarmødets åbning fastlægger præsidiet det endelige forslag til dagsorden. På dette møde kan præsidiet med to tredjedeles flertal af de afgivne stemmer optage hastende eller aktuelle sager på dagsordenen, hvis behandling ikke kan udsættes til det næste plenarmøde. På forslag af formanden, en politisk gruppe eller 32 medlemmer kan præsidiet eller plenarforsamlingen inden afstemningen om ændringsforslagene beslutte at udsætte behandlingen af et beslutningsdokument til et senere møde. Dette gælder ikke i tilfælde, hvor en frist fastsat af Rådet, Kommissionen eller Europa-Parlamentet ikke gør det muligt at udsætte vedtagelsen af et beslutningsdokument. Et beslutningsdokument, der er udsat til en senere plenarforsamling, ledsages af samtlige dertil knyttede gyldigt fremsatte ændringsforslag. En udsættelse af afstemningen afstedkommer også en ny frist for fremsættelse af ændringsforslag. Formanden åbner plenarmødet og forelægger det endelige forslag til dagsorden til vedtagelse. Plenarforsamlingens møder er offentlige, medmindre den træffer anden afgørelse for hele mødet eller for et bestemt dagsordenspunkt. Uden indgreb i talefriheden skal medlemmernes adfærd være præget af gensidig respekt, bero på de værdier og principper, der er defineret i Den Europæiske Unions grundlæggende akter, og respektere udvalgets værdighed og må ikke vanskeliggøre en korrekt afvikling af arbejdet i udvalgets organer eller forstyrre roen i udvalgets bygninger. Plenarforsamlingen fastsætter ved mødets begyndelse på præsidiets forslag taletiden for hvert enkelt dagsordenspunkt. Under mødet kan formanden på eget initiativ eller på anmodning af et medlem foranledige, at der træffes beslutning om at begrænse taletiden. I debatter om generelle anliggender eller specifikke punkter kan formanden foreslå plenarforsamlingen, at den fastsatte taletid fordeles mellem de politiske grupper og de nationale delegationer. Som almindelig regel er taletiden begrænset til ét minut for indlæg vedrørende referatet, bemærkninger til proceduren og indlæg om ændring af det endelige dagsordensforslag eller dagsordenen. Overskrider en taler sin taletid, kan formanden fratage ham eller hende ordet. Et medlem kan foreslå, at debatten afsluttes. Formanden sætter et sådant forslag under afstemning. Medlemmer, der anmoder om ordet, indtegnes på talerlisten i en rækkefølge, der sikrer en proportionel repræsentation af de politiske grupper og tager højde for nationale delegationer og ligestilling mellem kønnene. Formanden giver medlemmerne ordet på grundlag af denne talerliste. Ordføreren for det kompetente underudvalg samt repræsentanter for de politiske grupper og nationale delegationer, der ønsker at få ordet på deres gruppes eller delegations vegne, kan dog få forrang for andre talere. Ingen kan uden formandens tilladelse få ordet mere end to gange i samme spørgsmål. De berørte underudvalgs formænd og ordførere skal dog, såfremt de ønsker det, tildeles taletid, hvis længde bestemmes af formanden. Når et medlem ønsker at fremsætte bemærkninger til proceduren eller at gøre formanden opmærksom på en overtrædelse af forretningsordenen, skal han eller hun have ordet. Bemærkningen skal vedrøre emnet for forhandlingerne eller dagsordenen. En bemærkning til proceduren har forrang for alle andre indlæg. Vedrørende bemærkninger til proceduren træffer formanden øjeblikkelig afgørelse i overensstemmelse med forretningsordenen og meddeler denne afgørelse umiddelbart efter fremsættelsen af bemærkningen til proceduren. Der stemmes ikke herom. Plenarforsamlingen er beslutningsdygtig, hvis et flertal af medlemmerne er til stede. Beslutningsdygtigheden prøves på anmodning af et medlem, under forudsætning af at mindst 16 medlemmer stemmer for anmodningen. Så længe ingen har anmodet om, at beslutningsdygtigheden prøves, er afstemninger gyldige uanset antallet af tilstedeværende. Formanden kan afbryde plenarmødet i op til 10 minutter, inden beslutningsdygtigheden prøves. Medlemmer, som har anmodet om, at beslutningsdygtigheden prøves, men ikke længere er til stede i salen, betragtes ved optællingen som tilstedeværende. Hvis der er mindre end 16 medlemmer til stede, kan formanden konstatere, at plenarforsamlingen ikke er beslutningsdygtig. Konstateres det, at forsamlingen ikke er beslutningsdygtig, udsættes alle punkter, som kræver afstemning, til næste mødedag, hvor forsamlingens afstemninger om de udsatte punkter er gyldige, uanset hvor mange medlemmer der er til stede. Alle beslutninger, der er truffet, og alle afstemninger, der er gennemført på mødet før prøvning af beslutningsdygtighed, forbliver gyldige. Plenarforsamlingen træffer sine beslutninger med simpelt flertal af de afgivne stemmer, medmindre andet er fastsat i forretningsordenen. En gyldig stemme er enten for, imod eller hverken for eller imod. Ved beregningen af flertallet tages der kun hensyn til stemmer for og stemmer imod. I tilfælde af stemmelighed betragtes teksten eller forslaget som forkastet. Udøvelse af stemmeretten er en personlig ret. Medlemmerne stemmer udelukkende individuelt og personligt. Hvis resultatet af stemmeoptællingen drages i tvivl, kan formanden dekretere ny afstemning. Et medlem kan anmode om ny afstemning, forudsat at mindst 16 medlemmer støtter anmodningen. På forslag af formanden, en politisk gruppe eller 32 medlemmer forelagt inden godkendelsen af den endelige dagsorden kan plenarforsamlingen beslutte, at afstemning vedrørende et eller flere punkter på dagsordenen og/eller ændringsforslag skal foregå ved navneopråb, hvilket skal fremgå af referatet for plenarforsamlingen. Medmindre plenarforsamlingen træffer anden bestemmelse, anvendes afstemning ved navneopråb ikke ved afstemning om ændringsforslag. På forslag af formanden, en politisk gruppe eller 32 medlemmer kan det besluttes at anvende hemmelig afstemning, når afstemningen vedrører beslutninger i personspørgsmål. Formanden kan til enhver tid beslutte, at afstemningen skal foregå ved hjælp af det elektroniske afstemningsanlæg. Registreringen af det numeriske resultat af en elektronisk afstemning skal være offentligt tilgængelig efter plenarforsamlingen. Kun medlemmer og behørigt bemyndigede suppleanter kan indgive ændringsforslag til beslutningsdokumenter. Ændringsforslag skal indgives i overensstemmelse med reglerne for fremsættelse af ændringsforslag. Også ikke bemyndigede suppleanter kan indgive ændringsforslag, når de er udpeget til ordførere, men kun vedrørende deres egen udtalelse. Retten til at fremsætte ændringsforslag til et plenarmøde kan udøves af enten et medlem eller dette medlems behørigt bemyndigede suppleant. Hvis et medlem for en hel plenarforsamling eller for en del af denne lader sig repræsentere af en suppleant, kan kun en af disse fremsætte ændringsforslag. Hvis medlemmet fremsætter ændringsforslag til et dokument på plenarforsamlingens dagsorden, kan suppleanten ikke efterfølgende gøre det. Tilsvarende gælder, at hvis den suppleant, der repræsenterer et medlem, fremsætter ændringsforslag til en udtalelse, inden medlemmet har fremsat noget ændringsforslag, kan medlemmet ikke stille ændringsforslag under plenarforsamlingen. Ændringsforslag, som er fremsat i overensstemmelse med reglerne af et medlem eller en suppleant, som efterfølgende mister sit mandat, eller inden overdragelsen eller tilbagetrækningen af en bemyndigelse, bevarer deres gyldighed. Under forbehold af artikel 28 skal ændringsforslag til beslutningsdokumenter indgives enten af en politisk gruppe eller af mindst seks medlemmer eller behørigt bemyndigede suppleanter med angivelse af disses navne. Nationale delegationer, der har mindre end seks medlemmer, kan dog indgive ændringsforslag, forudsat at ændringsforslagene indgives af samtlige medlemmer af delegationen eller deres behørigt bemyndigede suppleanter, og at forslagsstillernes navne angives. Ændringsforslag skal være indgivet inden kl. 15.00 den 11. arbejdsdag før dagen for plenarmødets åbning. Ændringsforslag skal, så snart de er oversat, dog senest fire arbejdsdage før plenarmødet, kunne hentes elektronisk. Ændringsforslagene oversættes og fremsendes i første række til ordføreren, så han eller hun kan fremsende sine ordførerens ændringsforslag til generalsekretariatet mindst tre arbejdsdage inden åbningen af plenarmødet. Disse ordførerens ændringsforslag skal være knyttet til et eller flere ændringsforslag som omhandlet i stk. 1, og som angives af ordføreren. Ordførerens ændringsforslag er først tilgængelige dagen før dagen for åbningen af plenarforsamlingen. Såfremt artikel 17, stk. 4, finder anvendelse, kan formanden forkorte fristen for indgivelse af ændringsforslag til mindst tre arbejdsdage. Fristen gælder ikke for ændringsforslag til hastende sager i henhold til artikel 17, stk. 6. Alle ændringsforslag fordeles til medlemmerne inden plenarmødets begyndelse. Der benyttes følgende fremgangsmåde:
a)
Først stemmes der om ændringsforslag til forslaget til udtalelse. Ændringsforslag har forrang for den tekst, de vedrører.
b)
Dernæst stemmes der om teksten i sin helhed, i givet fald i den ændrede form.
Afstemningsprincipper:
a)
Kompromisændringsforslag, der fremsættes på mødet Hvis der til en tekstdel foreligger et eller flere ændringsforslag, kan formanden, ordføreren eller ophavsmændene til ændringsforslaget/ene undtagelsesvis fremsætte kompromisændringsforslag. Disse kompromisændringsforslag skal have forrang i forbindelse med afstemning. Hvis ordføreren eller nogle af stillerne bag det oprindelige ændringsforslag rejser indvendinger imod det foreslåede kompromisændringsforslag, stemmes der ikke om det.
b)
Samlet afstemning Formanden kan inden vedtagelsen eller forkastelsen af et bestemt ændringsforslag beslutte, at flere andre ændringsforslag med lignende indhold eller sigte skal sættes til afstemning under ét (samlet afstemning). Disse ændringsforslag kan vedrøre forskellige dele af den originale tekst.
c)
Blokafstemning Ordførere kan opstille en liste over de ændringsforslag til deres forslag til udtalelse, som de anbefaler vedtaget eller forkastet (anbefalet stemmeafgivelse). Når ordføreren har anbefalet en stemmeafgivelse, kan formanden sætte visse ændringsforslag, som anbefalingen gælder, til afstemning under ét (blokafstemning). Seks medlemmer kan gøre indsigelse mod den anbefalede stemmeafgivelse og skal i så fald meddele, hvilke ændringsforslag der bør stemmes separat om.
d)
Delt afstemning Når den tekst, der skal stemmes om, indeholder to eller flere bestemmelser eller referencer til to eller flere punkter, eller egner sig til at blive inddelt i to eller flere dele med særskilt betydning og/eller normativ værdi, kan ordføreren, en politisk gruppe, en national delegation eller et hvilket som helst af de medlemmer, der fremsatte ændringsforslaget, anmode om delt afstemning. Anmodningen om delt afstemning skal indgives mindst en time, før plenarforsamlingen begynder, medmindre formanden fastsætter en anden frist. Formanden tager stilling til anmodningen. Delt afstemning er ikke tilladt, når der er tale om et kompromisændringsforslag eller et ordførerens ændringsforslag.
Afstemning om ændringsforslag: Afstemningen om ændringsforslag følger punkternes rækkefølge i teksten og behandles i følgende rangorden:
kompromisændringsforslag, medmindre en af forslagsstillerne til de oprindelige ændringsforslag modsætter sig dette
ordførerens ændringsforslag
øvrige ændringsforslag.
Hvis kompromisændringsforslagene og ordførerens ændringsforslag vedtages, annulleres de ændringsforslag, der ligger til grund herfor. Når to eller flere identiske ændringsforslag fremsættes af forskellige forslagsstillere, sættes de til afstemning som ét ændringsforslag. Ændringsforslag, der identificeres som værende af sproglig karakter, sættes ikke til afstemning. Vedrører to eller flere ændringsforslag, som udelukker hinanden, den samme tekstdel, har det forslag, der afviger mest fra den oprindelige tekst, forrang og sættes først til afstemning. Formanden oplyser før afstemningen, om vedtagelsen af et ændringsforslag medfører, at et eller flere andre ændringsforslag bortfalder, enten fordi disse ændringsforslag udelukker hinanden, hvis de vedrører samme tekstdel, eller fordi de modsiger hinanden. Et ændringsforslag anses for bortfaldet, hvis det ikke stemmer overens med en tidligere afstemning om samme udtalelse. Hvis forslagsstillerne til et ændringsforslag gør indsigelse mod formandens afgørelse i den henseende, beslutter plenarforsamlingen, om det omstridte ændringsforslag skal sættes til afstemning. Hvis teksten som helhed ikke opnår flertal af de afgivne stemmer ved den endelige afstemning, beslutter plenarforsamlingen, om forslaget til udtalelse skal sendes tilbage til det kompetente underudvalg eller opgives. En udtalelse anses for opgivet, hvis den interinstitutionelle tidsplan ikke muliggør yderligere debat. Formanden underretter den institution, der har indgivet anmodningen, herom. Hvis forslaget til udtalelse sendes tilbage til det kompetente underudvalg, skal dette enten:
forelægge forslaget til udtalelse som ændret ved ændringsforslag vedtaget på plenarforsamlingen til ny behandling og vedtagelse
udpege en ny ordfører og dermed igangsætte en ny proces til udarbejdelse af en udtalelse eller
undlade at udarbejde en udtalelse.
Hvis sammenhængen i den endelige tekst berøres som følge af vedtagelsen af ændringsforslag, som ikke er bortfaldet i henhold til artikel 26, stk. 5, eller som følge af vedtagelsen af et ændringsforslag, som fører til, at andre relevante dele af teksten bør ændres tilsvarende, indfører administrationen – efter at have hørt de politiske grupper, ordføreren og stilleren af de relevante ændringsforslag – ændringer for at genskabe sammenhængen i den endelige tekst. Ændringer i teksten begrænses til, hvad der er strengt nødvendigt for at genskabe sammenhængen. Medlemmerne informeres om de indførte ændringer. Forslag til udtalelser eller rapporter, der er vedtaget enstemmigt af et underudvalg, forelægges plenarforsamlingen til vedtagelse i den oprindelige form, medmindre mindst 32 medlemmer eller behørigt bemyndigede suppleanter eller en politisk gruppe fremsætter ændringsforslag inden for den frist, der er fastsat i artikel 25, stk. 3, første punktum. I sidstnævnte tilfælde behandles ændringsforslagene af plenarforsamlingen. Forslaget til udtalelse eller rapport fremlægges af ordføreren på plenarforsamlingen og kan gøres til genstand for debat. Det fremsendes til medlemmerne samtidig med forslaget til dagsorden. Før plenarmødet hæves, giver formanden meddelelse om tid og sted for det næste plenarmøde samt om de dagsordenspunkter, som allerede måtte være kendt. Udvalget anerkender og anvender følgende symboler for Unionen:
a)
flaget med en cirkel bestående af 12 gyldne stjerner på blå baggrund
b)
hymnen Ode til glæden fra Ludwig van Beethovens niende symfoni
c)
mottoet Forenet i mangfoldighed.
Udvalget fejrer Europadagen den 9. maj og tilskynder medlemmerne til at gøre ligeså. Europaflaget opsættes i alle udvalgets bygninger og ved officielle begivenheder. Hymnen afspilles ved åbningen af alle konstituerende samlinger ved mandatperiodens start og ved andre højtidelige lejligheder, herunder navnlig for at byde stats- og regeringschefer velkommen, eller for at modtage nye medlemmer efter en udvidelse. Præsidiet består af
a)
formanden
b)
første næstformand
c)
en næstformand pr. medlemsstat
d)
yderligere 26 medlemmer
e)
formændene for de politiske grupper.
Pladserne i præsidiet fordeles således mellem de nationale delegationer, idet der ses bort fra formandsposten, posten som første næstformand og posterne som formænd for de politiske grupper:
3 pladser: Frankrig, Italien, Polen, Spanien og Tyskland
2 pladser: Belgien, Bulgarien, Danmark, Finland, Grækenland, Irland, Kroatien, Litauen, Nederlandene, Portugal, Rumænien, Slovakiet, Sverige, Tjekkiet, Ungarn og Østrig
1 plads: Cypern, Estland, Letland, Luxembourg, Malta og Slovenien.
De enkelte nationale delegationer sikrer ved udpegelsen af deres repræsentanter ligestilling mellem kønnene ved at sørge for, at det udpegede præsidiemedlem og vedkommendes personlige stedfortræder har forskellige køn. Hver national delegation udpeger af sin midte et medlem eller en suppleant til stedfortræder for delegationens medlemmer af præsidiet, med undtagelse af præsidiets formand og næstformand. Hver politisk gruppe udpeger af sin midte et medlem eller en suppleant til stedfortræder for gruppens formand. En stedfortræder har kun ret til at deltage, at få ordet og at stemme, når han eller hun repræsenterer præsidiemedlemmet. I henhold til den formelle underretningsprocedure skal generalsekretæren inden det pågældende præsidiemøde have meddelelse om overdragelsen af stemmeretten fra det medlem, som er forhindret i at deltage i mødet. Udvalgets præsidium vælges af plenarforsamlingen for 2 ½ år. Valget af præsidiet foregår under forsæde af den midlertidige formand i overensstemmelse med artikel 13 og 14. Alle kandidatforslag skal indgives skriftligt til generalsekretæren senest en time før plenarforsamlingens åbning. Valget kan kun finde sted, efter at beslutningsdygtigheden blandt de tilstedeværende er prøvet som anført i artikel 23, stk. 1, første punktum. Forud for valget af formand og første næstformand kan kandidaterne til disse poster fremsætte en kortfattet erklæring over for plenarforsamlingen. Alle kandidater skal have samme taletid, hvis længde bestemmes af den midlertidige formand. Udvalgets formand og første næstformand vælges ved separate valghandlinger. De vælges med simpelt flertal af de afgivne stemmer. En gyldig stemme er enten en stemme for eller en stemme hverken for eller imod. Ved beregningen af det krævede flertal medregnes kun stemmerne for. Hvis ingen kandidat opnår flertal i første afstemningsrunde, afvikles der endnu en afstemningsrunde, hvori den kandidat, der opnår flest af de afgivne stemmer, betragtes som valgt. I tilfælde af stemmelighed træffes afgørelsen ved lodtrækning. Der kan opstilles en fælles kandidatliste med kandidaterne fra de nationale delegationer, som kun foreslår én kandidat til hver plads, der tilkommer dem i præsidiet. Denne liste kan vedtages ved én enkelt afstemning med simpelt flertal af de afgivne stemmer. Hvis der ikke vedtages en fælles kandidatliste, eller hvis en national delegation opstiller flere kandidater, end den har pladser at besætte i præsidiet, besættes hver af disse pladser ved særskilte afstemninger. I den forbindelse følges samme valgprocedure som ved valg af formand og første næstformand, jf. artikel 33 og artikel 34, stk. 2, 3 og 4. Reglerne i stk. 1 gælder også for valget af stedfortrædere. Valget af stedfortrædere kan finde sted samtidig med valget af præsidiemedlemmer. Formændene for de politiske grupper, der vælges i deres egne grupper, er fødte medlemmer af præsidiet. Hvis et medlem af præsidiet eller hans/hendes stedfortræder fratræder som medlem af udvalget eller nedlægger sit hverv som præsidiemedlem, udpeges der en afløser for den resterende del af mandatperioden efter fremgangsmåden i artikel 31-35. Afløseren vælges ved suppleringsvalg på en plenarforsamling under forsæde af formanden eller af den fungerende formand i henhold til artikel 39, stk. 3. Præsidiet:
a)
forbereder udvalgets politiske prioriteter og forelægger disse for plenarforsamlingen i begyndelsen af sin mandatperiode. Det overvåger prioriteternes gennemførelse. Ved mandatperiodens afslutning aflægger præsidiet beretning for plenarforsamlingen om gennemførelsen af de politiske prioriteter
b)
tilrettelægger og koordinerer plenarforsamlingens og underudvalgenes arbejde
c)
udarbejder en adfærdskodeks og forelægger denne for plenarforsamlingen
d)
varetager det generelle ansvar for finansielle, organisatoriske og administrative spørgsmål vedrørende medlemmerne og suppleanterne og for udvalgets interne organisation, dets generalsekretariat, herunder organisationsplanen, og dets organer
e)
kan (1) nedsætte arbejdsgrupper bestående af præsidie- eller udvalgsmedlemmer til at rådgive sig i særlige anliggender; sådanne arbejdsgrupper kan højst have 13 medlemmer (2) til sine møder indkalde andre medlemmer af udvalget på grund af deres sagkundskab eller hverv samt personer udefra
nedsætte arbejdsgrupper bestående af præsidie- eller udvalgsmedlemmer til at rådgive sig i særlige anliggender; sådanne arbejdsgrupper kan højst have 13 medlemmer
til sine møder indkalde andre medlemmer af udvalget på grund af deres sagkundskab eller hverv samt personer udefra
f)
overvåger opfølgningen på udtalelser, rapporter og resolutioner samt udvalgets årlige effektrapport og rådgiver formanden om gennemførelsen af resultaterne
g)
ansætter generalsekretæren og de tjenestemænd og øvrige ansatte, der er nævnt i artikel 73
h)
forelægger i henhold til artikel 75 forslaget til overslag over indtægter og udgifter for plenarforsamlingen
i)
godkender møder uden for det sædvanlige arbejdssted
j)
vedtager bestemmelser om medlemskab af arbejdsgrupper, blandede udvalg med ansøgerlande og andre politiske instanser, som udvalgets medlemmer deltager i, samt om disse organers arbejdsmåde. De blandede rådgivende udvalg nedsættes med lokale og regionale repræsentanter for ansøgerlande på grundlag af bestemmelserne i stabiliserings- og associeringsaftalen. Ansøgerlandenes medlemmer af de blandede rådgivende udvalg udnævnes officielt af deres regeringer til at repræsentere de lokale og regionale myndigheder. I de blandede rådgivende udvalg tages beslutninger i fællesskab med repræsentanterne for partnerlandene, og formandskabet varetages i fællesskab af et medlem af udvalget og et medlem fra ansøgerlandet:
k)
træffer afgørelse om indbringelse af en klage eller en begæring om intervention for Den Europæiske Unions Domstol, når plenarforsamlingen ikke er i stand til at træffe en afgørelse inden for de fastsatte frister, efter prøvelse af beslutningsdygtigheden i henhold til artikel 38, stk. 2, første punktum, og med simpelt flertal af de afgivne stemmer. Afgørelsen træffes på forslag af enten udvalgets formand eller det kompetente underudvalg, som handler i overensstemmelse med artikel 59 og 60. Når en sådan afgørelse er blevet truffet, indgiver formanden klagen i udvalgets navn og forelægger på førstkommende plenarmøde spørgsmålet om opretholdelse eller tilbagetrækning af klagen for plenarforsamlingen. Hvis plenarforsamlingen efter prøvelse af beslutningsdygtigheden i henhold til artikel 23, stk. 1, første punktum, og med det i henhold til artikel 15, litra h), fornødne flertal, stemmer imod klagen, trækker formanden denne tilbage
l)
vedtager politiske erklæringer på forslag af formanden.
Præsidiet indkaldes af formanden, der i samråd med første næstformand fastlægger mødedato og dagsorden. Præsidiet træder sammen mindst en gang i kvartalet eller senest 14 dage efter fremsættelse af skriftlig begæring herom fra mindst en fjerdedel af dets medlemmer. Præsidiet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af dets medlemmer er til stede. Beslutningsdygtigheden prøves på anmodning af et medlem, under forudsætning af at mindst seks medlemmer stemmer for anmodningen. Så længe ingen har anmodet om, at beslutningsdygtigheden prøves, er afstemninger gyldige uanset antallet af tilstedeværende. Konstateres det, at præsidiet ikke er beslutningsdygtigt, kan forhandlingerne fortsættes, men afstemninger udsættes til det følgende møde. Præsidiet træffer afgørelse med simpelt flertal af de afgivne stemmer, medmindre andet er fastsat i forretningsordenen. Artikel 24, stk. 2 og 6, finder anvendelse. Under forbehold af artikel 40, stk. 4, litra b), kan formanden til forberedelse af præsidiets afgørelser pålægge generalsekretæren at udarbejde baggrundsnotater og beslutningsforslag vedrørende de enkelte spørgsmål, der skal behandles. De vedføjes dagsordensforslaget. Medlemmerne skal have stillet mødedokumenterne til rådighed elektronisk senest 10 dage før mødets åbning. Ændringsforslag til præsidietekster indgives af mindst ét præsidiemedlem eller vedkommendes suppleant med angivelse af pågældendes navne. De skal indgives i overensstemmelse med de krav, der gælder for indgivelse, og være generalsekretæren i hænde senest to arbejdsdage før præsidiemødets åbning og skal, så snart de er oversat, kunne hentes elektronisk. Dokumenter, der forelægges præsidiet, skal så vidt muligt indeholde flere muligheder, som præsidiet kan vælge imellem, ligesom der skal kunne stilles ændringsforslag til dokumenterne, så snart de er offentliggjort. I ganske særlige tilfælde kan formanden anvende skriftlig procedure til vedtagelse af en afgørelse, undtagen når det drejer sig om en afgørelse vedrørende personer. Formanden sender medlemmerne forslaget til afgørelse med anmodning om inden for en frist af tre arbejdsdage skriftligt at blive orienteret om deres eventuelle indvendinger. Afgørelsen anses for at være vedtaget, medmindre der er indgivet indvendinger fra mindst seks medlemmer. Formanden leder udvalgets arbejde. Formanden repræsenterer udvalget udadtil og kan uddelegere disse beføjelser. Er formanden fraværende, afløses han eller hun på plenarforsamlingen og i præsidiet af første næstformand. Er denne også fraværende, afløses formanden af en af de øvrige næstformænd. Er formanden fraværende, kan han eller hun afløses af en ordfører eller et andet medlem i forbindelse med andre møder eller politiske aktiviteter. Formanden har ansvaret for udvalgets lokalers sikkerhed og ukrænkelighed. Præsidiet opretter i henhold til artikel 37 et rådgivende Udvalg for Finansielle og Administrative Anliggender (UFAA) under forsæde af et medlem af præsidiet. Mødedatoer og -dagsordener fastsættes af formanden, der handler efter aftale med første næstformand. UFAA kan blandt sine medlemmer udpege en ordfører til at bistå UFAA med udarbejdelse af rapporter til præsidiet om de opgaver, UFAA er blevet pålagt. Medlemmet rapporterer, om nødvendigt og efter aftale med formanden, til UFAA og præsidiet om emner inden for sit ansvarsområde. Dette medlem kan forelægge sin rapport for UFAA skriftligt eller mundtligt. UFAA varetager følgende opgaver:
a)
Drøftelse og vedtagelse af det foreløbige forslag til overslag over udvalgets indtægter og udgifter, som generalsekretæren forelægger, i henhold til artikel 75.
b)
Udarbejdelse af forslag til præsidiets gennemførelsesbestemmelser og afgørelser i finansielle, organisatoriske og administrative spørgsmål, herunder spørgsmål vedrørende medlemmer og suppleanter. Disse dokumenter sendes sammen med et resumé af UFAA’s beslutninger til præsidiemedlemmerne i overensstemmelse med artikel 38, stk. 4 og 5.
c)
Rådgivning om spørgsmål af betydning, som kan kompromittere en god forvaltning af bevillinger eller hindre opfyldelsen af de opstillede målsætninger, navnlig med hensyn til prognoser for anvendelsen af bevillinger, herunder evaluering af gennemførelsen af det løbende budget, bevillingsoverførsler, procedurer vedrørende stillingsfortegnelserne, driftsbevillinger og tiltag vedrørende bygningsprojekter.
I ganske særlige tilfælde kan formanden for UFAA anvende skriftlig procedure til vedtagelse af en afgørelse. Formanden for UFAA sender medlemmerne forslaget til afgørelse med anmodning om inden for en frist af tre arbejdsdage skriftligt at blive orienteret om deres eventuelle indvendinger. Beslutningen anses for at være vedtaget, medmindre der er indgivet indvendinger fra mindst tre medlemmer. Formanden for UFAA repræsenterer udvalget over for EU's budgetmyndigheder. Udvalget fremsætter udtalelser i henhold til artikel 307 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde:
a)
når udvalget høres af Europa-Parlamentet, Rådet eller Kommissionen i de tilfælde, der er nævnt i traktaterne, og i alle andre tilfælde, især vedrørende grænseoverskridende samarbejde, hvor en af disse institutioner finder det hensigtsmæssigt
b)
på eget initiativ i de tilfælde, hvor det finder det hensigtsmæssigt, enten: (i) på grundlag af en meddelelse, en rapport eller et lovgivningsmæssigt forslag fra en anden EU-institution, som er sendt til orientering til udvalget, eller på grundlag af en anmodning fra den medlemsstat, der bestrider det nuværende formandskab for Rådet eller vil bestride det kommende formandskab for Rådet (fakultativ udtalelse) eller (ii) udelukkende på eget initiativ i alle andre tilfælde og baseret på udvalgets politiske prioriteter i overensstemmelse med artikel 15 (udtalelse på eget politisk initiativ)
i)
på grundlag af en meddelelse, en rapport eller et lovgivningsmæssigt forslag fra en anden EU-institution, som er sendt til orientering til udvalget, eller på grundlag af en anmodning fra den medlemsstat, der bestrider det nuværende formandskab for Rådet eller vil bestride det kommende formandskab for Rådet (fakultativ udtalelse) eller
ii)
udelukkende på eget initiativ i alle andre tilfælde og baseret på udvalgets politiske prioriteter i overensstemmelse med artikel 15 (udtalelse på eget politisk initiativ)
c)
når Det Økonomiske og Sociale Udvalg høres i henhold til artikel 304 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, og udvalget finder, at der er særlige regionale interesser på spil
d)
når udvalget på anmodning af en EU-institution anmodes om at udarbejde en perspektivudtalelse om fremtidige EU-politikker, inden der træffes foranstaltninger på EU-plan, eller om gennemførelsen af en politik.
Formanden henviser anmodninger om udarbejdelse af udtalelser fra Europa-Parlamentet, Det Europæiske Råd, Rådet og Kommissionen til det kompetente underudvalg. Præsidiet underrettes herom på det følgende møde. Falder emnet for en udtalelse inden for mere end ét underudvalgs kompetenceområde, udpeger formanden efter at have hørt formændene for de berørte underudvalg et primært ansvarligt underudvalg. Forud for formandens høring af underudvalgsformændene sørger generalsekretæren for en grundig analyse af de objektive forhold, der gør, at det pågældende dokument vedrører mere end ét underudvalgs kompetenceområder. Når emnet utvetydigt hører under flere underudvalgskompetenceområder, kan formanden foreslå, at der nedsættes en midlertidig arbejdsgruppe med et ligeligt antal repræsentanter for de berørte underudvalg. Denne arbejdsgruppe kan udpege én ordfører, der skal udarbejde en enkelt udtalelse eller en resolution, som forelægges plenarforsamlingen. Er et underudvalg uenigt i en beslutning, som formanden har truffet i henhold til stk. 1 eller 2, kan det via sin formand anmode præsidiet om at træffe en afgørelse. Kan underudvalget ikke udarbejde et forslag til udtalelse inden for den fastsatte frist, kan præsidiet foreslå, at plenarforsamlingen udpeger en hovedordfører, som forelægger et forslag til udtalelse direkte for plenarforsamlingen. I tilfælde, hvor en frist ikke levner plenarforsamlingen tid til at udpege en hovedordfører, kan formanden udpege en hovedordfører. Plenarforsamlingen underrettes herom på det næste møde. Hovedordføreren skal være medlem af det pågældende underudvalg. I begge de i stk. 1 og 2 omhandlede tilfælde bør det relevante underudvalg så vidt muligt afholde en generel orienterende debat om spørgsmålet. I undtagelsestilfælde, hvor den fastsatte frist ikke giver tilstrækkelig tid til at følge proceduren i artikel 43, kan formanden for det berørte underudvalg efter høring af de politiske koordinatorer foreslå, at udvalget vedtager en hasteudtalelse. Forslaget fra underudvalgsformanden skal indeholde en begrundelse for, hvorfor forslaget haster. Formanden for det berørte underudvalg udpeger efter høring af de politiske koordinatorer en ordfører til at være ansvarlig for udarbejdelsen af hasteudtalelsen. Formanden fastsætter en frist for levering og en maksimal længde af udkastet til tekst under hensyntagen til, hvor meget sagen haster, og den tid, der er til rådighed til oversættelse. Forslag til hasteudtalelser forelægges først for præsidiet og skal være generalsekretæren i hænde senest fem arbejdsdage, før præsidiemødet indledes. De skal være tilgængelige for medlemmerne på alle sprog senest tre dage inden præsidiemødet. Hvis præsidiet beslutter, at udvalget skal behandle forslaget til hasteudtalelse, sætter det forslaget på dagsordenen for den næste plenarforsamling. Sådanne forslag til hasteudtalelser behandles på anden mødedag. Udkast til ændringsforslag kan indgives elektronisk fra det øjeblik, hvor forslaget til hasteudtalelse er tilgængeligt. Hvis præsidiet godkender udkastene til ændringsforslag, fremsættes de automatisk som ændringsforslag. Hvis præsidiet ikke godkender udkastene til ændringsforslag, fjernes de automatisk fra systemet. Fire præsidiemedlemmer, et underudvalg repræsenteret ved sin formand eller 32 medlemmer af udvalget kan anmode præsidiet om, at der udarbejdes en udtalelse på eget politisk initiativ i henhold til artikel 41, litra b), nr. ii). Sådanne anmodninger forelægges præsidiet med en begrundelse sammen med de øvrige mødedokumenter i henhold til artikel 38, stk. 4, og så vidt muligt før vedtagelsen af det årlige arbejdsprogram. Underudvalgene træffer afgørelse om anmodninger om udarbejdelse af udtalelser på eget politisk initiativ i henhold til artikel 41, litra b), nr. ii), med et flertal på to tredjedele af de afgivne stemmer. Præsidiet træffer afgørelse om anmodninger om udarbejdelse af udtalelser på eget politisk initiativ i henhold til artikel 41, litra b), nr. ii), med et flertal af de afgivne stemmer. Udtalelserne henvises til de kompetente underudvalg i henhold til artikel 42. Formanden underretter plenarforsamlingen om alle præsidiets afgørelser om godkendelse og henvisning af disse udtalelser på eget politisk initiativ. Resolutioner sættes kun på udvalgets dagsorden, hvis de vedrører Den Europæiske Unions kompetenceområde, omhandler vigtige regionale og lokale anliggender og er af aktuel betydning. Resolutionsudkast eller anmodninger om, at der udarbejdes en resolution, kan forelægges udvalget af mindst 32 medlemmer eller af en politisk gruppe. Alle udkast og anmodninger indgives til præsidiet i skriftlig form og med angivelse af navnene på de medlemmer eller af den politiske gruppe, der støtter dem. De skal tilstilles generalsekretæren senest fem arbejdsdage før præsidiemødets åbning. De skal være tilgængelige for medlemmerne på alle sprog senest tre dage inden præsidiemødet. Udkast til ændringsforslag kan indgives elektronisk fra det øjeblik, hvor resolutionsudkastet er tilgængeligt. Hvis præsidiet giver grønt lys, fremsættes udkastene til ændringsforslag automatisk som ændringsforslag. Hvis præsidiet ikke giver grønt lys, fjernes udkastene til ændringsforslag automatisk fra systemet. Beslutter præsidiet, at udvalget skal viderebehandle et resolutionsudkast eller en anmodning om udarbejdelse af en resolution, kan det:
a)
sætte resolutionsudkastet på det foreløbige forslag til dagsorden for plenarforsamlingen i henhold til artikel 17, stk. 1
b)
sætte et resolutionsudkast på dagsordenen for den næste plenarforsamling i henhold til artikel 17, stk. 6, andet punktum. Et sådant resolutionsudkast behandles på anden mødedag.
Resolutionsudkast, der drejer sig om forhold, der opstår uventet efter den i stk. 2 nævnte frist (resolutioner af hastende karakter), og som opfylder kravene i stk. 1, kan indgives ved præsidiemødets åbning. Konstaterer præsidiet, at forslaget vedrører udvalgets kerneopgaver, behandles det i henhold til stk. 3, litra b). Ethvert medlem kan på plenarforsamlingen indgive ændringsforslag til resolutionsudkast af hastende karakter. Formandskonferencen består af formanden, første næstformand og formændene for de politiske grupper. Formændene for de politiske grupper kan lade sig repræsentere af et andet medlem af deres gruppe. Formandskonferencen drøfter spørgsmål, den har fået forelagt af formanden med henblik på at forberede og befordre opnåelsen af politisk konsensus om beslutninger, som udvalgets øvrige organer skal træffe. Den kan vedtage politiske erklæringer på forslag af formanden. Formanden redegør i sin rapport til præsidiet om de drøftelser, der har fundet sted på formandskonferencens møde. Ved indledningen af hver femårig mandatperiode nedsætter plenarforsamlingen underudvalg, der har til opgave at forberede dens arbejde. Den fastlægger underudvalgenes sammensætning og mandat efter forslag fra præsidiet. Underudvalgenes sammensætning skal afspejle medlemmernes nationale fordeling i udvalget, og ligestilling mellem kønnene tilstræbes. Udvalgets medlemmer skal have sæde i mindst ét underudvalg og må højst have sæde i to. Præsidiet kan dog give medlemmer fra nationale delegationer, der har færre medlemmer, end der er underudvalg, dispensation fra denne regel. Hvert underudvalg vælger af sin midte en formand, en første næstformand og yderligere højst to andre næstformænd. De vælges for en periode af 2 ½ år. Svarer antallet af kandidater til antallet af pladser, kan valget ske med akklamation. Er dette ikke tilfældet, eller anmoder en sjettedel af underudvalgets medlemmer herom, sker valget i overensstemmelse med artikel 34, stk. 2, 3 og 4, om valg af formand og første næstformand. Hvis en formand eller en næstformand for et underudvalg udtræder af udvalget eller nedlægger sit hverv som formand eller næstformand for et underudvalg, genbesættes den ledige plads i overensstemmelse med denne artikel. Underudvalgene debatterer EU’s politikker i overensstemmelse med de beføjelser, de har fået tildelt af plenarforsamlingen i henhold til artikel 49. De udarbejder navnlig forslag til udtalelser og rapporter samt resolutionsudkast, som forelægges plenarforsamlingen til vedtagelse. Underudvalgene træffer beslutning om udarbejdelse af udtalelser i henhold til:
Artikel 41, litra a)
Artikel 41, litra b), nr. i)
Artikel 41, litra c)
Artikel 41, litra d).
Underudvalgene udarbejder deres årlige arbejdsprogram i overensstemmelse med udvalgets politiske prioriteter og sender det til præsidiet til orientering. Underudvalgene kan også vedtage politiske erklæringer. Mødedato og dagsorden fastlægges af underudvalgets formand i samråd med første næstformand. Et underudvalg indkaldes af formanden. Indkaldelsen til et ordinært møde sendes til medlemmerne sammen med dagsordenen senest fire uger inden mødet. Såfremt mindst en fjerdedel af underudvalgets medlemmer skriftligt anmoder om det, skal formanden indkalde til ekstraordinært møde, der skal afholdes senest fire uger efter anmodningen. Dagsordenen for det ekstraordinære møde fastlægges af de medlemmer, der har anmodet om mødet. Den sendes til medlemmerne sammen med indkaldelsen. Alle forslag til udtalelser og andre mødedokumenter, som kræver oversættelse, skal tilgå underudvalgets sekretariat senest fem uger inden mødet. De gøres elektronisk tilgængelige for medlemmerne senest 14 arbejdsdage inden mødedatoen. Formanden kan i undtagelsestilfælde ændre disse frister. Dokumenter skal indgives til sekretariatet pr. e-mail i et standardformat, som fastsættes af præsidiet. De politiske anbefalinger i dokumentet må ikke fylde mere end 10 sider (15000 karakterer) med en overskridelse på højest 10 %, hvis det er berettiget af sproglige grunde. Dispensation kan dog gives af underudvalgets formand i særlige tilfælde, hvor emnet berettiger en mere udførlig gennemgang. Alle medlemmer og suppleanter, der deltager i et møde, skal i overensstemmelse med artikel 6, stk. 3, sørge for, at deres tilstedeværelse registreres for hver mødedag. Underudvalgenes møder er offentlige, medmindre et underudvalg træffer anden afgørelse for hele mødet eller for et bestemt dagsordenspunkt. Underudvalgene forelægger deres forslag til udtalelse inden for den frist, som er fastsat i den interinstitutionelle tidsplan. Underudvalgene kan højst holde to møder til behandling af et forslag til udtalelse, heri ikke indbefattet det møde, hvor arbejdet tilrettelægges. I undtagelsestilfælde kan præsidiet give tilladelse til yderligere møder til behandling af et forslag til udtalelse, eller det kan forlænge fristen for dets forelæggelse. En udtalelse fra udvalget indeholder udvalgets synspunkter og anbefalinger i forbindelse med det pågældende spørgsmål. Når udtalelserne vedrører forslag til juridiske dokumenter på områder, hvor EU ikke har enekompetence, indeholder de en vurdering af, om forslagene er i overensstemmelse med princippet om aktiv nærhed og proportionalitetsprincippet. Udvalgets udtalelser kan henvise til anvendelsen af princippet om aktiv nærhed og proportionalitetsprincippet, når det er relevant, samt til anvendelsen af princippet om flerniveaustyring. Udtalelser, der vedrører lovgivningsmæssige retsakter, skal indeholde anbefalinger om ændringer af Kommissionens tekst. Når en udtalelse foreslår en ny aktivitet for udvalget, som har økonomiske konsekvenser, skal der vedlægges et bilag med et skøn over de med aktiviteten forbundne udgifter. I tidsrummet efter vedtagelsen af en udtalelse, rapport eller resolution følger ordføreren og/eller formanden for det underudvalg, der udarbejdede det pågældende dokument, med bistand fra generalsekretariatet den videre behandling af det forslag, der foranledigede en høring af udvalget, og iværksætter passende aktiviteter med henblik på at fremme de synspunkter, som udvalget har givet udtryk for i udtalelsen, under hensyntagen til den institutionelle kalender. Når underudvalget finder det nødvendigt, kan det udarbejde et revideret forslag til udtalelse om samme emne og så vidt muligt med samme ordfører for at tage højde for og reagere på udviklingen i den pågældende institutionelle lovgivningsprocedure. Underudvalget holder så vidt muligt møde for at afholde en debat og vedtage det reviderede forslag til udtalelse, der fremsendes til den følgende plenarforsamling. Hvis fremskridtet i den videre behandling af det forslag, der foranledigede høringen af udvalget, ikke giver underudvalget tid nok til at vedtage forslaget til revideret udtalelse, informerer formanden for dette underudvalg direkte formanden for udvalget herom, således at proceduren for udnævnelse af en hovedordfører i henhold til artikel 43 kan iværksættes. Generalsekretæren kan på forslag af formanden for det relevante underudvalg anmode de berørte EU-institutioner om aktindsigt i trilogdokumenter vedrørende specifikke lovgivningsforslag, der falder ind under udvalgets kompetenceområde. Formålet er at lette udøvelsen af udvalgets beføjelser i forbindelse med anvendelsen af traktaterne og forbedre det politiske samarbejde i EU's beslutningsproces. Med henblik på at nå det mål, der er fastsat i stk. 1, kan udvalget gives observatørstatus i trilogforhandlinger. Formanden for det relevante underudvalg udpeger efter høring af de politiske koordinatorer udvalgets observatør. Udvalgets formand eller underudvalget med ansvar for at udarbejde forslaget til udtalelse kan foreslå at indbringe en klage eller en begæring om intervention for Den Europæiske Unions Domstol i tilfælde af krænkelse af nærhedsprincippet i forhold til en lovgivningsmæssig retsakt, når det i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde hedder, at udvalget skal høres i forbindelse med forslagets vedtagelse. Underudvalget træffer sin afgørelse med simpelt flertal af de afgivne stemmer efter på forhånd at have sikret sig, at det er beslutningsdygtigt i medfør af artikel 65, stk. 1. Underudvalgets forslag rettes til plenarforsamlingen i henhold til artikel 15, litra h), eller til præsidiet i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 37, litra k). Underudvalget begrunder sit forslag i en detaljeret rapport og anfører herunder også om nødvendigt, om det haster med at træffe afgørelse i henhold til artikel 37, litra k). Når udvalget ikke er blevet hørt i de tilfælde, der er fastsat i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, kan udvalgets formand eller et underudvalg i henhold til artikel 15, litra h), foreslå plenarforsamlingen eller præsidiet i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 37, litra k), at indbringe en klage eller en begæring om intervention for Den Europæiske Unions Domstol. Underudvalget træffer sin afgørelse med simpelt flertal af de afgivne stemmer efter på forhånd at have sikret sig, at det er beslutningsdygtigt i medfør af artikel 65, stk. 1. Underudvalget begrunder sit forslag i en detaljeret rapport og anfører herunder også om nødvendigt, om det haster med at træffe afgørelse i henhold til artikel 37, litra k). Generalsekretariatet forelægger mindst én gang om året en rapport om effekten af udvalgets udtalelser for plenarforsamlingen, navnlig på grundlag af de bidrag, det har modtaget herom fra de kompetente underudvalg, samt oplysninger indhentet hos de berørte institutioner. Med henblik på udarbejdelsen af et forslag til udtalelse udpeger underudvalget på forslag af sin formand en ordfører eller i begrundede tilfælde to ordførere blandt sine medlemmer eller behørigt bemyndigede suppleanter. Underudvalgene sørger i forbindelse med udpegelse af ordførere for at sikre en afbalanceret fordeling af udtalelser under hensyntagen til ligestilling mellem kønnene. I hastesager kan underudvalgets formand lade ordføreren udpege ved skriftlig procedure. Formanden opfordrer medlemmerne af underudvalget til inden for en frist på tre arbejdsdage skriftligt at fremkomme med eventuelle indvendinger mod udpegelsen af den foreslåede ordfører. I tilfælde af indvendinger træffer formanden og første næstformand en afgørelse i fællesskab. Udpeges formanden eller en af næstformændene til ordfører, overlades mødeledelsen i forbindelse med behandlingen af det pågældende forslag til udtalelse til en næstformand eller til et andet tilstedeværende medlem. Når en ordfører mister sit hverv som medlem eller suppleant i udvalget, udpeges der en ny ordfører fra samme politiske gruppe i underudvalget, eventuelt ved proceduren i stk. 3. I begrundede tilfælde kan underudvalgene med præsidiets samtykke nedsætte arbejdsgrupper, hvor der tilstræbes ligestilling mellem kønnene. Arbejdsgrupper kan også have medlemmer fra andre underudvalg. Er et medlem af en arbejdsgruppe forhindret i at deltage i et møde, kan han eller hun afløses af et medlem eller en suppleant fra sin politiske gruppe, som er opført på listen over afløsere i denne arbejdsgruppe. Er der ikke nogen afløser til rådighed på listen, kan medlemmet blive afløst af et andet medlem eller en anden suppleant fra sin politiske gruppe. Hver arbejdsgruppe kan af sin midte udpege en formand og en næstformand. Arbejdsgrupper kan vedtage konklusioner, der forelægges for det respektive underudvalg. En ordfører kan lade sig bistå af en ekspert. Ordførernes eksperter og de eksperter, der er indkaldt af underudvalget, kan få refunderet deres udgifter til rejse og ophold. Eksperter repræsenterer ikke udvalget og udtaler sig ikke på udvalgets vegne. Et underudvalg er beslutningsdygtigt, når mere end halvdelen af dets medlemmer er til stede. Beslutningsdygtigheden prøves på anmodning af et medlem, under forudsætning af at mindst 10 medlemmer stemmer for anmodningen. Så længe ingen har anmodet om, at beslutningsdygtigheden prøves, er afstemninger gyldige uanset antallet af tilstedeværende. Formanden kan afbryde underudvalgsmødet i op til 10 minutter, inden beslutningsdygtigheden prøves. Medlemmer, som har anmodet om, at beslutningsdygtigheden prøves, men ikke længere er til stede i underudvalgets mødesal, betragtes ved optællingen som tilstedeværende. Hvis der er mindre end 10 medlemmer til stede, kan mødelederen konstatere, at underudvalget ikke er beslutningsdygtigt. Konstateres det, at underudvalget ikke er beslutningsdygtigt, kan underudvalget fortsætte behandlingen af de punkter på dagsordenen, der ikke kræver afstemning, og udsætte forhandlingerne og afstemningen om de resterende punkter på dagsordenen til det følgende møde. Alle beslutninger, der er truffet, og alle afstemninger, der er gennemført på mødet før prøvning af beslutningsdygtighed, forbliver gyldige. Ændringsforslag skal sendes inden kl. 15.00 på den niende arbejdsdag inden mødedatoen. Formanden kan i undtagelsestilfælde ændre disse frister. Ændringsforslag på underudvalgsmøder kan kun indgives af underudvalgets medlemmer eller af andre behørigt bemyndigede medlemmer eller suppleanter i henhold til betingelserne i artikel 6, stk. 2, eller af en politisk gruppe. Også ikke bemyndigede suppleanter kan indgive ændringsforslag, når de er udpeget til ordførere, men kun vedrørende deres egen udtalelse. Retten til at fremsætte ændringsforslag på et underudvalgsmøde kan udelukkende udøves af enten et medlem af dette underudvalg eller af et andet behørigt bemyndiget medlem eller en behørigt bemyndiget suppleant. Hvis et medlem for et helt underudvalgsmøde eller for en del af dette lader sig repræsentere af en suppleant, kan kun en af disse fremsætte ændringsforslag. Hvis medlemmet fremsætter ændringsforslag til et dokument på underudvalgsmødets dagsorden, kan suppleanten ikke efterfølgende gøre det. Tilsvarende gælder det, at hvis den suppleant, der helt eller delvis repræsenterer et medlem på et underudvalgsmøde, fremsætter ændringsforslag til en udtalelse, inden medlemmet har fremsat noget ændringsforslag, kan medlemmet ikke stille ændringsforslag til underudvalgsmødet. Ændringsforslag, som er fremsat i overensstemmelse med reglerne af et medlem eller en suppleant, som efterfølgende mister sit mandat, eller inden overdragelsen eller tilbagetrækningen af en bemyndigelse, bevarer deres gyldighed. Ændringsforslagene oversættes og fremsendes i første række til ordføreren, så han eller hun kan fremsende ordførerens ændringsforslag til generalsekretariatet i elektronisk form mindst tre arbejdsdage inden mødedatoen. Ordførerens ændringsforslag skal tydeligt være knyttet til et eller flere ændringsforslag som omhandlet i stk. 1. De skal være elektronisk tilgængelige, så snart de er oversat, og skal omdeles i skriftlig udgave senest ved mødets åbning. I øvrigt finder artikel 26, stk. 1 til 6, tilsvarende anvendelse. Afstemningen om ændringsforslagene følger punkternes rækkefølge i det forslag til udtalelse, der behandles. Den endelige afstemning skal være om teksten som helhed, uanset om den er ændret. Hvis en udtalelse ikke opnår et flertal af de afgivne stemmer, kan underudvalget beslutte
at forelægge forslaget til udtalelse som ændret ved ændringsforslag på plenarforsamlingen til ny behandling og vedtagelse under hensyntagen til bestemmelserne i artikel 54
at udpege en ny ordfører og dermed igangsætte en ny proces til udarbejdelse af en udtalelse, eller
at undlade at udarbejde udtalelse.
Når forslaget til udtalelse er vedtaget i underudvalget, sender underudvalgets formand det til udvalgets formand. Såfremt det ansvarlige underudvalg er af den opfattelse, at en høringsanmodning, som det har fået forelagt i henhold til artikel 41, litra a), ikke berører regionale eller lokale interesser eller ikke er af politisk relevans, kan det beslutte ikke at udarbejde udtalelse. Generalsekretæren orienterer de relevante EU-institutioner om denne beslutning. Hvis det ansvarlige underudvalg finder, at en høringsanmodning, som er henvist til det i henhold til artikel 41, litra a), er vigtig, men at en ny udtalelse på grund af prioritetshensyn, og/eller fordi der for relativt kort tid siden er blevet vedtaget relevante udtalelser, ikke anses for nødvendig, kan det ansvarlige underudvalg beslutte ikke at udarbejde en ny udtalelse. I dette tilfælde kan udvalget svare EU-institutionerne via en begrundet beslutning om ikke at afgive udtalelse. I ganske særlige tilfælde kan underudvalgets formand anvende skriftlig procedure til vedtagelse af en afgørelse om underudvalgets funktionsmåde. Formanden sender medlemmerne forslaget til afgørelse med anmodning om inden for en frist af tre arbejdsdage skriftligt at blive orienteret om deres eventuelle indvendinger. Afgørelsen anses for at være vedtaget, medmindre der er indgivet indvendinger fra mindst seks medlemmer. Artikel 13 – Indkaldelse til det første møde Artikel 14, stk. 2 – Udvalgets konstituering og prøvelse af mandaterne Artikel 17, stk. 7 – Plenarmødets dagsorden Artikel 19 – Offentlighed Artikel 22 – Bemærkninger til proceduren Artikel 24 – Afstemning Artikel 27 – Sammenhængen i den endelige tekst finder tilsvarende anvendelse for underudvalgene. Udvalget bistås af et generalsekretariat. Generalsekretariatet ledes af en generalsekretær. På forslag af generalsekretæren fastlægger præsidiet generalsekretariatets opbygning således, at det er i stand til at sikre, at udvalget og dets organer fungerer bedst muligt, og til at bistå medlemmerne i udøvelsen af deres mandat. Samtidig fastlægges generalsekretariatets bistand til medlemmerne, de nationale delegationer, de politiske grupper og løsgængerne. Generalsekretariatet udarbejder referater af møderne i udvalgets organer. Generalsekretæren har det administrative ansvar for at gennemføre de afgørelser, præsidiet eller formanden træffer i henhold til denne forretningsorden og gældende retlige bestemmelser. Generalsekretæren deltager uden stemmeret i præsidiets møder og har ansvaret for referatet. Generalsekretæren bistår formanden med at sikre udvalgets bygningers sikkerhed og ukrænkelighed. Generalsekretæren udfører sit hverv under ansvar over for formanden, der repræsenterer præsidiet. Generalsekretæren forpligter sig på tro og love over for præsidiet til at udføre sine opgaver samvittighedsfuldt og fuldstændig upartisk. Han eller hun må ikke repræsentere udvalget politisk uden forudgående tilladelse fra formanden. En gang om året forelægger generalsekretæren en aktivitetsrapport for præsidiet om udøvelsen af sine funktioner som den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede og fremlægger et sammendrag af denne rapport med henblik på en eventuel debat. Præsidiet ansætter generalsekretæren ved afgørelse truffet med to tredjedeles flertal af de afgivne stemmer og efter prøvelse af beslutningsdygtigheden i henhold til artikel 38, stk. 2, første punktum. Generalsekretæren ansættes for en periode på 5 år. De nærmere ansættelsesbetingelser fastlægges af præsidiet under anvendelse af artikel 2 og andre tilhørende artikler i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union. Generalsekretærens mandat kan forlænges én gang for en periode på højst 5 år. Når generalsekretæren er fraværende eller forhindret, varetages hans eller hendes funktioner af en direktør, der udpeges af præsidiet. For så vidt angår generalsekretæren udøves de beføjelser, som i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union tillægges ansættelsesmyndigheden, af præsidiet. De beføjelser, som i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union tillægges ansættelsesmyndigheden, udøves:
af generalsekretæren for så vidt angår tjenestemænd i ansættelsesgruppe AD 5-12 samt i ansættelsesgruppe AST og AST-SC
af præsidiet på forslag af generalsekretæren for så vidt angår de øvrige tjenestemænd.
De beføjelser, som i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union tillægges ansættelsesmyndigheden, udøves:
af generalsekretæren for så vidt angår midlertidigt ansatte i ansættelsesgruppe AD 5-12 samt i ansættelsesgruppe AST og AST-SC
af præsidiet på forslag af generalsekretæren for så vidt angår andre midlertidigt ansatte
for så vidt angår midlertidigt ansatte i formandens eller første næstformands kabinet: (1) af generalsekretæren på forslag af formanden for så vidt angår ansatte i ansættelsesgruppe AD 5-12 samt i ansættelsesgruppe AST og AST-SC (2) af præsidiet på forslag af formanden for så vidt angår de andre lønklasser i ansættelsesgruppe AD.
af generalsekretæren på forslag af formanden for så vidt angår ansatte i ansættelsesgruppe AD 5-12 samt i ansættelsesgruppe AST og AST-SC
af præsidiet på forslag af formanden for så vidt angår de andre lønklasser i ansættelsesgruppe AD.
Midlertidigt ansatte i formandens eller første næstformands kabinet ansættes indtil udgangen af formandens eller første næstformands mandatperiode:
af generalsekretæren for så vidt angår kontraktansatte, særlige rådgivere og lokalt ansatte i henhold til ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union.
Præsidiet og generalsekretæren kan delegere de beføjelser, de er tillagt i medfør af denne artikel. I forbindelse med delegation fastsættes omfanget af de overdragne beføjelser, deres begrænsninger og varighed, ligesom det angives, om den, der modtager en delegation, kan videredelegere sine beføjelser. Præsidiet træder sammen for lukkede døre, når det træffer personafgørelse i henhold til artikel 72 og artikel 73. UFAA forelægger præsidiet det foreløbige forslag til overslag over udvalgets indtægter og udgifter for det følgende regnskabsår. Præsidiet forelægger et forslag til overslag for plenarforsamlingen til vedtagelse. Formanden forelægger efter høring af formandskonferencen de overordnede strategiske retningslinjer for præsidiet, inden disse forelægges for UFAA med henblik på opstilling af budgettet for år n+2. Plenarforsamlingen vedtager overslaget over indtægter og udgifter og oversender det til Kommissionen, Rådet og Europa-Parlamentet så betids, at tidsfristerne i finansbestemmelserne kan overholdes. Formanden gennemfører budgettet – eller foranlediger dette gjort – efter høring af UFAA og efter de interne forskrifter, som præsidiet har fastsat. Formanden udøver denne funktion i overensstemmelse med finansforordningen vedrørende Den Europæiske Unions almindelige budget. De beføjelser med hensyn til budgetgennemførelse, formanden har i medfør af finansforordningen og de interne finansielle regler, delegeres til generalsekretæren, der ved sin udnævnelse bliver ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget. Præsidiet kan på forslag af generalsekretæren indgå samarbejdsaftaler med henblik på at lette udøvelsen af udvalgets beføjelser i forbindelse med anvendelsen af traktaterne eller for at forbedre sit politiske samarbejde. Samarbejdsaftaler af rent administrativ karakter indgås af generalsekretæren efter høring af UFAA. Udvalgets udtalelser såvel som meddelelser om anvendelsen af forenklet procedure i henhold til artikel 28 eller om, at der i henhold til artikel 67 ikke udarbejdes nogen udtalelse, rettes til Rådet, Kommissionen og Europa-Parlamentet. De fremsendes ligesom resolutioner af formanden. Udvalgets udtalelser, resolutioner og politiske erklæringer offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende. Enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller vedtægtsmæssigt hjemsted i en medlemsstat, har i henhold til artikel 15, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde ret til aktindsigt i udvalgets dokumenter i overensstemmelse med de principper, betingelser og begrænsninger, der er indeholdt i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001, og i henhold til de nærmere regler, der er fastlagt af udvalgets præsidium. På samme måde gives så vidt muligt også andre fysiske og juridiske personer aktindsigt i udvalgets dokumenter. Udvalget opretter et register over sine dokumenter. Præsidiet vedtager de interne regler om dokumentadgang og fastlægger en fortegnelse over de dokumenter, der er umiddelbart tilgængelige. Medlemmerne afgiver ved indledningen af deres mandatperiode i udvalget en erklæring om deres økonomiske interesser i overensstemmelse med en model vedtaget af præsidiet. De sørger for, at erklæringen, som er tilgængelig for offentligheden, ajourføres. Medlemmerne overholder under udøvelsen af deres hverv også adfærdskodeksen vedrørende økonomiske interesser og interessekonflikter. Med forbehold af præsidiets godkendelse kan udvalget deltage i EU's åbenhedsregister og følge dets principper. Præsidiet vedtager og ajourfører de nødvendige konditionalitets- og åbenhedsforanstaltninger i den henseende. Følgende principper vedrørende tolkning følges så vidt muligt:
a)
Udvalgets debatter er tilgængelige på de officielle EU-sprog, medmindre præsidiet træffer anden afgørelse.
b)
På plenarforsamlingen har medlemmerne ret til at tale på det officielle EU-sprog, de ønsker. Indlæg på et af de officielle EU-sprog tolkes til de andre officielle sprog samt til ethvert andet sprog, som præsidiet finder nødvendigt. Denne bestemmelse anvendes også for de sprog, for hvilke denne mulighed er blevet anerkendt i kraft af de administrative aftaler, udvalget har indgået med visse medlemsstater.
c)
Ved møder i præsidiet, underudvalg og arbejdsgrupper skal der være adgang til tolkning fra og til de sprog, som anvendes af medlemmer, der har bekræftet, at de deltager i mødet.
Når en traktat om en stats tiltrædelse af Den Europæiske Union er blevet undertegnet, kan formanden efter at have opnået samtykke fra præsidiet opfordre regeringen i den tiltrædende stat til at udpege et antal observatører svarende til det fremtidige antal pladser i udvalget, som den pågældende stat vil få tildelt. De udpegede observatører deltager helt eller delvis i udvalgets forhandlinger, indtil tiltrædelsestraktaten træder i kraft, og har ret til at tale i udvalgets organer. De har hverken stemmeret eller ret til at opstille til poster i udvalget. Deres deltagelse har ingen retsvirkninger for udvalgets arbejde. De udpegede observatører ligestilles med medlemmer af udvalget, for så vidt angår anvendelse af udvalgets faciliteter og godtgørelse af udgifter, der påføres dem i forbindelse med deres virksomhed som observatører inden for rammerne af de budgetmæssige midler, der er bevilget til den pågældende budgetpost til dette formål. Vedtægtsmæssige møder i følgende organer og strukturer afholdes med fysisk fremmøde:
a)
plenarforsamlingen
b)
præsidiet
c)
formandskonferencen
d)
underudvalgene
e)
UFAA
f)
ad hoc-underudvalget om revision af forretningsordenen
g)
blandede rådgivende udvalg, arbejdsgrupper og andre politiske organer nedsat af præsidiet i henhold til artikel 37, litra e), og artikel 37, litra j), som beskæftiger sig med tredjelande
h)
de politiske grupper.
Forudsat at der er disponible budgetmæssige og tekniske midler, kan formændene for de ovennævnte organer og strukturer undtagelsesvist tillade, at en ordfører deltager i mødet online, hvis han/hun ikke er i stand til at være fysisk til stede ved mødet, men har mulighed for at deltage på afstand, og hvis tidsplanen for den udtalelse, han/hun er ordfører for, ikke kan ændres på grund af lovgivningsmæssige tidsbegrænsninger. Andre møder kan holdes som hybrid- eller onlinemøder efter den procedure, der er fastlagt i forretningsordenen for indkaldelse af det relevante møde. Der vil blive taget budgetmæssige, miljømæssige og organisatoriske hensyn, og UFAA vil om nødvendigt blive hørt. Hvis udvalget som følge af ekstraordinære og uforudseelige omstændigheder uden for udvalgets kontrol forhindres i at udføre sine opgaver og udøve sine beføjelser, som er traktatfæstede, kan der gøres en midlertidig undtagelse fra nogle af udvalgets bestemmelser, så udvalget fortsat kan udføre disse opgaver og udøve disse beføjelser. Sådanne omstændigheder anses for at foreligge, hvis formanden på grundlag af pålidelig dokumentation fremlagt af generalsekretæren konkluderer, at det af hensyn til sikkerheden eller som følge af manglende adgang til tekniske hjælpemidler er eller vil blive umuligt eller farligt for udvalget at træde sammen eller fungere i overensstemmelse med de sædvanlige bestemmelser og procedurer. Hvis betingelserne i stk. 1 er opfyldt, kan formanden med formandskonferencens godkendelse og om muligt efter at have rådført sig med formændene for de berørte organer beslutte at anvende en eller flere af følgende ekstraordinære foranstaltninger:
a)
aflysning eller udsættelse af en berammet plenarforsamling, et møde i et andet af udvalgets organer eller enhver anden aktivitet
b)
afholdelse af en plenarforsamling, et møde i et andet af udvalgets organer eller enhver anden aktivitet under ordningen for fjerndeltagelse i henhold til artikel 85
c)
andre hensigtsmæssige og nødvendige foranstaltninger i betragtning af de særlige, ekstraordinære omstændigheder.
Ekstraordinære foranstaltninger, der vedtages i henhold til stk. 2, begrænses i tid til en periode på op til fire måneder, som kan forlænges, og omfang, i den udstrækning det er nødvendigt for at håndtere de særlige, ekstraordinære omstændigheder. Afgørelsen om ekstraordinære foranstaltninger skal begrundes, og den træder i kraft ved offentliggørelsen på udvalgets websted eller, hvis omstændighederne forhindrer en sådan offentliggørelse, ved offentliggørelsen heraf på den bedst mulige måde. Alle medlemmer underrettes om afgørelsen så hurtigt som muligt. Formanden tilbagekalder foranstaltninger, der er vedtaget i henhold til denne artikel, så snart de ekstraordinære omstændigheder som omhandlet i stk. 1, der gav anledning til deres vedtagelse, ikke længere foreligger. Hvis formanden i henhold til artikel 84, stk. 2, litra b), beslutter at anvende ordningen for fjerndeltagelse, kan udvalget gennemføre sine procedurer ved bl.a. at tillade medlemmerne at udøve visse af deres rettigheder med elektroniske midler. Ordningen for fjerndeltagelse skal så vidt muligt sikre, at medlemmerne er i stand til at udføre deres opgaver, herunder navnlig:
retten til at tale og lytte under plenarforsamlinger og på møder i udvalgets øvrige organer, også i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 81
retten til at stemme enkeltvis og til at kontrollere, at deres stemme tælles med.
Når formanden træffer den i stk. 1 omhandlede afgørelse, afgør formanden, om denne ordning kun gælder for plenarmøder eller også for møder i andre af udvalgets organer og for andre af udvalgets aktiviteter. Med henblik på anvendelsen af bestemmelserne vedrørende beslutningsdygtighed og afstemninger i udvalgets organer anses medlemmer, der deltager via fjerndeltagelse, for at være fysisk til stede. Formanden fastsætter om nødvendigt, hvordan og i hvilket omfang mødesalen kan være tilgængelig for medlemmerne under anvendelse af ordningen for fjerndeltagelse og navnlig det maksimale antal medlemmer, der må være fysisk til stede. Plenarforsamlingen kan med flertal blandt de afgivne stemmer beslutte at revidere denne forretningsorden helt eller delvist. Præsidiet udsender efter hver halve mandatperiode en anbefaling til plenarforsamlingen om, hvorvidt det er tilrådeligt at revidere forretningsordenen. Plenarforsamlingen pålægger et ad hoc-underudvalg at udarbejde en rapport og et tekstforslag, på grundlag af hvilke udvalget vedtager nye bestemmelser med flertal blandt medlemmerne. De nye bestemmelser træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende. Præsidiet kan under overholdelse af forretningsordenen fastsætte gennemførelsesbestemmelser hertil i form af en instruks. Forretningsordenen træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.