डेटा प्रसंस्करण समझौता

1. विषय, अवधि, प्रकृति और उद्देश्य

विषय: सेवा शर्तों के अंतर्गत सेवा प्रदान करना। अवधि: सदस्यता, साथ ही डेटा लौटाने और मिटाने के लिए आवश्यक समय। प्रकृति और उद्देश्य: ग्राहक सामग्री को होस्ट करना, खोजना और प्रसारित करना, ताकि सदस्य नियंत्रक द्वारा चुने AI मॉडल के साथ कानून पर शोध कर सकें।

डेटा विषयों की श्रेणियाँ: नियंत्रक के सदस्य, और सदस्यों द्वारा दर्ज सामग्री में नामित कोई भी व्यक्ति। व्यक्तिगत डेटा के प्रकार: सदस्य जो भी दर्ज करें; यह सेवा विशेष श्रेणियों (अनुच्छेद 9) या आपराधिक अपराध डेटा (अनुच्छेद 10) के लिए डिज़ाइन नहीं की गई है, और नियंत्रक तय करता है कि वह उन्हें दर्ज करे या नहीं।

2. निर्देश

हम ग्राहक के व्यक्तिगत डेटा को केवल नियंत्रक के दस्तावेज़ीकृत निर्देशों पर संसाधित करते हैं — शर्तें, यह समझौता, और ऐप में नियंत्रक द्वारा चुनी सेटिंग्स — जब तक EU या सदस्य-राज्य का कानून अन्यथा आवश्यक न करे, और उस स्थिति में हम पहले नियंत्रक को सूचित करते हैं, जब तक कानून ऐसा करने से रोकता न हो। यदि हम मानते हैं कि कोई निर्देश डेटा संरक्षण कानून का उल्लंघन करता है, तो हम नियंत्रक को बताते हैं।

3. गोपनीयता

ग्राहक के व्यक्तिगत डेटा को संसाधित करने के लिए अधिकृत हर व्यक्ति गोपनीयता से बाध्य है।

4. सुरक्षा उपाय

• EU में होस्टिंग (Hetzner, नूर्नबर्ग, जर्मनी); पारगमन में एन्क्रिप्शन। बैकअप हमारे सर्वर पर रखे जाते हैं; ऑफ़-साइट प्रति, बनने के बाद, एन्क्रिप्टेड होती है।
• नियंत्रक द्वारा ट्रांसक्रिप्ट चालू किए बिना प्रश्नों या उत्तरों का पाठ संग्रहीत नहीं होता; ट्रांसक्रिप्ट संगठन-विशिष्ट कुंजी के अंतर्गत एन्क्रिप्ट होते हैं।
• AI प्रदाता कुंजियाँ सहेजते समय सील की जाती हैं; उसके बाद ऐप केवल उनके अंतिम चार अक्षर दिखाता है।
• संगठन के भीतर भूमिका-आधारित पहुँच नियंत्रण; पासकी और दूसरे कारक समर्थित; संगठन के अपने पहचान प्रदाता (Microsoft Entra ID, Google, Okta, या कोई OpenID Connect प्रदाता) के माध्यम से संगठन-स्तर का सिंगल साइन-ऑन, जब संगठन अपना ईमेल डोमेन सत्यापित कर ले।
• हस्ताक्षरित निर्यात के साथ केवल-जोड़ने योग्य (append-only) ऑडिट लॉग।
• हमारा स्टाफ़ स्टाफ़ कंसोल के माध्यम से काम करता है। इसके लिए दूसरे कारक वाला स्टाफ़ खाता और पिछले 12 घंटों का साइन-इन चाहिए। किसी संगठन पर स्टाफ़ द्वारा किया गया हर बदलाव कारण माँगता है और उस संगठन के अपने ऑडिट लॉग में दर्ज होता है। स्टाफ़ पहुँच देना या हटाना हमारे अपने ऑडिट लॉग में दर्ज होता है। मूल्य बदलना, चालान जारी करना या भुगतान करना, VAT नंबर जाँच दर्ज करना, या सर्वर की कमांड लाइन से अवधारण अवधि बदलना, इन सब में भी ऑपरेटर का नाम और कारण चाहिए। सहायता स्टाफ़ किसी संगठन को सदस्य के रूप में, केवल-पढ़ने योग्य, अधिकतम 30 मिनट तक देख सकता है; यह भी संगठन के लॉग में दर्ज होता है। व्यक्तिगत डेटा उल्लंघनों को सहायता के अंतर्गत बताए अनुसार संभाला जाता है।

5. उप-प्रोसेसर

नियंत्रक उप-प्रोसेसर सूची पर दिए उप-प्रोसेसरों के लिए सामान्य प्राधिकरण देता है। किसी जोड़ या प्रतिस्थापन की कम से कम 30 दिन की सूचना हम ईमेल से और उस पृष्ठ पर देते हैं; नियंत्रक उचित डेटा संरक्षण आधारों पर आपत्ति कर सकता है और, यदि हम आपत्ति हल न कर सकें, तो आनुपातिक वापसी के साथ प्रभावित सेवा समाप्त कर सकता है। हर उप-प्रोसेसर इन्हीं के समतुल्य डेटा संरक्षण दायित्वों से बाध्य है, और उसके लिए हम ज़िम्मेदार रहते हैं।

नियंत्रक जिस AI प्रदाता को जोड़ता है, वह नियंत्रक द्वारा, उसके साथ नियंत्रक के अपने समझौते के अंतर्गत लगाया जाता है, और वह हमारा उप-प्रोसेसर नहीं है।

6. सहायता

हम नियंत्रक को डेटा-विषय अनुरोधों का उत्तर देने में मदद करते हैं — ऐप के निर्यात और मिटाने के फ़ंक्शन उनमें से अधिकांश को कवर करते हैं — और सुरक्षा, उल्लंघन सूचना, प्रभाव आकलन और पूर्व-परामर्श में, जो हम जान सकते हैं उसे ध्यान में रखते हुए। हम व्यक्तिगत डेटा उल्लंघन की सूचना नियंत्रक को अनुचित विलंब के बिना देते हैं, और उसकी जानकारी होने के 48 घंटों के भीतर देने का लक्ष्य रखते हैं।

7. लौटाना और मिटाना

जब तक आपका संगठन खुला है, नियंत्रक किसी भी समय अपना डेटा निर्यात कर सकता है। बंद होने पर, हम उसके पास मौजूद ग्राहक के व्यक्तिगत डेटा को 30 दिन बाद मिटा देते हैं, बैकअप सहित जब वे घूमते हैं, जब तक कानून हमें उसे रखने की आवश्यकता न बताए।

8. जानकारी और ऑडिट

हम अनुच्छेद 28 के अनुपालन को प्रदर्शित करने के लिए आवश्यक जानकारी उपलब्ध कराते हैं और नियंत्रक या उसके अधिकृत ऑडिटर द्वारा ऑडिट की अनुमति देते हैं, उचित सूचना पर और वर्ष में अधिकतम एक बार, जब तक उल्लंघन या कोई प्राधिकरण अन्यथा आवश्यक न करे। हमारे पास अभी कोई सुरक्षा प्रमाणन या स्वतंत्र पेनेट्रेशन टेस्ट नहीं है; जब होगा, तो उसकी तारीख के साथ यहाँ सूचीबद्ध किया जाएगा।