Kommissionens afgørelse (EU) 2024/3080 af 4. december 2024 om fastlæggelse af Kommissionens forretningsorden og om ændring af afgørelse K(2000) 3614

GældendeVersion 2024-12-04fra 2024-12-06

Karakter B

afledt af udgiverens opmærkning. En karakter siger, hvordan et dokuments struktur er hentet, ikke hvor pålidelig loven er.

Spørg Gelex om denne lov

Adresse https://gelex.eu/eli/EU/decision/2024/3080@2024-12-04/da

Indhold

Indledning
Kapitel I Generelle bestemmelser
1. Artikel 1 Genstand
Kapitel II Kommissionen
Kapitel III Beslutningsprocedurer
1. Artikel 6 Typer af beslutningsprocedurer
Del 1 Kommissionens møder og den mundtlige procedure
Del 2 Skriftlig procedure
Del 3 Bemyndigelsesprocedure
Del 4 Delegationsprocedure
Del 5 Fælles bestemmelser for beslutningsprocedurerne
Kapitel IV Kommissionens tjenestegrene og tværtjenstligt samarbejde
Del 1 Tjenestegrene
Del 2 Tværtjenstligt samarbejde
Kapitel V Gennemsigtighed, databeskyttelse og sikkerhed
Kapitel VI Afsluttende bestemmelser
ANNEX
BILAG Nærmere regler for anvendelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter

EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union, særlig artikel 17,

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 249,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 106A, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Afgørelsen af 29. november 2000 om fastsættelse af Kommissionens forretningsorden er blevet ændret flere gange. I 2010 blev der foretaget en gennemgribende revision, hvor Kommissionen vedtog en afgørelse, hvortil alle forretningsordenens artikler var knyttet som bilag. Den seneste begrænsede ændring går tilbage til 2020. Af klarhedshensyn er det derfor nødvendigt at erstatte bestemmelserne i artiklerne i afgørelsen af 2000 med de senere ændringer og visse bilag.

(2) For at forbedre deres tilgængelighed og læsbarhed bør artiklerne i forretningsorden K(2000) 3614 samles med gennemførelsesbestemmelserne i et enkelt dokument.

(3) Der er brug for en omfattende revision af flere artikler i forretningsorden K(2000) 3614 for at tage hensyn til udviklingen i den måde, hvorpå Kommissionen udfører sine opgaver.

(4) Kollegialitetsprincippet er bestemmende for Kommissionens funktion. Det følger af artikel 17 i traktaten om Den Europæiske Union og er baseret på, at Kommissionens medlemmer i lige grad deltager i vedtagelsen af afgørelser. Kollegialitetsprincippet betyder navnlig, at afgørelser bør drøftes i fællesskab, og at samtlige medlemmer af kollegiet bør påtage sig det kollektive politiske ansvar for alle trufne afgørelser.

(5) Kommissionens og dens tjenestegrenes funktionsmåde er også baseret på princippet om god forvaltningsskik, som navnlig indebærer en klar definition af roller og ansvarsområder samt sporbarhed af de afgørelser, der træffes af Kommissionen.

(6) I overensstemmelse med artikel 15, stk. 3, tredje afsnit, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde indeholder forretningsordenen - i bilaget - bestemmelser om anvendelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001.

(7) Af hensyn til læsbarheden og klarheden er følgende bilag ikke længere knyttet til denne forretningsorden: i) kodeksen for god forvaltningsskik for Europa-Kommissionens medarbejdere i deres forbindelser med offentligheden, ii) Kommissionens bestemmelser om oprettelse af det overordnede, hurtige varslingssystem ARGUS og iii) de nærmere bestemmelser for anvendelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1367/2006 om anvendelse af Århus-konventionens bestemmelser om adgang til oplysninger, offentlig deltagelse i beslutningsprocesser samt adgang til klage og domstolsprøvelse på miljøområdet på Fællesskabets institutioner og organer.

(8) Indtil disse bilag erstattes af tilsvarende selvstændige afgørelser, bør de midlertidigt fortsat finde anvendelse for at undgå et retligt tomrum. Afgørelse K(2000) 3614 bør derfor ændres ved at lade de øvrige bestemmelser, bortset fra ovennævnte bilag, udgå —

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Kapitel I Generelle bestemmelser

Artikel 1 Genstand

I denne afgørelse fastsættes reglerne for Kommissionens funktionsmåde.

Kapitel II Kommissionen

Artikel 2 Kollegialitet

1. Kommissionen fungerer som et kollegium efter reglerne i denne forretningsorden. Kollegiet består af formanden og de øvrige medlemmer af Kommissionen.

2. Kommissionens medlemmer afholder sig fra enhver adfærd, der på nogen måde kan bringe kollegialitetsprincippet i fare.

3. Alle medlemmer af Kommissionen deltager på lige fod i beslutningsprocessen og bærer det kollektive ansvar for de afgørelser, der træffes.

4. Hvert medlem af Kommissionen respekterer, fremmer og støtter de standpunkter, som Kommissionen indtager, navnlig i de forskellige faser af lovgivningsproceduren.

5. Enhver holdning, der afviger fra Kommissionens oprindelige holdning, godkendes i fællesskab, inden repræsentanter for Kommissionen forelægger den for de øvrige EU-institutioner eller -organer samt for medlemsstaterne, tredjelande, internationale eller regionale organisationer og andre tredjeparter.

Artikel 3 Formand

1. Formanden fastlægger de politiske retningslinjer, inden for hvilke Kommissionen skal arbejde. Formanden leder Kommissionens arbejde og repræsenterer den.

2. Formanden træffer afgørelse om Kommissionens interne organisation for at sikre, at den optræder sammenhængende, effektivt og som et kollegium.

3. Formanden strukturerer og fordeler ansvarsområderne mellem Kommissionens medlemmer, jf. dog artikel 18, stk. 4, i traktaten om Den Europæiske Union. Formanden kan ændre fordelingen af disse ansvarsområder i løbet af Kommissionens embedsperiode. Ved embedsperiodens begyndelse sender formanden opgavebeskrivelser til Kommissionens medlemmer, hvori deres hverv og betingelserne for udøvelsen heraf inden for de arbejdsområder, de har fået tildelt, er angivet.

4. Formanden udnævner næstformænd, bortset fra Unionens højtstående repræsentant for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik, blandt Kommissionens medlemmer.

5. Formanden træffer afgørelse om rangfølgen for alle Kommissionens medlemmer. For så vidt angår andre medlemmer af Kommissionen end næstformændene baseres denne rangfølge på deres anciennitet i Kommissionen eller, hvis de har samme anciennitet, på deres alder.

6. Formanden kan til enhver tid beslutte at nedsætte grupper af medlemmer af Kommissionen. I formandens afgørelse fastlægges gruppens mandat, sammensætning, varighed og arbejdsmetoder, og det eller de medlemmer, der skal lede gruppens arbejde, udpeges.

7. Er medlemmer af Kommissionen forhindret i at udøve deres hverv, udpeger formanden afløsere blandt de øvrige medlemmer af Kommissionen og fastsætter de bestemmelser, hvorved denne afgørelse gennemføres.

8. Et medlem af Kommissionen træder tilbage, hvis formanden anmoder herom.

9. Formanden sikrer den korrekte anvendelse af adfærdskodeksen for Kommissionens medlemmer.

Artikel 4 Kommissionens kompetence

1. Kommissionens medlemmer udøver deres hverv i fuld uafhængighed på formandens vegne. De må hverken søge eller modtage instrukser fra nogen regering, nogen institution, noget andet organ eller nogen anden organisation. De forpligter sig fuldt ud til at udføre deres opgaver i Unionens interesse.

2. Hvert medlem af Kommissionen er ansvarligt for foranstaltninger på det arbejdsområde, vedkommende har fået tildelt, uden at dette berører kollegialitetsprincippet.

3. Kommissionens medlemmer handler i overensstemmelse med de højeste faglige og etiske standarder og navnlig adfærdskodeksen for Kommissionens medlemmer.

4. Kommissionens medlemmer har et kabinet, der bistår dem under udførelsen af deres opgaver. Reglerne for kabinetternes sammensætning og funktion fastsættes ved formandens afgørelse.

Artikel 5 Prioriteter, arbejdsprogram og budget

1. Kommissionen fastlægger sine prioriteter i overensstemmelse med de politiske retningslinjer, som formanden har fastlagt. Disse prioriteter afspejles i Kommissionens arbejdsprogram og i forslaget til Den Europæiske Unions almindelige budget, som den vedtager hvert år.

2. Formanden gør hvert år status over det indeværende år og redegør for Kommissionens fremtidige prioriteter i talen om Unionens tilstand i Europa-Parlamentet.

3. For at klarlægge og tilrettelægge gennemførelsen af prioriteterne vedlægger Kommissionen sit arbejdsprogram en liste over de vigtigste initiativer, den agter at vedtage i løbet af det pågældende år. Kommissionen kan ajourføre sit arbejdsprogram i løbet af året.

4. På formandens initiativ afholder Kommissionen orienterende debatter for at præcisere sine politiske linjer og drøfte politisk følsomme og/eller vigtige emner eller den generelle politiske udvikling.

5. Ordningerne for validering af programmeringen af Kommissionens initiativer fastsættes af formanden.

Kapitel III Beslutningsprocedurer

Artikel 6 Typer af beslutningsprocedurer

1. Kommissionen vedtager initiativer i en af de retlige former, der er omhandlet i artikel 288 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, eller ethvert andet initiativ, der henhører under dens kompetenceområde (retsakter): (a) ved mundtlig procedure på Kommissionens møder i overensstemmelse med del 1 i dette kapitel (b) ved skriftlig procedure i overensstemmelse med del 2 i dette kapitel (c) ved bemyndigelsesprocedure i overensstemmelse med del 3 i dette kapitel (d) ved delegationsprocedure i overensstemmelse med del 4 i dette kapitel

(a) ved mundtlig procedure på Kommissionens møder i overensstemmelse med del 1 i dette kapitel

(b) ved skriftlig procedure i overensstemmelse med del 2 i dette kapitel

(d) ved delegationsprocedure i overensstemmelse med del 4 i dette kapitel

2. Ethvert udkast til retsakt, der vedtages af Kommissionen efter en af de procedurer, der er angivet i stk. 1, indlæses på forhånd i det dertil oprettede IT-system, medmindre generalsekretæren udtrykkeligt bestemmer andet.

Del 1 Kommissionens møder og den mundtlige procedure

Artikel 7 Kommissionens møder

1. Formanden indkalder til Kommissionens møder.

2. Kommissionen afholder som hovedregel et møde en gang om ugen (ordinære møder). Den træder også sammen, når formanden finder det nødvendigt (ekstraordinære møder).

3. Under særlige omstændigheder, hvor visse af eller alle Kommissionens medlemmer er forhindret i at deltage personligt i et møde i Kommissionen, kan formanden bede dem deltage ved hjælp af telekommunikationssystemer, der muliggør en identifikation af dem og deres effektive deltagelse.

4. Retsakter kan vedtages ved mundtlig procedure på ordinære eller ekstraordinære møder. Reglerne for tilrettelæggelse og afholdelse af møderne samt procedurereglerne er fastsat i artikel 8-16.

5. På formandens initiativ kan Kommissionen også afholde orienterende debatter, seminarer, uformelle møder eller arbejdsmøder om specifikke emner.

Artikel 8 Fastsættelse af dagsordenen

1. Formanden fastsætter dagsordenen for hvert ordinært og ekstraordinært møde i Kommissionen.

2. For at lette planlægningen af Kommissionens arbejde og følge Kommissionens kommunikationsstrategi udarbejder generalsekretæren på formandens vegne en liste over punkter, der påtænkes optaget på dagsordenen for Kommissionens møder.

3. Ud over de tilbagevendende punkter, der automatisk opføres på dagsordenen for hvert møde i Kommissionen, såsom godkendelse af referater, interinstitutionelle forbindelser, koordinering af foranstaltninger udadtil eller administrative og budgetmæssige anliggender, opføres politisk følsomme og/eller vigtige anliggender og udkast til retsakter, navnlig dem, der er knyttet til Kommissionens prioriteter i almindelighed på dagsordenen.

4. For at sikre en effektiv udøvelse af kollegialitetsprincippet overføres punkter, der er opført på dagsordenen for et møde i Kommissionen, til et senere møde, hvis: (a) de relevante dokumenter ikke stilles til rådighed for Kommissionens medlemmer inden for de frister, der er fastsat i artikel 11, stk. 3, medmindre formanden bestemmer andet, (b) en (eller flere) af de sprogversioner, der kræves i henhold til artikel 41, stk. 1, litra b), mangler, medmindre formanden beslutter at anmode Kommissionen om principiel godkendelse ledsaget af en ad hoc-bemyndigelse med henblik på vedtagelse af udkastet til retsakt, når sprogversionen/sprogversionerne foreligger.

(a) de relevante dokumenter ikke stilles til rådighed for Kommissionens medlemmer inden for de frister, der er fastsat i artikel 11, stk. 3, medmindre formanden bestemmer andet,

(b) en (eller flere) af de sprogversioner, der kræves i henhold til artikel 41, stk. 1, litra b), mangler, medmindre formanden beslutter at anmode Kommissionen om principiel godkendelse ledsaget af en ad hoc-bemyndigelse med henblik på vedtagelse af udkastet til retsakt, når sprogversionen/sprogversionerne foreligger.

5. Kommissionen kan på forslag af formanden drøfte et spørgsmål, der ikke er opført på dagsordenen.

Artikel 9 Betingelser for optagelse af punkter på dagsordenen

1. Med forbehold af stk. 4 skal følgende oplysninger være tilgængelige, når der fremsættes anmodning om, at et udkast til retsakt som omhandlet i artikel 8, stk. 3, optages på dagsordenen: (a) titlen på udkastet til retsakt og en kort beskrivelse af dets formål (b) begrundelsen for forelæggelsen heraf og for tidspunktet herfor (c) forbindelsen til de politiske retningslinjer, som formanden har fastlagt, og de prioriteter, som Kommissionen har fastsat, og til Kommissionens arbejdsprogram og kommunikationsstrategi (d) status for udarbejdelsen af dossieret, herunder for så vidt angår kravene om bedre regulering og høringen af andre tjenestegrene (e) udtrykkeligt samtykke fra det medlem af Kommissionen, der er ansvarligt for budgettet, hvis forslaget har betydelige budgetmæssige konsekvenser.

(a) titlen på udkastet til retsakt og en kort beskrivelse af dets formål

(b) begrundelsen for forelæggelsen heraf og for tidspunktet herfor

(c) forbindelsen til de politiske retningslinjer, som formanden har fastlagt, og de prioriteter, som Kommissionen har fastsat, og til Kommissionens arbejdsprogram og kommunikationsstrategi

(d) status for udarbejdelsen af dossieret, herunder for så vidt angår kravene om bedre regulering og høringen af andre tjenestegrene

(e) udtrykkeligt samtykke fra det medlem af Kommissionen, der er ansvarligt for budgettet, hvis forslaget har betydelige budgetmæssige konsekvenser.

2. Betingelserne i stk. 1 gælder også for anmodninger om optagelse på dagsordenen af udkast til almengyldige retsakter, der forelægges i forbindelse med forskellige administrative og budgetmæssige spørgsmål.

3. Artikel 29, 36 og 41 finder anvendelse på anmodninger om optagelse på dagsordenen af udkast til retsakter, der indgives efter bemyndigelses- og delegationsprocedurerne.

4. Medmindre formanden bestemmer andet, finder stk. 1, 2 og 3 ikke anvendelse på: (a) oplæg, som formanden har anmodet om med henblik på at strukturere de orienterende debatter (b) orienterende notater fra Kommissionens medlemmer, som kortfattet underretter Kommissionen om spørgsmål, der henhører under deres ansvarsområde, uden at anmode den om at vedtage en holdning, og som kun forpligter deres ophavsmænd, og hvis optagelse på dagsordenen specifikt er blevet godkendt af formanden.

(a) oplæg, som formanden har anmodet om med henblik på at strukturere de orienterende debatter

(b) orienterende notater fra Kommissionens medlemmer, som kortfattet underretter Kommissionen om spørgsmål, der henhører under deres ansvarsområde, uden at anmode den om at vedtage en holdning, og som kun forpligter deres ophavsmænd, og hvis optagelse på dagsordenen specifikt er blevet godkendt af formanden.

5. Enhver anmodning om at optage et punkt på dagsordenen for et møde i Kommissionen skal indgives af et (eller flere) medlem(mer) af Kommissionen til formanden senest ni hverdage før det pågældende møde i Kommissionen. Under særlige omstændigheder kan formanden imødekomme en for sen anmodning om optagelse af et punkt på dagsordenen. Generalsekretæren underrettes om enhver anmodning om optagelse af et punkt på dagsordenen.

Artikel 10 Forberedelse af punkter på dagsordenen

1. Punkter på dagsordenen for et ordinært eller et ekstraordinært møde i Kommissionen forberedes på det ugentlige møde mellem kabinetscheferne under ledelse af generalsekretæren.

2. Der afholdes særlige møder for kabinetsmedlemmer på formandens initiativ med henblik på en indledende drøftelse af specifikke spørgsmål eller sager. Et medlem af formandens kabinet leder disse møder. De afholdes normalt i den uge, der går forud for Kommissionens møde.

3. Gruppen for Interinstitutionelle Forbindelser gennemgår de holdninger, som Kommissionen skal indtage i interinstitutionelle spørgsmål, navnlig sager, der er under behandling i Europa-Parlamentet og/eller Rådet.

4. Gruppen for Ekstern Koordinering gennemgår de holdninger, som Kommissionen skal indtage på området eksterne forbindelser, og sikrer sammenhæng mellem de eksterne og interne aspekter af Kommissionens arbejde.

5. I princippet kan ethvert spørgsmål, som der er opnået enighed om på et af de forberedende møder, der er omhandlet i stk. 1-4, ikke tages op til fornyet behandling på et senere tidspunkt.

6. Hvis der opnås enighed om et punkt på dagsordenen på et ugentligt møde mellem kabinetscheferne, og dette punkt forbliver på dagsordenen, kan den pågældende retsakt vedtages uden forhandling på Kommissionens møde.

7. Hvis der opnås enighed på kabinetschefernes ugentlige møde eller på Kommissionens møde, kan den pågældende retsakt på forslag af formanden vedtages ved endelig skriftlig procedure i henhold til artikel 22.

8. På alle de forberedende møder, der er nævnt i stk. 1-4, taler kabinetsmedlemmerne på vegne af det medlem af Kommissionen, som de repræsenterer, på grundlag af en klar bemyndigelse.

Artikel 11 Tilrådighedsstillelse af dagsordenen og andre dokumenter

1. Generalsekretæren stiller et forslag til dagsorden til rådighed for Kommissionens medlemmer senest på hverdagen før kabinetschefernes ugentlige møde.

2. Senest dagen før Kommissionens ordinære eller ekstraordinære møder stiller generalsekretæren dagsordenen som fastsat af formanden til rådighed for Kommissionens medlemmer. Dagsordenen offentliggøres i overensstemmelse med artikel 63.

3. De dokumenter, der er nødvendige for drøftelsen af hvert af punkterne på dagsordenen, stilles til rådighed for Kommissionens medlemmer senest på hverdagen forud for kabinetschefernes ugentlige møde. Medmindre formanden giver dispensation på grundlag af en behørigt begrundet skriftlig anmodning, skal de dokumenter, der skal drøftes på et ekstraordinært kabinetsmøde, stilles til rådighed for Kommissionens medlemmer senest 48 timer før mødet. I tilfælde af meget lange dokumenter kan generalsekretæren efter aftale med formanden afsætte mere tid. Dokumenterne stilles til rådighed under forudsætning af, at vedtagelsesproceduren indledes af generalsekretæren efter navnlig at have kontrolleret, at det ansvarlige kommissionsmedlem og i givet fald de i fællesskab ansvarlige eller associerede medlemmer af Kommissionen har givet deres samtykke.

Artikel 12 Beslutningsdygtighed og medlemmernes deltagelse på Kommissionens møder

1. Kommissionen er beslutningsdygtig på sine ordinære og ekstraordinære møder, når flertallet af dens medlemmer er til stede.

2. Under særlige omstændigheder, hvor nogle af eller alle Kommissionens medlemmer er forhindret i at deltage personligt i et møde i Kommissionen, kan formanden bede dem deltage ved hjælp af telekommunikationssystemer, der muliggør en identifikation af dem og deres effektive deltagelse. De anses i så fald for at være til stede med henblik på beslutningsdygtighed.

3. I overensstemmelse med kollegialitetsprincippet deltager Kommissionens medlemmer i alle Kommissionens ordinære og ekstraordinære møder i deres helhed.

4. Formanden kan fritage et medlem af Kommissionen for forpligtelsen til at deltage i et ordinært eller ekstraordinært møde i Kommissionen, hvis tvingende omstændigheder tilsiger det, såsom forpligtelser over for andre EU-institutioner eller forpligtelser i forbindelse med Den Europæiske Unions repræsentation udadtil. For at opnå en sådan tilladelse skal det pågældende medlem af Kommissionen i god tid indgive en behørigt begrundet skriftlig anmodning til formanden.

5. Fraværende medlemmer kan ikke erstattes.

Artikel 13 Beslutningstagning

1. Kommissionens afgørelser træffes på forslag af et eller flere af dens medlemmer. De vedtages med et flertal af medlemmernes stemmer.

2. Når der skal stemmes om en afgørelse på formandens initiativ eller på anmodning fra et eller flere af Kommissionens medlemmer, gælder følgende regler: (a) En afstemning om et udkast til retsakt kan efter formandens skøn vedrøre: i) det oprindelige udkast til retsakt eller ii) et ændret udkast til retsakt, der forelægges enten af det eller de ansvarlige kommissionsmedlemmer eller af formanden. (b) Inden afstemningen sikrer formanden sig, at det fornødne antal medlemmer er til stede, jf. artikel 12, stk. 1. (c) Hvert medlem af Kommissionen har én stemme, som ikke kan uddelegeres. (d) Udkastet til retsakt vedtages, hvis antallet af stemmer for udgør eller overstiger et flertal af medlemmerne. (e) Afstemningsresultatet, der bekendtgøres af formanden, og alle oplysninger i forbindelse hermed, optages i referatet af Kommissionens møde i overensstemmelse med procedurerne i artikel 16, stk. 3. Det samme gælder for alle erklæringer (såsom stemmeforklaringer), som Kommissionens medlemmer anmoder om at få gengivet i referatet. (f) Formanden kan under særlige omstændigheder beslutte at afholde en hemmelig afstemning.

(a) En afstemning om et udkast til retsakt kan efter formandens skøn vedrøre: i) det oprindelige udkast til retsakt eller ii) et ændret udkast til retsakt, der forelægges enten af det eller de ansvarlige kommissionsmedlemmer eller af formanden.

(b) Inden afstemningen sikrer formanden sig, at det fornødne antal medlemmer er til stede, jf. artikel 12, stk. 1.

(d) Udkastet til retsakt vedtages, hvis antallet af stemmer for udgør eller overstiger et flertal af medlemmerne.

(e) Afstemningsresultatet, der bekendtgøres af formanden, og alle oplysninger i forbindelse hermed, optages i referatet af Kommissionens møde i overensstemmelse med procedurerne i artikel 16, stk. 3. Det samme gælder for alle erklæringer (såsom stemmeforklaringer), som Kommissionens medlemmer anmoder om at få gengivet i referatet.

(f) Formanden kan under særlige omstændigheder beslutte at afholde en hemmelig afstemning.

Artikel 14 Den fortrolige karakter af Kommissionens møder

1. Kommissionens møder er ikke offentlige.

2. Drøftelserne på møderne er omfattet af princippet om fortrolighed.

Artikel 15 Deltagelse i Kommissionens møder

1. Formanden afgør, hvilke personer der kan deltage i Kommissionens drøftelser på dens ordinære eller ekstraordinære møder.

2. Medmindre formanden bestemmer andet, kan følgende personer deltage i Kommissionens møder: generalsekretæren, formandens kabinetschef, generaldirektøren for Juridisk Tjeneste, generaldirektøren for Generaldirektoratet for Kommunikation, chefen for Kommissionens talsmandstjeneste og direktøren for generalsekretariatets direktorat med ansvar for beslutningstagning og kollegialitet. Enhver af disse personer, som er forhindret i at deltage, kan erstattes af en repræsentant.

3. Formanden kan beslutte at opfordre enhver anden person til at deltage i mødet i relation til et bestemt punkt på dagsordenen.

4. Formanden kan på eget initiativ eller efter anmodning fra et medlem af Kommissionen beslutte, at medlemmer af Kommissionens personale og andre personer ikke må deltage under hele eller en del af et møde.

5. Generalsekretæren bistår formanden med henblik på at sikre, at reglerne i stk. 1-4 overholdes.

Artikel 16 Referat af Kommissionens møder

1. Generalsekretæren udarbejder referater af alle ordinære og ekstraordinære møder i Kommissionen.

2. Det almindelige mødereferat skal indeholde en redegørelse for mødets forløb, drøftelserne og vedtagelsen af retsakter, hvilket er oplysninger, der skal offentliggøres.

3. Det almindelige referat kan ledsages af et særligt referat, hvori de drøftelser og retsakter, der ikke er omfattet af stk. 2, de afstemninger, der er afholdt, og de erklæringer, som Kommissionens medlemmer anmoder om at få gengivet i referatet, optages. De særlige mødereferater klassificeres.

4. Udkastet til almindelige og særlige mødereferater forelægges Kommissionen til godkendelse på et efterfølgende møde. Godkendte mødereferater forsynes med formandens og generalsekretærens håndskrevne eller elektroniske underskrifter.

5. Det almindelige referat offentliggøres, når det er godkendt af Kommissionen, jf. artikel 63, stk. 2.

Del 2 Skriftlig procedure

Artikel 17 Afgørelser truffet ved skriftlig procedure

1. Kommissionens afgørelser træffes ved skriftlig procedure på forslag af et eller flere af dens medlemmer.

2. Et udkast til retsakt, der oprindeligt var opført på dagsordenen for et møde i Kommissionen til vedtagelse ved mundtlig procedure, kan vedtages ved skriftlig procedure på forslag af formanden.

3. Ethvert medlem af Kommissionen kan sende formanden en begrundet anmodning om, at det udkast til retsakt, der er forelagt til vedtagelse ved skriftlig procedure, nævnes på et møde i Kommissionen eller sættes på dagsordenen for et møde i Kommissionen. Generalsekretæren underrettes om sådanne anmodninger.

4. Alle udkast til retsakter, der skal vedtages ved skriftlig procedure, stilles til rådighed for Kommissionens medlemmer med angivelse af datoen for afslutning af den skriftlige procedure.

5. Under en skriftlig procedure kan det oprindelige udkast til retsakt, fristen eller ethvert andet aspekt af proceduren ændres i overensstemmelse med artikel 24-28 og artikel 41. Den skriftlige procedure kan også suspenderes eller indstilles.

6. Retsakten anses for at være vedtaget ved fristens udløb, forudsat at udkastet til retsakt opfylder alle de krævede betingelser med hensyn til indhold og form.

7. Generalsekretæren sikrer, at den skriftlige procedure forløber gnidningsløst, og fastslår, at den er afsluttet.

Artikel 18 Indledning af den skriftlige procedure

1. Generalsekretæren har ansvaret for at indlede skriftlige procedurer. I dette øjemed kontrollerer generalsekretæren, at de krævede betingelser med hensyn til indhold og form er opfyldt, herunder at der foreligger samtykke fra det eller de ansvarlige medlemmer af Kommissionen samt det eller de eventuelle medansvarlige eller associerede medlemmer og om nødvendigt samtykke fra formanden.

2. Med forbehold af artikel 22 kræves der en positiv udtalelse fra Juridisk Tjeneste, og der tages hensyn til dens eventuelle bemærkninger fremsat inden for rammerne af dens opgaver som beskrevet i artikel 53, stk. 2, samt en positiv udtalelse fra de øvrige hørte tjenestegrene, inden der indledes en skriftlig procedure. Udtalelserne fra Juridisk Tjeneste og de øvrige hørte tjenestegrene kan være udtrykkelige eller stiltiende.

Artikel 19 Frister for den skriftlige procedure

1. Generalsekretæren fastsætter datoerne for afslutning af skriftlige procedurer.

2. Fristen for en almindelig skriftlig procedure skal være på mindst fem hverdage fra den dato, hvor udkastet til retsakt blev stillet til rådighed for Kommissionens medlemmer.

3. Generalsekretæren kan dog fastsætte en kortere frist, jf. artikel 20, 21 og 22.

4. Generalsekretæren kan udsætte den oprindelige afslutningsdato under proceduren: (a) efter anmodning fra det ansvarlige medlem af Kommissionen eller (b) på generalsekretærens initiativ, navnlig hvis udkastet til retsakt ikke opfylder alle de krævede betingelser med hensyn til indhold eller form.

(a) efter anmodning fra det ansvarlige medlem af Kommissionen eller

(b) på generalsekretærens initiativ, navnlig hvis udkastet til retsakt ikke opfylder alle de krævede betingelser med hensyn til indhold eller form.

5. Generalsekretæren kan også fremrykke den oprindelige afslutningsdato under proceduren efter anmodning fra det ansvarlige medlem af Kommissionen eller på generalsekretærens initiativ, hvis særlige omstændigheder kræver det. Hvis fremrykning af datoen ændrer typen af skriftlig procedure, er formandens forudgående samtykke nødvendigt.

6. Generalsekretæren underretter Kommissionens medlemmer om enhver ændring af afslutningsdatoen.

Artikel 20 Fremskyndet skriftlig procedure

1. Det medlem af Kommissionen, der er ansvarligt for et udkast til retsakt, kan anmode om en fremskyndet skriftlig procedure. Anmodningen skal være behørigt begrundet i uforudsete og/eller ekstraordinære omstændigheder. Den må ikke anvendes som et middel til at kompensere for en administrativ forsinkelse.

2. Formanden kan bemyndige generalsekretæren til at fastsætte minimumsfristen til tre hverdage fra den dato, hvor udkastet til retsakt blev stillet til rådighed for Kommissionens medlemmer.

Artikel 21 Skriftlig hasteprocedure

1. Det medlem af Kommissionen, der er ansvarligt for et udkast til retsakt, kan anmode om en skriftlig hasteprocedure. Anmodningen skal være behørigt begrundet. Den må ikke anvendes som et middel til at kompensere for en administrativ forsinkelse.

2. Formanden kan bemyndige generalsekretæren til at fastsætte fristen til mindre end tre hverdage fra den dato, hvor udkastet til retsakt blev stillet til rådighed for Kommissionens medlemmer, således at der kan vedtages en hasteretsakt.

3. Den skriftlige hasteprocedure anvendes til vedtagelse af Kommissionens meddelelse om Rådets holdning vedtaget efter den almindelige lovgivningsprocedure.

Artikel 22 Afslutning af skriftlig procedure

1. På forslag af formanden kan ethvert udkast til retsakt, der er sat på dagsordenen for et ordinært eller ekstraordinært møde i Kommissionen med henblik på vedtagelse ved mundtlig procedure, vedtages ved endelig skriftlig procedure, hvis der er opnået enighed om det på det ugentlige møde mellem kabinetscheferne, og der er modtaget en positiv udtalelse herom fra Juridisk Tjeneste, eller hvis der er opnået enighed om det på Kommissionens møde. Hvis der opnås enighed om udkastet til retsakt på Kommissionens møde, kan den endelige skriftlige procedure indledes, selv om der ikke foreligger en positiv udtalelse fra Juridisk Tjeneste og de øvrige hørte tjenestegrene.

2. Fristen for afslutning af den skriftlige procedure kan fastsættes til mindre end fem hverdage. Udløbsdatoen skal ligge efter det møde i Kommissionen, hvor udkastet oprindeligt var sat på dagsordenen, og før det efterfølgende møde i Kommissionen.

3. Udkastet til retsakt opføres på listen over politisk følsomme og/eller vigtige skriftlige procedurer, jf. artikel 28.

Artikel 23 Skriftlig procedure vedrørende samordning og overvågning af medlemsstaternes økonomiske politik og budgetpolitik, navnlig i euroområdet

1. Efter anmodning fra det medlem af Kommissionen, der er ansvarligt for udkastet til retsakt, kan formanden give tilladelse til, at der indledes en skriftlig procedure vedrørende samordning og overvågning af medlemsstaternes økonomiske politik og budgetpolitik, navnlig i euroområdet.

2. Ethvert medlem af Kommissionen, der ønsker at suspendere denne procedure, sender formanden en begrundet anmodning efter en upartisk og objektiv vurdering af strukturen i, begrundelsen for eller resultatet af det foreslåede udkast til retsakt, jf. dog artikel 25.

3. Hvis formanden efter at have behandlet anmodningen finder, at den ikke er begrundet, kan formanden afslå anmodningen om suspension og beslutte, at den skriftlige procedure skal fortsætte. I så fald anmoder generalsekretæren de øvrige medlemmer af Kommissionen om deres synspunkter for analogt at sikre det beslutningsdygtige antal medlemmer, der er omhandlet i artikel 250 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.

4. Ved udløbet af den fastsatte frist, om nødvendigt forlænget med den tid, der er nødvendig for, at formanden kan behandle anmodningen om suspension, og for, at generalsekretæren kan indhente de øvrige medlemmers synspunkter, vedtages retsakten af Kommissionen.

5. Formanden kan også vælge at optage udkastet til retsakt på dagsordenen for Kommissionens næste møde med henblik på vedtagelse.

Artikel 24 Ændring af en skriftlig procedure

1. Det medlem af Kommissionen, der er ansvarligt for udkastet til retsakt, kan på eget initiativ eller efter anmodning fra et andet medlem ændre det oprindelige udkast til retsakt. Medlemmet kan også anmode generalsekretæren om at ændre fristen i overensstemmelse med artikel 19, stk. 4 og 5, eller ethvert andet aspekt af den igangværende procedure.

2. Generalsekretæren underretter Kommissionens medlemmer om ændringerne og forelægger i givet fald et ændret udkast til retsakt, om nødvendigt med en ny frist.

Artikel 25 Suspension af en skriftlig procedure

1. Med forbehold af artikel 23 kan ethvert medlem af Kommissionen sende generalsekretæren en begrundet anmodning om suspension af en igangværende skriftlig procedure. Generalsekretæren suspenderer proceduren og underretter Kommissionens medlemmer herom.

2. Generalsekretæren kan også på eget initiativ suspendere proceduren, hvis generalsekretæren finder, at udkastet til retsakt ikke opfylder alle de krævede betingelser med hensyn til indhold eller form. Generalsekretæren underretter Kommissionens medlemmer herom.

Artikel 26 Genoptagelse af en skriftlig procedure efter suspension

1. Generalsekretæren genoptager en skriftlig procedure, når: (a) det eller de medlemmer af Kommissionen, der har anmodet om suspensionen, sender generalsekretæren en anmodning om ophævelse af suspensionen, (b) betingelserne med hensyn til indhold og form er opfyldt.

(a) det eller de medlemmer af Kommissionen, der har anmodet om suspensionen, sender generalsekretæren en anmodning om ophævelse af suspensionen,

(b) betingelserne med hensyn til indhold og form er opfyldt.

2. Generalsekretæren underretter Kommissionens medlemmer og stiller i givet fald et ændret udkast til retsakt til rådighed for dem. Generalsekretæren fastsætter om nødvendigt en ny frist.

Artikel 27 Indstilling af en skriftlig procedure

1. En skriftlig procedure indstilles: (a) efter anmodning fra det eller de ansvarlige medlemmer af Kommissionen, (b) på generalsekretærens initiativ, når betingelserne vedrørende indhold eller form berettiger det, (c) når formanden efter anmodning fra et medlem af Kommissionen accepterer, at udkastet til retsakt sættes på dagsordenen for et møde i Kommissionen med henblik på vedtagelse ved mundtlig procedure i overensstemmelse med artikel 17, stk. 3.

(a) efter anmodning fra det eller de ansvarlige medlemmer af Kommissionen,

(b) på generalsekretærens initiativ, når betingelserne vedrørende indhold eller form berettiger det,

(c) når formanden efter anmodning fra et medlem af Kommissionen accepterer, at udkastet til retsakt sættes på dagsordenen for et møde i Kommissionen med henblik på vedtagelse ved mundtlig procedure i overensstemmelse med artikel 17, stk. 3.

2. Generalsekretæren underretter Kommissionens medlemmer om, at den skriftlige procedure er indstillet på grundlag af stk. 1, litra a) eller b).

Artikel 28 Oplysninger om skriftlige procedurer

1. Politisk følsomme og/eller vigtige udkast til retsakter, der er ved at blive vedtaget ved skriftlig procedure, og udkast til retsakter, der skal vedtages ved den endelige skriftlige procedure, meddeles Kommissionen på førstkommende møde.

2. Under hensyntagen til forslagene fra formanden og de ansvarlige medlemmer stiller generalsekretæren en liste over udkast til retsakter til rådighed for kabinetschefernes ugentlige møde.

3. Listen kan ajourføres indtil det møde i Kommissionen, hvor Kommissionen underrettes om de pågældende udkast til retsakter.

Del 3 Bemyndigelsesprocedure

Artikel 29 Tildeling af generel bemyndigelse

1. Kommissionen kan give et eller flere af sine medlemmer generel bemyndigelse til at foretage rutinemæssige og tilbagevendende ledelseshandlinger eller vedtage administrative retsakter på dens vegne og under dens ansvar.

2. Det bemyndigede medlem af Kommissionen er ansvarligt over for Kommissionen for at sikre, at betingelserne og reglerne for udøvelse af den generelle bemyndigelse overholdes.

3. Formanden forelægger Kommissionen udkastet til afgørelse om tildeling af en generel bemyndigelse. Samtykke fra det eller de pågældende medlemmer af Kommissionen indhentes på forhånd. Afgørelsen om tildeling af den generelle bemyndigelse vedtages ved mundtlig procedure eller, hvor det er relevant, ved endelig skriftlig procedure.

4. Kommissionen bevarer retten til selv at udøve de beføjelser, den har tildelt. Den kan også give instrukser til det eller de medlemmer af Kommissionen, der udøver den generelle bemyndigelse.

5. Stk. 1 og 2 berører ikke de regler om delegation på det finansielle område, der er vedtaget i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2024/2509 (finansforordningen), og de beføjelser, der er tillagt ansættelsesmyndigheden og den myndighed, der har kompetence til at indgå ansættelseskontrakter.

Artikel 30 Regler for tildeling af en generel bemyndigelse

1. I en afgørelse om tildeling af en generel bemyndigelse skal følgende angives: (a) det eller de medlemmer af Kommissionen, som har fået tildelt den generelle bemyndigelse (b) den præcise genstand for og den præcise rækkevidde af den generelle bemyndigelse og betingelserne for at udøve den (c) en klar begrundelse for, hvorfor de foranstaltninger, der skal træffes af det eller de bemyndigede medlemmer af Kommissionen, kan betragtes som ledelseshandlinger eller administrative retsakter (d) reglerne for udøvelse af den generelle bemyndigelse, navnlig hvad angår høring af andre tjenestegrene.

(a) det eller de medlemmer af Kommissionen, som har fået tildelt den generelle bemyndigelse

(b) den præcise genstand for og den præcise rækkevidde af den generelle bemyndigelse og betingelserne for at udøve den

(c) en klar begrundelse for, hvorfor de foranstaltninger, der skal træffes af det eller de bemyndigede medlemmer af Kommissionen, kan betragtes som ledelseshandlinger eller administrative retsakter

(d) reglerne for udøvelse af den generelle bemyndigelse, navnlig hvad angår høring af andre tjenestegrene.

2. Den anmodende tjenestegren sender generalsekretæren det foreløbige udkast til afgørelse om tildeling af en generel bemyndigelse. Generalsekretæren foretager derefter høringen af andre tjenestegrenene og træffer de nødvendige foranstaltninger med henblik på den afgørelse, der skal vedtages af Kommissionen.

Artikel 31 Betingelser og regler for udøvelse af en generel bemyndigelse

1. Inden udøvelsen af en generel bemyndigelse afgør det bemyndigede medlem af Kommissionen på eget initiativ eller på grundlag af en analyse foretaget af den ansvarlige tjenestegren, om retsakten på grund af en politisk vurdering eller andre omstændigheder bør vedtages ved mundtlig eller skriftlig procedure. I tvivlstilfælde rådfører det bemyndigede medlem af Kommissionen sig med formanden.

2. En positiv udtalelse fra Juridisk Tjeneste er fornøden, og der tages hensyn til tjenestens eventuelle bemærkninger fremsat inden for rammerne af dens opgaver som beskrevet i artikel 53, stk. 2, samt en positiv udtalelse fra de øvrige hørte tjenestegrene, inden retsakter vedtages ved generel bemyndigelse. Udtalelserne fra Juridisk Tjeneste og de øvrige hørte tjenestegrene kan være udtrykkelige eller stiltiende.

3. Den ansvarlige tjenestegren anmoder, inden den generelle bemyndigelse udøves, om samtykke fra det eller de bemyndigede medlemmer af Kommissionen og, hvis det er relevant, fra eventuelle associerede medlemmer af Kommissionen.

4. Generalsekretariatet sikrer sig, at de krævede betingelser med hensyn til indhold og form er opfyldt, inden udkastet til retsakt forelægges det bemyndigede medlem af Kommissionen til vedtagelse.

5. Det bemyndigede medlem af Kommissionen vedtager retsakten og attesterer, at de betingelser og regler, der gælder for de retsakter, der vedtages, er overholdt.

6. Retsakten anses for at være vedtaget, når det bemyndigede medlem af Kommissionens håndskrevne eller elektroniske underskrift, som er anbragt med henblik på vedtagelsen, er blevet registreret i det dertil beregnede IT-system.

7. Hvis bemyndigede medlemmer af Kommissionen forhindres i at udøve den generelle bemyndigelse, de har fået tildelt, kan den udøves af et andet medlem af Kommissionen.

Artikel 32 Videredelegation af en generel bemyndigelse

1. Det medlem af Kommissionen, der har fået tildelt en generel bemyndigelse, kan videredelegere alle eller en del af sine delegerede beføjelser til en generaldirektør eller chef for en tjeneste, medmindre dette udtrykkeligt er forbudt i afgørelsen om generel bemyndigelse. Medlemmet af Kommissionen kan til enhver tid tilbagekalde videredelegationen. Den ansvarlige tjenestegren underretter generalsekretariatet om beslutningen om at videredelegere eller tilbagekalde bemyndigelsen.

2. Generaldirektøren eller chefen for en tjeneste refererer til det kommissionsmedlem, som bemyndigelsen er givet til. Det bemyndigede medlem af Kommissionen forbliver ansvarligt over for Kommissionen for at sikre overholdelse af betingelserne og reglerne for udøvelse af den generelle bemyndigelse.

3. I beslutningen om videredelegering fastlægges genstanden for og rækkevidden af de videredelegerede beføjelser, som under ingen omstændigheder må overstige dem, der er angivet i afgørelsen om generel bemyndigelse.

4. Videredelegerede beføjelser kan ikke delegeres yderligere, undtagen i de tilfælde, der er opregnet i artikel 33.

5. Generaldirektøren eller chefen for en tjeneste vedtager udkastet til retsakt og attesterer, at de betingelser og regler, der gælder for de retsakter, der vedtages, er overholdt.

6. Retsakten anses for at være vedtaget, når generaldirektørens eller chefen for en tjenestes håndskrevne eller elektroniske underskrift, som er anbragt med henblik på vedtagelsen, er blevet registreret i det dertil beregnede IT-system.

Artikel 33 Videredelegation af beføjelser for så vidt angår afgørelser om bevilling af støtte og tildeling af kontrakter

1. Den generaldirektør eller chef for en tjeneste, som har fået delegeret beføjelser i henhold til artikel 32, kan derefter beslutte at videredelegere visse afgørelser om udvælgelse af projekter og visse konkrete afgørelser om bevilling af støtte og tildeling af offentlige kontrakter til en vicegeneraldirektør, en direktør eller, efter aftale med det ansvarlige medlem af Kommissionen, en kontorchef.

2. Vicegeneraldirektøren, direktøren eller kontorchefen refererer til den generaldirektør eller chef for en tjeneste, der har fået de videredelegerede beføjelser tildelt. Det bemyndigede medlem af Kommissionen forbliver ansvarligt over for Kommissionen for at sikre overholdelse af betingelserne og reglerne for udøvelse af den generelle bemyndigelse.

3. Videredelegation finder anvendelse på vedtagelsen af visse afgørelser om udvælgelse af projekter og konkrete afgørelser om bevilling af støtte og tildeling af offentlige kontrakter, når det i basisretsakten er fastsat, at Kommissionen skal vedtage en afgørelse enten på egen hånd eller efter høring af et udvalg, og udvalget har afgivet en positiv udtalelse. Sådanne afgørelser er ikke genstand for høring af andre tjenestegrene.

4. Den vicegeneraldirektør, direktør eller kontorchef, som beføjelserne er videredelegeret til, vedtager udkastet til retsakt og attesterer, at betingelserne og reglerne for de retsakter, der vedtages, er overholdt.

5. Retsakten anses for at være vedtaget, når underskriften – håndskrevet eller elektronisk – for den ved videredelegation beføjede person, som er anbragt med henblik på vedtagelsen, er blevet registreret i det dertil beregnede IT-system.

Artikel 34 Register over generel bemyndigelse

Generalsekretariatet fører et register over generelle bemyndigelser, som skal være tilgængeligt på Kommissionens intranet. Når en generel bemyndigelse videredelegeres, indføres den i registret.

Artikel 35 Ad hoc-bemyndigelse

1. Kommissionen kan give et eller flere af sine medlemmer en tidsbegrænset ad hoc-bemyndigelse til efter aftale med formanden at vedtage visse enkeltstående og specifikke foranstaltninger, hvis indhold Kommissionen har fastlagt.

2. Der kan gives ad hoc-bemyndigelse til at formalisere resultaterne af Kommissionens drøftelser på dens møder, navnlig ved at færdiggøre og vedtage en retsakt, der tidligere er blevet principielt godkendt på et møde i Kommissionen, når alle de krævede sprogversioner foreligger, jf. artikel 8, stk. 4, litra b).

3. Enhver anmodning fra et medlem af Kommissionen om en ad hoc-bemyndigelse skal være behørigt begrundet og sættes på dagsordenen for et møde i Kommissionen.

4. Ad hoc-beføjelserne udøves tilsvarende i overensstemmelse med procedurerne i artikel 31, stk. 2-6, og altid efter aftale med formanden og i tæt samarbejde med generalsekretariatet.

5. En ad hoc-bemyndigelse kan ikke videredelegeres.

Del 4 Delegationsprocedure

Artikel 36 Direkte delegation af beføjelser

1. Kommissionen kan delegere beføjelser direkte til en (eller flere) generaldirektør(er) eller chef(er) for en tjeneste til at udføre rutinemæssige og tilbagevendende ledelseshandlinger eller vedtage administrative retsakter på dens vegne og under dens ansvar.

2. Den generaldirektør eller chef for en tjeneste, som beføjelserne er delegeret til, er ansvarlig over for Kommissionen for at sikre, at betingelserne og reglerne for udøvelse af den direkte delegation af beføjelser overholdes.

3. Formanden forelægger Kommissionen udkastet til afgørelse om direkte delegation. Samtykke fra det eller de pågældende medlemmer af Kommissionen indhentes på forhånd. Afgørelsen om direkte delegation vedtages ved mundtlig procedure eller, hvor det er relevant, ved endelig skriftlig procedure.

4. Kommissionen bevarer retten til selv at udøve de beføjelser, den har tildelt. Den kan også give instrukser til den generaldirektør eller chef for en tjeneste, der udøver den direkte delegation.

5. Bortset fra de tilfælde, der er omhandlet i artikel 39, kan beføjelser, der er delegeret direkte til en generaldirektør eller chef for en tjeneste, ikke videredelegeres.

6. Stk. 1 og 2 berører ikke de regler om delegation på det finansielle område, der er vedtaget i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2024/2509 (finansforordningen), og de beføjelser, der er tillagt ansættelsesmyndigheden og den myndighed, der har kompetence til at indgå ansættelseskontrakter.

Artikel 37 Regler for tildeling af direkte delegation

1. I en afgørelse om direkte delegation skal følgende angives: (a) den generaldirektør eller chef for en tjeneste, som beføjelserne direkte delegeres til (b) den præcise genstand for og den præcise rækkevidde af den direkte delegation og betingelserne for at udøve den (c) en klar begrundelse for, hvorfor de foranstaltninger, der skal træffes af den generaldirektør eller chef for en tjeneste, som beføjelserne er delegeret til, kan betragtes som ledelseshandlinger eller administrative retsakter (d) reglerne for udøvelse af den direkte delegation, navnlig hvad angår høring af andre tjenestegrene.

(a) den generaldirektør eller chef for en tjeneste, som beføjelserne direkte delegeres til

(b) den præcise genstand for og den præcise rækkevidde af den direkte delegation og betingelserne for at udøve den

(c) en klar begrundelse for, hvorfor de foranstaltninger, der skal træffes af den generaldirektør eller chef for en tjeneste, som beføjelserne er delegeret til, kan betragtes som ledelseshandlinger eller administrative retsakter

(d) reglerne for udøvelse af den direkte delegation, navnlig hvad angår høring af andre tjenestegrene.

2. Den anmodende tjenestegren sender det foreløbige udkast til afgørelse om direkte delegation til generalsekretæren. Generalsekretæren foretager derefter høringen af andre tjenestegrenene og træffer de nødvendige foranstaltninger med henblik på den afgørelse, der skal vedtages af Kommissionen.

Artikel 38 Betingelser og regler for udøvelse af direkte delegation

1. Inden udøvelsen af en direkte delegation skal den generaldirektør eller chef for en tjeneste, som beføjelserne delegeres til, afgøre, om retsakten på grund af en politisk vurdering eller andre omstændigheder bør vedtages ved mundtlig eller skriftlig procedure. I tvivlstilfælde rådfører generaldirektøren eller chefen for en tjeneste sig med det medlem af Kommissionen, til hvem arbejdsområdet er blevet overdraget.

2. En positiv udtalelse fra Juridisk Tjeneste er fornøden, og der tages hensyn til dens eventuelle bemærkninger fremsat inden for rammerne af dens opgaver som beskrevet i artikel 53, stk. 2, samt en positiv udtalelse fra de øvrige hørte tjenestegrene, inden retsakter vedtages ved direkte delegation. Udtalelserne fra Juridisk Tjeneste og de øvrige hørte tjenestegrene kan være udtrykkelige eller stiltiende.

3. Den generaldirektør eller chef for en tjeneste, som beføjelserne er delegeret til, vedtager udkastet til retsakt og attesterer, at de betingelser og regler, der gælder for de retsakter, der vedtages, er overholdt.

4. Retsakten anses for at være vedtaget, når generaldirektørens eller chefen for en tjenestes håndskrevne eller elektroniske underskrift, som er anbragt med henblik på vedtagelsen, er blevet registreret i det dertil beregnede IT-system.

5. Hvis den generaldirektør eller chef for en tjeneste, til hvem den direkte delegation er tildelt, er forhindret i at udøve sine beføjelser, kan den udøves af den tjenestemand, der er udpeget i overensstemmelse med artikel 52.

Artikel 39 Videredelegation af beføjelser for så vidt angår afgørelser om bevilling af støtte og tildeling af kontrakter

1. Den generaldirektør eller chef for en tjeneste, der har fået delegeret beføjelser i henhold til artikel 36, kan derefter beslutte at videredelegere visse afgørelser om udvælgelse af projekter og visse konkrete afgørelser om bevilling af støtte og tildeling af offentlige kontrakter til en vicegeneraldirektør, en direktør eller, efter aftale med det ansvarlige medlem af Kommissionen, en kontorchef.

2. Den vicegeneraldirektør, direktør eller kontorchef, som beføjelserne er videredelegeret til, refererer til den generaldirektør eller chef for en tjeneste, som beføjelserne er delegeret til. Generaldirektøren eller chefen for en tjeneste er fortsat ansvarlig over for Kommissionen for at sikre, at betingelserne og reglerne for udøvelse af direkte delegation overholdes.

5. Retsakten anses for at være vedtaget, når vicegeneraldirektørens, direktørens eller kontorchefens håndskrevne eller elektroniske underskrift, som er anbragt med henblik på vedtagelsen, er blevet registreret i det dertil beregnede IT-system.

Artikel 40 Register over direkte delegationer

Generalsekretariatet fører et register over direkte delegationer, som skal være tilgængeligt på Kommissionens intranet.

Del 5 Fælles bestemmelser for beslutningsprocedurerne

Artikel 41 Sprogregler for beslutningsprocedurerne

1. Alle udkast til retsakter, der skal vedtages ved mundtlig procedure, ved skriftlig procedure, ved udøvelse af generel bemyndigelse eller ad hoc-bemyndigelse eller ved udøvelse af direkte delegation, skal, alt efter hvad der er relevant, være tilgængelige på: (a) det eller de sprog, som formanden har fastsat under hensyntagen til minimumskravene til Kommissionens medlemmer (b) det eller de sprog, der kræves for offentliggørelse af retsakten i Den Europæiske Unions Tidende eller for dens meddelelse til modtageren/modtagerne, således at den kan træde i kraft eller få virkning.

(a) det eller de sprog, som formanden har fastsat under hensyntagen til minimumskravene til Kommissionens medlemmer

(b) det eller de sprog, der kræves for offentliggørelse af retsakten i Den Europæiske Unions Tidende eller for dens meddelelse til modtageren/modtagerne, således at den kan træde i kraft eller få virkning.

2. Alle udkast til retsakter, der skal drøftes på et møde i Kommissionen, stilles til rådighed for Kommissionens medlemmer på de sprog, der kræves i henhold til stk. 1.

3. Alle udkast til retsakter, der skal vedtages ved skriftlig procedure, stilles ved procedurens indledning til rådighed for Kommissionens medlemmer på det eller de sprog, der kræves i henhold til stk. 1, litra a), og inden procedurens afslutning på det eller de sprog, der kræves i henhold til stk. 1, litra b). Hvis betingelsen i stk. 1, litra b), ikke er opfyldt, forlænger generalsekretæren fristen eller suspenderer den skriftlige procedure.

4. Når Juridisk Tjeneste foretager en juridisk-sproglig gennemgang af et udkast til retsakt, skal alle de nødvendige sprogversioner foreligge i god tid.

5. For så vidt angår udkast til retsakter, der skal vedtages ved mundtlig eller skriftlig procedure, vurderer formanden enhver specifik og/eller ekstraordinær situation, hvor nogle af de sprogversioner, der kræves i henhold til stk. 1, litra a), ikke kan stilles til rådighed af behørigt begrundede årsager. Navnlig når der er tale om udkast til retsakter, der skal vedtages ved den mundtlige procedure, kan formanden alt efter omstændighederne beslutte at overføre det pågældende punkt til dagsordenen for et senere møde.

6. I tilfælde af udkast til retsakter, der skal vedtages ved udøvelse af en generel bemyndigelse eller ad hoc-bemyndigelse eller ved udøvelse af direkte delegation, kan retsakten først vedtages, når den eller de sprogversioner, der er omhandlet i stk. 1, litra b), foreligger.

7. Hvis en vedtaget retsakt skal fremsendes officielt til de øvrige EU-institutioner og/eller offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, skal teksten foreligge på alle de officielle sprog.

Artikel 42 Oplysninger om vedtagne retsakter

Kommissionen registrerer de retsakter, der er vedtaget ved skriftlig procedure, bemyndigelsesprocedure og delegationsprocedure, som opføres i daglige notater. De daglige notater skal nævnes i referatet af det næste møde i Kommissionen. Der udarbejdes et sammenfattende notat på hvert møde i Kommissionen. Heri opregnes de retsakter, som Kommissionen selvstændigt har vedtaget ved mundtlig procedure. Det indeholder også daglige notater om retsakter vedtaget ved skriftlig procedure.

Artikel 43 Bekræftelse af vedtagne retsakter

1. Ikkelovgivningsmæssige retsakter, der vedtages selvstændigt af Kommissionen, bekræftes ved eller efter vedtagelsen og om nødvendigt inden meddelelsen til adressaterne eller offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

2. De i stk. 1 omhandlede retsakter bekræftes som følger: (i) ved generalsekretærens håndskrevne eller elektroniske underskrift på det sammenfattende notat, der blev udarbejdet på det møde i Kommissionen, hvor de blev vedtaget, og som indeholder en liste over disse retsakter (ii) når formanden bruger telekommunikationssystemer på de betingelser, der er fastsat i artikel 12, stk. 2, og hvis det grundet omstændighederne ikke er muligt at undertegne det sammenfattende notat, kan generalsekretærens udtrykkelige skriftlige samtykke undtagelsesvis træde i stedet for dennes underskrift og skal derefter knyttes til nævnte notat (a) Retsakter, der vedtages efter den mundtlige procedure: (b) for dem, der vedtages ved den skriftlige procedure, ved generalsekretærens håndskrevne eller elektroniske underskrift på det daglige notat, der er omhandlet i artikel 42, hvor de er registreret (c) for dem, der vedtages ved bemyndigelsesproceduren, ved det bemyndigede medlem af Kommissionens håndskrevne eller elektroniske underskrift på vedtagelsesarket og registreringen heraf. Disse retsakter skal registreres i det tilsvarende daglige notat, der er omhandlet i artikel 42 (d) for dem, der vedtages ved delegationsproceduren (herunder ved videredelegation) ved håndskreven eller elektronisk underskrift af den generaldirektør, vicegeneraldirektør, direktør eller kontorchef, som beføjelserne blev delegeret eller videredelegeret til, på vedtagelsesarket og registreringen heraf. Disse retsakter skal registreres i det tilsvarende daglige notat, der er omhandlet i artikel 42.

(a) Retsakter, der vedtages efter den mundtlige procedure: (i) ved generalsekretærens håndskrevne eller elektroniske underskrift på det sammenfattende notat, der blev udarbejdet på det møde i Kommissionen, hvor de blev vedtaget, og som indeholder en liste over disse retsakter (ii) når formanden bruger telekommunikationssystemer på de betingelser, der er fastsat i artikel 12, stk. 2, og hvis det grundet omstændighederne ikke er muligt at undertegne det sammenfattende notat, kan generalsekretærens udtrykkelige skriftlige samtykke undtagelsesvis træde i stedet for dennes underskrift og skal derefter knyttes til nævnte notat

i) ved generalsekretærens håndskrevne eller elektroniske underskrift på det sammenfattende notat, der blev udarbejdet på det møde i Kommissionen, hvor de blev vedtaget, og som indeholder en liste over disse retsakter

ii) når formanden bruger telekommunikationssystemer på de betingelser, der er fastsat i artikel 12, stk. 2, og hvis det grundet omstændighederne ikke er muligt at undertegne det sammenfattende notat, kan generalsekretærens udtrykkelige skriftlige samtykke undtagelsesvis træde i stedet for dennes underskrift og skal derefter knyttes til nævnte notat

(b) for dem, der vedtages ved den skriftlige procedure, ved generalsekretærens håndskrevne eller elektroniske underskrift på det daglige notat, der er omhandlet i artikel 42, hvor de er registreret

(c) for dem, der vedtages ved bemyndigelsesproceduren, ved det bemyndigede medlem af Kommissionens håndskrevne eller elektroniske underskrift på vedtagelsesarket og registreringen heraf. Disse retsakter skal registreres i det tilsvarende daglige notat, der er omhandlet i artikel 42

(d) for dem, der vedtages ved delegationsproceduren (herunder ved videredelegation) ved håndskreven eller elektronisk underskrift af den generaldirektør, vicegeneraldirektør, direktør eller kontorchef, som beføjelserne blev delegeret eller videredelegeret til, på vedtagelsesarket og registreringen heraf. Disse retsakter skal registreres i det tilsvarende daglige notat, der er omhandlet i artikel 42.

3. De i stk. 2 omhandlede retsakter vedhæftes, herunder i givet fald i elektronisk format, på det eller de autentiske sprog, til de deri omhandlede sammenfattende eller daglige notater på en sådan måde, at de ikke kan adskilles fra dem.

Artikel 44 Undertegnelse af vedtagne retsakter

1. Ikkelovgivningsmæssige retsakter, der vedtages af Kommissionen ved mundtlig og skriftlig procedure i form af forordninger, direktiver eller afgørelser, når sidstnævnte ikke angiver, hvem de er rettet til, anses for at være undertegnet af Kommissionens formand, jf. artikel 297, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, når formanden underskriver det sammenfattende notat, der er omhandlet i artikel 42.

2. Hvis formanden gør brug af artikel 7, stk. 3, og hvis det grundet omstændighederne ikke er muligt at undertegne det sammenfattende notat, kan formandens udtrykkelige samtykke undtagelsesvis træde i stedet for dennes underskrift og skal knyttes til nævnte notat.

3. Ikkelovgivningsmæssige retsakter, der vedtages af Kommissionen ved den mundtlige procedure eller ved den skriftlige procedure i form af afgørelser, når sidstnævnte angiver, hvem de er rettet til, anses for at være undertegnet af det medlem af Kommissionen, som arbejdsområdet er blevet tildelt, når generalsekretæren påfører den underskrift, der er omhandlet i henholdsvis artikel 43, stk. 2, litra a) og b).

4. De i stk. 1 omhandlede retsakter, der er vedtaget ved skriftlig procedure, og som skal offentliggøres for at kunne træde i kraft så hurtigt, at det ikke er muligt at afvente undertegnelsen af det sammenfattende notat på Kommissionens næste møde, anses for at være undertegnet af formanden, jf. artikel 297, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, når generalsekretæren påfører den i artikel 43, stk. 2, litra b), omhandlede underskrift.

5. Undertegnelsen af de retsakter, der er vedtaget ved bemyndigelsesproceduren, ved delegationsproceduren eller ved videredelegation i en af de former, der er fastsat i artikel 297, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, delegeres alt efter omstændighederne til det således bemyndigede medlem af Kommissionen eller til den generaldirektør, vicegeneraldirektør, direktør eller kontorchef, som beføjelserne blev delegeret eller videredelegeret til. Retsakterne undertegnes efter reglerne i artikel 43, stk. 2, litra c) og d).

Kapitel IV Kommissionens tjenestegrene og tværtjenstligt samarbejde

Del 1 Tjenestegrene

Artikel 45 Tjenestegrenenes struktur og rolle

1. Kommissionen opretter en organisatorisk struktur bestående af en række generaldirektorater og andre tjenestegrene i Kommissionen samt kontorer, der har beføjelse til at udføre administrative opgaver og støtteopgaver (ligestillede tjenestegrene). De udgør tilsammen en enkelt administrativ tjeneste og deler det kollektive ansvar for sammenhængen i alle politikker. I princippet opdeles generaldirektorater, andre tjenestegrene og ligestillede tjenestegrene i direktorater, og direktorater i kontorer.

2. Alle tjenestegrene har til opgave at bistå Kommissionen med forberedelsen og udførelsen af dens opgaver og med gennemførelsen af dens prioriteter.

Artikel 46 Etik og god forvaltningsskik

Kommissionens personale skal overholde de højeste faglige og etiske regler. De handler i overensstemmelse med de regler, der er fastsat i personalevedtægten og kodeksen for god forvaltningsskik.

Artikel 47 Oprettelse af specifikke funktioner og strukturer

1. For at udføre særlige opgaver og opfylde specifikke behov, som ikke kan håndteres optimalt af en tjenestegren, der er oprettet af Kommissionen, kan formanden oprette specifikke funktioner eller strukturer, såsom taskforcer, der samler ekspertise fra forskellige tjenestegrene.

2. Formanden fastlægger deres beføjelser, sammensætning, varighed, det ansvarlige medlem af Kommissionen, det niveau, hvor stillingen som leder af den pågældende enhed oprettes, og stillingens eller den specifikke strukturs administrative placering. I en kommissionsafgørelse kan der fastsættes betingelser for gennemførelsen, navnlig med hensyn til den specifikke funktions eller strukturs ressourcer og funktion.

Artikel 48 Kontinuitet og rådighedstjeneste

1. Kommissionens medlemmer og tjenestegrene træffer alle nødvendige dispositioner for at sikre kontinuitet i tjenesten under overholdelse af de bestemmelser, Kommissionen eller dens formand træffer herom.

2. I tilfælde af en generel forstyrrelse, der berører Kommissionens tjenestegrene, kan formanden aktivere Kommissionens kontinuitetsplan.

3. I tilfælde af en forstyrrelse, der er begrænset til visse tjenester, kan de berørte generaldirektører eller cheferne for de relevante tjenester aktivere de kontinuitetsplaner, der er udarbejdet til formålet.

4. Kommissionens medlemmer skal sikre kontinuitet på bestemte tidspunkter af året, således at Kommissionens væsentlige funktioner, såsom intern koordinering, beslutningstagning, repræsentation og kommunikation, varetages.

5. Kommissionens personale sørger ligeledes for rådighedstjeneste hele året for at sikre tjenestens kontinuitet og yder uafbrudt bistand til Kommissionen i forbindelse med forberedelsen og udførelsen af dens opgaver.

Artikel 49 Krisestyring

På grundlag af reglerne vedrørende Kommissionens system til håndtering af grænseoverskridende kriser, koordinerer og udveksler tjenestegrenene hurtigt oplysninger i tilfælde af en krise eller en ekstraordinær eller uforudsigelig begivenhed, der berører flere politikområder, har grænseoverskridende virkninger eller påvirker EU-institutionernes funktion.

Artikel 50 Generalsekretæren

1. Generalsekretæren bistår formanden med Kommissionens gennemførelse af sine prioriteter inden for rammerne af de af formanden fastlagte politiske retningslinjer. Generalsekretæren sikrer, at udkastene til retsakter er i overensstemmelse med disse prioriteter. Generalsekretæren underretter i god tid formanden om ethvert udkast til retsakter, som på grund af deres betydning eller indhold bør undergives formandens særlige opmærksomhed.

2. Generalsekretæren bistår formanden ved forberedelsen af Kommissionens arbejde og afholdelsen af dens møder. Generalsekretæren bistår også de medlemmer af Kommissionen, der leder arbejdet i de i artikel 3, stk. 6, omhandlede grupper af medlemmer med forberedelsen og afholdelsen af deres møder. Generalsekretæren varetager sekretariatsopgaverne for disse grupper.

3. Generalsekretæren bidrager til at sikre den overordnede sammenhæng i politikkerne. I dette øjemed udfører generalsekretæren planlægnings- og koordineringsopgaver både før og efter Kommissionens afgørelser, navnlig ved hjælp af tværtjenstlige møder og møder mellem kabinetterne og de berørte tjenestegrene.

4. Generalsekretæren sikrer, at beslutningsprocessen forløber smidigt. Generalsekretæren træffer navnlig de nødvendige foranstaltninger til at sikre, at Kommissionens retsakter meddeles de berørte parter og/eller offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende. Generalsekretæren sikrer også, at retsakter fremsendes til andre EU-institutioner og -organer samt til de nationale parlamenter.

5. Generalsekretæren sikrer, at koordineringsinstrumenterne i Kommissionen fungerer korrekt, og knytter om nødvendigt bemærkninger til ethvert spørgsmål vedrørende koordinering mellem tjenestegrenene.

6. Generalsekretæren kan på formandens vegne træffe mæglings- eller voldgiftsforanstaltninger i tilfælde af uenighed mellem tjenestegrenene.

7. Generalsekretæren bidrager til at sikre Kommissionens overholdelse af bestemmelserne om bedre regulering, navnlig på grundlag af arbejdet i Udvalget for Forskriftskontrol.

8. Generalsekretæren bidrager til at sikre, at Kommissionen arbejder kollegialt. Generalsekretæren sikrer, at procedurerne overholdes, og fører tilsyn med kvaliteten af de udkast til retsakter, der forelægges Kommissionen.

9. Generalsekretæren bidrager også til at sikre, at udkast til retsakter er i overensstemmelse med Kommissionens eksterne og interinstitutionelle forpligtelser.

10. Generalsekretæren sikrer på formandens vegne, at orienterende noter opfylder kravene i artikel 9, stk. 4, litra b), inden de stilles til rådighed for Kommissionen, uanset om de er opført på dagsordenen.

11. Generalsekretæren koordinerer og sikrer den overordnede sammenhæng i de officielle forbindelser med de øvrige EU-institutioner og -organer og med de nationale parlamenter.

12. Generalsekretæren underretter Kommissionen om, hvor langt man er nået i de interne og interinstitutionelle procedurer.

Artikel 51 Generaldirektører og chefer for tjenester

1. Generaldirektørerne og cheferne for de forskellige tjenester bistår formanden og de øvrige medlemmer af Kommissionen, som de refererer til, med at gennemføre de prioriteter, som Kommissionen har fastsat, udvikle de politikker, som de har fået overdraget, og gennemføre disse politikker effektivt.

2. Generaldirektørerne og cheferne for de forskellige tjenester rådgiver formanden og Kommissionens øvrige medlemmer om de spørgsmål, de er ansvarlige for, og har til opgave at sikre en forsvarlig forvaltning og tilrettelæggelse af arbejdet i de tjenestegrene, der hører under deres myndighed, i overensstemmelse med de regler og standarder, som Kommissionen har fastsat, bl.a. for at sikre, at den kan opfylde sine retlige og finansielle forpligtelser.

3. Generaldirektørerne og cheferne for de forskellige tjenester udformer deres tjenestegrenes organisationsstrukturer på grundlag af de organisationsplaner, som Kommissionen har vedtaget. De er ansvarlige for fordelingen af menneskelige og finansielle ressourcer inden for deres tjenestegrene.

4. Generaldirektørerne og cheferne for de forskellige tjenester er ansvarlige for gennemførelsen af den del af Den Europæiske Unions almindelige budget, som de har fået tildelt, i overensstemmelse med de gældende finansielle bestemmelser.

5. Generaldirektørerne og cheferne for de forskellige tjenester udarbejder årlige forvaltningsplaner med angivelse af de resultater, der skal opnås hvert år, og af, hvordan dette kan bidrage til at nå de mål, der er fastsat i den flerårige strategiplan, i overensstemmelse med Kommissionens prioriteter. Generaldirektørerne og cheferne for de forskellige tjenester udarbejder også årlige aktivitetsrapporter, der beskriver de fremskridt, der hvert år er gjort med hensyn til at opfylde de strategiske mål, og som attesterer lovligheden og den formelle rigtighed af de finansielle transaktioner, der er gennemført under deres ansvar. Generaldirektørerne og cheferne for de forskellige tjenester identificerer og vurderer de risici, der er forbundet med opfyldelsen af deres mål. Om nødvendigt træffer de passende foranstaltninger for at begrænse disse risici.

6. Generaldirektørerne og cheferne for de forskellige tjenester udfører også enhver anden støtte- eller ledelseshandling eller administrativ opgave, der ikke henhører under kollegiets ansvarsområde, med henblik på den daglige forvaltning og administration af tjenestegrenene for at bistå Kommissionen med forberedelsen og udførelsen af dens opgaver samt med gennemførelsen af dens prioriteter.

Artikel 52 Stedfortrædere for overordnede

1. Når indehaveren af en stilling er forhindret i at udøve sine funktioner, eller når stillingen er ledig: (a) varetages generalsekretærens, generaldirektørens eller chefen for en tjenestes funktioner af den tjenestemand, som Kommissionen har udpeget (b) varetages enhver anden ½ funktioner af den tjenestemand, der er udpeget af generaldirektøren eller chefen for tjenesten.

(a) varetages generalsekretærens, generaldirektørens eller chefen for en tjenestes funktioner af den tjenestemand, som Kommissionen har udpeget

(b) varetages enhver anden ½ funktioner af den tjenestemand, der er udpeget af generaldirektøren eller chefen for tjenesten.

2. Hvis der ikke er udpeget en stedfortræder, udøves disse funktioner: (a) når den pågældende stilling varetages af en stedfortræder, af denne stedfortræder (b) når den pågældende stilling har flere stedfortrædere, af den tilstedeværende stedfortræder i den højeste lønklasse, og i tilfælde af, at flere er i samme lønklasse, af den stedfortræder, der har den højeste anciennitet i lønklassen, og i tilfælde af, at flere har samme anciennitet, af den ældste af disse (c) når der ikke findes en stilling som stedfortræder, når den ikke er besat, eller hvis stedfortræderen er forhindret i at udøve sit hverv, af den tilstedeværende underordnede tjenestemand i den højeste ansættelsesgruppe i den højeste lønklasse, og, i tilfælde af, at flere er i samme lønklasse, den underordnede tjenestemand med den højeste anciennitet i lønklassen og, i tilfælde af, at flere har samme anciennitet, af den ældste af disse.

(a) når den pågældende stilling varetages af en stedfortræder, af denne stedfortræder

(b) når den pågældende stilling har flere stedfortrædere, af den tilstedeværende stedfortræder i den højeste lønklasse, og i tilfælde af, at flere er i samme lønklasse, af den stedfortræder, der har den højeste anciennitet i lønklassen, og i tilfælde af, at flere har samme anciennitet, af den ældste af disse

(c) når der ikke findes en stilling som stedfortræder, når den ikke er besat, eller hvis stedfortræderen er forhindret i at udøve sit hverv, af den tilstedeværende underordnede tjenestemand i den højeste ansættelsesgruppe i den højeste lønklasse, og, i tilfælde af, at flere er i samme lønklasse, den underordnede tjenestemand med den højeste anciennitet i lønklassen og, i tilfælde af, at flere har samme anciennitet, af den ældste af disse.

Artikel 53 Juridisk Tjeneste

1. Juridisk Tjeneste yder juridisk rådgivning til Kommissionen.

2. Juridisk Tjeneste sikrer en uafhængig og objektiv legalitetskontrol og kontrollerer foreneligheden med EU-retten, herunder chartret om grundlæggende rettigheder, og folkeretten af alle udkast til lovgivningsforslag, alle udkast til retsakter, der skal vedtages af Kommissionen, og alle andre dokumenter, der kan have retsvirkninger. Den fører tilsyn med retsakternes form og foretager en juridisk-sproglig gennemgang, hvor det er relevant.

3. Juridisk Tjeneste har enekompetence til at repræsentere Kommissionen ved alle domstole og voldgiftsorganer.

Del 2 Tværtjenstligt samarbejde

Artikel 54 Koordinering og uformel høring mellem tjenestegrenene

1. Koordineringen mellem tjenestegrenene skal afspejle kollegialitetsprincippet i Kommissionens beslutningsproces. Det skal bidrage til at overholde de politiske retningslinjer, som formanden har fastlagt, og de prioriteter, som Kommissionen har fastsat, og skal sikre sammenhæng i retsakterne og effektiviteten af Kommissionens indsats i overensstemmelse med politikken for bedre regulering.

2. Den ansvarlige tjenestegren samarbejder med de tjenestegrene, der er berørt af udkastet til retsakts anvendelsesområde eller art. De arbejder tæt sammen og koordinerer lige fra begyndelsen deres indsats ved udarbejdelsen af dette udkast.

3. Tjenestegrenene samarbejder også inden for tværtjenstlige koordineringsgrupper eller andre relevante strukturer, der kan udarbejde vigtige, komplekse eller tværgående forslag, herunder med henblik på at foretage de tilhørende evalueringer, kvalitetskontroller, offentlige høringer og konsekvensanalyser.

4. Koordineringen mellem tjenestegrenene foretages før og efter den formelle høring af andre tjenestegrene, jf. artikel 55. Den fortsætter efter vedtagelsen af Kommissionens retsakter, navnlig som led i den interinstitutionelle proces, og når EU-lovgivningen gennemføres.

5. Den ansvarlige tjenestegren sikrer kvaliteten af affattelsen og formen af de udkast til retsakter eller holdninger, der behandles i Gruppen for Interinstitutionelle Forbindelser og Gruppen for Ekstern Koordinering.

6. Med forbehold af artikel 2, stk. 4, indhenter tjenestegrenene Juridisk Tjenestes, generalsekretariatets og enhver anden berørt tjenestegrens samtykke, inden repræsentanter for Kommissionen fremlægger Kommissionens holdning, samt uofficielle dokumenter og enhver anden form for bidrag udarbejdet af en eller flere af Kommissionens tjenestegrene over for nationale myndigheder, EU-institutioner, internationale organisationer eller tredjelande.

Artikel 55 Formel høring af andre tjenestegrene

1. Når et udkast til retsakt befinder sig på et tilstrækkeligt fremskredent stadium af udarbejdelsen, hører den ansvarlige tjenestegren formelt de tjenestegrene, der har en legitim interesse heri som følge af udkastets art, genstand eller virkning.

2. Den formelle procedure for høring mellem tjenestegrenene finder også anvendelse på arbejdsdokumenter fra Kommissionens tjenestegrene.

3. Uanset de procedurer, der er fastlagt af formanden, skal alle politisk følsomme og/eller vigtige udkast til retsakter godkendes af det eller de ansvarlige medlemmer af Kommissionen, inden den formelle høring af andre tjenestegrene indledes.

Artikel 56 Høring af generalsekretariatet

1. Generalsekretariatet høres om alle udkast til retsakter, der skal vedtages af Kommissionen ved den mundtlige procedure, med undtagelse af dem, der forelægges i forbindelse med forskellige konkrete administrative og budgetmæssige spørgsmål, samt om udkast til retsakter, der, uanset hvilken type beslutningsprocedure der anvendes: (a) er politisk følsomme og/eller vigtige (b) indgår i Kommissionens årlige arbejdsprogram, herunder de udkast til retsakter, der er nævnt i bilagene hertil (c) omfatter institutionelle aspekter (d) er genstand for en evaluering, kvalitetskontrol, offentlig høring eller konsekvensanalyse.

(a) er politisk følsomme og/eller vigtige

(b) indgår i Kommissionens årlige arbejdsprogram, herunder de udkast til retsakter, der er nævnt i bilagene hertil

(d) er genstand for en evaluering, kvalitetskontrol, offentlig høring eller konsekvensanalyse.

2. Generalsekretariatet høres om alle holdninger, der kan forpligte Kommissionen over for andre EU-institutioner og -organer, tredjelande eller internationale eller regionale organisationer, og om alle fælles initiativer fra Kommissionen og Unionens højtstående repræsentant for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik.

3. Generalsekretariatet høres om arbejdsdokumenter fra Kommissionens tjenestegrene.

Artikel 57 Høring af Juridisk Tjeneste

1. Juridisk Tjeneste høres om alle udkast til retsakter, arbejdsdokumenter fra Kommissionens tjenestegrene og alle dokumenter, der kan have retsvirkninger.

2. Høring af Juridisk Tjeneste er imidlertid ikke påkrævet i forbindelse med udkast til retsakter af tilbagevendende karakter. Sådanne undtagelser skal forlods godkendes af Juridisk Tjeneste.

Artikel 58 Høring af andre tjenestegrene

1. Høring af enhver tjenestegren, der har en legitim interesse inden for et bestemt område, er påkrævet i henhold til artikel 55, stk. 1.

2. Generaldirektoratet for Budget høres om alle udkast til retsakter eller dokumenter, der kan få indvirkning på budgettet og økonomien, herunder eventualforpligtelser, eller på fortolkningen og anvendelsen af Unionens almindelige finansielle regler.

3. Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed høres om alle udkast til retsakter eller arbejdsdokumenter fra Kommissionens tjenestegrene, der kan få indvirkning på personale og administration.

Artikel 59 Frister for den formelle høring af andre tjenestegrene

1. De hørte tjenestegrene skal indrømmes en frist på mindst ti hverdage regnet fra den dato, hvor dokumenterne stilles til rådighed, til at fremsætte deres udtalelser, med eller uden bemærkninger.

2. I særlige tilfælde kan en forlængelse af fristen aftales mellem de berørte tjenestegrene.

3. Positive udtalelser fra Juridisk Tjeneste og de øvrige hørte tjenestegrene kan være udtrykkelige eller stiltiende. Hvis en hørt tjenestegren ikke har reageret inden for den fastsatte frist, anses den for at have afgivet en positiv udtalelse (stiltiende samtykke).

4. Den ansvarlige tjenestegren kan anmode om en kortere frist på de betingelser, der er fastsat i artikel 60 vedrørende hurtige høringer og i artikel 61 vedrørende specifikke høringer af andre tjenestegrene.

Artikel 60 Hurtig høring

1. I særlige tilfælde og i behørigt begrundede hastende tilfælde kan den ansvarlige tjenestegren anmode generalsekretariatet om en hurtig høring af andre tjenestegrene, således at høringen kan afsluttes inden for en kortere frist end den, der er angivet i artikel 59, stk. 1. Denne hurtige høring kan finde sted på et møde eller skriftligt. Den ansvarlige tjenestegren sender sin behørigt begrundede anmodning om at gøre brug af muligheden for hurtig høring til generalsekretariatet med angivelse af det format – på et møde eller skriftligt, som den finder mest hensigtsmæssigt. En sådan anmodning må ikke have til formål at kompensere for administrative forsinkelser. Generalsekretariatet afgør, om en hurtig høring er hensigtsmæssig og meddeler formanden sin beslutning. Aftalen om tekster fra det eller de ansvarlige medlemmer inden indledningen af høringen, jf. artikel 55, stk. 3, finder fortsat anvendelse. Når generalsekretariatet finder, at anmodningen om at gøre brug af muligheden for hurtig høring er berettiget, afgør det, om den skal finde sted på et møde eller skriftligt.

2. Hvis den hurtige høring finder sted på et møde, skal dokumenterne stilles til rådighed for de hørte tjenestegrene mindst 48 timer før mødet, medmindre generalsekretariatet bestemmer andet. De hørte tjenestegrene udtaler sig på mødet eller skriftligt inden mødet. Generalsekretariatet leder mødet og registrerer resultaterne og de udtalelser, som de hørte tjenestegrene har afgivet, i mødereferatet. Mødets afslutning markerer afslutningen af høringen.

3. Når den hurtige høring finder sted skriftligt, fastsættes fristen for de hørte tjenestegrenes afgivelse af deres udtalelser efter fælles aftale mellem generalsekretariatet og den ansvarlige tjenestegren, og den må ikke være kortere end 48 timer, medmindre generalsekretariatet bestemmer andet. De hørte tjenestegrene afgiver en skriftlig udtalelse inden for denne frist. Hvis en hørt tjenestegren ikke svarer inden for den fastsatte frist, betragtes det som en positiv udtalelse (stiltiende samtykke).

Artikel 61 Specifikke høringer af andre tjenestegrene

1. For så vidt angår høringer af tilbagevendende karakter kan generalsekretariatet på anmodning af den ansvarlige tjenestegren tillade, at der oprettes en form for høring af andre tjenestegrene, benævnt specifik, for hvilken reglerne, navnlig med hensyn til fristen og de hørte tjenestegrene, afviger fra reglerne for den i artikel 55 omhandlede høring.

2. Når der er givet tilladelse til en specifik høring, finder den konsekvent anvendelse på høringer om alle udkast til retsakter, der falder ind under dens anvendelsesområde.

Artikel 62 Resultat af høringer af andre tjenestegrene

1. Når høringen af andre tjenestegrene er afsluttet, reviderer den ansvarlige tjenestegren udkastet til retsakt og/eller arbejdsdokumentet under hensyntagen til de modtagne bemærkninger.

2. Den ansvarlige tjenestegren stiller i god tid det reviderede udkast til retsakt og/eller arbejdsdokumentet til rådighed for de hørte tjenestegrene. Den underretter dem om grundene til, at den eventuelt ikke har taget hensyn til deres bemærkninger, inden den indleder vedtagelsesproceduren.

3. En positiv udtalelse fra Juridisk Tjeneste er fornøden, og der tages hensyn til dens eventuelle bemærkninger fremsat inden for rammerne af dens opgaver som beskrevet i artikel 53, stk. 2, samt en positiv udtalelse fra de øvrige hørte tjenestegrene, inden et udkast til gennemførelsesretsakt forelægges medlemsstaternes repræsentanter til afstemning i udvalg, der er nedsat for at føre tilsyn med udøvelsen af de gennemførelsesbeføjelser, som Kommissionen er tillagt.

Kapitel V Gennemsigtighed, databeskyttelse og sikkerhed

Artikel 63 Åbenhed

1. Kommissionen stiller de lovgivningsforslag, den forelægger Europa-Parlamentet og/eller Rådet, bilagt konsekvensanalyser og udtalelserne fra Udvalget for Forskriftskontrol, og oplysninger om ekspertgrupper og rådgivende udvalg, offentlige høringer og modtagere af EU-midler til rådighed for borgerne.

2. Kommissionen opfører i sit dokumentregister dagsordenerne for Kommissionens møder, foreløbige dagsordener for de næste møder, de godkendte almindelige referater af Kommissionens møder og de retsakter, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende.

Artikel 64 Åbenhedsregister

For at sikre åbenhed i sine forbindelser med interesserepræsentanter overholder Kommissionen reglerne og principperne i det offentlige åbenhedsregister, der er aftalt med de andre institutioner.

Artikel 65 Aktindsigt i Kommissionens dokumenter

1. I henhold til artikel 15, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde og artikel 42 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder har enhver unionsborger samt enhver fysisk eller juridisk person med bopæl eller hjemsted i en medlemsstat ret til aktindsigt i Kommissionens dokumenter, uanset medium. Denne ret til aktindsigt er underlagt betingelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001.

2. Kommissionens bestemmelser vedrørende gennemførelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter, der er vedtaget på grundlag af artikel 15, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde og artikel 18, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001, og som er fastsat i bilaget til denne forretningsorden, finder anvendelse.

Artikel 66 Dokumentforvaltning

1. Dokumentforvaltningen skal udføres på en effektiv måde, så Kommissionen til enhver tid kan spore sine foranstaltninger for bl.a. at opfylde sine retlige forpligtelser, navnlig med hensyn til databeskyttelse, aktindsigt og informationssikkerhed.

2. Kommissionens tjenestegrene skal overholde de interne regler for registrering, arkivering, opbevaring og overførsel af dokumenter til de historiske arkiver.

Artikel 67 Sikkerhed og fortrolighed

1. Med forbehold af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 har Kommissionens medlemmer og alle Kommissionens ansatte en generel forpligtelse til at respektere fortroligheden af de drøftelser, oplysninger og dokumenter, som de får kendskab til.

2. I Kommissionen skal personer, aktiver og oplysninger sikres et passende beskyttelsesniveau, der står i et rimeligt forhold til de identificerede risici. Klassificerede EU-oplysninger skal også beskyttes på passende vis.

3. Klassificerede oplysninger på CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL-niveau eller højere kan kun tilgås af personale, der har opnået en sikkerhedsgodkendelse fra de nationale myndigheder i deres oprindelsesland.

Artikel 68 Beskyttelse af personoplysninger

1. Personoplysninger behandles af Kommissionen i overensstemmelse med artikel 8 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 samt andre EU-regler om databeskyttelse.

2. Kommissionens databeskyttelsesansvarlige sikrer uafhængigt, at EU-reglerne om databeskyttelse anvendes i Kommissionen.

Kapitel VI Afsluttende bestemmelser

Artikel 69 Supplerende foranstaltninger

1. Kommissionen kan træffe interne afgørelser og give tjenestegrenene administrative instrukser med henblik på at supplere denne forretningsorden og/eller tage hensyn til den teknologiske udvikling.

2. Formanden kan træffe enhver afgørelse vedrørende Kommissionens funktionsmåde og interne organisation, herunder, ved begyndelsen af dens embedsperiode, vedrørende Kommissionens arbejdsmetoder.

Artikel 70 Ændringer af Kommissionens afgørelse K(2000) 3614

Artikel 1-28 i Kommissionens afgørelse K(2000) 3614 af 29. november 2000, bilaget til nævnte afgørelse med gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets forordning (EF) nr. 1049/2001, bilaget til nævnte afgørelse om kodeksen for god forvaltningsskik for Europa-Kommissionens medarbejdere i deres forbindelser med offentligheden og gennemførelsesbestemmelserne til forretningsordenen, der er knyttet som bilag til Kommissionens afgørelse K(2010) 1200 endelig, udgår.

Artikel 71 Ikrafttræden

Denne afgørelse træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Udfærdiget i Bruxelles, den 4. december 2024. På Kommissionens vegne Ursula von der Leyen Formand

ANNEX

(1) Kommissionen skal træffe sine beslutninger så åbent og så tæt på borgerne som muligt og sikre åbenhed i sit arbejde. Dette giver borgerne mulighed for at deltage og garanterer, at forvaltningen har legitimitet og står til ansvar over for borgerne i overensstemmelse med Unionens demokratiske principper. (2) I overensstemmelse med artikel 15, stk. 3, tredje afsnit, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde og artikel 18, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 skal hver EU-institution i sin forretningsorden fastsætte særlige bestemmelser om aktindsigt i sine dokumenter. (3) Kommissionen har indført et digitalt system til behandling af begæringer om aktindsigt, Electronic Access to European Commission Documents (EASE), der har til formål at ensarte forvaltningen af begæringer om aktindsigt i dokumenter, samtidig med at der fokuseres på det overordnede mål om at gøre dokumenter så bredt tilgængelige for offentligheden som muligt. Art. 001. Unionsborgere og fysiske og juridiske personer, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, har ret til aktindsigt i Kommissionens dokumenter i medfør af artikel 15, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, artikel 42 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og artikel 2, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 i overensstemmelse med nærværende regler. (1) person, der har fremsat begæringen: enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, og som indgiver en begæring om aktindsigt efter forordning (EF) nr. 1049/2001 (2) dokument: dokument som defineret i artikel 3, litra a), i forordning (EF) nr. 1049/2001 (3) dokument udarbejdet af Kommissionen: et dokument, der er godkendt som klar til fremsendelse af den person, der har beføjelse til at tage ansvar for dets indhold i overensstemmelse med de regler og bestemmelser, der gælder for den tilgrundliggende forretningsproces. Denne person behøver ikke at være den person, der har den praktiske opgave med at affatte eller skrive, men er i stedet den person eller administrative enhed, der er ansvarlig for indholdet i overensstemmelse med Kommissionens proceduremæssige krav og interne regler for den pågældende forretningsproces (4) dokument modtaget af Kommissionen: et dokument, der bevidst er blevet leveret til Kommissionen af den (eksterne) afsender (a) ethvert dokument, der er registreret i henhold til artikel 7 i Kommissionens afgørelse 2021/2121 af 6. juli 2020 om forvaltning af fortegnelser og arkiver (herefter Kommissionsafgørelse 2021/2121), og (b) ethvert andet dokument, der er oprettet i en IT-applikation, som kontrolleres og ejes af Kommissionen, og som lagres på en virksomhedsenhed eller i en virksomhedscloudtjeneste, undtagen dokumenter, der er lagret i personlige mapper til rent personlig brug uden for erhvervsmæssig aktivitet (5) dokument, som Kommissionen er i besiddelse af: (6) forretningsproces: en foruddefineret arbejdsgang med klart definerede trin, der følger af de proceduremæssige krav eller interne regler, og beskrivelser af resultatet af hvert trin. Art. 002. I denne afgørelse forstås ved: Para. 001. Kommissionen giver direkte offentlig adgang til lovgivningsforslag fra tidspunktet for deres vedtagelse. Konsekvensanalysen og udtalelsen fra Udvalget for Forskriftskontrol skal være bilagt forlaget. (a) dagsordener for Kommissionens møder og foreløbige dagsordener for kommende møder (b) almindelige referater af Kommissionens møder (c) taler om Unionens tilstand, Kommissionens arbejdsprogram, strategiske fremsynsrapporter, strategiske planer, forvaltningsplaner, den årlige undersøgelse af byrden, udtalelserne om Fit for Future-platformen og årlige aktivitetsrapporter (d) landespecifikke henstillinger inden for rammerne af det europæiske semester, vejledninger til medlemsstaterne og resultattavler vedrørende genopretnings- og resiliensfaciliteten (e) afgørelser vedrørende det europæiske borgerinitiativ (f) begrundede udtalelser fra de nationale parlamenter og svar fra Kommissionen om et udkast til lovgivningsmæssig retsakts overensstemmelse med nærhedsprincippet i henhold til artikel 6 og 7 i protokol nr. 2 til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (g) samlede tjenesterejseudgifter for medlemmer af Kommissionen (h) referater af møder mellem medlemmer af Kommissionen, deres kabinetsmedlemmer og Kommissionens ledere med interesserepræsentanter. Para. 002. Kommissionen giver offentligheden direkte adgang til følgende dokumenter, bl.a. ved at offentliggøre dem rettidigt på særlige websteder: Para. 001. Begæringer om aktindsigt i dokumenter, der ikke er omfattet af artikel 3, vurderes under anvendelse af undtagelserne fra aktindsigt i artikel 4, stk. 1-3, i forordning (EF) nr. 1049/2001. (a) dokumenter, der indgår i den fase, der går forud for traktatbrudsprocedurer, og dokumenter, der indgår i en igangværende traktatbrudsprocedure (b) dokumenter, der indgår i verserende retssager (c) udtalelser fra Juridisk Tjeneste (d) dokumenter, der indgår i statsstøttesager (e) dokumenter, der indgår i konkurrencesager (herunder fusionskontrolprocedurer og kartelundersøgelser samt dokumenter, der sendes til Kommissionen af nationale konkurrencemyndigheder), handelsbeskyttelsessager, sager om udenlandske subsidier, sager om udenlandske direkte investeringer, sager om tilsyn med og regulering af finansielle markeder samt procedurer i henhold til forordningen om digitale markeder og forordningen om digitale tjenester og tilsvarende administrative procedurer (f) dokumenter, der indgår i igangværende procedurer vedrørende administrativ godkendelse (g) dokumenter, der indgår i undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (h) tilbud og tilskudsansøgninger indgivet af tilbudsgivere eller tilskudsansøgere i forbindelse med udbudsprocedurer (i) udvælgelsesprøver med henblik på ansættelse af personale (j) dokumenter, der indgår i undersøgelser foretaget af Kommissionens Undersøgelses- og Disciplinærkontor og (k) dokumenter, der indgår i medarbejderes personlige aktmappe. Para. 002. Der gælder en formodning om, at aktindsigt i bl.a. følgende dokumenter er til skade for interesser, der er beskyttet ved artikel 4, stk. 1-3, i forordning (EF) nr. 1049/2001: Der gives derfor ikke aktindsigt i disse dokumenter, medmindre den person, der har fremsat begæringen, godtgør, at der er en mere tungtvejende offentlig interesse i at give aktindsigt frem for de interesser, der er beskyttet ved artikel 4, stk. 2 og 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001. Proceduren er igangværende, indtil den retsakt, hvorved proceduren afsluttes, ikke længere kan anfægtes ved EU-domstolene eller en national domstol. Parter i proceduren i litra e)-k) har ret til aktindsigt i medfør af artikel 41, stk. 2, litra b), i chartret om grundlæggende rettigheder og den gældende sektorspecifikke lovgivning. Para. 001. Alt indhold, der udgør vigtige oplysninger, som ikke kun er af kortvarig relevans, registreres i henhold til artikel 7 i Kommissionsafgørelse 2021/2121. (a) indhold, der, hvis det ikke opbevares, ikke vil have nogen negativ administrativ eller retlig virkning for Kommissionen (b) indhold, som blev rundsendt som led i en uformel, indledende udveksling af synspunkter mellem Europa-Kommissionens personale (c) udvekslinger om spørgsmål af kortvarig relevans (f.eks. udvekslinger om praktiske spørgsmål vedrørende møder) (d) oplysninger om en persons personlige situation, medmindre de dokumenterer eller indgår i en af de procedurer, der er fastsat i personalevedtægten (e) uformel, indledende udveksling af synspunkter mellem ansatte i Kommissionen med henblik på at fastlægge holdningen for den administrative enhed, der er ansvarlig for dokumentets indhold (f) iterationer af et foreløbigt dokument (f.eks. et udkast til lovgivningsforslag eller politisk meddelelse eller et udkast til konsekvensanalyse) og (g) tidlige versioner af dokumenter, der udarbejdes i samarbejdsområder, dvs. versioner, der ikke afspejler resultatet af eller dokumenterer samarbejdet på platformen. Para. 002. Følgende indhold opfylder ikke denne definition: Para. 003. E-mails, som ikke er blevet registreret, slettes automatisk fra postkasser efter seks måneder. Para. 004. SMS-applikationer på virksomhedsmobiltelefoner må ikke anvendes til vigtige oplysninger, som ikke kun er af kortvarig relevans, medmindre dette er strengt nødvendigt af hensyn til tjenesten. SMS-applikationer skal være i overensstemmelse med Kommissionens IT-sikkerhedsanbefalinger om automatisk sletning af meddelelser. Art. 006. Indholdet af registret over Kommissionens dokumenter, der er oprettet i overensstemmelse med artikel 11 i forordning (EF) nr. 1049/2001, udvides gradvist. Et link til registret skal stilles til rådighed på EUROPA-webstedet. Kommissionen fører registret over konkurrencesager, registret over delegerede retsakter og gennemførelsesretsakter og komitologiregistret. Art. 007. Begæringen om aktindsigt afslås, hvis imødekommelse heraf ville kræve udarbejdelse af et nyt dokument, herunder hvis behandlingen ville indebære indhentelse af oplysninger fra flere dokumenter eller udtræk af oplysninger, der kræver en betydelig indsats. (a) en offentlig portal, der giver borgerne mulighed for at anmode om Kommissionens dokument(er) (EASE-portalen), og (b) et internt IT-system, som Kommissionens personale kan bruge til at behandle begæringer. Para. 001. EASE består af to dele: Para. 002. På EASE-portalen informeres offentligheden om, hvordan begæringer skal indgives, og om de proceduremæssige rettigheder for den person, der har fremsat begæringen, jf. forordning (EF) nr. 1049/2001. Para. 003. På en hjælpeside (på alle officielle sprog) informeres borgerne om, hvordan de kan få adgang til dokumenterne. Para. 004. Er der tale om meget omfangsrige dokumenter eller dokumenter, der er svære at håndtere, kan den person, der har fremsat begæringen, opfordres til at konsultere dokumenterne på stedet. Denne konsultation er gratis. Para. 001. Der kan indgives begæringer om aktindsigt via EASE-portalen. Alternativt kan begæringer også sendes pr. post eller e-mail til Kommissionens generalsekretariat eller til det relevante generaldirektorat eller den relevante tjenestegren. Para. 002. Den person, der fremsætter begæringen, skal angive sit for- og efternavn, når vedkommende indgiver begæringen. Hvis vedkommende ikke opgiver sit navn eller efternavn eller giver falske oplysninger, vil begæringen ikke blive behandlet. Para. 003. Begæringer, der indgives via EASE-portalen, pr. post eller e-mail, skal indeholde en angivelse af bopælsland og postadresse. Hvis der ikke oplyses en postadresse, vil sådanne begæringer ikke blive behandlet. Para. 004. Kommissionens svar på og afgørelser om begæringer, der indgives via EASE-portalen, anses for at være meddelt, når den person, der har fremsat begæringen, åbner svaret på portalen. Hvis den person, der har fremsat begæringen, ikke åbner svaret eller afgørelsen senest 15 hverdage efter, at generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen har sendt dem, anses svaret eller afgørelsen for at være meddelt den 16. hverdag efter afsendelsesdatoen. Para. 005. Svar på og afgørelser om begæringer, der fremsendes uden for EASE-portalen, sendes pr. e-mail, undtagen når den person, der har fremsat begæringen, specifikt har anmodet om en papirudgave eller indsendt sin begæring pr. brev, eller når generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen har en særlig grund til at sende et svar eller en afgørelse pr. anbefalet brev. Enhver meddelelse af et svar eller en afgørelse pr. e-mail skal indeholde en udtrykkelig anmodning om en kvittering for modtagelsen fra den person, der har fremsat begæringen. Hvis den person, der har fremsat begæringen, ikke kvitterer for modtagelsen efter fem hverdage, sendes der en påmindelse, medmindre den person, der har fremsat begæringen, allerede offentligt har bekræftet modtagelsen af svaret eller afgørelsen. Hvis der ikke er kvitteret for et svar eller en afgørelse, som er fremsendt elektronisk, skal der fremsendes en meddelelse pr. anbefalet post. Para. 006. Begæringens tidsmæssige og materielle rækkevidde skal være klart defineret. I tilfælde af en upræcis begæring, jf. artikel 6, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001, opfordres den person, der har fremsat begæringen, til at tilvejebringe supplerende oplysninger, der gør det muligt at identificere de ønskede dokumenter. Svarfristen begynder at løbe, når de oplysninger, der gør det muligt at fastlægge begæringernes rækkevidde og identificere dokumenterne, er modtaget. Skæringsdatoen eller den dato, indtil hvilken dokumenter identificeres, defineres som datoen for registrering af den oprindelige begæring. Para. 007. Den ansvarlige tjenestegren bistår den person, der har fremsat begæringen, f.eks. ved at give oplysninger om anvendelsen af offentlige registre over dokumenter. Hvis den person, der har fremsat begæringen, ikke senest syv hverdage efter fremsendelsen af anmodningen om præcisering har givet yderligere oplysninger, der gør det muligt at identificere de ønskede dokumenter, betragtes anmodningen som frafaldet, og personen underrettes herom. Para. 008. Anmodninger om andre oplysninger end miljøoplysninger falder uden for anvendelsesområdet for forordning (EF) nr. 1049/2001 og skal behandles af Kommissionens kompetente tjenestegren i overensstemmelse med kodeksen om god forvaltningsskik. Efter at have underrettet den person, der har fremsat begæringen, kan Kommissionens kompetente tjenestegren omkvalificere en begæring, der er indgivet i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, som en anmodning om oplysninger og behandle den i overensstemmelse hermed, medmindre den person, der har fremsat begæringen, udtrykkeligt modsætter sig en sådan omkvalificering og angiver begrundelsen derfor. Para. 009. I overensstemmelse med artikel 6, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001 kan den ansvarlige tjenestegren uformelt rådføre sig med den, der har fremsat begæringen, med henblik på at finde en rimelig løsning, der sætter den ansvarlige tjenestegren i stand til at behandle begæringer om et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter inden for de lovbestemte frister. Den rimelige løsning kan kun vedrøre antallet og indholdet af de dokumenter, der anmodes om, og ikke de frister, der er fastsat i artikel 7 og 8 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Der kan ikke ses bort fra disse frister med henblik på at give udskudte svar i partier, heller ikke hvis den person, der har fremsat begæringen, anmoder om det. Hvis der ikke kan findes en rimelig løsning, kan den ansvarlige tjenestegren ensidigt begrænse omfanget af begæringen efter reelt at have undersøgt alle alternative muligheder og i sin afgørelse udførligt redegjort for grundene til, at disse forskellige muligheder ville indebære en urimelig arbejdsbyrde eller være mindre gunstige for den person, der har fremsat begæringen. Para. 010. Som det fremgår af artikel 2 i forordning 1/58, skal generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen besvare begæringer om aktindsigt på det sprog, begæringen er affattet på, forudsat at den er affattet på et af de officielle EU-sprog. Undtagelsesvis kan generaldirektoratet eller tjenestegrenen efter at have indhentet udtrykkeligt forudgående samtykke fra den person, der har fremsat begæringen, svare på et andet sprog end det, der er anvendt i begæringen om aktindsigt, for at sikre en hurtig behandling af begæringen. Para. 011. Kommissionen bestræber sig på at udarbejde det højest mulige antal dokumenter på alle EU's officielle sprog, men når den ønskede sprogversion af et dokument ikke findes, er generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen ikke forpligtet til at oversætte det. Den person, der har fremsat begæringen, modtager den gældende officielle sprogversion. Hvis der er flere andre officielle sprogversioner end den ønskede, beder generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen den person, der har fremsat begæringen, om at angive sit foretrukne eksisterende alternativ. Para. 012. Efter et helt eller delvist afslag på aktindsigt har den person, der har fremsat begæringen, ret til at indgive en ny begæring om aktindsigt i de(t) samme dokument(er) på et senere tidspunkt. Denne nye begæring vil blive behandlet som en ny oprindelig begæring, forudsat at der er sket relevante ændringer i de retlige og/eller faktiske omstændigheder, der berettiger en eventuel aktindsigt i videre omfang, siden den første oprindelige eller bekræftende afgørelse blev truffet. I modsat fald bekræftes den tidligere oprindelige eller bekræftende afgørelse under henvisning til, at de faktiske og retlige omstændigheder ikke har ændret sig. Para. 013. I overensstemmelse med sin kodeks om god forvaltningsskik kan Kommissionen forbeholde sig ret til at afbryde yderligere brevvekslinger, der med rimelighed kan betragtes som gentagne. Para. 014. Under særlige omstændigheder afslår det relevante generaldirektorat eller den relevante tjenestegren at behandle en begæring om aktindsigt, hvis begæringen er udtryk for et klart misbrug af retten til aktindsigt. Afslaget skal indeholde en begrundelse for denne konklusion, herunder, hvor det er relevant, årsagerne til konklusionen om, at den person, der har fremsat begæringen, havde til hensigt at forstyrre institutionens funktion, og at arbejdsbyrden i forbindelse med udlevering af de ønskede dokumenter er urimelig og uforholdsmæssig set i forhold til de mål, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001. Para. 001. Det relevante generaldirektorat eller den relevante tjenestegren søger efter de dokumenter, som den person, der har fremsat begæringen, har anmodet om, blandt de dokumenter, som Kommissionen er i besiddelse af. Para. 002. Alle dokumenter, der er omfattet af den oprindelige begæring, skal identificeres. Hvis der gives afslag på aktindsigt, skal svaret mindst indeholde en klar liste pr. dokumentkategori med tilstrækkelig detaljeringsgrad til, at den person, der har fremsat begæringen, kan anfægte afslaget, medmindre en sådan identifikation ville bringe de interesser, der er beskyttet af undtagelserne fra aktindsigt, i fare. Hvis der gives delvis eller fuld aktindsigt, skal svaret angive dokumenterne ved titel og entydigt identifikationsnummer. I tilfælde af komplekse og/eller omfangsrige begæringer kan svarfristen på 15 hverdage forlænges med 15 hverdage. Enhver forlængelse af fristen skal begrundes og meddeles den person, der har fremsat begæringen, i god tid. Para. 003. Det indledende svar skal indeholde en omfattende vurdering af såvel det materielle som den tidsmæssige udstrækning af begæringen. Det indledende svar skal sikre en nøjagtig kategorisering eller identifikation af alle dokumenter, der er omfattet af den oprindelige begæring. I den forbindelse skal generaldirektøren eller tjenestegrenen ikke desto mindre sikre, at ingen oplysninger, der er beskyttet i henhold til artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, videregives. I det indledende svar underrettes den person, der har fremsat begæringen, om dennes ret til senest 15 hverdage efter modtagelsen af svaret at genfremsætte begæringen over for Kommissionens generalsekretariat. Para. 004. Indledende svar om fuld aktindsigt i de(t) ønskede dokument(er) eller bred delvis aktindsigt udelukkende med forbehold af redigering af personoplysninger, der ikke er begæret aktindsigt i, underskrives af direktøren. I alle andre tilfælde underskrives svarene af generaldirektøren eller tilsvarende for det pågældende generaldirektorat eller den pågældende tjenestegren. Para. 001. Beføjelsen til at træffe afgørelse om genfremsatte begæringer delegeres til generalsekretæren. Afgørelsen træffes af generalsekretæren efter aftale med Juridisk Tjeneste. Para. 002. Den person, der har fremsat begæringen, kan inden 15 hverdage fra modtagelsen af det indledende svar genfremsætte begæringen over for Kommissionen med henblik på at få denne til at tage begæringen op til fornyet behandling. Para. 003. Generalsekretariatet foretager en fuldstændig administrativ gennemgang af det indledende svar fra det ansvarlige generaldirektorat eller den ansvarlige tjenestegren. Dokumenter, der er udarbejdet eller modtaget af Kommissionen efter registreringen af den oprindelige begæring, vil imidlertid ikke være omfattet af den genfremsatte begæring for at sikre den totrinsproces, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001. Para. 004. Omfanget af en oprindelig begæring kan ikke udvides i en genfremsat begæring. Hvis den person, der har fremsat begæringen, udtrykkeligt anmoder om en fornyet gennemgang af det indledende svar i forbindelse med udvalgte dokumenter, som der er givet helt eller delvist afslag på, afgrænses omfanget af den genfremsatte begæring i overensstemmelse hermed. Hvis omfanget af den genfremsatte begæring er større eller forskelligt fra omfanget på det oprindelige niveau, bliver den person, der har fremsat begæringen, opfordret til at indgive en ny oprindelig begæring i henhold til artikel 6 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Para. 005. Det generaldirektorat eller den tjenestegren, der var ansvarlig for behandlingen af den oprindelige begæring, bistår generalsekretariatet med udarbejdelsen af den bekræftende afgørelse. Generaldirektoratets eller tjenestegrenens bidrag skal indeholde alle de nødvendige oplysninger, så generalsekretariatet hurtigt kan forstå konteksten og de vigtigste spørgsmål. Den skal indeholde en fuldstændig stillingtagen til alle de argumenter, som den person, der har fremsat begæringen, har fremført i forbindelse med genfremsættelsen. Bidraget skal også omfatte den oprindelige udgave af de dokumenter, hvortil der blev givet helt eller delvist afslag på aktindsigt. Bidraget sendes snarest muligt. Generalsekretariatet kan anmode generaldirektoratet eller tjenestegrenen om at træffe alle andre nødvendige foranstaltninger for at sikre kvaliteten og et sikkert retligt grundlag for behandlingen af den bekræftende begæring. Hvis den person, der har fremsat begæringen, hævder, at de dokumenter, der er omfattet af begæringen, ikke er blevet identificeret i det indledende svar, foretager generaldirektoratet eller tjenestegrenen en fornyet søgning efter dokumenter og forsyner i givet fald generalsekretariatet med et notat underskrevet af generaldirektøren eller chefen for tjenestegrenen, hvoraf det fremgår, at generaldirektoratet eller tjenestegrenen ikke er i besiddelse af de pågældende dokumenter. Hvis generalsekretariatet i forbindelse med behandlingen af en genfremsat begæring bliver opmærksom på, at dokumenter, der eksisterede inden datoen for registreringen af den oprindelige begæring, og som er omfattet af den, ikke blev identificeret i det indledende svar, registrerer Kommissionen på eget initiativ en ny særskilt oprindelig begæring for at sikre en hurtigere behandling af den genfremsatte begæring i relation til de dokumenter, der allerede er identificeret inden for rammerne af det indledende svar, samt for at give den person, der har fremsat begæringen, mulighed for senere at indgive en genfremsat begæring, hvori institutionen anmodes om at tage sin holdning til udleveringen af de nyligt identificerede dokumenter op til fornyet overvejelse. Para. 006. Den bekræftende afgørelse skal indeholde oplysninger til den person, der har fremsat begæringen, om retten til at indbringe en sag for Retten eller indgive en klage til Den Europæiske Ombudsmand på de betingelser, der er fastsat i henholdsvis artikel 263 og 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde. Para. 007. Anonymiserede bekræftende afgørelser, der er vedtaget i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, offentliggøres i princippet på EASE-portalen. Para. 001. Med hensyn til dokumenter fra tredjemand rådfører Kommissionen sig med tredjemanden for at vurdere, om en undtagelse i henhold til artikel 4, stk. 1 eller 2 i forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse, uden at det berører denne artikels stk. 2 og 3. I denne artikel forstås ved tredjemand den enhed ud over Kommissionen, som er ophavsmand til det dokument, som Kommissionen er i besiddelse af. Hvis særlige omstændigheder berettiger det, kan den kompetente tjenestegren også rådføre sig med den enhed, der har forelagt dokumentet for Kommissionen, men som ikke er ophavsmand til det ønskede dokument. Para. 002. Hvis Kommissionen vurderer, at det er klart, at der skal gives afslag på aktindsigt i det eller de ønskede dokumenter fra tredjemand i henhold til en af de undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, gives der afslag på aktindsigt, uden at tredjemanden konsulteres. (a) det dokument, der er fremsat begæring om, allerede er blevet offentliggjort af ophavsmanden eller i medfør af bestemmelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001 eller tilsvarende bestemmelser (b) det er klart, at fuldstændig eller delvis offentliggørelse af dokumentets indhold ikke skader en af de interesser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Para. 003. Kommissionen giver aktindsigt i dokumentet eller dokumenterne fra tredjemand uden at høre tredjeparten, hvis: Para. 004. Den tredjepart, der høres i overensstemmelse med stk. 1, gives en svarfrist, som ikke må være kortere end fem hverdage. Den fastsatte frist skal gøre det muligt for generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen at overholde de svarfrister, der er fastsat i artikel 7 og 8 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Hvis tredjemanden ikke svarer inden udløbet af fristen, eller hvis tredjemanden ikke kan findes eller identificeres, træffer generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen afgørelse om, hvorvidt undtagelserne i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse, idet de tager hensyn til tredjemandens berettigede interesser på grundlag af de oplysninger, Kommissionen råder over. Para. 005. Konsultation af medlemsstaterne om dokumenter, der hidrører fra dem, finder sted via deres faste repræsentationer ved Den Europæiske Union. Para. 006. Hvis medlemsstaten gør indsigelse mod offentliggørelse af dokumentet/dokumenterne på grundlag af undtagelserne i artikel 4, stk. 1-3, i forordning (EF) nr. 1049/2001, er Kommissionens umiddelbare vurdering af disse indsigelser og af de grunde, der ligger til grund for medlemsstatens standpunkt i denne henseende, tilstrækkelig. I svaret eller afgørelsen skal der henvises til medlemsstatens begrundelse for at sætte den person, der har fremsat begæringen, i stand til at forstå grundene til afslaget. Hvis den pågældende medlemsstat ikke har givet nogen begrundelse for at gøre indsigelse, kan Kommissionen beslutte, at en, flere eller ingen af undtagelserne finder anvendelse. Para. 007. Hvis generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen agter at give aktindsigt i et dokument mod tredjemandens eller medlemsstatens udtrykkelige ønske, underrettes tredjemanden eller medlemsstaten om, at man agter at give aktindsigt i dokumentet. Tredjemanden eller medlemsstaten oplyses om de muligheder, der står til rådighed for at modsætte sig offentliggørelse, nemlig indbringelse af et annullationssøgsmål for Retten og fremsættelse af en begæring om foreløbige forholdsregler for Rettens præsident. Aktindsigt i det relevante dokument kan kun gives efter en periode på ti hverdage, der begynder at løbe fra den dato, hvor tredjeparten eller medlemsstaten bekræfter modtagelsen af meddelelsen. Para. 008. Når en medlemsstat modtager en begæring om aktindsigt i et kommissionsdokument, kan den med henblik på konsultation som omhandlet i artikel 5 i forordning (EF) nr. 1049/2001 henvende sig til generalsekretariatet, der afgør, hvilket generaldirektorat eller hvilken tjenestegren i Kommissionen der er ansvarlig for dokumentet. (a) afslå at give andre personer, der har fremsat begæring, aktindsigt i et dokument, der er lovligt frigivet efter reglerne i nævnte forordning og/eller (b) give en mere begrænset aktindsigt i et dokument, der tidligere er blevet offentliggjort efter reglerne i nævnte forordning. Art. 013. Dokumenter, der er offentliggjort af Kommissionen i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, gøres tilgængelige for den brede offentlighed (erga omnes-virkning). På grund af erga omnes-virkningen af forordning (EF) nr. 1049/2001 kan Kommissionen ikke: Dokumenter, der er offentliggjort i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, skal offentliggøres på EASE-portalen eller på en lignende onlineplatform. Kommissionen kan fastsætte særlige regler for adgang til sådanne platforme. Kommissionen påtager sig intet ansvar for videreanvendelse af de offentliggjorte dokumenter, der er omfattet af tredjemands intellektuelle ejendomsrettigheder. Kommissionen kan opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt ved at underrette den person, der har fremsat begæringen, om, hvordan vedkommende kan få adgang til et dokument, som den tidligere har frigivet. Kommissionen kan besvare et stort antal begæringer om det eller de samme dokumenter eller om det samme specifikke emne, navnlig når de er formuleret på samme måde, ved en enkelt offentliggørelse. Alle de personer, der har fremsat begæringer, underrettes om denne offentliggørelse og om de relevante muligheder for prøvelse af afgørelsen. Para. 001. Hvis et dokument, der er begæret aktindsigt i, indeholder personoplysninger som omhandlet i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725) (herefter forordning (EU) 2018/1725), skal behandlingen af sådanne personoplysninger være i overensstemmelse med artikel 8 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og bestemmelserne i nævnte forordning. (a) Offentlige personer, der handler i deres offentlige egenskab, såsom statsoverhoved, præsident, minister, højtstående statsembedsmænd, leder af den regionale forvaltning, ambassadør, medlem af parlamentet, fast repræsentant, medlem af Europa-Parlamentet, generalsekretær eller tilsvarende og derover fra andre EU-institutioner og -organer eller internationale mellemstatslige organisationer samt ledende kirkelige embedsmænd. (b) Formænd, generaldirektører, administrerende direktører, driftsdirektører eller tilsvarende retlige repræsentanter for juridiske personer såsom virksomheder, konsortier, ikkestatslige organisationer, herunder tænketanke og sammenslutninger. Para. 002. Hvis identiteten og funktionen for Kommissionens ansatte på direktørniveau eller derover, kommissærer og medlemmer af deres kabinet, er nævnt i forbindelse med deres erhverv i dokumenter, der er genstand for en begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, skal de oplyses, medmindre der er grund til at antage, at den registreredes legitime interesser vil kunne lide skade. Følgende fysiske personers identitet og funktion skal også oplyses, hvis de nævnes i forbindelse med deres erhverv, medmindre der er grund til at antage, at den registreredes legitime interesser vil kunne lide skade: Para. 003. Hvis et dokument indeholder personoplysninger, der allerede er retmæssigt offentliggjort, fremsender Kommissionen blot dokumentet til den person, der har fremsat begæringen, eller henviser vedkommende til det offentlige link, hvor dokumentet er tilgængeligt. Para. 004. Når en person fremsætter begæring om aktindsigt i dokumenter, der indeholder vedkommendes egne personoplysninger, behandles denne begæring i henhold til artikel 17 i forordning (EU) 2018/1725, medmindre den pågældende specifikt anmoder om, at begæringen behandles i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001. I sidstnævnte tilfælde underrettes den person, der har fremsat begæringen, om, at de ønskede dokumenter for at beskytte den registreredes legitime interesser offentliggøres uden personoplysninger, medmindre nødvendigheds- og proportionalitetstesten i artikel 9 i forordning (EF) 2018/1725 er opfyldt. Para. 005. Enhver anmodning fra en tredjepart, der er blevet hørt i henhold til artikel 4, stk. 4 og 5, i forordning (EF) nr. 1049/2001, om at få kendskab til den person, der har fremsat begæringen, vil medføre videregivelse af personoplysninger og skal afslås efter bestemmelserne i forordning (EU) 2018/1725. Para. 001. Hvis Domstolen annullerer en bekræftende afgørelse, vedtager Kommissionen en ny bekræftende afgørelse til opfyldelse af dommen. Para. 002. Hvis Den Europæiske Ombudsmand har fremsat et forslag til en løsning eller henstilling, kan Kommissionen efter en vurdering af dennes argumenter beslutte at give yderligere eller fuld aktindsigt i dokumenter inden for rammerne af Kommissionens svar på forslaget eller henstillingen. Både de således offentliggjorte dokumenter og Kommissionens svar til Den Europæiske Ombudsmand offentliggøres på EASE-portalen. Para. 001. Hvad angår indledende svar gælder det som en undtagelse fra artikel 10, stk. 4, i disse regler, at såfremt begæringen vedrører dokumenter vedrørende de administrative undersøgelser, der er foretaget af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), jf. artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (herefter forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013) og artikel 2, stk. 1 og 2, i Kommissionens afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom om oprettelse af OLAF, (herefter afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom) underskrives det indledende svar af den direktør i OLAF, som OLAF's generaldirektør har udpeget til dette formål. Denne regel gælder også for dokumenter vedrørende personalespørgsmål, hvor generaldirektøren for OLAF fungerer som ansættelsesmyndighed. Hvis begæringen omhandler dokumenter, der vedrører Overvågningsudvalgets aktiviteter, jf. artikel 15 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, og som ikke hidrører fra OLAF, underskrives det indledende svar af chefen for Overvågningsudvalgets sekretariat efter høring af Overvågningsudvalget. Overvågningsudvalgets sekretariat hører OLAF, hvis dokumenterne vedrørende Overvågningsudvalgets aktiviteter afslører oplysninger om specifikke undersøgelsesskridt, der er taget i en OLAF-undersøgelse, eller resultatet heraf på en sådan måde, at OLAF-undersøgelsen kan identificeres af offentligheden, herunder informanten eller den person, der er berørt af undersøgelsen. Undersøgelsens sagsnummer betragtes ikke som sådanne oplysninger. Overvågningsudvalgets sekretariat og OLAF bestræber sig på at finde en løsning, der sikrer en hurtig behandling af begæringen. Chefen for Overvågningsudvalgets sekretariat tager hensyn til OLAF's udtalelse. Hvis begæringen omhandler dokumenter, der vedrører den kontrolansvarlige for processuelle garantiers aktiviteter, jf. artikel 9a og 9b i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, og som ikke hidrører fra OLAF, underskrives det indledende svar af den kontrolansvarlige for processuelle garantier. Den kontrolansvarlige for processuelle garantier hører OLAF, hvis dokumenterne vedrørende den kontrolansvarliges aktiviteter afslører oplysninger om specifikke undersøgelsesskridt eller resultatet heraf i en identificerbar OLAF-undersøgelse. Undersøgelsens sagsnummer betragtes ikke som sådanne oplysninger. Den kontrolansvarlige og OLAF bestræber sig på at finde en løsning, der sikrer en hurtig behandling af begæringen. Den kontrolansvarlige tager hensyn til OLAF's udtalelse. Para. 002. Hvad angår bekræftende afgørelser gælder det som en undtagelse fra artikel 11, stk. 1, i disse regler, at såfremt den genfremsatte begæring vedrører dokumenter vedrørende de administrative undersøgelser foretaget af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), jf. artikel 1 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 og artikel 2, stk. 1 og 2, i afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom, uddelegeres beføjelsen til at træffe afgørelser om genfremsatte begæringer til OLAF's generaldirektør. OLAF's generaldirektør træffer afgørelsen efter aftale med Juridisk Tjeneste. Det samme gælder for genfremsatte begæringer vedrørende dokumenter om personalespørgsmål, hvor generaldirektøren for OLAF fungerer som ansættelsesmyndighed. Beføjelsen til at træffe afgørelse om genfremsatte begæringer delegeres til generalsekretæren, når de genfremsatte begæringer vedrører indledende svar afgivet af chefen for Overvågningsudvalgets sekretariat eller af den kontrolansvarlige for processuelle garantier. Generalsekretæren hører OLAF, hvis dokumenterne afslører oplysninger om specifikke undersøgelsesskridt, der er taget i en OLAF-undersøgelse, eller resultatet heraf på en sådan måde, at OLAF-undersøgelsen kan identificeres af offentligheden, herunder informanten eller den person, der er berørt af undersøgelsen. Art. 017. Begæringer om aktindsigt, der indgives af nationale myndigheder eller organer, herunder retslige myndigheder, behandles i overensstemmelse med princippet om loyalt samarbejde i henhold til artikel 4, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Union. Efter udtrykkelig anmodning fra de nationale myndigheder behandler Kommissionen deres begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001. Art. 018. I overensstemmelse med artikel 122 i Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirlands udtrædelsesaftale fra Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab forstås alle henvisninger til medlemsstaterne og deres myndigheder i forordning (EF) nr. 1049/2001 og nærværende bestemmelser som omfattende Det Forenede Kongerige og dets myndigheder for så vidt angår dokumenter, der er udarbejdet af eller indhentet af Kommissionen inden eller efter overgangsperiodens udløb i forbindelse med Unionens aktiviteter i henhold til nævnte aftale. Art. 019. Når en begæring om aktindsigt vedrører et følsomt dokument som defineret i artikel 9, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 eller et andet dokument, der er klassificeret i henhold til de relevante sikkerhedsbestemmelser, behandles den af tjenestemænd, der har ret til at gøre sig bekendt med dokumentet i henhold til Kommissionens gældende sikkerhedsregler. Ethvert fuldstændigt eller delvis afslag på aktindsigt i et klassificeret dokument begrundes på grundlag af undtagelserne i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Hvis det på grundlag af disse undtagelser ikke er muligt at give afslag på aktindsigt i et klassificeret dokument, sørger generaldirektoratet eller den tjenestegren, der behandler begæringen, for, at klassifikationen fjernes fra dokumentet, inden det overgives til den person, der har fremsat begæring om det. Der kan dog kun gives aktindsigt i et klassificeret dokument, hvis der er opnået samtykke fra den myndighed, fra hvilken dokumentet hidrører. Art. 020. Alle generaldirektorater og tjenestegrene skal udpege en særlig medarbejder med en solid juridisk baggrund som koordinator for aktindsigt, der skal sikre en korrekt gennemførelse af forordning (EF) nr. 1049/2001 inden for det respektive generaldirektorat eller den respektive tjenestegren, herunder overholdelse af frister og konsekvens i svarene. Generalsekretariatet sikrer en god koordinering og en ensartet anvendelse af disse regler i de forskellige generaldirektorater og tjenestegrene. Med henblik herpå giver den dem al nødvendig rådgivning, vejledning og uddannelse. Anx. bilag. Betragtninger:

BILAG Nærmere regler for anvendelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter

Betragtninger: (1) Kommissionen skal træffe sine beslutninger så åbent og så tæt på borgerne som muligt og sikre åbenhed i sit arbejde. Dette giver borgerne mulighed for at deltage og garanterer, at forvaltningen har legitimitet og står til ansvar over for borgerne i overensstemmelse med Unionens demokratiske principper. (2) I overensstemmelse med artikel 15, stk. 3, tredje afsnit, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde og artikel 18, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 skal hver EU-institution i sin forretningsorden fastsætte særlige bestemmelser om aktindsigt i sine dokumenter. (3) Kommissionen har indført et digitalt system til behandling af begæringer om aktindsigt, Electronic Access to European Commission Documents (EASE), der har til formål at ensarte forvaltningen af begæringer om aktindsigt i dokumenter, samtidig med at der fokuseres på det overordnede mål om at gøre dokumenter så bredt tilgængelige for offentligheden som muligt. Art. 001. Unionsborgere og fysiske og juridiske personer, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, har ret til aktindsigt i Kommissionens dokumenter i medfør af artikel 15, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, artikel 42 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og artikel 2, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 i overensstemmelse med nærværende regler. (1) person, der har fremsat begæringen: enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, og som indgiver en begæring om aktindsigt efter forordning (EF) nr. 1049/2001 (2) dokument: dokument som defineret i artikel 3, litra a), i forordning (EF) nr. 1049/2001 (3) dokument udarbejdet af Kommissionen: et dokument, der er godkendt som klar til fremsendelse af den person, der har beføjelse til at tage ansvar for dets indhold i overensstemmelse med de regler og bestemmelser, der gælder for den tilgrundliggende forretningsproces. Denne person behøver ikke at være den person, der har den praktiske opgave med at affatte eller skrive, men er i stedet den person eller administrative enhed, der er ansvarlig for indholdet i overensstemmelse med Kommissionens proceduremæssige krav og interne regler for den pågældende forretningsproces (4) dokument modtaget af Kommissionen: et dokument, der bevidst er blevet leveret til Kommissionen af den (eksterne) afsender (a) ethvert dokument, der er registreret i henhold til artikel 7 i Kommissionens afgørelse 2021/2121 af 6. juli 2020 om forvaltning af fortegnelser og arkiver (herefter Kommissionsafgørelse 2021/2121), og (b) ethvert andet dokument, der er oprettet i en IT-applikation, som kontrolleres og ejes af Kommissionen, og som lagres på en virksomhedsenhed eller i en virksomhedscloudtjeneste, undtagen dokumenter, der er lagret i personlige mapper til rent personlig brug uden for erhvervsmæssig aktivitet (5) dokument, som Kommissionen er i besiddelse af: (6) forretningsproces: en foruddefineret arbejdsgang med klart definerede trin, der følger af de proceduremæssige krav eller interne regler, og beskrivelser af resultatet af hvert trin. Art. 002. I denne afgørelse forstås ved: Para. 001. Kommissionen giver direkte offentlig adgang til lovgivningsforslag fra tidspunktet for deres vedtagelse. Konsekvensanalysen og udtalelsen fra Udvalget for Forskriftskontrol skal være bilagt forlaget. (a) dagsordener for Kommissionens møder og foreløbige dagsordener for kommende møder (b) almindelige referater af Kommissionens møder (c) taler om Unionens tilstand, Kommissionens arbejdsprogram, strategiske fremsynsrapporter, strategiske planer, forvaltningsplaner, den årlige undersøgelse af byrden, udtalelserne om Fit for Future-platformen og årlige aktivitetsrapporter (d) landespecifikke henstillinger inden for rammerne af det europæiske semester, vejledninger til medlemsstaterne og resultattavler vedrørende genopretnings- og resiliensfaciliteten (e) afgørelser vedrørende det europæiske borgerinitiativ (f) begrundede udtalelser fra de nationale parlamenter og svar fra Kommissionen om et udkast til lovgivningsmæssig retsakts overensstemmelse med nærhedsprincippet i henhold til artikel 6 og 7 i protokol nr. 2 til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (g) samlede tjenesterejseudgifter for medlemmer af Kommissionen (h) referater af møder mellem medlemmer af Kommissionen, deres kabinetsmedlemmer og Kommissionens ledere med interesserepræsentanter. Para. 002. Kommissionen giver offentligheden direkte adgang til følgende dokumenter, bl.a. ved at offentliggøre dem rettidigt på særlige websteder: Para. 001. Begæringer om aktindsigt i dokumenter, der ikke er omfattet af artikel 3, vurderes under anvendelse af undtagelserne fra aktindsigt i artikel 4, stk. 1-3, i forordning (EF) nr. 1049/2001. (a) dokumenter, der indgår i den fase, der går forud for traktatbrudsprocedurer, og dokumenter, der indgår i en igangværende traktatbrudsprocedure (b) dokumenter, der indgår i verserende retssager (c) udtalelser fra Juridisk Tjeneste (d) dokumenter, der indgår i statsstøttesager (e) dokumenter, der indgår i konkurrencesager (herunder fusionskontrolprocedurer og kartelundersøgelser samt dokumenter, der sendes til Kommissionen af nationale konkurrencemyndigheder), handelsbeskyttelsessager, sager om udenlandske subsidier, sager om udenlandske direkte investeringer, sager om tilsyn med og regulering af finansielle markeder samt procedurer i henhold til forordningen om digitale markeder og forordningen om digitale tjenester og tilsvarende administrative procedurer (f) dokumenter, der indgår i igangværende procedurer vedrørende administrativ godkendelse (g) dokumenter, der indgår i undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (h) tilbud og tilskudsansøgninger indgivet af tilbudsgivere eller tilskudsansøgere i forbindelse med udbudsprocedurer (i) udvælgelsesprøver med henblik på ansættelse af personale (j) dokumenter, der indgår i undersøgelser foretaget af Kommissionens Undersøgelses- og Disciplinærkontor og (k) dokumenter, der indgår i medarbejderes personlige aktmappe. Para. 002. Der gælder en formodning om, at aktindsigt i bl.a. følgende dokumenter er til skade for interesser, der er beskyttet ved artikel 4, stk. 1-3, i forordning (EF) nr. 1049/2001: Der gives derfor ikke aktindsigt i disse dokumenter, medmindre den person, der har fremsat begæringen, godtgør, at der er en mere tungtvejende offentlig interesse i at give aktindsigt frem for de interesser, der er beskyttet ved artikel 4, stk. 2 og 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001. Proceduren er igangværende, indtil den retsakt, hvorved proceduren afsluttes, ikke længere kan anfægtes ved EU-domstolene eller en national domstol. Parter i proceduren i litra e)-k) har ret til aktindsigt i medfør af artikel 41, stk. 2, litra b), i chartret om grundlæggende rettigheder og den gældende sektorspecifikke lovgivning. Para. 001. Alt indhold, der udgør vigtige oplysninger, som ikke kun er af kortvarig relevans, registreres i henhold til artikel 7 i Kommissionsafgørelse 2021/2121. (a) indhold, der, hvis det ikke opbevares, ikke vil have nogen negativ administrativ eller retlig virkning for Kommissionen (b) indhold, som blev rundsendt som led i en uformel, indledende udveksling af synspunkter mellem Europa-Kommissionens personale (c) udvekslinger om spørgsmål af kortvarig relevans (f.eks. udvekslinger om praktiske spørgsmål vedrørende møder) (d) oplysninger om en persons personlige situation, medmindre de dokumenterer eller indgår i en af de procedurer, der er fastsat i personalevedtægten (e) uformel, indledende udveksling af synspunkter mellem ansatte i Kommissionen med henblik på at fastlægge holdningen for den administrative enhed, der er ansvarlig for dokumentets indhold (f) iterationer af et foreløbigt dokument (f.eks. et udkast til lovgivningsforslag eller politisk meddelelse eller et udkast til konsekvensanalyse) og (g) tidlige versioner af dokumenter, der udarbejdes i samarbejdsområder, dvs. versioner, der ikke afspejler resultatet af eller dokumenterer samarbejdet på platformen. Para. 002. Følgende indhold opfylder ikke denne definition: Para. 003. E-mails, som ikke er blevet registreret, slettes automatisk fra postkasser efter seks måneder. Para. 004. SMS-applikationer på virksomhedsmobiltelefoner må ikke anvendes til vigtige oplysninger, som ikke kun er af kortvarig relevans, medmindre dette er strengt nødvendigt af hensyn til tjenesten. SMS-applikationer skal være i overensstemmelse med Kommissionens IT-sikkerhedsanbefalinger om automatisk sletning af meddelelser. Art. 006. Indholdet af registret over Kommissionens dokumenter, der er oprettet i overensstemmelse med artikel 11 i forordning (EF) nr. 1049/2001, udvides gradvist. Et link til registret skal stilles til rådighed på EUROPA-webstedet. Kommissionen fører registret over konkurrencesager, registret over delegerede retsakter og gennemførelsesretsakter og komitologiregistret. Art. 007. Begæringen om aktindsigt afslås, hvis imødekommelse heraf ville kræve udarbejdelse af et nyt dokument, herunder hvis behandlingen ville indebære indhentelse af oplysninger fra flere dokumenter eller udtræk af oplysninger, der kræver en betydelig indsats. (a) en offentlig portal, der giver borgerne mulighed for at anmode om Kommissionens dokument(er) (EASE-portalen), og (b) et internt IT-system, som Kommissionens personale kan bruge til at behandle begæringer. Para. 001. EASE består af to dele: Para. 002. På EASE-portalen informeres offentligheden om, hvordan begæringer skal indgives, og om de proceduremæssige rettigheder for den person, der har fremsat begæringen, jf. forordning (EF) nr. 1049/2001. Para. 003. På en hjælpeside (på alle officielle sprog) informeres borgerne om, hvordan de kan få adgang til dokumenterne. Para. 004. Er der tale om meget omfangsrige dokumenter eller dokumenter, der er svære at håndtere, kan den person, der har fremsat begæringen, opfordres til at konsultere dokumenterne på stedet. Denne konsultation er gratis. Para. 001. Der kan indgives begæringer om aktindsigt via EASE-portalen. Alternativt kan begæringer også sendes pr. post eller e-mail til Kommissionens generalsekretariat eller til det relevante generaldirektorat eller den relevante tjenestegren. Para. 002. Den person, der fremsætter begæringen, skal angive sit for- og efternavn, når vedkommende indgiver begæringen. Hvis vedkommende ikke opgiver sit navn eller efternavn eller giver falske oplysninger, vil begæringen ikke blive behandlet. Para. 003. Begæringer, der indgives via EASE-portalen, pr. post eller e-mail, skal indeholde en angivelse af bopælsland og postadresse. Hvis der ikke oplyses en postadresse, vil sådanne begæringer ikke blive behandlet. Para. 004. Kommissionens svar på og afgørelser om begæringer, der indgives via EASE-portalen, anses for at være meddelt, når den person, der har fremsat begæringen, åbner svaret på portalen. Hvis den person, der har fremsat begæringen, ikke åbner svaret eller afgørelsen senest 15 hverdage efter, at generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen har sendt dem, anses svaret eller afgørelsen for at være meddelt den 16. hverdag efter afsendelsesdatoen. Para. 005. Svar på og afgørelser om begæringer, der fremsendes uden for EASE-portalen, sendes pr. e-mail, undtagen når den person, der har fremsat begæringen, specifikt har anmodet om en papirudgave eller indsendt sin begæring pr. brev, eller når generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen har en særlig grund til at sende et svar eller en afgørelse pr. anbefalet brev. Enhver meddelelse af et svar eller en afgørelse pr. e-mail skal indeholde en udtrykkelig anmodning om en kvittering for modtagelsen fra den person, der har fremsat begæringen. Hvis den person, der har fremsat begæringen, ikke kvitterer for modtagelsen efter fem hverdage, sendes der en påmindelse, medmindre den person, der har fremsat begæringen, allerede offentligt har bekræftet modtagelsen af svaret eller afgørelsen. Hvis der ikke er kvitteret for et svar eller en afgørelse, som er fremsendt elektronisk, skal der fremsendes en meddelelse pr. anbefalet post. Para. 006. Begæringens tidsmæssige og materielle rækkevidde skal være klart defineret. I tilfælde af en upræcis begæring, jf. artikel 6, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001, opfordres den person, der har fremsat begæringen, til at tilvejebringe supplerende oplysninger, der gør det muligt at identificere de ønskede dokumenter. Svarfristen begynder at løbe, når de oplysninger, der gør det muligt at fastlægge begæringernes rækkevidde og identificere dokumenterne, er modtaget. Skæringsdatoen eller den dato, indtil hvilken dokumenter identificeres, defineres som datoen for registrering af den oprindelige begæring. Para. 007. Den ansvarlige tjenestegren bistår den person, der har fremsat begæringen, f.eks. ved at give oplysninger om anvendelsen af offentlige registre over dokumenter. Hvis den person, der har fremsat begæringen, ikke senest syv hverdage efter fremsendelsen af anmodningen om præcisering har givet yderligere oplysninger, der gør det muligt at identificere de ønskede dokumenter, betragtes anmodningen som frafaldet, og personen underrettes herom. Para. 008. Anmodninger om andre oplysninger end miljøoplysninger falder uden for anvendelsesområdet for forordning (EF) nr. 1049/2001 og skal behandles af Kommissionens kompetente tjenestegren i overensstemmelse med kodeksen om god forvaltningsskik. Efter at have underrettet den person, der har fremsat begæringen, kan Kommissionens kompetente tjenestegren omkvalificere en begæring, der er indgivet i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, som en anmodning om oplysninger og behandle den i overensstemmelse hermed, medmindre den person, der har fremsat begæringen, udtrykkeligt modsætter sig en sådan omkvalificering og angiver begrundelsen derfor. Para. 009. I overensstemmelse med artikel 6, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001 kan den ansvarlige tjenestegren uformelt rådføre sig med den, der har fremsat begæringen, med henblik på at finde en rimelig løsning, der sætter den ansvarlige tjenestegren i stand til at behandle begæringer om et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter inden for de lovbestemte frister. Den rimelige løsning kan kun vedrøre antallet og indholdet af de dokumenter, der anmodes om, og ikke de frister, der er fastsat i artikel 7 og 8 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Der kan ikke ses bort fra disse frister med henblik på at give udskudte svar i partier, heller ikke hvis den person, der har fremsat begæringen, anmoder om det. Hvis der ikke kan findes en rimelig løsning, kan den ansvarlige tjenestegren ensidigt begrænse omfanget af begæringen efter reelt at have undersøgt alle alternative muligheder og i sin afgørelse udførligt redegjort for grundene til, at disse forskellige muligheder ville indebære en urimelig arbejdsbyrde eller være mindre gunstige for den person, der har fremsat begæringen. Para. 010. Som det fremgår af artikel 2 i forordning 1/58, skal generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen besvare begæringer om aktindsigt på det sprog, begæringen er affattet på, forudsat at den er affattet på et af de officielle EU-sprog. Undtagelsesvis kan generaldirektoratet eller tjenestegrenen efter at have indhentet udtrykkeligt forudgående samtykke fra den person, der har fremsat begæringen, svare på et andet sprog end det, der er anvendt i begæringen om aktindsigt, for at sikre en hurtig behandling af begæringen. Para. 011. Kommissionen bestræber sig på at udarbejde det højest mulige antal dokumenter på alle EU's officielle sprog, men når den ønskede sprogversion af et dokument ikke findes, er generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen ikke forpligtet til at oversætte det. Den person, der har fremsat begæringen, modtager den gældende officielle sprogversion. Hvis der er flere andre officielle sprogversioner end den ønskede, beder generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen den person, der har fremsat begæringen, om at angive sit foretrukne eksisterende alternativ. Para. 012. Efter et helt eller delvist afslag på aktindsigt har den person, der har fremsat begæringen, ret til at indgive en ny begæring om aktindsigt i de(t) samme dokument(er) på et senere tidspunkt. Denne nye begæring vil blive behandlet som en ny oprindelig begæring, forudsat at der er sket relevante ændringer i de retlige og/eller faktiske omstændigheder, der berettiger en eventuel aktindsigt i videre omfang, siden den første oprindelige eller bekræftende afgørelse blev truffet. I modsat fald bekræftes den tidligere oprindelige eller bekræftende afgørelse under henvisning til, at de faktiske og retlige omstændigheder ikke har ændret sig. Para. 013. I overensstemmelse med sin kodeks om god forvaltningsskik kan Kommissionen forbeholde sig ret til at afbryde yderligere brevvekslinger, der med rimelighed kan betragtes som gentagne. Para. 014. Under særlige omstændigheder afslår det relevante generaldirektorat eller den relevante tjenestegren at behandle en begæring om aktindsigt, hvis begæringen er udtryk for et klart misbrug af retten til aktindsigt. Afslaget skal indeholde en begrundelse for denne konklusion, herunder, hvor det er relevant, årsagerne til konklusionen om, at den person, der har fremsat begæringen, havde til hensigt at forstyrre institutionens funktion, og at arbejdsbyrden i forbindelse med udlevering af de ønskede dokumenter er urimelig og uforholdsmæssig set i forhold til de mål, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001. Para. 001. Det relevante generaldirektorat eller den relevante tjenestegren søger efter de dokumenter, som den person, der har fremsat begæringen, har anmodet om, blandt de dokumenter, som Kommissionen er i besiddelse af. Para. 002. Alle dokumenter, der er omfattet af den oprindelige begæring, skal identificeres. Hvis der gives afslag på aktindsigt, skal svaret mindst indeholde en klar liste pr. dokumentkategori med tilstrækkelig detaljeringsgrad til, at den person, der har fremsat begæringen, kan anfægte afslaget, medmindre en sådan identifikation ville bringe de interesser, der er beskyttet af undtagelserne fra aktindsigt, i fare. Hvis der gives delvis eller fuld aktindsigt, skal svaret angive dokumenterne ved titel og entydigt identifikationsnummer. I tilfælde af komplekse og/eller omfangsrige begæringer kan svarfristen på 15 hverdage forlænges med 15 hverdage. Enhver forlængelse af fristen skal begrundes og meddeles den person, der har fremsat begæringen, i god tid. Para. 003. Det indledende svar skal indeholde en omfattende vurdering af såvel det materielle som den tidsmæssige udstrækning af begæringen. Det indledende svar skal sikre en nøjagtig kategorisering eller identifikation af alle dokumenter, der er omfattet af den oprindelige begæring. I den forbindelse skal generaldirektøren eller tjenestegrenen ikke desto mindre sikre, at ingen oplysninger, der er beskyttet i henhold til artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, videregives. I det indledende svar underrettes den person, der har fremsat begæringen, om dennes ret til senest 15 hverdage efter modtagelsen af svaret at genfremsætte begæringen over for Kommissionens generalsekretariat. Para. 004. Indledende svar om fuld aktindsigt i de(t) ønskede dokument(er) eller bred delvis aktindsigt udelukkende med forbehold af redigering af personoplysninger, der ikke er begæret aktindsigt i, underskrives af direktøren. I alle andre tilfælde underskrives svarene af generaldirektøren eller tilsvarende for det pågældende generaldirektorat eller den pågældende tjenestegren. Para. 001. Beføjelsen til at træffe afgørelse om genfremsatte begæringer delegeres til generalsekretæren. Afgørelsen træffes af generalsekretæren efter aftale med Juridisk Tjeneste. Para. 002. Den person, der har fremsat begæringen, kan inden 15 hverdage fra modtagelsen af det indledende svar genfremsætte begæringen over for Kommissionen med henblik på at få denne til at tage begæringen op til fornyet behandling. Para. 003. Generalsekretariatet foretager en fuldstændig administrativ gennemgang af det indledende svar fra det ansvarlige generaldirektorat eller den ansvarlige tjenestegren. Dokumenter, der er udarbejdet eller modtaget af Kommissionen efter registreringen af den oprindelige begæring, vil imidlertid ikke være omfattet af den genfremsatte begæring for at sikre den totrinsproces, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001. Para. 004. Omfanget af en oprindelig begæring kan ikke udvides i en genfremsat begæring. Hvis den person, der har fremsat begæringen, udtrykkeligt anmoder om en fornyet gennemgang af det indledende svar i forbindelse med udvalgte dokumenter, som der er givet helt eller delvist afslag på, afgrænses omfanget af den genfremsatte begæring i overensstemmelse hermed. Hvis omfanget af den genfremsatte begæring er større eller forskelligt fra omfanget på det oprindelige niveau, bliver den person, der har fremsat begæringen, opfordret til at indgive en ny oprindelig begæring i henhold til artikel 6 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Para. 005. Det generaldirektorat eller den tjenestegren, der var ansvarlig for behandlingen af den oprindelige begæring, bistår generalsekretariatet med udarbejdelsen af den bekræftende afgørelse. Generaldirektoratets eller tjenestegrenens bidrag skal indeholde alle de nødvendige oplysninger, så generalsekretariatet hurtigt kan forstå konteksten og de vigtigste spørgsmål. Den skal indeholde en fuldstændig stillingtagen til alle de argumenter, som den person, der har fremsat begæringen, har fremført i forbindelse med genfremsættelsen. Bidraget skal også omfatte den oprindelige udgave af de dokumenter, hvortil der blev givet helt eller delvist afslag på aktindsigt. Bidraget sendes snarest muligt. Generalsekretariatet kan anmode generaldirektoratet eller tjenestegrenen om at træffe alle andre nødvendige foranstaltninger for at sikre kvaliteten og et sikkert retligt grundlag for behandlingen af den bekræftende begæring. Hvis den person, der har fremsat begæringen, hævder, at de dokumenter, der er omfattet af begæringen, ikke er blevet identificeret i det indledende svar, foretager generaldirektoratet eller tjenestegrenen en fornyet søgning efter dokumenter og forsyner i givet fald generalsekretariatet med et notat underskrevet af generaldirektøren eller chefen for tjenestegrenen, hvoraf det fremgår, at generaldirektoratet eller tjenestegrenen ikke er i besiddelse af de pågældende dokumenter. Hvis generalsekretariatet i forbindelse med behandlingen af en genfremsat begæring bliver opmærksom på, at dokumenter, der eksisterede inden datoen for registreringen af den oprindelige begæring, og som er omfattet af den, ikke blev identificeret i det indledende svar, registrerer Kommissionen på eget initiativ en ny særskilt oprindelig begæring for at sikre en hurtigere behandling af den genfremsatte begæring i relation til de dokumenter, der allerede er identificeret inden for rammerne af det indledende svar, samt for at give den person, der har fremsat begæringen, mulighed for senere at indgive en genfremsat begæring, hvori institutionen anmodes om at tage sin holdning til udleveringen af de nyligt identificerede dokumenter op til fornyet overvejelse. Para. 006. Den bekræftende afgørelse skal indeholde oplysninger til den person, der har fremsat begæringen, om retten til at indbringe en sag for Retten eller indgive en klage til Den Europæiske Ombudsmand på de betingelser, der er fastsat i henholdsvis artikel 263 og 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde. Para. 007. Anonymiserede bekræftende afgørelser, der er vedtaget i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, offentliggøres i princippet på EASE-portalen. Para. 001. Med hensyn til dokumenter fra tredjemand rådfører Kommissionen sig med tredjemanden for at vurdere, om en undtagelse i henhold til artikel 4, stk. 1 eller 2 i forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse, uden at det berører denne artikels stk. 2 og 3. I denne artikel forstås ved tredjemand den enhed ud over Kommissionen, som er ophavsmand til det dokument, som Kommissionen er i besiddelse af. Hvis særlige omstændigheder berettiger det, kan den kompetente tjenestegren også rådføre sig med den enhed, der har forelagt dokumentet for Kommissionen, men som ikke er ophavsmand til det ønskede dokument. Para. 002. Hvis Kommissionen vurderer, at det er klart, at der skal gives afslag på aktindsigt i det eller de ønskede dokumenter fra tredjemand i henhold til en af de undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, gives der afslag på aktindsigt, uden at tredjemanden konsulteres. (a) det dokument, der er fremsat begæring om, allerede er blevet offentliggjort af ophavsmanden eller i medfør af bestemmelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001 eller tilsvarende bestemmelser (b) det er klart, at fuldstændig eller delvis offentliggørelse af dokumentets indhold ikke skader en af de interesser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Para. 003. Kommissionen giver aktindsigt i dokumentet eller dokumenterne fra tredjemand uden at høre tredjeparten, hvis: Para. 004. Den tredjepart, der høres i overensstemmelse med stk. 1, gives en svarfrist, som ikke må være kortere end fem hverdage. Den fastsatte frist skal gøre det muligt for generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen at overholde de svarfrister, der er fastsat i artikel 7 og 8 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Hvis tredjemanden ikke svarer inden udløbet af fristen, eller hvis tredjemanden ikke kan findes eller identificeres, træffer generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen afgørelse om, hvorvidt undtagelserne i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse, idet de tager hensyn til tredjemandens berettigede interesser på grundlag af de oplysninger, Kommissionen råder over. Para. 005. Konsultation af medlemsstaterne om dokumenter, der hidrører fra dem, finder sted via deres faste repræsentationer ved Den Europæiske Union. Para. 006. Hvis medlemsstaten gør indsigelse mod offentliggørelse af dokumentet/dokumenterne på grundlag af undtagelserne i artikel 4, stk. 1-3, i forordning (EF) nr. 1049/2001, er Kommissionens umiddelbare vurdering af disse indsigelser og af de grunde, der ligger til grund for medlemsstatens standpunkt i denne henseende, tilstrækkelig. I svaret eller afgørelsen skal der henvises til medlemsstatens begrundelse for at sætte den person, der har fremsat begæringen, i stand til at forstå grundene til afslaget. Hvis den pågældende medlemsstat ikke har givet nogen begrundelse for at gøre indsigelse, kan Kommissionen beslutte, at en, flere eller ingen af undtagelserne finder anvendelse. Para. 007. Hvis generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen agter at give aktindsigt i et dokument mod tredjemandens eller medlemsstatens udtrykkelige ønske, underrettes tredjemanden eller medlemsstaten om, at man agter at give aktindsigt i dokumentet. Tredjemanden eller medlemsstaten oplyses om de muligheder, der står til rådighed for at modsætte sig offentliggørelse, nemlig indbringelse af et annullationssøgsmål for Retten og fremsættelse af en begæring om foreløbige forholdsregler for Rettens præsident. Aktindsigt i det relevante dokument kan kun gives efter en periode på ti hverdage, der begynder at løbe fra den dato, hvor tredjeparten eller medlemsstaten bekræfter modtagelsen af meddelelsen. Para. 008. Når en medlemsstat modtager en begæring om aktindsigt i et kommissionsdokument, kan den med henblik på konsultation som omhandlet i artikel 5 i forordning (EF) nr. 1049/2001 henvende sig til generalsekretariatet, der afgør, hvilket generaldirektorat eller hvilken tjenestegren i Kommissionen der er ansvarlig for dokumentet. (a) afslå at give andre personer, der har fremsat begæring, aktindsigt i et dokument, der er lovligt frigivet efter reglerne i nævnte forordning og/eller (b) give en mere begrænset aktindsigt i et dokument, der tidligere er blevet offentliggjort efter reglerne i nævnte forordning. Art. 013. Dokumenter, der er offentliggjort af Kommissionen i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, gøres tilgængelige for den brede offentlighed (erga omnes-virkning). På grund af erga omnes-virkningen af forordning (EF) nr. 1049/2001 kan Kommissionen ikke: Dokumenter, der er offentliggjort i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, skal offentliggøres på EASE-portalen eller på en lignende onlineplatform. Kommissionen kan fastsætte særlige regler for adgang til sådanne platforme. Kommissionen påtager sig intet ansvar for videreanvendelse af de offentliggjorte dokumenter, der er omfattet af tredjemands intellektuelle ejendomsrettigheder. Kommissionen kan opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt ved at underrette den person, der har fremsat begæringen, om, hvordan vedkommende kan få adgang til et dokument, som den tidligere har frigivet. Kommissionen kan besvare et stort antal begæringer om det eller de samme dokumenter eller om det samme specifikke emne, navnlig når de er formuleret på samme måde, ved en enkelt offentliggørelse. Alle de personer, der har fremsat begæringer, underrettes om denne offentliggørelse og om de relevante muligheder for prøvelse af afgørelsen. Para. 001. Hvis et dokument, der er begæret aktindsigt i, indeholder personoplysninger som omhandlet i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725) (herefter forordning (EU) 2018/1725), skal behandlingen af sådanne personoplysninger være i overensstemmelse med artikel 8 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og bestemmelserne i nævnte forordning. (a) Offentlige personer, der handler i deres offentlige egenskab, såsom statsoverhoved, præsident, minister, højtstående statsembedsmænd, leder af den regionale forvaltning, ambassadør, medlem af parlamentet, fast repræsentant, medlem af Europa-Parlamentet, generalsekretær eller tilsvarende og derover fra andre EU-institutioner og -organer eller internationale mellemstatslige organisationer samt ledende kirkelige embedsmænd. (b) Formænd, generaldirektører, administrerende direktører, driftsdirektører eller tilsvarende retlige repræsentanter for juridiske personer såsom virksomheder, konsortier, ikkestatslige organisationer, herunder tænketanke og sammenslutninger. Para. 002. Hvis identiteten og funktionen for Kommissionens ansatte på direktørniveau eller derover, kommissærer og medlemmer af deres kabinet, er nævnt i forbindelse med deres erhverv i dokumenter, der er genstand for en begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, skal de oplyses, medmindre der er grund til at antage, at den registreredes legitime interesser vil kunne lide skade. Følgende fysiske personers identitet og funktion skal også oplyses, hvis de nævnes i forbindelse med deres erhverv, medmindre der er grund til at antage, at den registreredes legitime interesser vil kunne lide skade: Para. 003. Hvis et dokument indeholder personoplysninger, der allerede er retmæssigt offentliggjort, fremsender Kommissionen blot dokumentet til den person, der har fremsat begæringen, eller henviser vedkommende til det offentlige link, hvor dokumentet er tilgængeligt. Para. 004. Når en person fremsætter begæring om aktindsigt i dokumenter, der indeholder vedkommendes egne personoplysninger, behandles denne begæring i henhold til artikel 17 i forordning (EU) 2018/1725, medmindre den pågældende specifikt anmoder om, at begæringen behandles i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001. I sidstnævnte tilfælde underrettes den person, der har fremsat begæringen, om, at de ønskede dokumenter for at beskytte den registreredes legitime interesser offentliggøres uden personoplysninger, medmindre nødvendigheds- og proportionalitetstesten i artikel 9 i forordning (EF) 2018/1725 er opfyldt. Para. 005. Enhver anmodning fra en tredjepart, der er blevet hørt i henhold til artikel 4, stk. 4 og 5, i forordning (EF) nr. 1049/2001, om at få kendskab til den person, der har fremsat begæringen, vil medføre videregivelse af personoplysninger og skal afslås efter bestemmelserne i forordning (EU) 2018/1725. Para. 001. Hvis Domstolen annullerer en bekræftende afgørelse, vedtager Kommissionen en ny bekræftende afgørelse til opfyldelse af dommen. Para. 002. Hvis Den Europæiske Ombudsmand har fremsat et forslag til en løsning eller henstilling, kan Kommissionen efter en vurdering af dennes argumenter beslutte at give yderligere eller fuld aktindsigt i dokumenter inden for rammerne af Kommissionens svar på forslaget eller henstillingen. Både de således offentliggjorte dokumenter og Kommissionens svar til Den Europæiske Ombudsmand offentliggøres på EASE-portalen. Para. 001. Hvad angår indledende svar gælder det som en undtagelse fra artikel 10, stk. 4, i disse regler, at såfremt begæringen vedrører dokumenter vedrørende de administrative undersøgelser, der er foretaget af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), jf. artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (herefter forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013) og artikel 2, stk. 1 og 2, i Kommissionens afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom om oprettelse af OLAF, (herefter afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom) underskrives det indledende svar af den direktør i OLAF, som OLAF's generaldirektør har udpeget til dette formål. Denne regel gælder også for dokumenter vedrørende personalespørgsmål, hvor generaldirektøren for OLAF fungerer som ansættelsesmyndighed. Hvis begæringen omhandler dokumenter, der vedrører Overvågningsudvalgets aktiviteter, jf. artikel 15 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, og som ikke hidrører fra OLAF, underskrives det indledende svar af chefen for Overvågningsudvalgets sekretariat efter høring af Overvågningsudvalget. Overvågningsudvalgets sekretariat hører OLAF, hvis dokumenterne vedrørende Overvågningsudvalgets aktiviteter afslører oplysninger om specifikke undersøgelsesskridt, der er taget i en OLAF-undersøgelse, eller resultatet heraf på en sådan måde, at OLAF-undersøgelsen kan identificeres af offentligheden, herunder informanten eller den person, der er berørt af undersøgelsen. Undersøgelsens sagsnummer betragtes ikke som sådanne oplysninger. Overvågningsudvalgets sekretariat og OLAF bestræber sig på at finde en løsning, der sikrer en hurtig behandling af begæringen. Chefen for Overvågningsudvalgets sekretariat tager hensyn til OLAF's udtalelse. Hvis begæringen omhandler dokumenter, der vedrører den kontrolansvarlige for processuelle garantiers aktiviteter, jf. artikel 9a og 9b i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, og som ikke hidrører fra OLAF, underskrives det indledende svar af den kontrolansvarlige for processuelle garantier. Den kontrolansvarlige for processuelle garantier hører OLAF, hvis dokumenterne vedrørende den kontrolansvarliges aktiviteter afslører oplysninger om specifikke undersøgelsesskridt eller resultatet heraf i en identificerbar OLAF-undersøgelse. Undersøgelsens sagsnummer betragtes ikke som sådanne oplysninger. Den kontrolansvarlige og OLAF bestræber sig på at finde en løsning, der sikrer en hurtig behandling af begæringen. Den kontrolansvarlige tager hensyn til OLAF's udtalelse. Para. 002. Hvad angår bekræftende afgørelser gælder det som en undtagelse fra artikel 11, stk. 1, i disse regler, at såfremt den genfremsatte begæring vedrører dokumenter vedrørende de administrative undersøgelser foretaget af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), jf. artikel 1 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 og artikel 2, stk. 1 og 2, i afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom, uddelegeres beføjelsen til at træffe afgørelser om genfremsatte begæringer til OLAF's generaldirektør. OLAF's generaldirektør træffer afgørelsen efter aftale med Juridisk Tjeneste. Det samme gælder for genfremsatte begæringer vedrørende dokumenter om personalespørgsmål, hvor generaldirektøren for OLAF fungerer som ansættelsesmyndighed. Beføjelsen til at træffe afgørelse om genfremsatte begæringer delegeres til generalsekretæren, når de genfremsatte begæringer vedrører indledende svar afgivet af chefen for Overvågningsudvalgets sekretariat eller af den kontrolansvarlige for processuelle garantier. Generalsekretæren hører OLAF, hvis dokumenterne afslører oplysninger om specifikke undersøgelsesskridt, der er taget i en OLAF-undersøgelse, eller resultatet heraf på en sådan måde, at OLAF-undersøgelsen kan identificeres af offentligheden, herunder informanten eller den person, der er berørt af undersøgelsen. Art. 017. Begæringer om aktindsigt, der indgives af nationale myndigheder eller organer, herunder retslige myndigheder, behandles i overensstemmelse med princippet om loyalt samarbejde i henhold til artikel 4, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Union. Efter udtrykkelig anmodning fra de nationale myndigheder behandler Kommissionen deres begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001. Art. 018. I overensstemmelse med artikel 122 i Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirlands udtrædelsesaftale fra Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab forstås alle henvisninger til medlemsstaterne og deres myndigheder i forordning (EF) nr. 1049/2001 og nærværende bestemmelser som omfattende Det Forenede Kongerige og dets myndigheder for så vidt angår dokumenter, der er udarbejdet af eller indhentet af Kommissionen inden eller efter overgangsperiodens udløb i forbindelse med Unionens aktiviteter i henhold til nævnte aftale. Art. 019. Når en begæring om aktindsigt vedrører et følsomt dokument som defineret i artikel 9, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 eller et andet dokument, der er klassificeret i henhold til de relevante sikkerhedsbestemmelser, behandles den af tjenestemænd, der har ret til at gøre sig bekendt med dokumentet i henhold til Kommissionens gældende sikkerhedsregler. Ethvert fuldstændigt eller delvis afslag på aktindsigt i et klassificeret dokument begrundes på grundlag af undtagelserne i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Hvis det på grundlag af disse undtagelser ikke er muligt at give afslag på aktindsigt i et klassificeret dokument, sørger generaldirektoratet eller den tjenestegren, der behandler begæringen, for, at klassifikationen fjernes fra dokumentet, inden det overgives til den person, der har fremsat begæring om det. Der kan dog kun gives aktindsigt i et klassificeret dokument, hvis der er opnået samtykke fra den myndighed, fra hvilken dokumentet hidrører. Art. 020. Alle generaldirektorater og tjenestegrene skal udpege en særlig medarbejder med en solid juridisk baggrund som koordinator for aktindsigt, der skal sikre en korrekt gennemførelse af forordning (EF) nr. 1049/2001 inden for det respektive generaldirektorat eller den respektive tjenestegren, herunder overholdelse af frister og konsekvens i svarene. Generalsekretariatet sikrer en god koordinering og en ensartet anvendelse af disse regler i de forskellige generaldirektorater og tjenestegrene. Med henblik herpå giver den dem al nødvendig rådgivning, vejledning og uddannelse.

(2) I overensstemmelse med artikel 15, stk. 3, tredje afsnit, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde og artikel 18, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 skal hver EU-institution i sin forretningsorden fastsætte særlige bestemmelser om aktindsigt i sine dokumenter.

(3) Kommissionen har indført et digitalt system til behandling af begæringer om aktindsigt, Electronic Access to European Commission Documents (EASE), der har til formål at ensarte forvaltningen af begæringer om aktindsigt i dokumenter, samtidig med at der fokuseres på det overordnede mål om at gøre dokumenter så bredt tilgængelige for offentligheden som muligt.

Artikel 1 Formål og rækkevidde

Unionsborgere og fysiske og juridiske personer, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, har ret til aktindsigt i Kommissionens dokumenter i medfør af artikel 15, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, artikel 42 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og artikel 2, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 i overensstemmelse med nærværende regler.

Artikel 2 Definitioner

I denne afgørelse forstås ved: (1) person, der har fremsat begæringen: enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, og som indgiver en begæring om aktindsigt efter forordning (EF) nr. 1049/2001 (2) dokument: dokument som defineret i artikel 3, litra a), i forordning (EF) nr. 1049/2001 (3) dokument udarbejdet af Kommissionen: et dokument, der er godkendt som klar til fremsendelse af den person, der har beføjelse til at tage ansvar for dets indhold i overensstemmelse med de regler og bestemmelser, der gælder for den tilgrundliggende forretningsproces. Denne person behøver ikke at være den person, der har den praktiske opgave med at affatte eller skrive, men er i stedet den person eller administrative enhed, der er ansvarlig for indholdet i overensstemmelse med Kommissionens proceduremæssige krav og interne regler for den pågældende forretningsproces (4) dokument modtaget af Kommissionen: et dokument, der bevidst er blevet leveret til Kommissionen af den (eksterne) afsender (a) ethvert dokument, der er registreret i henhold til artikel 7 i Kommissionens afgørelse 2021/2121 af 6. juli 2020 om forvaltning af fortegnelser og arkiver (herefter Kommissionsafgørelse 2021/2121), og (b) ethvert andet dokument, der er oprettet i en IT-applikation, som kontrolleres og ejes af Kommissionen, og som lagres på en virksomhedsenhed eller i en virksomhedscloudtjeneste, undtagen dokumenter, der er lagret i personlige mapper til rent personlig brug uden for erhvervsmæssig aktivitet (5) dokument, som Kommissionen er i besiddelse af: (6) forretningsproces: en foruddefineret arbejdsgang med klart definerede trin, der følger af de proceduremæssige krav eller interne regler, og beskrivelser af resultatet af hvert trin.

(1) person, der har fremsat begæringen: enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, og som indgiver en begæring om aktindsigt efter forordning (EF) nr. 1049/2001

(2) dokument: dokument som defineret i artikel 3, litra a), i forordning (EF) nr. 1049/2001

(3) dokument udarbejdet af Kommissionen: et dokument, der er godkendt som klar til fremsendelse af den person, der har beføjelse til at tage ansvar for dets indhold i overensstemmelse med de regler og bestemmelser, der gælder for den tilgrundliggende forretningsproces. Denne person behøver ikke at være den person, der har den praktiske opgave med at affatte eller skrive, men er i stedet den person eller administrative enhed, der er ansvarlig for indholdet i overensstemmelse med Kommissionens proceduremæssige krav og interne regler for den pågældende forretningsproces

(4) dokument modtaget af Kommissionen: et dokument, der bevidst er blevet leveret til Kommissionen af den (eksterne) afsender

(5) dokument, som Kommissionen er i besiddelse af: (a) ethvert dokument, der er registreret i henhold til artikel 7 i Kommissionens afgørelse 2021/2121 af 6. juli 2020 om forvaltning af fortegnelser og arkiver (herefter Kommissionsafgørelse 2021/2121), og (b) ethvert andet dokument, der er oprettet i en IT-applikation, som kontrolleres og ejes af Kommissionen, og som lagres på en virksomhedsenhed eller i en virksomhedscloudtjeneste, undtagen dokumenter, der er lagret i personlige mapper til rent personlig brug uden for erhvervsmæssig aktivitet

a) ethvert dokument, der er registreret i henhold til artikel 7 i Kommissionens afgørelse 2021/2121 af 6. juli 2020 om forvaltning af fortegnelser og arkiver (herefter Kommissionsafgørelse 2021/2121), og

b) ethvert andet dokument, der er oprettet i en IT-applikation, som kontrolleres og ejes af Kommissionen, og som lagres på en virksomhedsenhed eller i en virksomhedscloudtjeneste, undtagen dokumenter, der er lagret i personlige mapper til rent personlig brug uden for erhvervsmæssig aktivitet

(6) forretningsproces: en foruddefineret arbejdsgang med klart definerede trin, der følger af de proceduremæssige krav eller interne regler, og beskrivelser af resultatet af hvert trin.

Artikel 3 Dokumenter, som offentligheden automatisk har ret til aktindsigt i

1. Kommissionen giver direkte offentlig adgang til lovgivningsforslag fra tidspunktet for deres vedtagelse. Konsekvensanalysen og udtalelsen fra Udvalget for Forskriftskontrol skal være bilagt forlaget.

2. Kommissionen giver offentligheden direkte adgang til følgende dokumenter, bl.a. ved at offentliggøre dem rettidigt på særlige websteder: (a) dagsordener for Kommissionens møder og foreløbige dagsordener for kommende møder (b) almindelige referater af Kommissionens møder (c) taler om Unionens tilstand, Kommissionens arbejdsprogram, strategiske fremsynsrapporter, strategiske planer, forvaltningsplaner, den årlige undersøgelse af byrden, udtalelserne om Fit for Future-platformen og årlige aktivitetsrapporter (d) landespecifikke henstillinger inden for rammerne af det europæiske semester, vejledninger til medlemsstaterne og resultattavler vedrørende genopretnings- og resiliensfaciliteten (e) afgørelser vedrørende det europæiske borgerinitiativ (f) begrundede udtalelser fra de nationale parlamenter og svar fra Kommissionen om et udkast til lovgivningsmæssig retsakts overensstemmelse med nærhedsprincippet i henhold til artikel 6 og 7 i protokol nr. 2 til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (g) samlede tjenesterejseudgifter for medlemmer af Kommissionen (h) referater af møder mellem medlemmer af Kommissionen, deres kabinetsmedlemmer og Kommissionens ledere med interesserepræsentanter.

a) dagsordener for Kommissionens møder og foreløbige dagsordener for kommende møder

b) almindelige referater af Kommissionens møder

c) taler om Unionens tilstand, Kommissionens arbejdsprogram, strategiske fremsynsrapporter, strategiske planer, forvaltningsplaner, den årlige undersøgelse af byrden, udtalelserne om Fit for Future-platformen og årlige aktivitetsrapporter

d) landespecifikke henstillinger inden for rammerne af det europæiske semester, vejledninger til medlemsstaterne og resultattavler vedrørende genopretnings- og resiliensfaciliteten

e) afgørelser vedrørende det europæiske borgerinitiativ

f) begrundede udtalelser fra de nationale parlamenter og svar fra Kommissionen om et udkast til lovgivningsmæssig retsakts overensstemmelse med nærhedsprincippet i henhold til artikel 6 og 7 i protokol nr. 2 til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde

g) samlede tjenesterejseudgifter for medlemmer af Kommissionen

h) referater af møder mellem medlemmer af Kommissionen, deres kabinetsmedlemmer og Kommissionens ledere med interesserepræsentanter.

Artikel 4 Regler for aktindsigt i dokumenter, der er tilgængelige efter begæring

1. Begæringer om aktindsigt i dokumenter, der ikke er omfattet af artikel 3, vurderes under anvendelse af undtagelserne fra aktindsigt i artikel 4, stk. 1-3, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

2. Der gælder en formodning om, at aktindsigt i bl.a. følgende dokumenter er til skade for interesser, der er beskyttet ved artikel 4, stk. 1-3, i forordning (EF) nr. 1049/2001: Der gives derfor ikke aktindsigt i disse dokumenter, medmindre den person, der har fremsat begæringen, godtgør, at der er en mere tungtvejende offentlig interesse i at give aktindsigt frem for de interesser, der er beskyttet ved artikel 4, stk. 2 og 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001. Proceduren er igangværende, indtil den retsakt, hvorved proceduren afsluttes, ikke længere kan anfægtes ved EU-domstolene eller en national domstol. Parter i proceduren i litra e)-k) har ret til aktindsigt i medfør af artikel 41, stk. 2, litra b), i chartret om grundlæggende rettigheder og den gældende sektorspecifikke lovgivning. (a) dokumenter, der indgår i den fase, der går forud for traktatbrudsprocedurer, og dokumenter, der indgår i en igangværende traktatbrudsprocedure (b) dokumenter, der indgår i verserende retssager (c) udtalelser fra Juridisk Tjeneste (d) dokumenter, der indgår i statsstøttesager (e) dokumenter, der indgår i konkurrencesager (herunder fusionskontrolprocedurer og kartelundersøgelser samt dokumenter, der sendes til Kommissionen af nationale konkurrencemyndigheder), handelsbeskyttelsessager, sager om udenlandske subsidier, sager om udenlandske direkte investeringer, sager om tilsyn med og regulering af finansielle markeder samt procedurer i henhold til forordningen om digitale markeder og forordningen om digitale tjenester og tilsvarende administrative procedurer (f) dokumenter, der indgår i igangværende procedurer vedrørende administrativ godkendelse (g) dokumenter, der indgår i undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (h) tilbud og tilskudsansøgninger indgivet af tilbudsgivere eller tilskudsansøgere i forbindelse med udbudsprocedurer (i) udvælgelsesprøver med henblik på ansættelse af personale (j) dokumenter, der indgår i undersøgelser foretaget af Kommissionens Undersøgelses- og Disciplinærkontor og (k) dokumenter, der indgår i medarbejderes personlige aktmappe.

a) dokumenter, der indgår i den fase, der går forud for traktatbrudsprocedurer, og dokumenter, der indgår i en igangværende traktatbrudsprocedure

b) dokumenter, der indgår i verserende retssager

c) udtalelser fra Juridisk Tjeneste

d) dokumenter, der indgår i statsstøttesager

e) dokumenter, der indgår i konkurrencesager (herunder fusionskontrolprocedurer og kartelundersøgelser samt dokumenter, der sendes til Kommissionen af nationale konkurrencemyndigheder), handelsbeskyttelsessager, sager om udenlandske subsidier, sager om udenlandske direkte investeringer, sager om tilsyn med og regulering af finansielle markeder samt procedurer i henhold til forordningen om digitale markeder og forordningen om digitale tjenester og tilsvarende administrative procedurer

f) dokumenter, der indgår i igangværende procedurer vedrørende administrativ godkendelse

g) dokumenter, der indgår i undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)

h) tilbud og tilskudsansøgninger indgivet af tilbudsgivere eller tilskudsansøgere i forbindelse med udbudsprocedurer

i) udvælgelsesprøver med henblik på ansættelse af personale

j) dokumenter, der indgår i undersøgelser foretaget af Kommissionens Undersøgelses- og Disciplinærkontor og

k) dokumenter, der indgår i medarbejderes personlige aktmappe.

Artikel 5 Regler for registrering af dokumenter og sletning af indhold, der ikke er registreret

1. Alt indhold, der udgør vigtige oplysninger, som ikke kun er af kortvarig relevans, registreres i henhold til artikel 7 i Kommissionsafgørelse 2021/2121.

2. Følgende indhold opfylder ikke denne definition: (a) indhold, der, hvis det ikke opbevares, ikke vil have nogen negativ administrativ eller retlig virkning for Kommissionen (b) indhold, som blev rundsendt som led i en uformel, indledende udveksling af synspunkter mellem Europa-Kommissionens personale (c) udvekslinger om spørgsmål af kortvarig relevans (f.eks. udvekslinger om praktiske spørgsmål vedrørende møder) (d) oplysninger om en persons personlige situation, medmindre de dokumenterer eller indgår i en af de procedurer, der er fastsat i personalevedtægten (e) uformel, indledende udveksling af synspunkter mellem ansatte i Kommissionen med henblik på at fastlægge holdningen for den administrative enhed, der er ansvarlig for dokumentets indhold (f) iterationer af et foreløbigt dokument (f.eks. et udkast til lovgivningsforslag eller politisk meddelelse eller et udkast til konsekvensanalyse) og (g) tidlige versioner af dokumenter, der udarbejdes i samarbejdsområder, dvs. versioner, der ikke afspejler resultatet af eller dokumenterer samarbejdet på platformen.

a) indhold, der, hvis det ikke opbevares, ikke vil have nogen negativ administrativ eller retlig virkning for Kommissionen

b) indhold, som blev rundsendt som led i en uformel, indledende udveksling af synspunkter mellem Europa-Kommissionens personale

c) udvekslinger om spørgsmål af kortvarig relevans (f.eks. udvekslinger om praktiske spørgsmål vedrørende møder)

d) oplysninger om en persons personlige situation, medmindre de dokumenterer eller indgår i en af de procedurer, der er fastsat i personalevedtægten

e) uformel, indledende udveksling af synspunkter mellem ansatte i Kommissionen med henblik på at fastlægge holdningen for den administrative enhed, der er ansvarlig for dokumentets indhold

f) iterationer af et foreløbigt dokument (f.eks. et udkast til lovgivningsforslag eller politisk meddelelse eller et udkast til konsekvensanalyse) og

g) tidlige versioner af dokumenter, der udarbejdes i samarbejdsområder, dvs. versioner, der ikke afspejler resultatet af eller dokumenterer samarbejdet på platformen.

3. E-mails, som ikke er blevet registreret, slettes automatisk fra postkasser efter seks måneder.

4. SMS-applikationer på virksomhedsmobiltelefoner må ikke anvendes til vigtige oplysninger, som ikke kun er af kortvarig relevans, medmindre dette er strengt nødvendigt af hensyn til tjenesten. SMS-applikationer skal være i overensstemmelse med Kommissionens IT-sikkerhedsanbefalinger om automatisk sletning af meddelelser.

Artikel 6 Foranstaltninger for at lette aktindsigt i dokumenter

Indholdet af registret over Kommissionens dokumenter, der er oprettet i overensstemmelse med artikel 11 i forordning (EF) nr. 1049/2001, udvides gradvist. Et link til registret skal stilles til rådighed på EUROPA-webstedet. Kommissionen fører registret over konkurrencesager, registret over delegerede retsakter og gennemførelsesretsakter og komitologiregistret.

Artikel 7 Ingen udarbejdelse af nye dokumenter

Begæringen om aktindsigt afslås, hvis imødekommelse heraf ville kræve udarbejdelse af et nyt dokument, herunder hvis behandlingen ville indebære indhentelse af oplysninger fra flere dokumenter eller udtræk af oplysninger, der kræver en betydelig indsats.

Artikel 8 Digitalt system til behandling af begæringer om aktindsigt

1. EASE består af to dele: (a) en offentlig portal, der giver borgerne mulighed for at anmode om Kommissionens dokument(er) (EASE-portalen), og (b) et internt IT-system, som Kommissionens personale kan bruge til at behandle begæringer.

a) en offentlig portal, der giver borgerne mulighed for at anmode om Kommissionens dokument(er) (EASE-portalen), og

b) et internt IT-system, som Kommissionens personale kan bruge til at behandle begæringer.

2. På EASE-portalen informeres offentligheden om, hvordan begæringer skal indgives, og om de proceduremæssige rettigheder for den person, der har fremsat begæringen, jf. forordning (EF) nr. 1049/2001.

3. På en hjælpeside (på alle officielle sprog) informeres borgerne om, hvordan de kan få adgang til dokumenterne.

4. Er der tale om meget omfangsrige dokumenter eller dokumenter, der er svære at håndtere, kan den person, der har fremsat begæringen, opfordres til at konsultere dokumenterne på stedet. Denne konsultation er gratis.

Artikel 9 Almindelige regler om fremgangsmåden

1. Der kan indgives begæringer om aktindsigt via EASE-portalen. Alternativt kan begæringer også sendes pr. post eller e-mail til Kommissionens generalsekretariat eller til det relevante generaldirektorat eller den relevante tjenestegren.

2. Den person, der fremsætter begæringen, skal angive sit for- og efternavn, når vedkommende indgiver begæringen. Hvis vedkommende ikke opgiver sit navn eller efternavn eller giver falske oplysninger, vil begæringen ikke blive behandlet.

3. Begæringer, der indgives via EASE-portalen, pr. post eller e-mail, skal indeholde en angivelse af bopælsland og postadresse. Hvis der ikke oplyses en postadresse, vil sådanne begæringer ikke blive behandlet.

4. Kommissionens svar på og afgørelser om begæringer, der indgives via EASE-portalen, anses for at være meddelt, når den person, der har fremsat begæringen, åbner svaret på portalen. Hvis den person, der har fremsat begæringen, ikke åbner svaret eller afgørelsen senest 15 hverdage efter, at generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen har sendt dem, anses svaret eller afgørelsen for at være meddelt den 16. hverdag efter afsendelsesdatoen.

5. Svar på og afgørelser om begæringer, der fremsendes uden for EASE-portalen, sendes pr. e-mail, undtagen når den person, der har fremsat begæringen, specifikt har anmodet om en papirudgave eller indsendt sin begæring pr. brev, eller når generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen har en særlig grund til at sende et svar eller en afgørelse pr. anbefalet brev. Enhver meddelelse af et svar eller en afgørelse pr. e-mail skal indeholde en udtrykkelig anmodning om en kvittering for modtagelsen fra den person, der har fremsat begæringen. Hvis den person, der har fremsat begæringen, ikke kvitterer for modtagelsen efter fem hverdage, sendes der en påmindelse, medmindre den person, der har fremsat begæringen, allerede offentligt har bekræftet modtagelsen af svaret eller afgørelsen. Hvis der ikke er kvitteret for et svar eller en afgørelse, som er fremsendt elektronisk, skal der fremsendes en meddelelse pr. anbefalet post.

6. Begæringens tidsmæssige og materielle rækkevidde skal være klart defineret. I tilfælde af en upræcis begæring, jf. artikel 6, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001, opfordres den person, der har fremsat begæringen, til at tilvejebringe supplerende oplysninger, der gør det muligt at identificere de ønskede dokumenter. Svarfristen begynder at løbe, når de oplysninger, der gør det muligt at fastlægge begæringernes rækkevidde og identificere dokumenterne, er modtaget. Skæringsdatoen eller den dato, indtil hvilken dokumenter identificeres, defineres som datoen for registrering af den oprindelige begæring.

7. Den ansvarlige tjenestegren bistår den person, der har fremsat begæringen, f.eks. ved at give oplysninger om anvendelsen af offentlige registre over dokumenter. Hvis den person, der har fremsat begæringen, ikke senest syv hverdage efter fremsendelsen af anmodningen om præcisering har givet yderligere oplysninger, der gør det muligt at identificere de ønskede dokumenter, betragtes anmodningen som frafaldet, og personen underrettes herom.

8. Anmodninger om andre oplysninger end miljøoplysninger falder uden for anvendelsesområdet for forordning (EF) nr. 1049/2001 og skal behandles af Kommissionens kompetente tjenestegren i overensstemmelse med kodeksen om god forvaltningsskik. Efter at have underrettet den person, der har fremsat begæringen, kan Kommissionens kompetente tjenestegren omkvalificere en begæring, der er indgivet i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, som en anmodning om oplysninger og behandle den i overensstemmelse hermed, medmindre den person, der har fremsat begæringen, udtrykkeligt modsætter sig en sådan omkvalificering og angiver begrundelsen derfor.

9. I overensstemmelse med artikel 6, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001 kan den ansvarlige tjenestegren uformelt rådføre sig med den, der har fremsat begæringen, med henblik på at finde en rimelig løsning, der sætter den ansvarlige tjenestegren i stand til at behandle begæringer om et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter inden for de lovbestemte frister. Den rimelige løsning kan kun vedrøre antallet og indholdet af de dokumenter, der anmodes om, og ikke de frister, der er fastsat i artikel 7 og 8 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Der kan ikke ses bort fra disse frister med henblik på at give udskudte svar i partier, heller ikke hvis den person, der har fremsat begæringen, anmoder om det. Hvis der ikke kan findes en rimelig løsning, kan den ansvarlige tjenestegren ensidigt begrænse omfanget af begæringen efter reelt at have undersøgt alle alternative muligheder og i sin afgørelse udførligt redegjort for grundene til, at disse forskellige muligheder ville indebære en urimelig arbejdsbyrde eller være mindre gunstige for den person, der har fremsat begæringen.

10. Som det fremgår af artikel 2 i forordning 1/58, skal generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen besvare begæringer om aktindsigt på det sprog, begæringen er affattet på, forudsat at den er affattet på et af de officielle EU-sprog. Undtagelsesvis kan generaldirektoratet eller tjenestegrenen efter at have indhentet udtrykkeligt forudgående samtykke fra den person, der har fremsat begæringen, svare på et andet sprog end det, der er anvendt i begæringen om aktindsigt, for at sikre en hurtig behandling af begæringen.

11. Kommissionen bestræber sig på at udarbejde det højest mulige antal dokumenter på alle EU's officielle sprog, men når den ønskede sprogversion af et dokument ikke findes, er generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen ikke forpligtet til at oversætte det. Den person, der har fremsat begæringen, modtager den gældende officielle sprogversion. Hvis der er flere andre officielle sprogversioner end den ønskede, beder generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen den person, der har fremsat begæringen, om at angive sit foretrukne eksisterende alternativ.

12. Efter et helt eller delvist afslag på aktindsigt har den person, der har fremsat begæringen, ret til at indgive en ny begæring om aktindsigt i de(t) samme dokument(er) på et senere tidspunkt. Denne nye begæring vil blive behandlet som en ny oprindelig begæring, forudsat at der er sket relevante ændringer i de retlige og/eller faktiske omstændigheder, der berettiger en eventuel aktindsigt i videre omfang, siden den første oprindelige eller bekræftende afgørelse blev truffet. I modsat fald bekræftes den tidligere oprindelige eller bekræftende afgørelse under henvisning til, at de faktiske og retlige omstændigheder ikke har ændret sig.

13. I overensstemmelse med sin kodeks om god forvaltningsskik kan Kommissionen forbeholde sig ret til at afbryde yderligere brevvekslinger, der med rimelighed kan betragtes som gentagne.

14. Under særlige omstændigheder afslår det relevante generaldirektorat eller den relevante tjenestegren at behandle en begæring om aktindsigt, hvis begæringen er udtryk for et klart misbrug af retten til aktindsigt. Afslaget skal indeholde en begrundelse for denne konklusion, herunder, hvor det er relevant, årsagerne til konklusionen om, at den person, der har fremsat begæringen, havde til hensigt at forstyrre institutionens funktion, og at arbejdsbyrden i forbindelse med udlevering af de ønskede dokumenter er urimelig og uforholdsmæssig set i forhold til de mål, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001.

Artikel 10 Behandling af oprindelige begæringer

1. Det relevante generaldirektorat eller den relevante tjenestegren søger efter de dokumenter, som den person, der har fremsat begæringen, har anmodet om, blandt de dokumenter, som Kommissionen er i besiddelse af.

2. Alle dokumenter, der er omfattet af den oprindelige begæring, skal identificeres. Hvis der gives afslag på aktindsigt, skal svaret mindst indeholde en klar liste pr. dokumentkategori med tilstrækkelig detaljeringsgrad til, at den person, der har fremsat begæringen, kan anfægte afslaget, medmindre en sådan identifikation ville bringe de interesser, der er beskyttet af undtagelserne fra aktindsigt, i fare. Hvis der gives delvis eller fuld aktindsigt, skal svaret angive dokumenterne ved titel og entydigt identifikationsnummer. I tilfælde af komplekse og/eller omfangsrige begæringer kan svarfristen på 15 hverdage forlænges med 15 hverdage. Enhver forlængelse af fristen skal begrundes og meddeles den person, der har fremsat begæringen, i god tid.

3. Det indledende svar skal indeholde en omfattende vurdering af såvel det materielle som den tidsmæssige udstrækning af begæringen. Det indledende svar skal sikre en nøjagtig kategorisering eller identifikation af alle dokumenter, der er omfattet af den oprindelige begæring. I den forbindelse skal generaldirektøren eller tjenestegrenen ikke desto mindre sikre, at ingen oplysninger, der er beskyttet i henhold til artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, videregives. I det indledende svar underrettes den person, der har fremsat begæringen, om dennes ret til senest 15 hverdage efter modtagelsen af svaret at genfremsætte begæringen over for Kommissionens generalsekretariat.

4. Indledende svar om fuld aktindsigt i de(t) ønskede dokument(er) eller bred delvis aktindsigt udelukkende med forbehold af redigering af personoplysninger, der ikke er begæret aktindsigt i, underskrives af direktøren. I alle andre tilfælde underskrives svarene af generaldirektøren eller tilsvarende for det pågældende generaldirektorat eller den pågældende tjenestegren.

Artikel 11 Behandling af genfremsatte begæringer

1. Beføjelsen til at træffe afgørelse om genfremsatte begæringer delegeres til generalsekretæren. Afgørelsen træffes af generalsekretæren efter aftale med Juridisk Tjeneste.

2. Den person, der har fremsat begæringen, kan inden 15 hverdage fra modtagelsen af det indledende svar genfremsætte begæringen over for Kommissionen med henblik på at få denne til at tage begæringen op til fornyet behandling.

3. Generalsekretariatet foretager en fuldstændig administrativ gennemgang af det indledende svar fra det ansvarlige generaldirektorat eller den ansvarlige tjenestegren. Dokumenter, der er udarbejdet eller modtaget af Kommissionen efter registreringen af den oprindelige begæring, vil imidlertid ikke være omfattet af den genfremsatte begæring for at sikre den totrinsproces, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001.

4. Omfanget af en oprindelig begæring kan ikke udvides i en genfremsat begæring. Hvis den person, der har fremsat begæringen, udtrykkeligt anmoder om en fornyet gennemgang af det indledende svar i forbindelse med udvalgte dokumenter, som der er givet helt eller delvist afslag på, afgrænses omfanget af den genfremsatte begæring i overensstemmelse hermed. Hvis omfanget af den genfremsatte begæring er større eller forskelligt fra omfanget på det oprindelige niveau, bliver den person, der har fremsat begæringen, opfordret til at indgive en ny oprindelig begæring i henhold til artikel 6 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

5. Det generaldirektorat eller den tjenestegren, der var ansvarlig for behandlingen af den oprindelige begæring, bistår generalsekretariatet med udarbejdelsen af den bekræftende afgørelse. Generaldirektoratets eller tjenestegrenens bidrag skal indeholde alle de nødvendige oplysninger, så generalsekretariatet hurtigt kan forstå konteksten og de vigtigste spørgsmål. Den skal indeholde en fuldstændig stillingtagen til alle de argumenter, som den person, der har fremsat begæringen, har fremført i forbindelse med genfremsættelsen. Bidraget skal også omfatte den oprindelige udgave af de dokumenter, hvortil der blev givet helt eller delvist afslag på aktindsigt. Bidraget sendes snarest muligt. Generalsekretariatet kan anmode generaldirektoratet eller tjenestegrenen om at træffe alle andre nødvendige foranstaltninger for at sikre kvaliteten og et sikkert retligt grundlag for behandlingen af den bekræftende begæring. Hvis den person, der har fremsat begæringen, hævder, at de dokumenter, der er omfattet af begæringen, ikke er blevet identificeret i det indledende svar, foretager generaldirektoratet eller tjenestegrenen en fornyet søgning efter dokumenter og forsyner i givet fald generalsekretariatet med et notat underskrevet af generaldirektøren eller chefen for tjenestegrenen, hvoraf det fremgår, at generaldirektoratet eller tjenestegrenen ikke er i besiddelse af de pågældende dokumenter. Hvis generalsekretariatet i forbindelse med behandlingen af en genfremsat begæring bliver opmærksom på, at dokumenter, der eksisterede inden datoen for registreringen af den oprindelige begæring, og som er omfattet af den, ikke blev identificeret i det indledende svar, registrerer Kommissionen på eget initiativ en ny særskilt oprindelig begæring for at sikre en hurtigere behandling af den genfremsatte begæring i relation til de dokumenter, der allerede er identificeret inden for rammerne af det indledende svar, samt for at give den person, der har fremsat begæringen, mulighed for senere at indgive en genfremsat begæring, hvori institutionen anmodes om at tage sin holdning til udleveringen af de nyligt identificerede dokumenter op til fornyet overvejelse.

6. Den bekræftende afgørelse skal indeholde oplysninger til den person, der har fremsat begæringen, om retten til at indbringe en sag for Retten eller indgive en klage til Den Europæiske Ombudsmand på de betingelser, der er fastsat i henholdsvis artikel 263 og 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.

7. Anonymiserede bekræftende afgørelser, der er vedtaget i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, offentliggøres i princippet på EASE-portalen.

Artikel 12 Konsultationer vedrørende dokumenter hidrørende fra tredjemand

1. Med hensyn til dokumenter fra tredjemand rådfører Kommissionen sig med tredjemanden for at vurdere, om en undtagelse i henhold til artikel 4, stk. 1 eller 2 i forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse, uden at det berører denne artikels stk. 2 og 3. I denne artikel forstås ved tredjemand den enhed ud over Kommissionen, som er ophavsmand til det dokument, som Kommissionen er i besiddelse af. Hvis særlige omstændigheder berettiger det, kan den kompetente tjenestegren også rådføre sig med den enhed, der har forelagt dokumentet for Kommissionen, men som ikke er ophavsmand til det ønskede dokument.

2. Hvis Kommissionen vurderer, at det er klart, at der skal gives afslag på aktindsigt i det eller de ønskede dokumenter fra tredjemand i henhold til en af de undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, gives der afslag på aktindsigt, uden at tredjemanden konsulteres.

3. Kommissionen giver aktindsigt i dokumentet eller dokumenterne fra tredjemand uden at høre tredjeparten, hvis: (a) det dokument, der er fremsat begæring om, allerede er blevet offentliggjort af ophavsmanden eller i medfør af bestemmelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001 eller tilsvarende bestemmelser (b) det er klart, at fuldstændig eller delvis offentliggørelse af dokumentets indhold ikke skader en af de interesser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

a) det dokument, der er fremsat begæring om, allerede er blevet offentliggjort af ophavsmanden eller i medfør af bestemmelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001 eller tilsvarende bestemmelser

b) det er klart, at fuldstændig eller delvis offentliggørelse af dokumentets indhold ikke skader en af de interesser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

4. Den tredjepart, der høres i overensstemmelse med stk. 1, gives en svarfrist, som ikke må være kortere end fem hverdage. Den fastsatte frist skal gøre det muligt for generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen at overholde de svarfrister, der er fastsat i artikel 7 og 8 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Hvis tredjemanden ikke svarer inden udløbet af fristen, eller hvis tredjemanden ikke kan findes eller identificeres, træffer generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen afgørelse om, hvorvidt undtagelserne i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse, idet de tager hensyn til tredjemandens berettigede interesser på grundlag af de oplysninger, Kommissionen råder over.

5. Konsultation af medlemsstaterne om dokumenter, der hidrører fra dem, finder sted via deres faste repræsentationer ved Den Europæiske Union.

6. Hvis medlemsstaten gør indsigelse mod offentliggørelse af dokumentet/dokumenterne på grundlag af undtagelserne i artikel 4, stk. 1-3, i forordning (EF) nr. 1049/2001, er Kommissionens umiddelbare vurdering af disse indsigelser og af de grunde, der ligger til grund for medlemsstatens standpunkt i denne henseende, tilstrækkelig. I svaret eller afgørelsen skal der henvises til medlemsstatens begrundelse for at sætte den person, der har fremsat begæringen, i stand til at forstå grundene til afslaget. Hvis den pågældende medlemsstat ikke har givet nogen begrundelse for at gøre indsigelse, kan Kommissionen beslutte, at en, flere eller ingen af undtagelserne finder anvendelse.

7. Hvis generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen agter at give aktindsigt i et dokument mod tredjemandens eller medlemsstatens udtrykkelige ønske, underrettes tredjemanden eller medlemsstaten om, at man agter at give aktindsigt i dokumentet. Tredjemanden eller medlemsstaten oplyses om de muligheder, der står til rådighed for at modsætte sig offentliggørelse, nemlig indbringelse af et annullationssøgsmål for Retten og fremsættelse af en begæring om foreløbige forholdsregler for Rettens præsident. Aktindsigt i det relevante dokument kan kun gives efter en periode på ti hverdage, der begynder at løbe fra den dato, hvor tredjeparten eller medlemsstaten bekræfter modtagelsen af meddelelsen.

8. Når en medlemsstat modtager en begæring om aktindsigt i et kommissionsdokument, kan den med henblik på konsultation som omhandlet i artikel 5 i forordning (EF) nr. 1049/2001 henvende sig til generalsekretariatet, der afgør, hvilket generaldirektorat eller hvilken tjenestegren i Kommissionen der er ansvarlig for dokumentet.

Artikel 13 Erga omnes-virkningen af en afgørelse om at give aktindsigt efter begæring

Dokumenter, der er offentliggjort af Kommissionen i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, gøres tilgængelige for den brede offentlighed (erga omnes-virkning). På grund af erga omnes-virkningen af forordning (EF) nr. 1049/2001 kan Kommissionen ikke: Dokumenter, der er offentliggjort i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, skal offentliggøres på EASE-portalen eller på en lignende onlineplatform. Kommissionen kan fastsætte særlige regler for adgang til sådanne platforme. Kommissionen påtager sig intet ansvar for videreanvendelse af de offentliggjorte dokumenter, der er omfattet af tredjemands intellektuelle ejendomsrettigheder. Kommissionen kan opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt ved at underrette den person, der har fremsat begæringen, om, hvordan vedkommende kan få adgang til et dokument, som den tidligere har frigivet. Kommissionen kan besvare et stort antal begæringer om det eller de samme dokumenter eller om det samme specifikke emne, navnlig når de er formuleret på samme måde, ved en enkelt offentliggørelse. Alle de personer, der har fremsat begæringer, underrettes om denne offentliggørelse og om de relevante muligheder for prøvelse af afgørelsen. (a) afslå at give andre personer, der har fremsat begæring, aktindsigt i et dokument, der er lovligt frigivet efter reglerne i nævnte forordning og/eller (b) give en mere begrænset aktindsigt i et dokument, der tidligere er blevet offentliggjort efter reglerne i nævnte forordning.

a) afslå at give andre personer, der har fremsat begæring, aktindsigt i et dokument, der er lovligt frigivet efter reglerne i nævnte forordning og/eller

b) give en mere begrænset aktindsigt i et dokument, der tidligere er blevet offentliggjort efter reglerne i nævnte forordning.

Artikel 14 Personoplysninger

1. Hvis et dokument, der er begæret aktindsigt i, indeholder personoplysninger som omhandlet i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725) (herefter forordning (EU) 2018/1725), skal behandlingen af sådanne personoplysninger være i overensstemmelse med artikel 8 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og bestemmelserne i nævnte forordning.

2. Hvis identiteten og funktionen for Kommissionens ansatte på direktørniveau eller derover, kommissærer og medlemmer af deres kabinet, er nævnt i forbindelse med deres erhverv i dokumenter, der er genstand for en begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, skal de oplyses, medmindre der er grund til at antage, at den registreredes legitime interesser vil kunne lide skade. Følgende fysiske personers identitet og funktion skal også oplyses, hvis de nævnes i forbindelse med deres erhverv, medmindre der er grund til at antage, at den registreredes legitime interesser vil kunne lide skade: (a) Offentlige personer, der handler i deres offentlige egenskab, såsom statsoverhoved, præsident, minister, højtstående statsembedsmænd, leder af den regionale forvaltning, ambassadør, medlem af parlamentet, fast repræsentant, medlem af Europa-Parlamentet, generalsekretær eller tilsvarende og derover fra andre EU-institutioner og -organer eller internationale mellemstatslige organisationer samt ledende kirkelige embedsmænd. (b) Formænd, generaldirektører, administrerende direktører, driftsdirektører eller tilsvarende retlige repræsentanter for juridiske personer såsom virksomheder, konsortier, ikkestatslige organisationer, herunder tænketanke og sammenslutninger.

a) Offentlige personer, der handler i deres offentlige egenskab, såsom statsoverhoved, præsident, minister, højtstående statsembedsmænd, leder af den regionale forvaltning, ambassadør, medlem af parlamentet, fast repræsentant, medlem af Europa-Parlamentet, generalsekretær eller tilsvarende og derover fra andre EU-institutioner og -organer eller internationale mellemstatslige organisationer samt ledende kirkelige embedsmænd.

b) Formænd, generaldirektører, administrerende direktører, driftsdirektører eller tilsvarende retlige repræsentanter for juridiske personer såsom virksomheder, konsortier, ikkestatslige organisationer, herunder tænketanke og sammenslutninger.

3. Hvis et dokument indeholder personoplysninger, der allerede er retmæssigt offentliggjort, fremsender Kommissionen blot dokumentet til den person, der har fremsat begæringen, eller henviser vedkommende til det offentlige link, hvor dokumentet er tilgængeligt.

4. Når en person fremsætter begæring om aktindsigt i dokumenter, der indeholder vedkommendes egne personoplysninger, behandles denne begæring i henhold til artikel 17 i forordning (EU) 2018/1725, medmindre den pågældende specifikt anmoder om, at begæringen behandles i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001. I sidstnævnte tilfælde underrettes den person, der har fremsat begæringen, om, at de ønskede dokumenter for at beskytte den registreredes legitime interesser offentliggøres uden personoplysninger, medmindre nødvendigheds- og proportionalitetstesten i artikel 9 i forordning (EF) 2018/1725 er opfyldt.

5. Enhver anmodning fra en tredjepart, der er blevet hørt i henhold til artikel 4, stk. 4 og 5, i forordning (EF) nr. 1049/2001, om at få kendskab til den person, der har fremsat begæringen, vil medføre videregivelse af personoplysninger og skal afslås efter bestemmelserne i forordning (EU) 2018/1725.

Artikel 15 Opfyldelse af domme afsagt af Den Europæiske Unions domstol og efterkommelse af Den Europæiske Ombudsmands henstillinger

1. Hvis Domstolen annullerer en bekræftende afgørelse, vedtager Kommissionen en ny bekræftende afgørelse til opfyldelse af dommen.

2. Hvis Den Europæiske Ombudsmand har fremsat et forslag til en løsning eller henstilling, kan Kommissionen efter en vurdering af dennes argumenter beslutte at give yderligere eller fuld aktindsigt i dokumenter inden for rammerne af Kommissionens svar på forslaget eller henstillingen. Både de således offentliggjorte dokumenter og Kommissionens svar til Den Europæiske Ombudsmand offentliggøres på EASE-portalen.

Artikel 16 Særlige regler for begæringer om aktindsigt i dokumenter vedrørende OLAF's, Overvågningsudvalgs og den kontrolansvarlige for processuelle garantiers aktiviteter

1. Hvad angår indledende svar gælder det som en undtagelse fra artikel 10, stk. 4, i disse regler, at såfremt begæringen vedrører dokumenter vedrørende de administrative undersøgelser, der er foretaget af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), jf. artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (herefter forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013) og artikel 2, stk. 1 og 2, i Kommissionens afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom om oprettelse af OLAF, (herefter afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom) underskrives det indledende svar af den direktør i OLAF, som OLAF's generaldirektør har udpeget til dette formål. Denne regel gælder også for dokumenter vedrørende personalespørgsmål, hvor generaldirektøren for OLAF fungerer som ansættelsesmyndighed. Hvis begæringen omhandler dokumenter, der vedrører Overvågningsudvalgets aktiviteter, jf. artikel 15 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, og som ikke hidrører fra OLAF, underskrives det indledende svar af chefen for Overvågningsudvalgets sekretariat efter høring af Overvågningsudvalget. Overvågningsudvalgets sekretariat hører OLAF, hvis dokumenterne vedrørende Overvågningsudvalgets aktiviteter afslører oplysninger om specifikke undersøgelsesskridt, der er taget i en OLAF-undersøgelse, eller resultatet heraf på en sådan måde, at OLAF-undersøgelsen kan identificeres af offentligheden, herunder informanten eller den person, der er berørt af undersøgelsen. Undersøgelsens sagsnummer betragtes ikke som sådanne oplysninger. Overvågningsudvalgets sekretariat og OLAF bestræber sig på at finde en løsning, der sikrer en hurtig behandling af begæringen. Chefen for Overvågningsudvalgets sekretariat tager hensyn til OLAF's udtalelse. Hvis begæringen omhandler dokumenter, der vedrører den kontrolansvarlige for processuelle garantiers aktiviteter, jf. artikel 9a og 9b i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, og som ikke hidrører fra OLAF, underskrives det indledende svar af den kontrolansvarlige for processuelle garantier. Den kontrolansvarlige for processuelle garantier hører OLAF, hvis dokumenterne vedrørende den kontrolansvarliges aktiviteter afslører oplysninger om specifikke undersøgelsesskridt eller resultatet heraf i en identificerbar OLAF-undersøgelse. Undersøgelsens sagsnummer betragtes ikke som sådanne oplysninger. Den kontrolansvarlige og OLAF bestræber sig på at finde en løsning, der sikrer en hurtig behandling af begæringen. Den kontrolansvarlige tager hensyn til OLAF's udtalelse.

2. Hvad angår bekræftende afgørelser gælder det som en undtagelse fra artikel 11, stk. 1, i disse regler, at såfremt den genfremsatte begæring vedrører dokumenter vedrørende de administrative undersøgelser foretaget af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), jf. artikel 1 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 og artikel 2, stk. 1 og 2, i afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom, uddelegeres beføjelsen til at træffe afgørelser om genfremsatte begæringer til OLAF's generaldirektør. OLAF's generaldirektør træffer afgørelsen efter aftale med Juridisk Tjeneste. Det samme gælder for genfremsatte begæringer vedrørende dokumenter om personalespørgsmål, hvor generaldirektøren for OLAF fungerer som ansættelsesmyndighed. Beføjelsen til at træffe afgørelse om genfremsatte begæringer delegeres til generalsekretæren, når de genfremsatte begæringer vedrører indledende svar afgivet af chefen for Overvågningsudvalgets sekretariat eller af den kontrolansvarlige for processuelle garantier. Generalsekretæren hører OLAF, hvis dokumenterne afslører oplysninger om specifikke undersøgelsesskridt, der er taget i en OLAF-undersøgelse, eller resultatet heraf på en sådan måde, at OLAF-undersøgelsen kan identificeres af offentligheden, herunder informanten eller den person, der er berørt af undersøgelsen.

Artikel 17 Princippet om loyalt samarbejde

Begæringer om aktindsigt, der indgives af nationale myndigheder eller organer, herunder retslige myndigheder, behandles i overensstemmelse med princippet om loyalt samarbejde i henhold til artikel 4, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Union. Efter udtrykkelig anmodning fra de nationale myndigheder behandler Kommissionen deres begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001.

Artikel 18 Gennemførelse af udtrædelsesaftalen

I overensstemmelse med artikel 122 i Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirlands udtrædelsesaftale fra Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab forstås alle henvisninger til medlemsstaterne og deres myndigheder i forordning (EF) nr. 1049/2001 og nærværende bestemmelser som omfattende Det Forenede Kongerige og dets myndigheder for så vidt angår dokumenter, der er udarbejdet af eller indhentet af Kommissionen inden eller efter overgangsperiodens udløb i forbindelse med Unionens aktiviteter i henhold til nævnte aftale.

Artikel 19 Behandling af begæringer om aktindsigt i klassificerede dokumenter

Når en begæring om aktindsigt vedrører et følsomt dokument som defineret i artikel 9, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 eller et andet dokument, der er klassificeret i henhold til de relevante sikkerhedsbestemmelser, behandles den af tjenestemænd, der har ret til at gøre sig bekendt med dokumentet i henhold til Kommissionens gældende sikkerhedsregler. Ethvert fuldstændigt eller delvis afslag på aktindsigt i et klassificeret dokument begrundes på grundlag af undtagelserne i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Hvis det på grundlag af disse undtagelser ikke er muligt at give afslag på aktindsigt i et klassificeret dokument, sørger generaldirektoratet eller den tjenestegren, der behandler begæringen, for, at klassifikationen fjernes fra dokumentet, inden det overgives til den person, der har fremsat begæring om det. Der kan dog kun gives aktindsigt i et klassificeret dokument, hvis der er opnået samtykke fra den myndighed, fra hvilken dokumentet hidrører.

Artikel 20 Intern organisation

Alle generaldirektorater og tjenestegrene skal udpege en særlig medarbejder med en solid juridisk baggrund som koordinator for aktindsigt, der skal sikre en korrekt gennemførelse af forordning (EF) nr. 1049/2001 inden for det respektive generaldirektorat eller den respektive tjenestegren, herunder overholdelse af frister og konsekvens i svarene. Generalsekretariatet sikrer en god koordinering og en ensartet anvendelse af disse regler i de forskellige generaldirektorater og tjenestegrene. Med henblik herpå giver den dem al nødvendig rådgivning, vejledning og uddannelse.

Versioner

2024-12-04