Not the law itself: Notice

Address https://gelex.eu/eli/EU/notice/oj/C/2012/286/11@2012-07-13/mt

Contents

1. Preamble
2. TAQSIMA 1 DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI
3. Artikolu 1 Suġġett u ambitu
4. Artikolu 2 Definizzjonijiet
5. TAQSIMA 2 L-UFFIĊJAL GĦALL-PROTEZZJONI TAD-DATA
6. Artikolu 3 Ħatra, status u affarijiet organizzattivi
7. 1.
8. 3.
9. Artikolu 4 Kompiti u dmirijiet tal-UPD
10. Artikolu 5 Is-setgħat tal-UPD
11. 1.
12. TAQSIMA 3 KONTROLLUR U KOORDINATUR TAL-PROTEZZJONI TAD-DATA
13. Artikolu 6 Kompiti u dmirijiet tal-kontrolluri u l-koordinaturi tal-protezzjoni tad-dejta
14. 4.
15. Artikolu 7 Proċedura ta’ notifika
16. TAQSIMA 4 DRITTIJIET TAS-SUĠĠETTI TAD-DATA
17. Artikolu 8 Reġistru
18. Artikolu 9 Eżerċitar tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data
19. 1.
20. Artikolu 10 Eżenzjoni u restrizzjonijiet
21. Artikolu 11 Investigazzjoni
22. TAQSIMA 5 DĦUL FIS-SEĦĦ
23. Artikolu 12 Dħul fis-seħħ

IL-BORD ĠENERALI TAL-BORD EWROPEW DWAR IR-RISKJU SISTEMIKU,

Wara li kkunsidra l-Artikolu 16 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,

Wara li kkunsidra r-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta' individwu fir-rigward tal-ipproċessar ta' data personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-moviment liberu ta' dak id-data, u b’mod partikolari l-Artikolu 24(8) u l-Anness tiegħu,

Wara li kkonsulta lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (KEPD),

Billi:

(1) Ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 jistabbilixxi l-prinċipji u r-regoli applikabbli għall-istituzzjonijiet u l-korpi kollha tal-Unjoni Ewropea u jipprovdi għall-ħatra ta' uffiċjal għall-protezzjoni tad-data (UPD) minn kull istituzzjoni u korp tal-Unjoni.

(2) Skont l-Artikolu 24(8) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001, l-istituzzjonijiet u l-korpi kollha tal-Unjoni għandhom jadottaw regoli ta’ implimentazzjoni ulterjuri dwar l-UPD b’mod konformi mal-Anness ta’ dak ir-Regolament.

(3) Huwa xieraq li jiġu inklużi dispożizzjonijiet dwar il-kontrolluri u l-koordinaturi tal-protezzjoni tad-data, li l-kompiti u d-dmirijiet tagħhom huma relatati ma' dawk tal-UPD, u dwar ir-regolazzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data,

ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:

TAQSIMA 1 DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI

Artikolu 1 Suġġett u ambitu

Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi regoli dwar:

(a) il-ħatra u l-istatus tal-UPD tal-Bord Ewropew dwar ir-Riskju Sistemiku (BERS), kif ukoll dwar il-kompiti, id-dmirijiet u s-setgħat tal-UPD;

(b) l-irwoli, il-kompiti u d-dmirijiet tal-kontrolluri u l-koordinaturi tal-protezzjoni tad-dejta;

(c) l-eżerċitar ta' drittijiet mis-suġġetti tad-dejta.

Artikolu 2 Definizzjonijiet

Għall-finijiet ta’ din id-Deċiżjoni, għandhom japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:

(a) kontrollur ifisser maniġer responsabbli għal unità organizzattiva li tiddetermina l-iskopijiet u l-mezzi għall-ipproċessar ta’ dejta personali;

(b) koordinatur tal-protezzjoni tad-data tfisser membru tal-persunal li jassisti lil kontrollur fil-qadi ta’ dmirijietu ta’ protezzjoni tad-data. Din il-persuna għandha tkun speċjalista fil-ġestjoni tar-rekords.

TAQSIMA 2 L-UFFIĊJAL GĦALL-PROTEZZJONI TAD-DATA

Artikolu 3 Ħatra, status u affarijiet organizzattivi

1. Il-Bord Ġenerali għandu:

1.

(a) jaħtar UPD li jkun anzjan biżżejjed biex jissodisfa r-rekwiżiti tal-Artikolu 24 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001;

(b) jiffissa terminu għall-kariga tal-UPD ta’ bejn sentejn u ħames snin.

2. Il-Bord Ġenerali għandu jiżgura li l-UPD jista’ jwettaq il-kompiti u d-dmirijiet ta’ UPD b’mod indipendenti. Mingħajr preġudizzju għal dik l-indipendenza, l-evalwaturi tal-UPD għandhom jikkonsultaw lill-KEPD qabel ma jevalwaw il-prestazzjoni tal-UPD fir-rigward tal-kompiti u d-dmirijiet tiegħu.

3. Il-kontrollur relevanti għandu jiżgura li l-UPD jiġi infurmat mingħajr dewmien:

3.

(a) meta tinqala’ xi kwistjoni li jkollha, jew jista’ jkollha, implikazzjonijiet għall-protezzjoni tad-data; u

(b) fir-rigward tal-kuntatti kollha bejn il-BERS u l-partijiet esterni fir-rigward tal-applikazzjoni tar-Regolament (KE) Nru 45/2001, b’mod partikolari kwalunkwe interazzjoni mal-KEPD.

4. Il-Bord Ġenerali jista’ jaħtar Viċi UPD, li għalih għandhom japplikaw l-Artikolu 24(1), (2) u (6) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001. Il-Viċi UDP għandu jappoġġja lill-UPD fit-twettiq tal-kompiti u d-dmirijiet tiegħu u jissostitwih f'każ fejn dan tal-aħħar ikun assenti.

5. Kull persunal li jipprovdi appoġġ lill-UPD fir-rigward ta’ kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-data għandu jaġixxi biss fuq struzzjonijiet mill-UPD.

6. L-UPD jista’ jitkeċċa bil-kunsens tal-KEPD, jekk ma jkunx għadu jissodisfa l-kundizzjonijiet meħtieġa għat-twettiq tal-kompiti u d-dmirijiet tiegħu.

Artikolu 4 Kompiti u dmirijiet tal-UPD

Meta jwettsa id-dmirijiet speċifikati fl-Artikolu 24 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 u fl-Anness għal dak ir-Regolament, l-UPD għandu jwettaq id-dmirijiet li ġejjin, waqt li jieħu f’kunsiderazzjoni l-kontribut mis-Segretarjat tal-BERS:

(a) joħloq kuxjenza dwar kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-data u jħeġġeġ kultura ta’ protezzjoni tad-data personali fi ħdan il-BERS;

(b) jagħti pariri lill-Bord Ġenerali, lill-Kumitat ta’ Tmexxija, lis-Segretarjat, lill-kontrollur u lill-koordinatur tal-protezzjoni tad-data dwar kwistjonijiet li jirrigwardaw l-applikazzjoni ta’ dispożizzjonijiet dwar il-protezzjoni tad-data fi ħdan il-BERS. L-UPD jista’ jiġi kkonsultat mill-Bord Ġenerali, il-Kumitat ta’ Tmexxija, is-Segretarjat, il-kontrollur ikkonċernat jew kwalunkwe individwu dwar kull kwistjoni li tirrigwarda l-interpretazzjoni jew l-applikazzjoni tar-Regolament (KE) Nru 45/2001;

(c) jikkoopera mal-KEPD fuq talba ta’ dan tal-aħħar jew fuq l-inizjattiva tiegħu stess u jwieġeb għal rikjesti li l-KEPD jindirizza lill-UPD tal-BERS;

(d) jiddetermina jekk operazzjoni ta’ proċessar hux aktarx li tippreżenta riskji speċifiċi fis-sens tal-Artikolu 27 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 u b'hekk hija soġġetta għal verifika minn qabel. L-UPD għandu jikkonsulta lill-kontrollur ikkonċernat jekk dan ikun meħtieġ. F’każ ta’ dubju dwar il-ħtieġa ta’ verifika minn qabel, il-KEPD għandu jiġi kkonsultat, b’mod konformi mal-Artikolu 27(3) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001;

(e) fuq talba tal-Bord Ġenerali, il-Kumitat tat-Tmexxija, is-Segretarjat jew kwalunkwe individwu, jew fuq l-inizjattiva tiegħu stess, jinvestiga kwistjonijiet u okkorrenzi relatati direttament mal-kompiti u d-dmirijiet tal-UPD u jirrapporta lura lil min ikun għamel it-talba. L-UPD għandu jikkunsidra l-kwistjonijiet u l-fatti b’mod imparzjali u waqt li jikkunsidra debitament id-drittijiet tas-suġġett tad-data. Jekk l-UPD jidhirlu li huwa xieraq, huwa għandu jinfurma lill-partijiet l-oħrajn ikkonċernati b’mod xieraq. Jekk ir-rikjedent ikun individwu jew jaġixxi f’isem individwu, l-UPD għandu, safejn ikun possibbli, jiżgura li r-rikjesta tibqa' kunfidenzjali, ħlief jekk is-suġġetti tad-data kkonċernati jagħtu l-kunsens ċar tagħhom biex ir-rikjesta tiġi ttrattata mod ieħor;

(f) jikkoopera ma’ UPD ta’ istituzzjonijiet u korpi oħrajn tal-Unjoni, b'mod partikolari billi jiskambja u jaqsam tagħrif u jirrappreżenta lill-BERS f’kull diskussjoni – ħlief f’każijiet tal-qorti – fir-rigward ta’ kwistjonijiet dwar il-protezzjoni tad-data; u

(g) jissottometti programm ta’ ħidma annwali u rapport annwali dwar attivitajiet tal-UPD lill-Bord Ġenerali u lill-KEPD.

Artikolu 5 Is-setgħat tal-UPD

1. L-UPD jista’:

1.

(a) jitlob opinjoni mingħand is-Segretarjat tal-BERS dwar kwalunkwe kwistjoni relatata mal-kompiti u d-dmirijiet tal-UPD;

(b) joħroġ opinjoni dwar il-leġittimità ta’ operazzjonijiet ta’ proċessar attwali jew proposti jew dwar kull kwistjoni li tirrigwarda n-notifika ta’ operazzjonijiet ta’ proċessar;

(c) iwassal għall-attenzjoni tal-Kap tas-Segretarjat tal-BERS kwalunkwe nuqqas ta’ konformità min-naħa tal-persunal mal-obbligi taħt ir-Regolament (KE) Nru 45/2001;

(d) ikollu aċċess f’kull ħin għad-data li tikkostitwixxi s-suġġett ta’ operazzjonijiet ta’ proċessar dwar data personali u għall-uffiċċji, installazzjonijiet ta’ proċessar tad-data u trasportaturi tad-data;

(e) ikun involut kull meta l-BERS jifformula regoli interni relatati mal-protezzjoni tad-data personali;

(f) iżomm lista anonima tar-rikjesti bil-miktub mis-suġġetti tad-data fir-rigward tal-eżerċitar tad-drittijiet tagħhom; u

(g) iwettaq il-kompiti l-oħrajn speċifikati fl-Anness għar-Regolament (KE) Nru 45/2001.

2. Mingħajr preġudizzju għall-kompiti u s-setgħat tal-kontrollur, l-UPD għandu s-setgħat ta' iffirmar għall-korrispondenza mħejjija mill-UPD fi ħdan il-limiti tal-mandat tiegħu.

TAQSIMA 3 KONTROLLUR U KOORDINATUR TAL-PROTEZZJONI TAD-DATA

Artikolu 6 Kompiti u dmirijiet tal-kontrolluri u l-koordinaturi tal-protezzjoni tad-dejta

1. Il-kontrolluri għandhom jiżguraw li l-operazzjonijiet kollha ta’ proċessar li jinvolvu data personali li jitwettqu fi ħdan il-qasam tar-responsabbiltà tagħhom jikkonformaw mar-Regolament (KE) Nru 45/2001.

2. Meta jwettqu l-obbligu li jassistu lill-UPD u lill-KEPD fit-twettiq ta' dmirijiethom, il-kontrolluri għandhom jipprovdulhom informazzjoni, jagħtuhom aċċess għad-data personali u jwieġbu għall-mistoqsijiet fi żmien 20 jum tax-xogħol minn meta jirċievu r-rikjesta.

3. Il-kontrolluri għandhom jinfurmaw lill-UPD fil-ħin meta jirċievu talba għal aċċess għal, jew korrezzjoni, imblukkar, jew tħassir ta' data personali, jew fir-rigward tad-dritt tas-suġġett tad-data li jqajjem oġġezzjoni, jew kull ilment relatat ma’ kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-data.

4. Mingħajr preġudizzju għar-responsabbiltajiet tal-kontrolluri:

4.

(a) il-koordinaturi tal-protezzjoni tad-data għandhom jassistu lill-kontrolluri fil-qadi ta’ dmirijiethom, jew fuq talba tal-kontrolluri jew fuq l-inizjattiva tagħhom stess. Meta jagħmlu dan, il-kontrolluri tal-protezzjoni tad-data għandhom jikkollaboraw mal-persunal tal-kontrolluri, li għandhom jipprovdulhom l-informazzjoni meħtieġa. Dan jista’ jinkludi, skont id-diskrezzjoni tal-kontrollur relevanti, l-aċċess għal data personali pproċessata taħt ir-responsabbiltà ta' dak il-kontrollur;

(b) il-koordinaturi tal-protezzjoni tad-data għandhom jassistu lill-UPD:

(b)

(i) fl-identifikazzjoni tal-kontrollur relevanti ta’ operazzjonijiet ta’ proċessar relatati ma’ data personali;

(ii) fl-ippromulgar tal-pariri tal-UPD u l-appoġġ għall-kontrollur taħt il-gwida tal-UPD;

(iii) aspetti oħrajn tal-programm ta’ ħidma tal-UPD kif miftiehem bejn l-UPD u l-maniġment tal-koordinaturi tal-protezzjoni tad-data.

Artikolu 7 Proċedura ta’ notifika

1. Qabel ma jintroduċi operazzjonijiet ġodda ta’ proċessar relatati ma’ data personali, il-kontrollur relevanti għandu jinnotifika lill-UPD b’dan permezz tal-interfaċċja li tinsab onlajn li hija aċċessibbli permezz tal-paġni web tal-UPD fuq l-intranet tal-BERS. Kull operazzjoni ta’ proċessar li hija soġġetta għal verifika minn qabel skont l-Artikolu 27(3) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 għandha tiġi nnotifikata sew qabel ma tiġi introdotta sabiex tkun tista’ ssir verifika minn qabel mill-KEPD.

2. Il-kontrollur relevanti għandu jinforma minnufih lill-UPD dwar kwalunkwe bidla li taffettwa l-informazzjoni li tkun tinsab f’notifika diġà sottomessa lill-UPD.

TAQSIMA 4 DRITTIJIET TAS-SUĠĠETTI TAD-DATA

Artikolu 8 Reġistru

Ir-reġistru miżmum mill-UPD skont l-Artikolu 26 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 għandu jservi bħala indiċi tal-operazzjonijiet kollha ta’ proċessar relatati ma’ data personali mmexxija fi ħdan il-BERS. Is-suġġetti tad-data jistgħu jużaw l-informazzjoni li tinsab fir-reġistru biex jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom taħt l-Artikoli 13 sa 19 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.

Artikolu 9 Eżerċitar tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data

1. Skont id-dritt tagħhom li jiġu infurmati b’mod xieraq dwar kwalunkwe proċessar tad-data personali tagħhom, is-suġġetti tad-data jistgħu javviċinaw lill-kontrollur relevanti biex jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom skont l-Artikoli 13 sa 19 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001, kif speċifikat hawn isfel:

1.

(a) dawn id-drittijiet jistgħu jiġu eżerċitati biss mis-suġġett tad-data jew mir-rappreżentant tagħhom li jkun debitament awtorizzat. Dawk il-persuni jistgħu jeżerċitaw kwalunkwe minn dawk id-drittijiet mingħajr ħlas;

(b) it-talbiet biex jiġu eżerċitati dawn id-drittijiet għandhom jiġu indirizzati bil-miktub lill-kontrollur relevanti. il-kontrollur għandu jilqa' t-talba biss jekk l-identità tar-rikjedent u, jekk relevanti, l-intitolament tiegħu biex jirrappreżenta lis-suġġett tad-data jkunu ġew ivverifikati b’mod xieraq. Il-kontrollur għandu mingħajr dewmien jinforma lis-suġġett tad-data bil-miktub dwar jekk it-talba ġietx aċċettata jew le. Jekk it-talba tkun ġiet miċħuda, il-kontrollur għandu jinkludi r-raġunijiet għaċ-ċaħda;

(c) il-kontrollur għandu, f'kull ħin fi żmien tliet xhur kalendarji minn meta jirċievi t-talba, jagħti aċċess skont l-Artikolu 13 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 billi jippermetti lis-suġġett tad-data biex jikkonsoluta dik id-data fuq il-post jew jirċievi kopja tagħha, skont kif jippreferi l-applikant;

(d) is-suġġetti tad-data jistgħu jikkuntattjaw lill-UPD f’każ fejn il-kontrollur ma jirrispetta ebda waħda mill-iskadenzi stipulati fil-paragrafi (b) jew (c). F’każ ta’ abbuż ovvju minn suġġett tad-data fl-eżerċitar tad-drittijiet tagħhom, il-kontrollur jista’ jirreferi lis-suġġett tad-data lill-UPD. Jekk il-każ jiġi rriferut lill-UPD, dan tal-aħħar għandu jiddeċiedi dwar il-merti tat-talba u dwar il-passi li għandhom jittieħdu. F’każ ta’ nuqqas ta’ qbil bejn is-suġġett tad-data u l-kontrollur, iż-żewġ partijiet għandu jkollhom id-dritt li jikkonsultaw lill-UPD.

2. Il-membri tal-persunal jistgħu jikkonsultaw lill-UPD qabel ma jippreżentaw ilment lill-KEPD.

Artikolu 10 Eżenzjoni u restrizzjonijiet

1. Kemm-il darba l-UPD jkun ġie kkonsultat minn qabel, il-kontrollur jista’ jirrestrinġi d-drittijiet msemmija fl-Artikoli 13 sa 17 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 fuq il-bażi, u skont il-kundizzjonijiet, stipulati fl-Artikolu 20 tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.

2. Kull persuna affettwata tista’ tistaqsi lill-KEPD biex japplika l-Artikolu 47(1)(c) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.

Artikolu 11 Investigazzjoni

1. Kull talba għal investigazzjoni taħt il-punt (1) tal-Anness għar-Regolament (KE) Nru 45/2001 għandha tiġi indirizzata lill-UPD bil-miktub.

2. L-UPD għandu jibgħat konferma li jkun irċieva t-talba lir-rikjedent fi żmien 20 jum tax-xogħol minn meta jirċieviha.

3. L-UPD jista’ jinvestiga l-kwistjoni fuq il-post u jitlob stqarrija bil-miktub mill-kontrollur relevanti. Il-kontrollur relevanti għandu jagħti r-risposta tiegħu lill-UPD fi żmien 20 jum tax-xogħol minn meta l-kontrollur jirċievi t-talba tal-UPD. L-UPD jista’ jistaqsi għal informazzjoni jew assistenza addizzjonali mingħand is-Segretarjat. Dik l-informazzjoni jew assistenza għandha tingħata fi żmien 20 jum tax-xogħol minn meta tiġi riċevuta t-talba tal-UPD.

4. L-UPD għandu jirrapporta lura lil min ikun għamel it-talba fi żmien tliet xhur kalendarji minn meta tiġi riċevuta t-talba.

TAQSIMA 5 DĦUL FIS-SEĦĦ

Artikolu 12 Dħul fis-seħħ

Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara l-pubblikazzjoni tagħha fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

Magħmul fi Frankfurt am Main, it-13 ta’ Lulju 2012 Il-President tal-BERS Mario Draghi

Versions

1. 2012-07-13