Databehandleraftale

1. Genstand, varighed, karakter og formål

Genstand: levering af tjenesten efter brugsvilkårene. Varighed: abonnementet, plus den periode, der er nødvendig for at tilbagelevere og slette data. Karakter og formål: hosting, søgning og overførsel af kundeindhold, så medlemmerne kan undersøge loven med en AI-model efter den dataansvarliges valg.

Kategorier af registrerede: den dataansvarliges medlemmer og enhver person, der er nævnt i indhold, medlemmerne lægger ind. Typer af personoplysninger: alt, hvad medlemmerne lægger ind; tjenesten er ikke designet til særlige kategorier (art. 9) eller oplysninger om strafbare forhold (art. 10), og den dataansvarlige afgør, om de lægges ind.

2. Instrukser

Vi behandler kundens personoplysninger kun efter den dataansvarliges dokumenterede instrukser, nemlig vilkårene, denne aftale og de indstillinger, den dataansvarlige vælger i appen, medmindre EU- eller medlemsstatsret kræver andet; i så fald underretter vi først den dataansvarlige, medmindre loven forbyder det. Vi underretter den dataansvarlige, hvis vi mener, at en instruks overtræder databeskyttelsesretten.

3. Fortrolighed

Alle, der er autoriseret til at behandle kundens personoplysninger, er bundet af tavshedspligt.

4. Sikkerhedsforanstaltninger

• Hosting i EU (Hetzner, Nürnberg, Tyskland); kryptering under transport. Sikkerhedskopier gemmes på vores server; kopien uden for huset er krypteret, når den er lavet.
• Ingen lagring af spørgsmåls- eller svartekst, medmindre den dataansvarlige slår udskrifter til; udskrifter er krypteret under en nøgle, der er specifik for organisationen.
• Nøgler til AI-udbydere forseglet, når de gemmes; bagefter viser appen kun deres sidste fire tegn.
• Rollebaseret adgang i organisationen; adgangsnøgler og anden faktor understøttes; enkeltlogin på organisationsniveau gennem organisationens egen identitetsudbyder (Microsoft Entra ID, Google, Okta eller enhver OpenID Connect-udbyder), når organisationen har bevist sit e-maildomæne.
• Revisionslog, der kun kan tilføjes til, med en signeret eksport.
• Vores personale arbejder gennem personaleconsollen. Den kræver en personalekonto med en anden faktor og et login fra de sidste 12 timer. Hver ændring, personalet foretager i en organisation, kræver en grund og registreres i den organisations egen revisionslog. Tildeling eller fjernelse af personaleadgang registreres i vores egen revisionslog. Ændring af en pris, udstedelse eller betaling af en faktura, registrering af en momsnummerkontrol eller ændring af en opbevaringsperiode fra serverens egen kommandolinje kræver også operatørens navn og en grund. Support må se på en organisation som medlem, skrivebeskyttet, i højst 30 minutter; det registreres også i organisationens log. Brud på persondatasikkerheden håndteres som beskrevet under Bistand.

5. Underdatabehandlere

Den dataansvarlige giver generel godkendelse af de underdatabehandlere, der står på listen over underdatabehandlere. Vi giver mindst 30 dages varsel om en tilføjelse eller udskiftning pr. e-mail og på den side; den dataansvarlige kan gøre indsigelse af rimelige databeskyttelsesgrunde, og hvis vi ikke kan løse indsigelsen, kan den afslutte den berørte tjeneste med forholdsmæssig refusion. Hver underdatabehandler er bundet af databeskyttelsesforpligtelser, der svarer til disse, og vi er fortsat ansvarlige for den.

Den AI-udbyder, den dataansvarlige forbinder, er engageret af den dataansvarlige under dennes egen aftale med udbyderen og er ikke vores underdatabehandler.

6. Bistand

Vi hjælper den dataansvarlige med at besvare anmodninger fra registrerede — appens eksport- og sletfunktioner dækker de fleste — og med sikkerhed, underretning om brud, konsekvensanalyser og forudgående høring under hensyntagen til, hvad vi kan vide. Vi underretter den dataansvarlige om et brud på persondatasikkerheden uden unødig forsinkelse og stræber efter at gøre det inden for 48 timer, efter vi har fået kendskab til det.

7. Tilbagelevering og sletning

Mens din organisation er åben, kan den dataansvarlige eksportere sine data når som helst. Når den lukkes, sletter vi de personoplysninger om kunden, vi har, 30 dage senere, herunder fra sikkerhedskopier, efterhånden som de roteres, medmindre loven kræver, at vi gemmer dem.

8. Oplysninger og revisioner

Vi stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at dokumentere overholdelse af art. 28, og vi tillader revisioner fra den dataansvarlige eller en revisor, den bemyndiger, med rimeligt varsel og højst en gang om året, medmindre et brud eller en myndighed kræver andet. Vi har endnu ingen sikkerhedscertificering og ingen uafhængig penetrationstest; når vi har en, står den her med dato.